Professional Documents
Culture Documents
- CENTEA -
Trước đây, sự thành công của bộ phần mềm Office của tập đoàn Microsoft đã làm
lu mờ tất cả phần mềm văn phòng khác. Tuy nhiên, cùng với thời gian, và sự phát triển
mạnh mẽ của các chương trình mã nguồn mở, rất nhiều chương trình miễn phí với chức
năng tương đương, (thậm chí vượt trội so với các phần mềm cùng loại của Microsoft) đã
được ra đời. Đơn cử là trình duyệt web Mozilla FireFox có nhiều tính năng và ổn định
hơn so với Internet Explorer và đặc biệt là bộ phần mềm OpenOffice, có chức năng giống
với bộ phần mềm MicrosoftOffice.
Bên cạnh đó, trong xu thế hội nhập, việc phải tuân thủ các luật bản quyền và sở
hữu trí tuệ là điều tất yếu. Chính vì lẽ đó, vừa qua, Bộ Giáo dục và Đào tạo đã có công
văn đề nghị các đơn vị sử dụng bộ phần mềm mã nguồn mở, miễn phí OpenOffice
thay cho Microsoft Office là một điều dễ hiểu nhằm thực thi luật bản quyền và sở
hữu trí tuệ của WTO.
Vì vậy, CENTEA muốn thông qua bài viết này để giới thiệu với quý Thầy Cô các
tính năng của phần mềm OpenOffice.org Writer – phần mềm có tính năng tương tự
Microsoft Word – bằng cách so sánh cấu trúc menu lệnh của hai chương trình. Do đó, bài
viết này chỉ nhắm đến đối tượng là những Thầy Cô đã biết sử dụng qua phần mềm
Microsoft Office.
Hy vọng qua bài viết này – được viết trên phần mềm Writer của bộ phần mềm
OpenOffice – quý Thầy Cô sẽ thấy việc sử dụng phần mềm này là không quá khó như
chúng ta đã từng hình dung.
II. Nhận diện các điểm khác nhau trong các menu lệnh giữa Writer và Word:
Các lưu ý bắt buộc:
1. Trước tiên, quý Thầy Cô cần lưu ý: mặc định có thể cài cùng lúc 2 bộ phần mềm
OpenOffice và MicrosoftOffice trên cùng một máy. Tuy nhiên, nếu đang mở chương
trình Word thì không thể mở được chương trình Writer và khi đang mở chương
trình Writer mà ta mở tiếp Word thì Writer sẽ tự động thoát.
2. Định dạng mặc định của Writer là odt nên nếu quý Thầy Cô lưu bằng định
dạng này thì sẽ không thể mở được bằng Word. Do vậy, CENTEA đề nghị lưu dữ liệu
dưới dạng file .doc để có thể dễ dàng làm việc với tài liệu khi máy khác không cài
OpenOffice. Mặc dù, định dạng odt có khả năng nén dữ liệu rất tốt. So sánh giữa hai định
dạng, CENTEA nhận thấy file lưu bằng định dạng .odt có dung lượng nhỏ hơn ½ dung
lượng file lưu bằng định dạng .doc.
3. Quý Thầy Cô phải cài đặt chế độ để các công thức Toán (được lập bằng
MathType hoặc MicrosoftEquation) được Writer nhận diện. Ngược lại, các công
thức Toán được tạo từ OpenOffice.org Math cũng phải được cài đặt chế độ để khi
Word có thể nhận diện bằng MathType, nếu không các công thức chỉ thể hiện dưới
dạng file ảnh mà không thể chỉnh sửa.
4. Các phím tắt của Writer đã được thay đổi nhiều nên có những phím tắt
trong Word không còn hiệu lực với Writer.
Ví dụ: trong Word, tổ hợp phím Ctrl + Shift + F3 dùng để thay đổi chữ hoa, chữ
thường thì Writer không còn dùng...
Khi mở chương trình Writer, giao diện của chương trình như sau:
Nhìn chung, giao diện của Writer, và cách bố trí các nút lệnh hoàn toàn giống Word.
Do đó, sẽ giúp chúng ta cảm thấy quen thuộc mà không hề bỡ ngỡ, hay xa lạ. Tuy nhiên,
các chức năng của Writer được bổ sung và nâng cấp giúp chúng ta làm việc dễ dàng.
1. Các lệnh trong menu File:
4. Menu Insert:
Các thay đổi về tên gọi nhưng không thay đổi về chức năng của các lệnh trong
menu Insert của Writer:
Các lệnh Insert của Word Các lệnh Insert của Writer
Date and time ... và Page Number... Chuyển thành Fields
Auto Text... Chuyển qua menu Edit
Symbols... Special Char
Comment Notes
References Indexes and Tables
Text box Frames (có bổ sung thêm các chức năng
mới)
5. Menu Format:
Cũng giống như Menu Insert, menu Format cũng đã được sắp xếp và thay đổi nút
lệnh khá nhiều, đồng thời giao diện của các nút lệnh trong phần này đã hoàn toàn khác so
với Word.
Đầu tiên, nút lệnh Format Font của Word được thay thế bằng Format Character.
Kế đến, không còn nút lệnh Border and Shading... mà chia thành 2 phần: phần
Border và Background cho đoạn văn bản thì tích hợp vào lệnh Paragraph, phần Border và
Background thì tích hợp vào phần Pages.
Cũng không còn nút lệnh Tabs... mà được Writer tích hợp vào lệnh Paragraph.
Tuy nhiên, để chỉnh khoảng cách mặc định khi nhấn phím Tab lại phải thiết lập ở
mục Options của menu Tools (CENTEA sẽ đề cập đến phần này ở mục Options).
Điều này gây khó khăn cho người sử dụng. Đây cũng là một hạn chế của Writer vì sự lòng
vòng của chương trình.
Nút lệnh Change Case thì chỉ còn 2 chức năng là chữ hoa, chữ thường, mà
không còn chức năng đổi chữ hoa đầu từ.
www.giaovien.net --//-- www.center4teachers.com Trang 8/16
centea.info@gmail.com
12/26/2007
Nút lệnh Drop Cap được tích hợp vào Paragraph và Pages, nút lệnh Text
Direction được chuyển qua phần định dạng của Bảng.
Lệnh Group trong Draw Toolbar của Word được Writer đưa hẳn thành 1 lệnh
riêng trong menu Format
Dưới đây là các lệnh có nhiều thay đổi đáng kể:
5.1 Nút lệnh Paragraph: đã thay đổi hoàn toàn giao diện. Đồng thời, tích hợp các lệnh
chức năng như: canh lề cho đoạn văn bản, cài chữ Drop Cap, cài đặt phím tab, cài đặt
cách đánh số và ký hiệu riêng cho từng đoạn văn bản (dù đã có lệnh Bullets and
Numbering...), cài đặt khung viền cho từng đoạn văn bản (không còn nút lệnh Border and
Sharing ... như Word). Dưới đây là giao diện của nút lệnh Paragraph
Tab Indent để canh lề trái, phải, chữ đầu đoạn, khoảng cách giữa các đoạn
paragraph, khoảng cách giữa các dòng. Tuy nhiên, nếu trong Word khoảng cách giữa các
dòng tính bằng đơn vị pt thì ở đây Writer tính bằng cm hoặc inches (tùy cách quý Thầy Cô
cài đặt chế độ đo lường).
Tab Alignments dùng để định dạng canh trái, canh phải, canh giữa đoạn văn bản.
Phần này quý Thầy Cô cũng có thể sử dụng các nút lệnh tắt trên thanh công cụ.
Tab TextFlow là một chức năng mới của Writer. Khi chọn chức năng Hyphenation
trong Mục Text Flow, thì với chức năng này cho phép quý Thầy cô nối các từng nằm dài
không thể nằm trọn trong vòng 1 dòng bằng một dấu gạch nối. Ví dụ: http://www.cen-
ter4teacher.com
Muốn trở về định dạng văn bản bình thường, ta chọn nút Numbering Off (nút thứ 3
từ trái qua).
5.2 Nút lệnh Page: Tương tự, Writer cũng đã gom tất cả các lệnh cùng liên quan đến
định dạng trang vào chung một nút lệnh Pages của Menu Format. Theo CENTEA,
cách làm này làm cho chúng ta dễ nhớ, dễ liên tưởng (vì chỉ cần nhớ khi nào định dạng
trang chỉ cần vào Format > Pages), nhưng sẽ gây lúng túng cho những người mới làm
quen với Writer. Dưới đây, là giao diện của nút lệnh Pages:
Tab Organizer: để lựa chọn các Styles mặc định cho 1 trang.
Tab Page: dùng để canh lề trái, phải, trên, dưới, kiểu giấy, cỡ giấy
Mục Page Layout :
Chọn Right and Left tương ứng với chế độ Normal của Word.
5.3 Lệnh Format Picture đã có những thay đổi rất đáng kể . Quý Thầy Cô có thể chỉnh
sửa ảnh rất dễ dàng nhờ bổ sung thêm các nút lệnh chỉnh sửa ảnh cơ bản như phần mềm
Photoshop. Quý Thầy Cô cũng có thể dễ dàng chèn nhiều hình trên 1 hàng như CENTEA
đã chèn các hình trên. Đồng thời. Chức năng Anchor (mỏ neo) giúp ta cố định hình mà
không sợ hình chạy lung tung như Word.
6. Menu Table:
Hoàn toàn giống với Word. Tuy nhiên, Writer đã bổ sung thêm chức năng đặt tên
cho bảng, giúp chúng ta làm việc với các bảng trong tài liệu một cách dễ dàng. Chức năng
Formula trong menu Table của Writer giúp chúng ta tính toán nhanh giá trị của các biểu
thức và ngay khi nhấn Enter, kết quả sẽ được trả về tại vị trí dấu nháy.
Điểm hạn chế là trong menu Insert cũng có lệnh Insert Table.
7. Menu Tools:
Ngoài các lệnh giống Word, thì Writer bổ sung thêm các lệnh mới như: Gallerry,
Media Player. Hai lệnh này thực chất là lệnh chèn hình ảnh và âm thanh nhưng bằng
phương pháp duyệt thư mục. Nghĩa là: khi ta click chọn 1 trong 2 lệnh trên, thì 1 hộp thoại
của chương trình sẽ xuất hiện, giúp ta duyệt qua tất cả các hình ảnh trong các thư mục