Estudo e Anlise do Cronograma de Actividades

1 - INTRODUO

Todo projeto um processo nico um conjunto de informaes e atividades com data de incio e trmino, conduzidas para atingir um objetivo com requisitos especificados. O gerenciamento dos diversos processos e fases de um projeto ser feito atravs do Cronograma. Nele, so expressos fatores como a articulao entre as pessoas, a demanda de investimentos, os prazos, as etapas de avaliao, entre outros.

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1.1- Anlise sobre Cronograma O Cronograma a apresentao da maior parte das atividades de planejadas de um projeto do qual ainda vamos desenvolver. Aqui podemos desestruturar um projeto por partes dividi-los por tarefas para cada pessoa da equipe que estar desenvolvendo o projeto. Todas as tarefas do cronograma possuem um prazo, este prazo serve para definir a durao das mesmas.

1.2 - O que um cronograma

uma ferramenta para gerenciamento do Tempo de um Projeto. Sua essncia a composio de uma lista de atividades interligadas por relaes de dependncia (obrigatrias, arbitrrias e externas), que aplicadas sobre um calendrio (datas, feriados) e aps a anlise da disponibilidade de recursos humanos/materiais (Nivelamento de Recursos), possibilita a identificao e controle da data de realizao de atividades. O cronograma normalmente baseado no Grfico de Gantt, que uma ferramenta grfica para visualizao do trabalho ao longo do tempo. O grande segredo do cronograma a identificao do Caminho Crtico, pois apenas com essa tcnica o Gerente de Projetos tm a possibilidade de aplicar tcnicas de controle (Fast Track, Crashing, Corrente crtica, buffers etc) que aumentem a probabilidade de entregar o projeto no prazo estipulado.

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1.3 - Como fazer um cronograma A forma mais simples para explicar como montar listar o passo a passo do processo:

Montar a EAP; Listar atividades; Estimar durao das atividades; Definir Recursos das atividades; Definir dependncias entre as atividades; Definir calendrio para os recursos; Definir data inicial do projeto; Montar cronograma em uma ferramenta de Gesto de Projetos; Nivelar recursos; Identificar e analisar o caminho crtico; Traar uma linha de base; Iniciar o monitoramento e controle do projeto.

1.4 - Recomendaes prticas sobre uso do cronograma

Mesmo nos projetos mais simples, identifique o caminho crtico; Cronograma desatualizado no serve para nada; O cronograma deve ser distribudo s equipes do projeto, seno no sabero que atividade fazer na sequencia; Atividades no devem ser maiores que 40 horas, nem menores que 4 horas; O cronograma por si s no garante entregas no prazo, para isso dependemos das pessoas; Use uma ferramenta de apoio para gerao e controle de cronograma, fazer no Excel geralmente no compensa o trabalho.

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2 - Como estruturar um cronograma

O cronograma uma ferramenta para documentar e controlar o tempo que ser gasto na realizao de um conjunto concatenado de atividades em um projeto. Serve para monitorar o andamento das atividades em relao ao tempo, para garantir que o projeto finalize numa data planejada e controlada. O gerente de projeto atua como facilitador na criao do cronograma e geralmente as atividades so determinadas pela prpria equipe de execuo. Existem vrias formas de estruturar um cronograma, a cada projeto deve-se avaliar a estrutura que permita o melhor gerenciamento, observando sempre a fluidez das atividades e a facilidade de visualizao da concluso das etapas. As duas estruturas mais comuns so: por entregas e por fases. No cronograma por entregas, quebra-se o produto/servio a ser gerado em pedaos e organiza-se atividades para concluso desses pedaos individualmente. J no cronograma por fases, cria-se um conjunto de fases relacionadas ao ciclo de vida do projeto e organiza-se atividades para sua concluso. Na empresa onde trabalho leva-se muito a srio a questo de prazo (claro que um projeto pode ser replanejado, mas isso precisa ser acordado e documentado). Trabalho na diviso de servios de infra-estrutura e o descumprimento do prazo de um projeto acarreta multas muito altas. Mas tambm j trabalhei em empresas de projetos eternos, aqueles que nunca terminam por um motivo ou outro, esses casos so complicados (mas isso assunto para um outro post). Ainda que seu ambiente de trabalho seja complexo e o projeto sofra muitas mudanas, sempre vale a pena manter um cronograma. o que mune o GP de informaes para prestar status do andamento do projeto, controlar tempo e custo, definir tticas para manter o projeto no prazo, fazer escaladas, etc. Isso me lembra a famosa frase In God we trust, all others must bring data (W. Edwards Deming), traduzindo: Em Deus ns confiamos, todos os demais tem que trazer dados, assim funciona o mundo corporativo. Mais abaixo, temos uma estrutura de cronograma generalizada:

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Dependncias - Deve conter as atividades que o projeto no pode resolver, mas tem que esperar o resultado de um terceiro, como: cliente, outras torres, projetos ou sub-projetos.

Entregas Deve conter a lista das entregas do projeto, que devero vir diretamente da Declarao de Trabalho e devem ser ligados (atravs de predecessoras) s atividades que os geram.

Marcos Deve conter a lista de marcos conforme necessidade (devem ter sempre o esforo em zero horas) e devem ser ligados (atravs de predecessoras) s atividades que os geram.

Fase: LARGADA INICIAL - Deve conter atividades de iniciao do projeto, como: Definir o GP, obter acessos, permisses, estabelecer um diretrio compartilhado, fazer o kick-off e etc.

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Fase: PLANEJAR Deve conter atividades de planejamento, como: Estabelecer o Plano de Projeto, riscos, custos, cronograma e suas respectivas revises e validaes.

Fase: EXECUTAR Deve conter as atividades de execuo do cerne do projeto. Normalmente incluo uma EAP (Estrutura Analtica do Projeto, em ingls WBS Work Breakdown Structure) baseada em produto e sugiro que inclua todas as atividades de monitoramento.

Fase: ENCERRAMENTO Deve conter as atividades de encerramento de projeto, como: Liberao de recursos, registros, lies aprendidas e arquivamento.

Nas fases LARGADA INICIAL, PLANEJAR e ENCERRAMENTO adicionei listas de atividades para facilitar: #atividades executar

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Montar cronogramas um trabalho bem detalhado, mas muito gostoso de fazer, acompanh-lo e perceber o quanto ele evita problemas, melhor ainda. A seguir apresento um cronograma de actividades para o inicio da reforma no subsistema de educao de adultos e recuperao do atraso escolar para o ano de 2006.

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3 - Concluso O Cronograma uma ferramenta que serve para auxiliar no gerenciamento e controle dos projetos embora seja difcil estabelecer uma comunicao sem rudos, e seguir exatamente o planejado, ele um documento importante que estabelece metas e prazos. Assim possvel ter uma estimativa de custos, de tempo, o propsito do cronograma super-lo, ele uma lista de metas e regras a ser cumprido em seu prazo que deve ser feito se possvel antes do prazo para no acumular tarefas. O cronograma a ltima etapa para o processo de planejamento do projeto

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INDICE

1 Introduo ---------------------------------------------------------- Pag. 1 1.1 - Anlise sobre Cronograma ----------------------------------- Pag. 2 1.2 - O que um cronograma --------------------------------------- Pag. 2 1.3 - Como fazer um cronograma ---------------------------------- Pag. 3 1.4 - Recomendaes prticas sobre uso do cronograma ------ Pag. 3 2 - Como estruturar um cronograma ------------------------------ Pag. 4 3 Concluso ------------------------------------------------------------ Pag. 9

Referencias Bibliograficas Arajo, Luis. Organizao, Sistemas e Mtodos: e as Modernas Ferramentas de Gesto Organizacional. 3 ed. So Paulo: Atlas,2007. Cury, Antonio. Organizao Mtodos: Uma viso Holstica. 8 ed. So Paulo: Atlas, 2007.

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