Professional Documents
Culture Documents
DISAMPAIKAN PADA BIMBINGAN TEKNIS KEARSIPAN BAGI SEKRETARIS DESA DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH SEMARANG, 23-24 APRIL 2009
KERJASAMA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA (ANRI) DAN BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP PROVINSI JAWA TENGAH
KLASIFIKASI ARSIP
Klasifikasi merupakan pengelompokan arsiparsip yang tercipta berdasarkan fungsi dan kegiatan yang dipergunakan untuk memudahkan penemuan kembali arsip.
PENGERTIAN
Klasifikasi Arsip adalah penggolongan naskah dinas berdasarkan masalah yang dimuat didalamnya dan merupakan pedoman untuk pengaturan, penataan dan penemuan kembali arsip. Kode Klasifikasi Arsip adalah tanda pengenal urusan atau masalah dalam bentuk angka yang berfungsi sebagai alat untuk mengenali masalah yang dikandung arsip.
PENGERTIAN
Administrasi Desa adalah keseluruhan proses kegiatan pencatatan data dan informasi mengenai penyelenggaraan pemerintahan desa pada buku administrasi desa, yang terdiri dari : administrasi umum, administrasi penduduk, administrasi keuangan, administrasi pembangunan, administrasi Badan Pemusyawaratan Desa, dan administrasi lainnya.
Klasifikasi pemerintah desa disusun berdasarkan masalah yang mencerminkan fungsi dan kegiatan pemerintahan, pembangunan, pembinaan masyarakat dan lain-lain dengan diberi kode angka arab menggunakan kode tiga angka dasar. Klasifikasi disusun secara berjenjang dengan mempergunakan prinsip perkembangan dari umum ke khusus. Terdiri dari pokok masalah, sub masalah dan sub sub masalah. Kode angka 100 s.d. 600 merupakan kode tugas-tugas substantif (tugas pokok pemerintah desa), sedangkan kode angka 000, 700, 800 dan 900 merupakan kode tugas-tugas fasilitatif (penunjang).
Untuk memahami pola klasifikasi terlebih dahulu harus memahami pokok masalah, sub masalah dan sub sub masalah. Contoh Pokok Masalah adalah : 000 100 200 300 400 500 600 700 800 900 UMUM PEMERINTAHAN POLITIK KEAMANAN DAN KETERTIBAN KESEJAHTERAAN RAKYAT PEREKONOMIAN PEKERJAAN UMUM DAN KETENAGAAN PENGAWASAN KEPEGAWAIAN KEUANGAN
POLA KLASIFIKASI Peraturan Mendagri No. 39/2005 : Tata Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Daerah
Perincian Pertama 000 UMUM 100 PEMERINTAHAN 200 POLITIK 300 KEAMANAN DAN KETERTIBAN 400 KESEJAHTERAAN 500 PEREKONOMIAN 600 PU DAN KETENAGAAN 700 PENGAWASAN 800 KEPEGAWAIAN 900 KEUANGAN 21
Perincian Kedua
100 PEMERINTAHAN 140 Pemerintahan Desa / Kelurahan 180 Hukum dst.
Perincian Ketiga
100 PEMERINTAHAN 140 Pemerintahan Desa 141 Pamong Desa 142 Kekayaan Desa
22
010 Urusan dalam, merupakan sub masalah dari pokok masalah UMUM 270 Pemilihan Umum, merupakan sub masalah dari pokok masalah POLITIK 560 Tenaga Kerja, merupakan sub masalah dari pokok masalah PEREKONOMIAN
521 Tanaman Pangan, merupakan sub sub masalah dari 500 PEREKONOMIAN, dan merupakan sub masalah dari 520 Pertanian
Cara memahami masalah tersebut adalah berdasarkan isi informasi arsip/naskah yang tercipta dari fungsi dan kegiatan organisasi dan tidak berdasar struktur organisasi
Contoh : Surat yang dikeluarkan oleh pemerintah desa tidak semua meggunakan kode 140 tentang Pemerintah Desa, tetapi harus disesuaikan dengan isi informasi surat. Pembayaran sewa tanah desa, seharusnya diberi kode 970 tentang pendapatan dan bukan 140.
Untuk dapat mengklasifikasi surat dengan kode yang setepattepatnya haruslah dipahami benar masalah yang dikandungnya dengan cara membaca secara cermat keseluruhan isi surat. Kekeliruan yang sering terjadi perihal surat yang dicantumkan di bagian kiri atas surat, tidak selalu mencerminkan isi surat. Contoh : Perihal Surat tertulis Bencana Alam yang seharusnya diberikan kode klasifikasi dengan kode 360, ternyata isi surat tersebut adalah menyangkut permintaan bantuan akibat banjir, dengan kode 460. Dalam hal ini perihal tidak mencerminkan isi surat.
Surat Undangan mengenai pengajian silaturahmi Ulama, Umaro, Bazis Kabupaten Semarang. Surat tersebut dapat diberi kode 005 tentang undangan , dan 450 tentang agama. Apabila memungkinkan dapat dipilih salah satu kode tersebut, namun apabila tidak dapat juga dipilih yang paling sesuai maka dipergunakan sarana tunjuk silang.
PENUTUP
Petunjuk Teknis Klasifikasi Arsip Pemerintah Desa disusun sebagai pedoman kerja bagi pengelola arsip Pemerintah Desa, agar arsip yang diciptakan dan diterima dapat dikelola dengan baik, lengkap, dan mudah diketemukan kembali sewaktu-waktu dibutuhkan, sehingga dapat memperlancar jalannya tugas pelaksanaan administrasi secara efektif dan efesien.