Anita Febrian P S

MSPMI

Management
Management can be defined as the art of bringing together available resources including the abilities of different people, organising them in a scientific and orderly manner, to achieve the desired goals of the organisation, while promoting individual aspirations as well.

Fungsi Manajemen
Pada dasarnya adalah segala sesuatu yang Manager lakukan u/ membuat orang bekerja secara harmonis untuk mencapai tujuan organisasi.

Planning
Perencanaan adalah proses yang berkesinambungan dimana manajer mempelajari kinerja masa lalu, mengkaji penerapannya pada perubahan lingkungan internal,eksternal organisasi dan tren prakiraan masa depan. Kemudian menetapkan tujuan untuk pengembangan dan kegiatan dasar untuk mencapai tujuan.

Planning
Karena dalam bentuk prakiraan, rencana pengembangan tersebut diteliti kekuatan dan kelemahannya, dan tujuan baru dan target didirikan atas dasar asumsi tertentu.

Planning
Termasuk perencanaan lokasi dan perkiraan yang berkaitan kemajuan teknologi, faktor ekonomi dan sosial, kebijakan pemerintah, sikap pelanggan dan kekuatan kompetitif

Planning
Semua perencanaan mencakup 3 langkah:
Pertama pengumpulan-informasi untuk membuat kebijakan yang berkaitan dengan bangunan, standar, keuangan, kebutuhan staf, metode pelayanan makanan, jenis dan jumlah pelanggan yang diinginkan. Singkatnya, informasi untuk membuat skema agar bisa diterapkan.

Planning
Kedua mengembangkan cetak biru dari struktur, pengaturan ruang dan rincian kegiatan yang dapat dengan mudah diterjemahkan ke dalam tindakan berdasarkan informasi yang dikumpulkan. Ketiga penetapan tujuan atau sasaran yang ingin dicapai dalam periode yang telah ditentukan. Target harus berhubungan dengan prediksi yang cukup akurat akan kejadian masa depan, karena tidak dapat didasarkan pada kepastian yang mutlak.

Planning
Perencanaan adalah latihan mental, hasilnya kemudian ditranskripsi ke atas kertas sebagai referensi kegiatan yang akan berlangsung. Planning merupakan proses yang berkesinambungan terjadi pada semua tingkat manajemen, membantu berjalannya kegiatan pengembangan serealistis mungkin menuju target dalam lingkungan yang berubah terus menerus.

Planning
Perusahaan katering berbeda dari organisasi lain pada dasarnya dalam jenis barang dan jasa yang mereka tawarkan. Makanan yang mudah rusak dan sikap pelanggan, sehingga manajer sebaiknya menetapkan target untuk jangka waktu yang relatif singkat. Biasanya mencakup enam bulan sampai satu tahun dalam hal target produksi pangan. Tetapi target tentang jenis fasilitas yang akan ditawarkan dapat diatur untuk waktu yang lebih lama.

Planning
Karena tidak praktis untuk melakukan restrukturisasi aset atau sering mengubah jenis peralatan, karena keduanya membutuhkan investasi yang tinggi dan memiliki masa hidup yang panjang. Perencanaan untuk bangunan, peralatan, dll dilakukan untuk lima, sepuluh atau bahkan lima belas tahun.

Planning
Penentuan target adalah dasar prestasi apapun. Setiap target harus jelas untuk perencana serta semua orang yang akan terlibat dalam menjalankan kegiatan-kegiatan untuk mencapainya. Ini membantu orang untuk mengetahui mengapa mereka melakukan apa dan merasakan rasa prestasi di akhir.

Planning
Kerja kemudian bertujuan, kreatif, tertib, produktif, biaya efektif dan memuaskan bagi semua yang terlibat. Selain dari manfaat bagi organisasi, orang mendapatkan keuntungan juga, melalui hubungan yang lebih baik satu sama lain, secara ekonomi melalui bonus dan pengembangan pribadi dengan memperoleh keterampilan dan pengalaman dan rasa memiliki terhadap organisasi.

Planning
Perencanaan Operasi catering meliputi:
Forecasting the number of customers accurately. Judging expectations of customers through familiarity with their food habits, religious and cultural backgrounds and economic status. In other words it means knowing their purchasing power, timings, manner of eating, and expectations from the food service. Determining the margin of profit required to cover all costs taking into account inflationary trends, menu composition, tastes or customers and so on.

Planning
Establishing profit policy in the light of financial constraints like tax requirements, subsidies in the form of free meals to employees or subsidised overheads. Knowing staff production and service skills.

Planning
Keuntungan dari Planning:
Minimise time-wasting activities, involving waiting for instructions or ingredients because of last minute purchasing, leading to an indefinite cycle of uncertainties of what is to be done next and so on.

Planning
See future possibilities making managers alert to changes in trends that may affect the activities of the department. For example, the change in price of material will immediately make a manager think of using substitutes. Again, a noticeable change in tastes of customers can be seen through menus which have been planned and recorded over a period of time. These help to inculcate changes in future plans well in time to eliminate wastage of ingredients through overstocking.

Planning
Organise and integrate activities in proper sequences, match skills to jobs and increase overall efficiency by helping to see the interrelationship of the various activities in the light of total objectives of the organisation, and of individuals. When each persons responsibility and the contribution their activities make to the final goal are understood, the staff also get motivated to do their best.

Planning
Eliminated confusion if the plan is communicated well to those involved in its implementation. Provide an important basis for control through budgeting of time, energy, space and money, while forming targets for achievement. Direct subordinates effectively towards the goals at all levels of management. With every step forward in the right direction, job satisfaction and confidence develop.

Organising
Ketika tujuan telah ditetapkan dan tanggung jawab pekerjaan dipahami oleh staf , maka setiap area perencanaan perlu dipraktekkan. Setiap manajer departemen kemudian harus menerjemahkan rencananya menjadi kegiatan yang rinci, kemudian diurutkan dengan cara yang akan menghasilkan alur kerja yang teratur.

Organising
Kemampuan untuk membentuk suatu alur kerja dengan koordinasi yang tepat untuk kegiatan yang diberikan kepada staf sesuai dengan kemampuan mereka, disebut sebagai organising. Pengorganisasian adalah menyatukan sumber daya dengan mencocokkan keterampilan dengan tugas, dalam batasan struktural dan keuangan.

 Ada lima langkah dasar yang digunakan dalam pengorganisasian:

Setiap kegiatan dipecah menjadi unit tindakan yang spesifik. Setiap unit tindakan ini kemudian diberikan kepada sekelompok orang untuk dikelola, dan kewenangan didelegasikan kepada pemimpin kelompok untuk menjaga kinerja tugas.

 Staf dialokasikan ke setiap unit tindakan dan ditempatkan di posisi sesuai keterampilan mereka dengan tingkat otoritas yang jelas. Sumber daya yang memadai yang kemudian dialokasikan untuk setiap kegiatan. Beban kerja didistribusi secara merata untuk menghindari stres dan kelelahan.

Organising
Organisasi dalam penyelenggaraan makanan adalah Kelompok kegiatan serta tugas dan fungsi maisng masing unit kerja yang ada dalam organisasi itu serta hubungan kerja anatara masing masing unit kerja.

Organising
Kegiatan dalam penyelenggaraan makanan dapat dikelompokkan menjadi kelompok kegiatan:
Perencanaan menu dan pengadaan bahan makanan Pengolahan dan penyiapan makanan Distribusi dan penyajian makanan kepada konsumen. Penunjang seperti ketatausahaan, pemeliharaan kebersihan.

Organising
Pelayanan gizi di RS tercakup 4 aspek fungsional:
Aspek administrasi mencakup pengelolaan biaya dan material yang digunakan dalam penyelenggaraan makanan Aspek teraputik sesuai dengan fungsi makanan dalam proses penyembuhan penyakit

Organising
Aspek edukatif bertalian dengan penumbuhan perilaku makanan orang sakit selama di rawat atau setelah sembuh. Aspek pengembangan dan penelitian guna lebih menyempuranakan fungsi pelayanan makanan.

Organising
Struktur organisasi yang ada di RS berbeda dengan yang ada di organisasi komersial.

Directing
Directing adalah fungsi yang memulai kinerja tugas yang aktual dan memerlukan interaksi yang lebih besar

Instructing
Semua instruksi harus jelas ditulis dalam bahasa yang dimengerti oleh staf, kemudian secara verbal dikomunikasikan kepada mereka sehingga setiap pertanyaan yang timbul dari staf dapat diklarifikasi sebelum pekerjaan dimulai.

Instructing
Kemudian salinan instruksi tertulis dapat ditempatkan pada papan pemberitahuan dan pada titik-titik yang cocok di daerah dapur dan pelayanan untuk memperkuat instruksi yang dikomunikasikan dan dapat digunakan sebagai referensi.

Instructing
Instruksi harus memastikan bahwa setiap anggota mengerti bagaimana pekerjaannya sesuai ke dalam skema total pekerjaan yang harus dicapai pada akhir hari, minggu, bulan dan sebagainya.

Guiding
Directing melibatkan membimbing mereka dalam pekerjaan mereka dengan cara yang akan membantu mereka untuk mencapai standar kinerja yang diinginkan dan juga secara bertahap mengembangkan diri melalui pekerjaan mereka.

Supervising
Pengawasan melibatkan mengawasi pada apa yang terjadi pada produksi, layanan dan tingkat aktivitas yang terkait. Jelas kita harus menghindari berdiri terlalu dekat dengan karyawan atau benar-benar mengganggu pekerjaannya dengan melakukan itu.

Supervising
Ada banyak cara dimana pengawasan dapat dilaksanakan secara efektif:
Melihat pekerjaan dari sisi positif. Mencari hal-hal yang dilakukan 'benar' dan memberikan 'pujian. Dalam proses yang pengamatan dapat terlihat bagian mana yang memerlukan bimbingan dan koreksi yang mungkin diperlukan.

Supervising
Pengamatan secara reguler pada area aktifitas dan pusat kerja. Dapat dilakukan dengan cara mengucapkan salam dan bertanya bagaimana keadaan mereka. Pengamatan terhadap cara kerja dapat menghasilkan respon sebagai dasar penilaian metode yang dilakuakan.

Supervising
Mengawasi catatan produksi dan penjualan. Laporan biaya dan margin keuntungan dapat memberikan panduan yang baik untuk pengawasan. Daerah menunjukkan varians terhadap hasil yang diharapkan menunjukkan bahwa daerah tersebut butuh perhatian ekstra.

Teaching
Orang yang bertanggung jawab untuk memotivasi orang untuk mencapai tujuan, harus mampu menunjukkan metode kerja yang akan meredakan stres dalam produksi dan pelayanan.

Reviewing
Meninjau pengaruh setiap kegiatan terhadap kinerja individu dan kinerja total adalah pekerjaan dari setiap pengurus makanan. Ada sejumlah titik strategis dalam siklus produksi makanan yang menentukan kualitas makanan.

Coordinating
Selain mengarahkan individu untuk mencapai tujuan, kegiatan semua staf harus dikoordinasikan dengan baik sehingga usaha kelompok menjadi bermakna. Koordinasi adalah proses pengintegrasian tujuan dengan kegiatan dari berbagai unit organisasi dalam rangka mencapai tujuan secara efisien.

Coordinating
Koordinasi berarti menghindari semua masalah yang mungkin menghancurkan kesatuan tindakan baik melalui bekerja di lintas tujuan atau di tengah-tengah konflik interpersonal.

Coordinating

Controlling
Penyelenggaraan makanan terus-menerus dikelilingi oleh perubahan lingkungan yang terdiri dari membantu dan menghalangi. Dengan mengontrol hal yang menghambat dan memanfaatkan hal yang membantu, tujuan dapat dicapai.

Controlling

Controlling
Proses kontrol memiliki berbagai komponen:
Mengukur kinerja aktual Membandingkan hasil dengan standar yang diharapkan Penentuan daerah penyimpangan Menentukan alasan penyimpangan Mengambil tindakan korektif, sehingga tujuan dapat dicapai.

Controlling
Pengendalian biasanya dilakukan melalui perumusan anggaran seperti modal, pembelian, biaya, penjualan dan operasional anggaran. Selain itu pengawasan, perawatan berkala, pemeriksaan dan keamanan membantu menetapkan pengendalian operasi dan memastikan penggunaan sumber daya yang efisien.

Evaluating
Mengevaluasi adalah proses menentukan bagaimana orang menjalankan fungsi mereka,dengan memastikan dan membandingkan hasil aktual dengan yang diharapkan, selama periode waktu. Efisiensi dinilai dari proses meninjau atau mengevaluasi, yang merupakan ukuran seberapa jauh tujuan yang ditetapkan telah dicapai

Penilaian Staf
Kinerja staf, perlu dievaluasi dari waktu ke waktu untuk menentukan seberapa efisien potensi mereka. Penilaian tidak hanya melihat pekerjaan yang sembarangan dilakukan, tetapi juga membantu untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan atau bimbingan yang dibutuhkan oleh staf.

Penilaian Staf
Staf dapat dinilai dengan bantuan skala penilaian yang dirancang untuk menilai orang tersebut:
Pengetahuan dan pemahaman tentang karyanya kualitas kinerja dalam hal yang tidak memuaskan atau luar biasa kompatibilitas, ketergantungan, kesadaran tentang keamanan, kebersihan, dan lain-lain

Penilaian Staf
integritas, loyalitas dalam hal kerjasama dengan rekan kerja untuk membantu mencapai tujuan organisasi Status kesehatan. Selain itu, penting untuk mengevaluasi kualitas pribadi seperti karakter, kehandalan, kehadiran pikiran, inisiatif serta keterampilan sosial

Penilaian Staf
Evaluasi juga memberikan standar untuk penempatan staf dalam posisi yang lebih tinggi. Evaluasi staf dapat mengungkapkan tingkat pergantian staf, atau ketidakhadiran, bagian dari manajemen yang tidak dapat memotivasi mereka untuk kinerja yang efisien dan minat dalam pekerjaan mereka.

Penilaian Staf
Penilaian kondisi kerja dan prosedur meliputi evaluasi:
Dapur dan area layanan rencanakan untuk melihat apakah mereka membutuhkan mendesain ulang atau menata ulang untuk alur kerja yang lancar dan kenyamanan. Menentukan daerah yang membutuhkan mekanisasi untuk kecepatan kerja,efisiensi, kebersihan dan keselamatan

Penilaian Staf
Tingkat pencahayaan dan ventilasi yang diperlukan dalam kaitannya dengan pusat kerja tertentu. Struktur untuk pekerjaan pemeliharaan yang diperlukan Aspek ergonomis lingkungan kerja Metode melayani, mencuci dan membersihkan untuk memperkirakan jumlah kerusakan

Evaluasi Produksi Makanan

Sangat penting untuk melihat apakah produk sesuai dengan standar yang ditetapkan. Umumnya dilakukan dengan metode sensorik pada layanan makanan dengan membuat tim panelis yang terdiri dari orang-orang yang sangat sensitif terhadap perubahan kecil dalam rasa, aroma, bau dan warna makanan

 Metode obyektif menggunakan instrumen untuk mengukur kualitas seperti ketebalan, aliran, ringan kerenyahan, dan intensitas warna makanan tetapi ini terutama hanya digunakan untuk pengujian di laboratorium bersertifikat untuk standardisasi produk makanan di tingkat manufaktur di industri makanan, untuk bahan dan makanan yang dijual ke layanan makanan dalam bentuk kemasan

 Tapi institusi makanan biasanya tidak mendirikan laboratorium sendiri untuk evaluasi kimia atau mikrobiologi. Kualitas gizi makanan dapat dinilai melalui estimasi kimia dari isi berbagai nutrisi dalam makanan dan hidangan yang berbeda.

 Evaluasi Profitabilitas. Operasi pelayanan makanan Semua harus dievaluasi untuk kelangsungannya. Hal ini melibatkan estimasi penjualan, biaya dan laba. Jika biaya makanan terlalu tinggi dapat menunjukkan salah satu atau lebih dari berikut ini:

 Pencurian makanan dari stock Harga terlalu tinggi Metode memasak yang tidak sesuai, memberikan porsi tidak memadai Perencanaan menu yang tidak cocok untuk biaya. Pemborosan yang berlebihan dalam persiapan Fasilitas yang tidak memadai atau kurangnya supervisi pada point yg strategis pada siklus produksi

 Selain melihat profitabilitas dari sudut pandang biaya dan penjualan, penting untuk menentukan apakah kapasitas tempat duduk cukup. Aspek lain yang mencerminkan biaya tinggi adalah jumlah limbah piring. Perkiraan dapat dibuat dari angka-angka dari item menu yang sering ditolak oleh pelanggan.

 Pengamatan menu dari dekat dan penghapusan item yang tidak populer atau yang staf tidak terampil cukup untuk mempersiapkan dengan baik, meningkatkan kelayakan. Sisa makanan juga didapat hasil dari perubahan selera pelanggan, dan ini juga perlu diawasi.

 However, while the basic principles and functions can be learnt and taught, the art of managing situations comes only with experience. Besides, it is acquired to different extents by each individual, depending on his or her ability to imbibe confidence, develop presence of mind and trust in others. Also, developing the art of making decisions on behalf of other people and communicating effectively with them, using initiative and creativity as one goes along, requiressocial and creative skills, which come more easily to some than to others.