PERENCANAAN

Perencanaan didefinisikan sebagai suatu proses menetapkan tujuan dan memutuskan bagaimana hal tersebut dapat dicapai. Rencana meliputi sumber-sumber yang dibutuhkan, tugas yang diselesaikan, tindakan yang diambil dan jadwal yang diikuti. Para manajer mungkin membuat rencana untuk stabilitas (plan for stability), rencana untuk mampu beradaptasi (plan for adaptibility) atau para manajer mungkin juga membuat rencana untuk situasi yang berbeda (plan for contingency)

BATASAN PERENCANAAN
NEWMAN : Perencanaan adalah penentuan terlebih dahulu apa yang akan dikerjakan LOUIS A ALLEN : Perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan.

CHARLES BETREHEIM : Rencana mengandung 2 tindakan : Tujuan dan alat untuk mencapai tujuan itu

UNSUR-UNSUR PERENCANAAN
Perencanaan yang baik harus dapat menjawab enam pertanyaan yang disebut sebagai unsur-unsur perencanaan yaitu :

WHAT

1. Tindakan apa yang harus dikerjakan 2. Apa sebabnya tindakan tersebut harus dilakukan WHERE 3. Dimana tindakan tersebut dilakukan 4. Kapan tindakan tersebut dilakukan

WHY

WHEN WHO
HOW

5. Siapa yang akan melakukan tindakan tersebut 6. Bagaimana cara melaksanakan tindakan tersebut.

PROSES PERENCANAAN
Menetapkan tugas dan tujuan Antara tugas dan tujuan tidak dapat dipisahkan, suatu rencana tidak dapat diformulasikan tanpa ditetapkan terlebih dahulu apa yang menjadi tugas dan tujuannya. Tugas diartikan sebagai apa yang harus dilakukan, sedang tujuan yaitu suatu atau nilai yang akan diperoleh. Observasi dan analisa Menentukan factor-faktor apa yang dapat mempermudah dalam pencapaian tujuan (Observasi) bila sudah diketahui dan terkumpul, maka dilakukan analisa terhadapnya untuk ditentukan mana yang digunakan. Mengembangkan dasar pemikiran alternatif Faktor yang tersedia memberikan perencanaan membuat beberapa kemungkinan dalam pencapaian tujuan. Dimana kemungkinan yang telah diperoleh dapat diurut atas dasar tertentu, misalnya lamanya penyelesian, besarbya biaya yang dibutuhkan efisiensi dan efektivitas dan lain sebagainya. Membuat sintesa Sintesa yaitu alternatif yang akan dipilih dari kemungkinan-kemungkinan yang ada dengan cara mengawinkan sitesa dari kemungkinan-kemungkinan tersebut. Kemungkinankemungkinan yang ada mempunyai kelemahan-kelemahan.

PERENCANAAN YANG BAIK

Pemakaian kata-kata yang sederhana dan jelas dalam arti mudah dipahami oleh yang menerima sehingga penafsiran yang berbeda-beda dapat ditiadakan. Fleksibel, suatu rencana harus dapat menyesuaikan dengan keadaan yang sebenarnya bila ada perubahan keadaan maka tidak semua rencana dirubah dan dimungkinkan diadakan penyesuaian-penyesuaian saja. Sifatnya tidak kaku harus begini dan begitu walaupun keadaan lain dari yang direncanakan. Stabilitas, tidak perlu setiap kali rencana mengalami perubahan jadi harus dijaga stabilitasnya Perimbangan, berarti bahwa pemberian waktu dan factor-faktor produksi kepada siapa tujuan organisasi seimbang dengan kebutuhan Menyeluruh seluruh tindakan yang dibutuhkan, jadi meliputi fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi.

JENIS-JENIS PERENCANAAN
Perencanaan Strategis rencana umum yang mendasari keputusan alokasi sumber daya, prioritas, dan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan strategis SWOT Analysis Perencanaan Taktis Rencana untuk mencapai tujuan taktis dan dikembangkan untuk mengimplementasikan bagian tertentu dari rencana strategis Perencanaan Operasional rencana yang menitikberatkan pada pelaksanaan rencana taktis untuk mencapai tujuan operasional

PERENCANAAN STRATEGIS
SWOT ANALYSIS Strenght Kekuatan
INTERNAL

Weakness Kelemahan Opportunity Kesempatan Threats Ancaman

EKSTERNAL

PERENCANAAN TAKTIS
MENGEMBANGKAN RENCANA TAKTIS
Mengenali dan memahami rencana strategis dan tujuan teknis Merinci sumber daya yang relevan dan persoalan waktu Mengenali dan mengidentifikasi komitmen sdm MELAKSANAKAN RENCANA TAKTIS Mengevaluasi setiap arah tindakan dalam hal tujuannya Memperoleh dan mendistribusikan informasi dan sumber daya

Memonitor komunikasi vertikal dan horisontal dan integrasi aktivitas

Memonitor aktivitas yang berkelanjutan untuk mencapai tujuan

PERENCANAAN OPERASIONAL
Rencana Sekali Pakai Program Proyek

Rencana Tetap
Kebijakan SOP Aturan dan Peraturan

KERANGKA WAKTU PERENCANAAN

Perencanaan Jangka Panjang rencana multi years, mungkin beberapa dekade; bisanya untuk lima tahun atau lebih Perencanaan Jangka Menengah Rencana yang jangka waktunya 1-3 tahun

Perencanaan Jangka Pendek rencana jangka waktunya kurang dari 1 tahun. Dibagi menjadi 2 rencana tindakan rencana yang digunakan untuk merealisasikan semua jenis rencana, rencana reaksi rencana yang dirancang agar perusahaan dapat bereaksi terhadap situasi yang tak terduga

TANGGUNG JAWAB PENYUSUN PERENCANAAN

Bagian Perencanaan Panitia Perencanaan Board of Director CEO Komite Eksekutif Manajemen Lini Pertama

PERENCANAAN YANG BAIK

Pemakaian kata-kata yang sederhana dan jelas dalam arti mudah dipahami oleh yang menerima sehingga penafsiran yang berbeda-beda dapat ditiadakan. Fleksibel, suatu rencana harus dapat menyesuaikan dengan keadaan yang sebenarnya bila ada perubahan keadaan maka tidak semua rencana dirubah dan dimungkinkan diadakan penyesuaian-penyesuaian saja. Sifatnya tidak kaku harus begini dan begitu walaupun keadaan lain dari yang direncanakan. Stabilitas, tidak perlu setiap kali rencana mengalami perubahan jadi harus dijaga stabilitasnya Perimbangan, berarti bahwa pemberian waktu dan factor-faktor produksi kepada siapa tujuan organisasi seimbang dengan kebutuhan Menyeluruh seluruh tindakan yang dibutuhkan, jadi meliputi fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi.

PENDEKATAN-PENDEKATAN PERENCANAAN
INSIDE-OUT DAN OUTSIDE-IN Perencanaan inside-out : terfokus pada yang sudah dilakukan dan mengusahakan untuk melakukan yang tebaik yang dapat dilakukan. Ini meningkatkan efektivitas organisasi. Perencanaan outside-in: dari analisa lingkungan eksternal muncul perencanaan untuk mengeksploitasi kesempatankesempatan dan meminimisasi permasalahan yang terjadi.

PENDEKATAN-PENDEKATAN PERENCANAAN
TOP-DOWN DAN BOTTOM-UP Perencanaan dari atas ke bawah (top-down): manajer dibawah manajer puncak membuat perencanaan berdasarkan tujuan yang telah ditentukan manajer puncak. Perencanaan dari bawah ke atas (bottom-up) dikembangkan pada tingkatan yang lebih bawah tanpa adanya batasan yang secara teratur melewati hirarki tersebut ke tingkat manajer puncak. Kelebihan: kuatnya komitmen dan kepemilikan dalam perencanaan yang lebih rendah. Kelemahan: bila terlalu ekstrim mungkin akan gagal untuk menghasilkan seluruh tugas yang terintegrasi dalam organisasi secara keseluruhan.

PENDEKATAN-PENDEKATAN PERENCANAAN
CONTINGENCY Perencanaan yang terfokus pada pemikiran ke depan. Perencanaan ini meliputi penentuan alternatif-alternatif tindakan yang dapat diimplementasikan seandainya perencanaan orisinil tidak sesuai karena adanya perubahan keadaan. Kunci: prediksi perubahan yang akan datang yang dapat berakibat pada perencanaan yang sedang dijalankan.

TUJUAN
1. Standar pengawasan,
2. Mengetahui waktu suatu kegiatan. 3. Mengetahui siapa saja yang terlibat, baik kualifikasinya maupun kuantitasnya.

4. Mendapatkan kegiatan yang sistematis termasuk biaya dan kualitas pekerjaan.

5. Meminimalkan kegiatan-kegiatan yang tidak produktif dan menghemat, biaya, tenaga, dan waktu.

6. Memberikan gambaran yang menyeluruh mengenai kegiatan pekerjaan.

7. Menyerasikan dan memadukan beberapa subkegiatan. 8. Mendeteksi hambatan kesulitan yang bakal ditemui.

9. Mengarahkan pada pencapaian tujuan.

MANFAAT
1. Standar pelaksanaan dan pengawasan 2. Pemilihan berbagai alternatif terbaik 3. Penyusunan skala prioritas, baik sasaran maupun kegiatan 4. Menghemat pemanfaatan sumber daya organisasi 5. Membantu manajer menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan 6. Alat memudahkan dalam berkoordinasi dengan pihak terkait, dan, 7. Alat meminimalkan pekerjaan yang tidak pasti.

HAMBATAN DAN CARA MENGATASINYA

HAMBATAN Tujuan tidak sesuai Sistem penghargaan yang tidak tepat Lingkungan yang dinamis dan CARA MENGATASINYA Pemahaman Maksud tujuan dan Perencanaan Reward and Punishment yang jelas Konsistensi, Revisi, dan Pembaruan Komunikasi dan Partisipasi

kompleks
Keengganan terhadap tujuan yang dicapai Penolakan terhadap perubahan

Batasan (constraints)

Inovasi, Penganggaran yang Efektif