BAB II LANDASAN TEORI III.

1 Manajemen Proyek Modern Kegiatan proyek dapat diartikan sebagai suatu kegiatan sementara yang berlangsung dalam jangka waktu yang terbatas, dengan alokasi sumber daya tertentu dan dimaksudkan untuk melaksanakan tugas yang sasarannya telah digariskan dengan jelas. Tugas tersebut dapat berupa aktifitas yang berada dalam kegiatan proyek, misalnya; membangun pabrik, membuat produk baru, atau melakukan penelitian dan pengembangan dari suatu produk. Sedangkan pengertian manejemen adalah Ilmu dan Seni perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian, dan pengendalian sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan yang ditetapkan terlebih dulu. Berdasarkan dua pengertian diatas maka manajemen proyek dapat didefinisikan yaitu kegiatan merencanakan, mengorganisir, memimpin, dan mengendalikan sumber daya proyek atau perusahaan untuk mencapai sasaran jangka pendek atau jangka panjang yang telah ditentukan. Dari definisi diatas terlihat bahwa konsep manajemen proyek mengandung hal-hal pokok sebagai berikut: Mengunakan pengertian manajemen berdasarkan fungsinya, yaitu merencanakan, mengorganisasikan, memimpin, dan mengendalikan sumber daya perusahaan yang berupa manusia (tenaga kerja), dana dan material. Kegiatan yang dikelola berjangka pendek, dengan sasaran yang telah digariskan secara spesifik. Hal ini memerlukan teknik dan pengelolahan yang khusus, terutama aspek perencanaan dan pengendalian. vertikal. Memakai pendekatan sistem (system approach to management) Mempunyai hirarki (arus kegiatan) horizontal di samping hirarki

Pada bagian sebelumnya, telah dijelaskan bahwa tiap-tiap proyek memiliki tujuan khusus, misalnya rumah tinggal, apartemen, jembatan layang (fly over), atau bendungan. Dapat pula berupa produk dari hasil kerja penelitian dan pengembangan. Di dalam proses pencapaian tersebut telah ditentukan batasan yaitu besarnya biaya (anggaran) yang dialokasikan, dan jadwal serta mutu yang harus dipenuhi. Ketiga batasan tersebut diatas disebut sebagai tiga kendala (triple constraint). Ketiga kendala tersebut dijelaskan sebagai berikut: 1. Anggaran Proyek harus diselesaikan dengan biaya-biaya yang tidak melebihi anggaran. Untuk proyek-proyek yang melibatkan dana dalam jumlah yang besar jadwal yang bertahun-tahun, anggarannya bukan hanya ditentukan untuk total proyek tetapi dipecah bagi komponen-komponennya, atau perperiode tertentu (misalnya perkwartal) yang jumlahnya disesuaikan dengan keperluan. Dengan demikian, penyelesaian bagian-bagian proyek pun harus memenuhi sasaran anggaran per periode. 2. Jadwal Proyek harus dikerjakan sesuai dengan kurun waktu dan tanggal akhir yang telah ditentukan. Bila hasil akhir adalah produk baru, maka penyerahannya tidak boleh melewati batas waktu yang telah ditentukan. 3. Mutu Produk atau hasil kegiatan proyek harus memenuhi spesifikasi dan kriteria yang dipersyaratkan. Sebagai contoh, bila hasil kegiatan proyek tersebut berupa instalasi pabrik, maka kriteria yang harus dipenuhi adalah pabrik harus mampu beroperasi sesuai dengan rencana operasi pabrik yang akan dijalankan dalam kurun waktu yang telah ditentukan. Jadi, memenuhi persyaratan mutu berarti mampu memenuhi tugas yang dimaksudkan atau sering disebut sebagai fit for the intended use. Ketiga batasan tersebut bersifat tarik-menarik. Artinya, jika ingin meningkatkan kinerja produk yang telah disepakati dalam kontrak, maka pada umumnya harus diikuti dengan menaikan mutu, yang selanjutnya berakibat pada naiknya biaya melebihi anggaran. Sebaliknya bila ingin menekan biaya, maka

biasanya harus berkompromi dengan mutu atau jadwal. Dari segi teknis, ukuran keberhasilan sebuah proyek dikaitkan dengan sejauh mana ketiga sasaran tersebut dapat terpenuhi. Konsep manajemen proyek modern memiliki suatu sistem yang menggambarkan dan menjelaskan tahap-tahap perkembangan dalam kegiatan proyek yang akan dikerjakan. Pada masing-masing tahap terdapat kegiatan yang dominan dengan tujuan khusus atau spesifik. Sistematika dari tahap-tahap pelaksanaan proyek menurut UNIDO (United Nation Industrial Development Organization) terbagi atas : A. Tahap Persiapan Identifikasi gagasan atau analisa pendahuluan. Pengembangan ide menjadi konsep-konsep alternatif. Formulasi lingkungan proyek. Evaluasi lanjutan dan kepetusan untuk investasi. Penyiapan desain engineering terinci, jadwal induk, dan anggaran. Pengadaan kontrak dan pembelian. Pengerjaan pabrikasi, konstruksi, uji coba dan start-up.

B. Tahap Implementasi

Setelah proyek selesai kemudian dilanjutkan dengan operasi rutin dari instalasi yang baru yang selesai dibangun. II. 2 Fungsi Manajemen Proyek Dalam Pengelolahan Waktu

Manajemen Proyek merupakan suatu disiplin ilmu yang manajemen yang berfungsi dalam pengaturan seluruh aspek yang terkait dalam kegiatan proyek mulai dari perencanaan hingga evaluasi akhir dari proyek yang telah dikerjakan. Terdapat berbagai macam disiplin ilmu dan profesi yang tercakup dalam kegiatan manajemen proyek misalnya; arsitektur, manajemen, keuangan, dan lain-lain, membuat fungsi dari sebuah manajemen proyek sangat penting untuk mencapai sasaran yang diingikan.

Fungsi manajemen proyek klasik yang dikemukakan oleh H. Kerzer yaitu berdasarkan fungsi dari perencanaan proyek, Mengorganisasikan, memimpin, dan mengendalikan proyek. Sedangkan konsep dari fungsi manajemen proyek modern yang merupakan penambahan dari fungsi manajemen proyek klasik, terdiri dari 8 fungsi yang terbagi atas; 4 fungsi dasar dan 4 fungsi intergrasi , yang dijelaskan sebagai berikut; A. Fungsi Dasar Pengelolahan lingkup proyek Pengelolahan waktu atau jadwal proyek Pengelolahan biaya Pengelolahan kualitas atau mutu akhir proyek sumber daya (manusia, material, peralatan dan

B. Fungsi Integrasi Pengelolahan perlengkapan) Pengelolahan kontrak dan pembelian Pengelolahan resiko Pengelolahan komunukasi

Fungsi dasar dalam pengelolahan proyek berdasarkan waktu atau jadwal merupakan salah satu sasaran utama dalam pelaksanan proyek. Keterlambatan akan mengakibatkan bentuk kerugian. Misalnya, penambahan biaya, kehilangan kesempatan produk memasuki pasar, dan lain-lain. Pengelolahan waktu meliputi perencanaan, penyusunan, dan pengendalian jadwal. Salah satu teknik yang spesifik untuk maksud tersebut adalah mengelola float atau slack pada jaringan kerja. II. 3 Proses dan Sistematika Perencanaan Waktu Proyek Sering dikatakan bahwa proses perencanaan lebih penting dari perencanaan itu sediri, karena dalam proses perencanaan para pimpinan dan pelaksana proyek dipaksa untuk aktif ikut berfikir dan bersuara mengenai kegiatan yang akan dilaksanakan yang menjadi tanggung jawabnya. Pada saat itu melihat kedepan untuk mengantisipasi persoalan yang mungkin timbul pada taraf implementasi dan

bagaimana mengatasinya. Menyusun perencanaan yang lengkap yang secara khusus membahas dalam perencanaan waktu proyek minimal meliputi: a. Menentukan tujuan tujuan (goal) organisasi perusahaan dapat diartikan sebagai pedoman yang memberikan arah gerak segala kegaitan yang hendah dilakukan. b. Menentukan sasaran Sasaran adalah titik-titik tertentu yang perlu dicapai bila organisasi tersebut ingin tercapai tujuannya. Dalam konteks tersebut, kegiatan proyek dapat digolongkan sebagai kegiatan dengan sasaran yang telah ditentukan dalam rangka mencapai tujuan perusahaan. Msalnya perusahaan ingin menetapkan sasaran bahwa suatu proyek akan selesai selama 6 bulan, , maka sasaran utama proyek berdasarkan ketepatan waktu akan berusaha menyelesaikan proyek tersebut dalam waktu 6 bulan. c. Mengkaji posisi awal terhadap tujuan Mengkaji posisi dan stuasi awal teerhadap tujuan atau sasaran dimaksudkan untuk mengetahui sejauh mana kesiapan dan posisi organisasi pada saat awal terhdap sasaran yang telah ada. Misalnya berapa besar sumber dana yang tersedia, peralatan dan tenaga yang telah ada, dan lain-lain. Hanya setelah mengetahui posisi pada saat awal terhadap jarak sasaran (time), maka kiat dapat mulai mengindentifikasi kapan proyek ini tepatnya akan selesai berdasarkan kondisi yang ada dan bagaimana kita dapat mengantisipasi hambatan jika ternyata hambatan itu kelak akan mengganggu jalannya kelancaran proyek yang akan dikerjakan. Meskipun hal tersebut diatas merupakan hal yang sangat sulit untuk diaplikasikan, namun antisipasi terhadap situasi di masa depan mengenai persoalan, kesempatan maupun peluang merupakan hal yang perlu digali, dikaji dan dipertimbangkan untuk memperoleh suatu perencanaan yang realistis. d. Memilih alternatif Dalam memilih usaha meraih tujuan atau sasaran, tersedia berbagai pilihan tindakan atau cara mencapainya. Umumnya ditempuh pilihan yang menjanjikan cara yang paling efisien dan ekonomis dari segi biaya.

Misalnya dalam mempercepat sebuah aktifitas dalam pekerjaan proyek, jika ingin berjalan dengan cepat maka diperlukan lembur. Maka diperlukan analisa apakah alternatif diberlakukan jam lembur akan lebih ekonomis jika dibandingkan dengan pekerjaan dengan jam kerja regular. e. Menyusun rangkaian langkah mencapai tujuan Proses ini terdiri dari penetapan langkah terbaik yang mungkin dapat dilaksanakan setelah memperhatikan berbagai batasan. Batasan ini maksudnya adalah alternatif-alternatif kegiatan yang diputuskan dalam perencanaan agar kegiatan proyek dapat berjalan dengan lancar. Dari langkah-langkah tersebut kemudian disusun menjadi sebuah urutan dan rangkaian yang sistematis menuju sasaran dan tujuan. II.4 Analisa Jaringan Kerja

II.4.A Langkah-langkah Membuat Analisa Jaringan Kerja Dalam pengelolahan proyek, pihak pelaksana proyek selalu ingin mencari metode yang dapat meningkatkan kulitas perencanaan dan pengendalian untuk menghadapi jumlah kegiatan dan kompleksitas proyek yang cendrung kian bertambah. Beberapa metode digunakan untuk membuat perencanaan dan pengendalian waktu proyek, misalnya bagan balok (bar chart) dan analisa jaringan kerja (network analysis). Analisan jaringan kerja merupakan sebuah gambaran rangkaian aktifitas pekerjaan mulai dari awal pekerjaan hingga akhir, yang digambarkan dengan saling berkaitan antara satu aktifitas dengan aktifitas lainya. Ada beberapa langkah dalam membuat suatu analisa jaringan kerja, yaitu mengikuti langkah sebagai berikut : 1. Langkah Pertama Mengkaji dan mengindetifikasi lingkup proyek, menguraikan dan memecahkannya menjadi kegiatan-kegiatan atau kelompok kegiatan yang merupakan komponen proyek. 2. Langkah Kedua

Menyusun kembali komponen-komponen tersebut pada langkah pertama, menjadi mata rantai dengan urutan yang sesuai dengan logika ketergantungan. Urutan ini dapat berbentuk seri atau pararel. 3. Langkah Ketiga Memberikan perkiraaan kurun waktu bagi masing-masing kegiatan yang dihasilkan dari penguraian lingkup proyek, seperti tersebut pada langkah pertama. Perkiraan penyelesaian waktu proyek harus memperhatikan segala kondisi yang akan terjadi dilapangan misalnya; ketersediaan sumber daya, faktor alam / cuaca sekarang, kondisi ekonomi Negara dan lainnya. 4. Langkah Keempat Mengidentifikasi jalur kritis (critical path) dan Float pada jaringan kerja. Jalur kritis adalah jalur yang terdiri dari rangkaian kegiatan dalam lingkup proyek yang bila terlambat akan menyebabkan keterlambatan proyek secara keseluruhan. Kegiatan yang berada pada jalur kritis disebut kegiatan kritis. Sedangkan float adalah tenggang waktu suatu kegiatan tertentu yang non kritis dari proyek. 5. Langkah Kelima Bila semua langkah-langkah diatas telah diselesaikan, dilanjutkan dengan usaha meningkatkan daya guna dan hasil guna pemakaian sumber daya, yang meliputi; menentukan jadwal yang paling ekonomis dan meminimalkan fluktuasi pemakaian sumber daya. Dikarenakan tujuan dari penelitian praktek kerja lapangan ini adalah untuk menentukan waktu penyelesaian proyek satu unit rumah tipe mawar berdasarkan sisa pekerjaan, maka langkah kerja dalam laporan ini hanya terbatas sampai dengan langkah kerja ketiga. II.4.B Menggambar Jaringan Kerja Karena jaringan kerja dimaksudkan sebagai penyajian secara grafis suatu perencanaan proyek, maka penampakan denahnya (layout) harus mencerminkan maksud tersebut. Dalam arti yang jelas, singkat teratur dan sederhana. Karena hal

ini akan sangat membantu dalam memberikan kesan pertama yang baik, yaitu bahwa pembuatan jaringan kerja telah memberikan perhatian penuh sampai kepada masalah yang rinci. Berikut ini adalah hal yang sangat mendasar yang menjadi pegangan dalam menggambarkan jaringan kerja ; Lukiskan anah panah dengan garis penuh (tidak putus-putus) dari kiri ke kanan, dan garis putus-putus untuk kegiatan dummy. Dalam menggambarkan anak panah, usahakan adanya bagian yang mendatar untuk tempat keterangan kegiatan dan kurun waktu. Keterangan kegiatan dituliskan diatas anak panah, sedangkan kurun waktu dibawahnya. Hindarkan sejauh mungkin garis yang saling menyilang. Kecuali untuk hal khusus, panjang anak panah tidak ada kaitanya dengan lamanya kurun waktu. Peristiwa atau kejadian dilukiskan sebagai lingkaran, dengan nomor yang bersangkutan jika mungkin berada didalamnya. Nomor peristiwa sebelah kanan lebih besar dari sebelah kiri. Penjelasan mengenai peristiwa atau kejadian didalam lingkaran adalah sebagai berikut ; a. Keterangan titik peristiwa (node event)
Saat Kejadian peristiwa paling awal (Earliest Event Time )

Nomor Lingkaran dari peristiwa atau kejadian

Saat Kejadian Peristiwa Paling Akhir (Lastest Even Time)

b. Hubungan antara kegiatan-kegiatan pada AOA (Activity On Arrow)

Peristiwa (Node / Event) Terdahulu Peristiwa (Node / Event) Berikutnya Kegiatan Kurun Waktu (D)

c. Hubungan antara kegiatan-kegiatan pada AON (Activity On Node)

Kegiatan A

Garis Penghubung

Kegaiatan B

d. Kegiatan B dimulai setelah kegiatan A selesai

e. Kegiatan B dan C dapat dimulai setelah kegiatan A selesai

B A

F. kegiatan C dan D dapat mulai setelah kegiatan A dan B Selesai

A C

g.

Dummy

Dummy adalah kegiatan fiktif yang memperlihatkan adanya hubungan ketergantungan antara dua peristiwa, misalnya kegiatan A dan B harus selesai sebelum dimulainya kegiatan C. akan tetapi kegiatan D dapat dilakukan setelah Kegiatan B selesai dan tidak bergantung dengan kegiatan A, digambarkan sebagai berikut;
A C

Dummy