El mtodo GTD:

Se trata de un mtodo diseado por David Allen para aumentar la productividad no solo en entornos de trabajo, sino que se puede aplicar para ambiente domstico, a todos los aspectos de la vida. Es particularmente til cuando vemos que nuestra vida se convierte en un caos debido a las cosas que nos vamos dejando sin terminar da a da. Lo normal es que conforme vamos sumndonos aos, vamos tomando cada vez ms responsabilidades, y debemos hacer ms cosas. Y frecuentemente no damos con la tecla para terminar una cuando ya tenemos que empezar varias ms. Al principio parece que no importa si hay algo que se queda sin hacer: basta con ir a por un bocadillo al bar si no nos ha dado tiempo de comprar la comida en el mercadona. Pero todo aquel que comienza a vivir en pareja y a tener hijos comienza a ver que ciertas cosas no se solucionan solas si estn sin terminar: si no hemos puesto la lavadora ayer con la ropa de los pequeos, maana no tendrn que ponerse, y no podemos ir a comprar ropa, porque ese tiempo y ese dinero estn destinados a ir al supermercado a por paales. Muchos miramos con admiracin a quienes son capaces de organizarse para poder realizar todas esas tareas en las que nosotros nos atascamos. Pero ellos miran con admiracin a quienes son capaces de adems hacer cosas ms complicadas, como llevar una empresa o escribir libros, y tambin pueden sufrir estrs por no hacer cosas que querran o deberan estar haciendo. Cuantas ms cosas somos capaces de hacer, ms nos echamos encima. La ventaja de este mtodo es que quita el estrs, gracias a que garantiza que vamos a llevar el hilo de todo aquello que nos propongamos, sin que se nos queden a medias las cosas que nos hemos comprometido. Esto es un resumen muy breve. El que desee ms informacin puede encontrarla en Internet, simplemente poniendo GTD en el buscador, o comprando el libro. Recoger informacin: cuando recibimos un papel, o un correo electrnico, en primer lugar debemos almacenarlo hasta que tengamos tiempo de examinarlo. Incluso cuando omos algo (por ejemplo, cuando el profesor dice algo), debemos tratar de conservarlo, hasta que llegue el momento de pensar sobre eso, y decidir si tiene importancia o no. Esta es la primera fase del mtodo GTD. Se trata de almacenar toda la informacin que nos llega. Para eso podemos tener todas las herramientas que queramos: bloc de notas, bandeja de entrada de documentos, grabadora, email, . Lo ms vital sera tomar notas en papel (pueden ser folios) y guardarlos en nuestra carpeta de clase. Pero si aplicamos el mtodo a todas las asignaturas, o incluso a todo lo que hagamos aparte de los estudios, sera mejor un bloc de notas pequeo que siempre tengamos encima. Si somos adictos a la tecnologa, podemos usar el mvil, tanto escribiendo como grabando. Este trabajo se va haciendo a lo largo de todo el da, y no es necesario pensar nada para hacerlo. Procesar notas: una vez al da (o dos o tres, si recogemos muchos papeles) debemos sentarnos a examinar cada uno. Le vamos a dedicar un tiempo mximo establecido de antemano a cada uno, por ejemplo 2 minutos. Los iremos leyendo (o escuchando) de uno en uno, sin saltarnos nada. Tened en cuenta que an no los hemos examinado, as que no debemos tener prejuicios. De cada uno de ellos nos preguntamos: Esto tiene importancia en mi vida, trabajo o estudios? Se supone que hay que hacer algo al respecto (aunque no sea ahora mismo)? Tengo alguna responsabilidad en esto?. La respuesta es muy sencilla: S o No. Si la respuesta es negativa, podemos tirar el papel, y olvidarnos. Si la respuesta era s, entonces, a partir de aqu adquirimos un compromiso con este asunto. Podemos intentar negarlo, pero sera engaarnos a nosotros mismos. La siguiente pregunta es an ms sencilla: se puede hacer inmediatamente algo al respecto?. Si no se puede hacer nada, entonces hay que guardarlo para cuando podamos hacer algo. Puede tratarse simplemente de informacin

necesaria, o de alguna idea que no se puede poner en marcha todava. Hay dos formas de guardarlo: archivarlo, cuando se trata de una informacin que har falta para hacer cosas, o meterlo en una carpeta especial, para ver el papel cada cierto tiempo y comprobar si han cambiado las condiciones que nos impedan empezar. Ejemplos: fotocopias planos de viviendas, se almacenan en el archivo normal, porque los tomaremos como modelos, y cuando estemos haciendo nuestros planos los consultaremos; Vuelo en parapente, se almacena en la carpeta especial, porque aunque queremos hacerlo algn da, todava no tenemos el dinero necesario para considerarlo posible -pero quizs dentro de un ao puedan cambiar las condiciones-. email sobre viajes a la Antrtida, lo tiro, nunca me ha interesado pasar tanto fro. El archivo no solo sirve para guardar documentos. Tambin podemos guardar materiales, pero para esto necesitaremos ms espacio: un almacn. Si el almacn va a ser un problema, por la cantidad de objetos guardados, habr que llevar una lista de dnde hemos puesto cada cosa, y esa lista se guardar en el archivo. El siguiente paso es valorar cmo podemos dar cumplimiento al compromiso adquirido. En primer lugar, vemos si se trata de algo que se puede hacer de manera simple haciendo una accin. Un simple paso. Una tarea que no se puede dividir en dos tareas. Y si es as, decidimos si se puede hacer en menos de 2 minutos (o el tiempo que nos hayamos puesto como tope). Si la respuesta es que s, la hacemos en este momento. Esto se hace as, porque se tarda ms tiempo en programar cundo la hacemos y pasar a la siguiente que si la hacemos ahora. Analizar: Si estimamos que la tarea se va a tardar ms tiempo en hacer, debemos ahora clasificarla. En primer lugar veremos si somos o no la persona ms adecuada para hacerlo. Si no lo somos, debemos pasarle la tarea a la persona ms adecuada. Es el tpico ejemplo de preparar la cena de navidad, que se lo vamos a dejar a las abuelas. Evidentemente, debe existir una relacin de obligacin por parte de la otra persona, as que no vale que hacer los planos se lo dejemos a Fulanito, si no es su obligacin. La parte ms pesada es tratar de convertir todo lo que no se puede hacer en un simple paso en una lista de pasos. Esto es planificar. Para realizar la planificacin se puede utilizar un simple folio en blanco, donde iremos anotando todas las ideas que se nos ocurran al respecto. Incluso podemos darle forma de mapa mental o mapa conceptual. Otras personas utilizan pequeos trozos de papel, uno por idea, y luego los distribuyen sobre una mesa o sobre el suelo, reordenndolos segn la importancia o la parte del proyecto a la que corresponden. En otros casos podemos utilizar herramientas informticas, como lo es el programa Freemind. El objetivo final de este paso es convertir todo el proyecto en pasos simples, que no tengamos que pensar cmo se hacen, sino que solamente con verlos podamos hacerlos. Un ejemplo de paso que hay que descomponer: que arreglen la moto. Lo mismo descompuesto: 1 Llamar a pepe y preguntarle por el nmero del taller donde lleve l su coche. 2 Llamar al taller y quedar en un da (anotar ese da en la agenda). 3 Llevar la moto y preguntar cundo va a estar (para anotarlo en la agenda). 4 Llamar para preguntar si ya est arreglada, y cunto vale. Repetir hasta que tengamos respuesta. 5 Preparar dinero (se puede hacer a la vez que van terminando la reparacin). 6 Recoger la moto. 7 Comprobar que est arreglada. Una vez que hemos realizado el ltimo paso, el proyecto est terminado y podemos borrarlo de nuestra lista de proyectos. Listas: sto ltimo nos lleva por fin a hablar de las listas. Cada cosa que vamos apuntando ir a parar a una lista. La ms importante es la lista de tareas, en la que van todos esos pasos simples que hemos calculado, excepto aquellos que deben hacerse en un da (y/o hora) concreta, como por ejemplo, el paso 3 de la lista de pasos del prrafo anterior, que colocaremos en la agenda. Lo que hacemos normalmente en el transcurso del da son las cosas que estn escritas en estas dos listas.

De otras listas ya hemos hablado: la lista de tareas delegadas, que son las que no haremos nosotros porque las hemos encargado a la persona que debe hacerlas, y la lista de revisar cada cierto tiempo, que es donde van las cosas que an no podemos empezar, y veremos si podemos empezarlas dentro de 6 meses o 1 ao. Adems tenemos nuestro archivo de documentos, donde ordenamos (mejor por orden alfabtico) todo lo que debe guardarse. La ltima lista es la lista de proyectos. Es una lista donde aparece el nombre de cada una de esas tareas compuestas que no podemos hacer en un solo paso. Sirve para revisarla cada semana, y dedicarle un tiempo a revisar si marcha correctamente o necesita que reorganicemos las tareas. Para este trabajo debemos juntar todos los papeles que pertenecen a este proyecto y guardarlos en una carpeta para cada uno. Lo normal es que dentro de esta carpeta tengamos un folio con las ideas principales de cada uno, los documentos de consulta de informacin (planos, folletos de viajes, apuntes) que sirven para tomar decisiones de trabajo, y la lista de pasos (tareas simples) de este proyecto. La lista de pasos, en principio, basta con que tenga los dos o tres pasos que deben ir hacindose cada semana para ir avanzando en el proyecto. No es necesario que el proyecto est plenamente definido al principio. Lo importante es que a lo largo de la semana no nos encontremos con que tenemos tiempo para hacer algo de un proyecto y no podamos hacer nada porque no hemos pensado el siguiente paso. Revisar: Hace falta revisar la lista de tareas y la agenda todas las veces que sean necesarias. O sea, montones de veces al da. En cuanto hemos terminado algo y vamos a empezar otra cosa, esa cosa la buscamos en nuestra lista de tareas y en nuestra agenda. Al menos una vez al da debemos dedicar media hora, o una hora, a tomar todas las notas que hemos ido tomando a lo largo de da, y ver qu son, y si tenemos que hacer algo al respecto (paso 1). El objetivo es vaciar completamente nuestras bandejas de entrada, sabiendo que no se nos queda nada sin procesar. Una vez a la semana debemos tomar nuestra lista de proyectos, y reorganizarlos si hace falta, consiguiendo poner por escrito dos o tres tareas para cada uno. Cada seis meses, o un ao, segn necesitemos, debemos revisar la lista de algn da, en la que tenemos las cosas que no hemos querido empezar todava (como por ejemplo, viaje al himalaya) para decidir si es momento de empezarlas o las dejamos as otros 6 meses. Una vez al ao toca la revisin anual. En esta, tenemos que vaciar el archivo de cosas intiles, y comprobar que no estamos guardando cosas que ya no nos servirn ms. Es el momento de tirar los apuntes de lengua de hace dos cursos, las ruedas pequeas de la bici de mi sobrino, y cambiar el mvil motorola por dinero en zoonzo.