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Documentos Compartidos

Documentos Compartidos

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Published by: zuleinysanchezgarcia on Jun 06, 2012
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08/01/2013

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COMPARTIR DOCUMENTOS
 
El correo electrónico representa una buena solución cuando queremos enviarinformación vía Internet, pero para ver las ventajas de los
documentoscompartidos
pongámonos en la situación de los estudiantes que debenpreparar la investigación.Uno de ellos prepara un borrador y lo envía a sus compañeros. Cada uno lorecibe, realiza correcciones y reenvía el texto.Esto se da, por lo menos, dos veces por cada uno. Por lo tanto, al cabo del díahabrá seis versiones del mismo documento, ninguna aprobada en conjunto ytodas diferentes. Poco práctico.Para facilitar este tipo de trabajos, es que hoy en día se puede apelar a losdocumentos compartidos.Es decir, un solo documento es creado en una plataforma y todos trabajaránsobre el mismo. Así, no hay distintas versiones ni confusión.La opción más usada a la hora de apelar a los
documentos compartidos
esGoogle Docs, una de las aplicaciones del buscador.Quienes tienen una cuenta de usuario pueden publicar y editar allí susdocumentos y comunicar al resto de los interesados que está disponible eltexto para su revisión.Las opciones, en el caso de Google Docs van más allá de los documentos detexto, ya que también se pueden compartir hojas de cálculo, presentaciones yvideos.
Compartir Documentos: Otras opciones
 
Veamos ahora otras opciones para entrar en el mundo de los
documentoscompartidos:
 -
DocShare
es un servicio de publicación e intercambio de documentos online,en el que los usuarios registrados tienen la posibilidad de subir cualquier todotipo de contenidos escritos, publicándolos online a la vista de millones deusuarios de todo el mundo.-
Slideshare
es un espacio gratuito donde los usuarios pueden enviarpresentaciones PowerPoint u Open Office, que luego quedan almacenadas enformato Flash para ser visualizadas online. Admite archivos de hasta 20 Mb depeso, sin transiciones entre diapositivas.-
Zoho Share
es el nuevo componente destinado a compartir documentosonline de la suite de aplicaciones web Zoho. Esta aplicación es similar aGoogle Docs, aunque tiene algunas características de red social, ya que losusuarios podrán comentar y aplicar puntaje sobre los documentos.-
Scribd
es un sitio social editorial, donde decenas de millones de personascomparten escritos y documentos originales, en múltiples formatos.
 
 Documentos compartidos son datos que están compartidos entre dos usuariosen una misma PC, o entre dos PC conectadas a una red o entre ellas a travésde una cable de red, permite compartir archivos sin tener que utilizar unamemoria, son muy efectivas cuando se hay que pasar archivos entre dos PCque son muy extensos y no entran en un memory.Cómo se comparten documentosExisten dos maneras de compartir Google Docs: desde la lista de documentoso directamente desde un documento, una hoja de cálculo o una presentación.
Compartir desde la lista de documentos
 En la lista de documentos selecciona la casilla situada junto a los elementosque quieras compartir y haz clic en el botón
Compartir
.Escribe la dirección de correo electrónico de los usuarios o las listas de correoque quieras añadir.Selecciona
como colaboradores
o
como lectores
en la lista desplegable.Agrega un mensaje y haz clic en
Enviar invitación
(esto es opcional).En la actualidad, los documentos en PDF sólo se pueden compartir desde lalista de documentos, no desde la vista previa.
Compartir directamente desde un documento, presentación u hoja decálculoDesde un documento o presentación
:Haz clic en
Compartir
>
Compartir con otros usuarios
.Selecciona
como colaboradores
o
como lectores
, según prefieras.Escribe la dirección de correo electrónico o las
 que deseesañadir.Haz clic en
Invitar a colaboradores
o
Invitar a lectores
.Si deseas añadir un mensaje a la invitación, introduce el texto en el cuadro queaparece en pantalla y haz clic en
Enviar
. Si no deseas enviar una invitación,haz clic en
Cancelar
. Tus colaboradores y lectores podrán acceder aldocumento desde la lista de documentos pero no recibirán una invitación porcorreo electrónico.
Límites para documentos y presentaciones:
se puede compartirexpresamente una combinación de 200 lectores y colaboradores, aunque sipublicas el documento, cualquier usuario podrá acceder a él sin que se le hayainvitado específicamente. 10 usuarios pueden editar y visualizar al mismotiempo.
Desde una hoja de cálculo
:Haz clic en
Compartir
>
Invitar a usuarios...
 Selecciona
Para editar
o
Para ver
, según prefieras.Escribe la dirección de correo electrónico o
 que deseesañadir.Si deseas añadir un mensaje a la invitación, introduce el texto y haz clic en
Enviar
. Si no deseas enviar una invitación, haz clic en
Añadir sin enviar
 
invitación
. Tus colaboradores y lectores podrán acceder al documento desdela lista de documentos pero no recibirán una invitación por correo electrónico.
Límites para las hojas de cálculo:
se puede compartir expresamente unacombinación de 200 lectores y colaboradores, aunque si publicas eldocumento, cualquier usuario podrá acceder a él sin que se le haya invitadoespecíficamente. 50 usuarios pueden editar y visualizar al mismo tiempo.
LIMITAR EL ACCESO A LOS DOCUMENTOS
 
Documentos y presentaciones
 Para limitar el acceso a los documentos y presentaciones, deberás procederdel siguiente modo:En el documento o presentación, haz clic en el botón
Compartir
y selecciona
Compartir con otros usuarios
.En
Permisos avanzados
, desmarca la casilla "Todos los usuarios pueden usarinvitaciones".Si dicha opción está activada, las invitaciones que se envíen contendrán unenlace especial con el que se concede acceso a todos los usuarios que loutilicen, lo cual permite a su vez que estas invitaciones se envíen a otrosusuarios.Si se desactiva, las invitaciones que se hayan enviado antes (cuando la opciónaún estaba activada) dejarán de dar acceso; es decir, las invitaciones serevocarán.Cuando hayas desactivado esta casilla, los colaboradores no podrán concederacceso reenviando únicamente la invitación original.
Hojas de cálculo
 Para limitar el acceso a las hojas de cálculo, deberás proceder del siguientemodo:En la hoja de cálculo, haz clic en el botón
Compartir
y selecciona
Invitar ausuarios
.Selecciona la pestaña
Permisos avanzados
.Desmarca la casilla "Los editores pueden compartir este elemento".Si dicha opción está activada, las invitaciones que se envíen contendrán unenlace especial con el que se concede acceso a todos los usuarios que loutilicen, lo cual permite a su vez que estas invitaciones se envíen a otrosusuarios.Si se desactiva, las invitaciones que se hayan enviado antes (cuando la opciónaún estaba activada) dejarán de dar acceso; es decir, las invitaciones serevocarán.Cuando hayas desactivado esta casilla, los colaboradores no podrán invitar aningún otro usuario a acceder al documento.
Importante
: si las opciones "Los editores pueden compartir este elemento" o"Todos los usuarios pueden usar invitaciones" están activadas, loscolaboradores a los que hayas eliminado podrán usar el enlace del correoelectrónico original para volver a tener acceso al documento, presentación uhoja de cálculo. Desmarca esta opción para que los usuarios que recibieronesta invitación originalmente no puedan volver a tener acceso por medio del

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