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Fundao Universidade Federal do Amap

APOSTILADO DE ARQUIVOLOGIA: Guia de Estudos


CURSO BACHARELADO EM HISTRIA
Org. Prof. Luizel Simes de Brito
Coleo dos contedos aplicados nas Disciplina Arquivologia, ministrada para o Curso Bacharelado em Histria da Fundao Universidade Federal do Amap, para fins de orientar o aprendizado terico e as avaliaes necessrias, sendo facilitador o Prof. Grad. Luizel Simes de Brito, Assistente II, do quadro efetivo permanente, Secretrio Executivo, Registro Profissional 001-SRMTE/AP.

Macap Amap Amaznia Brasil 1 semestre de 2012

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"A histria testemunha do passado, luz da verdade, vida da memria, mestra da vida, anunciadora dos tempos antigos." (Ccero) "Quando falamos de histria, temos o costume de nos refugiar no passado (nos documentos). neles que se pensa encontrar o seu comeo e o seu fim. Na realidade, o inverso: a histria comea hoje e continua amanh." (D. N. Marinotis)

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APRESENTAO
A cidadania plena ultrapassa o mero conhecimento e respeito aos direitos e deveres individuais, consolidando-se no auto-reconhecimento e no conhecimento do outro, atravs da identificao sociocultural do grupo em que se vive. A identidade grupal alicerada na memria coletiva, que por sua vez constituda a partir das memrias individuais que se interrelacionam. A memria permanece, mesmo que fragmentada, quando transmitida oralmente ou registrada em documentos. Os documentos so, assim, registros histricos, pois atravs deles a historiografia pode resgatar facetas da memria, tanto individual quanto coletiva. A documentao oriunda de arquivos pessoais, governamentais ou empresariais, entre outros, constitui o campo de atuao da arquivologia e da histria; a primeira direcionada ao seu tratamento documental arquivstico e a segunda, como fonte de pesquisa historiogrfica. Essa co-atuao nos arquivos mostra que preciso repensar o papel que estes desempenham na produo historiogrfica, pois o documento uma fonte histrica cuja seleo, organizao e disponibilizao feita por pessoas que possuem posicionamentos ideolgicos (assumidos ou no), que influenciam neste processo, para pessoas que tambm possuem os seus posicionamentos ideolgicos, (igualmente assumidos ou no), os quais tambm influenciam na historiografia. Esta problemtica ainda mais complexa diante da chamada revoluo documental (o aumento da produo de documentos impressos a partir dos anos 60) e da Nova Histria, para a qual todo e qualquer documento uma fonte histrica e no mais apenas os documentos oficiais (governamentais, empresariais, enfim, os documentos formais, conforme a concepo positivista de histria). A preocupao com a revoluo documental ocasiona a constatao de que um dilogo interdisciplinar entre a histria e a arquivologia uma necessidade mais do que urgente, pois, se a primeira carece de conhecimento sobre o tratamento dispensado ao documento pelo arquivista, a este falta uma concepo histrica que ultrapasse o positivismo vulgarizado (p.18), o qual interfere no seu trabalho e, consequentemente, no do historiador, visto que este, ao desconhecer a atuao arquivstica, tende a receber o documento sem

P g i n a | iv compreender ou questionar o processo pelo qual o documento passou at chegar as suas mos. A contextualizao do documento, atravs do respeito ao princpio da provenincia documental, proposto por Natalis de Wailly em 1841, fundamental para a produo historiogrfica na Nova Histria, pois coloca-o em uma srie que retrata as atividades desenvolvidas pelo rgo de origem, permitindo ainda uma anlise conjuntural do momento e dos motivos de sua gerao. (p. 22). Os documentos gerados, mesmo que sem a inteno de testemunho, no entanto, j o so, visto que so reveladores do pensamento da poca em que foram produzidos e da ideologia dos que o produziram, cabendo ao arquivista organiz-los e disponibiliz-los ao historiador e a este analis-los, deles extraindo suas revelaes, os seus testemunhos... Se o documento no incuo (p. 23), tambm no o so o arquivista e o historiador; ambos precisam adotar uma postura crtica em suas respectivas atuaes profissionais, visto que, diante da inesgotvel produo documental do mundo ps-moderno, se j no possvel arquivar e preservar todos os documentos, tambm no possvel descartar o indescartvel. o dilogo interdisciplinar entre a arquivologia e a histria que fornecer a base para a adequao dos arquivos a esta realidade, assim como para a construo historiogrfica do cotidiano de hoje, amanh.

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SUMRIO

APRESENTAO SUMRIO 1. INTRODUO ...................................................................................................................... 8 2. CONCEITOS FUNDAMENTAIS ................................................................................... 11 ARQUIVOLOGIA ............................................................................................................................. 11 INFORMAO ................................................................................................................................. 11 O Valor da Informao........................................................................................................ 11 DOCUMENTO.................................................................................................................................. 13 Diviso de Documentos por Natureza ............................................................................ 14 Formato ................................................................................................................................... 15 Espcie .................................................................................................................................... 15 Gnero .................................................................................................................................... 15 Tipo de Documento .............................................................................................................. 15 Valores de Documento ........................................................................................................ 15 DOCUMENTAO........................................................................................................................... 16 Importncia ........................................................................................................................... 16 Natureza ................................................................................................................................. 16 Finalidade ............................................................................................................................... 16 Caractersticas ..................................................................................................................... 17 Normalizao ......................................................................................................................... 17 Fases do Processo de Documentao ............................................................................. 17 NVEIS DA DOCUMENTAO NA ORGANIZAO ..................................................................... 17 Documentao de Nvel Estratgico .............................................................................. 17 Documentao de Nvel Ttico......................................................................................... 17 Documentao de Nvel Operacional ............................................................................. 17 3. ARQUIVO E ARQUIVSTICA: Evoluo Histrica ............................................. 19 O ARQUIVO................................................................................................................................... 19 Arquivo das Civilizaes Clssicas.................................................................................. 20 Arquivos Medievais .............................................................................................................. 21 Arquivo da Idade Moderna............................................................................................... 22 Arquivos da Idade Contempornea ................................................................................ 24 A ARQUIVSTICA ........................................................................................................................ 24 Evoluo Histrica .............................................................................................................. 25 4. SISTEMAS NACIONAIS DE ARQUIVOS: A Experincia do Brasil .......... 29 SISTEMAS E POLTICAS DE INFORMAO NA PERSPECTIVA DA UNESCO ......................... 31 A UNESCO e o UNISIST ................................................................................................. 31 O Conceito de NATIS ....................................................................................................... 32 A SISTEMATIZAO DE ARQUIVOS NO BRASIL..................................................................... 33

P g i n a | vi A Poltica Nacional de Arquivos no Brasil .................................................................... 34 A Arquivologia no Brasil: breve esboo de um percurso recente ......................... 34 O Sistema Nacional de Arquivos de 1962 ................................................................... 39 O Sistema Nacional de Arquivos de 1978 ................................................................... 43 A Proposta de um Sistema Nacional de Informaes Arquivstica ..................... 49 O Sistema Nacional de Arquivos de 1994 ................................................................... 50 5. GESTO DE DOCUMENTOS: Conceitos, Princpios, Rotinas, etc. ............. 57 A INFORMAO ARQUIVSTICA ............................................................................................... 58 PRINCPIOS ARQUIVSTICOS .................................................................................................... 59 ESPCIE E TIPOLOGIA DOCUMENTAL ....................................................................................... 59 CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS (TEORIA DAS 3 IDADES) .................................................... 61 EQUIPE DE TRABALHO ................................................................................................................ 62 A GESTO DE DOCUMENTOS SEGUNDO A LEGISLAO BRASILEIRA .................................. 64 Etapas de arquivamento .................................................................................................... 65 EMPRSTIMO E CONSULTA ......................................................................................................... 65 ANLISE, AVALIAO, SELEO E ELIMINAO ..................................................................... 66 VALOR DOS DOCUMENTOS .......................................................................................................... 68 Distino entre valores primrios e secundrios ...................................................... 68 Distino entre valores probatrios e informativos ................................................ 60 DOCUMENTOS RELATIVOS A PESSOAS - SELEO ESPECIAL E AMOSTRA ESTATSTICA ... 70 DOCUMENTOS RELATIVOS A COISAS ......................................................................................... 71 DOCUMENTOS RELATIVOS A FENMENOS................................................................................. 71 CONCLUSES ................................................................................................................................. 71 6. GESTO DE DOCUMENTOS: Operaes pela Preservao da Informao .................................................................................................................................................. 73 MICROFILMAGEM ......................................................................................................................... 73 Filme (rolo) ............................................................................................................................ 73 Jaqueta................................................................................................................................... 73 Microfichas ........................................................................................................................... 74 TECNOLOGIA DA INFORMAO ................................................................................................. 74 TRANSFERNCIA E RECOLHIMENTO .......................................................................................... 74 Tipos de transferncia ...................................................................................................... 75 7. TEMPORALIDADE E DESTINAO DE DOCUMENTOS RELATIVOS S ATIVIDADES-MEIO DA ADMINISTRAO PBLICA .................................... 77 INTRODUO ............................................................................................................................... 77 CONFIGURAO DA TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL - TTD.............................. 78 Metodologia para Elaborao da TTD............................................................................ 81 Aplicao da Tabela de Temporalidade Documental ................................................ 84 ROTINAS PARA DESTINAO DOS DOCUMENTOS NA FASE CORRENTE ............................... 85 ROTINAS PARA DESTINAO DOS DOCUMENTOS NA FASE INTERMEDIRIAS.................. 85 Alterao do Suporte da Informao........................................................................... 86 Triagem de Documentos em Fase Intermediria ...................................................... 87

P g i n a | vii 8. ARQUIVO PERMANENTE: O Verdadeiro Arquivo Histrico .......................... 89 ATIVIDADES DE ARRANJO.......................................................................................................... 90 Princpios de arranjo de arquivos ................................................................................... 90 Evoluo dos princpios de arranjo ................................................................................. 91 Concluses finais sobre os princpios de arranjo de documentos ........................ 93 ATIVIDADES DE DESCRIO E PUBLICAO ............................................................................. 94 Tipos bsicos de instrumentos de pesquisa ................................................................ 95 ISAD(G) Norma Geral Internacional de descrio arquivstica ........................ 96 ISAAR(CPF) Norma internacional de registro de autoridade arquivstica para entidades coletivas, pessoas e famlias .............................................................. 98 ATIVIDADES DE REFERNCIA .................................................................................................... 99 9. ATIVIDADES DE CONSERVAO............................................................................100 CONSERVAO ............................................................................................................................100 Conservao preventiva (restaurao) ........................................................................100 Desinfestao .....................................................................................................................102 Limpeza..................................................................................................................................102 Alisamento ............................................................................................................................102 RESTAURAO ............................................................................................................................102 Banho de gelatina ...............................................................................................................102 Tecido ....................................................................................................................................103 Silking ....................................................................................................................................103 Laminao..............................................................................................................................103 Encapsulao ........................................................................................................................103 REFERNCIAS DE PESQUISA

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1| Introduo
Os arquivos permanentes formam-se a partir de documentos recolhidos dos arquivos correntes, portanto a administrao destes influencia diretamente os arquivos de custdia. Em vista disso, importantssima a atuao do arquivista na fase de administrao dos arquivos ativos, incluindo o controle e planejamento da produo documental. Os arquivos como instituio tiveram origem na antiga civilizao grega. Nos sculos V e IV a.C. os atenienses guardavam seus documentos de valor no templo da me dos deuses (Metroon). O imperador Justiniano ordenou que se reservasse um prdio pblico no qual o magistrado pudesse guardar os documentos, escolhendo algum que os mantivesse sob custdia. A finalidade era a de impedir a adulterao e propiciar as condies necessrias para que pudessem ser encontrados rapidamente. Entretanto foi a partir da Revoluo Francesa que se reconheceu definitivamente a importncia dos documentos para a sociedade. Desse reconhecimento resultou em trs importantes realizaes no campo arquivstico: a) criao de uma administrao nacional e independente dos arquivos; b) proclamao do princpio de acesso do pblico aos arquivos; c) reconhecimento da responsabilidade do Estado pela conservao dos documentos de valor, do passado. Vrias razes levaram os pases a instituir arquivos pblicos: a) necessidade prtica de incrementar a eficincia governamental; b) motivos de ordem cultural, visto que os arquivos pblicos constituem uma espcie de fonte de cultura, ao lado de livros, manuscritos e peas de museus; c) razes de interesse pessoal, especialmente na Frana, que objetivando a aniquilao de uma sociedade antiga e acreditando que tais documentos eram imprescindveis proteo de direitos feudais e privilgios, criaram um rgo especial Agence Temporaire des Titres cuja atividade principal era separar, para eliminao, todos os documentos alusivos a tais direitos e privilgios. Entretanto, at bem pouco tempo os documentos serviam apenas para estabelecer ou reivindicar direitos. Quando no atendiam mais a essa exigncia, eram transferidos para museus e bibliotecas, surgindo da a idia de arquivo administrativo e arquivo histrico. Em meados do sculo XIX comea a

Pgina |9 desabrochar um crescente interesse pelo valor histrico dos arquivos e os documentos ganham o status de testemunhos da histria. Tem-se ento que a cidadania plena ultrapassa o mero conhecimento e respeito aos direitos e deveres individuais, consolidando-se no autoreconhecimento e no conhecimento do outro, atravs da identificao sociocultural do grupo em que se vive. A identidade grupal alicerada na memria coletiva, que por sua vez constituda a partir das memrias individuais que se inter-relacionam. A memria permanece, mesmo que fragmentada, quando transmitida oralmente ou registrada em documentos. Os documentos so, assim, registros histricos, pois atravs deles a historiografia pode resgatar facetas da memria, tanto individual quanto coletiva. O acervo documental oriundo de arquivos pessoais, governamentais ou empresariais, entre outros, constitui o campo de atuao da arquivologia e da histria; a primeira direcionada ao seu tratamento documental arquivstico e a segunda, como fonte de pesquisa historiogrfica. Essa co-atuao nos arquivos mostra que preciso repensar o papel que estes desempenham na produo historiogrfica, pois o documento uma fonte histrica cuja seleo, organizao e disponibilizao feita por pessoas que possuem posicionamentos ideolgicos (assumidos ou no), que influenciam neste processo, para pessoas que tambm possuem os seus posicionamentos ideolgicos, (igualmente assumidos ou no), os quais tambm influenciam na historiografia. Esta problemtica ainda mais complexa diante da chamada revoluo documental (o aumento da produo de documentos impressos a partir dos anos 60) e da Nova Histria, para a qual todo e qualquer documento uma fonte histrica (e no mais apenas os documentos oficiais (governamentais, empresariais, enfim, os documentos formais, conforme a concepo positivista de histria). A preocupao com a revoluo documental ocasiona a constatao de que um dilogo interdisciplinar entre a histria e a arquivologia uma necessidade mais do que urgente, pois, se a primeira carece de conhecimento sobre o tratamento dispensado ao documento pelo arquivista, a este falta uma concepo histrica que ultrapasse o positivismo vulgarizado (p.18), o qual interfere no seu trabalho e, consequentemente, no do historiador, visto que este, ao desconhecer a atuao arquivstica, tende a receber o documento sem compreender ou questionar o processo pelo qual o documento passou at chegar as suas mos. A contextualizao do documento, atravs do respeito ao princpio da provenincia documental, proposto por Natalis de Wailly em 1841, fundamental para a produo historiogrfica na Nova Histria, pois coloca-o em uma srie que retrata as atividades desenvolvidas pelo rgo de origem, permitindo ainda

P g i n a | 10 uma anlise conjuntural do momento e dos motivos de sua gerao. (p. 22). Os documentos gerados, mesmo que sem a inteno de testemunho, no entanto, j o so, visto que so reveladores do pensamento da poca em que foram produzidos e da ideologia dos que o produziram, cabendo ao arquivista organiz-los e disponibiliz-los ao historiador e a este analis-los, deles extraindo suas revelaes, os seus testemunhos...etc. Se o documento no incuo (p. 23), tambm no o so o arquivista e o historiador; ambos precisam adotar uma postura crtica em suas respectivas atuaes profissionais, visto que, diante da inesgotvel produo documental do mundo ps-moderno, se j no possvel arquivar e preservar todos os documentos, tambm no possvel descartar o indescartvel.

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2| Conceitos Fundamentais
ARQUIVOLOGIA
uma disciplina cientfica da Cincia da Informao. Com suas bases modernas fundamentadas na Revoluo Francesa, a Arquivologia cuida da informao que tem por objetivo se tornar evidncia, fator de prova de que algum evento ocorreu. Portanto, a Arquivologia a cincia que estuda teorias e mtodos de organizao e tratamento de documentos, e sua converso em potencial de informao. Por outro lado, Informao e Documento so termos polissmicos to amplamente usados pelos mais diferentes segmentos sociais e profissionais que se torna quase uma obrigao indicar em que sentido esses termos esto sendo empregados, ainda que parea bvio o seu uso na rea de arquivos.

INFORMAO
um termo de difcil definio porque permeia toda a estrutura social. Tudo o que vemos, fazemos, inventamos, construmos, vestimos, falamos, escrevemos, desenhamos informao. Usaremos aqui, portanto, uma definio abrangente, porm menos ampla quanto dizermos que informao tudo, ou seja, informao so todos os dados que so organizados e comunicados. O VALOR
DA

INFORMAO possvel admitir que a informao possua valor, preciso definir capazes de quantific-lo, o que no uma tarefa trivial. Uma das realizada por meio dos juzos de valor, que, apesar de serem consideram que o valor varia de acordo com o tempo e a perspectiva. certos casos, ser negativos, como acontece na sobrecarga de

Como parmetros maneiras indefinidos, Podem, em informao.

Sob esta perspectiva, o valor da informao pode ser classificado nos seguintes tipos: a) valor de uso: baseia-se na utilizao final que se far com a informao; b) valor de troca: aquele que o usurio est preparado para pagar e variar de acordo com as leis de oferta e demanda, podendo tambm ser denominado de valor de mercado; c) valor de propriedade: que reflete o custo substitutivo de um bem;

P g i n a | 12 d) valor de restrio: que surge no caso de informao secreta ou de interesse comercial, quando o uso fica restrito apenas a algumas pessoas. Muitas vezes no possvel quantificar o valor da informao estabelecendo uma equivalncia a uma quantia em dinheiro. Por ser um bem abstrato e intangvel, o seu valor estar associado a um contexto. Assim, os valores de uso e de troca podero ser teis na definio de uma provvel equivalncia monetria. Por exemplo, uma empresa que atua em bolsa de mercadorias, mais especificamente no mercado futuro, ter grande interesse em informaes relativas produo agrcola de um determinado pas ou regio. Esta empresa, provavelmente, ir alocar recursos na busca sistemtica deste tipo de informao, que ser utilizada na determinao de indicadores de uma tendncia e que fundamentar decises sobre o tipo de investimento a ser realizado, caracterizando a importncia dos valores de uso e de troca. Considerando que, a partir delas, poder ser obtido algum tipo de vantagem competitiva ou de diferencial de mercado, estas informaes assumiro um valor de restrio, para que se possa preservar o sigilo da aplicao. Por outro lado, uma organizao governamental ou no que realize censos demogrficos, de estilo de vida ou algum outro tipo de pesquisa de acompanhamento, dever manter, por razes legais, o armazenamento de dados e sries histricas sem que haja explcita inteno de explorao ou de uso. Neste caso, a informao ter um valor de propriedade. O ponto principal perceber a informao pertencendo a dois domnios. No primeiro deles, ela deve atender s necessidades de uma pessoa ou de um grupo. Nesse caso, a disponibilizao da informao deve satisfazer os seguintes requisitos: a) ser enviada pessoa ou ao grupo certos; b) na hora certa e no local exato; c) na forma correta. O segundo domnio o da organizao, que introduz questes a respeito da determinao do valor da informao. Neste contexto, o valor da informao est relacionado ao seu papel no processo decisrio. A determinao do valor somente do contedo parece um corolrio natural do uso da informao como um insumo da tomada de deciso. Entretanto, ainda que a informao adquira seu valor a partir de seu papel na tomada de deciso, o produto informacional como um todo tambm agrega valor a outras atividades no processamento da informao. Cabe ento uma questo: a informao possui um valor econmico? Ela ter valor econmico quando levar satisfao dos desejos humanos. Uma pequena parcela da informao disponvel constitui-se em produtos finais, ou seja, aqueles

P g i n a | 13 que so consumidos diretamente pelas pessoas, cujo valor deriva-se da oferta e da procura. A poro majoritria, porm, cabe aos bens intermedirios, que so aqueles que conduzem a outros bens e servios. Neste caso, o valor estar diretamente relacionado ao dos bens e servios que deles se utilizam. Da mesma forma, a informao ter valor econmico para uma organizao, se ela gerar lucros ou for alavancadora de vantagem competitiva. De modo geral, a percepo de valor pode ser influenciada pelos seguintes fatores: a) identificao de custos; b) entendimento da cadeia de uso; c) incerteza associada ao retorno dos investimentos em informao; d) dificuldade de se estabelecerem relaes causais entre os insumos de informao e produtos especficos; e) tradio de se tratar a informao como uma despesa geral; f) diferentes expectativas e percepes dos usurios; g) fracasso em reconhecer o potencial comercial e o significado da informao. Para concluir, importante reconhecer que, de modo geral, poucas decises so tomadas com informao perfeita, devido a alguma insuficincia de informao e/ou uma sobrecarga de informao desnecessria. O valor da informao uma funo do efeito que ela tem sobre o processo decisrio. Se a informao adicional resultar em uma deciso melhor, ento ela ter valor. Caso contrrio, ela ter pouco ou nenhum valor.

DOCUMENTO
um termo tambm polissmico, posto que se pode considerar documento qualquer suporte que registre informaes. So documentos as camadas da terra escavadas pelos gelogos, os vestgios materiais de civilizaes desaparecidas investigados pelos arquelogos, os registros orais de grupos humanos estudados pelos antroplogos e socilogos ou a correspondncia, mapas, contratos privados ou pblicos que so estudados pelos historiadores. A partir do momento em que se fortalece a idia de que tudo histria, todos os registros, vestgios, marcas deixadas pela humanidade servem para orientar, provar, comprovar, informar, refletir sobre determinada coisa ou fato. Tal abrangncia de caractersticas fsicas e simblicas dos documentos, alguns mantidos no seu prprio local de produo (como as montanhas, solos e edificaes), outros reunidos em ambientes diversos do lugar onde foram produzidos como os museus, as bibliotecas, os arquivos e os centros de documentao, levou construo de referenciais tericos e prticos de

P g i n a | 14 organizao e preservao. Os documentos considerados documentos de arquivo, embora possam variar na forma como se apresentam, ou tecnicamente falando, no suporte em que a informao est registrada, apresentam algumas caractersticas que os diferem de outros documentos que podem conter informaes de valor cientfico, histrico e cultural. Numa viso geral os documentos so produzidos e/ou acumulados organicamente no decorrer das atividades de uma pessoa, famlia, instituio pblica ou privada. Ou seja, os documentos so criados uns aps os outros, em decorrncia das necessidades sociais e legais da sociedade e do prprio desenvolvimento da vida pessoal ou institucional. No caso da documentao privada, um cidado no ter uma carteira de identidade sem antes ter obtido uma certido de nascimento ou, no caso de uma empresa privada, realizar um contrato de prestao de servios sem antes ter registrado sua firma num cartrio. importante ressaltar a questo da organicidade dos documentos de arquivos porque isto significa que um documento no tem importncia em si mesmo (embora possa conter informaes valiosas), mas no conjunto de documentos do qual faz parte e que ajuda a explicar, demonstrar, comprovar, enfim, dar a conhecer a realidade que se busca compreender seja ela a vida de uma pessoa, as atividades de uma empresa pblica ou privada. J numa viso especfica, os documentos de arquivo so produzidos com finalidades especficas para atender vrias demandas de informaes. Embora alguns documentos possam, no seu momento de criao, j ter um valor histrico como, por exemplo, a carta deixada pelo presidente Getlio Vargas em meados do sculo 20, no momento do seu suicdio ou um tratado celebrado pelo Brasil, Argentina e Uruguai para formar uma aliana contra o Paraguai no sculo 19, a produo da maioria dos documentos atende primeiramente s necessidades burocrticas, administrativas ou legais. DIVISO
DE DOCUMENTOS POR NATUREZA

Sabemos que as organizaes desenvolvem diversas atividades de acordo com as suas atribuies e os documentos refletem essas atividades, porque fazem parte do conjunto de seus produtos. Portanto, so variados os tipos de documentos produzidos e acumulados, bem como so diferentes os formatos, as espcies, e os gneros em que se apresentam dentro de um Arquivo. Vamos conhec-los: Natureza Comercial: quando a documentao principalmente organizada e utilizada pelas empresas e destina-se a fins extremamente comerciais. Natureza Cientfica: a documentao est presente quando seu objetivo

P g i n a | 15 principal o de proporcionar informaes cientificas ou mesmo didticas, sem visar diretamente o lucro. Natureza Oficial: quando sua organizao e utilizao tm por finalidade auxiliar e assessorar a administrao pblica atual e futura, pressupondo a coleta e a classificao de documentos oficiais, como por exemplo: leis, decretos, portarias e demais atos normativos prprios da administrao, Federal, Estadual ou Municipal. FORMATO a configurao fsica de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado: Exemplos: formulrios, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha, rolo, tira de microfilme, mapa. ESPCIE a configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nesse contidas. Exemplos: ata, relatrio, carta, ofcio, proposta, diploma, atestado, requerimento, organograma). GNERO a configurao que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicao de seu contedo. Exemplos: audiovisual (filmes); fonogrfico (discos, fitas); iconogrfico (obras de arte, fotografias, negativos, slides, microformas; textual (documentos escritos de uma forma geral); tridimensionais (esculturas, objetos, roupas); magnticos/informticos (disquetes, cd-rom). TIPO
DE DOCUMENTO

a configurao que assume um documento de acordo com a atividade que a gerou. Exemplos: Ata de Posse; Boletim de Notas e Frequncia de Alunos, Regimento de Departamento, Processo de Vida Funcional, Boletim de Atendimento de Urgncia, Pronturio Mdico, Tabela Salarial. VALORES
DOS DOCUMENTOS

Os documentos apresentam duas espcies de valores inerentes: o primrio e o secundrio. Valor Primrio: estabelecido em funo do grau de importncia que o documento a entidade que o acumulou. Este se manifesta sob trs diferentes

P g i n a | 16 tipos, ou seja: a) Valor Administrativo: documentos que envolvem poltica e mtodos e que so necessrios para a execuo das atividades do rgo. Ex: Planos, Programas de Trabalho, Relatrios etc; b) Valor Jurdico ou Legal: documentos que envolvem direitos a curto ou a longo prazo do Governo ou dos cidados, e que produzem efeito perante os tribunais. Ex: Acordos, Contratos, Convnios etc; c) Valor Fiscal: documentos que se referem a operaes financeiras e comprovao de receitas e despesa geradas para atender s exigncias governamentais. Ex: Notas Fiscais, Receitas, Faturas etc. Valor Secundrio: estabelecido em funo do grau de importncia que o documento possui para outras entidades e pesquisadores. Subdivide-se em: a) Valor Histrico Probatrio - documentos que retratam a origem, organizao, reforma e histria de uma administrao. Ex: Atos Normativos, Exposio de Motivos etc; b) Valor Histrico Informativo - documentos que, embora recebidos por uma determinada entidade em funo de suas atividades, so valiosos pelas informaes que contm retratando pessoas, fatos ou pocas. Ex: Tabelas de Recenseamento, Documentos sobre Servio Militar, ndices de Preos, Indicadores Econmicos, etc.

DOCUMENTAO
um conjunto de tcnicas cujo objetivo primordial a produo, sistematizao, distribuio e utilizao de documentos. IMPORTNCIA Elemento auxiliar do estudo, da pesquisa e do planejamento, em qualquer campo ou nvel, a documentao assume vital importncia em nossos dias, haja vista o aparecimento e desenvolvimento da informtica, que pretende colocar disposio de todos, principalmente dos administradores, toda sorte de informaes e referncias necessrias tomada de deciso. NATUREZA A documentao pode ter natureza comercial, cientfica ou oficial. FINALIDADE Em sentido amplo, reunir e organizar todos os conhecimentos que o homem adquiriu atravs dos tempos e com isso permitir sua divulgao e utilizao, proporcionando o desenvolvimento da cincia e da tecnologia. Ou seja, mais

P g i n a | 17 restritamente, a finalidade da documentao a de auxiliar e influir, direta ou indiretamente, na tomada de deciso pelo administrador, pela autoridade, ou pelo pesquisador. CARACTERSTICAS Nos dias atuais a documentao assume uma caracterstica predominantemente dinmica, que a impulsiona a alcanar com mais rapidez e eficcia sua principal finalidade. NORMALIZAO Procura racionalizar a produo, organizao e difuso das informaes que se encontram nos vrios documentos. Dessa maneira estabelece condies para o bom andamento da pesquisa, elaborao de projetos, preparao de relatrios, realizao de servios, obras, etc. O Brasil representado na Organizao Internacional de Normalizao (OIN) pela Associao Brasileira de Normas Tcnicas (ABNT), com sede no Rio de Janeiro. FASES
DO

PROCESSO

DE

DOCUMENTAO

O processo desenvolve-se em trs fases principais: a) recolhimento: para constituir um servio de documentao, exige-se senso de julgamento na escolha de documentos, cultura geral e, alm de discernimento para recolher o que til, imparcialidade na seleo de documentos; b) leitura: a leitura fundamental, pois somente a partir dela se poder tomar qualquer deciso quanto utilidade e aplicao dos documentos; c) classificao: deve seguir uma orientao terica e, ao mesmo tempo, antecipar sua utilidade pblica.

NVEIS DA DOCUMENTAO NA ORGANIZAO


comum considerarmos trs nveis de responsabilidade e autoridade, a saber: o estratgico, o ttico e o operacional. DOCUMENTAO
DE

NVEL ESTRATGICO

a documentao que retrata as preocupaes de longo prazo, de mais alto nvel e que deve conter as informaes mais gerais e abrangentes da organizao, cujos efeitos so direcionados aos nveis hierrquicos da alta gerncia. DOCUMENTAO
DE

NVEL TTICO

a documentao de nvel intermedirio, tanto em termos hierrquicos, quanto em termos de gesto da organizao. Estes documentos determinam

P g i n a | 18 "como, quem, quando e onde" para cada grande atividade determinante da organizao (por exemplo: compras, treinamento etc). Como exemplos de documentos de nvel ttico, podemos citar: Procedimentos (ou Manuais de Procedimentos), Plano de Metas, Plano de Cargos e Salrios, entre outros. DOCUMENTAO
DE

NVEL OPERACIONAL

a documentao de nvel mais baixo, onde esto as preocupaes imediatas, do curto prazo. Ela contm todos os detalhes e informaes tcnicas, padres, especificaes, tabelas etc, para a operao segura dos processos de trabalho. Como exemplo de documentos de nvel operacional, podemos citar: Instrues de Trabalho, Especificaes, Guias de Trabalho, entre outros.

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3| Arquivo e Arquivstica: evoluo histrica


O ARQUIVO
Para podermos analisar a evoluo histrica dos arquivos, ser necessrio estabelecer balizas cronolgicas, assim iremos s origens, desde o nascimento destes, com as Civilizaes Clssicas at aos dias de hoje. Ao longo da Histria, que os arquivos se encontraram com diferentes suportes, desde as placas de argila, do papiro, do papel, entre outros. Hoje, a variedade de suportes aumentou, o que por sua vez aumentou o contedo destes que se tornou bastante variado. Os arquivos constituem desde sempre a memria das instituies e das pessoas, e existem desde que o Homem fixou por escrito as suas relaes como ser social. Vrios autores defendem que, a Histria dos Arquivos no pode ser considerada margem da Histria Geral da que formam parte integrante, tanto que a sociedade condiciona a sua existncia, a sua organizao, os seus critrios de conservao e, mesmo, a sua finalidade. A evoluo histrica dos arquivos e do seu conceito como veremos paralela ao desenvolvimento das sociedades humanas. Assim, os arquivos surgem desde que a escrita comeou a estar ao servio da sociedade, e tero nascido de forma espontnea no seio das Antigas Civilizaes do Mdio Oriente h cerca de seis milnios atrs. O aparecimento da escrita condicionou o aparecimento dos primeiros Arquivos, de tal forma que desde logo a humanidade tomou conscincia de era necessrio conservar os registros produzidos para mais tarde poderem ser utilizados. ARQUIVOS
DAS

CIVILIZAES CLSSICAS

Os Arquivos mais antigos que so conhecidos remontam ao 4 milnio a. C., junto das Civilizaes do Vale do Nilo e Mesopotmia. Graas Arqueologia foram descobertos, quer em Elba, Lagash, Maari, Ninive, Ugarit, etc. diversos vestgios dos primeiros Arquivos. Em Elba, por exemplo, encontraram-se numerosas placas de argila dispostas em estantes de madeira e em distintas salas, grandes volumes de documentos, missivas governamentais, sentenas judiciais, cartas, atos privados, etc. Estes arquivos situavam-se, nesta poca em Templos e Palcios, para estarem mais prximos das classes dirigentes. H autores que defendem que estas estruturas se podem j considerar como verdadeiros Arquivos devido ao tipo de

P g i n a | 20 documentao que l era conservada. Descobriu-se que a sua organizao tinha j um grau superior, pois encontraram-se lxicos e catlogos descritivos. Atravs, tambm da Arqueologia, foi possvel reconstituir a organizao de alguns dos arquivos descobertos, que demonstraram que estes dispunham j de muitos dos elementos que se iram tornar clssicos e que ainda hoje so definidos pela Arquivstica. Desde logo, que estes arquivos tiveram grande importncia, e constituam j um complexo sistema de informao, no sendo concebidos como simples depsitos de placas de argila, mas como complexas estruturas organizativas e funcionais. Aos arquivos desta poca podemos apelid-los de arquivos de palcios ou arquivos de placas de argila. Tudo indica que alguns dos pressupostos modernos da Arquivstica estavam j patentes nos Arquivos das Civilizaes Clssicas. Arquivos GrecoRomanos atribudo a fialtes, cerca de 460 a. C., a criao do primeiro arquivo do mundo grego. Tambm aqui os arquivos se situavam em templos e em dependncias do Senado, a Sul da gora como em Atenas. Da Grcia Antiga destacam-se os arquivos de Gea e Palas Atenen, por ai se encontrarem importantes depsitos de documentos, como leis e decretos, atas judiciais, decretos governamentais, inventrios, etc. Interessante ser referir que em Atenas cada magistratura dispunha do seu Archeion, ou seja o lugar onde se redigem e conservam os documentos expedidos pelo poder governativo. Este conceito ir ser transmitido ao mundo romano, onde ser conhecido como Archivium. A partir de 350 a. C. aparece-nos o termo Mtron que era onde se guardavam leis e decretos governamentais, actas do Senado, etc., e que funcionava como Arquivo do Estado ateniense. Acredita-se que um pouco por toda a Grcia haveriam noutras cidades, arquivos civis e religiosos. Temos, pois, que os arquivos no plano tcnico dispunham j de um nvel de maturidade bastante elevado. Segundo Plutarco, atribudo a Valerius Publicoa, que exercia a funo de Cnsul em 509 a. C., a criao do primeiro arquivo da Roma antiga. Os arquivos da Roma antiga seguem de perto os das cidades gregas, continuando na poca Republicana a funcionar em templos, nomeadamente em Roma, no Templo de Saturno, junto ao errio pblico, onde se guardavam as Tabulae Publicae, que depois se veio a denominar Tabularium, agora situado no Capitlio. O Tabularium, desempenhava a funo de Arquivo Central do Estado, j com a importncia de um grande servio pblico. Os documentos diplomticos eram conservados no Templo de Jpiter e os testamentos no de Vesta. Durante a poca Imperial, os srinia comearam a especializar-se como

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srinium a memoria, que estava encarregada de publicar e conservar as ordens do Imperador, por outro lado, a denominada a libellis, foi criada para atender o despacho das publicaes e consultas elevadas Corte. A cognitiones ou a cognitionibus, estava a cargo dos litgios civis e criminais que se apresentavam ao
Imperador. Haviam ainda os srinia ou rationibus, que tratava das finanas e da contabilidade Imperial e finalmente a ab epistalis, onde se redigiam as contestaes do Imperador s consultas formuladas por funcionrios e cidados. Sabe-se que cada uma dessas reparties tinham os seus prprios arquivos independentes fisicamente em estantes separadas, onde se aplicava um rigoroso respeito pela provenincia dos fundos. Um dos grandes feitos dos romanos nesta rea, o fato de terem instaurado uma verdadeira rede de arquivos, assim um pouco por todo o Imprio vamos assistir ao aparecimento de Tabularius nas cidades provinciais mais importantes, nos quais se recolhia a legislao, a jurisprudncia e a documentao da administrao provincial, assim como surge tambm os arquivos dos municpios e os arquivos privados, fruto do desenvolvimento do Direito, e que constituam um instrumento fundamental para a garantia da propriedade dos cidados. De referir ainda que a organizao romana desenvolveu o conceito da Arquivo Pblico, pois apesar dos arquivos centrais terem sido criados para uso estatal, abriram as portas sociedade, funcionando como garantia de prova para a reclamao de direitos dos cidados. No mbito da Organizao Arquivstica, tivemos grandes progressos, pois os romanos tinham um grande sentido prtico e concediam administrao do Imprio uma grande importncia, o que levou que muitos dos critrios utilizados por eles continuam ainda hoje em dia vlidos, tanto nas linhas orientadoras da profisso de arquivista como na configurao da sua rede de arquivos. A importncia concedida relao entre documento e a entidade produtora vir, por sua vez a constituir a chave da Arquivstica moderna. Tambm com o mundo romano assistimos metamorfose da Arquivstica numa disciplina com uma misso e regras prprias, servida por uma enorme rede de servios e um corpo profissional especializado. Podemos concluir ento que, em termos organizacionais os romanos dispem j de um desenvolvido sistema pblico de arquivos, que se denota bem pela complexidade da sua administrao. ARQUIVOS MEDIEVAIS Com o advento da Idade Mdia o Arquivo passa a significar o espao ou servio onde se preservam registros antigos, ou seja comea-se a difundir a ideia de Arquivo como espao ou servio onde se recolhem documentos de valor, por constiturem prova ou memria de atos ocorridos no passado, sob as designaes de origem Pr-Clssica, como Santurio ou Tesouro.

P g i n a | 22 Ao cair o Imprio Romano vai desaparecer a complexa administrao que se havia desenvolvido at ento, onde se v desaparecer a ideia de sade pblica e bem comum, aparecendo por sua vez a ideia de vida privada, que se vai converter no fator predominante desta poca. Do Estado como Respublica passamos ao Estado Propriedade de quem detm o poder, onde a faculdade ou direito de criar arquivos, s tinham os que detinham a soberania. Assim desaparece tambm a noo de Arquivo Pblico. Na Idade Mdia a gesto de documentos vai estar fundamentalmente nas mos da Igreja, detentora do Saber e da Cultura, concentrados em Catedrais e Mosteiros. Os Arquivos Eclesisticos vo assim ter a funo de guardar e gerir os ttulos de propriedade, quer da Igreja, quer de outras instituies pblicas e particulares. Apesar disto os Arquivos nesta poca recuperam a importncia que tinham na Antiguidade. Sendo que, com o redescobrimento do Direito Romano no Sculo XII entramos numa nova fase da histria dos arquivos. Ento, a partir do sculo XIII, comea a ser introduzida a prtica dos registros, que eram livros onde se transcreviam os documentos outorgados por uma autoridade, ou entidade, nomeadamente nas Chancelarias, e outras instituies. Nesta poca as unidades administrativas destas estruturas dividiam-se j em seces orgnicas, e com funcionrios especializados (arquivistas) e normas a seguir. Ser importante referir que, a prtica arquivstica nesta poca, no se confinava s Europa, conhecendo-se os casos da China e do Mundo rabe. Com o Sculo XIV surgem por toda a Europa vrios Arquivos Centrais como o Archivo de la Corona de Aragn em 1318 e o Arquivo da Torre do Tombo em 1325, entre outros. Ao mesmo tempo d-se tambm a descentralizao dos arquivos, o que leva ao aparecimento dos Cartrios Concelhios, a poca de novas tipologias documentais, como os inventrios, d-se o alargamento ao tipo de documentos a conservar, como documentos financeiros e historiogrficos, etc. durante este sculo que assistimos ao primeiro grande movimento de nomeao de arquivistas oficiais nas Cortes de Europa. Este movimento, leva a que os Arquivos sejam encarados de uma forma diferente, contribudo para que a partir do sculo XV surjam grandes cronistas oficiais, juntamente com o aparecimento dos primeiros cultores da crtica filolgica e textual. Como vimos, e ao qual j se havia feito referncia, na Idade Mdia o Arquivo vai recuperar a sua a importncia. ARQUIVOS
DA

IDADE MODERNA

Com o sculo XVI, vemos surgir um novo sistema administrativo, o Estado Moderno. Absolutista e Centralizador por natureza, contribuir para a

P g i n a | 23 concentrao dos arquivos, fazendo surgir os primeiros Arquivos de Estado, que resultam de novas concepes de administrao e reformas institucionais. A criao do Arquivo de Simancas em 1540, em Espanha por ordem de Carlos V, considerado o Arquivo Moderno do Estado Espanhol, de fato um sinal bastante significativo do novo sistema administrativo. Este arquivo considerado como o primeiro exemplo de um Arquivo de Estado. Mais tarde, iremos assistir criao do Arquivo Secreto do Vaticano em 1611, e ainda na Espanha o Arquivo das ndias, em 1788, eles tambm exemplares de Arquivos de Estado. Ser importante referir que, esta centralizao dos documentos, ir provocar ajustamentos metodolgicos, sendo frequente a elaborao de normas, regulando os preceitos de rotina do Arquivista. Segundo autores como Jean Favier, a noo de Propriedade dos Arquivos foi substituda pela de Arquivos Pblicos depositrios dos documentos do Estado e cuja conservao era ou podia ser de interesse pblico. O arquivo vai-se converter num elemento fundamental da administrao e a adquirir uma funo predominantemente juridico-politica. Ruiz Rodrguez, defende que nesta poca, se encerra um perodo da Histria, em que os Arquivos tiveram um papel de servio s instituies e governos que os fizeram nascer. Em suma, foram colaboradores dos Estados na administrao dos respectivos territrios. Este perodo fica, pois conhecido como a poca dos Arquivos de Estado. Arquivos na poca Contempornea A partir de 1789, com a Revoluo Francesa iremos assistir a uma verdadeira mudana na Histria da Europa, que se ir repercutir na noo e funcionalidade dos Arquivos. Com o advento do Estado de Direito nasce um novo conceito, a Soberania Nacional. Neste contexto, nascem os princpios de responsabilidade, de garantia, eficcia e justia da atuao da Administrao perante os cidados. Associado a isto, o Arquivo passa a ser considerado como Garantia dos Direitos dos Cidados, e Jurisprudncia da atuao do Estado. Um dos grandes marcos, para a Histria dos Arquivos, sem sombra de dvida a fundao de raiz, logo em 1789, dos Archives Nationales de Frana, e com eles a j muito conhecida Lei de 7 Messidor, que sai no Ano II da Revoluo, que proclama que os Arquivos estabelecidos junto da representao nacional eram um depsito central para toda a Repblica. A esta Lei traz um conceito moderno e liberal de Arquivo, onde o Arquivo Central do Estado deixou de constituir um privilgio dos rgos de poder e passou a ser entendido como Arquivo da Nao aberto ao cidado comum. No sculo XIX, a poltica de concentrao dos Arquivos vai ser continuada um pouco por toda a Europa, exceo da Gr-Bretanha onde o processo vai ser mais tardio. No incio deste sculo, perante o desenvolvimento do Positivismo, que

P g i n a | 24 preconizava a verificao documental ao servio da anlise histrica, contribui para que os arquivos adquirissem uma posio instrumental relativamente Paleografia e Diplomtica. J na segunda metade deste mesmo sculo e agora sob os auspcios do Historicismo os arquivos vo-se transformar em verdadeiros laboratrios do saber histrico. ARQUIVOS
DA

IDADE CONTEMPORNEA

Na poca Contempornea os arquivos vo adquirir dupla dimenso, onde se por um lado so garantia dos direitos dos cidados, por outro conservam e gerem a memria do passado da nao e por isso vo ser objeto da investigao histrica. Bautier defende a ideia de, que at meados do sculo XX os arquivos desenvolveram, sobretudo a vertente de conservadores e gestores da memria do passado, deixando de lado a funo de servio Administrao, que at a tinham desempenhado. No sculo XX vamos, pois assistir consolidao do conceito e funo de Arquivo, como conjunto de documentos, independentemente da data, da forma e do suporte material, produzidos ou recebidos por qualquer pessoa, fsica ou moral, ou por qualquer organismo pblico ou privado no exerccio da sua actividade, conservados pelos seus criadores ou sucessores para as suas prprias necessidades ou transmitidos a instituies de Arquivos.

A ARQUIVSTICA
Segundo a definio que nos dada pelo Dicionrio de Terminologia Arquivstica do Conselho Internacional de Arquivos, ao qual j se fez referencia neste trabalho, a Arquivstica a disciplina que trata dos aspectos tericos e prticos dos arquivos e da sua funo. Assim, vai desenvolver-se a partir da anlise, do trabalho de campo e da investigao sobre as organizaes produtoras de documentos, que os renem constituindo arquivos, para fins materiais ou culturais. Temos, pois que a Arquivstica se debrua sobre um dos produtos mais naturais do Homem, os Arquivos. A Arquivstica estabeleceu princpios essenciais, metodologia e linguagem prprias, que a faz identificar-se e se distinguir das outras Cincias afins, com as quais est integrada no conjunto das Cincias da Documentao e da Informao. O seu objetivo prende-se com a formao, organizao e conservao dos documentos, com a economia de tempo na investigao, economia de pessoal e no trabalho, e direo do Arquivo. Nesta perspectiva a Arquivstica deve responder com a criao de uma metodologia prpria para que o arquivo possa desempenhar e cumprir os seus

P g i n a | 25 objetivos, desenvolver procedimentos e instrumentos de trabalho que permitam ao Arquivista, conservar, gerir e difundir os documentos de arquivo. Esta metodologia radical, pois no carter orgnico do arquivo, e consiste em aplicar o principio bsico, de respeitar a ordem natural de criao dos documentos, a que chamamos princpio de provenincia ou princpio do respeito pela estrutura dos fundos. Em suma, a Arquivstica a Cincia que organiza e torna acessvel a informao documental produzida por uma Organizao no desenrolar das suas relaes sociais, a ponto de ser possvel conhecer toda a informao que um documento possa proporcionar. EVOLUO
HISTRICA

A Arquivstica nasce na sequncia da Revoluo Francesa com os novos servios de Arquivo que ento foram criados e no seio da Histria Positivista, fortemente vinculada Diplomtica. S com a prtica da teoria de que os documentos se devem organizar de acordo com a estrutura da instituio de onde provem, a Arquivstica se conseguiu autonomizar e tornar-se independente. Este princpio provenincia considerado a base desta Cincia. Estudos apontam que, internacionalmente consensual, a data aceite para o nascimento da Arquivstica, o dia 24 de Abril de 1841, quando Natalis de Wally introduziu as normas para a organizao dos fundos reunidos nos Arquivos Nacionais Franceses, de livre acesso de consulta desde a Revoluo Francesa. Mas, o grande marco na evoluo da Arquivstica pode ser encontrado em 1898, com a publicao do Manual dos Arquivistas Holandeses, por Muller, Feith e Fruin, onde se abre uma nova era para a disciplina, e que representa a afirmao e libertao da Arquivstica, relativamente ao papel secundrio para a qual tinha sido remetida at ento, como veremos mais adiante. No entanto muito antes, do seu nascimento formal da Arquivstica como disciplina, j existia como prtica de sistematizao e conservao de fundos documentais, desde que o Homem criou os primeiros Arquivos, como depsitos dos testemunhos escritos e como base do seu direito. Desde a Roma Antiga que, nos encontramos com um mtodo de trabalho, a que hoje chamamos principio de provenincia, onde os documentos produzidos por diferentes dependncias se conservavam em diferentes galerias do Tabularium e do Templo de Saturno, mantendo independentes cada um destes fundos, onde em cada um destes documentos eram j ordenados cronologicamente, formando sries. No entanto esta prtica tinha simplesmente uma orientao lgica, onde no se pensava num futuro interesse histrico dos documentos nem no estabelecimento de uma doutrina arquivstica. Com o aparecimento das Chancelarias da Idade Mdia, e a consequente

P g i n a | 26 produo e conservao documental, surgem os cartulrios onde se copiavam os documentos recebidos por uma instituio, e os registros. Assistimos a uma evoluo sem sobressaltos na prtica arquivstica. Na Idade Moderna, e Ilustrao a Arquivstica vai evoluir no sentido de procurar facilitar as tcnicas que garantam a organizao e conservao dos depsitos que esto nos arquivos, surgindo para o efeito vrios conjuntos de normas a seguir. Com, o sculo XVII veremos proliferar a Literatura Arquivstica, aumentando a sua produo durante o sculo XVIII, perodo onde j se discutia os conceitos para a organizao dos arquivos. Paralelamente emergncia deste tipo de literatura os arquivos, comeam a ser consultados por investigadores e eruditos, tendo em vista a preparao das primeiras histrias cientificas, fenmeno que vai influenciar a Arquivstica no sculo seguinte. O papel da Arquivstica no sculo XIX vai ser o de procurar novas teorias, que facilitem o Arquivo a prestar um bom servio Histria. A mais importante destas, e que se converter no principio fundamental da Arquivstica, como j se referiu, vai ser sem dvida a teoria do principio de provenincia. A Arquivstica vai agora centrar a sua ateno, para a descrio, e para a elaborao de instrumentos de trabalho que permitam ao historiador encontrar facilmente a informao de que necessita para investigao. Surgem, um pouco por todo o lado, Colees Diplomticas, Guias, Inventrios, Catlogos e ndices, e muito menos literatura sobre Teoria Arquivstica, com acontecia no sculo anterior. Apesar disto, vemos surgir, j desde os finais do sculo XVIII, por toda a Europa, Escolas de Formao Profissional de Ensinamentos por Oralidade, o que representa j a preocupao da Arquivstica no campo de formao especializada dos arquivistas. Nos finais do sculo XIX, vamos assistir a um grande marco da evoluo da Arquivstica, onde se vai consolidar o Modelo quanto Origem e Organizao dos Arquivos, o que vai contribuir para que seja criado uma Autoridade Arquivstica Central, resumindo, um rgo que coordene a poltica relativa aos Arquivos a nvel internacional. Ao mesmo tempo vai-se sentir pela Europa, Amrica e U.R.S.S. grandes alteraes nos campos da Organizao e da Poltica Arquivstica. Toda esta viragem se vai efetuar a partir de 1898, com a edio do Manual dos Arquivistas Holandeses, que sistematizava a teoria de Natallis de Wally e fundamentaria as Bases da Arquivstica Moderna. de referir que, na transio do sculo XIX para o Sculo XX, nomeadamente durante o incio do segundo se dar a consolidao definitiva das idias surgidas na Revoluo Francesa quanto ao Modelo Arquivstico. Com o sculo XX, os Arquivos, iro recuperar a sua dimenso administrativa,

P g i n a | 27 que se ir acentuar nos Anos 30, e se consolidar mais tarde, j nos anos 50, onde a Arquivstica ir desenvolver um sistema para facilitar a Administrao nos momentos mais difceis, como por exemplo, a Segunda Guerra Mundial. precisamente a partir dos Anos 50 que se tenta conciliar as dimenses tradicionais da Arquivstica, a Histria e a Administrao. Surge ento no mbito da UNESCO, em Agosto de 1950 o Conselho Internacional de Arquivos (CIA), que vem dar resposta necessidade de coordenao a nvel internacional, da Arquivstica. Com o CIA, vai-se assistir intensificao da cooperao entre pases, na Organizao de Congressos, Mesas Redondas, assim como se aumentar a publicao de literatura especializada, como a revista Archivium, que nasce logo em 1951, vemos surgir tambm as Conferncias Internacionais da Table Ronde des Archives. Os Anos 60 so envolvidos por preocupaes de ordem prtica, dando-se uma acentuao na vertente tcnica da Arquivstica. O grande marco desta poca acontece em 1964, ano em que publicado o Elseviers Lexicon of Archive Terminology. Na dcada seguinte, por sua vez assiste-se ao aprofundamento das questes tericas da Arquivstica, que iro contribuir para o seu desenvolvimento cientfico. Refora-se o papel dos profissionais de Arquivo, fazendo surgir as primeiras Associaes de Arquivistas, como a Associao Portuguesa de Bibliotecrios, Arquivistas e Documentalistas (BAD), logo em 1973. E j nos finais da dcada, criado a Programa de Gesto dos Documentos (RAMP), que assegura a publicao de documentos que abarcam a maior parte dos aspectos da Arquivstica. Os Anos 70 prendem-se pelo aprofundamento de questes essenciais para a formulao de um corpo terico capaz de suportar um fundamentao da Arquivstica. J com os anos 80 se caminha para a afirmao da Arquivstica com Cincia da Informao, e na procura dos seus fundamentos, que se ir acentuar nos anos 90. A Arquivstica nos anos 90 entrou numa nova era, onde a grande preocupao se prendeu e ainda se prende, nos dias de hoje, com a importncia da Informtica como meio de gerir novos documentos. Nesta nova era a Arquivstica afirma-se definitivamente como uma Cincia da Informao e se clarificam o seu objeto e o seu mtodo. Dentro deste contexto podemos afirmar que a Arquivstica hoje uma Cincia que procura uma identidade prpria que lhe d autonomia e respeito da Histria e da Administrao. Os Arquivos de toda as pocas e condies, quer Histricos quer Administrativos, so por sua vez o seu objeto. Por outro lado a Arquivstica elabora normas e instrumentos de trabalho que permitem ao Arquivista organizar a documentao e disp-la ao servio do utente do Arquivo,

P g i n a | 28 assim como deve contribuir para a identificao e valorizao Arquivstica, criar normas de reproduo em Arquivos, de instalao, conservao e restaurao dos documentos a cargo dos mesmos. A gesto de informao, com o advento das novas tecnologias contribuiu para que a Arquivstica adaptasse novas tcnicas de trabalho, fazendo com que entrasse no campo das Cincias da Informao, criando princpios universais aplicveis a todos os arquivos do mundo, atravs da normalizao dos seus princpios orgnico-descritivos, de vocabulrio internacional e homologao dos contedos da formao profissional dos Arquivistas.

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4| Sistemas Nacionais de Arquivo: a experincia do Brasil


A histria da humanidade compreende as mais diversas classificaes da distribuio da riqueza dos grupos sociais. O imperialismo sempre se imps ao direito comum. Foi o que se viu na sociedade feudal, onde senhores de terras mantinham pobres sob seu domnio, na qualidade de servos e escravos. Tambm o foi na sociedade comercial fundada pelas grandes navegaes e pelo mercantilismo, que trouxeram consigo as conquistas d'alm mar e a colonizao de continentes inteiros. Outro exemplo disso foi a sociedade liberal da Revoluo Francesa e sua conseqente transformao em sociedade industrial, obviamente advinda da Revoluo Industrial. As Guerras Mundiais demonstraram toda a ganncia do homem na busca do aumento dos territrios dominados pelo seu pas. As revolues antecedentes s Guerras Mundiais demonstraram os primeiros passos do homem em sua busca do conhecimento, como Napoleo ao estabelecer seu imprio e fundando o Arquivo Nacional da Frana, com a inteno de preservar o acervo que documentara a histria de seu pas at ento. Da mesma forma, a Revoluo Industrial buscou o conhecimento para construir mquinas mais eficazes para a mecanizao das fbricas. Quando houve a Guerra de Secesso, os EUA, mesmo sem qualquer planejamento, armazenaram diversos documentos em um depsito, que mais tarde foram selecionados, avaliados e classificados por Charles Dewey, formando o primeiro fundo organizado coerentemente que se tinha conhecimento. A Primeira Guerra Mundial demonstrou o conhecimento que Adolph Hittler possua acerca da importncia do saber. Foi isto que o levou a monopolizar os meios de comunicao e a querer destruir todos os livros, pois sem informaes ele no teria a oposio interna e, sem acervo bibliogrfico, ficaria mais fcil manipular as pessoas. A busca de novos domnios territoriais tambm trouxe a Segunda Guerra Mundial e a luta crescente pela obteno de informaes, que j ocorrera na guerra anterior. O surgimento do socialismo trouxe consigo a Guerra Fria e uma maior disputa pelo mercado de informaes. O socialismo perdeu todo o seu espao para o capitalismo e trouxe para a sociedade do capital um novo conceito de informao: o conceito de informao global, isto , a globalizao. Tudo isso fez com que informao e histria mantivessem uma estreita ligao e deu ao presente a caracterstica social que determina o futuro da economia do planeta. Assim, hoje fazemos parte de uma sociedade dita da informao, pois ela quem determina o valor de tudo o que se relaciona com a tecnologia e o conhecimento, os quais trazem embutidos em si as

P g i n a | 30 determinaes de uma economia neoliberal. Com tudo isso, o arquivo se apresenta, para esta nova realidade, com dois elementos distintos. O primeiro elemento essencial refere-se razo pela qual os materiais foram produzidos e acumulados. Sero arquivos os documentos criados e acumulados na consecuo de algum objetivo. Em nvel governamental, tal objetivo o cumprimento de sua finalidade oficial (valor primrio). Assim, filmes cinematogrficos, por exemplo, quando produzidos ou recebidos por uma administrao no cumprimento de funes especficas, podem ser considerados arquivos. Documentos escritos, ainda que classificados como manuscritos histricos, se tiverem sido produzidos em decorrncia de uma atividade organizada como por exemplo os de uma igreja, uma empresa, ou mesmo de um indivduo podero ser considerados arquivos. O segundo elemento essencial diz respeito aos valores pelos quais os arquivos so preservados. Para que os documentos sejam arquivados devem ser preservados por razes outras que no apenas aquelas para as quais foram criados e acumulados. Essas razes tanto podem ser oficiais quanto culturais. Sero ento preservados para o uso de outros alm de seus prprios criadores (valor secundrio). Devem ainda satisfazer a condio de serem realmente documentos do rgo que os oferece. Para que se possa garantir a integridade dos documentos preservados devese mant-los conservados num todo como documentos do rgo que os produziu, deve-se ainda guard-los na sua totalidade, sem mutilao, modificao ou destruio de parte deles. Conquanto no haja uma definio de arquivo que possa ser considerada definitiva, pode-se defini-los como,
os documentos de qualquer instituio pblica ou privada que hajam sido consideradas de valor, merecendo preservao permanente para fins de referncia e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para depsito, num arquivo permanente. (T.R.Schellenberg).

Ou ainda, segundo Slon Buck, ex-arquivista dos EUA, assim o definiu: Arquivo o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organizao ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros. Pode-se dizer que a finalidade de um arquivo a de servir Administrao e servir Histria; e sua funo organizar, guardar, conservar e preservar o acervo documental para tornar disponvel as informaes nele contidas. O art. 2 da Lei 8.159/91 define arquivo da seguinte forma:

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Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.

Torna-se ento obrigatrio, pelo mundo globalizado, a instituio dos Sistemas Nacionais de Arquivo, conforme as necessidades, as peculiaridades, a cultura, a memria, enfim, a Histria de cada Nao.

SISTEMAS E POLTICAS PERSPECTIVA DA UNESCO


A UNESCO
E O

DE

INFORMAO

NA

UNISIST

Fundada em 1945, a Organizao das Naes Unidas para a Educao, Cincia e Cultura (UNESCO) tem por funo primordial ampliar as bases da educao no mundo, levar os benefcios da cincia a todos os pases e fomentar o intercmbio e a divulgao cultural. Desde seu incio, a UNESCO atua na abordagem de problemas da informao e da comunicao, ressaltando aspectos relacionados com as polticas educativas e culturais como fator essencial para o desenvolvimento. a partir dos anos sessenta, porm, que a ao da UNESCO torna-se mais evidente como promotora do debate internacional sobre a comunicao e a informao. Esta postura coincide, de um lado, com o quadro histrico no qual a informao passa a ocupar destaque no capitalismo avanado, evidenciando mais uma varivel nas diferenas Norte-Sul. Por outro lado, assinala a ampliao majoritria, nas Naes Unidas, dos chamados pases perifricos. Na dcada de 60, a UNESCO e o Conselho Internacional de Associaes Cientficas (ICSU) sugerem as bases do Sistema Mundial de Informao Cientfica e Tecnolgica (UNISlST), discutidas nas XIV (1966) e XV (1968) Conferncias Gerais da entidade. Em 1972, na XVII Conferncia Geral da UNESCO, o programa intergovernamental UNISIST lanado, apoiado nos seguintes aspectos: a importncia da cooperao voluntria internacional para a melhoria do acesso e uso da informao, de forma a contribuir para a superao do desequilbrio entre pases desenvolvidos e em desenvolvimento; os pases membros deveriam criar organismos nacionais de coordenao que abordassem os problemas de formulao, planejamento e coordenao da poltica nacional de informao; os comits nacionais do UNISIST atuariam como elo de ligao entre os diversos pases e o programa. Conforme assinala GUINCHAT (1984, p. 19),

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orientado de maneira essencialmente prtica, o UNISIST no um rgo centralizador nem uma estrutura formal, mas um movimento mundial tal como ele mesmo se define orientado para a melhoria da transferncia da informao em trs direes,

Recomendadas pelo programa:


a) a disponibilidade e acessibilidade da informao cientfica, considerando em particular as dificuldades ligadas aos diferentes objetivos de nveis de desenvolvimento em diversos pases, assim como outros fatores institucionais; b) a conectabilidade e a compatibilidade dos sistemas de informao para um emprego crescente de normas comuns e tcnicas modernas de comunicao; c) uma seletividade e uma flexibilidade crescente no tratamento e na distribuio da informao cientfica e tcnica, graas a novos mecanismos institucionais confiados a diligncia das organizaes cientficas. (UNESCO, 1971, p. 151, traduo nossa).

Na avaliao de PINHEIRO (1994, p. 3), os ideais do UNISIST, se consideradas as injunes polticas e econmico-financeiras que interferem e regulam o fluxo da informao, tornam-se ingnuos, romnticos e utpicos. O
CONCEITO DE

NATIS

O conceito de NATIS (Sistemas Nacionais de Informao) ser um desdobramento da proposta do UNISIST. Em 1974, a UNESCO organizou em Paris, de 23 a 27 de setembro, uma Conferncia Intergovernamental sobre o planejamento das infra-estruturas nacionais de documentao, bibliotecas e arquivos. O evento contou com a cooperao da Federao Internacional de Documentao (FID), a Federao Internacional de Associaes de Bibliotecrios (FIAB) e o Conselho Internacional de Arquivos (CIA). Participaram da conferncia delegados de 86 Estados-Membros, alm de organizaes intergovernamentais e no-governamentais internacionais. A conferncia foi convocada com vistas a analisar os conceitos gerais, resultantes das concluses de conferncias regionais sobre planejamento na Amrica Latina, sia, frica, Estados rabes e definir diretrizes gerais da poltica e a metodologia do planejamento para aplic-las aos servios de documentao, bibliotecas e arquivos. (UNESCO, 1975, p. 10, traduo nossa). Os trs temas principais da Conferncia foram: planificao integrada das infra-estruturas nacionais de documentao, bibliotecas e arquivos; planejamento da aplicao de tecnologia nos servios mencionados; planejamento dos recursos humanos desses servios. Entre os resultados da Conferncia, destaca-se o apoio ao conceito de sistema nacional de informao (NATIS), considerado ento de especial importncia para os pases em desenvolvimento e os desenvolvidos. De acordo com o Informe Final da reunio, o conceito de NATIS implica que a

P g i n a | 33 administrao central ou local de um Estado deve perseguir uma disponibilidade mxima de toda informao pertinente, mediante os servios de documentao, bibliotecas e arquivos (...) eliminando toda a duplicao de atividades entre certas classes de servios atravs de uma ao planejada (...) provavelmente isto ser mais fcil para os novos pases em desenvolvimento que para os antigos, nos quais h interesses criados (acadmicos, associaes cientficas, grupos industriais) muito fortes. (ibid., p. 12, traduo nossa). Os elementos que deveriam constituir o NATIS so todos os servios que intervm na difuso da informao para todos os setores do pas e para as categorias de usurios. O conceito de NATIS implica conseguir que todos os usurios em qualquer ramo de atividade recebam a informao necessria, permitindo-lhes prestar a toda a comunidade a sua mxima contribuio. Para alcanar tais objetivos, seria necessrio preparar um plano nacional de informao de acordo com a prioridade do planejamento nacional. Este plano deveria considerar a situao real e os possveis modos de melhor-la, analisando a eficcia e os objetivos de todos os tipos de servios de informao.

A SISTEMATIZAO DE ARQUIVOS NO BRASIL


O primeiro esforo de sistematizao de terminologia arquivstica, no Brasil, foi apresentado por ocasio do I Congresso Brasileiro de Arquivologia, realizado no Rio de Janeiro de 15 a 20 de outubro de 1972. Considerando necessrio criar uma linguagem uniforme a ser adotada em todo o territrio nacional, fixar o sentido exato dos termos tcnicos, com vistas a facilitar a comunicao e o intercmbio de informaes (DANNEMANN et al, 1979, p. 435), um grupo de arquivistas da Associao dos Arquivistas Brasileiros elaborou uma proposta de terminologia. Entre os termos apresentados, sistema de arquivos no se encontra includo, apesar de alguns membros desse grupo j contarem, poca, com esta noo norteando suas prticas profissionais. Nesta proposta, o termo sistema refere-se coordenao das regras empregadas no arranjo dos documentos. Produzido pelo Curso de Especializao em Arquivologia da Escola de Biblioteconomia e Documentao da Universidade Federal da Bahia (1989), o Dicionrio de Termos Arquivsticos (1989) no faz referncia ao termo. Segundo PRADO (1977, p. 6), sistema o conjunto de princpios coordenados entre si, de modo que concorram a um determinado fim, enquanto mtodo justamente a maneira de proceder para atingir esse fim; , portanto um plano preestabelecido de colocao de documentos, visando a facilitar a guarda e pesquisa dos mesmos. Apesar do esforo de distino entre sistema e mtodo, a autora ressalta que em arquivstica podemos dizer que so trs os sistemas bsicos: sistema direto, sistema indireto e sistema

P g i n a | 34 semi-indireto em funo, nesta ordem, do auxlio de ndices. Ao ressaltarem a elaborao do plano de arquivo, GOMES e HELLUY (1976, p. 49) mencionam um sistema arquivstico como funo estrita das particularidades do servio considerado. Embora sem defini-lo conceitualmente, considera-se que este sistema depende de fatores como o volume de arquivos (que leva a organizao de sistemas mais ou menos complexos), a freqncia de consultas e rapidez desejada (implica o aperfeioamento do sistema empregado e sua sinalizao), e o tipo de material (conduz utilizao de uma sinalizao diferente da que seria empregada para fichas ou pastas em papel comum). Observa-se, neste caso, que o sistema arquivstico tende a ser associado s formas de organizao fsica dos documentos. A POLTICA NACIONAL
DE

ARQUIVO

NO

BRASIL

Desde o final da dcada de 50, o Arquivo Nacional vem projetando a implementao de um sistema composto pelo conjunto de servios arquivsticos pblicos e privados do pas. Nos ltimos trinta anos, foram elaborados trs projetos de Sistema Nacional de Arquivos (1962, 1978, 1994). Os de 1962 e 1978 no foram implementados, sendo o de 1993 consubstanciado em Decreto da Presidncia da Repblica de 29 de junho de 1994, posteriormente alterado por Decreto de 25 de abril de 1995. Produtos de trs momentos distintos do Estado brasileiro diferenas menos estruturais que conjunturais as propostas de Sistema Nacional de Arquivos apresentam dois aspectos recorrentes: as noes de totalidade e organizao. Em graus diferenciados, os trs projetos, liderados pelo Arquivo Nacional, pressupem um Sistema Nacional de Arquivos que garanta a uniformidade tcnica de todos os arquivos pblicos e privados do pas, mediante normas arquivsticas veiculadas por tal instituio. Por outro lado, a ausncia de polticas pblicas na rea arquivstica parece corresponder freqncia com que a noo de Sistema Nacional de Arquivos tem norteado projetos nunca viabilizados no plano federal, estadual e municipal. A ARQUIVOLOGIA
NO

BRASIL:

BREVE ESBOO DE UM PERCURSO RECENTE

A busca por um Sistema Nacional de Arquivos no Brasil, nos ltimos trinta anos, produz uma dimenso histrica, e nela se insere, na qual o Estado o seu monumental cenrio, e o Arquivo Nacional, o seu principal personagem. Neste palco nem sempre iluminado, uma categoria profissional ainda emergente, a dos arquivistas, o principal ator, quase um figurante, contido e perifericamente situado nesta cena. A vocao autoritria do Estado brasileiro tem sustentado a precria sobrevivncia das diversas instituies pblicas voltadas para o patrimnio documental. Como equipamento governamental, os arquivos pblicos brasileiros

P g i n a | 35 subsistem como instituies voltadas quase exclusivamente para a guarda de documentos considerados, na maior parte das vezes sem critrios cientficos, como de valor histrico. Conforme JARDIM (1993, p. 21),
os arquivos da Amrica Latina institucionalizaram-se como resultado de um processo de independncia que levou formao de estados modernos na regio. Sob esta perspectiva, os arquivos foram considerados repositrios de identidade nacional emergente como arquivos histricos.

Privilegia-se, neste sentido, a dicotomia valor histrico/valor administrativo dos acervos arquivsticos. Como tal, a monumentalizao dos documentos e a negligncia de seus aspectos informacionais tm norteado, com excees produzidas a partir dos anos 80, a maioria das nossas instituies arquivsticas pblicas. Suas relaes com o conjunto da administrao pblica so pouco freqentes. Isto se d no apenas nas funes de apoio a pesquisas cientficas, mas tambm de apoio administrativo ao governo, durante o processo polticodecisrio. No tocante ao recolhimento dos documentos produzidos pela administrao pblica, a atuao dos arquivos pblicos tm-se caracterizado, de maneira geral, pela passividade. Deficincias quantitativas e qualitativas de recursos humanos, limitaes de espao fsico, instalaes fsicas imprprias e a ausncia de tecnologias adequadas favorecem este quadro. O acesso do cidado informao governamental com objetivos cientficos ou de comprovao de direitos mostra-se, portanto, extremamente limitado. Esta situao pode ser ilustrada com a pesquisa realizada por tcnicos da Diviso de Pr-Arquivo do Arquivo Nacional em 1989, abrangendo 309 depsitos de documentos em 48 rgos da administrao federal direta, nas cidades do Rio de Janeiro e em Braslia. Os resultados indicaram a existncia de 106.405 metros lineares nestes rgos, do perodo de 1754 a 1989, sendo 62.206 metros lineares no Rio de Janeiro e 44.199 em Braslia. Atualmente o Arquivo Nacional armazena 26 quilmetros de documentos no Rio de Janeiro e 14 quilmetros em Braslia. Este quadro detectado no plano federal pode ser reproduzido, em menor escala, nos planos estaduais e municipais. Uma cidade com a relevncia histrica, a populao e a complexidade administrativa do Rio de Janeiro conta em seu Arquivo Pblico com cerca de 1.200 metros lineares de documentos, dos quais apenas 300 metros lineares so objeto de algum tipo de controle fsico e intelectual que permita sua utilizao pelo pblico. A outra face da moeda so os servios arquivsticos governamentais, a maioria desprovida de padres bsicos de gerenciamento da informao arquivstica. Tais servios encontram-se, via de regra, deslocados do processo

P g i n a | 36 poltico-decisrio. Seus recursos humanos tendem a uma baixa produtividade, agravada pela escassa formao acadmica e praticamente nenhuma especializao em administrao arquivstica. A inexistncia de programas de gesto da informao arquivstica resulta em reas de armazenagem saturadas de documentos acumulados desnecessariamente, alm de equipamentos inadequados. De maneira geral, os documentos so acumulados ou eliminados sem ter em conta critrios de avaliao e seleo documental. As perspectivas de melhoria desses servios tm levado a se considerar recursos informticos como sinnimo imediato de modernidade, o que acaba no ocorrendo por razes diversas, inclusive a ausncia de parmetros tericos arquivsticos em tais projetos. As deficincias no processamento das informaes, aliadas s restries de consulta e s condies fsicas dos arquivos, limitam consideravelmente as possibilidades de acesso informao por parte do administrador e do cidado. Os investimentos governamentais em servios de informao, particularmente aps os anos 60, no resultaram de polticas pblicas na rea. No caso especfico dos arquivos, jamais se desenvolveram esforos voltados para a implementao de polticas nacionais de arquivos. A partir dos anos 80, o tema passa a ser objeto de reflexo, promovida pelo Arquivo Nacional em funo da perspectiva de uma Lei Nacional de Arquivos. Temos ento um quadro no qual o Estado no conhece a si mesmo, dada a fragilidade da maior parte das suas estruturas organizacionais voltadas informao. No caso especfico dos servios e instituies arquivsticas governamentais, a sua trajetria tem-se dado na periferia do Estado, excludos da sua prpria vocao. Por outro lado e em conseqncia disso, a sociedade no dispe de um dos mecanismos mais fundamentais para controle do Estado: a informao. A opacidade dos arquivos pblicos tem resistido aos diversos projetos de reforma do Estado, quando a sua excluso sempre mantida. A invisibilidade social da decorrente acentua ainda mais a sua sobrevida. A histria dos arquivos e da Arquivologia demonstra, no plano internacional, o papel das instituies arquivsticas pblicas como espaos pioneiros de produo de conhecimento arquivstico. A partir da primeira metade do sculo XIX, as escolas europias de Arquivologia tm servido como instrumentos para a formao de quadros para tais instituies. A vocao atual das instituies acadmicas na rea como centros de produo de conhecimento ainda tende a ser ligeiramente secundria em relao s instituies arquivsticas pblicas. De qualquer forma cabe assinalar trata-se de uma Arquivologia voltada prioritariamente para os arquivos de terceira idade (permanente) e de natureza pblica. Embora reconhecendo-se a teoria das trs idades nas suas implicaes jurdico-operacionais, o conhecimento arquivstico nos Estados Unidos e Europa

P g i n a | 37 produzido e ensinado privilegiando-se o universo dos arquivos histricos. Pouco reconhecida pelos arquivistas europeus, a Gesto de Documentos tem seu espao demarcado e diferenciado da Arquivologia no Canad e Estados Unidos. Persiste ainda, nestes dois pases, a distino entre o records manager (voltado para as atividades que envolvem da produo, arquivamento corrente e intermedirio at a eliminao ou recolhimento dos documentos) e o archivist (voltado para a administrao de arquivos permanentes). As novas tecnologias e sua aplicao na produo, circulao, preservao e uso social da informao vm confrontando a Arquivologia com novas abordagens e objetos. Suas especificidades como disciplina cientfica autnoma e interdisciplinar inserida no mbito de uma Cincia ou Cincias da Informao ganham espao nos debates internacionais dos anos 90 e apontam para a necessidade de se ampliar a pesquisa na rea e discutir o papel da Arquivologia, do arquivista e das instituies arquivsticas pblicas nas chamadas sociedades da informao. Como rea de conhecimento, a Arquivologia no Brasil mostra-se ainda incipiente, apesar de avanos significativos nos ltimos vinte anos. As primeiras iniciativas para a divulgao de uma literatura arquivstica internacional no Brasil devem-se ao Arquivo Nacional, quando dirigido por Jos Honrio Rodrigues. Em 1971, diversos profissionais em atuao, sobretudo em agncias do Estado, mobilizaram-se, no Rio de Janeiro, pela criao da Associao dos Arquivistas Brasileiros (AAB). Uma das marcas iniciais da AAB, ou seja, suas relaes viscerais com o Estado, evidencia-se, por exemplo, no fato de, at o final dos anos 70, a AAB ter sua sede no Arquivo Nacional. A AAB desempenha, a partir da sua criao, um papel relevante na ampliao da Arquivologia no Brasil. Esta atuao se expressa, por exemplo, ao iniciar, em 1972, a promoo dos Congressos Brasileiros de Arquivologia, ao liderar os esforos para a criao do curso universitrio de Arquivologia (1974) e a regulamentao da profisso (1978), ao publicar (a partir de 1971) o primeiro peridico voltado para a rea no Brasil, a revista Arquivo e Administrao. Na segunda metade dos anos 70, so criados trs cursos de graduao em Arquivologia em universidades federais em que pese ento o frgil desenvolvimento cognitivo da rea no Brasil. Encontra-se, provavelmente, na precipitao deste processo, as razes dos problemas atuais de ensino e pesquisa em Arquivologia nas universidades brasileiras. Neste quadro, a regulamentao da profisso de arquivista e tcnico de arquivo no foi menos precipitada, gerando mecanismos de excluso e incluso no exerccio da profisso. Este processo se deu em relao s demandas quantitativas do mercado e s dificuldades de atender s necessidades de um

P g i n a | 38 pas da extenso do Brasil, formando-se apenas algumas dezenas de profissionais no Rio de Janeiro e no interior do Rio Grande do Sul. Em relao ao projeto que culminou com a instituio do Sistema Nacional de Arquivos SINAR, em 1978, a AAB protagonizou, ao contrrio dos anos 90, a presso pela sua aprovao, ainda que criticando a verso final. Projeto relevante para a AAB, o Sistema Nacional de Arquivos significava tambm a possibilidade de garantir ao profissional em emergncia um mercado promissor: o Estado. Percebe-se, portanto, um panorama no qual o Estado brasileiro, to negligente em relao produo e uso dos seus estoques informacionais, e ao patrimnio documental, acolhe no seu interior, em pleno autoritarismo, as demandas de espao cognitivo e institucionais de uma rea socialmente pouco reconhecida. No caso do Sistema Nacional de Arquivos de 1978, o Estado o acolhe imprimindo-lhe uma feio legal-institucional, para posteriormente ignorlo. A chamada modernizao do Arquivo Nacional nos anos 80 refora a liderana da instituio entre os arquivos pblicos do pas e a comunidade profissional. Paralelamente, a AAB perde parte significativa do vigor com que atuava nos anos 70. Num primeiro momento, as experincias desenvolvidas pelo Arquivo Nacional geraram um conjunto de metodologias, divulgadas em congressos, seminrios e mediante a publicao de manuais de trabalho. No final dos anos 80, reduz-se significativamente a publicao de trabalhos tcnico-cientficos produzidos pelo Arquivo Nacional. No mesmo perodo, diversas instituies arquivsticas pblicas estaduais (Arquivo Pblico do Estado de So Paulo, Arquivo Pblico do Distrito Federal etc.) e municipais (Arquivo Municipal de Rio Claro, Arquivo Municipal de So Paulo etc.) desenvolveram projetos com resultados significativos, expostos comunidade profissional em congressos e publicaes. A esta altura, j se encontravam consolidadas iniciativas desenvolvidas a partir dos anos 70 em relao a arquivos privados de valor permanente. So os casos, por exemplo, do Centro de Pesquisa e Documentao em Histria Contempornea do Brasil (CPDOC) da Fundao Getlio Vargas e do Arquivo Edgar Leuenroth da Universidade de Campinas. As solues metodolgicas e institucionais da decorrentes forneceram referncias a projetos semelhantes. A publicao dos manuais de PAES (1986) e BELLOTTO (1991) veio contribuir para a reduo das lacunas existentes quanto a este tipo de literatura no Brasil. A partir de meados dos anos 80, a criao da graduao em Arquivologia da Universidade de Braslia e o desenvolvimento de alguns cursos de especializao em outras universidades pblicas ampliam o leque de possibilidades de formao profissional. Nos termos da legislao, porm, ao especialista no facultado o

P g i n a | 39 exerccio da profisso, bem como ao contingente de profissionais que, embora graduados em outras reas, passaram a desenvolver funes arquivsticas em arquivos pblicos. Algumas poucas excees parte, as universidades que oferecem cursos de Arquivologia no produzem pesquisas na rea. Poucos docentes publicam e, em termos de titulao, residual a quantidade de mestres e doutores. Tendo em vista a composio dos corpos docentes desses cursos em grande parte exalunos imediatamente alados condio docente muitos professores se ressentem da falta de experincia no campo arquivstico. Cabe observar que, nos ltimos anos, o nico peridico especializado em Arquivologia, publicado pela AAB, esteve desativado ou com sua periodicidade comprometida. Por outro lado, as alternativas de ps-graduao stricto sensu limitam-se a aqueles programas cujas reas de concentrao possam, eventualmente, acolher projetos de pesquisa na rea. Constata-se, porm, uma demanda crescente por parte do profissional de Arquivologia em direo ps-graduao em reas como Cincia da Informao, Administrao e Histria. O SISTEMA NACIONAL
DE

ARQUIVOS

DE

1962

O primeiro projeto de Sistema Nacional de Arquivos encontra suas bases nas propostas de reformas estruturais do Arquivo Nacional, sugeridas por Jos Honrio Rodrigues ao assumir a Direo-Geral da instituio a partir de 1958. Aps uma experincia de um ano frente da instituio e tendo analisado os relatrios dos ex-diretores desde 1844, Rodrigues elabora um exaustivo relatrio sobre o Arquivo Nacional. Neste documento, fica evidente o conjunto de limitaes da instituio sua estrutura organizacional, recursos humanos, instalaes fsicas, oramento, recolhimentos, processamento tcnico, acesso etc. RODRIGUES (1959) prope, a partir da, diversas aes que, sob sua perspectiva, permitiriam superar a situao diagnosticada, tornando o Arquivo Nacional mais compatvel com os modelos internacionalmente consagrados. Ressaltando a necessidade de se reconhecer a funo administrativa do Arquivo Nacional, rompendo com a exclusividade da funo de pesquisa histrica, ento privilegiada, RODRIGUES (ibid.) visualiza as funes documentais do Arquivo numa Lei dos Arquivos Nacionais mais prxima da organizao arquivstica dos pases unitrios que federalistas.
A unidade e indivisibilidade documental federal e a unidade e indivisibilidade estadual o princpio fundamental que a Lei deve fixar. No existem arquivos dos Poderes, do Executivo, do Senado, da Cmara e dos vrios Tribunais. preciso que se reconhea a unidade e indivisibilidade dos Arquivos Nacionais, como o reconhecem todas as grandes naes do mundo, qualquer que seja a forma constitucional

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adotada. Os arquivos constituem uma unidade indivisvel do patrimnio documental da Nao. A unidade e indivisibilidade patrimonial conduzem unidade e indivisibilidade da administrao, ou seja, do controle, eliminao, seleo e recolhimento. A nica restrio, estabelecida pela constituio federal, a divisibilidade documental, federal e estadual. (ibid. p. 65)

Neste momento, a noo de Sistema Nacional de Arquivos ainda no apresenta os contornos que adquirir com o anteprojeto de 1962, mas RODRIGUES (ibid., p. 12) justifica as reformas na instituio, considerando a preeminncia do Arquivo Nacional como rgo de cpula do sistema de unidades administrativas responsveis pela guarda de documentos. Numa primeira perspectiva, esta proposta de sistema estabelece a ligao ntima entre os vrios servios de arquivo da Unio, a fim de normalizar o recolhimento, a seleo e a eliminao (ibid., p. 12). Neste caso, o universo do Sistema so os rgos federais, independente da distino entre os Poderes. Numa segunda perspectiva, RODRIGUES (ibid., p. 72) menciona o Arquivo Nacional como cpula do sistema de arquivos no Brasil, sugerindo uma abrangncia alm do plano federal. Em 1961 instituda, pelo Ministro da Justia e Negcios Interiores, uma comisso, presidida por Jos Honrio Rodrigues, com o objetivo de elaborar um anteprojeto para a criao do Sistema Nacional de Arquivos. Conforme relatado pela comisso, procurou-se encontrar solues prprias, adaptadas conjuntura brasileira, afastada a cpia de um sistema existente, por mais satisfatrio que se apresentasse. Cabe assinalar que as experincias arquivsticas analisadas pela comisso (Frana, Estados Unidos, Inglaterra e Unio Sovitica) no se referiam a sistemas nacionais de arquivos no sentido sugerido no anteprojeto, mas sim s infra-estruturas arquivsticas pblicas desses pases e suas formas de interao (BRASIL - Ministrio da Justia e Negcios Interiores, 1962, p. 1). Em nome das noes de unidade e indivisibilidade do patrimnio documental, imperativo de ordem pblica, a comisso conclui que
a representao do poder pblico, nesse campo, incumbida ao Arquivo Nacional, com o encargo, embora sob um regime de desconcentrao administrativa, de manter e supervisionar a uniformidade de organizao e funcionamento dos arquivos da Unio (...). Essa atividade compreende o conjunto de rgos pblicos, federais, estaduais e municipais, existentes ou a serem criados, bem como de organizaes particulares, destinadas a recolher, selecionar, conservar e tornar acessveis os documentos de valor permanente para vida da Nao. (ibid., p. 2).

Este conjunto de rgos , conforme o art. 1 do anteprojeto, o que se concebe por sistema nacional de arquivos, no incluindo, portanto, os conjuntos documentais nas fases corrente e intermediria. So considerados
documentos histricos e de valor permanente, todos os livros, papis,

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mapas, fotografias, ou qualquer espcie de elemento informativo, independentemente de sua forma ou caractersticas fsicas, produzidos, elaborados ou recebidos por instituies pblicas ou privadas, em conformidade com suas atribuies legais ou em virtude de suas transaes e conservados, ou adequados a tal fim, por essas instituies ou seus legtimos sucessores, seja como prova de suas funes, diretrizes, normas, realizaes ou atividades, seja em ateno ao valor informativo dos dados que nos mesmos se contenham. (art. 1, pargrafo nico).

O anteprojeto traz em seu bojo a proposta de um Arquivo Nacional reconfigurado estruturalmente em funo dos poderes que passaria a adquirir com suas novas atribuies como rgo central do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR). significativo o predomnio das noes de unidade e indivisibilidade documental sobre as possveis limitaes impostas pelo federalismo. O Arquivo Nacional, em nome do SINAR, passa a centralizar variados poderes, como por exemplo: autorizar a alienao ou destituio de documentos pblicos federais, estaduais ou municipais, mediante prvia consulta obrigatria; o direito de opo de compra dos documentos histricos de propriedade particular, cuja existncia, localizao e valor tenham sido averiguados pelas instituies; o direito de supervisionar a uniformidade e organizao dos arquivos da Unio; centralizar, atravs do Conselho Nacional de Arquivos, a adoo de princpios, normas e mtodos de organizao e funcionamento, pelos quais se rege o sistema nacional de arquivos, respeitada a autonomia administrativa dos mesmos (art. 9); atuar mediante agncias regionais, incumbidas da seleo, recolhimento e assistncia tcnica aos rgos do Sistema Nacional de Arquivos; recolher a documentao do Senado Federal e da Cmara dos Deputados, bem como os autos findos do Supremo Tribunal Federal, do Tribunal Federal de Recursos, do Superior Tribunal Militar, do Tribunal Superior Eleitoral e do Tribunal Superior do Trabalho; presidir, atravs do seu Diretor-Geral, o Conselho Nacional de Arquivos; centralizar, voluntria ou compulsoriamente, o registro dos documentos histricos e de propriedade particular; administrar uma Escola Nacional de Arquivstica; administrar o Fundo Nacional de Arquivos, destinado a prover as despesas com a assistncia financeira aos rgos do Sistema Nacional de Arquivos e manter a Escola Nacional de Arquivstica. O papel normativo do Arquivo Nacional como rgo central do Sistema Nacional de Arquivos explicitado no art. 11 do anteprojeto:
os rgos componentes do Sistema Nacional de Arquivos obedecem orientao tcnica e normativa do Arquivo Nacional, e recebem sua assistncia tcnica e se for conveniente, financeira, para que possam preservar os documentos sob sua guarda, aferindo-lhes valor e zelando pela sua conservao.

O anteprojeto previa ainda um Conselho Nacional de Arquivos, presidido pelo Diretor do Arquivo Nacional, com a incumbncia de estabelecer a poltica do

P g i n a | 42 Sistema Nacional de Arquivos, ou seja, o conjunto de princpios, diretrizes, normas e mtodos para administrao, organizao e funcionamento dos arquivos do pas (art. 61). Considerado um rgo de cooperao interadministrativa, previa-se que o Conselho exercesse suas atribuies atravs de um Plenrio e uma Junta Administrativa. O Plenrio seria composto de nove membros da Unio (o Diretor do Arquivo Nacional como membro nato), cinco representantes do Poder Executivo, dois do Poder Legislativo e um do Poder Judicirio, alm de um representante de cada estado, um representante do Instituto Histrico Geogrfico Brasileiro e dois representantes dos Institutos Histricos e Geogrficos Estaduais. A Junta Administrativa seria composta, alm do Diretor do Arquivo Nacional, seu membro nato, de cinco representantes do Poder Executivo e do representante do Poder Judicirio no Plenrio, de um representante do Poder Legislativo, de quatro representantes do estado e um dos Institutos Histricos e Geogrficos. Como se observa, em ambas as instncias no h representao dos municpios, sendo a sociedade civil representada exclusivamente pelos Institutos Histricos e Geogrficos. Se no Plenrio o conjunto de representaes dos estados supera o da Unio, na Junta Administrativa, dos doze membros, sete representam a Unio, sendo cinco do Poder Executivo. A tendncia centralizadora da Unio, particularmente do Poder Executivo, fica evidenciada nesta composio. Conforme o anteprojeto, os estados e municpios s podem exercer seu direito de representao no Conselho Nacional de Arquivos aps firmar, com o Arquivo Nacional, convnio sobre a integrao dos respectivos arquivos pblicos no Sistema Nacional de Arquivos (art. 41). A orientao tcnica e normativa do Arquivo Nacional, a fim de que seja alcanada plena uniformidade tcnica na administrao dos arquivos nacionais (art. 9), prevista mediante convnios de assistncia tcnica entre o Arquivo Nacional e os estados e municpios. Desde que aceitem esta orientao tcnica, os arquivos estaduais e municipais teriam garantida a assistncia financeira por parte do Arquivo Nacional. Seria possibilitada a participao de entidades privadas no Sistema Nacional de Arquivos, mediante requisio ao Diretor do Arquivo Nacional. Integradas ao Sistema, essas entidades deveriam submeter-se orientao normativa do Arquivo Nacional, inclusive como condio para obteno de assistncia financeira. Semelhantemente ao modelo francs de infra-estrutura arquivstica nacional, previa-se a ao de inspetores de arquivos com o encargo de fiscalizar o disposto nesta Lei, dando necessria assistncia tcnica, em todos os rgos componentes do Sistema Nacional de Arquivos (art. 102). Este anteprojeto no chegou a ser consolidado legalmente, nem as aes ento previstas a serem executadas. Perdurou, porm, como referncia

P g i n a | 43 fundamental nas propostas das lideranas profissionais da rea de Arquivologia. Assim, em 1968, Esposel manifesta-se a respeito na Revista do Servio Pblico, rgo de comunicao do DASP:
Aguardamos, agora, uma lei que implante um Sistema Nacional de Arquivos. A idia j velha e existe at um magnfico anteprojeto de lei (...). Com este instrumento o governo estaria capacitado para intervir na soluo de problemas dos mais significativos dentre os quais a salvaguarda de um patrimnio histrico de valor incalculvel e insubstituvel, o incremento de pesquisa cientfica como condio para o progresso, a uniformizao da orientao para os arquivos estaduais e municipais (...). (1968, p. 145).

Em 1972, por ocasio do I Congresso Brasileiro de Arquivologia, o anteprojeto apresentado por dois membros da comisso encarregada da sua elaborao em 1961:
A implantao de um sistema nacional de arquivos, que abranja todos os arquivos brasileiros, que permita estabelecer normas e rotinas uniformes, uma aspirao antiga entre ns. (...) Lamentavelmente, esse projeto ficou em projeto, e nunca mais se falou nisso. Chegou, porm, a hora de rev-lo, atualiz-lo, por ele batalharmos. (SOUZA; DANNEMAN, 1972, p. 31)

O SISTEMA NACIONAL

DE

ARQUIVOS

DE

1978

A proposta de Sistema Nacional de Arquivos, elaborada em 1977 pela Secretaria de Planejamento do Ministrio da Justia (SEPLAN/MJ) com o apoio do Arquivo Nacional, encontra sua justificativa em diversos aspectos. Surge em cena o conceito de informao, respaldado no II Plano Brasileiro de Desenvolvimento Cientfico e Tecnolgico (1976). atravs da informao que as novas conquistas so colocadas ao alcance dos Governos, das instituies privadas, dos cientistas, pesquisadores e estudiosos servindo como ponto de partida da evoluo da cincia e da cultura. (BRASIL, Ministrio da Justia, 1977, p. 2). A informtica mencionada visando a eficincia da informao como suporte valioso pesquisa (ibid., p. 3). As perspectivas do UNISIST e do NATIS so abordadas como referncia ao sistema em proposio. Os reflexos da programao integrada dos vrios recursos a servio da informao, apregoados no plano internacional, devem fazer-se sentir em nosso meio, considerando que todos os veculos de informao tm no acervo arquivstico seu ponto de partida, podemos avaliar a importncia desse acervo das tcnicas de tratamento que lhe devem ser aplicadas. (ibid., p. 3). A expresso arquivos nacionais utilizada sem que se explicite a sua associao s noes de indivisibilidade e unidade do patrimnio arquivstico, como no projeto de 1962. Os arquivos nacionais devem receber tratamento adequado, dentro dos princpios e tcnicas arquivsticas, visando garantirem a

P g i n a | 44 integridade dos acervos e a eficiente recuperao das informaes. (ibid., p. 3). A ausncia de normalizao apontada como um obstculo eficincia administrativa, tendo em vista que a documentao oficial, at aqui vem sendo preservada de maneira heterognea e, na ausncia de instrues normativas, a organizao mais ou menos racional fica a variar (...) (ibid., p. 5) Ao longo da proposta, um novo ator, praticamente ausente no projeto de 1962, ocupa um espao relevante: o arquivista. Esta insero relaciona-se diretamente com a Associao dos Arquivistas Brasileiros que marca seu desempenho, nos anos 70, a partir de trs projetos fundamentais: a criao dos cursos universitrios de Arquivologia (1974), a regulamentao da profisso de arquivista e tcnico de arquivos (1978), e a implantao do Sistema Nacional de Arquivos. A proposta de 1978 evidencia esta perspectiva:
Este trabalho visa a oferecer uma contribuio ao planejamento da infra-estrutura do arquivo no Brasil. Partindo da anlise das solues encontradas por outros pases e do estudo das tcnicas mais ajustveis realidade brasileira constituindo-se um caminho para a reformulao da atuao do arquivista. Conduzindo este profissional a um desempenho mais efetivo junto ao complexo administrativo brasileiro, contribuindo decisivamente para a organizao das informaes mais racional e eficiente, assegurando a integridade de nossos acervos documentais. (ibid., p. 4).

Embora no citado na proposta produzida em 1977 pela SEPLAN/MJ, uma das referncias que nortearam diretamente a sua elaborao o trabalho de Maria Aparecida Santos, vencedor do 2 Concurso Nacional de Monografias, patrocinado pelo Arquivo Nacional. SANTOS (1977, p. 6) destaca o Decreto-Lei n 200/67 e sua concepo sistmica como base para o projeto de Sistema Nacional de Arquivos:
os princpios de planejamento, coordenao e controle, a organizao sistmica, os rgos de staff ento criados, compreendem uma fuso das idias apregoadas pelos grandes mestres da administrao cientfica, numa tentativa de nossos administradores de conduzir nossa burocracia a um caminho mais srio, mais produtivo, objetivando a construo de um pas melhor. Legislao teoricamente avanada, o Decreto-Lei n 200/67 incorpora o conjunto mais belo da administrao cientfica. (...). O modelo de organizao sistmica adotado no Pas, para as atividades de administrao geral, revela-se como excelente soluo para as atividades arquivsticas. Consiste na centralizao de diretrizes e de orientao tcnica incluindo a fiscalizao e controle que possibilitem a avaliao da atividade planejada e a correo de desvios com a descentralizao hierrquica (...). A orientao normativa e os critrios cientficos sero adotados naturalmente nos sistemas estaduais e nos demais poderes da Unio, desde que o trabalho de conscientizao geral seja perfeito.

Segundo FERNANDES (1979, p. 10):


o processo de elaborao da proposta do Sistema Nacional de Arquivo

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inicia-se em fins de 1976, no mbito da recm-criada Secretaria de Planejamento do Ministrio da Justia. Embora tenham sido consultados pela Secretaria de Planejamento, os arquivistas da AAB no foram includos no grupo de trabalho designado pelo Ministrio da Justia para elaborar anteprojeto de legislao sobre documentao administrativa da Unio e criao do Sistema Nacional de Arquivo.

A excluso da AAB do Grupo de Trabalho e particularmente a ausncia de arquivistas comentada por Esposel (1968), questionando a possibilidade de resultados adequados.
O contedo de uma legislao sobre arquivos envolve aspectos de grande complexidade e precisa ser estabelecido com muito cuidado, dedicao e conhecimento especfico. Para que venha a ser corajoso, adequado e contemporneo ao atual estgio de desenvolvimento do pas. feito, inclusive, por profissionais e no por curiosos: (...). Precisamos em tais comisses de arquivistas e no de arrivistas. Arquivistas de vocao, escolaridade e passado. No momento atual, e daqui para diante, no mais se justifica o caso dos arquivistas de convenincia ou escolha poltica. Ou o Brasil no se ter adiantado suficientemente? (...) Cabem aos arquivistas, ainda, esperar para ver. Tolhidos, sem voz ou participao. Amesquinhados. Na esperana de melhores dias. A propsito de um Sistema Nacional de Arquivos.

Apesar de tais questionamentos, a AAB manifesta posteriormente suas expectativas positivas em relao ao projeto de Sistema Nacional de Arquivos, conforme editorial do peridico da entidade, de autoria da sua presidente, Marilena Leite Paes.
Queremos crer que, aps dezesseis anos de lutas e expectativas, possamos em breve dar incio tarefa rdua e inadivel que se nos apresenta com o estabelecimento do Sistema Nacional de Arquivos, voltada para a preservao da verdadeira memria nacional contida nos quase sempre esquecidos arquivos da nossa ptria. (...) Julgamos ter chegado a hora de unir conhecimentos tcnicos, esforos, recursos humanos e financeiro de todas as procedncias, canalizando-os sem vaidades pessoais para um objetivo comum salvar a memria nacional como um todo. (PAES, 1977, p. 3).

FERNANDES (1979, p. 11) ressalta que um dos pontos de divergncia nos meios arquivsticos poca referia-se abrangncia do Sistema:
alguns pretendiam que extrapolasse a esfera do governo federal para abarcar, tambm, os documentos dos governos dos estados, dos territrios, do Distrito Federal e os institucionais etc.

Neste caso, predominava o argumento de que seria necessria uma lei cuja demora e dificuldade de aprovao poderia levar a um insucesso idntico ao do anteprojeto de 1962. Outras posies consideravam tal abrangncia difcil de ser alcanada, tendo em vista as limitaes do governo federal na gesto de seus prprios arquivos. A primeira proposta de Sistema Nacional de Arquivos abrangia as trs idades

P g i n a | 46 do ciclo vital arquivstico do Governo Federal. Por suas implicaes com o Sistema de Servios Gerais (SISG), institudo em 1975, a minuta do decreto do Sistema Nacional de Arquivos foi submetida ao DASP, rgo central daquele sistema, em janeiro de 1978. Como resultado, o DASP continuou com a competncia de rgo central no que se referia aos arquivos correntes, cabendo ao Arquivo Nacional, como rgo central do Sistema Nacional de Arquivos, os arquivos intermedirios e permanentes federais. Assim, apesar de autodenominar-se um sistema nacional, sua possibilidade de ao era a administrao federal. Ainda que centrado neste universo, o Sistema viu-se limitado aos arquivos intermedirios e permanentes. Este fracionamento do ciclo vital dos documentos em dois sistemas invibializaria, por princpio, o desenvolvimento de uma poltica de gesto de documentos no Governo Federal. O conflito terico e operacional entre os dois sistemas fica evidenciado quando se observa o raio de ao do Sistema de Servios Gerais (SISG). Em termos de insero institucional na administrao federal, o DASP, rgo central do Sistema de Servios Gerais, ultrapassa significativamente o Arquivo Nacional. O SISG envolve as atividades de administrao de edifcios pblicos, imveis residenciais, material, transporte e protocolo, assim como as de movimentao de expedientes, arquivo e transmisso e recepo de mensagens (art. 1). No que se refere s atividades arquivsticas, cabe ao DASP como rgo central:
a) expedir normas para disciplinar o registro de entrada, tramitao e expedio de processos e documentos; b) expedir normas para disciplinar o uso, guarda, conservao, reproduo e incinerao de processos e documentos (art. 4, inciso IV).

Tais aes no foram implementadas pelo DASP, agravando ainda mais o quadro que caracteriza o gerenciamento da informao arquivstica na administrao pblica federal. Conforme seu art. 1, o Sistema Nacional de Arquivos tinha como finalidade assegurar, com vistas ao interesse da comunidade, ou pelo seu valor histrico, a preservao de documentos do Poder Pblico. Compunham o sistema os rgos da Administrao Federal Direta e Indireta incumbidos de atividades de arquivo intermedirio e permanente (art. 2). Os princpios federalistas e de autonomia dos Poderes eram assegurados ao se prever que podem tambm integrar o Sistema mediante convnios (grifo nosso), os Arquivos dos Poderes Legislativo e Judicirio da Unio, bem como os existentes nos Estados, Distrito Federal e Municpios (art. 2, pargrafo nico). Como rgo central do SINAR, cabia ao Arquivo Nacional desenvolver atividades que, em diversos aspectos, so inerentes a qualquer instituio arquivstica, a par da sua eventual funo de coordenao sistmica. Entre outras competncias, cabe ressaltar no art. 4:
orientar o preparo e organizao de documentos em fase de transferncia para o arquivamento intermedirio ou permanente; supervisionar a conservao dos documentos sob custdia;

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decidir sobre a localizao e instalao de centros de arquivamento intermedirio; celebrar convnios e cooperao tcnica e manter intercmbio com entidades nacionais e internacionais.

Eram considerados rgos setoriais e seccionais do Sistema, respectivamente, as unidades organizacionais incumbidas das atividades de arquivo intermedirio da administrao direta e indireta, tendo como competncias (art. 5):
executar as atividades do Sistema Nacional de Arquivos em sua rea de atuao, responsabilizando-se pelo seu funcionamento; prestar ao rgo central informaes sobre suas atividades e apresentar sugestes para o aprimoramento do Sistema; preservar os documentos sob sua guarda, responsabilizando-se pela sua segurana.

Previa-se que os rgos setoriais e seccionais receberiam orientao tcnica e normativa do Arquivo Nacional, sem prejuzo da subordinao ao rgo em cuja estrutura administrativa estiverem integrados (art. 6). Conforme JARDIM (1989, p. 16), a hipertrofia de competncia do rgo central corresponde a um alto grau de passividade nas atribuies dos rgos setoriais e seccionais. A Comisso Nacional de Arquivos era composta de oito membros (art. 8), sendo um da Associao dos Arquivistas Brasileiros e sete do Governo Federal (o Diretor- Geral do Arquivo Nacional, na qualidade de presidente; um representante da Secretaria de Planejamento da Presidncia da Repblica; um representante do DASP; um representante do Estado-Maior das Foras Armadas; um representante do Ministrio da Educao e Cultura; dois membros a serem indicados pelo Arquivo Nacional). Instituda junto ao Arquivo Nacional, cabia Comisso Nacional (art. 7):
I - examinar as Instrues Normativas do rgo Central; II - prestar, ao rgo Central, assessoramento de ordem tcnica, jurdica e histrico-cultural; III - propor ao rgo Central modificaes aprimoradas do Sistema; IV - propor medidas para o inter-relacionamento das atividades dos Arquivos Correntes e dos Arquivos Intermedirios e Permanentes;

s dificuldades iniciais para a sua implantao, impostas pelo prprio modelo de Sistema em vigor, somou-se a deciso poltica da diretora-geral do Arquivo Nacional, poca, Celina Vargas do Amaral Peixoto, de exclu-lo da agenda da instituio em curto prazo.
A partir de 1980, optamos por no reconhecer a estratgia de desenvolver o Arquivo Nacional atravs de sua funo sistmica, o que parecia ser uma tendncia das administraes anteriores do Ministrio da Justia. Achvamos, e achamos ainda hoje, que somente o fortalecimento institucional, por meio de um slido e constante processo

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de modernizao, poderia consolidar as bases de uma administrao que durante tanto tempo foi relegada ao esquecimento. Nos primeiros anos, o Arquivo Nacional praticamente se enclausurou, com a finalidade de atender prioritariamente s prprias demandas encontrar um prdio digno de suas atribuies e formar uma equipe qualificada para o cumprimento de suas finalidades bsicas. (PEIXOTO, 1988, p. 8).

Aps 1983, porm, diversas aes so desenvolvidas pelo Arquivo Nacional sob a justificativa do Sistema, extrapolando-se os limites legais de sua abrangncia ao se priorizar, num primeiro momento, os arquivos pblicos estaduais e posteriormente os municipais. Entre 1983 e 1989, os esforos de reestruturao organizacional do Arquivo Nacional produziram resultados que ampliaram significativamente a liderana da instituio no pas, alm de levarem ao seu reconhecimento por parte da comunidade arquivstica internacional. Os projetos desenvolvidos junto aos arquivos estaduais e municipais situam-se neste contexto de mudanas e inovaes que marcaram o Arquivo Nacional nos anos 80. Assim, entre 1984 e 1989, foram realizados seis Seminrios Nacionais de Arquivos Estaduais e, a partir de 1987, trs Seminrios Nacionais de Arquivos Municipais. Estes eventos propiciaram, pela primeira vez, uma interao freqente no mbito do conjunto de instituies arquivstica pblicas do pas. Este processo favoreceu a criao, em 1986, do Frum Nacional de Diretores de Arquivos Estaduais e, posteriormente, do de Diretores de Arquivos Municipais. A partir de 1991, um evento designado Conferncia Nacional de Arquivos passa a ser realizado a cada dois anos, acolhendo no seu bojo os Seminrios Nacionais de Arquivos Estaduais e Municipais, alm dos Seminrios Nacionais de Gesto de Documentos, realizados pelo Arquivo Nacional entre 1987 e 1991, tendo como clientela-alvo os tcnicos de servios arquivsticos federais. Atualmente esta Conferncia organizada pelo Frum Nacional de Diretores de Arquivos Estaduais e no mais pelo Arquivo Nacional. Alm dos seminrios nacionais, estabeleceu-se um padro de assistncia tcnica por parte do Arquivo Nacional junto aos arquivos estaduais e municipais. A esta estratgia somou-se, durante o perodo mencionado, a realizao de programas de treinamento regionais de 1984 a 1986 e os Estgios Nacionais de Arquivos em 1986 e 1987. O avano alcanado neste quadro de cooperao voluntria e informal possibilitou tambm a elaborao, pelo Arquivo Nacional, em 1987, de um instrumento indito: um guia com informaes bsicas sobre os arquivos estaduais, seus acervos e instrumentos de consulta. Da mesma forma, favoreceu a produo, pelo Arquivo Nacional, em 1988, do Guia brasileiro para o estudo das fontes da histria da frica cujo levantamento envolveu 21 estados e o Distrito Federal, abrangendo 507 municpios, onde foram identificados 1.814 fundos ou colees.

P g i n a | 49 Paralelamente, as atividades voltadas para os arquivos da administrao federal eram realizadas pelo Arquivo Nacional, fora da coordenao do Sistema, pois este era considerado, por suas prprias limitaes, um aspecto inibidor de programas de gesto de documentos junto aos rgos federais. Assim, apesar dos avanos alcanados na interao do Arquivo Nacional com os arquivos federais, estaduais e municipais, no possvel afirmar que o Sistema Nacional de Arquivos tenha sido implantado. Tal situao sugere, conforme JARDIM (1989, p. 28), que a rede de cooperao interinstitucional, articulada pelo Arquivo Nacional, poderia prescindir da concepo e requisitos formais do tipo sistema nacional de arquivos, desde que democraticamente definidas as polticas nacionais de arquivos, pelo conjunto de atores envolvidos com a produo e uso da informao arquivstica. A PROPOSTA
DE UM

SISTEMA NACIONAL DE INFORMAES ARQUIVSTICAS

A partir de 1988, a direo-geral do Arquivo Nacional, considerando alguns aspectos da Teoria Geral dos Sistemas, prope o esboo de uma nova configurao para o Sistema Nacional de Arquivos. Esta proposta inovadora em relao s anteriores ao privilegiar o conjunto das informaes arquivsticas do patrimnio documental do pas sobre o conjunto das instituies arquivsticas responsveis por este patrimnio.
A atividade relativa ao nvel das informaes no diz respeito diretamente s infra-estruturas de arquivos, mas ao relacionamento que deve existir entre as diferentes instituies, o qual se processa atravs de uma troca constante de informaes. (...) O Sistema Nacional de Arquivos, da forma como se prope agora, precisa estabelecer um sistema aberto de relaes entre as diferentes unidades arquivsticas. Deve ser complexo porque envolve o conjunto de arquivos pblicos e privados do pas (grifo nosso) e deve ser dinmico porque determina um fluxo contnuo de servios e informaes. Alm disso, tem de se processar em dois planos: o nacional e o internacional, de intercmbio de informaes arquivsticas. Seus objetivos seriam os de coordenar e dinamizar as informaes contidas nos arquivos que compem o patrimnio documental da Nao, alm de contribuir para reforar a unidade nacional atravs do conhecimento e divulgao dessas informaes. (...) Identificamo-nos com a proposta mexicana, que declara no ter o sistema responsabilidade direta sobre o conjunto de acervos pblicos e privados do pas. (...) relevante para a preservao do patrimnio documental brasileiro estabelecer sistemas de informao capazes de ampliar o universo a ser analisado, aprofundar a investigao de temas especficos para a pesquisa cientfica, identificar os principais depsitos de documentos pblicos e privados do pas e assegurar o acesso de documentos at ento desconhecidos do pblico interessado (...). Se enfatizamos a criao de um sistema de informaes arquivsticas no Brasil, porque acredita mos estar o pas amadurecido e consciente de proteger sua documentao pblica e privada. (...) e se privilegiamos, neste documento de trabalho, o nvel das informaes

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arquivsticas, porque acreditamos estar colaborando para a consolidao e a construo de novas estruturas arquivsticas, capazes de defender nosso patrimnio documental. (PEIXOTO, 1988, p 614).

Mantida a totalidade dos projetos anteriores, o mecanismo de organizao do Sistema tende a ser o intercmbio de informaes e no a norma. A proposta reconhece, porm, a necessidade de uma poltica normativa de arquivos para o pas, mediante o estabelecimento de
um centro normativo, capaz de definir regras atravs de uma operao descentralizada, a fim de que cada arquivo conserve sua autonomia e tenha elasticidade necessria para adequar prpria instituio. (...) A aceitao de regras e normas de conduta, bem como de obrigaes e deveres, implica uma discusso democrtica que envolva todo o conjunto de instituies ocupadas com os arquivos pblicos e privados. (ibid., p. 612).

Ainda que no explicitado, parece caber ao Arquivo Nacional a funo tcnica de centro normativo e a um conselho superior de arquivos,
ponto de reunio de todas as representaes nos diferentes nveis e esferas (...) a possibilidade de uma discusso democrtica sobre todas as questes que envolvem o conjunto do patrimnio documental de uma nao, tais como as referentes legislao, s normas de acesso e prpria difuso nacional e internacional das informaes contidas nos arquivos pblicos e privados. (ibid., p. 6.).

Nesta perspectiva, o estabelecimento de um Sistema Nacional de Informaes Arquivsticas, como designado posteriormente por Peixoto (1989), seria uma atribuio do Conselho Superior de Arquivos e no do Arquivo Nacional. Embora no aprofundada, esta proposta poderia oferecer algumas alternativas ao modelo de Sistema Nacional de Arquivos sugerido desde 1962. Conforme observado a seguir, o Sistema Nacional de Arquivos de 1994 desviou-se dessas possibilidades. O SISTEMA NACIONAL
DE

ARQUIVOS

DE

1994

Em 1991 aprovada a Lei n 8.519, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, aps uma dcada de esforos, liderados pelo Arquivo Nacional, no sentido de dotar o pas de uma legislao arquivstica. A Lei de Arquivos apresenta caractersticas marcadamente conceituais, sobretudo no que se refere ao conjunto de definies apresentadas para termos como arquivos, gesto de documentos, arquivos pblicos, documentos correntes, intermedirios, permanentes, arquivos privados etc. assegurado o princpio de acesso do cidado informao governamental, bem como previsto o sigilo relativo a determinadas categorias de documentos. Prev-se a identificao de arquivos privados como de interesse pblico e social, desde que sejam considerados como conjunto de fontes relevantes para a histria e

P g i n a | 51 desenvolvimento cientfico nacional (art.12). Ao abordar, no captulo IV, a organizao e administrao de instituies arquivsticas pblicas, a Lei evidencia os princpios federalistas e a autonomia dos Poderes. Assim, conforme o art. 17, a administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete s instituies arquivsticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. A vocao federalista da Lei n 8.159 se expressa ainda no seu art.21, segundo o qual a Legislao Estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios de organizao e vinculao dos arquivos estaduais, bem como a gesto e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituio Federal e nesta Lei. A Lei estabelece a ordenao da malha arquivstica pblica do pas nos seguintes termos: Arquivos Federais: o Arquivo Nacional e outros arquivos do Poder Executivo (Ministrios da Marinha, Relaes Exteriores, Exrcito e Aeronutica), os arquivos dos Poderes Legislativo e Judicirio Federais; Arquivos Estaduais: o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio; Arquivos do Distrito Federal: os arquivos do Poder Executivo, do Poder Legislativo e do Poder Judicirio; Arquivos Municipais: os arquivos do Poder Executivo e do Poder Legislativo. O Arquivo Nacional tem, como competncias, a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, acompanhar e implementar a poltica nacional de arquivos (art. 18). Cria-se um Conselho Nacional de Arquivos (CONAR), presidido pelo diretorgeral do Arquivo Nacional, integrado por representantes de instituies arquivsticas e acadmicas, pblicas e privadas (art. 26) com a atribuio de definir a poltica nacional de arquivos e atuar como rgo central do Sistema Nacional de Arquivos - CONARQ. A lei no explicita, porm, nenhuma definio quanto aos seus objetivos, forma de estruturao e abrangncia. Tampouco h elementos que indiquem o que se considera poltica nacional de arquivos. Antes de sua aprovao, porm, o anteprojeto da Lei n 8.159 recebeu crticas provenientes de alguns setores, particularmente dos representantes da rea de preservao do patrimnio cultural do Governo Federal. Cabe observar que o Decreto-Lei n 25, de 30 de novembro de 1937, estabelece a interferncia do Estado na preservao dos bens mveis e imveis que comporiam o patrimnio cultural do pas. Traduz, portanto, o projeto de rgos federais da rea do

P g i n a | 52 Patrimnio Histrico que se sucederam nas ltimas cinco dcadas, os quais privilegiaram a poltica de preservao arquitetnica do monumento de pedra e cal. Ainda assim, as pretenses do Arquivo Nacional, particularmente no que se refere aos arquivos privados de interesse pblico e social, expressas no anteprojeto de lei, pareciam ameaar poltica e juridicamente a figura do tombamento, prevista no Decreto-Lei n 25. A perspectiva de uma poltica nacional de arquivos coordenada pelo Arquivo Nacional, rgo integrante do Ministrio da Justia, limitaria possveis aes neste sentido por parte do Ministrio da Cultura ou equivalente. Tal limitao incidiria sobre um segmento do chamado patrimnio cultura, ou seja, o patrimnio documental arquivstico, para o qual o setor cultural do Governo Federal jamais props uma poltica especfica. A ao mais prxima neste sentido foi a do Programa de Preservao da Documentao Histrica (PrDocumento), de cujos quadros tcnicos sairiam as crticas mais contundentes ao anteprojeto da Lei de Arquivos. O artigo de ANTUNES e SOLIS (1990), O cesarismo e os arquivos brasileiros, expressa esta postura ao visualizarem no anteprojeto de lei a perspectiva do Arquivo Nacional extrapolar seu raio de ao no mbito do Executivo Federal para atingir tambm os arquivos dos municpios, estados, Distrito Federal, territrios e arquivos privados de pessoas fsicas e jurdicas.
O Arquivo Nacional queria ser o Arquivo da Nao e dirigir a poltica de preservao de documentos do patrimnio arquivstico nacional. Apenas nos estados cesaristas havia-se tentado a aglutinao de um tal patrimnio sob uma mesma administrao de arquivos. (...) Durante o Imprio, o Arquivo Nacional reivindicou tal condio. Isso foi historicamente possvel em virtude do carter centralizador do Estado, alm de serem muito raros, na poca, os documentos privados. (...) Com o advento da Repblica e a adoo dos princpios de autonomia entre os trs poderes da federao, reduziu-se progressivamente o papel do Arquivo Nacional, que na prtica ficou restrito ao recolhimento dos documentos permanentes do Executivo Federal. (ibid., p. 17).

Conforme os autores mencionados, h uma contradio entre o mrito conceitual do projeto e o suposto carter autoritrio dos seus aspectos polticos e legais. Esta vocao autoritria estaria presente em diversos aspectos como, por exemplo: na ao do Arquivo Nacional que, comandando um sistema nacional composto por todas as instituies arquivsticas do Estado, coletaria e centralizaria as informaes sobre os acervos das instituies detentoras de arquivos permanentes, como tambm integraria os processos tcnicos dessas instituies, independentemente de suas localizaes administrativas (ibid., p. 17); no desrespeito aos princpios legais e constitucionais de autonomia entre poderes, estados e municpios; na indefinio sobre o que seja poltica nacional de arquivos, cuja competncia do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ,

P g i n a | 53 cabea do sistema, desta forma amenizando o carter cesarista do Arquivo Nacional (ibid., p. 17); na funo do Arquivo Nacional de acompanhar e implementar a poltica nacional de arquivos. No contexto da lei, s h um entendimento possvel para essas atribuies: Ao Arquivo Nacional do Poder Executivo caber fiscalizar, (acompanhar) e subordinar (implementar a subordinao) as instituies arquivsticas poltica nacional de arquivos (leia-se s determinaes do Conselho) (ibid., p. 17); na indefinio quanto composio do CONARQ; na superposio legislao do patrimnio histrico e artstico nacional. Neste sentido, o anteprojeto de Lei de Arquivos no objetivaria a preservao arquivstica, mas o estabelecimento de um espao exclusivo de poder, no para que o arquivo de toda a nao atue eficazmente, mas para que ele controle poltica e arbitrariamente as competncias e o campo da preservao arquivstica, delegando ou vetando iniciativas (ibid., p. 17). Em 1993 o Arquivo Nacional elaborou trs projetos de decretos visando instituio, respectivamente, do Sistema Nacional de Arquivos, do Conselho Nacional de Arquivos e do Sistema Federal de Arquivos do Poder Executivo. Estes projetos no foram objeto de divulgao e consultas formais por parte do Arquivo Nacional junto a organizaes como o Frum dos Diretores de Arquivos Estaduais, o Frum dos Diretores de Arquivos Municipais e as universidades responsveis por cursos de Arquivologia. Aps mais de trs anos de sancionada a Lei n 8.159, a primeira regulamentao se d em 1994, mediante o Decreto n 1.173, de 29 de junho, que dispe sobre o funcionamento do CONARQ e do SINAR, reunindo os dois projetos especficos, elaborados em 1993. Tendo como rgo central o CONARQ, o Sistema Nacional de Arquivos tem por finalidade implementar a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, visando gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivo (art. 10). Neste sentido, verifica-se uma situao ambgua, do ponto de vista jurdico e poltico j que, no art. 18 da Lei, compete ao Arquivo Nacional acompanhar e implementar (grifo nosso) a poltica nacional de arquivos. De qualquer forma, considerando-se a abordagem sistmica, entende-se que no cabe ao Sistema implementar polticas arquivsticas. Sua funo favorecer a execuo destas polticas pelos rgos que o compem mediante um processo de interao sistmica. Um sistema no constitui um rgo executor de polticas pblicas. O Sistema apresenta a seguinte composio: Arquivo Nacional; arquivos federais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio; arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio; arquivos do Distrito Federal e dos Poderes Executivo, Legislativo e

P g i n a | 54 Judicirio; arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo; pessoas fsicas e jurdicas de direito privado, mediante convnio com o rgo central. Enquanto no Sistema Nacional de Arquivos de 1978, todos os arquivos fora do mbito do Governo Federal integravam o sistema mediante convnio, o atual Sistema inclui estas instituies por adeso obrigatria. Como tal, seguiro as diretrizes e normas emanadas do rgo central, sem prejuzo de sua subordinao e vinculao administrativa (art. 14). Observa-se aqui a tendncia j analisada no captulo IV de se considerar as normas tcnicas do sistema como uma instncia neutra em relao ao contexto organizacional do qual resultam e no qual sero aplicadas. Ainda na qualidade de integrantes do sistema, os arquivos pblicos externos ao Poder Executivo Federal recebem atribuies que colidem com os princpios de autonomia dos poderes, estados e municpios, previstos na prpria Lei n 8.159. Vrias dessas competncias foram conferidas anteriormente aos arquivos integrantes do Sistema pela L ei citada e, como tal, seu dever execut-las nos termos desta, independentemente do decreto que institui o Sistema Nacional de Arquivos. o caso do dever de gesto, preservao e acesso aos documentos produzidos e recebidos em cada rbita do Estado (artigos 19, 20 e 21 da Lei), equivalentes no art. 13 do Decreto aos seguintes incisos:
I. promover a gesto, a preservao e o acesso s informaes e aos documentos na sua esfera de competncia, em conformidade com as diretrizes emanadas do rgo central; (...) III. implementar a racionalizao das atividades arquivsticas, de forma a garantir a integridade do ciclo documental; (...) IV. garantir a guarda e o acesso a documentos de valor permanente. (...)

Outras competncias evidenciam a subordinao tcnico-normativa ao rgo central, previstas no art. 13 do Decreto mediante os seguintes incisos:
II. disseminar, em sua rea de atuao, as diretrizes e normas estabelecidas pelo rgo central, zelando pelo seu cumprimento; (...) VI. prestar informaes sobre suas atividades ao rgo central; (...) XI. colaborar na elaborao de cadastro nacional de arquivos pblicos e privados, bem como no desenvolvimento de atividades censitrias referentes a arquivos; (...)

Por outro lado, pode-se questionar os direitos de um rgo do Executivo Federal solicitar informaes a um arquivo estadual ou municipal sobre seu funcionamento interno e, da parte destes, o dever de fornec-las, sem prejuzo da sua subordinao e vinculao administrativa. O Conselho Nacional de Arquivos tem por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, bem como exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial aos documentos de arquivos (art. 1). Entre outras

P g i n a | 55 competncias do CONARQ, vale ressaltar algumas que sustentam mais incisivamente a sua finalidade: estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos, visando gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivo; promover o inter-relacionamento de arquivos pblicos e privados com vistas ao intercmbio e integrao sistmica das atividades arquivsticas; propor ao Ministro de Estado da Justia dispositivos legais necessrios ao aperfeioamento e implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados; estimular programas de gesto e de preservao de documentos pblicos de mbito federal, estadual e municipal, produzidos ou recebidos em decorrncia das funes executiva, legislativa e judiciria; estimular a implantao de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio, bem como nos estados, no Distrito Federal e nos municpios. Vinculado ao Arquivo Nacional, o CONARQ composto por quatorze membros, sendo sete do Governo Federal (dois do Poder Executivo, dois do Poder Judicirio, dois do Poder Legislativo e um do Arquivo Nacional), dois dos arquivos pblicos estaduais, dois dos arquivos pblicos municipais, um da Associao dos Arquivistas Brasileiros e dois representantes de instituies no-governamentais que atuam na rea de ensino, pesquisa, preservao ou acesso a fontes documentais. No se previu, portanto, representao das universidades que oferecem cursos de Arquivologia. Alm de um rgo deliberativo, o CONARQ tem funes executivas como rgo central do Sistema Nacional de Arquivos. s funes polticas so acrescidas as de carter tcnico-normativas mediante a constituio de cmaras tcnicas e comisses especiais com a finalidade de elaborar estudos e normas necessrias implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados e ao funcionamento do SINAR (art. 8). Ainda em fase de projeto, o Sistema Federal de Arquivos (SIFAR) tem como rgo central e normativo, o Arquivo Nacional, sendo um subsistema do Sistema Nacional de Arquivos com a finalidade de assegurar a gesto, a preservao e o acesso s informaes e aos documentos dos arquivos do Poder Executivo Federal (art. 1). Integram o SIFAR (art. 4), alm do Arquivo Nacional: rgos setoriais: as unidades centralizadoras dos servios arquivsticos nos rgos e entidades da Presidncia da Repblica, dos Ministrios, Autarquias e Fundaes, responsveis pelo gerenciamento de atividades de arquivos no que tange aos documentos em fase corrente e

P g i n a | 56 intermediria, bem como as atividades de controle das informaes para fins de atendimento aos usurios; rgos seccionais: as unidades responsveis pelo recebimento, registro, controle de tramitao e arquivamento dos documentos que atuem descentralizadamente em relao ao rgo setorial, considera dos a complexidade organizacional e o grau de autonomia do rgo ou entidade. Prev-se a integrao ao SIFAR das unidades centralizadoras dos servios arquivsticos nas empresas pblicas e sociedades de economia mista. Aps os projetos no implementados de 1962 e 1978, reorganiza-se com o projeto de 1994 a expectativa de, finalmente, alcanar-se a organizao na totalidade (e, possivelmente, a totalidade na organizao) dos arquivos da Nao, sob a gide do Arquivo Nacional. Entre as recomendaes do Congresso aprovou-se que o Decreto n 1.173, de 29 de junho de 1994, que dispe sobre a organizao e funcionamento do Conselho Nacional de Arquivos e do Sistema Nacional de Arquivos, seja alterado para permitir a incluso de um representante das instituies mantenedoras de curso superior de Arquivologia. O Decreto n 1.461, de 25 de abril de 1995, veio garantir esta representao.

P g i n a | 57

5| Gesto de Documentos: conceitos, princpios, rotinas, etc.


Desde o desenvolvimento da Arquivologia como disciplina, a partir da segunda metade do sculo XIX, talvez nada tenha sido to revolucionrio quanto o desenvolvimento da concepo terica e dos desdobramentos prticos da gesto. A gesto de documentos uma operao arquivstica, o processo de reduzir seletivamente a propores manipulveis a massa de documentos, que caracterstica da civilizao moderna, de forma a conservar permanentemente os que tm um valor cultural futuro, sem menosprezar a integridade substantiva da massa documental para efeitos de pesquisa. Embora sua concepo terica e prtica tenha se desenvolvido aps a Segunda Guerra Mundial, a partir dos E.U.A. e do Canad, a gesto de documentos teve suas razes no final do sculo XIX, em funo dos problemas detectados nas administraes pblicas destes dois pases, referentes ao uso e guarda da documentao. Na primeira metade do sculo XX criaram-se comisses que visavam tornar mais eficiente o uso dos documentos por parte da administrao pblica. Vale ressaltar que durante esse perodo, as instituies arquivsticas (pblicas) caracterizavam-se pela funo de rgos estritamente de apoio pesquisa, comprometidas com a conservao e o acesso aos documentos considerados de valor histrico. Paralelamente iniciava-se a era da chamada administrao "cientfica", que procurava mostrar aos administradores como racionalizar o processo administrativo, desenvolvendo suas atividades de forma menos dispendiosa, melhor e mais rpida. A palavra-chave das administraes dos pases desenvolvidos - sobretudo gesto de documentos os E. U. A. - passou a ser eficincia. A aplicao dos princpios da administrao cientfica para a soluo dos problemas documentais gerou o conjunto de princpios da gesto de documentos, os quais resultam, sobretudo, na necessidade de se racionalizar e modernizar as administraes. No se tratava de uma demanda setorizada, produzida a partir das prprias instituies arquivsticas. A gesto de documentos veio a contribuir para as funes arquivsticas sob diversos aspectos: ao garantir que as polticas documentadas adequadamente; e atividades dos governos fossem

P g i n a | 58 ao garantir a melhor organizao desses documentos, caso tivessem valor permanente; ao inibir a eliminao de documentos de valor permanente; ao definir criteriosamente a parcela dos documentos que constituiriam o patrimnio arquivstico do pas, ou seja, 5% da massa documental produzida (segundo a UNESCO). No VIII Congresso Internacional de Arquivos, realizado em Washington, em 1976, gerou maior conscincia em todo o governo, no caso norte-americano, quanto ao significado dos documentos, qualquer que fosse o suporte, e as suas necessidades de conservao. As instituies arquivsticas pblicas, particularmente os Arquivos Nacionais dos Estados Unidos e do Canad, adquiriram uma nova feio, assumindo tambm a funo de rgo de apoio administrao pblica, com a competncia de orientar programas de gesto de documentos nos diversos rgos governamentais.

A INFORMAO ARQUIVSTICA
Considerando a literatura da rea e as prticas desenvolvidas em alguns pases, pode-se sugerir que as polticas arquivsticas tm como pressuposto: o reconhecimento da informao governamental como um recurso fundamental para o Estado e a sociedade civil; a informao governamental contempla a sociedade civil com conhecimento do Estado e da prpria sociedade civil - passado e presente; o

a informao assegura transparncia ao Estado, facilitando ao governo administrar suas diversas funes sociais; o livre fluxo de informao entre Estado e sociedade civil essencial para uma sociedade democrtica: cabe, assim, ao governo minimizar a carga de demanda sobre a sociedade civil, diminuindo o custo de suas atividades de informao e maximizando a utilizao da informao governamental; os benefcios sociais derivados da informao governamental devem exceder os custos pblicos da informao, ainda que tais benefcios no possam ser sempre quantificveis; a gesto de documentos (correntes e intermedirios) governamentais essencial para assegurar transparncia e, em conjunto com a administrao dos arquivos permanentes, proteger os documentos histricos e assegurar direitos legais e financeiros ao Estado e sociedade; o intercmbio transparente e eficiente da informao cientfica e tecnolgica, estimula a excelncia na pesquisa cientfica e o uso efetivo dos

P g i n a | 59 recursos pblicos de apoio pesquisa e ao desenvolvimento; a tecnologia da informao no um fim em si mesmo, trata-se de um conjunto de recursos que auxilia a efetividade e eficincia das aes do governo.

PRINCPIOS ARQUIVSTICOS
A disciplina de Arquivologia engloba uma srie de princpios, dentre os quais se destacam os seguintes: i. Principio da cumulatividade: princpio segundo o qual o arquivo uma formao orgnica, progressiva e natural. ii. Princpio da organicidade: diz respeito relao natural entre documentos de um arquivo, em decorrncia das atividades da entidade que o acumulou. Os arquivos produzidos por entidade coletiva, pessoa jurdica ou fsica refletem a estrutura e as atividades da sua entidade mantenedora no contexto da organizao dos conjuntos documentais; iii. Princpio da pertinncia: princpio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a provenincia e a classificao original. Tambm chamado princpio temtico; iv. Princpio da provenincia: princpio bsico da Arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou famlia no deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. Tambm chamado princpio do respeito aos fundos; v. Princpio da unicidade: os documentos de arquivo conservam seu carter nico em funo do contexto em que foram produzidos. Este aspecto no est diretamente relacionado ao nmero de cpias produzidas, mas funo nica que os documentos executam dentro do contexto organizacional; vi. Princpio da reversibilidade: princpio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se necessrio; vii. Respeito ordem original: Conservar a ordenao original dada na origem do documento.

ESPCIE E TIPOLOGIA DOCUMENTAL


Espcie: a denominao que se d ao aspecto formal de um documento, as instituies possuem diversas espcies. Exemplo: ofcio, memorando, declarao, certido. Tipologia documental: a denominao que se d quando reunimos determinada espcie funo ou atividade que o documento ir exercer. Logo, Tipologia Documental, como o prprio nome indica (tipo), diz respeito

P g i n a | 60 multiplicidade da produo documental. So documentos produzidos por uma atividade que obedece a uma funo especfica estando regulados por um procedimento ou trmite e que contenha formatos, contedos e suportes semelhantes. De acordo com esta definio, de cada atividade e/ou funo se deriva uma srie de documentos. Como exemplo, podemos citar: Declarao de Imposto de Renda, Certido de nascimento. Portanto, por srie documental tipolgica entendemos o agrupamento de espcies documentais especficas dentro das respectivas funes geradoras. A tipologia documental hoje um dos mais instigantes e importantes temas para uma renovao terica da arquivstica. Como indicativo dessa transformao tem-se a prpria evoluo do conceito de tipo documental, anteriormente encontrado na literatura com inmeras variaes conceituais entre diversos autores. As definies aproximavam-se daquilo que hoje denominamos gnero, espcie, formato, etc., ou uma mescla desses conceitos. No entanto, os estudiosos que se preocuparam com esse tema sempre estiveram buscando uma conceituao que definisse o documento em sua essncia arquivstica, isto , enquanto parte integrante de um conjunto de outros documentos gerados naturalmente no exerccio das mesmas atividades. A particularidade do documento arquivstico, que ao mesmo tempo nico e mltiplo (quando inserido na srie documental), representou um desafio a ser superado na tentativa de conceituao do tipo documental. O texto da Prof. Helosa Bellotto, publicado em 1990, pode ser considerado um marco da literatura arquivstica nacional sobre tipologia documental. Os conceitos ali desenvolvidos so a reformulao de um texto seu anterior, de 1982, e acabaram por ser incorporados ao Dicionrio de terminologia arquivstica. A definio proposta de tipo documental passa a ser, ento, a espcie documental somada funo que a produziu, criando sries tipolgicas, isto , cada tipo documental equivale a uma srie documental. Essa nova conceituao, apesar de aparentemente modesta, fundamental para uma renovao dos procedimentos arquivsticos adotados no Brasil e para a soluo de muitos problemas, frente aos quais os mtodos tradicionais j comeavam a apresentar sinais de esgotamento. O avano dessa problemtica - e a importncia dos estudos de tipologia documental -, pode ser notado nos arquivos municipais espanhis que, desde meados da dcada de 1980, fazem um trabalho conjunto buscando padronizar um arranjo documental tipolgico. A proposta de elaborar arranjos tipolgicos requer o estabelecimento prvio de tipologias documentais especficas a cada modalidade de acervo, de acordo com sua prpria natureza; assim, por exemplo, os partidos e associaes polticas devero ter um instrumento metodolgico prprio, que ser diferente daqueles destinados, por exemplo, organizao dos acervos das entidades sindicais ou dos arquivos pessoais.

P g i n a | 61 A confeco de tal instrumento complexa. Supe uma identificao preliminar das funes desempenhadas, principalmente no nvel formal/legal, para, a partir da, identificar nos documentos as espcies presentes em cada funo principal, bem como determinar outras funes alm do nvel formal/legal; com a conjuno desses elementos pode-se elaborar a tipologia documental e, por extenso, sries tipolgicas. Os arquivos devem ser reveladores das atividades efetivamente desenvolvidas pelas instituies (ou pessoas) ao longo da sua existncia, revalorizando, para isto, os elementos informais, ao lado dos normativos, como nico meio de inserir corretamente os documentos no seu contexto de produo. Deste modo a tipologia tambm destaca o formato como uma soluo para explicitar sua diferena em relao s espcies documentais, j que essas caractersticas, muitas vezes, tendem a se assemelhar, podendo causar alguma confuso na organizao arquivstica. Assim, por exemplo, panfleto refere-se a uma espcie e no a um formato. No quadro abaixo podemos identificar as diferenas entre a Espcie e a Tipologia Documental. Espcie Documental Ofcio Formulrio Ata Contrato Carta Funo Inscrio em curso Adquirir material de consumo Registrar assembleia Contrato de prestao de servio Proposta de patrocnio Tipologia Documental Ofcio de solicitao Formulrio de aquisio Ata de assembleia Prestao de servio Carta de apresentao de proposta de patrocnio

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS (TEORIA DAS 3 IDADES)


Primeira Idade ou Corrente: Documentos em curso ou que sejam frequentemente consultados, conservados nos escritrios ou nas reparties que os receberam e os produziram ou em dependncias prximas de fcil acesso Segunda Idade, ou Intermedirios: Documentos que deixam de ser frequentemente consultados, mas cujos rgos que os receberam ou produziram podem ainda solicit-los, para tratar de assunto idntico ou de retomada de um problema novamente focalizado. No h necessidade de se localizarem prximos aos escritrios e sua permanncia transitria. Em alguns pases so denominados Limbo ou Purgatrio. Terceira Idade, ou Permanente: Documentos que perderam a sua natureza administrativa, mas que se conservam pelo seu valor histrico ou documental, a

P g i n a | 62 fim de se conhecer o passado e sua evoluo. Esses so os arquivos propriamente ditos, pois ali sero arquivados de forma definitiva. So classificados como permanentes os documentos: a) que revelam a origem e constituio da organizao; b) que mostram como a organizao funcionou ao longo do tempo; c) considerados como normas e regulamentos; d) demais documentos histricos.

EQUIPE DE TRABALHO
A gesto de documentos deve ser realizada no apenas por um grupo de trabalho, mas por uma equipe integrada nos seus objetivos com cada componente compreendendo claramente o seu papel e a contribuio profissional que os outros esperam dele. Ou seja, uma equipe em que o todo maior que a soma das partes. Se no partirmos deste pressuposto qualquer resultado em gesto de documentos estar, com certeza, aqum do desejvel. importante observar que embora em cada momento prevaleam aspectos tcnicos relativos a uma ou outra rea do conhecimento, todos os profissionais envolvidos devem participar das discusses e definies para todas as fases de vida do documento. Por exemplo, quando se trata da produo, tramitao e uso corrente dos documentos, podemos supor que maior a influncia do administrador, que identifica competncias, subordinaes e os fluxos de trabalho; e do tcnico de informtica, que prope alternativas eletrnicas para a produo de formulrios e fluxogramas. Mas, neste momento, importante tambm a presena do documentalista, o qual detendo noes de diplomtica pode sugerir a forma e a estrutura dos documentos. Um advogado oferece significativa contribuio para que as normativas legais e processuais sejam atendidas. O historiador, que tambm integra a equipe de gesto de documentos, participa destas definies, pois orienta quanto ao valor histrico das informaes registradas, valor este nem sempre considerado na anlise de profissionais de outras reas. O conservador, cuja formao est voltada para a preservao fsica dos suportes da informao, prope os cuidados necessrios desde o momento da produo do documento, tendo em vista a necessidade da sua preservao ao longo do tempo. E o arquivista j pode elaborar mtodos de arquivamento que facilitem a recuperao das informaes contidas nos documentos sobre as quais se define a produo, o trmite e o uso. A avaliao constitui uma etapa essencial da gesto de documentos. a fase em que se define a eliminao ou a guarda, temporria ou permanente, de um documento. o momento em que tambm, mais do que em qualquer outro, deve

P g i n a | 63 ser levada em conta a formao multidisciplinar da equipe. Toda e qualquer observao de um componente da equipe merece respeito e ateno dos demais. Uma avaliao documental inadequada, por menor que seja, pode causar prejuzos administrativos, financeiros e histrico-culturais e, sob determinadas circunstncias, irreparveis. Desta forma, a equipe de gesto de documentos pode e deve contar, na fase da avaliao documental, com outros profissionais especializados nos assuntos pertinentes. Outro aspecto fundamental para o adequado desenvolvimento da gesto de documentos a noo, por parte de todos os profissionais envolvidos na gesto, do ciclo vital dos documentos, ainda que cada um deles atue somente numa fase do ciclo vital. O arquivo intermedirio da empresa, que guarda os documentos que j no so de uso corrente nos setores, mas que por motivos de ordem legal ou administrativa ainda so preservados, recebe a documentao conforme as normas estabelecidas pela gesto, dentro dos prazos previstos na tabela de temporalidade de documentos e de acordo com os procedimentos de transferncia: cronograma, acondicionamento, descrio e relao dos documentos a serem transferidos. Este conjunto de orientaes s pode ser definido por uma consonncia entre os setores produtores/acumuladores e a administrao do arquivo intermedirio. A construo deste elo, na verdade um feixe de relaes que primordialmente devem ser institucionais e administrativas, mas que no perdem a sua dimenso humana e pessoal, se faz por meio da equipe de gesto. O acervo de valor histrico, a ser guardado no arquivo permanente, tambm fruto das elaboraes tcnicas da gesto de documentos. Como vimos acima, o historiador deve fazer parte de uma equipe de gesto, sobretudo nas instituies pblicas. Sua funo garantir que documentos de valor histrico, alguns imbudos deste valor j na sua produo, outros que o adquirem ao longo de sua existncia, aps cumprirem os prazos de guarda no arquivo corrente elou intermedirio, sejam recolhidos ao arquivo permanente, permitindo ao arquivo o cumprimento de sua funo de preservao da memria documental da instituio qual pertence. Nesta tarefa o relacionamento com o responsvel pelo arquivo permanente que, no Brasil, em geral um historiador deve ser constante, pois este supostamente tem a experincia das demandas atuais no campo da pesquisa histrico-social e, especificamente, dos documentos ou assuntos pesquisados no acervo sob seus cuidados. Faz-se necessrio tambm uma constante atualizao destes profissionais para que o avano dos mtodos e o surgimento de novos objetos do conhecimento histrico sejam incorporados nos pressupostos de seu trabalho.

P g i n a | 64 A gesto de documentos ainda se relaciona internamente com a rea de conservao, pois muitas das definies da gesto so o ponto de partida para o desenvolvimento do trabalho de conservao, que ir hierarquizar suas prioridades de acordo com o suporte da informao, o seu volume fsico e o tempo de guarda dos documentos. Portanto, as estratgias da conservao se do a partir e em conjunto com o trabalho da gesto. Alm das unidades internas ao arquivo com as quais se relaciona, uma equipe de gesto de documentos interage constantemente com os diversos setores produtores/acumuladores de documentos. A qualidade desta relao com a estrutura da empresa essencial para o bom desempenho da gesto. Ela inicia-se com a sensibilizao dos dirigentes para os benefcios da gesto: agilidade na recuperao das informaes; racionalizao da massa documental; economia de espaos fsicos destinados guarda de documentos e reduo dos custos operacionais demonstrando os ganhos financeiros, funcionais, ambientais e na melhoria da imagem institucional. Uma vez implementada a gesto de documentos, a estratgia a ser seguida a disseminao dos seus objetivos para os diferentes nveis hierrquicos e das vantagens para todos da aplicao dos princpios arquivsticos no trato das informaes registradas. A maior dificuldade no decorrer do processo de implantao da gesto de documentos se encontra na resistncia s mudanas, nos hbitos arraigados, cuja justificativa se perdeu no tempo. Considere-se ainda que, no campo especfico da gesto, freqentemente o domnio fsico de um conjunto de documentos ou o domnio de informaes que permitam a sua localizao no caos dos "arquivos", geram ou so usados nas disputas de poder interno na empresa. Neste momento, outras qualidades, alm da formao tcnica dos profissionais da equipe de gesto, devem se fazer presente: a pacincia e a percepo das relaes interpessoais e da assimilao ou no das polticas administrativas pelo conjunto dos funcionrios.

A GESTO DE DOCUMENTOS LEGISLAO BRASILEIRA

SEGUNDO

A Lei Federal 8.159, de 8 de Janeiro de 1991 conceitua gesto de documentos:


Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.

Devem ser criados apenas documentos essenciais administrao da instituio e evitadas duplicaes e emisso de vias desnecessrias.

P g i n a | 65 A tramitao e utilizao de documentos consistem nas atividades de protocolo (recebimento, classificao, registro, distribuio, tramitao); expedio; organizao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria; elaborao de normas de acesso documentao (emprstimos e consultas). A avaliao (com vistas destinao) se desenvolve mediante anlise dos documentos acumulados nos arquivos com a finalidade de estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais sero objeto de arquivamento permanente e quais devero ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informao para a instituio e para terceiros. ETAPAS
DE ARQUIVAMENTO

So as seguintes as fases de arquivamento: inspeo, estudo, classificao, codificao, ordenao e guarda dos documentos. Inspeo Consiste no exame, por intermdio da leitura, do documento para verificar se o mesmo se destina ao arquivamento. Estudo Consiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar a entrada que lhe dever ser atribuda, a existncia de antecedentes, bem como a necessidade de serem feitas referncias cruzadas. Classificao Consiste na determinao da entrada e das referncias cruzadas que lhe sero atribudas atravs de um processo interpretativo.

Codificao
Consiste na aposio arquivamento adotado. Ordenao o agrupamento dos documentos de acordo com a classificao e codificao adotadas. Sua finalidade agilizar o arquivamento e racionalizar o trabalho. Guarda dos documentos o arquivamento propriamente dito. EMPRSTIMO
E CONSULTA

dos

smbolos

correspondentes

ao

mtodo

de

Documentos de arquivo s podem ser consultados ou cedidos, por emprstimo, aos rgos que os receberam ou produziram, aos rgos encarregados das atividades a que se referem os documentos e s autoridades

P g i n a | 66 superiores, na mesma linha hierrquica. Quanto aos prazos para emprstimo de dossis, sugere-se que devam estar compreendidos numa faixa de dez dias, podendo ser renovados mediante sua apresentao no Arquivo. Dever ser utilizada a guia-fora, que ficar no lugar da pasta juntamente com o Recibo de Dossi. Este deve conter os seguintes dados: data da retirada, nome de quem retirou e sua unidade administrativa, ndice da pasta, assinatura de quem retirou e do arquivista responsvel pelo emprstimo. Para facilitar sua cobrana, deve ser institudo o fichrio de lembretes ou vigilncia contnua ou follow-up para controle de prazos, que poder ser organizado em diversas modalidades. Para informaes adicionais, consultar Resoluo n 14 do CONARQ. ANLISE,
AVALIAO, SELEO E ELIMINAO

O governo no pode conservar todos os documentos produzidos em conseqncia de suas mltiplas atividades. Torna-se impossvel prover espao para armazen-los, bem como pessoal para cuidar dos mesmos. O custo da manuteno de tais papis vai alm das posses da mais rica nao. Alm disso, os documentos devem ser reduzidos em quantidade para que sejam teis pesquisa erudita. O destino de um documento pode ser a transferncia para um depsito de armazenamento temporrio (record center) ou para um arquivo de preservao em carter permanente, reduo de seu volume por meio de microfotografia ou simplesmente a destruio imediata. A eficincia de um programa de destinao de documentos deve ser julgada to-somente pela exatido de suas determinaes. A transferncia para um depsito temporrio presume valor para um futuro uso administrativo, legal ou fiscal; o recolhimento para um arquivo de custdia permanente, o valor para pesquisa ou valor permanente para outros fins. A microfilmagem, dado o seu alto custo, s proposta quando os documentos tm valor primrio ou secundrio que justifique a despesa. E, lgico, faz-se mister um julgamento de valor sempre que se pretender destruir documentos. Para maiores informaes vide art. 1, 2 e art 2 da Lei 5.433/68. Um instrumento de destinao pode servir a vrios fins. Podem visar tosomente identificao de corpos de documentos acumulados num rgo do governo e que precisam ser descartados imediatamente ou dentro de determinado prazo. Um documento preparado com esse objetivo chama-se lista de descarte ou lista de eliminao. Essas tabelas normalmente so aplicadas a documentos de tipo rotineiro e devem descrever os documentos de forma a facilitar a eliminao dos mesmos. O teste de eficincia de uma tabela decorre

P g i n a | 67 da possibilidade de os documentos nela includos serem removidos e eliminados no fim dos perodos de reteno recomendados. A remoo ordenada e o descarte de grande quantidade de papis inteis dos arquivos correntes baseiam-se em tabelas de descarte. So, pois, um importante instrumento de administrao. Um instrumento de destinao pode tambm ter o complexo objetivo de identificar tipos rotineiros de documentos cujo descarte futuro possa ser realizado a intervalos determinados. Um documento feito com esse objetivo chama-se tabela de descarte. Podem ainda ter o complexo objetivo de identificar todos os corpos de documentos de um rgo e indicar o destino que se deva dar a cada um deles, seja a eliminao, seja a transferncia para um arquivo de custdia permanente. Um documento que englobe todos os documentos dessa forma chama-se plano de destinao ou tabela de temporalidade. Todos esses instrumentos de destinao so atos normativos. Uma vez determinada a eliminao de documentos, devem ser preparados os termos de eliminao correspondentes, os quais devem conter, de forma sucinta, a identificao dos conjuntos documentais, datas abrangentes, natureza dos documentos e quantidade, bem como a indicao do instrumento de destinao que autoriza a destruio. Os documentos devem ser classificados corretamente para uso corrente, como uma preliminar para a sua exata identificao nos instrumentos de destinao. Devem ser classificados e arquivados de tal modo que possam ser prontamente removidos para serem destrudos depois de terem servido ao uso corrente. A triagem ou escolha das pastas, quer sejam arranjadas segundo um sistema de registro ou por um sistema de arquivamento americano, um processo de alto custo. De fato, a triagem dificilmente se justifica do ponto de vista econmico, a menos que uma boa parte dos documentos que esto sendo examinados possa ser separada para descarte. A classificao, portanto, tem estreita ligao com as prticas de destinao. Os documentos devem ser classificados visando, em primeiro lugar, a facilitar o seu uso em atividades correntes, e somente como finalidade secundria a facilitar a sua remoo e descarte. Contudo, se os documentos forem devidamente classificados em relao funo, podem, em geral, ser eliminados segunda esta, pois muito do valor daqueles deriva de sua relao com a prpria funo. As decises para se destruir documentos devem ser finais e irrevogveis. Salvo em circunstncias excepcionais, os documentos no devem ser conservados temporariamente ou microfilmados a fim de adiar a necessidade de julgar sobre sua inutilidade ou de fundamentar uma opinio mediante verificao de falta de uso dos mesmos. Os documentos selecionados para eliminao

P g i n a | 68 normalmente so vendidos como papel velho, podendo, porm, ser eliminados por qualquer outro meio: fragmentao, macerao etc. A incinerao processo condenado , quer pelo aumento do ndice de poluio que provoca, quer pela impossibilidade de reciclagem do papel, no deve ser adotada. Quando se faz um contrato para venda desses papeis, deve-se incluir uma clusula proibindo a sua revenda como documento. A macerao ou qualquer outro tratamento sempre aconselhvel quando se tratar de documentos confidenciais.

VALOR DOS DOCUMENTOS


Em relao ao seu valor, os documentos podem ser: Permanentes vitais -> aqueles que devem ser conservados indefinidamente por serem de importncia vital para a organizao. Permanentes -> so os que, pela informao que contm, devem ser conservados indefinidamente. Temporrios > quando se pode determinar um prazo ou determinada data em que cessa o valor do documento. DISTINO
ENTRE VALORES PRIMRIOS E SECUNDRIOS

Os valores inerentes aos documentos pblicos so de duas categorias: valores primrios, para a prpria entidade onde se originaram os documentos, e valores secundrios, para outras entidades e utilizadores privados. DISTINO
ENTRE VALORES PROBATRIOS E INFORMATIVOS

Pode-se determinar mais facilmente os valores secundrios de documentos oficiais se os analisarmos em relao a dois aspectos: a) a prova que contm da organizao e do funcionamento do rgo governamental que os produziu, ou seja, todos os documentos essenciais relativos origem, ao desenvolvimento e ao funcionamento de um rgo documentos probatrios ou demonstrativos, que contm o testemunho da existncia e das atividades do rgo; e b) a informao que contm sobre pessoas, entidades, coisas, problemas, condies etc. com que o rgo governamental haja tratado. Os valores inerentes aos documentos decorrentes da prova que contm da organizao e funes sero chamados de valores probatrios. Os valores inerentes aos documentos devido informao que contm sero chamados de valores informativos. A informao pode relacionar-se, de modo geral, a pessoas (fsicas e jurdicas), coisas ou fenmenos, sabendo-se que os dois tipos de valores no se excluem mutuamente. Valores probatrios Um governo responsvel deve preservar um mnimo de provas de como era a sua organizao e de como funcionava, em todos os seus numerosos e complexos

P g i n a | 69 setores. Todos os arquivistas admitem que o mnimo a ser guardado so os documentos sobre a organizao e o funcionamento. Mediante uma seleo criteriosa de vrios grupos e sries, um arquivista pode reunir, em um corpo de documentos relativamente pequeno, todos os fatos de importncia sobre a existncia de um rgo. Para efeito probatrio deve-se procurar responder as seguintes perguntas: o que era o negcio?, como era conduzido, por quem e com que resultados?. As estimativas de valores probatrios devem ser feitas com base no conhecimento completo da documentao do rgo; no devem ser feitas tomando-se por base parte da documentao e no importa quo bem concebido e bem executado seja um programa histrico; jamais poder produzir trabalhos que sirvam como substitutivos dos documentos originais. Outro ponto importante a ser considerado o de que se os documentos visam a servir como prova da organizao e funo, h que ser mantido o arranjo que lhes foi dado pelas unidades administrativas que os criaram; no se deve reorganiz-los pelos assuntos ou por outro princpio qualquer. Valores Informativos Os valores informativos derivam da informao contida nos documentos oficiais relativa aos assuntos de que tratam as reparties pblicas e no da informao ali existente sobre as prprias reparties. A maioria dos documentos oficiais modernos preservados em arquivos de custdia valiosa, menos pela prova que oferecem da ao do governo, do que pela informao que apresentam sobre pessoas determinadas, situaes, eventos, condies, problemas, coisas e propriedades que deram origem a competente ao. Na apreciao do valor informativo existente nos documentos oficiais o arquivista no leva em considerao a origem dos documentos que rgo os produziu, ou de que atividades resultaram. O interesse aqui reside na informao que contm. H alguns testes pelos quais se pode julgar dos valores informativos dos documentos oficiais. So eles: a) unicidade; b) forma; e c) importncia.

Unicidade
Ao aplicar o teste o arquivista deve levar em conta tanto a unicidade da informao, quanto a unicidade dos documentos que contm a informao. O termo unicidade, aplicado informao, significa que a informao contida em determinados documentos oficiais no ser encontrada em outras fontes documentrias de forma to completa e utilizvel. A informao obviamente nica se no pode ser encontrada em outro lugar. Para determinar se um corpo de documentos a nica boa fonte de informao sobre um dado assunto, preciso ser um verdadeiro perito no mesmo. O arquivista alemo Meissner formulou a mxima a idade avanada deve ser respeitada nos documentos. Os arquivistas de diversos pases

P g i n a | 70 estabeleceram datas-limite antes das quais propem que todos os documentos sejam conservados. Na Alemanha o ano de 1700; na Inglaterra, 1750; na Frana, 1830; e na Itlia, 1861. A data italiana corresponde aproximadamente, por coincidncia histrica, adotada pelo Arquivo Nacional dos Estados Unidos, onde se preservam quase todos os documentos ainda existentes criados antes da Guerra Civil, iniciada em 1861.

Forma
Ao aplicar o teste forma, o arquivista deve novamente levar em conta: a) a forma da informao nos documentos, e b) a forma dos documentos. A informao pode ser concentrada em documentos no sentido de que: a) uns poucos fatos so apresentados em dado documento sobre muitas pessoas, coisas ou fenmenos (informao extensa); b) muitos fatos so apresentados sobre algumas pessoas, coisas ou fenmenos (informao intensa); ou c) muitos fatos so apresentados sobre matrias diversas pessoas coisas e fenmenos (informao diversa). Em geral, os documentos que representam concentrao de informao so os que mais se prestam preservao arquivstica, pois os arquivos quase sempre tm problemas de espao para a guarda de documentos. O termo forma aplicado aos documentos e no informao neles contida refere-se condio fsica dos documentos oficiais. A condio fsica importante, pois, se os documentos vo ser preservados num arquivo, devem apresentar-se de forma que possibilitem a outros, que no os prprios criadores, us-los sem dificuldade e sem recorrer a dispendiosos equipamentos mecnicos ou eletrnicos.

Importncia
O arquivista presume que sua primeira obrigao a de conservar a documentao que contenha informao que satisfar s necessidades do prprio governo, e depois disso, por mais indefinidas que sejam, as dos pesquisadores e do pblico em geral. Antes de aplicar o teste da importncia, o arquivista deve estar certo de que os documentos satisfazem os testes de unicidade e forma. O teste de importncia relaciona-se a fatores imponderveis a matrias que no podem ser avaliadas com real certeza. Os testes de unicidade e forma, ao contrrio, referem-se a fatores ponderveis a assuntos que so passveis de ser avaliados na base de fatos que no deixam dvidas.

DOCUMENTOS RELATIVOS A PESSOAS ESPECIAL E AMOSTRA ESTATSTICA

SELEO

Na seleo de documentos, tendo em vista a informao que contm sobre pessoas, dois critrios so possveis. O primeiro selecionar aqueles que representam concentraes de informaes, tais como formulrios de recenseamentos cujos documentos de per si fornecem informao extensa,

P g i n a | 71 intensa ou diversa, em forma concentrada. O segundo selecionar um certo nmero de documentos ou pastas que sejam representativos ou ilustrativos do todo, ou que sejam suficientes para esclarecer os fenmenos investigados. Na ltima alternativa, isto , naquela de selecionar, para reteno, um nmero limitado de processos sobre indivduos, dois princpios podem ser adotados: a) o de seleo especial; e b) o de amostra estatstica.

DOCUMENTOS RELATIVOS A COISAS


No estudo dos documentos sobre coisas, os valores a serem considerados so os que derivam da informao que contm ore as prprias coisas e no da informao sobre o que acontece s coisas. Entre as coisas, o ser humano se preocupa, fundamentalmente, com a terra na qual vive.

DOCUMENTOS RELATIVOS A FENMENOS


O termo fenmeno refere-se aqui ao que ocorre com pessoas ou coisas. Se os fenmenos so antigos, interessam principalmente aos historiadores; se novos, aos socilogos, economistas ou estudiosos de administrao. Um arquivista, no importa qual seja sua experincia, ordinariamente apreciar os documentos principalmente por seu valor ou interesse histrico. A maioria dos arquivistas tende a preservar todos os documentos que se referem de maneira significativa a pessoas, episdios ou acontecimentos importantes. Quanto a documentos mais recentes sobre assuntos sociais e econmicos, deve-se aplicar o princpio da seleo especial. Esse princpio significa, simplesmente, que alguns documentos so selecionados para preservao, porque contm dados que so representativos ou ilustrativos do todo, porque tratam de um acontecimento ou ao importante ou significativa, ou porque contm dados considerados prprios para um estudo de condies sociais e econmicas especficas. bom distinguir-se imediatamente esse princpio do princpio de amostragem estatstica. Este ltimo, adotado no incio do sculo XX, requer um conhecimento do mtodo que o arquivista, em geral, no possui. As tcnicas de coleta, classificao e anlise estatstica, de correlao de dados, cmputo de mdias e probabilidades, previses, curvas e compilao de nmeros-ndices so tcnicas altamente especializadas, parte de uma disciplina distinta.

CONCLUSES
A avaliao de documentos no deve se basear em intuio ou em suposies arbitrrias de valor. Deve ser, ao contrrio, baseada na anlise total da documentao relativa ao assunto a que se referem os documentos em questo. A anlise a essncia da avaliao arquivstica. Ao mesmo tempo em que aquilata os valores probatrios dos documentos, o arquivista deve levar em conta o conjunto

P g i n a | 72 da documentao do rgo que os produziu. Igualmente, ao apreciar os valores informativos dos documentos, o arquivista deve levar em considerao a documentao total em conexo com o assunto a que se refere a informao. Deve determinar se aquele grupo de documentos em questo contm informao nica e se apresenta uma forma que o torne til como uma fonte de informao, e s depois de feito isto dever entrar no reino do impondervel.

P g i n a | 73

6| Gesto de Documentos: operaes pela preservao da informao


MICROFILMAGEM
Os objetivos da microfilmagem de documentos so, em geral, dois: a) reduzir o seu volume; b) garantir a sua durabilidade. Qualquer determinao para microfilmar documentos deve ser baseada nos seguintes princpios: os documentos devem apresentar valor que justifique o custo dessa operao; o processo de microfilmagem de alto custo, devendo-se, por isso, sopesar esse custo contra o da preservao dos documentos na forma original; e os documentos a serem microfilmados devem ter caractersticas fsicas que se prestem filmagem. No Brasil, a Lei 5.433/68 regula a matria. O estudo da microfilmagem iniciou-se em 1835 com a reproduo de diminutas imagens fotogrficas. Entretanto a sua utilizao como vemos hoje se deu em 1906 quando livros e documentos foram reduzidos a pequenas dimenses visando sua utilizao em pesquisas. Entende-se por microfilmagem de substituio a que incide sobre documentos de guarda temporria, com vistas ao aproveitamento de espao. As microformas podem apresentar-se em trs modos: filme, jaqueta ou microficha. FILME (ROLO) a forma de sada natural do processo de microfilmagem dos documentos. So gerados um filme original (sais de prata) para acondicionamento no arquivo de segurana e uma cpia (diazo) para consulta. Um filme tem a capacidade de armazenar mais ou menos 2.400 documentos de formato A4. No filme esses documentos so chamados de fotogramas. JAQUETA A sua impresso segue os mesmos procedimentos da forma anterior. Tambm so gerados dois filmes: um para guarda no arquivo de segurana e outro para consulta. Entretanto, esse segundo formato passa por novos procedimentos: seus fotogramas so recortados e inseridos em jaquetas. Utiliza-se o arquivamento em jaquetas nos documentos que formam dossis e que necessitam ser constantemente atualizados e consultados, exigindo, assim, a proximidade das informaes. Como esse processo mais trabalhoso, somente uma pequena parte

P g i n a | 74 da documentao de uma empresa encontra-se nesse suporte. MICROFICHAS Podem ser emitidas pelo sistema comum de microfilmagem ou atravs do sistema COM Computer Output Microfilm, ou seja, sada direta do computador para a microficha, atravs da fita spool, sem passar pelo papel. No mais necessria a impresso de quilmetros de formulrios contnuos. Sua capacidade de armazenamento de at 420 fotogramas. As microfichas so usadas em arquivos que sejam bastante utilizados devido facilidade de seu manuseio. Os equipamentos para a leitura das microformas podem ser simples unicamente para a leitura ou conjugados (leitoras/ copiadoras) para a leitura e cpia em papel.

TECNOLOGIA DA INFORMAO
Os avanos tecnolgicos, ao lado das vantagens que oferecem, apresentam alguns problemas que merecem reflexo e exigem solues dentro de curto espao de tempo: falta de respaldo legal, no Brasil, que assegure o valor probatrio dos registros contidos em suportes informticos; baixa durabilidade dos materiais empregados, tornando necessria a transferncia peridica das informaes para outros suportes; obsolescncia, em prazos de quatro a cinco anos, dos equipamentos necessrios leitura das informaes armazenadas; falta de padronizao na fabricao de equipamentos e suportes.

TRANSFERNCIA E RECOLHIMENTO
Transferncia e recolhimento so definidos respectivamente no art. 1, 1 e art 1, 2 da Resoluo n 2 do CONARQ. Transferncia e recolhimento so feitos em razo da freqncia de uso e no do valor do documento. A transferncia dos documentos do arquivo corrente para o intermedirio e o recolhimento para o permanente objetivam racionalizar os trabalhos facilita o arquivamento e a localizao de documentos, pois libera espao e economiza recursos materiais, lembrando que o arquivo intermedirio dever ser subordinado tcnica e administrativamente ao arquivo permanente. As transferncias para centros de depsito de armazenamento temporrio. atendem, no mnimo, a trs necessidades bem definidas: a) servem para acomodar certos tipos de documentos que se acumulam regularmente nas reparties do governo e que devem ser conservados durante longos perodos de tempo; b) servem para acomodar acumulaes especiais de documentos de rgos extintos ou de determinadas atividades; e c) servem como um lugar onde se concentram todos os acmulos de documentos regulares ou especiais, de valor e sem valor ao se iniciar um programa de administrao de documentos ou arquivstico. Essas transferncias tambm ocorrem para reas de custo

P g i n a | 75 reduzido, contribuindo para a economia do sistema, que sua finalidade primordial. A maior desvantagem de um plano de depsito tipo limbo, reside no incentivo que d s instituies para protelar o exame de seus documentos. Esses centros no devem ser normalmente usados para armazenar documentos cujo destino os funcionrios no possam decidir de imediato. Sempre que se transferem documentos do tipo no-rotineiro para centros intermedirios, faz-se mister obter informaes precisas e completas sobre as origens administrativas e o significado funcional dos mesmos, a fim de facilitar sua avaliao. Conquanto tais informaes sejam muito teis na avaliao, as descries, por escrito, de documentos, raramente so um bom substituto para a informao que pode ser prestada oralmente por aqueles que os criaram. importante lembrar que os documentos transferidos a um depsito intermedirio conservam a classificao que lhes foi dada nos arquivos correntes. Quanto aos arquivos de custdia, deve-se observar alguns preceitos bsicos: primeiro, que um arquivo permanente no deve aceitar documentos que possam demandar emprstimos freqentes repartio de origem, embora um centro intermedirio possa tomar tais encargos.; segundo devem ser documentos com valor secundrio evidente que justifique sua reteno permanente; terceiro, os corpos dos documentos transferidos para um arquivo devem ser unidades completas e lgicas, acompanhadas dos ndices que lhe sejam pertinentes, devem estar em boa ordem e, tanto quanto possvel, destitudos de peas sem valor que com eles possam ter sido arquivados. E por ltimo, um arquivo de custdia no deve recolher documentos a cujo uso se imponham restries consideradas descabidas e contrrias ao interesse pblico. TIPOS
DE TRANSFERNCIA

At a primeira metade do sculo XX a tradio arquivstica clssica considerava apenas duas idades dos arquivos: a administrativa e a histrica. Os documentos passavam diretamente de um a outro estgio, no sendo prevista nenhuma fase de transio. Com o aumento da massa documental, surgiu a teoria da idade intermediria e com ela a noo de depsitos intermedirios, cujo acervo constitudo de papis que no esto mais em uso corrente. Os arquivos intermedirios tornaram-se uma necessidade reconhecida por administradores e arquivistas. Sua funo principal consiste em proceder a um arquivamento transitrio, isto , em assegurar a preservao de documentos que no so mais movimentados, utilizados pela administrao e que devem ser guardados temporariamente, aguardando pelo cumprimento dos prazos estabelecidos elas comisses de anlise ou, em alguns casos, por um processo de triagem que decidir pela eliminao ou arquivamento definitivo, para fins de prova ou de pesquisa. H dois tipos bsicos de transferncia: permanente e peridica.

P g i n a | 76 permanente a que se processa em intervalos irregulares e exige, quase sempre, que se indique em cada documento a data em que dever ser transferido. S aplicada em casos especiais. Peridica a remoo de documentos, em intervalos determinados. Ela pode ser efetuada em uma etapa, em duas etapas, e ainda dentro de um perodo determinado, sendo esta ltima conhecida como peridica de mnimo e mximo. Na transferncia peridica em uma etapa, os documentos julgados de valor so recolhidos diretamente do arquivo corrente para o arquivo permanente. Neste caso, no h arquivo intermedirio e a transferncia recebe o nome de recolhimento. Na transferncia peridica em duas etapas tambm conhecida por dupla capacidade, transferncia mltipla ou mtodo do ciclo os documentos so transferidos para o arquivo intermedirio, onde permanecem durante determinado perodo e, posteriormente, se julgados de valor, so recolhidos em carter definitivo para o arquivo permanente. normalmente nessa fase (transferncia) que se promove a desinfestao e a restaurao dos documentos.

P g i n a | 77

7| Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-Meio da Administrao Pblica


INTRODUO
A avaliao constitui-se em atividade essencial do ciclo de vida documental arquivstico, na medida em que define quais documentos sero preservados para fins administrativos ou de pesquisa e em que momento podero ser eliminados ou destinados aos arquivos intermedirio e permanente, segundo o valor e o potencial de uso que apresentam para a administrao que os gerou e para a sociedade. Os primeiros atos legais destinados a disciplinar a avaliao de documentos no servio pblico datam do final do sculo passado, em pases da Europa, nos Estados Unidos e no Canad. No Brasil, a preocupao com a avaliao de documentos pblicos no recente, mas o primeiro passo para sua regulamentao ocorreu efetivamente com a Lei Federal n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que em seu artigo 9 dispe que a eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao de instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia. Estudos vm sendo realizados, no setor pblico e privado, com o objetivo de estabelecer critrios e parmetros para a avaliao documental, j desde a dcada de 1970. O Arquivo Nacional publicou em 1985 manual tcnico sob o ttulo Orientao para avaliao e arquivamento intermedirio em arquivos pblicos, do qual constam diretrizes gerais para a realizao da avaliao e para a elaborao de tabelas de temporalidade. Em 1986, iniciaram-se as primeiras atividades de avaliao dos acervos de carter intermedirio sob a guarda da ento Diviso de Pr-Arquivo do Arquivo Nacional, desta vez com a preocupao de estabelecer prazos de guarda com vista eliminao e, conseqentemente, reduo do volume documental e racionalizao do espao fsico. A metodologia adotada poca envolveu pesquisas na legislao que regula a prescrio de documentos administrativos, e entrevistas com historiadores e servidores responsveis pela execuo das atividades nos rgos pblicos, que forneceram as informaes relativas aos valores primrio e secundrio dos documentos, isto , ao seu potencial de uso para fins administrativos e de pesquisa, respectivamente. Concludos os trabalhos, ainda que restrito documentao j depositada no arquivo intermedirio do Arquivo Nacional, foi

P g i n a | 78 constituda, em 1993, uma Comisso Interna de Avaliao que referendou os prazos de guarda e destinao propostos. Com o objetivo de elaborar uma Tabela de Temporalidade Documental TTD, da ento Secretaria de Planejamento, Oramento e Coordenao (SEPLAN), foi criado, em 1993, um grupo de trabalho composto por tcnicos do Arquivo Nacional e daquela secretaria, cujos resultados, relativos s atividades-meio, serviriam de subsdio ao estabelecimento de prazos de guarda e destinao para os documentos da administrao pblica federal. A tabela, elaborada com base nas experincias j desenvolvidas pelos dois rgos, foi encaminhada, em 1994, Direo Geral do Arquivo Nacional para aprovao. Com a instalao do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), em novembro de 1994, foi criada, dentre outras, a Cmara Tcnica de Avaliao de Documentos (Ctad) para dar suporte s atividades do conselho. Sua primeira tarefa foi analisar e discutir a TTD elaborada pelo grupo de trabalho Arquivo Nacional/SEPLAN, com o objetivo de torn-la aplicvel tambm aos documentos produzidos pelos rgos pblicos nas esferas estadual e municipal, servindo como orientao a todos os rgos participantes do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar). O modelo ora apresentado constitui-se em instrumento bsico para elaborao de tabelas referentes s atividades-meio do servio pblico, podendo ser adaptado de acordo com os conjuntos documentais produzidos e recebidos. Vale ressaltar que a aplicao da tabela dever estar condicionada aprovao por instituio arquivstica pblica na sua especfica esfera de competncia. A tabela de temporalidade documental dever contemplar as atividades-meio e atividades-fim de cada rgo pblico. Desta forma, caber aos mesmos definir a temporalidade e destinao dos documentos relativos s suas atividades especficas, complementando a tabela bsica aqui apresentada. Posteriormente, esta dever ser encaminhada instituio arquivstica pblica para aprovao e divulgao, por meio de ato legal que lhe confira legitimidade.

CONFIGURAO DA DOCUMENTAL - TTD

TABELA

DE

TEMPORALIDADE

A Tabela de Temporalidade Documental um instrumento arquivstico resultante de avaliao, que tem por objetivos definir prazos de guarda e destinao de documentos, com vista a garantir o acesso informao a quantos dela necessitem. Sua estrutura bsica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituio no exerccio de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediria, a destinao final eliminao ou guarda permanente alm de um campo para observaes necessrias sua compreenso e aplicao.

P g i n a | 79 Apresentam-se a seguir diretrizes para a correta utilizao do instrumento: 1. Assunto Neste campo so apresentados os conjuntos documentais produzidos e recebidos, hierarquicamente distribudos de acordo com as funes e atividades desempenhadas pela instituio. Para possibilitar melhor identificao do contedo da informao, foram empregadas funes, atividades, espcies e tipos documentais, genericamente denominados assuntos, agrupados segundo um cdigo de classificao, cujos conjuntos constituem o referencial para o arquivamento dos documentos. Como instrumento auxiliar, pode ser utilizado o ndice, que contm os conjuntos documentais ordenados alfabeticamente para agilizar a sua localizao na tabela. 2. Prazos de guarda Referem-se ao tempo necessrio para arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediria, visando atender exclusivamente s necessidades da administrao que os gerou, mencionado, preferencialmente, em anos. Excepcionalmente, pode ser expresso a partir de uma ao concreta que dever necessariamente ocorrer em relao a um determinado conjunto documental. Entretanto, deve ser objetivo e direto na definio da ao exemplos: at aprovao das contas; at homologao da aposentadoria; e at quitao da dvida. O prazo estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao perodo em que o documento freqentemente consultado, exigindo sua permanncia junto s unidades organizacionais. A fase intermediria relaciona-se ao perodo em que o documento ainda necessrio administrao, porm com menor freqncia de uso, podendo ser transferido para depsito em outro local, embora disposio desta. A realidade arquivstica no Brasil aponta para variadas formas de concentrao dos arquivos, seja ao nvel da administrao (fases corrente e intermediria), seja no mbito dos arquivos pblicos (permanentes ou histricos). Assim, a distribuio dos prazos de guarda nas fases corrente e intermediria foi definida a partir das seguintes variveis: I rgos que possuem arquivo central e contam com servios de arquivamento intermedirio: Para os rgos federais, estaduais e municipais que se enquadram nesta varivel, h necessidade de redistribuio dos prazos, considerando-se as caractersticas de cada fase, desde que o prazo total de guarda no seja alterado, de forma a contemplar os seguintes setores arquivsticos: - arquivo setorial (fase corrente, que corresponde ao arquivo da unidade

P g i n a | 80 organizacional); - arquivo central (fase intermediria I, que corresponde ao setor de arquivo geral/central da instituio); - arquivo intermedirio (fase intermediria II, que corresponde ao depsito de arquivamento intermedirio, geralmente subordinado instituio arquivstica pblica nas esferas federal, estadual e municipal). II rgos que possuem arquivo central e no contam com servios de arquivamento intermedirio: Nos rgos situados nesta varivel, as unidades organizacionais so responsveis pelo arquivamento corrente e o arquivo central funciona como arquivo intermedirio, obedecendo aos prazos previstos para esta fase e efetuando o recolhimento ao arquivo permanente. III rgos que no possuem arquivo central e contam com servios de arquivamento intermedirio: Nesta varivel, as unidades organizacionais tambm funcionam como arquivo corrente, transferindo os documentos aps cessado o prazo previsto para esta fase para o arquivo intermedirio, que promover o recolhimento ao arquivo permanente. IV rgos que no possuem arquivo central nem contam com servios de arquivamento intermedirio: Quanto aos rgos situados nesta varivel, as unidades organizacionais so igualmente responsveis pelo arquivamento corrente, ficando a guarda intermediria a cargo das mesmas ou do arquivo pblico, o qual dever assumir tais funes. 3. Destinao final Neste campo registrada a destinao estabelecida que pode ser a eliminao, quando o documento no apresenta valor secundrio (probatrio ou informativo) ou a guarda permanente, quando as informaes contidas no documento so consideradas importantes para fins de prova, informao e pesquisa. A guarda permanente ser sempre nas instituies arquivsticas pblicas (Arquivo Nacional e arquivos pblicos estaduais, do Distrito Federal e municipais), responsveis pela preservao dos documentos e pelo acesso s informaes neles contidas. Outras instituies podero manter seus arquivos permanentes, seguindo orientao tcnica dos arquivos pblicos, garantindo o intercmbio de informaes sobre os respectivos acervos. 4. Observaes Neste campo so registradas informaes complementares e justificativas, necessrias correta aplicao da tabela. Incluem-se, ainda, orientaes quanto alterao do suporte da informao e aspectos elucidativos quanto destinao dos documentos, segundo a particularidade dos conjuntos documentais avaliados.

P g i n a | 81 METODOLOGIA
PARA

ELABORAO

DA

TTD

Para a elaborao da tabela de temporalidade documental h que se observar os princpios da teoria das trs idades, que define parmetros gerais para arquivamento e destinao dos documentos de arquivo. O processo de avaliao deve considerar a funo pela qual foi criado o documento, identificando os valores a ele atribudos (primrio ou secundrio), segundo o seu potencial de uso. O valor primrio refere-se ao uso administrativo para o rgo, razo primeira da criao do documento, o que pressupe o estabelecimento de prazos de guarda ou reteno anteriores eliminao ou ao recolhimento para guarda permanente. Relaciona-se, portanto, ao perodo de utilidade do documento para o cumprimento dos fins administrativos, legais ou fiscais. O valor secundrio refere-se ao uso para outros fins que no aqueles para os quais os documentos foram criados, podendo ser: a) Probatrio quando comprova a existncia, o funcionamento e as aes da instituio; b) Informativo quando contm informaes essenciais sobre matrias com que a organizao lida, para fins de estudo ou pesquisa (Schellenberg, 1994, p. 152-154). A metodologia de elaborao da tabela de temporalidade documental fundamenta-se nas funes e atividades desempenhadas pelos rgos pblicos, tomando-se por base o contedo da informao contida nos documentos, pois somente desta maneira possvel realizar a anlise e seleo documental com racionalidade e segurana. Os rgos, ao adotar a tabela, devem designar uma Comisso Permanente de Avaliao que ter a responsabilidade de proceder s adaptaes, orientar sua aplicao, dirimir possveis dvidas, orientar o processo de seleo dos documentos e proceder reviso peridica no que se refere aos documentos relativos s atividades-meio. Dever, ainda, promover a avaliao dos documentos relativos s atividades-fim, complementando a tabela bsica e submetendo-a aprovao da instituio arquivstica pblica. A Comisso Permanente de Avaliao compor-se- de: arquivista ou responsvel pela guarda da documentao; servidores das unidades organizacionais s quais se referem os documentos a serem destinados, com profundo conhecimento das atividades desempenhadas; historiador ligado rea de pesquisa de que trata o acervo; profissional da rea jurdica, responsvel pela anlise do valor legal dos documentos;

P g i n a | 82 profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliao (economista, socilogo, engenheiro, mdico e outros); outros profissionais que possam colaborar com as atividades da comisso. Competir comisso designar grupo de trabalho responsvel pela execuo dos procedimentos metodolgicos descritos a seguir: 1. levantamento de dados relativos s funes e atividades desenvolvidas na rea de administrao geral, bem como naquelas especficas do rgo (atividades-fim); 2. definio dos conjuntos documentais; 3. entrevistas com servidores responsveis pelo planejamento e execuo das atividades s quais se referem os conjuntos documentais definidos, obtendo informaes referentes vigncia, legislao que regula as atividades e os prazos de prescrio, existncia de outras fontes recapitulativas, freqncia de uso dos documentos, e aos prazos de precauo, cuja necessidade ditada pelas prticas administrativas; 4. levantamento de informaes sobre linhas de pesquisa; 5. processamento das informaes e preenchimento dos campos da tabela; 6. encaminhamento da proposta Comisso Permanente de Avaliao para apreciao dos prazos de guarda e destinao. Cessados os trabalhos, a Comisso Permanente de Avaliao dever: 1. analisar a proposta, procedendo alteraes ou aprovando-a na ntegra; 2. encaminhar a tabela instituio arquivstica pblica na sua respectiva esfera de competncia para aprovao; 3. providenciar a divulgao da tabela aprovada, por intermdio de ato legal a ser publicado na imprensa oficial ou, na inexistncia desta, em outro veculo de divulgao local. Para que a TTD seja aplicada com xito, ser necessrio promover o treinamento dos responsveis pela execuo das atividades arquivsticas do rgo. Alm da aplicao da tabela, estes sero encarregados de analisar e propor as atualizaes necessrias ao aprimoramento das atividades de avaliao. No intuito de fornecer orientao para a definio de valores, apresentamse, a seguir, alguns critrios gerais adotados quando da elaborao da tabela bsica de temporalidade relativa s atividades-meio da administrao pblica. Dos documentos relativos administrao geral, foram considerados permanentes aqueles que dizem respeito a polticas, planos, projetos, programas de modernizao e reforma administrativa; relatrios de atividades; ajustes, acordos e convnios; aes judiciais, bem como normas, regulamentaes e

P g i n a | 83 diretrizes. No que se refere aos documentos relativos organizao e funcionamento, foram considerados permanentes os regimentos, regulamentos, estatutos, organogramas e estruturas, alm dos documentos relacionados s campanhas institucionais e divulgao das atividades do rgo. No que se refere aos documentos relativos a pessoal, adotou-se o prazo de 52 (cinqenta e dois) anos para os que contm informaes passveis de consulta no momento da homologao da aposentadoria, sendo: - 35 anos - perodo correspondente ao tempo de contribuio do servidor; - 17 anos - perodo necessrio para o servidor atingir a idade mxima para a aposentadoria compulsria 70 (setenta) anos, conforme a Constituio Federal em vigor. Para assentamentos individuais, aposentadoria e penses definiu-se prazo de guarda de 100 (cem) anos, com o objetivo de atender aos direitos de pensionistas e provveis descendentes. Quanto ao valor secundrio dos documentos relativos a pessoal, foram considerados permanentes os seguintes conjuntos documentais: quadros, tabelas e poltica de pessoal, por refletirem diretrizes adotadas pelo servio pblico na composio de seus quadros; documentos que refletem as diretrizes, normas e procedimentos relativos a exames de seleo, cursos e estgios; apurao de responsabilidade e ao disciplinar, pelo carter punitivo que reflete hbitos e costumes do perodo; prmios, por refletirem uma possvel poltica de valorizao dos servidores; reclamaes/aes trabalhistas, acordos e dissdios, que refletem o relacionamento empregadores/empregados no servio pblico; documentos referentes a movimentos reivindicatrios de servidores. Por impossibilidade de definio de prazos em anos, j que dependem do julgamento dos tribunais de contas, definiu-se que os documentos financeiros permaneam na fase corrente at a aprovao das contas e por mais 5 (cinco) anos na fase intermediria previamente destinao, conforme a legislao em vigor. Estabeleceu-se valor permanente para os conjuntos documentais relativos execuo financeira (prestao de contas, tomada de contas, balanos, balancetes, estmulos creditcios), os quais comprovam a receita e despesa do rgo. No que tange aos documentos oramentrios, atribuiu-se valor permanente para os conjuntos documentais que refletem:

P g i n a | 84 a) a proposta oramentria, relativa s prioridades pontuais definidas pelos rgos e setores especficos da administrao pblica; b) o oramento aprovado pelo governo, mediante lei oramentria, que redefine as prioridades estabelecidas nas propostas; c) a execuo oramentria, que demonstra a efetiva alocao de recursos, redirecionando o oramento aprovado e criando, muitas vezes, novas prioridades. Quanto aos documentos relativos a material e patrimnio, foram considerados de valor permanente os seguintes conjuntos documentais, que resguardam direitos patrimoniais: inventrios de material permanente; inventrios de bens imveis, veculos e semoventes; escrituras de bens imveis; desapropriao, tombamento, reintegrao de posse, reivindicaes de domnio; projetos, plantas e obras de bens imveis. Os conjuntos documentais relativos documentao e informao, considerados permanentes, refletem a poltica de tratamento, controle e acesso informao do rgo. So eles: inventrios de documentao bibliogrfica; normas, projetos, manuais e instrumentos; poltica interna de acesso aos documentos de arquivo; anlise, avaliao, seleo e tabela de temporalidade; termos de eliminao e guias de recolhimento; programas, sistemas e manuais de informtica. Quanto aos assuntos diversos, foram considerados de valor permanente os documentos relativos aos eventos promovidos pelo rgo, no que tange ao seu planejamento e programao, bem como os discursos, palestras e trabalhos apresentados por seus tcnicos em eventos promovidos por outras instituies. No caso de inexistncia, no rgo, do original dos documentos permanentes, a cpia ser recolhida na condio de fonte nica de informao. APLICAO
DA

TABELA

DE

TEMPORALIDADE DOCUMENTAL

A aplicao da TTD refere-se aos procedimentos adotados para seleo e destinao dos documentos, uma vez cumpridos os prazos de guarda estabelecidos. Para isso, devem ser observadas as rotinas a seguir:

P g i n a | 85

ROTINAS PARA DESTINAO DOS DOCUMENTOS NA FASE CORRENTE


1. Ler atentamente as explicaes contidas neste instrumento; 2. Verificar se os documentos a serem destinados esto organizados de acordo com os conjuntos documentais definidos na tabela, procedendo organizao, se for o caso; 3. Observar se o documento se refere a dois ou mais assuntos pois, neste caso, ele dever ser arquivado no conjunto documental que possui maior prazo de guarda ou que tenha sido destinado guarda permanente, registrando-se a alterao nos instrumentos de controle; 4. Separar os documentos a serem destinados, verificando se cumpriram o prazo de guarda estabelecido para esta fase; 5. Eliminar as cpias e vias cujo original ou um exemplar encontrem-se no mesmo conjunto ou dossi; 6. Proceder ao registro dos documentos a serem eliminados; 7. Proceder eliminao; 8. Elaborar termo de eliminao; 9. Elaborar listagem dos documentos destinados transferncia para a fase intermediria (guias/listagens de transferncia); 10. Operacionalizar a transferncia, seguindo responsvel pelo arquivamento intermedirio. orientaes do setor

ROTINAS PARA DESTINAO DOS DOCUMENTOS NA FASE INTERMEDIRIA


1. Ler atentamente as explicaes contidas neste instrumento; 2. Verificar se os documentos a serem destinados esto organizados de acordo com os conjuntos documentais definidos na tabela, procedendo organizao, se for o caso; 3. Separar os documentos a serem destinados, verificando se cumpriram o prazo de guarda estabelecido para esta fase; 4. Proceder triagem dos documentos selecionados para a guarda permanente, separando aqueles que, em relao ao conjunto documental ao qual pertencem, no constituem elemento de prova e/ou informao que justifique sua guarda (ver item 4.4 TRIAGEM DE DOCUMENTOS EM FASE INTERMEDIRIA); 5. Proceder alterao de suporte, se for o caso ALTERAO DO

P g i n a | 86 SUPORTE DA INFORMAO); 6. Proceder ao registro dos documentos eliminados; 7. Proceder eliminao; 8. Elaborar termo de eliminao; 9. Elaborar listagem dos documentos (guia/relao/listagem de recolhimento); destinados ao recolhimento

10. Operacionalizar o recolhimento, segundo orientaes da instituio arquivstica responsvel pela guarda permanente. ALTERAO
DO

SUPORTE

DA

INFORMAO

A adoo de recursos tecnolgicos para alterao do suporte da informao requer a observncia de determinados critrios que levem em considerao os preceitos tcnicos da arquivologia, a legislao em vigor e a relao custo/benefcio de sua implantao. Conquanto tais recursos permitam a reduo das necessidades de armazenamento da informao, podem, por outro lado, acarretar elevada despesa para o rgo, sem que se obtenha resultados positivos. Dentre as vantagens da alterao do suporte, destacam-se: - agilizar a recuperao das informaes, bem como o seu intercmbio; - garantir a preservao de documentos originais passveis de destruio pelo manuseio, bem como a segurana do acervo contra furto, incndios, inundaes etc; - preencher lacunas nos acervos arquivsticos; - substituir, em situaes especficas, grandes volumes de documentos destinados eliminao, mas de prazos de guarda muito extensos, proporcionando melhor aproveitamento do espao, reduzindo o custo de manuteno, concentrando as informaes e facilitando o seu manuseio. No entanto, qualquer deciso quanto alterao do suporte da informao deve estar fundamentada nos seguintes critrios: 1. avaliar as questes legais concernentes alterao do suporte, observando-se as garantias jurdicas, a normalizao dos procedimentos, as especificaes e os padres de qualidade estabelecidos pela legislao brasileira e por organismos internacionais. Cada rgo necessita encontrar a soluo que melhor atenda s suas peculiaridades, examinando as vantagens e desvantagens que envolvem a adoo desses recursos, bem como o custo global e os benefcios a serem obtidos. Do ponto de vista legal, observa-se que: a) a atual legislao de microfilmagem no permite a eliminao de documentos pblicos ou oficiais destinados guarda permanente, mesmo aps microfilmados;

P g i n a | 87 b) o microfilme tem validade em juzo desde que obedecidos os critrios e padres estabelecidos em lei; c) a atual legislao brasileira que garante a autenticidade, a integridade e a validade jurdica de documentos em forma eletrnica encontra-se em processo de regulamentao, sendo aconselhvel a observncia da legislao em vigor no momento da adoo deste suporte. 2. os documentos devem apresentar uma organizao que possibilite a recuperao das informaes neles contidas antes e depois de processar a alterao do suporte; 3. os documentos devem ser previamente avaliados, identificando-lhes valor que justifique o custo da operao; 4. os documentos devem ter caractersticas fsicas que se prestem ao uso do recurso, dando preferncia s grandes sries e no a peas isoladas, observado o estado de conservao, para que a reproduo ocorra dentro de parmetros tcnicos adequados; 5. o recurso utilizado deve ser adotado dentro da melhor tcnica, de forma a assegurar a qualidade da reproduo, a durabilidade do novo suporte e o acesso informao; 6. o rgo que adotar tais recursos deve contar com depsitos e equipamentos de segurana que venham a garantir a preservao do novo suporte. Organizados e avaliados os documentos, deve-se proceder ao estudo da viabilidade econmica, de acordo com a disponibilidade de pessoal, espao e recursos financeiros do rgo, alm do clculo dos equipamentos, materiais e acessrios necessrios. Deve-se, ainda, verificar as instalaes dos arquivos de segurana, bem como as condies de tratamento tcnico, armazenamento e acesso s informaes. TRIAGEM
DE

DOCUMENTOS

EM

FASE INTERMEDIRIA

O conceito de triagem se confunde com o de avaliao, na medida em que ambos os processos se relacionam depurao da massa documental arquivstica, eliminando-se documentos sem valor e preservando-se aqueles que o tenham, seja para fins administrativos ou de pesquisa histrico-cientfica. A tabela de temporalidade pode prever a triagem em seu prprio contedo quando assinala que sero preservados apenas exemplares nicos de documentos repetitivos, ou quando destina conjuntos documentais eliminao, uma vez que outros, recapitulativos ou de mesmo teor, j se encontram preservados. No entanto, outros critrios de triagem podem ser estabelecidos para documentos que, embora corretamente classificados, no possuam o mesmo valor dos demais pertencentes ao conjunto documental, no que concerne ao contedo das informaes. Nestes casos, os responsveis pela destinao dos documentos

P g i n a | 88 em fase intermediria devem realizar a triagem previamente ao recolhimento, garantindo que o arquivo permanente receba apenas as peas cujo contedo justifique sua guarda do ponto de vista probatrio e/ou informativo. igualmente recomendvel a seleo por amostragem, processo que permite a preservao de parcela de documentos do conjunto documental destinado eliminao, com o objetivo de resgatar procedimentos administrativos vigentes em determinada poca ou lugar. Para isso, alguns critrios devero ser observados, conforme a especificidade dos documentos avaliados, seguindo orientaes da instituio arquivstica pblica na respectiva esfera de competncia. Outros procedimentos e critrios podem surgir no processo de seleo para o recolhimento, porm, em todos os casos, o arquivo intermedirio dever elaborar listagem dos documentos a serem eliminados, submetendo-a aprovao da instituio arquivstica pblica na sua esfera de competncia, em conformidade com o art. 9 da lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

P g i n a | 89

8| Arquivo Permanente - o verdadeiro ARQUIVO HISTRICO: rotinas bsicas operacionais


Os arquivos permanentes constituem-se de materiais selecionados, que so escolhidos de uma grande massa de documentos produzidos e recebidos por um governo, devido ao seu valor comprobatrio e informativo. So escolhidos tomando-se por base no a apreciao de certos documentos em particular, mas devido ao seu significado no conjunto da documentao de um determinado assunto ou atividade, ou, em termos mais amplos, na documentao de um rgo, de um governo, ou mesmo da sociedade em certo estgio de desenvolvimento. O trabalho de recolhimento de documentos a arquivos permanentes tem um duplo objetivo: preserv-los e torn-los disponveis para serem usados. Os documentos pblicos devem ser reconhecidos por lei como propriedade pblica. O direito a tais documentos ser exclusivamente do governo que os criou e sero conservados para a perpetuidade. Qualquer lei que diga respeito administrao de documentos pblicos deve incluir no seu texto normas para a sua reobteno no caso de terem sido indevidamente alienados ou retirados da repartio. O princpio bsico nullum tempus occurrit regi (art. 17, 4, Decreto 4.073/2002), que foi traduzido como contra o rei no h prescrio (vide art. 15 e seguintes do Decreto 4.073/2002). A legislao sobre os documentos pblicos, alm disso, deve definir claramente as responsabilidades de custdia do arquivista. O conceito de custdia pode ser explicado em relao ao conceito de propriedade pblica. Os documentos pblicos podero ser conservados sob a custdia de qualquer rgo da administrao, sem, contudo, ser de sua propriedade. Quando os documentos pblicos so transferidos da custdia de um rgo para a de outro no h transferncia de propriedade, pois os documentos eram e continuam a ser propriedade do Estado. Legalmente, ento, o arquivista deve ter a custdia dos documentos que esto sob a sua guarda fsica, no que diz respeito ao seguinte: Primeiro, deve o arquivista ter sobre os documentos os mesmos direitos e privilgios que tinha a entidade que os criou, relativamente reproduo e autenticao de cpias. Segundo, deve ter, em relao aos documentos, certos direitos e privilgios adicionais que no so comumente exercidos pelas entidades criadoras. Referemse estes ao arranjo, descrio e publicao para fins que no aqueles para os

P g i n a | 90 quais foram originariamente criados para servir a usos secundrios de outras reparties e de particulares. Esses direitos e privilgios so necessrios ao arquivista para o bom cumprimento de seus deveres. Deve haver disposies legais regulamentando o problema da destruio de documentos pblicos. Essa regulamentao h que proibir a destruio de qualquer documento pblico por qualquer funcionrio sem a devida aprovao da autoridade responsvel pelos arquivos (vide art. 18, Decreto 4.073/2002). Mesmo os documentos histricos de hoje podem tornar-se novamente administrativos amanh, por diversas circunstncias, devido sua utilizao. Os princpios que se aplicam ao arranjo de documentos pblicos num arquivo de custdia devem ser distintos dos princpios expostos at agora, que se aplicam ao arranjo dos mesmos nas prprias reparties de origem. A administrao de arquivos permanentes bem mais complexa que a dos arquivos corrente e intermedirio. Classificam-se em quatro grupos distintos as atividades do arquivo permanente: arranjo -> reunio e ordenao adequada dos documentos; descrio e publicao -> acesso aos documentos para consulta e divulgao; conservao -> medidas de proteo aos documentos e, conseqentemente do local de sua guarda, visando a impedir sua destruio; referncia -> poltica de acesso e uso dos documentos.

ATIVIDADES DE ARRANJO
Em arquivologia entende-se por arranjo a ordenao dos documentos em fundos, a ordenao das sries dentro dos fundos e, se necessrio, dos itens documentais dentro das sries. O arranjo uma das funes mais importantes em um arquivo,e, por isso, deve ser feito por pessoa qualificada e especializada. As atividades desenvolvidas no arranjo so de dois tipos: intelectuais e fsicas. As intelectuais consistem na anlise dos documentos quanto a sua forma, origem funcional e contedo. As atividades fsicas se referem colocao dos papis nas galerias, estantes ou caixas, seu empacotamento, fixao de etiquetas etc. H considervel diferena entre o arranjo do arquivo corrente e o do arquivo permanente. Quanto aos arquivos intermedirios, no existem mtodos ou princpios especficos de arranjo no sentido tcnico da palavra aqui empregado. Nesses arquivos, de guarda transitria, aplicam-se apenas critrios racionais de disposio dos documentos em estantes e armrios. PRINCPIOS
DE ARRANJO DE ARQUIVOS

P g i n a | 91 O conservador de arquivos no se ocupa apenas com o arranjo dos documentos de uma nica repartio, como o caso do arquivista encarregado dos documentos de uso corrente. Ocupa-se do arranjo de todos os documentos sob sua custdia, os quais emanam de diversos rgos, de muitas subdivises administrativas e de numerosos funcionrios individuais. Arranja seus documentos para uso no-corrente, em contraposio ao uso corrente, e arranjaos de acordo com certos princpios bsicos da arquivstica e no segundo qualquer classificao predeterminada ou esquema de arquivamento. EVOLUO
DOS PRINCPIOS DE ARRANJO

O primeiro grande passo terico, que diferia do velho mtodo de arranjo de arquivos de acordo com esquemas de classificao predeterminados, ocorreu quando Guizot (1787-1874), ministro da Instruo Pblica de 1832 a 1839 e primeiro-ministro de 1840 a 1848, baixou regulamentos relativos ao arranjo de documentos dos dpartments que haviam sido colocados sob a jurisdio dos Archives Nationales, pela lei de 26 de outubro de 1796. O primeiro desses regulamentos foi publicado em 8 de agosto de 1839 e completado por circular emitida pelo ministro do Interior, conde Duchatel (1803-67), em 24 de abril de 1841. Essa circular, intitulada Instructions pour la mise em ordre et l classement des archives dpartmentales et communales, estabeleceu um esquema lgico para o agrupamento de documentos dos dpartments que, embora modificado por dois suplementos posteriores, ainda est em vigor. Os princpios gerais estabelecidos para a execuo desse esquema foram os seguintes: a) os documentos deviam ser agrupados por fundos (fonds), isto , todos os documentos originrios de uma determinada instituio, tal como uma entidade administrativa, uma corporao ou uma famlia, seriam agrupados e considerados como o fonds daquela determinada instituio; b) os documentos de um fonds deviam ser arranjados por grupos de assuntos, e a cada grupo seria atribudo um lugar definitivo em relao aos outros grupos; c) as unidades, nos grupos de assuntos, seriam arranjadas conforme as circunstncias, em ordem cronolgica, geogrfica ou alfabtica. A circular de 24 de abril de 1841 formulou o princpio bsico de respect des fonds, pelo qual todos os documentos originrios de uma autoridade administrativa, corporao ou famlia devem ser agrupados, constituindo fundos. Dentro desses os documentos devem ser arranjados por assuntos, e aps, em ordem cronolgica, geogrfica ou alfabtica. As relaes entre os grupos de assuntos, dentro de um fundo, devem ser determinadas pelo contedo dos mesmos. Quando se tratar, por exemplo, de uma coleo de decretos ou leis, ou de decises judiciais, as peas devem ser arranjadas em ordem cronolgica, visto

P g i n a | 92 que um pesquisador, geralmente, indica a data de tais documentos. Se, por outro lado, se tratar de assuntos de municipalidades, prefervel o arranjo geogrfico, visto que os pesquisadores habitualmente indicam o nome da municipalidade. Se se tratar de documentos relativos a pessoas, claro que o arranjo alfabtico pelos nomes dos indivduos facilita as buscas. O eminente palegrafo Natalis de Wailly (1805-86) justificou o princpio respect des fonds nos seguintes termos:
Uma classificao geral de documentos por fundos e (nos fundos) por assunto, a nica maneira adequada de se assegurar a realizao imediata de uma ordem regular e uniforme. Tal classificao apresenta vrias vantagens. Em primeiro lugar, mais simples de se por em prtica do que qualquer outro sistema, pois consiste to-somente em reunir peas das quais apenas necessrio determinar a origem. Num grande nmero de casos, essa classificao feita com mais facilidade, porquanto consta simplesmente da reproduo da ordem atribuda por seus donos anteriores; essa ordem pode, talvez, ser conseguida por meio de inventrios existentes, sendo, neste caso, suficiente confrontar os documentos inventariados e dar-lhes outra vez ordem original. Se, ao invs de seguir esse mtodo, se prope uma ordem terica, baseada na natureza das coisas, todas essas vantagens se perdem.

O antigo sistema de arranjar os documentos de acordo com algum sistema arbitrrio de classificao de assuntos foi abandonado, ao menos teoricamente, e substitudo por um sistema baseado em princpio aplicvel de maneira geral. Esse princpio o de agrupar os documentos oficiais de acordo com a natureza das instituies pblicas que os acumulam. O princpio do respect des fonds evoluiu e foi ampliado na Prssia, onde se decidiu, primeiro, que os documentos pblicos devem ser agrupados de acordo com as unidades administrativas que os criaram (e no de acordo com a natureza das instituies que os criaram, como na Frana) e, em segundo lugar, que o arranjo dado aos documentos pelos prprios rgos criadores deve ser preservado no arquivo de custdia permanente. O princpio de agrupar os documentos oficiais de acordo com a origem nos organismos pblicos administrativos chamado princpio da provenincia. O reagrupamento dos documentos de diferentes rgos, por assuntos, foi ento reconhecido como um mtodo impraticvel, especialmente depois do grande aumento que sofreu o volume dos documentos transferidos. Criou-se ainda um novo princpio chamado Registraturprinzip. Este estabelecia que os documentos de cada rgo devem ser mantidos, no arquivo de custdia, na ordem dada pelo servio de registro do rgo, e no reorganizados por grupos de assuntos. Os arquivistas holandeses tambm concluram no ser possvel, tampouco desejvel, que se destrua a ordem original do registro para substitu-la por outra baseada no que possa parecer um esquema mais lgico de cabealhos de assuntos. A ordem original do registro, explicaram, no foi criada arbitrariamente, no

P g i n a | 93 resulta do acaso, mas, ao contrrio, conseqncia lgica da organizao do corpo administrativo de cujo funcionamento o registro produto. A evoluo desses princpios na Inglaterra e EUA seguiram a mesma linha, consagrando-se mundialmente o princpio da provenincia por vrias razes: a) o princpio protege a integridade dos documentos no sentido de que as suas origens e os processos pelos quais foram criados refletem-se no seu arranjo. A maioria dos documentos do governo se acumula em conexo com atos oficiais e, como os atos do governo se relacionam entre si, atravs da funo e da organizao administrativa, assim os documentos so mais inteligveis quando conservados juntos, sob a identidade do rgo ou da subdiviso do rgo, pelo qual foram acumulados e na ordem geral que lhes foi dada por aquele rgo; b) o princpio ajuda a revelar o significado dos documentos, pois os assuntos de documentos individuais somente podem ser completamente compreendidos, no contexto, com documentos correlatos. Se os documentos so arbitrariamente tirados do seu contexto e reunidos de acordo com um sistema subjetivo ou arbitrrio qualquer, o real significado dos mesmos, como prova documentria, pode-se tornar obscuro ou at se perder; c) o princpio d ao arquivista um guia exeqvel e econmico para o arranjo, descrio e utilizao dos documentos sob sua custdia. Quebrar as unidades existentes e substitu-las arbitrariamente por novas consumiria, inutilmente, grande parte do tempo do arquivista, e a complexidade e diversidade de assuntos que os documentos cobrem tornariam irrealizveis o acabamento de qualquer tarefa desse gnero. CONCLUSES
FINAIS SOBRE OS PRINCPIOS DE ARRANJO DE DOCUMENTOS

Na aplicao do princpio da provenincia, a entidade administrativa que os produziu no precisa ter sido completa e independente, como na Inglaterra, mas deve, no entanto, ter sido de tal ordem que os seus documentos possam ser prontamente distinguidos de outros grupos de documentos, considerando-se a relao desses para com a funo ou campo de assunto. Alm disso, os documentos preservados pelo testemunho que contm da organizao e da funo devem ser mantidos na ordem que lhes foi atribuda pelos rgos que os criaram, mantiveram ou acumularam. Conquanto essa ordem no rena os documentos por assuntos que atenderiam a todas as necessidades dos pesquisadores, a nica maneira vivel de colocarem-se os documentos em ordem, conservando-se, ao mesmo tempo, os valores de prova quanto ao funcionamento do governo. Dar novo arranjo, de acordo com algum plano arbitrrio, a documentos que j estejam em ordem ou parcialmente ordenados, seria um extravagante desperdcio de tempo, e impor um plano de arranjo

P g i n a | 94 arbitrrio aos poucos documentos que estejam inteiramente desordenados no atenderia a qualquer objetivo concebvel. Deve fazer-se uma exceo regra de preservar os documentos na ordem original, quando estes receberam novo arranjo nos rgos governamentais, depois de servirem a seus objetivos primrios. O arranjo original deve ser preservado se reflete o uso feito dos documentos quando correntes, mas novos arranjos artificiais que visaram servir a outros fins que no os correntes s devem ser preservados no arquivo de custdia permanente se atenderem s necessidades arquivsticas. Por fim, os documentos modernos que so conservados pelo seu contedo informativo sem referncia ao seu valor como testemunho da organizao e funo devem ser mantidos na ordem que melhor sirvam s necessidades dos pesquisadores e dos funcionrios. Uma boa proporo de documentos modernos preservada unicamente pela informao que contm sobre pessoas, lugares ou sobre matria social, econmica, cientfica etc. Tais documentos devem ser arranjados, unicamente, tendo-se em vista facilitar a sua utilizao pelos estudiosos, cientistas e outros, sem observar como estavam arranjados na repartio. A escolha dos fundos dever ser estabelecida de acordo com as circunstncias e convenincias, obedecendo a dois critrios: a) Estrutural, constitudo dos documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivos; b) Funcional, constitudo dos documentos provenientes de mais de uma fonte geradora de arquivo, reunidos pela semelhana de suas atividades, mantido, porm, o princpio da provenincia.

ATIVIDADES DE DESCRIO E PUBLICAO


O trabalho de um arquivo s se completa com a elaborao de instrumentos de pesquisa, que consistem na descrio e na localizao dos documentos no acervo, e se destinam a orientar os usurios nas diversas modalidades de abordagem a um acervo documental. Alm de tornar o acervo acessvel, os instrumentos de pesquisa objetivam divulgar o contedo e as caractersticas dos documentos. Os documentos, quanto substncia, so descritos fazendo-se referncia ao rgo administrativo que os criou, s funes, ou s atividades. Os documentos so descritos estruturalmente, dando-se informao sobre a natureza fsica dos mesmos e sobre os sistemas segundo os quais so arquivados ou classificados. O primeiro elemento na descrio de documentos a autoria, que indicada mencionando-se o nome da unidade administrativa, dentro do rgo

P g i n a | 95 governamental, que os criou; o segundo elemento o tipo fsico a que pertencem os documentos correspondncia, relatrios, ordens, tabelas e outros; o terceiro elemento o ttulo da unidade que est sendo descrita; o quarto a estrutura fsica da unidade partes de um grupo classificado de documentos, volumes encadernados, maos de documentos ou caixas.

TIPOS BSICOS DE INSTRUMENTOS DE PESQUISA


Em 1973, a AAB formou um grupo de trabalho, sob a direo de seu presidente, com a finalidade de definir os instrumentos de pesquisa bsicos. Considerando que a maioria dos arquivos brasileiros no dispem de instrumentos de pesquisa e nem mesmo de um mnimo de orientao, o grupo selecionou e definiu os quatro seguintes tipos: guia, inventrio, catlogo e repertrio. Guia Obra destinada orientao dos usurios no conhecimento e na utilizao dos fundos que integram o acervo de um arquivos permanente. o instrumento de pesquisa mais genrico, pois se prope a informar sobre a totalidade dos fundos existentes no arquivo. Sua finalidade informar sobre o histrico, a natureza, a estrutura, o perodo de tempo, a quantidade de cada fundo integrante do acervo total do arquivo. Inventrio sumrio Instrumento no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divises so identificadas e descritas sucintamente. Trata-se de instrumento do tipo arrolamento, cuja organizao deve refletir o arranjo adotado para a disposio do fundo, ou parte dele, como uma srie, por exemplo. Sua finalidade descrever a composio do fundo ou parte dele, pela enumerao de suas unidades de arquivamento, sumariamente descritas e ao mesmo tempo prover o arquivo de um instrumento preliminar de busca para cada fundo. O inventrio deve ser precedido de uma introduo contendo informaes sobre os seguintes elementos: modalidade de incorporao do fundo no acervo do arquivo; breve notcia histrica sobre a instituio, a pessoa ou a famlia da qual o fundo proveniente; explicao sobre o modo de consulta do inventrio. O inventrio sumrio fundamental e deve ser o primeiro instrumento de pesquisa a ser elaborado tanto para os fundos de arquivos pblicos constitudos de documentos de carter oficial quanto para os de arquivos privados.

Inventrio analtico
Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou

P g i n a | 96 de uma de suas divises so identificadas e descritas pormenorizadamente. Sua finalidade propiciar ao usurio um conhecimento individualizado das unidades de arquivamento, atravs da descrio minuciosa de seu contedo.

Catlogo
Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critrio temtico, cronolgico, onomstico ou geogrfico, incluindo todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos, descritos de forma sumria ou pormenorizada. Sua finalidade agrupar os documentos que versem sobre um mesmo assunto, ou que tenham sido produzidos num dado perodo de tempo, ou que digam respeito a determinada pessoa, ou a lugares especficos existentes num ou mais fundos.

Repertrio
o instrumento de pesquisa que descreve pormenorizadamente documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos, segundo um critrio temtico, cronolgico, onomstico ou geogrfico. Nesse tipo de instrumento est presente um juzo de valor que estabelece ou no a incluso de determinado documento. Sua elaborao s se justifica em casos especficos, quando h inteno de ressaltar documentos individuais relevantes. A disposio das entradas e demais informaes se assemelha do catlogo, sendo os itens descritos minuciosamente, cabendo mesmo a transcrio de documentos na ntegra.

ndice instrumento de pesquisa auxiliar


uma lista sistemtica e pormenorizada dos elementos do contedo de um documento ou grupo de documentos, disposta em determinada ordem para indicar sua localizao no texto.

Tabela de equivalncia ou concordncia


um instrumento de pesquisa auxiliar que d a equivalncia de antigas notaes para as novas que tenham sido adotadas, em decorrncia de alterao no sistema de arranjo. ISAD (G) NORMA GERAL INTERNACIONAL
DE

DESCRIO ARQUIVSTICA

Esta norma estabelece diretrizes gerais para a preparao de descries arquivsticas. Deve ser usada em conjuno com as normas nacionais existentes ou como base para a sua criao. O objetivo da descrio arquivstica identificar e explicar o contexto e o contedo de documentos de arquivo a fim de promover o acesso aos mesmos. Processos relacionados descrio podem comear na ou antes da produo dos documentos e continuam durante sua vida.

P g i n a | 97 As regras contidas nesta norma no do orientao para a descrio de documentos especiais, tais como selos, registros sonoros ou mapas. Manuais expondo regras de descrio para tais documentos j existem. Normas de descrio arquivstica so baseadas em princpios tericos aceitos. Por exemplo, o princpio de que a descrio arquivstica procede do geral para o particular uma conseqncia prtica do princpio do respeito aos fundos. Um fundo pode ser descrito como um todo numa nica descrio ou representado como um todo e em suas partes em vrios nveis de descrio. O fundo constitui o nvel mais geral de descrio; as partes constituem nveis subseqentes, cuja descrio, com freqncia, s plenamente significativa quando vista no contexto da totalidade do fundo. Assim, pode existir uma descrio no nvel do fundo, no nvel da srie, no nvel do dossi / processo e / ou uma descrio no nvel do item. Nveis intermedirios, tais como sees ou subsries, podem ocorrer. Cada um desses nveis pode ser novamente subdividido, de acordo com a complexidade da estrutura administrativa e / ou funes da entidade que gerou os documentos e a sua organizao. No glossrio do ISAD (G) encontramos uma definio de seo:
Subdiviso de um fundo compreendendo um conjunto de documentos relacionados que corresponde a subdivises administrativas da agncia ou instituio produtora ou, quando tal no possvel, correspondendo a uma diviso geogrfica, cronolgica, funcional ou agrupamentos de documentos similares. Quando o organismo produtor tem uma estrutura hierrquica complexa, cada seo tem tantas subdivises subordinadas quantas forem necessrias, de modo a refletir os nveis da estrutura hierrquica da unidade administrativa subordinada primria.

Descrio Multinvel Se o fundo como um todo estiver sendo descrito, ele dever ser representado numa s descrio, utilizando-se os elementos descritivos apropriados. Se necessria a descrio das suas partes, estas podem ser descritas em separado, usando-se igualmente os elementos apropriados. A soma total de todas as descries assim obtidas, ligadas numa hierarquia, representa o fundo e as partes para as quais foram elaboradas as descries. Para as finalidades destas regras, tal tcnica de descrio denominada descrio multinvel. Regras para descrio multinvel Descrio do Geral para o Particular Objetivo: Representar o contexto e a estrutura hierrquica do fundo e suas partes componentes. Regra: No nvel do fundo, d informao sobre ele como um todo. Nos nveis seguintes e subseqentes, d informao sobre as partes que esto sendo descritas. Apresente as descries resultantes numa relao hierrquica entre a

P g i n a | 98 parte e o todo, procedendo do nvel mais geral (fundo) para o mais particular. Informao Relevante para o Nvel de Descrio Objetivo: Representar com rigor o contexto e o contedo da unidade de descrio. Regra: Fornea apenas a informao apropriada para o nvel que est sendo descrito. Por exemplo, no fornea informaes detalhadas sobre dossis / processos se a unidade de descrio for um fundo; no fornea a histria administrativa de um departamento inteiro se o produtor da unidade de descrio for uma diviso ou uma seo. Relao entre Descries Objetivo: Tornar explcita a posio da unidade de descrio na hierarquia. Regra: Relacione, se aplicvel, cada descrio sua mais prxima e superior unidade de descrio, e identifique o nvel de descrio. No Repetio de Informao Objetivo: Evitar redundncia hierarquicamente relacionadas. de informao em descries

Regra: No mais alto nvel apropriado, d a informao que comum s partes componentes. No repita em um nvel inferior informao que j tenha sido dada num nvel superior. Elementos de Descrio Esses elementos so divididos em sete reas: rea de identificao, rea de contextualizao, rea de contedo e estrutura, rea de condies de acesso e uso, rea de fontes relacionadas, rea de notas e rea de controle da descrio. ISAAR (CPF) NORMA INTERNACIONAL DE REGISTRO ARQUIVSTICA PARA ENTIDADES COLETIVAS, PESSOAS E FAMLIAS
DE

AUTORIDADE

Esse segundo trabalho tem um aspecto complementar em relao ao ISAD(G). A criao de registros de autoridade arquivstica possibilita o controle das entradas de entidades coletivas, pessoas e famlias, permitindo tanto a identificao de fundos fracionados entre diversas instituies, como tambm o prprio rastreamento de temas ligados a essas entidades coletivas, pessoas e famlias em fundos diversos de variados arquivos. Glossrio de termos associados ao ISAAR (CPF) Catlogo de autoridade (authority file) -conjunto organizado de registros de autoridade. Controle de autoridade (authority

control) -

controle

de

termos

P g i n a | 99 normalizados, incluindo nomes prprios (de pessoas fsicas ou jurdicas e geogrficos), utilizados como pontos de acesso. Dados de autoridade (authority data) - informao em um registro de autoridade ou em um arquivo de autoridade. Entrada de autoridade (authority entry) - ponto de acesso normalizado estabelecido pela instituio arquivstica responsvel. Ponto de acesso (access point) - nome, palavra-chave, entrada de ndice, pelo qual uma descrio possa ser pesquisada, identificada ou recuperada. Registro de autoridade (authority record) - uma entrada de autoridade combinada com outros elementos de informao que descreve a entidade (entidade coletiva, pessoa ou famlia) e que pode remeter a outras entradas de autoridade.

ATIVIDADES DE REFERNCIA
Essas atividades se constituem fundamentalmente em estabelecer as polticas de acesso e de uso dos documentos. Por poltica de acesso devemos entender os procedimentos a serem adotados em relao ao que deve ou pode ser consultado. Compete ao arquivo determinar a liberao ou restrio de acesso, aps analisar os aspectos polticos e legais que envolvem as informaes, bem como os direitos de terceiros, ou determinao de autoridade superior. Quanto poltica de uso, o arquivo estabelece quem e como devem ser consultados os documentos, indicando as categorias de usurios que tero acesso ao acervo, bem como elaborando o regulamento da sala de consulta.

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9| Atividades de Conservao
Dentro de uma biblioteca, arquivo, museu ou centro de documentao duas sees devem ser enfocadas: a de conservao e a de restaurao.

CONSERVAO
um conceito amplo e pode ser pensado como termo que abrange pelo menos trs (3) idias: preservao, proteo e manuteno. Conservar bens culturais (livros, documentos, objetos de arte, etc) defend-lo da ao dos agentes fsicos, qumicos e biolgicos que os atacam. O principal objetivo, portanto da conservao o de estender a vida til dos materiais, dando aos mesmos o tratamento correto. Para isso necessrio permanente fiscalizao das condies ambientais, manuseio e armazenamento. A preservao ocupa-se diretamente com o patrimnio cultural consistindo na conservao desses patrimnios em seus estados atuais. Por isso, devem ser impedidos quaisquer danos e destruio causadas pela umidade, por agentes qumicos e por todos os tipos de pragas e de microorganismo. A manuteno, a limpeza peridica a base da preveno. CONSERVAO PREVENTIVA (RESTAURAO): Tem por objetivo revitalizar a concepo original, ou seja, a legibilidade do objeto. A restaurao uma atividade que exige dos profissionais grande habilidade, pacincia, amor arte, pois nesta seo se praticam verdadeiras intervenes cirrgicas com os bens culturais, "a restaurao quase uma neurose da perfeio, em que o mais ou menos no existe" como disse certa vez a restauradora Marilka Mendes. Em uma restaurao nenhum fator pode ser negligenciado, preciso levantar a histria, revelar a tecnologia empregada na fabricao ou a tcnica de impresso utilizada e traar um plano de acondicionamento do objeto restaurado de modo que no volte a sofrer efeitos de deteriorao do futuro. Como sabemos so poucos os tcnicos ligados a esta rea e leva anos para formar um bom restaurador, por estes fatores podemos dizer que melhor: Conservar e preservar para no restaurar. A conservao compreende os cuidados prestados aos documentos e, conseqentemente, ao local de sua guarda. H dois fatores apontados pela Repartio de Normas Tcnicas (Bureau of

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Standards) que afetam a preservao do material sob a custdia de um arquivo:


agentes externos e internos de deteriorao. Os agentes externos decorrem das condies de armazenagem e de uso; os internos so inerentes prpria natureza material dos documentos. Cabe ao arquivista precaver-se contra esses agentes destrutivos, provendo-se de instalaes que anulem ou reduzam os efeitos malficos dos agentes externos e empregando mtodos que preservem os materiais perecveis, seja na forma original, seja em qualquer outra forma. A luz, a temperatura, a umidade, a poluio cida do ar e as impurezas no papel so os principais agentes de deteriorao. Os agentes externos mais responsveis pela deteriorao so os gases cidos da atmosfera e particularmente o dixido sulfrico (H2SO5). A poluio cida do ar, bem como outros fatores externos de deteriorao, temperatura e umidade desfavorveis, somente podem ser tratados pelo uso de aparelhos de ar-condicionado. Nas reas onde se observa elevada poluio atmosfrica, os prdios destinados a arquivos devem ser equipados com aparelhos de ar-condicionado. O controle de temperatura, de umidade relativa e de poluentes, por meio de instrumentos, com o objetivo de criar uma atmosfera favorvel conservao dos documentos denomina-se climatizao. As atividades relacionadas com o arranjo, descrio e consulta ficam em plano secundrio, em face do importante problema da preservao dos documentos. A luz, o ar seco, a umidade, o movo, a temperatura inadequada, a poeira, gases e inmeras pragas, a mdio e longo prazos, so altamente prejudiciais conservao do acervo documental. A luz do dia deve ser abolida na rea de amazenamento, porque no s acelera o desaparecimento das tintas, como enfraquece o papel. A prpria luz artificial deve ser usada com parcimnia. O ar seco outro fator de enfraquecimento do papel. A umidade, alm de exercer o mesmo efeito do ar seco, propicia o desenvolvimento de mofo. O ndice de umidade ideal situa-se entre 45 e 48%. A temperatura no deve sofrer oscilaes, mantendo-se entre 20 e 22. O calor constante destri as fibras do papel. O ideal a utilizao ininterrupta de aparelhos de ar condicionado e desumidificadores, a fim de climatizar as reas de armazenamento e filtrar as impurezas do ar. No sendo vivel tal prtica, deve-se empregar slica-gel, acondicionada em recipientes plsticos, no fundo das gavetas ou estantes para combater a umidade. A poeira e os gases contribuem para o envelhecimento prematuro dos papis. As emanaes deletrias dos gases tambm destroem as fibras do papel. Determinados insetos so atrados pela celulose do papel, cola, goma ou

P g i n a | 102 casena, mas a umidade a principal causadora de seu aparecimento, pois neste ambiente encontram condies ideais para se desenvolverem. So as seguintes as principais operaes de conservao: a) desinfestao; b) limpeza; c) alisamento; d) restaurao ou reparo. DESINFESTAO O mtodo mais eficiente de combater os insetos a fumigao. A substncia qumica a ser empregada nesse processo deve passar por testes de garantia da integridade do papel e da tinta sob sua ao. Com a fumigao os insetos, em qualquer fase de desenvolvimento, so completamente destrudos. Contudo, de acordo com uma publicao oficial do Arquivo Nacional cujo texto original de Indgrid Beck, a fumigao de documentos no mais recomendada em virtude dos gases txicos e compostos oxidantes danosos. LIMPEZA a fase posterior fumigao. Na falta de instalaes especiais para essa operao, utiliza-se um pano macio, uma escova ou um aspirador de p. ALISAMENTO Consiste em colocar os documentos em bandejas de ao inoxidvel, expondoos ao do ar com forte percentagem de umidade, 90 a 95%, durante uma hora, em uma cmara de umidificao. Em seguida, so passados a ferro, folha por folha, em mquinas eltricas. Caso existam documentos em estado de fragilidade, recomenda-se o emprego de prensa manual sob presso moderada. Na falta de equipamento adequado, aconselha-se usar ferro de engomar caseiro.

RESTAURAO
Os documentos devem ser tratados em relao acidez, antes de se tentar a restaurao por qualquer mtodo. A restaurao exige um conhecimento profundo dos papis e tintas empregados. Vrios so os mtodos existentes. O mtodo ideal aquele que aumenta a resistncia do papel ao envelhecimento natural e s agresses externas do meio ambiente, sem que advenha prejuzo quanto legibilidade e flexibilidade, e sem que aumente o volume e o peso. BANHO
DE GELATINA

Consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o que aumenta a sua resistncia, no prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Os documentos, porm, tratados por este processo, que natural, tornam-se

P g i n a | 103 suscetveis ao ataque dos insetos e dos fungos, alm de exigir habilidade do executor. TECIDO Processo de reparao em que so usadas folhas de tecido muito fino, aplicadas com pasta de amido. A durabilidade do papel aumentada consideravelmente, mas o emprego do amido propicia o ataque de insetos e fungos, impede o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos, alm de reduzir a legibilidade e a flexibilidade.

SILKING
Este mtodo utiliza tecido crepeline ou musseline de seda de grande durabilidade, mas, devido ao uso de adesivo base de amido, afeta suas qualidades permanentes. Tanto a legibilidade quanto a flexibilidade, a reproduo e o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos so pouco prejudicados. , no entanto, um processo de difcil execuo, cuja matria prima de alto custo. LAMINAO Processo em que se envolve o documento, nas duas faces, com uma folha de papel de seda e outra de acetato de celulose, colocando-o numa prensa hidrulica. O acetato de celulose, por ser termoplstico, adere ao documento, juntamente com o papel de seda, e dispensa adesivo. A durabilidade e as qualidades permanentes do papel so asseguradas sem perda da legibilidade e da flexibilidade, tornando-o imune ao de fungos e pragas. Qualquer mancha resultante do uso pode ser removida com gua e sabo. O volume do documento reduzido, mas o peso duplica. A aplicao, por ser mecanizada, rpida e a matria-prima, de fcil obteno. O material empregado na restaurao no impede a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Assim, as caractersticas da laminao so as que mais se aproximam do mtodo ideal. Laminao manual Este processo, desenvolvido na ndia, utiliza a matria-prima bsica da laminao mecanizada, embora no empregue calor nem presso, que so substitudos pela acetona. A laminao manual, tambm chamada laminao com solvente, oferece grande vantagem queles que no dispem de recursos para instalar equipamentos mecanizados. ENCAPSULAO Utiliza basicamente pelculas de polister e fita adesiva de duplo revestimento. O documento colocado entre duas lminas de polister fixadas

P g i n a | 104 nas margens externas por fita adesiva nas duas faces; entre o documento e a fita deve haver um espao de 3mm, deixando o documento solto dentro das duas lminas. A encapsulao considerada um dos mais restaurao de documentos. modernos processos de

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