FILING

Organisasi dan Metode

Pengertian
Segala tindakan atau perbuatan atau kegiatan yang berhubungan dengan masalah pengumpulan, klasifikasi, penyimpanan, penempatan, pemeliharaan dan distribusi atas surat-surat, catatan-catatan, perhitungan-perhitungan, grafikgrafik data ataupun informasi yang lain dan tindakan tersebut dilakukan dengan setepattepatnya dalam rangka melakukan suatu proses manajemen serta catatan maupun surat tersebut dapat ditemukan kembali dengan mudah.

Kegunaan Filing
A. Mengikuti perubahan sewaktu-waktu menyangkut masalah perencanaan, perubahan dan pengembangan organisasi B. masalah keamanan penempatan filing berhubungan dengan kecepatan waktu dalam penemuan surat C. sebagai tempat penampung daya ingat

Cara Penyimpanan File

A. Sistem penyusunan menurut abjad B. Sistem penyusunan menurut subyek C. Sistem penyusunan menurut nomor D. Sistem penyusunan menurut daerah E. Sistem penyusunan menurut waktu

Record Retention Schedule

Organisasi dan Metode

Pengertian
Suatu kebijaksanaan yang harus dilakukan dalam rangka proses manajemen, yaitu yang berhubungan dengan penggolongan, pemilihan, disribusi, ataupun disposisi dari record untuk menentukan record yang mana yang perlu disimpan utk selama-selamanya saerta jenis-jenis record yang mana dalam jangka waktu berapa lama pula perlu dimusnahkan karena sudah tidak diperlukan lagi.

Penggolongan Record
1. record yang tidak penting (nonessential) 2. record yang dapat dimanfaatkan (helpful) 3. record yang penting (important) 4. record yang sangat penting (vital)

Tugas
1. Apa saja kegunaan filling menurut anda? 2. Apa perbedaaan antara record yang penting dengan record yang sangat penting yang akan disimpan selamanya? 3. Apa yang saudara lakukan kalau dalam suatu perusahaan menghadapi permasalahan dalam menentukan kapan suatu record akan dimusnahkan atau disimpan selamanya?