Chapter 5 The Expenditure Cycle Part 1 Purchases and Cash Disbursements Procedures Tujuan Pembelajaran: Tugas-tugas mendasar yang

ang dilakukan selama proses pembelian dan pengeluaran kas Daerah-daerah fungsi yang terlibat dalam pembelian dan pengeluaran kas dan aliran transaksi ini dalam organisasi Dokumen, jurnal, dan rekening yang menyediakan jejak audit, mempromosikan pemeliharaan catatan, dan dukungan pengambilan keputusan dan pelaporan keuangan Risiko yang terkait dengan pembelian dan pengeluaran kas kegiatan dan kontrol yang mengurangi risiko ini Fitur operasional dan implikasi kontrol teknologi yang digunakan dalam pembelian dan sistem pengeluaran kas Siklus Pengadaan (Subsistem): 1. Permintaan pembelian 2. Pembelian 3. Penerimaan/inspeksi 4. Account Payable 5. Pengeluaran Kas Tujuan Siklus Pengeluaran Penyediaan sumber daya yang dibutuhkan untuk organisasi dapat dipecah menjadi beberapa tujuan: membeli dari vendor terpercaya membeli barang-barang berkualitas tinggi mendapatkan harga terbaik membeli hanya item yang telah diotorisasi memiliki sumber daya yang tersedia saat mereka dibutuhkan hanya menerima barang yang benar-benar diorder memastikan barang tidak hilang, dicuri, atau rusak membayar barang secara tepat waktu

Data Flow Diagram Sistem Pembelian

Sistem Pembelian Manual Memulai pengendalian persediaan ketika tingkat persediaan menurun ke reorder point. Permintaan pembelian disiapkan dan kopiannya dikirim ke bagian pembelian. Bagian pembelian menyiapkan order pembelian untuk setiap vendor dan mengirim kopinya ke Bagian Pengendalian persediaan, Bagian Utang usaha dan Bagian Penerimaan. Pada saat penerimaan, Bagian Penerimaan menghitung dan memeriksa barang o Blind copy dokumen order pembelian digunakan sebagai dasar menghitung barang. Laporan penerimaan disiapkan dan kopinya dikirim ke penyimpanan bahan baku, Bagian Pembelian, Bagian Pengendalian persediaan dan Bagian Utang usaha. Bagian utang usaha meneima kopi permintaan pembelian, order pembelian, laporan penerimaan dan tagihan supplier. Bagian utang usaha mencocokkan dokumen tersebut, membuat jurnal pembelian, dan mencatat kewajiban di buku besar pembantu utang usaha. Bagian utang usaha secara rutin mengikhtisarkan jurnal pembelian sebagai voucher jurnal yang dikirim ke Departemen Buku Besar Umum. Inventory-Control or Purchases Dr. Account Payable-Control Cr.

Departemen Buku Besar Umum: o o Mencatat dari voucher jurnal utang usaha ke buku besar umum. Mencocokkan jumlah persediaan dengan ikhtisar yang diterima dari bagian pengendalian persediaan. Flowchart Sistem Pembelian Manual

Diagram Arus Data Sistem Pengeluaran Kas

Sistem Pengeluaran Kas Manual: Secara periodik, bagian utang usaha mencari voucher utang yang terbuka untuk transaksi yang akan jatuh tempo: o Bagian utang usaha mengirim voucher dan dokumen pendukungnya ke bagian pengeluaran cash. o Bagian utang usaha meng-update buku besar pembantu utang usaha. Pengeluaran kas: o Menyiapkan cek o Mencatat informasi register cek ke jurnal pengeluaran kas\ o Mengembalikan voucher yang telah dibayar ke bagian utang usaha, mengirim cek ke supplier o Mengirim voucher jurnal ke buku besar umum: Account Payable Dr. Cash Cr. Departemen buku besar umum menerima: o voucher jurnal dari pengeluaran kas o ikhtisar buku besar pembantu utang usaha dari bagian utang usaha Voucher jurnal digunakan untuk meng-update buku besar umum. Akun account payable control dicocokkan dengan ikhtisar buku besar pembantu.

Sisetm Pengeluaran Kas

Sistem Akuntansi Berbasis Komputer Computer Based Accounting System (CBAS) dapat dipandang sebagai kelanjutan dari dua perbedaan besar: o o Automation: menggunakan teknologi untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas. Reengineering: menggunakan teknologi untuk merancang ulang proses bisnis dan organisasi perusahaan Level Pemesanan Automated dan Reengineering Komputer membuat permintaan pembelian o o manual Pertukaran Data Elektronik (Electronic Data Interchang/EDI) o Komunikasi komputer-komputer tanpa order pembelian Bagian pembelian secara manual membuat order pembelian Permintaan pembelian tidak diteruskan sampai diperiksa secara manual Komputer membuat order pembelian (tidak dibutuhkan permintaan pembelian) Order pembelian yang dibuat komputer dikirim secara otomatis tanpa diperiksa

Basis Data Siklus Pengeluaran Master file: Master file supplier (vendor) Master file utang usaha Master file persediaan

File transaksi dan dokumen terbuka: File order pembelian o File order pembelian terbuka File tagihan supplier File voucher terbuka File pengeluaran kas

File lain: File referensi dan latar belakang supplier File pelanggan File utang usaha detil

Pembelian dengan komputer: Departemen pengolahan data secara rutin melakukan tugas akuntansi Bagian pembelian program komputer mengidentifikasi kebutuhan persediaan Metode yang digunakan untuk mengotorisasi pemesanan persediaan: o o o System menyiapkan order pembelian dan mengirimnya ke bagian pembelian untuk diperiksa, ditandatangani dan di distribusikan System mendistribusikan permintaan pembelian ke vendor dan pengguna internal, tanpa melewati bagian pembelian System menggunakan EDI dan penyimpanan pemesanan tanpa order pembelian Tugas lain yang secara otomatis dilakukan komputer: o o o o o o o o Meng-update buku besar pembantu persediaan dari laporan penerimaan Mengitung subtotal pemutakhiran buku besar pembantu Menutup catatan terkait di order pembelian terbuka ke order pembelian tertutup Memvalidasi catatan voucher dengan file voucher yang berlaku System memindai voucher yang akan jatuh tempo Menyetak cek untuk voucher tersebut Mencatat cek ke register cek Subtotal disiapkan untuk prosedur pemutakhiran buku besar umum

Automated Batch Purchases

Keunggulan Input dan Pemrosesan Data Realtime dari Pemrosesan Data secara Bertumpuk Mengurangi jeda waktu, sehingga catatan lebih mutakhir Menghilangkan banyak prosedur manual rutin, seperti menyalin informasi ke dokumen kertas Menghilangkan banyak penyimpanan dan penyusunan dokumen kertas Mengurangi prosedur koreksi entri data

Reengineered Purchases/Cash Disbursements

Ikhstisar Pengendalian Internal

Pengendalian Internal Umum Pengendalian organisasi o Pemisahan tugas Dokumentasi Pengedalian akuntabilitas asset Praktik menajemen Pengendalian operasi pusat data Pengendalian otorisasi Pengendalian akses

Pengendalian Otorisasi Manual: Pembelian persedian harus diotorisasi bagian pengendalian persedian, bukan oleh agen pembelian Bagian utang usaha mengotorisasi pembayaran tagihan, bukan bendahara pengeluaran, yang menulis cek

Pengendalian Otorisasi Berbasis Komputer: Pengotorisasian secara otomatis o o Aturan pengambilan keputusan telah terprogram Model persediaan yang salah dapat menyebabkan kelebihan/kekurangan pembelian Bagian pengeluaran kas dapat secara otomatis mengeluarkan cetakan cek dan tanda tangan o o Logika pemrograman harus tanpa celah Penandatanganan secara otomatis hanya untuk dibawah nilai tertentu Persedian otomatis pada EDI dan JIT

Pemisahan Tugas Tradisional: Bagian gudang Bagian pengendalian persediaan Bagian utang usaha Bagian buku besar umum Bagian permintaan Bagian pembelian Bagian pengembalian dan diskon pembelian Bagian pengeluaran kas

Pemisahan Fungsi secara Manual Kustodian pada aset, persediaan, oleh Gudang harus terpisah dari pencatatan untuk aset oleh bagian pengendalian persediaan. Kustodian pada aset, kas, dengan Pengeluaran Kas harus dipisahkan dari pencatatan untuk aset tersebut oleh bagian utang usaha. Pemisahan Fungsi Berbasis Komputer: Konsolidasi luas oleh komputer terhadap tugas yang dipisahkan secara tradisional o o program komputer mengotorisasi dan memproses pesanan pembelian program komputer mengotorisasi dan mengeluarkan cek ke vendor

Pengawasan Manual: Dalam siklus pengeluaran, pengawasan sangat penting di departemen penerimaan, di mana persediaan tiba dan dimasukkan oleh petugas penerima. Perlu untuk meminimalkan: o o kegagalan untuk memeriksa asset secara benar pencurian asset

Pengawasan Berbasis Komputer: Otomasi sering mengarah ke keruntuhan dari pemisahan tugas tradisional. o o o membutuhkan pengawasan yang lebih besar pemantauan elektronik karyawan mungkin telah maju pelatihan IT Pengawasan mengambil aspek-aspek baru seperti kemajuan teknologi. Pengawasan menjadi lebih sulit karena tempat kerja menjadi lebih canggih.

Pencatatan Akuntansi secara Manual menjaga pencatatan yang memadai atas: Utang usaha Utang voucher Cek Buku besar umum Buku besar pembantu

Pencatatan Akuntansi berbasis Komputer Catatan akuntansi bertumpu pada keandalan dan keamanan data digital yang tersimpan. Akuntan harus skeptis mengenai akurasi dari cetakan hard copy. Backup - sistem perlu memastikan bahwa backup dari semua file terus disimpan Ini bagus untuk tujuan audit trail tapi sering tidak efisien. Sebagai sistem yang menjadi semakin paperless (tanpa kertas), menjaga jejak audit menjadi semakin sulit Pengendalian Akses secara Manual Akses ke: Persediaan (langsung) Kas (langsung) Catatan akuntansi (langsung)

Kebanyakan sistem otomatis masih memiliki banyak dokumen kertas.

Pengendalian Akses berbasis Komputer Pencatatan magnetik rentan terhadap ancaman baik yang terotorisasi maupun tidak, dan harus dilindungi Harus memiliki pembatasan akses atas file Program harus dijaga dan dipantau

Verifikasi Independen secara Manual Departemen Utang Usaha memeriksa banyak pekerjaan dalam siklus pengeluaran o Permintaan pembelian, order pembelian, laporan penerimaan, dan tagihan supplier harus diperiksa dan diuji.

Departemen buku besar umum menguji: o o Total kewajiban yang dicatat sama dengan total persediaan yang diterima Total pengurangan Utang Usaha sama dengan total pengeluaran kas

Verifikasi Independen berbasis Komputer Mengotomasi fungsi akuntansi mengurangi kebutuhan untuk verifikasi dengan mengurangi kemungkinan penipuan dan kesalahan dalam siklus pengeluaran. Namun, kebutuhan untuk verifikasi bergeser ke program komputer dan programer di mana penipuan dan kesalahan masih mungkin ada.