Professional Documents
Culture Documents
Panduan asas pentadbiran sesebuah pejabat / jabatan yang meliputi pentadbiran am, perkara perkhidmatan, alat kelengkapan pejabat, rekod awam dan kemudahan perhubungan.
ARAHAN PERKHIDMATAN
Rasional Arahan Perkhidmatan (AP) dipinda: - Memasukkan dasar baru sesuai dengan perubahan dalam perkhidmatan awam seperti penswastaan perkhidmatan pos & cetak dan penggunaan ICT; - Memberi penjelasan sesuatu peraturan dengan lebih tersusun dari segi penggunaan bahasa, maksud dan isi kandungan; dan - Memberi penekanan terhadap kepentingan sistem penyampaian perkhidmatan dan integriti dalam perkhidmatan awam
KANDUNGAN
BAHAGIAN TAJUK
I
II
Pengurusan Am Pejabat
Pentadbiran Sumber Manusia
III
IV
V
VI
VII
Pengurusan Fail
BAHAGIAN
TAJUK
VIII
IX
X
Peruntukan Baru - penekanan kepada pematuhan undang-undang - Kemudahan komunikasi - Program kebajikan
BAHAGIAN I
PENGURUSAN AM PEJABAT
Peranan Kerajaan
Bertanggungjawab membangunkan negara dengan menggariskan hala-tuju, wawasan menerusi penggubalan dan pelaksanaan dasar untuk kepentingan dan kesejahteraan rakyat; Tubuhkan agensi dan jabatan yang bertanggungjawab melaksanakan dasar dan rancangan dengan cekap dan berkesan; Usaha berterusan sentiasa dilakukan bagi mengoptimumkan penggunaan sumber yang ada, elak pembaziran dan penyalahgunaannya dan pada masa yang sama orang ramai mendapat perkhidmatan yang terbaik.
Semak semula fungsi jabatan agar kemaskini selaras dengan objektif kerajaan;
Nilai semula aktiviti-aktiviti jabatan
Senarai Tugas Sediakan senarai tugas untuk semua pegawai yang menunjukkan dengan jelas hubung kait antara pegawai dengan penyelianya; Sentiasa diteliti dan di kemaskini oleh pegawai penyelia melalui perbincangan dengan pegawai terutama berlakunya;
c.
d. e.
Ruang Pejabat Pastikan ruang pejabat mengikut keluasan yang ditetapkan dan kesesuaian sesuatu jabatan.
(b) (c)
(d)
Agensi
Jabatan Peguam Negara
Kewangan
Keselamatan
Keselamatan ICT/ MAMPU Sistem dan Cara Kerja Personel Pengurusan Rekod Jabatan Perkhidmatan Awam Jabatan Arkib Negara
Penyelarasan dan Pemantauan Kekalkan hubungan baik di peringkat Persekutuan / Negeri / Daerah. Adakan aktiviti seperti bermusyawarah, majlis taklimat, majlis dialog, lawatan dan pemeriksaan. Boleh juga adakan program kemasyarakatan, sukan, keagamaan dan aktiviti lain yang sesuai.
Pastikan maklumat perkhidmatan pegawai di bawah penyeliaannya direkod dengan teratur, lengkap dan terkini. Di rekod dalam komputer / buku khas secara manual dan direkod dengan dakwat hitam.
Tanggungjawab Pegawai
Maklumkan maklumat peribadi semasa lapor diri dan perubahan maklumat agar kemaskini.
Maklumat peribadi pegawai Semua maklumat perkhidmatan pegawai; Maklumat cuti; Lembaran kelakuan; dan Maklumat lain yang diputuskan oleh kerajaan dari semasa ke semasa.
d. Rekod bertaraf SULIT. Pegawai boleh lihat rekod dengan kebenaran pegawai penyelia rekod.
iv.
Pegawai penilai bersedia mendengar pandangan yang diberikan oleh pegawai yang dinilai berkaitan dengan prestasinya; pegawai penilai tidak menggunakan penilaian prestasi sebagai instrumen untuk menekan atau mengugut seseorang pegawai yang dinilai malah sepatutunya dijadikan suatu mekanisme untuk meningkatkan motivasi dan prestasi pegawai.
v.
v.
iv.
Menjelaskan aspek keperibadian dan ketrampilan meliputi cara berpakaian, cara kerja, adab sopan semasa menjalankan tugas, kepentingan menjaga emosi, sikap keterbukaan, bijaksana, berhemah, berfikiran positif, soal disiplin dan tatakelakuan serta keperluan mematuhi Aku Janji
Tatakelakuan
Pegawai hendaklah mempunyai disiplin diri dengan mematuhi Aku Janji dan tatakelakuan yang ditetapkan seperti berikut:
i. Taat setia kepada Yang Di-Pertuan Agong, Kerajaan & Negara; ii. Tidak berkelakuan hingga kepentingan peribadi bercanggah dengan tugas rasmi;
vii.
Tidak boleh berkelakuan yang boleh menimbulkan syak; Tidak menggunakan kedudukan rasmi untuk faedah diri sendiri; Tidak berkelakuan sama ada bertugas atau di luar tugas rasmi yang boleh menjatuhkan imej perkhidmatan awam; Tidak membawa pengaruh luar untuk kepentingan peribadi yang boleh menjejaskan kewibawaan dan profesionalisme pegawai awam dalam membuat sesuatu keputusan; Tidak ingkat perintah dan arahan yang dikeluarkan di mana ia boleh menghakis keberkesanan sesebuah organisasi.
Memberi penekanan terhadap perkhidmatan kepada pelanggan seperti keperluan memberi layanan mesra dan adil kepada pelanggan, pengurangan karenah birokrasi, penyediaan perkhidmatan kepada pelanggan dan piagam pelanggan. Mewujudkan interaksi dengan pelanggan seperti Hari Bersama Pelanggan, pengurusan aduan awam dan pengurusan media.
telefon awam untuk kegunaan orang ramai; alat siar raya; kafeteria; galeri untuk mempamerkan aktiviti jabatan; kemudahan sukan dan riadah.
(c)
(d)
Menekankan kepentingan sistem penyampaian perkhidmatan dengan menambahbaik perkhidmatan kaunter dan telefon, keperluan mempermudahkan sistem dan prosedur kerja, borang permohonan, menyemak semula keperluan lesen atau permit serta mempelbagai saluran pembayaran pungutan hasil.
(k) (l)
buka kaunter pada masa yang ditetapkan; sediakan borang maklum balas kepuasan pelanggan; sediakan peti cadangan; buat analisis berkala ke atas maklum balas yang ditetima; pastikan pegawai yang bertugas di kaunter sentiasa mesra, berbudi bahasa dan memberi senyuman semasa berurusan dengan pelanggan. Perlu diberi latihan; lantik penyelia kaunter; Ketua Jabatan hendaklah membuat pemantauan tahap perkhidmatan kaunter yang cekap dan berkesan.
(e)
(f)
mengeluarkan surat akuan terima ke atas setiap permohonan yang diterima; memaklumkan pelanggan tempoh masa, status dan jangka masa yang munasabah memproses sesuatu permohonan.
(a)
menggubal Manual Prosedur Kerja yang komprehensif bagi jabatannya; memastikan setiap pegawai mempunyai Fail Meja yang lengkap dan kemas kini;
Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja hendaklah di kemas kinikan pada setiap masa.
(b)
(c)
Memperincikan cara penyediaan surat rasmi Kerajaan, kaedah pendaftaran, pengedaran surat dan pengurusan surat terperingkat.
Pendahuluan Satu cara perhubungan yang penting Dokumen dan rekod rasmi Penyaluran maklumat Mesti jelas, tepat dan ringkas Sesuai dengan perkembangan teknologi di samping melalui pos / serahan tangan.
Pengurusan Surat Terperingkat Pengurusan surat terperingkat termasuk yang diterima dan yang dihantar hendaklah dikawal dengan selamat menerusi pendaftaran rahsia semasa menerima, memproses, menyimpan dan menghantar mengikut Arahan Keselamatan dan peraturan yang berkaitan.
Peruntukan Baru
Sistem pengurusan dokumen dan rekod elektronik Pembangunan sistem aplikasi komputer
Sesuatu dokumen diterima atau diwujudkan dan fail belum ada. Tajuk dan nombor rujukan serta tarikh pembukaan fail perlu dicatatkan di atas kulit fail dan didaftarkan dalam daftar fail jabatan. Setiap fail mesti mengandungi kertas minit dan kandungan surat / lampiran disusun seturut mengikut tarikh transaksi dan direkodkan di atas kertas minit menggunakan dakwat merah bagi surat / dokumen yang diterima dan dakwat biru / hitam bagi surat keluar.
Fail Sementara - Boleh dibuka apabila surat / dokumen yang diterima memerlukan tindakan segera sedangkan fail berkenaan tidak dapat dikesan; Lebih dari seorang pegawai perlu mengambil tindakan dengan menggunakan fail yang sama.
Fail terbuka disimpan di Bilik Rekod dengan susunan di rak mengikut nombor rujukan fail dan rak hendaklah dilabelkan.
Fail terperingkat disimpan dalam kabinet berkunci yang berpalang, rak bergerak yang berkunci atau bilik kebal sesuai dengan Arahan Keselamatan. Pergerakan Fail hendaklah direkodkan bagi memudahkan pengawalan dan pengesanan fail.
Digunakan bagi memaklumkan Ketua Jabatan, pegawai-pegawai penyelia atau pegawai atasan mengenai suatu tindakan yang telah diambil. Jika pengedaran maklumat di jabatan / agensi menggunakan Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT), fail timbul tidak perlu diwjudkan.
Pembangunan Sistem Aplikasi Berkomputer - Dapatkan nasihat Jabatan Arkib Negara bagi memastikan rekod disengara dan dilupus mengikut piawaian kearkiban.
Pelupusan Fail - Perlu mendapatkan nasihat Jabatan Arkib Negara sebelum melaksanakan pelupusan fail.
(b) (c)
(d)
Rangka Dan Keselamatan Teknologi Maklumat - Satu dasar yang memenuhi keperluan penguatkuasaan, kawalan dan langkah menyeluruh untuk melindungi aset ICT;
Rangka satu dasar keselamatan ICT Jabatan supaya dilindungi dan urusan jabatan dapat beroperasi lancar serta minimumkan kerosakan. Rujuka MAMPU ikut peraturan berkuat kuasa.
Pastikan ICTSO membuat laporan kepada Pasukan Tindakan Balas Insiden Keselamatan ICT (GCERT) MAMPU jika berlaku sebarang insiden keselamatan ICT. Peraturan semasa hendaklah dipatuhi.
Keperluan mematuhi peraturan berhubung urusan perolehan bekalan pejabat, kawalan penggunaan, penyimpanan, penyelenggaraan, pemeriksaan dan pelupusan / hapuskira
Perolehan - Kelulusan pihak berkenaan diperolehi jika memerlukan kelulusan; - Perolehan item yang ada Kontrak Pusat. Pembelian luar Kontrak Pusat iku kaedah berkuatkuasa; - Semua perolehan yang diterima, disemak agar memenuhi spesifikasi; - Pesanan borang bercetak / dokumen keselamatan / dokumen lain dibuat dengan syarikat yang ditetapkan.
Perolehan dokumen tiada unsur keselamatan dan kos tambahan boleh dicetak sendiri oleh jabatan; Jika membenarkan pelanggan cetak sendiri dokumen / borang, pastikan kebenaran dengan jelas; Jabatan menyediakan borang baru Siri Am, Siri Kewangan dan Siri Jabatan dapatkan nasihat dari MAMPU dan Perbendaharaan, Aspek undang-undang (Jabatan Peguam Negara), hasil (Jabatan Audit Negara). Selepas kelulusan diperolehi, urusan percetakan ikut peraturan berkuatkuasa.
kerosakan
dan
merekod dengan lengkap, tepat dan diberi nombor kawalan serta disimpan dengan selamat; pengeluaran bagi tujuan rasmi berdasarkan anggaran keperluan semasa. Pengeluaran perlu dilulus dan direkod dalam daftar. Pengeluaran dilaksanakan secara masuk dahulu keluar dahulu; mewujudkan sistem kawalan guna aplikasi IT bagi pemantauan selaras dengan peraturan kewangan; jika berlaku kehilangan, ambil tindakan ikut peraturan berkuat kuasa; jika berlaku kecuaian / penyalahgunaan yang mendatangkan kerugian kepada kerajaan, ambil tindakan surcaj / tatatertib.
kemukakan sijil pemeriksaan inventori dan bekalan pejabat kepada Ketua Setiausaha Kementerian setelah selesai pemeriksaan.
Hapus Kira Item yang hilang atau berlaku perselisihan antara fizikal aset dan rekod berikutan daripada pemeriksaan stok verifikasi; Urusan hapus kira dilaksanakan setelah mendapat kelulusan daripada pihak berkuasa bagi meluluskan hapus kira.