TATACARA PENGURUSAN ASET KERAJAAN (HARTA MODAL & INVENTORI)

Disampaikan oleh: Hjh Saudah Hj Matali KPT SKPK Papar

PENGENALAN

TPA adalah tatacara bagi menguruskan Harta Modal dan inventori meliputi:Bab A Penerimaan Bab B Pendaftaran Bab C Pengurusan / Penyimpanan dan Pemeriksaan. Bab D Penyelenggaraan Bab E Pelupusan Bab F Kehilangan dan Hapuskira
2

DEFINISI ASET

Aset bermaksud harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah kawalan kerajaan yang diberi atau yang disewa beli dengan wang kerajaan, yang diterima melalui sumbangan atau hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan. ASET ALIH bermaksud aset yang yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke tempat lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang dengan bangunan.
3

Sambungan.

Harta yang mempunyai nilai dan boleh dijual atau berpindah milik. Orang yang mempunyai kemahiran, mutu dan kegunaan yang bernilai serta boleh dimanfaatkan oleh individu / organisasi . Proses penjagaan, mengawal, memelihara, mengendali dan menyenggara harta berbentuk fizikal yang mempunyai nilai dan diperolehi sama ada untuk digunakan terus atau kegunaan masa akan datang.

PRINSIP PENGURUSAN ASET

Proses pengendalian harta awam bermula dari peringkat perolehan hingga pelupusan. Tujuan aset diperolehi ialah untuk memberi perkhidmatan/keperluan Semua aset akan haus dan nilai akan berkurangan/susut. Apabila kerosakan ditemui dan terlalu lewat untuk dipulihkan. Kos berterusan bagi aset biasanya jauh melebihi dari kos asal.

KATEGORI ASET KERAJAAN

1.

2.

3.

TETAP: a) Tanah Dibawah bidang kuasa Pengarah Tanah & Galian (KPTG) BANGUNAN: Di bawah bidang kuasa Jabatan Kerja Raya (JKR) ASET BERALIH: a) Harta Modal b) Inventori c) Bekalan Pejabat d) Stok Dalam Stor
6

KUMPULAN ASET

Aset Alih terbahagi kepada 2 kumpulan iaitu: 1. HARTA MODAL 1.1. Aset alih yang harga perolehan asalnya RM1,000.00 (satu ribu sahaja) dan ke atas bagi setiap satu atau 1.2. Aset alih yang memerlukan penyelenggaraan secara berjadual tanpa mengira harga perolehan asal. (seperti di buku panduan manual yg diterima bersama semasa perolehan)
7

Sambungan
2.

INVENTORI 2.1. Aset alih yang harga perolehan asalnya kurang RM1,000.00 setiap satu dan tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual. 2.2. Perabut, permaidani, hiasan, langsir dan pinggan mangkok tanpa mengira perolehan asal.

PENERIMAAN
Pegawai Penerima ialah pegawai yang
bertanggungjawab untuk menerima dan mengesahkan terimaan aset; Objektif: - memastikan aset yang diterima menepati spesifikasi. - penentuan kualiti, kuantiti sebenar - memastikan aset diterima dalam keadaan baik, sempurna dan selamat untuk digunakan.
9

PENDAFTARAN

Mewujudkan rekod maklumat aset Memudahkan pengesanan dan pemantauan Membolehkan keadaan aset mudah diketahui Memudahkan proses penyelenggaraan, pelupusan dan penggantian aset. Pendaftaran adalah dalam tempoh 2 minggu daripada aset diterima

10

ASET YANG DIBELI

Maklumat perlu diperolehi: - No. Pesanan Sekolah - No. Invois / Bil - Nota Serahan (DO) - Dokumen kontrak (PKK/PMS) - Kad Jaminan (warranty card) - Manual pengguna / buku panduan - Dokumen lain yang berkaitan
11

JENIS KEW.PA
KEW. PA-1 - Laporan Penerimaan Aset KEW. PA-2 - Daftar Harta Modal KEW. PA-3 - Daftar Inventori KEW. PA-4 - Senarai Daftar Harta Modal KEW. PA-5 - Senarai Daftar Inventori KEW. PA-6 - Pergerakan Harta Modal & Inv. KEW. PA-7 - Senarai Aset di Lokasi KEW. PA-8 - Laporan Tahunan Harta Modal dan Inventori KEW. PA-9 - Laporan Kerosakan KEW. PA-10 - Laporan Pemeriksaan Harta Modal

12

Samb

KEW. PA-11 KEW. PA-12 KEW. PA-13 KEW. PA-14 KEW. PA-15
KEW. PA-16 KEW. PA-17 KEW. PA-18

- Laporan Pemeriksaan Inventori - Sijil Tahunan Pemeriksaan HM & I. ke KPTJ - Senarai Aset - Penyelenggaraan - Daftar Penyelenggaraan H. Modal - Perlantikan Ahli Lembaga Pemeriksa - Perakuan Pelupusan (PEP) - Perakuan Lembaga Pemeriksa - Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset
13

Samb..

KEW. PA -19 KEW. PA -20 KEW. PA -21 KEW. PA -22 KEW. PA -23 KEW. PA -24 KEW. PA -25 KEW. PA -26 KEW .PA -27 KEW. PA -28

- Sijil Pelupusan aset - Laporan Tahunan Pelupusan - Tender Pelupusan Aset - Penyertaan Tender - Borang Jadual Tender - Kenyataan/Iklan Sebutharga - Borang Tawaran Sebutharga - Jadual Sebutharga yang diterima - Kenyataan Lelong - Laporan Awal Kehilangan Aset

14

Samb..

KEW. PA -29 KEW. PA- 30 KEW. PA -31 KEW. PA -32

- Perlantikan J/K Penyiasat - Laporan Akhir J/K Penyiasat - Sijil Hapuskira - Laporan Tindakan Tatatertib/Surcaj

15

DOKUMEN PENDAFTARAN
-

KEW. P2-2 Daftar Harta Modal KEW. PA-3 Daftar Inventori KEW. PA-4 Senarai Daftar Harta Modal KEW. PA-5 Senarai Daftar Inventori

- Daftar aset hendaklah sentiasa dikemaskini apabila berlaku :- penambahan/penggantian/penaiktarafan aset - Pemeriksaan aset, Pelupusan dan hapuskira
16

PELABELAN ASET

Semua aset handaklah diberi tanda pengenalan dengan cara melabel/mengecat dengan HAK KERAJAAN MALAYSIA (HKM) Pelabelan hendaklah dibuat dengan jelas dan mudah dilihat. (guna dakwat kekal )

17

Sambungan
Setiap aset hendaklah ditanda dengan NOMBOR SIRI Pendaftaran mengikut turutan terimaan aset: i. Kod Kementerian/Jabatan/Sekolah: KPM 153

(kod berasakan sistem fail Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU)
ii.

iii.

Kod kumpulan aset ialah : Harta Modal = H Inventori =I No. siri diwujudkan secara berurutan.
18

No. Siri (Harta Modal)

Contoh: pembelian alat penghawa dingin 1 unit dalam tahun kewangan 2010:

KPM/XBA4226-153/H/2010/1
(kod sekolah)

kod KPM (harta modal) (thn.beli) bil.aset

no siri hendaklah berturutan mengikut bilangan aset yang dibeli / dibekalkan / sumbangan
19

NO. SIRI (Inventori)

Perabot/kelengkapan:

- KPM/XBA4226-153/I/2010/1-20 contoh beli meja murid 20 buah

-

KPM/XBA4226-153/I/2010/21-40 contoh beli kerusi murid 20 buah

20

FAIL DAFTAR ASET

Penyimpanan: KEW.PA-2 dan KEW-PA-3 (Asal) hendaklah disimpan dalam fail kulit keras (Ring Fail) dan disimpan ditempat selamat, labelkan dan asingkan mengikut kad daftar. Buku KEW.PA-6 (Pergerakan aset) tujuan peminjaman /penempatan sementara hendaklah diwujudkan dan disimpan oleh pegawai/PT yang menjalankan tugas pengurusan aset. Salinan daftar aset hendaklah disimpan mengikut lokasi.
21

SENARAI ASET DI LOKASI

i.

ii. iii.

Senaraikan aset mengikut lokasi dalam KEW.PA-7 dalam 2 salinan: 1 salinan disimpan oleh PT yang mengurus aset 1 salinan diletakkan mengikut lokasi KEW.PA-7 hendaklah sentiasa dikemaskini jika ada perubahan aset; kuantiti,lokasi
22

LAPORAN

Laporan tahunan Harta Modal dan Inventori disediakan dalam KEW.PA-8 dan kemukakan ke JPN / PPD sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

Laporan suku tahun (setiap 3 bulan ) - Jan hingga Mac - April hingga Jun - Julai hingga September - Oktober hinga Disember Hantar ke JPN / PPD menngikut tarikh tersebut.

23

PENJELASAN CARA PENGISIAN

Laporan Penerimaan : KEW.PA-1 2. Daftar Harta Modal : KEW.PA-2 3. Daftar Inventori : KEW.PA-3 4. Senarai Daftar Harta Modal : KEW.PA-4 5. Senarai Daftar Inventori : KEW.PA-5 6. Daftar Pergerakan Harta Modal & Inventori : KEW.PA-6 7. Senarai Aset Alih Kerajaan Di Lokasi: KEW.PA-7 8. Laporan Tahunan Harta modal & Inventori: KEW.PA-8
1.
24

ADUAN KEROSAKAN

Jika berlaku kerosakan aset, Kew.PA-9 hendaklah diisi dan kemukakan kepada Ketua Jabatan untuk kelulusan. Pemeriksaan akan dilakukan ke atas:- fizikal, rekod dan penempatan aset Tujuan pemeriksaan adalah untuk : memastikan keadaan dan prestasinya memastikan setiap aset mempunyai daftar/rekod yang lengkap dan memastikan setiap aset berada di lokasi sama seperti yang tecatat dalam daftar.
25

Pegawai Yang Dilantik

Ketua Jabatan hendaklah mencadangkan / mencalonkan ke KPM untuk dilantik Pegawai Pegawai berikut :i. 1 orang Pegawai Aset (Kump. Profesional) ii. 2 orang Pegawai Pemeriksa Aset (Kump. Profesional & Kump. Sokongan 1) iii. 2 orang Pegawai Pelupusan (Kump. Profesional & Kump. Sokongan 1)

26

PEKELILING
PP Bil. 5/2007 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA) Tujuan: Pekeliling perbendaharaan ini bertujuan untuk memperkemas dan memantapkan peraturan Pengurusan Aset alih Kerajaan

Tarikh kuatkuasa mulai 2 Mac, 2007.

27

PELAKSANAAN (TPA)
-

Semua maklumat berkaitan Harta Modal dan Inventori di bawah kawalannya bagi tahun 2006 dari borang lama KEW.312 dan KEW.313 kepada borang baru dengan secepat mungkin tidak melebihi enam (6) bulan mulai dari tarikh Pekeliling ini dikeluarkan.
Semua aset yang dimiliki sebelum tahun 2006, hendaklah disenaraikan di dalam senarai daftar Harta Modal (KEW.PA-4) dan Senarai Daftar Inventori (KEW.PA-5) yang baru.

28

TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (TPA)

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL: a. Mewujudkan Unit Pengurusan Aset. b. Melantik: i) Pegawai Aset di peringkat Jabatan/Sekolah ii) Pegawai yang menjalankan pemeriksaan ke atas aset iii) Lembaga Pemeriksa bagi melaksanakan pelupusan aset 29

Sambungan iv. Jawatankuasa Penyiasat bagi menyiasat kes kehilangan aset. v. Menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) vi. Mengemukakan laporan tahunan ke JPN / PPD sebelum 15 Mac, tahun berikutnya:- Laporan Harta Modal dan Inventori - Laporan Pemeriksaan Harta Modal & Inventori - Laporan Pelupusan Aset alih Kerajaan - Laporan Tindakan surcaj / tatatertib (jika ada)
30

J/KUASA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN DI JABATAN / SEKOLAH

1.

Keanggotaan JKPAK di Jabatan / Sekolah :Pengerusi : Pengarah / Pengetua / Guru Besar Setiausaha: Pegawai Aset Jabatan / Sekolah (GPK 1 / Kump. Prof.) Ahli-Ahli : Semua Ketua Bahagian/K. Panitia/K. Unit/Audit Dalam/PT Aset & Stor/ dan Pegawai-Pegawai lain yang sesuai.

31

Mesyuarat JKPAK
2. Agenda mesyuarat JKPAK adalah seperti:- kedudukan semasa aset alih Jabatan / Sekolah - Laporan hasil pemeriksaan aset alih kerajaan - Laporan Tindakan Pelupusan - Laporan Tindakan surcaj / tatatertib - Masalah-masalah berkaitan pengurusan aset alih 3. Bidang tugas JKPAK adalah merancang, memantau, mengawasi dan menyelia semua aspek pengurusan aset alih kerajaan.
32

Sambungan.
4.

Mesyuarat JKPAK hendaklah diadakan sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh 3 bulan dan hasil mesyuarat hendaklah dilaporkan kepada Pengarah ( Unit Kewangan ) dan PPD

33

TERIMA KASIH

Selamat Maju Jaya

Boleh hubungui saya Tel: 088-750513 (o) 013-8666585 (hp)

34