Manual de Excel 2007

CEUPSI – Facultad de Ingeniería Industrial Microsoft Excel 2007
Microsoft Excel 2007

Excel es una aplicación de Microsoft Office que permite realizar operaciones
con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde
simples sumas hasta cálculos complejos, crear gráficos y analizar datos.
Está orientado básicamente al campo contable, estadístico, financiero o
cualquier otra actividad que exija el análisis de valores numéricos.
En este Capítulo aprenderá:
• Como Ingresar y salir del Excel

• Conocer algunos conceptos básicos
• Conocer los elementos de la pantalla de Excel
• Como Crear, Abrir y Guardar Libros
• Como manipular las hojas de un Libro
• Como se ingresan y modifican los datos
• Como usar el controlador de relleno y rellenar series.
• Como copiar, cortar y pegar datos.
• Como insertar y eliminar Filas o Columnas
Ingresar al Excel 2007

Vamos a ver las dos formas básicas de iniciar Excel 2007.
1) Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la

esquina inferior izquierda de la pantalla. Hacer clic sobre el botón Inicio; Al
desplegarse el menú, colocar el puntero sobre Todos los programas,
aparece otra lista con los programas que hay instalados en su computador;
Seleccionar Microsoft Office y luego hacer clic sobre Microsoft Excel 2007.
2) Desde el icono de acceso directo del Excel 2007
Salir del Excel 2007

Para cerrar Excel 2007, puede usar cualquiera de las siguientes opciones
1) Hacer clic en el botón cerrar

2) Pulsar la combinación de teclas ALT+F4.
3) Hacer clic sobre el Botón de Office y elegir la opción Salir de Excel
José Luis Samanamud Paul 1

Conceptos Básicos
Ahora vamos a ver cuales son los elementos básicos de Excel 2007, que es
un libro, una hoja de cálculo, que es una celda, puntero de celda, etiquetas,
para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Cuando conozca todo esto
estará en disposición de empezar a crear hojas de cálculo. Entre los
principales conceptos que deben conocerse están:
Libro.
Es el archivo creado en Excel. Al grabar se le asigna un nombre y el propio

Excel le da la extensión .xlsx Un libro puede tener muchas hojas en función
de la memoria disponible (el número predeterminado es 3)
Hoja de Cálculo.
Es una Matriz formada por 16,384 columnas y 1’048,576 filas. Es aquí

donde se colocan los datos que queremos calcular, ordenar o hacer
referencias.
Celda.
Es la intersección de una Columna con una fila. La celda almacena

información, la cual puede ser un texto, un número, una fecha, una hora,
una fórmula, una función, o cualquier otro objeto. Las celdas se identifican
por su Dirección, la cual consta de una letra (columna) y un número (fila).
En la gráfica la celda activa es C6.
Puntero de Celda.
Es el rectángulo brillante que nos indica sobre que celda nos encontramos.
Puede moverse a cualquier celda de la hoja. En la parte inferior derecha
posee un cuadro de relleno que permite copiar y llenar series.
Etiquetas.
Muestra la Hoja activa del total de hojas que componen el libro de Excel. En
la imagen la hoja activa es la Hoja 1.
Interface de Excel
Al iniciar Excel 2007 aparece una pantalla como ésta, vamos a ver sus
componentes principales. Así conoceremos los nombres de los diferentes
elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se
muestra a continuación puede no coincidir exactamente con la que ve en su
computador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que
se vean en cada momento.
En donde:
a. Barra de Herramientas de Acceso Rápido

b. Barra de Título, incluye el nombre del libro abierto.
c. Botones minimizar, maximizar o restaurar y cerrar.
d. Cinta de Opciones. Es una de las nuevas características en Office
2007. Se divide en varias fichas: Inicio, Insertar, Diseño de
Página, Fórmulas, Datos, Revisar, Vista. Con un doble clic sobre
cualquiera de las fichas se ocultan las herramientas.
e. Grupos: Conjunto de Herramientas agrupadas dentro de las fichas.
En la figura se ven los Grupos incorporados en la ficha “Inicio”.
f. Columnas de la hoja de Excel.
g. Filas de la hoja de Excel.
h. Celda activa.
i. Cuadro de nombres, Indica la celda activa

j. Insertar Función.
k. Hojas del libro, mediante estos controles podemos desplazarnos
rápidamente por las hojas del libro.
l. Barra de desplazamiento horizontal
m. Zoom. Estos controles son nuevos y permiten ampliar o reducir el
porcentaje de “zoom” de forma rápida y precisa. También se
dispone de controles para cambiar la vista de la hoja.
n. Barra de estado. Muestra los mensajes que corresponden a lo que
se está realizando. En este caso aparece listo, lo cual indica que el
programa está preparado para que el usuario elija un comando o
escriba datos en una celda. Además informa sobre el estado de las
teclas de bloqueo de mayúsculas, bloqueo de números, etc.
Ayuda
Para activar la Ayuda de Excel podemos pulsar F1 o hacer clic en el botón
de la cinta de opciones. Aparece la siguiente ventana:
En el panel izquierdo puede hacer clic en cualquier libro y seleccionar un

tema para ver su contenido en el panel derecho. Otro método consiste en
utilizar el cuadro de búsqueda, en el se escribe el tema a
buscar y pulsar la tecla Enter o hacer clic en el botón:
Aparecerán diferentes enlaces con posibles ayudas encontradas, de las
cuales elegiremos la deseada.
Operaciones con Libros
En esta nueva versión de Excel los comandos para Crear,

Guardar y Abrir un libro se encuentran alojados en un menú que
se despliega al hacer clic sobre el botón de Microsoft Office
localizado en el vértice superior izquierdo de la pantalla.
Al hacer clic en este botón se despliega el siguiente menú:
En donde:
a. Crea un nuevo libro en blanco

b. Abre un libro existente
c. Guarda el libro actual
d. Lista de últimos libros utilizados.
También pueden utilizarse los botones de la Barra de Herramientas de

Acceso Rápido:
O las siguientes combinaciones de teclas:
 Crear un Libro: Ctrl + U

 Abrir un Libro: Ctrl + A
 Guardar un Libro: Ctrl + G
Para Cerrar un Libro: Botón de Office Cerrar
Operaciones con Hojas

Para organizar el libro de la manera más conveniente es posible insertar

hojas nuevas, eliminar hojas, cambiar su nombre, moverlas, copiarlas, etc.
Seleccionar varias Hojas
Es posible seleccionar varias hojas para realizar las mismas tareas en todas
ellas simultáneamente, como podría ser eliminar varias hojas en un solo
paso o introducir los mismos datos en varias hojas a la vez.
Para seleccionar varias hojas:
1. Hacer clic en la etiqueta de la primera hoja

2. Mantener pulsada la tecla Ctrl
3. Hace clic en la etiqueta de cada una de las otras hojas.
O bien se hace clic en la primer hoja a seleccionar y oprimiendo la tecla

Shift se hace clic en la última hoja a seleccionar. Esta forma es conveniente
cuando las hojas a seleccionar se encuentran contiguas.
Desplazarse por las Hojas
Para desplazarse a una hoja de un libro, basta con hacer clic en su etiqueta.
La hoja activa se mostrará en negrita.
Si el Libro posee muchas hojas, la manera más sencilla de desplazarse es

utilizando los botones de desplazamiento, como se muestra en la siguiente
figura:
Mediante estos botones se puede desplazar a la etiqueta de la derecha (c) o

hacia la izquierda (b), o bien ir a la primera (a) o a la última (d) hoja del libro.
Insertar Hojas
Un Libro contiene inicialmente tres hojas, pero pueden insertarse otras

nuevas. La cantidad máxima de hojas vendrá limitada tan sólo por la
memoria disponible.
Para insertar más hojas a un libro utilice uno de los siguientes métodos:
 Hacer clic en el ícono “Insertar hoja de cálculo”

situado a la derecha de la última hoja del libro.
 Ficha: Inicio, Grupo: Celdas, Insertar  Insertar Hoja

 Teclado: Shift + F11

 Menú contextual en la etiqueta  Insertar
Automáticamente se insertará una nueva hoja, con un nuevo número.
Eliminar Hojas
Para eliminar hojas de un libro utilice uno de los siguientes métodos:
 Ficha: Inicio, Grupo: Celdas, Eliminar  Eliminar Hoja

 Menú contextual en la etiqueta Eliminar
Cambiar nombre de Hojas
Para cambiar el nombre de una hoja utilice uno

de los siguientes métodos:
 Ficha: Inicio, Grupo: Celdas, Formato

Cambiar el nombre de la Hoja
 Menú contextual en la etiqueta 
Cambiar nombre
Otra forma de cambiar el nombre de una hoja,

es dar un doble clic sobre la etiqueta de la hoja
que aparece en la parte inferior de la pantalla.
Mover o Copiar Hojas
Para Mover una hoja, se da un clic sostenido sobre la etiqueta de la hoja y

se arrastra a la posición deseada.
Para Copiar: seleccionar la Hoja, mantener pulsada la tecla Ctrl y arrastrar
También se puede Ocultar, Mostrar, Proteger Hoja, cambiar el color de la

etiqueta utilizando el Menú contextual en la etiqueta o a través de la Ficha
Inicio, Grupo Celdas, opción Formato y eligiendo la opción deseada.
Operaciones con Celdas

Seleccionar Celdas
Utilizando el teclado:
 Posicionar el puntero en la celda inicial

 Pulsar la tecla Mayus y con las flechas cubrir todo el rango
Utilizando el Mouse:
 Posicionar el puntero en el centro de la celda inicial

 Arrastrar hasta cubrir todas las celdas a seleccionar.
Columnas:b4:d9
Celdas: B,D Filas: 4, 9
Celdas : f6:g7
Seleccionar celdas no contiguas
Mantener pulsada la tecla Ctrl. mientras selecciona los rangos necesarios
Selección de una columna o fila
Hacer clic sobre el encabezado de la columna o fila a seleccionar.
Columnas:Filas:
By 4C aC9
Seleccionar celdas de una hoja entera
Hacer clic sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el

encabezado de la columna A y el de la fila 1.
Ingreso de datos
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números,
fechas, horas o fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán:
Texto
Digitar el texto deseado, pulsar Enter o flechas de dirección para ingresar el

dato en la celda. La barra de fórmulas mostrará el contenido. Si el texto
ingresado se ve mutilado, esto se debe a que la celda es muy angosta.
Números
Digitar los valores tal como deban mostrarse, pulsar Enter o flechas de
dirección para ingresar el valor. No digitar los separadores de miles (coma o
punto). La barra de fórmulas mostrará el número ingresado. Para valores
decimales, utilice el punto del teclado numérico. Para que un número se
considere texto, utilice un apóstrofe como primer carácter.
Fechas y Horas
Cualquier fecha y hora se puede introducir directamente en la celda. Por

ejemplo: 27-2-2005 o 18 Enero 1958 será considerado como fecha y 10:34
o 4:15 PM será considerado como horas.
Las fechas y horas son tratados como los números por lo tanto se podrán
sumar, restar o añadir a otras.
Fórmulas

Toda fórmula debe iniciarse con el signo igual (=), suma (+)
Puede contener constantes y/o direcciones de celda
La barra de fórmulas muestra la expresión matemática, la celda muestra el
resultado
Introducir un dato en varias celdas simultáneamente
1. Seleccionar las Celdas

2. Escribir el dato
3. Presionar Ctrl + Enter
Desplazamiento del Puntero de Celda

Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en un momento dado.
Para moverse por la Hoja rápidamente, las teclas que podemos usar son:
MOVIMIENTO TECLADO
Celda Abajo FLECHA ABAJO
Celda Arriba FLECHA ARRIBA
Celda Derecha FLECHA DERECHA
Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo AVPAG
Pantalla Arriba REPAG
Celda A1 CTRL+INICIO
Primera celda de la columna activa FIN FLECHA ARRIBA
Última celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJO
Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO
Última celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA
Hoja Siguiente CTRL + AVPAG
Hoja Anterior CTRL + REPAG
Modificar datos
Se puede modificar el contenido de una celda mientras se está escribiendo
o después de ingresado. En este segundo caso, siga los siguientes pasos:
1. Seleccionar la celda que contiene el dato

2. Pulse la tecla F2 o haga clic directamente en la barra de fórmulas

3. Modifique la información.
4. Pulsar Enter o haga clic sobre el Botón Introducir.
Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se

selecciona la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre ésta.
Practica Dirigida
Vamos a crear una hoja sencilla llamada Ventas (que nos servirá de
ejemplo), la cual contiene una lista de productos informáticos que se han
vendido en distintas ciudades. En ella calcularemos el Precio Total según
las ventas producidas y posteriormente las llevaremos al almacén para
controlar las existencias en el mismo.
Para ello, ingrese los datos tal como se muestra en la figura:
Borrar datos
La operación de borrado, permite eliminar el contenido de las celdas, bien
por no ser ya necesarios, o para efectos de corregir su contenido.

1. Ubicar puntero en la celda que desea borrar

2. Pulsar la tecla Supro Botón derecho del mouse
 Borrar contenido
Si adicionalmente desea eliminar el contenido y/o

formato de las celdas, debe utilizar el botón Borrar:
Deshacer una Orden

A veces cometemos un error activando una orden o comando equivocado y
nos quedamos sin saber que hacer. Para solucionar este problema,
inmediatamente después de haber cometido el error, realice una de las
siguientes órdenes:
 Pulse el botón: Deshacer

 Pulse las teclas : CTRL + Z
Controlador de Relleno
Una ayuda para escribir una serie de celdas cuyo contenido es secuencial,
la proporciona el Controlador de Relleno. .Por ejemplo, podría

digitarse el nombre del primer mes, y luego generar la lista de los meses
siguientes. También se emplea para copiar el contenido de una celda, en las
celdas adyacentes.
La secuencia de acciones es la siguiente:
1. Digitar el “valor inicial” de la serie (número, texto o fórmula)

2. Arrastrar el controlador de de relleno hasta completar la cantidad de
elementos necesarios.
Para generar números correlativos, pulse Ctrl mientras arrastra el

controlador de relleno; o abrir la etiqueta inteligente y elegir rellenar serie.
Como ejemplo adicional, pruebe con los siguientes datos:

24/02/2005, Mes 1, Martes, 8:45
Series

Para rellenar celdas con valores de una serie:
1. Seleccione la celda donde desea comenzar la

serie. La celda debe contener el primer valor de la
serie.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificación, haga
clic en Rellenar y, a continuación, en Series.
3. Para rellenar la serie a lo largo de la hoja, haga
clic en Columnas.
4. Para rellenar la serie a lo ancho de la
hoja, haga clic en Filas.
5. En el cuadro Incremento, escriba el
valor en que desea incrementar la serie.
6. En Tipo, haga clic en Lineal o
Geométrica.
7. En el cuadro Límite, escriba el valor en
que desea detener la serie.
Listas Personalizadas
Podemos crear nuestra propia lista de valores, para ello realice lo siguiente:
1. Botón de Office  Opciones de Excel

2. Hacer clic en el botón Modificar Listas personalizadas…
3. En el recuadro Entradas de lista, escribir la serie, separadas por
comas, al culminar pulsar el botón Aceptar.
Copiar, Cortar y Pegar datos

Copiar
1. Seleccionar las celdas que se desean copiar

2. Ejecutar algunas de las acciones siguientes
Hacer clic en el botón Copiar
Teclado : Ctrl + C
Menú Contextual  Copiar
3. Situar el cursor en la celda destino
4. Pegar
Cortar
1. Seleccionar las celdas que se desean mover

2. Ejecutar algunas de las acciones siguientes
Hacer clic en el botón Cortar
Teclado : Ctrl + X
Menú Contextual  Cortar
3. Situar el cursor en la celda destino
4. Pegar
Pegar
 Ejecutar algunas de las acciones siguientes:

Hacer clic en el botón Pegar
Teclado: Ctrl + V
Menú Contextual Pegar
Mover con el Mouse
1. Seleccionar el bloque a mover

2. Posicionar el puntero delMouse en uno de los
“bordes” del bloque seleccionado (el cursor
cambia de cruz blanca a flecha).
3. Arrastrar el bloque hasta su posición final, y soltar.
Copiar con el Mouse
1. Seleccionar el bloque a mover

2. Posicionar el puntero de Mouse en uno de los “bordes” del bloque
seleccionado y mantenga presionada la tecla Ctrl (el cursor cambia a
flecha con un signo +).
3. Arrastrar el bloque hasta su posición final, y soltar.
Operaciones con Filas y Columnas

Insertar Filas o Columnas
En ocasiones se necesita añadir filas o columnas a la hoja para poder

ingresar nuevos datos. Para ello, seguir el procedimiento:
1. Ubicar el puntero en la fila o columna

donde desea insertar
2. Seleccione la cantidad de filas o
columnas a insertar
3. Ficha Inicio, Grupo Celdas, Insertar 
Insertar Filas o Columnas de hoja
o
Menú Contextual  Insertar toda una
fila o toda una columna
Nota: En ocasiones, no nos interesa añadir filas ni columnas enteras, sino

únicamente un conjunto de celdas, en ese caso, debe ubicarse en la celda y
elegir: Desplazar las celdas hacia la derecha o hacia abajo.
Eliminar Filas o Columnas
1. Seleccionar la cantidad de filas o

columnas a eliminar
2. Ficha Inicio, Grupo Celdas, Eliminar 
Eliminar filas o columnas de hoja
o
Menú Contextual  Eliminar Toda la
fila o Toda la columna
Ocultar Filas o Columnas
1. Seleccionar las filas o columnas

que desea ocultar
2. Ficha Inicio, Grupo Celdas,
Formato  Ocultar y Mostrar
3. Seleccionar opción: Ocultar
Filas u Ocultar Columnas
Nota. Para mostrar las filas o columnas ocultas, seleccionar las filas o
columnas adyacentes y repetir el procedimiento anterior.

Formatos y Fórmulas
En este Capítulo vamos a ver como mejorar el aspecto de una hoja de
trabajo, lo cual no solo hace más agradable la lectura, sino que además
permite resaltar algunos resultados para llamar la atención sobre ellos.
Además, se mostrará la forma de crear fórmulas para realizar diversos tipos
de cálculos con los datos almacenados en la hoja.
En este Capítulo aprenderá:
• Como dar formato al texto

• Como dar formato a los números
• Como dar formato a las fechas y horas
• Como modificar ancho de columnas y alto de filas
• Como trazar bordes, copiar formato e incluir comentarios
• Como dar formato personalizado y formato condicional
• Como cambiar el estilo de una tabla.
• Como introducir fórmulas y uso de operadores.
• Como hacer referencia de celdas en las fórmulas.
Formato del Texto

Para mejorar el aspecto del texto, realizar las siguientes acciones:
1. Seleccionar las celdas cuyo aspecto se va a modificar

2. En la Ficha Inicio, Grupo Fuente y Alineación hacer uso de los botones
apropiados.

Formato de Números
Los Números contenidos en las celdas pueden ser mostrados de diferentes
maneras. Para cambiar el aspecto, realizar las siguientes acciones:
1. Seleccionar las celdas que contienen los

números
2. En la Ficha Inicio, Grupo Número hacer uso
de los botones apropiados
Formato de Fechas y Horas

Para cambiar el aspecto de Fechas y Horas realizar las siguientes acciones:

Modificar ancho de Columnas

1. Seleccionar la
columna o
columnas a
modificar
2. Ubicar el puntero
del Mouse en el
borde derecho de
la columna, el
puntero cambia
de cruz blanca a
flecha de doble
sentido.
3. Arrastrar el borde
para disminuir o
aumentar el
ancho.
Utilizando la Cinta de
Opciones:

1. Ficha Inicio, Grupo Celdas, Formato  Ancho de Columna

2. Digitar el nuevo ancho
Modificar alto de Filas

4. Seleccionar la fila o filas a modificar

5. Ubicar el puntero del Mouse
en el borde inferior de la fila,
notar que el puntero cambia
de cruz blanca a flecha de
doble sentido.
6. Arrastrar el borde para disminuir o aumentar
la altura.
Utilizando el Menú:
3. Ficha Inicio, Grupo Celdas, Formato  Alto

de Fila
4. Digitar la nueva altura
Nota:
Un método rápido de ajustar el alto o ancho, es realizando un doble clic en

la línea divisoria de los encabezados.

Bordes
Para el trazado de bordes, seguir el siguiente
procedimiento:
1. Seleccionar las celdas a las cuales desea

aplicar los bordes
2. En La Ficha Inicio, Grupo Fuente, hacer clic
en el botón de Bordes. Se mostrarán las
opciones de bordes.
3. Seleccionar el tipo de borde que desea
aplicar. Por ejemplo: Todos los bordes
Nota: También puede dibujar los bordes, seleccionando primero el color de

línea y el estilo de línea y luego trazar con el "lápiz" (el cursor toma esta
forma) el borde deseado sobre las celdas
Copiar Formato
Si desea que un grupo de celdas o una tabla tenga la misma forma que otra
ya existente, puede utilizar la orden Copiar Formato, de la siguiente manera:
1. Seleccionar las celdas que contienen el formato deseado
2. En la ficha Inicio, Grupo Portapapeles, hacer clic en el

botón Copiar Formato
3. Seleccionar las nuevas celdas a las cuales desea dar el
formato.
Comentarios
Semejantes a notas escritas que se adhieren en el escritorio, en la pared o

en alguna parte de la oficina a manera de recordatorios, los comentarios
nos permitirán documentar el libro de trabajo, por ejemplo podemos indicar
de dónde procede el dato, qué fórmula se ha aplicado, etc., tal como lo
apreciamos en el gráfico.
1. Clic derecho en la celda que tendrá el comentario

2. Opción Insertar comentario
3. Digitar el contenido (puede aplicar formatos), para terminar

seleccione otra celda (La esquina superior derecha de la celda,
mostrará un marcador de color rojo).
Nota: El comentario se visualiza al "pasar" el mouse sobre la celda.

Para modificar o eliminar el comentario, clic derecho en la celda con
comentario, y elegir opción: modificar o eliminar comentario.
Números con "texto"

Si desea mostrar unidades de
medida en una celda con
contenido numérico, y a la vez
éste deba mostrar texto, sin
perder su condición de número,
deberá realizar lo siguiente:
1. Seleccionar la celda o celdas

2. Abrir el grupo de Número y
elegir la categoría
Personalizada
3. Realice las acciones
indicadas
Anteponer "ceros"

Se tiene la concepción
general de que "cero a la
izquierda no vale", pero
se dan casos en que
estos ceros tienen un
valor significativo, por
ejemplo, los códigos
numéricos (001, 002,).
1. Seleccione la
celda(s)
2. Abrir el grupo de
Número y elegir la
categoría
Personalizada
3. Realice las acciones
indicadas
Formato Condicional
En los casos anteriores, se han aplicado atributos de manera "directa", sin
interesar el contenido de la celda o su procedencia. En el formato
condicional, los atributos deberán aplicarse de manera automática,
dependiendo del contenido de la celda. Por ejemplo, se tiene el siguiente
caso:
1. Seleccionar las celdas C3:C6
2. Ficha Inicio, Grupo Estilos, Formato Condicional

3. Definir los criterios apropiados
Estilos de Tablas
Es una herramienta que facilita el formato de tablas, al seleccionar modelos
preestablecidos. Para ello seguir los siguientes pasos:
1. Ubicar el puntero en el interior de la

tabla
2. Ficha Inicio, Grupo Estilo, Dar
formato como tabla
3. Elegir el Estilo de Tabla
4. En el cuadro de diálogo que aparece hacer clic en aceptar
5. El Rango se mostrará como una Tabla con el estilo seleccionado

Practica Dirigida
Si no tiene abierto Excel 2007, abrirlo para realizar el ejercicio.
1. Ingresar los datos tal como se muestra en la figura.

2. Seleccionar el Rango B3:H3 y darle el siguiente formato:
Fuente: Comic Sans MS, Tamaño 12, Color letra: Rojo, Fondo: Naranja y
Centrar
3. Seleccionar el Rango B4:H10 y darle el siguiente formato:
Tipo de letra: Rockwell, Tamaño: 14, Color letra : Azul oscuro, Fondo : Azul claro
4. Seleccionar la Columna A y dar un ancho fijo de 7 unidades.
5. Seleccionar las columnas C, D y F y darle un ancho de 15 unidades
6. Insertar una columna delante de Cliente y otra delante de País
7. Eliminar las columnas vacías.
8. Insertar 3 filas por encima del cuadro.
9. Seleccionar las celdas B2:H3 y dar el formato de Combinar y Centrar
10. Escribir el siguiente titulo: Lista de Clientes con el siguiente formato:
Tipo de letra: Garamond, Tamaño: 24, Negrita y Cursiva, Color letra: Azul
Fondo : Verde claro
11. Dar Borde de cuadro Grueso de color: azul
12. Seleccionar las celdas B6:H13 y darle todos los Bordes con estilo de línea doble
y de color rojo
13. Ajustar manualmente el ancho de la columna G
14. Dar formato de Moneda a los valores del Precio y cambiar por el signo ($)
15. Seleccionar la celda D10 y escribir como comentario: Numero de fax: 7219906
16. Seleccionar las celdas B6:H13 y copiar a la celda B20
17. Seleccionar las celdas B20:H27 y con el Mouse mover hacia la celda B25
18. Seleccionar la Hoja 1 y copiar hacia la Hoja 2
19. En la Hoja 2 seleccionar desde las celdas A1:H15 y borrarle el formato
20. Borrar todo el contenido de la Hoja 2
21. Copiar desde la hoja 1 las celdas B6:H13 hacia la hoja 2 a partir de la celda A5
22. Seleccionar en la hoja 2 las celdas A5:G12 y darle formato: autoajustar ancho de
columna
23. En la Hoja 2 seleccionar los precios y darle el siguiente formato condicional:

Precios menores a $100, color rojo.

Precios mayores o iguales a 100 color azul
24. Seleccionar los encabezados de la tabla y darle una alineación de 45 grados
25. Guardar el libro con el nombre: Clientes.
FORMULAS
Las fórmulas son fundamentales para el manejo de una hoja de cálculo y
son su herramienta principal. Con ellas, su hoja de cálculo se convierte en
una potente calculadora, tanto para realizar operaciones sencillas tales
como sumas, restas, multiplicaciones y divisiones, como para hacer
complicados cálculos financieros.
Fórmulas Básicas
Una fórmula es una combinación de valores con operadores, para realizar
cálculos, en base a los datos ubicados en las celdas. Estas pueden utilizar
constantes (=5+2) o puede hacer referencias a otras celdas, por ejemplo en
la fórmula =B5+2 sumará 2 al contenido de la celda B5 y cada vez que
cambie el valor de la celda B5, volverá a recalcularse la fórmula.
1. Todas las fórmulas en Excel

deben empezar con el signo =
2. Puede digitar la fórmula
directamente en la celda o ir
seleccionando con el mouse
cada celda a utilizar e ir
colocando los operadores
respectivos
3. Para terminar, presionar Enter
En la celda aparecerá el resultado de la operación mientras que en la barra

de fórmulas se apreciará la fórmula tal y como se escribió.
Una fórmula puede hacer referencias a celdas situadas en una misma hoja,
a celdas de otras hojas del mismo libro o a celdas de otros libros. Para
referirse a celdas de otros libros, escribir la fórmula de la siguiente forma:
=’Unidad:\Carpeta\[Nombre del libro] Nombre de la Hoja’! Celda
Por ejemplo, para obtener el contenido de la celda B8 de la Hoja 1 del Libro

Notas.xlsx que se encuentra en la Carpeta Mis Documentos, escribir:
='C:\Documents and Settings\user\Mis

documentos\[notas.xlsx]Hoja1'!B7

Operadores
Existen cuatro tipos de operadores:
Aritméticos: Generan un resultado numérico
Operador Significado Ejemplo Resultado

+ Suma =6+2 8
- Resta y negación =6-2 -6 4 -6
* Multiplicación =6*2 12
/ División =6/2 3
% Porcentaje =6% 0.06
^ Exponente =6^2 36
De texto: Combina texto para generar una única cadena de caracteres

& Une texto de celdas B4=Excel Excel 2007
distintas C4=2007
=B4&” “C4
Comparativos: Generan un valor lógico Verdadero o Falso

= Igual a =A1=B1 Falso
> Mayor que =A1>B1 Verdadero
< Menor que =A1<B1 Falso
>= Mayor o igual que =A1>=B1 Verdadero
<= Menor o igual que =A1<=B1 Falso
<> Diferente de =A1<>B1 Verdadero
De referencia: No provocan cambio en los resultados de la celda, sino que

controlan la forma en que se agrupan las celdas para calcular una fórmula.
Operador Significado
: Dos Operador de rango que genera una referencia a todas las
puntos celdas entre dos referencias, éstas incluidas (B5:B15)
, Coma Operador de unión que combina varias referencias en una
sola (SUMA(B5:B15,D5:D15))
espacio Operador de intersección que genera una referencia a
celdas comunes a las dos referencias (B7:D7 C6:C8)
Operador Resultado
=10+4/2 12
=(10+4)/2 7
Excel 2007 sigue las siguientes reglas fijas:
 Los paréntesis, se realizan primero.

 Los operadores de igual prioridad se evalúan se izquierda a

derecha.
Referencia de Celdas
Cuando se crea una fórmula es necesario indicar la celda o celdas que se
van a utilizar en la operación, según su localización en la hoja de cálculo.
Esta localización puede ser una referencia relativa, absoluta o mixta.
Referencia Relativa: Significa que los valores empleados en una fórmula

cambian respecto a la celda activa. Es decir, si se copia una fórmula en una
fila o columna diferente, los parámetros de la fórmula cambian de forma
automática. Observe las fórmulas en el grafico de arriba (=B8+C8)
Referencia Absoluta: Se utilizan para evitar que las direciones de celda

cambien, cuando se copia una fórmula en otra celda. La forma de indicar
esto es colocando el símbolo de dólar ($) delante de la letra de la columna y
del número de fila. Observe las fórmulas en el grafico de arriba (=D8*$F$5)
Referencia Mixta: Se utiliza cuando solo se desea que permanezca fijo la

dirección de una columna ( $F5) o solo la dirección de la fila (F$5)
Cuando escriba una fórmula es importante asegurarse del tipo de referencia

de celda que va a introducir, para evitar que pueda cambiar de forma
incorrecta al ser copiada en otra celda.
Nota: También puede usar la tecla de Función F4al momento de escribir o

señalar la celda a utilizar en una fórmula, para cambiar el tipo de referencia
entre relativa, (F5) , absoluta ($F$5) o mixta ($F5 o F$5).

Practica Dirigida
Si no tiene abierto Excel 2007, abrirlo para realizar el ejercicio.
1. Ingresar los datos tal como se muestra en la figura.

2. Calcular el Consumo Mensual, restando Lectura Actual – Lectura
Anterior
3. Calcular el Monto Consumo, multiplicando el Consumo Mensual por
el Costo Kw. Utilice referencia absoluta en la fórmula para que pueda
copiarse a las demás celdas.
4. Calcule el Mantenimiento, multiplicando el Monto Consumo por el
porcentaje de mantenimiento, Utilice referencia mixta en la fórmula.
5. Calcule el Total en soles sumando el Monto de Consumo +
Mantenimiento
6. Calcule el IGV, multiplicando el Total en soles por la celda E5. Utilice
referencia absoluta.
7. Calcule el Neto en soles, sumando el Total en soles + IGV
8. Utilizando Autosuma calcule los totales de la fila 21
9. Ubicarse en la Hoja 2 y mediante formulas obtener un cuadro
resumen que muestre los Números de medidores y el neto a pagar.
10. Guardar el libro con el nombre: Luz.

Funciones
Las funciones, son fórmulas simplificadas de las operaciones que se
realizan comúnmente, como una sumatoria, un promedio, etc. Además
Excel 2007 cuenta con funciones diversas, tales como: estadísticas,
financieras, matemáticas, etc., que resuelven las necesidades más
frecuentes de distintas disciplinas profesionales.
En este capítulo aprenderá:
• Que son las funciones y como utilizarlas

• Como se utiliza el Asistente para funciones
• Uso de Funciones: Aritméticas, Estadísticas, de Fecha, de Texto,
Lógicas y de Búsqueda.
Esquema de una función
Una Función debe tener la siguiente sintaxis:
=<Nombre_Función> (<Argumentos>)
El número y tipo de argumentos requeridos varía de una función a otra, los

cuales pueden ser:
Números Referencias
Texto Matrices
Valores lógicos
Al utilizar referencias a otras celdas, puede especificar directamente la

dirección de una celda o incluso un rango de celdas, utilizando para ello el
símbolo de dos puntos (:) para separar la celda inicial y final.
Ejm. =SUMA(A5:A10)
Cuando una función posee más de un argumento, éstos deben ser

separados por un punto y coma (;) o coma (,).
Ejm =SUMA(A1;A5;A10) suma las tres celdas indicadas

=SUMA(C1:C5;B10:B20) suma los dos rangos indicados.

Asistente de funciones
En ocasiones, se desconoce el modo de ingresar los parámetros que

conforman una función, para ello, podemos acudir al asistente de funciones,
el cual va solicitando los componentes correctos.
Las funciones se comportan como fórmulas, se pueden agrupar con
paréntesis, se pueden hacer las combinaciones que más convengan.
Para invocar el asistente, proceder de la siguiente manera:
1. Pulsar cualquiera de los siguientes botones o

elegir: Menú Insertar, opción Función
2. Aparece el cuadro de diálogo, seleccione las opciones adecuadas.
3. Luego, deberá indicar los argumentos que conforman la función

4. Por último, al pulsar Aceptar se tendrá el resultado deseado.

Funciones Aritméticas
Abs
Devuelve el valor absoluto de un número
Sintaxis: Abs(num) Ejm. =abs(4-6) 2
Aleatorio
Devuelve un número entre 0 y 1
Sintaxis: Aleatorio() Ejm. =Aleatorio()  0.090948807
Entero
Redondea un número hasta el entero inferior más próximo.
Sintaxis: Entero(num) Ejm. =entero(9.67)  9
Factorial
Devuelve el factorial de un número.
Sintaxis: Fact(num) Ejm. =fact(5) 120
Potencia
Devuelve el valor de elevar un número a una potencia.
Sintaxis: Potencia(num;potencia) Ejm. =potencia(5;3) 125
Producto
Multiplica los números indicados como argumentos
Sintaxis: Producto(num1; num2;...) Ejm. =producto(5;8) 40
Raíz
Devuelve la raíz cuadrada de un número
Sintaxis: Raiz(num) Ejm. =raiz(144) 12
Redondear
Redondea un número al número de decimales especificado
Sintaxis: Redondear(num; cant de decimales)
Ejm. =redondear(9.78;1)  9.8
Residuo
Devuelve el resto después de efectuar una división
Sintaxis: Residuo(num; divisor) Ejm. =residuo(13;5) 3
Truncar
Trunca un número al número de decimales especificado
Sintaxis: Truncar(num; cant de dec.) Ejm. =truncar(7.65;1) 7.6
Log10
Devuelve el logaritmo decimal de un número.
Sintaxis: Log10(numero Ejm. =log10(100) 2
Ejemplo: Aplicar funciones aritméticas para completar el siguiente cuadro:

Funciones Estadísticas
Contar
Cuenta el número de celdas que contienen
Sintaxis: Contar(Valor1; valor2;..)
Contara
Cuenta el número de celdas que no están en blanco
Sintaxis: Contara(Valor1; valor2;..)
Contar.blanco
Cuenta el número de celdas que están en blanco
Sintaxis: Contar.blanco(Valor1; valor2;..)
Max
Devuelve el valor máximo de una lista de argumentos (máximo 30)
Sintaxis: Max(num1; num2;....)
Min
Devuelve el valor mínimo de una lista de argumentos (máximo 30)
Sintaxis: Min(num1; num2;...)
Moda
Devuelve el valor que mas veces se repite en un rango de celdas
Sintaxis: Moda(num1;num2;...)
Promedio
Devuelve la media aritmética de los argumentos
Sintaxis: Promedio(num1; num2;...)
Contar.Si
Cuenta celdas, que cumplan un determinado criterio o condición.
Sintaxis: Contar.Si(Rango de búsqueda; Condición)
Sumar.Si
Suma celdas que cumplen un criterio o condición
Sintaxis: Sumar.Si(Rango de búsqueda; Criterio; Rango de suma)
Ejemplo: Aplicar funciones estadisticas para completar el siguiente cuadro:

Funciones de Fecha y Hora
Ahora
Devuelve la fecha y hora actual del sistema.
Sintaxis: Ahora()
Hoy
Devuelve la fecha actual del sistema
Sintaxis: Hoy()
Año
Devuelve el año correspondiente a una fecha
Sintaxis: Año(número de serie)
Mes
Devuelve el mes correspondiente a una fecha
Sintaxis: Mes (número de serie)
Dia
Devuelve el número de día correspondiente a una fecha
Sintaxis: Dia(número de serie)
Diasem
Devuelve el día de la semana correspondiente a una fecha
Sintaxis: Año (número de serie)
Ejemplo: Aplicar funciones de fecha para completar el siguiente cuadro:

Funciones de Texto
Concatenar
Permite unir elementos de texto.
Sintaxis: Concatenar(Texto1;Texto2;....)
Derecha
Extrae caracteres del extremo derecho de un texto.
Sintaxis: Derecha(Texto; Num caracteres)
Extrae
Extrae un número de caracteres del texto.
Sintaxis: Extrae(Texto; Posic inic; Num caracteres)
Igual
Comprueba si dos cadenas son idénticas
Sintaxis: Igual(Texto1; Texto 2)
Izquierda
Extrae caracteres del extremo izquierdo de un texto.
Sintaxis: Izquierda(Texto; Num caracteres)
Largo
Devuelve la longitud de una cadena
Sintaxis: Largo(Texto)
Mayusc
Convierte el texto a mayúsculas
Sintaxis: Mayusc(Texto)

Minusc
Convierte el texto a minúsculas
Sintaxis: Minusc(Texto)
Nompropio
Convierte a mayusculas la primera letra de cada texto
Sintaxis: Nompropio(Texto)
Ejemplo: Aplicar funciones de Texto para completar el siguiente cuadro:
Funciones Lógicas
Si
Realiza una acción, en función del resultado de una prueba lógica
Sintaxis: Si(Prueba_lógica; Valor_si_verdadero; Valor_si_falso)
Ejm: Si(Seguro=”Ipss”; Sueldo*11%; Sueldo*13%)
Y
Devuelve verdadero si todos los argumentos son verdaderos
Sintaxis: Y(valor lógico1; valor lógico2;..)
O
Devuelve verdadero si alguno de los argumentos es verdadero
Sintaxis: O(valor lógico1; valor lógico2;..)
Ejemplo: Aplicar la función lógica Si para completar el siguiente cuadro:

Funciones de Búsqueda
Buscar
Busca un valor en una tabla, para devolver el valor equivalente
ubicado en otra columna o fila.
Sintaxis: Buscar(Valor_buscado; Vector_de_comparación; Vector
resultado)
Ejemplo: Aplicar la función Buscar para completar el siguiente cuadro:

Buscarh
Busca en la primera fila de una tabla y se desplaza hacia abajo en
la columna para devolver el valor de una celda
Sintaxis: Buscarh(Valor_buscar; Tabla; Número de Fila, [ordenado])
Buscarv
Busca en la primera columna de una tabla y se desplaza a través
de la fila para devolver el valor de una celda
Sintaxis: Buscarv(Val_buscar; Tabla; Núm de columna; [ordenado])
Ejemplo: Aplicar la función Buscarv y Buscarh para completar el cuadro:

GRAFICOS
Constituyen una manera eficaz de analizar y presentar la información,
contenida en una hoja de cálculo. Excel dispone de una gran variedad de
tipos de gráficos e incluso permite personalizarlo a su gusto.
En este capitulo aprenderá:
• Como crear Gráficos rápidos.

• Como crear un tipo de Gráfico.
• Como cambiar el diseño de un gráfico.
• Como modificar la presentación del gráfico
• Como dar formato a sus gráficos.
Gráficos rápidos
1. Dada la información en una tabla,

ubicar cursor en el interior de la tabla
(cualquier celda).
2. Pulsar la tecla de función F11.

3. El gráfico creado es del tipo mostrado
en la figura (de tipo columnas, en una
hoja diferente)


Crear un Gráfico
1. Ubicar cursor en la tabla.
2. Ficha Insertar Grupo Gráficos
Existen diversos tipos de gráficos a nuestra

disposición. Haciendo clic en el tipo de
gráfico que le interese se despliega el listado
de los que se encuentran disponibles.
En cada uno de los tipos generales de
gráficos podrá encontrar un enlace en la
parte inferior del listado que muestra Todos
los tipos de gráfico...
Haciendo clic en esta opción se despliega el
cuadro de diálogo: Insertar Gráfico que
muestra todos los gráficos disponibles. Lo
mismo aparece al hacer clic en la flecha de la
parte inferior derecha del Grupo Gráficos.

3. Al elegir el tipo de gráfico, éste se insertará en la Hoja con las

características predeterminadas.
Diseño del Gráfico

Al seleccionar un gráfico, aparece en la
cinta de opciones, las Herramientas de
gráficos, la cual contiene 3 fichas:
Diseño, Presentación y Formato.
En la Ficha Diseño, aparecen las opciones:
Cambiar tipo de gráfico:

Permite cambiar a un tipo
diferente de Gráfico.
Guardar como plantilla:
Guarda como una plantilla la
forma y diseño del gráfico
para poderlo aplicar a futuros
gráficos.
Cambiar entre Filas y Columnas:

Intercambia los datos de los ejes. Los datos colocados en el eje X se

mostrarán como Leyenda y viceversa.
Seleccionar datos:
Permite definir un nuevo origen de datos. Cambiar filas por columnas.
Agregar, editar o quitar Series y editar las Categorías del eje horizontal.
Diseños de Gráfico:
Permite elegir entre 10 diseños predefinidos

para aplicarlo al gráfico seleccionado.
Estilos de diseño:
Permite cambiar entre una gran variedad de colores y estilos
Mover gráfico:

Permite colocar el gráfico en una Hoja nueva o como un

objeto dentro de una hoja del libro.
Presentación del Gráfico

Para modificar las características de un gráfico, seleccionar el gráfico y
hacer clic en la ficha Presentación. Se mostrará las siguientes opciones:
Insertar:
Permite insertar imágenes desde archivo, formas
(rectángulos, círculos, flechas, líneas, etc.) y cuadros de
texto en cualquier parte del gráfico.
Título del gráfico:

Permite colocar o
quitar el título del
gráfico.
Rótulos del eje:

Permite agregar,
quitar y definir la
posición de los
títulos para cada
eje.
Leyenda:
Permite agregar, quitar y definir la posición de la leyenda del gráfico
Etiquetas de datos:

Permite desactivar o mostrar los

valores, nombres de series y
nombres de categorías en el
gráfico.
Tabla de datos:
Agrega una tabla de datos al
gráfico.
Ejes:
Permite quitar o cambiar el formato y diseño de
cada eje.
Líneas de cuadrícula:
Activa o desactiva la línea de división principal o secundaria de cada eje.
Área de Trazado:
Permite activar o desactivar el área de
trazado. Solo está disponible para
gráficos bidimensionales.
Cuadro gráfico, plano inferior del

gráfico
Modifican el aspecto de gráficos
tridimensionales con rellenos de
color
Giro 3D: Permite girar el gráfico
Formato del Gráfico

En la Ficha Formato se encuentra el grupo Estilos de forma con los cuales

se puede mejorar la visualización del área completa del gráfico o de uno de
sus componentes.
Para ello simplemente se selecciona el elemento del gráfico al cual desea

darle forma y hacer clic en el estilo que mas le agrade.
También puede utilizar las opciones Relleno de forma, Contorno de forma y

Efectos de forma para personalizar aun más el estilo del gráfico.
Con los estilos de WordArt puede aplicar un efecto

visual al texto (sombra, reflexión, resplandor), dar un
color, ancho y estilo al contorno y rellenar el texto con
colores, imágenes, degradado o textura.
Ejemplo 1.- Supongamos que desea crear un gráfico como el mostrado en

la siguiente imagen. Para ello, previamente debe tener las imágenes como
archivo.

1. Crear un gráfico de tipo Columna agrupada 2D

2. En la ficha Diseño, elegir la opción Diseño 9
3. Ingresar títulos al gráfico y a los ejes
4. En el gráfico, haga un clic en la serie que representará mediante una
imagen
3. Ficha Formato  Aplicar formato a la selección

4. Relleno Relleno con imagen o textura

4. Pulse el botón Archivo. Ubicar el archivo correspondiente.

5. Seleccionar la opción Apilar y luego Cerrar.
6. Repetir el proceso para las otras series.
7. Dar Formato al gráfico.
Ejemplo 2.- Supongamos que desea crear un gráfico circular que

represente las ventas de zapatillas en el público femenino.
1. Ubicar el puntero en el interior de la tabla

2. Ficha Insertar  Seleccionar gráfico circular 3D
3. Ficha Diseño  Seleccionar Datos
4. Quitar la Serie: Hombres y aceptar
5. En la ficha Diseño, seleccionar el diseño 6.

6. En la ficha Presentación, elegir etiquetas de datos, extremo externo
7. Dar formato al Gráfico

Ejemplo 3.- Se desea crear un gráfico de columnas 3D que represente las

ventas para cada año como muestra la siguiente tabla.
Se procede de la siguiente manera:
1. Ubicar el puntero en la tabla

2. Crear un gráfico de Columnas Agrupadas 3D
3. En la ficha Diseño, elegir la opción Seleccionar datos
4. Quitar la Serie Años.
5. En las etiquetas del eje Horizontal, presionar el botón Editar
6. Seleccionar el rango donde están los años y aceptar
7. Dar Formato al Gráfico.

Base de Datos
Las Bases de datos constituyen una herramienta muy útil para organizar,
administrar y recuperar información.
En esta sesión aprenderá:
• Crear Tablas y realizar operaciones con ella

• Ordenar datos en orden ascendente o descendente.
• Uso de filtros simples y filtros avanzados
• Crear Subtotales para obtener sumas parciales
• Configurar las hojas e Imprimir los datos.
Tablas
Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros,
en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los
nombres de los campos), y las demás filas contienen los datos
almacenados
Campos
Registros
Por ejemplo, en la gráfica siguiente, se muestra una tabla:
Las tablas son muy útiles porque además de almacenar información,

incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos
datos de forma muy cómoda.
Entre las operaciones que podemos realizar con las tablas tenemos:
• Ordenar los registros.

• Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio.
• Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado.
• Crear un resumen de los datos.
• Aplicar formatos a todos los datos


Crear una tabla

Para crear una tabla seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar las celdas que desea incluir en la tabla
2. Ficha Insertar  Tabla.
Aparecerá a continuación el cuadro de

diálogo Crear tabla.
3. Activar la casilla de verificación si

la tabla tiene encabezados y luego
aceptar.
Al cerrarse el cuadro de diálogo, podemos ver que en la cinta de opciones

aparece la ficha Diseño, correspondiente a las Herramientas de tabla:
Y en la hoja de cálculo aparece el rango seleccionado con el formato propio

de la tabla.

Operaciones con tablas
Para ingresar nuevos datos en la tabla, puede escribirlos al final o a la

derecha de ella, automáticamente se agregaran los nuevos registros o
campos.
Para ampliar o reducir el tamaño de la tabla arrastrar el controlador de

tamaño situado en la esquina inferior derecha de la tabla hasta obtener el
tamaño deseado.
Para insertar o eliminar filas o columnas en la tabla, ubicar el puntero en la

tabla, y en el grupo Celdas hacer clic en la opción deseada.
También puede hacer clic derecho dentro de la

tabla para Insertar, Eliminar o Seleccionar filas o
columnas, Borrar contenido, Ordenar, Filtrar,
Calcular totales (Suma, promedio, máximo o
mínimo valor, etc.) o convertir en rango.

Ordenar una Tabla

Esta operación permite organizar la información de acuerdo a ciertos
criterios.
1. Ubicar el puntero en la columna a ordenar

2. Menú Datos  Ordenar
3. Seleccionar los campos por los cuales desea ordenar
4. Escoger los criterios de ordenación
En el cuadro de diálogo Ordenar aparecen los botones:

• Agregar nivel que permite agregar mas campos
• Eliminar nivel, para quitar un campo
• Copiar nivel, para hacer una copia del
campo
• Las flechas, para aumentar o disminuir
la prioridad de ordenación
• Opciones, abre el cuadro Opciones de
ordenación dónde se encuentran más
opciones

• Ordenar Según, permite ordenar según el valor de la celda, o por su

color o icono.
• Criterio de ordenación, para elegir si el ordenamiento es alfabético en
forma ascendente o descendente (A a Z o Z a A)
Descendente
Ascendente Si desea ordenar por solo un campo, ubicar el puntero en
la columna a ordenar y utilizar los botones:
Estos botones también están disponibles al desplegar la lista que aparece

pulsando la pestaña junto al encabezado de la columna.
Filtros
En el caso de listados extensos, la posibilidad de filtrar la lista y poder
trabajar con parte de ella, es de suma utilidad.
Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las
cabeceras de campos (podemos mostrar u ocultar el filtro en la
ficha Datos marcando o desmarcando el botón Filtro).
A la derecha de cada campo, se visualizará

un pequeño triángulo, que al ser activado
despliega la posibilidad de definir una serie
de opciones para realizar el filtro.
Por ejemplo, si solo se marca “Cerper S.A.”,

excel filtrará todos los registros que tengan
“Cerper S.A.” y las demas filas se ocultarán
de la lista.
Otra opción es usar los filtros de texto,

donde se despliegan una serie de opciones:

En cualquier opción, se accede a una

ventana donde se puede elegir dos
condiciones de filtro de texto, y exigir
que se cumpla una condición o las dos.
Excel evaluará la condición elegida con
el texto que escribamos, y si se cumple,
mostrará la fila. Usaremos el carácter ?
para determinar que en esa posición
habrá un carácter, sea cual sea, y el
asterisco * para indicar que puede haber
o no un grupo de caracteres.
En este ejemplo se está usando el comodin “*” para filtrar los registros
cuyos nombres de Compañía comience con la letra “I”.
Para indicarnos que hay un filtro activo, la flecha de la lista

desplegable cambia de icono

Para volver a ver todos los registros, active

el cuadro de lista y escoja la opción: Borrar
filtro de “Compañía” o la opción
Seleccionar Todo, de inmediato
reaparecerán todos los registros de la lista.
También puede quitar el filtro ingresando a

la Ficha Datos y hacer clic en el botón
Nota: El filtro automático solamente

selecciona los registros en función a un único campo y a lo más dos
criterios.

Filtros Avanzados
Los filtros avanzados permiten definir mas de un criterio de selección, ya
sea para uno o varios campos. Para crear un filtro avanzado se debe seguir
el siguiente procedimiento:
1. Definir los criterios a utilizar en cualquier celda vacia de la Hoja de

cálculo, Para ello, se debe incluir los nombres de los campos y por
debajo las condiciones a cumplir. Por ejemplo:
2. Posicionar el puntero en cualquier registro de la tabla
3. Dar la orden:
FichaDatos 
4. En la casilla Rango de
Criterios introducir la
referencia, incluidos los
nombres de los campos.
Luego hacer clic en Aceptar
5. Para reestablecer la lista

original, se debe dar la
orden:
FichaDatos 
Nota : Para extraer registros de la tabla que cumplan algunas condiciones,

se debe copiar los nombres de los campos a mostrar en una parte
vacia de la hoja y en la ventana de filtro avanzado, seleccionar la
opción Copiar a e indicar además la referencia en la casilla Copiar a

Formas de definir los criterios:
Tres o mas condiciones en un solo campo
Para definir varias condiciones para un solo campo, se debe escribir los
criterios en filas independientes, una directamente bajo la otra. Estas
condiciones son excluyentes, es decir, se puede cumplir todas, algunas o
ninguna.
Total
<3000
>10000
=5015
Criterios de dos o mas campos
Para buscar datos que cumplan varias condiciones, estas se definen en dos
o mas columnas. Introduzca todos los criterios en la misma fila. Estos
criterios son concurrentes, es decir, se deben cumplir todas a la vez.
Factura Compañía Impuesto

11560 Atl* >=524
Criterios para varios campos
Para buscar datos que cumplan una condición de una columna o una
condición de otra, introduzca los criterios en filas diferentes.
Factura Compañía Impuesto

11562
I*
<500
Criterios para varios registros y campos
Para buscar filas que cumplen una de dos condiciones en una columna y
una de dos condiciones en otra, deberán indicarse los criterios en filas
independientes.
Fecha Total
25/04/2002 >11000
26//04/2002 >5000
Nota: Los filtros avanzados permiten utilizar mas de dos campos y mas de
dos criterios.
Subtotales
Este es un recurso de Excel que permite añadir sumas parciales a una

base de datos, agrupados por algún campo en particular. Supongamos que
tenemos la siguiente tabla:
El modo de generar Subtotales se realiza de la siguiente manera:
1. Ordenar la lista por el campo principal de agrupación (por ejm.

Empleados)
2. Ubicar el puntero de celda en cualquier registro
3. FichaDatos  Subtotal

3. Luego de haber seleccionado las opciones correctas, la lista mostrará

el siguiente aspecto:
4. En el lado izquierdo, se visualizarán los controles de nivel de detalle:
Si se pulsa el botón del nivel 1, solo se verá la sumatoria total.
El botón del nivel 2 muestran sólo los totales de cada empleado
El botón del nivel 3 muestran los totales y su detalle de cada empleado
5. Para quitar los Subtotales: Ficha Datos Subtotal Quitar todos
Visualización e Impresión
Vamos a ver las diferentes técnicas relacionadas con la impresión de datos,

como puede ser la vista diseño de Página, la vista preliminar para ver el
documento antes de imprimir, la configuración de las páginas a imprimir, y
por supuesto la operación de imprimir los datos.
Vista Diseño de Página

Permite ver los saltos de página, márgenes, encabezados y pies de página
y el formato completo de la hoja.
Para visualizar la Vista de Diseño de página:
Ficha Vista  Diseño de página.
En esta vista se puede cambiar el diseño y el formato de los datos del

mismo modo que en la vista Normal. También puede utilizar reglas para
medir el ancho y el alto de los datos, cambiar la orientación de la página,
agregar o cambiar los encabezados y pies de página, establecer los
márgenes para la impresión y mostrar u ocultar los encabezados de las filas
y columnas.
Vista preliminar
La vista preliminar es otra forma de visualizar nuestra hoja antes de
imprimirla. Para ir a la vista preliminar, dar la orden:
• Botón del Office  Señalar Imprimir Vista preliminar

• O bien, hacer clic sobre el botón Vista preliminar
Aparecerá la siguiente ventana:
En el centro de la
ventana aparecerá una
vista de nuestra hoja y
en la parte inferior el
número de página que
se está visualizando.
En caso de tener más
de una página, se
puede usar los botones:
Para ir a la página
anterior.
Para ir a la página
siguiente.
Si nuestra hoja sólo tiene 1 página, éstos botones estarán desactivados.

Al situarse sobre la hoja, el puntero del ratón se convierte en
una lupa, de tal forma que se puede ampliar o reducir cualquier
zona de la página. Esta operación también se puede realizar
haciendo clic sobre el botón Zoom
Si la hoja de cálculo se encuentra preparada para la impresión,
hacer clic sobre el botón imprimir, para que aparezca el cuadro
de diálogo Impresión
Si la hoja de cálculo necesita alguna modificación de aspecto,
hacer clic sobre el botón Configurar página.
En caso de desear volver a la hoja, hacer clic sobre el botón: Cerrar Vista
preliminar.

Cuando volvemos a nuestra hoja de cálculo, aparecerán

unas líneas discontinuas que nos indicarán donde hará
Excel 2007 los saltos de página, estas líneas no se
imprimirán.
Configurar página
Permite modificar factores que afectan a la presentación de las páginas
impresas, como la orientación, encabezados y pies de página, tamaño del
papel, y otros... Si desea modificar algunos de los factores ingresar a:
Vista preliminar Configurar página...
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo con 4 fichas:
Ficha Página
Permite definir la orientación

del papel entre vertical u
horizontal.
El recuadro Escala permite
elegir el grado de ampliación o
reducción de la hoja a imprimir.
También aquí se puede definir el
tamaño del papel y la calidad
con que se imprimirá la hoja.
Ficha Márgenes
Desde aquí se puede indicar los

márgenes superior, inferior,
derecho e izquierdo de las hojas
Si la hoja tiene encabezado o
pie de página, también se puede
indicar a cuántos centímetros
del borde del papel queremos
que se sitúe.
Si desea que la hoja aparezca
centrada en el papel puede
activar las casillas Horizontal y/o
Verticalmente.
Ficha Encabezado y pie de
página
Permite definir un encabezado o pie de página con objeto de realzar la

impresión del documento. Los encabezados van situados en la parte
superior y los pies de página en la parte inferior de la misma.

En un encabezado
normalmente se suele
introducir el título de la
obra, el autor, la fecha de
creación del documento o
de la impresión, y en un
pie de página, el número
de página y el autor.
También puede
personalizar un
encabezado o pie. Para
ello, pulse el botón:
Personalizar encabezado
o pie que desea modificar.
Aparecerá el cuadro de
diálogo “Encabezado o pie” (según sea lo escogido)
En este cuadro aparecen tres secciones, que corresponden a la zona

izquierda, centro y derecha de la hoja de impresión. En cada sección puede
introducir cualquier texto con el formato deseado (fuente, estilo, tamaño) y
cualquier código (número de página, fecha, hora, ruta del archivo, nombre
del archivo, nombre de la hoja e imagen)
Ficha Hoja
En esta ficha se indica lo que realmente desea imprimir. Sus opciones son:
Área de impresión.

Aquí se indica el rango

que desea imprimir. Si
desea imprimir celdas
no consecutivas,
seleccione las celdas
en la hoja y luego en
este recuadro escriba o
señale las celdas o
rangos separados por
comas.
Por ejemplo:
A1:B3,B6:B8.
Todas estas zonas
discontinuas se
imprimirán como hojas
separadas.
Imprimir Títulos. Aquí

puede seleccionar los títulos de las filas o columnas y que se imprimirán tras
las filas o columnas que las contienen.
Imprimir. Aquí podrá activar cualquiera de las siguientes opciones:
 Líneas de División, para imprimir las líneas que delimitan cada celda
de la hoja.
 Blanco y negro, por si tenemos asignados colores en nuestra hoja y
vamos a utilizar una impresora en blanco y negro.
 Calidad de borrador, para realizar una impresión rápida pero menos
bonita de nuestra hoja. Sólo tendrá sentido si la impresora dispone de
esta herramienta.
 Encabezados de filas y columnas, para imprimir los encabezados de
filas (los números de filas de la izquierda) y columnas (las letras de los
nombres de las columnas superiores) de la hoja.
 Comentarios, permite imprimir los comentarios o notas existentes.
Orden de las páginas. Aquí se controla el orden en que desea imprimir las
páginas:
○ Hacia abajo y luego hacia la derecha

○ Hacia la derecha y luego hacia abajo.
Imprimir
Una vez especificadas todas las opciones y vista previamente la hoja,
procedemos a imprimirla. Para ello dar la orden:

Botón del Oficce Imprimir

O bien, hacer clic sobre el botón Imprimir
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo, sólo en caso de acceder mediante

el botón del oficce, no con el botón de la barra de herramientas.
En el recuadro Impresora, aparecerá el nombre de la impresora con la que

se supone que se va a imprimir.
En caso de desear cambiarla, hacer clic sobre la flecha derecha del nombre
para elegir otra impresora de la lista desplegable que se abrirá.
En el recuadro Intervalo de páginas, se indicar si desea imprimir Todas las

páginas, o bien sólo un rango, especificándolo a continuación.
En el recuadro Imprimir, podrá indicar si desea imprimir Todo el libro, o sólo

la Hojas activas (seleccionadas o nuestra hoja activa), o bien, Selección
para imprimir sólo los objetos seleccionados de la hoja.
En Copias, indicar el número de copias a realizar.

Hacer clic sobre el botón Aceptar.

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CEUPSI – Facultad de Ingeniería Industrial Microsoft Excel 2007

Microsoft Excel 2007

En este Capítulo aprenderá:

• Como Ingresar y salir del Excel

Ingresar al Excel 2007

1) Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la

2) Desde el icono de acceso directo del Excel 2007

Salir del Excel 2007

1) Hacer clic en el botón cerrar

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Es el archivo creado en Excel. Al grabar se le asigna un nombre y el propio

Es una Matriz formada por 16,384 columnas y 1’048,576 filas. Es aquí

Es la intersección de una Columna con una fila. La celda almacena

a. Barra de Herramientas de Acceso Rápido

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de la cinta de opciones. Aparece la siguiente ventana:

En el panel izquierdo puede hacer clic en cualquier libro y seleccionar un

En esta nueva versión de Excel los comandos para Crear,

Al hacer clic en este botón se despliega el siguiente menú:

a. Crea un nuevo libro en blanco

También pueden utilizarse los botones de la Barra de Herramientas de

O las siguientes combinaciones de teclas:

 Crear un Libro: Ctrl + U

Para Cerrar un Libro: Botón de Office Cerrar

Operaciones con Hojas

Para organizar el libro de la manera más conveniente es posible insertar

Seleccionar varias Hojas

Para seleccionar varias hojas:

1. Hacer clic en la etiqueta de la primera hoja

O bien se hace clic en la primer hoja a seleccionar y oprimiendo la tecla

Desplazarse por las Hojas

Si el Libro posee muchas hojas, la manera más sencilla de desplazarse es

Mediante estos botones se puede desplazar a la etiqueta de la derecha (c) o

Un Libro contiene inicialmente tres hojas, pero pueden insertarse otras

 Hacer clic en el ícono “Insertar hoja de cálculo”

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 Teclado: Shift + F11

Automáticamente se insertará una nueva hoja, con un nuevo número.

Para eliminar hojas de un libro utilice uno de los siguientes métodos:

 Ficha: Inicio, Grupo: Celdas, Eliminar  Eliminar Hoja

Cambiar nombre de Hojas

Para cambiar el nombre de una hoja utilice uno

 Ficha: Inicio, Grupo: Celdas, Formato

Otra forma de cambiar el nombre de una hoja,

Mover o Copiar Hojas

Para Mover una hoja, se da un clic sostenido sobre la etiqueta de la hoja y

Para Copiar: seleccionar la Hoja, mantener pulsada la tecla Ctrl y arrastrar

También se puede Ocultar, Mostrar, Proteger Hoja, cambiar el color de la

Operaciones con Celdas

 Posicionar el puntero en la celda inicial

 Posicionar el puntero en el centro de la celda inicial

Seleccionar celdas no contiguas

Mantener pulsada la tecla Ctrl. mientras selecciona los rangos necesarios

Selección de una columna o fila

Hacer clic sobre el encabezado de la columna o fila a seleccionar.

Seleccionar celdas de una hoja entera

Hacer clic sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el

Digitar el texto deseado, pulsar Enter o flechas de dirección para ingresar el

Cualquier fecha y hora se puede introducir directamente en la celda. Por

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Introducir un dato en varias celdas simultáneamente

1. Seleccionar las Celdas

Desplazamiento del Puntero de Celda

1. Seleccionar la celda que contiene el dato