Normas para la redaccin de informes II

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Julio 10

Los informes son un instrumento muy importante para comunicar informacin de manera escrita en el mundo laboral. Garantizar que los informes respondan a las necesidades de la organizacin, que contengan la informacin deseada y que sta sea entendida de la misma manera para todo el mundo, es un aspecto que pocas veces se tiene suficientemente en cuenta. En el itik genera nmero 13, se dieron algunos consejos para una buena redaccin de informes, especialmente facilitando recursos para un correcto uso del lenguaje des de la perspectiva de gnero. A continuacin se desarrollan los principales aspectos a tener en cuenta en la elaboracin de un documento, desde su planteamiento inicial hasta su entrega.
Planteamiento del documento Lo primero que hay que hacer antes de empezar cualquier documento, es preguntarse cul es el objetivo y la finalidad de ste. Igual de importante es saber a quin va dirigido as como si habr interlocutores intermedios para adaptar los contenidos y el tipo de lenguaje a stos. As pues, la clave a formular ser: qu se espera del documento? Figura 1. Preguntas para el planteamiento del documento Cul es el objetivo del documento? Quin son los lectores finales del informe? Qu esperamos del informe? Quin ms leer este documento? Realizar alguna aportacin? Qu es estrictamente necesario que aparezca en el documento?

Figura 2. Cmo tomar notas? Ser selectivo y crtico en el anlisis del material Identificar los objetivos y la funcin que tiene tomar notas Identificar la informacin general Utilizar smbolos y abreviacin Hacer un esquema bsico de contenido Aadir informacin al esquema Utilizacin de mapas mentales Realizar tarjetas de notas Dividir textos en posibles apartados

Esta tarea se tiene que ir realizando de manera simultnea a la estructuracin del documento. De esta manera, las dos tareas se complementan mutuamente, identificando de entrada los contenidos principales a tratar, as como detectando posibles carencias de informacin relevante para el documento que es necesaria incluir. Estructuracin del documento Antes de redactar, se tiene que hacer un planteamiento del documento. Realizar un guin de los diferentes apartados que tendr ste, ayudar posteriormente a ordenar la informacin. Seguidamente, se anotar en cada uno de los apartados los contenidos base que tendr y las palabras clave que tienen que aparecer, as como tener presente si hay alguna informacin que no es necesaria que aparezca. En este punto, tambin es necesario plantearse las palabras ms adecuadas para definir los conceptos que se querrn desarrollar y asegurarse de que las personas destinatarias compartan el mismo significado de las palabras clave. Redaccin del documento Cuando ya se conoce el contenido que tendr cada uno de los apartados, se procede a la redaccin de stos. Se puede empezar haciendo la introduccin del documento, la cual ser un borrador que se tendr que revisar una vez finalizado ste. La introduccin se puede dividir en tres puntos: los antecedentes, el objetivo del informe y la estructura de trabajo. Los antecedentes servirn para poner en contexto la temtica y el motivo del documento. El objetivo aportar el valor que tiene aquel documento para el lector final y la estructura del trabajo dar a conocer las diferentes partes y los principales contenidos de ste. Es importante que a lo largo del documento se vayan resaltando las principales ideas de cada uno de los puntos. stas facilitarn la realizacin y comprensin de las conclusiones que se deriven. Es interesante incluso, avanzar algunas conclusiones que justificaran las propuestas posteriores.

Tener claras todas estas premisas permitir una mejor eleccin de los contenidos y del tipo de comunicacin a utilizar. Durante todo el proceso de redaccin, as como en su revisin final, tenemos que garantizar que se cumpla el objetivo aqu definido. La bsqueda de informacin Antes de comenzar a redactar un documento, tenemos que conocer la temtica a tratar y tambin de qu fuentes de documentacin se disponen. Cuando se consulta el material disponible, se tiene que seleccionar la informacin ms relevante teniendo en cuenta que las fuentes de informacin sean fiables. Se aconseja ir tomando notas de aquellos aspectos que se consideran ms relevantes para nuestro informe. Tomar notas no siempre puede ser tan fcil como parece a primera instancia. A continuacin se lista un seguido de aspectos a tener en cuenta en esta tarea:

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Escribir el documento en formato final es importante para minimizar lo mximo posible los errores y facilitar la fase de revisin. As pues, se aconseja realizar las correcciones en el instante e ir releyendo los apartados a medida que se van redactando. El siguiente cuadro es un listado de diferentes recomendaciones a tener en cuenta en la redaccin de un informe. Figura 3. Consejos para la redaccin de informes Escribir con propiedad y coherencia. Evitar la repeticin de palabras en un mismo pargrafo. Buscar sinnimos adecuados al contexto. Evitar el uso de palabras ambiguas o que den motivo de confusin. Facilitar la definicin de los conceptos clave a medida que van saliendo. Intentar ser claro, corto y sencillo utilizando un lenguaje formal. Evitar el uso de frases largas y complicadas. Uso de los conectores precisos evitando un exceso de uso de stos. Evitar poner informacin innecesaria o frases que son excesivamente obvias. Vigilar con palabras que puedan comprometer a una persona o organizacin, especialmente si se habla de temas vinculantes. Uniformidad con los criterios de escritura y referencias. Evitar palabras subjetivas o intensificativas (mucho, nada, bastante). Tener en cuenta el tratamiento de gnero. Evitar una puntuacin excesiva o contrariamente frases extensas. Vigilar la ortografa y la gramtica, as como el formato del texto. Segn el contenido del informe, valorar la idoneidad de incluir opiniones subjetivas. Finalmente, se tienen que redactar las conclusiones del informe. En stas tienen que estar incluidas las principales ideas destacadas del texto as como las propuestas que se hayan realizado en ste. Revisin del documento

Antes de escribir, aprende a pensar

Nicols Boileau

1. Revisin del contenido. 2. Revisin de la ortografa, gramtica, uso del lenguaje y vocabulario. 3. Revisin del formato del documento. No hay que olvidarse de pasar el corrector del procesador de textos en la bsqueda de posibles errores ortogrficos, teniendo en cuenta que ste no detecta otros errores de tipo semntico o de significado. Se aconseja revisar el documento unas horas despus de su redaccin para poder disponer de un punto de vista ms general. Es imprescindible poner la mxima atencin para evitar que se pase por alto cualquier error. Tambin es aconsejable que una tercera persona haga una lectura del documento de manera que nos pueda dar un feedback segn el planteamiento inicial del documento. Finalmente, una vez impreso el documento, se tiene que revisar de nuevo para garantizar una correcta impresin, paginacin y formato. Figura 4. Pasos a seguir en la redaccin de informes
Material y informacin de consulta Planteamiento del documento

Seleccin informacin y notas

Definir estructura del documento

Redaccin del documento

Revisin continuada de la redaccin

Revisin continuada de la redaccin

Redaccin final de la introduccin y las conclusiones Revisiones finales

Impresin documento y revisin en papel

Una vez finalizado el documento, se tiene que revisar ste en su totalidad En este artculo os hemos presentado una serie de normas bsicas que os servirn de guin y ayuda a la hora de redactar informes. Con estos consey desde tres puntos de vista diferentes: jos, podemos romper con el miedo a la pgina en blanco que muchas veces nos bloquea y nos impide avanzar con nuestra redaccin.
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