P. 1
SOP Perpustakaan Di Pergurusn Tinggi

SOP Perpustakaan Di Pergurusn Tinggi

|Views: 698|Likes:
Published by Andaru Oktavian

More info:

Published by: Andaru Oktavian on Aug 01, 2012
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

09/18/2014

pdf

text

original

Standard Operating Procedure di Perpustakaan Perguruan Tinggi

Oleh: Ir. Abdul Rabman Saleh, Dip.Lib., M.Sc. Pustakawan Utama pada Perpustakaan Institut Pertanian Bogor rahman@ipb.ac.id http://rahman.staff. ipb. ac. id/

Disampaikan pada Pertemuan Rutin Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi Indonesia Wilayah Jawa Barat, di Universitas Islam Bandung, Rabu, 29 Desember 2010.

FORUJV1PERPUSTAKAAN PERGURUAN T~NGGi INDONESiA (FPPTO

WllAYAH JAWA BARAT BEi<ERJASAMA DENGAN

UPT PERPUSTAKAAN UNISBA
BANDUNG 2010

standar 1 . Setiap sistem manajemen kualitas yang baik selalu didasari oleh POS. SOP juga sering disebut sebagai manual SOP. Istilah SOP sudah sangat dikenal di suatu organisasi yang menuntut adanya pengendalian mutu terhadap proses kegiatan organisasi. diagram atau alur kerja (flow chart). lingkungan dan penyelamatan.M.staffipb . Standard Working Procedures.ac. Sebagai bagian dari sistem informasi manajernen." Dalam SOP itu biasanya diatur ketentuan-ketentuan umum yang berlaku dalam suatu unit kerja. The U. 2 Pustakawan Utama pada Perpustakaan Institut Pertanian Bogor 3 http://id. SOP banyak digunakan di organisasiorganisasi bidang medik. 1 Disampaikan pada Pertemuan Rutin Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi Indonesia Wilayah Jawa Barat. SOP sering dilengkapi dengan referensi. tanpa kehilangan keefektifannya. Hal ini mencakup hal-hal dari operasi yang memiliki suatu prosedur pasti atau terstandardisasi. kesehatan. SOP untuk analisa air payau. SOP penanganan pasien.S. tahap demi tahap dan sistematis. SOP juga merupakan bagian dari sistem informasi manajemen suatu organisasi. Sedangkan istilah lain SOP dalam bahasa Inggris antara lain adalah Safe -VV(Jrk Instructions. di Universitas Islam Bandung tanggal 29 Desember 2010. Dengan adanya SOP maka jaminan mutu pekerjaan akan dapat dipertahankan. SOP adalah dokumen tertuIis yang memuat prosedur kerja secara rinci.2 rahman@ipb. Sqfe Operating Procedures.. adalah suatu set instruksi yang memiliki kekuatan sebagai suatu petunjuk atau direktif. Environmental Protection Agency (EPA) mendefinisikan SOP seperti berikut: A Standard Operating Procedure (SOP) is a set of written instructions that document a routine or repetitive activity followed by an organization. SOP bukan standar melainkan prosedur kerja yang hams dilakukan secara benar dan konsisten. Biasanya istilah protap digunakan oIeh kepolisian ataupun militer.ac. Untuk itu perpustakaan dituntut untuk dapat meningkatkan mutu layananannya. Sedangkaii Wikipedia3 mendefinisikan SOP sebagai berikut: "Prosedur operasi standar (Bahasa Inggris: standard operating procedure. Untuk melengkapi suatu prosedur kerja. teknik.Standard Operating Procedure di Perpustakaan Perguruan Tinggi' [r.Lib.Sc. Perpustakaan perguruan tinggi sebagai bagian integral dari suatu organisasi (perguruan tinggi) sangat dibutuhkan keberadaannya. Iampiran. Dip. Sistem informasi manajemen memuat himpunan terintegrasi yang terdiri dari komponen-kornponen baik manual maupun terkomputerisasi yang bertujuan menyediakan fungsi-fungsi operasional pada manajemen. Biasanya SOP banyak digunakan untuk tugas-tugas rutin yang mengandung resiko. Abdul Rahman Saleh. wikiped ia.id http://rahman. SOP) atau kadang disingkat POS. orgfwikilProsedur_ operasi. Istilah lain yang sering digunakan dalam bahasa Indonesia adalah PROT AP atau Prosedur Tetap. SOP penanggulangan kebakaran dan sebagainya. Sebagai contoh misalnya.id! Pendahuluan Standard Operating Procedures atau SOP adalah istilah bahasa Inggns yang diterjemahkan lee dalam Bahasa Indonesia menjadi Prosedur Operasional Standar atau prosedur operasi baku.

proses pengolahan bahan perpustakaan. SOP ill perpustakaan tidak diperlukan apabila perpustakaan tidak ingin meningkatkan mutunya atau perpustakaan tidak dianzgap bagian dari sistem rnanajemen organisasi yang ada. 2 . Dengan demikian SOP di sebuah perpustakaan biasanya menggambarkan tahapan atau proses pekerjaan di perpustakaan. karena tidak dapat diikuti dengan baik. dapat digunakan sebagai sarana untuk menyimpan pengetahuan dan perkembangan yang diperoleh oleh perpustakaan. rnaka SOP itu juga tidak ada gunanya. Tujuan SOP Seperti sudah disampaikan bahwa SOP berisi proses pekerjaan yang berulang-ulang secara detil yang harus dilakukan atau yang hams diikuti oleh petugas dalam sebuah organisasi. di perpustakaan terdapar pekerjaan rutin yang dilakukan setiap han. Pedornan yang dimaksud adalah prosedur kerja yang standar atau SOP. SOP yang dibuat asal-asalan tidak akan ada gunanya.perpustakaan juga harus dapat memberikan laporan-laporan yang dapat menjadi bahan keputusan manajemen organisasi. SOP yang disusun dengan sangat baik. Hasilnya tidak langsung dapat dirasakan. Oleh karena itu SOP harus dibuat dengan baik dan. SOP yang baik juga harus selalu dievaluasi dan direvisi bila sudah tidak sesuai Iagi. SOP mendokumentasikan bagaimana sebuah aktivitas secara bertahap harus dilakukan agar tahapan tersebut seeara konsisten diikuti unnik menjamin kualitas basil dari aktivitas terse but. proses pengadaan bahan perpustakaan. tentu saja hams selalu diikuti oleh pustakawan. biaya dan sarana yang tidak sedikit. Agar pekerjaan-pekerjaan tersebur dapar dilakukan dengan baik maka diperlukan pedoman yang dapat memberikan tuntunan. mulai dari seleksi. Tetapi sebaliknya. Pada dasarnya. namun tidak diikuti oleh pustakawan dalam melaksanakan aktifitasnya. pemeliharaan sampai pada pelayanan. Misalnya SOP yang isinya terlalu urnum. misalnya SOP bagi perpustakaan dibuat untuk rnemberikan panduan bagi pekerja (dalarn hal ini pustakawan) agar dapat rnengontrol kualitas pekerjaan pustakawan tersebut yang rnerupakan bagian dari penjaminan mutu pekerjaan (quality assurance) bagi sebuah perpustakaan. Apakah SOP diperlukan di perpustakaan? Seberapa pentingkah SOP di perpustakaan? Apakah pekerjaan di perpustakaan banyak mengandung resiko? Perranyaan ini harus dikembalikan kepada pimpinan organisasi dan pelaksana di perpustakaan. peugolahan. proses pemeliharaan data perpustakaan dan lain-lain. pengadaan. Sering sekali investasi di perpustakaan dianggap sebagai pemborosan sehingga dana dan fasilitas untuk perpusrakaan dialihkan untuk bidang lain. ManfaatSOP Mohamad Aries dan Abdul Rahman Saleh dalam blognya menyebutkan umurn manfaat SOP di perpustakaan dapat disebutkan sebagai berikut: • • bahwa secara dapat digunakan sebagai sarana untuk mengkomunikasikan pelaksanaan suatu pekerjaan bagi manajemen perpustakaan. misalnya. SOP biasanya dibuat secara spesifik bagi sebuah organisasi. KepaJa perpustakaan barns selalu memastikan agar SOP yang sudah dibuat selalu dijadikan pedoman dalam mengerjakan pekerjaan-pekerjaan di perpustakaan. Investasi yang ditanam di perpustakaan cukup besar karena mernerlukan tenaga.

Tipe grafis akan membagi proses yang panjang menjadi sub-proses yang lebih pendek. Nomor identitas juga dapat terletak contoh: Perninjaman. menjelaskan secara singkat langkah demi langkah dan dalarn tampilan yang mudah dibaca. SOP sebaiknya diberi nomor identitas atau label.. masih relevan atau bahkan SOP sudah tidak diperlukan? SOP perlu dibaca. {. 2. Kemutakhiran dan Penomoran SOP SOP harus . dapat digunakan sebagai sarana pelatihan bagi staf yang baru sehingga mengurangi waktu yang terbuang untuk memberikan pengarahan. Prosedur yang hanya melibatkan sedikit kegiatan oleh sedikit orang. SOP dengan prosedur sederhana yaitu SOP dengan langkah-langkah yang singkat. I:) Q Persiapan SOJP SOP disusun oleh seseorang atau sekelornpok orang (tim) yang menuliki pengetahuan dan ketrampilan yang . Langkah-langkah dalam hirarki mungkin berisi sub-sub Iangkah untuk: Iebih memperjelas prosedur. 'Kirim spesifikasi ke vendor' bukan 'Spesifikasi dikirirn ke vendor'. Gunanya untuk kontrol dokumen dan referensi. Pembaca SOP diharuskan melakukan sesuatu bukan mengharap melakukan sesuatu. 3 . 01. Gunakanpernyataan positif.gatif. jelas dan tidak banyak frase.aksanaistaf. seperti 'Lengkapi Iembar kerja buku dan kernbalikan ke pengadaan' tidak dengan pemyataan ne.ukup daiam bidang pekerjaau di perpusrakaan.tetap mutakhir (up-to-date). Untuk itu. Label identifikasi dapat terletak di sudut kanan atas. July 2003. SOP dengan prosedur grafis yaitu SOP dengan langkah-langkah yang sangat panjang dan lebih rinci. rev. Seiring dengan adanya perubahan internal maupun ekstemal organisasi perpustakaan maka SOP juga harus ikut berubah. dapat digunakan sebagai samoa untuk mengendalikan dan mengantisipasi apabila terdapar suatu perubahan sistem di perpustakaan. Secara periodik SOP perlu ditinjau kembali agar tetap mutakhir karena apabila ada perubahan kebijakan harus terlihat pada SOP. Apakah kebijakan dan prosedur masih berlaku. 3. seperti 'Jangan dikembalikan sebelum lembar kerja dilengkapi'. di halaman bawah sebagai running page seperti Ienls SOP 1. dapat digunakan sebagai sarana dokumentasi sistem informasi perpusrakaan. '1' dapat digunakan sebagai samoa audit sistem inforrnasi perpustakaan. Gunakan kara kerja dalam kalimat aktif Contoh. Disarankan SOP ditinjau minimal setiap satu tahun sekali. . SOP dengan prosedur hirarki yaitu SOP dengan langkah-Iangkah yang rinci. berulang-ulang dan hanya memerlukan sedikit keputusan.dapat digunakan sebagai sarana acuan dalam melakukan penilaian terhadap proses pekerjaan di perpustakaan. konsisten. dimengerti dan dilaksanakan oleh semua peJ. Apabila suatu SOP perlu dirubah atau tidak digunakan lagi maka identifikasi tersebut dapat digunakan sebagai referensi. KaIimat singkat. SOP barns tertulis. panjang.

Tujuan Ruang lingkup StandarlPedomanlReferensi Sarana Prosedur kerja Flowchart Lampiran Halaman Judul Halaman muka dari SOP adalah halaman judul. nama lernbaga atau bagian. Pemesanan Bahan Pustaka' dan seterusnya. Kode 3. Nama modul 2. Tidak ada format menggarnbarkan kegiatan rutin yang berulang baik prosedur pembelian buku dan prosedur yang bersifat disusun sesuai dengan yang baku untuk SOP. Halaman judul memberikan informasi tentang judul kegiatan atau prosedur. Secara umum SOP C!I Halaman j udul Daftar isi <CI t rdiri atas: III 0 • • • • • • lsi Tujuan Ruang lingkup Referensi Penanggung jawab Definisi Pro sedur Lampiran Susunan pada isi tidak mutlak seperti di atas. jumlah halaman. tanggal terbit atau tanggal revisi. 9. 7. nom or identifikasi. Misalkan judul SOP adalah 'Pengadaan Bahan Pustaka' selanjutnya dapat dipecah menjadi 'Modul I: Pemilihan Bahan Pustaka'. 8. 'ModuI 2. Bila suatu kegiatan terdiri dari beberapa prosedur kerja maka judul dari SOP dapat di pecah menjadi modul-modul. Flowcharts adalah representasi grafis yang menghubungkan langkah-langkah secara fisik dan Jogis. 4. SOP akan tergantung pada kondisi prosedur kerja yang sedang berlangsung. nama atau tanda tangan penyusun dan nama pemberi persetujuan . 4 . kegiatan yang bersifar teknis seperti prosedur kerj a penelitian di Iaborarorium.4. 5. 6. lsi SOP Penvusunan rujuan dan kondisi SOP disusun unruk administratif seperii internal SOP berbeda pada setiap organisasi. SOP yang ada pada saat SOP disusun. SOP dengan prosedur Flowcharts yaitu SOP yang berisi banyak keputusan-keputusan atau pertimbangan-pertimbangan. Modul dalam SOP dapat terdiri dari : 1.

Pennohonan ditolak. 7. Ruang lingkup Diisi dengan apa yang menjadi ruang lingkup dalam pekerjaan ini. (tujuan modul pada SOP ini adalah) Menjaga ketertiban. pengaktifan KTM untuk mahasiswa IPB. 5. ketaatan azas. Memeriksa arsip keanggotaan. 6. Misalnya: dokumen yang menjadi pegangan atau referensi dalam I. Misalnya: 1.ku Induk Pendaftaran 2. Data anggota diinpur ke dalam basisdata. bila pemohon sudah terdaftar sebagai anggota Pemohon dibuatkan kartu bila pemohon belum terdaftar sebagai anggota perpustakaan. Pedoman Umum Layanan Pustaka Sarana Diisi dengan sarana yang diperlukan dalam mengerjakan pekerjaan ini. Petugas memeriksa kelengkapan persyaratan. dan Kartu Identitas Pegawai IPB bagi sivitas IPB lainnya yang juga berfungsi sebagai kartu anggota. Pengguna mengisi forrnulir keanggotaan.. Misalnya. kelancaran. 5 . Bu.Nama modul Diisi dengan judul modul untuk membedakan Misalnya.n dan tidak boleh ditukar urutannya. Misalnya: Kegiatan dimulai dati pendaftaran anggota. serta pembuatan Kartu Anggota Perpustakaan Khusus apabila KTM dan Kartu identitas lainnya hilang StandarlPedomanlReferensi Diisi dengan informasi mengenai mengerjakan pekerjaan ini. misalnya 01CjPLP jPERP-IPBj05 Tujuan Diisi dengan informasi mengenai tujuan dibuatnya modul atau SOP tersebut. Ruang lingkup ini membatasi bidang pekerjaan yang menjadi tanggung jawab petugas yang diserahi pekerjaan ini. bias nya ) 3. Kode Diisi dengan kode modul yang dibuat. Pelayanan Keanggotaan modul yang satu dengan madul yang lain. keamanan dalam pelayanan keanggotaan perpustakaan. Misalnya: I. bila pennohonan dilengkapi dengan persyararan yang lengkap. Pr ses 1111 Prosedur Diisi dengan tahapan proses dalam mengerjakan berurut. di bagian pendaftaran anggota perpustakaan pada data base User. Menunda pembuatan kartu anggota bila persyaratan tidak 1engkap. Anggota Kartu Anggota Perpustakaan Khusus kerja pekerjaan iru. 4.

.elengkapan Permohonan ~ // Lengkap?· Tidak ._---_ Mulai -. Ya I K.----. Contoh: . Tunda Periksa Alsip Keanggotaan Nama tidak dilemukan? Tidak Permohonan ditolak Ya Buatkan Kartu IInggota Data anggota diinput kedalam basisdata anggola Salesai 6 . / I -I~Formulir penda::) [ I I l-p 2.Flowchart Diisi dengan gambar aim kerja dan pekerjaan ini...

epa. The National Computing Centre. Mohamad dan Abdul Rahman Saleh. Pengembangan Standard Operating Procedures (SOP) untuk Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta. 19 Desember 2010. Manchester. Pengantar Sistem Informasi Bisnis.lk-perpustakaan-perguruan-tinggi. Writing Guide for Standard Operating Procedure. 1995. SafeCom.au/ohsw/procedures/standardoperatingproce. http://www. Quality Guidance for Preparing Standard Operating Procedures (SOPs) EPA QA/G6.php/ Artikel-Pustakawanlpengembangan-standardoperating-procedmes-sop-untl. 7 .gov/quality/qs~docsfg6~fma1.Lampiran Diisi dengan lampiran-larnpiran mengerjakan pekerjaan ini dan lain-lain. 1995 Standard Operating Procedure Development.bJogspot.com/.edu.pdf. Diakses 19 Desember 2010.ac. Penyusunan Standard Operating Prosedur Perpustakaan. Sidharta. Lani. sa. misalnya bentuk formulir dalam Bahan Bacaan Aries. sl: Homeland Security. Diakses tanggal 19 Desember 2010. Diakses tangga119 Desember 2010. asp. http:///ibrruy.id/iudex.unisa. http://www. Diakses tanggal Writing Procedures: How to Document your Quality System Effectively.mTI.html. Elex Media. di Darmono. http://ar-saleh. yang diperlukan.

3. hila permohonan dilengkapi dengan persyaratan yang lengkap. dan Karru Identitas Pegawai IrB bagi sivitas IPB lainnya yang juga bc(fungsi sebagai karru anggota. kelancaran. pengaktifan KTM untuk mahasiswa IPE. 2. Pedornan Umum Layanan Pustaka Sarana: 1. Pengguna mengisi formulir keanggotaan. 5. keamanan dalarn peiayanan keanggotaan perpustakaan Ruang Lillgkup : Kegiatan dimulai dar! pendaftaran allggota. Perrnohonan ditolak. Standar/Pedoman/ Referensi : 1. 7. Menunda pernbuaran kartu anggota hila persyaratan tidak lengkap. 2. di bagian pendaftaran anggota perpustakaan pada data base lise-I. Efektif : Keanggotaan : Pelayanan I Kode Tujuan : 01CjPLP/PERP-IPB/05 : I I :'vfenjaga ketertiban. Memeriksa arsip keanggotaan. 4. Buku Induk Pendaftaran Anggota Kartu Anggota Perpustakaan Khusus Prosedur Kerja: 1. Pemohon dibuatkan kartu bila pemohon belum terdaftar sebagai anggota perpustakaan. ketaatan azas. Data anggota diinput ke dalam basisdata. 8 . Petugas memeriksa kelengkapan persyaratan. bila pemohon sudah terdaftar sebagai anggota. 6.CONTOH PROSEDUR KERJ A PELAYANAN KEANGGOT AAN Perpustakaan IPE Modul I Hal: STAN DAR PROSEDUR OPE~'\SIONAL Revisi ke : Tgl. serra pembuatan Kartu Anggota I erpustakaan Khusus apabila KTM dan Kartu identitas lairinva hl1ang.

Flowchart : [' ~l I I I ~ '"~."'l:j ".." 1 Penksa Kelengkopan Permohonan I I I I L ! <7'..· . Buatka n Kartu Anggota 1 Data a nggota diinput ksdalarn basisdata anggola ~' Salasai jabatan Dibuat oleh : Diperiksa oleh Disahkan oleh Nama Paraf Tanggal 9 . Permohonan d~olak -r..j .. Periksa Arsip Keanggotaan I _. Nama tidak ditornukan? Tidak-.:~" ~ ~--.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->