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Administração de Projetos

Conceitos iniciais

Jogo do POC CC

PLANEJ
Define os objetivos Futuro

ORGAN
Reúne para atingir os obj Seleciona adapta, dispões rec Divide o trabalho

COMAND COORD
Dirigir Harmonizar

CONTR
Verificar (estabelecer padrões) Comparar

Tomar decisões Dar Instruções Dar Ordens

Sincronizar

Prédetermina

Facilitar o trabalho dos funcionários

Detectar erros e acertos

Deve ser Estipula realista e flex autoridade Deve ser orientado com informações
4

Adapta meios Localizar aos fins fraquezas e forças Realimentar o planejamento

Estipula Direcionar as Responsabibli forças dos dade empregados
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PLANEJAMENTO
 Define  Futuro  Pré-determina  Deve

os objetivos

ser realista e flexível  Deve ser orientado com informações

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ORGANIZAÇÃO
 Reúne

para atingir os objetivos  Seleciona adapta, dispões recursos  Divide o trabalho  Estipula autoridade  Estipula Responsabilidade
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COMANDO
 Dirigir  Tomar

decisões  Dar Instruções  Dar Ordens  Direcionar as forças dos empregados
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COORDENAÇÃO
 Harmonizar  Sincronizar  Facilitar

o trabalho dos funcionários  Adapta meios aos fins  Unificar
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CONTROLE
 Verificar

(estabelecer padrões)  Comparar  Detectar erros e acertos  Localizar fraquezas e forças  Realimentar o planejamento
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Relação entre Estrutura da Empresa e Gestão de Projetos

Antes

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Hoje
Rede

Hoje

Matricial
Gerente Funcional Gerente Funcional Gerente Funcional

Entrepreneur

Gerente de Projeto Gerente de Projeto Gerente de Projeto
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Conceitos
Processo
Cíclico, certeza, atividade funcional, operações.

Projeto
Empreendimento finito, incerto

A Administração de Projetos permite raciocinar sobre a utilização de recursos e a realização de objetivos, com vistas a solucionar um problema.

História ligada à NASA
As indústrias transformaram-se em fábricas de projetos (programação de atividade e estimativa de custo).

Divisão
- Desenho de Projeto (Concepção) - Administração Organizacional (Execução)

Planejamento Estratégico

Análise de Ambiente

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Devemos tentar responder a algumas perguntas-chave, sem preocupação com fundamentação, apenas a partir dos nossos conhecimentos e percepções. São elas:
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 Qual

é o problema a ser resolvido, ou o processo a ser melhorado

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 

DEFINIÇÃO DE PROBLEMA "Qualquer situação ou fato que esteja impedindo ou dificultando que se atinja um objetivo pré-estabelecido", ou em outras palavras, é um desvio caracterizado entre o que deveria estar acontecendo - o padrão - e o que na realidade acontece - efeito indesejável.

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O que o Projeto irá gerar?  Um Produto?  Um Serviço?  Um evento?  Qual?

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Quem são seus beneficiários potenciais?

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Em que área geográfica? Local? Departamento,setor?

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Quem poderá ter interesse em apoiar ou financiar o Projeto?

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Em quanto tempo o Projeto estará concluído?

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Existem Projetos similares (com o mesmo propósito)? Dentro e fora da instituição,academia, secretaria

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Tomando em conta estas questões: vale a pena iniciarmos a configuração do Projeto?

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Caracterização de um Projeto

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Objetivo-singular, com metas específicas; Atividade finita, com tempo e realidade determinados; (quando) Beneficiário facilmente identificável;(para quem) Mediante ações concretas; Recursos limitados
(quanto) (como)

Administração específica (quem)

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Desenho do Projeto
Características

A) Objetivo  B) Relação Fornecedor  C) Singularidade  D) Incerteza da Solução  E) Finito – Não repetitivo  F) Produção personalizada
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cliente usuário

projeto

Complexidade
(Número de variáveis)

Multidisciplinaridade.  Número de pessoas.  Dispersão geográfica.  Volume de informações.  Duração.  Número de órgãos, parceiros, prestadores de serviço.
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Incerteza
Dados; Informação; Falta de conhecimento.

Projetos complexos devem ser subdivididos em sub-projetos ou projetos complementares

O conjunto de projetos administrados de forma coordenada é chamado de PROGRAMA PARALELO ou SEQÜÊNCIAL.

Ciclo de Vida de um Projeto
PREPARAÇÃO: Conceituação, concepção.  ESTRUTURAÇÃO: Detalhamento do Plano de Ação e organização da equipe.  DESENVOLVIMENTO: Implementação.  ENCERRAMENTO: Controles.

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07/09 Após 08/09 02/08 a 06/09

25/07 a 01/08

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A Administração de Projetos deve gerenciar os seguintes fatores de um projeto:
       

Foco. Tempo. Custos. RH. Comunicação Riscos. Suprimentos. Integração.
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Gerência de Projetos

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O Problema Central
É uma questão proposta para que se dê uma solução a ele. É uma situação negativa ou de carência que o Projeto irá superar; Projetos são singulares, assim:  Um problema, um produto, um tempo, um projeto. Logo dois ou três problemas, irão gerar dois ou três produtos/serviços e dois ou três projetos.  Assim vários problemas = vários projetos.

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Um ou mais processos.  Seqüência lógica de etapas.

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Um Projeto deve:
Esclarecer sobre sua inserção no contexto em que terá lugar (relações entre o projeto, a economia, a sociedade, as organizações); Definir o foco, isto é a finalidade, o objetivo, o produto e/ou serviço a ser gerado; Estabelecer a seqüência de atividades a serem desenvolvidas; Estimar a provisão e o uso dos recursos e custos a eles associados; E, finalmente, cuidar da sua apresentação para que possa ser compreendido e aceito.
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Ferramentas

Ciclo PDCA

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PLANEJAR (Planning)
Definir metas.  Definir métodos  plano de trabalho.

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       

Ações. Educar/ treinar. Comunicar. Motivar. Conscientizar. Grupo: buscar harmonia e coesão. Seguir procedimentos. Negociar com outros sistemas.
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EXECUTAR (Do)

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Verificar.  Progressos.  Avaliações.  Cronograma x Orçamento.  Indicadores  Problemas:
 

AVALIAR (Check)

Reais  Soluções corretivas.  Potenciais  Soluções preventivas.
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AGIR (Act)

É necessário:
Corrigir?  Refazer?  Desviar?

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 

Analisar as causas do problema Não resolver problemas  Eliminar

as causas.

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54

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5W 2H
1W (What?) – O quê?  2W (Who?) – Quem?  3W (When?) – Quando?  4W (Where?) – Onde?  5W (Why?) – Por quê?  1H (How?) – Como?  2H (How much?) – Quanto?

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Funções do Gerente de Processo
Fixar objetivos.  Estimular o trabalho em grupo/ comprometimento.  Debater idéias de forma participativa.  Criar atitude positiva/ consenso/ negociar com a equipe (evitar votação).  Analisar e colocar em prática. 56

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Requisitos Facilitadores
Não criticar pessoas/ buscar consenso.  Estabelecer responsabilidade e cobrar resultados.  Gerar confiança e otimismo.  Respeitar líderes.  Apoiar o grupo.

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Conjuntos de Ferramentas
5W 2H.  Fluxograma.  Gráfico de Pareto.  Espinha de Peixe ..\..\CeT\Ishikawa CeT.vsd

Brain Storm.  Matriz Básico.

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Matriz Básico B A S
e n e f í c i o s
b r a n g ê n c i a

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ac t l i i e sn ft ae ç i ãn ot

! C O p n
v e s t i m e n e t x o t l i e n t e
e r a c i o n a li d

PROJETO 1

B 5

Á 2

S 1

! 3

C 4

O 1 =

Total Priori. 16 1

2

1

2

4

2

1

2 =

12

3

3

4

3

1

5

1

1 =

15

2

60

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Cronograma Cruzado
Desembolso físico.  Alocação $ de acordo com a etapa de desembolso.

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Quadro de Investimentos (Alocação de Recursos)
• Projeto
Rubrica • Contingência $ Previsto

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Plano de Ação
Planilha análise/ação  www.herek.com.br

Ferramentas de produtividade  Planilha análise ação

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D, c,s Ní v.

Descrição específica fator

110 pes o

I/E cla ss

+-OA analise e g

verbo Ação tática

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verbo

Uma só unidade Duração DC D T Responsável/ setor/depto R$

Pessoas depto Rh Rec. Materiais

Exec u tado Statu s 1-5

Geral,relato

Ação operacional

Controle

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FORMAÇÃO E ORGANIZAÇÃO DE EQUIPE
INSERÇÃO NA CULTURA ORGANIZACIONAL  DEFINIÇÃO DE RESPONSABILIDADES  RELAÇÃO ENTRE AUTORIDADE E HABILIDADE DO GERENTE

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GOAL`S DO GERENTE DE GRUPO
      

CLARO SENTIDO DE MISSÃO COMPREENÇÃO DA INTERDEPENDÊNCIA COESÃO CONFIANÇA AUTO-REGULAÇÃO ESPAÇO PARA REALIZAÇÃO PESSOAL PROFISSIONALISMO
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CLARO SENTIDO DE MISSÃO
ENTENDIDA E ACEITA POR TODOS  CRUZADAS/ MISSÕES

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COMPREENSÃO DAS INTERDEPENDÊNCIAS

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COESÃO

GRAU DE ATRAÇÃO MÚTUA ENTRE OS MEMBROS DE UMA EQUIPE

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CONFIANÇA

GRAU DE CONFORTO COM OS COLEGAS COMO INDIVÍDUOS

72

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AUTO-REGULAÇÃO

O GRUPO TOMA CONTA DE SI PRÓPRIO

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ESPAÇO PARA REALIZAÇÃO PESSOAL

AUTO -REALIZAÇÃO

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PROFISSIONALISMO
NÃO IMPROVISAR  LEMA DE DEMING “

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FAZER CERTO DA PRIMEIRA VEZ”

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EXERCÍCIO DE COMUNICAÇÃO

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PARADOXO DE ABILENE

DECISÃO COLETIVA TOMADA COM BASES EM SUPOSIÇÕES INDIVIDUAIS, ERRADAS, SOBRE AS DECISÕES DOS OUTROS MEMBROS DO GRUPO.

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GRADE GERENCIAL
P E S S O A S 1.1 P
79

1.9

9.9

5.5

9.1 R O C E S S O S
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Classificação
    

1.1 Lassaiz Faire 1.9 Paizão 9.1 Ditador 5.5 Moderado 9.9 Democrático/ Ideal

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Os tipos de chefes ou lideres:

Burro - Burro =>  é o cara burro que contrata pessoas mais burras que ele para conseguir domina-las

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Burro - Inteligente => é o cara burro, que percebe isso, e contrata só pessoas inteligentes para trabalhar para ele

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Inteligente - Burro => é o cara inteligente, porém inseguro, que só contrata pessoas mais burras que ele, esse trabalha muito.

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Inteligente - Inteligente => é o cara inteligente e seguro, que contrata pessoas inteligentes para poder delegar as coisas.

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Roteiro Básico Trabalho da Disciplina
Problema  contextualização  justificativa do projeto  descrição do produto/serviço  definição de objetivos  projeção do ciclo de vida do projeto

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Ações táticas  ações operacionais  custo do projeto  relação custo x benefício  ponto de equilíbrio  decisão

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