combinar correspondencia 2

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Combinar correspondencia con Microsoft Office 2003

Supongamos que tenemos que comunicar a todos los antiguos alumnos de un centroeducativo que hemos preparado una reunión para dentro de unos días y que debencomunicarnos su asistencia. También contamos ya con todos sus nombres y direccionesen una base de datos.Primeramente escribimos con Microsoft Word la carta que les vamos a enviar.Seguidamente situamos el cursor del ratón en el punto donde queremos insertar lasdirecciones de los antiguos alumnos.A continuación pulsamos sobre el menúHerramientas, seleccionamos la opción Cartasy correspondencia. Seguidamente pulsamossobre la opción Combinar Correspondencia...Se abre el panel Combinar correspondencia yseguimos los pasos del asistente. Pulsamossobre el texto Siguiente: Inicie el documento.En la siguiente pantalla nos pregunta si vamosa utilizar el documento actual o si vamos aabrir otro documento. En nuestro caso lodejamos seleccionado y pulsamos sobre eltexto Siguiente: Seleccione los destinatarios.En la siguiente ventana, pulsamos sobre eltexto Examinar… para poder localizar la basede datos que contiene las direcciones de losantiguos alumnos.

Una vez que hemos seleccionado la base dedatos pulsamos sobre el texto Siguiente:Escriba la carta.En la siguiente ventana, pulsamos sobre eltexto Bloque de direcciones… para insertar loscampos que se van a visualizar en la carta.En la nueva ventana, Insertar bloque dedirecciones, pulsamos sobre el botón Asignar campos…A continuación, en la nueva ventana Asignar campos seleccionamos el campo que va acontener el tipo de información requerida. Unavez que hemos asignado todos los camposnecesarios, pulsamos sobre el botón Aceptar ya continuación volvemos a pulsar en el botónAceptar de la ventana Insertar bloque dedirecciones. Podemos observar como en lacarta, donde se encontraba situado el cursor del ratón se ha insertado el «Bloque dedirección». Este bloque de dirección cambiaráen cada carta por el valor de los campos quehemos asignado en la ventana Asignar campos.A continuación pulsamos sobre el texto Siguiente: Vista previa de las cartas.

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