CHAPTER 5 Knowledge Management Tools Ada beberapa faktor yang dapat memotivasi sebuah organisasi untuk membentuk manajemen

formal dan pengetahuansistematis,termasuk keinginan atau kebutuhan untuk : 1. mendapatkan wawasan yang lebih baik pada cara kerja organisasi. 2. mengurangi waktu dan tenaga dalam mencari informasi dan dokumen. 3. menghindari pengulangan kesalahan dan duplikasi yang tidak perlu. 4. mengurangi waktu respons untuk pertanyaan yang sering diminta. 5. meningkatkan kualitas dan kecepatan pengambilan keputusan penting. Berbagai tingkat organisasi, termasuk administrasi, taktis danstrategis, bisa mendapatkan keuntungan dari KM yang sistematis dan formal. Manfaat administrasi termasuk penurunan yang signifikan dalam beban kerja (workload) Human Resource Management (HRM), rekrutmen karyawan,pelatihan staf, dan perbaikan dalam retensi karyawan.KM dapat menyediakan alat yang diperlukan karyawan untukmengelola data secara otomatis.Misalnya sebuah portal enterprise, dapat menyediakan saranabagi karyawan untuk memperbarui data tertentu yang menyangkut diri mereka, seperti alamat rumah, rekening bank dan sejenisnya.Proses ini mengendalikan aspek-aspek tertentu yang berhubungan dengan informasi pribadi mereka. Manfaat taktis termasuk akses cepat ke informasidandokumen yang relevan pada setiap saat menghasilkan proses organisasi. Manfaat strategis termasuk keunggulan kompetitif yang dapat dihasilkan dari pengelolaan yang baik dan sistematis. Melalui KM, organisasi dapat mengubahpengetahuan menjadi aset strategis dan menciptakan pembelajaran organisasi. Untuk melaksanakan sistem KMada 2 elemen dibutuhkan,yaitu : 1. Infrastruktur teknologi, terdiri dari komputer, jaringan dan database. 2. Aplikasi perangkat lunak yang diinstal di lingkungan terdistribusi. 2 elemen ini biasanya disebut sebagai KM Tools.Alat-alat ini dirancang dan dibangun untuk memungkinkan penggunaan yang lebih mudah dan lebih cepat, seperti manajemen dokumen, mesin pencari superior dan sejenisnya.Penyebaran alat-alat yang efektif dalam suatu sistem untuk meningkatkan : 1. kolaborasi dan lingkungan kerja 2. kompetitifdalam keuntungan dan responsif 3. produktivitas secara keseluruhan. KM Tools digunakan untuk membuat, mengatur dan membagi pengetahuan yangditemukan padawaktu tertentu, dalam sebuah dokumen,laporan atau memo. Sebuah KM Tools yang ideal harus menyertakan fitur sepertimobilitas yang memungkinkan pengguna untuk berinteraksi dengan sistem dari tempat manapun dan waktu kapanpun. Untuk pengguna akhir, kegunaan KM Tools adalahalat tersebut harus tersedia dan user friendly.Sebagian besar pengguna sudah akrabdengan Internet Web Browser,dan databaseterutama Oracle atau SQL server, terintegrasi dengan EnterpriseResource Planning (ERPs), seperti SAP R/3, aplikasi seperti Lotus Notesdan produk pengembangan seperti Microsoft atau SUN untuk C, C++, Java dan VisualBasic.

Beberapa alat yang digunakan dalamsolusi KM,yaitu : (a) document management system (b) enterprise portal (c) knowledge map and skills management (d) information database and lessons learned system (e) collaboration tool (f)communities of practice

1. Document Management Dokumen adalah repositori paling umum dari informasi dan pengetahuan di organisasi mana pun.Dokumen yang dihasilkan misalnya proposal proyek kontrak atau perjanjian, laporan teknis, makalah ilmiah, dan lain-lain.Berbagai macam jenis danpanjang dokumen dihasilkan organisasi, dikelolasecara sistematis dan terorganisir untuk menyimpan dokumen.Upaya organisasimengelola dokumen secara sistematis adalah titik awalmanajemen pengetahuan. Manajemen dokumen memiliki 2 fungsi utama : 1. Menyediakankonten 2. Memfasilitasi pengelolaan konten dan aksesnya 2 fungsi ini memiliki dampak positif signifikan terhadap efisiensiorganisasi.Tergantung pada sifat dan ukuran organisasi,inefisiensi yang terkait dengan aksesibilitasdokumen. Manajemen dokumen memiliki 4 elemen dasar, yaitu: 1. Catatandiskusi,email dan dokumen arsip. 2. Mengatur dokumen elektronik dalam kerangka hirarkis atau jaringan. 3. Menyediakanmesin pencari untuk pengambilan dokumen yang diinginkan. 4. Meningkatkan keamanan konten dengan mengalokasikan akses pada tingkat yang tepat ke masing-masing dokumen. 2. Enterprise Portal Portal dapat didefinisikan sebagai titik akses tunggal yang disediakandengan mudah dan tepat waktu ke pengetahuan.Portalmerupakan alat penting untukKM karena memudahkan berbagi pengetahuan dalamorganisasi.Pada dasarnya, portal pengetahuan menjadi titik sentral untuk berbagi pengetahuan.Melalui portal ini, pengguna dapat memberikan kontribusi informasike pengetahuan perusahaan, informasi akses, dan berkolaborasidengan para ahli lainnya.Karena salah satu tujuan dari portal adalahmeningkatkan kinerja perusahaan denganinformasi yangberkualitas terbaik untuk menjamin suksesnyapenggunaansistem KM. Siklus pengetahuan mencakup serangkaian episode.Pekerja pengetahuan mencari dan mengambil pengetahuan dari portal dan kemudianmengatur dan menganalisis sehingga dapat digunakan untuk membuat keputusan atau mengambiltindakan.Hasilnya dibagi dan disebarluaskan sebagai pelajaran.Pengetahuan ini kemudian disimpan di tempat yang dapat diakses oleh rekan-rekan lainnya.Pengguna dapat memperoleh pengetahuan dari orang-orang dengan keahlian yang dibutuhkan ataudari dokumen dan artefak lainnya, sehingga memanfaatkan pengalaman masa lalu.Untuk membuat lebih berguna, dokumen dan artefak diakses melaluiportal termasuk ringkasan, penulis, jenis, tanggal dan data kontekstual lainnya.

Konsep portal perusahaan meliputi berbagai peralatan, teknologi dan praktik yang membuat hasil dan pengetahuan tersedia bagi semua staf organisasi dan pengguna lain. Mereka melayani untuk mendukungkarya kolaborasi kelompok pekerja pengetahuan dalam komunitaspraktik dan dapat melayani berbagai tujuan termasuk akademik dan bisnis.Portal berbasis web, memungkinkandokumen untuk didistribusikan dan mencari informasi secara online. Sebagai teknologi informasi dan komunikasi portal menjadi lebih kuat dan tersedia secara luas, menjadi struktur yang lebih luas yangmendukung berbagai kegiatan berbasis pengetahuan yang berbeda.Contoh entry pointdiGoogle.com. Namun, sebagian besar portal biasanya terbataske sejumlah orang yang menjadi milik sebuah organisasi, instansi pemerintahatau lembaga masyarakat sipil atau berbagi wilayah pengetahuan umum walaupunmilik organisasi yang berbeda.Tipe lain dari portal diatursekitar pengetahuan sektor tertentu di suatu negara atau sekelompok negara.Tipe ini biasanya disebut sebagai "portal vertical. Dari perspektif teknis, 2 fitur utama dari portal adalah taksonomi dan crawler.Taksonomi organisasi dan mesin pencari merupakan elemen penting dari portal yang memfasilitasi navigasi.Selain itu,portal termasuk fungsi web-crawling, tujuan utamanya adalahpenelitian dan analisis informasi.Setelah dokumen diserahkan ke portal repositori, diakses oleh crawler bahwa isi teks dan meta-data dari kumpulan dokumen, di dapat dari beberapa repository melalui jaringan. Tujuan penting dari portal adalah untuk memudahkan berbagikualitas pengetahuan tinggi yang diambil secara elektronik, sesuai dengan isi yang relevan.Organisasi pembuat portal harus menilai dan mengevaluasi kualitas kontribusi yangdiajukan dan menetapkan meta-data sesuai dengan fitur khususnya.Inimemungkinkan pembentukan struktur dan kategorinya. Keseimbangan penting harus dicapai untuk pengambilan yang dinamis daninformasi yang berkualitas. Beberapa organisasi memilih untuk "informasi konvergen", bahwa setiap bagian dari pengetahuan yang diterima harus divalidasi olehorganisasi dan membuat pengetahuan yang benar berkualitas tinggi. Dalam rangka mendukung pekerja pengetahuan dan praktek masyarakat,portal menawarkan fungsi tambahan untuk didistribusikan, berbagiruang kerja, telepon, dan konferensi video dan penyebaran atau pertukaranartefak seperti presentasi atau dokumen teks yang digunakan dalam pertemuan.Berkolaborasi menggunakan real-time aplikasi chatting, membentuk kelompok, identitas peserta diskusi dansecara real time dapat diakses secara grafis dengan hypertext dan peta visual. Pelaksanaan portal membutuhkan kustomisasi dalam rangkamerevisi lingkungan tertentu, menganalisis kebutuhan fungsional dan menambahkan pribadi dan sosial pertimbangan.Hal ini dilakukan dengan alat bantu implementasi yangmemungkinkan menggunakan algoritma yang kuat - interface pemrograman tingkat tinggiuntuk membantu mengubah aplikasi dan manipulasi data untuk spesifikkebutuhan dan permintaan dari pengguna. Hal ini biasanya dipasang di web infrastrukturuntuk standar akses lebih lanjut.Ini menghasilkan halaman web dengan data dinamis yang disajikan dalam browser Internet tanpa masalah kompatibilitas, kontrol akses, keamanan dan pendaftaran di forum.

3. Knowledge Map and Skills Management

Dalam sebuah organisasi,manusia adalah aset paling pentingdalam mengelola keterampilan, kemampuan, minat dan pengalaman.Skills Management System adalah tool berbasis web yang mendukung dalam distribusi atau penyebaran beban kerja seluruh organisasi. Semua karyawandapat memperbarui keterampilan mereka sendiri (menambah keterampilan baru atau mengubah tingkat keterampilan) dankepentingan menggunakan alat ini untuk menemukan orang dengan keahlian tertentu.Seperti back office tools departemen HRM, yaitu 'web server', misalnya, apa keterampilan yang dibutuhkan untukprogrammer senior atau junior. Software Skillman termasuk fungsi yang cocok, yang memungkinkan orang-orang (atau HRM,tergantung pada hak akses) untuk melihat seberapa dekat mereka ke profil tertentu,misalnya seseorang perlu 1 tahun lebih dari pengalaman untuk menjadi seorang konsultan senior. Setelah disimpan semua keterampilan serta sejarah mereka, sistem ini dapat menghasilkanpeta pengetahuan perusahaan, yang memberikan wawasan dalamkekuatan dan kelemahanperusahaan.Peta pengetahuan membantumenavigasi melalui dokumen, yaitu versi, penulis, keahlian dan pengguna eksternal informasi, yang bisa menjadi mitra, pelanggan, pemasok dan pesaing.Peta Pengetahuan adalah alat standar yang digunakan untuk mengontrol,portal akses ke repositori dan kategorisasi dokumen.

4. Information Database and Lessons Learned Dalam organisasi setiap orang belajar sehari-hari dan meningkatkan pekerjaan berdasarkan pengalaman yang diperoleh.Hal inipositif bagi karyawan (meningkatkan pengetahuan dan keterampilan) dan bermanfaat bagi perusahaan secara keseluruhan.Namun demikian, organisasi dapatjuga belajar pada dirinya sendiri dengan menangkap pengalaman yang relevan dan mendistribusikannyamelalui organisasi.Hal ini memastikan bahwa orang-orang berkonsultasipengetahuan yang benar pada waktu yang tepat. Lessons Learned Systemmendukungproses penangkapan dan penyebaran pengetahuan.Sistem inisangat berguna dalam organisasi di mana dalam praktiknyabisaberulang kali dan disebarluaskan sebanyak mungkin.Selain dari sistem pendukung,proses menentukan apa pengetahuan harus ditangkap dan saatpengetahuan harus disebarkan adalah faktor penting untuk keberhasilan sebuah Lessons Learned System. Pengalaman menunjukkanLessons Learned Systemdapat menyediakan banyak fungsi yang diperlukan untuk mengubahperusahaan menjadi organisasi pembelajaran.

5. Collaboration Tool Kerjasama adalah salah satuaspek yang paling penting dalamKM Tools. Sebuah lingkungan yang kolaboratif memungkinkan orang untuk bekerja di ruang kerja online, di mana mereka menggunakan email, web dan browser internet untuk berbagi pengetahuan, membangun organisasi dan menyederhanakan proses kerja. Sepertimendorong karyawan untuk berbagi informasi dalam forum diskusi terbuka,sehingga memberikan akses ke pengetahuan tacit.Selain itu, alat kolaborasi menawarkan antarmuka pengguna yang lebih baik bagi pengguna internal dan eksternal, sehingga memberikanhubungan antara organisasi, mitra dan pelanggan. Groupware dan workflow management juga berfungsi kolaboratif.Groupware menyatukan hampir semua karyawan yang terlibat dalamtugas tertentu atau proyek.Penggunaan produk groupware, seperti MicrosoftExchange atau Lotus Notes, sering digambarkan sebagai kolaborasi berbasis artefak

karena aktivitas kolaboratif yang melibatkan satu artefak, seperti e-mail atau dokumen bersama ditulis oleh orang banyak, misalnya pesanan penjualan atauindividual file. Teknologi groupware termasukaplikasi ICT untuk mengatur pertemuan dan mendukung kelompok interaksidan pengambilan keputusan. Penggambaran alur kerja interaksi antara karyawan dengan mendefinisikanjalan, waktu dan individu yang terlibat dalam prosedur tertentu.Sistem ini dapat secara otomatis mengatur prosedur dan meningkatkan kualitaskolaborasi.Alur kerja yang efektif terutama dalam distribusilingkungan di mana karyawan sering tidak dapat diakses.Dalam kasus tersebut,kolaborasi antaraindividu yang terlibat dalam proses yang sama. Contoh, ketika pekerjaselesai bekerja pada dokumen, sistem diprogram mengirimke daftar pengawas, yang secara otomatis akan diberitahu melalui e-mail, danpermintaan tinjauan. E-mail adalah cara dasar tapi sangat efisien untuk bekerja sama.Hal ini memungkinkan orang untuk membuat kontak dan berbagi pandangan pada pekerjaan, masalah dansolusi.Untuk mencapai penyebaran massa, idealnyaKM Tools mencakup pembuatan halaman web untuk memfasilitasipengaturan dari sejumlah dokumen dan isi bersama-sama. KM Tools yang idealmemiliki ruang pertemuan virtual yang beroperasi secara real time,secara bersamaan dan langsung untuk semua karyawan, yang didistribusikan melaluilokasi yang berbeda namun tetap terhubung dengan demikian dapat bertukar informasisekaligus. Berbagai kemungkinan yang tersedia, seperti chatting, videoconference,forum diskusi, email dan halaman web.

6. Communities of Practice Komunitassebagai cara yang baik untuk berbagi pengetahuan antara orang-orang yang memilikikepentingan bersama. Di sini mereka akan menjelaskan secara singkat dari perspektifyang digunakan sebagai alat dalam pelaksanaan manajemen pengetahuan sistem dalam sebuah organisasi. Fakta bahwa masyarakat praktik dapatdilihat sebagai hal penting untuk berbagi pengetahuan dan pengayaan serta alat yang berguna untuk implementasi dari manajemen pengetahuan. Komunitas praktek menyediakan tempat virtual dimana orang-orangdapat bertukar pengetahuan dan pengalaman. Selain menentukan ukuran masyarakat, juga diperlukan untuk memilih suatu sistem yang tepat untuk interaksi.Dalam beberapakondisi, pertemuan tatap muka tidak bisa diandalkan, seperti dalam kasus yang secara geografis jauh,prosedur atau pengalaman dalam jarak jauh lebih sulit.Jarak dapat diatasi melalui penggunaan informasi interaktif danteknologi komunikasi seperti videoconference, teleconference panggilan,teleconference situs web, e-mail dan forum diskusi (milis).

CHAPTER 6 Implementation of Knowledge Management KM didasarkan pada konsep dasar bahwasalah satu aset yang paling berharga dari suatu organisasi adalah pengalaman dankeahlian manusia. Untuk memperoleh manfaatintelektualharus dirancangcaramengelola, menangkap dan membagi pengetahuan dengan yanglain. Jika dilaksanakan dan diimplementasikan dengancarayang tepat, KM diharapkan menciptakan lingkungan yang kolaboratif, mengurangi duplikasi dan mendorong berbagi pengetahuan.

Salah satu tantangan terbesar untuk menerapkan KM adalah mengatasi masalah perubahan budaya.KMharus difokuskan pada aspek perubahan organisasi dan mengembangkan program-program untuk menjangkau individu yang terlibat, meliputi advokasi, komunikasi, pelatihan, kebijakan danprosedur serta insentif.Mencakup keahlian pengetahuan,suatu sistem pengukuran yang komprehensif, dan pembentukan sebuah organisasiuntuk memimpin dan mendukung upaya KM. Darisudut pandang ekonomi, KM harus dipertimbangkan tidak sebagaipengeluaran tetapi sebagai investasi dalam efisiensi dan daya saing dariorganisasi. Implementasi sistem KM dalam organisasi melibatkan 5 tahap, yaitu : 1. Advocate and Learn Tahap pertama dalam pengembangan sistem KM terdiri dari unsur-unsur berikut : (a) memperkenalkanKM (b) mengidentifikasi tim KM (c) belajardari pengalaman organisasi lain (d) mengidentifikasiadvokasiKM (e) dukungan luas untuk mempromosikan KM Pengenalan KM dimulai pada tingkat tertinggi, misalnya CEO organisasi, departemen SDM atau departemen TI.Terlepas dari mana inisiatif datang, organisasi siap untuk memulai KM ketika satu atau lebih situasi berikut ini: (a) KM munculsebagai topik yang menarik (b) beberapa karyawan telah mengeksplorasi manfaat KM bagi organisasi (c) seseorangmemiliki kepentingan pribadi dalam mengembangkanKM (d) organisasimenciptakan visi KM Advokasi adalah langkah pertama untuk mendefinisikan KMdalam organisasi dan mengembangkan kelompok pendukung KM.Kesempatan harus diberikan kepada staf untuk belajar lebih lanjut melalui berbagai kegiatan seperti seminar dan lokakarya. Tahap advokasi dan pembelajaran penting untuk membuatkonsep KM sesungguhnya bagi orang lain dalam organisasi. Langkah kedua adalah mengidentifikasi para anggota timyang akan mendukung pengembangan KMuntuk membantu mengidentifikasi dengan melihatkegiatan organisasi yang berkaitan dengan KM. Selain itu,komunitas saling berbagi pengetahuandengan cara tertentu baik secara formal maupun informal. Langkah ketiga adalah belajar dari pengalaman organisasi laindan mencari kesempatan untuk memperkenalkan manfaatKM. Dalam mengejar ini, ada kebutuhan untuk memanfaatkanInternet dan mencari bantuan dari departemen IT untuk menyediakan alatnya. Dua langkah terakhir melibatkan pendukung KM dan mendapatkan dukungan yang lebih luas untuk inisiatif KM. Sebagai contoh, orang-orang dari departemen TI adalah advokat potensial bagi munculnya dukungan teknologi KM karena mereka sudah akrabdengan aspek teknologi KM. 2. Develop Strategy Tahap kedua ini,ada 4 kegiatan yang harus dilaksanakan, yaitu : (a) mengidentifikasi danmengkarakterisasi aset pengetahuan organisasi (b) mengembangkan kerangka KM dengan tujuan dan sasaran yang jelas (c) mempersiapkanrancangan awal beberapa proyek percontohan strategis KM

(d)

menyiapkan indikasianggaran dan sumberdaya untuk mendukung proyek percontohan KM yang dipilih.

Jika beberapa atau semua kondisi berikut ada, makaorganisasi siap untuk melanjutkan ke tahap kedua implementasi KM : Organisasi telah membentuk sebuah kelompok eksplorasi KM atau komite KM Sponsor eksekutif dalam hierarkiorganisasi, mendukung eksplorasi KM lebih lanjut Kelompok, bagian atau divisi dalam organisasi untuk mencapaikesuksesan, upaya akar rumput yang terkait dengan KM yang sudahberlangsung Bagian atau divisi TI organisasi tertarik untuk aktifmendukung inisiatif KM Tujuan keseluruhan dari tahap implementasi ini adalah untuk merumuskanstrategi KM yang sesuai dengan model bisnis organisasi.Dari strategi KM,peluang bisnis dapat diidentifikasi dan diinisialisasi sebagai inisiatif percontohan. Tindakan pertama adalah membentuk gugus tugas untuk implementasi.Dalam membentuk gugus tugas KM, penting digunakan sebagai dasarmenjadi kelompok inti yang telah terbentuk selama tahap advokasiimplementasi.Gugus tugas ini juga harus lintas fungsional yang berasal daridivisi yang berbeda atau bagian dari organisasi.Keragamananggota gugus tugas penting karena akan mengidentifikasi peluang dan menetapkan standar untuk metode yang akan digunakan di seluruh inisiatif.Beberapa anggota satuan tugas harus cukup tinggi dalam organisasimanajemen dalam rangka memfasilitasi dukungan dari manajemen puncak serta dari staf langsung di bawah mereka. Tindakan kedua adalah untuk berhati-hati memilih pilot ataumengidentifikasi inisiatif saat ini yang dapat diklasifikasikan sebagai pilot. Mengidentifikasi dan melakukan terlalu banyak pilotharus dihindari. Tiga atau empat pilot yang direkomendasikan dan pilot iniharus dirancang untuk menunjukkan hasil nyata dan relevan. Tindakan ketiga adalah bertemu dan berkoordinasi dengan divisi yang bersangkutanatau bagian untuk mengidentifikasi dan mengalokasikan sumber daya untuk mendukung pilot.Pilot yang diusulkan tidak akan bergerak kecuali sumber daya, baik manusia dan keuangan, diberikan. Sumber daya prioritas tertinggi adalah anggota staf ahli yang dapat memfasilitasi inisiatif. Anggota staf diberi wewenang dan izinoleh manajemen untuk memfokuskan waktu dan upaya pada pilot yang diusulkan.Sumber daya yang dibutuhkan lainnya adalah informasi dan komunikasiteknologi, baik hardware dan software, untuk menjalankan pilot.Beberapa persyaratan infrastruktur sudah harus ada dan dapat digunakan tanpa modifikasi. 3. Design and Launch KM Initiatives(Desain dan Peluncuran Inisiatif KM) Pada tahap ini pelaksanaan proyekdibentuk, diidentifikasi dan dirancang, tenaga dan sumber daya keuangan dialokasikan.Proyek percontohan KM menyediakandana yang cukup untuk implementasi penuh, maka perlu mengembangkan metodologi yang dapat direplikasi dan menerapkan langkah-langkah untuk menangkap dan berbagi pengetahuan. Jika satu atau lebih unsur-unsur berikut ini ada, maka organisasi siap melanjutkan ketigatahap implementasi KM, yaitu: Pilot proyek telah dikonsep dan didesain,termasuk strategi pelaksanaan dan prosedur Langkah-langkah dan indikator ditetapkan dan sistempelaporan hasil dikembangkan. Kebijakan dan strategi belajar dari KM dibuat dan disebarluaskan ke semua staf yang relevan. Strategi dan prosedur untuk memperluas inisiatifyang dipetakan dan hasil yang ingindigambarkan.

Tujuan umum dari tahap ini adalah untuk menentukan suksesnyasuatu pilot proyek dengan memberikan bukti nyata dari KMdan belajar menggali pengetahun. Untuk mencapai tujuan tersebut tindakan yang harus dilakukanadalah : 1. Mendanai pilot proyek dan menetapkan pengawas KM, seperti komite pengarah untuk mengalokasikan sumber daya organisasi, seperti uang danwaktu. 2. Mengembangkan metodologi yang dapat direplikasidan menghindari membangun kumpulan pengetahuan tanpa komunitas yang aktif. 3. Menangkap dan merekam pengetahuanyang dipelajari. Setelah pelaksanaan proyek berlangsung dan output telah dievaluasi dan dinilai, maka KM akan mengikuti salah satu dari yang berikut ini : (a) KM akan diperluas untuk mencakup inisiatif baru (b) inisiatif yang ada akan lebih ditingkatkan dan diperbaiki (c) inisiatif yang ada akan mempertahankan status quo.

4. Expand and Support (Perluasan dan Dukungan) Pada saat tahap keempat tercapai, organisasi akan memperoleh keahlian dalam pengelolaanpengetahuan yang melibatkan dan mendukung inisiatif KMseluruh organisasi. Jika ada beberapa unsur berikut ini, maka organisasi dapat melanjutkan untuk memulai tahap 4 dari pelaksanaan KM, yaitu: Departemen dalam organisasi mengekspresikan keinginanuntuk secara aktif berpartisipasi dalam sistem KM. Promosi dan pemasaran KM seluruhorganisasi mulai menunjukkan hasil yang positif. Seluruh organisasi sadar akan keberadaanKM dan hasil kegiatannya. Strategi ekspansi KM, didukungoleh eksekutif puncak dalam organisasi. Sumber daya yang memadai diidentifikasi untuk memperluas KM. Tujuan umum dari tahap ini adalah untuk mengembangkan dan memasarkanstrategi ekspansi di seluruh organisasi dan secara efektif mengelola pertumbuhan sistem KM. Dalam rangka untuk mendapatkan tahap implementasi KM, penting untuk menunjukkan bahwasistem dapat memenuhi kriteria ROI. Tindakan pertama adalah mengembangkan strategi ekspansi.Untuk tujuan ini 2 pendekatan yang tersedia : 1. kriteria seleksi untuk program pilotdi departemen lainnya dapat diterapkan 2. sebuah alat strategi untukKM berlaku universal dapat dikembangkan Apapun pendekatan yang dipilih,sesuai sumber daya, seperti fasilitator inti, komunitaspraktek para pemimpin, kelompok KM perusahaan.Ini diperlukan untuk menjamin bahwa teknologi yang dibutuhkan untuk mendukung pengguna tersedia.Untuk mengatasi masalah ini adalah penting memperoleh dukungan aktif darimanajemen senior. Tindakan kedua adalah untuk berkomunikasi dan memasarkan strategi KM.Hal ini dapat dilakukan melalui berbagai cara seperti penyebaran informasisecara luastentang inisiatif KM seluruh organisasi,menggabungkan pelatihan KM ke orientasi baru dan kualitas koordinator pada prinsip dan praktek KM, mengadakan open house, pameran pengetahuan atau pertemuan rutinsehubungan dengan inisiatif KM atauKMdi internet atau melalui brosur dan pamflet.

Tindakan ketiga adalah mengelola pertumbuhan KM antara lain, mengendalikan perluasan inisiatif KM. Salah satu cara untuk mencapai ini adalah dengan menyediakan secara transparan dan konsistenkebijakan online yang dapat menjaga sumber daya KM terorganisir, konsisten, dan mudahdiakses. Untuk membantu memastikan pelaksanaan inisiatif KM akantetap sukses di seluruh stadium 4, berikutlangkah yang harus diambil: Menetapkan lintas fungsional KM yang akan bertugasuntuk menciptakan strategi ekspansi, mengidentifikasi tenaga kerja yang dibutuhkan,keuangan dan sumber daya apapun yang timbul dari pertumbuhan yang cepat. Mendapatkan atau mengembangkan unit lain organisasi sumber dayayang akan diperlukan untuk keberhasilan mendukung ekspansi KMinisiatif. Mengkomunikasikan strategi KM dan keberhasilan proyek di seluruh organisasi yang menggunakan promosi kuatdan metode pemasaran.

5. Institutionalize Knowledge Management (Melembagakan KM) Tahap akhir yangmelibatkan KMbagian integral dari proses organisasi. Pada tahap ini, organisasiharus mendefinisikan ulang strategi perusahaan, review struktur organisasi danpenilaian ulang kinerja perusahaan. Jika satu atau lebih kondisi berikut ada dalam organisasi,maka siap untuk memulai tahap kelima dan terakhir dari implementasi KM: Sistem KM sekarang langsung terkait dengan model bisnis. Sejumlah inisiatif KM banyak digunakan di seluruhorganisasi. Semua eksekutif, manajer dan karyawan dilatih untuk menggunakan peralatan dan teknologi KM. Strategi KM dinilai, kesenjangan diidentifikasi dan metode untuk menutup kesenjangan yang tersedia. Struktur dukungan formal untuk menjaga operasiKM sistem. Kompensasi karyawan dan program hadiah selaras dengan strategi KM. Berbagi pengetahuan menjadi norma di organisasi. Pada tahap akhir pelaksanaan KM, organisasi sudah menyadari bahwa KM adalah sebuah strategi bisnis dan bukan hanya database yang rumit.Hal ini bahwa KM harus menjadi bagian integral dari model bisnis dan itu adalah kompetensi organisasi yang diperlukan dengan potensi tak terbatasuntuk setiap unit dalam organisasi. Tindakanpertama adalah menanamkan KM dalam model bisnis.Tindakan inidiperlukan untuk memperoleh dukungan CEO dan eksekutif senior. Pada tahap ini, kebutuhan KMharus dimasukkan ke dalam pernyataan misi organisasi, model manajemen atau proses penilaian. Diharapkan pada saat ini akan adameningkatkan tekanan keuangan yang berkaitan dengan penerapan sistem KM. Tindakan kedua adalah untuk menyetel kembali struktur organisasi dananggaran sesuai dengan strategi KM. Pada tahap ini penting untukmengatur anggaran dan tanggung jawab departemen untuk mengakomodasiluas pengembangan KM sebagai strategi bisnis. Tindakan ketiga adalah terus menerus memonitor dan mengevaluasi kesehatanKM sistem.Untuk memastikan bahwa sistem KM tetap sehat, maka perlumengecekan KM secara berkala.Berdasarkan hasil evaluasi dan survei ini, perbaikantindakan dan langkah-langkah harus segera dilakukan. Tindakan keempat adalah menyelaraskan evaluasi kinerja dan manfaatsistem dengan strategi KM. Di kebanyakan organisasi, penilaian kinerjamerupakan dasar untuk promosi.Hal ini diperlukan pada saat

memasukkanstandar KM dengan penilaian kinerja dan disampaikan padaseluruh karyawan tentang peran penting dalam kehidupanorganisasi. Tindakan kelima adalah mengimbangi kerangka KM organisasi.Tindakan ini perlu menghubungkan tujuan bisnis organisasi untuk kegiatan KM dalam memberikan konsistensi yang diperlukan.Padasaat yang sama, organisasi harus memungkinkan kelompok individu dalam berbagai divisiuntuk mengembangkan sumber daya KM yang memenuhi kebutuhan spesifik mereka. Dengan kata lain,organisasi harus perlu mengatur strategi, kebijakandan implementasi KM. Tindakan keenam dan terakhir adalah melanjutkan perjalanan KM sebagaiorganisasi menjadi sebuah perusahaan berbagi pengetahuan yang benar, permintaanproses pengetahuan akan terus meningkat. Dalam rangka mempertahankanimplementasi KM yang kuat, sangat penting untuk mempertahankan dukungan kepemimpinan senioruntuk membantu organisasi. Dalam analisis akhir, organisasi pengetahuan akan menemukan faktor penentu keberhasilan untuk menjaga semangat hidup KM meliputi berikut: kemampuan untuk mempertahankan dukungan penuh dan aktif dari berkomitmen dan terlibatkepemimpinan kehadiran memotivasi dan visi yang konsisten untuk membuat organisasi pembelajaran penerapan pengembangan KM evolusioner proses kemampuan untuk mengidentifikasi model peran, dan cara penggunaan yang efektif untuk berkomunikasi dan efektif tentang KM inisiatif dan kebutuhan bisnis.