ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS Revisión No: 01 Revisado por: Director HSEQ Fecha de revisión: Mayo 5 de 2011 Aprobado por: Gerente

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1. OBJETO Describir la metodología para la identificación, establecimiento y seguimiento de las acciones preventivas y correctivas que dan solución a problemas potenciales o reales en relación con la calidad del servicio, la seguridad y salud ocupacional de los trabajadores y la protección del medio ambiente que pueden ser producto de auditorias internas del Sistema de Gestión HSEQ, presencia de servicios no conformes; o de la iniciativa y participación de todos los funcionarios de la Organización 2. ALCANCE El presente procedimiento aplica a todas las áreas de la empresa donde se detecten oportunidades de mejora Reales o Potenciales relacionadas con la calidad del servicio, la seguridad y salud ocupacional de los trabajadores y la protección del medio ambiente, además de aplicar a los problemas quejas y reclamos de los clientes, auditorias internas, desviaciones del Sistema de Gestión HSEQ, registros y revisiones por la gerencia. 3. DEFINICIONES

Acción Correctiva: Medida tomada para eliminar la causa de una no Conformidad real detectada u otra situación indeseable. Puede haber una o varias causas de una no conformidad. Esta acción se toma para prevenir que algo vuelva a producirse. Acción Preventiva: Medida tomada para eliminar las causas de una No Conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable. Puede haber varias causas para una no conformidad potencial. Esta acción se toma para prevenir que algo suceda. Corrección: Acción tomada para eliminar o enmendar una No conformidad detectada, puede realizarse dentro de una acción correctiva. Por ejemplo, un proceso o una reclasificación. No Conformidad: Incumplimiento de un requisito establecido por alguna de las normas en las cuales se basa el Sistema de Gestión HSEQ. Observación: Declaración de un hecho efectuado durante una auditoria, sustentada en evidencia objetiva y que no se constituye en el incumplimiento de un requisito, es decir, una No Conformidad.

4. DESCRIPCIÓN Para la solución de problemas potenciales o reales (acciones preventivas o correctivas) se utiliza la filosofía del ciclo PHVA.

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PLANEAR: involucra el problema, la situación actual, el análisis y la decisión de lo que se va a hacer (por qué, cuando, como, quién y dónde). HACER: involucra la ejecución e implementación de la acción tomada VERIFICAR: Involucra el seguimiento o auditoria de la acción. ACTUAR: Involucra la conclusión identificando la eficacia de la acción para realizar un nuevo plan y cerrarla.

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Las Acciones Preventivas para problemas potenciales provienen de cualquiera de los funcionarios o de equipos de trabajo de la organización que por iniciativa, experiencia, análisis y estudio toman acciones en beneficio del mejoramiento continuo del Sistema de Gestión HSEQ, las cuales deben estar debidamente documentadas en el registro R–HSE–014 ACCIÓN CORRECTIVA Y/O PREVENTIVA. Las Acciones Correctivas para problemas o hechos reales provienen de hallazgos o resultados de auditorias internas, pre-auditorias, revisión por la gerencia, presentación de quejas y reclamos, registro de servicios No Conformes, las cuales deben estar debidamente documentadas en el registro R–HSE–014 ACCIÓN CORRECTIVA Y/O PREVENTIVA. 4.1 ACCIONES CORRECTIVAS ACTIVIDAD A Identificación de no conformidades de tipo real o potencial DESCRIPCIÓN Identificar los problemas reales o potenciales (que podrían ocurrir) que se encuentren relacionados con el cliente, el servicio, la seguridad y salud ocupacional de los trabajadores y/o la afectación al medio ambiente a partir de las siguientes fuentes de información o situaciones:
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RESPONSABLE Gerente Responsable de Área Auditor Interno o Certificador Director HSEQ

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Durante recepción de materiales y contratos de servicio/suministro de subcontratistas y proveedores. Durante la prestación del servicio. Durante el desarrollo de un proyecto. En la evaluación global de las actividades HSEQ tanto de la entidad como los que provienen de sus clientes, o proveedores y subcontratistas. Resultados de las mediciones de satisfacción y reclamaciones de los clientes. Por fallas de funcionamiento de infraestructura, vehículos, maquinaria, equipos, etc. Conclusiones de las Auditorias Internas y Externas del Sistema de Gestión HSEQ, de las evaluaciones

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ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN de cumplimiento legal y aquellas establecidas a partir la realización de Simulacros de Emergencia  Incumplimiento de los objetivos y metas establecidas para el Sistema de Gestión HSEQ  Incumplimiento de funciones y responsabilidades frente al Sistema de Gestión HSEQ por parte del personal de la Organización. En el formato R–HSE–014 ACCIÓN CORRECTIVA Y/O PREVENTIVA recopilar y analizar la información correspondiente a la No Conformidad real o potencial encontrada con el fin de realizar una descripción detallada y de esta forma facilitar la identificación de las causas y la acción correctiva a establecer. Establecer un conjunto de actividades con el fin de eliminar o subsanar de manera directa e inmediata lo que no ha salido bien (No Conformidad). No aplica para acciones preventivas. Para efectuar esta actividad se debe contar con un grupo de personas relacionadas con el problema real o potencial de manera directa o indirecta, de forma que todas ellas puedan aportar ideas y de esta forma intervenir en el análisis. Esta actividad quedará diligenciada en el registro R– HSE–014 ACCIÓN CORRECTIVA Y/O PREVENTIVA. El plan de acción es un conjunto de actividades enfocadas a eliminar las causas del problema real o potencial, evaluando su conveniencia, es decir si es apropiado implementarlo, considerando aspectos económicos, técnicos, etc.; es necesario asignar un responsable para la coordinación del mismo y una fecha de seguimiento. Incluirlo en el formato R–HSE–014 ACCIÓN CORRECTIVA Y/O PREVENTIVA. Realizar el seguimiento con el fin de verificar que la acción haya sido ejecutada, especificando que tipo de evidencia se tiene para cada una de ellas y adjuntando el documento correspondiente. Se diligencia el registro R–HSE–018 CONTROL Y SEGUIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS. Para evaluar el grado de eficacia de la acción correctiva o preventiva se debe tener en cuenta principalmente la eliminación total de las causas del problema real o potencial, garantizando de esta forma que no se vuelva

RESPONSABLE

Recopilación y análisis B

Gerente Responsable de Área Director HSEQ Gerente Responsable de Área Director HSEQ

C

Corrección

C

Identificar las causas

Gerente Responsable de Área Director HSEQ

D

Establecer el Plan de Acción

Gerente Responsable de Área Director HSEQ

Seguimiento al cumplimiento E

Gerente Responsable de Área Director HSEQ Gerente Responsable de Área Director HSEQ

F

Evaluación de eficacia y Cierre de No Conformidad

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ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN a presentar la No Conformidad, esto debe quedar descrito en el formato R–HSE–014 ACCIÓN CORRECTIVA Y/O PREVENTIVA, en el espacio correspondiente a evaluar la eficacia. En caso que la acción haya resultado eficaz, la No Conformidad se da por cerrada adjuntando al documento la evidencia de la ejecución de las acciones, de lo contrario se reevaluará la identificación de causas y se replanteará un nuevo plan de acción que busque eliminar las causas y por ende el problema.

RESPONSABLE

5. FORMATOS ASOCIADOS
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R–HSE–014 ACCIÓN CORRECTIVA Y/O PREVENTIVA R–HSE–018 CONTROL Y SEGUIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS.

6. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS
REVISIÓN No. 01 Emisión del documento CAMBIO