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NORMAS DE CONTROL A LOS ACTIVOS, PASIVOS Y PATRIMONIOS

ANA MARIA QUILAGUY TORALBA ANA MARIA PATERNINA MENDOZA

MANUEL EDUARDO ALEJO DIAZ INSTRUCTOR SENA

CONTABILIDAD Y FINANZAS

FICHA: 339923-1

SENA CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS 10 DE AGOSTO 2012

NORMAS DE CONTROL A LOS ACTIVOS PASIVOS Y PATRIMONIO INTRODUCCION

Las normas de control interno tienen como antelacin las normas del (decreto 2649/93) establecen los distintos procedimientos que deben regir a los activos pasivos y patrimonio, las cuales deben verifica su veracidad y cumplimiento eficaz. Este procedimiento es realizado por el auditor que dictamina y emite un informe sobre dichos estudios a los activos, pasivos y patrimonios para regular el buen uso de estas cuentas en el ejercicio contable teniendo como base las P.C.G.A (principios de la contabilidad generalmente aceptados) que contribuyen al reconocimiento de las reglas de los registros contables. Las normas y procedimientos de control se evidencian en el control interno de una empresa ms exactamente en el control interno contable, donde se observa y revisa las partidas y hechos contables.

OBJETIVOS

Evidenciar las normas y procedimientos de control a los activos pasivos y patrimonio, reconociendo las normas tcnicas del (decreto 2649/93) y las P.C.G.A. Analizar las distintas cuentas en el ambiento del control interno contable para reconocer la veracidad y eficacia de los hechos contables y sus distintos procesos en el ciclo contable.

Para conocer mucho ms la estructura de las normas de control a los activos pasivos y patrimonios se deben tener en cuenta antes varios conceptos que ayudan a entender de donde y como provienen dichas normas y su correcto uso: AUDITORIA INTERNA: Es un control de direccin que tiene por objeto la medida y evaluacin de la eficacia de objetivos y metas. CONTROL INTERNO: Sistema integrado de mtodos y procedimientos efectuados por una compaa. El control interno se divide en: control contable y control administrativo CONTROL INTERNO CONTABLE: Comprenden el plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos que tienen que ver principalmente, y estn relacionados directamente, con la proteccin de los activos y la confiabilidad de los registros financieros. Generalmente incluyen elementos tales como los sistemas de autorizacin, aprobacin y segregacin de tareas relativas a la anotacin de registros. CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO: Estos controles comprenden el plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos relacionados con la eficiencia operativa y la adhesin a las polticas de la direccin. Incluyen controles tales como anlisis estadsticos, controles de calidad, programas de entrenamiento del personal, etc. NORMAS TECNICAS GENERALES (DECRETO 2649/93): Son las que regulan el ciclo contable, es el proceso que debe seguirse para garantizar que todos los hechos econmicos se reconocen y trasmiten correctamente a los usuarios de la informacin. NORMAS TECNICAS ESPECFICAS (DECRETO 2649/93): Las normas especficas son los mecanismos o procedimientos que permiten alcanzar los objetivos particulares del control. Estas normas sin considerarse limitativas comprenden los planes de la organizacin, las polticas especficas, los procedimientos y los dispositivos fsicos.

P.C.G.A (PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS): Se entiende por principios o normas de la contabilidad generalmente aceptados en Colombia, que son el conjunto de conceptos bsicos y reglas que deben se observados al registrar e informar contablemente sobre los asuntos y actividades de personas naturales o jurdicas. LOS PRINCIPIOS DE LA CONTABILIDAD Y LA AUDITORIA Al determinar los objetivos de la elaboracin de los dictmenes de auditoria a los estados financieros, se debe analizar que estos deben presentarse de acuerdo a los P.C.G.A (principios de la contabilidad generalmente aceptados) y de investigar si tales principios fueron aplicados consistentemente por la empresa.

LA EJECUCION DEL TRABAJO DE AUDITORIA: Al estudiar los principales aspectos de la ejecucin del trabajo, recordemos que este se enmarca dentro del siguiente: Las normas y disposiciones legales. Las normas y procedimientos de auditoria. El auditor necesita conocer y evaluar la eficiencia de l control interno antes de entrar de lleno a la comprobacin misma de las cuentas, puesto que ese conocimiento y esa evaluacin son necesarios para la elaboracin del programa del trabajo y la determinacin del alcance y oportunidad de las pruebas a efectuar. NORMAS Y ROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA: Las normas y procedimientos de auditoria son los elementos de juicio necesarios para sustentar la opinin del auditor sobre los estados financieros de una organizacin, bien como auditor independiente, bien como revisor fiscal. Al aplicar adecuadamente los procedimientos de auditoria, el auditor contara con la evidencia necesaria para juzgar la razonabilidad de las cifras que se muestran en las diferentes cuentas.

NORMAS DE CONTROL INTERNO (ACTIVOS, PASIVOS Y PATRIMONIO) Son procedimientos aplicados a las diferentes cuentas para verificar, examinar, analizar y evaluar su eficiente cumplimiento en el control interno contable.

ACTIVOS Esta conformado por los recursos y derechos necesarios para el cumplimiento de los objetivos de la empresa y estos se clasifican en activos corrientes y activos no corrientes; los activos corrientes comprenden el dinero y otros recursos y derechos que razonablemente se espera convertir en efectivo, consumir o vender en un periodo que no exceda de un ao y los activos no corrientes representa el valor de los bienes y derechos de propiedad de la empresa que pueden convertirse en efectivo, en un plazo mayor del periodo contable o de un ao. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL: Art. 61 (DECRETO 2649/93) INVERSIONES Planear y realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados financieros y que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias. Verificar la existencia y aplicacin de una poltica de acceso a inversiones. Determinar la eficiencia de la poltica de adquisicin de inversiones de la compaa Verificar que los soportes de las cuentas registradas como inversiones, se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales. Planear y realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados financieros y que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias. Revisar si la informacin acerca de las inversiones de la compaa, se encuentra debidamente actualizada y se hace llegar oportunamente a la administracin y a los encargados dentro de la compaa. COSTO HISTRICO: incluye las sumas en que se incurre para la compra de la inversin, el cual, para el caso de las inversiones representadas en acciones y cuotas o partes de inters social se ajustar mensual o anualmente, reconociendo el efecto inflacionario de conformidad con lo previsto en las disposiciones legales vigentes. ART 62. (DECRETO 2649/93) CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR: El total de las cuentas individuales de ser conciliado peridicamente con la cuenta control en el mayor general. La antigedad de los saldos debe ser revisada peridicamente por un Empleado. Los estados de cuentas deben ser enviados con regularidad todos los deudores. Se debe contar con la aprobacin de especfica del funcionario para: Otorgar descuentos especiales

Pagar saldos acreedores Las labores del encargado de cuenta por cobrar deben ser independiente de: Todas las funciones de efectivo. Verificacin de facturas y Notas de crditos. Pases a cuentas control. Autorizacin de bajas de cuentas de cobros dudosos.

ART.63 (DECRETO 2649/93) INVENTARIOS El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de compras, que deber gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de compras. Hacer conteos fsicos peridicamente. Confrontar los inventarios fsicos con los registros contables. Proteger los inventarios en un almacn techado y con puertas de manera que se eviten los robos. Realizar entrega de mercancas nicamente con requisiciones autorizadas. Proteger los inventarios con una pliza de seguro. Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables.

ART. 64 (DECRETO 2649/93) PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO: Examinar las autorizaciones para las compras y ventas o retiros de propiedad y equipo. Examinar las facturas de los proveedores y las liquidaciones de los contratistas por trabajos realizados, as como otros documentos justificativos de los desembolsos efectuados por concepto de P, P y E . Comparar los presupuestos de obras o los importes autorizados para la construccin, compra o adquisicin de propiedades y equipo con los desembolsos reales y verificar si coinciden. Analizar esta partida y conciliar su saldo con el mayor de propiedades, planta y equipo Comprobar fsicamente la existencia de vehculos Comparar el resultado de la comprobacin fsica con el mayor y de propiedades, planta y equipo e investigar cualquier irregularidad Seleccionar un nmero de tarjetas de control de existencias y comprobar si las salidas registradas en las mismas, se hallan amparadas por pedidos de almacn o por asientos de ajuste COSTO: Valor razonable de la contraprestacin entregada, para comprar un activo en el momento de su adquisicin o construccin por parte de la empresa.

VALOR HISTRICO: Para los componentes de la Propiedad Planta y Equipo el valor histrico se determina por todas las erogaciones y cargos hechos por la empresa hasta colocarlos en condiciones de utilizacin. DEPRECIACIN: Es la asignacin sistemtica del monto depreciable de un activo durante su vida til. Analizar esta partida y conciliar su saldo con el mayor de propiedades, planta y equipo. Comprobar si la base para la depreciacin se ajusta a las disposiciones legales y a la poltica aprobada por la junta directiva. Verificar los clculos de la depreciacin.

PASIVOS Representacin financiera de una obligacin presente del ente econmico derivada de eventos pasados en virtud de la cual se reconoce que en el futuro se deben transferir recursos o proveer servicios a otros entes. La clasificacin de las cuentas del pasivo es a corto y largo plazo. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL: ART.74 (DECRETO 2649/93) OBLIGACIONES FINANCIERAS: Preparar listado de las obligaciones Financieras que indique las fechas de origen, de renovacin y de vencimiento, beneficiario, importe, pagos o endosos y si es posible intereses. Comparar los saldos en libros de las obligaciones financieras con el listado y verificar la antigedad de las obligaciones. Solicitar la confirmacin de saldos a las obligaciones financieras. Investigar la existencia de saldos dbito y reclasificarlos en una cuenta de activo. Examinar los estados mensuales de las obligaciones financieras como base de comprobacin de saldos individuales. Investigar los saldos grandes, anormales o antiguos y obtener una explicacin para ellos ART.75 (DECRETO 2649/93) CUENTAS POR PAGAR: Deben segregarse las funciones de recepcin de productos o mercancas, de las de autorizacin de pagos y emisin de cheques.

Deben archivarse, en expedientes de pago por cada proveedor, los documentos relativos a cada operacin: el original de la factura (que debe cancelarse, con el cuo de pagado, al efectuarse su liquidacin), una copia del informe de recepcin y el cheque pagado o la referencia a su fecha, numero e importe. Las cuentas por pagar deben controlarse por sub-mayores, habilitados por suministradores, y en cada uno, por cada recepcin, y cada pago efectuado.

Verificar si se elabora un Expediente de Pago de cada proveedor, que al menos contenga en cada operacin la Factura del suministrador, el Informe de Recepcin, las reclamaciones en los casos que procedan y el documento de pago o su referencia. Comprobar si confeccionan el Registro de Pagos, en que se contabilizan los documentos de pago en orden numrico. Verificar que concilien los documentos recibidos de los proveedores con el Submayor de Cuentas por Pagar. Comprobar que exista un procedimiento que asegure que las Facturas se paguen en tiempo y no existen obligaciones envejecidas.

PASIVOS CONTINGENTES: Cerciorarse de que todo pasivo contingente conocido se indique en el balance general Establecer claramente la importancia de dichas obligaciones contingentes y su significado para la situacin financiera de la empresa PATRIMONIO EL patrimonio comprende las cuentas que representan el capital, las utilidades o prdidas o las reservas que posee la empresa. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL: Asegurarse de que el patrimonio total de los cambio habidos son consistentes con el negocio y su actividad Verificar que los saldos de estas cuentas estn debidamente registrados y valorados, y se correspondan con transacciones reales. Verificar que los conceptos que integran el capital contable estn debidamente valuados. Verifica que las cuentas estn correctamente descritas y clasificadas, se aplican conforme a principio de contabilidad generalmente aceptados, aplicados de manera uniforme respecto a ejercicios anteriores.

Verificar que los movimientos de capital y reservas estn debidamente autorizados y se hallan realizado conforme a la normativa vigente Comprobar su adecuada presentacin y revelacin en los estados financieros. Autorizacin y procedimientos para el pago de dividendos. Informacin sistematizada sobre cifras actualizadas. Control de las reservas restringidas, as como tambin vigilancia de las distintas restricciones aplicadas a algn tipo de acciones. ART. 83 (DECRETO 2649/93) CAPITAL Verificar la existencia de la emisin de ttulos que amparen las partes del capital social Custodia de arqueos de ttulos Informacin oportuna del departamento de contabilidad de los acuerdos de los accionistas o de los administradores, que afecten las cuentas del capital contable Los movimientos deben estar aprobados por la junta general de accionistas u rgano competente Personal independiente debe llevar los registros de los ttulos. Conciliar peridicamente el registro de acciones con la cuenta de control. Efectuar pagos de dividendos a travs de una cuenta bancaria especial. UTILIDADES O PRDIDAS ACUMULADAS: Las auditoria de las utilidades o prdidas reflejadas en el patrimonio de los accionistas tiene relacin directa con la auditoria de las cuentas de resultado. El movimiento debe estar respaldado en las determinaciones de la asamblea general de accionistas, que comprenden la apropiacin para las reservas que incrementan el patrimonio, el pago de dividendos o las apropiaciones especiales. RESERVAS: Las reserva legal debe analizarse con atencin; Dichos movimientos que debe ser respaldado por decisiones de las asambleas de accionistas cuyas disposiciones, a la vez quedaran consignadas en las actas prescritas. Las reservas, al ser una partida creada y exigida por la ley, no estn sometidas a la voluntad del empresario. ste no puede disponer de ellas para un fin diferente al de enjugar prdidas que es el que le ha definido la ley, de modo tal que no se pueden distribuir ni capitalizar, etc. La sociedad puede disponer segn su libre albedro, de la parte de las reservas que excedan del 50%. En tales circunstancias, la empresa puede proceder a capitalizar las reservas, a distribuirlas, o a darles cualquier otro uso que considera pertinente.