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TRAJECTOIRE

La lettre de Cosmosbay~Vectis

L’INFORMATISATIONDU CIRCUIT DU MÉDICAMENT

Dès les années 90, l’informatisation du circuit du médicament est d’actualité.Pourtant, aucun établissement de santé ne peut encore dire aujourd’hui : c’estpossible, on l’a fait.Les enjeux du projet sont connus : une véritable dispensation, des pharmaciens enposition d’émettre un avis pharmaceutique (si leur effectif le permet), une diminutiondes erreurs et incidents, une maîtrise des risques, un gain d’efficacité, un ajustementdes approvisionnements sur la production des soins, ...

Un projet transverse

Ce projet est transverse, nécessitant coordination des vues entre médecins(prescripteurs), pharmaciens (dispensateurs), soignants (qui administrent lemédicament), et les fonctions d’approvisionnement (acheteurs, logisticiens, …) ; cesacteurs n’ont ni les mêmes attentes, ni les mêmes contraintes. L’amélioration de lagestion des stocks, la mise en place d’armoires dans les services, contribuent tant à unemeilleure maîtrise, qu’à la complexité de l’ensemble. Ce projet est souvent révélateurd’un besoin de changement des pratiques.

Bien plus qu’un projet informatique

La réussite se joue en phase amont : il faut d’abord mobiliser les acteurs, leurpermettre de définir une vision commune, concrétisée par des résultats attendus,formalisés, ayant un bénéficiaire identifié (pharmacie, unité de soins, patient, etc.),pouvant être hiérarchisés. Puis au lancement : l’adage « Think big, begin small » estbienvenu : la cible étant définie, il faut identifier une première étape, réaliste, aucontour bien déterminé, au retour visible et rapide, puis une deuxième, ... Enfin, ilfaut piloter le projet par les résultats attendus, pour éviter qu’il ne se complexifie àtravers l’émergence d’attentes non maîtrisées.Communication et gestion du changement s’imposent : les parties prenantes,avec leurs propres enjeux, doivent comprendre les attentes des autres, et l’effortcommun nécessaire à la réussite du projet d’ensemble. L’informatisation du circuit dumédicament est loin d’un simple projet informatique.

Benoît de Beauchamp

Directeur du développement – Marché santé

Plan Hôpital 2012

T2A, Contrat de bon usagedu médicament, Dossier patient informatisé, Dossier Médical Personnel, Dossier de pharmacie partagé, dématé-rialisation des échanges, … :les projets de modernisation du système d’in-formation hospitalier (SIH) sont ambitieux, et stratégiques.

Une stratégie, ce sont d’abord desmoyens

Une stratégie, on le sait bien, se juge aux moyens mobilisés à son service.Le plan hôpital 2012, en faisant passer la dé- pense ‘système d’information’ de 1,5% à 3%,dégage à terme des moyens indispensables,qui restent, cependant, en deçà des budgets moyens d’entreprises comparables dansd’autres secteurs.

Des budgets de fonctionnement et d’investissement

Les budgets de fonctionnement et de maintienen ordre de marche vont déjà peser, et peser de plus en plus lourd, du fait de l’accroisse-ment du périmètre de l’informatisation.Les budgets d’investissements sont propor-tionnels à l’ambition : achat de licences des solutions de DPI, de PACS, de RIS, de SGL, …,mais surtout de prestations de déploiement de ces solutions par les industriels, éditeurs et intégrateurs.

Des équipes renforcées

Mais ce qu’il faut aussi à l’hôpital, ce sont deséquipes dédiées au système d’information et àl’informatique, qui soient proportionnées aux projets en cours, à leurs ambitions, à leurs ris-ques, et à leurs besoins de management.

Bernard Le Roux

Directeur de l’offre – Marché santé

ÉDITO SOMMAIRE

accélérateur de votre développement

N° 30 - Mai 2007

SANTÉ ET HÔPITAL : UN ÉLAN NOVATEUR POUR LES SYSTÈMES D’INFORMATION

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Maîtriser achatset approvisionnementsL’e-procurement au CHU de DijonUrbanisme technique,architecture des fluxRapprochement INCa GIP-DMPÀ la loupeDialogue Compétitifau CHU d’AngersUrbanisation du Systèmed’Information HospitalierLe dossier patient hospitalierélectronique

Depuis 2002, nous accompagnons les hôpitaux et les cliniques dansl’évolution de leur système d’information. Aujourd’hui, plus du tiers de notreactivité de conseil est consacré au secteur de la santé. Cet engagement fort,nous voulons encore l’amplifier : fournir des prestations à la hauteur desambitions et des enjeux du nouveau Système d’Information de Santé.

Eric Rabaux

Directeur Général

En matière d’approvisionnement, tous lesétablissements de santé partagent le mêmeobjectif : le bon produit, au bon moment,au bon endroit, pour le bon patient, aubon prix, et le tout parfaitement tracé.Le ‘e-sourcing’ - mise en relationdes acheteurs avec des fabricants oudistributeurs afin de trouver des produitsau meilleur rapport qualité/prix - permetd’optimiser les tâches amont des processusd’achat. Le ‘e-procurement’ - gestion desachats en ligne - permet principalementd’améliorer la qualité et les délais duprocessus d’approvisionnement.

Définir une politique d’achat

Mettons les choses à leur place : unesolution d’e-procurement est un outil,et ne vaut que par la qualité de sonintégration dans les services. Un projet ‘e-procurement’ s’appuie donc tout d’abordsur une politique d’achat et sur uneorganisation pour la mettre en œuvre.L’outil va alors permettre d’optimiser lesflux d’informations, de faciliter l’accèsaux informations sur les produits etde garantir la traçabilité du processusd’approvisionnement.

Obtenir les bénéfices attendus

Les bénéfices que l’on peut attendred’une solution d’e-procurement sont,pour l’établissement, le respect de lapolitique d’achat, une réduction descoûts internes, une contribution à labaisse des prix, une traçabilité effective,la résorption des erreurs de référence, deslitiges…. pour l’utilisateur, une meilleurevisibilité dans le suivi des commandes, laréduction des attentes…Mais l’obtention de ces bénéficesnécessite une démarche adaptée à lacomplexité du projet, liée notammentà la multiplicité des acteurs concernés.Elle nécessite donc la compréhensionpartagée du rôle et des responsabilitésdes différents acteurs, professionnelsde santé, pharmaciens, acheteurs,logisticiens, comptables…Le projet doit également permettrede déployer rapidement la solutionretenue tout en avançant par itérationssuccessives, pour couvrir progressivementl’ensemble des services de l’établissementet les produits concernés.C’est donc au travers d’une approchecentrée processus métier, et non centréeoutil, que l’on peut tirer tous les bénéficesde telles solutions.

Pierre Allard -

Consultant manager

MAÎTRISER ACHATS ET APPROVISIONNEMENTSCHU DE DIJON

L’e-procurementau CHU de Dijon

Fort du succès rencontré par lacommande en ligne des fournituresde bureau, le C.H.U. de Dijon s’estengagé dans un projetd’e-procurement, commun à 17 CHUet piloté par le GCS Uni.H.A. Solutionretenue : AchatPro.La première vague dedéploiement a permis, en 7mois, avec l’accompagnementde Cosmosbay~Vectis, de définirune organisation cible optimisée,de mettre en place les premierscatalogues et de déployer la solutionauprès des 60 premiers utilisateurs :demandeurs, magasiniers etapprovisionneurs.

URBANISME TECHNIQUE, ARCHITECTURE DES FLUX

Pour l’hôpital, urbaniser son Système d’Information nécessitesouvent d’installer une solution d’intégration pour maîtriserles flux, internes et externes, d’un système applicativementhétérogène, voire pour se diriger vers un modèled’architecture de services.Cosmosbay~Vectis réalise de nombreuses missions dans cesens : Étude de faisabilité ; Identification des besoins, étatde l’offre du marché ; Consultation et assistance au choixd’un outil d’EAI ; Tant pour des CHU (Angers, AP-HM, Dijon,Nancy) que des CH (Aulnay, Toulon). Nous avons capitalisésur ces expériences : un ‘kit’ d’accompagnement nous sertaujourd’hui à favoriser efficacité et réactivité, et nous permetde consacrer du temps aux spécificités de l’établissement quenous accompagnons.

Source : Cosmosbay~Vectis

Gestion économiqueet financièreGestion desressources humainesLogistiqueGestionadministratives dumaladeImageriePharmacieLaboratoireBlocDossier médical,dossier de soinsTrésor PublicMutuellesCNAMTSARHHASDHOSAFSSaPSDMPet réseauxEFSRéférentiels(Structures,Nomenclatures)

INTÉGRATIONDU

SIH

Le Dossier Communicant de Cancérologie(DCC) est un élément clé du plan cancer,dont la mesure 34 proposait la mise enplace d’ici 2007. Le partenariat entrel’INCa et le GIP-DMP, annoncé au colloquenational du 19 décembre 2006, a faitl’effet d’une défibrillation, en particulierpour les réseaux en phase d’analyse et deconfiguration d’une solution fonctionnelleet technique. La publication, le 4 avril2007, de l’appel d’offre du GIP-DMP pourle choix de l’hébergeur de référence, avecremise des offres le 4 juin 2007, repoussedésormais sa mise en place, et donc celledu DCC, à fin 2008 au plus tôt.Les professionnels de santé, investispersonnellement dans le processusd’élaboration et d’installation du DCC, nemanquent pas d’exprimer leur perplexitéface aux faiblesses du pilotage du projetDMP. En dépit de cette perplexité, lechangement stratégique de l’INCa offre deréelles opportunités.

Préparer le changement

La mise en place du DCC, comme toutprojet majeur de système d’information,est structurante ; elle va modifierprofondément l’organisation et lespratiques des professionnels de santé.Le DCC ne se résume pas, en effet, à lasimple substitution d’une instrumentationactuelle (courrier, fax, téléphone, …) parune autre (une solution informatiqueglobale), elle implique une transformationprofonde, dont la réussite dépendra duclimat de confiance dans lequel se fera ledéploiement de la nouvelle solution, et del’intérêt qu’elle aura su susciter chez lesacteurs des réseaux.

Quelle stratégie pour les réseauxrégionaux de cancérologie ?

L’INCa, en faisant émerger une offreindustrielle unique et nationale duDCC, permet aux Réseaux Régionauxde Cancérologie (RRC) d’approfondirleur réflexion, et de mettre en place unedémarche cohérente de déploiement decette offre, préparant la convergencenécessaire des différents acteurs vers unprocessus unique, qui ne se limite pas auxfrontières d’un établissement, mais prendson sens au sein d’une région, précisantla trajectoire régionale permettant d’yparvenir (un schéma directeur régionaldes réseaux …), définissant les initiativesà prendre, et les moyens à mobiliser pourque ce déploiement soit un succès.Cet exercice, à cette échelle, est totalementnouveau pour les RRC. Pourtant, et c’estbien l’enjeu, le succès du DCC dépendrade la capacité des réseaux à présenter etsupporter, non pas un outil informatique,mais l’intégration de cet outil dans uneforme rénovée de l’exercice clinique,centrée sur l’amélioration des pratiques.Préparation à la conduite du changement,plan de conduite du changement, schémadirecteur régional, deviennent ainsi desclés pour le succès du plan cancer.

Gilles Barbaza

- Consultant manager

RAPPROCHEMENT INCA GIP-DMPDIALOGUE COMPÉTITIF AU CHU D’ANGERS

Cosmosbay-Vectis a accompagné le CHU pour le dialogue compétitif du projet SIMS (Système d’Information Médicalet de Soins) : choix initial des candidats, rédaction du Programme Fonctionnel, préparation et tenue des auditions,cotation des offres et choix final.L’exécutif du CHU a retenu ce mode de consultation sur notre conseil : les solutions sont émergentes, en pleine évolution,ne disposant pas d’un retour suffisant d’expérience ; les critères de choix ne sont, de ce fait, que partiellement objectivables ;et surtout, on peut impliquer très tôt les professionnels de santé qui deviennent ainsi prescripteurs du choix.Cette implication est un critère décisif : à Angers, ce sont 15 groupes thématiques (dont 11 fonctionnels), donnant lieuà 15 auditions, plus de cent professionnels de santé mobilisés, une cinquantaine d’heures d’audition pour 4 candidats retenus.

À LA LOUPE

Saurons-nousalimenter le DMP ?

Dans le cadre de la mise en place duDMP, l’ARH Île de France finance uneétude pour le groupe Générale deSanté, que nous réalisons, concernantl’impact de la mise en place du DMPsur 19 cliniques, et sur les médecinslibéraux y travaillant sous contrat.L’enquête réalisée et la cible définiepermettront à la GDS de disposerd’un plan pour alimenter le DMP, enintégrant les besoins et contraintes desmédecins libéraux.

Référentiel d’urbanisme,plan d’urbanisme,schéma directeur SI,…

Autant de missions, séparées, ouconsécutives, qui constituent lecœur de notre offre. Ces missions,permettant une maîtrise de l’évolutiondu SIH, nous les avons réalisées pour desCHU (Angers, AP-HM, Dijon, Nice, …),pour le groupeGénérale deSanté, pour leGMSIHlors du projet« Architectureet urbanisationdu SI de laproductionde soins ».