UNIVERZITET U BANJOJ LUCI EKONOMSKI FAKULTET

08.12.2008.

SEMINARSKI RAD IZ POSLOVNE INFORMATIKE

TEMA: SISTEM

KANCELARIJSKOG POSLOVANJA

PROF.DR. VESNA ALEKSI MARI

STUDENT IVANA PANI 16/08

SISTEM KANCELARIJSKOG POSLOVANJA

SADRAJ UVOD 1. PAPIRNA DOKUMENTACIJA I KLASINO KANCELARIJSKO POSLOVANJE
2.

POJAM I NASTANAK SISTEMA KANCELARIJSKOG POSLOVANJA

3. CILJEVI I ZADACI AUTOMATIZOVANE KANCELARIJE 4. FUNKCIJE SISTEMA KANCELARIJSKOG POSLOVANJA

4.1. 4.2. 4.3. 4.4. OBRADA DOKUMENATA KOMUNIKACIJE TELEKONFERENCIJE GRUPVER

5. EFEKTI AUTOMATIZOVANE KANCELARIJE 6. SOFTVER ZA PODRKU SISTEMA KANCELARIJSKOG POSLOVANJA

6.1. 6.2. 6.3. 6.4. 6.5. 6.6. PAKETI ZA OBRADU TEKSTA SPREDSHEET PAKETI PAKETI ZA RAD SA BAZAMA PODATAKA GRAFIKA I STONO IZDAVATVO PREZENTACIONI PAKETI PAKETI ZA RAD U INTERNET OKRUENJU

ZAKLJUAK
2

UVOD
Razvoj IT je toliko buran da se moe rei da se nalazimo u eri informatike revolucije. Trenutno se u svetskim razmerama deava prelaz drutva iz postindustrijskog u informatiko doba. U informatikom drutvu informacioni sistemi slue kao glavno oruje kompanijama za borbu na tritu. Dakle, informatika revolucija i njena glavna posledica globalizacija poslovanja su dva osnovna trenda koja diktiraju poslovnu politiku kompanija. U informatikom drutvu, veina radno spsosobnih ljudi je zaposlena na poslovima gde se na neki od mnogobrojnih naina obradjuju podaci i informacije. Isto tako, veina proizvedenih roba i pruenih usluga je vezana direktno ili indirektno sa informacijama ili znanjem. Na sl. prikazana je promena strukture poslova odnosno radnih mesta u amerikom drutvu u periodu od 1800 do 1985. Poevi od sredine 1950tih informacioni sektor postao je najvei poslodavac amerike radne snage, a od 1980 vie od 50% radne snage je bilo zaposleno u njemu. U SAD-u 2/3 populacije radni na informaciono orjentisanim poslovima i to za: osiguravajue institucije, obrazovanje, institucije za pruanje finansijskih usluga, brokerske kue, marketing agencije, istraivake institucije, banke, pravne firme, vladine institucije, zdravstvene usluge, izdavatvo, firme za projektovanje IS i dr. za to vreme samo 1/7 populacije proizvodi hranu i materijalna dobra i time zadovoljava ne samo potrebe stanovnitva SAD-a nego i izvozno trite.

Intelektualni rad ima posebni znaaj u informatikom drutvu. Piter Druker (Peter Drucker), poznati ekspert u menadmentu, primetio je da e sposobnost nacije da kreira znanje kako u teoriji tako i u praksi i primeni ga u produktivnim kompanijama u budunosti odrediti uspeh te nacije u internacionalnom konkurentnom okruenju. Kompanije, sa svoje strane, moraju da generiu i veto primene know-how u njihovom domenu delatnosti da bi opstale. Pri tome je uspenost intelektualnih radnika kljuni faktor uspeha kompanije. Ti radnici rade sa informacijama, koje predstavljaju apstrakciju stvarnosti, a ne konkretne realne objekte. 3

U daljem tekstu razmatrani su glavni pravci koritenja sistema kancelarijskog poslovanja, kao jednog od najvanijih sistema u poslovanju preduzea da bi se pokazalo kako informacioni sistemi utiu na razvoj i funkcionisanje te sfere poslovanja, kao i njihov znaaj i prednosti.

1. PAPIRNA DOKUMENTACIJA
Kancelarijsko poslovanje je posebna delatnost organa iji je zadatak da obezbedi: pravilno kretanje i evidentiranje akata pravilno kretanje i evidentiranje drugih slubenih dokumenata. Kancelarijsko poslovanje obuhvata: evidentiranje, uvanje, klasifikovanje i arhiviranje materijala primljenog i nastalog u radu odreenog organa odnosno organizacije ili preduzea. Od izuma pisae maine pa sve do 1980.-tih godina kancelarijska tehnologija se nije mnogo mijenjala niti bitno napredovala bez obzira to su koritene elektrine pisae maine (IBM) i kopirni aparati i slino. Svi ti poslovi su bili jo uvijek radno intenzivni. Revolucija u ovim poslovima nastala je pojavom personalnih raunara, a neto kasnije i raunarskih mrea uz korienje savremenih baza podataka (na svakom radnom stolu moe biti personalni raunal ili terminal), dokumenti se uvaju u raunarskim memorijama i direktno se koriste bez potrebe da se kopiraju na papir. Papirna dokumentacija koja je ranije bila veoma prisutna u stvaranju, obradi i razmeni informacija, zbog svog velikog obima postala je sve teze pristupana a zauzimala je veliki i skup prostor, vie slubenika i rukovodnih radnika zaduenih za jednu vrstu radnog zadatka u okviru organizacije. Takoe je postojao i problem arhiviranja i skladitenja velikog broja dokumenata i smanjena efikasnost i produktivnost rada. I ako je uvodjenje elektonskih informacionih sistema smanjilo papirnu dokumentaciju, daljom automatizacijom neophodno je papirnu dokumentaciju svesti na nepohodni minimum. Raunovodstveni i zakonski propisi diktiraju potrebu da se dokumenta uvaju u tampanom obliku. Veina firmi ima ogromnu kolinu papirne dokumentacije. Neka dokumenta je neophodno imati u papirnom obliku, dok je za druga to ist luksuz odnosno troak.

2. POJAM I NASTANAK SISTEMA KANCELARIJSKOG POSLOVANJA

Sistemi kancelarijskog poslovanja ili sistemi automatizovane kancelarije (OAS-Office Automatisation Systems), su sistemi koji obezbjeuju prikupljanje, obradu, memorisanje, i transformacije u formi elektronske kancelarije. Sistemi automatizovane kancelarije mogu se definisati kao ukupnost primjene informacione tehnologije na aktivnosti kancelarijskog poslovanja i administrativnog rada u najirem smislu, sa ciljem poveanja pojedinane i ukupne produktivnosti rada. Postoje brojni dokazi o tome da je produktivnost kancelarijskog rada zaostajala iza porasta industrijske produktivnosti (ak za 20 do 40 puta, u zavisnosti od zemlje, grane itd.). To je uticalo na inteziviranje razvojnih napora u pravcu primjene OAS klase informacionih sistema ve od sredine 70-tih godina. Trini uslovi privreivanja, koji zaotravaju konkurentsku borbu poveavaju rizik poslovanja i odluivanja, te razvoj sve kompleksnijih sistema, postavljaju sve vee zahtjeve u odnosu na informacione sisteme sadrane u pitanjima: kako obraditi sve vei broj informacija potrebnih za efikasno upravljanje organizacijama u novim, (sloenim) uslovima, kako obezbediti povezivanje brojnih organizacionih delova u jednu zaokruenu celinu, kako obezbediti brz i efikasan razvoj svih organizacionih delova i ogranizacije u celini i sl. Informacioni sistemi tipa TPS (Transaction Processing Systems), karakteristini za 70-te godine, sasvim sigurno nisu mogli odgovoriti na takve zahteve i potebe upravljanja. Evolucija informacionih sistema ka novim klasama stoga je bila neminovna. (ema 1.1.)

ema 1.1. Evolucija novih klasa upravljakih IS Svaka nova klasa UIS (upravljakih informacionih sistema) ne samo to je poveavala kvalitet i efikasnost rada, ve je istovremeno obezbjeivala sve veu podrku odluivanju. Zahvaljujui tome, savremeni informacioni sistem je postao neophodan svim upravljakim nivoima preduzea, ukljuujui i strategijski menadment. 5

Usmeravanje korienja raunara u podruje upravljanja i odluivanja imalo je za posledicu dalji razvoj informacionih sistema i uvoenje koncepta informacionih sistema za podrku kancelarijskom poslovanju Razvija se kvalitativno nov pristup odluivanju; koriste se modeli operacionih istraivanja statistiki i simulacioni modeli, na osnovu kojih se moe analizirati, modelirati, planirati, predviati, simulirati itd. Postalo je oigledno da je klasini pristup odluivanju i poslovanju inferioran i da donosioci odluka moraju raspolagati informacijama i kvalitativno novim sredstvima za upravljanje, poslovanje i donoenje odluka. Koncept informacionih sistema za podrku poslovanju nastao je kao rezultat objedinjavanja razvojnih trendova u domenu informacione tehnologije i modeliranja. Nastanak ovog koncepta vezuje se za sredinu 70-tih godina, a najvei domet ostvario je sredinom 80-tih, uvoenjem tzv. grupnih sistema za podrku odluivanju, kao svojevrsnog spoja sistema za podrku odluivanju sa kancelarijskim i komunikacionim sistemima. Poslovni svjet se na poetku novog veka sueljava sa velikim i nepoznatim mogunostima savremene informacione i digitalne tehnologije, i menja sve elemente poslovnih aktivnosti, ali i ukupan nain ivota i rada ljudi. Menaderi i rukovodioci velikih i monih kompanija, ali i malih i srednjih preduzea, shvatili su znaaj i brojne prednosti koje im omoguava korienje raunara, mrea i savremene tehnologije u kreiranju novih poslovnih reenja. Najvanije je da iskoriste te mogunosti za kreiranje novih proizvoda i usluga, koje e plasirati na trite radi proirenja izbora svojim potencijalnim kupcima, snienja trokova i, na taj nain, ostvarenja uslova za bri i efikasniji rast svojih nacionalnih ekonomija. U toj novoj digitalnoj eri mogunost i prednosti elektronskog poslovanja i elektronskog trgovanja ine znaajan potencijal koji treba iskoristiti na najbolji i najefikasniji nain. Jednu od prvih definicija e-poslovanja dala je kompanija IBM: E-poslovanje je transformacija kljunih poslovnih procesa upotrebom Internet tehnologija.

3. CILJEVI I ZADACI AUTOMATIZOVANOG KANCELARIJSKOG POSLOVANJA

Kancelarijski informacioni sistemi imaju zadatak da ogranie koritenje papirnih dokumenata u okviru kompanije, olakaju pristup uskladitenim elektronskim dokumentima i omogue organizovano i efikasno kreiranje takvih dokumenata. U takvim savremenim 6

kancelarijama 80% platnog fonda se rasporeuje za strunjake eksperte, dakle za zaposlene koji raspolau sa strunim znanjem, a samo 20% za rutinske poslove slubenika inovnika. Opti ciljevi koji se postiu automatizacijom kancelarijskog poslovanja su:

Vea efektivnost, produktivnost i efikasnost kancelarijskog rada, Bra komunikacija unutar jedne organizacije, Lake arhiviranje dokumenata i pristup njihovom sadraju, Bolja iskorienost radnog vremena, Manji broj izvrilaca administrativnog posla, Efikasnija organizacija rada, Prenesene informacije su pouzdane, aurne i blagovremene, Manji trokovi. Cilj OAS-sistema je da svi zaposleni raspolau sa informacijama koje su im potrebne u

poslovnim odluivanjima, planiranjima, izvrenjima i kontrolama. U cilju unapreivanja razliitih procesa, od uobiajenih knjigovodstvenih zadataka do nadgledanja lanca nabavke, reenje automatizuje brojne aktivnosti koje su u prolosti obavljane runo, ime se ti procesi mogu dovriti za duplo manje vremena, ak i bre od toga. Na primer, reenje automatski kreira i distribuira podatke o transakcijama sa drugim preduzeima, ukljuujui dokumente o prodaji i nabavci, kao i stavke glavne knjige, uz podrku za vei broj kontnih planova, baza podataka, valuta i jezika. Reenje takoe prua automatsko storniranje knjienja dnevnika, primenu deliminih isplata, kao i upozorenja i obavetenja. Ukratko, smatra se da je pomou napredne automatizacije i pojednostavljenog pristupa kljunoj dokumentaciji koju reenje prua, preduzea postiu smanjenje trokova od 8 procenata, smanjenje greaka od 30 procenata i poveanje produktivnosti zaposlenih od 40 procenata. OAS omoguava poslovnom subjektu da doe do saznanja o tekuim deavanjima i odreenoj sredini, o eventualnom nastajanju kriznih situacija u grupaciji, grani ili privredi, kao i o odreenim deavanjima koje je teko predvidjeti. Potrebno je izgraditi takav sistem koji e osigurati eljene informacije sa povratnom spregom, jer se samo na taj nain postiu odgovarajui rezultati o odluivanju. Efikasno organizovana automatizovana kancelarija omoguava prikupljanje podataka, kako iz internih, tako i iz externih izvora, te iste obradom pretvara u informacije koje u odgovarajuem

obliku prenosi menaderima svih nivoa, kako bi se donijele blagovremene i efikasne odluke bitne za planiranje, izvravanje i kontrolu poslovanja za koje su odgovorni. Utede primenom OAS-a su brojne i oigledne, od potrebnog fizikog prostora, koji je na elektronskim medijima nebrojeno puta manji, do raznoraznog kancelarijskog materijala. Najvee utede se ipak postiu u brzom i pravovremenom donoenju poslovnih odluka. Nije zanemarljiva ni mogunost izrade rezervnih kopija dokumentacije, ime se firma obezbeuje od eventualnog fizikog unitenja, gubitka ili krae podataka znaajnih za poslovanje. Kvantifikacija povoljnih efekata uvoenja OAS-a je na dui rok praktino nemogua, ali je oigledno da se tede ogromne sume, srazmerno investiciji. Cost-benefit analize primene OAS-a govore da se investicija vraa u proseku za 14 do 18 meseci normalnog rada u takvom okruenju. Rezultati uvoenja OAS-a su: poveanje raspoloivosti dokumenata, laka kontrola dokumentacije, kontrola pristupa informacijama, efikasnije poslovanje, uteda materijalnih i ljudskih resursa, smanjenje trokova poslovanja. Znanje pohranjeno u dokumentima velikih poslovnih sistema je dragoceno. Oni sistemi koji su savladali OES mogu da ubiraju mnoge plodove od ovog napora. Implementacija OAS-a podrazumeva primenu najsavremenijih svetskih tehnologija u oblasti kancelarijskog poslovanja bez papira i predstavlja, uz standardizaciju dokumentacije i ostvarivanje neophodnih zakonskih preduslova, prvi korak ka uvoenju elektronskog poslovanja.

4. FUNKCIJE KANCELARIJSKOG POSLOVANJA

Funkcije kancelarijskog infomacijskog sistema date su na sl. 1.2. etri osnovne funkcije su: 1. obrada dokumenata, 2. komunikacije, 3. telekonferencije, i 4. tzv. grupver(groupware).

Slika 1.2.

4.1. OBRADA DOKUMENATA

Obrada dokumanata u kancelarijskom sistemu podrazumjeva digitalnu obradu slike, obradu teksta, elektronsku tampu, hipertekst i hipermediju i automatski protok dokumenata. Digitalna obrada slike (eng.digital image processing) je podvrgavanje numerikih reprezentacija objekata seriji opercija s ciljem postizanja eljenog rezultata.

OBRADA ULAZNA SLIKA IZLAZNA SLIKA

Danas postoji niz primjena obrade slike. Metode digitalne obrade slike mogue je primjeniti u svim podrujima gdje se informacija moe prikazivati slikom.Danas je jedan od najpoznatijih programa za obradu slike Adobe Photoshop CS3. Slikovni dokumenti unose se u IS pomou skenera koji vri digitalizaciju dokumenata koji se u tom obliku smetaju u bazu podataka. Ako se dokumenti unose kao tekstualni onda se umesto skenera moe iskoristiti tzv. optiki ita (OCR Optical Character Recognition) ili se dokument jednostavno ukuca preko tastature. 9

Prednost obrade teksta na raunaru je naknadno pozivanje i mijenjanje teksta. Softver za obradu teksta ine programi za kreaciju, editovanje i tampanje dokumenata. Najpoznatija aplikacija iz ove klase je Word kompanije Microsoft. Softver za PC izdavatvo je isto tako vrlo popularan jer se pomou njega mogu tampati broure, prirunici, uputstava i knjige na jednostavan nain. Oprema potrebna za to je: monitor velike rezolucije, laserski tampa, softver za obradu i prelom teksta kao i skener. Softver za pravljenje prezentacija omoguava korisniku da pripremi i odri promociju, prezentaciju ili predavanje za veliki broj ljudi koristei grafiku na slajdovima. U poslednje vreme sve je vie popularna multimedija jer ona kombinuje tekst, zvuk, animacije, sliku i video sliku u jednu prezentaciju. Na primer, pomou softvera za pravljenje multimedijskih dokumenata mogu se nainiti vrlo atraktivni materijal za obuku pomou raunara (CBT-Computer-Based Training). Hipertekst je jedna forma elektronskog dokumenta kod koga su delovi teksta povezani sa drugim dokumentima ili drugim pojmovima na istom dokumentu to omoguava nesekvencijalno itanje dokumenata. U vezi sa pojmom hiperteksta je i pojam hipermedija. Hipermedija oznaava skup elektronskih dokumenata koji sadre ne samo tekst ve i ostale medije kao to su slike, zvuk ili video i povezani su medjusobno na isti nain kao i hipertekst. Elektronski dokumenti predstavljaju osnovu za formiranje automatskog protoka dokumenata to prua velike mogunosti za redizajniranje poslovnih procesa u kompaniji. Sistem za automatski protok dokumenata upuuje dokumente preko raunarske mree do odgovarajueg radnika koji posle obrade tog dokumenta upuuje isti drugom radniku na sledeu fazu obrade. Moe se rei da sistem za automatski protok dokumenata kombinuje elektronsku potu i sistem za elektronsku obradu slika.

4.2.

KOMUNIKACIJE

Znaaj komunikacije u svakom sistemu je veoma ogroman. Elektronska pota je donela ogromne mogunosti za organizovanje komunikacija u kompaniji i izvan nje, prema njenim dobavljaima, kupcima njene robe i usluga i poslovnim partnerima. Najee upravo od komunikacije izmeu lanova organizacije zavisi uspjenost poslovanja. U kancelarijskom informacionom sistemu komunikacija obuhvata elektronsku potu, elektronske informacione usluge, elektronske oglasne teble, glasovnu potu i faks. Elektronska pota (e-mail) je donela ogromne mogunosti za organizovanje komunikacija u kompaniji i izvan nje, prema njenim dobavljaima, kupcima njene robe i usluga i poslovnim 10

partnerima. Ona se intenzivno koristi za razmenu pisanih poruka poslatih sa PC-jeva preko Ineterneta. Glavna prednost sistema elektronske pote je mogunost skladitenja i upuivanja poruka ka jednom ili vie primalaca. Karakteristike elektronske pote su:

Vreme itanja prispelih poruka je po elji. Vreme slanja poruka je isto tako po elji. Poruke se mogu lako selektovati po sadraju. Trokovi telefoniranja se mogu smanjiti Sortiranje primljenih poruka u imenovanim fajlovima. Smanjivanje broja sastanaka jer se pojedina pitanja mogu reiti i razmenom poruka Veu bezbednost i privatnost komunikacija u poredjenju sa drugim nainima jer Utedu novaca na potanske usluge. Lako komuniciranje izmedju svih poslovnih faktora.

Generalno, softver koji formira sistem elektronske pote omoguava:

putem elektronske pote.

svaki korisnik elektronske pote ima lozinku za svoje potansko sandue.

Mane elektronske pote su da korisnik moe primiti veliku koliinu neeljenih i nepotrebnih poruka. Isto tako lakoa komuniciranja moe dovesti do informacijske poplave tj. prevelike koliine poruka da bi se na njih moglo odgovoriti u nekom razumnom vremenu. U vezi sa reavanjem tih problema dolo je do razvoja tzv. softverskih inteligentnih agenata. To su softverski programi ali koji funkcioniu tako da izgledaju kao da poseduju izvestan stepen inteligencije. Naravno da se prilikom njihovog dizajniranja i implemantacije koriste metode vetake inteligencije (AI Artificial Intelligence). Oni su predvidjeni da budu pomonici korisnicima raunara kao i bilo kog IS sistema u budunosti. U sistemima elektronske pote nali su primenu pri sortiranju prispelih poruka u fajlove kao i pri odbacivanju onih poruka za koje po nekom kriterijumu odlue da su bezvredne i neeljene. Elektronske informacione usluge su one koje se izvode koritenjem elektronskih medija i raunarske (mainske i programske) opreme kao i sve pomone usluge koje su povezane ili su u funkciji izvoenja tih informacijskih usluga. Elektronske oglasne table (Bulletin Board System -sistem oglasne table, elektronska oglasna tabla) ule su u iroku upotrebu istovremeno sa desktop kompjuterima. Omoguuju postavljanje poruka i obavetenja u javnim sistemima. Elektronske oglasne table se esto koriste za razmenu informacija meu lanovima odreenih zajednica, klubova i organizacija. Pored toga, mnoge poslovne kompanije ih koriste radi komunikacije meu zaposlenima, kao i za distribuciju informacija o proizvodima i uslugama prema potroaima. 11

Glasovna pota (VoiceMail) je nova usluga govorne pote. U periodima kada korisnik iz bilo kog razloga nije u mogunosti ili ne eli da odgovori na poziv, moe ga preusmeriti na svoju sekretaricu i kasnije, u trenutku kada je njemu to zgodno, presluati poruke kako bi saznao ko ga je i kada traio. Govorna pota je usluga koja omoguava da se uspostavi komunikacija sa ljudima i onda kada niste u mogunosti da sa njima razgovarate direktno. Govorna pota moe da deluje kada je pojedinac van dometa signala, kad iskljui telefon, ako ne eli da odgovori na poziv ili kada je zauzet, ili bezuslovno za sve dolazne pozive. U bilo kom od ovih sluajeva, ukoliko je aktivirana govorna pota, i ako postoji aktivirano preusmerenje, koje sami korisnici u svom telefonu podeavaju, pozivi e bie primljeni na telefonsku sekretaricu i moi e biti presluani onda kad oni to ele. Faks je skraenica od rijei faksimil (lat.) koja znai tana kopija. Da bi se omoguilo faksiranje potrebna je faks maina. Veina faks maina ima telefonsku slualicu kako bi se omoguila komunikacija izmeu osoba koje alju, odnosno primaju eljeni dokument, jer se on i alje putem telefonske mree. Ureaj koji alje dokument pretvara tamne i svetle uzorke sa dokumenta u elektrine signale, odnosno u skup nula i jedinica. Ureaj koji prima faks ove signale upuuje nizu malih grejnih tela. Grejno telo e se ukljuiti ako je predajni element taman, a nee ako je predajni element svetao. S obzirom da se koristi hartija osetljiva na toplotu, kada se provlai ispod grejnih tela koja rade, na njoj e ostati taman trag. Savremeni faks ureaji koriste obinu hartiju, a za slanje dokumenata sve se vie koristi i raunar.

4.3.
a

TELEKONFERENCIJE

Telekonferencije su prenos slike (videa) i govora (audia) preko mree izmeu dviju ili vie udaljenih lokacija upotrebom kamera, projektora/ekrana, mikrofona, zvucnika. Telekonferencije se koriste kada je nuno vidjeti sudionike, nuna prisutnost u stvarnom vremenu, prekasna najava dogaaja, preveliki trokovi putovanja, kratki sastanci, vana prisutnost svih relevantnih sudionika. Raunarske i telekomunikacione tehnologije su proirile mogunost istovremenih grupnih veza. Sastanci se vie ne moraju odravati na jednom mestu ve se uesnici mogu nalaziti na raznim lokacijama esto vrlo udaljenim. Uglavnom postoje tri naina odravanja sastanaka kada su uesnici medjusobno udaljeni. To su: audiokonferencije, videokonferencije i elektronski sastanci. Sva tri naina nazivaju se jednim imenom telekonferencije U okviru telekonferencije mogu se razlikovati 3 oblika: 1. audiokonferencije 12

2. videokonferencije 3. elektronski sistemi za sastanke.

Audiokonferencija - sinkroni oblik komunikacije u kojem dva korisnika komuniciraju glasom - slino telefonu. Audiokonferencije pretstavljaju jedno proirenje tzv. konferencijskog poziva, usluge koja ve due vremena stoji na raspolaganju korisnicima savremenih telefonskih centrala. U ovom sluaju pomo operatera nije potrebna. Tipian scenario audiokonferencije iao bi na sledei nain. Menaderi koji su na klasinom sastanku u jednom trenutku uspostave vezu preko telekomunikacione opreme sa menaderima koji su na drugom sastanku na drugoj udaljenoj lokaciji. Opremljeni mikrofonima i slualicama svi uesnici se mogu istovremeno medjusobno uti ali ne i videti. Audiokonferencijom se vri dijeljenje aplikacija i podataka. U odnosu na videokonferenciju, prednost audiokonferencije je manja irina pojasa. Dok je osnovni nedostatak ovog vida komuniciranja nedostatak vizualne komunikacije. Kada uporedimo audiokomunikaciju i telefonsku komunikacij, prednosi audiokomunikacije se ogledaju u viestranosti, kvalitetu, dijeljenju aplikacija i podataka, logistici i etici. Videokonferencija - sinkroni oblik komunikacije u kojem se dva korisnika vide i komuniciraju glasom - slino kao videotelefon. Kod videokonferencija uesnici se mogu medjusobno i videti to daje veu prirodnost konferenciji na daljinu jer se moe pratiti i mimika participanata. Videokonferencija omoguava video i audio dijeljenje aplikacija i podataka. Omoguava istodobni prijenos slike i zvuka raunalnom mreom za komuniciranje vie osoba koje su prostorno udaljene u stvarnom vremenu. Raunari su povezani u mreu i dodatno opremljeni kamerom, mikrofonom, video i zvunom karticom, te odgovarajuim programima. Dobra strana videokonferencije je postojanje video signala, a njegove loa strana je vea zahtjevana irina pojasa Elektronski sistemi za odravanje sastanaka su najsavreniji jer oni omoguavaju da uesnici ne samo budu udaljeni prostorno ve i vremenski. Radi se o tome da oni poseduju i uredjaje za memorisanje te se njima moe u nekim sluajevima ponititi razlika u vremenu participacije. Isto tako, ovi sistemi nude korisniku i dodatne usluge na primer sistem za podrku kolektivnom donoenju odluka. Na sl. 1.3. navedene su neke razlike koje postoje medju sistemima za telekonferencije. Prednosti ovog sistema su poveanje produktivnosti u kompanijama koje ga koriste, bre donoenje bitnih odluka i smanjenje operativnih trokova kompanija, kao i mogunost odravanja sastanaka s partnerima irom svijete.

13

Slika 1.3.

4.4.

GRUPVER (GROUPWARE)

Grupver predstavlja specijalni hardver i naroito softver koji omoguava timu radnika da medjusobno komunicira i saradjuje na zajednikom projektu preko radnih stanica i PC-jeva. Broj lanova tima obino se kree izmedju 2 i 45. Kako se informatiko drutvo razvija tako se menja i organizacija kompanija. U cilju breg reagovanja na nagle promene na tritu kompanije menjaju svoju organizacionu strukturu. Horizontalna organizacija bazirana na timovima zamenjuje klasinu vertikalnu hijerarhijsku strukturu. Isto tako preovladalo je shvatanje da efektivnost kompanije potie od efektivnog rada ralativno autonomnih timova opremljenih dobrim alatima za profesionalnu podrku, a ne od usamljenih akcija pojedinaca. Tim mora biti vrlo efikasan i fleksibilne strukture da brzo odgovori na nestabilnosti i nagle promene poslovnog okruenja. Timovi se obrazuju zbog raznih potreba tako da postoje :

Projektni timovi Timovi za reavanje pojedinih zadataka Promotivni timovi Prodajni timovi Finansijski timovi Krizni timovi

Karakteristike radnih grupa ili timova su sledee: 14

Mogu biti ili relativno stalne ili privremene, one koje se obrazuju i rasformiraju po Mogu biti formirane od lanova istih ili slinih specijalnosti ili pak od razliitih lanovi tima mogu raditi u istoj sobi ili zgradi ili pak biti udaljeni hiljadama Svaka radna grupa ima cilj za ije ostvarenje rade svi lanovi tima koji daju

potrebi.

kada se ti timovi nazivaju multidisciplinarni.

kilometara jedni od drugih.

doprinos u domenu svoje specijalnosti. Kao to je reeno grupver je softver koji podrava rad timova iji su lanovi povezani medjusobno radnim stanicama ili PC raunarima. Dve glavne uloge koje prua grupver su podrka kooperaciji i podrka komunikaciji izmedju lanova tima. Na sl. 1.4. navedene su sve funkcije grupvera.

Slika 1.4.- Podrka kolektivnom radu preko grupvera

5. EFEKTI AUTOMATIZOVANE KANCELARIJE

15

Primena automatizovane kancelarije obezbeuje znaajne pozitivne efekte koji se mogu analizirati sa tri nivoa: 1. drutva, 2. organizacije i 3. pojedinca. Oekivani efekti mogu biti socijalni, fiziki i finansijski. Pojedinacu sa socijalnog aspekta efekti automatizovane kancelarije donose zadovoljestvo u poslu, integraciju radnog i slobodnog vremena i smanjeni rizik od konfliktnih meuljudskih kontakata. Fiziki pojedinac posao moe obaviti u kui, bez napora koje iziskuje putovanje. Sa finansijske take gledita smanjuju se trokovi putovanja, dok se poveava ulaganje u kunu opremu, u smislu osposobljavanja OSA savremenom tehnologijom. Organizacija sa socijalnog stanovita umanjuje kontrolu zaposlenih kod kue. Sa gledita fizikih efekata organizacija iziskuje manju koncentraciju poslovnih zgrada i objekata, dok finansijski dolazi do poveanih ulaganja u opremu, kao i do poveanja trokova komunikacije izmeu zaposlenih, dok ujedno dolazi do utede u energiji. Drutvo socijalno posmatrajui, mijenja vrijednosti ivotnog stila i dolazi do vee separacije slojeva drutva.

Tabela 1.1. Efekti automatizovane kancelarije

16

6. SOFTVER ZA PODRKU SISTEMA KANCELARIJSKOG POSLOVANJA

Pretpostavka je da se svi kancelarijski poslovi mogu grupisati u neke celine (slanje fax poruka, ponuda profaktura, faktura i sl.). Svaka od tih celina moe se opet podeliti na faze: prikupljanje podataka, unoenje odnosno obrada i plasiranje. Znai za svaki posao moraju se obaviti sledee radnje:

uzimanje odgovarajueg obrazca, blanko dokumenta i sl. dodeljivanje rednog, evidencionog ili ve nekog broja rad sa dokumentom uvanje i indeksacija radi lakeg kasnijeg pronalaenja

To su uobiejene radnje za kacelarijsko poslovanje bilo gde u svetu. Softver za automatizaciju kancelarijskog poslovanja obuhvata prvenstveno sve programske pakete MS Office. Najvaniji od njih su: 1. Paketi za obradu teksta ( MS Word) 2. Spreadsheet paketi, 3. Paketi za rad sa bazom podataka 4. Grafika i stono izdavatvo 5. Prezentacioni paketi i 6. Paketi za rad u Internet okruenju

6.1. PAKETI ZA OBRADU TEKSTA

Softver za obradu teksta ine programi za kreaciju, editovanje i tampanje dokumenata. Najpoznatija aplikacija iz ove klase je Word kompanije Microsoft. Unos teksta je sigurno najzastupljenija operacija u koritenju raunala. Tekst se unosi u program koji je specijaliziran za tu namjenu, a to je Microsoft Word. Microsoft Word predstavlja standard u kategoriji softvera za unos i obradu teksta. Moderno uredsko poslovanje ne zahtjeva samo unos teksta ve i njegovo pravilno oblikovanje, naslova, odlomaka, listi, tablica, zaglavlja, podnoja, te umetanje objekata. Microsoft Word je program sa nebrojenim mogunostima rada sa tekstom. Fajlovi koje WORD kreira zovu se dokumenti. Ovaj software doputa korisniku da vri izmene na dokumentu, elektronski u memoriji. To eliminie potrebu prekucavanja cele stranice radi ukljuivanja ispravki. Software ima opciju formatiranja za izmene u proredu, marginama, veliini karaktera i irini kolona. Microsoft Word i Word Perfect su poznati paketi za word procesiranje. Veliina software17

a za word procesiranje ima danas poboljane karkteristike koje automatizuju i ostale zadatke pisanja: provera izgovora, provera stila (analiza gramatike i punktacije), analiza sinonima ili spajanje pote (npr. povezivanje tekst dokumenta sa imenima i adresama koji su na drugom mestu).

6.2. SPREDSHEET PAKETI

Elektronski spreadsheet programi koji ine ovaj paket u osnovi koriste mreu kolona i redova i pogodni su za sve poslovne aplikacije (a njih je mnogo) gde se podaci mogu predstaviti na taj nain. Npr. podaci o nastavi, prodaji, zalihama, finansijskim rezultatima itd. Nakon to korisnik konstruie skup matematikih odnosa spreadsheet ih moe po potrebi trenutno preraunati i zato su izuzetno pogodni za whatif analize (taako) . Dananji paketi dodatno sadre i pratee grafike funkcije za predstavljanje podataka iz tabela u obliku linijskog grafa, bar grafa, karte i slina. Najpoznatiji program ovog tipa jeste MS Exel. Spreadsheet programi su odlini alati za manipulisanje sa kvantitativnim podacima

6.3. PAKETI ZA RAD SA BAZAMA PODATAKA

Kada se govori o paketima za rad sa bazama podataka zapravo se misli o softverskim paketima, dakle programima koji nama kao korisnicima omoguavaju jednostavno kreiranje, auriranje i upravljanje bazama podataka. esto se nazivaju sistemi za upravljanje bazom podataka (Data Base Management System, tj. DBMS). Najee se radi o tzv. relacionim bazama sa moguim multimedijalnim sadrajem, pri emu odreeni delovi baza mogu biti distribuirani. Najpoznatiji program ovog tipa je MS Access. Paketi za rad sa bazom kao to je MS ACCESS pogodni su za kombinovanje informacija iz razliitih fajlova i rad sa multimedijom. Meniji Accessa su pregledni i laki za uenje, a u poetku se mogu koristiti i neke pomone programe (Wizard arobnjak).

6.4. GRAFIKA I STONO IZDAVATVO

18

Grafiko i stono izdavatvo- postoji itav niz (povezanih) programa koji omoguavaju da se napravi neku ema, crte, sliku ili animacija. Microsoft Corel je jedan od takvih najpopularnijih paketa i posebno njegov Corel Draw koji do punog izraaja dolazi u kombinaciji sa programima za stono izdavatvo. Takvi programi su Corel Ventura, Publisher i drugi. Publisher je program za prelom teksta u stonom izdavatvu. Koriste ga za izradu dokumenata koji zahtevaju sofisticiraniji izgled od onoga koji lako postiete u procesoru teksta. Na primer, Publisher se moe koristiti za broure, biltene ili knjige. On prua alate, lake za upotrebu, i brojne opcije editovanja, koje doputaju umetnike slobode u postavljanju teksta i grafike. U okviru ove kategorije vredi pomenuti i program PhotoDraw koji se koristi za izradu i manipulaciju grafikom. On ima niz specijalnih efekata koji se mogu primeniti na slike i tako im dati potpuno novi izgled. PhotoDraw doputa i da slike pamtite u vie razliitih formata. Slike napravljene u PhotoDrawu mogu se koristiti, na primer, u Word dokumentu, PowerPoint prezentaciji, ili FrontPage web sajtu.

6.5. PREZENTACIONI PAKETI

Prezentacija-mikroraunari se ve due vremena koriste i kao sredstva za prezentaciju kompanije, njenih proizvoda, usluga i slino pa je razumljivo da za to imamo i odgovarajuu programsku podrku. Najpoznatiji iz ove grupe paketa za prezentaciju je PowerPoint. Najee se povee PC ili laptop sa projektorom da bi prezentacija na platnu bila vidljiva za vei broj korisnika. Prezentacioni slajdovi mogu se dalje upotrebiti za izradu folija za grafoskop, tampanje reklamnog materijala ili za prikazivanje na filmskom platnu. Savremeni menaeri koriste esto PP na prodajnim skupovima, izlobama, strunim sastancima itd.

6.6. PAKETI ZA RAD U INTERNET OKRUENJU

Programski paketi za rad u Internet okruenju- Internet Explorer je paket Internet programa. Glavni program iz ovog paketa je sam Internet Explorer,web pretraiva, koji moete da se koristi za gledanje web stranica sa World Wide Weba i preuzimanje (download) web sajtova ili FTP sajtova. Programski paket Internet Explorer stie sa jo nekoliko korisnih Internet alata, kao to su, npr. Outlook Express, Microsoft NetMeeting, FrontPage Express i Microsoft Chat. Outlook Express, ita za mail i diskusione grupe, se koristi za slanje i prijem elektronske pote i itanje i 19

postavljanje poruka u diskusione grupe. Microsoft NetMeeting se moe koristiti za dranje online audio i video konferencije. FrontPage Express koristite za izradu sopstvenih web stranica, a Microsoft Chat za razmenu poruka sa drugima u realnom vremenu. Svi nabrojani i drugi apliktivni paketi MS Office su povezani i mogu da razmenjuju sadraje ali istovremeno predstavljaju i zasebne programe. Mnoge funkcije se nalaze u vie njih (npr. obrada teksta, tabela ili rad sa crteima su mogui i u WORDU, EXCEL-u, COREL-u, itd.), ali ipak najvee mogunosti obrade teksta se nalaze u WORD-u, obrade tabela u ACCESS-u itd.

ZAKLJUAK
ovjeanstvo je uvijek nastojalo i istraivalo kako da obezbjedi savrenstvo svoga ivljenja u svim sferama koje su bitne za njegov opstanak i prosperitet. Tako se kao predmet njegovog istraivakog rada nala i informaciona tehnologija. Razvoj i integracija informacionih tehnologija i komunikacija mijenja nae drutvo i ekonomiju, ali i sve ostale sfere ivota. Svjedoci smo enormnog razvoja tehnologija iji je znaaj svakog dana postaje sve vei i koji niko od nas ne moe i ne eli da ospori. Meutim, pored svih navedenih prednosti, ekonomske opravdanosti, profitabilnosti i efikasnosti, taj tehnoloki napredak nosi sa sobom i svoje nedostatke kojih ljudi esto nisu ni svjesni. Kada gledamo kroz istoriju ljudskog komuniciranja, napredak u tehnologiji je oduvijek bio veliki, ako ne i najvei pokreta promjena. Tehnologija znatno utjee na ono to smo u mogunosti napraviti, a u zadnje vrijeme su tehnoloka "uda" poela i participirati u naim odlukama o tome to je najbolje da napravimo i na koji nain. Iako su ljudi mogli itati i pisati i prije izuma pisae meine, upravo je ta maina omoguila nezaustavljivo irenje pismenosti te (skoro) neogranien pristup na papiru zapisanim mislima, dogaajima te razliitih informacijama. Iako danas mnogi imaju pristup razliitim inovacijama u tehnologiji kao to su radio, televizija, raunari itd. i koristimo ih u svakidanjici a da toga nismo niti svijesni, knjige, govor, olovka i papir jo uvijek su i biti e najprihvatljiviji i najraireniji nain komunikacije. Zato, to je tema velikog broja rasprava to se konstantno vode izmeu dvije sukobljene strane. Na jednoj strani se nalaze informatiki zaluenjaci koji bi bez ikakve diskusije, pomno provedenog istraivanja ili izvoenja studije korisnosti ili isplativosti sve nas rado gurnuli "pred ekrane", a na drugoj su "konzervativne sile" kojima je rije na papiru Svetinja i koji ne ele niti uti kako postoji neto to se zove e-mail i da to omoguava da kolega iz daleke nam Amerike dobije na lanak na xy temu u roku od "odmah". Oito je da treba pronai zlatnu sredinu, tj. treba prezentirati raunar kao jo jedan od alata koji se moe, ali i ne mora prihvatiti kao No.1 sredstvo komunikacije. 20

Pored navedenog problema komunikacije, postavlja se jo jedan problem. Poslednjih godina maine zamjenjuju ljude, a kao posljedica toga sve vie ljudi ostaje bez posla, a njihove radne sposobnosti i kreativnost sada se nalaze u samo jednom tasteru neke maine. Moje lino miljenje je da se moramo prilagoavati svakodnevnom tehnolokom napretku, ali da ne smijemo zanemariti ni stari konzervativni nain obavljanja poslova i komuniciranja licem u lice.
Iako danas mnogi imaju pristup razliitim inovacijama u tehnologiji kao to su radio, televizija, raunala itd. i koristimo ih u svakidanjici a da toga nismo niti svijesni, knjige, govor, olovka i papir jo uvijek su i biti e najprihvatljiviji i najraireniji nain komunikacije. Zato, to je tema velikog broja asprava to se konstantno vode izmeu dvije sukobljene strane. Na jednoj strani se nalaze informatiki zaluenjaci koji bi bez ikakve diskusije, pomno provedenog istraivanja ili izvoenja studije korisnosti ili isplativosti sve nas rado gurnuli "pred ekrane", a na drugoj su "konzervativne sile" kojima je rije na papiru Svetinja i koji ne ele niti uti kako postoji neto to se zove e-mail i da to omoguava da kolega iz daleke nam Amerike dobije na lanak na xy temu u roku od "odmah". Oito je da treba pronai zlatnu sredinu, tj. treba prezentirati raunalo kao jo jedan od alata koji se moe, ali i ne mora prihvatiti kao No.1 sredstvo komunikacije.

Iako danas mnogi imaju pristup razliitim inovacijama u tehnologiji kao to su radio, televizija, raunala itd. i koristimo ih u svakidanjici a da toga nismo niti svijesni, knjige, govor, olovka i papir jo uvijek su i biti e najprihvatljiviji i najraireniji nain komunikacije. Zato, to je tema velikog broja rasprava to se konstantno vode izmeu dvije sukobljene strane. Na jednoj strani se nalaze informatiki zaluenjaci koji bi bez ikakve diskusije, pomno provedenog istraivanja ili izvoenja studije korisnosti ili isplativosti sve nas rado gurnuli "pred ekrane", a na drugoj su "konzervativne sile" kojima je rije na papiru Svetinja i koji ne ele niti uti kako postoji neto to se zove e-mail i da to omoguava da kolega iz daleke nam Amerike dobije na lanak na xy temu u roku od "odmah". Oito je da treba pronai zlatnu sredinu, tj. treba prezentirati raunalo kao jo jedan od alata koji se moe, ali i ne mora prihvatiti kao No.1 sredstvo komunikacije. Iako danas mnogi imaju pristup razliitim inovacijama u tehnologiji kao to su radio, televizija, raunala itd. i koristimo ih u svakidanjici a da toga nismo niti svijesni, knjige, govor, olovka i papir jo uvijek su i biti e najprihvatljiviji i najraireniji nain komunikacije. Zato, to je tema velikog broja rasprava to se konstantno vode izmeu dvije sukobljene strane. Na jednoj strani se nalaze informatiki zaluenjaci koji bi bez ikakve diskusije, pomno provedenog istraivanja ili izvoenja studije korisnosti ili isplativosti sve nas rado gurnuli "pred ekrane", a na drugoj su "konzervativne sile" kojima je rije na papiru Svetinja i koji ne ele niti uti kako postoji neto to se zove e-mail i da to omoguava da kolega iz daleke nam Amerike dobije na lanak na xy temu u roku od "odmah". Oito je da treba pronai zlatnu sredinu, tj. treba prezentirati raunalo kao jo jedan od alata koji Iako danas mnogi imaju pristup razliitim inovacijama u tehnologiji kao to su radio, televizija, raunala itd. i koristimo ih u svakidanjici a da toga nismo niti svijesni, knjige, govor, olovka i papir jo uvijek su i biti e najprihvatljiviji i najraireniji nain komunikacije. Zato, to je tema velikog broja rasprava to se konstantno vode izmeu dvije sukobljene strane. Na jednoj strani se nalaze informatiki zaluenjaci koji bi bez ikakve diskusije, pomno provedenog istraiv

LITERATURA

21

1. "Poslovni informacioni sistemi", Doc dr Andjelina Njegu, 2008 2. Fahrudin Oruevi, Informacioni sistemi, Analiza, Elektrotehniki fakultet u Sarajevu 3. www.unimediteran.net 4. www.ekonomija-novisad/googlepages.com 5. www.wikipedija.org/wiki/automatizacija
anja ili izvoenja studije korisnosti ili isplativosti sve nas rado gurnuli "pred ekrane", a na drugolLIj su "konzervativne sile" kojima je rije na papiru Svetinja i koji ne ele niti uti kako postoji neto LITEto se zove e-mail i da to omoguava da kolega iz daleke nam Amerike dobije na lanak na xy temu u roku od "odmah". Oito je da treba pronai zlatnu sredinu, tj. treba prezentirati raunalo kao jo jedan od alata koji se moe, ali i ne mora prihvatiti kao No.1 sredstvo komunikacije. se moe, ali i ne mora prihvatiti kao No.1 sredstvo komunikacije.

Iako dL anas mnogi imaju pristup razliitim inovacijama u tehnologiji kao to su radio, televizija, raunala itd. i koristimo ih u svakidanjici a da toga nismo niti svijesni, knjige, govor, olovka i papir jo uvijek su i biti e najprihvatljiviji i najraireniji nain komunikacije. Zato, to je tema velikog broja rasprava to se konstantno vode izmeu dvije sukobljene strane. Na jednoj strani se nalaze informatiki zaluenjaci koji bi bez ikakve diskusije, pomno provedenog istraivanja ili izvoenja studije korisnosti ili isplativosti sve nas rado gurnuli "pred ekrane", a na drugoj su "konzervativne sile" kojima je rije na papiru Svetinja i koji ne ele niti uti kako postoji neto to se zove e-mail i da to omoguava da kolega iz daleke nam Amerike dobije na lanak na xy temu u roku od "odmah". Oito je da treba pronai zlatnu sredinu, tj. treba prezentirati raunalo kao jo jedan od alata koji se moe, ali i ne mora prihvatiti kao No.1 sredstvo komunikacije.

Iako danas m Iako danas mnogi imaju pristup razliitim inovacijama u tehnologiji kao to su radio, televizija, raunala itd. i koristimo ih u svakidanjici a da toga nismo niti svijesni, knjige, govor, olovka i papir jo uvijek su i biti e najprihvatljiviji i najraireniji nain komunikacije. Zato, to je tema velikog broja rasprava to se konstantno vode izmeu dvije sukobljene strane. Na jednoj strani se nalaze informatiki zaluenjaci koji bi bez ikakve diskusije, pomno provedenog istraivanja ili izvoenja studije korisnosti ili isplativosti sve nas rado gurnuli "pred ekrane", a na drugoj su "konzervativne sile" kojima je rije na papiru Svetinja i koji ne ele niti uti kako postoji neto to se zove e-mail i da to omoguava da kolega iz daleke nam Amerike dobije na lanak na xy temu u roku od "odmah". Oito je da treba pronai zlatnu sredinu, tj. treba prezentirati raunalo kao jo jedan od alata koji se moe, ali i ne mora prihvatiti kao No.1 sredstvo komunikacije.

22

nogi imaju pristup razliitim inovacijama u tehnologiji kao to su radio, televizija, raunala itd. i koristimo ih u svakidanjici a da toga nismo niti svijesni, knjige, govor, olovka i papir jo uvijek su i biti e najprihvatljiviji i najraireniji nain komunikacije. Zato, to je tema velikog broja rasprava to se konstantno vode izmeu dvije sukobljene strane. Na jednoj strani se nalaze informatiki zaluenjaci koji bi bez ikakve diskusije, pomno provedenog istraivanja ili izvoenja studije korisnosti ili isplativosti sve nas rado gurnuli "pred ekrane", a na drugoj su "konzervativne sile" kojima je rije na papiru Svetinja i koji ne ele niti uti kako postoji neto to se zove e-mail i da to omoguava da kolega iz daleke nam Amerike dobije na lanak na xy temu u roku od "odmah". Oito je da treba pronai zlatnu sredinu, tj. treba prezentirati raunalo kao jo jedan od alata koji se moe, ali i ne mora prihvatiti kao No.1 sredstvo komunikacije.

23