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EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ABASTECIMIENTOS DEL GOBIERNO REGIONAL DE JUNIN PERIODO 2010

MEMORANDO DE PLANEAMIENTO
1.

ANTECEDENTES DEL EXAMEN ESPECIAL La accin de control practicada a la Municipalidad Provincial de Oxapampa, denominada EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ABASTECIMIENTO DEL GOBIERNO REGIONAL DE JUNIN PERIODO 2010, corresponde a una accin de control programada en el Plan Anual de Control 2011, aprobado por Contralora General de la Repblica, mediante Resolucin de Vicecontralora General N 08-2009-CG, publicado el 14 de enero 2010; as como lo dispuesto en la Directiva N 013-2001-CG/340, aprobada con Resolucin de Contralora N 117-2001-CG, de fecha 27 de julio 2001. Conforme a la normativa vigente, el Jefe del rgano de Control Institucional del Gobierno Regional de Junn, comunic el inicio de la Accin de Control al Titular del Pliego mediante Oficio N 031-2010-MPO/OCI de fecha 10 de marzo 2011 y a la Contralora General de la Repblica mediante Oficio N 035-2009-MPO/OCI de fecha 19 de marzo del 2011.respectivamente.

2.

ANTECEDENTES DE LA ENTIDAD El Gobierno Regional de Junn, es un gobierno local con autonoma poltica, econmica y administrativa, cuyos objetivos principales son:
a. Planificar integralmente el desarrollo local y el ordenamiento territorial, en el nivel

Provincial.
b. Promover, permanentemente la coordinacin estratgica de los planes integrales de

desarrollo Provincial.
c.

Promover, apoyar y ejecutar proyectos de inversin y servicios pblicos municipales que presenten, objetivamente, economa de escala de mbito distrital.

d. Emitir las normas tcnicas generales, en materia de organizacin del espacio fsico y uso del suelo as como sobre proteccin y conservacin del ambiente. Rige su presupuesto segn las disposiciones emitidas por el Ministerio de Economa y Finanzas. El Rgimen Laboral de su personal empleado esta sujeto al Decreto Legislativo N 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Pblicos y su Reglamento Decreto Supremo N 005-90-PCM; y el personal obrero esta

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ABASTECIMITOS DEL GOBIERNO REGIONAL DE JUNIN PERIODO 2010 comprendido bajo el rgimen de actividad privada establecido en el Decreto Legislativo N 728.

3.

OBJETIVOS DEL EXAMEN El Objetivo del Examen Especial al rea de abastecimientos estar orientada a determinar la razonabilidad correspondiente al ejercicio 2008, presentada a la Direccin Nacional de Contabilidad Pblica para la formulacin de la Cuenta General de la Repblica, conforme a lo establecido en la Directiva N 013-2001-CG/B340, aprobada mediante Resolucin de Contralora N 117-2001-CG de 27 de julio 2001 y segn lo dispuesto por las Normas de Auditora Gubernamental. Objetivo General Emitir opinin sobre los Hechos realizados, preparados por el rea de Abastecimientos al 31 de diciembre de 2010, de conformidad con las disposiciones legales y vigentes. Objetivos Especficos 1. Determinar los estados financieros preparados por la entidad presentan razonablemente la situacin financiera, los resultados de sus operaciones y flujo de efectivo, de conformidad con las disposiciones vigentes. 2. Evaluar la aplicacin del cumplimiento de la normativa vigente en las fases de Programacin, Formulacin, Aprobacin, Ejecucin y Evaluacin del Presupuesto de la Unidad Ejecutora, teniendo en cuenta las medidas complementarias de austeridad o restriccin del gasto pblico. Establecer el grado de cumplimiento de los objetivos y metas previstas en el Presupuesto Institucional concordantes con las disposiciones legales vigentes.
3.

Evaluar la implementacin, funcionamiento y efectividad del sistema de Control Interno en las reas Administrativas y en actividades vinculadas directamente con la misin y objetivos de la Entidad, identificando y determinando el grado de solidez, eficiencia y eficacia de los controles clave que aseguren a la Gobierno Regional de Junin el cumplimiento de sus objetivos y metas.
4.

4.

ALCANCE DEL EXAMEN


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EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ABASTECIMITOS DEL GOBIERNO REGIONAL DE JUNIN PERIODO 2010 La presente Accin de Control se desarrollar bajo la forma de Examen Especial en concordancia con las Normas de Auditoria Gubernamental (NAGU), aprobada por Resolucin de Contralora N 162-95-CG del 22 setiembre de 1995 y modificacin ltima mediante Resolucin de contralora 259-2000-CG de fecha 13 de diciembre del 2000, y comprender la revisin de los estado financieros y la evaluacin de la consistencia de los saldos presentados en los estados financieros preparados por la entidad y si presentan razonablemente la situacin financiera, los resultados de sus operaciones y flujo de efectivo, de conformidad con las disposiciones vigentes. Asimismo, comprender la evaluacin de la aplicacin del cumplimiento de la normativa vigente en las fases de Programacin, Formulacin, Aprobacin, Ejecucin y Evaluacin del Presupuesto de la Unidad Ejecutora, teniendo en cuenta las medidas complementarias de austeridad o restriccin del gasto pblico; as como, establecer el grado de cumplimiento de los objetivos y metas previstas en el Presupuesto Institucional concordantes con las disposiciones legales vigentes. La presente accin de control tambin comprender la evaluacin del grado de implementacin, funcionamiento y efectividad del sistema de Control Interno en las reas Administrativas y en actividades vinculadas directamente con la misin y objetivos de la Entidad, identificando y determinando el grado de solidez, eficiencia y eficacia de los controles clave que aseguren a la Gobierno Regional de Junn el cumplimiento de sus objetivos y metas. El periodo a examinar corresponde al periodo del 01 de enero hasta el 31 de diciembre del 2010. El Concejo Municipal es el rgano de Gobierno que ejerce funciones normativas y fiscalizadoras. Est constituida por el Alcalde y los Regidores siendo el Alcalde responsables de ejercer funciones ejecutivas la Administracin Municipal.
5.

NORMATIVA APLICABLE A LA ENTIDAD EXAMINADA Las normas aplicables son las siguientes: Constitucin Poltica del Per de 1993 Ley N 27972, Ley Orgnica de Municipalidades y su modificatorias Ley N 28112 Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector Pblico Ley N 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto Ley N 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorera Ley N 28708, Ley General del Sistema de Contabilidad. Ley N 28927, Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal 2008. Directiva N 001-2007-EF/77.15, Directiva de Tesorera. Decreto Supremo N 083-2004-PCM Texto nico Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
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Decreto Supremo N 084-2004-PCM Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, y sus modificatorias Resolucin de Contralora N 195-88-CG Aprueban Normas que Regulan la Ejecucin de Obras Publicas por Administracin Directa Reglamento de Organizacin y Funciones del Gobierno Regional de Junin, aprobado mediante Ordenanza Municipal N 003-2007-MPO del 21 marzo del 2007. Manual de Organizacin y Funciones del Gobierno Regional de Junin, aprobado mediante Ordenanza Municipal N 002-2007-MPO de fecha 21/03/2007. Ley N 27785 Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica. Directiva N 012-2000-CG/OATJ-PRO Autorizacin previa a la ejecucin y Pago de Presupuestos Adicionales de Obras Pblicas, Resolucin de Contralora N 0362001-CG, modificada por resolucin de Contralora N 092-2003-CG Manual de Auditoria Gubernamental (MAGU), aprobado con Resolucin de Contralora N 152-98-CG. Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas (NAGAS) Normas de Auditora Gubernamental (NAGU), aprobado con Resolucin de Contralora N 162-95-CG y 259-2000-CG Ley N 28716 Ley de Control Interno de las Entidades del Estado Gua de Auditora de Obras Pblicas por Contrata Contralora General de la Repblica.

6.

PROGRAMA DE PROCEDIMIENTOS A EJECUTAR EN EL EXAMEN ESPECIAL Los Procedimientos del Examen Especial y Cuestionarios de Control Interno tienen carcter de indicativos, por lo cual son flexibles y susceptibles de modificarse a criterio del auditor responsable del examen y se adjuntan al presente memorando.

7.

RECURSOS DE PERSONAL Y ESPECIALISTAS Para la ejecucin de la EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ABASTECIMIENTOS DEL GOBIERNO REGIONAL DE JUNIN PERIODO 2010, se ha previsto la participacin de una comisin conformada por el personal siguiente: Nombre y Apellido Categora CPC. MELIDA PECHO RAFAEL Jefe de OCI CPC. ESTHER IBAEZ Auditor Encargado ZAMUDIO CPC. JULISSA PEREZ QUISPE Auditor Encargado Cargo en la Comisin Supervisor Auditor Auditor
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PRESUPUESTO DE TIEMPO: Horas hombre por actividad: Redaccin Emisin Trabajo y Sustentaci de de supervisi n de Informe Campo n de informe Definitivo Informe 230 34 8 4 282 282 794 52 52 138 14 14 36 4 4 12

Cargo Supervisor Jefe de Comisin Auditor Encargado Total Horas

Planeamiento 32 8 8 45

Total 360 360 360 1080

Los plazos para la ejecucin del Examen se detallan a continuacin: Plazos de ejecucin Fases de la Das Auditoria tiles Del Al Planificacin 08 14.Mar.2008 27.Mar.2008 Ejecucin 30 01.Abr.2008 06.May.2008 06.May.200 Informe 07 7 15.May.2008 Total 45 El cronograma de actividades y costos programa se presenta en los cuadros adjunto . 9.- FUNCIONARIOS DE LA INSTITUCION EXAMINADA Los funcionarios actuales del Gobierno Regional de Junin que estn a cargo de las reas involucradas en el alcance de la presente accin de control, se detallan a continuacin:

1 Dr.

NOMBRE Y APELLIDO Vladimir

CARGO

PERIODO LABORAL DESDE HASTA 01. ENE. 2010 10. ENE. 2010 Continua Continua

CONDICION LABORAL Nombrado Nombrado

Cerrn Presidente Regional Vicepresidente

Valverde 2 Ing. Jaime Buenda Carpio

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ABASTECIMITOS DEL GOBIERNO REGIONAL DE JUNIN PERIODO 2010 3 4 5 Dr. Benancio TORRES Secretario Regional Jefe de Economa Jefe Abastecimientos de 01. FEB. 2010 05. MAR. 2010 06.MAR .2010 Continua Continua Continua Nombrado Nombrado Nombrado

LANDA MG. Ral

HUAYNATE SUAREZ

POZO MG. Edilberto MEJICO

10.-PRESUPUESTO DE TIEMPO: Los plazos para la ejecucin del Examen Especial al Area de Abastecimientos, se detallan teniendo en cuenta horas/hombre, los mismos que se detallan a continuacin:
DIAS CALENDARIO ACTIVIDADES DIAS UTILES INICIO DEL PLANIFICACIN TRABAJO DE CAMPO COMUNICACIN DE HALLAZGOS EVALUACION DE ACLARACIONES SUPERVISION REDACCION DEL INFORME SUPERVISION DEL INFORME SUSTENTO DEL INFORME ELEVACIN DEL INFORME TOTAL DAS TILES 2 10 03 7 10 4 2 1 1 30 03.MAY.2010 19.MAY.2010 21.MAY.2010 04.JUN.2010 03.MAY.2010 15.JUN.2010 20.JUN.2010 24.JUN.2010 30.JUN.2010 TERMINO AL 05.MAY.2010 01.JUN.2010 24.MAY.2010 15.JUN.2010 30.JUN.2010 19.JUN.2010 22. JUN. 2010 24. JUN. 2010 30. JUN. 2010 02 10 02 05 03 04 02 01 01 TOTAL DIAS HABILES

11. COSTO DEL EXAMEN De acuerdo a la Programacin de Actividades, se utilizar un total de 1 864 horas/hombres, con un costo de S/. 25,851.00 nuevos soles.

RECURSOS HUMANOS

HORAS

COSTO

COSTO
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EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ABASTECIMITOS DEL GOBIERNO REGIONAL DE JUNIN PERIODO 2010 HOMBRE JEFE DE COMISION SUPERVISOR AUDITOR SENIOR TOTALES 864 120 360 1864 POR HORA 15.80 12.20 12.20 TOTAL 13 651 1 464 4 392 17607

12. PARTICIPACION DE ESPECIALISTAS Para el desarrollo de esta accin de control, se deber contar con 02 Especialistas en rea de Abastecimientos. 13. PROGRAMA DE AUDITORIA El Programa de Auditoria a desarrollar el Examen Especial al rea de Abastecimientos, son los procedimientos adicionales que puedan incorporarse de acuerdo a las circunstancias, se presenta en el ANEXO 1. 14. INFORMES A EMITIR Y FECHA DE ENTREGA Como resultado de la Auditoria de Gestin, se emitir el informe corto y el informe largo en concordancia con la NAGU 4.40, conteniendo las observaciones, conclusiones y las recomendaciones, tendentes a su implantacin por parte del Titular de la entidad, elevando el informe al Titular de la entidad y simultneamente a la Contralora General de la Repblica. En el caso de evidenciarse indicios razonables de responsabilidad civil o comisin de delito, se emitir el correspondiente Informe Especial concordante con la NAGU 4.50, modificado por Resolucin de Contralora N 012-2002-CG de 21 de enero 2002.

FORMATO TENTATIVO DEL INFORME


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El contenido del Informe Largo de Auditora ser formulado considerando la siguiente estructura:

Sntesis gerencial. I. INTRODUCCIN 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. II. Origen del examen. Alcance del examen. Antecedentes y base legal de la entidad. Comunicacin de hallazgos. Memorndum de Control Interno. Otros aspectos de importancia.

Naturaleza y objetivos del examen.

OBSERVACIONES

III. CONCLUSIONES IV. RECOMENDACIONES V. ANEXOS

15. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES El Cronograma de Actividades se presenta en anexo adjunto ANEXO 2. 16.-INFORMES A EMITIR Y FECHA DE ENTREGA Como resultado del Examen Especial, se emitir el informe corto y el informe Presupuestario as como el informe largo correspondiente en concordancia con la NAGU 4.40, conteniendo las observaciones, conclusiones y las recomendaciones, tendentes a su implantacin por parte del Titular de la entidad, elevando el informe al Titular de la entidad y simultneamente a la Contralora General de la Repblica. En el caso de evidenciarse indicios razonables de responsabilidad civil o comisin de delito, se emitir
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EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ABASTECIMITOS DEL GOBIERNO REGIONAL DE JUNIN PERIODO 2010 el correspondiente Informe Especial concordante con la NAGU 4.50, modificado por Resolucin de Contralora N 012-2002-CG de 21 de enero 2002.

Huancayo, 07 de Abril de 2011.

CPC. MELIDA PECHO RAFAEL Jefe de comisin

CPC. ESTHER IBAEZ ZAMUDIO Supervisor

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PROGRAMA DE AUDITORA
REF. PROCEDIMIENTOS MINIMOS PASO N. P/T FECHA HECHO POR REVISADO POR

I. OBJETIVO N 01 Verificar el grado de solidez de los Controles Internos establecidos por la Institucin, para el rea de Abastecimientos. 1.1 1.2 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 Redacte el Memorando de Control Interno II. OBJETIVO N 02 Verificar si los diferentes procesos tcnicos que desarrolla el rea de Abastecimientos, estn acorde con las disposiciones vigentes. 2.1 PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA Solicite los documentos de gestin siguiente: a. Plan Anual de Adquisiciones de Bienes y Servicios b. Archivos de Ordenes de Compra y rdenes de Servicios emitidos en el perodo a examinar. Archivos correlativos de las solicitudes de Cotizacin o proformas emitidas por el perodo a examinar. Archivos correlativos de los cuadros comparativos. Registro de Proveedores debidamente actualizados. Archivos de documentos e informacin de la formulacin de los expedientes tcnicos y las bases administrativas para convocar a los procesos de concursos y adjudicaciones. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA Solicite los documentos normativos de gestin que regulan el rea de Abastecimientos. Aplique el cuestionario de Control Interno al rea de Abastecimientos y Sub reas a su cargo. Evale las respuestas y determine las observaciones. Obtenga y revisa el flujo grama del proceso de adquisiciones, evale y determine posibles errores. Determine si todos los documentos relacionados con la gestin de Abastecimientos estn suscritos por los funcionarios responsables. Efecte una revisin de los cargos establecidos por el Reglamento y Manual de Organizacin y Funciones y registre en papeles de trabajo. Verifique y realice un estudio sobre la capacidad operativa del personal y aclarar si estos puestos vienen siendo ocupados por personal especializado en el rea.

c.

d. e. f.

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2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 Revise el Libro de actas y formule Ud. Cdulas de trabajo con los aspectos ms significativos de las adquisiciones. Seleccione una muestra importante a fin de realizar una visita inspectiva al local de funcionamiento de los proveedores. Verifique la Autenticidad de las propuestas formuladas por los proveedores que han brindado bienes y servicios a la institucin. Seleccione una muestra significativa de adquisiciones y efecte el seguimiento de principio a fin y verifique posibles desviaciones respecto a lo regulado en el flujograma. Sistematice las observaciones relevantes, elabore y comunique los hallazgos de auditoria de acuerdo a Ley. Evale las aclaraciones y/o comentarios entregados por los

funcionarios y servidores presuntos involucrados en los hechos. Elabore la cdula de las Aclaraciones resultantes y determine las 2.8 responsabilidades pertinentes, si las hubiere. Ordene los archivos de papeles de trabajo de conformidad con la cdula ndice de auditoria. Elabore el informe de auditoria.

CPC. Melida Pecho Rafael Jefe de comisin

CPC. Esther Ibaez Zamudio Supervisor

PROBLEMTICA DETECTADA EN EL DESARROLLO DEL TRABAJO DE CAMPO, CON RELACION AL EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ABASTECIMIENTOS DEL GRJ.

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1. 2. EL AREA DE ABASTECIMIENTOS NO CUENTA CON UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS QUE RIGEN LAS ACCIONES DE COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS. EL PERSONAL QUE LABORA EN EL AREA DE ABASTECIMIENTOS NO CUENTA CON LOS REQUISITOS MINIMOS PARA OPUPAR EL CARGO ESTABLECIDOS PARA DICHA AREA. 3. LOS PROCESOS DE COMRAS DE BIENES Y SERVICIOS REALIZADOS POR EL AREA DE ABASTECIMIENTOS DEL GRJ, SE EFECTUARON INCUMPLIENDO LAS NORMAS QUE RIGE LA LEY DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL ESTADO.

HALLAZGOS DE AUDITORIA 1.-CASUISTICA:


EL AREA DE ABASTECIMIENTOS NO CUENTA CON UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS QUE RIGEN LAS ACCIONES DE COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS. 12

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SUMILLA: Negligencia en la implementacin del manual de procedimientos (MAPRO). *De la revisin de los documentos normativos del Gobierno Regional de Junn periodo 2010, se ha detectado que la oficina de abastecimientos no cuenta con el MAPRO, siendo un documento indispensable para realizar las acciones ya actividades de dicha oficina. *Con estos hechos se ha transgredido las normas emitidas por la oficina de planificacin y Racionalizacin del Gobierno Regional de Junn, que tiene la responsabilidad bsica de hacer cumplir el numeral 7-3 que seala La elaboracin de los manuales corresponde a los responsables de 4 contando con el asesoramiento de la oficina de Planificacin. *La causa se debe a la negligencia del Administrador y responsable de Abastecimientos quienes no han efectuado ninguna accin para implementar el MAPRO. *Como consecuencia de lo expuesto el Gobierno Regional de Junin durante el periodo 2010, se ha efectuado diversas acciones indispensable que es el MAPRO. sin contar con el documento reas Administrativas

2.-CASUISTICA:
EL PERSONAL QUE LABORA EN EL AREA DE ABASTECIMIENTOS NO CUENTA CON LOS REQUISITOS MINIMOS PARA OPUPAR EL CARGO ESTABLECIDOS PARA DICHA AREA. 13

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SUMILLA: Carece de un Plan de Informacin Relevante para Seleccionar el Personal. *De la revisin de las Hojas de vidas de los trabajadores del Gobierno Regional de Junn se not la falta de experiencia y requisitos para ocupar el Cargo correspondiente. *Con estos hechos se ha incumplido las polticas de Evaluacin minuciosa y

analtica que el Gobierno Regional de Junn menciona en su art12 donde nombra exhibir mediante declaracin Jurada los datos que adjuntaron en su Hoja de Vida y la respectiva constatacin de estas. *La causa se debe a que el Jefe de Recursos Humanos quien no verifico ni constato los datos correspondientes de cada personal. Y no efectu ninguna accin por subsanar el error. *Como consecuencia de esto el Gobierno Regional de Junn se expuso a un declive en el rea afectada, sin subsanando el hecho.

3.-CASUISTICA:
LOS PROCESOS DE COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS REALIZADOS POR EL AREA DE ABASTECIMIENTOS DEL GRJ, SE EFECTUARON INCUMPLIENDO LAS NORMAS QUE RIGE LA LEY DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL ESTADO. 14

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SUMILLA: falta de conocimientos de leyes * De la revisin de los documentos que rige la Ley de Contrataciones del Estado del Gobierno Regional de Junn periodo 2010, se ha detectado que la oficina de abastecimientos no utiliza correctamente la ley de Adquisiciones, siendo una norma indispensable para realizar las acciones ya actividades de dicha oficina. * Con estos hechos se ha transgredido las normas emitidas por la oficina de Abastecimientos del Gobierno Regional de Junn, que tiene la responsabilidad bsica de hacer cumplir Estado . *La causa se debe a la dejadez del responsable de Abastecimientos quienes no la Ley de Contrataciones del Estado que seala Los gestiones para hacer una Licitacin y Contratacin con proveedores atreves del

han efectuado ninguna accin para subsanar el hecho. *Como consecuencia de lo expuesto el Gobierno Regional de Junn durante el periodo 2010, se ha efectuado diversas acciones sin contar con el documento indispensable que es la Ley de Contrataciones con el Estado.

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