Manual de compras Centro de bachillerato tecnolgico e industrial y de servicio N 255 Jos Mara Albino Vasconcelos Caldern Farmacias del

l centro de Parcuaro Gestin del departamento de compras Prof. Jos de Jess Martnez conejo

Manual de procedimientos de compra

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NDICE
I. Introduccin..3

II.

Antecedentes4

III.

Objetivo del manual de compras..4

IV.

Misin.4

V.

Visin.4

VI.

Estructura organizada de la empresa.5

VII.

Estructura organizada del rea de compras..5

VIII.

Descripcin del puesto y perfil.6 Compras Objetivos del departamento de compras..8

IX.

X. XI. XII. XIII.

Polticas del departamento de compras.8 Proceso de compras.9 Anexo10 Bibliografa12

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I. INTRODUCCION

Este texto contiene de manera prctica todo el funcionamiento de una micro-empresa. Va desde sus antecedentes hasta la importancia de cada empleado que labora aqu. Se hizo un exhaustiva practica de campo sobre la cual tuve que ir a entrevistar al mismo dueo de esta empresa con el fin de que me diera datos especficos acerca de cmo es que esta empresa labora. Cuando se hace la entrevista te das cuenta de que aunque es una microempresa sigue siendo un lugar donde el orden y la administracin son cosas esenciales para su correcto funcionamiento. Por como el dueo de la empresa habla uno se puede dar cuenta de que aunque no tuvo mucha preparacin en la carrera de administracin tiene cierta nocin de lo que es y sin saberlo lo aplican en cada aspecto de la empresa. Sabe perfectamente que mecanismos son los adecuados para el llevar un control, sin legar al caos por u mal manejo. Intente poner las cosas ms esenciales dentro de este texto para que este sea de fcil comprensin, ya que es manual y este debe servir para que quien lo utilice le facilite tener una idea de cmo es que se trabaja en esta micro-empresa. De manera que espero este texto tenga un fin provechoso y que cada aspecto que es explicado sea bien entendido por el lector.

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II. ANTECEDENTES
La Empresa naci como un medio de superacin del seor Jos Luis, primero empez con un pequeo consultorio en el cual pudo ejercer su profesin el cual dio frutos y con un poco de esfuerzo y superacin pudo ir comprando un poco de medicamentos a proveedores conocidos, con el paso e los aos pudo establecer un pequeo local en el cual labora actualmente, al ver que el negocio iba bien, decidido abrir una nueva sucursal en el mercado. Actualmente su negocio tiene el xito que tuvo desde un principio.

III. OBJETIVO DEL MANUAL DE COMPRAS

El objetivo de la realizacin de este manual es que quien lo use, tenga un amplio conocimiento sobre el funcionamiento de la micro-empresa en la que laborara. Se intentara dar una breve explicacin de cada una de las funciones y registros que se llevan a cabo.

IV. MISION
Es una empresa dedicada a ver por la salud de nuestros clientes ofreciendo un servicio de calidad, satisfaciendo sus necesidades medicas de la regin.

V. VISION
Ser uno de los mejores negocios nivel regional, ofreciendo el mejor servicio en medicamentos y perfumera, dndoles a nuestros clientes una atencin mdica de calidad, previniendo futuros inconvenientes en el tratamiento de patgenos y mejorando la calidad de vida de las familias de Parcuaro.

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Manual de compras VI. ESTRUCTURA ORGANIZADA DE LA EMPRESA:

gerente general

Ventas

Recursos humanos

Produccion

Finanzas

Compras

VII. ESTRUCTURA ORGANIZADA DEL AREA DE COMPRAS:

GERENTE DE COMPRAS jose luis Espinoza Jurez

SECRETARIO Jose Luis Espinoza Jurez

VENTAS DE MOSTRADOR ( turno maana) Guadalupe de Jesus Solis Moreno

VENTAS DE MOSTRADOR (TURNO VESPERTINO) juan martin vega acevedo

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VIII. DESCRIPCION DEL PERFIL Y PUESTO

NOMBRE: Jos Luis Espinoza Jurez AREA: Compras POSICION EN LA ESTRUCTURA: 1. Jefe inmediato: Jos Luis Espinoza Jurez 2. Subordinados directos: Comprador Secretaria Analista del proveedor Asistente administrativo FUNCION BASICA: Es responsable de procurar y adquirir oportunamente a nombre de la empresa, los mejores trminos de precio, calidad y servicio, los materiales, equipo y refacciones necesarias para la operacin de la empresa de acuerdo con sus polticas y procedimientos establecidos y mantener una coordinacin armoniosa de todos los miembros del departamento para llevar a cabo el logro de los objetivos propuestos, en forma integral. FUNCIONES ESPECFICAS 1. Evaluar, en coordinacin con el departamento e personal, la eficiencia de todos 2. los miembros del departamento para corregir faltas actales y posteriores as como para promover al personal que lo amerite. 3. anotar las requisiciones, las tres cotizaciones efectuados o cuando proveedor es nico, la cotizacin. 4. firmar todos los pedidos 5. activar todos aquellos pedidos cuya fecha de embarque etc. vencida.(de grupos importantes y artculos A) 6. Comunicarse con la unidad o con el subgerente genera, de acuerdo a las polticas establecidas, sobre las modificaciones que hagan los proveedores en relacin con la negociacin inicial de todos de los proveedores. 7. hacer la calificacin, en base a la experiencia de aquellos pedidos fincados por el 8. cancelar pedidos, previa autorizacin de la unidad, cuando la situacin lo amerite y se pueda conseguir otro proveedor. 9. proporciona la informacin que las unidades requieran.

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10. tener informados a los proveedores sobre las polticas y procedimientos que la compaa tiene establecidos para cualquier tipo de negociacin. 11. establecer en coordinacin con su jefe inmediato las polticas del departamento y vigilar su cumplimiento. 12. mantener informado a su jefe inmediato mediante reportes de actuacin y entrevista l personal. 13. tener informado al personal sobre cambios en las polticas y procedimientos de la empresa o del departamento. 14. supervisar a sus subalternos, asesorndolos cuando lo requieran y vigilando el cumplimiento efectivo de las funciones de cada uno. 15. coordinar la labor del departamento de compras en relacin a los dems departamentos de la empresa. 16. desarrollar cualquier funcin o actividad que el jefe inmediato asigne 17. informar el jefe inmediato sobre las modificaciones en precios de los pedidos en forma total mensualmente y parcial cuando son las modificaciones. 18. reportar al jefe inmediatos sobre los anticipos a cuenta de pedidos NOMBRE: Jos Luis Acevedo AREA: compra Posicin en la estructura: 1. Jefe inmediato: Jos Luis Espinoza Jurez 2. Subordinados directos: mensajero Funcin bsica: Atender al gerente en todo lo que se refiere a comunicacin con proveedores proporcionando la informacin que reciba en materia de administracin interna y relaciones con otros departamentos. Funciones especificas: 1. Recibir llamadas telefnicas y pasarlas al personal solicitada 2. Comunicar al gerente con las personas que este solicite. 3. Recibir correspondencia y distribuirlas entre los interesados 4. Elaborar, en la base de archivos de control e pedidos, la relacin de pedidos con fecha de embarque vencida y turnarla al gerente, comprador o asistente administrativo, de acuerdo a las polticas y procedimientos establecidos. 5. Redactar cartas, telegramas, memorndums, etc. Que le sean asignados por el gerente. 6. Es responsable por el registro de requisiciones y tarjetas viajeras.

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7. Dar trabajo al mensajero. 8. Manejo de archivos. 9. Desarrollar cualquier actividad que el jefe inmediato le asigne.

PERFIL
SECRETARIA: Buena Presentacin. Conocimientos Bsicos En Computacin. Facilidad De Palabras Carrera Trunca O Tcnica Ganas De Superarse Responsabilidad

GERENTE DE COMPRAS Buena presentacin Titulo en el rea de administracin Carta de recomendacin Curriculum vitae Experiencia en el rea laboral Facilidad de trabajo

IX. OBJETIVO DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS:

El principal objetivo del departamento de compras es el abastecimiento necesario de materiales que satisfagan las necesidades de produccin.

X. POLTICAS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS:

Principalmente no otorgamos en ninguna operacin anticipos a los proveedores 1. se centralizara en el departamento de compras, las cotizaciones de proveedores, as como la seleccin de las mismas salvo el caso de determinadas operaciones especiales en las que se aceptaran una a opinin autorizada. 7. no se otorgara en ninguna operacin anticipos a proveedores salvo en casos especiales que se cuente con la autorizacin de la gerencia de la empresa.

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12. se deber conceder a todos los proveedores oportunidad de cotizar en igualdad de circunstancias. 13. no se deber supeditar la funcin de compras a uno o pocos proveedores existiendo la oportunidad de contar con mayor nmero de ellos. 14. los proveedores existiendo la oportunidad de ser aquellos a quienes rena las siguientes caractersticas: Buena posicin financiera Optima calidad Costos convenientes Cumplimiento de contratos Considerable tica

XI.PROCESO DE COMPRAS:
1) 2) 3) 4) 5) Nacimiento Del Pedido Elaboracin, Registro Y Seguimiento Del Pedido Recepcin, Supervisin Y Colocacin De Los Almacenes De Las Materias Primas Controles Afectados Por La Recepcin Del Producto Consolidacin De Documentos Y Chequeo De Operaciones Para Su Pago.

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Manual de compras XII. ANEXO

1. Cul es el nombre de la empresa? R=Farmacias del centro de Parcuaro

2. Cul es el giro del negocio? R=Farmacia, perfumera y atencin medica

3. Cul es la misin del negocio? R= Es una empresa dedicada a ver por la salud de nuestros clientes ofreciendo un servicio de calidad, satisfaciendo sus necesidades medicas de la regin. 4. Cul es la visin del negocio?
R= Ser uno de los mejores negocios nivel regional, ofreciendo el mejor servicio en medicamentos y perfumera, dndoles a nuestros clientes una atencin mdica de calidad, previniendo futuros inconvenientes en el tratamiento de patgenos y mejorando la calidad de vida de las familias de Parcuaro.

5. Cules son lo valores que se practican en este negocio? tica Profesional Respeto Honestidad Puntualidad 6. Por qu decidi emprender este negocio? R=Fue como un complemento de mi profesin, ya que yo ejerzo la carrera de medicina y pens que sera una forma de ayudar y tener mi propio negocio. En pocas palabras fue una forma de superacin personal

7. Cunto tiempo tiene este negocio? R=Aproximadamente 27 aos 8. Aproximadamente Cunta gente trabaja en su negocio? R=3 personas

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9. Opcionalmente dependiendo del tipo de transformacin? R=Es de intermediarios Distribuidora Romn Casa Marzam Productos qumicos y quirrgicos del bajo Laboratorios Brulart Sons medica negocios intermediario o

10. Normalmente Dnde adquiere las materias primas que utiliza en su negocio? R=Con los distribuidores y mayoristas. La lista de algunos de ellos son: Nacional de drogas Proveedoras de medicamentos Distribuidora Romn Casa Marzam Productos qumicos y quirrgicos del bajo Laboratorios Brulart Sons medica Medicina y materiales de curacin Nestl Coca cola

11. Conoce lo que son sus polticas de compra Si, y aplico algunas de ellas

12. Es su nico negocio o tiene varias sucursales R= Afortunadamente despus de tiempo, pude poner otra sucursal aqu mismo en Parcuaro en el mercado que se encuentra en el jardn principal. Se llama farmacia Jurez 13. Que controles lleva para el registro de sus ventas R=Punto de ventas. Utilizo este registro porque es muy completo. Lleva un control de entradas y salidas, cambios y ajustes del precio y control de inventarios 14. Que mecanismo lleva a cabo para el registro de sus empleados R=Libro de control de asistencias y registro de horarios.

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15. Su negocio cuenta con un almacn?qu capacidad tiene su almacn? Publicidad impresa Volanteo Perifoneo 16. Qu publicidad le hace a su negocio? R=Cada fin de ao entregamos calendarios a nuestro clientes como recompensa por ser su preferencia.

XIII .BIBLIOGRAFIAS: Compras, Principios y Aplicaciones Autor: Dr. Salvador Mercado 3ra EDICION Editorial Limusa

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