Standard Operating Procedure di Perpustakaan Perguruan Tinggi

Oleh: Ir. Abdul Rabman Saleh, Dip.Lib., M.Sc. Pustakawan Utama pada Perpustakaan Institut Pertanian Bogor rahman@ipb.ac.id http://rahman.staff. ipb. ac. id/

Disampaikan pada Pertemuan Rutin Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi Indonesia Wilayah Jawa Barat, di Universitas Islam Bandung, Rabu, 29 Desember 2010.

FORUJV1PERPUSTAKAAN PERGURUAN T~NGGi INDONESiA (FPPTO

WllAYAH JAWA BARAT BEi<ERJASAMA DENGAN

UPT PERPUSTAKAAN UNISBA
BANDUNG 2010

standar 1 .M. Standard Working Procedures. Sistem informasi manajemen memuat himpunan terintegrasi yang terdiri dari komponen-kornponen baik manual maupun terkomputerisasi yang bertujuan menyediakan fungsi-fungsi operasional pada manajemen. SOP juga sering disebut sebagai manual SOP. The U. Hal ini mencakup hal-hal dari operasi yang memiliki suatu prosedur pasti atau terstandardisasi.ac. SOP adalah dokumen tertuIis yang memuat prosedur kerja secara rinci. Biasanya SOP banyak digunakan untuk tugas-tugas rutin yang mengandung resiko. orgfwikilProsedur_ operasi.id http://rahman. Sqfe Operating Procedures. Untuk itu perpustakaan dituntut untuk dapat meningkatkan mutu layananannya.ac. Sedangkan istilah lain SOP dalam bahasa Inggris antara lain adalah Safe -VV(Jrk Instructions. Perpustakaan perguruan tinggi sebagai bagian integral dari suatu organisasi (perguruan tinggi) sangat dibutuhkan keberadaannya. SOP penanggulangan kebakaran dan sebagainya.id! Pendahuluan Standard Operating Procedures atau SOP adalah istilah bahasa Inggns yang diterjemahkan lee dalam Bahasa Indonesia menjadi Prosedur Operasional Standar atau prosedur operasi baku. Setiap sistem manajemen kualitas yang baik selalu didasari oleh POS. Dip. SOP banyak digunakan di organisasiorganisasi bidang medik.S. SOP penanganan pasien.2 rahman@ipb. teknik. SOP juga merupakan bagian dari sistem informasi manajemen suatu organisasi. SOP untuk analisa air payau.. SOP) atau kadang disingkat POS. lingkungan dan penyelamatan. Environmental Protection Agency (EPA) mendefinisikan SOP seperti berikut: A Standard Operating Procedure (SOP) is a set of written instructions that document a routine or repetitive activity followed by an organization. wikiped ia. Dengan adanya SOP maka jaminan mutu pekerjaan akan dapat dipertahankan. Istilah lain yang sering digunakan dalam bahasa Indonesia adalah PROT AP atau Prosedur Tetap. Untuk melengkapi suatu prosedur kerja. Sebagai bagian dari sistem informasi manajernen.Standard Operating Procedure di Perpustakaan Perguruan Tinggi' [r. Biasanya istilah protap digunakan oIeh kepolisian ataupun militer. diagram atau alur kerja (flow chart). SOP bukan standar melainkan prosedur kerja yang hams dilakukan secara benar dan konsisten. SOP sering dilengkapi dengan referensi.staffipb . 2 Pustakawan Utama pada Perpustakaan Institut Pertanian Bogor 3 http://id.Sc. 1 Disampaikan pada Pertemuan Rutin Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi Indonesia Wilayah Jawa Barat. tanpa kehilangan keefektifannya.Lib. kesehatan. Abdul Rahman Saleh. tahap demi tahap dan sistematis. di Universitas Islam Bandung tanggal 29 Desember 2010. Sedangkaii Wikipedia3 mendefinisikan SOP sebagai berikut: "Prosedur operasi standar (Bahasa Inggris: standard operating procedure. adalah suatu set instruksi yang memiliki kekuatan sebagai suatu petunjuk atau direktif. Istilah SOP sudah sangat dikenal di suatu organisasi yang menuntut adanya pengendalian mutu terhadap proses kegiatan organisasi." Dalam SOP itu biasanya diatur ketentuan-ketentuan umum yang berlaku dalam suatu unit kerja. Iampiran. Sebagai contoh misalnya.

pengadaan. namun tidak diikuti oleh pustakawan dalam melaksanakan aktifitasnya. Tujuan SOP Seperti sudah disampaikan bahwa SOP berisi proses pekerjaan yang berulang-ulang secara detil yang harus dilakukan atau yang hams diikuti oleh petugas dalam sebuah organisasi. KepaJa perpustakaan barns selalu memastikan agar SOP yang sudah dibuat selalu dijadikan pedoman dalam mengerjakan pekerjaan-pekerjaan di perpustakaan. SOP yang disusun dengan sangat baik. mulai dari seleksi. proses pemeliharaan data perpustakaan dan lain-lain. Dengan demikian SOP di sebuah perpustakaan biasanya menggambarkan tahapan atau proses pekerjaan di perpustakaan. SOP mendokumentasikan bagaimana sebuah aktivitas secara bertahap harus dilakukan agar tahapan tersebut seeara konsisten diikuti unnik menjamin kualitas basil dari aktivitas terse but.perpustakaan juga harus dapat memberikan laporan-laporan yang dapat menjadi bahan keputusan manajemen organisasi. SOP yang dibuat asal-asalan tidak akan ada gunanya. proses pengolahan bahan perpustakaan. SOP yang baik juga harus selalu dievaluasi dan direvisi bila sudah tidak sesuai Iagi. dapat digunakan sebagai sarana untuk menyimpan pengetahuan dan perkembangan yang diperoleh oleh perpustakaan. rnaka SOP itu juga tidak ada gunanya. di perpustakaan terdapar pekerjaan rutin yang dilakukan setiap han. Tetapi sebaliknya. Misalnya SOP yang isinya terlalu urnum. SOP biasanya dibuat secara spesifik bagi sebuah organisasi. Investasi yang ditanam di perpustakaan cukup besar karena mernerlukan tenaga. 2 . Sering sekali investasi di perpustakaan dianggap sebagai pemborosan sehingga dana dan fasilitas untuk perpusrakaan dialihkan untuk bidang lain. Oleh karena itu SOP harus dibuat dengan baik dan. proses pengadaan bahan perpustakaan. ManfaatSOP Mohamad Aries dan Abdul Rahman Saleh dalam blognya menyebutkan umurn manfaat SOP di perpustakaan dapat disebutkan sebagai berikut: • • bahwa secara dapat digunakan sebagai sarana untuk mengkomunikasikan pelaksanaan suatu pekerjaan bagi manajemen perpustakaan. biaya dan sarana yang tidak sedikit. Pedornan yang dimaksud adalah prosedur kerja yang standar atau SOP. misalnya SOP bagi perpustakaan dibuat untuk rnemberikan panduan bagi pekerja (dalarn hal ini pustakawan) agar dapat rnengontrol kualitas pekerjaan pustakawan tersebut yang rnerupakan bagian dari penjaminan mutu pekerjaan (quality assurance) bagi sebuah perpustakaan. pemeliharaan sampai pada pelayanan. Agar pekerjaan-pekerjaan tersebur dapar dilakukan dengan baik maka diperlukan pedoman yang dapat memberikan tuntunan. karena tidak dapat diikuti dengan baik. Pada dasarnya. misalnya. SOP ill perpustakaan tidak diperlukan apabila perpustakaan tidak ingin meningkatkan mutunya atau perpustakaan tidak dianzgap bagian dari sistem rnanajemen organisasi yang ada. peugolahan. tentu saja hams selalu diikuti oleh pustakawan. Apakah SOP diperlukan di perpustakaan? Seberapa pentingkah SOP di perpustakaan? Apakah pekerjaan di perpustakaan banyak mengandung resiko? Perranyaan ini harus dikembalikan kepada pimpinan organisasi dan pelaksana di perpustakaan. Hasilnya tidak langsung dapat dirasakan.

{. Prosedur yang hanya melibatkan sedikit kegiatan oleh sedikit orang. Tipe grafis akan membagi proses yang panjang menjadi sub-proses yang lebih pendek. SOP dengan prosedur hirarki yaitu SOP dengan langkah-Iangkah yang rinci. Gunakanpernyataan positif. Gunanya untuk kontrol dokumen dan referensi. I:) Q Persiapan SOJP SOP disusun oleh seseorang atau sekelornpok orang (tim) yang menuliki pengetahuan dan ketrampilan yang . 3 . berulang-ulang dan hanya memerlukan sedikit keputusan. SOP barns tertulis. 'Kirim spesifikasi ke vendor' bukan 'Spesifikasi dikirirn ke vendor'.aksanaistaf. menjelaskan secara singkat langkah demi langkah dan dalarn tampilan yang mudah dibaca. SOP dengan prosedur sederhana yaitu SOP dengan langkah-langkah yang singkat. rev. Kemutakhiran dan Penomoran SOP SOP harus . KaIimat singkat. masih relevan atau bahkan SOP sudah tidak diperlukan? SOP perlu dibaca. dapat digunakan sebagai samoa untuk mengendalikan dan mengantisipasi apabila terdapar suatu perubahan sistem di perpustakaan. Seiring dengan adanya perubahan internal maupun ekstemal organisasi perpustakaan maka SOP juga harus ikut berubah. Untuk itu. '1' dapat digunakan sebagai samoa audit sistem inforrnasi perpustakaan.tetap mutakhir (up-to-date). . July 2003. Secara periodik SOP perlu ditinjau kembali agar tetap mutakhir karena apabila ada perubahan kebijakan harus terlihat pada SOP. Langkah-langkah dalam hirarki mungkin berisi sub-sub Iangkah untuk: Iebih memperjelas prosedur. Disarankan SOP ditinjau minimal setiap satu tahun sekali.dapat digunakan sebagai sarana acuan dalam melakukan penilaian terhadap proses pekerjaan di perpustakaan. konsisten. 01. Pembaca SOP diharuskan melakukan sesuatu bukan mengharap melakukan sesuatu. di halaman bawah sebagai running page seperti Ienls SOP 1. SOP sebaiknya diberi nomor identitas atau label. dapat digunakan sebagai sarana pelatihan bagi staf yang baru sehingga mengurangi waktu yang terbuang untuk memberikan pengarahan. Nomor identitas juga dapat terletak contoh: Perninjaman. Label identifikasi dapat terletak di sudut kanan atas. panjang. Gunakan kara kerja dalam kalimat aktif Contoh. seperti 'Jangan dikembalikan sebelum lembar kerja dilengkapi'. Apabila suatu SOP perlu dirubah atau tidak digunakan lagi maka identifikasi tersebut dapat digunakan sebagai referensi. dapat digunakan sebagai sarana dokumentasi sistem informasi perpusrakaan. SOP dengan prosedur grafis yaitu SOP dengan langkah-langkah yang sangat panjang dan lebih rinci. 3..ukup daiam bidang pekerjaau di perpusrakaan.gatif. Apakah kebijakan dan prosedur masih berlaku. jelas dan tidak banyak frase. dimengerti dan dilaksanakan oleh semua peJ. seperti 'Lengkapi Iembar kerja buku dan kernbalikan ke pengadaan' tidak dengan pemyataan ne. 2.

Secara umum SOP C!I Halaman j udul Daftar isi <CI t rdiri atas: III 0 • • • • • • lsi Tujuan Ruang lingkup Referensi Penanggung jawab Definisi Pro sedur Lampiran Susunan pada isi tidak mutlak seperti di atas. 4. 8. SOP dengan prosedur Flowcharts yaitu SOP yang berisi banyak keputusan-keputusan atau pertimbangan-pertimbangan. kegiatan yang bersifar teknis seperti prosedur kerj a penelitian di Iaborarorium. Kode 3. 7. Tidak ada format menggarnbarkan kegiatan rutin yang berulang baik prosedur pembelian buku dan prosedur yang bersifat disusun sesuai dengan yang baku untuk SOP. Misalkan judul SOP adalah 'Pengadaan Bahan Pustaka' selanjutnya dapat dipecah menjadi 'Modul I: Pemilihan Bahan Pustaka'.4. nom or identifikasi. Pemesanan Bahan Pustaka' dan seterusnya. 4 . jumlah halaman. Halaman judul memberikan informasi tentang judul kegiatan atau prosedur. SOP yang ada pada saat SOP disusun. SOP akan tergantung pada kondisi prosedur kerja yang sedang berlangsung. Nama modul 2. 5. 'ModuI 2. Flowcharts adalah representasi grafis yang menghubungkan langkah-langkah secara fisik dan Jogis. nama lernbaga atau bagian. lsi SOP Penvusunan rujuan dan kondisi SOP disusun unruk administratif seperii internal SOP berbeda pada setiap organisasi. tanggal terbit atau tanggal revisi. Bila suatu kegiatan terdiri dari beberapa prosedur kerja maka judul dari SOP dapat di pecah menjadi modul-modul. 9. Modul dalam SOP dapat terdiri dari : 1. Tujuan Ruang lingkup StandarlPedomanlReferensi Sarana Prosedur kerja Flowchart Lampiran Halaman Judul Halaman muka dari SOP adalah halaman judul. nama atau tanda tangan penyusun dan nama pemberi persetujuan . 6.

serta pembuatan Kartu Anggota Perpustakaan Khusus apabila KTM dan Kartu identitas lainnya hilang StandarlPedomanlReferensi Diisi dengan informasi mengenai mengerjakan pekerjaan ini. Menunda pembuatan kartu anggota bila persyaratan tidak 1engkap. Pr ses 1111 Prosedur Diisi dengan tahapan proses dalam mengerjakan berurut. pengaktifan KTM untuk mahasiswa IPB. bila pemohon sudah terdaftar sebagai anggota Pemohon dibuatkan kartu bila pemohon belum terdaftar sebagai anggota perpustakaan. 7.. Misalnya: dokumen yang menjadi pegangan atau referensi dalam I. Ruang lingkup Diisi dengan apa yang menjadi ruang lingkup dalam pekerjaan ini. 5. Misalnya: 1. Petugas memeriksa kelengkapan persyaratan.Nama modul Diisi dengan judul modul untuk membedakan Misalnya. keamanan dalam pelayanan keanggotaan perpustakaan. Pennohonan ditolak. 4. bila pennohonan dilengkapi dengan persyararan yang lengkap. Pelayanan Keanggotaan modul yang satu dengan madul yang lain. Misalnya: Kegiatan dimulai dati pendaftaran anggota. di bagian pendaftaran anggota perpustakaan pada data base User. 6. ketaatan azas. 5 . Ruang lingkup ini membatasi bidang pekerjaan yang menjadi tanggung jawab petugas yang diserahi pekerjaan ini. Misalnya.n dan tidak boleh ditukar urutannya. kelancaran. Data anggota diinpur ke dalam basisdata.ku Induk Pendaftaran 2. Pedoman Umum Layanan Pustaka Sarana Diisi dengan sarana yang diperlukan dalam mengerjakan pekerjaan ini. (tujuan modul pada SOP ini adalah) Menjaga ketertiban. Pengguna mengisi forrnulir keanggotaan. Memeriksa arsip keanggotaan. bias nya ) 3. dan Kartu Identitas Pegawai IPB bagi sivitas IPB lainnya yang juga berfungsi sebagai kartu anggota. Misalnya: I. Anggota Kartu Anggota Perpustakaan Khusus kerja pekerjaan iru. Kode Diisi dengan kode modul yang dibuat. Bu. misalnya 01CjPLP jPERP-IPBj05 Tujuan Diisi dengan informasi mengenai tujuan dibuatnya modul atau SOP tersebut.

. Tunda Periksa Alsip Keanggotaan Nama tidak dilemukan? Tidak Permohonan ditolak Ya Buatkan Kartu IInggota Data anggota diinput kedalam basisdata anggola Salesai 6 . / I -I~Formulir penda::) [ I I l-p 2.----.. Ya I K._---_ Mulai -.elengkapan Permohonan ~ // Lengkap?· Tidak .Flowchart Diisi dengan gambar aim kerja dan pekerjaan ini. Contoh: ..

sa. Diakses tangga119 Desember 2010.au/ohsw/procedures/standardoperatingproce. http://www.com/. Pengembangan Standard Operating Procedures (SOP) untuk Perpustakaan Perguruan Tinggi.ac. Mohamad dan Abdul Rahman Saleh. Elex Media.bJogspot. di Darmono. sl: Homeland Security. Diakses tanggal 19 Desember 2010.id/iudex.unisa. Jakarta. asp. Quality Guidance for Preparing Standard Operating Procedures (SOPs) EPA QA/G6. http:///ibrruy. 1995. http://ar-saleh.mTI.pdf. Sidharta. Diakses tanggal Writing Procedures: How to Document your Quality System Effectively.gov/quality/qs~docsfg6~fma1.lk-perpustakaan-perguruan-tinggi. Manchester.epa. 1995 Standard Operating Procedure Development.html. The National Computing Centre. Diakses 19 Desember 2010. yang diperlukan. http://www. Pengantar Sistem Informasi Bisnis. 19 Desember 2010. misalnya bentuk formulir dalam Bahan Bacaan Aries.php/ Artikel-Pustakawanlpengembangan-standardoperating-procedmes-sop-untl.edu. Writing Guide for Standard Operating Procedure.Lampiran Diisi dengan lampiran-larnpiran mengerjakan pekerjaan ini dan lain-lain. 7 . SafeCom. Lani. Penyusunan Standard Operating Prosedur Perpustakaan.

di bagian pendaftaran anggota perpustakaan pada data base lise-I. 6. keamanan dalarn peiayanan keanggotaan perpustakaan Ruang Lillgkup : Kegiatan dimulai dar! pendaftaran allggota.CONTOH PROSEDUR KERJ A PELAYANAN KEANGGOT AAN Perpustakaan IPE Modul I Hal: STAN DAR PROSEDUR OPE~'\SIONAL Revisi ke : Tgl. Perrnohonan ditolak. 4. serra pembuatan Kartu Anggota I erpustakaan Khusus apabila KTM dan Kartu identitas lairinva hl1ang. Pedornan Umum Layanan Pustaka Sarana: 1. Petugas memeriksa kelengkapan persyaratan. ketaatan azas. Efektif : Keanggotaan : Pelayanan I Kode Tujuan : 01CjPLP/PERP-IPB/05 : I I :'vfenjaga ketertiban. pengaktifan KTM untuk mahasiswa IPE. 7. 3. bila pemohon sudah terdaftar sebagai anggota. 2. Standar/Pedoman/ Referensi : 1. 5. dan Karru Identitas Pegawai IrB bagi sivitas IPB lainnya yang juga bc(fungsi sebagai karru anggota. 8 . hila permohonan dilengkapi dengan persyaratan yang lengkap. Pengguna mengisi formulir keanggotaan. Menunda pernbuaran kartu anggota hila persyaratan tidak lengkap. Data anggota diinput ke dalam basisdata. Pemohon dibuatkan kartu bila pemohon belum terdaftar sebagai anggota perpustakaan. kelancaran. Buku Induk Pendaftaran Anggota Kartu Anggota Perpustakaan Khusus Prosedur Kerja: 1. Memeriksa arsip keanggotaan. 2.

Flowchart : [' ~l I I I ~ '"~..j . Nama tidak ditornukan? Tidak-. Periksa Arsip Keanggotaan I _.:~" ~ ~--. Permohonan d~olak -r. Buatka n Kartu Anggota 1 Data a nggota diinput ksdalarn basisdata anggola ~' Salasai jabatan Dibuat oleh : Diperiksa oleh Disahkan oleh Nama Paraf Tanggal 9 .."'l:j ".· ..." 1 Penksa Kelengkopan Permohonan I I I I L ! <7'.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful