Cursul 4

AUDITUL CALITTII
Auditul calitii este un instrument de progres n sprijinul managementului, un mijloc de implementare a calitii totale. Auditul furnizeaz, de fapt, mesajul ateptat al celui care deine independena punctului de vedere. n aceast privin el ofer ncredere, deoarece permite integrarea ntr-un sistem, chiar dac imaginea obinut sugereaz nevoia de mbuntire. Auditul calitii este i un vector de recunoatere a eforturilor depuse de organizaie, oferind o deschidere pentru angajarea ntr-o nou etap de progres. Astzi angajarea din ce n ce mai frecvent a organizaiilor ntr-un demers pentru certificare conduce la sistematizarea auditului pe baza celor dou aspecte ale sale: auditul intern, cerut de standard, i auditul de ter parte, ca instrument de evaluare a conformitii organizaiei cu cerinele standardului. Tehnicile de audit au fost sistematizate n ISO 10011:1990, primul referenial fundamental aplicabil la nivel internaional pentru auditul calitii. Astzi acest standard a fost nlocuit cu standardul ISO 19011:2002 (standardul romn echivalent - SR EN ISO 19011:2003) care furnizeaz ndrumri pentru managementul programelor de audit, desfurarea auditurilor interne sau externe ale SMC i/sau SMM, precum i la competena i evaluarea auditorilor.

Definiii. Importan
O parte esenial a sistemului de control al calitii de care este interesat i rspunztor managementul superior al companiei este auditul calitii. Organizaiile din zilele noastre trebuie s fie orientate n ntregime ctre obiectivul calitate total. Ele trebuie conduse astfel nct domeniile de progres posibil s fie identificate n mod permanent. Potrivit standardului internaional SR EN ISO 19011:2003 "Auditul" este un proces sistematic, independent i documentat n scopul obinerii de dovezi de audit i evaluarea lor cu obiectivitate pentru a determina msura n care sunt ndeplinite criteriile de audit. Examinarea sistematic presupune c auditurile calitii sunt parte a unui sistem (avnd ca suport managementul i politica pentru calitate), sunt programate la diferite perioade, n funcie de natura i importana activitilor. Auditul examineaz scopul, intenia sistemului calitii, precizat n documentele acestuia (manualul calitii, proceduri). De asemenea, auditul trebuie s stabileasc msura n care a fost pus n practic ceea ce s-a intenionat la proiectarea sistemului calitii. Examinarea independent are ca neles faptul c auditul calitii este condus/efectuat de personal care nu are responsabiliti directe n zonele aflate n curs de auditare. Dovezile de audit trebuie s se obin n raport cu dispoziiile prestabilite, (documentele de referin), respectiv n conformitate cu specificaiile din standarde, instruciuni, proceduri, manualul calitii etc. Dovezile pot fi cantitative sau calitative. Dovezile trebuie s fie obiective, respectiv adevrate, demonstrate, pe baz de fapte obinute prin observare, msurare, ncercare sau prin alte mijloace. 1

Cursul 4 Criteriile de audit reprezint ansamblul de politici, proceduri sau cerine. n Fig.1 sunt prezentate principalele concepte referitoare la audit conform SR EN ISO 9000:2006. Unul din scopurile auditului calitii este de a evalua necesitatea de mbuntire sau de aciuni corective. Un audit nu trebuie confundat cu "supravegherea calitii" sau cu "inspecia", activiti care sunt efectuate n scopul de a controla procesul sau de a accepta produsul. n urma auditurilor se stabilesc msuri corective pentru eliminarea cauzelor neconformitilor constatate i prevenirii lor. Aciunea corectiv este o aciune ntreprins pentru eliminarea cauzelor unor neconformiti, defecte sau a altor situaii nedorite, existente, n scopul prevenirii repetrii acestora. Aciunile corective pot implica schimbri (de exemplu n proceduri sau n sisteme) cu scopul de a realiza mbuntirea calitii .

Figura 1 Concepte referitoare la audit (SR EN ISO 9000:2006) Auditul calitii se aplic ndeosebi (dar nu numai) unui sistem de management al calitii sau unor elemente ale acestuia, proceselor, produselor sau serviciilor.

Cursul 4 Practica auditului calitii a cunoscut o important dezvoltare dup ce unele dintre firmele mari au fcut din acesta un instrument de progres n sprijinul managementului, obinnd rezultate remarcabile n ce privete implementarea calitii totale. n mod tradiional, auditul calitii a fost folosit pentru a confirma c produsele sunt conforme cu specificaiile i c operaiile sunt conforme cu procedurile. La nivelul managementului la vrf, coninutul de fond al auditului calitii se extinde, fiind orientat mai clar spre problemele de afaceri cum ar fi : satisfacia clientului spre profitul firmei, competitivitatea produselor/serviciilor spre profitul firmei, mbuntirea calitii i reducerea costului calitii necorespunztoare, optimizarea rezultatelor generale ale firmei Ce rol are auditul calitii? Auditul calitii este un instrument pentru a progresa i a deveni competitivi; Auditorul caut greelile... Auditorul nu sancioneaz; Auditatul recunoate (sau nu) greelile. Auditatul i mbuntete activitatea. Importana auditului calitii poate fi redat pe scurt astfel: Este un instrument de progres; Este un instrument pentru introducerea i meninerea sub control a evoluiei firmei; Este un mijloc de implementare a calitii totale; Este un instrument de comunicare; Este un mijloc de prevenire, identificare, recunoatere i corectare a neconformitilor; Este un posibil demers pentru certificare; Ofer ncredere pentru clienii interni i externi (prin independena, obiectivitatea i profesionalismul auditorilor); Este un demers orientat spre viitor i care vizeaz mbuntirea. Sfritul anilor '80 a fost marcat de naterea unei micri puternice pentru certificarea sistemelor calitii, pe baza standardelor de referin din seria ISO 9000. Certificarea are n vedere atestarea conformitii sistemului calitii cu standardul de referin ales att n spiritul su, ct i transpunerea lui n practic. Auditul calitii este instrumentul principal utilizat pentru stabilirea acestei conformiti. n practic, auditul calitii devine astfel o aciune deosebit de important pentru evaluarea sistemelor de management al calitii . De asemenea auditul calitii joac adesea i rolul de evaluare complementar n cadrull relaiilor client-furnizor (prin auditul de secund parte). Practic, auditul este necesar n urmtoarele situaii: Adaptarea SMC: - la noile tehnologii; - la noi structuri organizatorice; - la noi relaii comerciale; - la noi standarde de referin. La modificarea obiectivelor comerciale: - lansarea de noi produse; - orientarea ctre noi segmente de pia. La pregtirea unui plan de mbuntire a calitii n scopul obinerii certificrii; La evaluarea sistemului calitii ;

Cursul 4 Pentru asigurarea informaiilor necesare selectrii furnizorilor. Auditul calitii este n mod normal conceput pentru atingerea unuia sau mai multor obiective. Obiectivul este necesar pentru a obine constatri utile i pentru a realiza un audit eficace. De regul cuplul obiectiv/domeniu al auditului calitii se stabilete de comun acord de ctre client i auditor, care i asum mpreun definirea lui. Domeniul auditului reprezint deci responsabilitate comun. Domeniul auditului se refer la ntinderea i limitele acestuia: amplasamentul fizic. Uniti organizatori ce, activiti i procese ce vor fi auditate i perioada efecturii auditului. Obiectivele generale ale auditului calitii pot fi : Determinarea conformitii sau neconformitii elementelor sistemului calitii cu criteriile de audit; Evaluarea eficacitii sistemului calitii implementat (n scopul satisfacerii obiectivelor prescrise; Posibilitatea oferit auditatului de a-i mbunti sistemul calitii; Recunoaterea i nregistrarea SMC (certificarea). Actorii auditului sunt: clienii, auditorul, auditatul. Clientul poate fi: Auditatul care dorete auditarea propriului su sistem al calitii n raport cu un standard referitor la sistemele calitii; Un beneficiar care dorete s auditeze sistemul calitii al unui furnizor, utiliznd proprii auditori sau o ter parte; Un organism independent autorizat s determine dac sistemul calitii asigur controlul adecvat al produselor sau serviciilor fumizate; Un organism independent desemnat s efectueze un audit n scopul de a nregistra sistemul calitii al organizaiei auditate.

Tipuri de audit
Criteriile generale de clasificare pentru audituri se refer att la relaia dintre auditor i auditat ct i la coninutul auditului. Dup primul criteriu auditurile pot fi clasificate n dou categorii: audituri interne i audituri externe (Fig. 2). Dup coninut, respectiv dup obiectivul urmrit, auditurile pot fi : audituri de produs / serviciu, audituri de proces/procedur, audituri de sistem.

Cursul 4

Figura 2. Tipuri de audituri ale calitii Auditul intern (audit de prima parte) Auditul intern al calitii este n prezent unul din cele mai importante i frecvente audituri avnd drept scop principal evaluarea aciunilor corective sau de mbuntire necesare n cadrul propriei organizaii. Este auditul care se organizeaz, de regul, cu personal propriu i care poate confirma echipei manageriale c sistemul propriu de management al calitii funcioneaz eficient. Auditul intern se desfoar ca i celelalte audituri n baza standardelor internaionale , fapt pentru care managementul la vrf trebuie s-i acorde importana cuvenit n vederea transformrii lui ntr-un instrument util i puternic pentru mbuntirea afacerilor organizaiei. Motivele pentru care se declaneaz auditul intern pot fi: o cerin a unui standard privind calitatea; necesitatea existenei i funcionrii unui mecanism de control, util echipei manageriale, pentru a identifica i clasifica domeniile de prioriti, n scopul mbuntirii SMC; stabilirea de aciuni corective i preventive referitoare la neconformiti, nainte ca acestea s fie gsite de un organism extern. Auditurile interne sunt conduse de sau n numele organizaiei nsi pentru scopuri interne i pot constitui baza pentru declaraia pe propria rspundere a conformitii. Ce se poate urmri, de fapt, printr-un audit intern? o verificarea conformitii sistemului calitii cu standardele, documentele SMC, cerinele contractuale;

Cursul 4 o realizarea analizei managementului la vrf ca instrument de stimulare a dezvoltrii organizaiei; o mbuntirea SMC: n timpul implementrii; n urma unor modificri; n scopul obinerii certificrii i meninerii acesteia. Auditurile interne se planific de ctre conducere n funcie de nevoile SMC (activitile mai importante trebuie auditate mai des dect cele mai puin importante). Conform cerinelor IS0 9001 :2000, auditul intern trebuie s se desfoare n concordan cu procedurile documentate, rezultatele acestor audituri trebuie documentate, orice aciune corectiv rezultat trebuie verificat, iar nregistrrile acestor activiti trebuie meninute la zi. n viziunea managementului calitii totale, auditurile interne anuale ale calitii reprezint o aciune important a conducerii unei organizaii Auditurile externe sunt fcute din exteriorul organizaiei de ctre un organism de certificare sau de un client. n funcie de scopul pentru care se efectueaz, auditurile externe pot fi: - Audituri de secund parte (audituri la furnizor); - Audituri de ter parte (audituri de certificare). Auditurile de secund parte sunt conduse de pri care au un interes ntr-o organizaie, cum ar fi clienii sau alte persoane n numele acestora. Deci sunt realizate de o organizaie asupra alteia. De exemplu o firm dorete s se asigure c produsele unuia dintre furnizori ndeplinesc cerinele de calitate. n general, motivele pentru care o firm dorete auditarea furnizorilor si pot fi: Confirmarea satisfacerii cerinelor standardelor privind asigurarea calitii; Asigurarea informaiilor necesare evalurii i selectrii furnizorilor; Obinerea informaiilor referitoare la mbuntirea SMC al unui furnizor selectat anterior; Sporirea nelegerii reciproce a cerinelor calitii. Auditul de tera parte este realizat de un organism extern, neutru, independent la cererea unei organizaii care dorete auditarea i apoi certificarea sistemului de management al calitii dac acesta corespunde cu cerinele standardului de referin. Organismele de auditare externe sunt acreditate s furnizeze nregistrarea sau certificarea conformitii cu cerinele standardelor internaionale IS0 9001 sau IS0 14001. Aceste audituri pot fi : de evaluare iniial, de evaluare complet sau de supraveghere. Auditul de tera parte este important pentru orice organizaie care dorete s ofere ncredere clienilor ei. n Fig. 3 este prezentat sugestiv "balana judecii auditului".

Cursul 4

Figura 3 Balana auditului Auditul SMC (intern sau extern) este o tehnic utilizat din ce n ce mai mult de organizaii prin care trebuie s se demonstreze c "dac dintr-un motiv oarecare exist o problem referitoare la calitate" organizaia este capabil s recunoasc faptul c problema exist, s minimizeze impactul acesteia asupra clienilor, s determine cauza, s gseasc soluia de eliminare, s menin mbuntirea rezultat, n practic se ntlnesc i alte tipuri de audit precum auditul combinat, cnd sistemul de management al calitii (SMC) i sistemul managementului de mediu (SMM) sunt auditate n acelai timp (mpreun), sau auditul comun, cnd dou sau mai multe organizaii coopereaz pentru a audita un singur auditat. Standardul internaional ISO 19011:2002 furnizeaz ndrumri referitoare la principiile de auditare, conducerea programelor de audit, desfurarea auditurilor sistemului de management al calitii i auditurilor sistemului de management de mediu, precum i la competena auditorilor. Acest standard este aplicabil tuturor organizaiilor care au nevoie s desfoare audituri interne sau externe ale sistemului de management al calitii i/sau de mediu sau s conduc un program de audit. SR EN ISO 19011 conine prevederi n vigoare din standardele internaionale ISO 9000:20050 (Quality management systems - Fundamentals and vocabulary) i ISO 14050: 1998 o. (Environmental management - Vocabulary). n ultimul timp a aprut i un audit al calitii totale prin care se verific practic toate procesele influenate de calitate i noncalitate. Rezultatele unui audit al calitii totale, combinate cu rezultatele unui benchmarking reprezint practic intrrile cele mai importante ale procesului de decizie la nivelul unei organizaii.

Cursul 4

Exist i unele denumiri specifice acordate auditurilor fr a exista neaprat anumite criterii de clasificare ( ex.: preaudit, miniaudit, ecoaudit, audit prezidenia audit de supraveghere, audit planificat.audit de candidatur, audit extraordinar etc)1. Este greit a se folosi termenul de autoaudit, deoarece, prin' natura sa, auditul face appel statutul de independen al auditorului. Poate fi vorba ns de autoevaluare sau de autoanaliz. Pentru a nelege mai bine activitatea de audit trebuie s cunoatem diferenele dintre audit i unele activiti de investigare practicate n firme precum: inspecia, verificarea, controlul sau analiza. Inspecia, verificarea, controlul sunt activiti orientate ctre conformitate i nu necesit abordarea perspectivelor de evoluie a sistemelor examioate. Analiza este o metod general de cercetare a realitii bazat pe descompunerea unor procese, obiecte sau fenomene, o examinare a strii progresului unui ansamblu de activiti, conform unei liste prestabilite de ctre managementul acestora. Analiza nu face, n general, apel la tere persoane. Diagnosticul este o activitate descriptiv de constatare, urmat de un pronostic .

preaudit = examinare preliminar a sistemului calitate; miniaudit = audit parial executat numai n unele compartimente ori activiti de interes deosebit; ecoaudit = examinarea sistemului de management de mediu; audit prezidenial = examinare a sistemului calitate autorizat i executat de preedinte (directorul general al firmei) sau n numele acestuia; audit de supraveghere = examinare executat pentru a stabili dac aciunile corective recomandate i convenite cu ocazia auditului precedent au fost aplicate i sunt eficiente. execut i n perioada pentru care a fost acordat certificarea de c organismul de certificare; audit planificat = anunarea auditatului se face cu cel puin patru sptmni nainte; audit extraordinar (n caz de evenimente neateptate, creterea reclamaiilor de la clieni) = anunarea auditatului e face cu cel puin o zi nainte. audit de candidatu = se efectueaz cu scopul evalurii organizaiei candidate la Premiile Calitii,

Cursul 4 Principii de auditare Principiile de auditare fac din audit un instrument eficace i de ncredere n susinerea politicilor managementului i controalelor efectuate de management, care furnizeaz informaii i concluzii relevante pe baza crora organizaia poate aciona pentru mbuntirea performanei. Trebuie s ne referim la dou categorii de principii: a) Principii referitoare la auditori: comportament etic - baza profesionalismului (angajament, ncredere, corectitudine, discreie); prezentare corect - obligaia de a raporta cu sinceritate i acuratee (punctualitate, obiectivitate); responsabilitate profesional - aplicarea perseverenei i a judecii n auditare (pricepere, pregtire, strduin, capacitate de analiz); b) Principii referitoare la audit care este prin definiie independent i sistematic: independenta - baza pentru imparialitatea i obiectivitate a concluziilor auditului; abordarea pe baz de dovezi - metoda raional prin care ntr-un proces sistematic de audit se ajunge la concluzii credibile i reproductibile. Managementul programului de audit Un program de audit depinde de mrimea, natura i complexitatea organizaiei care urmeaz a fi auditat. Conform IS0 19011 :2002 managementul la cel mai nalt nivel al organizaiei trebuie s acorde autoritatea pentru conducerea programului de audit. Cei responsabili de conducerea programului de audit trebuie s stabileasc, s implementeze, s monitorizeze, s analizeze i s mbunteasc programul de audit, s identifice resursele necesare i s se asigure c sunt furnizate. n Fig. 4 este prezentat fluxul de proces pentru managementul unui program de audit n conformitate cu standardul IS0 19011 (liniile punctate pun n eviden aplicarea metodologiei PDCA : Planific Efectueaz - Verific - Acioneaz) Programul de audit include : audituri intern care s acopere ntregul SMC al organizaiei pe o perioad de un an; audituri de secund parte ale SMC ale potenialilor furnizori de produse critice; auditurile de certificare/nregistrare i supraveghere desfurate de un organism de certificare/nregistrare de ter parte pentru un Sistem de management de mediu. planificarea; furnizarea resurselor; stabilirea procedurilor de desfurare a auditurilor.

Cursul 4

Figura 4 Fluxul de proces pentru managementul unui program de audit (Conform ISO 19011) Obiectivele programului de audit trebuie s ia cerinele clientului, cerinele legale, reglementate managementului, riscurile pentru organizaie etc. Conform ISO 19011 Procedurile programului de audit trebuie s trateze : planificarea i programarea auditurilor; asigurarea competenei auditorilor i conductorilor echipei de audit; selectarea echipelor de audit corespunztoare i desemnarea rolurilor i responsabiliti lor; desfurarea auditurilor; meninerea nregistrrilor programului de audit; monitorizarea realizrii i a eficacitii programului de audit;

10

Cursul 4 raportarea ctre managementul la cel mai nalt nivel a realizrilor globale ale programului de audit. Pentru organizaii mici activitile de mai sus pot fi tratate ntr-o singur procedur.

Elementele de baz ale auditului calitii 1 Documentele auditului

Din definiia auditului calitii rezult c auditatul se raporteaz la un ansamblu de texte de referin (dispoziii prestabilite) pentru a introduce i menine sub control calitatea. Prin audit trebuie s se stabileasc: Dac activitile i rezultatele referitoare la calitate satisfac dispoziiile prestabilite (compararea 1); Dac aceste dispoziii sunt puse n practic efectiv i sunt apte s determine realizarea obiectivelor (compararea 2). Dac cele trei elemente (document de referin, implementare, obiective) sunt luate n considerare simultan n concluziile auditului. Rezult c cele trei elemente - document de referin, implementare, obiective trebuie luate simultan n considerare. Documentele de referin pot fi : Standarde, reglementri etc., externe organizaiei auditate; Documente i nregistrri relevante ale SMC specifice organizaiei auditate; Rapoarte de audit anterioare; Cerine contractuale; Regulamente, proceduri etc., proprii organizaiei; Codul de reguli profesionale/de afaceri etc. Documentele de lucru necesare pentru a facilita investigaiile auditorului i pentru a documenta i raporta rezultatele pot include: Liste de verificare, chestionare de audit; Formulare pentru raportarea observaiilor auditorilor; Formulare pentru nregistrarea dovezilor de susinere a concluziilor. nregistrrile programului de audit sunt: Planul de audit; Raportul de audit; Rapoarte de neconformitate; Rapoarte de aciuni corective i preventive; Rapoarte ale auditului de supraveghere (dac este cazul). Listele de verificare; Corespondena n legtur cu auditul n anexele 7-15 sunt prezentate modele de documente i nregistrri pentru audit.

2 Echipa de audit
Echipa de audit format din unul sau mai muli auditori susinui de experi tehnici, de auditori n formare i de observatori. Responsabilitatea auditului revine auditorului ef. Auditorul este desemnat n funcie de tipul de audit (Tabelul 1). Tabelul 1 Desemnarea auditorului 11

Cursul 4 Tip de audit Audit intern Audit la furnizor Scopul efecturii Cine efectueaz Cine desemneaz auditorul Managementul firmei RMC Managementul clientului, RMC sau responsabil pentru aprovizionare Organismul de certificare

Scopuri interne ale Auditor intern sau firmei persoan desemnat Scopul clientului Auditor extern al clientului sau desemnat de el Scopuri externe ale Auditor extern al pieei organismului de certificare

Audit de cerificare

Cerine pentru auditori: cunoaterea tehnicii de auditare, experien n domeniul calitii, experien n domeniul auditat, independen, obiectivitate, corectitudine, rigurozitate, atitudine pozitiv etc. Responsabilitile auditorilor Responsabilitile auditorului ef: 1. Selectarea echipei de audit; 2. Elaborarea planului de audit (a listelor de verificare); 3. Definirea exigenelor misiunii auditului, 4. Pregtirea auditului, a documentelor de lucru ( d instruciuni echipei de audit); 5. Participarea la toate fazele de audit; 6. Semnalarea tuturor obstacolelor majore ivite n execuia auditului; 7. Luarea deciziilor finale; 8. Elaborarea i prezentarea Raportului de audit; 9. Reprezentarea echipei de audit. Responsabilitile auditorilor 1. Respectarea cerinelor referitoare la audit; 2. Cooperarea cu conductorul echipei de audit; 3. Comunicarea i clarificarea cerinelor referitoare la domeniul auditului; 4. Planificarea i realizarea responsabilitilor atribuite; 5. Documentarea constatrilor; 6. Protejarea, tratarea confidenial a documentelor referitoare la audit.

3 Etapele auditului
Etapele de efectuare a auditului calitii sunt, n general, urmtoarele (Fig. 5): Iniierea auditului; Analiza documentelor; Pregtirea activitilor de audit la faa locului; Desfurarea propriu-zis a auditului; Pregtirea, aprobarea i difuzarea raportului de audit; Auditul de supraveghere. Aceste etape pot fi adaptate la mrimea organizaiei, tipul de audit, obiectivele i domeniul auditului etc. Astfel n unele cazuri auditorii i organismele de certificare 12

Cursul 4 stabilesc vizite preliminare (preaudit), solicit dosare de autoevaluare n vederea pregtirii auditului propriu-zis. Pregtirea auditului const ntr-un ansamblu de activiti structurate n urmtoarele etape: Stabilirea obiectivului i domeniului auditului; Estimarea timpului i a resurselor necesare; Formarea echipei de audit; Contactarea auditatului; Elaborarea planului de audit; Identificarea documentelor de referin; ntocmirea listelor de verificare i a formularelor; Instruirea echipei. Toate aceste activiti se regsesc n responsabilitile auditorului ef. Planul auditului trebuie s precizeze : obiectivele i domeniul auditului, identitatea persoanelor care au responsabiliti directe, importante, referitoare la obiective i domeniu, echipa de audit, data, durata i locul unde se desfoar auditul (ANEXA 7). Lista de verificare (chestionarul) se ntocmete innd seama de prioritile managementului, documentele SMC, rezultatele auditurilor anterioare, deficienele frecvente privind calitatea, consideraii ale auditorilor bazate pe propriile cunotine, experiene, vizite preliminare etc. Prin utilizarea listei de verificare auditorul trebuie s obin rspunsuri la ntrebri de forma: Ce?, Cum", Unde?, Cnd", Cinei, De ce?De asemenea auditorul trebuie s afle cum va proceda auditatul cnd n sistemul calitii apar disfuncionaliti, pentru a menine cursul normal al activitilor. Avantajele listei de verificare sunt urmtoarele: 1. este mijlocul i dovada planificrii; 2. reduce ncrcarea auditului; 3. pstreaz obiectivitatea auditului; 4. sunt un ghid de lucru pentru auditor.

13

Cursul 4

Figura 5 Etapele auditului calitii (conform standardului 1S0 19011:2002) Elaborarea listei de verificare. Elementele de form ale acestei liste sunt: informaiile de identificare a auditului; ntrebrile numerotate; rubrici pentru documentarea observaiilor, a dovezilor de audit ; rubrici pentru evaluare, constatare; rubrici pentru semnalarea neconformitilor.

o o o o o

14

Cursul 4 Formatul unei liste de verificare nu este impus. El poate fi ales de auditor n funcie de scopul i obiectivele auditului precum i de standardele la care face referire. De multe ori listele de verificare se prezint sub forma criteriilor principale din standardul aplicabil. ntrebrile pot fi formulate astfel nct rspunsurile date s poat fi de tip DA, NU sau NA (neaplicabil)

4 Desfurarea auditului extern

Reuniunea de deschidere edina de deschidere se desfoar la sediul organizaiei auditate, n prezena managementului la vrf, ai reprezentanilor managementului calitii precum i a factorilor responsabili pentru funciile i procesele ce vor fi auditate. Scopul principal al edinei este de cunoatere i informare n vederea asigurrii unui climat de cooperare ntre auditor i auditat. eful echipei de audit prezint echipa de audit , scopul, domeniul i obiectivul auditului, cadrul de desfurare a auditului (planul de audit, standardele, criteriile de audit i metodele i procedurile ce vor fi utilizate) se confirm canalele oficiale de comunicare pe parcursul auditului i facilitile solicitate. Este anunat programul i durata auditului. Se stabilesc ghizii (n cazul organizaiilor mari i observatorii), rolul i responsabilitatea acestora (n special n confirmarea constatrilor i n acceptarea neconformitilor) pe perioada auditului. Se face o trecere n revist a tipurilor de neconformiti, a semnificaiei acestora i a metodelor de raportare. n acest cadru trebuie subliniat nc odat c scopul auditului este de a ajuta pe responsabilii sectoarelor auditate n evaluarea aptitudinii activitilor de a realiza propriile obiective i de a analiza punctele slabe ale fiecrei activiti', n vederea identificrii ulterioare a cilor de mbuntire. Examinarea i colectarea dovezilor de audit Colectarea dovezilor presupune auditarea procedurilor relevante, fcut, de regul, la locul i cu angajaii implicai n aplicarea procedurilor respective. Este partea cea mai important a auditului care se bazeaz pe documentare i investigaii n vederea gsirii dovezilor obiective ale implementrii i eficienei SMC, pentru determinarea gradului de conformitate. Dovezile de audit pot proveni din chestionarele aplicate angajailor, din inspecii i observaii directe i din analiza documentelor. nainte de a nregistra o informaie ca dovad obiectiv, auditorul trebuie s se asigure de existena, precizia, relevana i semnificaia acesteia. n cazul auditurilor care dureaz mai mult de dou zile, echipa de auditori se va ntlni o dat pe zi n vederea nlesnirii monitorizrii auditului de ctre auditorul ef, a prezentrii reprezentanilor organizaiei a neconformitilor nregistrate i pentru rezolvarea problemelor curente. Evaluarea rezultatelor. Constatri i concluzii. n urma desfurrii auditului auditorul poate face o serie de observaii sau/i poate raporta neconformitile constatate. n funcie de gravitatea lor, neconformitile se clasific n dou categorii : neconformiti majore i neconformiti minore.

15

Cursul 4 Neconformitile majore se refer la nesatisfacerea cerinelor standardului specificate (care pot fi cerine din contract, standarde de calitate, manualul calitii, proceduri de lucru etc.), care afecteaz ntr-o msur important implementarea sau meninerea sistemului calitii. De exemplu, n cazul unui audit extern al SMC asemenea neconformiti sunt considerate urmtoarele: definirea i documentarea necorespunztoare a politicii organizaiei referitoare la calitate sau a procedurilor sistemului calitii; cerinele prevzute n procedurile sistemului calitii nu au fost documentate ntr-o msur semnificativ; o cerin specificat de standardul de referin, relevant pentru o anumit activitate, nu a fost menionat; nregistrrile referitoare la calitate nu demonstreaz funcionarea eficient a sistemului calitii. Existena neconformitilor majore poate conduce la amnarea sau neacordarea certificrii SMC. Neconformitile minore apar "izolat" acolo unde exist o implementare incomplet, cnd nregistrrile privitoare la calitate sunt incomplete, lipsesc semnturi pe documente, documentele sunt depi te, organigrame expirate etc. Cnd un auditor este convins c exist o neconformitate, atunci trebuie completat o not sau un raport de neconformitate, raport ce va fi nmnat reprezentatului organizaiei la edina de nchidere. Reuniunea de nchidere Aceast reuniune are aceeai participani ca i reuniunea de deschidere. Scopul principal este de a prezenta conducerii observaiile auditului, astfel nct s se asigure c aceasta accept rezultatele auditului. Dup edina de nchidere urmeaz elaborarea Raportului de audit.

Raportului de audit
Raportul de audit este principalul document cu care se finalizeaz auditul. Elaborarea Raportului de audit se realizeaz sub conducerea auditorului ef, care este responsabil pentru corectitudinea i caracterul complet al acestuia. Structura Raportului de audit este urmtoarea: Identificarea clientului auditat, data efecturii auditului; Identificarea auditorului (organism acreditat, auditor ef, membrii echipei); Obiectivele auditului i domeniul auditului; Reprezentanii organizaiei auditate Documentele de referin; Activitile de audit la faa locului, conform planului de audit; Criteriile auditului; Constatri le auditului; Concluziile auditului (aprecieri privind conformitate a cu referenialul stabilit, aprecieri privind eficacitatea sistemului calitii n realizarea obiectivelor, observaii, rapoarte asupra neconformitilor). Diferenele de opinie; 16

Cursul 4 nregistrri i aciuni corective convenite; Lista de difuzare. Pentru auditurile interne, organizaia decide formatul raportului de audit, poate alege doar s completeze liste de verificare, notele de neconformiti i un rezumat. Proprietarul Raportului de audit este clientul auditului. Rolul auditorului se ncheie odat cu predarea Raportului de audit. Auditorul nu are rolul de a impune modele, activiti de mbuntire i nici nu are calitatea de a sanciona.

17

Cursul 4

Aplicaia 3 - Proiectarea unui plan de audit Obiectiv: Desfurarea unui audit intern al SMC pe baza ciclului lui Deming: Planific- Execut- Verific - Acioneaz. Cea mai simpl schem de audit intern aplicabil, de exemplu, unei organizaii mici poate avea la baz elementele din Fig. 6.

Figura 6 Schem simplificat de audit intern Pe baza acestei scheme se poate proiecta planul de audit i lista de verificare din care nu trebuie s lipseasc ntrebrile: Ce?, Cum?, Unde?, Cnd?, Cine?, De ce?

18