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Oficina Moderna

Oficina Moderna

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08/12/2013

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Oficina moderna
La oficina es el lugar de la empresa donde la informacion recibida es procesada conel objeto de aportar datos necesarios para la administracion. De esta manera seayuda a que las actividades u operaciones de la empresa sean mas efectivas.
 
Una oficina es generalmente un salon destinado al trabajo. Existen muchas formasde distribuir el espacio en una oficina según la función y cuántas personastrabajarán dentro del mismo cuarto. En un extremo cada trabajador tendrá supropio sitio, en el otro una oficina grande abierta que se puede componer de unsitio principal con diez o centenares de personas que trabajan en el mismo espacio.Los estudios acerca de esto último han demostrado que dan productividad a cortoplazo, por ejemplo dentro de un solo proyecto. Al mismo tiempo la pérdida de privacidad y de seguridad puede aumentar laincidencia del hurto y de la pérdida de secretos de la compañía. Un tipo de oficinaintermedia es el cubículo, que soluciona el aislamiento visual en cierto grado, perofalla a menudo en la separación y la seguridad acústica.
 
 
 
Caracteristicas:
 
Esta integrada por recursos humanos: son todos los empleados que cumplenlas tareas de la oficina
 
 
Recurso materiales: Se refiere al mobiliario y al equipo destinado a realizarlas diversas tareas. Dentro del mobiliario de encuentran; los escritorios,sillas para visitantes, sillas giratorias mesas para telefonos, bibliotecas o vitrinas para libros entre otros
 
 
Existen equipos como el telefono, computadoras, televisores.
 
 
Actividades del oficinista:
 Las actividaes del oficinista varian de acuerdo al tamaño y tipo de empresa, sin embargo,entre la variedad de ocupaciones de una oficina se puede señalar las siguientes:1.
 
Tomar dictado y transcribirlos de manera que pueda radactar cartas bienorganizadas, telegramas, memorandums e informes.2.
 
Manejo de correspondencia: consiste en sellar, subrayar, anotar y clasificar lacorrespondencia tanto la recibida como enviada.3.
 
Redaccion de correspondencia: se refiere a la escritura de cartas, u otros mensajesrelacionados con las actividades de la oficina.4.
 
Archivo de documentos: se refiere a la aplicacion de un sistema que permitaorganizar y guardar cartas, papeles importantes, fichas, facturas, recibos, catalogosy otros registros comerciales.5.
 
Registrar informaciones contables: estos registros se refiere a ordenes de compra yde venta, pedido de productos y cotizacion, nominas, otros formularios.
LA oficina dentro de una empresa:
 
 
La oficina dentro de una empresa como medio de satisfaccion personal:La oficina, por ser un lugar donde un grupo de personas se organizan para realizar una granvariedad de actividades, representa para el oficinista la posibilidad de poder realizarsecomo un individuo capaz de desarrollar destrezas, conocimientos, habilidades actitudes yhabitos de trabajo, que le permitan alcanzar posiciones satisfactoria en la vida.
 
La oficina dentro de una empresa como medio de satisfaccion social:
 
 Desde el punto de vista de la sociedad cuando se instala una oficina en una comunidad, estase beneficia de diferentes maneras. Uno de los beneficios mas importante es la creacion denuevos empleos en el lugar donde se establece, con lo cual se mejoran las condiciones devida ya que permite elevar sus ingresos y con ellos la capacidad de satisfacer susnecesidades.
Oficina virtual:
 Una oficina virtual es un espacio virtual en el que pueden desarrollarse actividadessimilares a las de una oficina. Es decir, un lugar donde desarrollan tareas profesionales conel fin de prestar un servicio a los clientes.La mayoría de los organismos públicos y grandes empresas ofrecen dentro de sus Websservicios a sus clientes, proveedores y empleados diversas utilidades que sustituyen ocomplementan los canales tradicionales de comunicación en el acceso a información y laprestación de servicios.
Otros elementos necesarios en una oficina:
 
 
Una impresora láser es necesaria si tenemos que imprimir documentos con unabuena calidad. La podemos comprar en blanco y negro o color, lo cual dependerá delo que queramos. Si es solo para documentos escritos, con una de blanco y negrobastará. Si lo que necesitamos es imprimir gráficos, fotografías o presentaciones,puede que sea mejor la de color.
 
Tener una máquina fax es algo que tarde o temprano necesitaremos. De todosmodos, también tenemos la opción de obtener un servicio de fax online.
 
Un reproductor y quemador CD/DVD. Esto es importante por muchos motivos,donde uno de los más importantes es hacer un backup de forma regular de todo tutrabajo. También no vendrá bien para poder llevar nuestro trabajo en disco a otrossitios o hacer entregas a terceras partes si fuera necesario.
Organización de una empresa pequeña

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