Laporan Rutin Pelaksanaan Penyuluhan Ikm Oleh TPL-IKM Program Beasiswa ( 3 Sentra Yang Akan Dibina Selama 1 Tahun

) A. Periode Pelaksanaan : Februari 2012 B. Kegiatan yang dilakukan : Kegiatan yang dilakukan pada bulan Februari yaitu : 1. Melakukan identifikasi terhadap 3 sentra IKM yang akan didampingi selama 1 tahun 2. Melakukan diagnosis terhadap 1 sentra IKM yang akan didampingi selama 3 bulan pertama 3. Melakukan analisa kondisi IKM untuk kemudian diketahui masalah masalah yang dihadapi IKM. Adapun hasil kegiatan diatas adalah sebagai berikut : 1. Identitas Perusahaan/sentra IKM yang akan dibina Sentra Batu Bata & Pilar Antik : Jl. Medan-Kutacane, Desa Perbulan, Dusun Batu bata Kec. Lau Baleng Data Umum Nama No Unit Usaha 1 UD. Ardi Jaya Jumlah Tenaga Kerja Lau 10 org & Nilai Investasi (Rp) 50 Juta

Nama pemilik Sriyono

Jenis Produksi

Kapasitas Produksi

Omset Pasar 24.000.000, -/ bln

Wilayah Pasar Kec. Baleng Kec. Mardinding

Batu bata & 60.000 Pilar antik biji/ bln

1) Riwayat Perusahaan a) UD. Ardi Jaya Usaha Batu bata ini berdiri tahun 1979 yang dulunya mempunyai karyawan 2 orang. Sebelumnya usaha ini dimulai dari usaha orang tua pak Sriyono Usaha ini sempat mengalami kesulitan menjalankan usahanya disebabkan karena susahnya mendapatkan tenaga kerja untuk pembuatan batu bata tersebut. Mulai tahun 2007 usaha ini mulai stabil dikarenakan sudah mempunyai tenaga kerja 5 orang, Bahan baku yang melimpah membuat pak Sriyono bertekat kuat untuk tetap menjalankan usahanya tersebut, Pemasaran yang dilakukan langsung ke konsumen. Dan sekarang usaha pak Sriyono bukan hanya batu bata saja tapi juga sudah merambah ke pilar antik.

Sentra Tahu

: Kecamatan Lau baleng

1. Data Umum Nama No Unit Usaha 1

Qinox

Nama pemilik
Bpk.

Jenis Produksi
Elia Tahu

Kapasitas Produksi
2,5 bln

Jumlah Omset Pasar Wilayah Pasar Tenaga Kerja Kec, baleng Mardinding Lau 3 orang &
bln

Nilai Investasi (Rp) 60 Juta

ton/ 30.000.000,-/

Sembiring

2. Riwayat Perusahaan a) Qinox Usaha ini berdiri semenjak tahun 2008, awal na usaha ini dibuat karena susahnya konsumen untuk membeli tahu, jarak yang ditempuh 80 km untuk mencapai k.jahe. dikarenakan hal tersebut pengusaha tahu ini lebih terpacu untuk melakukan pengembangan pengembangan di daerah dan

bertekat kuat untuk mengembangkan usaha ini, pemasaran yang dilakukan secara langsung ke konsumen

Sentra kue basah 1. Data Umum Nama No Unit Usaha 1 Nama pemilik
Ibu

: Kecamatan Kaban jahe

Jenis Produksi

Kapasitas Produksi 800 biji/Hari

Omset Pasar

Wilayah Pasar

Jumlah Tenaga Kerja

Nilai Investasi (Rp) 700 rb

Mariana Kue

1.500.000/bln

K, jahe dan 2 orang Sekitarnya

Br Nainggolan Basah

2. Riwayat Perusahaan a) Pada tahun 2003 mariana dan suaminya mulai mendirikan usahanya dengan modal sendiri sebesar Rp. 200.000, keahliannya daalam membuat kue basah didapatkan secara turun temurun, semakin banyaknya kue yang berdiri saat ini membuat mariana lebih terpacu untuk melakukan pengembangan- pengembangan produk dengan menerapkan berbagai ilmu yang didapatkan dari pelatihan-pelatihan yang pernah diikutinya, kue yang beliau hasilkan dipasarkan langsung ke kede-kede kopi dan pasar-pasar tradisional yang berada di sekitar kaban jahe.

Melakukan diagnosis terhadap sentra IKM yang akan didampingi pada 3 bulan pertama IKM yang akan didampingi pada 3 bulan pertama adalah sentra IKM kerupuk jangek. Pada sentra IKM ini terdapat 2 IKM kerupuk jangek. Pada bulan Februari ini dilakukan diagnosis keadaan IKM yang terfokus hanya pada 1 IKM. Tepatnya di usaha Batu bata dan Pilar antik ini.
3

a. Kebijakan perusahaan Yang dimaksud dengan kebijakan perusahaan adalah kemampuan perusahaan untuk menyusun dan merancang visi dan misi perusahaan. Pada usaha Batu bata dan Pilar antik belum memiliki visi dan misi secara tertulis. Tetapi jika ditanya apa yang akan dilakukan perusahaan kedepannya, pemilik usaha ini hanya ingin berkembang dan lebih baik dari sebelumnya tanpa adanya strategi untuk mewujudkan keinginan untuk berkembang tersebut.

b. Analisa SWOT dan Action Plan Tujuan analisa SWOT adalah untuk mengetahui dan merancang strategi usaha menghadapi persaingan usaha sejenis melalui pemanfaatan kekuatan (strength), kelemahan (weakness), peluang (oppurtinity) dan ancaman (threat). Jika dilihat dari hasil wawancara penyuluh dengan pemilik IKM dapat disimpulkan dalam matriks SWOT :

Matriks SWOT

Internal

Kekuatan (S) 1. Tersedianya bahan baku yang melimpah 2. IKM membuat produk strategi dengan

Kelemahan (W) 1. Belum memiliki pembukuan yang benar sehingga keuangan keluarga dan bisnis masih tercampur 2. Tidak memiliki struktur

penjualan

kualitas produk yang lebih unggul dibandingkan dengan Eksternal yang lain sehingga IKM

organisasi secara tertulis 3. Rencana penjualan/pemasaran

belum berdasarkan manajemen perusahaan secara keseluruhan dan masih monoton yang ada secara dan

selalu diorder langsung oleh konsumen.

3. IKM sudah memiliki nama usaha (merk) yang sangat

rutinitas

berdasarkan order rutin.

4. IKM belum memiliki manajemen yang baik dalam 4 pengelolaan

membantu dalam hal pemasaran

usahanya sehingga pelaku usaha belum membuat rencana penjualan jangka panjang, penjualan yang

dilakukan masih bersifat monoton.

Peluang (O) 1. Dengan peningkatan efektifitas produksi, maka

S-O 1. Dengan melimpahnya bahan baku di daerah sangat

W-O 1. Dengan melakukan pembukuan yang benar dan tersistem akan membuat berkembang IKM sehingga semakin kondisi

mendukung pembutan batu bata tersebut 2. IKM telah melakukan strategi penjualan memproduksi dengan produk

akan dapat output yang lebih banyak lagi pemasaran sehingga dapat

keuangan IKM dapat diketahui secara pasti 2. Dengan organisasi adanya yang jelas struktur dapat

bermutu tinggi sehingga IKM pun selalu di order oleh konsumen. 3. Dengan adanya merk

terus ditingkatkan, untuk disusun jangka menengah panjang. 2. Kesempatan untuk mendapatkan bantuan permodalan itu perlu rencana pendek, dan

meningkatkan pasar, karena pada struktur organisasi dijelaskan

tugas masing-masing penanggung jawab sehingga apa yang

membuat usaha ini semakin mudah masyarkat melekat dan dimata dapat

dilakukan dapat terfokus 3. Perusahaan harus banyak

menambah jumlah konsumen

berdialog dengan pelanggan atau dari para penyuplai bahan baku dan berjalan ke pasar untuk melihat dan mengetahui kondisi pasar yang ada sehingga dapat memperhitungkan yang rencana kedepan. WT terkait aspek-aspek dijadian

untuk

penjualan/pemasaran

Ancaman (T) 1. Harga bahan

S-T 1. Dengan adanya pengalaman

1. Dengan menerapkan

keuangan

baku yang terus meningkat 2. Adanya persaingan produk sejenis baik dari dalam dan luar kota

pribadi

membuat

IKM

yang tersistem membuat IKM semakin yakin untuk bersaing 2. Dengan penerapan 5S/5K secara baik akan mampu serta menjaga dapat

mampu untuk mendapatkan tenaga kerja baru

2. Dengan adanya persaingan

dari

perusahaan

sejenis,

kualitas

produk

memaksa pemilik untuk terus meningkatkan kualitas

menekan biaya yang timbul

produknya dan berkresi untuk

melakukan diversivikasi produk

c. Analisa 5S/5K No 1 Analisa 5K2S Seiri (Kerapihan ) Kondisi Saat Ini Sejauh ini IKM belum membuat identitas peralatan yang digunakan. IKM telah berupaya dengan tengah direncanakan untuk membuat tempat produksi yang baru sehingga proses produksi dapat dilakukan secara optimal. Untuk nota dan arsip dokumen IKM belum membuat ke dalam pembukuan khusus sementara inni baru dilakukan penyimpanan nota-nota yang ada. Tindak Lanjut Perlu identitas peralatan akan sehingga membantu usaha adanya pada yang dipakai dapat pelaku untuk

mengetahui jumlah dan jenis peralatan yang ada. Barang-barang yang diperlukan proses sebaiknya tidak dalam produksi

disingkirkan tempat dan tempat

dari

produksi seharusnya produksi

dan tempat tinggal sebaiknya terpisah. Nota dan arsip sangat untuk

dokumen diperlukan

mengetahui jumlah pembelian penjualan dilakukan dan yang selama

ini sehingga dapat dievaluasi Barang-barang yang dipergunakan untuk proses produksi telah tersusun rapi. Belum dilakukannya pemisahan arsip dokumen yang ada. Kerapian dilakukan kinerja

dari suatu usaha. 2 Seiton (Keteraturan) yang IKM

sudah baik namun untuk mengoptimalkan proses produksi

yang ada pelaku usaha mengatur sebaiknya ulang

tata letak pabrik sehingga dapat

mengefisiensikan waktu menambah produktifitas. Perlu dilakukan dan

pemisahan

dokumen-dokumen yang berdasarkan jenisnya sehingga ada

dapat memudahkan IKM menghitung keuntungan 3 Seiso (Kebersihan) Pembersihan peralatan dilakukan setiap - Ruang hari pada saat mulai produksi produksi dalam

terlihat cukup teratur dan Kebersihan selalu bersih. pun dilakukan

berkala dan biasanya dilakukan kegiatan selesai. - Barang-barang yang digunakan produksi dibersihkan saat selalu setiap setelah produksi

selesai digunakan.

Seiketsu (ketaatan)

Belum ada perubahan yang signifikan terhadap jam kerja pada usaha ini dikarenakan upah tenun berdasarkan borongan.

Jam kerja yang sangat diperlukan untuk mengoptimalkan proses produksi yang ada.

Shitsuke (kedisiplinan)

IKM

belum

memiliki

SOP

dalam

Standar Operasional Prosedur merupakan (SOP) salah

memproduksi produk sehingga karyawan tidak mempunyai acuan dalam bekerja

 Belum ada ketetapan jam kerja yang diberikan pimpinan perusahaan, hanya berdasarkan borongan saja.

satu karyawan

acuan dalam

menjalankan proses produksi sehingga

didalam suatu usaha seharusnya memiliki standar dalam

memproduksi suatu produk sehingga

hasil yang diperoleh dapat seragam, baik dari dll. Untuk mengoptimalkan suatu kegiatan segi kualitas

produksi maka perlu dilakukan ketetapan jam kerja bagi

karyawan sehingga produktifitas dicaai maksimal yang dapat

d.

Tema dan permasalahan saat ini

1) Aspek organisasi dan manajemen a. Item investigasi No Item Investigasi 1 Struktur organisasi Hasil Survey Belum memiliki struktur organisasi sehingga pembagian tugas dan tanggung jawab

disampaikan secara lisan 2 Sistem administrasi Setiap transaksi jual/beli sehingga produksi

tidak

dilengkapi (bon,

dengan faktur, dengan

bukti

bukti tidak Hanya

pembelian

kwitansi) baik.

didokumentasikan

mengandalkan ingatan saja 3 Pengambilan keputusan Diambil oleh pemilik dengan mempertimbangkan masukan masukan dari keluarga dan sesama teman pengusaha 4 Program kebijakan dan Sudah memiliki rencana masa depan program kebijakan dan tetapi belum

rencana ke depan yang jelas diaplikasikan kedalam tulisan

Setiap transaksi jual/beli sehingga produksi tidak dilengkapi (bon, dengan faktur, dengan bukti bukti tidak Hanya

pembelian

kwitansi) baik.

didokumentasikan

mengandalkan ingatan saja

a) Poin Baik Pengusaha sudah mempunyai rencana dan program kedepannya Poin Buruk (1) Program dan rencana kedepan belum tertuang dalam bentuk tulisan (2) Dalam menjalankan usahanya masing masing perusahaan tidak memiliki struktur organisasi, pembagian tugas dan tanggung jawab secara tertulis (3) Setiap transaksi jual beli belum terdokumentasikan dengan baik c. Penetapan tema masalah ke arah perbaikan No 1. Permasalahan Belum memiliki struktur Usulan Perbaikan Membuat struktur organisasi usaha yang sederhana agar tugas dan tanggung jawab dapat diketahui dengan 2. Belum memiliki pembukuan dan pendukumentasian Mengumpulkan bukti-bukti

organisasi, pembagian tugas, tanggung jawab secara tertulis

transaksi, mengelompokkan bukti10

kegiatan jual beli dengan baik 3. Program dan rencana kedepan belum tertuang kedalam tulisan -

bukti transaksi, membuat arus kas

Membuat visi dan misi yang jelas dan membuat program untuk

mendukung terwujudnya visi dan misi perusahaan tersebut

b. aspek keuangan

a) Item Investigasi No 1. Item Investigasi Pencatatan transaksi Laporan keuangan Pembukuan keuangan Neraca Hasil Survey Belum mengumpulkan dan mengelompokkan bukti bukti transaksi tetapi pengusaha hanya dapat diuraikan dngn mengandalkan ingatan Sebaiknya perusahaan perlu untuk

membuat laporan keuangan sebagai bahan evaluasi untuk mengetahui perkembangan dan kemajuan perusahaan Sebaiknya perusahaan perlu untuk

membuat buku keuangan yang baik, sehingga memudahkan untuk melihat dan mengambil data yang lalu sebagai bahan evaluasi untuk membuat rencana kemauan perusahaan. Sebaiknya membuat perusahaan neraca perlu untuk untuk

perusahaan

mengetahui secara pasti keuntungan dan jumlah kekayaan selama menjalankan usaha. 2. Kondisi keuangan Belum memisahkan dengan baik antara keuangan perusahaan dengan keluarga

11

Belum melakukan pencatatan uang masuk dan uang keluar perusahaan sehingga belum dapat menetapkan harga pokok produksi dan harga pokok penjualan produksi dengan tepat dan benar

b) Poin Baik Pengusaha mampu menguraikan transaksi pembelian dan penjualan walaupun hanya mengandalkan ingatan Poin Buruk (1) Belum mengumpulkan dan mengelompokkan bukti bukti transaksi dengan baik dan benar (2) Belum melakukan pemisahan yang baik antara keuangan usaha dengan keuangan rumah tangga (3) Belum membuat laporan keuangan yang sederhana, lengkap dan teratur untuk mengetahui keadaan keuangan perusahaan

c. Penetapan tema masalah ke arah perbaikan

No Permasalahan 1. Belum mengumpulkan dan mengelompokkan bukti bukti transaksi dengan baik

Usulan Perbaikan Mengumpulkan dan mengelompokkan bukti bukti transaksi dengan baik dan benar sehingga kedepannya pengusaha tidak mengandalkan ingatan dalam penetapan biaya-biaya

2.

Belum melakukan dengan baik pemisahan antara

Memisahkan keuangan perusahaan dengan keuangan keluarga dan

12

keuangan

usaha

dengan

membuat laporan keuangan yang sederhana

keuangan rumah tangga dan belum membuat laporan

keuangan

3.

Belum

membuat

laporan

Telah diberikan contoh lapran keuangan diikutsertakan sedrhana dalam dan pelatihan

keuangan yang sederhana

pembukuan yang diadakan oleh lembaga pengembangan bisnis.

c.

Aspek proses produksi

a) Item Investigasi No Item Investigasi 1. Proses Produksi Sumber Hasil Survey Proses produksi dilakukan dengan berorientasi pada kepuasan

konsumen Dengan selalu menjga kualitas produk Proses produksi yang dilakukan baik dari proses penyetakan,

penjemuran, pembakaran, belum sesuai dengan 5K2S Proses mempunyai procedure Sumber bahan baku diperoleh dari sawah yang berada tidak jauh dari tempat produksi 2. Penyimpanan Proses penyimpanan barang yang sudah jadi hanya seadanya produksi standart belum operation

b) Poin baik 1. Memanfaatkan apa yang ada di sekitar untuk membuat suatu usaha
13

2. Proses produksi dilakukan dengan berorientasi dengn kepuasan konsumen Poin buruk (1) Belum sepenuhnya menerapkan 5K2S (2) Standart Operation Procedure (SOP) belum sepenuhnya diterapkan pada setiap tahapan proses pembuatan kerupuk jangek (3) Tidak mempunyai tempat khusus untuk menyimpan barang c) Penetapan tema masalah kearah perbaikan No Permasalahan 1. Usulan Perbaikan

Belum sepenuhnya menerapkan Menerapkan 5K2S dengan sebaik 5K2S mungkin tahapan proses hendaknya

2.

Standart Operation Procedure Setiap (SOP) belum

sepenuhnya menerapkan SOP

diterapkan 3. Tidak mempunyai gudang Membuat tempat khusus untuk

penyimpanan barang jadi

penyimpanan barang yang sudah jadi

d. Manajemen Penjualan a) Item Investigasi No 1. Item Investigasi Kebijakan Pemasaran Hasil Survey 2. Strategi Pemasaran Menggunakan jalur pemasaran melalui salesmen Sudah mempunyai merk IKM membuat strategi penjualan produk dengan kualitas produk yang lebih unggul dibandingkan dengan yang lain sehingga IKM selalu disorder oleh konsuen yang ada di sekitar kec. Lau baleng dan mardinding

b) Poin baik Sudah mepunyai merk

14

Poin buruk Belum memaksimalkan media pemasaran yang lain

c) Penetapan tema masalah kearah perbaikan No Permasalahan 1. Terbatasnya pemasaran produk media Usulan Perbaikan Berusaha mencari akses pasar lain dengan media yang berbeda untuk mengembangkan pemasaran 2. Kemasan yang digunakan masih sederhana Menggunakan kemasan yang wilayah

higienis dan menarik, sehingga volume penjualan bisa bertambah

e. No 1

Rekomendasi terhadap tema dan permasalahannya Rekomendasi tema Aspek organisasi dan Rekomendasi Penyelesaian Membuat struktur organisasi usaha yang sederhana agar tugas dan tanggung jawab dapat diketahui dengan Mengumpulkan bukti-bukti transaksi, mengelompokkan buktibukti transaksi, membuat arus kas Membuat visi dan misi yang jelas dan membuat program untuk mendukung terwujudnya visi dan misi perusahaan tersebut Mengumpulkan dan mengelompokkan bukti bukti transaksi dengan baik dan benar sehingga kedepannya pengusaha tidak mengandalkan ingatan dalam penetapan biaya-biaya Memisahkan keuangan perusahaan dengan keuangan keluarga dan membuat laporan keuangan yang sederhana Membuat laporan keuangan yang baik sehingga mampu menghitung harga pokok produksi, harga pokok penjualan, serta menghitung laba-rugi perusahaan
15

manajemen

Aspek keuangan

Aspek proses produksi

Menerapkan 5K2S dengan sebaik mungkin Setiap tahapan proses hendaknya menerapkan SOP Membuat tempat khusus untuk penyimpanan barang yang sudah jadi

Aspek penjualan

manajemen

Berusaha mencari akses pasar lain dengan media yang berbeda untuk mengembangkan wilayah pemasaran Menggunakan kemasan yang higienis dan menarik, sehingga volume penjualan bisa bertambah

Diketahui Oleh : Ka.Bidang Industri

Kabanjahe, Februari 2012 Dibuat Oleh : TPL-IKM Program Beasiswa

HIRAS DANSON SIMARMATA, ST NIP. 19630125 198303 1 002

TIKA WAHYUNI

16