MODUL 29.

SISTEM PENGENDALIAN EFEKTIF

Kemampuan akhir yang diharapkan Setelah mempelajari modul ini diharapkan mahasiswa akan dapat memahami dan mampu untuk : 1. Menjelaskan apa yang dimaksud dengan Pengendalian Efektif. 2. Menjelaskan Revolusi Komputer dan mengapa tidak semua sistem dapat diterapkan dalam semua Organisasi. 3. Menjelaskan Sistem Informasi Manajemen

Materi yang dipelajari/dibahas mencakup : 1. Pengendalian yang Efektif. 2. Informasi dan Pengendalian. 3. Revolusi Komputer. 4. Sistem Informasi Manajemen.

Modul 29.1. PENGENDALIAN YANG EFEKTIF

Semua fungsi manajemen perencanaan, pengorganisasian, pembinaan dan pengendalian (contol) dibutuhkan, agar prestasi kerja organisasi dapat dicapai dengan memuaskan. Kegagalan total dari salah satu fungsi akan menyebabkan tidak tercapainya keberhasilan. Melakukan pengendalian secara efektif merupakan hal yang sangat penting.

Modul 29 Dabisman- Sistem pengendalian Efektif 1

Ketegasan dan konsistensi para manajer akan dapat membantu untuk memonitor kemajuan ke arah tujuan yang diinginkan, sehingga kegiatan organisasi dapat dilaksanakan sesuai dengan rencana. Pengendalian yang efektif memainkan peranan yang penting untuk mewujudkan apa yang telah direncanakan secara seksama oleh manajer.

Modul 29.2 Informasi dan Pengendalian (information and control)

Pada bagian ini akan dipelajari bagaimana sistem informasi organisasi dapat membantu manajer dengan informasi yang diperlukan untuk melakukan pengendalian secara efektif. Alasasan perlunya mempelajari sistem informasi ini adalah pertama; sistem informasi organisasi ini merupakan bagian yang kritis dari sistem pengendaliannya. Alasan secara luar biasa penggunaan komputer. Pemrosesan data komputer memungkinkan para manajer untuk memperbaiki sistem pengendaliannya. Dengan demikian makin pentinglah bagi manajer untuk memahami bagaimana sistem informasi yang dikomputerisasi harus didesain, diimplementasikan dan dikelola.

Modul 29.3 Revolusi komputer.

Diperkenalkannya sistem informasi dengan komputer telah banyak menimbulkan perubahan terhadap pengendalian manajemen di perusahaan. Di perusahaan-perusahaan besar, sistem pemroses data elektronik (EDP = Electronic Data Processing)

mengendalikan seluruh program dan operasi. Agar manajer merasa yakin, bahwa informasi yang diperolehnya dari komputer itu akurat, ia perlu memahami proses pemasukan data ke dalam komputer, dan hasil pemrosesan tersebut. Manajer masa kini

Modul 29 Dabisman- Sistem pengendalian Efektif 2

tidak perlu mempelajari bagaimana caranya memprogram komputer. Akan tetapi yang perlu dipahami adalah bagaimana sistem informasi tersebut untuk memahami selukbeluknya, tidak sukar. Nilai dan biaya pengendalian informasi. Sebelum mendesain atau memperbaiki sistem informasi manajemen, salah satu masalah yang perlu dipertimbangkan oleh manajer ialah apakah keuntungan yang akan diperoleh dari sistem itu dapat mengimbangi biaya yang harus dikeluarkan untuk keperluan tersebut. Tujuan MIS (Manajemen Informasi Sistem) ialah memberikan informasi yang besar dan tepat waktu kepada manajer. Akan tetapi kalau penghematan besar yang dihasilkan oleh informasi tadi ditelan oleh biaya sistem informasi itu, atau apabila sistem informasi lainnya dapat memberikan informasi yang sama, bahkan lebih baik tetapi dengan biaya yang lebih murah, maka sistem yang sedang dipertimbangkan itu tidak akan efektif biayanya. Akan tetapi keefektifan biaya dari sistem informasi itu sulit ditentukan, karena informasi sukar dinilai dari segi kuantitasnya. Untuk menetapkan keefektifan biaya MIS, ke-empat faktor (kualitas, tepat waktu, kuantitas dan relevansi) harus diperhitungkan terhadap biaya pemakaian dan pengoperasian MIS.

Informasi apakah yang diperlukan? Untuk menetukan informasi apakah yang diperlukan oleh manajer, perlu diketahui perbedaan antara data, informasi dan infromasi manajemen. Data adalah fakta mentah yang belum dianalisis, angka-angka dan peristiwa-peristiwa dari mana informasi dapat dikembangkan. Informasi adalah data yang dianalisis atau diproses yang memberitahukan kepada si penerima mengenai suatu situasi. Informasi manajemen adalah informasi yang implikasinya berupa tindakan, yaitu karena informasi tersebut akurat, tepat waktu dan relevan serta mencerminkan semua situasi, maka berdasarkan informasi tersebut para manajer dapat menentukan tindakan yang akan diambilnya untuk

Modul 29 Dabisman- Sistem pengendalian Efektif 3

menghadapi situasi itu. Yang paling dekat dengan informasi yang efektif pembiayaannya, adalah informasi manajemen, karena mempunyai dampak yang praktis terhadap kemampuan manajer untuk mengambil keputusan yang memungkinkannya melakukan pengendalian secara efektif. Pada hakekatnya kemampuan komputer memungkinkan manajer untuk memadatkan informasi sampai pada yang paling relevan, berguna dan tepat waktu. Komputer dapat diprogram untuk hanya melaporkan situasi yang perlu mendapatkan perhatian manajerial.

Modul 29.4 Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen (Management Information System, MIS), adalah metode formal yang menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu kepada manajer untuk memperlancar proses pengambilan keputusan dan yang memungkinkan

dilaksanakannya secara efektif perencanaan, pengendalian dan fungsi pengelolaan organisasi. Penggunaan kata formal dalam definisi ini bukan dimaksudkan untuk menyangkal pentingnya jaringan komunikasi informal dalam mekanisme pengendalian organisasi. Beberapa definisi MIS yang lain menekankan pentingnya peranan komputer dan EDP. Akan tetapi definisi yang secara terbatas itu sangat mempermudah kita untuk mengabaikan bagian penting dari sistem informasi organisasi yang mungkin tidak dikomputerisasi.

Mendisain MIS. MIS organisasi biasanya terdiri dari serangkaian sistem informasi yng berbeda kompleksitas, kelengkapan, dan ruang lingkupnya. Masing-masing sistem dikembangkan tersendiri dan tidak tergantung satu dengan yang lainnya. Pada umumnya sistem pemrosesan transaksi adalah yang lebih dahulu diterapkan, kemudian disusul oleh

Modul 29 Dabisman- Sistem pengendalian Efektif 4

sistem pengendalian operasi. Setelah itu dipergunakan sistem pengendalian taktis dan pengambilan keputusan, dan akhirnya sistem yang akan membantu perencanaan strategi di tingkat manajemen puncak.

Tahap-tahap dalam Mendisain MIS. Pengembangan MIS adalah tugas jangka panjang yang memerlukan keahlian berbagai spesialis. Fakta menunjukkan bahwa disain dan implementasi MIS membutuhkan usaha bersama antara manajer dan para analisis sistem informasi selama dua atau tiga tahun. Empat tahap pokok dalam mendisain MIS adalah: 1. Tahap permulaan survei dan penentuan masalah 2. Tahap disain konsep 3. Tahap disain yang terperinci 4. Tahap akhir implementasi Petunjuk untuk Disain yang Efektif. Lima petunjuk untuk menyusun disain MIS yang efektif adalah: 1. Mengikut sertakan pemakai dalam tim pendisain. 2. Timbanglah biaya dan biaya-waktu dari sistem MIS. 3. Lebih baik informasi yang relevan dan selektif dari pada kuantitas. 4. Tes terlebih dahulu sebelum sistem diterapkan. 5. Memberikan latihan kepada sistem MIS. yang memadai dan petunjuk tertulis untuk para operator

Masalah dalam implementasi MIS yang Dikomputerisasi. Penggunaan komputer dalam MIS dan untuk memecahkan banyak masalah organisasi makin meningkat, sekalipun implementasi MIS yang dikomputerisasi itu menimbulkan masalah tersendiri.

Modul 29 Dabisman- Sistem pengendalian Efektif 5

Manajer harus memahami sistem tersebut dan masalah teknologis dari sistem desain dan instalasinya, sekalipun hal ini dapat dikatakan semata-mata merupakan urusan sistem informasi dan personil pemroses data yang nyata-nyata berada di luar ruang lingkup buku petunjuk manajemen. Ada 5 faktor utama yang menentukan kapan dan sampai sejauh mana implementasi MIS yang baru akan menghadapi tantangan: 1. Gangguan terhadap batas departemen yang telah ditentukan. Penerapan MIS baru kerapkali mengakibatkan diadakannya perubahan berbagai unit organisasi. 2. Gangguan sistem informal. Jaringan komunikasi informal mungkin akan dirusak karena MIS yang baru mengubah pula komunikasi. 3. Karakteristik istimewa para individu. Orang-orang yang telah bertahun-tahun lamanya bekerja pada oraganisasi mungkin akan lebih gigih menentang perubahan-perubahan daripada para karyawan yang secara relatif belum begitu lama bekerja pada organisasi tersebut. 4. Iklim organisasi. Apabila manajemen puncak memelihara komunikasi terbuka, menangani keluhan-keluhan dan pada umumnya menciptakan iklim saling percaya-mempercayai di seluruh organisasi, maka penolakan terhadap penetapan MIS yang baru mungkin akan berkurang. 5. Bagaimana perubahan diimplementasikan. Pada umumnya jika perubahan diputuskan bersama para manajer dan bawahannya maka lebih besar

kemungkinannya bahwa perubahan itu akan diterima.

Mengatasi Masalah Implementasi. Tidak ada satupun pendekatan yang akan dapat memecahkan semua masalah implementasi yang telah kita identifikasikan. Tiap-tiap situasi harus di-diagnosa secara terpisah dan diberikan resep pengobatannya secara

Modul 29 Dabisman- Sistem pengendalian Efektif 6

tersendiri pula. Beberapa faktor yang dapat membantu para manajer mengatasi masalah implementasi ini adalah: 1. Orientasi kepada pemakai. Langkah yang paling kritis untuk mengatasi masalah implementasi mungkin ialah memastikan, bahwa MIS di-orientasikan kepada pemakai, baik dalam perencanaan, maupun dalam implementasinya. 2. Partisipasi. Banyak masalah implementasi dapat diatasi apabila pemakai dijadikan anggota tim MIS. 3. Komunikasi. Tujuan dan karakteristik sistem MIS harus ditentukan dengan jelas dan dikomunikasikan dengan para anggota tim MIS. 4. Redifinisi evaluasi prestasi kerja. MIS yang memerlukan prosedur evaluasi yang baru, harus disertai dengan insentif untuk memberi dorongan kepada manajer agar mau bekerjasama. 5. Tantangan baru. MIS yang baru mungkin dapat membebaskan manajer tingkat menengah dari pekerjaan rutin yang menemukan. MIS yang baru akan memberikan pula kesempatan kepada mereka untuk menggunakan informasi yang disediakan oleh sistem itu secara lebih kreatif dan produktif.

Menegakkan Sistem Pengendalian yang Efektif Sistem informasi manajemen yang dikomputerisasi hanya merupakan suatu komponen dari seluruh perangkat mekanisme pengendalian dalam organisasi. William H.Newman telah mengidentifikasi empat faktor lainnya yang perlu dicantumkan ke dalam sistem pengendalian agar dapat berfungsi secara efektif dan efisien.

Modul 29 Dabisman- Sistem pengendalian Efektif 7

1. Pengendalian harus dihubungkan dengan tujuan yang berbobot dan yang disepakati. Agar mempunyai arti yang berbobot, tujuan harus mencerminkan bahasa dan aktivitas individu yang harus mencapainya. 2. Sulit, tetapi standar yang masih dapat dicapai harus ditentukan. Target pengendalian atau standar mempunyai dua tujuan dasar: (1) untuk motivasi, dan (2) untuk membandingkan prestasi kerja. Jelas, bahwa sistem pengendalian berfungsi paling efektif jika dapat memotivasi para karyawan untuk mencapai prestasi kerja yang tinggi. 3. Banyaknya pengendalian harus dibatasi. Jika pengendalian terhadap pekerjaan individu ditingkatkan, maka individu akan kehilangan otonomi dan kebebasan untuk menentukan bagaimana dan kapan pekerjaan itu dapat dilaksanakan. 4. Sistem pengendalian harus dapat menyesuaikan diri. Tugas pokok sistem pengendalian ialah untuk menunjukkan kapan dan dimana tindakan korektif harus diambil.

Masalah-masalah dalam menegakkan pengendalian yang efektif. Berfungsinya sistem pengendalian yang efektif tampaknya tetap dirintangi oleh beberapa masalah, seperti: 1. Faktor-faktor yang mudah diatasi terlalu banyak diperhatikan, sedangkan yang sukar kurang diindahkan. Misalnya angka-angka pergantian personil kerapkali diteliti dengan seksama, akan tetapi mungkin hanya sedikit saja diadakan kontrol terhadap perlu tidaknya dipertahankan karyawan yang paling berkualifikasi. Akibatnya sistem pengendalian mungkin terpusat pada masalah-masalah yang secara komparatif kurang penting dengan mengorbankan tujuan organisasi yang lebih penting.

Modul 29 Dabisman- Sistem pengendalian Efektif 8

2. Faktor-faktor jangka pendek lebih dipentingkan daripada faktor-faktor jangka panjang. Hasil-hasil jangka panjang lebih sulit diramalkan daripada yang harus dicapai dalam jangka pendek. Umpamanya goodwill pelanggan mungkin dapat merupakan faktor yang penting dan menentukan untuk pertumbuhan organisasi dalam jangka panjang, akan tetapi bagi manajer adalah sulit untuk menerapkannya ke dalam sistem pengendalian.

Kegagalan untuk menyesuaikan sistem pengendalian terhadap terjadinya pergeseran yang mencerminkan mana di antara kegiatan dan tujuan organisasi yang dengan berjalannya waktu menjadi lebih penting kedudukannya.

MERUYA-MEDIO DES2011

Modul 29 Dabisman- Sistem pengendalian Efektif 9