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Corso di LS in Metodologia e Organizzazione del Servizio SocialeUniversità degli Studi di TrentoFacoltà di Sociologia

Organizzazione dei Sistemi Informativi Aziendali

(

OSIA

)

Adozione del Adozione del sistema informativoSAP nell’Universitàdi di Trento:

ricerca in outsourcing di professionisti ricerca in outsourcing di professionisti per l’implementazione e la manutenzione per l’implementazione e la manutenzione del sistemadel sistema

Gruppo 4 MOSS SOS

Agostini ElisasabettaBertagnolli FrancescaPföstl BrigitteAnno Accademico 2008 -2009

INDICEINDICE

Interesse di ricerca

pag. 32.

Letteratura

pag. 53.

Riferimenti teorici

pag. 84.

Modalità di ricerca

pag. 9

1. INTERESSE DI RICERCA1. INTERESSE DI RICERCA

Circa un decennio fa, l’Università di Trento decise di intraprendere un percorso di cambiamentoper adeguarsi alle novità del panorama normativo ed economico: tale percorso culminò nel2001 con l’adozione di un nuovo assetto organizzativo, che vedeva l’Ateneo suddiviso inDirezioni, Divisioni e Uffici.Fu deciso, inoltre, di passare da un modello di contabilità pubblica ad uno di contabilitàeconomico-patrimoniale, introducendo un sistema di controllo adeguato ed un processo dibudget strutturato. Questi cambiamenti – che portarono ad una ridefinizione dell’interaorganizzazione dell’Ateneo – esprimevano il desiderio di dotare le strutture di autonomiasufficiente ad agire in modo tempestivo, avendo chiari gli obbiettivi da raggiungere, e distrumenti adeguati alla valutazione in itinere ed ex-post dei risultati raggiunti

Come specificato da A. Mongera – in veste di Responsabile della Direzione Informatica eTelecomunicazioni dell’Università di Trento – prima del 2001 l’Ateneo costruiva in house leproprie soluzioni informatiche: in seguito però, si manifestò in modo chiaro l’esigenza dirivolgersi al mercato per ricercare software ERP (

Enterprise Resource Planning

) più o menospecializzati.A seguito di un bando di gara europeo, l’Univesità di Trento scelse, nel 2001, di dotarsi dellatecnologia SAP (

Systems Applications Products in Data Processing

). SAP utilizza la piattaformatecnologica conosciuta come client-service, costituita da tre strati hardware: si tratta di unsoftware di classe ERP, costituito da un nucleo di componenti di base (Basic Components) perl’integrazione e il funzionamento di vari moduli applicativi. Il Basic Components eroga alcunefunzioni essenziali quali, ad esempio, l’accredito al sistema (login), la navigabilità (menù), lapersonalizzazione dei parametri dei componenti (customizing), ampliamenti (enhancement) ela gestione della base dei dati.I primi moduli ad essere stati introdotti, nel contesto dell’Università di Trento, riguardavano ilsettore della contabilità e della gestione finanziaria. Nello specifico, i moduli erano:

•

Material Management

(MM)

•

Financial

(FI)

•

Controlling

(CO)Grazie all’introduzione di tali applicativi, l’Ateneo poté adottare un modello integrato dicontabilità economico-patrimoniale, finanziaria e analitica, in grado di supportare ilmanagement universitario nella gestione del processo di pianificazione e controllo (immediataconoscenza del livello dei costi – programmazione in base alle reali capacità finanziarie).In un secondo momento, l’Università di Trento ha deciso di implementare le componenti delsistema SAP dedicate alla gestione delle Risorse Umane (

Human Resource

– HR).Essendo SAP un sistema modulare complesso che ha origine nel contesto privato, la suaadozione in un contesto pubblico come quello universitario comportò alcune difficoltà perl’Ateneo. Fu istituita una Task force – che nel momento di massimo impegno è arrivata acomprendere 15 persone, 30% delle quali facenti parte del personale universitario interno –che, per oltre un anno, lavorò a tempo pieno sull’impatto dell’introduzione del sistema SAP: eranecessario, infatti, capire l’entità dell’impatto della nuova normativa, del cambiamentoorganizzativo, le esigenze di customizzazione…Le prime fasi dell’utilizzo del sistema SAP in ambito universitario, quindi, richiesero un fortecontributo consulenziale. Negli anni successivi, l’Università di Trento decise di ricorrereall’esternalizzazione, per quanto riguarda l’aspetto infrastrutturale dell’applicativo: risultavavantaggioso, infatti, poter beneficiare di esperienze esterne ben consolidate (provider esterniche forniscono più clienti e sono abituati ad operare in un ambiente produttivo, anzichéamministrativo)