Stilul corespondenei oficiale Stilul corespondenei oficiale are caracteristicile stilului oficialadministrativ.

Stilul oficial-administrativ se ntlnete n textele i activitile administrative, juridice, diplomatice i economice. Este mai conservator dect celelalte stiluri; este realizat ndeosebi n forma scris monologat, dar poate lua i forma dialogului (n corespondena oficial, n negocieri, n raporturile cetenilor cu autoritilor sau n aciunile judiciare. Se desfoar ntr-un cadru instituional, local i temporal, precis. Formele sale textuale pot fi: normative (legi, decrete, hotrri, ordonane, instruciuni, circulare etc), de documentare (procesul-verbal, memoriul, protocolul, rezoluia, contractul etc.) de informare (anunul, declaraia, ntiinarea, notificarea, formularul de nscriere, telegrama) de serviciu (tabel nominal, inventarul, factura, diploma) de coresponden (scrisoarea, oferta etc). In raport cu alte stiluri este nchis la influene, servind ca surs de mprumuturi ndeosebi stilului publicistic. Fiind mai puin diversificat dect alte stiluri, are i el cteva variante interne [1] : limbajul juridic legislativ (conservator, nediferentiat), limbajul juridic oratoric (caracter oral, deschis apariiei stilurilor individuale) i limbajul administrativ (diversificare terminologic pe domenii, ierarhizare n ceea ce privete puritatea n funcie de situaie sau de destinatar, putnd, de aceea permite unele elemente stilistice individuale. Funciile dominante sunt cele denominativ-refereniale i persuasive (destinatarul fiind avut permanent n vedere n formularea comunicrilor specifice). Stilul corespondenei oficiale prezint anumite particulariti lexicale, gramaticale, sintactice i stilistice. Particulariti lexicale Stilul scrisorilor oficiale reprezint forma specific de exprimare a ideilor, modul n care lexicul este folosit n comunicare gndurilor. Una din condiiile, prin care o scrisoare sau document oficial poate fi bine ntocmit i neles, este alegerea vocabularului celui mai potrivit cu noiunile, ideile, faptele sau problemele tratate. Folosirea terminologiei de specialitate din domeniul respectiv d textelor concizie. Un termen de specialitate poate exprima cel mai exact, concis noiunea sau situaia tratata i poate exprima ideea unei propoziii ntregi. De exemplu: pentru a numi modalitatea de plata pn la bordul unui vas se folosete expresia franco-bordul vasului. Alegerea cuvintelor cu grad corect de specificitate i precizie face scrierea mai convingtoare i mai clar. Folosirea cuvintelor exagerat de abstracte se datoreaz n mare parte unor factori ca: nesigurana, comoditate, lipsa de informaie precum i diferiilor factori de team (de a omite ceva, de a divulga ceva, de a pierde din importan etc.). Cei ce utilizeaz cuvinte pretenioase i

savante cred, n mod greit, c aceasta nsemn a scrie bine. Acetia asociaz competena cu parada cuvintelor. Particulariti gramaticale In redactarea corespondenei oficiale se respect formele gramaticale prevzute de gramatica limbii romne, dar specificul stilului corespondenei const i n folosirea anumitor particulariti, i anume: se folosete pluralul n loc de singular la pers. I, neconcordana ntre numrul real i cel gramatical (se numete pluralul autoritii): V rugm s, Confirmm primirea ofertei dv. ...; semnatarul reprezentnd o autoritate. La persoana a II a se utilizeaz formele de politee ale pronumelui personal dumneavoastr, care se acord cu predicatul la plural : Dv. vei primi, iar n cazul predicatului nominal, cu verbul copulativ la plural, dar cu numele predicativ la singular: dv. suntei reprezentantul firmei. se folosete neconcordana ntre timpul real i cel gramatical, n unele situaii, prin utilizarea prezentului n loc de viitor, cu scopul de a da impresia de sigurana i nu de eventualitate. De ex.: marfa se livreaz la data .. n loc de se va livra sau pentru numirea n funcie se numete n funcia de n loc de se va numi n funcia de . se folosete reflexivul pasiv n locul diatezei pasive: expoziia s-a deschis nu expoziia a fost deschis; reflexivul impersonal nlocuiete diateza activ: se certific vechimea n funcie..., se aplic regulamentul.... Aceste exprimri precizeaz c fapta sau actul respectiv sunt produse de o autoritate, nefiind vorba de o implicare personal. gerunziul folosit la nceput de fraz; acesta la prezent sau la trecut, se raporteaz ntotdeauna la subiectul propoziiei principale. Astfel, formularea: Mulumindu-v pentru scrisoare, primii, Domnule asigurarea sentimentelor mele cele mai bune este greit. Participiul prezent l implic pe autorul scrisorii, n timp ce imperativul se adreseaz destinatarului. Aceast lips de coeren va fi evitat alegnd formula: Mulumindu-v pentru scrisoarea dv., v rog s primii .. se evita folosirea imperativului i a expresiilor imperative. n scrisorile de ndrumare i control se folosete infinitivul cu valoare de imperativ: a se urmri ndeplinirea formalitilor i viitorul cu valoare de imperativ Serviciul Personal va aduce la ndeplinire..., Vor fi sancionai abundena construciilor cu genitivul i dativul (aplicarea prevederilor, n condiiile legii, conform deciziei, n scopul obinerii). frecvena mare a substantivelor, mai ales a celor provenite din infinitive lungi (rezolvare, soluionare, reglementare, etc.), a pronumelor nepersonale (oricine, toi, fiecare etc.) a prepoziiilor i conjunciilor, neutralizarea opoziiei de gen la unele

substantive personale (inculpat, nvinuit, donator, contribuabil, etc.) i predominarea singularului (nvinuitul, proprietarul, reprezentantul are dreptul). Particulariti de ordin sintactic In scrisorile i actele oficiale se respect regulile stabilite de sintaxa limbii romne, dar i n acest domeniu exist anumite particulariti: folosirea ordinii directe n propoziie i fraz (subiect i determinanii si, predicatul i determinanii s); ordinea invers este preferat de stilul literar, istoric. construirea de propoziii i fraze scurte. Frazele lungi, topica inversat dau natere la confuzii, producnd greuti n nelegere; nlocuirea subordonatelor cu pri de propoziie corespunztoare, cnd acest mod de construcie scurteaz textul, mrind precizia exprimrii. n loc de Marfa comandat de dv., pe care am livrat-o la data de vom spune Marfa din comanda dv. nr., livrat la data de introducerea unor formaiuni lexico-sintactice stereotipe care exprim cauza (din cauz...) sau consecina (de unde rezult c...), a unor expresii precum Drept pentru care am ncheiat procesul-verbal, n mod nemijlocit..., n mod obligatoriu.. (n loc de nemijlocit, obligatoriu.

Particulariti stilistice Principalele caracteristici ale stilului corespondenei oficiale sunt: corectitudinea, claritatea, concizia, precizia, sobrietatea i oficialitatea, politeea i demnitatea, naturaleea i simplitatea. Corectitudinea impune respectarea ntocmai a normelor, formelor i regulilor gramaticale, ortografice, de punctuaie, de fonetic. n coresponden, corectitudinea stilului este urmrit i pentru exigene speciale. Scrierea corect a unei scrisori exprim n mare msur respectul pe care l datoreaz i l manifest expeditorul. Corectitudinea n corespondena contribuie la evitarea confuziilor i interpretrilor greite pe care ar putea s le provoace greelile gramaticale. Este suficient plasarea incorect a unei virgule, pentru a schimba ntregul sens al frazei. Folosirea permanent a ndreptarului Ortografic, Ortoepic i de Punctuaie, a altor manuale nu este o dovad de incultur, ci, dimpotriv, de cunoatere i dorina de perfecionare. Cnd ne referim la corectitudine avem n vedere nu numai aspectele gramaticale, ci i aspectele legate de coninutul propriu-zis al mesajului (cifre, date, cotaii, etc.); scrisoarea poate fi folosit adesea ca documente n relaiile dintre parteneri.

Claritatea este o particularitate comun oricrui stil, dar n corespondena, n scrierea documentelor este urmrit cu mult grij, ntruct, este vorba de fapte, fenomene, situaii, drepturi, obligaii, rspunderi, care dac nu sunt prezentate clar, produc prejudicii prilor. Claritatea se asigur i prin evitarea tuturor cuvintelor, expresiilor i a formelor gramaticale care nu au circulaie general sau care exprim aproximaii, nesigurana, nelesuri alternative. Concizia este o condiie specific stilului corespondenei, ntruct scrierea, multiplicarea, lectura, etc, necesita cheltuieli de timp i materiale. Aceast trstur stilistic se poate realiza prin fixarea ideilor n propoziii scurte, grupate logic n paragrafe i prin folosirea obligatorie a terminologiei de specialitate. Se pot elimina anumite cuvinte care nu aduc un plus de neles (ex. vom spune dispozitivul este productiv n loc de dispozitivul este bun n ceea ce privete productivitatea, Acest calculator este foarte performant n loc de acest calculator este de foarte buna calitate i de aceea prezint performante foarte bune). n acelai timp, o scrisoare trebuie s fie complet. Nimic din ceea ce poate duce la elucidarea problemelor tratate n scrisori nu trebuie omis. Orice omisiune duce la scrisori suplimentare. Precizia se asigur prin utilizarea terminologiei de specialitate, prin folosirea obligatorie a unitilor de msur oficiale, prin exprimarea n litere, alturi de exprimarea cifric ori de cte ori este vorba de sume, cantiti, etc. Sobrietatea i oficialitatea este impus de faptul c actele oficiale trebuie s aib un caracter obiectiv, impersonal. Sobrietatea este nrudit cu concizia, dar n plus, ea se apropie de aspectul oficial, pe care trebuie s-l ofere certificrile i toate relatrile care se fac n coresponden. Comunicarea n actele oficiale trebuie s fie lipsit de ncrctura afectiv. Politeea i demnitatea stilul corespondenei trebuie s fie prin definiie un stil al politeii i demnitii. Politeea este ceva elementar, ceva ce sta n firea oricrui om civilizat. Nu costa i poate aduce profit i alte beneficii. A spune mulumesc, va rog, apreciez, sunt recunosctor, etc. sunt formulri care trebuie s fie prezente n orice scriere. n coresponden nu se admite, sub nici o form, polemica i limbajul de indignare, chiar i atunci cnd emitentul scrisorii a suferit din partea corespondentului anumite neplceri. Folosirea pluralului autoritii, al pronumelor de politee asigura aceste cerine. Naturaleea i simplitatea. n baza acestor condiii, stilul corespondenei, este i trebuie s fie direct i firesc, neforat; se impune folosirea cuvintelor simple, nepretenioase. Trebuie s scriem pentru a exprima i nu pentru a imprima (prin cuvintele folosite). Stilul, n scrierea mesajelor este subordonat unui scop precis, controleaz un anumit impact i ton i este definit de acea alegere a cuvintelor, propoziiilor i formatului paragrafelor care prin calitatea de a fi potrivita situaiei, contextului i destinatarului, produce reacia i rezultatul dorit. Tonul unui mesaj este definit de percepia

destinatarului, de ceea ce citete ele printre rnduri i n spatele cuvintelor. Tonul se definete astfel prin capacitatea pe care o are stilul unei scrisori de a produce anumite reacii cititorului (destinatarului). Dificultatea controlrii tonului unei scrisori const n faptul c acesta este dependent i de percepia cititorului, percepie care este strict individual. Abrevieri folosite n corespondena oficial Folosirea abrevierilor prezint un triplu avantaj: economie de timp n ce privete redactarea, citirea, dactilografierea documentelor; economie de spaiu n pagin i economie de materiale (hrtie, panglic n cazul folosirii, maini de scris, cartu, cerneal n cazul folosirii imprimantei. Deosebit de important este ns folosirea corect a abrevierilor, att din punct de vedere al scrierii lor, ct i al poziionrii n fraz. Se recomand, utilizarea raional a abrevierilor n sensul de a nu face abuz de abrevieri n text, ceea ce ar conduce att la ngreunarea citirii i nelegerii cuvintelor i expresiilor pe care le reprezint, ct i la considerarea scrisorii ca o lips de politee fa de destinatar. In corespondena oficial se admit, n general, numai: abrevieri prevzute de ndreptarul Ortografic al Academiei Romne, pentru cuvinte i expresii din vocabularul obinuit. abrevieri consacrate de tiinele teoretice i aplicate n fiecare domeniu de activitate specializat (bancar, financiar, contabil, matematic, fizic, etc.) abrevieri consacrate n uzana lucrrilor de secretariat i coresponden n ara noastr, pentru scrisori ntocmite n limba romn. abrevieri consacrate n corespondena internaional, cnd scrisorile sunt adresate partenerilor externi. o Nu se vor folosi abrevieri n titulaturi (se scrie Domnule Director i nu Dl. Director; Ordinul nr. i nu Ord. nr.) Elaborarea mesajului scris Succesul unor scrisori nu este ntmpltor; el este rezultatul unei munci i experiene ndelungate. Cei ce scriu trebuie: s in seama de termenii de specialitate adecvai; s construiasc corect frazele din punct de vedere gramatical; s aib un stil agreabil; s cunoasc i s respecte anumite norme i standarde de scriere.

Decisive pentru succesul unei scrisori sunt nu numai canalele de transmitere i stilul, ci i forma, structura i mai ales coninutul. Un coninut i neadecvat, erorile de adresare, greelile gramaticale, tonul, impactul i stilul greit sunt doar cteva dintre elementele care pot crea o imagine nefavorabil att celui care scrie scrisoarea ct i firmei pe care o reprezint. Se cunoate faptul c orice scrisoare echivaleaz cu o carte de vizit a celui ce o expediaz. O scrisoare bine redactat poate aduce mari servicii: s ne reprezinte ntr-un loc unde nu putem participa, s ne apere interesele, atunci cnd din motive obiective nu o putem face personal. Multe scrisori de afaceri se dicteaz sau se scriu direct, fr prea multe pregtiri. Experiena ndelungat a secretarei (asistentei manager) face, adesea inutile proiectarea i conceperea scrisorilor. Pentru rspunsurile la scrisorile de rutin, secretara va nota pe margine sau sub textul expeditorului indicaiile necesare. Pentru a ctiga timp pot fi folosite ca model copiile altor scrisori trimise. Nu trebuie pierdut din vedere faptul c datorit tehnicilor de comunicare, pe de o parte, ct i amplificrii schimburilor la nivel mondial, pe de alt parte, au aprut i modaliti noi i rapide de transmitere a mesajelor, dar n ciuda existentei telegrafului i a telefonului, a telexului i telefaxului, scrisorile oficiale continua s-i pstreze locul i importana lor. n fapt, abstracie fcnd de costul ridicat al mijloacelor moderne de comunicare, majoritatea mesajelor transmise prin telegraf sau telefon, trebuie confirmate n scris; n plus, chiar redactarea sau decodificarea unei telegrame sau a unui telex presupune din partea expeditorului i a destinatarului cunotinte care sunt incluse n tehnicile de redactare a corespondenei n forma sa clasic. Pentru scrisorile mai importante i mai complicate, care necesit o atenie deosebit, este necesar o pregtire temeinica a acestor. Etapele ntocmirii unei scrisori sunt: 1) Stabilirea scopului (ce dorim cu aceast scrisoare); 2) Documentarea consta n culegerea informaiilor necesare pentru tratarea subiectului; informaiile se pot obine prin: studiul corespondenei deja existente; folosirea documentaiei interne i externe; consultarea actelor normative care reglementeaz probleme de tipul celor care fac obiectul mesajului respectiv; folosirea jurnalului sau a agendei. Aceste informaii nu sunt introduse ca atare n text, ci sunt supuse unui proces de selecie, modificare prin operaiile de analiza, sinteza, etc. 3) Sistematizarea materialului deja cules sub forma unei schie care poate fi simpl sau dezvoltat;

4) Scrierea ciornei. Uneori pot fi scrise mai multe ciorne pn la obinerea formei finale. n aceast etap se acord atenie deosebit introducerii (care constituie cartea de vizit a textului) cuprinsului (care trebuie s se deruleze logic) i ncheierii (care sintetizeaz mesajul textului, reprezentnd ultima impresie cu care rmne destinatarul). 5) Revizuirea i corectarea nu reprezint o etap formal. Textul este citit de mai multe ori din perspectiva ansamblului i pe fragmente mai mari sau mai mici, verificnd organizarea textului (structura, ierarhizarea i ordonarea ideilor), controlnd i corectnd greelile gramaticale, de punctuaie i stngciile lingvistice. 6) Dactilografierea scrierea cu ajutorul calculatorului sau a maini de scris, apoi formatarea i editarea (scoaterea la imprimant). Folosirea pe scar tot mai larg a calculatorului determin uneori pericolul ca forma s predomine asupra coninutului. Noile posibiliti de concepie aduc cu ele i tentaia de a prezenta opere de art n loc de simple scrisori.