Excel Kézikönyv

Tblzatkezelsi kzikny
TBLZATKEZELSI KZIKNYV (folyamatos fejleszts alatt)
Szerz: Badinszky Pter Minden jog fenntartva
TARTALOMJEGYZK
Bevezet.................................................................................................................................................................. 4 LTALNOS TUDNIVALK ............................................................................................................................. 5 ltalnos szerkesztsi ajnlsok ......................................................................................................................... 5 Mozgs a tblzatban .......................................................................................................................................... 6 Kijells (selection) ............................................................................................................................................ 7 Tartomny, vagy ms nven kijellt cellk (range) ............................................................................................ 7 Trls (delete) ..................................................................................................................................................... 8 Msols, kivgs, beilleszts (copy, cut, paste) .................................................................................................. 8 Vdelem, lapvdelem (protection) ...................................................................................................................... 8 Automata kitlts (autofill) ................................................................................................................................. 9 Hivatkozs (reference) ...................................................................................................................................... 10 Cellahivatkozs ............................................................................................................................................. 10 Munkalap hivatkozs .................................................................................................................................... 10 Fjl hivatkozs .............................................................................................................................................. 10 Kpletrs, fggvnyek alkalmazsa ................................................................................................................. 11 Befagyaszts (abszolt hivatkozs, azaz hivatkozsok sor ill. oszlopkoordintinak rgztse; freeze) .......... 11 Formzs (form)................................................................................................................................................ 12 Formzs, msols, beilleszts celln belli karakterek esetn..................................................................... 12 Szm, tizedes helyirtk (number, decimal places)....................................................................................... 13 Vastag bet (flkvr), Dlt bet, alhzs (bold, italic, underline)............................................................. 13 Betszn......................................................................................................................................................... 13 Bethttr (cellahttr).................................................................................................................................. 14 Celln belli elhelyezkeds........................................................................................................................... 14 Szveg trdelse celln bell (wrap text)...................................................................................................... 14 Egyni formzsok........................................................................................................................................ 14 Csoportok kpzse (select group) ..................................................................................................................... 16 A LEGGYAKRABBAN HASZNLT KPLETEK, FGGVNYEK............................................................... 17 Cellk sszeadsa, SZUM fggvny (SUM) .................................................................................................... 17 SZUMHA() fggvny (SUMIF) ....................................................................................................................... 17 HA() fggvny (IF)........................................................................................................................................... 19 A HA fggvny gyakorlati alkalmazsa ....................................................................................................... 19 FKERES fggvny (VLOOKUP) ..................................................................................................................... 21 DTUMFGGVNYEK (v, h, nap, ht napja, hnap sorszma, eltelt napok szma) ................................ 22 HNAP(), MONTH() ................................................................................................................................... 23 DTUMRTK(), DATEVALUE()............................................................................................................ 24 DIAGRAMOK SZERKESZTSE........................................................................................................................ 25 Diagram szerkesztsnek a menete:.................................................................................................................. 25 Hasznos tancsok diagram ksztshez ........................................................................................................... 27 ltalnos szempontok ................................................................................................................................... 28 Oszlopdiagram .............................................................................................................................................. 31 Krdiagram ................................................................................................................................................... 34 Egyb alakzatdiagram tpusok ...................................................................................................................... 37 Pontdiagram (Jeney Lszl) .......................................................................................................................... 39 Vonaldiagram (grafikon) (Jeney Lszl) ...................................................................................................... 42 Hromszgdiagram (Jeney Lszl)............................................................................................................... 43 Tblzat szerkesztsnek, mdostsnak lehetsgei .......................................................................................... 47 FELADATMEGOLDSI TECHNIKA, GONDOLKOZSMD ...................................................................... 48 Az sszesen sor ................................................................................................................................................ 49 Az autoszr, autofilter..................................................................................................................................... 49 Rszsszegek (Subtotals) .................................................................................................................................. 50 Sorbarendezs (Sort) ......................................................................................................................................... 51 Sorozatgyrts................................................................................................................................................... 52 Piramis struktra ............................................................................................................................................... 53 Kdols ............................................................................................................................................................. 54 AZ EXCEL HATRAI ........................................................................................................................................ 55 ESETTANULMNYOK, FELADATMEGOLDSI SZEMLLETMD, ELLENRZS .............................. 57 FELADATMEGOLDSI SZEMLLETMD ................................................................................................ 57
-2-
Tblzatkezelsi kzikny temezs....................................................................................................................................................... 57 A munkaid s feladat lland dilemmja .................................................................................................... 57 Munkaszervezs ............................................................................................................................................ 57 ELLENRZS ..................................................................................................................................................... 59 res cella .......................................................................................................................................................... 59 sszeadsi problma......................................................................................................................................... 59 Tipikus tizedesrtk problma .......................................................................................................................... 60 Tipikus rejtett problma .................................................................................................................................... 61 ESETTANULMNYOK...................................................................................................................................... 62 BANK - HITELELEMZS............................................................................................................................... 62 BANK - GYFLNYILVNTARTS........................................................................................................... 62 TVKZLS - PROJEKT CONTROLLING.................................................................................................. 63 KERTSZETI CG: KERTPTS, RUDA, DSZNVNYKERTSZET............................................... 63 KLTSGVETS, RIPORTOK KSZTSE ................................................................................................ 64 Kltsgvets .................................................................................................................................................. 64 Heti jelentsek............................................................................................................................................... 65 NYILVNTARTSOK, LISTK ................................................................................................................... 65 gyfelek nyilvntartsa ................................................................................................................................ 65 Szmlanyilvntarts ...................................................................................................................................... 66 Kimutats (Pivot table) ..................................................................................................................................... 68
-3-
Bevezet
Kedves Olvas! n egy olyan kziknyvet tart a kezben, amely segtsget tud nyjtani nnek abban, hogy az Excel tblzatkezelt gyorsan s hatkonyan tudja hasznlni. A segdlet problma s felhasznl orientlt szemlletet kvn tadni, teht egyarnt fontosnak tartja a tblzat felhasznlhatsgnak s karbantartsnak szempontjait. A szerz tbbves mikro s nagyvllalati tapasztalataival jrult hozz a tartalom sznesebb ttelhez. A kziknyv kt f rszbl tevdik ssze. 1. Felhasznli segdlet 2. Esettanulmnyok, feladat megoldsi szemlletmd, ellenrzs A felhasznli segdlet elssorban a tblzatkezels technikit, egyszer pldkkal illusztrlva mutatja be. Az esettanulmnyok vals zleti problmkat, azok megoldsait veszi sorra, mg a feladat megoldsi szemlletmd rszben arrl olvashatunk, mi mdon tudjuk leghatkonyabban megoldani a feladatainkat.
-4-
LTALNOS TUDNIVALK
Az Excel tblzatkezelvel elssorban adatokat tartunk nyilvn, szmtsokat vgznk, diagramokat ksztnk s a legklnbzbb jelentseket, kimutatsokat is rvid id alatt elllthatjuk, zlsesen prezentlhatjuk. Az Excel alapjban vve nem adatbzis kezel rendszer, azaz nem kpes tbb szzezer rekorddal dolgozni, hatrai korltozottak e tekintetben. Ennek ellenre sokfle adatmanipulcira alkalmas, pl. autoszr, rszsszegek, szummzsok stb. beptett fggvnyei s funkcii segtsgvel. Szinte nincs olyan problma, melyet ne tudnnk modellezni s megoldani ezzel a tblzatkezelvel. Tlmenen az excel keretein, pl. egy krlevl elksztshez is j adatbzist tudunk kszteni, gy csak egyszer kell pl. gyfllistt krelnunk, amit azutn a szvegszerkesztvel megrt krlevl mint adatforrst fel tud hasznlni. Gyakorlatilag sok egyb felhasznlsa, tmogatsa van a tblzatkezelnknek, gy kzel tudunk kerlni ahhoz az idelis llapothoz, hogy csak egyszer kell, egy helyen, egyfle adatokat karbantartanunk ahhoz, hogy aztn ebbl a legklnbzbb clokra felhasznlhat informcikat lehessen aztn ellltani.
ltalnos szerkesztsi ajnlsok Taln meglepnek tnik, de az els lecke az, hogy megtanuljunk gyorsan mozogni a tblzatunkban. A mozgst egyszeren egrrel is megtehetjk, de nagy kiterjeds (pl. tbb tz oszlopos s akr tbb ezer soros) tblzat esetn mr igencsak nehezen tudnnk az egyes mveleteket vgrehajtani. Gondolok itt elssorban a kijellsekre, res cellk megtallsra (ahol kimaradt valami), automata kitltsekre stb. Azrt ajnlsoknak fogalmaztam a cmet, mert ezek az albbiakban rszletezett technikk nem kbevsett szablyok, ezektl mindenki beltsa szerint eltrhet, vagy ppen kvetheti azokat. Nagy ltalnossgban a kvetkez javasolt eljrsmdok vannak:
-5-
Nagy kijellseket, gyors tblzatban val elre-htra-balra-jobbra mozgsokhoz az erre val billentyket (gombokat) hasznljuk Kisebb kijellseknl, kisebb terletek esetben clszerbb az egrrel dolgozni. Az sszes gyakran hasznlatos cellamvelet, mint a Msols, kivgs, beilleszts mveleteit az egrrel, annak jobb gombjval lenyl kis menbl is kivlaszthatjuk. Ugyanezen mveleteket a fels mensorban lv ikonokra kattintva is kivlaszthatjuk, ha tetszik. Ez utbbi az elterjedt hasznlati md. Az egrrel vagy kurzormozgatkkal ill. PgUp, PgDw, Home, End billentykkel mozoghatunk a tblzatban s a mensorban (a mensor (Fjl, Szerkeszts stb.) van fent, a tblzat felett). Amikor formzunk akkor az egr bal gombjnak kattintsval, amikor kpletet szerkesztnk, az ENTER letsvel fejezzk be a mveletet (egy kijellt tartomnyon kvli kattints is megteszi). Kpletet szerkeszteni a tblzat feletti szerkesztsorban rdemes (F2 funkcibillenty lenyomsval), br ktszer a cellra kattintva is megtehetjk ugyanezt. Mindig ellenrizzk, helyes-e a kplet hivatkozsi TARTOMNYa. Ez a szerkesztsorban mindig megjelenik, ha a celln ll a kurzorunk. Mozgs a tblzatban Egrrel Ahova bal gombbal kattintasz, oda ugrik az egr is, ott pozcionlsz A kperny bal szln, fgglegesen van egy alul-fell le s felfel mutat kis hromszggel jellt sv. (grdtsv) Ugyanilyen sv van alul, vzszintesen is. Ha a kis hromszgre kattintasz bal egrgombbal, a kperny elkezd gurulni arra amerre a kis hromszg mutat (amire kattintasz) Kurzorvezrlkkel (nyilacskk) s PgUp, PgDw gombokkal Lass menetelst vgezhetsz, ha a nyilakkal mszol ide-oda. Ez egy kicsit gyorsabb, ha lapozol a PageUp, PageDown gombokkal. Villmgyors ugrst a CTRL s kurzorvezrlkkel tudsz elrni, amikor is a kurzor a legkzelebbi nem res cellig ugrik. Ha mg a SHIFT gombot is lenyomva tartod, akkor ugrik is s kis is jelli az ugrs tartomnyt is.
-6-
Ezzel a CTRL s kurzornyilakkal trtn ugrlssal az res cellkat is hamar felkutathatod. Kijells (selection) Egrrel A kijellsre sznt terlet bal fels sarkba kattintok az egrrel s lenyomva tartom a bal egrgombot (rgztem a pozcit) Hzom balra-jobbra-fel-le (a szndkom szerint) s kzben vgig lenyomva tartom a bal egrgombot. A kijellt terlet htteret kap, kivve a bal fels sarkot. Bal egrgomb Ezzel a kivlasztsnl, tartomnykijellsnl hasznljuk, folyamatosan lenyomva tartva tudunk tbb cellt is kijellni vele. Jobb egrgomb Lenylik egy men, melyben a legfontosabb parancsok szerepelnek: msols, kivgs, formzs stb. Ha ezt a kis ment hasznljuk, akkor mindig a tartomnyon bell kell az egr mutatjnak lenni, akkor lesz rvnyes a parancsunk a kijellt cellkra vonatkozan. Gombokkal (SHIFT+kurzorvezrl vagy PageUp, PageDown gombok) Rmegyek a kurzorvezrl billentyvel a kijellt cellra, vagy kijellend terlet bal fels vagy valamelyik sarkba. Lenyomom a SHIFT-et (CTRL gomb felett van) s lenyomva tartom, amg a kurzorvezrl gombokkal ide-oda lpegetve a teljes terletet kijellm. Nagy tartomny kijellse esetn a PageUp ill. PageDown (kurzorvezrl felett) gombokat a kurzorvezrl nyilak helyett hasznlni. Tartomny, vagy ms nven kijellt cellk (range) Ez olyan cellkat jelent, amiket kijellk valamilyen clbl. Pl. msolni akarom, sszeadni, trlni. A tartomny kijellskor inverz (fekete) httrrel jelenik meg. Tartomny egy kpletben megadott cellk sszessge is, amelyre a kplet vonatkozik (pl. FKERES, SZUM). A tartomny els koordintjt a bal fels, msodikat pedig a jobb als koordinta jelli, kzttk kettspont van: pl. A1:C45.
-7-
Trls (delete) Alapllsban a DEL gombot hasznld, ez a formzs kivtelvel trli az adatokat, kpleteket a cell(k)bl. A formzs trlsre (pl. abban a cellban korbban egy dtum volt, vagy specilis tizedes bellts) legegyszerbb az, ha egy res, rintetlen cellt rmsolsz arra a cellra, aminek formzst akarod trlni. Msols, kivgs, beilleszts (copy, cut, paste) Msolni igen egyszer: kijelljk a tartomnyt (cellkat), ezutn a mensor alatti sorbl kivlasztjuk a msols ikont, rkattintunk, majd odamegynk, ahova akarjuk msolni a cellkat, annak bal fels sarkban kattintunk egyszer s letjk az ENTERT, vagy a beilleszts ikonra kattintunk egrrel. Ha csak lehet, kerljk a kivgs parancsot, lehetsg szerint a msols majd trls parancsok egyms utni hasznlatval vltsuk ki. Sok n. cellahivatkozs keveredst kerlhetnk ki ezzel. Vdelem, lapvdelem (protection) A vdelmi formk kzl a lapvdelmet emeljk ki. Elfordulhat olyan helyzet, amikor egy tblzatot gy kell elksztennk, hogy abban msok fognak dolgozni s nem akarjuk, hogy letrljenek, vagy talaktsanak kpleteket, formtumokat stb. Ebben az esetben le kell vdennk a mdosts ellen a cellnkat (tartomnyunkat). Ezzel az eljrssal bizonyos cellk, vagy esetleg tartomnyok vdve lesznek egy esetleges trls vagy illetktelen mdosts ellen. Ezt a a kvetkezkppen rhetjk el. 1. Jelljk ki azt a cellt vagy tartomnyt, amiben megengedjk, hogy berjanak, mdostsanak adatokat 2. Kattintsunk a Formtum-Cellk-Vdelem menpontokra s itt kt kis kocka jelenik meg: Zrolt s Rejtett. Egyikbe sem lehet pipa, ha van, kattintsuk ki a pipt. 3. Kattintsunk az Eszkzk-Vdelem-Lapvdelem menpontokra. Itt hrom kis ngyzet ugrik el, benne pipkkal: Formzs, Objektumok, Esetek. Mind a hrom legyen bepiplva s adjunk meg egy jelszt. A jelsz megadsa utn mr csak az tudja feloldani ezt a lapvdelmet, aki ismeri a jelszt, ezrt nagyon vigyzzunk r s
-8-
ne felejtsk el, mit is adtunk meg. Inkbb rjuk fel valami eldugott helyre a jelsznkat, mert nehz helyzetbe kerlhetnk, ha elfelejtennk. Ezzel be is kapcsoltuk a lapvdelmet, amivel elrtk azt, hogy csak azokat a cellkat lehet mdostani (pl. adatokat berni), amelyeket elzetesen feloldottunk a Zrols s elrejts all. Ha mgis elfelejtennk a jelsznkat, gy tudjuk menteni ami menthet, hogy tmsoljuk az egsz tblzatot egy msik fjlba, vagy egy res munkalapra, gy mind a kpletek, mind a formtumok, mind pedig az adatok is megmaradnak. Automata kitlts (autofill) Az automatikus kitlts azt jelenti, hogy egy logika alapjn bizonyos kitltseket vagy msolsokat az excel maga beptett funkcija szerint elvgez. rjunk a B1 cellba egy 1-est, a B2 cellba egy 2-est. Lpsek: 1. 2. Jelljk ki az B1:B2 cellkat s vigyk az egrmutatt a tartomny jobb als sarkban lv kis fekete ngyzetre. Ekkor az egrmutat fekete keresztre vltozik. Nyomjuk le a bal egrgombot, tartsuk lenyomva s hzzuk le az egeret mondjuk 10-20 sorral lejjebb, majd engedjk fel a gombot. Ezzel elrtk azt, hogy egy folyamatos sorszmozs trtnik 1,2,3,4 stb. az egr lehzsa nyomn. Vegynk egy msik pldt. Tegyk fel, hogy van egy nvsorunk s be szeretnnk sorszmozni. rjunk a B1 cellba egy 1-est, a B2 cellba egy 2-est. Ekkor gy nz ki a tblzat. Ezutn kijelljk a B1:B2 tartomnyt, ktszer kattintunk a jobb als kis fekete ngyzetre s 1tl 5-ig besorszmozza a neveket. Azaz, hogyan is gondolkozott az excel? Megnzte, hogy a kijellt B1:B2 cellkban lv rtkek kztt mekkora a klnbsg. Ezutn ezzel a differencival alkotott automatikusan sorozatot, azaz 1-gyel mindig nvelte a soron kvetkez rtket. Ha teht pl. 1 s 3 lenne B1 s B2 cellkban, akkor kettesvel ntt volna a sorozatunk. Plda:
A 1 2 1 Kovcs Tivadar B C 1 2 1 Kovcs Tivadar A B C
-9-
Tblzatkezelsi kzikny 3 4 5 2 Jsz Emese Karaba Csaba Kenz Istvn 3 4 5 2 4 5 Jsz Emese Karaba Csaba Kenz Istvn
Vannak specilis sorozatkpz esetek is. Ha pl. Janur szerepel a cellban, vagy Htf, teht egy hnap, vagy egy nap neve (vagy rvidtett neve: Jan vagy Sz), akkor pusztn azzal, hogy a cellra kattintunk s lenyomva tartva a bal egrgombot lehzzuk a sorozatot, akkor egyms utn lv hnap s nap neveivel tlti ki a cellkat az excel. Hivatkozs (reference) Cellahivatkozs Ez egy cella koordintja (pl. B12, a B oszlop 12. Sorban lv cella), amelyre egy msik cellban hivatkozhatunk. Pl. a C3 cellba berjuk: =B12, ez azt jelenti, hogy a C3 cellban megjelenik a B12-es cella tartalma (pl. egy szm, vagy szveg, de nem kplet!). Munkalap hivatkozs Ha egy msik munkalap adataira hivatkozva akarunk valamit - pl. jelenleg az sszest nev munkalapon dolgozunk s ppen a C10-es cellba runk egy kpletet -, tenni, akkor gy nz ki egy munkalap hivatkozs: =SZUM(feladat!$A$2:$A$100). Ezek szerint az sszest nev munkalapunkon a C10-es cellnkban megjelenik a feladat nev munkalap A2 s A100 tartomnyban lv szmoszlopnak sszestse. Fjl hivatkozs Hasonlkppen a munkalap hivatkozshoz, egy msik fjlban lv cellra is hivatkozhatunk, annak tartalmt beolvashatjuk az ppen hasznlatunkban lv excel fjlba. Rviden frissthetjk excel fjlunk adatait egy msik excel fjl adataival. Ebben az esetben megkrdezi az excel, hogy frisstse-e az adatokat. Ha igent kattintunk, mris a friss adatokkal feltltdik a hasznlatunkban lv fjl anlkl, hogy a kls excel fjlt megnyitottuk volna.
- 10 -
Kpletrs, fggvnyek alkalmazsa A kpletrst mindig az = jellel kezdjk s ENTER letsvel fejezzk be. A kpletet mindig egy cellba rjuk be. A kpletet tartalmaz cella NE ESSEN a kplet tartomnyba. Ha a cella els jele az ' jel, akkor az excel tudja: itt bett vr, s nem szm fog kvetkezni. Vagyis nem lehet vele szmolni. (ez akkor rdekes, ha kifejezetten NEM SZM vltozt akarunk rni s mg vletlenl se nzze szmnak a gp.) Ha a cellnak nincs els jele, akkor brmit befogad az excel, szmot is. Plda egy kpletre: =A1+B3-C9*(A1+B5)^2+A12/3 A kpletben minden alapmvelet szerepel. A + jel sszeadst, a - jel kivonst, a / jel osztst, a * jel pedig szorzst jelent. . A ^ jel a hatvnyozs jele, ez esetben ngyzetre emelsrl van sz. Az excel pontosan ismeri a mveletek kztti rangsort, teht tudja, hogy pl. a szorzs elbbre val, mint az sszeads. Vegynk egy egyszerbb kpletet: =C3+K6, ez a kplet a C3-as s a K6-os cellban lv szmokat sszeadja. Egy kpletben az aritmetikai alapmveleteken kvl fggvny is lehet. A legtbbet hasznlt ilyen fggvny a SZUM() fggvny. A SZUM(D5:D100) sszeadja a D oszlopban az 5-ik sortl a 100-ik sorig a szmokat. Ha a kpletet a D5 s D100 cellk tartomnyban lv cellba (pl. D6) rtuk be, akkor krkrs hivatkozs hibazenetet fogunk kapni. Vagyis: jra, meg jra a vgtelensgig tart ciklusba zavarjuk a gpet, mert az sszeg is az sszeadandakhoz kerlt. Ez nem j, trljk ki a kpletet a cellbl s a D5:D100 tartomnyon KVLI cellba rjuk a kpletet (pl. D3). Befagyaszts (abszolt hivatkozs, azaz hivatkozsok sor ill. oszlopkoordintinak rgztse; freeze) A sor ill oszlopkoordintk rgztse akkor szksges, amikor egy kpletet msolok s nem akarom, hogy egy cellahivatkozs koordinti (alaprtelmezs szerint) megvltozzanak. Ez a vltozs sorban balra-jobbra msols v. mozgats esetn a cellahivatkozsok sorkoordintit oszlopban mozgs esetn az oszlopkoordintit vltoztatja meg.
- 11 -
Pl. a C3 cellban lv =B2+B3 kpletet bemsolom a D4-es cellba, akkor a kplet =C3+C4re vltozik. A befagyaszts gy trtnik, hogy a befagyasztani kvnt cellahivatkozs sor ill. oszlopkoordintja el $ jelet tesznk (pl. $A$2). Ezt a $ jelet AltGr+ betvel, vagy az F4 funkcibillenty lenyomsval rhatjuk be. Ebben az esetben kattintsunk a hivatkozs els koordintja el (jelen esetben az A2 hivatkozs esetn az A bet el s nyomjuk meg az F4 funkcibillentyt. Ekkor mindkt (oszlop s sor) koordinta el kerl egy $ jel. Ha mg egyms utn tbbszr is megnyomjuk az F4 billentyt, akkor a $ jel vndorol az egyes koordintk kztt, majd eltnik, jra eljn stb. gy lehet gyorsan belltani, mit is akarunk befagyasztani. Formzs (form) Formzni tudjuk a bet vastagsgt, mrett, sznt, httrsznt, tpust. Tudjuk a szm vagy dtum megjelensi formjt (pl. tizedeshelyek, hnap, nap, v megjelents stb. Tudjuk a celln belli szveg elhelyezkedst formzni ill. annak trdelst is. A formzs menete: 1. Rmegynk a cellra ill. kijelljk a cellkat. 2. A formzand celln v. tartomnyon bellre vigyk az egr mutatnyilt, s kattintsunk a jobboldali egrgombra. 3. Vlasszuk a Cellaformzst. 4. Hat fl jelenik meg fell: Szm, Igazts, Bettpus stb. Formzs, msols, beilleszts celln belli karakterek esetn Az excelnek egy igen j tmogatsa a celln belli kplet, szveg, szm stb. szerkesztse. Pl. van egy hossz kplet, melynek egy rszt szeretnnk egy msik cellban szerkesztend kpletbe beilleszteni. Vagy als ill. fels indexelst tehetnnk, azaz pl. ra-perc vagy kmiai kpletekrl van sz. A celln belli szerkeszts igen egyszer: 1. Rmegynk a szerkesztend cellra, F2-vel belpnk annak a szerkesztsbe.
- 12 -
2. Kijelljk egrrel vagy kurzorral a szerkesztend (msoland, indexelend stb.) karaktereket. 3. Ezutn jobboldali egrgombbal, vagy a mensorbl kivlasztva. Elvgezzk a szksges mveleteket (formzsok, msolsok, beillesztsek stb.) Szm, tizedes helyirtk (number, decimal places) Itt formzhatjuk meg a szmok megjelenst. Ha pl. szeretnnk az ezres helyeket elklnteni s 0 tizedes jegyet: 1. Bal oldalon a grdl menbl a Szmra kattintsunk bal egrgombbal 2. Az ezres csoportostst pipljuk ki. 3. A tizedes helyeket (2 van alaprtelmezsben belltva) rjuk t 0-ra. Vastag bet (flkvr), Dlt bet, alhzs (bold, italic, underline) 1. Rmegynk a cellra ill. kijelljk a cellkat. 2. Felmegynk a kpernyn a tbla feletti sorban egy nagy F betre s rkattintunk. 3. A cellban lv bet vagy szm megvastagodik (Flkvr lesz). 4. Az F bet mellett van egy dlt D bet, erre kattintva bedl a cella tartalma. 5. Ha az alhzott A-ra kattintunk, akkor alhzzuk a bett. Ha a formzsokat meg akarjuk szntetni, csak mg egyszer r kell kattintani a F, D, vagy Ara, s kikapcsoldik a formzs. Betszn 1. Rmegynk a cellra ill. kijelljk a cellkat. 2. Jobboldalon fell kell egy nagy A bett keresnnk, ami alatt egy j vastag alhzs van. 3. Az A bet mellett van egy kis hromszg (legrdl men kapcsolja), kattintsunk r. 4. Ezutn egy sznpaletta nylik meg, amibl a sznre kattintva vlaszthatjuk ki a cella tartalmnak sznt.
- 13 -
Bethttr (cellahttr) 1. Rmegynk a cellra ill. kijelljk a cellkat. 2. Jobboldalon fell kell egy jobbra dl kancst keresnnk , ami alatt egy j vastag alhzs van. 3. A formzs hasonl a bet sznhez. Celln belli elhelyezkeds Lehet balra, kzpre, vagy jobbra szveget elhelyezni. 1. Rmegynk a cellra ill. kijelljk a cellkat. 2. A flkvr, dlt stb. kis ikonok mellett jobbra kell lennik a balra, kzpre stb. rendezett vzszintes fekete vonalkknak. 3. Ezek valamelyikre kattintva bal egrgombbal vlaszthatjuk ki a cella tartalmnak igaztst. Szveg trdelse celln bell (wrap text) Hossz szveg esetn clszer azt egy celln bell betrdelni, azaz tbb sorban megjelenteni (magasabb lesz a cella). 1. Rmegynk a cellra ill. kijelljk a cellkat. 2. Jobb egrgomb, Cella Formzsa 3. Igazts 4. Sortrssel tbb sorba kipiplsa 5. Szveg igaztsa vzszintesen, Kzpre belltani a legrdl menbl (leggyakoribb eset) Egyni formzsok Elfordulhat olyan, amikor azt szeretnnk, hogy pl. a cellban lv rtket figyelje a gpnk, s ha valamilyen hatrt tllp vagy pl. negatv szm lesz, akkor figyelmeztessen bennnket: Negatv szm!, vagy ehhez hasonl zenettel. A kvetkez kis tblzat mutatja be, mirl is van sz:
- 14 -
5 555 Nulla0 Negatv! -8 Ahhoz, hogy ilyen vizsgl felttelt formzzunk a cellba, ehhez a formtumkdot kell megfelelen belltanunk, amihez tudnunk kell a kvetkezket: A cellnkban hromfle rtk szerepelhet: pozitv, negatv, nulla. Ennek megfelelen a formtumkd is hrom rszre oszlik, az egyes rszeket pontosvessz vlasztja el egymstl. Az els rsz a pozitv rtkre vonatkozik, teht, ha pozitv rtk van a cellban, akkor az itt belltottak vonatkoznak r: [Kk]# ##0;[Piros]"Negatv! "-# ##0;"Nulla"0 A vastagon szedett formzsi parancssor a pozitv szmokra vonatkozik. Jelen esetben az rtk kk szn lesz s ezres helyirtkeket is figyelembe veszi (pl. a tzezer gy jelenik meg:10 000). A # jel a szmjegyeket jelli, a # ## az ezres helyirtk jellst, a 0 pedig a tizedes jegyeket, azaz ebben az esetben nincs tizedes rtk. Ha szeretnnk tizedes rtket is megjelentetni a cellban, akkor ide nem 0, hanem pl. 0,0 kerlhet, vagy annyi nullt rhatunk a vessz utn, amennyi tizedest meg akarunk jelentetni. A negatv formtumkd rsz (kivastagtva) a kvetkez: [Kk]# ##0;[Piros]"Negatv! "-# ##0;"Nulla"0 Ez a bellts azt eredmnyezi, hogy ha negatv szm szerepel a cellban, akkor a cellban piros sznnel megjelenik egy zenet: Negatv! Fontos, hogy az eljel megjelenst is engedjk meg, ezrt kell a jelet a # el betennnk. A nulla formtumkdja (vastagtva): [Kk]# ##0;[Piros]"Negatv! "-# ##0;"Nulla"0 Csak az rdekessg kedvrt kerlt ide be a Nulla felirat, egybknt szksgtelen, hiszen az rtk magrt beszl. Ebben az esetben sem engedtk meg a tizedes jegyek hasznlatt.
- 15 -
Csoportok kpzse (select group) Ha egy sorra vagy oszlopra nem vagyunk kvncsiak, illetve zavarja a munknkat ill. nyomtatsbl kihagynnk, gy azokat el is rejthetjk. Ebben az esetben azonban fennll annak a veszlye, hogy ksbbiekben megfeledkeznk errl s pnikba esnk, mikor legkzelebb kinyitva fjlunkat megdbbenve ltjuk, hogy eltntek adatok. Humorosnak tnik, de sokszor hossz percek telnek el addig, mg rjvnk, nincs semmi gond, csak elrejtettk azt, amit keresnk. Rszben ezrt, rszben az adatok esetleges elvesztse miatt javasolt a Csoportok kpzse, ami az Adatok, Tagols s rszletek, Csoportba foglals menponttal rhet el. Ebben az esetben a kijellt oszlopok vagy sorok csoportba kerlnek, amit a tblzat feletti rsz bal sarkban egy kis kockban megjelen 1-es s 2-es, csoporttl fggen 3 v. 4-es szm jelez. Mivel van visszajelzs a kpernyrl is, hogy valami nem ltszik, noha van, mr eggyel elbbre vagyunk. Ezen fell, ha rkattintunk a 2-es, vagy 3-as stb. gombokra, az elrejts kinylik, lthatv vlik (vlnak) az adott oszlop(ok), vagy sor(ok). Ennek megszntetse a Adatok, Tagols s rszletek, Csoportbonts menponttal trtnik. Ez mikor j neknk? Akkor, ha pl. oszlopokban vannak sszestsek (sszest oszlopokat ksztnk), s szeretnnk egy oldalon ltni az sszes sszest oszlopot, amikbl pedig az sszestseket kpeztk, azokat az oszlopokat nem akarjuk ltni. Ebben az esetben csoportba foglaljuk a ltni nem kvnt oszlopokat, rkattintunk a bal fels kocka 1-esre s ksz is vagyunk. Az albbi tblzatban a plda szerint ezt gy vgezhetjk el, hogy a B,C,D s az F,G,H oszlopokat foglaljuk kln-kln csoportokba. Ha jl csinltunk mindent, akkor az A s E oszlopok maradnak lthatak az 1-es kis szrke kockra kattints utn (bal fels sarok).
A sszesen Beruhzs Marketing Pnzgy Ingatlan B Janur C Februr D E F prilis G Mjus H Jnius
Mrcius sszesen
- 16 -
A LEGGYAKRABBAN HASZNLT KPLETEK, FGGVNYEK

Cellk sszeadsa, SZUM fggvny (SUM) Szum() fggvny (a fenti mensorban van is gombja, egy grg szumma betjel jelzi. 1. Kijelljk azt a cellt (rmegynk egrrel), amelyikbe az sszeget ltni akarjuk. Ide kerl be a kplet, amit most szerkesztnk. 2. Rkattintunk a szumma jelre. Ha a cella feletti rsz nem res s szmokat tartalmaz, rgtn egy szaggatott kijells jelenik meg. 3. Ne ijedjnk meg, hanem szp nyugodtan a tanult kijells szerint jelljk ki azokat a cellkat, amit ssze akarunk adni. (Ha az elugr szaggatott animlt (krben szaggatott vonalak menetelst mvszileg prezentl) kijells ppen az amit szeretnnk, akkor ssnk egy ENTERt.) SZUMHA() fggvny (SUMIF) Plda: Egy szmlkat tartalmaz tblzatban ssze akarjuk adni egy szllt sszes nett szmlasszegt. 1. Kijelljk azt a cellt (rmegynk egrrel), amelyikbe az sszeget ltni akarjuk. 2. A fels mensorban van egy Fx (matekrrl korbban ismert efiksz rm) jelleg ikon (ltalban a szumma jel mellett). 3. Elugrik egy ablak, amiben jobboldalon a leggyakrabban hasznltak kztt van a SZUMHA. Kattintsunk r. 4. Tartomny, szerepelnek. Kritrium: ami, ha egyezik, sszeadja az sszegtartomnyban lv rtket. sszeg tartomny: a szmlatblzat azon oszlopban kijellt tartomny, ahol a nett sszegek szerepelnek. Plda Kritrium, sszegtartomny adatokat kell megadnunk. Tartomny: a szmlatblzat azon oszlopban kijellt tartomny, ahol a cgnevek
- 17 -
Szeretnnk cgek szerint csoportostva sszesteni az tutalsok sszegeit: 1. lps

A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Nv Lovas Kft. Br Bt. Br Bt. Lovas Kft. Smafu Rt. Buli Kft. Buli Kft. Smafu Rt. B tutals 12 566 22 300 2 500 25 784 25 600 100 000 15 440 000 1 447 000 150 000 200 000 3 000 000 C Dtum 05.jan 06.jan 09.jan 02.jan 04.jan 11.jan 02.febr 07.febr 11.febr 15.febr 14.febr 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
2. lps
A Nv Br Bt. Buli Kft. Lovas Kft. Smafu Rt. Ulibuli Kft. B tutals =SZUMHA($A$2:$A$12;A2;$B$2:$B$12) =SZUMHA($A$2:$A$12;A3;$B$2:$B$12) =SZUMHA($A$2:$A$12;A4;$B$2:$B$12) =SZUMHA($A$2:$A$12;A5;$B$2:$B$12) =SZUMHA($A$2:$A$12;A6;$B$2:$B$12)
10 Lovas Kft. 11 Br Bt. 12 Br Bt. 13
Miutn a 2. lpsben brtuk a kpleteket (fggvnyeket), a cg nevei mellett megjelennek az tutalsok sszestett adatai. (Pl. a Br Bt. esetben 3 224 800.) Egy msik pldval lve: =SZUMHA($C$3:$C$100;A1;$E$3:$E$100) jelenti a C3:C100 cgnv tartomnyban, az A1 cellban lv cgnv esetn adja ssze az E3:E100 tartomny nett sszegeit. FONTOS!: Mindig be kell a tartomnyokat ell-htul fagyasztani! ($ jelekkel) Nha a kritriumcellt is (fenti pldnkban ez ppen az A1), attl fgg, mit akarunk elrni. A SZUMHA fggvnyt gy is prbltam hasznlni, hogy az adatokat tartalmaz tblzat msik excel fjlban volt. Ez sajnos nem jtt be, mert meg kellett nyitnom azt a fjl-t is, amiben a tbla van s nagyon lelassult a keress. Ha mgis ilyen megoldst is kellene alkalmazni, jn a fatengelyes: elbb simn egyenlv teszem a fjlom egyik munkalapjn lv cellkat a msik fjl tblzatot tartalmaz munkalapjn lv cellkkal s ksz. Ezutn, ezen a kikt jelleg munkalapon mr rszabadthatom a SZUMHA fggvnyt a tblzatra, melynek rtkei minden megnyitskor frisslnek a msik excel fjl megfelel adataival.
- 18 -
HA() fggvny (IF) Megvizsglja, hogy teljesl-e egy felttel, vagy nem s eszerint ktfle mdon zen neknk vissza. Pl. =HA(B2<>A19;Nem egyenl;Egyenl) ugyanez mskppen =HA(B2=A19;Egyenl;Nem egyenl) A HA fggvny teht hrom rszbl (paramterbl) ll: 1. paramter: a vizsglat al kerl felttelek, melyeket megvizsgl a fggvny, hogy teljeslnek-e 2. paramter: ha teljesl a felttel, teht igaz, akkor ide kerl be az az utasts, hogy mit vgezzen el a gp. Pl. rja ki, hogy igaz, ekkor: Igaz, vagy pedig vgezzen el egy mveletet, pl.: =C12*B28+2. 3. paramter: ha nem teljesl a felttel, akkor az ide rt utastst hajtja vgre a gp. Egy jabb plda: ha a C5 cellnak a tartalma kisebb mint tz, akkor rja ki: "Figyelem", ellenkez esetben ne csinljon semmit. Pl: =HA(C5>10;"Figyelem";"") A paramtereket egymstl ; (azaz pontosvessz) vlasztja el. A HA fggvny gyakorlati alkalmazsa A HA fggvny pl. akkor kell, ha egy oszlopban keresem az egyforma rtkeket, Pl. vros neve. Ebben az esetben a kvetkez az eljrs: A: sorba rendezem az A5:A12 tartomny elemeit B: a kvetkez kpletet rom az A5:A12 tartomnyban lv rtkek mell a B5 cellba: =HA(A2<>A3;1;0) Ezutn lemsolom a B5 cellba rt kpletet a B12-dik cellig. Mi
- 19 -
trtnik: ha az A5:A12 tartomnyban van kt egyforma, akkor 0 az eredmny, de mihelyst pl. az A2 cella tartalma nem egyenl az A3 cella tartalmval, r egy 1-est a fggvny. Miutn megvagyunk, csak rtket msolva a C oszlopba tmsoljuk a B oszlop adta 0 s 1 rtkeket. Ezutn visszamsoljuk a B oszlopba a C oszlop rtkeit, letrlve gy a =HA fggvnnyel rt kpleteinket. Ezutn kijelljk az A5:B10 tartomnyt s sorba rendezzk a B oszlop szerint. Ebben az esetben egyms al kerlnek a klnbz (esetnkben: vrosok nevt tartalmaz) cellk, teht ksz van az a lista, mely az sszes vrost tartalmazza, ismtlsek nlkl. Plda: B. pontbeli lpsek: 1 lps.
A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Aba Abajsznt Budapest Budapest Budapest Cegld Izsk Izsk =HA(A2<>A3;1;0) =HA(A3<>A4;1;0) =HA(A4<>A5;1;0) =HA(A5<>A6;1;0) =HA(A6<>A7;1;0) =HA(A7<>A8;1;0) =HA(A8<>A9;1;0) =HA(A9<>A10;1;0) =HA(A10<>A11;1;0) =HA(A11<>A12;1;0) =HA(A12<>A13;1;0) 1 1 0 0 1 1 0 0 1 1 1 B B oszlop rtkei
10 Izsk 11 Kecskemt 12 Mr 13
2. lps
A 1 2 3 4 5 6 Aba Abajsznt Budapest Budapest Budapest 1 1 0 0 1 B 1 2 3 4 5 6
3. Lps
A Budapest Budapest Izsk Izsk Aba B
4. lps
A 1 0 0 0 0 1 2 3 4 5 6 Aba B
- 20 -
Tblzatkezelsi kzikny 7 8 9 Cegld Izsk Izsk 1 0 0 1 1 1 7 8 9 10 11 12 13 Abajsznt Budapest Cegld Izsk Kecskemt Mr 1 1 1 1 1 1 7 8 9 10 11 12 13 Abajsznt Budapest Cegld Izsk Kecskemt Mr
10 Izsk 11 Kecskemt 12 Mr 13
A 4. lpsben az sszes feleslegess vlt adatot, cellt trljk. Ugyanezen hatst, vagy megoldst adja az AZONOS() fggvny hasznlata is. Ebben az esetben ugyanaz az eljrs, mint a HA fggvny esetben, itt azonban nem 1-esek s 0-k lesznek a vizsglat eredmnyei, hanem IGAZ s HAMIS rtkek. Itt is termszetesen a harmadik lpsben ABC sorrendbe raks trtnik az IGAZ s HAMIS rtkekre, ahol is az IGAZ rtkek egy csoportba kerlnek, s ezeket kell majd a 4.lpsben trlni. FKERES fggvny (VLOOKUP) Keressi rtk: az a cella, amelyikben szerepl rtk (szm vagy szveg) keressre indul a kplet a TBLA ELS oszlopban. Tbla: az a tartomny, amelyik els sorban megtallta a keressi rtket a kplet Oszlopszm: annak az oszlopnak a szma, amelyikben lv adatot jelentse meg a kplet Tartomnyban keres: mindig HAMIS legyen belltva Pl. =FKERES(F1;$D$3:$F$100;3;HAMIS) A kplet az F1 cellban lv rtket elkezdi keresni a D3:F100 tartomny els oszlopban (Tbla) s ha megtallta, akkor amelyik sorban van a keresett s megtallt rtk, abban a sorban a 2. oszlopban lv rtket rja ki a kplet. A HAMIS azrt kell, mert ha pl. a D3:F100 tartomny els oszlopa (amiben keres a gp) nem szmsorrendben tartalmazza pl. az irnytszmokat, akkor a keresett (F1 cellban lv) rtkhez legkzelebbi rtkkel tr vissza a keress utn a gp, ami hibs adat lehet. Mikor kell neknk az FKERES fggvny? Pl, van egy szakirny kd s tudni szeretnnk, hogy abban a tblzatban, ahol a tanulk nevei mellett kln oszlopban szerepelnek a szakirny kdok, milyen szakirnyt is fed a kd, ebben az esetben kikerestethetjk kd
- 21 -
alapjn a szakirnyt s a gp be is teszi az FKERES fggvnynek megfelelen a teljes szakirny nevet a kd mell. Plda Ebben a tartomnyban vannak a kdok s teljes nevek egytt. Ez lehet ugyanazon a munkalapon is, de lehet ms munkalapon is ugyanazon fjlban.
A 1 2 3 4 5 ag201 ag202 ag204 Agrrtrtnet Agrr- s regionlis gazdasgtani alapismeretek Birtokviszonyok s gazdlkods a XIX-XX. szzadban B C
Az albbi tartomnyban szeretnnk azt elrni, hogy ha berjuk a tantrgy kdjt, rgtn a mellette lv cellban jelenjen meg a tantrgy teljes neve. Az A9-es cellba berjuk a tantrgy kdjt, illetve a kvetkez (A10, A11) cellba is rhatunk kdokat. A B9-es cellba a kvetkez kpletet rjuk: =FKERES(A9;$B$2:$C$4;2;HAMIS). Ezutn ezt a kpletet lemsoljuk B11 cellig. Ezutn B9-tl a B11-es cellig megjelennek a teljes nevek.
A 8 9 ag201 =FKERES(A9;$B$2:$C$4;2;HAMIS) =FKERES(A10;$B$2:$C$4;2;HAMIS) =FKERES(A11;$B$2:$C$4;2;HAMIS) 10 ag202 11 ag204 12 B
DTUMFGGVNYEK (v, h, nap, ht napja, hnap sorszma, eltelt napok szma) Fontos tudnival: ha egy cellba egyszer bevittnk egy dtumot, pl: 2002-04-8 billentyk letsvel, akkor azt a cellt ettl kezdve az excel dtumcellnak kezeli, mg pl. egy teljesen res cellval fell nem rjuk (msoljuk). Csak ebben az esetben trldik a dtumrtelmezs abban a cellban. Ez bosszant is lehet, ha nem tudjuk megszntetni, mert pl. berunk egy dtumot, majd meggondoljuk magunkat, hogy inkbb egy szmot rnnk abba a cellba. Legyen mondjuk ez a szm: 15689. Ebben az esetben a mi kis excelnk nagyon okosan
- 22 -
kiszmolgatja, hogy ez a 15689 milyen dtumnak felel meg s mris 1942. Dec. 14. dtum formv t is alaktja. (Az excel a napokat 1900. janur 1-tl szmolja, ezrt a dtumrtk nem ms, mint az azta eltelt napok szma.) Pedig nem ezt akartuk! Teht, gyeljnk, s ha mgis vltoztatunk, a legegyszerbb egy res, mg nem formzott cellt rmsolni a bettumozdott cellnkra rmsolni, gy szntetve meg a kellemetlensget. HNAP(), MONTH() A fggvny a bert dtumhoz tartoz hnap sorszmt adja eredmnyl: janur:1, december:12. Ha pl. az A5 cellban van egy dtumunk, pl: 2002.02.16, akkor a B5-s cellba rt =HNAP(A5) fggvny eredmnyl 2-t ad. Teht, a B5-s cellban megjelenik egy 2-es. Mikor j ez? Akkor, amikor havi sszestseket ksztnk, akkor az egy hnaphoz tartoz pl. szmlkat gy sszesteni tudjuk. Plda Az eredeti szmlatblzatunk, amely adatok felhasznlsval egy havi sszestst szeretnnk kszteni.
A 1 2 3 4 5 6 Cg neve AJA Kft. Kalap Rt. Volga Bt. Szmlaszm Megnevezs Dtum 2002-02-13 2002-02-05 2002-05-08 Hnap =HNAP(E3) =HNAP(E4) =HNAP(E5) sszeg 56000 442233 4123563 456223 Ltra 4411 Kalap 75422 Haj B C D E F G
A havi sszest tblzatunk. (a rvidsg kedvrt csak mjusig terjed a tblzat). Elksztjk a kpletet a C3 cellba, majd lemsoljuk C7-ig. A kpletben szerepl A3, A4 stb. cellahivatkozsok helyett pontosan is megadhatjuk a hnap sorszmt gy: 1, 2 stb.
A 1 2 3 4 1 2 Hnap Janur Februr sszeg =SZUMHA($F$3:$F$5;A3;$G$3:$G$5) =SZUMHA($F$3:$F$5;A4;$G$3:$G$5) 0 498233 B C Ami a C oszlopban megjelenik
- 23 -
Tblzatkezelsi kzikny 5 6 7 3 4 5 Mrcius prilis Mjus =SZUMHA($F$3:$F$5;A5;$G$3:$G$5) =SZUMHA($F$3:$F$5;A6;$G$3:$G$5) =SZUMHA($F$3:$F$5;A7;$G$3:$G$5) 0 0 4123563
DTUMRTK(), DATEVALUE() Tegyk fel, hogy egy word dokumentumban szerepl dtumok (v, h, nap) formban megvannak neknk (pl. 2002.02.03), de szeretnnk ezekkel excelben mint dtumokkal dolgozni. Ehhez az excelnek sajt maga szmra rtelmezhet formba t kell alaktani a karakteres dtumokat dtumos dtumokk.
A 1 2 2002.05.06 =DTUMRTK(B2) 37382 B C Ami a kplet celljban megjelenik.
Ez a 37382 szm nem ms, mint 1900. janur 1-tl eltelt napok szma, mert az excel gy rtelmezi az id mlst. Ha a C2 cellt a Formzs menpontban a Dtum-nl valamilyen norml dtumformra beformzzuk (pl. v, hnap (szvegesen), nap), akkor mr nem ez a 37382 lesz a C2-es cellban, hanem ez: 2002. mjus 6.
- 24 -
DIAGRAMOK SZERKESZTSE
Mire j a diagram? Szemlletess teszi a szmokat, az adatsorok kztti sszefggseket. Milyen tpust vlasszak? Attl fggen, hogy milyen adataim vannak, olyan diagramot ksztek. Ha pl. olyan adatsorom van, ahol egy cg ves termelsi adatai vannak felsorolva a 2001 s 2002-es vekre vonatkozan, akkor oszlopdiagramot vlasztok inkbb, s mg vletlenl sem krdiagramot. Diagram szerkesztsnek a menete: 1. Legyen mondjuk a diagramunk azon a munkalapon, ahol azok a szmok vannak, amibl ellltjuk azt. Legyen mondjuk egy ilyen tblzatunk:
Munkabr Munkabr 2001 2002 140 940 156 600 140 940 156 600 53 006 58 896 168 696 187 441 170 000 187 441 13 897 15 442 80 299 89 222 13 897 15 442
Nv Kis Elek Kovcs Edit Kovcs Edit Levl Jnos Levl Jnos Nagy Lajos Nagy Lajos Nagy Lajos
2. Kattintsunk egy pr sorral lejjebb az egernk bal gombjval, mint ahol a tblzatunk vget r. Egy res terletre kattintsunk valahol a munkalapon, ez a lnyeg. 3. Kattintsunk a Diagramszerkeszt ikonra, vagy vlasszuk a Beszrs menpont Diagram menpontjt. (diagramvarzsl a exceles neve). Ekkor ez jelenik meg:
- 25 -
4. Vlasszuk az oszlopot s kattintsunk a Tovbb gombra. 5. A megjelen ablakban fell van egy Adatsor fl arra kattintsunk s a kvetkez ablak jelenik meg:
6. Kattintsunk a Hozzads gombra, amivel az els adatsorunkat adjuk meg a diagramnak, hogy jelentse meg oszlopdiagram formjban. rjuk be a Nv res svba azt, hogy: 2001. Kattintsunk az rtkek fehr svba, s trljnk ki mindent, majd pedig, kattintsunk vissza a tblzatunkban szerepl szmoknl a Munkabr 2001 oszlop szmaira s jelljk ki a szmokat tartalmaz tartomnyt. Ez a mi pldnkban a B4:B11 tartomny. 7. Ezutn mr csak egy lps maradt htra, hogy teljes legyen az els adatsor bevitelnk, ez pedig A kategriatengely (X) feliratai res sv, ahova bekattintunk, majd pedig kijelljk a tblzatunkban a neveket tartalmaz tartomnyt, ami jelen esetben az A4:A11-es terlet.
- 26 -
8. Ha ezzel ksz vagyunk, jn a msodik adatsor megadsa. Hasonlan az elsnl, kattintsunk a Hozzads gombra, majd pedig vgezzk el az elz lpseket sorrendben (A Nv res svba az kerljn, hogy 2002), csak az utols lpst nem kell mr, mert azt a gp mr automatikusan bevette (A kategriatengely (X) feliratait). 9. Kattintsunk a Tovbb gombra. Itt rhatjuk be a diagram cmt, ami legyen: Munkabrek alakulsa a 2001-2002-es vekben. Az rtktengely (y)-hoz rjuk be: Ft. 10. Kattintsunk a Ksz gombra. Hasznos tancsok diagram ksztshez1 A grafikus brzols a szmszer informcikat ttekinthetbb s gyorsabban
feldolgozhatbb teszi, szemben az adattblkkal (pldul kettnl tbb szm sszevetse mr szellemileg terhelbb, mint a szmokat megjelent alakzatok nagysgnak, vonalak hossznak stb. vizulis befogadsa, szellemi feldolgozsa). Radsul egy bra az adatok kztti differencikat is vizulisan mutatja, azaz nem kell fejszmolst vgezni, hogy az egyes rtkek nagysgrendjei sszevethetv vljanak. A statisztikai adattblk kpi megjelentse gy egyrszt segt az elemzsben, msrszt a befogadk szmra nyjt emszthetbb informcikat, hiszen egy-egy szemlletes bra jobban kifejezheti mondandnkat, mint egy hossz, krlmnyes lers vagy egy szmokkal teli adattbla. A grafikus megjelents azonban soha nem helyettesti az elemzst (pl. az adatok rtkelst), s megfontoland az is, hogy mennyiben lnk az brakszts lehetsgvel, mivel ha tltengenek a diagramok, grafikonok egy munkban, knnyen elvonhatja a figyelmet az rdemi informcikrl. Ez utbbi hibt tetzi, ha a vizulis lmnyadst azzal fokozzuk, hogy a legklnbzbb bratpusokat tmegesen variljuk. Ez az t nem a kutatsi clt szolglja. sszessgben soha nem szabad arrl megfeledkeznnk, hogy a grafikus brzols a kutatsi munkban eszkz, s nem cl. Krdsknt merlhet fel az is, hogy terleti adatok esetben a trkpi brzols mellett mi szksg lehet a grafikus megjelentsre? Egyrszt a trkp a trbelisget prezentlja, gy az idbelisg, az idbeli vltozs nehezen, krlmnyesen kivitelezhet rajta. Msrszt egy terletegysg tbb adatsort (pl. foglalkozsi szerkezet) szintn nehzkes trkpezni, szemben a grafikus brzolssal. Harmadrszt gyakorta egy terleti keretbl csak nhny akr nem is szomszdos egysg vizsglatunk trgya, s gy trkpi brzolsuk rtelmetlen. Negyedrszt
- 27 -
mg a trkp rvn az egyes rtkek trbeli elrendezdst vizsglhatjuk, addig a grafikonok, diagramok az adatok cskkenst, nvekedst mutathatjk, s gy terleti rangsorokat kpeznek. Ezen okok miatt clszer a hasznlatuk. ltalnos szempontok A kvetkezkben sszefoglaljuk a terleti kutatsokban hasznlatos s hasznlhat diagramok s grafikonok ksztsnek ltalunk legfontosabbnak tlt ltalnos szempontjait (rszben Hunyadi L. 2002 alapjn), a rszletekre a konkrt eseteknl, a diagram- s grafikontpusok bemutatsnl trnk ki. Az bra legyen clorientlt, azaz a bemutatsra sznt informcikat tartalmazza, s ne zsfoljunk r rengeteg egyb informcit. Kerljk a bonyolult, sszetett, tbbfle clt egyszerre szolglni akar brzolst. Az bra legyen egyszer s ttekinthet, azaz a befogad rvid szemlls alapjn is fel tudja dolgozni a grafikus formban nyjtott informcikat. Kerlni kell pldul a felesleges formai (pl. hromdimenzis kpok), sznbeli (pl. halacsks tapta a httrben) extrkat, illetve az aprlkos informcikzlst (pl. kategriatengelyen rendkvl sr szmskla). A klcsn, a sok gyakorta felesleges felirat stb. elvonhatjk a figyelmet a lnyegi kzlsrl. Az brn minden informci rajta legyen, de se tbb (ne legyen ismtldsek), se kevesebb (egyetlen lnyeges informci se maradjon le). A legszksgesebbek az n. alapinformcik (az bratpustl fggen a kvetezk valamilyen kombincija): terlet vizsglt terlet, terleti keret, terleti egysgek; jelensg a vizsglt jelensg, mutat(k), mrtkegysg(ek); id idpont(ok), idintervallum. Az bra optikailag semleges legyen, ne manipulljuk vele a befogadt. Ez vonatkozhat pldul a sklzsra: kerlni kell, illetve vatosan kell bnni a koordintarendszer tengelyeinek metszspontjainak meghatrozsval, illetve gondosan kell megvlasztani, a cltl fggen, a sklk minimumt, maximumt. (Pldul klnbz maximum- ill. minimumrtkek ugyanazon adatsor esetn cskkenthetik vagy nvelhetik az adatok kztti klnbsgek ltszatt.) Msrszt pldul kerlni kell a hromdimenzis diagramok hasznlatt, mivel mr a skbeli formci is torzthatja a szmrtket: nem mindegy, hogy az alakzat trfogata, terlete vagy az idom magassga egyenl az brzolt adattal.
Forrs: Kzirat rszletek Regionlis Elemzsi Mdszerek c. kszl egyetemi tanknyvbl, szerkeszt: Nemes Nagy Jzsef, Szab Pl nyomn - 28 -
Az brnak legyen cme. A cm lehetleg ne legyen hossz, ellenben tfog s informci gazdag. A cmben az alapinformcik jelennek meg: ltalban szerepel a vizsglt terleti keret (esetleg a terleti bonts), a jelensg (vagy annak konkrtan a mutatja) s a vizsglt idszak, idintervallum (de pldul az brzolt mutat mrtkegysgt nem rjuk bele a cmbe). Nem igazn j cm Egy fre jut GDP, 2000, szemben A fejlettsg regionlis egyenltlensge Belgiumban, 2000 cmmel pl. illetve Npessg (1950-2000), szemben A npessgszm vltozsa Magyarorszgon a XX. sz. msodik felben cmmel. ltalban szksges jelmagyarzat az brhoz. Ez vilgos, egyrtelm legyen, s ne olyan informcikat adjon, melyek mr szerepelnek valamilyen formban az brn. Az bra sznezsnl vatosan jrjunk el. Egyrszt clszer a fekete-fehr brk hasznlata (esetleges nagyszm nyomtats, fnymsols stb. miatt), de ha mindenkppen sznes brt ksztnk, akkor is figyelni kell a klnbz sznek sszevlogatsra. A diagramoknl az alakzatok (oszlopok, krcikkek stb.), a grafikonoknl a pontok szness ttelnl kerljk a nem termszetes
(neonzld stb.) s a rosszul lthat (pl. halvny) szneket, msrszt az egyes sznek, sznrnyalatok szerinti megklnbztetsnl pedig a klnbsgttelnek hatrozottnak kell lennie (mind az brn, mind a jelmagyarzatban szerepl sznek alapjn egyrtelmen kell tudni azonostani az egyes egysgeket). A sznvlasztsnl rdemes elgondolkodni azon, hogy az adott jelensghez nincs e valamilyen szn trstva az emberi tudatban (pl. mezgazdasgnl a zld), mert az ettl elt sznvlaszts nem mindig szerencss. Szintn rdemes odafigyelni, hogy a sznskla (pl. krdiagramnl) ne ssze-vissza legyen, hanem a tematikus trkpezs elvt kvetve (pl. hskla) sorakozzanak egymsutn a sznek. Magnak az brnak a httert ltalban fehrre rdemes sznezni, illetve olyanra, mely a leglesebb kontrasztot adja az bra tbbi rszvel. Nem rdemes felesleges extrkkal fszerezni a htteret, legfeljebb az brzolt jelensget szimbolizl, egyszer s halvnyan megjelen kppel. A sznezs mellett a sraffozsos bra (amikor pontok, vonalak, rcsok stb. klntik el az egyes egysgeket) is elterjedt, azonban ennl tbb megszvlelend tancs is van. Egyrszt a jelmagyarzatban, szerny mret szimblumngyzet esetn, nem mindig kivehet a sraffozs tpusa (pl. ritka vonalak, ritka pontok), s gy a beazonosts gondot okoz. Msrszt clszer kvetni a tematikus trkpezs szablyait, konkrtan a srsds elvt, azaz az egyms utn kvetkez (pl. krcikkek) egyre srbben legyenek kitltve (pl. fehr szn, pontok, sr pontok, vonalak, sr vonalak, rcsozat, fekete).
- 29 -
J, hogy ha az bra nllan (a szvegtl fggetlenl) is megllja a helyt. Gyakorta elfordul, hogy az brt ms szerzk is felhasznljk munkikban, s ilyenkor rtelmt vesztheti az bra tartalma, ha hosszadalmas lers prosult hozz az eredeti szvegben. ltalban szksges a feldolgozott adatok forrsnak feltntetse, a forrs: vagy a sajt szerkeszts forrs adatainak felhasznlsval informci felvitele az brra, tvett informcik hjn, a teljesen nllan kszlt brknl termszetes a sajt szerkeszts feltntetse felesleges! Ha tbb bra esetben azonos a forrshttr, elg a legels esetben vagy a szvegben jelezni. A vgre hagytuk az egyik leglnyegesebb elvet: mindig a jelensghez rendelhet bratpust vlasszunk. Az brkat nagyobbrszt terleti (orszgok, rgik, teleplsek stb.) adatokra ksztjk, ami azonban korltokat is jelenthet. Egyes esetekben tbbfle tpus is hasznlhat, de vannak olyan statisztikai adatsorok, melyeknl nem. Pldul egyes fajlagos adatokat (npsrsg, egy fre jut GDP stb.), mivel nincs rtelme a (slyozatlan) sszegknek, nem brzolunk olyan diagramon, ahol az rtkek sszegezdnek (pl. krdiagram, halmozott oszlop). A kvetkezkben a legegyszerbb grafikus bratpusokat vesszk sorba, az els rszben a diagramokat, a msodikban a grafikonokat. Minden esetben az ltalnosan elterjedt, magyar nyelv EXCEL program rvn kszlt, kizrlag terleti adatsorokra ksztett pldkat mutatunk be, kiemelve a terleti kutatsok keretn bell kszthet brkkal kapcsolatos jellemzket, problmkat. (Adatokat, ahol lehetett, a Fggelkben fellelhet adatsorokbl vlasztottunk.) Mint mr kitrtnk r, az optikai semlegessg miatt nem clszer hromdimenzis brkat alkalmazni, ezrt ezek bemutatst a tpusok felsorakoztatsbl mellzk. A klnbz diagramok, s grafikonok kzl EXCEL-ben a Beszrs/Diagram menpontbl illetve a Diagram Varzsl ikon aktivlsa utn tudunk vlasztani. Lnyeges kiemelni, hogy az EXCEL-ben ksztett brk mindig igazodnak az eredeti adattblhoz, gy az azon trtn brmilyen vltoztatst automatikusan kveti az bra. Ennek elnye, hogy a tvesen bekerlt adat(ok) korriglsa utn nem kell jbl elkszteni a diagramot, grafikont, htrnya viszont, hogy az adattbln vgzett mveletek megvltoztatjk az brt. Emiatt clszer mindig kln tblt kszteni az adatokbl az bra alapanyagul, s ezt a tovbbiakban, ha csak nem szksges, akkor nem bolygatni. Szintn az EXCEL
- 30 -
program jellemzje, hogy a tbblpcss brakszts brmelyik lpcsfoka jra behvhat s mdosthat, azaz egy ksz brn is minden jbl t- illetve bellthat.
Oszlopdiagram Kzkedvelt s az egyik leggyakoribb diagramtpus. Ltszlag egyszer, de ppen ebbl addan nha elfordul a rosszul szerkesztett bra. A diagramot leginkbb arra hasznljuk, hogy egy vagy tbb terleti adatsort brzoljunk, oly mdon, hogy egy terletegysg rtkt a hozz rendelt oszlop Y tengelyen leolvashat magassga adja meg. A diagramot mind abszolt, mind relatv mutatkra elkszthetjk. Az oszlopdiagramoknak tbbfle altpusa van, itt az EXCEL-ben fellelhet neveket vesszk alapul. A csoportostott oszlop tpust alkalmazhatjuk mind abszolt, mind relatv mutatknl pldul a klnbz trsgek azonos mutatj adatainak sszehasonltsra (3.10. bra).
3.10. bra A fejlettsg regionlis klnbsge Belgiumban (2000) Az brzolhat egysgszm elgondolkodtat. Tl sok trsget nem clszer gy brzolni, mivel nehezen kibogozhatv vlik az bra, tl kevsrt pedig nem rdemes kln brt kszteni. A gyakorlat maximum kb. 20 egysget, minimum 4 egysget sugall. Lnyeges krds ennl a tpusnl az oszlopvastagsg. Mivel az oszlop magassga (s nem terlete) jelenti az adott rtket, emiatt nem rdemes tl szles oszlopvastagsgot belltani, mivel vizulisan cskkenti a klnbsget. Korrektek a szakaszok lennnek, melyek hossza
- 31 -
megegyezik az brzolt rtkekkel, azonban ezek kevsb kifejezek a ltvny szempontjbl. Ide tartozik mg az oszlopok sszersnek krdse: sszerst csak akkor clszer alkalmazni, ha van kapcsolat a szomszdos oszlopok kztt, pldul egy terlet egy jelensgnek idbeli vltozst mutatja az bra. Figyeljnk arra, hogy minden oszlophoz tartozzon az X tengelyen azonost, ne maradjon le pldul egyetlen rginv se. Ezt hossz nevek esetn gy tudjuk elrni, hogy vagy kisebb betre lltjuk t a szveget, vagy elforgatjuk a neveket. Az Y-tengelyen szerepelnie kell az brzolt jelensg mutatjnak, mrtkegysggel egytt. Ez all kivtelt jelent, ha a mutat mr magban a cmben is elfordul, ekkor itt csak a mrtkegysget kell feltntetni. Az Y tengely maximumt (minimumt) gy rdemes megvlasztani, hogy a legnagyobb (legkisebb) rtk is ltszdjon. Ez all kivtelt jelent, ha egy messze kiugr rtkkel rendelkez egysgnk is van: ilyenkor elvgjuk az oszlopot (kisebb sklamaximum) s az rtket rrjuk a maradkoszlop tetejre (vagy megtrjk a tengelyt). rtkeket ltalban nem szoks rrni az oszlopokra, mivel a diagramnak nem az adatkzls a clja (arra az rtkek szerint sorrendbe rendezett adattbla a clszer), hanem a nagysgrendi megklnbztets, a csoportokba rendezds vizulis kimutatsa, azaz a jelensg terleti egyenltlensgnek rtkek szerinti kpnek bemutatsa. Lehetsg van vezetrcsok belltsra. Ezeket akkor rdemes alkalmazni, ha tl sok egysg ll kzel azonos szinten, s gy pldul a csoportkpzsnl (magas, kzepes, alacsony rtkek elvlasztsa) a konkrtan kijellt rtkhatrok szerint nehz a besorols. Ha egy vizsglt trsgnk van, melyet egy tgabb keretben helyeztnk el, akkor a vizsglt egysget clszer megklnbztetni a tbbitl, pldul az oszlopot ms sznre lltjuk t. sszer, hogy az X tengelyen sorakoz egysgek valamilyen szempont szerint sorrendbe legyenek tve: ez leggyakrabban a mutat rtkei szerinti (tbb mutatsor esetn az egyik, pldul a kiemelt mutat szerinti), de nha ettl eltr szempontok is szba jhetnek (pldul fldrajzi gtj vagy npessgnagysg stb.). Mindenkppen legyen logika az X tengelyen elhelyezett egysgek sorrendjben. Leggyakoribb hiba a trsgek adattblkban gyakorta hasznlt, s gy a diagramokon is megjelen ABC-sorrendben trtn sorakoztatsa. Ezt mindenkpp kerljk, emiatt azt bra elksztse eltt rendezzk sorrendbe a terletegysgeket, pldul az brzoland mutat rtke szerint. Ebben az esetben gyakorlatilag mindegy, hogy cskken vagy nvekv sorrendbe kvetkeznek egyms utn az egyes oszlopok. Alkalmazhat ez a diagramtpus egyszerre tbb mutat brzolsra is, azonban ilyenkor problmt okoz a klnbz skla (rtknagysgrend, mrtkegysg). Ebbl kifolylag
- 32 -
ltalban az azonos karakter mutatk egyszerre trtn brzolsa a clravezet, illetve a klnbz mutatk azonos nevezre hozsa (pldul az orszgos tlag szzalkban fejezzk ki az egyes rtkeket). A halmozott oszlop diagramtpust tbb mutat egyszerre trtn brzolsnl alkalmazhatjuk, azonban csak akkor, ha rtelmezhet a klnbz mutatk
rtkeinek sszege. Az brn az egyes terletegysgekhez tartoz adatok sszegzdse trtnik meg (3.11. bra).
3.11. bra A npessg korcsoport szerinti megoszlsa Hollandia rgiiban (2000) E tpus altpusa a 100%-ig halmozott oszlop. Ilyenkor nemcsak sszeaddnak az rtkek, hanem a teljes szzalkban fejezzk ki az egyes sszetevket (3.12. bra).
- 33 -
3.12. bra A npessg korcsoport szerinti sszettele Hollandia rgiiban (2000) Ennl az bratpusnl a f gondot az jelenti, hogy tbb mutatt brzolunk egyszerre, s ilyenkor csak az egyik jelzszm szerint tudjuk az egysgeket sorba rendezni, s gy csak ennek klnbsgei elemezhetek gyorsan s egyszeren. Az oszlopdiagramok prja a ritkbban hasznlt svdiagram, ahol vzszintesen helyezkednek el az egyes oszlopok. Jelentsebb klnbsg nincs a kt tpus kztt, s gy gyakorlatilag a korbban felsorolt javaslatok az irnyadak. Kln csoportot alkotnak a tglalap helyett egyb, ltalban hromszg, illetve a hromdimenzis tpusoknl a henger, kp, piramis alakzatok. Hasznlatukat klnsebb rdemi jelentsgk hinya s zavar optikai hatsuk miatt mellzzk. Krdiagram Az oszlopdiagram mellett a msik legelterjedtebb diagramtpus. Lnyege, hogy egy terleti adatsor esetn az egyes terletegysgek rszesedst adja meg a teljes terletbl, emiatt csak abszolt mutatkra illetve az ezekbl szmtott szzalkos rtkekre kszthet (ez utbbit az EXCEL program automatikusan megadja a diagram ksztsnl). Egy terletegysg rtkt a hozz rendelt krcikk terlete (illetve vhossza) adja meg (3.13. bra).
- 34 -
3.13. bra Szlovkia npessgnek regionlis megoszlsa (2000)
Gyakori hasznlatval tallkozhatunk mg egy terlet adatnak (pl. foglalkozsi szerkezet) felbontsakor (pl. primer, szekunder, tercier szektorban dolgozk arnya), ilyenkor az egyes krcikkek az adott jelensg rszeinek rtkt mutatjk (3.14. bra).
3.14. bra Foglalkozsi szerkezet Nmetorszgban (2000)
A javallott brzolt egysgek szma minimum 3 (kt szmra nem rdemes diagramot pazarolni), maximum 5-7 legyen. Tbb adat brzolsa a krdiagrammon ugyan elvileg nem tiltott, ennl tbb egysg esetn mr gyakran nehezen rtelmezhet az elaprzd krcikkekre tagolt bra, ilyenkor jobb az eredeti adatokat tblzatban kzlni, ha mindenkpp szksgesnek tartjuk, hogy a kis rtk, sly terletegysgekrl is pontos szmszer informcit kzljnk.
- 35 -
A krdiagramnl szintn clszer a sorba rendezs, legjobb ha a cikkek cskken nagysgban kvetik egymst (lehet nvekv is a sorrend). Automatikusan 12 rtl indul a kr (ezt, br lehet, nem rdemes tlltani), s az ramutat jrsval megegyez irnyba kvetik egymst az egyes krcikkek. Ennl a tpusnl, mivel a hangsly a rszesedsen van, j ha feltntetjk a szzalkos (nem pedig az abszolt mutat szerinti) rtket. Emellett a krcikk tulajdonosa vagy a krcikk mellett szerepeljen (gy az egyszerbb az bra rtelmezse), vagy, ha tl kicsik egyes krcikkek, kln jelmagyarzatban (ez utbbi esetben, habr nem mindig szerencss, a jelmagyarzat kikerlhet, ha a cikk s tulajdonosa szakasszal van sszektve). A sznsklra az elz alfejezetben lertak a mrvadak. Lehetsg van r, hogy a krcikkeket szthzzuk (robbantott kr), de ez csak zavarlag hat, mivel a krcikkek egymshoz val viszonytst optikailag megzavarja. De ha egy vizsglt trsgnk van, melyet egy tgabb keretben helyeztnk el, akkor a vizsglt egysg krcikkt figyelemfelkelts cljbl kihzhatjuk a krbl. Viszont mellzzk a krdiagram megdntst, mivel eltorztja az arnyokat. A krdiagram altpust jelenti a kr-kr, kr-sv diagram, melynl egy krcikket tovbb bontunk tovbbi egysgekre (a 3.15. brn pldul Kelet-Ausztrit). Hasznlata ritka, mivel az bra ttekinthetsge nem a legjobb. Ksztsnl arra figyeljnk, hogy a tovbbbontott krcikk terletvel nagyjbl egyez terlet legyen a kisebbik kr.
3.15. bra A npessg terleti megoszlsa Ausztriban (2000) A hromdimenzis krdiagram (torta) optikailag abszolt nem semleges (azon krcikkek, melyek oldala is ltszik, sokkal nagyobbnak tnnek), gy hasznlatukat nem ajnljuk.
- 36 -
Itt emlthet meg az n. perecdiagram is, ahol az rtkeket az egyes krsvok terlete (ill. vhossza) adja meg. Elmleti elnye, hogy tbb adatsort is bemutathat, de htrnya, hogy az bra optikailag nem semleges, mivel nem azonos terletek az egyms alatt-felett sorakoz krsvok (gy pldul idsor brzolsra tiltott). Hasznlatt csak akkor ajnljuk, ha belecsempszhet s rtelmezhet a nagysgklnbsg az brba (3.16. brn npessgnagysg szerint kveti egymst a hrom orszg).
3.16. bra A foglalkozsi szerkezet klnbsgei a Benelux-llamokban (2000) Egyb alakzatdiagram tpusok A sugrdiagram alkalmazhat tbb terletegysg tbb (akr abszolt, akr relatv) adatsornak brzolsra. Mivel tbb adatsor sklzsa nagysgrendileg eltr gy, vagy azonos karakter mutatkat (pl. foglalkozsi szerkezet) brzoljunk, vagy hozzuk kzs nevezre a mutatkat (pldul az orszgos tlag szzalkban fejezzk ki az egyes rtkeket). Clszer kevs egysget s mutatt vlasztani, valamint az egyik f mutat szerint sorba rendezni a terletegysgeket. Ktfle mdon is alkalmazhat: a) Az egyes terletegysgeket az egy pontbl kiindul flegyenesek jellik, mg a hozzjuk tartoz adatokat a flegyenes skljn megjelen pontok adjk meg. Az bra arra alkalmas, hogy a klnbz mutatk egyenltlensgeit sszevessk (3.17. bra).
- 37 -
3.17. bra Hrom f indiktor regionlis egyenltlensge Portugliban (2000) b) Az egyes flegyeneseken a mutatkat brzoljuk, s gy a terletegysgeket a kirajzold alakzatok testestik meg. Ilyen diagramokon a hasonl illetve az elt karakter trsgek bemutatst clozhatjuk meg (3.18. bra)
3.18. bra Lombardia, Lazio s Calabria rgik f trsadalmi-gazdasgi jellemzi (2000) rdekes brzolsi lehetsgeket ad az n. buborkdiagram, mely hasonlt a pontdiagramhoz, csak a pontok helyett klnbz sugar krk llthatak el. A diagram hrom adatsor megjelentst teszi lehetv, oly mdon, hogy az X tengelyen az els, az Y tengelyen a msodik adatsor rtke olvashat le, mg a harmadik adatot a kt koordinta szerinti pontba, mint kzppontba megrajzolt kr terlete jelenti. A terleti kutatsokban alkalmazhat pldul egyszer tematikus trkpek ksztsre, ha a teleplsek koordinti (x
- 38 -
= fldrajzi hosszsg, y = fldrajzi szlessg) s egy abszolt mutat rendelkezsnkre ll (3.19. bra), de alkalmazhat egyb brzolsokhoz is (3.20. bra).
3.19. bra Bcs-Kiskun megye npessgnek teleplsek szerinti eloszlsa (1999)
3.20. bra Vrosrangsor t kelet-kzp-eurpai orszgban: a hsz legnagyobb llekszm vros npessgnek egymshoz val viszonytsa (2000) Pontdiagram (Jeney Lszl) A pontdiagram gyakran hasznlt mdszer ktvltozs adatsorok rtkeinek grafikus brzolsra. E diagramtpus legfontosabb alkalmazsi clja: kt vltoz kztti kapcsolat
- 39 -
szemlltetse, illetve egy adatsoron bell a megfigyelsi egysgek csoportostsa kt vltoz alapjn. A pontdiagram egy derkszg koordintarendszer, amelynek kt kategriatengelyn (x s y) a kt valsznsgi vltoz rtkeinek nagysgt mrjk, a diagram terletn lv pontok pedig az adatsorban szerepl megfigyelsi egysgeket helyezi el e viszonyrendszerben. Az egymshoz hasonl megfigyelsi egysgeket reprezentl pontok a diagramon egyms kzelben vannak. A kt kategriatengely kzl a vzszintesen (x) a fggetlen vltozt mrjk (amely balrl jobbra nvekszik). Ezen fggetlen vltoz rtkeihez viszonytjuk a msik (fgg) vltoz rtkeit, amelyek nagysgt a fggleges (y) tengelyrl olvashatjuk le (. bra). A pontdiagram esetben (szemben az oszlop- vagy krdiagrammal, illetve grafikonnal) nincs jelentsge a vizsglt adatbzis brzols eltti sorba rendezsnek, hiszen itt a pontok helyzett csupn a kt vltoz nagysga hatrozza meg, gy a pontok fggetlenek a nekik megfelel megfigyelsi egysgek tblzatban szerepl sorrendjtl. Termszetesen azrt a pontdiagram esetben is megszvlelend, hogy az brzolni kvnt adatokat elbb vlasszuk le a nagyobb adatbzisrl, s azokat lehetsg szerint mr ne mdostsuk a diagram elksztse utn. A pontdiagram igazi funkcija a ktvltozs adatsorok megjelentse. Ez mg akkor is gy van, ha elvileg az Excel kpes egyetlen vltoz kijellse utn is pontdiagramot szerkeszteni. Egy vltoz esetn a vzszintes (x) tengelyre az adatsor elemeinek a tblzatban szerepl sorrendje kerl (mint fggetlen vltoz). A diagram teht ennek fggvnyben brzolja adott y valsznsgi vltoz rtkeit, aminek pedig nincs klnsen trsadalmi-gazdasgi mondanivalja. Egyvltozs adatsor brzolshoz rdemes a pontdiagram helyett egy msik diagramtpust (pl. oszlopdiagram) vlasztani.
- 40 -
3.21. bra Az aktv kor npessg arnya s regionlis fejlettsg kztti sszefggs Nmetorszg NUTS2-es rgiiban (2000) Tbb diagramtpusnl is felmerl, de taln a pontdiagram esetben van a legnagyobb veszlye a diagram alakjnak nyjtsbl vagy tmrtsbl szrmaz torztsoknak. A fenti mdostsok hatsra mind a diagramon lthat pontfelh alakja (kls hatrai), mind pedig a pontalakzat bels szerkezete (pontok kztti tvolsgok) jelentsen mdosulhatnak, amelyek flrevezethetek lehetnek. Igaz az emltett vltoztatsok nem befolysoljk a kt vltoz kztti elzetes korrelcis, regresszis szmtsok vagy ppen a klaszteranalzis sorn kapott rtkeket, mgis az ezek rtelmezst segt grafikus brzols lnyegesen eltr kpet mutathat a transzformci hatsra. gy pldul kt egymssal szorosan sszefgg vltoz esetben (amelyre elvileg egy tengely mentn srsd pontalakzat jellemz) az tmretezs hatsra elfordulhat, hogy a pontok jobban szrdnak az egyik irnyban, amely ltszlag gyengbb korrelcis kapcsolatra enged kvetkeztetni. St egy ilyen transzformci hatsra mskpp ltszik a regresszis egyenes meredeksge is, amelytl egyes pontok eltvolodhatnak, msok pedig relatve kzelebb kerlhetnek hozz. A pontdiagram alakjnak nyjtsa vagy srtse klnsen zavar lehet, ha a diagramot egy adatsor elemeinek korbban mr elvgzett csoportostsnak grafikus igazolsra kvnjuk felhasznlni. Az rtktengelyek lptkei kztti tvolsgok vzszintes s fggleges irnyban
- 41 -
egyenltlen megvltoztatsa klnbz mrtkben befolysolja a pontok kztti tvolsgokat, amelynek hatsra a diagramra rtekintve egyes megfigyelsi egysgek ltszlag hasonlbbnak vagy eltrbbnek tnhetnek. A legtbb diagramtpushoz hasonlan, a pontdiagram esetben is mdosthat a pontok eloszlsa a tengelyek sklabeosztsnak belltsval. Az eddigiekben egy adatsorhoz tartoz kt vltoz rtkeire ksztett pontdiagramokrl volt sz. Az Excelben lehetsg nylik egyszerre tbb adatsor egy pontdiagramon trtn brzolsra. Ilyen diagramot csak gy clszer szerkeszteni, ha minden adatsor esetben a kategriatengelyek azonos vltozkat jellnek. Erre mr csak azrt is szksg van, mert a program szerint egy rtktengelyhez csak egy cmet adhatunk meg. Tbb adatsor esetn nem elg, hogy azonos vltozink legyenek a kategriatengelyeken, hanem az egyes adatsorok rtkeinek is megkzeltleg azonosnak kell lennik. Ellenkez esetben egyes adatsorok pontalakzatai tlzottan sszeszklhetnek, gy nehezen rtelmezhetv vlnak. Tbb adatsort egybirnt csak indokolt esetben brzoljunk egyetlen pontdiagramon, az egymssal rintkez (vagy egymst tfed) pontalakzatok miatt az bra knnyen ttekinthetetlenn vlhat. Vonaldiagram (grafikon) (Jeney Lszl) A grafikon sz gyakran tgabb rtelemben hasznlatos. A szles kzvlemny egy rsze ugyanis a grafikon sz jelentst kiterjeszti valamennyi derkszg koordintarendszer segtsgvel trtn grafikus brzolsra (pont-, vonal-, oszlop- vagy svdiagram). Itt (az Excel tblzatkezel programnak megfelelen) a grafikon kifejezs alatt a vonaldiagramokat rtjk. A pontdiagramokhoz hasonlan a grafikonokat is koordintarendszerekben brzoljuk, a klnbsg azonban az, hogy itt sszektjk a szomszdos pontokat. Ez pedig azt felttelezi, hogy az adatsor egyes pontjai (a megfigyelsi egysgek) egy sort alkotva lncszeren kvetik egymst, ahol a szomszdos lncszemek sszekthetek. A grafikonok tipikus brzolsi eszkzei az idsoroknak, ahol a fggetlen vltoz maga az id (t), s ez kerl a vzszintes (x) tengelyre, amihez hozzrendeljk adott y valsznsgi vltoz (adatsor) rtkeit 1.3. bra. Az idn kvl termszetesen ms mutat is (pl. tvolsg autplya mentn vagy folyamkilomter) lehet a grafikon fggetlen vltozja. Mivel a pontok sszektsvel az adatsorbl (mintbl) kimarad x rtkekre is igyeksznk y rtkeket hozzrendelni, ezzel felttelezzk, hogy brmely pontban meghatrozhat az y vltoz rtke az adatsorban szerepl kt legkzelebbi rtk sszektsvel. Ez pedig csakis a vals folyamatok alapos ismeretben kpzelhet el. Hossz tv, azonban kevs elemszm
- 42 -
idsoroknl elfordulhat, hogy a pontok sszektsvel akr egy vtizeden keresztl stagnlst sugallunk, figyelmen kvl hagyva az egybknt idkzben bekvetkezetett komoly valdi vltozsokat (pl. hallozsok szma esetben a msodik vilghbort kzrefog kt npszmlls 1941-es s 1949-es adatai kztt nyilvnvalan eltnnek a kztes hbors vek magasabb rtkei). Tlsgosan rvid idsorokra egybknt nem rdemes grafikont rajzolni! A grafikon tpust csak akkor rdemes vlasztani, ha az brzoland adatsor minden eleme egysgnyi lptkre van egymstl (pldul idsorok esetben a teljes vizsglt idtartamra ugyanolyan idkznknt rendelkeznk mintval). Nagyon hinyos adatsorok esetben hasznljunk inkbb a pontok sszektse nlkli brt (pontdiagramot vagy oszlopdiagramot)! Egy grafikonon tbb adatsor is brzolhat. Ez esetben figyelni kell arra, hogy az egyes adatsorok azonos mrtkegysgek legyenek, st az egyes adatsorok kztt ne legyenek jelents rtkbeli klnbsgek. Klnbz mrtkegysg adatsoroknl clszer az ezekbl szmtott szrmaztatott adatokat brzolni grafikonon. Tbb, egyazon terleti egysgre vonatkoz idsor esetben pldul a bzis- s a lncindex egymstl jelentsen eltr mrtkegysg s volumen adatsorok egy grafikonon trtn megjelentsre s elemzsre nyjt lehetsget. (Ekkor az bra bal- s jobb oldaln eltr beoszts, mrtkegysg y tengely szerepelhet.). Gyakori, hogy az brzolni kvnt adatsorok hinyosak, vagy az, hogy a fggetlen (x) vltoz rtkei nem egysgnyire kvetik egymst (ez pldul a nem pontosan azonos idszakonknt ismtld npszmllsok miatt az idsoroknl sokszor elfordul). Ilyenkor kt t van: vagy a grafikon digaramtpust vlasztjuk, de ekkor a hinyz veket is szerepeltetni kell az x adatsorban (s a hozzjuk tartoz y cellban nem 0 kerl, hanem a cella resen marad!), mivel ezeket elhagyva torzulnak az idtvok, ugyanolyan tvolsgra kerlnek a grafikonon eltr hosszsg idszakok vlaszthatjuk az Excel DiagramVarzsljn bell a pontdiagramot is, ahol a pontok a vzszintes (x) tengely mentn mrve nem felttlenl egysgnyi tvolsgra helyezkednek el, mert ez a fggetlen (x) vltoz rtktl fgg. Hromszgdiagram (Jeney Lszl) Hrom dimenzis adatrendszerek brzolsra mr trbeli koordintarendszerre van szksg, s ott bizony mr gyakran nehezen rtelmezhet a papron, kt dimenzis braknt kirajzold
- 43 -
alakzat, magasabb dimenziszmok esetben pedig egyltalban nincs md a hagyomnyos grafikk elksztsre. Sajtos lehetsg van olyan hromdimenzis adatrendszerek grafikus brzolsra, ahol a megfigyelsi egysgekhez 3 homogn tartalm, diszjunkt egymst nem tfed volumenadat tartozik (ennek legismertebb pldja a foglalkoztatottak szma vagy a termelsi rtk volumene a hrom f szektorban mezgazdasg, ipar, szolgltatsok, vagy a korszerkezeti sszettel gyerekek, aktvak, regek szma). Az ilyen adatokbl minden megfigyelsi egysgre kiszmthat azok megoszlsa (a hrom komponens szzalkos arnya az sszegkbl). Ezek az adatok az n. hromszgdiagramon brzolhatk. Bizonytsa be, hogy egy szablyos hromszg tetszleges bels pontjbl, prhuzamos szakaszokat hzva az oldalakhoz, az adott oldaltl az ramutat jrsval megegyez irnyban lv oldallal, az gy kapott szakaszok sszege fggetlen a pontok helyzettl, minden pont esetben azonos, mgpedig pp megegyezik a hromszg oldalhosszval, trbeli koordinta rendszer helyett ebben a hromszgben brzolhat a hrom adat (dimenzi). Ha megbirkzott a feladattal, megismerte azt a matematikai sszefggst, amire a hromszgdiagram pl. A hromszgdiagram a legelterjedtebb tblzatkezel programok grafikus moduljaiban nem szerepel. (Az ismertebb programok kzl a STATISTICA legjabb verzija azonban tartalmaz hromszgdiagram rajzol utastssort).. Kis gyeskedssel az alapadatok talaktsval azonban pldul EXCEL-ben is rajzolhat hromszgdiagram. A hromszgdiagram rokon vonsokat mutat a pontdiagrammal, az brzolt adatsoraink itt is pontokknt jelennek meg. Alapvet klnbsg azonban a pontdiagramokhoz kpest, hogy itt derkszg koordintarendszer helyett egy egyenl oldal hromszg belsejbe helyezzk el a pontokat. A hromszg minden oldala a hrom vltoz valamelyiknek felel meg. A hromszg oldalai mentn az ramutat jrsval ellenttesen vgighaladva, kk cscs kztt 0-tl 100 szzalkig nvekszik az adott oldalhoz tartoz vltoz szzalkban kifejezett rtke. gy a hromszg mindhrom cscsa olyan pont, ahol a hrom vltoz kzl az egyik 100 szzalkot vesz fel, mg a msik kt vltoz rtke nulla szzalk. Ily mdon nem csak a hromszg oldalai, hanem a cscsai is elnevezhetek egy-egy vltozrl. Minl kzelebb van egy pont a hromszg valamely cscshoz, annl nagyobb az adott cscshoz tartoz vltoz
- 44 -
rszesedse a megfigyelsi egysg esetben. Fordtva pedig: minl kzelebb van egy pont a hromszg kzppontjhoz (ahol mindhrom vltoz pp azonos arnyt kpvisel), annl kiegyenltettebb a vizsglt hrom vltoz eloszlsa az adott megfigyelsi egysg esetben. A hromszg oldalain elhelyezked pontok esetben az egyik vltoz 0 szzalkos rszesedssel rendelkezik, a msik kett sszege pedig 100 szzalk.
3.22 bra. A rgik foglalkozsi szerkezetnek vltozsa Portugliban (1950-2001) Tegyk fel, hogy, hogy a hrom vltoz a, b s c (a+b+c=100 szzalk)! Az a vltoz rtkeit a lapjra fektetett egyenl oldal hromszg als oldaln (balrl jobbra haladva), a b vltozt a hromszg jobboldaln (lentl felfel) mrjk. A c vltoz rtke pedig a hromszg bal oldalrl olvashat le, ahol a fels cscs rtke 0, a bal als pedig 100 szzalk. Az Excel program Diagram Varzslja nem knl fel kln diagramtpust hromszgdiagram ksztsnek cljra. A pontdiagram tpust vlasztva nmi trkkel azonban Excelben is elkszthet a hromszgdiagram. Ehhez a hromszgdiagram koordintit t kell alaktani a pontdiagram szmra. A hromszgben elhelyezked pontok helyzetnek meghatrozshoz elg kt vltoz rtke. gy van ez a pontdiagram derkszg koordintarendszerben is. Ha a pontdiagramon a pontok vzszintes koordintja x, a fggleges pedig y, akkor: 2/bax+= s 32/.=by. Ennek megfelelen a hromszg cscsainak koordinti a kvetkezk:
- 45 -
rdemes elszr egy kln adatsorknt magukat a cscsokat felvenni, s azokat sszektve megkapjuk a hromszg krvonalt. (Megjegyzend, hogy a hromszg kerlett alkot adatsorhoz nem elg hrom pont, ugyanis negyedik adatpontnak jra meg kell adni az elszr megadott cscs koordintit, hogy a krvonal bezrdjon.) A hromszgdiagram lehetsget nyjt tbb terleti egysg egyidej (statikus) sszevetsre. A hasonl karakter terleti egysgeket brzol pontok egyms kzelbe kerlnek. Az egymshoz kzeli pontok elklntsvel a vizsglt terleti egysgek csoportosthatk. Ha egyazon terleti egysgeknl tbb idpontra is rendelkeznk adatokkal, akkor azok egymssal a pontok idsorrendben sszekthetk, gy a vltozs irnya alapjn is jellemezhetjk megfigyelsi egysgeinket.
- 46 -
Tblzat szerkesztsnek, mdostsnak lehetsgei

Amennyiben a tblzatunk kls keretn a sarkokban s az oldalak kzepn kis fekete ngyzet van, gy a tblzatunk egsze ki van jellve. Ez annyit jelent, ha nyomtatunk, akkor az egsz A4-es lapon csak a tblzatunk lesz rajta rismretben, ha nyjtani, vagy kicsinyteni akarjuk, akkor az egeret a a fekete ngyzetek valamelyikre kell irnytani, s ha a ketts nyl megjelenik, bal egr gombbal rkattintva, azt lenyomva tartva vgezhetjk el a mretezst. Ha mshova akarjuk elmozgatni a diagramot, akkor a diagram pl. kzepre kattintva bal egr gombbal, azt lenyomva tartva mozgathatjuk az egszet ide-oda. Alapszably: ha brmilyen formjt (sznt, tpust, szmok mrett stb.) szeretnnk vltoztatni a diagramnak, mindig finoman keresgetve, kattintgatva jelljk ki bal egr gombbal azt, amit szeretnnk megvltoztatni (pl. oszlopok szne kk helyett piros legyen), majd jobb egr gombra kattintva megjelenik az a menablak, amelybl kivlasztva eljuthatunk a mdostsig s megvltoztathatjuk zlsnk szerint a belltsokat.
- 47 -
FELADATMEGOLDSI TECHNIKA, GONDOLKOZSMD
Mikor lelnk egy feladatot megoldani, igazbl sok krdst kell megvizsglnunk, sok szempontot kell figyelembe vennnk. A tblzatkezels klnsen j terlete a rszleteiben tgondolt megoldskutatsnak, megolds menedzsmentnek. Ha pl. az a feladatom, hogy egyszer gyflnyilvntartst ksztsek, akkor is gondolok arra a szerkesztsnl, hogy a ksbbiekben a tblzat alkalmas legyen pl. krlevl nyomtatsakor, vagy email cmlista ksztsre, esetleg notesz bettlapjaknt funkcionlni. Amikor tblzatot ksztek, mindig nyitott rendszert hozok ltre, ami azt jelenti, hogy brmikor nyitott legyen a fejlesztsre, mdostsra gy, hogy az ne vegyen tl sok idt ignybe, esetleg tl nagy bonyolultsgi fokot se rjen el. Knnyen kezelhetsg = egyszer megoldsok = kis hibalehetsg = hasznlhatsg. Nincs olyan szmtsi, adatkeressi problma, ami egyszeren ne lenne kezelhet. Az, aki majd hasznlni fogja a tblzat adatait, vagy kezelni fogja az alapadatokat, nem vgyik arra, hogy rkig bngszgessen s filzzon azon, vajon mi is volt az alkot eredeti szndka a tblzat ltrehozsakor: bosszants vagy dilettantizmus. Egyszval, mindig a felhasznl eredeti akaratt kell messzemenkig szemeltt tartani. A legfbb ignyek a kvetkezk: Legfeljebb egy kperny mret, vagy 1 db. olvashat A4-es oldal legyen az oldal, amit prezentlunk. Ha mgis elkerlhetetlen ezen val tlterjeszkeds, akkor max. 2 oldalnyi lehet a terjedelem, amit mg szvesen kezelnek. Ennl nagyobb terjedelem tltsra nincs igny, s trelme sincs senkinek. Nagymret tblzatoknl mindig kszlnek n. sszest munkalapok, gy mindig megvan annak a lehetsge, hogy egy oldalban bemutathassuk a lnyeget. A szmtsok knnyen ellenrizhetek legyenek, esetleges gyan esetn (hogy j-e az adat), hamar egyrtelmen igazolhat legyen, vajon tvedtnk-e, vagy az adat valban helyes, csak kirv. Erre azrt van szksg, mert ltalban dntsek meghozatalnl
- 48 -
kapjk el a tblzatainkat, ahol kevs id van magyarzkodni, vagy utnanzni dolgoknak. Ami gyorsabb, gy jobb is lesz. A piramis informcis szerkezetet tmogatja az excel, gy tbb tblzat, vagy fjl egyv kapcsolsakor ezt a tmogatst maximlisan hasznljuk ki. Mindig kvetkezetesen juthassunk el az aggreglt adattl kezdve egszen a legaprbb rszletig. A tblzat legyen sznes, jl tagolt, olvashat s lapozhat.
A kvetkezkben olyan megoldsi technikkat vesznk sorra, melyek az excel tmogatst lvezik s hasznlatuk egyszer. Az sszesen sor ltalban, ha sszestst (sort vagy oszlopot) ksztnk, a sszestsek a tblzat aljra, vagy jobb oldalra kerlnek. Nos, ha mr gyakorl excelesek vagyunk rjvnk arra, hogy a szerkesztsi szempontok a fell ill. bal oldalon trtn sszestseket kvnjk meg, szembetnbbek, kevesebb tszerkesztsi gonddal jrnak egy esetleges bvts esetn. Nem ktelez, de ajnlott teht az sszestseket (kivve, ha a felhasznlk kifejezetten ragaszkodnak a hagyomnyos formhoz) fell s bal oldalt elhelyezni. Az autoszr, autofilter Az autoszr a tblzatunkban egy bizonyos szempont szerint sszegyjti azokat a sorokat, amikben az oszlopban kijellt szempontnak megfelelnek az adatok. Az autoszr hasznlata: kijelljk a tblzat fejlct: a fejlc a legels sorban lv, tblzat adataira jellemz mezket (cellkat) tartalmazza. Miutn kijelltk a fejlctartomnyt, az autoszr az Adatok, Szr, Autoszr bekapcsolsval indthat el. Kis fekete hromszgek jelennek meg a fejlc cellinak jobb oldaln, amik jelzik, hogy az autoszrt aktivltuk. Egyszerbben: pl. a tblzat tartalmazza a hallgatk nevt, vfolyamnak szmt, cmt, nemt, szletsi idejt. Szeretnnk tudni pl., hogy hny frfi hallgat van. Ebben az esetben a Neme oszlopban lv kis hromszgre kattintva kivlasztjuk a Frfi bejegyzst s mris levlogatja neknk az sszes frfi hallgatt. Vagy azt szeretnnk tudni, hogy pl. kik azok, akik 1975 utn szlettek. Ebben az esetben a szletsi ideje oszlopban lv kis hromszgre
- 49 -
kattintva kivlasztjuk az (Egyni) jelzst s ebben belltjuk a szksges als, 1975-s hatrt. Az eredmny az lesz, hogy az sszes, 1975 utni hallgatt azonnal lthatjuk. Az autoszrvel ragyogan karbantarthatjuk a tblzatunkat, nyugodtan bekapcsolva hagyhatjuk, gy el is menthetjk az adatokat. Mivel a szrs rendkvl egyszer, gyors, ezrt hamar kiszrhetk az esetleges hibk is, vagy akr azonnal kikereshet a szksges adat. Rszsszegek (Subtotals) A rszsszegek hasznlata eltt mindig sorrendbe kell rendeznnk a tblzatunkat aszerint a mez szerint, melyek alapjn fogjuk a csoportostst a rszsszegekben vgezni. Ha pl. nevek szerint szeretnnk sszegezni pl. a munkabreket, akkor Nv szerint kell a sorba rendezst elvgeznnk. A rszsszegek az autoszrhz hasonlan beptett funkci, segtsgvel gyorsan olyan rszsszegeket tartalmaz tblzat kszthet, ahol tbb sszetartoz adat (rekord) csoportostsra kerl s a csoportok vgn, kln sorban sszestsre kerlnek azon mezk adatai, amiket bepiplunk. Ezt a funkcit, ha mr nincs r szksg, a rszsszegek trlsvel ki is kapcsolhatjuk, gy visszall az eredeti tblzat. E beptett fggvny alkalmazsa klnleges esetekben hibhoz vezethet, ezrt csak egyszerbb tblzatoknl rdemes alkalmazni. 1. lps rendzetlen tblzat
A 1 2 3 4 5 6 Aba Abajsznt Budapest Aba Budapest
NV
2. lps rendezett tblzat

B
SSZEG
A 1 2 Aba 3 Aba 4 Abajsznt 5 Budapest 6 Budapest

NV
B
SSZEG 1500 800 2500 1000 100
1500 2500 1000 800 100
3. lps ltrejttek a rszsszegek
- 50 -
Nv Aba Aba Aba ssz. Abajsznt Abajsznt ssz. Budapest Budapest Budapest ssz. Vgsszeg
sszeg 1500 800 2300 2500 2500 1000 100 1100 5900
Ezt a rszsszegek funkcit nagymret tblzatok esetn is lehet alkalmazni, elg jl, fleg akkor, ha hirtelen kell kimutatst kszteni. Egy dologra azonban gyelnnk kell. A rszsszegek kpzsekor elllhat olyan specilis eset, hogy egy rszsszeg hatron ppen olyan felttel szerepel, amely tugrik (helytelenl) a kvetkez csoportba. Ezt a hibt eddig csak egyetlen, nagyon specilis esetben szleltem, ezrt mg nem kell ezt a funkcit elvetni, mert igen hasznos s j, hiszen villmgyorsan tudunk kimutatst kszteni. Sorbarendezs (Sort) Az excel nvekv ill. cskken szmsorrendbe (szveg esetn ABC sorrendbe) kpes tenni a kijellt tartomny adatait hrom kulcsmez mlysgig. Ez azt jelenti, hogy egy tartomnyt rendezhetek nv szerint, ezen bell is vros szerint, ezen bell is hzszm szerint kln-kln nvekv sorrendbe. Ez azt jelenti, hogy a nevek ABC sorrendje utn a gp a vrosneveket is s a hzszmokat is sorrendbe teszi, azaz, ha pl. Abonyi Srinak hvnak valakit, aki a Kerepes, F utca 9-ben lakik, akkor az Abonyi Adl, aki a F utca 10 ben lakik, megelzi a listban, de az az Abonyi Sri, aki Szilasligeten lakik, csak utna jn a felsorolsban. A sorba rendezst csakis kisebb (max. 1000-2000 soros tblzatoknl javasolom, mert ennl nagyobb mret esetn tbb esetben is sszekeveredtek az egyes adatok. Ennek kikszblsre rdemes elbb menteni a fjlt s sorba rendezs utn alaposan ellenrizni, hogy minden adat a helyn van-e. Pl. adott nvhez nv szerinti sorrendbe raks esetn vajon az eredetileg tartoz irnytszm, utcanv stb. kerlt-e. Ez az ellenrzs hosszadalmas lehet ugyan, de megri a fradsgot.
- 51 -
Sorozatgyrts Tipikus excel sajtsg, az egyik legnagyobb erssge. Az egszen egyszer tblzattl a hatalmas mretig pillanatok alatt tudunk klnozni, azaz gyrtani olyan, eredetivel teljesen megegyez msolatokat, ahol mr minden szksges formzs, oldalbelltsa stb. ksz van. S ezt csak egyszer kell elvgeznnk s utna csak msolunk, amg csak kell. A sorozatgyrts titka a kvetkez: Ksztsd el azt az egy cellt, a bert kplettel s a szksges formzsokkal, amit sorozatgyrtani kell. Ezutn indul a msols, ami belefr.
Az albbi pldban a B2-es cellban lv sszegfggvnyt berjuk, megformzzuk a cellt (Szm, tizedes jegy; Flkvr; Pasztellzld httr; Krbenvonalas szegly), s ezutn msoljuk vgig az E2-es cellig. A 1 2 3 Munkabr Alapbr B Janur =SZUM(B3:B6) C Februr D Mrcius E prilis
4 AD 5 TB 6 Juttatsok
Nagyon fontos teht sorozatgyrtsnl a sorrend, mindig a sorozatban ellltand cellt alaktjuk ki vglegesre, s csak ezutn msolunk. Ezzel a fele munkt megtakartjuk. Az is igaz, hogy erre tudatosan kell figyelnnk, mert hajlamosak vagyunk a hosszabb utat vgigjrni. Hasznos dolog tudni azt, hogy hogyan lehet hy msolni egy munkalap adatait, hogy ms a nyomtatsi belltsok is tmsoldjanak. Ez esetben kattintsunk a munkalap flre, vlasszuk a Msols vagy thelyezs funkcit, pipljuk be a Legyen msolat kockt s utna OK. Ezzel
- 52 -
egy olyan j munkalap msolatot ksztnk, melynek az sszes belltsai (lfej, llb, nyomtatsi- s oldalbelltsok stb.) is tmsoldnak. Piramis struktra Nem egybrl van itt sz mint arrl, hogy az alapadatok tblzatbl kiindulva az sszest tblzatokig egyfajta piramisszer adataggregci figyelhet meg. Az egyszertl az sszetettig haladnak a tblzatok, vagyis a vgs tblzat mr csak kevs szm, csak n. grand total-okat, azaz vgsszesen (mindsszesen) szmokat tartalmaz. Nincs olyan bonyolult szmtsi procedra, amely ne lenne jl megoldhat ezzel a szerkezeti felptssel. A struktra tovbbi elnye az, hogy a legsszetettebb (aggreglt) adatbl egszen lekattintgathatunk a legelemibb adatig. Ezt az opcit be kell lltanunk az excelben. Norml bellts esetn, ha egy cellra ktszer kattintunk, akkor a cella szerkesztsben talljuk magunkat, azaz rhatunk bele, amit akarunk. Abban az esetben viszont, ha az Eszkzk menben a Belltsok-ban, a Szerkeszts flben kikapcsoljuk a Szerkeszts kzvetlenl a cellban kis ngyzetben a pipt (res ngyzet legyen), akkor ha ktszer kattintunk, az egrmutat nyl oda ugrik, amely cellahivatkozsra mutat a cellba bert kplet cellahivatkozsi tartomnya. Ha pl. a B5-s cellban ez a kplet ll: =Szmla!C18, akkor az egrmutat nyl azonnal a Szmla nev munkalap C18-as celljra ugrik. Ez nagyszer tmogatsa az excelnek, mert gy a piramisszeren felptett tblzatrendszernkben az egszen sszetett adat fell pusztn kattintgatva elugrlhatunk a piramis aljn lv forrsadatokig. Legyen pl. az A5-s cellban ez a kplet: =B9+B12. Kattintsunk ktszer az A5-s cellra s a gp kk szn szegllyel kijelli neknk a B9 s B12-es cellkat, jelezve ezzel azt, hogy ezen cellkban van valami, amire az A5-s cellban hivatkozik valami. Gondoljuk el, hogy ha gy plnek egymsra piramisszeren az egyes munkalapjaink, hogy az egyes TOTAL sszest cellk egymsra hivatkoznak, akkor elg csak rkattintani az sszest cellra, s mris egy-egy szinttel lejjebb lv tblzat sszesen celljra ugrunk, ahol megtekinthetjk, mibl is tevdtt ssze az sszesen szmunk. Az excel tblzatszervezsi struktrja nemcsak fjlon bell, hanem fjlok kztt is mkdik. Ez azt jelenti, hogy tbb fjl adataira is ltre hozhatunk pl. sszestseket, melyek az sszest
- 53 -
fjl megnyitsakor frisslnek. gy jl mkdhetnk egytt sok munkatrsunkkal is, akik tltgetik adatokkal az egyes fjlokat, amely fjlok fent vannak a hlzaton egy szerveren, mi pedig sszektjk hivatkozsokon keresztl ezekez a fjlokat a mi kis sszest fjlunkkal, s amikor megnyitjuk, a mi fjlunk vgigpsztzza a hivatkozsokban szerepl fjlokat s frissti a vltoztatsokat. Ez pr msodperc alatt megtrtnik. A tapasztalatom az, hogy tbb ezer adattal, tbb tz fjlbl ll struktrk is nagyon megbzhatan mkdtethetek, az gy ltrejtt struktrt pillanatok alatt ttekinthetjk s kijavthatjuk a hibkat, azonnal szlelhetjk az esetleg kirv adatokat s ezltal gyorsan rtkelhetjk a tbbiek munkjt is. Kdols Ha pl. tantrgyakat szeretnnk nyilvntartani, akkor nem igazbl a hossz, teljes nevkkel clszer azokat nyilvntartanunk, elg egy kdot kitallni. Ez a legegyszerbb formja a kdolsnak, nem is igazbl az. Kdolsra akkor van sz, amikor egy rekordhoz tbb olyan ismertetjegyet is rendelnk, amelyek alapjn megtallhatjuk, rendszerezhetjk, szrhetjk azt. Ilyen pl, amikor egy kd az albbiakbl tevdik ssze pl egy hallgat esetn: 1: 1 frfi, 2 n, 1975: szl. v, 08: h, nap: 20, AN: alap nappali kpzs, 3: 3. vfolyam, GAM: gazdasgi agrrmrnk kpzs. A kd sszeolvasva teht: 119750820AN3GAM. Akkor profi egy kdols, ha minden egyes kdelem kln oszlopba kerl. gy minden egyes kdelemre (pl.: nem, vszm, vfolyam stb.) tudok levlogatni, szrni adatokat. A kdolssal tudunk igazn magas sznvonal adatnyilvntartst vgezni, melyet tetszs szerint vltoztathatunk s alakthatunk. A kdolt adatokat utna elssorban a =SZUMHA fggvnnyel adhatjuk ssze. Ha minden kd j s nem rontottunk el semmit, akkor az sszes bekdolt rekord sszeadsra kerlt. Ha viszont akr csak egyetlen kdot is elrontottunk, a =SZUMHA fggvny nem ltja s nem adja ssze. Ezrt MINDENKPPEN ksztsnk a tblzatunkba egy olyan sszestst (pl. =SZUM fggvnnyel egy sszestst a tblzat fels rszbe valahova), amely azon cellkat adja ssze, melyeket a =SZUMHA fggvnnyel is ssze szeretnnk adni. Mivel ez a =SZUM fggvny kdtl fggetlenl adja ssze a cellkat, ezrt nem tvedhet ebben a tekintetben. Miutn ksz vagyunk, hasonltsuk ssze a kt sszeget, s ha egyezik, akkor OK, ha nem, akkor elkezddhet a fradsgos kutatgats, de errl az Ellenrzs fejezetben lesz sz.
- 54 -
AZ EXCEL HATRAI
Bizony, ami j reg excelnk sem j minden feladatra, alkalmazsnak vannak korltai. Csak nhnyat emelnk ki ezekbl. Tbb ezer rekord esetn bizony lelassul, a sorba rendezsnl tvedhet, slyosan, st akr vgzetesen is sszekuszlva tblzatunkat, megsemmistve addigi munknkat. A problma thidalsa: tbb, kisebb rekordszm munkalap ltrehozsa, esetleg egy csoportba tartoz adatok egyv csoportostsval. Nagy tblzat esetn (2-3 ezer soros) lehetleg kerljk hasznlatt. A keresfggvnyek csak egy szempont alapjn kpesek keresni. (FKERES, SZUMHA stb.) Ha tbb szempont alapjn szeretnnk megtallni valamit, vagy sszeadni, akkor sszetett kdokkal thidalhat a problma, de kicsit nehzkes. A problma thidalsa: sszetett kdok ltrehozsa. Pl. van egy tbla, ahol havonta kimutatjuk, ki mennyi munkabrt vett fel. Ez lesz az sszest tblzatunk. Van egy msik munkalapunk, melyen a tblzatban rgztsre kerl az illet neve, munkabre, kifizetsnek dtuma, kifizets hnapjnak sorszma. A dtumbl a =HNAP fggvnnyel kpezhet a hnap sorszma. Ezutn kln oszlopban =SSZEFZ fggvnnyel sszekapcsoljuk a hnap sorszmt a dolgoz nevvel. Ezutn az sszest tblzatunkban a =SZUMHA fggvnnyel sszeadjuk azokat a munkabrsszegeket, melyhez tartoz oszlopban ez az sszetett kd megtallhat. Plda:
- 55 -
Sok nagymret tblzat egszen risira nvelheti a fjlunkat. Knyszeren tbb excel fjlra kell bontanunk az adatbzisunkat, ami krlmnyess teheti annak kezelst, adatainak manipulcijt, karbantartst.
- 56 -
ESETTANULMNYOK, FELADATMEGOLDSI SZEMLLETMD, ELLENRZS
FELADATMEGOLDSI SZEMLLETMD
temezs A feladatokat rdemes elvgzsk srgssge szerint temezni. Ha mgsem megy a megoldsuk, a megoldhatatlannak tn eseteket htra kell tenni s a megoldhatakkal kell foglalkozni. Mikzben a norml gyeket, feladatokat vgezzk, olyan infkhoz juthatunk, melyekkel a megoldhatatlannak tnek is egy csapsra megoldst nyernek. A munkaid s feladat lland dilemmja Minden munknk alapveten kt csoportra oszthat: 1. Amik msok feladatai illetve telefonlssal, emailezssel, utnajrssal oldhatak csak meg. Ezt vgezzk fmunkaidnk els kt harmadban. 2. A mi dolgaink, amivel neknk kell beszmolnunk, amikrt mi tartozunk elsdlegesen felelssggel. J esllyel munkaidnk egy harmadt tudjuk erre fordtani. Ha minden OK, akkor egy tlagos munkanap 10 rs, ami nha 8, nha 12-14 ra munkavgzst jelent. Munkaszervezs A feladataink, munkink igen hsgesek tudnak lenni: mindig megvrnak. Sajnos, a rgi szably itt is igaz: ha valamit meg kell csinlnod, ne bzd msra. Ugyanakkor csapatmunkrl is sz van (ez a tbb), ahol meg kell tanulni az emberekkel egytt dolgozni, feladatokkal elltni s folyamatosan ellenrizni ket. Nha jobb egy zsfolt nap, s aztn egy knnyebb, mint tolni maga eltt az embernek a dolgokat. Aki bevllals, arra sokat fognak pakolni s jl meg is fizetik. A lgsokat pedig a
- 57 -
j vezets kiszri hamar. Azrt a kemny munka mellett a kikapcsolsra is kell idt hagyni, mert a feltltds akr 100%-kal is megnveli a teljestmnynket. El kell tudni trni azt is, hogy a srgs feladatokat lt. du. 5-6 ra fel teszik az orrunk el. Msok is hasonl cipben vannak, mint mi, k is csak ekkor jutnak a fontos dolgaikhoz.
- 58 -
ELLENRZS
Egy munka akkor van ksz, akkor vgeztk el, ha le is ellenriztk. Le nem ellenrztt anyagokrl mindig kiderl, hogy legalbb mg 4-5-szr kell jra kijavtani, mert tele van rejtett hibkkal. Ez egy meeting esetben igen knos, mert mindenki ltja, hogy frcelt az anyag s szakadozik. Egyes rtekezleteken pedig nagyon kockzatos ilyen luxust megengedni (pl. board meeting, steering commitee (tulajdonosi rtekezlet)). res cella Ha egy tblzatban hinyz adat van, vagy hinyzik egy kplet egy sorbl, akkor az a mr ismert mozgsi mdszerrel: CTRL + kurzorvezrl nyilakkal tudjuk megtallni. E billentykombincival ugyanis addig ugrik el a mutat, amg res cellhoz nem r. Ekkor megll, kijavtjuk a hibt s ugrlgatunk tovbb, mgnem vgigrnk a tblzat minden egyes celljn. sszeadsi problma Problma: van egy szmoszlopunk, amit sszeadunk. Az sszeads (=SZUM fggvny) utn azonban szrevesszk, hogy ha egyesvel adnnk ssze a cellkat, ms sszegre jutunk, mint amit eredmnyl kaptunk a fggvny alkalmazsakor. 1. hibalehetsg: a =SZUM fggvny hivatkozsi tartomnya kisebb, vagy nem is arra a szmoszlopra vonatkozik, mint amit ssze szeretnnk adni. Ez egyrszt addhat abbl, hogy pl. a tblzat ksztsnek elejn ugyan jl lltottuk be a hivatkozsi tartomnyt, de a sorok trlsvel ezt is cskkentette az excel, gy a kezdetben pl. 100 sorra belltott hivatkozs mostanra 96-ra esett vissza: ezrt maradt le az utols ngy sszeadand cella. 2. hibalehetsg: ha valamilyen keres-vlogat fggvnnyel adjuk ssze az rtkeket, melyek ketts hivatkozsi tartomnnyal mkdnek (pl. =SZUMHA fggvny), akkor nagyon gyelnnk kell arra, hogy az egyes tartomnyok pontosan azonos sorkoordintjak legyenek. Plda egy rossz tartomny megadsra (a hiba kivastagtva):
- 59 -
=SZUMHA($A$12:$A$108;B2;$F$11:$F$108). Ez esetben hibzni fog az sszeadvlogat fggvnynk. 3. hibalehetsg: az sszeadand cellk kzl egyben nem szm tpus, hanem karakter tpus szm van, ami klsre szm, de rtelmezse alapjn betnek veszi az excel s nem adja ssze. Teht, ha pl. van egy 2-es a C3-as cellban, ami 2-vel lett berva, akkor azt az excel a =SZUM fggvnybe nem veszi bele sszeadskor, teht kimarad. gy rossz eredmnyt kapunk. Ezt legknnyebben gy szrhetjk ki, hogy a vizsgland szmoszlop mellett ksztnk egy olyan szmoszlopot, amely a =SZM fggvnnyel megnzi, mit is tartalmaz a vizsglt cella: szmot, vagy nem. Ha szmot tartalmaz, IGAZ zenet jelenik meg a cellban, ha nem, akkor HAMIS zenet. gy hamar kiszrhetjk a hibs rtket, trjuk s mris j az sszeadsunk. Plda: A 1 2 3 4 5 6 sszesen: 1 2 4 5 10 =SZM(B2) =SZM(B3) =SZM(B4) =SZM(B5) B C D Amit IGAZ HAMIS IGAZ IGAZ a =SZM fggvny eredmnyl ad a C oszlopban
4. hibalehetsg: a kdolsnl emltett hiba kiszrsre a legegyszerbb az, ha a rszsszegek funkcit bekapcsoljuk s kdokra szrve vgig egyeztetjk a =SZUMHA fggvnnyel elksztett sszest tblzatunk adatait a rszsszegek eredmnyeivel. Hasonlan j eredmnyre vezethet, ha az autoszrt vesszk ignybe ehhez a hibakeresshez, ez a tblzat mrettl fgg elssorban, melyik mdszer a clszerbb. Tipikus tizedesrtk problma Elfordulhat az, hogy sszeadunk egy szmoszlopot s minden rendben van. Az sszeg stimmel. Kinyomtatjuk, s tadjuk valaki msnak, aki azutn maga el veszi a paprt, vesz egy szmolgpet s egyesvel sszeadja a tteleket s sehogy sem jn ki az az sszests, mint amit mi a gpben sszeadtunk. Mi a hiba?
- 60 -
Valsznleg elfelejtettk, hogy tizedes rtkek is szerepeltek a szmoszlopunkban, amit sszegeztnk, azonban, mivel a cellaformzsunk nem engedi a tizedes megjelentst, ezrt nem vettk szre. Gondoljunk csak arra, hogy szerepelhet pl. egy oszts rtke az sszeadand szmoszlop rtkei kztt, s pldul 8,7 az rtke. A mi kinyomtatott paprunkon, illetve a kpernynkn is csak 9 jelenik meg, hiszen a gp automatikusan felfel kerektett. gy mris van 0,3 hinyunk, amit nem ltunk. Ebben az esetben a megolds egyszer, minden cellt formzzunk t gy, hogy a tizedes rtkeket is megjelentse. A formtumkd legyen pl.: # ##0,00 s gy ellenrizzk az sszeadst. Tipikus rejtett problma Maradjunk az elz pldnknl egy kicsit. Gondoljuk el, mennyi bosszsgot okozhat neknk az, ha vicces kedv munkatrsunk, vagy akr mi is, fehr sznre formzunk t egy cellt, gy a benne lv rtk sem a kpernyn, sem a nyomtatsban nem ltszik, azonban az sszeadsban szerepel. Mg a lukas cellavizsglat sem vezet ebben az esetben eredmnyre, azonban erre a hibra gyanakodhatunk, ha minden cella tele van az sszeadandak kztt, mgis a nyomtatsban luk van a szmoszlopban. Ksbb, ha mgsem tudjuk tltenni magunkat a rosszz trfn, hasonl csemegvel kedveskedhetnk viszonozhatjuk, de jobb a bkessg.
- 61 -
ESETTANULMNYOK
A kvetkezkben olyan alapvet vllalati illetve kisvllalkozsi terleteket vesznk szmba, ahol az excel alkalmazsnak szksgessge felmerl. A pldk illetve alkalmazsi terletek jl szemlltetik, mik is azok a feladatok, ahol a tblzatkezels a megolds legjobb eszkze lehet.
BANK - HITELELEMZS Egy banki hitelelemz munkjt segt informcis bzist kellene kipteni. A lnyeg, hogy tbb elemz egyszerre tudjon dolgozni a tblzatban, mindenki amit inft (ezek fleg jsgcikkek, hrlevl vagy egyb online hrforrsbl szrmaz anyagok) tall, itt regisztrlja annak rvid tartalmt s elrhetsgt. A dokumentci (papr) kln tmakatalgus szerint van iratfjlokban lefzve. Igny: az egymstl leklnlt elemzk gy egyms munkjt knnyebb tehetik s mindenki egy picit rszesedik a kzsen ptett adatbzisbl Elny: gyors elrssel, knnyen kezelhet, szemlytl kismrtkben fgg adatbzis. Hatkonysg, gyorsasg.
BANK - GYFLNYILVNTARTS Van, amikor rendszerezni kell az gyfelek adatairl, anyagairl szl dokumentumokat, azok jogi helyzett (folyamatban, elterjeszts, dnts, vgleges stb.) s ezt excel fjlban is el kell trolni. gy egy olyan tkrkpt kapjuk a papralap dokumentumoknak, ami gyorsabb s pontosabb teszi egyes hitelgyletek, garancik, ktelezettsgvllalsok llomnynak ttekintst, esetlegesen elmaradt teendk menedzselst.
- 62 -
Igny: az risi paprhalmazt ne csak az gyflgazda lthassa t, hanem betekinthessen a fnke is, vagy adott esetben az gyfl is az anyagokba. Vits krdsek azonnal tisztzhatk. Elny: nem kell rkig lapozgatni, mire a kvnt dokumentum megvan, hanem egyetlen excel tblzatbl azonnal kikereshet, mi hol van s milyen jellemzi vannak annak a dokumentumnak.
TVKZLS - PROJEKT CONTROLLING A kvetkezkben egy tvkzlsi beruhzs fontos kontrolling tevkenysgeibl vlogatunk. Feladatok: 1. A tvkzlsi beruhzs alvllalkozi szmlinak nyilvntartsa 2. A projekt menedzserek napi munkjnak rtkelse az j bekapcsols darabszm szerint (munkalapok) 3. A projekt menedzserek ltal alvllalkozktl tvett mszaki teljestsek nyilvntartsa (anyag+munka tblzatok) DLU s HOST szerint (ez tbb kevsb a teleplseket is lefedte). 4. Heti riportok elksztse: terv s teljestett bekapcsols, aktv vonal szmok szerint (bekapcsols: Backup, aktv: EWSD) 5. Beruhzs aktivlsa, mszaki tartalmak kidertse, szmlkkal val sszekapcsolsa. 6. Mszaki auditci krdsei 7. Mszaki teljests terv-tny szmainak rajzos (plotter) megjelentse. 8. Napi levlogats (Clipper)
KERTSZETI CG: KERTPTS, RUDA, DSZNVNYKERTSZET Kertpts Amit ma kertptsnek mondunk, annak munki, erforrsainak szervezse, dolgozk irnytsa, munkabr elszmolsa stb.
- 63 -
1. gyflnyilvntarts ksztse 2. Dolgozi nyilvntarts ksztse 3. Szmlanyilvntarts ksztse 4. Projektek nyilvntartsa 5. Munkabr elszmols 6. Menetlevl ksztse 7. Dsznvnyleltr ksztse 8. rjegyzkek ksztse 9. Leltr ksztse 10. Bevtel-Kltsg nyilvntarts kdok alapjn 11. v vgi zrsi munklatok, statisztikk, rezsiradj kiszmtsa, megtakartsi lehetsgek szmbavtele, kidolgozsa
KLTSGVETS, RIPORTOK KSZTSE A kltsgvetsek s klnfle heti, ves jelentseknek sajtos szerkesztsi szablyai vannak. Kltsgvets Minden kltsgvets (budget) ltalban egy ves idtartamra kszl. A kltsgvets pl. egy beruhzs esetben tartalmazza az sszes, abban az vben beruhzsra (azaz j eszkzk ltrehozsra) fordtand sszegeket. A kltsgvetsi tblzatot gy rdemes elksztennk, hogy azok a szmok, amelyek benne szerepelnek, sszesenjei olyan ms tblzatoknak, vagy esetleg fjloknak, amikbl szrmaztathatak. Teht, a kltsgvets tblzata egyfajta sszest tblzatknt is felfoghat, nllan nincs rtelme, mert ms tblzatok adataibl tpllkozik. A szerkeszts menete a kvetkez: 1. az sszes forrstblzat egysges szerkezetnek megtervezse (sorok s oszlopok tartalma) 2. a mintatblzat elksztse s sorozatgyrtsa 3. a sorozatgyrtott tblzatok adott kltsgvetsi egysgre trtn testre szabsa
- 64 -
4. sszest tblzat elksztse 5. kltsgvetsi tblzat elksztse az sszest tblzatok alapjn A kltsgvetsek ezek szerint kzvetetten kapcsolatban llnak a szmla, megrendels s szerzds nyilvntartsokkal, azok adatait hasznlja fel s veti ssze a tervezett s megvalsult szmokkal. Aranyszably: csak kevesebbet lehet klteni, vagy pont annyit, amennyi rendelkezsre ll. Tllps csak akkor megengedett, ha arra a kiemelkeden j mszaki teljests kifogstalan magyarzatot ad. Heti jelentsek A heti jelentsek (weekly reports), de ltalban minden jelents, tartalmazza egyfell a terv adatokat, melyeket j elre, ltalban november-december tjkn jvhagynak a kvetkez vre. A msodik sorban pedig azok a tnyadatok szerepelnek, melyek mgtt konkrt mszaki tartalom van. Nem bonyolult teht a szerkezet, azonban knosan gyelnnk kell arra, hogy adott htre szl szmok vletlenl se cssszanak el msik htre, vagy arra, hogy egyetlen ht kockja sem maradhat resen. Vgl is a heti riport jelentsge, de az ves is abban ll, hogy minden kockja (cellja) ki van tltve, a kirv adatok magyarzattal el vannak ltva (megjegyzs kis piros hromszg a jobb fels sarokban). Minden jelents csak annyit r, amennyire hibtlan a kitltttsge. NYILVNTARTSOK, LISTK gyfelek nyilvntartsa Az gyflnyilvntartsunk alapveten egy telefonknyv szerkezett kveti a kvetkez kiegsztsekkel: postacm cgvezet neve, beosztsa milyen tpus az gyfl (gyfl, szllt, vev, alvllalkoz, hatsg, llami stb.)
- 65 -
email cm webcm (URL) megjegyzs kapjon-e rajnlatot s mikor, melyikbl kapjon-e nnepi dvzllapot
Ma mr a legtbb okosabb mobiltelefon szinkronizlhat a szmtgppel, ami annyit tesz, hogy a gpben trolt gyfladatok msodpercek alatt tvihetk a mobiltelefonba vagy fordtva. A cg ill. gyflnyilvntartsnak nagyon nagy szerepe van, fleg, ha a levelezseket (pl. krlevl), vagy ltalnos termkismertetket akarunk kldeni bizonyos partnereinknek. Ebben az esetben ugyanis ksz van az az adatbzis, amelybl senki sem marad ki, vagy felejtdik el, ha mindent jl csinltunk. Szmlanyilvntarts A kimen vagy bejv szmlkat ma mr egyedileg fejlesztett knyvelszoftverek tartjk nyilvn. Amg ezt nem tudjuk hasznlni, vagy nincs ilyen alkalmazs, gy a j reg excel a segtsgnkre van s nem is akrmilyen mdon. Teljesen az ignynk szerint kdolhatjuk kltsghelyenknt, vagy kltsgviselkknt a bejv szmlkat, megrendelseket, szerzdseket. Plda a mezlistkra: Bejv szmla esetn
cgnv szmla szma szmla megnevezse Teljests ideje Szmla kelte Fizetsi hatrid TOR, SZJ szm Mrtkegysg
Kimen szmla esetn

Vev neve Szmla szma szmla megnevezse Teljests ideje Szmla kelte Fizetsi hatrid TOR, SZJ szm Mrtkegysg
Megrendels esetn
Szllt neve Megrendels szma Megnevezs Megrendels kelte Szlltsi hatrid Nett sszeg FA Brutt sszeg
Szerzds esetn
Szerzds szma Szerzds tartalma Szerzd felek . . . Egyb ktelezettsgek .
- 66 -
Mennyisg Egysgr Nett sszeg Kedvezmny FA Brutt sszeg Kifizets ideje Fizets mdja Megjegyzs
Mennyisg Egysgr Nett sszeg Kedvezmny FA Brutt sszeg Kifizets ideje Fizets mdja Megjegyzs
Fizets mdja Bankszmlaszm Megjegyzs
. Szerzds kelte Idtartama Nett sszege Fizetsi felttel Megjegyzs
- 67 -
Kimutats (Pivot table)
- 68 -

Excel Kézikönyv

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Excel Kézikönyv

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Tblzatkezelsi kzikny

TBLZATKEZELSI KZIKNYV (folyamatos fejleszts alatt)

Szerz: Badinszky Pter Minden jog fenntartva

A LEGGYAKRABBAN HASZNLT KPLETEK, FGGVNYEK

Szeretnnk cgek szerint csoportostva sszesteni az tutalsok sszegeit: 1. lps

10 Lovas Kft. 11 Br Bt. 12 Br Bt. 13

Tblzatkezelsi kzikny 5 6 7 3 4 5 Mrcius prilis Mjus =SZUMHA($F$3:$F$5;A5;$G$3:$G$5) =SZUMHA($F$3:$F$5;A6;$G$3:$G$5) =SZUMHA($F$3:$F$5;A7;$G$3:$G$5) 0 0 4123563

3.13. bra Szlovkia npessgnek regionlis megoszlsa (2000)

3.14. bra Foglalkozsi szerkezet Nmetorszgban (2000)

3.19. bra Bcs-Kiskun megye npessgnek teleplsek szerinti eloszlsa (1999)

Tblzat szerkesztsnek, mdostsnak lehetsgei

FELADATMEGOLDSI TECHNIKA, GONDOLKOZSMD

2. lps rendezett tblzat

A 1 2 Aba 3 Aba 4 Abajsznt 5 Budapest 6 Budapest

1500 2500 1000 800 100

3. lps ltrejttek a rszsszegek

ESETTANULMNYOK, FELADATMEGOLDSI SZEMLLETMD, ELLENRZS

Kimen szmla esetn

Fizets mdja Bankszmlaszm Megjegyzs

. Szerzds kelte Idtartama Nett sszege Fizetsi felttel Megjegyzs

Kimutats (Pivot table)

You might also like