DUMITRU IACOB

- MANAGEMENTUL ORGANIZAŢIILOR-

Facultatea de Comunicare şi Relaţii Publice - Bucureşti, 2010-

1

Cuprins 1. Gândirea managerial-organizaţională 1.1 Corelaţii şi perspective 1.2 Paradigmele gândirii managerial-organizaţionale 1.3 Presupoziţiile gândirii managerial-organizaţionale 1.4 Scopurile gândirii managerial-organizaţionale 1.5 Problemele gândirii managerial-organizaţionale 1.6 Nivelurile de gândire managerială 1.7 Domeniile generării şi manifestării corelaţiilor 1.8 Gestionarea resurselor strategice 2. Elemente introductive pentru studiul organizaţiilor, 2.1 Structura organizaţiilor 2.2 Clasificarea organizaţiilor 2.3 Cazuri particulare de organizaţii – instituţiile totale 3. Perspective teoretice, 3.1 Constituirea ştiinţei organizaţiilor 3.2 Perspective asupra organizaţiilor 4. Orientări în managementul organizaţiilor, 4.1 De la managementul clasic la orientarea spre structuri 4.2 Orientarea spre oameni 4.3 Omul – principala resursă a organizaţiei 4.4 Schimbarea şi dezvoltarea organizaţiilor 5. Dinamica socială şi viitorul organizaţiilor, 5.1 Organizaţiile viitorului 5.2 De la structura simplă la adhocraţie 5.3 Raţionalitatea pragmatică 5.4 Transformări recente şi influenţe asupra organizaţiilor 6. Funcţiile conducerii organizaţiilor, 6.1 Diagnoza 6.2 Prognoza 6.3 Decizia 6.4 Organizarea 6.5 Motivarea 6.6. Controlul 7. Comunicare şi adaptare, 7.1 Comunicarea organizată 7.2 Tipologia comunicării organizaţionale 7.3 Adaptarea şi sănătatea organizaţiilor Răspunsuri corecte la grilele de autoevaluare, Bibliografie selectivă,

2

1. GÂNDIREA MANAGERIAL-ORGANIZAŢIONALĂ

Preambul sau ce legătură poate exista între sasul unui submarin şi o carte de teoria şi managementul organizaţiilor? În primul rând trebuie să explicăm, pentru cei, probabil puţini, care nu cunosc ce este sasul unui submarin, care este rostul unui sas în formula de utilizare a submarinului. Este vorba despre submarinele aflate în imersiune, care suportă, prin învelişul exterior, o presiune mare a apei. În aceste condiţii, toţi cei care vor să iasă în exteriorul navei trebuie să parcurgă o etapă şi o procedură de acomodare cu presiunea apei. Acesta este rolul sasului: marinarii, în costume de protecţie, intră în sas, care la început este plin cu aer; aerul se evacuează şi se introducere treptat apa, până când toţi cei din sas se acomodează cu presiunea apei; abia după aceasta se iese în exteriorul navei. La întoarcere, procedura se repetă în ordine inversă. În chip asemănător este construit şi manualul de teoria şi managementul organizaţiilor. Rolul sasului este asigurat de capitolul de început, axat pe conţinutul gândirii managerialorganizaţionale. Incursiunea pe care o propune manualul nu este simplă, dar este promiţătoare. Printr-o primă lectură, utilizatorii manualului vor avea o primă imagine asupra modului în care este construită, modelată, mintea managerului şi asupra mizei uriaşe a înţelegerii legăturilor de profunzime dintre gândirea managerială şi gândirea specialiştilor în comunicare. Prima lectură deschide orizontul înţelegerii organizaţiilor şi a managementului organizaţiilor. Înţelegerea propriu-zisă devine cu putinţă prin lectura şi aprofundarea tuturor temelor manualului. În final, asemenea marinarilor care se întorc în sas, beneficiarii manualului se întorc la primul capitol, la prima temă pentru a duce până la capăt incursiunea dificilă dar extrem de folositoare de a „pătrunde“ în mintea, în gândirea celor care conduc organizaţiile şi gestionează procesele de comunicare ale acestora. În cele ce urmează vom folosi, de regulă, pentru simplitatea exprimării, sintagma „gândire managerială“; întotdeauna însă ne vom referi la „gândirea managerialorganizaţională“, la gândirea managerilor formată şi adecvată potrivit specificului organizaţiilor şi mediului în care acestea lucrează. 1.1 Corelaţiile şi perspectivele - constituenţi ai gândirii managerial-organizaţionale

Cel mai adesea, în practica organizaţiilor, există preocupări intense şi explicite pentru abilităţile de acţiune şi pentru deprinderile practice ale managerilor şi ale liderilor din organizaţii. Asemenea preocupări sunt îndreptăţite pe deplin, sunt justificate tocmai prin nevoia reală ca managerii să poată dovedi practic priceperea, capacitatea de a detecta, de a înţelege şi de a soluţiona problemele practice ale funcţionării organizaţiilor. Acest fapt este necesar, nu este însă şi suficient. În genere, în practica oricărei profesii, cât şi în sistemul formării educaţionale a oricărei profesii sunt conturate,

3

distinct dar în corelaţie, trei premise, trei registre fundamentale în care o profesie, o meserie, un rol organizaţional se educă, se formează şi se exercită. În esenţă1, acestea sunt: a) a şti - este vorba despre conceptele, noţiunile şi explicaţiile teoretice prin care un grup de activităţi umane specifice sunt inteligibile, prin care cunoaşterea deschide drumul acţiunii concrete; b) a face - deziderat potrivit căruia un specialist asimilează şi exersează abilităţi şi proceduri, metode şi instrumente din spaţiul său de acţiune profesională; c) a fi - prin acest imperativ este afirmat sensul manifestării profesionale a specialistului, este construit profilul său uman şi organizaţional, este conturat stilul acţiunii manageriale. Cei trei vectori de formare şi afirmare profesională - a şti, a face, a fi - nu pot lucra decât în interdependenţă; în mod natural cunoştinţele şi abilităţile se împletesc şi se exprimă prin „a fi“, prin stilul profesional şi managerial al oricărui specialist. Ideea de mai sus este lesne de înţeles şi de acceptat, este însă mai dificil de operaţionalizat, de concretizat în strategii de instruire, de învăţare. Dacă la întrebările privind ceea ce trebuie să ştie şi să facă managerii răspunsurile, nu simple, pot fi totuşi formulate în temeiul experienţei acumulate în universităţi, în firme şi companii, în organizaţii şi instituţii , la întrebarea referitoare la ceea ce trebuie să fie managerul, cum trebuie el pregătit pentru soluţii şi răspunsuri creative şi eficiente în situaţii noi, neprevăzute, în condiţii dificile, de solicitare extremă, conflictuale şi de criză, răspunsul este mult mai dificil. Răspunsul devine posibil numai dacă ştim să proiectăm strategii de modelare a gândirii manageriale, dacă reuşim să formăm gândirea managerului în aşa fel încât acesta să funcţioneze performant în orice condiţii şi mai ales în condiţii grele, neprevăzute. „Totul în natură“ - scria Imanuel Kant - „atât în lumea fără viaţă cât şi în cea vie, se petrece după reguli, chiar dacă noi nu le cunoaştem întotdeauna; ...şi nicăieri nu există vreo neregularitate. Când credem să fi găsit aşa ceva, atunci nu putem spune decât că regulile respective nu ne sunt cunoscute.“2 În contextul sugerat mai sus, devine necesară, deşi extrem de dificilă, o discuţie didactică privind regulile gândirii managerial-organizaţionale, o discuţie în care vor fi precizate, la nivelul ideilor de esenţă, paradigmele, presupoziţiile, scopurile, problemele, nivelurile şi conţinutul gândirii manageriale. Mai trebuie făcută o observaţie. În mod obişnuit studiul gândirii este făcut de către psihologie şi logică. Perspectivele celor două ştiinţe sunt diferite şi distincte. Un mare logician român, Petre Botezatu, arăta3: „ ...în psihologie, categoriile de bază sunt normal şi patologic, pe când logica clădeşte pe categoriile de valid (corect) şi nevalid (incorect). Psihologul este interesat şi de alterările pe care le suportă gândirea în stările anormale şi subnormale (în visuri, hipnoză, deliruri etc.), ceea ce se află complet în afara preocupărilor logicianului. În schimb acesta aduce cu sine un criteriu valoric (validitatea), care este străin celui dintâi. Iar validitatea se testează pur formal şi, de aceea, logica reţine pentru studiu doar forma gândirii, aspect care este irelevant pentru psihologie“. Un manual de teoria şi managementul organizaţiilor se sprijină pe premisele (orizontul de analiză) ale psihologilor şi ale logicienilor, formulându-şi o perspectivă proprie, un orizont de căutare şi analiză distinct. Pentru manageri şi pentru gândirea managerial-organizaţională normalitatea şi validitatea gândirii, a raţionamentelor sunt de la sine înţelese. Pentru a reuşi în afaceri, pentru a conduce performant o organizaţie, pentru a comunica în mod convingător este necesar să ai deprinderea gândirii normale şi valide, dar nu este suficient. Este nevoie de mai mult, este nevoie de flexibilitate mentală şi de comportamente adecvate în raport cu toate evenimentele cu care se confruntă organizaţiile, este nevoie de înţelegerea şi respectarea, cum vom arăta în continuare, a unor „reguli ale gândirii şi acţiunii managerial-organizaţionale“.
1

Iacob, Dumitru, Competenţă şi schimbare. O pespectivă politico-militară şi educaţională, 1996, Editura Academiei de Înalte Studii Militare, Bucureşti, pp.155-157 2 Kant, Immanuel, Logica generală, 1985, Editura ştiinţifică şi enciclopedică, Bucureşti, p.64 3 Botezatu, Petre, Introducere în logică, 1997, Polirom, Iaşi, p.19 4

Înainte de toate însă, trebuie detectate şi definite elementele alcătuitoare ale gândirii manageriale. Este ca şi cum ne-am propune să definim atomii şi moleculele din care este alcătuită „substanţa“ găndirii manageriale. În sensul cel mai larg cu putinţă, constituenţii gândirii manageriale se exprimă şi sunt vizibili în corelaţii şi perspective; „numitorul comun“ al tuturor actelor managerialorganizaţionale este dat de corelaţii şi de perspective. În genere, detectarea unui „numitor comun“ într-o uriaşă diversitate de fapte nu este deloc lesnicioasă. Un biolog celebru, Jacques Monod4 observa: „ ...trebuia ...să se admită că în biosferă coexistă numeroase planuri de organizare microscopice, radical diferite între ele. Ce pot avea comun, de pildă, o algă albastră, un infuzor, caracatiţa şi omul? Descoperirea celulei şi a teoriei celulare au permis să se întrezărească o nouă unitate dedesubtul acestei diversităţi“. În esenţă, în cele ce urmează, vor fi analizate atât „celulele“ (elementele alcătuitoare), cât şi „regulile de drum“ ale gândirii managerial-organizaţionale. În mod obişnuit, studiile de sociologie şi psihologie socială se concentrează asupra „relaţiilor sociale“; din acest punct de vedere, sunt relevante studiile realizate, la sfârşitul secolului al XIX-lea, în Germania, de către G. Simmel şi F. Tonnies, privind funcţia de generare a socialului de către relaţiile sociale (Zamfir şi Vlasceanu, coord.5; vezi şi Dungaciu 6). În acest mod este deschis drumul înţelegerii rolului relaţiilor (co-relaţiilor) în constituirea şi manifestarea gândirii umane în general, a gândirii managerial-organizaţionale în particular. Corelaţiile se concretizează în legături, conexiuni dintre organizaţii, dintre acestea şi mediu, dintre componentele organizaţiilor, dintre membrii organizaţiilor ş.a.m.d. Managerii sunt productivi, performanţi atunci şi doar atunci când dobândesc şi dovedesc capacitatea complexă da a gândi ansamblul corelaţiilor din care este formată şi în care este cuprinsă o organizaţie, de a capta, a dedecta, a proiecta şi a analiza, a evalua totalitatea corelaţiilor organizaţionale. Dacă ar fi să imaginăm o metaforă prin care managementul ar fi o „religie“ atunci am putea spune că zeitatea centrală a acestei religii insolite s-ar numi Corelaţia. Nu întâmplător, în cele ce urmează ne vom referi frecvent la diverse tipuri şi modalităţi, de la cele largi şi generale până la cele extrem de concrete, prin care corelaţiile se generează şi se exprimă, se manifestă în viaţa oamenilor şi în acţiunea, în gândirea şi practica managerială. În principiu, corelaţiile se referă la asemănări şi/sau deosebiri între aspecte, ipostaze, dimensiuni privind structura şi procesele organizaţiilor. În practica managerială, corelaţiile cuprind atât asemănări cât şi deosebiri, performanţa managerială izvorând tocmai din capacitatea discernerii cu exactitate a asemănărilor şi deosebirilor şi a semnificaţiei lor pentru problemele organizaţiei. Perspectivele exprimă, pur şi simplu, modul de a privi lucrurile, de a ne raporta la problemele şi procesele organizaţiei. Perspectivele pot fi unilaterale sau multilaterale. În practică, unilateralitatea este extrem de riscantă, chiar şi atunci când îmbracă forma concentrării asupra unui singur obiectiv. În viaţa organizaţiilor, întotdeauna este nevoie să privim lucrurile din cât mai multe puncte de vedere. Un exemplu: un dramaturg celebru în secolul al XX-lea, Mihail Bulgakov, reconstituie, întro lucrare puţin cunoscută7, viaţa unuia dintre cei mai subtili oameni de spirit ai Franţei şi ai Europei, Molière. La moartea sa, puţin agreat de către biserică pentru spiritul său caustic, oficialii bisericii pariziene manifestă reticenţe faţă de înmormântarea dramaturgului în „pământul sfânt al Parisului“. Discuţia are loc între rege şi un reprezentant al bisericii: „Ce se petrece la Paris în legătură cu moartea lui Molière? / Maiestate,...legea creştină interzice înmormântarea lui în pământ sfinţit. / Şi
4 5

Monod, Jaques, Hazard şi necesitate, 1991, Humanitas, Bucureşti, p.92 *** Dicţionar de sociologie (coordonatori Cătălin Zamfir, Lazăr Vlăsceanu), 1993, Editura Babel, Bucureşti, p.509 6 Dungaciu, Sandra, Georg Simmel şi sociologia modernităţii, 2003, Dacia, Cluj Napoca 7 Bulgakov, Mihail, Viaţa domnului de Molière, 1976, Junimea, Iaşi, p.187 5

la ce adâncime se coboară pământul sfinţit? - s-a interesat regele. / La patru picioare, Înălţimea Voastră - l-a informat arhiepiscopul. / Aveţi bunăvoinţa, arhiepiscope, îngropaţi-l la cinci picioare adâncime...“. De regulă, extrem de intens utilizate sunt perspectivele diferite şi complementare. Întotdeuna, o idee, o ţintă, o soluţie posibilă trebuie privite în ambele sensuri. Punctele tari nu pot exista fără puncte slabe! În gândirea managerială nu ne putem mărgini niciodată la analiza doar a unei feţe a medaliei. Întoddeuna trebuie să privim şi… cealaltă faţă a medaliei, şi celălalt versant al… muntelui pe care vrem să-l escaladăm! 1.2 Paradigmele gândirii manageriale

În general, cuvântul paradigmă, lansat în lumea ştiinţei, în anii ’60 ai secolului trecut, de către Thomas Kuhn, într-o carte devenită celebră, „Structura revoluţiilor ştiinţifice“8, semnifică un nucleu teoretic în cadrul unei ştiinţe, al unei profesii, un model explicativ afirmat practic şi asumat, recunoscut şi practicat de comunitatea oamenilor de ştiinţă şi a practicienilor dintr-un domeniu sau altul. Prin evoluţia cunoaşterii în corelaţie cu evoluţia practicii, paradigmele evoluează şi se schimbă, la început lent şi apoi într-un ritm rapid; adesea noua paradigmă încorporează şi transformă într-un caz particular paradigma veche; de regulă, paradigma nouă este mai amplă, mai cuprinzătoare şi mai profundă. Spre pildă, pentru a invoca un exemplu simplu şi arhicunoscut, fizica newtoniană a lucrat, decenii la rând, cu paradigma gravitaţiei în spaţiul tridimensional. În virtutea acestei paradigme ştiam şi eram învăţaţi să ştim că lucrurile au greutate şi că, pentru a pune lucrurile în mişcare, este nevoie de o energie proporţională cu greutatea lucrurilor şi cu direcţia mişcării, în sus sau în jos ş.a.m.d. Einstein, prin fizica relativistă, schimbă paradigma; universul nu este tridimensional, nu poate fi redus doar la spaţiu; universul nu poate fi redus doar la dimensiunile spaţialităţii - lungimea, lăţimea şi profunzimea - pentru simplul motiv că nu poate fi ignorată o dimensiune a duratei, a timpului; de fapt, spaţiul există împreună cu timpul, între spatiu şi timp, în universul cvadri-dimensional, existând interferenţe puternice, interferenţe care devin vizibile la viteze mari, şi mai ales la viteze apropiate de viteza luminii; la asemenea viteze, spaţiul se contractă, de fapt se „curbează“, iar timpul se „dilată“. Aşa putem înţelege povestirea devenită clasică, în scrierile de science fiction, despre cei care au călătorit în spaţiu cu viteze mari, iar la întoarcerea pe pământ îşi găsesc copiii şi chiar nepoţii mai în vârsta decât ei înşişi; fireşte, fizica relativistă nu neagă la modul absolut fizica newtoniană; pur şi simplu aceasta devine o fizică locală, încorporată drept caz particular în fizica universală. În chip similar stau lucrurile în toade domeniile cunoaşterii şi ale practicii sociale. De fapt, o ştiinţă este matura atunci când paradigmele sale sunt clare şi fertile, cand au putere explicativă ridicată şi sunt folosite de întreaga comunitate a domeniului respectiv drept fundament pentru explicaţii, predicţii şi pentru întemeierea soluţiilor practice, a sistemelor operaţionale solicitate pe teren, în unităţile productive, în câmpul practic al diverselor experienţe şi roluri profesionale. În acest context, nimic mai firesc şi mai necesar decât încercarea de a sistematiza, în scop didactic, principalele idei şi experienţe care articulează paradigmele şi toate celelalte elemente ale gândirii şi experienţei manageriale. În fond, managementul şi domeniile conexe - precum teoria şi managementul organizaţiilor - au acumulat o experienţă conceptuală, metodologică şi operaţională consistentă şi semnificativă. Cuvântul „management“, ca atare, a fost şi este extrem de frecvent utilizat. Sunt şi situatii de suprautilizare, de exces în utilizare şi chiar de abuz semantic, prin care managementul îşi poate sărăci sau distorsiona sensul. Cu atât mai mult se justifică efortul de a ordona şi a scoate cât mai clar în evidenţă, în folosul viitorilor specialişti în management şi comunicare, în comunicarea managerială, sensurile de adâncime ale gândirii manageriale.
8

Kuhn, S. Thomas, Structura revoluţiilor ştiinţifice, 1997, Editura ştiinţifică şi enciclopedică, Bucureşti 6

Ne vom referi, pentru început, la două paradigme ale gândirii manageriale - gândirea finalistă şi gândirea tendenţială. Vom observa că, în acest context, cuvântul paradigmă este folosit în sensul cel mai larg şi că aceste paradigme nu aparţin doar gândirii manageriale; de fapt, ele caracterizează gândirea umană în ansamblu şi sunt extrem de importante pentru modul în care managerii îşi generează, îşi structurează şi îşi manifestă concepţiile şi acţiunile practice. Gândirea finalistă Discuţia privind „finalismul“ este veche şi reuneşte nume celebre9. Aristotel arăta că „Natura nu face nimic inutil“, iar Kant considera că fiinţele vii sunt „organizate“ în conformitate cu o finalitate admirabilă, iar istoria este o dezvoltare finalizată. Pe de altă parte, F. Bacon, G. Galilei şi R. Descartes10 au eliminat din ştiinţă căutarea unor cauze finaliste, punând accentul pe „cauzalitatea eficientă“. În sens general, gândirea finalistă, analizată în spaţiul social şi în universul organizaţiilor, presupune următoarele premise de ordin logic şi epistemic: a) universul, lumea, istoria, altfel spus sistemul de referinţă avut în vedere - o instituţie, o organizaţie, o experienţă socială, o afacere în ultimă instanţăa - au un sens şi au scopuri deja stabilite şi explicit afirmate; indivizii din interiorul sistemului de referinţă, indiferent de rangul organizaţional - executanţi sau manageri - au datoria de a-şi asuma sensul şi scopul afirmate şi practicate public; comportamentul lor poate fi redus la norma disciplinei; tot ce li se cere în ultimă instanţă este să respecte şi să aplice cu exactitate regulile de drum, în condiţiile în care drumul este deja trasat, iar „locurile de popas“ şi „capătul drumului“ sunt deja cunoscute; gândirea finalistă este extrem de simplă şi prin aceasta poate fi şi foarte productivă; productivitatea gândirii finaliste depinde însă de o condiţie esenţială - inexistenţa întâmplărilor neprevăzute, în timpul mersului şi pe distanţa drumului; dacă ar fi să păstrăm metafora drumului am putea spune că gândirea finalistă este utilă şi chiar eficientă atunci şi doar atunci când drumul este ferit de întâmplări neprevăzute, când totul curge lin - ori în viaţa practică asemenea situaţii sunt puţin probabile. b) din cele de mai sus rezultă şi marele risc al gândirii finaliste; indiferent de nivelul de referinţă - fie cel general, al istoriei, fie cel practic, al unei organizaţii, al unei afaceri - întotdeauna este cu putinţă ca sensuri şi scopuri considerate imuabile să fie infirmate violent de către viaţa practică; atunci, apar dramele şi marile pierderi de energie socială; cei pregătiţi să parcurgă disciplinat un drum sigur şi lin, ferit de surprize, se dovedesc neputincioşi; vor rezista doar cei formaţi pentru parcurgerea drumurilor în orice fel de condiţii - şi pe „ceaţă“, şi pe „teren necunoscut“ ş.a.m.d. c) în plan managerial, gândirea finalistă este cu putinţă doar în medii stabile şi în condiţii de evoluţie liniară, predictibilă a afacerilor; în medii turbulente, aflate în schimbare şi în condiţii de criză, gândirea finalistă poate avea - şi de regulă are - efecte catastrofale; urmând cu obstinaţie scopul considerat imuabil - de regulă, maximizarea profitului - managerii formaţi în tiparele gândirii finaliste şi complet incapabili să-şi reconstruiască mental relaţia cu lumea şi cu mediul de afaceri duc, tocmai prin acest comportament profesional, organizaţiile spre criză şi spre dezagregare, spre faliment şi dispariţie. d) gândirea finalistă operează cu corelaţii liniare, de fapt uni-liniare şi continue, corelaţii extrem de simple şi de concrete, corelaţii considerate finite şi măsurabile, ca şi precis încadrate în timp;
9

*** Filosofia de la A la Z, Dicţionar enciclopedic de filosofie (Elisabeth Clement et.al., Hatier, Paris, 1994, traducere), 1999, ALL, Bucureşti, p.192 10 *** Enciclopedie de filosofie şi ştiinţe umane (De Agostini, 1996, traducere), 2004, ALL EDUCATIONAL, Bucureşti, p.353 7

simplitatea corelaţiilor liniare face, aşa cum arătam, gândirea finalistă extrem de tentantă; aici se află şi principala sa limită - este neproductivă şi riscantă în medii turbulente, în condiţii de schimbare şi criză. Concluzia este simplă, gândirea finalistă este productivă în afaceri doar în condiţii de stabilitate, ceea ce în viaţa practică se întâmplă rar şi nu pentru perioade mari de timp. Perpetuarea comportamentelor specifice gândirii finaliste în vremuri de schimbare şi de criză este extrem de riscantă. Două fenomene pot duce la o asemenea situaţie: a) în primul rând este vorba despre abordarea inerţială a realităţii; pur şi simplu managerii fac în continuare ceea ce sunt obişnuiţi să facă, ignorând faptul că mediul afacerilor s-a schimbat radical; b) în al doilea rând, poate fi vorba despre o iradiere, în universul afacerilor, a unor modele manageriale care vin din spaţiul ideologiilor politice şi religioase, acolo unde abordările finaliste sunt şi frecvente şi tentante, dar şi mai greu controlabile; dacă prosperitatea promisă printr-un proiect politic sau mântuirea aşteptată în temeiul unui mesaj religios pot fi şi sunt, în chip firesc, transportate în viitor, nu acelaşi lucru se întâmplă şi în ceea ce priveşte un program managerial; managerul nu va avea niciodată parte de un drum lin, ferit de surprize; drumul său va fi mereu marcat de situaţii nepravăzute şi este evaluat, nu în raport cu ceea ce credem că se va întâmpla în lumea de mâine, ci în raport cu ceea ce, în primul rând şi în mod concret, se întâmplă în lumea de azi. Criticii gândirii finaliste se află nu numai în lumea Renaşterii şi a modernităţii (Bacon, Galilei, Descartes), ci şi în plină contemporaneitate. Filosoful german Niklas Luhmann (1927-1998) procedează la o reconstrucţie a teoriei raţionalităţii. Conform opiniei sale11, raţionalitatea nu mai poate fi înţeleasă potrivit unui scop dat în prealabil; raţionalitatea nu poate fi înţeleasă decât potrivit unui sistem al complexitătii şi al acţiunii. Spre pildă, apreciază Luhmann, „raţionalitarea economică“ nu se mai poate stabili în raport cu acţiunea izolată a unui individ; raţionalitatea economică presupune raportatea la un „sistem al acţiunii“, care include o mulţime de scopuri individuale şi o mare diversitate de mijloace. În esenţă, înţelegerea şi operaţionalizarea „sistemului acţiunii“ nu este cu putinţă decât prin utilizarea în acţiunea managerial-organizaţională, a gândirii tendenţiale. Gândirea tendenţială În sens epistemologic, gândirea tendenţială este o gândire de factură contextuală. Cunoaşterea12 nu este doar o succesiune de ipoteze şi de teorii; cunoaşterea include modificări ce vizează conexiuni fundamentale între natura legilor sau a conceptelor şi contextul social, instituţional, elemente psihologice şi sociologice, sisteme de valori şi de opţiuni, tipuri de practică ştiinţifică etc. Totodată, gândirea tendenţială este, în sens logic, o gândire probabilistă. Nimic nu este pe deplin sigur şi nimic nu este dinainte cunoscut. Acest fapt este pe deplin valabil în situaţii de schimbare profundă şi în condiţii de criză. În sens logic, este cu putinţă să detectăm evoluţii probabile, tendinţe în evoluţia unui sistem, a unei afaceri. Principalii paşi şi principalele caracteristici ale gândirii tendenţiale sunt: a) metafora cosmogonică a marelui big-bang, a exploziei iniţiale este utilă şi pentru mediul afacerilor; în cosmogonie se apreciază că „primele trei minute ale universului“ sunt hotărâtoare pentru evoluţia ulterioară a universului fizic; ceva asemănător s-ar putea întâmpla şi în universul social; după marea explozie a schimbării (de regulă o revoluţie, un fenomen social major) totul pare fără înţeles; şi acesta pentru simplul motiv că vechile reguli de lucru sunt suspendate, nu mai sunt de folos; ce se poate face? - devine cea mai presantă întrebare.
11 12

Marga, Andrei, Introducere în filosofia contemporană, 2002, Polirom, Iaşi, p.352 Pârvu, Ilie, Introducere în epistemologie, 1998, Polirom, Iaşi, p.81 8

b) primul lucru care poate fi făcut este să ne păstrăm cumpătul şi să observăm faptele, viaţa, mersul lucrurilor; este ca şi cum după un cutremur major încerci să observi „încotro se scurge apa“, ştiind că doar în acest mod vei afla care este relaţia dintre „sus“ şi „jos“; de fapt, în acest mod sunt observate noile tendinţe, noul curs şi noul mers al lucrurilor; multe dintre tendinţele iniţiale sunt infirmate şi abandonate; unele dintre ele însă se confirmă şi devin dominante. c) gândirea tendenţială este dificilă, pentru simplul motiv că solicita timp, efort şi răbdare; ea este însă extrem de productivă; principalele sale izvoare de forţă constau în capacitatea explicativă (putem înţelege ceea ce se întâmplă cu adevărat într-un sistem) şi în capacitatea predictivă (putem şti, în termeni raţionali, încotro se îndreaptă un sistem, o experienţă, o afacere). d) gândirea tendenţială operează cu corelaţii multilineare discontinue - deci corelaţii flexibile şi inovative, care angajează în permanenţă creativitatea actorilor cuprinşi în corelaţie; disciplina respectării regulilor de drum, fundamentală în condiţiile gândirii finaliste, este depăşită pentru simplul moriv că nu există reguli de drum prestabilite, date odată pentru totdeauna; regulile se construiesc „din mers“ prin acţiunea creativă a tuturor participanţilor „la trafic“. În spaţiul organizaţiilor şi în mediile de afaceri, gândirea tendenţială asigură suportul mental al succesului. În chip evident, managerii deja formaţi pentru a parcurge drumuri dificile, cu numeroase situaţii neprevăzute, vor fi mult mai performanţi decât cei antrenaţi doar pentru situaţii de calm. 1.3 Presupoziţiile gândirii manageriale Discuţia privind paradigmele gândirii manageriale este departe de a fi încheiată; discuţia are o continuare necesară, în prezentarea şi în analiza presupoziţiilor gândirii manageriale; similar paradigmelor, presupoziţiile nu sunt caracteristice doar gândirii manageriale; ele sunt constituente inevitabile ale gândirii umane în sensul cel mai larg; în planul gândirii manageriale, presupoziţiile sunt însă extrem de vizibile prin consecinţele pe care le provoacă. În genere, presupoziţiile sunt corelaţii constitutive, generatoare ale realului, ale oricărui sistem de referinţă (o afacere, o organizaţie, un sistem, lumea în întregul său, în ultimă instanţă). Prin presupoziţii, ne imaginăm modul în care sunt alcătuite şi sunt legate între ele „lucrurile“, entităţile universului de referinţă (oameni, organizaţii ş.a.m.d.). Prin construirea şi utilizarea presupoziţiilor realizăm, în gândirea managerială, o operaţie similară aceleia prin care, în matematică, sunt construite geometriile euclidiană sau cele neeuclediene - plecând de la una sau de la alta dintre presupoziţiile, dintre axiomele avute în vedere, respectiv numărul de paralele care pot fi duse printrun punct exterior unei drepte (o singură paralelă, nici una sau o infinitate). Ştim din matematică că geometriile euclidiană şi neecludiene pot fi simultan adevărate, însă în condiţii diferite (geometria euclidiană, care lucrează cu postulatul unei singure paralele, se verifică în condiţiile vieţii obişnuite, cotidiene, pe când geometriile neeuclidiene se verifică fie în lumea atomului, fie la scara universului cosmic şi la viteze apropiate de viteza luminii). Ceva asemănător se întâmplă şi în gândirea managerială, în raport cu presupoziţiile prin care aceasta este articulată. În esenţă, principalele presupoziţii cu care lucrează gândirea managerială sunt presupoziţia cauzalităţii şi presupoziţia interdependenţei sistemice. Reamintim că presupoziţiile exprimă corelaţii constitutive ale realului, fiind vorba, în cazul nostru, despre corelaţiile de cauzalitate şi corelaţiile sistemice. Presupoziţia cauzalităţii În istoria gândirii şi a ştiinţei, principiul cauzalităţii, potrivit căruia orice eveniment are o cauză, întemeiază ideea determinismului natural care se află în miezul ştiinţei moderne. Presupoziţia cauzalităţii asertează ideea potrivit căreia între „lucruri“, între fapte şi fenomene există o legatură de cauzalitate, o relaţie generatoare, de la cauză la efect. Cauzalitatea are o forţă
9

explicativă uriaşă şi un remarcabil potenţial operaţional. În temeiul cauzalităţii, înţelegem ceea ce se întâmplă şi ştim cum trebuie acţionat pentru a obţine ceea ce dorim. Pur şi simplu, pentru a obţine ce dorim, nu avem altceva de făcut decât să declanşăm şi să gestionăm cauza potrivită pentru generarea efectului avut în vedere. Gândirea cauzală a fost formalizată logic şi afirmată prin opera filosofilor elini. Tot vechilor greci le revine meritul de a fi sesizat un risc major al cauzalităţii, riscul prăbuşirii în infinit: dacă orice efect are o cauză, cauza, la rândul ei, trebuie să provină dintr-o altă cauză ş.a.m.d…; această provocare logică uriaşă a fost rezolvată, într-un mod magistral, prin ceea ce a fost, probabil, prima mare revoluţie din istoria spirituală a umanităţii; grecii au imaginat principiul prim, care este cauza primă a tot ceea ce a fost să fie; toată istoria vieţii spirituale a omenirii se încadrează în efortul de defini principiul prim, materie sau spirit ş.a.m.d. Principalele caracteristici ale cauzalităţii şi ale construirii gândirii umane (în particular a gândiriii manageriale) potrivit presupoziţiei cauzalităţii sunt: a) gândirea cauzală, după cum sugeram deja, este extrem de productivă, datorită simplităţii şi forţei operaţionale; abordările cauzale sunt normale şi se verifică pe deplin în situaţii şi în contexte simple, cu un număr redus de componenete, de elemente alcătuitoare, în situaţii ferite de evoluţii neaşteptate; gândirea cauzală, imaginată liniar şi mecanic, devine contraproductivă; dezvoltarea ciberneticii13 a permis dezvoltatrea unui model complex de cauzalitate, non-mecanic, potrivit căruia fenomenele se condiţionează reciproc în interiorul unui sistem; în acest context, aşa cum vom vedea mai departe, cauzalitatea nu este liniară, ci circulară, cu întoarcerea efectului asupra cauzei. b) în situaţii complexe, cu un număr mare de elemente componenete şi cu evoluţii sinuoase, imprevizibile, gândirea cauzală nu este propriu-zis infirmată, doar că se dovedeşte a nu mai fi suficientă: păstrându-şi, în esenţă, capacitatea explicativă (în fond, relaţiile de generare, dintre cauze şi efecte, nu pot fi suspendate şi nici ignorate), gândirea cauzală trebuie extinsă, completată cu alte abordări, cu alte presupoziţii, în primul rând, cum vom vedea în legătură cu presupoziţia interdependenţelor sistemice. c) la limită, gândirea cauzală, practicată dogmatic şi mecanic, poate deveni sursa unor riscuri majore şi a unor evoluţii catastofice în acţiunea managerială; spre pildă, către finalul primului deceniu din secolul XXI, a devenit evident că proiectarea strict cauzală a afacerilor drept sursă de profit (singura misiune a organizaţiilor de afaceri fiind obţinerea şi maximizarea profitului) a dus la practici speculative, extrem de riscante, fapt cu consecinţe majore nu numai în ceea ce priveşte rata profitului, într-o scădere severă, dar şi pentru existenţa ca atare a organizaţiilor, multe dintre ele prăbuşindu-se. d) între paradigmele şi presupoziţiile gândirii manageriale există şi o legatură inevitabilă şi semnificativă; nu întâmplător, în practică, paradigma gândirii finaliste se însoţeşte şi se continuă prin practicarea, în chip mecanic, a abordărilor manageriale de factură strict cauzală. Presupoziţia interdependenţelor sistemice În anii ’60 ai secolului trecut, biologul american Ludwig von Bertalannfy publica o lucrare devenită celebră, „Teoria generală a sistemelor“ (1969, an în care s-a înregistrat şi prima aselenizare…). O nouă perspectivă asupra lucrurilor, asupra naturii legăturilor dintre entităţile care alcătuiesc orice spaţiu de referinţă era formulată în chip coerent - pespectiva sistemică. Ceea ce se ştia de multă vreme în unele domenii (de exemplu, fizicienii şi astronomii ştiau foarte bine că în universul cosmic entităţile spaţiului cosmic sunt reciproc legate între ele) a devenit atunci o explicaţie coerentă şi explicită pentru înţelegerea universului, inclusiv a universului social. Principalele premise şi caracteristici ale gândirii sistemice sunt:
13

*** Filosofia de la A la Z, Dicţionar enciclopedic de filosofie (Elisabeth Clement et.al., Hatier, Paris, 1994, traducere), 1999, ALL, Bucureşti, p.74 10

a) universul este alcătuit din sisteme; sistemele „mai mari“ şi cuprind, încorporează alte sisteme, aşa cum foile de ceapă învelesc alte noi foi de ceapă, pe masură ce ne îndepărtăm de miez; orice sistem este alcătuit din elemente; între elemente, ca şi între sisteme, există legături de interdependenţă; interdependenţa înseamnă interinfluenţare, influenţare reciprocă; o caracteristică esenţială a sistemelor provine din „bucla de reacţie“, din corelaţia activă, dinamică dintre „ieşiri“ şi „intrări”; prin feed-back, organizaţiile (la fel ca şi orice altă entitate) realizează auto-reglarea; în ultimă instanţă, perspectiva înnoitoare adusă prin abordarea de gândire sistemică vine tocmai din ideile de interdependenţă, de legături şi influenţări reciproce, ca şi de feed-back. b) presupoziţia şi gândirea sistemică nu contrazic şi nu abandonează gândirea cauzală; abordarea sistemică atrage atenţia asupra unei realităţi fundamentale - legăturile dintre elementele care alcătuiesc un sistem nu sunt nici uni-liniare şi nici univoce, ci doar de la cauză la efect; întotdeuana va exista şi o influenţă a efectului asupra cauzei, un răspuns, vizibil prin feed-back; detectarea şi gestionarea acestui „răspuns“ se dovedeşte, în sens managerial, fundamentală, pentru că, odată cu reluarea ciclului „cauză / efect“, prin feed-back vom putea şti cum trebuie acţionat pentru a spori efectul, pentru a creşte randamentul acţiunii şi al organizaţiei, păstrând capacitatea de funcţionare a acesteia. c) aşa cum observam anterior, între paradigma finalistă şi presupoziţia cauzalităţii există o legatură strânsă şi directă; într-un chip asemănător, între paradigma gândirii tendenţiale şi presupoziţia interdependenţei sistemice se realizează o conexiune normală şi fertilă; nu întâmplător tendenţialitatea, ca model explicativ fundamental, şi gândirea sistemică fac cu putinţă proiecţii strategice, o analiză şi exerciţii manageriale consistente şi viabile, mai ales în condiţii de turbulenţă în mediul de afaceri şi de criză; în timp, se va observa că situaţiile de criză financiară şi economică, cu care se confruntă în această perioadă ecomomia multor ţări şi economia globală, provin tocmai dintr-o abordare îngustă, mecanică a proceselor economice; mai grave decât necinstea şi chiar frauda, care ar putea să existe, sunt incompetenţa şi gândirea inadecvată, incorectă; sărăcia gândirii nu duce decât la sărăcie economică şi eşec managerial; pe celălalt versant al problemei, se va observa, cu siguranţă, că vor fi ferite de criză sau, mai exact, că vor reacţiona prompt şi eficient la provocările şi la presiunea crizei doar organizaţiile şi managerii capabili să gândească tendenţial şi sistemic. 1.4 Scopurile gândirii manageriale Am reuşit să observăm din cele de mai sus că, în practică, gândirea managerială este multistratificată, pluridimensională şi plurifuncţională. Pur şi simplu, sunt performanţi managerii care ştiu să folosească gândirea finalistă, dar nu se mărginesc la aceasta, având şi priceperea de a utiliza structurile şi metodele complexe ale gândirii tendenţiale, fără ca prin aceasta gândirea finalistă să fie cumva abandonată. În chip asemănător, acţiunea managerială performantă presupune folosirea gândirii cauzale, numai împreună cu şi în contextul gândirii sistemice. Metodologic, o situaţie asemănătoare vom observa şi în încercarea de a răspunde la o întrebare, simplă ca enunţ: ce vrea de fapt managerul, care sunt scopurile acţiunii sale, care este şi unde este plasată „steaua sa polară“? O asemenea interogaţie este formulată şi receptată în ani de mare turbulenţă, de schimbare şi criză, fapt care a creat deja obişnuinţa plasării scopurilor manageriale în spaţiul frământat al generării unor răspunsuri adecvate la provocările enorme şi la solicitările uriaşe ale schimbării. Fireşte, asemenea răspunsuri sunt necesare şi utile, dar - cum vom încerca să arătăm în continuare ele nu sunt suficiente. Adaptarea, ca reacţie la presiunea schimbării, se însoţeşte, obligatoriu, cu imperativul dezvoltării.

11

Adaptarea sau „salvarea corabiei de la scufundare“ În ştiinţele socialului conceptul de adaptare socială, înţeles drept relaţie dinamică dintre un subiect, o comunitate şi mediu, este de multă vreme utilizat. În opinia lui T. Parsons 14, adaptarea este considerată un imperativ funcţional al sistemului social. În mod asemănător pot fi privite şi organizaţiile. În vremuri obişnuite, în lumea stabilă, organizaţiile se află în echilibru. Turbulenţa şi presiunea schimbării generează dezechilibre grave, profunde. Sunt atât dezechilibre interne, între misiunea organizaţiei şi resursele sale umane, între structura şi tehnologiile organizaţiei (deşi misiunea poate rămâne, în termeni formali, aceeaşi ca în perioadele anterioare, noul context socio-economic determină distrugerea echilibrului intern al organizaţiei), cât şi externe, între organizaţii şi mediu. În chip natural, organizaţiile, precum orice altă alcătuire umană, nu pot trăi - cel puţin nu multă vreme departe de echilibru. Drept urmare, scopul strategic al gândirii şi acţiunii manageriale este generarea şi operaţionalizarea unor soluţii de reechilibrare a organizaţiilor, prin reproiectarea tuturor corelaţiilor interne şi a tuturor conexiunilor dintre organizaţii şi mediu. Acesta este răspunsul organizaţional la presiunea schimbării. Este un răspuns necesar, vital, dar în sine - insuficient. Managerii sunt datori professional să gestioneze relaţiile dintre organizaţii şi mediu, dar şi modul în care oamenii, membrii organizaţiei receptează şi răspund la presiunea schimbării. Experienţa de teren dovedeşte că oamenii, în sine, nu sunt nici adaptabili, nici neadaptabili. Pur şi simplu, oamenii reacţionează, pozitiv sau negativ, în raport cu modalităţile, adecvate sau inadecvate, în care este gestionată managerial schimbarea. Nu trebuie uitat că gestiunea inadecvată a schimbării duce la reacţii patologice faţă de schimbare, la frică şi rezistenţă în raport cu factorii schimbării. De regulă, frica de schimbare exprimă teama de necunoscut. Aici este vorba despre „necunoscutul cognitiv“ (lipsesc informaţiile despre necesitatea, calendarul şi costurile schimbării) şi de „necunoscutul normativ“ (nu se ştie care sunt regulile comportamentului dezirabil în condiţiile noi, ale schimbării; este ca şi cum ne-am afla pe o altă planetă, pe o autostradă, fără a şti care sunt regulile de circulaţie…). Este lesne de înţeles, terapia fricii şi a rezistenţei faţă de schimbare (în condiţiile în care cauzele „bolii“ sunt în fond de factură informaţională) nu poate fi decât de natură comunicaţională. De fapt, prin comunicare (organizaţională, managerială) oamenii obţin informaţii utile privind „foaia de parcurs“ a organizaţiei, privind intenţiile şi proiectele de adaptare şi de modernizare ale acesteia. În acest mod, oamenii pot realiza estimări realiste privind evoluţiile proprii, individuale, posibile şi dezirabile, pot aprecia în chip concret oportunitatea şi costurile achiziţiei unor noi comportamente şi instrumente profesionale. Schimbarea nu mai este nebuloasă, nu mai este o sursă de frică, de anxietate; schimbarea, prin comunicare, devine o oportunitate pentru dezvoltarea organizaţiilor şi o „problemă“ tehnică, normală şi accesibilă, pentru oamenii dintr-o organizaţie. Dezvoltarea sau „ducerea corabiei, după furtună, în portul de destinaţie“ Conceptul de dezvoltare este frecvent utilizat, în corelaţie cu concepte precum ar fi creşterea, evoluţia, progresul, ori sensuri privind dezvoltarea economică, culturală, mentală 15. Pentru noi, dezvoltarea semnifică, simplu, „ducerea lucrurilor mai departe“ şi „înaintarea către o stare, o condiţie mai bună“.
14

*** Enciclopedie de filosofie şi ştiinţe umane (De Agostini, 1996, traducere), 2004, ALL EDUCATIONAL, Bucureşti, p.24 15 *** Enciclopedie de filosofie şi ştiinţe umane (De Agostini, 1996, traducere), 2004, ALL EDUCATIONAL, Bucureşti, pp.228-229 12

Salvarea corabiei de la scufundare şi a echipajului de la înec este, în vremuri de furtună, vitală. Cu şansă şi cu pricepere managerială, naufragiul poate fi evitat. Managerial gândind, lucrurile nu pot fi oprite aici. Corabia - pentru a păstra metafora - trebuie dusă mai departe, trebuie dusă până în portul de destinaţie. Fireşte, de aici începe discuţia practică, încep analizele. Este cu putinţă ca vechiul port de destinaţie să fi suferit transformări, să opereze în condiţii noi, sensibil modificate. Proiectarea şi gestionarea scopurilor privind dezvoltatea organizaţiei angajează, în esenţă, funcţiile decizionale ale organizaţiei, diagnoza, prognoza, decizia propriu-zisă, organizarea, motivarea şi controlul. În planul comunicaţional, dezvoltarea - ca scop managerial - impune structurarea şi utilizarea „mesajului privind dezvoltarea“. Atunci când organizaţia se află la start sau intră într-o etapă fundamental nouă de evoluţie, cât şi atunci când la „cârma managerială“ a organizaţiei se află o echipă nouă, este imperios ca mesajul managerial să exprime capacitatea managerială şi hotărârea de a duce organizaţia spre viitor. Nu e nimic surprinzător în aceasta. Viitorul este cel mai mare rezervor de incertitududini şi de nelinişte. Drept urmare, generarea încrederii publicurilor, interne şi externe, în capacitatea organizaţiei de a lucra în viitor este un scop managerial de calibru strategic. 1.5 Problemele gândirii manageriale În genere, o problemă constituie o dificultate, o provocare care are nevoie de o soluţie. Altfel spus, „ ...tot ceea ce nu e imediat şi univoc comprehensibil şi necesită cercetarea inteligibilităţii lui16 constituie o problemă.“ Rezolvarea unei probleme cuprinde răspunsul privind o direcţie sau alta în evoluţia unei organizaţii, o alegere, o opţiune între mai multe drumuri posibile. În esenţă, problemele exprimă diverse evoluţii posibile, iar soluţiile sunt evoluţii dezirabile în viaţa unei organizaţii. Fireşte, natura problemelor cu care se confruntă o organizaţie depinde de natura organizaţiei, de specificul misiunii acesteia, de specificul contextului organizaţional (stabil sau în schimbare), de „vârsta“ organizaţiei ş.a.m.d. Dincolo de particularităţile organizaţionale, care desigur că influenţează concret natura problemelor, orice organizaţie se confruntă, în orice context, cu probleme tip - probleme comune tutoror organizaţiilor. Acestea sunt problemele de creştere şi problemele de optimizare. Problemele gândirii şi acţiunii manageriale lucrează multistratificat şi simultan. Orice organizaţie îşi asumă şi are de rezolvat, în acelaşi timp, atât probleme de creştere (sunt cele mai vizibile şi mai frecvente), cât şi probleme de optimizare (sunt puţin vizibile, cu grad ridicat de complexitate, subtile, în sens metodologic, şi cu un impact mare asupra randamentului organizaţiei). Creşterea sau „cum pot fi duse lucrurile mai departe“ şi cum poate fi evitat impasul provocat de „limitele creşterii“ În orice organizaţie, sunt naturale problemele privind regimul de existenţă şi de funcţionare a organizaţiilor. Aşa cum orice om, în chip obişnuit, doreşte să trăiască mai mult, dar şi mai bine, în mod asemănător, în organizaţii sunt fireşti preocupările pentru regimul de lucru, de funcţionare, pentru ceea ce se poate numi „creşterea organizaţiei“. Creşterea înseamnă, în esenţă, ducerea organizaţiei mai departe, continuarea acţiunilor specifice, obţinerea de randamente superioare faţă de trecut, sporirea cantităţii produselor specifice, micşorarea tuturor costurilor, mărirea ariei de impact a organizaţiei ş.a.m.d. Problemele de creştere sunt atât „probleme de organizare“, de antrenare eficientă a resurselor organizaţiei înspre scopul considerat dezirabil, cât şi „probleme de viziune“. Dacă, în primul sens,
16

*** Enciclopedie de filosofie şi ştiinţe umane (De Agostini, 1996, traducere), 2004, ALL EDUCATIONAL, Bucureşti, p.861 13

hotărâtoare este capacitatea managerilor de a gândi şi de a acţiona convergent, de a genera legăturile potrivite între toţi factorii şi între toate elementele care contribuie la îndeplinirea scopului organizaţiei, în cel de-al doilea sens, esenţial este realismul abordărilor manageriale. În practică, la intersecţia problemelor de organizare cu problemele de viziune se află problema fundamentală, privind „limitele creşterii“ unei organizaţii. Cât de mult se poate dezvolta o organizaţie, cu ce costuri şi cu ce consecinţe ale dezvoltării? - sunt toate acestea întrebări tot mai frecvente şi mai presante din agenda managerilor organizaţiilor moderne. Răspunsurile la întrebările privind natura şi riscurile problemelor de creştere vin - în primul rând - din analiza lucidă a problemelor de optimizare. Optimizarea sau „cum pot fi făcute lucrurile mai bine“ Cel mai simplu mod de ilustrare a problemelor de optimizare este cuprins în metafora organizării „băii copilului“. Într-adevăr, sună întrebarea tradiţională, cum putem face în aşa fel încât, după ce copilului i s-a organizat baia, aruncarea apei din cada de baie să nu fie însoţită şi de aruncarea copilului? Metodologic, optimizarea cuprinde probleme de armonizare, de echilibrare şi de proporţionare a corelaţiilor dintre elementele structurale şi acţiunile organizaţiei, cât şi probleme de etapizare, de corelare potrivită între elementele şi timpul acţiunii. Într-un sens întrucâtva mai larg, procesele de optimizare se cuprind în strategiile de intervenţie organizaţională, de modelare a structurilor organizaţiilor, a relaţiilor dintre oameni, ca şi dintre organizaţie şi mediu, pentru a spori gradul de funcţionalitate a organizaţiei, capacitatea acesteia de a-şi realiza funcţiile specifice. Dacă, în ceea ce priveşte problemele de creştere, pragul critic în abordarea şi în soluţionarea acestor probleme este dat, cum arătam, de existenţa şi de conţinutul concret al limitelor creşterii, în chip similar, în contextul problemelor de optimizare, pragul critic al procesului managerial este concretizat în „intervalul practic de optimizare“. Fireşte, sunt necesare două explicaţii. În primul rând, prin prag critic înţelegem nivelul, momentul, etapa, în raport cu care o ţintă poate fi atinsă sau ratată. De fapt, ţinta este ratată, dacă acţiunea managerială este declanşată prea devreme, eşecul venind din lipsa de maturitate a condiţiilor de succes, sau - inevitabil - dacă acţiunea este lansată prea târziu. În al doilea rând, intervalul practic de optimizare trebuie înţeles drept interval de oportunitate, drept spaţiul şi etapa unde şi când sunt de dorit şi sunt necesare acţiunile manageriale ale organizaţiei. În afara acestui interval, randamentul organizaţiei este modest sau - şi mai grav - este negativ, organizaţia fiind îndreptată spre sec şi chiar spre dezagregare. 1.6 Nivelurile gândirii manageriale Jocurile electronice pentru copii (şi nu numai ele) sunt structurate pe nivele de complexitate, trecerea la un nivel superior nefiind cu putinţă decât dacă sunt rezolvate satisfăcător problemele specifice fiecărui nivel în parte. Este o modalitate ingenioasă de a antrena nu atât predispoziţiile ludice ale copiilor, cât mai ales abilităţile acestora de a imagina şi de a operaţionaliza decizii. De fapt, ceva asemănător se întâmplă şi în ceea ce priveşte conducerea organizaţiilor şi pregătirea minţii, ca şi a capacităţii de acţiune a managerilor. În esenţă, nivelul de pornire, nivelul cel mai intens practicat şi cel mai vizibil, este nivelul acţiunii eficiente. Eficienţa este absolut esenţială. Managementul organizaţiilor nu se poate mărgini, însă, doar la eficienţă. Eficienţa ca atare trebuie încorporată în ansamblul strategiilor de performanţă organizaţională, de acţiune adecvată a organizaţiilor, cu scopul de a genera condiţii de securitate pentru funcţionarea acestora.

14

Eficienţa - ştiinţa costurilor profitabile sau priceperea înmulţirii banilor! CÂT? - aceasta este întrebarea înscrisă pe frontispiciul oricărei şcoli de management! CÂT COSTĂ? - aceasta este întrebarea care intră în obişnuinţa comportamentului oricărui manager. Nimic nu este mai normal, în viaţa organizaţiilor, decât analizele de cost sau calculele de eficienţă. În esenţă, eficienţa exprimă randamentul funcţionării organizaţiilor, capacitatea acestora de a realiza „ieşiri“ (produse specifice, desfăcute pe piaţa specifică) mai mari decât „intrările“ (resursele necesare funcţionării organizaţiilor, capitalul uman, financiar, energetic, informaţional ş.a.m.d.), diferenţa îmbrăcând forma valorii nou adăugate şi fiind vizibilă în profit. În termeni simpli, eficienţa înseamă să ai mai mulţi bani, la sfârşitul unui ciclu de producţie, decât banii investiţi la începutul ciclului, diferenţa fiind tocmai profitul. Eficienţa se măsoară în bani, iar cei investiţi cu priceperea şi puterea specifică de a obţine şi de a gestiona banii sunt contabilii. În organizaţii, contabilii au un rol strategic, iar pregătirea contabilă a managerilor, a conducătorilor organizaţiilor este extrem de consistentă. Eficienţa este vitală pentru funcţionarea oricărei organizaţii. Eficienţa în sine, însă, nu este o ţintă managerială suficient de consistentă. Mai mult decât atât, eficienţa proiectată drept scop absolut şi gestionată speculativ poate deveni riscantă, contraproductivă şi chiar catastrofală. O dovadă în acest sens s-a produs în anii din urmă, din păcate, prin practici speculative, pe piaţa imobiliară din diverse ţări. Tot aşa cum există limite ale creşterii organizaţiilor, există şi limite ale multiplicării banilor. Incontestabil, eficienţa fără limite nu este cu putinţă, sau - altfel spus - există limite dincolo de care creşterea necugetată şi imprudentă a eficienţei duc la prăbuşirea organizaţiilor. Pare a fi evident că, dincolo de bani, se află, în sensul managerial, lucruri mult mai importante. Oricum, dincolo de posesia banilor, mai importantă este capacitatea obţinerii şi a gestionării banilor. Şi, chiar mai importantă decât aceasta, este menţinerea capacităţii de funcţionare a organiizaţiior. Performanţa sau arta de a spune „La mulţi ani!“ organizaţiilor Dacă ne-am putea imagina o „gripă aviară“ a „găinilor care fac ouă de aur“, cel mai potrivit sfat care ar putea fi dat managerului care produce ouă de aur n-ar fi, cu siguranţă, sacrificarea găinii (eventual, pentru a depune la bancă ouăle încă neouate). Evident, cel mai important lucru constă, cum spuneam deja, în menţinerea capacităţii de funcţionare a organizaţiilor. În acest spaţiu atât de problematic, procesele manageriale sunt extrem de complexe. Experienţa organizaţiilor, a managementului sistemelor (indiferent de calibrul şi de natura acestora) arată că organizaţiile, ca şi sistemele care integrează organizaţii, se prăbuşesc, se dezagregă nu atât datorită lipsei resurselor, ci mai ales în condiţiile lipsei unor răspunsuri manageriale adecvate la provocările care rezultă din acţiunea simultană a „slăbiciunilor“ interne şi a „presiunilor“ din exteriorul organizaţiei. A spune „La mulţi ani!“ organizaţiilor înseamnă, în sens managerial, a proiecta şi a gestiona condiţiile de securitate privind funcţionarea organizaţiilor, condiţiile de protejare activă şi permanentă a existenţei şi a capacităţii de funcţionare a acestora. 1.7 Domeniile generării şi manifestării corelaţiilor manageriale După cum arătam, managerii sunt performanţi atunci când sunt pregătiţi profesional şi când dovedesc practic capacitatea de a detecta şi de a gestiona adecvat corelaţiile care populează universul organizaţiilor, care sunt un permanent amestec între asemănările şi deosebirile dintre elementele specifice vieţii organizaţiilor. Un manager este cu atât „mai bogat“, mai performant cu cât este în măsură să observe şi operaţionalizeze cât mai multe corelaţii, legături, conexiuni între oameni, între elemente structurale şi între procesele interne şi externe ale organizaţiilor. Multe
15

corelaţii privesc direct, aşa cum va rezulta din capitolele de sine stătătoare ale acestui manual, cultura organizaţiilor. Acum, pentru început, în acest demers privind modul de educare, de formare şi de antrenare a gândirii managerilor, ne vom opri asupra unor corelaţii generice, prezente în orice timp şi în orice cultură. În acelaşi timp, este vorba despre corelaţii de calibru strategic, care nu pot fi în nici fel ignorate şi care trebuie să facă parte din „codul genetic“ al oricărui manager şi al oricărui comunicator. „Înăuntru“ şi „înafară“ - două lumi care coexistă şi care se întrepătrund. Probabil că cea mai importantă descoperire făcută în clipa în care a explodat turbulenţa schimbării a fost faptul că organizaţia nu este izolată şi că ea nu există doar prin ceea ce se petrece în interiorul acesteia. Pentru manager, esenţială devine observarea permanentă şi corelarea continuă a turbulenţelor externe (existente pe piaţa produselor specifice, pe piaţa financiară, pe cea a resurselor energetice ş.a.m.d.) cu opţiunile, deciziile şi procesele din interiorul organizaţiilor. Dacă până în acest moment puteau exista ezitări în încercarea de a răspunde la întrebarea privind „locul“ în care este amplasat managerul, conducătorul organizaţiei, acum răspunsul este lesne de formulat - managerul „lucrează“ la graniţa organizaţiei, în spaţiul de interferenţă dintre procesele interne şi externe ale organizaţiei. Natura şi societatea - cheia de boltă a universului managerial. Civilizaţia, îngust înţeleasă, ne transformă doar în „oameni sociali“, care au orgoliul de a se fi desprins de natură şi care au dobândit avantajul de a arunca în cârca naturii tot ceea nu este rezolvat corespunzător, prin politici sociale şi programe manageriale. Când, să spunem, are loc un cutremur, un asemenea mod de gândire ne-ar putea duce spre decontarea întregii probleme (distrugeri şi suferinţă umană) în contul naturii. Eroarea este enormă, strategiile manageriale performante de gestionare a consecinţelor unor fapte naturale inevitabile cuprinzând programe ce privesc securitatea infrastructurii şi comportamentul adecvat al populaţiei. În chip asemănător, managementul performant cuprinde idei, programe şi acţiuni, privind corelaţia complexă şi adesea contradictorie dintre conţinutul social al organizaţiei şi suportul şi efectele, în spaţiul naturii, ale acţiunii şi produselor organizaţiei. Aici se află de fapt rădăcina abordărilor ecologice, în managementul modern. Intenţionat şi spontan, necesar şi întâmplător în acţiunea managerială. Acţiunea managerială este intenţionată şi necesară. În mod firesc, managerii instituie şi operaţionalizează intenţionalităţi (scopuri, obiective, misiuni ale organizaţiilor) şi gestionează acte deliberate şi necesare, privind proiectele organizaţiilor. Spaţiul acţiunii manageriale nu este însă, prin aceasta, epuizat. Orice act managerial are şi o marjă de spontaneitate, iar orice proces managerial are de înfruntat şi de surmontat, oricât de riguros ar fi planificat, şi evenimente întâmplătoare, fapt care este verificat nu numai în condiţii de criză şi în contextul comunicării de criză. Drept urmare, pregătirea şi antrenarea managerilor urmăreşte atât rigoarea şi coerenţa metodologică, însuşirea şi exersarea unor reguli, a unor standarde de acţiune, cât şi stimularea creativităţii, a soluţiilor spontane, dar riguroase şi consistente, la provocările cu care se pot confrunta organizaţiile. Viitorul vine din trecut, iar prezentul are nevoie de viitor. Organizaţiile lucrează, pur şi simplu, pe axa timpului, ceea ce pentru manageri generează probleme extrem de complexe. Înainte de toate, trecutul ridică două mari probleme. Atunci când prezentul este altfel decât trecutul, iar viitorul se anunţă total diferit de trecut, managerii pot să cadă în capcana abordării inerţiale a viitorului, conform unor modele de gândire şi a unor proceduri acţionale preluate din trecut. Managerii pot deveni prizonierii trecutului, cu riscuri uriaşe pentru randamentul şi existenţa organizaţiilor. Nici varianta contrarie nu este mai fericită. Abandonarea completă a trecutului ascunde pericolul unor
16

rupturi contraproductive şi al unor mari cheltuieli pentru a reinventa organizaţia. În esenţă, trecutul trebuie asumat, administrat precum un medicament - nici mai mult, nici mai puţin decât este nevoie. Nici abordarea viitorului nu este mai lesnicioasă, cele mai multe probleme izvorând din incertitudinile viitorului. Erorile managerilor apar mai ales atunci când viitorul este simplificat, ca şi cum ar putea fi ajustat după un „pat al lui Procust“, aflat în capul managerilor, şi atunci când el este abordat emoţional şi doar voluntarist. Viitorul este ca şi cum ne-am pregăti să poposim pe o planetă nouă. Actele emoţionale şi de voinţă, în sine utile, nu sunt suficiente. Sunt necesare, simultan şi mereu în proporţia potrivită, analiza, discernământul, forţa sintezei, capacitatitea deciziei adecvate, inovaţia, creativitatea. În confruntarea cu viitorul, managerul nu poate izbândi decât dacă este format şi se comportă ca un descoperitor, ca un om de ştiinţă. Vârstele oamenilor şi vârsta organizaţiei. Gestionarea vârstelor este asemănătoare, ca dificultate şi importanţă, cu gestionarea timpului. Mai mult chiar, dacă timpul, trecutul şi viitorul, par mai curând abstracte, iar în sens managerial par a fi mai degrabă realităţi conceptuale, decât realităţi palpabile, oamenii, indiferent de vârsta sunt, în chip natural, extrem de concreţi, ceea ce sporeşte dificultatea ecuaţiei vârstelor în organizaţii. În principiu, în acţiunea managerilor pot exista două mari dificultăţi, două capcane, „capcana tinereţii“ şi „capcana maturităţii“. Ca în orice capcană, se ajunge în situaţii de un asemenea tip prin unilateralizări şi prin abordări dintr-o singură perspectivă. „Capcana tinereţii“ este cu putinţă atunci când, în opţiunea managerilor, resursele organizaţiei în domeniile cheie, se pot constitui, practic în exclusivitate, din energiile mari şi uriaşa forţă de combustie a oamenilor tineri. Este o opţiune care, pentru perioade limitate şi în contexte specifice, poate duce la rezultate consistente, dar care, pe termen lung, duce la dezechilibre. Nici „capcana maturităţii“ nu este mai puţin riscantă, pentru simplul motiv că, în lipsa permanetei înnoiri umane, organizaţiile îmbătrânesc în mod inevitabil şi mor. Managerii gestionează problema vârstei membrilor organizaţiei printr-o permanentă corelare cu vârsta şi cu specificul organizaţiei, fiiind datori să afle şi să folosească îmbinarea, într-o proporţie adecvată, a „tinereţii“ şi a „maturităţii“. Femeile şi bărbaţii în viaţa organizaţiilor. Practica dovedeşte că ar fi imprudent să credem că organizaţiile sunt asexuate sau, mai exact spus, că populaţia organizaţiilor este asexuată. În sens managerial, împărţirea populaţiei unei organizaţii, în femei şi bărbaţi, este cel puţin la fel de relevantă, precum distincţia practicată între tineri şi vârstnici. Capcanele care pot opera în acest spaţiu sunt strâns legate de contextele istorice şi culturale, prin care sunt privite şi valorizate existenţa şi munca femeilor şi a bărbaţilor în organizaţii. Practic însă, dincolo de coloratura culturală, pot fi două capcane, „capcana ignorării“ şi „capcana supraestimării“. Din nou, capcanele vin din exagerări şi abordări unilaterale. În prima situaţie, existenţa în termeni organizaţionali a bărbaţilor şi a femeilor este ignorată, justificările implicite fiind vizibile prin utilizarea apăsată a unor formulări neutre, precum „forţa de muncă“ sau „capitalul uman“. Se încearcă în acest mod evitarea unor obligaţii organizaţionale faţă de problemele specifice ale unora sau altora (de regulă, ale femeilor); de fapt nu este ignorată problema ci - fapt grav - este ignorată uriaşa forţă organizaţională „ascunsă“ în specificul uman şi cultural al femeilor şi bărbaţilor (de la rafinament şi echilibru, până la combativitate şi spirit al competiţiei). În a doua situaţie, „capcana supraestimării“ vine din şi duce la abordări manageriale „sexiste“, vizibile de regulă în tratamente supra-rigoriste acordate femeilor, care sfârşesc până la urmă prin a fi contraproductive. Din nou se poate vedea, şi în acest context managerial, că orice fel de exagerare duce la efecte contrare premiselor iniţiale.

17

1.8 Gestionarea resurselor strategice Din matricea cognitivă a managerilor trebuie să facă parte şi capacitatea de gândi şi de a gestiona adecvat resursele strategice ale organizaţiei. Acestea sunt resurse vitale pentru existenţa şi creşterea organizaţiilor. În principiu, gândirea managerială trebuie pregătită pentru a satisface două mari categorii de condiţii care privesc resursele strategice ale organizaţiilor: a) condiţii de completitudine; pur şi simplu, este necesar ca managerii să fie în măsură să observe, să proiecteze şi să gestioneze întregul tablou al resurselor organizaţiilor, să aibă permanenent în vedere, în mod practic, toate resursele necesare vieţii organizaţiilor. b) condiţii de consistenţă; fireşte, identificarea resurselor strategice, a tuturor resurselor, deşi extrem de importantă, nu este şi suficientă; managerii au datoria profesională de a estima în permanenţă „necesarul“, cantitativ şi calitativ, de resurse strategice. Condiţiile de completitudine şi de consistenţă privind resursele strategice ale organizaţiilor au relevanţă efectivă în contextul înţelegerii, de către manageri, a tipologiei şi a situaţiilor manageriale concrete de abordare a resurselor strategice ale organizaţiilor. Tipologia resurselor strategice ale organizaţiilor Criteriile care pot duce la identificarea tipurilor de resurse strategice ale organizaţiilor sunt elementare. Este vorba despre spaţiu şi timp, care încorporează natural orice organizaţie, despre oameni, unelte şi acţiuni, distincţia dintre tipurile de resurse fiind relativă, iar în prim plan aflânduse interferenţa şi interdependenţa dintre toate tipurile de resurse. Cu această observaţie, principalele tipuri de resurse strategice ale organizaţiilor sunt: a) resursele spaţiale; organizaţiile există în spaţiu, atât în spaţiul fizic (au nevoie de terenuri, de clădiri ş.a.m.d.), cât şi în spaţiul cultural şi istoric; o organizaţie nu se poate naşte, nu poate vieţui şi nu poate creşte decât dacă îşi procură, îşi conservă, îşi apără şi îşi dezvoltă un suport spaţial. b) resursele temporale; gestionarea adecvată, arătam deja, a proceselor înscrise pe axa timpului, a trecutului, a prezentului şi a viitorului constituie o resursă strategică a oricărei organizaţii; cheia succesului, din acest punct de vedere, este dată de relaţia potrivită dintre trecut şi viitor, fapt vizibil prin actele prezentului. c) resursele spaţio-temporale; sunt cele mai dificile şi mai problematice resurse ale unei organizaţii; aici se cuprind procesele, din mediul intern şi din mediul extern, ale organizaţiei, care sunt legate între ele şi se influenţează în permanenţă - procese precum aprovizionarea cu resurse materiale şi energetice, producţia şi desfacerea pe piaţă a produselor specifice; de fapt, managerii trebuie pregătiţi pentru a gândi simultan în spaţiu şi în timp; în acest nod problematic se află principala dificultate, dar şi o uriaşă oportunitate pentru dezvoltarea organizaţiilor. d) resursele umane; natural, odată fixat cadrul spaţio-temporal al organizaţiei, este necesar să fie adus în prim plan omul, organizaţiile fiind - nu trebuie să uităm nici o clipă - alcătuiri umane; bazinul de recrutare, politicile de selecţie şi de formare, strategiile de motivare ale resurselor umane sunt axe strategice ale acţiunii manageriale. e) resursele instrumentale; managerii trebuie să ştie că oamenii au la îndemână două mari modalităţi de a se dechide spre lumea din jur, gândul (cunoaşterea) şi uneltele (tehnologiile de lucru); drept urmare, în organizaţii extrem de importantă va fi pregătirea cognitivă şi operaţională a tuturor celor care lucrează în organizaţie, simultan cu asigurarea tuturor uneltelor necesare pentru îndeplinirea misiunii organizaţiei. f) resursele energetice, informaţionale şi comunicaţionale; din nou, ne aflăm în prezenţa uneia dintre cele mai complexe probleme ale conducerii organizaţiilor; fireşte, resursele energetice includ practic întreaga istorie a omenirii, de la energia procurată prin hrană, până la energia mijloacelor de
18

transport; în acelaşi timp, resursele informaţionale continuă şi completează epopeea milenară a magistralei resursei energetice, într-un plan mai înalt; nu întâmplător, resursele comunicaţionale integrează energia vieţii şi conţinutul informaţional al organizaţiilor. g) resursele simbolice; integrând toate resursele anterioare, resursele simbolice lucrează, în principal, drept resurse identitare; identitatea este, cu o foarte mare probabilitate, una dintre cele mai bogate resurse de existenţă şi de creştere a organizaţiilor; deficitul de identitate sau percepţiile neclare privind propria identitate pot naşte riscuri grave pentru funcţionarea şi chiar pentru viaţa organizaţiilor. Situaţii manageriale de abordare a resurselor strategice La prima vedere, cel mai potrivit mod prin care poate fi exprimat succesul managerial, în ceea ce priveşte resursele strategice ale organizaţiei, ar putea fi cuprins, oricât ar părea de surprinzător, în metafora gospodinei care are grijă să aibă în cămară cât mai mult din ceea ce este necesar pentru un trai îndestulat. O asemenea preocupare, justificată, nu este însă suficientă. Funcţionarea eficientă a organizaţiilor presupune o viziune managerială, complexă şi flexibilă, asupra tuturor ipostazelor în care poate fi imaginată legătura dinamică dintre organizaţii, mediu şi resursele vitale pentru existenţa şi funcţionarea acestora. În această idee, principalele situaţii de abordare a resurselor strategice ale organizaţiilor sunt: a) posesia resurselor; natural, posesia resurselor - în primul rând a resurselor materiale şi energetice - este, de regulă, apreciată drept cea mai sigură modalitate prin care o organizaţie îşi poate asigura succesul managerial; limitarea opţiunilor manageriale doar la acţiuni privind posesia resurselor poate fi însă riscantă, în conditiile în care simpla posesie a resurselor, deşi extrem de importantă, nu garantează succesul organizaţional; mai mult decât atât, concentrarea energiilor manageriale doar înspre posesia resurselor generează riscul subaprecierii actelor manageriale care privesc valorificarea adecvată a resurselor. b) accesul la resurse; practica vieţii economice, cu deosebire, demonstrează că posesia resurselor, în sine, nu este semnificativă, decât dacă este însoţită de condiţii clare privind accesul sigur şi suportabil, în ceea ce priveşte costurile, la resurse; altcumva, pot exista dificultăţi naturale privind accesul la resursele materiale şi energetice, precum cele din Siberia, care fac din posesia resurselor un criteriu mai puţin relevant, cel puţin pentru etapa prezentă; în chip similar, pot exista dificultăţi contextuale privind accesul la resurse, precum cele din Irak, care duc la acelaşi rezultat; într-un sens mai larg, este util să se observe că multe evenimente din istoria mai veche sau mai nouă a civilizaţiei se explică prin efortul de deschide accesul le resurse, la izvoarele de apă, la pungile de petrol şi la magistralele de transport ş.a.m.d. c) posibilităţi de procesare; din nou este evident că posesia şi accesul la resurse, deşi importante, nu sunt suficiente; în practică, pot exista dificultăţi financiare şi tehnologice care împiedică valorificarea premiselor manageriale ce rezultă din posesia şi din accesul la resurse. d) oportunităţi de valorificare a resurselor materiale, energetice, informaţionale şi umane ale organizaţiilor; experienţe ale anilor de sfârşit ai primului deceniu al secolului XXI arată indubitabil că posesia, accesul şi chiar posibilităţile de procesare a unor resurse vitale, precum petrolul şi terenurile, proprietăţile imobiliare nu duc automat la succes, în condiţiile unor evoluţii greu previzibile ale preţurilor. e) oportunităţi de utilizare a resurselor strategice ale organizaţiilor; pentru a folosi, din nou, o metaforă, este important ca managerii să ştie că, în mod obişnuit, nu legumicultorii de pe malul apei sunt cei mai prosperi oameni de afaceri; nu de puţine ori, câştigă mai mult cei care cultivă legume în deşert, utilizând cu pricepere tehnica udatului cu picatura, la rădăcina plantelor.

19

În concluzie, abordarea managerială a resurselor strategice ale organizaţiilor are nevoie, înainte de toate, de inteligenţă managerială, de capacitatea mentală şi operaţională a managerilor de a corela într-un mod adecvat, potrivit contexteler existente, toate situaţiile privind posesia, accesul, procesarea, valorificarea şi utilizarea resurselor. Corelaţia dintre discontinuitate şi continuitate şi îmbinarea, în proporţie potrivită, a schimbării cu stabilitatea: „proba de foc“ a gândirii şi acţiunii manageriale În viaţa societăţilor, a sistemelor sociale, a comunităţilor şi organizaţiilor, momentele de înnoire, de schimbare nu sunt nici rare, nici lipsite de însemnătate. În sens managerial, proiectarea şi gestionarea potrivită a unei corelaţii funcţionale între ceea ce se schimbă şi ceea ce se păstrează este o problemă de calibru strategic, cu numeroase riscuri şi dificultăţi. Pot fi puse într-o corelaţie funcţională discontinuitatea şi continuitatea? Momentele şi procesele de ruptură socială semnificativă, etapele de înnoire spirituală, culturală în climatul şi gândirea publică deschid noi orizonturi de căutare şi generează în acţiunea managerilor probleme grave, complexe şi dificile, privind relaţia dintre discontinuitate şi continuitate. Ce se schimbă şi ce se păstrează, poate fi şi este de dorit să fie schimbat totul, poate fi evitată schimbarea, sau cel puţin şocul uman al acesteia? - sunt toate acestea întrebări la care managerii sunt nevoiţi şi mai ales datori să formuleze răspunsuri. Răspunsurile sunt cu putinţă, doar în măsura în care managerii sunt pregătiţi să evite în mod adecvat capcanele discontinuităţii şi ale continuităţii. Capcanele discontinuităţii: a) riscuri reale pentru organizaţii pot rezulta din obsesia şi inerţia discontinuităţii, din abordarea discontinuităţii nu ca un proces normal şi complex de schimbare, de înnoire, ci ca o fatalitate şi o ruptură totală cu istoria organizaţiei (ceea ce, practic, nici nu este cu putinţă); b) nu mai puţin contraproductive sunt abordările manageriale vizibile în formalismul înnoirii, în înnoirea doar de suprafaţă, mecanică şi superficială, în schimbarea de dragul schimbării; prin asemenea practici, nu se obţin decât pierderi inutile şi irecuperabile din acumulările şi energia umană a organizaţiilor. Capcanele continuităţii nu lipsesc nici ele şi nu sunt mai puţin periculoase: a) una dintre cele mai riscante capcane este capcana continuităţilor parţiale, cum ar fi continuitatea umană, de vârstă („trebuie să păstrăm oameni cu experienţă…“), de idei („sunt idei la care nu putem renunţa…“), continuitate justificată de obicei în mod contextual şi emoţional; eroarea vine aici din tipul de raţionament managerial; fireste, pentru a rămâne în situaţia sugerată mai sus, oamenii cu experienţă nu trebuie pierduţi, după cum sunt şi idei la care este păgubitor să se renunţe; dar nu aici se află miezul gândirii şi al acţiunii manageriale; managerii au datoria fundamentală de a asigura continuitatea de funcţionare a organizaţiei, continuitatea sa strategică; b) la fel de contraproductivă este abordarea emoţională, timidă şi temătoare a continuităţii, ca şi cum managerii ar putea fi făcuţi culpabili de „păcatul continuităţii“, în condiţiiile în care, repetăm, ei au datoria strategică de a asigura, tocmai în etapele de schimbare, de înnoire, continuitatea funcţională a organizaţiei. Concluzia se impune de la sine; nu există şi nu poate exista o formulă ideală de îmbinare a continuităţii cu discontinuitatea. Managerii trebuie pregătiţi şi antrenaţi pentru a proiecta, a operaţionaliza şi a gestiona proporţiile adecvate de continuitate şi de discontinuitate, potrivit situaţiei specifice fiecărei organizaţii şi fiecărei etape. Schimbarea şi stabilitatea sau priceperea de a combina „focul“ cu „apa“. Metafora sugerată mai sus este porivită pentru a ilustra o altă idee de forţă a gândirii şi acţiunii manageriale. La prima vedere, apa şi focul sunt fenomene şi realităţi extrem de diferite, care în nici un fel n-ar putea fi puse împreună. Şi totuşi, să ne amintim, una dintre primele forme moderne de a obţine cu randament
20

ridicat energie a fost motorul cu aburi, care tocmai asta face, combină apa cu focul, spre folosul oamenilor. În organizaţii, managerii sunt în situaţia de a combina „apa“ cu „focul“, de a corela funcţional schimbarea şi stabilitatea. Aici, importante sunt câteva adevăruri simple: schimbarea este necesară, este inevitabilă, însă nu este eternă, fără sfârşit, nu este absolută; drept urmare, schimbarea nu este şi nu trebuie transformată într-un scop în sine, orice sistem, orice organizaţie supuse schimbării intrând în chip natural într-o etapă de post-schimbare, într-o perioadă când în prim plan se află procesele stabilităţii. De fapt, schimbarea şi stabilitatea sunt inseparabile, precum feţele unei medalii, precum „focul, căldura“ şi „apa“, în energia naşterii şi manifestării vieţii. Rezumat Gândirea managerială operează cu două tipuri de paradigme: gândirea finalistă şi gândirea tendenţială. Paradigmele se bazează pe presupoziţii logice (două presupoziţii importante sunt ale cauzalităţii şi ale interdependenţelor sistemice). Scopurile managerilor vizează două mari direcţii: adaptarea la mediu (atât de dificilă în condiţiile de schimbare accentuată de astăzi) şi dezvoltarea organizaţiilor (necesitatea de a evolua pe direcţiile cele mai bune). În urmărirea acestor scopuri, managerii se confruntă cu două tipuri de probleme: problema creşterii (trecerea organizaţiei de la o dimensiune la alta implică întotdeauna elemente complexe de organizare) şi problema optimizării (cum se poate ajunge la formula cea mai bună de activitate). Managementul organizaţiilor devine de fapt arta de a corela şi echilibra elemente precum interiorul şi exteriorul organizaţiei, vârstele şi genurile membrilor organizaţiei, mediul şi societatea. Nu în ultimul rând, managerii trebuie să gestioneze adecvat resursele strategice, evaluând corect calitatea şi cantitatea acestora, în tot evantaiul tipurilor de resurse disponibile (spaţio-temporale, informaţionale, umane, instrumentale, simbolice). Concepte cheie gândire finalistă gândire tendenţială cauzalitate interdependenţă sistemică creştere, dezvoltare adaptare, optimizare resurse strategice

Aplicaţie rezolvată 1. Analizaţi într-o organizatie rolul pe care îl joaca gândirea managerială în sprijinirea procesului de schimbare. În firma “Salis” activitatea se desfăşura în mod inerţial, firma avea anumite probleme, dar mediul extern nu era încă suficient de competitiv pentru ca problemele să devină grave. Se pare însă ca apariţia unor noi competitori pe piaţă a declanşat nevoia de schimbare. Directorul general era conştient că dacă lucrurile nu se schimbă organizaţia va merge din ce în ce mai rău. Ineficienţa angajaţilor se datora sistemului tehnologic învechit care nu permitea satisfacere în condiţii optime a clienţilor. Directorul de producţie ştia că, dacă dorea ca schimbarea să aibă succes, trebuia să atragă
21

de partea sa mecanicii experimentaţi din firmă care trebuiau să înţeleagă rolul schimbării, să o perceapă ca pe un factor pozitiv şi să se implice în realizarea ei. Pentru aceasta, a declanşat o serie de discuţii pentru a identifica împreună cu mecanicii direcţia şi modul în care să se realizeze schimbarea tehnologică. Au ieşit la iveală idei bune şi idei mai puţin bune; oamenii s-au simţit implicaţi si au început să susţină schimbarea. Mai mult decât atât, directorul general a decis să formeze o echipă aleasă din cei mai buni mecanici care să fie în centrul schimbării, să vină cu idei şi să colaboreze la introducerea schimbării. Echipa a ajuns motorul principal al schimbării, devenind un element cheie în implementarea ei. Directorul general a declanşat discuţii pentru a identifica problemele şi preocupările angajaţilor şi pentru a-i motiva. Cu ajutorul echipei de mecanici au fost motivaţi angajaţii pentru a participa la cursuri de instruire si pentru a integra noua tehnologie în activitatea organizaţiei. Cheltuielile au fost mari, dar investiţia a meritat. Întrebat de ce a ales să realizeze această schimbare, directorul general a răspuns: “În noile condiţii aveam de ales să fim conducătorii schimbării, simpli pasageri sau în afară jocului. Noi am dorit să fim leaderi”. Întrebat de ce a ales să implice angajaţii în schimbare a răspuns: “Este simplu, am realizat că suntem toţi în aceeaşi barcă”. Poate că nivelul mai puţin vizibil al efectelor pe care gestionarea schimbării le-a produs a fost generarea unei culturi a implicării şi învăţării. Angajaţii se simt mai implicaţi în organizaţie şi simt că iniţiativele lor vor fi apreciate. Schimbarea nu mai este privită de către angajaţi ca ceva negativ, de care să se teamă, ci este privită ca un fapt firesc pe care îl acceptă cu deschidere. Impactul pe care îl are gândirea managerială asupra schimbării şi direcţia pe care o imprimă schimbării îl fac o necesitate. Gândirea managerială este forţa de adâncime a oricărei schimbări. Organizaţiile au nevoie de leader care să recunoască în mod clar nevoia de schimbare, care să aibă viziunea cu privire la ce poate să devină organizaţia prin schimbare şi să fie capabil să ofere motivaţia şi direcţia pe care trebuie să o ia organizaţia pentru a ajunge la rezultatele dorite. O schimbare fără leader poate da greş, o schimbare care beneficiază de un leader, aşa cum este cazul în exemplul pe care l-am dat este un succes. Directorul firmei a identificat clar nevoia de schimbare. Firma avea nevoie de o schimbare tehnologic pentru a rezista pe piaţă în contextul apariţiei unor noi concurenţi. Schimbarea nu putea fi un succes dacă angajaţii nu vor înţelege de ce este necesară schimbarea şi nu se vor implica activ în realizarea ei. Gestionarea schimbării presupunea parcurgerea unor etape: pregătirea schimbării, acceptarea şi înţelegerea ei, realizarea propriu-zisa a schimbării şi instituţionalizarea ei. În prima etapă, directorul a declanşat discuţii în legătură cu noua tehnologie pentru ca angajaţii să cunoască efectele pe care nouă tehnologie le va avea asupra lor. În a doua etapă, directorul a declanşat o înţelegere mai profundă a schimbării şi o implicare mai profundă în schimbare. S-a format o echipa alcătuită din cei mai buni mecanici care să se implice în schimbarea tehnologică. Angajaţii trebuiau să se implice în schimbare şi să perceapă schimbarea ca pe un lucru pozitiv. În faza a treia de realizare propriu-zisă a schimbării angajaţii trebuiau implicaţi în discutarea problemelor şi preocupărilor pe care le aveau în legătură cu implementarea schimbării. Echipa formată din mecanicii cei mai buni a jucat în această etapă un rol decisiv, un rol de legătură a angajaţilor cu schimbarea. Angajaţii s-au simţit implicaţi; echipa cunoştea bine angajaţii şi a putut ajuta la identificarea problemelor şi a preocupărilor angajaţilor. Echipa a ajutat şi în procesul de instituţionalizare a schimbării. Astfel, noua tehnologie a devenit parte integrantă din activitatea membrilor organizaţiei. Desfăşurarea unui proces eficient de schimbare în care leadership-ul a jucat un rol cheie a adus şi câştiguri mai puţin vizibile. După cum am arătat, angajaţii s-au simt mai implicaţi în organizatie şi au simţit ca iniţiativele lor vor fi apreciate. Schimbarea nu a mai fost privită de către angajaţi ca ceva negativ de care să se teamă, ci a fost privită ca un fapt firesc pe care îl acceptă cu deschidere.

22

Teme pentru aplicaţii 1. În cazul unor organizaţii cunoscute direct sau din relatări media, identificaţi unul dintre procesele: dezvoltare, adaptare, creştere, optimizare. Cum au fost aceste procese gestionate din punct de vedere managerial? Comentaţi rezultatul. 2. Pentru o organizaţie în care aveţi acces, oferiţi exemple concrete de gândire finalistă şi de gândire tendenţială. 3. Investigaţi şi comentaţi gestionarea diferenţelor de vârstă şi a diferenţelor de gen din perspectiva managerială, într-o organizaţie la alegere. 4. Pentru o organizaţie a cărei istorie o cunoaşteţi, evidenţiaţi scopurile gândirii manageriale şi modul în care au fost puse în practică, pe o perioadă de minim cinci ani. 5. În cazul organizaţiilor virtuale, cum poate fi gestionată problema continuităţii şi discontinuităţii? Grilă de autoevaluare 1. Identificaţi între cele de mai jos câteva presupoziţii ale gândirii manageriale: a. cauzalităţii; b. eficienţei; c. interdependenţelor sistemice; d. istoria repetitivă. 2. Gândirea ................ presupune că toate entităţile au scopuri riguros stabilite, în timp ce gândirea................se concentrează pe evoluţia în timp a structurilor şi proceselor din interiorul organizaţiei. 3. Care sunt problemele cu care se confruntă o organizaţie? a. diferenţele de vârstă între generaţii; b. creşterea; c. diferenţele de gen între angajaţi; d. optimizarea. 4. Ce reprezintă adaptarea? a. un nivel al gândirii manageriale; b. un scop al gândirii manageriale; c. o presupoziţie a gândirii manageriale; d. o realitate preexistentă. 5. Care este „proba de foc” a gândirii manageriale? a. producerea profitului; b. selecţia angajaţilor; c. gestionarea continuităţii şi discontinuităţii; d. menţinerea echilibrului între interior şi exterior.

23

2. ELEMENTE INTRODUCTIVE PENTRU STUDIUL ORGANIZAŢIILOR

Organizaţiile reprezintă o realitate înconjurătoare, adesea atât de comună şi de cuprinzătoare încât devine greu de definit. Atât angajaţii cât şi generaţiile de elevi au dificultăţi în reprezentarea mentală şi în analiza organizaţiilor, tocmai pentru că uneori ceea ce este mai simplu şi mai evident este mai greu de separat ca entitate de sine stătătoare. În esenţă, o r g a n i z a ţ i a este un sistem social în care şi prin care oamenii interacţionează (cooperează) pentru realizarea unor scopuri comune. O altă definiţie, mai simplă, este aceasta: „două sau mai multe persoane care lucrează împreună pentru a duce la îndeplinire o sarcină ce nu ar putea fi executată de un singur om”. Altfel spus, organizaţia implică o formă distinctă de corelare între oameni şi scopuri, cât şi între oameni şi structuri. Scopul organizaţional reprezintă însăşi raţiunea construirii şi existenţei organizaţiilor. Dar simpla existenţă a scopului, extrem de necesară, nu este şi suficientă. Afirmarea scopului, enunţarea sa, construcţia unui scop, chiar realizabil, constituie doar un prim moment. Este importantă procedura de realizare, de împlinire a scopului, în condiţiile în care – repetăm – simpla adunare a unui grup de oameni sub „acoperişul” unui scop comun nu garantează, în sine, atingerea scopului propus. Pentru aceasta, trebuie observat că orice scop organizaţional este un scop general. Transformarea scopului general în rezultate practice finale presupune: - garanţia existenţei unor părţi comune semnificative între scopurile individuale, între interesele şi aspiraţiile indivizilor care alcătuiesc organizaţia; acest imperativ este aplicabil atât momentului de început al unei organizaţii (atunci când se constituie o organizaţie nouă), cât şi momentelor ulterioare din viaţa sa. - atât pe parcursul evoluţiei unei organizaţii şi, mai ales, atunci când organizaţia îşi modifică (total sau parţial) scopul general, se impune ca membrii organizaţiei să participe la remodelarea şi redefinirea scopului organizaţional, drept condiţie a păstrării convergenţei scopurilor individuale în cadrul scopului general; - nu mai puţin importante sunt modalităţile de realizare practică a corespondenţei dintre scopul general şi scopurile individuale, în acest sens fiind necesare: - formularea scopului general, transpunerea sa în forme accesibile indivizilor din organizaţie; în acest mod, scopul general, păstrându-şi esenţa, se multiplică în scopuri specifice, accesibile tuturor membrilor organizaţiei (în ultimă instanţă, fiecăruia în parte); - simultan, fiecare membru al organizaţiei este confruntat cu necesitatea înţelegerii şi formulării adecvate a propriilor interese, a propriilor scopuri, drept bază pentru comunicarea reală a scopurilor
24

specifice şi pentru o asumare conştientă şi responsabilă a scopului general (intră şi rămân în organizaţie numai acei indivizi care ştiu foarte bine ce vor, atât ei, cât şi organizaţia). Relaţia dintre oameni şi scopuri este, după cum s-a văzut anterior, esenţială, fără a se epuiza complexitatea şi specificul organizaţiei. Definitorii pentru organizaţie sunt, simultan, relaţiile oamenilor (interacţiunea umană) şi relaţiile fiecărui om şi ale tuturor împreună cu structura de ansamblu a organizaţiei (subsistemele şi domeniile organizaţiei, conducerea acesteia etc.). Calitatea interacţiunii umane este la fel de importantă precum scopul organizaţional. Dobândirea statutului de membru al organizaţiei şi asumarea în consecinţă a scopului organizaţional nu garantează îndeplinirea obiectivelor organizaţiei, decât dacă natura raporturilor interumane este modelată în această direcţie, decât dacă interacţiunea umană îmbracă forma cooperării (evitându-se şi depăşindu-se conflictele interumane). Interacţiunea umană reprezintă fundamentul funcţionării unei organizaţii. În acelaşi timp, structura influenţează decisiv natura interacţiunii umane. Mărimea organizaţiei, numărul nivelurilor ierarhice (diferenţierea pe verticală a organizaţiei), numărul departamentelor, al subunităţilor funcţionale (diferenţierea pe orizontală), complexitatea activităţii (diviziunea muncii, specializarea) îşi pun amprenta asupra întregii activităţi organizaţionale. Analiza organizaţională, necesară pentru cunoaşterea şi realizarea eficientă a activităţii organizaţiilor, implică, în consecinţă, studierea tuturor componentelor, până acum scoase în relief, ale organizaţiilor – oamenii, scopul, interacţiunile umane, structura organizaţională. 2.1 Structura organizaţiilor Structura unei organizaţii presupune două dimensiuni sau două planuri, planul informal sau planul formal şi planul informal. Trebuie precizat de la început că practic sunt greu de depistat forme pure, informale sau formale, ale organizaţiilor, fiecare organizaţie cuprinzând, în proporţii variabile, ambele forme de organizare; Planul informal al unei organizaţii se alcătuieşte din relaţiile spontane, nedefinite sau slab definite dintre membrii acesteia. Normele, regulile informale sunt acceptate spontan şi tocmai prin aceasta, nefiind impuse, acceptarea este intensă, gradul de adeziune fiind ridicat. În chip similar, membrii organizaţiei pot accepta un lider (conducător) informal, altul decât cel oficial, care întruneşte o lungă adeziune prin autoritatea sa profesională, prin prestigiul moral, prin capacitatea de a stabili relaţii stimulative, adecvate cu colegii săi. Planul formal al organizaţiei vizează structura oficială a acesteia, clar definită prin descrierea normelor de construire şi de comportament, a rolurilor şi relaţiilor dintre membrii organizaţiei (de putere, autoritate şi responsabilitate), prin indicarea liderilor, a ierarhiei, prin precizarea condiţiilor de acces, de evoluţie şi de ieşire din organizaţie (organizaţiile care se apropie cel mai mult de tipul formal sunt cele birocratice). Mărimea organizaţiei se referă la numărul membrilor săi, aspect extrem de important, care poate genera o dilemă organizaţională (până la ce nivel organizaţia îşi poate mări numărul de membri fără a-şi diminua funcţionalitatea?). Tendinţa creşterii numărului de membri implică adâncirea specializării, multiplicarea subunităţilor funcţionale, intensificarea formalizării, dar şi dificultăţi tot mai mari în controlul şi coordonarea organizaţiei, în realizarea cooperării. O structură optimă, universal valabilă a organizaţiei nu există. Optimul structural este determinat de scopurile organizaţiei, de influenţele mediului, de specificul activităţii, în ultimă instanţă de condiţiile concrete ale realizării proceselor esenţiale ale organizaţiei: producţia (realizarea produselor specifice); susţinerea (asigurarea „intrărilor” şi a „ieşirilor”); menţinerea (asigurarea funcţionalităţii interne); adaptarea (prin feed-back-ul dintre „ieşiri” şi „intrări”) şi conducerea.

25

Organizaţia, între uniformitate şi diversitate Proiectarea unei structuri adecvate reprezintă o piatră de încercare pentru constituirea oricărei organizaţii, deoarece structura formală (cu expresia ei grafică, organigrama), un „schelet” format prin alocarea responsabilităţilor formale şi a mecanismelor de legătură între roluri, este baza pentru dezvoltarea ulterioară. În conturarea unei structuri optime, un punct de vedere util este cel al lui Charles Handy17. Autorul se concentrează pe presiunile de sens opus care se exercită asupra organizaţiei, uniformitatea şi diversitatea. Presiunea pentru uniformitate decurge din elemente precum: costurile reduse ale activităţilor standardizate, nevoia de activităţi interşanjabile, de produse standard, de specializare, exercitarea controlului cu uşurinţă ş.a. Presiunea opusă, pentru diversitate, decurge din elemente ca: diversitatea pieţei de desfacere, eventuala răspândire geografică a organizaţiei, varietatea produselor şi tehnologiilor, multitudinea scopurilor, nevoia de identitate ş.a. Prin natura lor, organizaţiile preferă uniformitatea, predictibilitatea şi eficienţa, şi tind să reducă pe cât posibil incertitudinea; presiunea spre diversitate vine, de regulă, din exterior şi are o mare proporţie de incertitudine, iar organizaţiile răspund acestei dileme printr-o serie de metode 18: - păstrarea de stocuri de materii prime sau produse finite pentru a se proteja de efectele fluctuaţiilor de preţ; - „raţionalizarea” resurselor în anumite sectoare ale organizaţiei; - anticiparea schimbărilor pentru a minimiza efectele; - cooptarea de reprezentanţi ai unor publicuri importante în consiliul de conducere (bancheri, furnizori, clienţi importanţi); - unificarea – reducerea incertitudinii prin fuziuni sau înţelegeri de fixare a preţului. În pofida acestor eforturi, starea de echilibru perfect nu poate fi atinsă, deci proiectarea unei structuri flexibile reapare ca cerinţă esenţială; întrebările care cer un răspuns sunt : La ce fel de diversitate trebuie să răspundă structura? Care este proporţia între uniformitate şi diversitate? Structurile pot fi de mai multe tipuri19: 1.centralizată - informală, cu un singur nivel ierarhic (structură “antreprenorială”) - formală, cu mai multe nivele ierarhice diferenţiate după departamente, zone şi produse (structură “funcţională”); 2. descentralizată în funcţie de linia de produs sau de aria geografică; (vezi diagrama)

17 18

Charles Handy, Understanding Organizations, New York, Penguin Books, 1985, pp. 298-304 idem, p. 305 19 idem, p.301 26

Tipuri de structuri manageriale Antreprenorial

Diagrama

Director general

Funcţional

Director general

Cercetare şi dezvoltare

Personal

Producţie

Finanţare

Vanzari

Produs A

Produs B

Produs C Zona Y Zona X Zona Z

Descentralizat în funcţie de linia de produs (similar pentru aria geografică : în loc de “produsul A” este “Zona X”)

Director general

Produs A

Produs B

Produs C

C D

P

Pr od

F

V

C D

P

Pr od

F

V

Clasificarea organizaţiilor Adesea se folosesc termeni adiacenţi (instituţie, firmă) pentru că termenul organizaţie pare prea ştiinţific sau pretenţios. În realitate, toţi ceilalţi termeni folosiţi sunt doar tipuri de organizaţii. Astfel, o firmă este o organizaţie din sectorul privat care urmăreşte obţinerea de profit, după cum o instituţie este o organizaţie de dimensiuni mari din sectorul public, care gestionează interesele unei anumite categorii de populaţie. Nici unul dintre termenii apropiaţi ca sens nu trebuie folosit interşanjabil.
27

Una din modalităţile de clasificare are în vedere scopul, beneficiul activităţii sau natura comportamentului membrilor organizaţiilor. Astfel, în peisajul literaturii de profil, se identifică cinci tipuri diferite de organizaţii caracteristice societăţii contemporane şi se încearcă diferenţierea pe baza scopului general al fiecăruia: - asociaţiile voluntare, de tipul celor religioase, ştiinţifice, etc; - organizaţii militare; - organizaţii filantropice (de binefacere), spirituale, asociaţii de asistenţă socială; - organizaţii de tip corporaţii (organizaţii industriale, financiare etc.); - organizaţii de afaceri familiale: micile afaceri, dar şi Mafia. Se poate de asemenea opera cu o schemă de clasificare pe principiul categoriilor de beneficiari şi sunt rezultă următoarele patru tipuri: - organizaţii de beneficiu reciproc, al căror prim beneficiar sunt membrii şi cei înscrişi care deţin un rang (partidele politice, sindicatele, cluburile etc); - organizaţiile de afaceri, care au ca prim beneficiar proprietarii şi managerii (firmele industriale, băncile, companiile de asigurări, magazinele de vânzări cu ridicata şi cu amănuntul); - organizaţii care realizează servicii şi au ca prim beneficiar clienţii; în această categorie autorii exemplifică agenţiile de plasare a forţei de muncă; spitalele, şcolile, societăţile de ajutor, clinicile de sănătate mintală; - organizaţiile publice de care beneficiază marele public, aici fiind incluse, spre exemplificare, statistica la nivel statal, serviciile militare, departamentele poliţiei şi pompierilor, Garda Naţională. În acelaşi timp, se poate observa că organizaţiile se deosebesc între ele şi prin numărul de niveluri existente în interiorul lor. Cu cât organizaţia este structurată pe mai multe niveluri intermediare între veriga de bază şi nivelul de conducere, cu atât organizaţia este mai puternic ierarhizată. De aici rezultă o serie de repercusiuni privind întreaga structură organizaţională. A. Etzioni20 realizează o clasificare a organizaţiilor bazându-se pe natura comportamentului de conformare la scopurile şi specificul organizaţiei. Conformismul, consideră autorul, este un element major de relaţionare între cei care deţin puterea şi cei asupra cărora ei o exercită. Cei care au puterea pot exercita autoritatea asupra subordonaţilor prin coerciţie, recompensă şi mijloace normative. Astfel, membrii organizaţiei adoptă un comportament, fie prin coerciţie, fie pentru că vor fi recompensaţi, fie că acesta este considerat ca fiind regulamentar. Considerând trei tipuri de putere: coercitivă, remunerativă şi normativă, A. Etzioni realizează o clasificare a organizaţiilor după tipurile de confruntare şi stabileşte trei tipuri de structuri duale (între conducători şi conduşi) în interiorul organizaţiei: - organizaţii coercitive, precum lagărele de concentrare, închisorile, ospiciile, lagărele de prizonieri de război, lagărele de muncă forţată, uniunile coercitive; - organizaţiile utilitare – în care sunt incluse întreprinderile industriale, institutele de cercetare, uniunile de afaceri, organizaţiile fermierilor, organizaţiile militare în timp de pace; - organizaţii normative, cum sunt organizaţiile religioase, organizaţiile politico-ideologice, spitalele, colegiile şi universităţile, asociaţiile voluntare, şcolile, organizaţiile profesionale. Structurile duale se stabilesc în următoarele combinaţii:  Normativ-coercitive, cum sunt unităţile de luptă;  Utilitar-normative, aici fiind inclusă majoritatea organizaţiilor;  Utilitar-coercitive – exploatările agricole şi industriale tradiţionale. Clasificarea organizaţiilor permite înţelegerea acestora drept condiţie a integrării indivizilor în organizaţii şi a funcţionării lor eficiente.
20

Amitai Etzioni, A Comparative Analysis of Complex Organisations, London, Macmillan, 1965 28

2.3 Organizarea la extrem – instituţiile totale O organizaţie ocupă o proporţie variabilă din timpul celor care fac parte din ea; de obicei, un individ îşi construieşte identitatea socială printr-o sumă de „identităţi organizaţionale“. Există însă cazuri în care o singură organizaţie absoarbe complet timpul celor implicaţi în activităţile ei: este vorba despre instituţiile totale. Instituţiile totale prezintă interes pentru cercetători, din mai multe puncte de vedere: în primul rând ele reprezintă o un caz extrem (organizarea dusă la limită) cu mai multe consecinţe în plan social pentru membrii lor, de regulă negative. În al doilea rând, studiul lor permite identificarea şi descrierea unor procese de dezagregare în plan identitar şi cultural, precum şi a unor moduri de adaptare la realitatea specifică. În fine, analiza întreprinsă în acest domeniu are şi o finalitate de ordin practic: în societăţile occidentale se tinde spre o minimizare a efectelor negative produse de apartenenţa la aceste organizaţii, minimizare ce nu poate avea loc decât în urma observării şi descompunerii analitice a fenomenelor. După Erving Goffman21, instituţiile totale sunt de mai multe feluri: 1) instituţii destinate să îngrijească persoane incapabile să se îngrijească singure şi inofensive (case de copii, case de bătrâni); 2) instituţii care au în grijă persoane incapabile şi periculoase pentru societate (spitale de bolnavi mintal); 3) instituţii destinate să protejeze societatea de elemente periculoase (închisori, penitenciare, lagăre de concentrare); 4) instituţii înfiinţate pentru anumite sarcini de lucru (tabere militare, marina militară, unele şcoli militare); 5) instituţii desemnate ca fiind „retrase din lume” (mănăstiri). Toate aceste categorii au în comun faptul că nu există barierele care separă de obicei cele trei sfere ale vieţii individuale (viaţa de familie, lucrul şi petrecerea timpului liber). Instituţiile totale sunt incompatibile atât cu familia, cât şi cu raporturile muncă-plată din societatea modernă (banii nu reflectă cantitatea şi calitatea muncii depuse şi nici nu au semnificaţia pe care o au în exterior). În plus, există un clivaj pronunţat între personalul de supraveghere/conducere şi grupul condus (deţinuţi/prizonieri/ bolnavi mintal etc.). O serie de procese caracteristice însoţesc „internarea”22: „înregimentarea” (obligaţia de a presta activităţi programate, la unison cu ceilalţi, corelată cu un sistem de autoritate specific, în care fiecare membru din eşalonul superior are autoritate asupra oricărui membru al eşalonului inferior ) şi „deculturalizarea” (cel internat este pentru mai multă vreme temporar incapabil de a gestiona anumite aspecte ale vieţii din exterior). Identitatea personală e distrusă printr-un proces de „mortificare” prin care cel „internat” este deprivat de rolurile sociale anterioare şi transformat într-o componentă uniformă a peisajului administrativ (transformarea se petrece pe un fond coercitiv, din care fac parte printre altele, pierderea numelui şi desemnarea printr-un număr, echipamentul impus, obligaţia de a cere permisiunea pentru activităţi minore etc.) Raţionalizarea pentru distrugerea sinelui e diferită după tipul de instituţie: fie pentru a dezvolta capacitatea de luptă (organizaţii militare), fie pentru a sublinia distanţa între om şi divinitate (mănăstiri) sau pentru a distruge psihic persoana respectivă (lagăre de concentrare, închisori politice).

21

Erving Goffman, The Characteristics of a Total Institution, în Asylums, New York, Garden City, Anchor Books,1965 pp. 4-5 22 idem, pp. 14-35, 42-43 29

Consecinţele în plan social al trecerii printr-o astfel de instituţie sunt îngrijorătoare în privinţa capacităţii de reintegrare: în afară de deculturalizarea despre care s-a amintit deja, stigmatizarea şi dezvoltarea în unele din cazuri a unui sentiment de nedreptate şi amărăciune adresat societăţii în general fac ca unele dintre aceste instituţii să fie mai curând generatoare de dezordine socială – un aspect a cărui rezolvare sociologică este încă în curs de constituire. Rezumat Organizaţiile sunt invenţii sociale destinate realizării unor scopuri comune prin acţiunea convergentă a grupului de oameni. Convergenţa în acţiune (efortul comun) este asigurată de scopul comun. Organizaţiile cuprind: oameni, structuri (relaţii ca rezultat şi expresie ale interacţiunilor umane), şi scopuri (misiunea organizaţiei). Misiunea cuprinde scopuri asumate explicit de către membrii organizaţiei şi validate (recunoscute) social. Majoritatea organizaţiilor sunt de tip utilitar-normativ. Ele produc utilităţi sociale (produse, servicii); convergenţa oamenilor în interiorul organizaţiei se întemeiază pe dorinţa acestora de a avea acces la utilităţile organizaţiei proprii şi la cele ale altor organizaţii (schimbul de utilităţi); simultan, convergenţa este asigurată normativ (reglementări sociale, statute ale organizaţiilor, norme în general). Concepte cheie: - organizare; - structură; - normativ; - coercitiv; - utilitar; - instituţie totală. Aplicaţii rezolvate 1. Reprezentaţi grafic structura unei organizaţii din care faceţi parte. Structurile organizaţiilor sunt de multe ori structuri hibride. Modul firesc de a gândi structura organizaţiei este de a privi activităţile organizaţiei, membrii organizaţiei, modul în care trebuie şi ar trebui să se realizeze comunicarea între unităţile din organizaţie, dependenţele formale din organizaţie. Structura unei organizaţii răspunde la trei întrebări: 1) Cum sunt grupaţi membrii organizaţiei?; 2) Cum se realizează coordonarea şi comunicarea între unităţi?; 3) Ce dependente formale (niveluri ierarhice, aria de control) există în organizaţie? Din această perspectivă, nu este suficientă prezentarea structurilor teoretice pentru a ajunge la o înţelegere satisfăcătoare a conceptului, ci trebuie înţeles motivul pentru care o organizaţie are o anumită structură şi cum s-a ajuns la această structură. Diferenţele între structuri oglindesc viziuni diferite cu privire la modul în care se coordonează membrii organizaţiei, cu privire la ariile de control ale superiorilor ierarhic, cu privire la activităţile care se realizează în organizaţie. Vom lua în discuţie trei structuri şi vom ilustra anumite discuţii şi controverse cu privire la modul în care trebuie să arate structura organizaţiei, discuţii care au avut loc între membrii seminarului.

30

Director general

Secretariat Producţie Marketing Resurse umane Financiar

Cercetare dezvoltare

Director general

Director executiv

Resurse umane

Secretariat

Marketing

Financiar

Producţie

Vânzări

Cercetare dezvoltare

Director general

Secretariat

Director executiv

Producţie Financiar Marketing Resurse umane Cercetaredezvoltare

Prima structură este cea mai realistă dintre toate, în sensul în care răspunde cel mai bine la cele trei întrebări enunţate mai sus. Nici una dintre structurile prezentate nu este greşită pentru că ele ilustrează răspunsurile date la cele trei întrebări. Daca aşa sunt grupaţi membrii organizatiei, dacă acestea sunt relaţiile de coordonare şi comunicare între unităţi, dacă acestea sunt dependentele formale atunci aşa este şi structura organizaţiei. Structura reflectă organizaţia, ea nu este mai bună sau mai proastă decât realitatea organizaţională, dacă acesta este răspunsul organizaţiei la cele trei întrebări aşa arată şi structura ei. Discuţiile interesante care au avut loc au fost legate de poziţia departamentului de cercetare – dezvoltare. Trebuie el să fie dublu subordonat? Directorul de cercetare dezvoltare trebuie subordonat directorului de marketing şi celui de producţie? Trebuie să fie subordonat doar directorului de producţie? Trebuie să se coordoneze cu cei doi directori şi să fie subordonat directorului general?

31

Răspunsul la aceste întrebări ilustrează relevanţa analizei şi înţelegerii structurii organizaţiei. În cazul unei organizaţii în care principalele inovaţii sunt cele de produs este firesc ca directorul departamentului cercetare-dezvoltare să fie subordonat celui de producţie. Într-o organizaţie în care principalele inovaţii sunt cele de servicii, directorul departamentului cercetare-dezvoltare trebuie să fie subordonat celui de marketing. Într-o organizaţie în care inovaţiile sunt de produse şi de servicii şi în care centrarea se face pe client este firesc să existe o dublă subordonare. În cazul în care organizaţia are mulţi angajaţi şi evoluează într-un mediu instabil este mai bine ca directorul de cercetare – dezvoltare să fie subordonat direct directorului general şi să se coordoneze cu directorii departamentelor de producţie, financiar, marketing, resurse umane. În aceeaşi măsură ne interesează care este aria de control a directorului general şi a directorului de marketing, ce tip de comunicare prevalează în organizaţie, ce tip de cultură organizaţională există, care este modul de gestionare a riscului în organizaţie. Răspunsul la toate aceste întrebări este important atunci când se ia decizia cu privire la poziţia departamentului de cercetare – dezvoltare în organizaţie. A doua discuţie interesantă care a avut loc a fost cea legată de activităţile care vor fi externalizate în organizaţie, în contextul în care membrii organizaţiei nu au anumite competenţe. În acelaşi timp, s-a pus problema activităţilor care deşi ar fi fost desfăşurate mai eficient prin externalizare nu pot fi externalizate în lipsa resurselor financiare. De exemplu, departamentul financiar ar putea fi externalizat. În schimb, o parte dintre activităţile departamentului de resurse umane ar putea fi preluate de către directorul general sau de către secretara lui, această situaţie fiind întâlnită în realitate. În acest context, am putea să ajungem la o structură de tip hub-center în care am avea de exemplu departamentul financiar externalizat.

Financiar

Hub center

Hub center-ul ar fi o structura funcţionala ca în cazul primei structuri prezentate, numai că departamentul financiar ar fi externalizat. 2. Prezentaţi şi operaţionalizaţi o definiţie dată organizaţiei. Oferiţi un exemplu şi urmăriţi cum conceptele fundamentale ale definiţiei se regăsesc în exemplu dat. Definiţiile trebuie să permită identificarea criteriilor pe baza cărora organizaţiile sunt recunoscute cu uşurinţă. De asemenea, aceste definiţii trebuie să indice care sunt elementele fundamentale care descriu ceea ce este organizaţia. Organizaţia este o entitate socială, ghidată de obiective, care desfăşoară activităţi structurate şi coordonate şi care evoluează în mediul extern. Definiţia se sprijină pe 4 concepte fundamentale: (1) entitate socială; (2) obiective; (3) activităţi structurate şi coordonate; (4) mediu extern. Definirea situaţiei Firma „Taxicom” s-a constituit în 1996. Firma avea în primul an de activitate 60 de angajaţi. 40 dintre ei erau şoferi, 10 erau mecanici, 4 persoane se ocupau de preluarea apelurilor. 1 angajat se
32

ocupa de activitatea de resurse umane, 2 de activitatea de contabilitate, 2 de activitatea de marketing. Directorul general era principalul investitor şi deţinea 50% din capitalul social al firmei. Obiectivele firmei în anul 1998 au fost de creştere a cotei de piaţă cu 10% şi reducere cu 20% a costurilor de exploatare. Directorul general era încrezător în atingerea obiectivelor în contextul în care a căutat să angajeze cei mai buni mecanici de pe piaţă şi în contextul in care firmele concurente nu aveau un avantaj unic diferenţiat care să le permită să se constituie într-o ameninţare la adresa firmei „Taxicom”. Primul concept subliniază rolul important pe care îl joacă resursele umane în definiţie. Analizele organizaţionale trebuie să ia în considerare membrii organizaţiei şi relaţiile care se stabilesc între aceşti membri. În cazul acesta, interacţiunea dintre membrii organizaţiei este firească şi rezultă din desfăşurarea activităţilor specifice. Interacţiunea nu se limitează doar la nivelul acesta, ci presupune şi relaţii de prietenie, de competiţie pentru resurse, informaţie, putere. Conceptul de interacţiune sintetizează toate aceste elemente. Prezenţa unor persoane şi existenţa unor relaţii între aceste persoane nu este motiv suficient pentru a descrie organizaţia, este nevoie în plus de ghidarea unor obiective comune. La nivelul maximal de generalitate vorbim de misiunea organizaţiei; persoanele s-au format ca o entitate socială pentru a oferi un serviciu, acela de transport, în cazul nostru. Membrii organizaţiei sunt ghidaţi şi de obiective cu grad mai mic de generalitate, obiective strategice ca cele enunţate în exemplu. “Angrenajul” complex care este organizaţia este pus în mişcare pentru a se atinge obiectivul de creştere a cotei de piaţă cu 10% şi reducere cu 20% a costurilor de exploatare. Al treilea concept fundamental este cel de activităţi structurate şi coordonate. În mod intuitiv, acest concept nu apare ca fiind necesar definiţiei, el nu este atât de vizibil. În cazul exemplului nostru, activităţile sunt structurate în sensul în care 40 dintre angajaţi conduc taxiurile, 10 angajaţi sunt mecanici şi repară maşinile, 4 persoane se ocupă de preluarea apelurilor, 1 angajat se ocupă de activităţile de resurse umane, 2 de activităţile de contabilitate, 2 de activităţile de marketing. Activităţile trebuie să fie coordonate, un exemplu evident, în acest sens, este coordonarea între angajaţii care preiau apelurile şi cei care conduc. Coordonarea este fundamentală pentru eficienţa activităţilor, astfel încât cei de la dispecerat trebuie să comunice din timp şoferilor comenzile şi să identifice şoferii care nu au comenzi în acel moment sau care se eliberează în timp scurt. Al patrulea concept fundamental este mediul extern. Organizaţiile evoluează în mediul extern. În cazul nostru, Taxicom trebuie să identifice ameninţările care pot proveni de la alte firme de taximetrie. În acelaşi timp, firma interacţionează cu furnizorii de piese de schimb, cu instituţiile statului, de exemplu plăteşte impozite, cu agenţii de recrutare în cazul în care are nevoie de salariaţi. 3. Pornind de la punctul de vedere al lui Erving Goffman, analizaţi un caz de instituţie totală prezentat în literatura română sau universală. (Adaptare după aplicaţia realizată de Carmen Alexandra Săceanu, anul II, anul universitar 2003 - 2004) Obiectivul prezentului studiu de caz este acela de a demonstra că societatea descrisă de George Orwell în lucrarea 1984 se încadrează în tipologia instituţiilor totale Romanul lui Orwell dezvăluie o societate bolnavă, subjugată de conducători, de reguli şi de privaţiuni. Nu mai poate fi vorba de libertate, de proprietate, de sentimente, de cultură, de comunicare, de iubire, de timp, de Viaţă în sensul de viaţă. Avem de a face cu o imensă maşinărie în care este angrenată întreaga populaţie, cu un singur scop: puterea. Societatea este transformată în mod voit într-o bandă rulantă de-a lungul căreia oamenii aliniaţi fabrică trecutul, prezentul şi viitorul, fără a simţi sau a fi conştienţi de existenţa timpului. Există conducători şi conduşi şi între cei doi poli nu se interpune nimic. Astfel, devine evident faptul că societatea ilustrată de 1984 se
33

cristalizează ca o organizaţie închisă, ca o „instituţie totală”, coordonată de partid, care se află la conducerea guvernului Oceaniei, SOCENGUL (socialismul englez). SOCENGUL are în subordine patru ministere: Ministerul Păcii (Minipax), Ministerul Adevărului (Minitrue), Ministerul Iubirii (Miniluv) şi Ministerul Abundenţei (Miniplent). Există trei pături sociale – Partidul Interior, Partidul Exterior şi Prolii (aristocraţii, clasa medie şi proletariatul). Specifică pentru organizaţiile totale este diferenţierea clară între conducători şi conduşi, această distincţie fiind şi una dintre ideile centrale ale cărţii. Simbolul puterii totale este desemnat de membrii Partidului Interior în frunte cu Fratele cel Mare (care este atotputernic şi nemuritor). Panouri imense cu figura conducătorului pot fi văzute la orice pas: „Fratele cel Mare este cu ochii pe tine”, deşi pe el nu îl vede nimeni niciodată. Pentru membrii Partidului Interior, Fratele cel Mare este Conducătorul cel (cu) care ameninţă şi care (îi) legitimează. Nimeni nu contestă puterea partidului. O altă caracteristică a instituţiilor totale la Goffman este distrugerea barierelor dintre sferele diverse ale vieţii umane – muncă, relaxare, familie. Caracteristica menţionată defineşte întrutotul societatea în discuţie. S-au pierdut în timp noţiunile de familie, de sentiment, de relaxare. Procreerea a devenit un proces aproape insuportabil, controlat şi dezgustător. Nimeni nu îşi mai cunoaşte sentimentele reale, umane, în afară de adoraţia pentru Fratele cel Mare, protectorul poporului şi ura crâncenă pentru Goldstein, duşmanul poporului. Munca este istovitoare, mâncarea şi produsele de strictă necesitatea sunt raţionalizate, acitivităţile impuse ocupă tot timpul Partidului Exterior. Activităţi cum ar fi plimbarea, socializarea sau distracţia sunt considerate ilegale şi, în consecinţă, extrem de periculoase. De fapt, ilegal este un termen relativ pentru că nu există legi. Nu mai există familie (în sensul clasic), singura rudă a tutoror fiind Fratele cel Mare. În instituţia totală condusă de Fratele cel Mare, „înregimentarea” este automată, prin naştere. Toate acţiunile membrilor Partidului Exterior sunt programate şi limitate de Partidul Interior, iar activităţile Prolilor sunt programate şi limitate de propria incultură (spălătoreasa face zilnic acelaşi lucru şi cântă acelaşi cântec, fără a fi obligată direct de cineva). Fiecare membru al Partidului Interior are drept de viaţă şi de moarte asupra fiecărui membru al Partidului Exterior şi asupra fiecăruia dintre Proli. Fără judecată sau măcar o explicaţie, cei care greşesc sunt eliminaţi, iar după aceasta, „ei nu au existat niciodată”. Mai mult decât atât, instrumentul specific umanităţii, limbajul articulat, este modificat sistematic cu scopul ajungerii la o limbă de lemn perfectă. Raţiunea unui asemenea demers nu este greu de intuit. „Nouvorba” este un vocabular sterp, format din trei categorii de cuvinte (termeni uzuali, termeni compuşi – „dublugândit” – şi termeni tehnico-ştiinţifici). „Nouvorba” conduce oamenii spre un singur mod de gândire, raţiunea este negată, iar oamenii sunt pedepsiţi pentru ceea ce Partidul Interior numeşte „crimăgândit”. Plecând de la aceste premise, se poate vorbi nu numai despre o deculturalizare, ci şi despre o renegare a culturii în sine. În plus, la acestea se adaugă o altă caracteristică a instituţiilor totale – distrugerea identităţii – una dintre practicile de bază ale partidului. Deşi folosirea numelor proprii este permisă, fiecare membru al Partidului Exterior este înregistrat cu un număr. „Stilul vestimentar” înseamnă o uniformă veche şi murdară şi o pereche de ghete găurite. Raţionalizarea produselor de strictă necesitate (săpun, lame de ras, şireturi) face din oameni nişte arătări triste, murdare şi dezolante. Totuşi, Partidul nu se mulţumeşte cu atât, cazul lui Winston Smith fiind în acest sens revelator. Winston este dovada că, în ciuda tuturor privaţiunilor, o urmă de umanitate, de demnitate poate fi păstrată în adâncul sufletului – ceea ce este cu totul nepermis. Ultima parte a romanului descrie un proces care nu mai poate fi numit „distrugerea personalităţii”, ci mai degrabă „demontare, modificare şi remontare a personalităţii”. Pedeapsa cea mai uşoară pentru „crimăgândit” ar fi fost moartea, însă Winston o primeşte pe cea mai grea. Tortura fizică şi psihică fac din rebelul Winston

34

un animal cuminte care iubeşte din nou, dar de această dată, pe Fratele cel Mare. Dezumanizarea e dusă la limită, scopul fiind unul singur: controlul total – puterea totală – instituţia totală. Teme pentru aplicaţii 1. Analizaţi structura unei organizaţii din punct de vedere al echilibrului dintre uniformitate si diversitate. 2. Proiectaţi structura unei organizaţii in funcţie de obiectul de activitate si răspândirea geografică şi explicaţi de ce este cea optimă. 3. Exemplificaţi cât mai concret şi, într-un spaţiu istoric, cât mai larg cu putinţă, clasificarea organizaţiilor în: coercitiv-utilitare; coercitiv-normative; utilitar-normative. 4. Analizaţi modul în care presiunile de uniformitate şi diversitate influenţează obiectivele şi strategia organizaţiei. Oferiţi exemple. 5. Identificaţi structura unei organizaţii pe baza informaţiilor pe care le aveţi despre aceasta. Care au fost argumentele care au stat la baza alegerii dumneavoastră? 6. Analizaţi dacă obiectivele şi strategia unei organizaţii presupun modificări în structura ei. Credeţi că în organizaţie se va opta pentru modificarea structurii sau a obiectivelor şi strategiei? Motivaţi. 7. Imaginaţi cazul unei organizaţii şi identificaţi structura ei pe baza răspunsului la cele trei întrebări prezentate în aplicaţie. Analizaţi impactul pe care îl are structura organizaţiei asupra: fluxurilor de comunicare din organizaţie, stilului de conducere, structurii şi coordonării activităţilor, culturii organizaţionale. 8. Analizaţi structura unei organizaţii. Ce informaţii vă oferă această structură cu privire la capacitatea organizaţiei de a se adapta la un mediul extern instabil definit de: schimbări legislative, instabilitatea mediului de afaceri, lansarea unor produse performante de către competitori, mobilitatea crescută a forţei de muncă? Grilă de autoevaluare 1. Structura antreprenorială are: a. două niveluri ierarhice. b. trei niveluri ierarhice. c. un singur nivel ierarhic. 2. O instituţie totală este: a. biroul unic de la administraţia financiară. b. un cămin studenţesc. c. o mânăstire. d. o şcoală de şoferi. 3. Identificaţi o organizaţie de beneficiu reciproc: a. o firmă de catering. b. o firmă cu doi acţionari. c. o companie navală. d. un sindicat.

35

3. PERSPECTIVE TEORETICE

Absenţa autonomiei sau a specificităţii teoretice al câmpului ştiinţei organizaţiilor, explicabil prin caracterul convergent, îi determină adeseori pe specialiştii din această zonă ştiinţifică să-şi fondeze demersul pe alte discipline. Printre aceste discipline, se numără: psihologia, sociologia, macroeconomia, precum şi altele derivate ca studiul relaţiilor industriale, sau dinamica grupurilor. Caracterul interdisciplinar nu înseamnă însă o lipsă de coerenţă metodologică. În această privinţă, curentul „curge” într-o singură direcţie, dinspre metodele din ştiinţele sociale. Metodele aplicabile organizaţiilor sunt singurele care pot furniza un punct de vedere obiectiv pentru analiza acestora. Problemele din organizaţii, deficienţele de funcţionare, nu se identifică în mod eseistic şi nici în mod aproximativ, dacă se doresc măsuri cu o rată mare de succes. Diagnoza trebuie să fie bazată pe date obiective. În aceeaşi ordine de idei, este important să se treacă în revistă perspectivele asupra organizaţiei. Aceste perspective (raţionalistă, sistemică, ecologică) sunt nu numai cele care au ghidat marile curente din teoria organizaţiilor ci şi abordarea practică a problemelor cu care se confruntau acestea, în perioadele istorice în care s-au dezvoltat. 3. 1 Metode de studiu în organizaţii Pentru studiul organizaţiilor se pot aplica metodele folosite în ştiinţele sociale: a) Ancheta cu cele două variante ale sale: prin interviu şi prin chestionar Ancheta prin chestionar este folosită pe scară largă pentru studiul problemelor din organizaţii. În general, se foloseşte această metodă fie pentru a determina probleme din interiorul orgnaizaţiei, fie măsura în care se poate obţine sprijinul anumitor segmente sociale, interne sau externe, fie pentru a determina caracteristici de imagine. Se poate spune că există câteva cerinţe pentru asigurarea reprezentativităţii: (a) stabilirea corectă a obiectivului; (b) o identificare corectă a eşantionului studiat; (c) aplicarea aceluiaşi instrument de cercetare asupra tuturor subiecţilor, în acelaşi mod. Reprezentativitatea se poate obţine aplicând următoarele metode de selecţie: (1) eşantionul aleator - este eşantionul obţinut fără o regulă de selectare a subiecţilor care răspund; (2) eşantionul sistematic - cu pas statistic; (3) eşantionul multistratificat - în sensul că se introduc mai multe variabile (gen, vârstă, nivel de instruire) şi se impune o anumită proporţie în raport cu fiecare variabilă introdusă. În legătură cu condiţiile egale de aplicare a instrumentului de investigare, în primul rând se pune condiţia să nu se schimbe nimic din ghidul de interviu pe tot parcursul interogării subiecţilor (chiar şi o virgulă introdusă sau un sinonim pot influenţa sensul întrebării şi răspunsul). În al doilea rând, intervine problema operatorilor de interviu (pentru cazul sondajelor aplicate telefonic sau prin
36

interviu faţă în faţă) care trebuie să fie instruiţi astfel încât să nu influenţeze răspunsurile prin mimică sau prin intonaţie. Instrumentul de investigare include mai multe elemente: o parte introductivă (în care se prezintă subiectul sondajului, importanţa participării celor selectaţi, şi modul de utilizare a rezultatelor anchetei), ghidul de interviu şi formularul de completat. Din punct de vedere al formei lor, există mai multe tipuri de întrebări: închise (care permit doar alegerea dintre două sau mai multe variante de răspuns prestabilite) şi deschise (răspunsul e formulat în mod liber de către subiect). Acest al doilea tip de întrebări se recomandă în studiul problemelor complexe, oferă informaţii bogate atât despre personalitatea celor anchetaţi cât şi despre problema studiată. Principala problemă pe care o ridică este aceea a cuantificării mai dificile a datelor, de multe ori apelându-se la analiza de conţinut pentru a se realiza o analiză a răspunsurilor la acest tip de întrebări. Din punct de vedere al funcţiei în cadrul chestionarului, întrebările pot fi: introductive (de punere în contact cu tema în discuţie), de trecere (de la o temă la alta sau de la un aspect la altul), filtru (sunt întrebări care bifurcă traseul interviului în raport cu răspunsul dat), de opinie/motivaţie, de control (se testează sinceritatea subiectului), de identificare (elemente de caracterizare a respondentului). Formularea corectă a întrebărilor presupune ca ele să fie înţelese de întreaga populaţie anchetată, să nu aibă sensuri multiple şi să nu determine o reacţie emoţională care poate perturba răspunsul. Ancheta prin tehnica interviului de opinie. Spre deosebire de chestionar, interviul implică întotdeauna informaţii orale, cu avantajul flexibilităţii, al posibilităţii de a obţine răspunsuri specifice la fiecare întrebare, precum şi al observării comportamentelor non-verbale şi al standardizării condiţiilor de răspuns. Se pot aplica mai multe tipuri de interviu: (a) interviul cu întrebări închise, în care întrebările, succesiunea şi variantele limitate de răspuns sunt prestabilite; (b) interviul ghidat sau focalizat, care abordează teme şi ipoteze dinainte stabilite, dar întrebările şi succesiunea lor nu sunt prestabilite; (c) interviul cu întrebări deschise, în care ordinea şi succesiunea întrebărilor e prestabilită, dar răspunsul nu se încadrează în categorii limitate; (d) interviul nondirectiv, în care cursul discuţiei pleacă de la un punct prestabilit, dar e flexibil în funcţie de răspunsurile subiectului În ansamblu, interviul oferă date calitative extrem de interesante, dar necesită timp îndelungat şi cost ridicat, şi se înregistrează erori datorate operatorilor de interviu. b) Observaţia - este percepţia şi înregistrarea atentă şi planificată a fenomenelor, obiectelor, evenimentelor, în dependenţă de o situaţie determinată.. Observaţia este de două feluri: nestructurată şi structurată (aceasta din urmă fooseşte planuri pentru selecţia, înregistrarea şi codificarea datelor. Pentru ca observaţia să fie corectă, trebuie să fie respectate o serie de reguli în ceea ce priveşte: - condiţiile prealabile observării: obiectivele să fie clare, să fie stabilit ghidul de observare - conţinutul notelor de observaţie: notele de observaţie să includă data, ora, durata observării; faptele să fie notate pe teren, să fie notate îăn mod obiectiv, fără să se includă opiniile, emoţiile, comentariile subiective ale iobservatorului - definitivarea datelor de observaţie: ulterior se realizează încadrarea datelor în sistemele de categorii c) Experimentul – presupune crearea „în laborator a unor situaţii urmîrindu-se legătura între anumite variabile; de obicei „grupul experimental” este urmărit în paralel cu un „grup de control” asupra căruia nu se intervine tocmai pentru a compara efectele modifcării intenţionate a variabilelor urmărite. Există mai multe clasificări ale experimentelor - de exemplu, după locul de organizare, pot fi în laborator sau „pe teren”; la rândul lor, experimentele în laborator pot avea ca subiect un mic grup din interiorul organizaţiei căruia fie i se propune analiza funcţionării proprii („grupuri de pregătire”) fie funcţionarea în situaţii impuse („grup orientat spre sarcină”);

37

d) Studiul documentelor – se pot studia orice documente care pot furniza date despre comportamentul, structura formală, stara economică, actele de comunicare şi imaginea organizaţională: regulamentul, statutul, organigrama, declaraţia de principii ş.a. În legătură cu aceasta nu există o regulă clară, metoda se adaptează în funcţie de scopul studiului. e) Focus-grupul presupune alcătuirea unui grup de 6-12 persoane, alese în aşa fel încât să reprezinte un anumit segment de public. Mediatorul care conduce discuţiile încurajează dezbaterea liberă a anumitor teme de interes pentru strategia organizaţiei, aplicând tehnica interviului focalizat. În funcţie de timpul acordat întâlnirii (care poate fi de o oră, maxim două ore), se alcătuieşte un ghid de 10-15 întrebări (formulate cât mai creativ, se pot pune şi întrebări care vizează indirect problema aflată în discuţie, pentru a testa sinceritatea răspunsurilor) care sunt puse pe rând participanţilor. Rolul mediatorului este: - de a construi un grup de discuţie format din cei prezenţi (care sunt selectaţi ca eşantion şi nu se cunosc înaintea dezbaterii); - de a construi o atmosferă destinsă (în care cei intervievaţi să fie încurajaţi să-şi exprime opiniile); - de a acorda pe rând cuvântul celor prezenţi, invitând şi pe cei mai reţinuţi să răspundă, astfel încât cei prezenţi să beneficieze de un timp aproximativ egal de exprimare; - de a limita polemicile şi discuţiile care angrenează numai doi-trei participanţi, - de a fi obiectiv în legătură cu problema dezbătută şi a nu-şi exprima opiniile, ci numai de a solicita opiniile participanţilor; - de a nu influenţa răspunsurile nici prin textul întrebării, nici prin intonaţie sau mimică. - de a nota pe scurt răspunsurile pentru fiecare participant, pe măsură ce sunt date. În legătură cu conceperea ghidului de interviu pentru focus-grup, experţii recomandă ca23: (1) întrebările să nu fie prea multe (7-10 întrebări) altfel durata discuţiei se prelungeşte nepermis de mult, ceea ce determină eşecul metodei; (2) numărul redus al întrebărilor impune o alegere şi o formulare cât mai bună, o misiune dificilă care necesită uneori contribuţia mai multor specialişti ; (3) moderatorul trebuie să dea dovadă de flexibilitate şi să adauge pe loc 1-2 întrebări dacă simte că acestea ar fi de folos, şi în acest scop să rezerve 10-15 minute la final. Răspunsurile notate sunt analizate ulterior împreună cu materialul audio-video înregistrat, urmărindu-se şi reacţiile non-verbale ale participanţilor. Scopul analizei este de a descoperi atitudinea participanţilor cu privire la organizaţie şi purtătorii ei de imagine. Alte tipuri de metode de investigare care pot fi folosite în analiza organizaţiilor24: a) Studiile de caz - presupun tehnici variate de colectare a datelor şi vizează asamblarea unor informaţii cât mai precise pentru înţelegerea unei anumite situaţii. Ele pot lua forma observaţiei participative, a analizei sociometrice sau a anchetelor de tip monografic. Unele studii de caz se pot preocupa de probleme aşa cum sunt ele definite şi identificate de responsabilii organizaţiei; altele se pot preocupa de probleme ce reies după un examen obiectiv al organizaţiei (abordarea clinică); b) Studiile comparative – urmăresc ca, prin evidenţierea similitudinilor/diferenţelor dintre organizaţia studiată şi altele, să se ajungă la o cunoaştere aprofundată a aspectelor cercetate; raţionamentul comparativ nu se exercită doar asupra unor elemente empirice, ci asupra proprietăţilor acestor elemente şi a relaţiilor între aceste proprietăţi. Studiile se pot desfăşura fie extensiv (pe un număr mai mare de organizaţii), fie intensiv (pe un număr mai mic, dar recurgându-se la tehnica „panel”, adică la studiul felului cum evoluează în timp anumite aspecte); c) Simularea – constă în construirea şi aplicarea unui model conceput pentru a reprezenta un fenomen sau o categorie de fenomene; obiectivul nu este acela de a reproduce funcţionarea unui anumit sector, ci de a explora consecinţele unor proprietăţi sau ale comportamentului actorilor
23 24

Traian Rotariu, Petru Iluţ, 2001, pp.66-67. idem, p. 533-534 38

implicaţi asupra funcţionării de ansamblu a sistemului. Se poate spune că simularea este, de fapt, un cvasi-experiment. Un alt element care structurează metodele de cercetare în organizaţii este axa temporală considerată pentru analiză. Astfel, perspectiva poate fi una desfăşurată în timp (studiu diacronic) sau una care să surprindă şi să analizeze starea organizaţiei la un anumit moment (studiu diacronic) Studiile de caz care prezintă dezvoltarea şi evoluţia unei orgnaizaţii în timp sunt studii diacronice; în aceeaşi categorie se înscriu şi studiile comparative care iau în considerare factorul timp, precum şi studiile panel. Atunci când se aplică ancheta prin interviu sau chestionar, observaţia sau experimentul, este vorba de un studiu sincronic. Disputa teoretic – aplicativ Ştiinţa organizaţiilor este marcată de o veritabilă tensiune între două tendinţe – una spre cunoaşterea ştiinţifică „pură”, iar cealaltă spre o ştiinţă aplicată constituind ceea ce se numeşte în mod curent management (studiul proceselor de decizie şi de coordonare a activităţii colective din punct de vedere al eficacităţii). În timp ce abordarea managerială îşi concentrează atenţia pe studiul critic direct al principiilor, regulilor şi operaţiilor prin care acţiunea organizaţională se realizează ca produs al unei acţiuni colective, abordarea teoretică nu se fondează neapărat pornind de la perspectiva eficacităţii şi nu se limitează la studiul procesului de decizie şi de administrare. Scopul în acest gen de cercetări este dobândirea unei perspective comprehensibile şi integratoare asupra organizaţiei ca ansamblu (perspectivă care nu poate decurge, de regulă, din studiul „pragmatic” al unor reguli, aplicând etalonul experienţei, al verificării în practică). Această problemă nu este însă de natură să aducă ştiinţa organizaţiilor în impas, întrucât cele două tendinţe se potenţează reciproc. Pe de o parte, teoreticienii (sociologi, psihologi etc.) descoperă elemente noi care îmbogăţesc cunoaşterea şi au utilitate practică; pe de altă parte, specialiştii în management, prin experienţe practice, pot detecta constrângerile de orice natură care impiedică funcţionarea organizaţiei, şi pot aduce astfel elemente importante pentru studiul teoretic. Aşadar, cunoaşterea în domeniul organizaţiilor progresează cu două puncte de plecare, diametral opuse: teoria şi experienţa. Pe de altă parte, polarizarea teoretic/critic - aplicativ face ca şi şcolile din domeniu să fie marcate de aceste două dimensiuni: iniţial, după cum se va vedea, ştiinţa organizaţiilor debutează prin cercetări şi formule pentru sporirea eficienţei (managementul clasic) pentru a se bifurca apoi: anumite orientări au o mai pronunţată viziune aplicativă, iar altele au un scop critic, care pot avea implicaţii practice doar într-un plan secundar. 3.2 Perspective asupra organizaţiei Perspectiva clasică (raţionalistă) Şcoala managementului clasic abordează organizaţiile ca ansamble închise, formale şi statice. Fondatorii şcolii, Frederick Taylor şi Max Weber, privilegiază studiul structurilor de autoritate, al nivelurilor ierarhice şi al specializării muncii. Din acest motiv, curentul a mai fost denumit şi perspectiva mecanicistă sau teoria fiziologică a organizaţiilor25, întrucât se sprijină pe teoria implicită a lipsei conflictului între conducători şi subordonaţi. Nici unul din reprezentanţii acestei şcoli nu au adus în discuţie problema informării şi a comunicării. Se presupune doar necesitatea comunicării pe verticală pentru funcţionarea structurii ierarhice a unei organizaţii raţionale. Atenţia se concentrează asupra structurilor formale, asupra productivităţii şi sistemelor de control,
25

Henry Simon, James March, Organisations, New York, John Wiley and Sons, 1958, cap. 2 39

privilegiindu-se comunicarea formală şi administrativă (explicarea regulilor). Conţinutul oricăror mesaje de alt tip şi caracterul eventual informal este ignorat, sau nu este considerat o variabilă semnificativă; locul sau rolul structurilor formale nu sunt nici un moment relativizate. Perspectiva organicistă Concepţia organicistă s-a născut din neajunsurile perspectivei clasice, care, după cum s-a subliniat, aborda organizaţia ca ansamblu închis, cu variabile interne şi mai degrabă structuraltehnologice decât umane. În perspectiva alternativă, organizaţia este văzută ca ansamblu supus unei dinamici interne, ansamblu a cărui eficacitate depinde de comportamentul membrilor săi, de satisfacerea intereselor acestora mai degrabă decât de adeziunea la o structură formală. Principiile de funcţionare ce determină această dinamică internă sunt exterioare, determinate de un model impus (deci organizaţia are un oarecare grad de deschidere); în plus, apare ideea incertitudinii pe plan intern (noţiunea de structură informală fiind destinată să capteze tot ceea ce nu acoperă noţiunea corelativă, de structură formală). Şcoala relaţiilor umane, şi mai târziu şcoala resurselor umane vor dezvolta aspecte variate precum: rolul interacţiunilor informale în organizaţie, ameliorarea comunicării pe verticală, rolul motivaţiei membrilor şi convergenţa cu scopul organizaţiei, etc. Asupra acestei perspective şi asupra perspectivei clasice se va reveni în capitolul următor pe larg, întrucât ele au o dimensiune aplicativă mai pronunţată. Perspectiva neo-raţionalistă Modelul organizaţional neo-raţionalist, cu Herbert Simon şi James March drept cei mai proeminenţi reprezentanţi, se situează pe o poziţie intermediară între şcoala clasică şi şcoala relaţiilor umane. Pe de o parte, pune accent pe procesul decizional şi pe caracteristicile de raţionalitate formală ale organizaţiei, iar pe de altă parte pe studiul motivaţiei membrilor organizaţiei; de asemenea sunt luate în considerare relaţiile de putere sau acţiunile strategice prin care actorii îşi impun obiectivele proprii26. În acelaşi timp, modelul este mai complex decât cele două anterioare întrucât se studiază procedurile prin care se instituie raţionalitatea colectivă şi nivelul de raţionalitate care poate fi atins, subliniindu-se rolul integrator al comunicării. De asemenea, se studiază fenomenele de reducere a incertitudinii sau de încorporare a inovaţiei (problematica atinsă este largă şi se va reveni asupra ei în capitolul 6). În acelaşi timp, se poate remarca despre această orientare tendinţa mai degrabă critică decât aplicativă. Perspectiva sistemică Teoria generală a sistemelor (T.G.S.) a marcat, în secolul XX, o ruptură epistemologică în raport cu vechea paradigmă, proprie „viziunii atomiste” a ştiinţei clasice, care considera că orice totalitate poate fi descompusă în elementele componente sperând că prin simpla lor reunire s-ar putea reconstrui şi face inteligibilă totalitatea de la care s-a plecat. Intenţia teoriei generale a sistemelor este de a dezvălui proprietăţi, principii şi legi care sunt caracteristice sistemelor în general, independent de varietatea lor sau de natura elementelor lor componente. Principala consecinţă a T.G.S. o constituie introducerea unei noi viziuni ştiinţifice (denumită sistemică), graţie virtuţilor metodologice ale triadei conceptuale sistem-structură-funcţie în cercetarea totalităţilor (ansamblurilor organizate). În esenţă, s i s t e m u l este un ansamblu de elemente în interacţiune, care constituie un întreg organizat, cu proprietăţi specifice şi funcţii proprii, deosebite de ale elementelor ce îl compun, o
26

Michel Crozier şi Erhard Friedberg, L’acteur et le système, Paris, Seuil, 1977 40

formaţie distinctă şi relativ autonomă în raport cu mediul înconjurător. Obiectele sistemului sunt, la rândul lor, totalităţi structurale (subsisteme), în cadrul cărora legile sistemului nu sunt identice cu cele ale elementelor componente. Adiacentul conceptului de sistem este acela de mediu, în care se includ elemente din afara sistemului care-l influenţează sau sunt influenţate de el. Sistemele sunt universal prezente în cosmos, în realitatea fizico-biologică şi în viaţa socială. Sistemele sociale sunt, de regulă, organizaţii. Orice organizaţie este un sistem, fără ca orice sistem social să fie propriu-zis o organizaţie. Organizaţia este un sistem deschis, adaptativ, ţinând seama de faptul că este o componentă a unor sisteme mai mari, cu care are legături armonizate prin procesul de conducere. În acelaşi timp, organizaţia are şi un grad propriu de autonomie, o funcţionare de sine stătătoare. Organizaţia poate fi înţeleasă numai privind-o ca sistem deschis, ale cărui procese interne se află în interrelaţie cu mediul. Organizaţia ca un sistem complet închis probabil nu va exista niciodată, deoarece componentele sale sunt totdeauna influenţate de forţe din afara sistemului. Aceasta înseamnă că organizaţia trebuie analizată contextual şi, în acest sens, putem vorbi de „grade de permeabilitate” la influenţele din mediu, dar nu de un sistem închis. Organizaţia este un sistem dinamic, în sensul că evoluţia şi viabilitatea sa sunt determinate de modificările care se produc în cadrul sistemului, în relaţiile acestuia cu mediul. Ea este, de asemenea, un sistem complex, probabilistic şi relativ stabil, deoarece reprezintă o reuniune de componente articulate prin numeroase legături, supusă unor factori perturbatori, dar capabilă să-şi menţină funcţionarea în cadrul unor limite care-i definesc maniera de comportare. Organizaţia este un sistem autoreglabil şi autoorganizabil deoarece are capacitatea să facă faţă diferitelor influenţe din interior şi din exterior, cu ajutorul conducerii, prin acte decizionale. Ca sistem autoreglabil, organizaţia acţionează în concordanţă cu un ansamblu de norme şi valori şi se autoreglează în funcţie de mai multe elemente. Printre acestea se numără: elementele umane aflate în interacţiune reciprocă; acţiunea transformatoare; faptul că organizaţia dispune de libertatea de alegere a mijloacelor şi căilor de acţiune ca şi de modalitatea de formulare a scopurilor viitoare, adică are flexibilitate; activitatea variabilă a oamenilor care este strâns legată de motivaţie şi convingere, de satisfacţie şi stări morale, de comportamentul complex, de sistemele de comunicare şi informare, de modelele adoptate în procesul de decizie şi de performanţele acestora. Autoorganizarea exprimă capacitatea organizaţiei de a reface echilibrul comportamentelor sale în raport cu perturbaţiile ivite, iar autoinstruirea reflectă capacitatea pe care o are de a folosi experienţele anterioare pentru optimizarea propriei activităţi. Perspectiva relaţiilor cu mediul

41

Această perspectivă reprezintă o variantă îmbunătăţită a celei anterioare întrucât mediul apare ca o determinantă importantă a organizaţiei, spre deosebire de analiza sistemică, în care mediul era conceput doar în dimensiunea sa iniţială (furnizează „intrări” şi absoarbe „ieşiri”). Analiza relaţiilor „organizaţie – mediu” îmbogăţeşte perspectiva teoretică prin sublinierea fie a relaţiei cauzale mediu – organizaţie, fie a covariaţiei celor două entităţi. Se pot distinge două tipuri de modele: 1. Mediul ca sursă de constrângere şi de resurse: mediul este un fenomen exterior ce-şi impune condiţiile asupra organizaţiei care trebuie să se adapteze. Organizaţiile îşi modifică comportamentul şi structurile pentru a cuceri resursele de care au nevoie. În această ordine de idei, analiza se concentrează fie pe incertitudinea mediului (şi pe strategiile organizaţionale de răspuns), fie pe interdependenţa elementelor din mediu – anumite elemente din organizaţie (cum ar fi distribuţia puterii). 2. Abordarea ecologică: organizaţia şi mediul evoluează simultan şi se influenţează reciproc – de aici asimilarea organizaţiei cu metafora biologică şi generarea a două curente: - Studiul „populaţiei organizaţiei” şi al rolului comunicării în gestionarea interdependenţelor din organizaţie (procesele din timpul unei interacţiuni sau fuziuni, sau rolul informaţiei în procesele de coordonare internă); - Aplicarea noţiunii de „ciclu de viaţă” şi concentrarea analizei pe procesele comunicaţionale care însoţesc apariţia/dezvoltarea/stingerea organizaţiei. Rezumat Ştiinţa organizaţiilor este marcată de tensiunea între tendinţele spre cunoaşterea ştiinţifică „pură” şi spre ştiinţa aplicată, managementul propriu-zis. Din punct de vedere teoretic, organizaţiiile pot fi văzute în mai multe perspective: mecanicistă (şcoala clasică), organicistă (şcoala relaţiilor umane, şcoala resurselor umane), neo-raţionalistă (analiza reţelelor de influenţă şi putere), sistemică şi în relaţie cu mediul (abordarea în „metaforă biologică”). Organizaţiile, ca sisteme sociale complexe, sunt constituite din elemente ce trebuie să acţioneze în mod concentrat pentru a obţine eficienţa organizaţională. Aceasta presupune ca organizaţiile să fie analizate atât din perspectiva capacităţilor de a integra variabilele organizaţionale cu factorii umani, cât şi din aceea de a reacţiona în mod adecvat la influenţa mediului extern. Concepte cheie - interdisciplinaritate; - metode de studiu; - aplicativ şi teoretic; - structură – funcţie - sistem; - mediu. Aplicaţie rezolvată 1. Identificaţi subsistemele unei organizaţii, oricare ar fi domeniul de activitate, mărimea sau misiunea acesteia. Elementele constitutive ale organizaţiei sunt:indivizii (oamenii), grupurile umane, liderii (conducătorii). Întreaga structură şi toate procesele organizaţionale rezultă din combinarea, din relaţionarea oamenilor, grupurilor şi liderilor. Fiecare dintre cele trei categorii de elemente constituie un subsistem vital al organizaţiei – subsistemul individual, subsistemul grupal şi subsistemul conducerii.
42

Subsistemele organizaţiei se caracterizează prin procese specifice, ce rezultă din stimulii de intrare (influenţe din mediul exterior, ale subsistemului şi organizaţiei) se exprimă prin comportamente de ieşire (din subsistem şi, ulterior, din organizaţie). Astfel, pentru subsistemul individual (pentru individ ca element) procesele caracteristice sunt: - motivaţia (natura şi intensitatea interesului prezenţei şi acţiunii în interiorul organizaţiei); - dezvoltarea (evoluţia profesională şi umană); - adaptarea (capacitatea de a se confrunta cu stimuli noi, inclusiv de a acţiona în condiţii de solicitare intensă, de stres). Subsistemul grupal (grupul ca element al organizaţiei) cuprinde procese care se desfăşoară în trei planuri puternic interferente: planul intragrupal (în interiorul grupului), extragrupal şi intergrupal (la nivelul raporturilor dintre grupuri). Procesele caracteristice sunt: - interacţiunea dintre indivizi şi socializarea indivizilor (în interiorul fiecărui grup); - competiţia şi cooperarea, la nivelul relaţiilor dintre grupuri; Subsistemul conducerii (liderul ca element al organizaţiei) implică procese precum: - influenţarea (indivizilor şi a grupului/grupurilor aflate sub autoritatea liderului); - adoptarea deciziei şi coordonarea execuţiei acesteia (conducerea propriu-zisă); - comunicarea cu indivizii şi grupurile, în interiorul spaţiului de autoritate; - realizarea conducerii nu numai în condiţii de normalitate, de stabilitate, ci şi în condiţii de schimbare, inclusiv în situaţii excepţionale, de stres. Dar pentru a avea o imagine completă a organizaţiei este necesar să subliniem că ea trebuie privită, atât ca sistem, cât şi ca suprasistem. Ca sistem, este inclusă în societatea globală, iar ca suprasistem înglobează alte sisteme. În acelaşi timp, organizaţia cuprinde mai multe subsisteme, fiecare având o funcţie specifică. O clasificare operaţională a sistemelor (subsistemelor) participante la viaţa internă a organizaţiei cuprinde cinci tipuri generice esenţiale: 1. Subsistemul de producţie, care este cel mai important, deoarece în cadrul lui se desfăşoară transformările pe baza prelucrării „intrărilor" în sistem. 2. Subsistemul de susţinere, care procură „intrările" din mediu (oameni, materiale, energii), plasează „ieşirile" şi realizează legăturile instituţionale ale organizaţiei cu mediul exterior. 3. Subsistemul de menţinere, care echipează interiorul organizaţiei cu ceea ce este necesar realizării în cele mai bune condiţii a activităţii. Sunt cuprinse aici mecanisme de recrutare şi instruire a forţei de muncă, de solicitare şi motivare conform normelor organizaţiei, de aplicare a sancţiunilor pozitive şi negative pentru atingerea scopurilor organizaţiei. 4. Subsistemul adaptativ, care elaborează măsuri de corecţie, de adaptare a sistemului în urma receptării influenţelor din mediul înconjurător. 5. Subsistemul de conducere, care cuprinde activităţile organizate în vederea controlării, coordonării şi dirijării numeroaselor subsisteme ale structurii organizaţiei. Acest subsistem dispune de mecanisme de reglementare şi este investit cu autoritate structurală pe mai multe niveluri. El este cel care produce deciziile necesare coordonării şi dirijării tuturor celorlalte subsisteme.

43

Cea mai simplă schemă de reprezentare cibernetică a organizaţiilor este următoarea: Mediu extraorganizaţional intrări (input) comenzi; resurse procesări ieşiri (output) interne produse specifice şi efecte în mediu

feedback

organizaţiilor etc.). 2. Pentru o organizaţie din domeniul cultural, identificaţi o problemă şi propuneţi o schemă de cercetare pentru investigarea acesteia. Identificarea problemei. Înfiinţat în anul 1950, sub titulatură de Teatrul de Păpuşi de Stat, Teatrul pentru Copii şi Tineret „Luceafarul” reprezintă una dintre instituţiile de referinţă culturală ale Iaşiului. După revoluţie, teatrul nu înregistrează o scădere dramatică a numărului de spectatori la spectacolele pentru copii, însă este obligat datorită dezinteresului pentru teatru manifestat de liceeni să îi restrângă numărul de premiere adresat acestora la una pe stagiune. La spectacole rareori se joacă cu sală plină, iar reacţiile tânărului spectator se află de multe ori la limita bunului simţ, uitându-se că spectacolul nu este interactiv. „Dezinteresul pentru ceea ce se întâmplă pe scenă porneşte din lipsa unui repertoriu adecvat?”, „Din lipsa de profesionalism a echipei actoriceşti?”, „Sunt oare atraşi în asemenea măsură de lumea virtuală, încât teatrul nu mai poate face faţă acestui concurent?” reprezintă întrebări actuale pentru instituţia prezentată, problemă cu care această se confruntă fiind manieră în care se poate readuce segmentul de public format din liceeni la teatru. Se impune realizarea unei cercetări pentru obţinerea informaţiilor asupra problemei, apoi o analiză a acestor date însoţită de recomandări către conducerea teatrului privind strategia şi tipurile de acțiune. Coordonatele cercetării. Etapele cercetării vor fi orientate pe următoarele coordonate: stabilirea regiunilor din care vor fi culese prioritar informaţiile, a scopurilor cercetării, ipotezelor, stabilirea metodelor adecvate de investigaie, determinarea unui model de segmentare a publicurilor şi obţinerea de date despre cum este văzută instituţia culturală. Informaţiile se pot obţine din departamentele de organizare a spectacolelor aparţinând teatrului Luceafărul Iaşi, liceele din localitate, cronici teatrale şi articole în care se abordează problematici specifice psihologiei şi preocupărilor tinerei generații. Scopurile cercetării constau în a: cunoaşte preferinţele tinerilor şi a atitudinilor faţă de activitatea de teatru, ipoteză de plecare a cercetării fiind că nerealismul conţinutului pieselor de teatru jucate îndepărtează tinerii de sălile de spectacol. Metodele utilizate pot fi atât cantitative cât şi calitative, fiind investigate eşantioane selectate cu pas-statistic, alcătuite din elevi de liceu. Instrumentele de cercetare. Pot fi utilizate atât metode cantitative, cât şi calitative, aplicate unor eşantioane formate din elevi ai liceelor din localitate. Ca metodă de investigare cantitativă, cea mai indicată şi cea mai frecvent utilizată este tehnica anchetei pe bază de chestionar. Instrumentul de
44

investigare include o parte introductivă (în care este precizat scopul cercetării, importanţa participării şi maniera de utilizare a rezultatelor), ghidul de interviu (ce cuprinde întrebări introductive, de bază şi de indentificare) şi formularul completat. Întrebările introductive ale ghidului de interviu sunt cele care fac legătura cu subiectul propriuzis, urmărind să determine măsura în care persoana intervievată cunoaşte problema aflată în discuţie. Exemple de întrebări introductive pot fi: „Care sunt spectacolele pentru tineret ce fac parte din repertoriul teatrului în prezent?”, „De câte ori aţi participat la spectacolele teatrului nostru anul acesta?”, „Vă plac: comediile, dramele, spectacolele de varietăţi, spectacolele musicale”. Întrebările de bază, ce fac obiectul sondajului propriu-zis şi vizează verificarea ipotezelor cercetării, pot fi: întrebări deschise ori închise privind atitudinea față de problema respectivă („Ce tip de spectacole v-ar plăcea să vizionaţi?”, „Vă place să: urmăriţi spectacolele în linişte/ să fiţi martorul unor comentarii făcute cu glas tare de colegii voştri la adresa spectacolului şi a actorilor/ să faceţi voi înşivă astfel de comentarii”) întrebări deschise ce au că scop măsurarea intensităţii opiniilor exprimate ori a atitudinii subiecţilor faţă de respectivele probleme („Care consideraţi că este atitudinea tinerilor români faţă de teatru?”, „Aveţi obiecţii faţă de tematica ori de punerea în scenă a pieselor?”) Întrebările închise, de identificare, finalizează chestionarul, referindu-se la caracteristicile personale: vârstă, profilul clasei, nivel de instruire. Dat fiind numărul mare de întrebări de tip deschis ce se preferă într-o asemenea situaţie, se impune o minuţioasă analiză de conţinut a răspunsurilor. De asemenea, se poate lua în calcul un asemenea chestionar destinat şi cadrelor didactice din licee. Dintre metodele calitative, cea mai indicată ar fi cea a unui focus-grup, alcătuit din maxim 12 persoane, elevi şi profesori de liceu, selectaţi pentru a forma un grup cât mai reprezentativ. Mediatorul ce conduce discuţia încurajează dezbaterea liberă, axată pe structură repertoriului de tineret al teatrului şi modalităţile artistice de realizare a spectacolelor. Este recomandată înregistrarea audio-video a dezbaterii şi analizarea ei de către instanţele de conducere împreună cu o echipă de sociologi şi psihologi avizaţi. Printre deficienţele metodelor alese de pot fi menţionate perturbările datorate de factorul uman: răspunsuri convenţionale, efectul de halou al poziţionării întrebărilor în cazul chestionarelor, tendinţa de conformism posibil de întâlnit în cazul focus-grupurilor. 3. Pentru o organizaţie din domeniul electric (Energofor SRL Bacău), organizaţie cu 14 departamente, cu structură centralizată funcţională, elaboraţi un ghid de interviu semistructurat şi un chestionar pentru determinarea stilului de conducere şi climatului intern. Ghid de interviu 1. Conduceţi o firmă specializată în instalaţii termice şi energetice. Sunteţi parte activă a procesului de producţie sau doar un reprezentant simbolic al organizaţiei? 2. Ce funcţie predomină în activităţile dumneavoastră? Cea de conducere sau de execuţie? 3. Cum v-aţi aprecia, într-un singur cuvânt, poziţia faţă de organizaţie? 4. Ce tip de relaţii predomină în interacţiunea cu subalternii? 5. Ce anume credeţi că-i motivează cel mai mult în îndeplinirea adecvată a sarcinilor? 6. Cum anume vă stimulaţi subalternii? 7. Pentru buna desfăşurare a activităţii organizaţionale, vă folosiţi preponderent de puterea de coerciţie sau de cea de recompensă? 8. Activităţile desfăşurate se realizează totdeauna după o ordine prestabilită şi funcţii sau există spontaneitate în atribuirea de sarcini? 9. Pe ce criterii vă axaţi atunci când atribuiţi o anume sarcină unui angajat?
45

10. Ce măsuri luaţi atunci când un angajat nu-şi îndeplineşte o sarcină la timp sau în mod corespunzător? 11. Aveţi un program de lucru fixat? 12. Ce tip de relaţii predomină între angajaţii dumneavoastră? 13. Cum aţi aprecia atmosfera generală din cadrul organizaţiei? 14. Vă confruntaţi des cu situaţii conflictuale? 15. Ce măsuri luaţi atunci când apar tensiuni în grupurile de muncă? 16. Cum reacţionaţi atunci când vi se reproşează ceva din partea subalternilor? 17. Există activităţi în care delegaţi autoritatea? 18. În ceea ce priveşte procesul de adoptare al deciziilor, acesta se realizează individual în urma consultării angajaţilor sau e lăsat în totalitate în mâna grupurilor de lucru? 19. În ceea ce priveşte competitivitatea, aceasta e mai pronunţată între angajaţi sau la nivel organizaţional, faţă de eventualii factori externi (ex: competitori)? 20. Ce aţi putea spune despre canalele prin care comunicaţi cu subalternii dumneavoastră? 21. Aţi schimba ceva la stilul domneavoastră de conducere? Chestionar Acest chestionar urmăreşte să identifice parametrii relaţiei conducere –angajaţi în interiorul firmei, cu scopul de a elabora măsuri de îmbunătăţire a climatului. Completarea durează aproximativ 10 minute, iar răspunsurile vor fi anonime. 1. După părerea dumneavoastră, pe care din următorii factori se pune mai mult accent în activitate în organizaţia unde lucraţi? a) respectarea termenelor; b) detalii de sarcină; c) relaţii interumane; d) informare la obiect; e) perfecţionare profesională; f) atmosfera de grup. g) Altceva..... 2.Gândindu-vă la viaţa dumneavoastră profesională, puteţi spune că vă consideraţi mai curând: a) foarte mulţumit; b) mulţumit; c) nici mulţumit, nici nemulţumit; d) nemulţumit; e) foarte nemulţumit. 3. În ceea ce priveşte domeniul de activitate al organizaţiei, conducătorul este: a) specializat b) competent c) familiarizat d) neinstruit e) altfel.... Următoarele întrebări se referă la activitatea dumneavoastră în organizaţie 4. Prin ce anume vă stimulează să vă îndepliniţi sarcinile adecvat? a) remuneraţie b) recunoaşterea meritelor c) sentimentul de împlinire profesională
46

d) reacţia colegilor e) altceva.... 5. Pe ce criterii vi se se atribuie sarcinile? a) competenţă b) relaţiile cu managerul c) spontaneitate d) cerinţele postului e) altele...... 6. Au existat situaţii când nu ati reuşit să vă îndepliniţi sarcinile corespunzător? a) Da b) Nu (treceţi direct la întrebarea 11) 7. Care a fost reacţia conducătorului? a) am fost sancţionat prin scăderea salariului b) am fost mustrat c) s-a încercat soluţionarea situaţiei prin cooperare d) am fost ajutat de echipă să remediez situaţia e) alta.... 9.Cum aţi aprecia atmosfera generală din cadrul organizaţiei? a) tensionată b) apatică c) entuziastă d) solicitantă e) altfel.... 10. Ce puteţi spune despre relaţiile conflictuale cu colegii? a) apar foarte des b) sunt frecvente c) sunt normale ca frecvenţă d) apar doar ocazional e) nu-mi amintesc; 11. Cum reacţionează managerul la apariţia unui conflict între angajaţi? a) intervine pentru a ajuta la soluţionarea neînţelegerilor b) aplică sancţiuni celor responsabili pentru declanşarea lui c) nu se implică d) ia măsurile necesare pentru evitarea lor pe viitor e) nu ştiu 12. Obişnuiţi să semnalaţi conducătorului ceva atunci când consideraţi ca greşeşte? a) Da b) Numai dacă e ceva important c) Nu (treceţi direct la întrebarea 17) 13.Cum reacţionează managerul atunci când îi reproşaţi ceva? a) încearcă să înţeleagă punctul de vedere şi ia măsuri b) ascultă punctul de vedere susţinut dar nu acţionează c) încearcă să se justifice d) e indiferent e) nu ştiu. 14. Există activităţi în care vi se acordă putere de decizie? a) da, în majoritatea celor care vizează departamentul pe care îl conduc b) da, ocazional
47

c) sa. dar doar după ce iniţial consult managerul general d) nu, toate deciziile se iau la nivelul managerului general 15. Cum se realizează comunicarea cu managerul cel mai frecvent? a) şedinţe organizate b) întrevederi faţă-în-faţă c) avizier d) telefon, mail, fax. e) altfel.... Teme pentru aplicaţii 1. Identificaţi şi explicaţi procesele prin care organizaţia de apartenenţă (sau altă organizaţie cunoscută) se manifestă drept sistem deschis, autoreglabil şi autoinstruibil. 2. Descrieţi în detaliu unul dintre subsistemele organizaţiei de apartenenţă şi rolul său pentru organizaţia-sistem ca ansamblu. 3. Considerând o organizaţie ca alegere prin prisma abordării ecologice, descrieţi modul în care dezvoltarea ei şi mediul exterior se influenţează reciproc. 4. Considerând o organizaţie ca alegere prin prisma metaforei biologice, identificaţi „vârstele ei” şi caracteristicile fiecăreia. Grilă de autoevaluare 1. Singura caracteristică a organizaţiilor ca sisteme sociale este: a) sunt alcătuite din oameni; b) sunt sisteme deschise; c) sunt sisteme autoinstruibile. Indicaţi, prin încercuirea variantei de răspuns, răspunsul corect. 2. Ce tipuri de modele identificăm în perspectiva relaţiilor cu mediul? a) modelul determinist; b) mediul ca sursă de resurse şi de constrângere; c) organizaţia este înzestrată cu liber arbitru; d) organizaţia şi mediul evoluează simultan şi se influenţează reciproc.

48

3. ORIENTĂRI ÎN MANAGEMENTUL ORGANIZAŢIILOR

Literatura social-economică şi managerială cuprinde extrem de multe situaţii ilustrative privind perpetua tensiune internă a organizaţiilor, privind efortul continuu de calibrare a organizaţiilor în formule cât mai performante. În acest proces de ansamblu sunt cuprinse atât micro-organizaţiile (organizaţiile standard, productive, de servicii etc.), cât şi − la limita de sus a problemei − macro-organizaţiile (inclusiv statul, privit ca macro-organizaţie). În cele ce urmează, sunt oferite câteva exemple, recoltate aproape aleatoriu din literatura curentă, exemple care conţin atât sugestii de lectură, cât şi invitaţia realizării, de către studenţi, a unor demersuri similare. Analiza evoluţiei teoriei şi managementului organizaţiilor este semnificativă din mai multe puncte de vedere. Explicaţiile despre organizaţii au urmărit dintotdeauna creşterea eficienţei acţiunii oamenilor cuprinşi în interiorul acestora. Treptat, au fost detectate elementele esenţiale ale structurii şi proceselor organizaţionale, integrate ulterior în explicaţii, în teorii privind organizaţia ca întreg. Teoria organizaţiilor, în evoluţia sa, a pendulat în permanenţă între analiza comportamentelor structurale şi funcţionale ale organizaţiei şi abordarea acesteia ca întreg27. Începuturile teoriei şi managementului organizaţiei sunt strâns legate de necesitatea îmbunătăţirii conducerii activităţilor productive, industriale, fapt care a impus sistematizarea unor principii ale conducerii eficiente a oamenilor şi a organizaţiilor productive. Nu întâmplător, geneza teoriei organizaţiei se împleteşte cu fazele de început ale ştiinţei conducerii, ale managementului, interdependenţele dintre cele două ştiinţe multiplicându-se şi intensificându-se de-a lungul timpului. Ulterior s-a observat că sunt necesare analiza structurii interne a organizaţiei, depistarea şi utilizarea adecvată a criteriilor şi a modalităţilor de alcătuire şi de transformare a structurilor organizaţiilor. În această etapă organizaţiile au fost percepute ca alcătuiri raţionale, raţionalitatea lor fiind principalul factor de eficienţă şi de succes social. N-a fost însă suficient. Se impunea includerea în analiză a oamenilor şi a relaţiilor interumane şi impunerea şi utilizarea pârghiilor de dezvoltare oferite de îmbunătăţirea climatului uman al muncii. După cel de-al doilea război mondial, s-a realizat un important pas înainte prin evidenţierea rolului fundamental al oamenilor în cadrul organizaţiilor. Relaţiile interumane sunt importante, însă, mai mult decât atât, oamenii ca atare sunt principala resursă a activităţii oricărei organizaţii. Încercarea de valorificare a resurselor umane a
27

Mihaela Vlăsceanu, Psihosociologia organizaţiilor şi conducerii, Bucureşti, Editura Paideia, 1993, pp. 29-89

49

concentrat analiza spre nucleul organizaţiei, spre partea sa cea mai consistentă. În condiţiile accelerării ritmurilor de înnoire a tehnologiilor şi a vieţii sociale, ale creşterii influenţelor mediului extern asupra organizaţiilor, era inevitabil să se observe importanţa factorilor de schimbare asupra dinamicii organizaţiilor. Au devenit preponderente analizele referitoare la dezvoltarea organizaţiilor, la capacitatea lor de schimbare, de adaptare la factorii de înnoire. Simultan, analiza organizaţiilor a vizat tot mai mult specificul acestora, particularităţile de alcătuire şi caracteristicile distincte, izvorâte natura din distinctă a domeniului în care organizaţiile sunt înglobate. Fără îndoială, domenii precum cel politic, industrial-economic sau militar implică forme specifice de organizare a oamenilor şi a activităţilor umane. În concluzie, studiul evoluţiei teoriei şi managementului organizaţiei face posibilă: - înţelegerea genezei şi complexităţii conceptelor şi strategiilor prin care sunt explicate şi pot fi conduse eficient organizaţiile; - înţelegerea importanţei abordării integrale a organizaţiilor prin îngemănarea mai multor perspective: structura şi elementele componente ale organizaţiei; organizaţia ca întreg; raporturile de intercondiţionare dintre organizaţii şi mediul extern. 4.1 De la managementul clasic la orientarea spre structuri Spre sfârşitul secolului al XIX-lea şi începutul secolului XX revoluţia industrială, demarată în deceniile anterioare, se afla la apogeu. Maşinismul şi producţia de fabrică, de serie mare, triumfau în ţările dezvoltate ale timpului. Noile tehnologii industriale, de factură mecanică, au susţinut o creştere accelerată a producţiei şi au permis sporirea sensibilă a productivităţii muncii. Nu era însă suficient ca muncitorii să dobândească noi cunoştinţe şi noi abilităţi pentru a putea utiliza noile unelte. Treptat şi-a făcut loc ipoteza potrivit căreia potenţialul productiv ridicat al noilor unelte mecanice nu este valorificat în suficientă măsură de muncitori, mai ales din teama de şomaj şi de riscul că sporirea productivităţii ar putea duce la mărirea normelor de muncă fără o creştere corespunzătoare a salariului. Devenise clară necesitatea analizei modului de organizare a muncii şi, într-un sens mai larg, necesitatea înţelegerii naturii organizaţiilor de muncă şi a modului de conducere a acestora. Principiile managementului ştiinţific au fost experimentate de Taylor în cadrul unor organizaţii productive (fabrici producătoare de oţel) pornindu-se tocmai de la studiul mişcării şi al timpului, în încercarea de precizare a încărcăturii optime pentru lopeţile cu care erau alimentate furnalele cu minereu. Optimizarea încărcăturilor, în strânsă asociere cu un sistem de recompense şi stimulente, putea duce la dublarea câştigurilor salariale pentru muncitorii cei mai destoinici. Taylor urmărea o specializare maximă a muncitorilor drept condiţie a creşterii productivităţii muncii, necesitate care era aplicabilă simultan şi organizatorilor producţiei. Bună parte din sarcinile şefului direct al echipei de lucru erau preluate de specialişti însărcinaţi cu controlul asupra diferitelor aspecte ale muncii. Prin aceasta, Taylor înnoieşte conceptul de conducere introducând ideea de conducere funcţională, prin care şefii muncitorilor se multiplică prin specializare, fiecare dintre aceştia ghidând muncitorii prin instrucţiuni în domeniul în care este specializat, convergenţa instrucţiunilor realizându-se spre ţinta înfăptuirii eficiente, cu productivitate

50

ridicată, a operaţiunilor de muncă.Ideile cu privire la „raţionalizarea” actelor muncii şi mai ales ideea conducerii funcţionale au fost preluate şi dezvoltate ulterior. Contemporan cu Taylor, francezul Henry Fayol dezvoltă cu deosebire aspectele de ansamblu ale conducerii generale. Printre cele mai importante principii putem reţine: unitatea de direcţie şi unitatea de comandă, diviziunea muncii, autoritatea şi răspunderea, centralizarea/descentralizarea, subordonarea interesului individual celui general. În concluzie, managementul ştiinţific se preocupă în principal de specializarea muncii, în ambele sale aspecte: munca productivă directă, sub acest unghi fiind analizate şi raţionalizate actele, operaţiile muncii şi munca de conducere, perspectivă din care au fost sistematizate, atât actele cât şi principiile organizării şi conducerii. Motivarea oamenilor pentru creşterea productivităţii, pentru sporirea performanţelor era văzută exclusiv prin prisma interesului economic, prin acordarea de recompense financiare corespunzătoare şi prin controlul riguros al muncii şi al muncitorilor. Treptat s-a observat că, deşi reală şi utilă, această perspectivă este prea îngustă, lăsând în afară aspectele sociale ale muncii şi ale organizaţiei. Din cu totul altă perspectivă sunt abordate problemele organizaţiei şi ale organizării de către sociologul german Max Weber. Acesta îşi propune identificarea surselor de legitimitate ale autorităţii sau, altfel spus, explicarea temeiurilor prin care oamenii acceptă autoritatea. Urmărind un asemenea scop Weber descrie trei tipuri „pure” (standard) de organizaţii: organizaţia orientată pe lider (tipul charismatic), organizaţia patriarhală (tipul tradiţional) şi organizaţia birocratică (tipul raţional-legal). În organizaţia orientată pe lider, exercitarea autorităţii se realizează prin calităţile personale ale liderului; termenul grecesc „charisma” sugerează harul, calităţile de excepţie prin care se impune liderul. Ierarhia este alcătuită din lider şi discipolii (adepţii) acestuia; discipolii fiind intermediari între lider şi mase, iar devoţiunea şi supunerea acestora faţă de lider este principalul criteriu pentru desemnarea lor în funcţiile de conducere a organizaţiei. Administrarea organizaţiei este în mică măsură determinată prin norme şi reguli, deciziile fiind de obicei neraţionale, ele decurgând doar din inspiraţia şi dorinţele liderului. Asemenea organizaţii sunt instabile, atât în timpul funcţionării lor, cât şi în momentul dispariţiei liderului, când, în mod obişnuit, se destramă. În organizaţia patriarhală (tradiţională), sursa autorităţii este tradiţională, ierarhia organizaţiei cuprinzând relaţii de tipul „stăpân-supus”. Criteriul numirii în funcţie are în vedere în redusă măsură competenţa, în prim plan aflându-se relaţiile de rudenie şi de rang ale persoanei şi ale familiei sale. Caracteristice pentru societăţile moderne sunt, consideră Max Weber, organizaţiile birocratice. Acestea se impun prin trăsăturile lor de raţionalitate şi eficienţă. Ele sunt raţionale pentru că operează cu mijloace construite în concordanţă cu obiectivele urmărite. Sunt, totodată, legale pentru că autoritatea este definită şi decurge dintr-un sistem de reguli şi proceduri prin care este precizată poziţia fiecărui individ în interiorul organizaţiei. În pofida sensului peiorativ pe care termenul de birocraţie l-a dobândit în timp, de funcţionare greoaie, costisitoare şi ineficientă a unui sistem administrativ, sensul promovat de Weber pentru organizaţiile birocratice este cel contrar. Pentru el, organizaţia birocratică este cea mai eficientă formă de organizare socială, pentru că: autoritatea fiecărui funcţionar din interiorul organizaţiei este definită clar şi précis, toate funcţiile sunt ordonate într-o ierarhie cu niveluri de autoritate riguros determinate, iar activitatea

51

este dată de funcţie, de competenţa de a da ordine şi de acceptarea firească a ordinelor. În plus, raţionalitatea organizării derivă din sistemul de reguli şi proceduri prin care sunt descrise toate actele şi comportamentele din interiorul organizaţiei. Comunicarea şi circulaţia informaţiilor sunt precis reglementate, informaţia scrisă fiind înregistrată şi depozitată, iar cei care le manipulează sunt conducătorii-profesionişti şi specialiştii-experţi. În ultimă instanţă, Weber a considerat organizaţiile birocratice ca tipul ideal către care este normal să se îndrepte toate formele de organizare. Prin impersonalitate, eficienţă şi echitabilitate, birocraţia face compatibilă autoritatea organizaţiei cu valorile democraţiei. Însă, în plan practic, riscurile depersonalizării organizaţiei, în varianta sa birocratică, nu puteau fi neglijate. Reducerea omului la un simplu element organizaţional pentru a garanta eficienţa funcţionării organizaţiei împiedică analiza complexităţii omului, a „forţelor” sale multiple prin care există şi se manifestă în cadrul organizaţiilor. 4.2 Orientarea spre oameni Drept urmare, deloc întâmplător, în perioada interbelică cercetările s-au îndreptat tocmai în direcţia omului, conturându-se o nouă orientare în management şi teoria organizaţiei, cea a relaţiilor umane. În acest plan s-au impus psihologul George Elton Mayo şi sociologul Fritz Roethlisberger. Cercetările au început în anul 1924 în uzinele Hawthorne din S.U.A., producătoare de materiale telefonice, şi s-au desfăşurat pe parcursul mai multor ani. Obiectivul vizat era cel al studierii relaţiei dintre condiţiile de muncă şi cele de productivitate. În prima etapă a fost investigată legătura dintre calitatea iluminării locului de muncă şi eficienţa muncii, observându-se inexistenţa vreunei corelaţii semnificative între cei doi factori. În acelaşi moment a devenit evidentă dificultatea testării efectului unei singure variabile într-o situaţie complexă, în care existau mai multe variabile necontrolate. În consecinţă, a fost proiectat un alt experiment, prin care un grup de cinci fete a fost plasat într-o cameră de testare, înregistrându-se cu exactitate atât condiţiile de temperatură, umiditatea, orele de somn, cantitatea de hrană, cât şi productivitatea fiecărei lucrătoare. Din nou însă, între condiţiile de lucru şi productivitate nu era sesizabilă o legătură simplă şi directă. În continuare s-a decis introducerea unor schimbări pozitive cu privire la numărul şi durata pauzelor de odihnă, lungimea zilei şi a săptămânii de lucru, servirea unui prânz etc. În noile condiţii, după primul an şi jumătate s-a constatat o creştere substanţială a productivităţii muncii. În acest moment a apărut ideea revenirii la condiţiile iniţiale de lucru, condiţii de altfel comune tuturor celor aflaţi în afara experimentului, prin retragerea tuturor îmbunătăţirilor introduse. Însă, deşi moralul celor cinci lucrătoare a scăzut, productivitatea s-a menţinut înaltă. S-a produs, după cum au spus cercetătorii, „marea iluminare”. „Ceea ce a demonstrat experimentul în mod dramatic şi concluziv – spunea unul dintre autorii acestuia – este importanţa atitudinilor şi sentimentelor muncitorilor. În cele mai multe situaţii de muncă semnificaţia unei schimbări este probabil să fie la fel de importantă, dacă nu chiar mai importantă decât schimbarea însăşi”. În cadrul experimentului nu modificarea condiţiilor de lucru s-a dovedit esenţială ci, în chip neaşteptat, modul în care au fost percepute aceste modificări, sau, mai exact spus,

52

efectele pozitive au rezultat din situaţia nouă în care cele cinci lucrătoare au fost puse. Ele au reacţionat practic, mărind productivitatea, tocmai la ideea de înnoire, de împrospătare şi la grija cu care au fost înconjurate. Devenea evident că importante sunt modul în care oamenii valorizează schimbarea şi efectele acesteia asupra climatului de muncă şi a relaţiilor interpersonale. Hotărâtoare este satisfacţia participării în grup la un efort de înnoire, de schimbare. Într-un sens mai larg, experimentul Hawthorne a permis formularea unor idei de bază ale teoriei organizaţiei: 1. Organizaţia cuprinde nu numai o structură formală de organizare, ci şi reţele sociale, în care oamenii interacţionează, se implică emoţional, caută înţelegere şi sprijin de la colegii de muncă, doresc să obţină satisfacţie nu numai prin muncă, ci şi prin interacţiunile sociale ce apar în timpul muncii; autorii experimentului au depistat greşeala din primele etape în faptul că s-a încercat rezolvarea unei „probleme umane” (productivitatea muncii omului) prin instrumente neumane (becuri prin care s-a sporit iluminatul etc), concluzionând că „o problemă umană necesită o rezolvare umană”. În concluzie, organizaţia este un sistem social în cadrul căruia sunt importante atât comportamentul individual, cât şi cel de grup. 2. Experimentul a scos în evidenţă semnificaţia climatului de conducere, a calităţii acestuia; principala sursă a creşterii productivităţii celor cinci lucrătoare a fost tocmai satisfacţia faţă de modul de supraveghere şi conducere. 3. Nu în ultimul rând, experimentul este relevant sub aspect metodologic; s-a vorbit despre „e f e c t u l H a w t h o r n e “, plecând de la modul în care efectele pozitive asupra productivităţii au fost obţinute nu prin modificările introduse şi controlate de experimentatori, ci printr-o modificare introdusă neintenţionat, prin atmosfera mai caldă creată cu prilejul experimentului, prin sentimentul de satisfacţie pe care lucrătoarele l-au avut faţă de înnoirea ca atare a întregului sistem de organizare a muncii, fapt care conduce, cel puţin la început, la rezultate pozitive. Când noutatea şi interesul dispar, oamenii revin la nivelurile anterioare de productivitate. Orientarea relaţiilor umane în management şi teoria organizaţiilor are meritul de a fi reliefat importanţa factorului uman în organizaţii. Ca de obicei, au fost şi exagerări, în timp dovedindu-se că moralul, starea de spirit a oamenilor, deşi esenţiale, nu pot epuiza sfera motivaţiei muncii, factorii material-economici păstrându-şi neştirbită importanţa. În esenţă, orientarea relaţiilor umane deplasează atenţia de la „omul economic”, asupra căruia se concentrează managementul ştiinţific, spre „omul social”. În fapt, s-a admis mai târziu, „omul economic” este inclus în „omul social”. Spre mijlocul veacului, în preajma războiului, teoria organizaţilor îşi definise, în linii mari, aliniamentele – analiza şi raţionalizarea actelor muncii în organizaţiile industriale, definirea principiilor de fundamentare a organizaţiei şi a organizării, identificarea tipurilor de organizaţii şi investigarea factorului uman în organizaţii. Toate acestea au fost realizări în premieră, ele fiind preluate şi dezvoltate în etapele ce au urmat. 4.3 Omul – principala resursă a organizaţiei La începutul anilor ’50 s-au formulat treptat ipoteze noi prin care ideile orientării „relaţiilor umane” erau debarasate de exagerări şi dezvoltate printr-o mare concentrare asupra complexităţii acţiunii omului în interiorul organizaţiei. În acest context, s-a impus

53

orientarea resurselor umane observându-se că oamenii au un orizont de aşteptare mult mai bogat, ce nu poate fi redus la nevoile recompenselor financiare, ale securităţii muncii şi ale unei vieţi sociale de grup cât mai bogată. Devenea tot mai tentantă ipoteza prin care omul nu este doar un simplu „homo faber”, o fiinţă care munceşte, care produce; el este, poate înainte de orice, o fiinţă care tinde spre împlinirea sa ca om, ca personalitate. Muncind, omul caută în muncă sensul propriei sale realizări, propriei sale afirmări ca om. Drept urmare, se impunea reproiectarea muncii ca atare, a progreselor de decizie şi a sistemelor de control, în aşa fel încât oamenii să aibă şanse mai mari de a se regăsi pe ei înşişi în muncă. Unul din principalii promotori ai orientării resurselor umane a fost Rensis Likert care, după război, a iniţiat experimente similare celor de la Hawthorne la Universitatea din Michigan. Practic, el şi-a propus să compare stilurile de conducere şi influenţa acestora asupra productivităţii muncii, analizând simultan grupuri de muncă cu productivitate înaltă şi grupuri cu productivitate scăzută. Rezultatul a fost unul dintre cele mai interesante. În grupurile înalt productive, stilul de conducere era centrat pe oameni, în timp ce în celelalte conducerea era centrată pe producţie. Devenea deja evident că nu este suficientă concentrarea directă a conducătorilor asupra obiectivelor producţiei. Este mult mai profitabilă aducerea în prim plan a oamenilor, atenţia acordată acestora răsfrângându-se nemijlocit asupra productivităţii muncii. Din acest fapt, Likert a extras şi dezvoltat câteva idei esenţiale: 1. Conducerea eficientă a organizaţiilor poate fi realizată prin utilizarea principiului relaţiilor suportive. Interacţiunile dintre indivizi, relaţiile dintre aceştia şi conducerea organizaţiei trebuie să constituie, în lumina formaţiei, a valorilor şi aşteptărilor individului, suportul realizării sale ca persoană, al exprimării importanţei şi valorii sale personale. Stilul suportiv de conducere a devenit un instrument util în contracararea tendinţelor de necooperare şi pasivitate în muncă. 2. Totodată, Likert stabileşte o relaţie de corespondenţă directă între coeziunea grupului (în interiorul căruia membrii acestuia îşi doresc reciproc loialitatea) şi productivitate. Un grup coeziv, unit, condus adecvat va fi în mai mare măsură orientat spre îndeplinirea sarcinilor şi spre acţiune eficientă. 3. Nu mai puţin important este conceptul managementului participativ, prin care este pusă în evidenţă semnificaţia practică a conlucrării dintre conducători şi subordonaţi în stabilirea obiectivelor şi a nivelurilor de performanţă, dar şi a răspunderii ce revine fiecăruia în îndeplinirea sarcinilor specifice şi în autocontrolul activităţii. Una din ideile cu cea mai mare forţă de înnoire este tocmai ideea autocontrolului, ca modalitate esenţială prin care controlul, ca atribut al conducerii, este înlesnit şi sporit în eficienţă. 4.4. Schimbarea şi dezvoltarea organizaţiilor Ideile orientării resurselor umane, prin noutatea lor, solicitau renunţarea la practicile tradiţionale de conducere a organizaţiei. Organizaţia ca atare era supusă, în acest mod, schimbării. Astfel, s-a născut o nouă problemă, cea a schimbării şi dezvoltării organizaţiilor, care a stat la baza unei noi orientări în teoria organizaţiilor – Dezvoltarea organizaţională (D.O.). În esenţă, D.O. preconizează o strategie de creştere a eficienţei organizaţionale prin realizarea unor schimbări planificate pe termen lung, ce au în vedere resursele umane şi

54

cele tehnice ale organizaţiei, cât şi, în ultimă instanţă, organizaţia ca întreg. Necesitatea D.O. derivă din accelerarea schimburilor în societatea modernă, din dificultăţile de adaptare a organizaţiilor la presiunile externe, la schimbările sociale de ansamblu. Se impun, în consecinţă, atât schimbări ale structurii organizaţionale (natura relaţiilor, climatul, tehnologia, organizarea muncii), cât şi la nivelul membrilor organizaţiilor (valori, credinţe, sentimente şi – mai ales – capacitatea oamenilor de a face faţă schimbării). Capacitatea membrilor organizaţiilor de a se raporta adecvat la schimbare, de a evita surprinderea şi reacţia ineficientă, de a depăşi riscurile conservatorismului şi ale rezistenţei la schimbare au determinat, nu de puţine ori, considerarea D.O. drept o strategie de învăţare. Schimbarea, noul, se învaţă. O schimbare majoră într-o organizaţie nu poate fi înfăptuită dacă oamenii nu o înţeleg şi dacă, pe baza înţelegerii, nu o acceptă. Schimbarea trebuie înţeleasă atât ca necesitate şi ca oportunitate (de ce şi în ce context este necesară şi utilă schimbarea?), cât şi ca mod de realizare, prin implicarea efectivă a oamenilor în producerea schimbării, cu rădăcini şi cu efecte în propria lor schimbare (cum şi cu ce eforturi şi efecte umane, la fiecare din membrii organizaţiei, se produce schimbarea?). În ultimă instanţă, suportând şi învăţând procesele schimbării, toţi membrii unei organizaţii pot şi trebuie să devină agenţi ai schimbării. Aceasta ca tendinţă şi, mai curând, la modul ideal. Practic, teoria dezvoltării organizaţionale preconizează profesionalizarea schimbării prin folosirea unor consultanţi sau agenţi de schimbare specializaţi în a observa, a analiza şi a diagnostica problemele cu care se confruntă o organizaţie şi în a propune soluţiile corespunzătoare. În continuarea acestei idei, French şi Bell propun, la sfârşitul anilor ’70, conceptul de intervenţii D.O., reprezentând activităţi unitare la nivelul organizaţiei sau al uneia din subunităţile sale pentru a determina schimbările ce duc la îmbunătăţiri. În acest scop, sunt elaborate strategii sau programe D.O. care28, în linii mari şi cu diferenţieri practice raportate la specificul fiecărei organizaţii, cuprind: 1. Etapa preliminară, care acordă un rol hotărâtor conducătorului şi echipei de conducere în depistarea unor anomalii în structura şi viaţa organizaţiei, concretizate în funcţionalitatea redusă şi eficienţa scăzută a activităţii organizaţionale (utilizarea neproductivă a tehnologiilor, conflicte interne între indivizi şi grupuri, tensiuni, moral coborât). Toate acestea sunt temeiuri pentru a decide o intervenţie D.O. şi a solicita colaborarea unui specialist, a unui agent de schimbare. 2. Etapa de colectare a datelor, analiză şi diagnoză. Acceptarea ideii de schimbare, în primul rând de către întreaga echipă de conducere, deschide câmp de lucru pentru agentul de schimbare care, utilizând chestionare şi fişe de observaţie, colectează informaţii despre starea organizaţiei, diagnosticul final arătând ce este organizaţia şi care sunt consecinţele stării observate (structuri, oameni, acţiuni). 3. Etapa confruntării membrilor organizaţiei cu diagnoza şi a elaborării planului de acţiune. Agentul de schimbare părăseşte statutul de observator şi interacţionează direct cu conducerea şi membrii organizaţiei. Diagnoza sa este corelată şi completată prin informaţii directe, prin opinii şi propuneri din interiorul organizaţiei. Pentru agentul schimbării are loc feedback-ul necesar conturării planului de schimbare şi a programului
28

Mihaela Vlăsceanu, Psihosociologia organizaţiilor şi conducerii, Bucureşti, Editura Paideia, 1993, pp. 50-54

55

D.O. Simultan, se obţine acordul oamenilor privind schimbarea, înţelegerea şi acceptarea schimbării sporind substanţial şansele de realizare a modificării dorite şi proiectate. 4. Etapa implementării planului de schimbare, care implică decizia de implementare, cu alocarea resurselor corespunzătoare şi instruirea oamenilor pentru a asimila şi a concretiza schimbarea. În mod obişnuit, schimbarea vizează comportamentul organizaţional şi structura organizaţiei. Din prima categorie semnificative sunt intervenţiile D.O. care urmăreau sporirea capacităţii indivizilor de a realiza relaţii funcţionale cu semenii printr-o autocunoaştere mai bună, prin înţelegerea şi acceptarea percepţiei celorlalţi despre ei şi prin mărirea disponibilităţii de a-i asculta pe ceilalţi, de a-i lăuda şi critica cu folos şi în chip adecvat. În acest scop, se constituie „grupurile I” (de instruire), cooperarea interumană eficientă modificându-se şi învăţându-se. Nu mai puţin importante sunt schimbările vizând relaţiile dintre superiori şi subordonaţi sau cele ce urmăresc construirea grupurilor, membrii lor învăţând să lucreze tot mai bine împreună. Schimbările în structura organizaţiei pot fi extrem de diverse, de la reproiectarea muncii (prin rotaţia locului de muncă, pentru a evita monotonia, spre exemplu), până la reproiectarea şi reorganizarea ansamblului organizaţiei. În practică s-a dovedit că cele mai multe intervenţii D.O. sunt necesare în perimetrul relaţiilor umane, atât în ceea ce priveşte indivizii cât şi grupurile. 5. Etapa evaluării şi corectării programului D.O., în cadrul căreia proiectul este confruntat cu rezultatele practice ale aplicării sale, efectele observabile în timpul şi ca rezultat al schimbării fiind comparate cu premisele şi obiectivele iniţiale. De la caz la caz, programul D.O. suportă modificări, corectări, continuări şi dezvoltări în aşa fel încât să fie atins scopul îmbunătăţirii organizaţiei. Teoria dezvoltării organizaţionale a focalizat, în ultimă instanţă, atenţia asupra unei probleme extrem de complexe, şi mereu actuală – rezistenţa la schimbare a oamenilor şi, implicit, a organizaţiilor. În mod obişnuit, schimbarea generează o renunţare la stabilitate, la condiţiile şi contextul de acţiune intrate în obişnuinţă, fapt care, asociat cu imposibilitatea controlării viitorului anunţat prin schimbare, provoacă nesiguranţă, senzaţia lipsei de securitate (a locului de muncă în primul rând), nemulţumire şi – în ultimă instanţă – frica de schimbare. Oamenii devin inerţi şi apatici sau se împotrivesc, în diverse modalităţi schimbării, încercând încetinirea sau chiar blocarea acesteia. Studiile întreprinse în ultimele decenii pun în evidenţă importanţa modului de percepere şi de raportare a oamenilor la schimbare, identificând o serie de factori care provoacă rezistenţa la schimbare. Aceştia sunt: - lipsa de informaţii privind natura, obiectele şi sensul schimbării; cele mai acute surse de insecuritate umană se manifestă atunci când schimbarea este percepută ca stihinică, haotică şi fără motivare suficientă, corespunzătoare; - chiar existenţa informaţiilor nu exclude rezistenţa la schimbare; s-a constatat experimental că simpla informare a oamenilor privind programele de schimbare nu este suficientă, gradul mai înalt de acceptare a schimbării realizându-se doar atunci când oamenii sunt implicaţi în proiectarea schimbării, atunci când proiectul este analizat în grup, iar oamenii participă cu soluţii proprii la conturarea unor direcţii de acţiune satisfăcătoare pentru toţi membrii grupului. Implicarea oamenilor în planificarea şi implementarea schimbării organizaţionale este hotărâtoare pentru orice proces de schimbare. Pentru aceasta sunt necesare încrederea sporită între conducere şi subordonaţi

56

şi existenţa unui sistem de negociere şi consultare în cadrul organizaţiei. O altă condiţie vizează omogenitatea de pregătire profesională a membrilor organizaţiei, potrivit rolurilor pe care le au, în aşa fel încât angajarea unitară a acestora în acţiunea de înnoire să fie efectiv posibilă. Rezumat Evoluţiile în teoria şi managementul organizaţiilor au în vedere, în succesiune, repere definitorii ale organizaţiei – structura, oamenii, scopul (misiunea) –, în acest sens, de-a lungul timpului, fiind vizibile câteva mari etape: 1. La graniţa dintre secolele al XIX-lea şi al XX-lea, managementul organizaţiilor debutează prin efortul de a creşte performanţa organizaţiei ca urmare a remodelării structurii acesteia. Structura este mai lesne vizibilă şi pare mai uşor abordabilă. Ilustrativă în acest sens este povestea naşterii celebrului automobil Ford-T, care reuneşte trei momente revoluţionare:  o revoluţie economică, exprimată prin creşterea productivităţii muncii (fapt care face cu putinţă livrarea pe piaţă a unui automobil relativ ieftin, deci accesibil unei clase mult mai largi de cumpărători);  revoluţia economică este susţinută de o revoluţie tehnologică (banda rulantă este introdusă în producţie);  evident, specializarea ridicată a muncii şi organizarea producţiei în sistem „bandă rulantă" au impus o redesenare a structurii organizaţiei, o revoluţie organizaţională în ultimă instanţă. 2. Înaintea celui de al doilea război mondial şi mai ales în deceniile ulterioare acestuia în prim plan apar oamenii şi relaţiile umane. Corelaţiile dintre motivaţia extrinsecă (pecuniară) şi motivaţia intrinsecă (satisfacţie, împlinire umană etc.) a muncii constituie principalele căi de stimulare a randamentului organizaţiei. 3. La sfârşitul anilor ´60, începutul anilor ´70, devin vizibile limitele creşterii. Explozia industriilor se alimentează din resurse neregenerabile şi alterează mediul natural. Organizaţiile nu mai evoluează într-un mediu stabil. Într-o lume turbulentă, aflată în transformare radicală, cuvintele de ordine devin schimbarea şi adaptarea organizaţiilor la schimbare. Misiunea organizaţiilor – în contextul celor de mai sus – devine preocupare distinctă de analiză. În ultimul timp, este tot mai clară necesitatea abordării integrale a organizaţiilor şi a corelaţiilor dintre acestea şi mediul extraorganizaţional. Concepte cheie: - managementul clasic; - birocraţia; - relaţiile umane; - schimbarea; - dezvoltarea organizaţională; - adaptarea la schimbare.

57

Aplicaţii rezolvate 1. Analizaţi o situaţie organizaţională din perspectiva teoriei lui Fayol şi a teoriei lui March şi Simon. Cum pot ajuta cele două teorii la rezolvarea unor situaţii concrete? Un element cheie care trebuie urmărit în procesul de asimilare a teoriilor organizaţionale este înţelegerea modului în care aceste teorii ajută la identificarea problemelor organizaţionale şi la oferirea de soluţii. Obiectivul acestei aplicaţii este descrierea modului în care o sumă de concepte sunt utilizate pentru a diagnostica o situaţie organizaţională, a identifica problemele şi a oferi soluţii. Definirea situaţiei Marelo este o firmă cu 90 de angajaţi care produce încălţăminte. În ultimele 3 luni a crescut numărul de rebuturi într-o manieră îngrijorătoare. Pierderile companiei l-au determinat pe directorul general să apeleze la un expert extern care să analizeze situaţia şi să identifice probleme. Identificaţi care sunt posibilele probleme care au dus la creşterea numărului de rebuturi în organizaţie. Să presupunem că în ultimele luni au existat mai multe rebuturi decât de obicei. Cum ne poate ajuta teoria lui Fayol şi cea a lui March şi Simon în a identifica problema şi a identifica soluţii? Fiecare teorie ne permite să identificăm arii de analiză în care pot exista probleme potenţiale şi ne ajută să identificăm soluţii posibile. De exemplu, teoria lui Fayol, care analizează principiile conducerii, ne permite să identificăm 14 arii unde se pot manifesta problemele. Diviziunea muncii - permite o productivitate mai mare ca urmare a specializării. Din perspectiva diviziunii muncii trebuie să identificăm câte activităţi presupune realizarea produsului final; ce activităţi desfăşoară fiecare angajat în parte; dacă aceste activităţi sunt suficient de bine definite pentru ca fiecare angajat să lucreze eficient. Autoritatea şi răspunderea – autoritatea reprezintă dreptul de a comanda şi este rezultatul poziţiei din organizaţie şi a competenţelor personale. Cel care deţine autoritatea este responsabil pentru modul în care exercită puterea. Din această perspectivă, trebuie să identificăm modul în care este delegată autoritatea în organizaţie; în ce măsură angajaţii sunt responsabili pentru deciziile luate; dacă angajaţii au competenţele necesare pentru a lua aceste decizii. Disciplina - adoptarea de comportamente în conformitate cu contractele formale şi informale existente între organizaţie şi angajaţi. Din această perspectivă, trebuie să vedem în ce măsură sunt eficienţi angajaţii, dacă modul în care desfăşoară activităţile reprezintă cauza măririi numărului de rebuturi. Unitatea de comandă - un angajat trebuie să primească ordine de la un singur superior. Din această perspectivă, trebuie să vedem dacă există o subordonare multiplă a angajaţilor. În cazul în care există, trebuie să vedem dacă avem de a face cu o incompatibilitate între ordinele primite de angajaţii care sunt subordonaţi mai multor superiori ierarhici? Unitatea de direcţie - consacră necesitatea obiectivelor unitare şi a planului unic la nivelul unei organizaţii. Din această perspectivă, trebuie să vedem dacă activităţile sunt

58

grupate eficient, dacă activităţile sunt coordonate eficient, dacă persoanele care nu sunt direct productive se coordonează eficient cu cele care sunt direct implicate în producţie. Subordonarea interesului individual celui general al organizaţiei. Din această perspectivă, trebuie analizat dacă comportamentul superiorilor ierarhici şi procedurile de control permit evitarea situaţiilor în care interesul individual prevalează interesului general. Aceasta presupune că trebuie ca angajaţii să fie motivaţi să lucreze eficient. Este posibil ca angajaţii să nu mai lucreze eficient, adică să nu mai respecte procedurile, să nu mai lucreze cu atenţie dacă ei considera că: 1) eficienţa lor nu este un criteriu evaluat, pot să lucreze şi mai prost nu vor primi mai puţini bani, 2) dacă consideră că performanţa lor nu este recompensată. Pentru ca într-o organizaţie interesul individual să fie subordonat interesului general trebuie ca membrii organizaţiei să fie motivaţi, să existe proceduri bine definite de evaluare a performanţelor realizate. Interesul general al organizaţiei este o idee abstractă, pentru angajaţi interesul general se subsumează raţionamentului dacă organizaţiei îi merge bine şi mie îmi merge bine. Aceasta se întâmplă în cazul în care sistemul de remunerare este unul echitabil. Interesul general poate căpăta mai multă substanţă dacă el este dublat de o cultura organizaţională puternică. Normele şi valorile organizaţiei trebuie să fie integrate conceptului de interes general. Angajaţii trebuie să perceapă interesul general nu doar din perspectiva „organizaţiei îi merge bine şi mie îmi va merge bine”, ci şi din perspectiva „eu cred in valorile pe care le afirmă organizaţia, eu cred în interesul general al organizaţiei”. În organizaţiile mici în care un grup mic de entuziaşti pun bazele unei firme, subordonarea interesului individual interesului general nu este dificilă. În organizaţiile mari însă, integrarea organică a personalului în organizaţie este mult mai dificilă, noii angajaţi nu sunt ataşaţi organizaţiei, interesul lor personal va prevala interesului general în limitele definite de modalităţile de control din organizaţie, de normele şi sistemul de motivare din organizaţie. Este „treaba” leader-ilor din organizaţie să mărească aceste limite şi să grupeze angajaţii în jurul unei viziuni comune împărtăşite de toţi, în jurul unor valori pe care le susţin toţi membrii organizaţiei. În acest mod, interesul general al organizaţiei capătă mai multă substanţă pentru angajaţi. Remunerarea corectă a personalului este în strânsă legătură cu principiul enunţat anterior. Ne interesează să ştim dacă personalul este remunerat proporţional cu performanţa lui. Este formalizată în organizaţie relaţia dintre performanţă şi remunerare?; Care sunt modalităţile de măsurare a performanţei în organizaţie?; Cum este utilizat în organizaţie mixul motivaţional; care este proporţia dintre motivarea pe baza beneficiilor materiale şi nemateriale?; Există un mix motivaţional diferit pentru posturi de la niveluri ierarhice diferite? Centralizarea sau descentralizarea sunt variabile complementare care depind de complexitatea şi mărimea organizaţiilor. Organizaţiile mari, de exemplu, solicită, în anumite grade, descentralizarea şi delegarea autorităţii către nivelurile inferioare. Principiul se află în strânsă legătură cu diviziunea muncii. Ne interesează să ştim care este nivelul de descentralizare, până la ce nivel este delegată autoritatea, cine hotărăşte, de exemplu, cu privire la materialele utilizate, cu privire la modalităţile de evaluare a personalului direct productiv, cine gestionează conflictele sau nemulţumirile personalului direct productiv, ne interesează să ştim dacă delegarea autorităţii către superiorul ierarhic permite o flexibilitate mai mare şi o eficienţă crescută a activităţilor. Cunoaşterea acestor elemente ne permite să identificăm dacă acestea sunt cauzele numărului crescut de rebuturi.

59

Ierarhia - descrie succesiunea nivelurilor ierarhice şi a fluxurile de informaţie şi comunicare pe verticală şi orizontală. Principiul se afla în strânsă legătură cu centralizarea sau descentralizarea, el ne permite să identificăm dacă numărul de niveluri ierarhice este optim având în vedere fluxul de activităţi desfăşurate în organizaţie. În acelaşi timp, ne interesează să vedem modul în care se comunică între persoanele aflate pe acelaşi nivel ierarhic sau pe niveluri ierarhice diferite. Problemele care pot apărea sunt: 1) flux de comunicare ineficient – informaţiile nu ajung la persoana potrivită, informaţiile ajung distorsionate; 2) există un număr prea mare de niveluri ierarhice, resursele companiei fiind distribuite pentru un număr de posturi mare în detrimentul personalului direct productiv; 3) aria de control a fiecărui superior ierarhic nu este bine definită astfel încât nu există un control bun asupra activităţilor realizate de personal. Ordinea este analizată din două perspective - atât ca ordine materială, fapt ce asigură folosirea eficientă a timpului şi a utilajelor, cât şi ca ordine socială, prin selecţia lucrătorilor şi organizarea muncii. Practic, „ordinea înseamnă – spune Fayol – un loc pentru fiecare şi fiecare pe locul său”. Ne interesează, din această perspectivă, dacă utilajele pot fi o cauză a numărului de rebuturi mai mare si dacă sarcinile sunt bine definite pentru fiecare angajat în parte. Echitatea, supunerea şi loialitatea subordonaţilor sunt obţinute prin imparţialitatea atitudinii superiorilor. Din această perspectivă, ne interesează să ştim dacă există în organizaţie o distribuţie echitabilă a beneficiilor materiale şi nemateriale; dacă atitudinea superiorilor ierarhici este corectă. Problema este în strânsă legătură cu problema valorilor etice care capătă o relevanţă din ce în ce mai mare în contextul actual. În organizaţiile de astăzi generarea unei viziuni comune trebuie dublată de necesitatea ca valorile şi comportamentul angajaţilor să aibă un fundament etic. Stabilitatea forţei de munca şi a personalului de conducere a căpătat o relevanţă din ce în ce mai mare. Mediul extern devine din ce în ce mai competitiv, astfel încât organizaţiile trebuie să investească în îmbunătăţirea personalului, în acumularea de noi competenţe de către angajaţi. În cazul problemei identificate, micşorarea numărului de rebuturi, soluţia poate fi urmarea unor cursuri de perfecţionare pentru ca angajaţii să folosească mai eficient utilajele, în cazul în care se identifică că slaba pregătire a angajaţilor este cauza numărului mare de rebuturi. Iniţiativa personalului ca sursă de dezvoltare organizaţională. Principiul se află în strânsă legătură cu stabilitatea forţei de muncă. Mediul competitiv extern afectează stabilitatea personalului. Strategia de motivare a personalului nu se poate sprijini doar pe oferirea de beneficii materiale. Angajaţii trebuie să fie motivaţi prin implicarea lor în dezvoltarea organizaţiei. Această implicare se poate constitui într-o motivaţie internă care sprijină performanţa. Spiritul de echipă, puterea izvorând din unitatea echipei În cazul în care sistemul de activităţi desfăşurate în organizaţie necesită un grad mare de coordonare, unitatea echipei şi spiritul de echipă asigură implicarea angajaţilor. Acest principiu izvorăşte din conştientizarea faptului că performanţa se poate obţine nu numai prin stabilirea unor metode eficiente de evaluare şi recompensare, ci şi prin generarea unei motivaţii intrinseci. Spiritul de echipă, aderarea la valori comune şi la o viziune comună permite asigurarea performanţei angajaţilor. Ea este vitală în contextul în care activităţile devin din ce în ce mai complexe şi sistemele de evaluare şi monitorizare nu mai sunt suficiente pentru a controla performanţa angajaţilor. În acest sens, trebuie analizat modul în care

60

angajaţii colaborează în echipe, trebuie să vedem dacă o mai bună comunicare în cadrul echipelor de lucru poate duce la reducerea numărului de rebuturi. Principiile conducerii lui Fayol permit identificarea, pe baza celor 14 arii de analiză, a problemelor care afectează organizaţia. Abordarea lui Simon şi March este de o altă factură. Simon a primit premiul Nobel pentru economie în 1978 pentru introducerea unei idee revoluţionare în economie, aceea de raţionalitate limitată. Simon este primul care „l-a luat în serios pe decident” fără a-i atribui comportamente care nu îi sunt specifice. Abordarea sa este utilă, ea ne oferă o serie de instrumente cu care putem lucra pentru a identifica o serie de probleme care sunt subsumate unor arii de analiză. Aceste arii sunt grupate în jurul a patru cuvinte cheie: atenţia, conflictul, regulile şi ambiguitatea. Conceptul de atenţie în modalitatea de conceptualizare a lui March ilustrează faptul că deciziile luate de superiorii ierarhici sunt limitate în sensul în care ele nu pot să ia în calcul toate problemele şi în sensul în care ele sunt luate sub presiunea accesului la resurse limitate. Resursele sunt alocate în funcţie de complexitatea problemelor, de gradul de acceptare a ideilor noi şi a riscului în organizaţie. Prin urmare, când analizăm problema rebuturilor în organizaţie trebuie să vedem cum îşi alocă superiorii ierarhici resursele şi cum ajung să ia deciziile. Care este ierarhia problemelor directorului de producţie?; Care este gradul de acceptare a ideilor noi în organizaţie?; Care este gradul de acceptare a riscului?; Ne interesează să vedem dacă se introduc noi utilaje în organizatie, daca se acceptă ideile noi, idei rezultate din învăţarea în procesul tehnologic. Conceptul de conflict se referă la acele conflicte rezultate în urma neconcordanţei dintre obiectivele individuale ale superiorilor ierarhici şi cele declanşate de nevoia de acces la informaţie şi control asupra informaţiei. Cei care au acces la putere în organizaţie îşi impun propriile obiective individuale şi încearcă să controleze informaţia. Deciziile sunt influenţate de aceste obiective individuale şi sunt afectate de accesul limitat la anumite informaţii. Ne interesează, în acest sens, să vedem dacă obiectivele individuale ale celor care au puterea în organizaţie afectează negativ eficienţa angajaţilor direct productivi. În acelaşi timp, ne interesează sa ştim dacă directorul de producţie nu are acces la anumite informaţii relevante pentru el, ca urmare a luptei pentru controlul informaţiei în organizaţie. Conceptul de reguli este important pentru ca el aduce în discuţie modul în care organizaţia învaţă din experienţa ei anterioară. Modul de rezolvare a problemelor din trecut se constituie într-o arhivă de soluţii care influenţează procesul de luare a deciziilor. Învăţarea pe baza modului de rezolvare a problemelor trecute măreşte viteza de rezolvare a problemelor. În acest context, ne interesează să ştim dacă au mai existat în trecut probleme legate de numărul mare de rebuturi, cum au fost rezolvate aceste probleme, dacă s-au constituit reguli clare de rezolvare a problemelor. Conceptul de ambiguitate este important pentru că ne permite să înţelegem că procesul de luare a deciziilor nu este liniar şi nu parcurge în mod simplu drumul de la cauză la efect. March pune problema a patru tipuri de ambiguitate: 1) a preferinţelor; 2) de pertinenţă; 3) a istoriilor organizaţionale; 3) a interpretărilor. Ambiguitatea preferinţelor se refera la cazul în care soluţiile nu sunt identificate pe baza experienţei anterioare a decidentului şi pe baza cunoştinţelor sale, ci deciziile se iau pe baza unei raţionalităţi posteriorii. Decidenţii nu sunt ghidaţi întotdeauna de obiective precise, o parte din aceste obiective sunt stabilite pe parcursul activităţii lor. De exemplu, în situaţia în care nu ar fi existat în trecut cazuri de depăşire a numărului acceptat de

61

rebuturi, soluţiile la noile probleme identificate nu se sprijină pe soluţiile trecute, ci pe o raţionalitate posteriorii; soluţia capătă o formă coerentă prin aplicarea unor soluţii intermediare şi prin observarea eficienţei lor în urma aplicării. Ambiguitatea pertinentelor se refera la acele situaţii caracterizate prin complexitate ridicată şi formalizare redusă. Conceptul care caracterizează asemenea situaţii este cel introdus de March „garbage can model”. Deciziile luate în organizaţie nu sunt întotdeauna rezultatul unor strategii coerente care definesc modalităţi clare de ajungere la soluţii. În cazul exemplului oferit, acela al problemei rebuturilor, soluţia poate fi definită astfel încât care să permită modificări ulterioare. De exemplu, se poate specifica că directorul de producţie poate interveni în redefinirea sistemului de evaluare a performanţelor, dacă observă că sistemul implementat are vulnerabilităţi. Ambiguitatea istoriilor ridică un semn de întrebare asupra modului în care organizaţia învaţă din experienţă. Organizaţiile vor avea o arhivă de soluţii care s-au dovedit eficiente în rezolvarea problemelor trecute. În schimb, dacă reconstituirea soluţiilor trecute este ambiguă se pot ajunge la interpretări diferite asupra modului în care a fost formulată soluţia. În cazul în care se analizează factorii care au condus la rezolvarea problemei rebuturilor, o parte dintre angajaţi s-ar putea să considere că modul ferm în care directorul departamentului de producţie a implementat soluţia identificată a fost elementul cheie al succesului, alţii s-ar putea să considere ca angajaţii direct productivi s-au implicat în rezolvarea problemei şi motivarea lor eficientă a fost cheia succesului. Ambiguitatea interpretării evidenţiază faptul că incertitudinea nu este legată doar de modul în care se iau deciziile, ci şi de modul de înţelegere şi aplicare a deciziilor. De aceea, în organizaţii, procesele de decizie se iau într-un cadru definit de reguli şi rutine formalizate, prin urmare în cadrul unui ritual organizaţional. Există astfel în organizaţie o formalizare a modului în care trebuie înţelese deciziile. Acest element introdus de March ne ajută să identificăm cauze mai puţin vizibile ale problemelor din organizaţie. În cazul problemei rebuturilor nu analizăm doar problema în sine, ci putem să luăm în calcul şi cazul în care soluţiile sunt deja existente în organizaţie, dar modul în care se interpretează deciziile superiorilor ierarhici este cauza problemelor. În organizaţiile româneşti nu de puţine ori superiorii ierarhici nu se fac înţeleşi de către angajaţi, nu există o cultură a comunicării, accentul se pune pe identificarea soluţiilor, pe raţionamentul: „dacă soluţia a fost identificată şi este corectă, atunci toţi angajaţii pot să o înţeleagă, cât de greu poate să fie aplicarea ei ?!”. Pe baza ariilor de analiză şi pe baza întrebărilor pe care le-am ridicat în analiză, putem identifica următoarea problemă: din firmă plecaseră patru angajaţi. Departamentul de resurse umane s-a coordonat prost cu cel de producţie şi a durat destul de mult timp până când a fost scos postul la concurs (aria de analiza vizată unitatea de direcţie). Persoanele care au fost angajate nu erau eficiente, restul angajatilor direct implicaţi în producţie fiind nevoiţi să preia o parte dintre activităţile acelor persoane cu implicaţii negative asupra eficienţei lor (aria de analiza vizată diviziunea muncii). Sistemul de evaluare a performanţelor afecta negativ pe cei care erau eficienţi fiind centrat pe atingerea obiectivelor de producţie de către departament (aria de analiză vizată remunerarea corectă a personalului). Organizaţia s-a mai confruntat cu o problemă de genul acesta în trecut, dar problema s-a rezolvat de la „sine” în contextul în care erau mai puţini competitori pe piaţă şi era mai uşor de găsit personal calificat. Nu s-a stabilit o procedura exactă pentru ca asemenea situaţie să nu se mai repete (aria de analiza vizată

62

conceptul de reguli). Fiecare angajat avea o părere cu privire la motivele pentru care problema s-a rezolvat, iar cauza succesului era corelată cu departamentul din care angajatul făcea parte, acest departament fiind elementul cheie în rezolvarea problemei (aria de analiză vizată ambiguitatea istoriilor). Teme pentru aplicaţii 1. Dacă adoptaţi perspectiva lui Max Weber, în care tip de organizaţie s-ar înscrie, preponderent, organizaţia din care faceţi parte? Argumentaţi. 2. Ilustraţi, prin informaţii dintr-o organizaţie cunoscută, etapele unui program de dezvoltare organizaţională. 3. În ultimele trei decenii ale secolului al XX-lea au devenit tot mai vizibile semnele schimbării (ale schimbării globale, în mediul extraorganizaţional). Ilustraţi această idee prin referinţe bibliografice diverse (literatură economică, social-politică, managerială etc.) 4. Analizaţi cazul unei organizaţii din perspectiva teoriei lui Fayol şi a teoriei lui March şi Simon. Identificaţi posibilele surse ale problemelor din organizaţie şi ariile de analiză cu care aceste probleme sunt corelate. Grilă de autoevaluare 1. Rezistenţa la schimbare în organizaţii se explică prin: a) conservatorismul oamenilor; b) inerţia structurilor organizaţionale; c) frica de schimbare (teama de necunoscut); d) caracterul haotic, turbulent al schimbărilor din mediul extraorganizaţional; e) costurile ridicate impuse de remodelarea organizaţiei; f) lipsa de informaţii privind necesitatea şi direcţiile schimbării; g) costurile ridicate impuse de recalificarea personalului organizaţiei; h) situaţia de pasivitate a personalului organizaţiei. Indicaţi două răspunsuri (şi doar două) care sunt în cea mai mare măsură corecte. 2. Din perspectiva managementului organizaţiilor, schimbarea este: a) un fapt aleatoriu; b) consecinţă implacabilă şi incontrolabilă a turbulenţei mediului extraorganizaţional; c) simplă modă (un cuvânt la modă şi practică adoptată prin mimetism; dacă toţi vorbesc despre schimbare, atunci să vorbim şi noi...); d) un instrument de manipulare şi diversiune. Indicaţi răspunsurile incorecte de mai sus.

63

5.

DINAMICA SOCIALĂ ŞI VIITORUL ORGANIZAŢIILOR

Dinamica alertă a societăţii informatizate determină organizaţiile de orice tip să se adapteze continuu unui mediu aflat într-o permanentă schimbare. În aceste condiţii, organizaţia birocratică, afirmată ca o organizaţie de tip mecanicist ce şi-a dovedit eficienţa şi raţionalitatea într-un mediu relativ stabil şi previzibil, se va putea adapta schimbărilor sociale şi tehnologice radicale sau, eventual, va dispărea? Întrebarea este una dintre cele mai importante. Aşa cum afirma A. Toffler (1973), „fiecare epocă dă naştere unei forme de organizare potrivită cu ritmul său”. Pentru a supravieţui ritmului accelerat de schimbare al societăţii moderne, birocraţiile vor trebui să găsească noi forme de organizare, mai flexibile. W. Bennis29, în analiza pe care o operează asupra organizaţiei birocratice, consideră că mecanismele acesteia sunt mai degrabă rigide şi inerţiale, având o capacitate lentă de schimbare şi adaptare, ceea ce l-a determinat să afirme, încă din 1964, că „în următorii 25 până la 50 de ani” vom asista cu toţii la „sfârşitul birocraţiei”. Anticipările sale nu s-au adeverit încă, însă organizaţia birocratică, aşa cum a fost concepută de M. Weber şi a fiinţat ca o formă dominantă de organizare umană, a cunoscut o continuă evoluţie şi ajustare, caracteristicile şi formele de organizare actuale pe care le îmbracă fiind sensibil diferite. 5.1 Organizaţiile viitorului W. Bennis30 prezintă o serie de caracteristici ale organizaţiilor viitorului, caracteristici, pe care birocraţia le-a încorporat una câte una, din necesitatea de a se adapta continuu schimbărilor. Astfel, organizaţiile moderne vor trebui să răspundă necesităţilor crescânde de libertate, respectiv de exprimare a imaginaţiei, a fanteziei şi a plăcerii de a munci. - De aceea, în primul rând, organizaţiile vor trebui să fie în primul rând sisteme temporare, capabile de adaptare şi în permanentă schimbare, în funcţie de evoluţiile mediului şi ale necesităţilor individuale. - În al doilea rând, ele vor fi create în jurul problemelor ce trebuie rezolvate.

29

apud Mihaela Vlăsceanu, Psihosociologia organizaţiilor şi conducerii, Bucureşti, Editura Paideia, 1993, pp. 113-118 30 ibidem

64

- În al treilea rând, aceste probleme vor fi rezolvate de grupuri de persoane care au calificări diferite. - În al patrulea rând, managerii vor juca doar rolul de verigi de legătură, ce au capacitatea de a înţelege limbajul ştiinţific, fără pretenţia de a cunoaşte şi a direcţiona întreaga desfăşurare a activităţii. - În al cincilea rând, conducerea grupurilor de specialişti se va realiza mai mult într-o manieră organică, decât într-una mecanică, grupurile constituindu-se în funcţie de problemele apărute, iar comanda revenind celor mai capabili să rezolve problemele, nu celor care au un anumit rang. Oamenii se vor diferenţia nu după rang sau roluri, ci după capacităţi şi pregătire profesională. Aceasta înseamnă că diferenţierea verticală de tip birocratic va fi înlocuită cu una funcţională, flexibilă. Concluzia este că sistemele temporare, adaptabile, formate din specialişti centraţi pe rezolvarea problemelor şi coordonaţi de verigile de legătură vor înlocui treptat teoria şi practica birocraţiei. 5.2 De la structura simplă la adhocraţie În clasificarea organizaţiilor birocratice pe care o realizează, H. Mintzberg31 surprinde diferitele forme pe care le-a îmbrăcat organizaţia birocratică în încercarea continuă de a-şi adapta structura organizaţională la nevoile de afiliere şi de manifestare ale indivizilor, la dinamica mediului. Cele cinci structuri de bază pe care acestea la identifică sunt: structură simplă, birocraţia mecanicistă, birocraţia profesională, forma divizionară şi adhocraţia. 1. Structura simplă se caracterizează printr-o presiune puternică în direcţia centralizării, exercitată de vârful strategic (de conducere). Are puţină sau nu are deloc tehnostructură, personal de suport în număr redus, diferenţiere minimă între departamente şi o ierarhizare cu puţine trepte. Coordonarea se face de sus în jos, prin control direct, de la vârful strategic. Organizaţiile actuale, foarte complexe, ar fi putut să aibă această structură organizaţională în etapa construirii lor, dar a menţine această formă de organizare este greoi şi anacronic. Totodată, dominaţia de la vârf este tot mai mult percepută ca paternalistă şi autocratică, în neconcordanţă cu timpurile moderne. 2. Birocraţia mecanicistă nu depinde de o singură persoană (fiind mai sigură din acest punct de vedere). Presiunea cea mai puternică vine de la tehnostructură, de la cei din domenii precum cele de planificare, financiar, producţie şi a altora din aceeaşi categorie. Presiunea se exercită în direcţia standardizării. Odată ce munca a fost definită şi împărţită în sarcini standard, de rutină, ea poate fi controlată prin reguli şi reglementări formale. Controlul devine aproape a obsesie, îngreunând mult munca managerilor organizaţiei, ce cheltuiesc multă energie încercând să coordoneze toate elementele structurii. Această organizaţie este eficientă în munca repetitivă, dar este supusă conflictelor între vârf şi bază şi între departamente. Controlul greoi, sistemul de reglementare o fac destul de puţin deschisă schimbărilor, fiind mai eficientă într-un mediu stabil, precum cel din perioada revoluţiei industriale. Organizaţiile mari şi vechi, ce presupun o muncă repetitivă, cum sunt oficiile poştale, închisorile, companiile aeriene, o linie de asamblare mai păstrează
31

Henry. Mintzberg, Inside Our Strange World of Organisations, London, Collier Macmillan Publishers, 1989

65

elemente ale acestui tip de organizare, însă acestea au operat multe modificări pentru a câştiga în flexibilitatea cerută de perioada actuală. 3. Birocraţia profesională. Această formă de exprimare şi evoluţie a birocraţiei începe să corespundă tot mai mult caracteristicilor organizaţiei moderne descrise de Bennis, în sensul că pune accentul pe promovarea oamenilor în funcţie de cunoştinţele profesionale, nu de rang şi permite libera lor grupare în funcţie de problemele ce trebuie rezolvate. Deci, importanţi sunt specialiştii cu o înaltă calificare profesională, rolul managerilor ca „agenţi de legătură” evidenţiind cât de greu este de coordonat şi de controlat un astfel de tip de organizare. Totul duce spre specializare, fiind utilizaţi acei oameni care au abilităţi profesionale deja standardizate, dobândindu-şi deja statutul clar în cadrul diferitelor grupuri de lucru ce se formează. Aceasta este situaţia în universităţi, spitale, şcoli, firme de contabilitate, oficii de asigurări sociale şi unele firme care utilizează personal înalt calificat. Autonomia în muncă a specialiştilor este de obicei întărită de cererea mare pentru serviciile lor, cerere însoţită de obicei de standarde impuse din afară. Spre deosebire de aceasta, birocraţia mecanicistă îşi creează propriile standarde, fiind mai uşor de condus. Structura democratică a birocraţiei profesionale suferă din cauza problemelor de coordonare şi jurisdicţie (de exemplu, cine ar putea să declare că un profesor este incompetent şi ce ar trebui făcut în acest sens?). 4. Forma divizionară a birocraţiei este larg răspândită în corporaţiile industriale particulare dar poate fi întâlnită şi în universităţile cu mai multe campusuri, sau în administraţia medicală care controlează mai multe spitale şi în general, în toate sistemele economice centralizate în care instanţele guvernamentale controlează un număr mare de întreprinderi. Această structură este superioară birocraţiei mecaniciste, deoarece funcţionează ca „un cartier general” care controlează mai multe asemenea birocraţii mecaniciste. Comparaţiile cu birocraţia mecanicistă sunt utile deoarece aceasta corespunde cel mai bine modelului de organizaţie birocratică elaborat de Weber. Forma divizionară este în general rezultatul unei birocraţii mecaniciste diversificate pe mai multe pieţe, fiecare departament bucurându-se de o relativă autonomie, care îi permite să se dezvolte în funcţie de cerinţele mediului, ceea ce constituie un pas mare spre realizarea unei structuri organice mai flexibile, chiar în cadrul unui „cartier general” compus din mai multe birocraţii mecaniciste. Disfuncţii apar atunci când „cartierul general” se amestecă prea mult în problemele departamentelor, evaluând activitatea acestora mai mult după indicatori cantitativi ai profitului, decât după calitatea produselor. Mintzberg consideră că deşi forma divizionară este cea mai modernă, ea ar putea fi, dintre cele cinci structuri, cea mai vulnerabilă la schimbări legislative şi sociale. 5. Adhocraţia este ultima dintre structurile organizaţionale de tip birocratic descrise de Mintzberg, aflându-se, în limbajul folosit de el, la intersecţia descentralizării cu forma organică de organizaţie. Este un tip de organizaţie propus şi de Toffler, aceasta răspunzând cel mai bine cerinţelor viitorului, adaptându-se rapid schimbărilor mediului datorită caracteristicii lor principale de a fi inovative. Sunt organizaţii tinere, care se bazează pe cercetare şi care trebuie să fie inovatoare. Elementul-cheie într-o adhocraţie este personalul suport în cercetare-dezvoltare, dar tot element-cheie poate fi şi nucleul operator, experţii de care depinde inovaţia. Spre deosebire de birocraţia profesională, adhocraţia nu caută folosirea repetitivă a abilităţilor profesionale standardizate. În loc de acestea, îşi grupează specialiştii înalt calificaţi în echipe de proiect, sperând că vor apărea

66

noi idei. Această formă de organizare duce la coordonare intra şi inter-echipe, prin ajustare mutuală, adică prin cooperare directă. Asistăm la o mare mobilitate a grupurilor tranziente, ceea ce corespunde foarte bine caracteristicii de sisteme temporare atribuită de Bennis organizaţiilor viitorului. Controlul birocratic unificat poate împiedica această colaborare; drept urmare, comunicarea laterală este cea care devine mai operantă decât comunicarea verticală, facilitându-se astfel rapiditatea transmiterii informaţiilor. Ritmul extrem de rapid de apariţie a problemelor noi, neprevăzute, ca şi timpul scurt în care trebuie luate deciziile conduc de cele mai multe ori la eliminarea lanţului de comandă sau a drumului de sus în jos pe scara ierarhiei, specialiştii luând ei înşişi decizii. Există două variante de adhocraţie. O adhocraţie operantă, care lucrează direct cu clienţii, cum ar fi o agenţie de publicitate, şi una administrativă, care se serveşte pe ea însăşi. Inevitabil, adhocraţia creează şi dificultăţi, mai ales de coordonare, existând o oarecare confuzie şi un consum relativ mare de timp: oamenii vorbesc mult şi se suprapun mesajele. Este structura cea mai politizată, dând naştere la complicaţii şi la conflicte interne. Acest nou tip de organizaţie, caracterizată prin temporalitate, prin marea mobilitate intra şi intergrupală, datorită grupurilor de specialişti constituite în funcţie de problema de rezolvat, formează un alt tip de om organizaţional. Spre deosebire de tipul birocratului tradiţional care, pentru a-şi proteja securitatea economică trebuie să respecte ierarhia, identificându-se cu atribuţiile prestabilite ale postului până la dezumanizare, în birocraţia modernă omul organizaţional este omul căruia i se facilitează iniţiativa şi libera exprimare, caracteristica de înaltă flexibilitate fiindu-i absolut indispensabilă omului asociativ, care, trebuie să se adapteze şi să se reintegreze rapid în diferitele grupuri din care este chemat să facă parte. El se simte angajat doar de propria lui profesie sau de cariera lui, ştiind că trebuie să-şi folosească talentul, energia şi calificarea profesională pentru soluţionarea unor probleme specifice, în care are autonomia de a lua singur decizii. El îşi va dedica devotamentul sarcinii de rezolvat şi nu organizaţiei. Schimbarea radicală a relaţiilor om-organizaţie îl determină pe Toffler să propună chiar înlocuirea conceptului de „om organizaţional” (care a dobândit foarte mult conotaţia de personalitate birocratică dezumanizată şi inerţială, identificată cu organizaţia din care face parte şi cu postul pe care-l ocupă), cu cel de „om asociativ”, mobil şi creativ, dedicat muncii sale şi nu organizaţiei care-l adăposteşte la un moment dat. De altfel, sintagme ca „profesor-asociat”, „director-asociat”, „cercetător asociat/colaborator” sunt tot mai des folosite. Astfel, relaţiile din interiorul grupului/organizaţiei se modifică, subordonarea, imobilismul şi comunicarea verticală din cadrul birocraţiei tradiţionale înlocuindu-se cu predominarea comunicării laterale care favorizează cooperarea, spiritul de iniţiativă şi creativitatea. Însă, aşa cum ne atenţiona Toffler, „mărirea gradului de adaptabilitate a organizaţiilor diminuează gradul adaptabilităţii oamenilor”. Cu alte cuvinte, temporalitatea relaţiilor organizaţionale ale omului asociativ (deci accelerarea fluxului de relaţii organizaţionale pe care trebuie să le stabilească), necesitatea de adaptare la schimbări rapide (învăţarea permanentă a regulilor jocului), conduc de multe ori, la tensiuni sociale şi psihologice, individul fiind lipsit de securitatea unei apartenenţe şi a unui statut stabil care să-i confere un anumit echilibru, situaţie care la un moment dat poate deveni frustrantă şi obositoare.

67

5.3 Raţionalitatea pragmatică Cu toate că prezintă numeroase dificultăţi, iar formele predictibile ce pot fi identificate se depărtează mai mult sau mai puţin de caracteristicile iniţiale, organizaţiile birocratice se menţin încă. Grupul de Cercetare în Administraţia Industrială de la Aston condus de Derek Pugh a dezvoltat între anii 1961-1970 cercetări sistematice asupra organizaţiilor, pornind de la ideile despre birocraţie ale lui Max Weber şi de la principiile managementului ştiinţific ale lui Fayol. Caracteristicile de specializare ale funcţiilor, de standardizare a procedurilor, de formalizare a documentaţiei, de centralizare a autorităţii, şi de configurare a structurii rolurilor au fost grupate în două coordonate fundamentale de analiză a organizaţiilor: gradul de structurare a activităţii personalului şi gradul de concentrare la vârf a autorităţii decizionale. Cercetările riguroase desfăşurate asupra organizaţiei au căutat căi de argumentare a viabilităţii birocraţiei. Printr-o combinaţie între treceri în revistă şi studii de caz, folosind anumite seturi de metode, cercetătorii din Grupul Aston au arătat că, în timp ce structurarea activităţilor tinde să fie asociată cu redusa autonomie a indivizilor şi cu o mare atenţie acordată respectării convenţionale a regulilor, totuşi o formă de tip uniform-birocratic poate fi eficientă şi agreabilă pentru personalul care lucrează în cadrul ei, neexistând nici o dovadă de climat mai puţin atractiv (înţelegând prin aceasta felul în care se exercită autoritatea, interesul pentru lucru, activităţile de rutină şi relaţiile personale). Astfel de organizaţii tind să plaseze la vârf manageri tineri, mai bine calificaţi, cu atitudini mai flexibile şi spirit competitiv mai dezvoltat, dispuşi să promoveze inovaţia şi riscul. În concluzie, se poate afirma că raţionalitatea pragmatică, realizată printr-un control al organizării, şi eficacitatea funcţionării, asigurată de mecanismele birocratice sunt cele două atribute necesare oricărei funcţionări sociale, ceea ce determină perpetuarea organizării birocratice indiferent ce forme va lua în adaptarea ei continuă la schimbările sociale. Sensul (peiorativ) al noţiunii de birocraţie, utilizat în mod curent, se referă de fapt la disfuncţiile birocraţiei mecaniciste. În acest sens, contribuţii au adus o serie de autori care au demonstrat faptul că factorul uman, element pe care teoria raţionalistă a birocraţiei credea că-l poate elimina, nu numai că se manifestă, dar are un efect perturbator faţă de ordinea prestabilită prin regulamente. În concepţia sociologului american Merton32, chiar elemente ale eficacităţii produc ineficacitatea. Disciplina necesară pentru a avea un comportament standardizat antrenează o deplasare a scopurilor: regulamentele devin, din mijloace, scopuri. Ritualismul care rezultă prin supunerea faţă de regulamente determină o rigiditate în funcţionare şi relaţii, ceea ce duce la tensiuni suplimentare în raporturile cu clienţii; aceştia din urmă contribuie la întărirea ritualismului întrucât funcţionarii caută să protejeze regulamentele de imixtiunea clienţilor - şi astfel se ajunge la veritabile cercuri
32

Interpretare de Renaud Sainsaulieu, Sociologie de l’organisation et de l’entreprise, Daloz, Presse de la Fondation Nationale des Sciences Politiques, 1987, pp. 92, 94, în R Merton, Éléments de méthode sociologique, Paris, Plon, 1957

68

vicioase ce afectează eficacitatea organizaţiei. Dincolo de această sursă de disfuncţii, care este contactul cu clienţii, supunerea automată la reguli transformă organizaţiile în entităţi absolute, fără legătură cu misiunea lor originară – entităţi ce se constituie în obstacole pentru facultatea de adaptare la schimbările de mediu. Peter Selznick33 semnalează, în acelaşi spirit al analizei, efectul delegării autorităţii: fiecare angajat obţine o competenţă ridicată în specialitatea sa, dar aceasta determină creşterea divergenţei de interese şi scopuri între grupurile de specialişti, şi de aici apar conflicte interne care afectează deciziile. A. Gouldner34 remarcă problema controlului executanţilor: excesul de control, destinat să stimuleze motivaţia angajaţilor, provoacă de fapt tensiuni care duc la intensificarea supravegherii; în continuare, angajatul se va servi de reguli (şi de comunicarea informală, s-ar putea adăuga) pentru a le transforma în mijloace de rezistenţă la autoritate şi control. În mod paradoxal, apelul la disciplină are un efect neaşteptat - crearea de mijloace simbolice de rezistenţă la autoritate. În consecinţă, ceea ce trebuie evitat este birocratizarea ca proces în extensie care se autojustifică. Atâta vreme cât se păstrează între limitele de raţionalitate funcţională, optimală, birocraţia este singura alternativă disponibilă de organizare a unui sistem social. Procesul birocratizării poate fi stopat şi înlocuit prin alternative de genul celor menţionate de Bennis sau Toffler, dar nu birocraţia ca atare. Mai degrabă se poate vorbi de o combinaţie optimală, ce variază în funcţie de societate, comunitate, tehnologie sau cultură, între adhocraţie, între grupurile tranziente, de experţi, centrate pe problemele organizaţiei sau comunităţii, pe de o parte, şi birocraţia organizării de ansamblu a comunităţii sau sistemului considerat, pe ce altă parte. Stopând iraţionalitatea birocratizării se conservă birocraţia pragmatică a organizării. Oricum, birocraţia funcţionează astăzi în noi condiţii. Ea este sfidată mai ales de ritmul accelerat de dezvoltare a cunoaşterii şi tehnologiilor, şi de expansiunea grupurilor specializate de profesionişti (fie că sunt experţi, birocraţi, executivi sau decidenţi), care îşi caută şi îşi afirmă autonomia faţă de ierarhiile birocratice. Birocraţia nu a dispărut şi nici nu se întrevăd semne de înlocuire rapidă. Adaptarea la noile condiţii şi complementaritatea cu forme de organizare de tipul adhocraţiei par să fie şansele de supravieţuire a birocraţiei în organizaţiile contemporane. Birocraţia îşi menţine necesitatea chiar şi în mediile dinamice, tocmai datorită faptului că aceste medii determină un mare grad de entropie ce reclamă prezenţa raţionalităţii şi a controlului birocratic. 5.4 Transformări recente şi influenţe asupra organizaţiilor Transformările care au loc în ultima vreme, şi care se referă în primul rând la societatea informaţională şi la globalizarea înregistrată pe plan geopolitic şi economic, prefigurează un impact major asupra organizaţiilor. Conceptul de societate informaţională a fost definit ca societatea care „a devenit dependentă de reţele electronice complexe de informaţii şi de comunicare şi care alocă

33

Herbert Simon şi James March, Les organisations, Paris, Dunod, 1964, Cap. Les organisations, problemes psycho-sociologiques, pp. 35-40 34 idem, pp. 40-46

69

cea mai mare parte din resurse activităţilor din zona informaţiei şi comunicării” 35. Întradevăr, noile mijloace de comunicare care „au explodat” în anii ’90 atât din punct de vedere tehnologic cât şi din punct de vedere al distribuţiei, utilizării şi accesibilităţii pentru marele public, lărgesc considerabil posibilităţile de acces, transmitere şi tratare a informaţiei (şi în consecinţă, configurează noi moduri de relaţionare socială). Spre exemplu, Internetul permite reunirea pe acelaşi ecran a textelor, graficelor, documentelor sonore, imaginilor fixe sau animate şi regăsirea rapidă a informaţiilor din presă, biblioteci, instituţii publice etc. Dincolo de economia de timp, interactivitatea înlocuieşte fluxul unidirecţional de informaţii transmis de media clasice; cititorul /spectatorul e înlocuit de comunicator (dar asupra acestor medii de comunicare se va reveni în cap. 8). Van Cuilenburg36 sintetizează astfel tendinţele esenţiale care se pot identifica în societatea informaţională: 1. Creşte oferta de informaţie – numărul persoanelor care pot transmite informaţii la distanţe mari cu preţ scăzut creşte exponenţial; 2. Sporeşte consumul de informaţie (cantitatea receptată sau căreia i se acordă atenţie ) dar într-un ritm mult mai lent; 3. Rămâne la un nivel aproape constant utilizarea informaţiei, iar oferta supradimensionată faţă de cerere este o sursă de dezorientare a utilizatorilor. Pe de altă parte, fenomenele de globalizare pe plan mondial şi economic se repercutează în plan cultural, având ca efect intensificarea exporturilor nu numai de produse, servicii şi mărci , ci şi de modele de comportament social şi mentalităţi. În faţa acestui curent provenit din anumite arii cultural-economice mai dezvoltate, se produce adesea o recrudescenţă a manifestărilor din sfera identităţii etnice, pe fundalul preluării anumitor elemente culturale „imigrante”. Consecinţele acestei veritabile revoluţii în comunicare produsă în ultimele decenii nu sunt încă foarte clare; se poate spune însă, că există şi efecte pozitive şi efecte negative. Pe plan social, unii analişti anticipează apariţia unei comunităţi globale echitabile, în timp ce alţii întrevăd o lume uniformizată, controlată de câteva centre de putere, culturi sau concerne. Pe plan organizaţional, este evident că efectele sunt considerabile. Macroeconomic vorbind, se va asista la o extindere a organizaţiilor multinaţionale şi, în ariile geografice mediu şi slab dezvoltate, la creşterea numărului de fuziuni sau de preluări de companii autohtone mai slabe din punct de vedere financiar şi imagologic de către companii străine mai puternice. În termenii tipologiei lui Bennis, se va reduce numărul birocraţiilor mecaniciste în favoarea formelor divizionare sau adhocraţiilor (se va reduce fie datorită dispariţiei unor organizaţii fie datorită transformării în alte forme de organizare). La nivelul structurii şi algoritmului organizaţional, au loc alte modificări. Spre exemplu, în organizaţiile productive creşte importanţa birourilor în comparaţie cu departamentele productive, întrucât tratamentul informaţiei ocupă un loc important în procesul de producţie. Răspândirea unor tehnici moderne ca telecopiatorul, calculatorul,

35

Dennis McQuail, Sven Windahl, Modele ale comunicării pentru studiul societăţii de masă, Bucureşti, Editura Facultăţii de Comunicare şi Relaţii Publice, 2001, p. 169 36 idem, p. 170

70

crearea băncilor de date au produs o triplă ruptură în munca de birou37: (1) o ruptură tehnică incontestabilă în capacitatea de tratare a informaţiei, a interconexiunii datelor, imaginilor şi sunetelor; (2) o ruptură economică: scăderea costului acestor utilităţi care a determinat dotarea tuturor organizaţiilor şi corelativ, creşterea valorii muncii intelectuale ; (3) o ruptură socială, întrucât peste o jumatate din populaţia activă a unei ţări dezvoltate desfăşoară activităţi de natură informaţională. În această ordine de idei, se manifestă dezechilibre pe mai multe planuri38: - Raportul concepţie/realizare se reduce: munca de zi cu zi încorporează procese cognitive şi mentale, iar anumite sarcini cu caracter repetitiv nu mai sunt îndeplinite de oameni ci de maşini; - Raportul decizie/execuţie se modifică: se diminuează ocaziile de a decide: se suprimă activitatea de selectare manuală a informaţiilor şi de intervenţie în transmiterea informaţiilor; creşte capacitatea de autocontrol a fiecărui angajat asupra propriei activităţi prin accesul rapid la informaţiile necesare; creşte capacitatea de autoevaluare şi corijare pe parcurs; creşte interdependenţa nivelurilor şi rolurilor de decizie prin confruntarea rapidă cu rezultatele activităţilor de conducere – decizia „se banalizează”; - Discrepanţa între ierarhie şi raporturile funcţionale orizontale se reduce: prin multiplicarea mijloacelor de transmitere a informaţiilor creşte transversalitatea raporturilor de lucru, o reţea tehnică de raporturi informaţionale faţă-în-faţă înlocuieşte vechile circuite ierarhice; - Se realizează trecerea de la formarea şcolară la formarea continuă: devin necesare instructaje şi cursuri periodice pe parcursul carierei, educaţia nu se mai limitează la o secvenţă iniţială înainte de angajare. Consecinţele viitoare ale acestor modificări structurale extra- şi intra-organizaţionale nu sunt detectabile în totalitate. Rapiditatea cu care s-au dezvoltat însă mijloacele de comunicare (Internetul s-a extins masiv ca reţea mai ales din 1998, teletextul şi videotexul de asemenea, sunt larg folosite de mai puţin de un deceniu) impune o urmărire atentă a efectelor la nivel macrosocial şi, în subsidiar, la nivel organizaţional. Rezumat Birocraţia oferă osatura organizaţională pentru mare parte dintre activităţile umane. În acest sens, ea este inevitabilă şi este acceptabilă atât timp cât se menţine în limitele de raţionalitate funcţională. Mintzberg realizează următoarea tipologie a organizaţiilor birocratice: structura simplă, birocraţia mecanicistă, birocraţia profesională, forma divizionară şi adhocraţia. Organizaţiile viitorului vor fi, probabil, o combinaţie optimală între raţionalitatea birocratică, flexibilitatea şi adaptabilitatea unor formule de organizare de genul adhocraţiei (în care „organizatorii", birocraţii conlucrează cu experţii, cu grupurile specializate).

37

Noel Alter, L’effet organisationnel de l’innovation téchnologique, Paris, Institut d’Etudes Politiques, 1983, pp. 31-32 38 Renaud Sainsaulieu, Sociologie de l’organisation et de l’entreprise, Daloz, Presse de la Fondation Nationale des Sciences Politiques, 1987, pp. 289-290

71

Concepte cheie: - birocraţia mecanicistă:  profesională;  divizionară;  adhocraţia. - raţionalitate pragmatică. Aplicaţii rezolvate 1. Motivaţi pe baza unui exemplu relevanţa caracteristicilor specifice organizaţiei viitorului, caracteristici prezentate de W. Bennis Exemplu de mediu dinamic este al firmelor IT. Ne vom opri la acest tip de organizaţie, cu precizarea că obţinerea unei competitivităţi ridicate la nivelul firmelor şi la nivelul ramurilor depinde din ce în ce mai mult de managementul cunoaşterii. La momentul actual una dintre priorităţile Uniunii Europene este finanţarea activităţilor de cercetare-dezvoltare în contextul în care asigurarea competitivităţii produselor şi serviciilor oferite de statele membre ale Uniunii Europene depinde din ce în ce mai mult de investiţiile în cercetare-dezvoltare. Definirea situaţiei Firma IT Softnet a investit în realizarea a două produse IT. Introducerea unor module de program performante a dus la flexibilizarea platformei de program cu consecinţe pozitive asupra competitivităţii produselor. Pe piaţa apare un nou competitor care oferă un program ce integrează o bună parte din funcţiile realizate de cele două produse IT realizate de Softnet. Firma este ameninţată cu pierderea unei părţi din cota de piaţă. Prima caracteristică enunţată de W. Bennis: organizaţiile vor trebui să fie în primul rând sisteme temporare, capabile de adaptare, în funcţie de evoluţiile mediului şi de necesităţile individuale. Mediul extern caracteristic firmelor IT este instabil şi puternic concurenţial. Răspunsul organizaţiei trebuie să fie creativ, soluţiile anterioare definite de organizaţie nu mai sunt suficiente. În cazul exemplului pe care l-am oferit competitorii de pe piaţă sunt capabili să integreze într-un program evaluare financiar-contabilă cu cea a fluxului tehnologic şi cea de resurse umane. Până acum organizaţia vindea în mod eficient produsele sale. Apariţia acestui produs atrage o parte din clienţii săi. Revenim la afirmaţia lui Bennis organizaţiile trebuie să fie sisteme temporare. Softnet trebuie să fie capabilă să integreze competenţele şi experienţele diferitelor echipe într-un produs unitar. Relaţiile dintre membrii organizaţiei vor cunoaşte modificări, e posibil ca şi structura să se modifice. Este nevoie de exemplu să existe un schimb de membrii între diferitele echipe sau este posibil ca membrii organizaţiei să nu mai lucreze în cadrul unei singure echipe, ci în mai multe echipe. În acelaşi timp, un mediu competitiv presupune dificultatea de a-ţi păstra angajaţii în organizaţie. Vor exista întotdeauna firme care să ofere mai mult pentru angajaţii tăi competenţi. Angajaţii simt nevoia să înveţe continuu să se dezvolte personal, ştiind că de aceasta va depinde bunăstarea lor viitoare. A doua caracteristică enunţată de W. Bennis: organizaţiile vor fi create în jurul problemelor care trebuiesc rezolvate. În cazul prezentat, Softnet trebuie să răspundă

72

ameninţărilor din mediu. După cum am văzut ea trebuie să-si adapteze structura pentru a realiza un produs în care sunt integrate competenţele diferitelor echipe. Organizaţia trebuie să fie focalizată în jurul problemei, modificarea structurii rezultă ca un răspuns la problema identificată. A treia caracteristică enunţată de W Bennis: aceste probleme vor fi rezolvate de grupuri de persoane care au calificări diferite. Caracteristica apare ca o consecinţă firească a celor două caracteristici enunţate anterior. Realizarea unui nou produs presupune integrarea într-o echipă a unor persoane cu competenţe diferite şi calificări diferite. În cazul Softnet, angajaţii de la marketing colaborează cu cei de la IT. Cei de la marketing oferă informaţii cu privire la nevoile clienţilor, cu privire la realismul soluţiilor oferite de specialiştii IT. Cei de la departamentul IT prezintă ce soluţii informatice pot fi realizate, care sunt caracteristicile fundamentale ale produsului capabile să ofere un avantaj unic clientului A patra caracteristică enunţată de W Bennis: managerii vor juca doar rolul de verigi de legătură care au capacitatea de a înţelege limbajul ştiinţific, fără pretenţia de a cunoaşte şi direcţiona întreaga desfăşurare a activităţii. Este foarte probabil ca managerii de la Softnet să nu aibă competenţe pentru a direcţiona şi desfăşura toate activităţile presupuse de realizarea produsului. Activităţile sunt puternic specializate astfel încât ceea ce face angajatul de la departamentul IT nu poate să facă cel de la departamentul de marketing. În acest context, managerii asigură o legătură mai eficientă între persoanele implicate în realizarea produsului şi propun o viziune de ansamblu cu privire la produsul final, ei sunt capabili să ofere o direcţie strategică şi să dea o formă coerentă soluţiilor oferite de fiecare departament în parte. A cincea caracteristică enunţată de W Bennis: conducerea grupurilor de specialişti se va realiza mai mult într-o manieră organică, decât într-una mecanică, grupurile constituindu-se în funcţie de problemele apărute, iar comanda revenind celor mai capabili să rezolve problemele, nu celor care au un anumit rang. Oamenii se vor diferenţia nu după rang sau roluri, ci după capacităţi şi pregătire profesională. Aceasta înseamnă că diferenţierea verticală de tip birocratic va fi înlocuită cu una funcţională, flexibilă. Softnet doreşte să realizeze un produs în care să integreze caracteristicile celor două produse pe care le realizează. Aceasta presupune că experienţa şi competenţele diferite ale membrilor organizaţiei să fie integrate în noul produs. Cum se vor constitui grupele de lucru? În momentul în care a apărut ameninţarea din partea mediului extern, în organizaţie existau grupe de lucru pentru fiecare produs realizat. Pentru a face faţă ameninţărilor din mediu extern a fost necesară constituirea unui nou grup de lucru care să integreze caracteristicile produselor realizate în organizaţie într-un singur produs. Grupul de lucru era condus de un specialist IT având în vedere importanţa ridicată a specialiştilor IT în asigurarea succesul produsului. Structura Softnet a fost centrată în jurul produselor pe care le realiza, astfel încât fiecare specialist să integreze competenţele sale în mod eficient în produsele finale. 2. Evidenţiaţi diferenţele între managementul pe bază de instrucţiuni (MBI), managementul pe bază de obiective (MBO) şi managementul pe baza de valori (MBV). Analizaţi ce tip de management ar trebui adoptat în organizaţia viitorului.

73

Managementul pe baza de instrucţiuni a fost dezvoltat în prima parte a secolului 20. În acea perioadă organizaţiile evoluau într-un mediu stabil, era perioada în care modelul fordist cunoştea un mare succes, în care preocuparea majoră a managementului era găsirea modalităţilor de eficientizare a activităţilor în contextul unei pieţe dominate de monopolişti în care nu existau probleme legate de vinderea produselor. MBI răspundea în acest context, caracteristicilor mediului economic din acea perioadă şi era eficient. O parte dintre ideile impuse de acest model, de exemplu diviziunea muncii, au rămas încă actuale. O mare parte dintre soluţiile oferite de model sunt însă astăzi depăşite. Ele răspundeau unei context diferit, mediul extern în care evoluau organizaţiile era mult mai stabil, nevoile consumatorului nu erau atât de complexe, gradul de inovare era scăzut. Succesul organizaţiilor era asigurat pe baza unei reţete ca cea propusă de modelul fordist. Timpurile s-au schimbat şi după anii ’50 modelul fordist s-a dovedit din ce în ce mai vulnerabil. Au apărut modificări ale mediului extern, probleme pentru care acest model nu oferea soluţii. Centrarea pe activităţi era insuficientă într-un mediu în care producerea aceluiaşi bun economic timp de mai mulţi ani nu mai putea asigura succesul organizaţiei. S-a simţit nevoia centrării managementului pe obiective (MBO). Procedurile se puteau modifica atâta timp cât obiectivele erau atinse. Într-un asemenea mediu, angajaţii au devenit mai importanţi, accentul s-a deplasat către motivarea angajaţilor, către măsurarea eficientă a rezultatelor. MBO îşi va demonstra şi el limitele mai ales la sfârşitul secolului 20. MBV apare ca un răspuns la modificările apărute, el devine soluţia dezvoltată în noile tipuri de organizaţii apărute, organizaţii centrate pe generarea de cunoaştere. Centrarea pe obiective începe să îşi releve limitele într-un mediu din ce în ce mai instabil, un mediu centrat pe generarea continuă de cunoaştere şi caracterizat printr-un ritm din ce în ce mai ridicat al inovaţiei. Într-un asemenea mediu este din ce în ce mai dificil de definit obiective. Obiectivele pot fi ineficiente din cauza unor modificări ale mediului care nu au putut fi prognozate la momentul în care ele au fost formulate. Organizaţiile trebuie să fie din ce în ce mai flexibile, trebuie să fie capabile să interacţioneze cu mediul extern prin intermediul unui număr ridicat de unităţi organizaţionale, trebuie să fie centrate pe dezvoltarea personalului, pe inovare şi creativitate. Organizaţia 1 Produce oţel într-un mediu extern stabil. Pe piaţă sunt puţini competitori. Succesul organizaţiei nu depinde de oferirea unei game variate de produse, ci de eficienţa procesului productiv. Organizaţia 2 Produce maşini într-un mediu extern relativ instabil. Succesul organizaţie stă în capacitatea de a oferi produse diferenţiate care să răspundă unor nevoi specifice ale clientului. Organizaţia 3 Produce soluţii informatice într-un mediu puternic instabil. Succesul organizaţiei depinde de capacitatea de a inova.

74

Tipul istoric de organizaţie Abordarea controlului Nevoia de autonomie Scopul organizaţiei

Viziunea strategică

Capitalist industrială Capitalist postindustrială Pe cale ierarhică de Bazat pe stimularea sus în jos performanţei angajaţilor Nevoie scăzută de Nevoie medie de autonomie autonomie Stimularea Optimizarea producţiei şi rezultatelor creşterea organizaţiei productivităţii muncii Strategie pe termen Strategie pe termen scurt mediu Organizatia 1 MBI Activităţi de complexitate redusă sau de rutină (proceduri clare şi stabile) Angajaţii au un nivel scăzut de pregătire Clientul este un utilizator, consumator de produse Piaţă stabilă, dominată de puţini competitori Structură piramidală cu multe niveluri Organizatia 2 MBO Activităţi de complexitate moderată

Post-capitalistă Încurajează autocontrolul şi autoevaluarea Nevoie ridicată de autonomie Îmbunătăţirea continuă a proceselor organizaţionale Strategie pe termen lung Organizatia 3 MBV Activităţi de complexitate ridicată, necesită soluţii inovative

Contextul de aplicare a celor trei modele

Nivelul de pregătire al membrilor organizaţiei Percepţia clientului

Angajaţii au un nivel mediu de pregătire Clientul un element cheie pentru succesul organizaţiei

Tipul de piaţă

Tipul de structură

Toleranţa faţă de incertitudine

Toleranţă scăzută faţă de risc

Angajaţii au un nivel ridicat de pregătire Clientul este cel care decide, libertatea lui de alegerea joacă un rol fundamental Piaţă segmentată cu Piaţă puternic grad moderat de segmentată cu grad instabilitate ridicat de instabilitate Structură piramidală Structură de tip cu un număr mic de reţea sau structură niveluri bazată pe echipe de produs Toleranţă medie faţă Toleranţă ridicată de risc faţă de risc

Teme pentru aplicaţii Identificaţi, în cadrul organizaţiei de apartenenţă, următoarele categorii de personal: a) birocraţii („organizatorii"); b) experţii. Sistematizaţi caracteristicile fiecărei categorii în parte şi natura conexiunilor dintre cele două categorii. 1.

75

2. Identificaţi procese de mobilitate organizaţională în cadrul unor macroorganizaţii interne (Guvernul României, Preşedinţia României, partide etc.) sau internaţionale (ONU; OSCE etc.). Utilizaţi în acest scop, informaţii din surse massmedia. 3. Pornind de la comentariul lui Merton asupra disfuncţiilor birocraţiei mecaniciste, identificaţi şi comentaţi aceste aspecte într-o organizaţie românească la alegere. 4. Identificaţi „organizaţii ale viitorului” pe baza caracteristicilor prezentate de W. Bennis. Motivaţi alegerea făcută. 5. Daţi exemple de organizaţii în care caracteristicile prezentate de W. Bennis să fie fundamentale pentru succesul acestora. 6. Daţi exemplu unei organizaţii şi arătaţi în ce categorie se încadrează ea. Ce tip de management este mai eficient în această organizaţie? Motivaţi 7. Daţi exemplu unei organizaţii în care întâlniţi caracteristici specifice MBO şi MBV. Credeţi că cele două metode sunt complementare? Motivaţi răspunsul pe baza caracteristicilor prezentate în tabel. Grilă de autoevaluare 1. Birocraţia este a) o formă de exercitare a puterii în societate; b) o expresie a patologiei sociale (o „boală socială"); c) o expresie a vieţii organizaţionale. Indicaţi un singur răspuns integral corect. 2. Birocraţia este percepută social drept: a) fenomen social inevitabil; b) proces care se autojustifică; c) expresie a raţionalităţii pragmatice. Indicaţi singurul răspuns total incorect.

76

5. FUNCŢIILE CONDUCERII ORGANIZAŢIILOR

Analiza organizaţiilor prin prisma mai multor teorii, studiul evoluţiei teoriei organizaţiei, specificarea organizaţiilor cu grad înalt de ierarhizare, toate acestea întemeiază posibilitatea concentrării investigaţiei asupra unei ţinte majore – funcţionarea organizaţiei. Fără îndoială, ceea ce interesează în ultimă instanţă este „viaţa internă” a organizaţiilor, funcţionarea acestora şi realizarea acţiunilor specifice în condiţii de eficienţă. Funcţionarea semnifică, în general, procesul realizării activităţilor specifice ale unei organizaţii, proces prin care este exprimată, în primul rând, capacitatea organizaţiei de a corela dinamic resursele (umane şi extraumane) cu scopul asumat. Ea este condiţionată de existenţa şi manifestarea în interdependenţă a trei suporturi: - suportul decizional (care implică diagnosticarea stării sistemului şi direcţionarea acestuia prin decizii conforme scopului final); - suportul organizării (prin care sunt articulate, cum arătam, structurile şi procesele de implementare a deciziei); - suportul motivaţional (prin care este angajată direct acţiunea umană, fiind avute în vedere motivaţiile prin care acţiunea, munca oamenilor pot fi susţinute şi stimulate). Funcţionalitatea este variabilă, ea fiind dependentă de starea „intrărilor” şi a „ieşirilor” şi de natura proceselor organizaţionale interne. Gradul de funcţionalitate indică starea de „sănătate organizaţională”. La limită, organizaţiile pot fi „sănătoase” sau „bolnave”. Funcţiile organizaţiei semnifică grupurile de activităţi omogene prin care aceasta îşi realizează misiunea. În mod schematic, organizaţia are două funcţii esenţiale: funcţia finală, care reprezintă însuşi scopul organizaţiei şi funcţia laterală, de realizare a scopurilor individuale. Cele două tipuri de funcţii vor exercita totdeauna presiuni una asupra celeilalte şi aici se situează de fapt sursa de tensiune şi conflict în cadrul organizaţiei. Arta conducerii organizaţiei şi problema ei fundamentală sunt de a menţine într-un echilibru dinamic aceste două funcţii, utilizând una ca mijloc de realizare a celeilalte. Un decalaj, în îndeplinirea celor două funcţii, conduce inevitabil la dezechilibrul ansamblului, la micşorarea eficienţei lui. Chris Argyris vorbeşte despre energia psihologică ca de una din cele mai importante surse de energie ale organizaţiei. Această energie creşte odată cu obţinerea succesului psihologic şi descreşte proporţional cu eşecul. Succesul psihologic se atinge atunci când se realizează echilibrul între cele două sisteme: sistemul social şi sistemul personalităţii

77

omului şi acest lucru poate fi influenţat în primul rând de ansamblul societăţii prin cultura căreia îi aparţin cele două sisteme. De altfel, Chris Argyris scrie: „Considerăm că organizaţiile şi personalitatea constituie unităţi discontinue, având legile lor proprii, care le fac susceptibile de a fi studiate ca unităţi distincte. De asemenea, considerăm că aspecte importante ale existenţei fiecărei unităţi depind de conexiunea lor cu altele. Nu poate fi înţeles deplin individul dacă nu se înţelege organizaţia din care el face parte integrantă şi invers”39. În fond, problema semnificativă priveşte acţiunea comună, modul în care pot fi determinaţi indivizii să participe la activitatea organizaţiei, realizând comportamentele prescrise prin normele organizaţiei. Eficacitate şi eficienţă Ideea centrală a conducerii organizaţiei constă în realizarea eficientă a activităţilor organizaţiei. În mod obişnuit, în acest plan sunt utilizate două concepte, aflate în strânsă legătură – eficacitate şi eficienţă. Eficacitatea reprezintă măsura în care o activitate satisface o necesitate, realizează un obiectiv, îndeplineşte o funcţie. Spre exemplu, eficacitatea învăţământului este dată de gradul în care acesta reuşeşte să transmită cunoştinţele necesare elevilor. Eficacitatea unei activităţi poate fi p o z i t i v ă (funcţia, activitatea avute în vedere sunt realizate într-o oarecare măsură), n u l ă (o activitate de propagandă nu convinge pe nimeni, de exemplu) sau n e g a t i v ă (prin activitatea respectivă obţinându-se efecte contrare celor urmărite). În concluzie, eficacitatea este o caracteristică a funcţiilor organizaţiei (şi, în particular, a funcţiilor conducerii), indicând gradul de realizare, măsurat prin efecte, a acestora. Eficienţa semnifică măsura rezultatelor unei activităţi prin raportare la eforturile făcute în timpul desfăşurării activităţii respective. În sens general, a fi eficient înseamnă a face un lucru cât mai bine cu costuri cât mai reduse. Sunt foarte cunoscute şi lesne de înţeles sensurile eficienţei în fizică şi în economie, unde aceasta reprezintă randamentul utilizării energiei (randamentul fiind cu atât mai mare cu cât energia pierdută între intrare şi ieşire este mai mică), respectiv raportul dintre câştigul economic şi cheltuieli (eficienţa fiind ridicată atunci când câştigurile sunt mai mari cu cheltuieli cât mai reduse). În ştiinţele sociale, în sociologie, în teoria organizaţiilor şi în management, analiza eficienţei este mai dificilă decât în fizică şi în economie, în primul rând datorită dificultăţilor de a compara intrările (input-urile) şi ieşirile (output-urile), acestea având, de regulă, unităţi de măsură, diferite. Drept urmare, atât în ştiinţele sociale, cât şi în limbajul comun, eficienţa înseamnă maximizarea rezultatelor şi diminuarea costurilor. Altfel spus, eficienţa este raportul dintre eficacitate (care constă, cum arătăm, în gradul de realizare a obiectivului stabilit, a funcţiei) şi cost (cheltuielile de resurse şi efectele negative ale respectivei activităţi).

Eficacitate Eficienţă = Costuri
39

Chris Argyris, Organisational Behavior and a Managerial Viewpoint, New York, Dryden Press, 1983

78

Eficienţa conducerii se bazează pe rezultatele structurării şi corelării optime a funcţiilor conducerii. Din multitudinea perspectivelor din care pot fi privite conducerea şi funcţiile sale, cea mai utilă este tocmai perspectiva eficienţei, în temeiul căreia sunt ordonate activităţile vitale ale conducerii: - cunoaşterea domeniului condus, a totalităţii problemelor care sunt supuse soluţionării, prin diagnoză; - detectarea tendinţelor evolutive ale organizaţiei şi construirea proiectului evoluţiei sale pentru rezolvarea noilor probleme cu care se confruntă, prin prognoză şi construcţie prospectivă; - momentul esenţial al formulării şi adoptării deciziei referitoare la soluţionarea unei probleme sau la viaţa întregii organizaţii; - organizarea implementării deciziei, în primul rând prin planificare şi asigurarea cooperării în interiorul organizaţiei şi între organizaţii; - motivarea personalului organizaţiei pentru a se obţine acţiunea eficientă a acestuia; - controlul, drept funcţie a conducerii, prin care rezultatele sunt măsurate, sunt comparate cu costurile şi se stabilesc măsurile de corecţie corespunzătoare pentru noul ciclu de activitate, efectele controlului influenţând noua diagnoză ş.a.m.d. Complexitatea conducerii organizaţiei şi a fiecărei funcţii în parte impune analiza acestora mai în detaliu şi a corelaţiilor dintre ele. 6.1 Diagnoza În general, diagnoza este o operaţie premergătoare adoptării unei soluţii la o problemă, constând în identificarea cauzelor unor procese negative (procese care constituie substanţa problemei respective), a factorilor care ar putea influenţa pozitiv sau negativ soluţionarea problemei avute în vedere. Scopul fundamental al diagnozei constă în formularea problemei de rezolvat. Cu cât formularea acesteia este mai adecvată şi mai clară, cu atât probabilitatea de a identifica soluţia cea mai bună este mai ridicată. În sociologie, ştiinţă cu care teoria organizaţiei are interferenţe puternice, o problemă socială vizează situaţia apărută în dinamica unui sistem social, care afectează negativ funcţionarea sa şi necesită o intervenţie de corecţie. Cunoscutul sociolog american R. K. Merton defineşte problema socială ca o discrepanţă semnificativă între normele sociale şi realitatea socială de fapt. Problemele sociale derivă în principal din procesele de dezorganizare socială, de criză sau de schimbare, context în care apar tendinţe de devianţă personală insuficient controlate de către societate. Deci, substanţa unei probleme sociale cuprinde situaţii tensionate, cu potenţial conflictual. Privind organizaţia în întregul său, o problemă organizaţională se impune prin două sensuri: - un sens apropiat „problemei sociale”, prin care organizaţia este confruntată cu o situaţie de criză, de schimbare, fiind solicitat potenţialul său de adaptabilitate; aceasta este o „problemă de stare” (de stare a organizaţiei); diagnoza, în acest caz, constă în identificarea presiunilor de schimbare şi a componentelor organizaţiei (structuri, indivizi, procese) care se cer a fi modificate, transformate, schimbate; - cele mai frecvente sunt însă „problemele de scop”, prin care scopul de ansamblu al organizaţiei este realimentat cu sarcini specifice, concrete, noi (dar nu total diferite de

79

sarcinile anterioare); în acest caz, diagnoza cuprinde atât înţelegerea (cunoaşterea) deplină a noii sarcini, cât şi a tuturor disponibilităţilor pe care organizaţia le are pentru realizarea sa. În ultimă instanţă, diagnoza reprezintă cunoaşterea organizaţiei de către conducător, a tuturor componentelor sale şi a corelaţiilor dintre ele, cât şi receptarea (înţelegerea, formularea) adecvată a solicitărilor cu care se confruntă organizaţia. 6.2 Prognoza În general, prognoza socială constă în determinarea ştiinţifică a probabilităţii evoluţiei cantitative a unor procese sau domenii de activitate. Sunt frecvente şi mai bine cunoscute prognozele economice şi tehnologice prin care sunt evaluate tendinţele evolutive şi valorile (parametrii) probabile, ce ar putea fi atinse în sistemele economice şi tehnologice. Prognozele se elaborează pentru un anumit orizont de timp (pe termen scurt: până la 6 ani; pe termen mediu: între 6-15 ani; pe termen lung: peste 15 ani) printr-o analiză complexă, de regulă interdisciplinară, sistemică şi formalizată. Prognoza poate fi orientată fie spre obiective clare (previziune normativă), fie spre analiza tendinţelor posibile în viitor plecând de la starea prezentă a sistemului (previziune explorativă). Alte modalităţi, complementare, prin care se poate realiza o prognoză sunt: cercetarea stărilor viitoare pornind de la descompunerea în elementele componente (previziune morfologică) şi, în fine, investigarea evoluţiei viitoare pornind de la întregul sistem spre componentele sale (previziune sintetică). Prognoza organizaţională (ca funcţie a conducerii organizaţiei) se întemeiază pe corelarea a două categorii de caracteristici ale organizaţiei: - Variabile dependente, prin care este descrisă starea internă a organizaţiei (structură, membrii şi procese interioare); ele sunt dependente, în sensul că sunt determinate de natura internă a organizaţiei, de funcţiile şi scopul organizaţiei; variabile dependente sunt şi „ieşirile” (output-urile) organizaţiei, acestea fiind rezultatul final al tuturor proceselor din interiorul organizaţiei; - Variabile independente, în cadrul cărora sunt inventariate influenţele actuale şi cele posibile (viitoare) asupra organizaţiei; variabilele independente, necontrolate de către organizaţie, provin din exteriorul organizaţiei şi sunt vizibile la intrare („comanda socială”, decizii strategice ale macrosistemului în care este inclusă organizaţia, modificări în mediul natural şi social etc). Corelarea variabilelor dependente cu cele independente se realizează prin diverse metode: 1. Cea mai simplă dintre ele este metoda extrapolării, prin care se urmăreşte identificarea stărilor de conservare sau de schimbare a organizaţiei (sau a unei structuri din interiorul acesteia), plecându-se de la supoziţia că aceleaşi cauze (condiţii) generează aceleaşi efecte. Pe această bază se realizează trecerea de la postdicţie (caracterizarea evoluţiei fenomenelor trecute) la predicţie (estimarea stărilor viitoare). Concret, se presupune că, în situaţia unor variabile independente neschimbate în viitor, variabilele dependente vor avea aceleaşi valori ca în prezent. În caz contrar, se încearcă estimarea noilor valori ale variabilelor dependente în raport cu gradul de schimbare al variabilelor independente. Cea de-a doua situaţie este mult mai complexă, fapt ce impune folosirea

80

unor metode corespunzătoare, precum metoda morfologică (bazată pe descompunerea variabilelor din ambele categorii în elemente componente şi pe realizarea unor tabele de corespondenţă între elemente) sau metoda scenariilor (prin care este construit un model probalistic de evoluţie a organizaţiei). 2. Metoda morfologică se bazează pe descompunerea, atât a variabilelor dependente, cât şi a celor independente, în valori ireductibile, după care se construiesc tabele de corespondenţă ce cuprind "lanţuri" de legătură între diverşi parametri; fiecare „lanţ" constituie o posibilă evoluţie spre rezolvarea problemei propuse. 3. Prin metoda scenariilor este construit un model probabilistic de evoluţie a organizaţiei, plecând de la tendinţele identificate în prezent în cadrul sistemului ca şi de la investigarea influenţelor mediului extern asupra acestuia. Pentru realizarea unui scenariu e recomandabil să se înceapă prin formularea de enunţuri privind dezirabilitatea stării actuale a sistemului, precum şi opţiunea valorică aleasă pentru a defini evoluţia în viitor. În continuare, după definirea variabilelor endogene şi exogene care influenţează dinamica sistemului, se elaborează ipoteze prin care se definesc modalităţi de atingere a stărilor posibile. Ulterior parcurgerii acestor etape, se elaborează modelul propriu-zis de evoluţie în timp şi se redactează scenariul după tipul şi perioada de timp aleasă. Identificarea şi formarea adecvată a problemelor organizaţiei, prin diagnoză, cât şi proiectarea soluţiilor posibile sunt etape premergătoare esenţiale în adoptarea deciziei. 6.3 Decizia Adesea, decizia este echivalată, dacă nu chiar confundată, cu procesul de ansamblu al conducerii. Tendinţa nu este întâmplătoare, ea derivând din calitatea deciziei de a fi momentul esenţial, punctul-cheie al conducerii. Dacă înţelegem prin decizie soluţia adoptată de un sistem (persoană, grup, organizaţie) pentru rezolvarea unei probleme, atunci conducerea în ansamblu poate fi ordonată în trei faze: 1. faza pre-decizională: formularea problemei, prognozarea evoluţiilor posibile şi a soluţiilor alternative posibile, analiza şi evaluarea soluţiilor alternative şi ierarhizarea lor; 2. faza decizională: adoptarea uneia dintre soluţiile alternative, a soluţiei considerată optimă (decizia propriu-zisă); 3. faza post-decizională: implementarea deciziei (organizarea aplicării soluţiei adoptate), evaluarea soluţiei prin prisma rezultatelor obţinute (controlul). Adoptarea deciziei generează, ca act în sine, două categorii de probleme distincte, dar aflate în legătură. Acestea sunt „probleme ale deciziei”, fiind prezente practic în toate organizaţiile şi în toate situaţiile supuse soluţionării. Este vorba despre problema cunoştinţelor (informaţiilor) necesare şi despre problema consensului. Sub primul aspect, dificultatea fundamentală provine din incertitudine. Doar în mod excepţional, un decident, un conducător (un lider) dispune de toate cunoştinţele necesare luării deciziei (în acest caz, realizându-se condiţia de certitudine). De regulă, cunoştinţele disponibile sunt incomplete şi nesigure, incertitudinea este persistentă, ea neputând fi redusă în faza pre-decizională. În această situaţie, cel care decide şi organizaţia trebuie să afle simultan răspunsul la două întrebări: pe ce cale, prin ce metode se poate decide în condiţii de incertitudine?; cum să

81

se facă faţă consecinţelor paralizante, dezorganizante ale incertitudinii asupra echipei de conducere? În principiu, există două modele ale procesului decizional: (a) modelul clasic, de decizie raţională, certă, într-o lume complet determinată; se presupune că există toate informaţiile necesare şi se poate proiecta soluţia, estimând cu certitudine evoluţia organizaţiei şi capacitatea acesteia de a rezolva o problemă dată. (b) modelul deciziei certe de tip probabilistic, care cuprinde la rându-i două variante: utilizarea unor „probabilităţi obiective” (expresie a unor legi verificate şi cunoscute) de desfăşurare a evenimentelor, situaţiile nefiind foarte frecvente şi având o slabă implicare umană; sau, mai frecvent, sunt utilizate „probabilităţi subiective”, acestea semnificând gradul de încredere/neîncredere în cunoştinţe, şansa atribuită acestora de a descrie corect realitatea; şi în acest caz, se presupune că soluţia aleasă are probabilitatea cea mai ridicată de reuşită, ea fiind obţinută prin prelucrarea raţională a tuturor informaţiilor existente. În strânsă legătură cu problema cunoştinţelor necesare deciziei (a deciziei în condiţii de certitudine/incertitudine) este problema consensului. În genere, în societate, consensul nu este un produs natural, neproblematic, al procesului decizional. Dimpotrivă, societatea şi grupurile, privite prin prisma capacităţii de a adopta decizii, par a fi caracterizate, în starea lor iniţială şi în raport cu o decizie dată, mai ales prin lipsa de consens. Consensul vizează nu atât acceptarea deciziei, ci mai ales elaborarea deciziei. În plan practic, din acest fapt decurge o nouă problemă: în condiţiile existenţei unor agenţi sociali(indivizi, grupuri) care dispun de o autonomie relativă în ceea ce priveşte interesele, atitudinile şi valorile individuale, care sunt mecanismele care să conducă la elaborarea deciziilor colective? Dificultăţile apar din cel puţin două direcţii: (a) pe de o parte, acţionează paradoxul participării, în sensul că, într-o organizaţie, cu cât este mai numeroasă şi deci este mai necesară intensificarea participării pentru a spori probabilitatea unei decizii corecte şi convenabile tuturor, cu atât este mai probabil ca un individ sau altul să evite participarea la elaborarea deciziei, sub justificarea contribuţiei nesemnificative pe care ar putea să o aibă în raport cu contribuţia tuturor celorlalţi indivizi în organizaţie; drept urmare, participarea la decizie trebuie stimulată, cointeresată, în aşa fel încât membrii organizaţiei să-şi asume costurile participării (timp şi efort suplimentare utilizate în acest scop); (b) pe de altă parte, chiar dacă problema stimulării şi susţinerii participării este rezolvată, adoptarea ca atare a deciziei, prin consensul membrilor organizaţiei, rămâne un simplu deziderat, dacă nu este rezolvată în prealabil problema agregării acţiunilor şi opţiunilor individuale într-un flux convergent care duce către decizia colectivă. Aceasta presupune întocmirea unei ierarhii, a unui clasament prin care acţiunile şi opţiunilor individuale sunt ordonate în raport cu scopul urmărit şi cu resursele existente.

Pregătirea şi adoptarea deciziei O strategie incorectă, dar foarte des aplicată, este aceea în care managerii adoptă prima soluţie pe care reuşesc să o formuleze, fărăsă se gândească la alternative, la

82

dezavantajele soluţiei alese. Ei procedează astfel de regulă pentru că e o strategie simplificată şi pentru că fac economie de timp şi evită stresul inevitabil la luarea unei hotărâri. Strategia aceasta comodă are însă evident şi reversul ei: de cele mai multe ori, managerii suportă consecinţele unor astfel de hotărâri pripite şi greşite, fără a le mai putea rezolva la fel de repede cum au lansat soluţia greşită. Deci, de multe ori, pe termen mediu se repară greu consecinţele unei decizii grăbite. Proverbul “graba strică treaba” este cel mai potrivit pentru un astfel de comportament. a) Metoda tabelului Pregătirea corectă a deciziei presupune în primul rând trecerea în revistă a tuturor variantelor alternative. Aceasta presupune preluarea soluţiilor care s-au formulat din etapa anterioară (prognoza), şi completarea lor eventual cu alte variante care se formulează din mers. Cu alte cuvinte, faza deciziei începe cu un exerciţiu de inventivitate şi imaginaţie în care orice idee nouă este binevenită. În cazul în care echipa de conducere este formată din cel puţin trei persoane, se poate organiza o şedinţă de brainstorming, în care fiecare să-şi exprime ideile, oricât de sumare ar fi, urmând să fie dezvoltate şi precizate cu ajutorul grupului. După notarea pe hârtie (eventual) a tuturor acestor idei, se realizează o primă selecţie: se elimină ideile/soluţiile care s-ar pune în aplicare cu costuri mari şi beneficii mici, sau care ar avea şi alte efecte dăunătoare evidente asupra altor aspecte ale afacerii. Se aleg două sau trei soluţii mai atrăgătoare (fie au costuri materiale şi psihologice mici, fie se ating obiectivele într-un timp mai scurt, fie îndeplinirea scopurilor e sigură, ş.a.). După ce s-au reţinut soluţiile alternative, se trece la evaluarea lor, după un model cu două cadrane care arată în felul următor: Soluţia 1:…………………………

AVANTAJE 1. 2. 3. TOTAL

Puncte

DEZAVANTAJE

Puncte

În acest tabel se trec toate avantajele şi dezavantajele soluţiei respective. Se procedează la fel cu soluţia nr. 2 şi cu soluţia nr. 3. Punctajele se acordă în mod subiectiv, prin raportare la scopurile propuse (se apreciază de fapt dacă e vorba de avantaje/dezavantaje majore). Este important în acest punct ca managerul să aibă în vedere afacerea şi dezvoltarea ei, nu propria persoană. Dacă sunt mai mulţi membri în echipa de conducere şi participă la decizie, se recomandă ca fiecare să considere aceleaşi soluţii şi să acorde punctaje în mod individual, iar la sfârşit se face o medie aritmetică a punctajelor. În felul acesta se sporeşte obiectivitatea procesului prin care se ia hotărârea. După ce s-au acordat punctaje, se face totalul. Soluţia adoptată va fi în mod evident aceea cu punctajul total cel mai mare la “avantaje” şi cel mai mic la “dezavantaje” (sau în orice caz cu diferenţa cea mai mare între cele două totaluri).

83

b) Metoda arborelui de decizie Se începe prin a imagina câteva (de exemplu, trei) „căi” posibile de urmat (adică, trei variante de soluţii care pot fi adoptate). Se figurează pe schemă cele trei „ramuri” şi apoi se vede pentru fiecare dintre ele ce noi direcţii se profilează (pentru fiecare ramură pot apare două –trei alternative, deci „subramuri”) şi aşa mai departe până când se epuizează posibilităţile. În ultima fază se evaluează soluţia cea mai bună dintre cele câteva „ramuri” considerate iniţial. Evaluarea se bazează privind la ultima serie verticală obţinută. (A se vedea aplicaţia rezolvată din caietul de seminar). c) Metoda diagramei cauză-efect Una din metodele care se pot aplica în acest caz este diagrama cauză-efect. Aceasta presupune notarea cauzelor şi aşezarea lor în forma unui „schelet de peşte” a cărui coloană vertebrală e reprezentată de problemele a căror soluţionare se doreşte. Deasupra cauzelor se notează remediul corespunzător. Este un proces invers de luare a deciziilor faţă de arborele de decizie (dacă acesta din urmă investiga posibilităţile din viitor, diagrama „schelet de peşte” merge spre trecut, spre identificarea cauzelor care au generat problema şi spre anularea lor). 6. 4 Organizarea Organizarea, ca funcţie a conducerii vizează (în sens larg) realizarea şi acţiunea continuă a structurării formale a organizaţiei (structura organizaţională), care are rolul de a facilita integrarea şi coordonarea tuturor resurselor (umane şi materiale) în vederea îndeplinirii, în mod eficient, a obiectivelor organizaţiei. Altfel spus, organizarea constă în stabilirea mijloacelor (instrumente şi strategii de acţiune) pentru atingerea scopurilor organizaţiei. Prin derivare din sensul general, organizarea semnifică (sensul particular, restrâns) procesul de implementare a deciziei, de transformare a deciziei în acţiune, a comenzii în execuţie. Organizarea implică: 1. specificarea tipurilor de activităţi necesare pentru realizarea diferitelor obiective; 2. gruparea activităţilor într-o structură logică, operaţională (prin realizarea unui algoritm al activităţilor, prin determinarea unui lanţ operaţional optim); 3. distribuirea sarcinilor specifice de acţiune membrilor organizaţiei în conformitate cu competenţele şi capacităţile acestora de a le îndeplini eficient; 4. determinarea canalelor de comunicare şi a reţelelor de relaţii dintre membrii organizaţiei, astfel încât să se asigure acţiunea convergentă, unitară pentru îndeplinirea obiectivelor propuse; 5. stabilirea cadrului de desfăşurare a activităţii, a condiţiilor de muncă. Principiul de bază al organizării este cel al asigurării funcţionării organizaţiei, ceea ce înseamnă că, pentru a-şi asigura stabilitatea şi a-şi perpetua existenţa, este necesar ca organizaţia să se centreze în primul rând pe activităţile ce trebuie realizate şi apoi asupra persoanelor ce urmează să le îndeplinească. În caz contrar, organizaţia ar fi total dependentă de oamenii ce o alcătuiesc, ceea ce ar fi extrem de neproductiv, de ineficient. Nu trebuie uitat că într-o organizaţie poate exista o mobilitate ridicată a oamenilor şi că

84

este puţin probabil ca nou-veniţii să se comporte întru totul asemănător predecesorilor lor. O problemă esenţială a organizării constă în structurarea relaţiilor de autoritate, putere, răspundere şi responsabilitate. Autoritatea înseamnă dreptul unui conducător de a lua decizii şi de a solicita subordonaţilor să se supună acestora în vederea realizării scopurilor organizaţionale. Sub unghiul de mai sus, autoritatea este formală, întrucât ea este conferită conducătorului în virtutea funcţiei pe care o ocupă în ierarhia organizaţiei. Deci autoritatea formală este asociată funcţiei (poziţiei) şi nu persoanei ca atare. Reversul funcţional a autorităţii formale este legitimitatea, aceasta semnificând măsura (variabilă) în care o persoană (un grup de persoane) acceptă să fie condusă şi influenţată comportamental prin decizii luate în afara sa (de către conducător, de către cel investit cu autoritate). Spre deosebire de autoritatea însoţită de legitimitate (autoritatea funcţiei conducătorului îmbinându-se cu acceptarea subordonării de către membrii organizaţiei), puterea reprezintă capacitatea unui conducător de a controla şi influenţa comportamentul altora fără consimţământul acestora. Puterea se poate deci lipsi de consimţământul subordonaţilor, impunându-se prin diverse mijloace coercitive, prin utilizarea strictă a recompenselor şi sancţiunilor. În acest caz, consecinţele pot fi negative, eficienţa organizaţională este în descreştere, iar subordonaţii pot dezvolta, în compensaţie, strategii şi tehnici de autoprotejare şi de „sabotare” a conducătorului. Problema autorităţii poate fi privită şi din perspectiva relaţiilor de autoritate ce se stabilesc între diferite categorii de membri ai organizaţiei. Autoritatea directă este specifică persoanelor care, aflate în diferite poziţii de conducere, dau ordine şi dispoziţiuni subordonaţilor direcţi; ea se realizează în sens descendent, de la vârful ierarhiei organizaţionale spre bază, şi implică responsabilitatea directă pentru îndeplinirea obiectivelor organizaţionale. Autoritatea auxiliară, denumită sugestiv, în spaţiul anglosaxon, „staff authority”, semnifică autoritatea echipei de experţi însărcinată cu asistenţa şi consultanţa acordată conducătorului (echipei de conducători); în perioada de pregătire a deciziilor, în organizaţiile moderne, este tot mai numeros şi mai intens folosit personalul „auxiliar” cu rol de susţinere a „personalului de bază”, de conducere. Dacă autoritatea directă este, în principiu, nelimitată, autoritatea auxiliară este limitată la un domeniu de activitate. Sferele de cuprindere diferite şi diferenţa de intensitate în exercitare au condus la aşa numitul conflict între personalul de bază şi cel auxiliar. Sursele de conflict sunt amplificate prin întemeierea diferită a autorităţii celor două categorii de personal. Autoritatea directă este legitimată prin funcţia deţinută, în timp ce autoritatea auxiliară este bazată pe competenţa profesională a specialiştilor. Adesea conflictul este potenţat şi de diferenţele de vârstă şi generaţie profesională, de conservatorismul unora sau forţa imaginativă, novatoare a altora. Riscurile unor relaţii conflictuale pot fi depăşite, în cea mai mare măsură, de organizarea comunicării interumane, de existenţa unui flux consistent şi biunivoc de comunicare profesională, de realizare a unui echilibru funcţional între decizii (ordine) şi sfaturi (consultanţă) pe baza asumării de către fiecare categorie în parte a răspunderii ce-i revine. Autoritatea funcţională este autoritatea conferită unei persoane sau unui departament într-o anumită fază a procesului de realizare a unor activităţi; ea este limitată la o anumită perioadă de timp şi la un obiectiv anume şi este acordată numai celor care dispun de

85

capacitatea realizării unor expertize de specialitate în scopul îmbunătăţirii eficienţei organizaţionale. Autoritatea funcţională este un caz particular de delegare a autorităţii (către o persoană şi doar pentru o fază a procesului). În general, delegarea autorităţii se referă la procesul prin care un conducător distribuie subordonaţilor sarcini de muncă împreună cu autoritatea necesară realizării lor. Deşi în orice organizaţie formală delegarea autorităţii este inevitabilă, atât conducătorii cât şi conduşii manifestă, din raţiuni diferite, rezistenţă faţă de delegare, respectiv faţă de acceptarea delegării autorităţii. Reticenţele conducătorilor se explică atât prin dorinţa evitării unor performanţe scăzute din partea subordonaţilor, prin tendinţa de a evita pierderea de timp pentru a le explica subordonaţilor ceea ce au făcut, cât şi prin supoziţia conducătorilor că subordonaţii sunt deja specializaţi în anumite domenii, lipsindu-le cunoaşterea de ansamblu şi de perspectivă necesare pentru adoptarea deciziilor. Evident, asemenea rezerve ale conducătorilor reflectă dorinţa evitării unor pierderi pe termen scurt, cu riscul unor pierderi mult mai mari pe termen lung (exprimate în plafonarea şi indiferenţa subordonaţilor). Rezistenţa subordonaţilor faţă de delegarea autorităţii rezultă din teama de a nu greşi şi din sentimentul, întâlnit adesea, că ei sunt deja încărcaţi cu foarte multe sarcini, fără a mai dori, drept urmare, altele în plus. Autoritatea şi puterea sunt strâns legate de modul de distribuire a responsabilităţii şi răspunderii.Responsabilitatea se referă la datoria sau obligaţia oricărui membru al unei organizaţii de a-şi îndeplini sarcinile sau activităţile ce i-au fost încredinţate. Responsabilitatea funcţionează ca datorie a unui individ faţă de el însuşi de a realiza în cele mai bune condiţii sarcinile ce-i revin şi, prin aceasta, este o condiţie necesară pentru realizarea eficientă a obiectivelor organizaţiei. Răspunderea vizează relaţia dintre subordonat şi conducător, fiecare membru al organizaţiei fiind obligat să dea seama în faţa superiorului său de modul în care şi-a exercitat atât responsabilitatea cât şi autoritatea ce i-au fost delegate. În chip natural, nici responsabilitatea, nici răspunderea nu pot fi delegate. H. Hicks arată însă că „oamenii, la toate nivelurile, pot încerca să-şi maximizeze propria autoritate şi putere. În acelaşi timp, ei pot încerca să-şi diminueze propria responsabilitate şi răspunderea”. De aceea, una dintre cele mai importante probleme ale conducătorului este aceea de a realiza un echilibru acceptabil între autoritate, putere, responsabilitate şi răspundere, atât pentru el însuşi cât şi pentru subordonaţii lui. Delegarea puterii şi autorităţii în interiorul organizaţiei implică şi problema centralizării şi descentralizării acestora. Practic, prin aceasta sunt avute în vedere procesele decizionale şi de control. În genere, se consideră că o organizaţie este descentralizată atunci când numărul deciziilor importante adoptate la nivelurile de bază este mare, asupra acestor niveluri exercitându-se un grad scăzut de control. Atât centralizarea cât şi descentralizarea au avantaje şi dezavantaje. În sistematizarea realizată de M. Vlăsceanu40, prin adaptarea după F.Y. Carvell, acestea sunt:

40

Mihaela Vlăsceanu, Psihosociologia organizării şi conducerii, Bucureşti, Editura Paideia, 1993, p. 228, apud Fred Carvell, Human Relations in Business, New York, MacMillan Publishing, 1975, p. 356

86

AVANTAJE CENTRALIZARE Asigură uniformitate în modul de funcţionare a unităţilor organizaţionale. Conducerea exercită o coordonare mai eficientă şi un control mai direct asupra unităţilor organizaţiei. Asigură decizii uniforme. Elimină şansele de suprapunere a diferitelor activităţi. DESCENTRALIZARE Distribuie responsabilitatea şi răspunderea de la nivel general diferitelor unităţi organizaţionale. Încurajează implicarea şi participarea mai multor oameni în procesul de luare a deciziei, cu efecte pozitive asupra motivaţiei oamenilor. Facilitează procesul de comunicare. Dispersează puterea şi autoritatea în cadrul întregii organizaţii.

DEZAVANTAJE CENTRALIZARE DESCENTRALIZARE Nefiind distribuită, responsabilitatea va Permite un grad scăzut de uniformitate cu aparţine unui număr mic de conducători. privire la standardele de funcţionare a unităţilor organizaţionale. Încarcă pe conducătorii de la vârf, fiind necesar ca aceştia să dispună de o Forţează responsabilitatea luării deciziei de perspectivă de ansamblu asupra către oamenii care nu sunt interesaţi şi nu vor organizaţiei. să se implice. Poate crea probleme legate de coordonarea diferitelor unităţi organizaţionale. Concentrează autoritatea şi puterea în mâinile unui număr mic de oameni. Poate conduce la rivalitate şi competiţie între subunităţile organizaţionale, cu efecte negative asupra eficienţei organizaţiei.

Limitează participarea majorităţii membrilor organizaţiei la decizii. Necesită programe de instruire, mari consumatoare de timp şi bani. Este limpede, prin compararea centralizării şi descentralizării, că nici una dintre ele, privite în sine, nu este bună sau rea. De la caz la caz, pot fi luate în considerare proporţii optime între centralizare şi descentralizare, în raport cu specificul fiecărei organizaţii. 6. 5 Motivarea Orice abordare a fenomenului motivaţional trebuie să ia în consideraţie complexitatea acestuia. În primul rând, fenomenele din sfera motivaţiei nu pot fi observate direct, ceea ce face ca identificarea şi explicarea lor să fie dificilă. În al doilea rând, motivele, trebuinţele, aspiraţiile se regăsesc în geometria psihologică individuală într-o diversitate, mobilitate şi combinare adeseori înşelătoare. În fine, diferenţele enorme care există între indivizi atât în ce priveşte natura motivelor, cât şi modalitatea de

87

satisfacere a acestora, complică nu numai investigarea fenomenului, ci şi aplicarea unor strategii cu finalitate practică. Din perspectiva conducerii organizaţiei, motivarea semnifică tocmai stimularea oamenilor, cu structuri de personalitate diferite, cu trebuinţe şi interese diverse, pentru a acţiona pozitiv şi eficient în îndeplinirea obiectivelor organizaţiei. Depistarea şi utilizarea adecvată a mijloacelor pentru a determina acţiunea convergentă, orientată spre obiectivele organizaţiei, a unor oameni extrem de diverşi constituie problema centrală a motivaţiei ca funcţie a conducerii. În această perspectivă, sunt utile întrebări precum: De ce muncesc oamenii?De ce munca lor prezintă anumite caracteristici de calitate, performanţă, intensitate şi nu altele? Care este legătura dintre motivaţia muncii şi rezultatele acesteia? Deosebirile în activitate se explică prin acţiunea diferenţiată a factorilor motivaţionali. Aceştia sunt în mod obişnuit grupaţi în două mari categorii: nevoi (trebuinţe) şi interese, aspiraţii, scopuri, idealuri etc. Forţa motivaţională cea mai intensă şi mai lesne vizibilă o realizează trebuinţele. Satisfacerea trebuinţelor este o condiţie esenţială pentru menţinerea echilibrului sistemului vieţii umane, cu toate componentele (subsistemele sale) – subsistemul organic (fiziologic) şi subsistemul personalităţii omului. În chip firesc, gama trebuinţelor umane este variată, de la cele fiziologice şi psihologice până la cele sociale şi culturale. Motivele reprezintă reactualizări şi transpuneri pe plan subiectiv ale unor stări de necesitate internă. Diferenţierea între motive şi trebuinţe se referă în primul rând la gradul de generalitate – în sensul că trebuinţele se orientează spre o categorie mai largă de obiecte preferenţiale, în timp ce motivele sunt trebuinţe concretizate, particularizate – şi în al doilea rând la raportarea la acţiune: în timp ce trebuinţele pot persista difuz, motivele declanşează întotdeauna acţiunea. Motivul este mobilul care declanşează, organizează şi susţine energetic acţiunea – deci se pot delimita două segmente ale motivului: energizant ( dinamizator) şi direcţional. Identificarea şi utilizarea adecvată a motivaţiei muncii implică necesitatea înţelegerii corecte a elementelor componente ale unui motiv singular. Orice motiv se constituie ca urmare a joncţiunii dintre subiectivitatea individuală (internă) şi lumea obiectivă (externă). În acest sens, un motiv al muncii (productive, de învăţare etc.) este produsul interacţiunii dintre o stare psihologică internă şi modul de manifestare sau de percepere a muncii în exteriorul individului care munceşte. Teoriile în domeniul motivaţiei au evoluat spre elaborări din ce în ce mai complexe. 1. Teoria lui Taylor se baza pe ideea că eficienţa maximă se atinge pe de o parte prin uniformizarea şi standardizarea muncii, iar pe de altă parte prin asigurarea unui stimulent universal pentru angajaţi, şi anume remuneraţia. Teoria lui Taylor şi-a dovedit curând limitele, nu numai prin faptul că trata toate tipurile de personalitate în mod reducţionist, ci şi prin faptul că există aspecte ale muncii care nu sunt cuantificabile, şi în consecinţă remunerabile, deci pentru această latură a activităţilor dintr-o organizaţie trebuie determinate şi aplicate alte stimulente. 2. Teoria relaţiilor umane a reprezentat o soluţie mai bună decât cea anterioară în ceea ce priveşte motivaţia, în primul rând prin abandonarea ipotezei de bază a taylorismului, „homo oeconomicus" şi adoptarea ipotezei „homo socius". Această ipoteză presupune că nu numai recompensa materială stimulează pe indivizi să realizeze performanţe, ci şi atmosfera de la locul de muncă, dorinţa de a avea relaţii plăcute cu

88

colegii din grupul de muncă, dorinţa de a avea o anumită poziţie în acest grup de muncă. Ideea a fost reţinută şi dezvoltată ulterior de alţi teoreticieni. 3. Teoria bifactorială (Herzberg)41 presupune că există două categorii de factori: factorii de igienă, care au acţiune demotivatoare (lipsa lor blochează performanţa, prezenţa lor însă nu motivează) şi factorii motivatori, care acţionează în sens invers (absenţa lor nu blochează performanţa, prezenţa lor însă constituie un stimulent). 4. Teoria lui Vroom a fost elaborată cu scopul de a pune în evidenţă modul de combinare a forţelor interne şi externe care stimulează un individ; în consecinţă s-a considerat că orice motiv e structurat pe trei dimensiuni corelate: valenţa, aşteptarea (sau experienţa) şi instrumentalitatea. Valenţa este rezultatul modului de valorizare a muncii de către o persoană. Munca este investită cu anume caracteristici pozitive sau negative care fie îi sporesc atracţia, fie potenţează indiferenţa sau respingerea. Spre pildă, antrenarea unui individ într-o nouă activitate poate fi atractivă prin posibilitatea de sporire a remuneraţiei sau indiferentă, prin lipsa de efecte benefice (noutate, câştiguri sporite etc.), dar şi respingătoare prin creşterea efortului ce urmează a fi depus. Aşteptarea vizează relaţia dintre proiectul unei activităţi şi şansa individului de a o realiza cu succes. Astfel, dacă un individ nu se percepe pe sine ca fiind în măsură să desfăşoare cu succes o activitate, nu este motivat să muncească. Instrumentalitatea este dată de măsura în care rezultatele aşteptate şi obţinute conduc la alte rezultate pozitive sau recompensatoare. 5. Teoria echităţii (Adams) presupune că oamenii realizează permanent o comparaţie între rezultatul muncii şi efortul depus, între rezultatul scontat şi cel real. Astfel, la un rezultat oarecare al muncii prestate (output) angajatul va face un raport mental între efortul, timpul şi capacităţile pe care le-a investit (input) şi, respectiv, „beneficiul" pe care l-a avut (având în vedere cele trei aspecte: beneficiul economic, beneficiul social şi beneficiul psihologic). Raportul mental pe care-l realizează poate fi considerat, în mod subiectiv, echitabil sau inechitabil. „Inechitatea" se poate traduce în două situaţii: în prima, „efortul depus” e mai mic decât beneficiul, şi atunci individul va căuta să justifice avantajul obţinut, de regulă prin îmbunătăţirea calităţii muncii sale. În cea de a doua situaţie posibilă, „efortul depus” e perceput ca fiind mai mare decât beneficiul, şi atunci angajaţii vor încerca fie să intervină asupra beneficiului în sensul măririi acestuia (revendicări, negocieri cu factorii de decizie, greve) fie, dacă nu se obţine nici un rezultat, prin micşorarea efortului depus, răsplătind „simularea recompensei" prin „simularea muncii". 6. Teoria lui McGregor42 sau teoria „X şi Y” reprezintă două perspectie polare asupra naturii umane şi, în consecinţă, a motivaţiei. Teoria X presupune că angajaţii sunt indolenţi, egoişti, lipsiţi de ambiţie, că evită responsabilitatea şi muncesc numai sub ameninare şi constrângere. Teoria Y presupune că angajaţii sunt imaginativi şi creativi, că doresc să-şi asume responsabilitatea, sunt capabili de autocontrol şi pot fi motivaţi şi de alte stimulente în afară de recompense şi sancţiuni. Cea mai cunoscută clasificare a motivelor provine din teoria analizei comportamentale (neobehaviorismul) este elaborată în funcţie de raporturile lor cu activitatea la care se referă. Sub acest unghi, este utilă distincţia între motivaţia extrinsecă
41

Cătălin Mamali, Balanţă motivaţională şi coevoluţie, Bucureşti, Editura Ştiinţifică şi Enciclopedică, 1981, cap. III 42 Douglas McGregor, The Human Side of the Enterprise, New York, McGraw Hill Company, 1967, p. 79

89

(sursa fiind exterioară actului muncii avut în vedere) şi motivaţia intrinsecă (factorii motivaţionali ţinând de însăşi natura muncii). Motivaţia extrinsecă îmbracă, în mod obişnuit, forma unor tensiuni subiective generate de factori sau stimuli exteriori muncii, cum ar fi competiţia, dorinţa de câştig sau de laudă, evitarea mustrării sau a pedepselor etc. Motivaţia se manifestă subiectiv prin trăiri emoţionale care pot fi atât pozitive (reacţii de satisfacţie), cât şi negative (reacţii de aversiune). În consecinţă, motivaţia extrinsecă este fie pozitivă (accentuat pragmatică, vizând dobândirea de beneficii sau utilităţi rezultate din practicarea cu succes a muncii), fie negativă (manifestându-se prin reacţii de aversiune faţă de consecinţele neplăcute ale unor sancţiuni administrative, penalizări economice sau profesionale). Extrem de puternică este motivaţia intrinsecă a muncii, în virtutea căreia munca nu mai este doar un mijloc de dobândire a unor beneficii, devenind un scop al existenţei omului, o valoare care mobilizează potenţialul uman, o trebuinţă care se constituie şi se dezvoltă în chiar procesul satisfacerii ei (satisfacţia de a realiza o muncă utilă societăţii, pasiunea de a desfăşura o anumită activitate, mândria de a fi membru al unei organizaţii renumite etc.). Distincţia dintre cele două tipuri de motivatori se regăseşte în planul efectelor acestora. Astfel, motivatorii extrinseci au efecte cantitative (nu calitative), pe termen scurt (nu pe termen lung), şi nu sunt mai eficienţi într-o societate săracă decât într-o societate dezvoltată. În schimb, motivatorii intrinseci au efecte complementare celor descrise mai sus şi sunt consideraţi ca fiind cei mai performanţi. De asemenea, motivatorii extrinseci negativi, deşi necesari şi eficienţi la prima vedere, generează mecanisme defensive care sunt contraproductive. Mecanismele defensive sunt de două feluri: pasive şi active. Cele active presupun un comportament agresiv, simbolic vorbind, faţă de colegi, în timp ce mecanismele pasive înglobează fenomene ca: aruncarea vinei pe ceilalţi, simularea efortului, falsificarea rapoartelor de lucru, scăderea vizibilităţii în jurul activităţii proprii. Din perspectiva conducerii organizaţiilor, corelaţiile practice dintre tipurile de motivaţie şi performanţă se realizează astfel: a) motivaţia intrinsecă determină performanţe mai mari şi mai stabile în timp decât motivaţiile extrinseci; b) motivaţia extrinsec pozitivă este mai eficientă productiv şi uman decât cea extrinsecă negativă; c) autocontrolul conştient şi permanent al persoanei are un rol important în producerea şi menţinerea unei stări optime a motivaţiei; d) totodată, trebuie avut în vedere că optimul motivaţional are o dimensiune personală şi una grupală; performanţele în muncă tind să crească în condiţii de concordanţă a orientărilor motivaţionale specifice membrilor unui grup de muncă. De-a lungul timpului, a fost analizată cu insistenţă relaţia dintre motivaţie şi performanţă. Încă de la începutul secolului s-a înţeles importanţa intensităţii motivaţiei, admiţându-se că nici supramotivarea, nici submotivarea nu sunt productive, s-a introdus ideea de optimum motivaţional, potrivit căreia există o intensitate optimă a motivaţiei în funcţie de gradul de dificultate a sarcinilor. Situaţia ideală, în care se atinge optimul motivaţional, este aceea în care dificultatea reală a sarcinii corespunde cu dificultatea percepută de individ în mod subiectiv. Însă, într-o mare parte din situaţii, indivizii percep eronat dificultatea sarcinii. În cazul în care

90

dificultatea percepută a sarcinii este mai mică decât cea reală, apare situaţia de submotivare, şi indivizii nu ating nivelul „energetic" optim pentru realizarea sarcinii. Dimpotrivă, atunci când dificultatea sarcinii e supraestimată în raport cu cea reală, apare situaţia de supramotivare, care din nou este contraproductivă din cauza stresului care apare. 6.6 Controlul În general, controlul este rezultatul raporturilor de interdependenţă dintre elementele unui sistem şi al determinării componentelor de către sistemul căruia îi aparţin. Nevoia de control rezultă, înainte de orice, din posibilitatea apariţiei unor situaţii critice în funcţionarea unui sistem, a unei organizaţii, prin care îi este ameninţată identitatea, integritatea şi funcţionarea optimă. În organizaţii, controlul are o dublă funcţionalitate şi se realizează în dublu sens; în calitate de control sectorial şi de etapă şi în calitate de control global. La nivel sectorial şi de etapă controlul se impune ca instrument concret prin care conducerea asigură supravegherea şi menţinerea condiţiilor de funcţionalitate optimă în munca angajaţilor. În acest plan, una din cele mai importante probleme s-a dovedit a fi cea a intervalului de control, acesta referindu-se la numărul de persoane sau activităţi pe care le poate controla şi coordona eficient un conducător. Majoritatea autorilor clasici au sugerat că pentru obţinerea unei funcţionări optime a organizaţiei este necesar un interval mic de control (în perioada interbelică, se considera că nimeni nu poate supraveghea eficient mai mult de şapte angajaţi). Ulterior s-a admis că nu există un interval optim ideal de control, că atât intervalele mici cât şi cele mari au avantaje şi dezavantaje (intervalele mici facilitează controlul, dar complică ierarhia, şi invers pentru cele mari). La începutul anilor ’80, R.M. Hodgetts43 recomandă controlul pe o bază mai individualizată, intervalul de control urmând a fi stabilit în funcţie de anumite caracteristici ale organizaţiei precum: - tipul de activitate, în condiţiile în care activităţile rutiniere, repetative şi mai puţin specializate pot fi asociate cu un număr mare de angajaţi pentru un conducător; - gradul de instruire şi experienţă al angajaţilor, cei cu experienţă şi calificare mai ridicate având o mai redusă nevoie de control permanent; - calităţile personale ale conducătorului, capacitatea acestuia de a realiza controlul în chip obişnuit sau printr-un efort sporit, putând influenţa intervalul de control. Se consideră că intervalul optim de control, în cale mai multe situaţii, variază între 5 şi 10 persoane aflate în subordinea unui conducător, că în stabilirea sa trebuie avute în vedere atât costurile şi cheltuielile implicate (în primul rând pentru remunerarea conducătorilor), cât şi o serie de situaţii specifice diverselor organizaţii, precum necesitatea obţinerii solidarităţii grupului şi a satisfacţiei în muncă, măsura în care conducătorul dispune de asistenţa altor persoane etc. Spre deosebire de controlul sectorial şi în permanentă legătură cu acesta, controlul global este de nivel strategic. El are în vedere ansamblul activităţii, totalitatea membrilor şi rezultatele finale ale acţiunii organizaţiei. Controlul global implică feedback-ul dintre ieşiri şi intrări şi presupune evaluarea comparativă a rezultatelor unui întreg proces cu proiectul iniţial.
43

apud Mihaela Vlăsceanu, op. cit., p. 224

91

Ca urmare a controlului realizat prin feedback, noul ciclu de activitate a organizaţiei este realizat pe baza informaţiilor suplimentare care însoţesc la „intrare” comanda de reluare sau de continuare a activităţii. Rezumat În funcţionarea organizaţiilor este esenţială realizarea echilibrului între funcţia finală (îndeplinirea misiunii organizaţiei) şi funcţia laterală (îndeplinirea scopurilor individuale ale membrilor organizaţiei). Totodată, funcţionarea organizaţiilor implică eficacitatea (realizarea scopului propus, a misiunii asumate) şi eficienţa (realizarea scopului în condiţiile unor costuri cât mai mici cu putinţă). Conducerea organizaţiilor presupune realizarea în corelaţie funcţională a deciziei, a operaţiilor predecizionale (diagnoza şi prognoza) şi a celor postdecizionale (organizarea, motivarea şi controlul). Concepte cheie: - eficacitate şi eficienţă; - diagnoza; - prognoza; - modele de decizie; - autoritate, responsabilitate; - optimum motivaţional; - motivaţie extrinsecă şi intrinsecă. Aplicaţii rezolvate 1. Analizaţi următoarea situaţie si precizaţi care este gradul de descentralizare al organizaţiei. Ce puteţi spune de proporţia centralizare-descentralizare în organizaţie? Este acest raport bine ales? Un director de departament nemulţumit scrie într-un raport: „Directorul general al firmei a fost plecat în străinătate şi s-a întors impresionat de sistemul informatic utilizat într-o firmă pe care a vizitat-o. A decis să instaleze un sistem informatic şi în firma sa. Responsabilitatea implementării acestui sistem i-a aparţinut directorului tehnic. În departamentul meu introducerea acestui sistem a produs nemulţumiri şi îngrijorare în rândul angajaţilor. Am încercat să port o discuţie cu membrii departamentului pentru a vedea cum văd ei soluţionarea problemei şi care sunt cauzele problemei. Am ajuns împreună la concluzia că sistemul era complicat şi că nu erau obişnuiţi să lucreze cu el. În plus, au fost exprimate nemulţumiri cauzate de faptul că angajaţii nu au fost întrebaţi şi consultaţi atunci când a fost introdus sistemul. Am încercat să ridic problema în faţa directorului tehnic care nu a vrut să mă asculte spunându-mi că nu este loc de discuţii, că a primit instrucţiuni şi că trebuie să le execute. Mi-a spus, încercând să se justifice, că nici măcar el nu a fost consultat de directorul general când s-a luat decizia de implementare a sistemului informatic.

92

Introducerea unei noi tehnologii este o decizie riscantă. Dacă personalul nu este capabil să utilizeze tehnologia, eficienţa organizaţiei va fi mai mică. Astfel, deşi obiectivul este creşterea acestei eficienţe prin aducerea unei noi tehnologii se poate obţine contrarul a ceea ce ne-am dorit. Implicarea angajaţilor în procesul de luare a deciziilor, delegarea autorităţii şi puterii în organizaţie trebuie făcută astfel încât să fie luată decizia cea mai bună şi astfel încât această decizie să fie aplicată în mod eficient în organizaţie. Din exemplul prezentat se poate observa o centralizare puternică a deciziei. Responsabilitatea pentru implementarea sistemului aparţine doar directorului tehnic. Decizia a fost luată doar de directorul general, el nu s-a consultat nici măcar cu directorul tehnic. Directorul tehnic a fost nemulţumit de faptul că are responsabilitatea de a implementa sistemul, în condiţiile în care nu a participat la luarea deciziei. Personalul nu a fost implicat în luarea deciziei. Interesant de observat este că la nivelul departamentului de care am vorbit persoanele au fost implicate în discuţii şi li s-a cerut părerea. Din păcate, directorul departamentului, în cauză, nu avea autoritatea de a lua o decizie. Cu toate acestea, au fost identificate o serie de probleme care ar fi ieşit la suprafaţă dacă directorul general nu ar fi optat pentru o centralizare atât de puternică a deciziei. Când trebuie ca decizia să fie centralizată şi când este preferabil să existe un grad mai mare de descentralizare? În cazul introducerii unei noi tehnologii, tehnologie cu care membrii organizaţiei nu sunt familiarizaţi se manifestă o puternică reacţie negativă la schimbare. Gestionarea schimbării cere o descentralizare a procesului decizional şi o implicare a angajaţilor in discuţiile legate de noua tehnologie. Cât de amplă trebuie să fie delegarea responsabilităţii? Autoritatea trebuie să aparţină fiecărui şef de departament, trebuie să fie şi mai amplă? Soluţia trebuie să fie luată în funcţie de organizaţie, de caracteristicile organizaţiei, de tipul de decizie adoptată. În cazul exemplului dat, se observă că procesul de adoptare a deciziei a fost mult prea centralizat. Directorul general trebuia să fi luat în calcul rezistenţa angajatilor la schimbare şi să implice mai mult membrii organizaţiei în luarea deciziei. Implicarea angajaţilor în luarea deciziei şi consultarea lor ar fi oferit informaţii utile. Aceste informaţii ar fi permis luarea in bună cunoştinţă de cauză a deciziei de implementare a sistemului şi evaluare a dificultăţilor asociate acestei implementări. În plus, directorul tehnic a fost pus în situaţia ingrată de a fi responsabil pentru implementarea sistemului fără să fi participat la luarea deciziei. 2. Evidenţiaţi raportul dintre motivatorii extrinseci şi intrinseci în cadrul unei organizaţii în care aţi avut acces. (Adaptare după aplicaţia realizată de Marcu XeniaOana, anul II, anul universitar 2005 – 2006.) ELCOMEX este o întreprindere româno-spaniolă înfiinţată în anul 1995, având sediul central în Bucureşti. Aceasta se ocupă cu fabricarea aparaturii şi instrumentarului medical, inclusiv cu asigurarea service-ului. Pentru a funcţiona şi a fi viabilă într-o lume competitivă, ELCOMEX a revalorizat importanţa strategiilor de motivare a angajaţilor şi, în consecinţă, a conceput un program de motivare a membrilor organizaţiei la baza căruia s-au aflat trei obiective principale: asumarea de către angajaţi a ţelurilor organizaţiei şi fidelizarea lor faţă de organizaţie,

93

îndeplinirea eficientă a sarcinilor care le-au fost alocate şi adoptarea unui comportament creativ, spontan şi inovativ. În consecinţă, angajaţii de la ELCOMEX sunt de cele mai multe ori motivaţi să-şi îndeplinească sarcinile cu succes atunci când percep cu acurateţe faptul că rezultatul muncii lor le va aduce satisfacerea unor nevoi fundamentale: securitate, acceptabilitate, respect, putere, stimă de sine. Deşi managerii porniseră iniţial de la premisa că angajaţii sunt motivaţi doar prin recompensă bănească, prin acordarea de beneficii şi titluri, prin recunoaştere publică (motivatori extrinseci), experienţa le-a demonstrat faptul că, în ciuda importanţei cu care sunt învestiţi, motivatorii extrinseci nu acoperă întregul complex motivaţional. De fapt, aceştia conduc doar la rezultate pe termen scurt sau mediu; pentru ca randamentul să fie o constantă pe termen lung, managerii au creat un climat de muncă pasibil să confere satisfacţie şi să întâmpine într-un mod adecvat aşteptările angajaţilor (motivatori intrinseci). De asemenea, în urma unor studii de personal demarate la iniţiativa managerilor companiei, s-a constat faptul că satisfacerea unor trebuinţe de ordin superior (autorealizare profesională), poate să nu aibă impactul scontat. Astfel, eforturile depuse în această direcţie riscă să rămână fără ecou, principalul motiv fiind incompatibilitatea dintre factorii motivatori utilizaţi şi nevoile concrete ale resurselor umane. Neadecvarea reacţiilor organizaţiei la cerinţele concrete ale angajaţilor au avut rezultat de-a lungul timpului apariţia insatisfacţiei şi sentimentul că ELCOMEX nu este conştientă de nevoile oamenilor săi, de cerinţele lor stringente. La acest nivel, pentru evitarea scăderii performanţei profesionale a angajaţilor şi pentru stimularea interesului lor în raport cu organizaţia, conducerea ELCOMEX ar trebui să apeleze la tehnici de cercetare sociologică susceptibile să ofere răspunsuri pertinente la aria problematică în care se înscriu dorinţele, aspiraţiile şi nevoile angajaţilor săi, centrul de interes fiind raportul corespunzător dintre exigenţa şi incidenţa motivatorilor extrinseci şi cea a motivatorilor intrinseci. 3. Reliefaţi principalele tehnici de motivare din cadrul unei instituţii cu profil mediatic (Adaptare după aplicaţia realizată de Mădălina Neacşu, anul II, anul universitar 2003 2004) Societatea Romană de Radiodifuziune (SRR) este un serviciu public autonom de interes naţional care îşi desfăşoară activitatea în baza legii audiovizualului şi care emite sub numele de „Radio România”, pe patru canale (Radio România Actualităţi, Radio România Cultural, Radio România Tineret, Radio România Muzical ). Conform sondajelor de opinie organizate după 1990 de instituţii specializate româneşti şi străine, Radio România a obţinut în mod constant cele mai mari rate de credibilitate în raport cu celelalte mass-media româneşti. În ceea ce priveşte tehnicile de motivare a membrilor organizaţiei, SRR recurge la factori de stimulare ce îmbracă forme diferite, în funcţie de activitatea sau câmpul de acţiune al fiecărui departament, redacţie sau canal din cadrul instituţiei. În primul rând, se poate spune că remuneraţia joacă un rol important în motivarea angajaţilor, aceştia fiind plătiţi în funcţie de calitatea şi cantitatea activităţii prestate, forma de salarizare fiind, în consecinţă, una dinamică. În al doilea rând, o altă categorie de stimuli cu eficienţă dovedită sunt cei cu valoare non-materială, dintre care se remarcă

94

atmosfera placută la locul de muncă şi dorinţa de a colabora eficient cu colegii din grupul de muncă. Existenţa unor criterii foarte clare în ceea ce priveşte promovarea pe scară ierarhică, elimină din ecuaţia profesională suspiciunile şi nemulţumirile cauzate de poziţionarea ilegitimă sau imorală a indivizilor în structura organizaţională. Pornind de la teoria lui Vroom, forţele care stimulează un individ sunt atât interne, cât şi externe, orice motiv fiind structurat în trei dimensiuni: valenţa, aşteptarea şi instrumentalitatea. Din perspectiva valenţei, se pune accent pe modul de valorizare a muncii. În cadrul SRR, s-a putut observa că în funcţie de departamente şi redacţie şi, implicit, în funcţie de activitate, munca indivizilor este valorizată diferit, nu în ceea ce priveşte salariul lunar, ci bonusurile pe care angajatul le primeşte. De exemplu, în cadrul serviciului de pregătire profesională a SRR sunt organizate ieşiri în afara statului, vizite la alte radiouri internaţionale, participări la diferite seminarii, conferinţe şi întâlniri la nivel înalt al radiourilor europene. Toate acestea concură la stimularea angajatului spre atingerea performanţei maxime, dat fiind faptul că sunt asigurate fundamentele de cunoaştere inerente dezvoltării compenţelor; de obicei, îmbunătăţirea calităţii acitivităţii întreprinse de un angajat este apreciată în mod public în cadrul organizaţiei şi recompensată corespunzător. La nivelul motivaţiei extrinseci, consider că o variabilă independentă este reprezentată şi de felicitările primite din partea liderilor, sub formă de note scrise, la finalul unui proiect reuşit sau a unor emisiuni cu rezonanţă. O altă categorie de stimuli importanţi care pot fi întalniţi în mod constant în SRR este constituită de facilităţile de care dispun angajaţii (asigurare medicală, concedii lungi, perioade libere de sărbători şi prime substanţiale cu aceste ocazii). În plus, distribuirea exactă a activităţilor, a sarcinilor pe departamente, redacţii şi canale reprezintă o premisă importantă pentru un climat detensionat în care nu există confuzie de roluri sau responsabilităţi difuze. Astfel, locul de muncă se ipostaziază el însuşi într-un factor motivator, dată fiind şi existenţa unui restaurant, a unei librării şi a unei biblioteci aflate la parterul clădirii societăţii – angajaţii interacţionează informal în pauzele de masă, interrelaţionarea facilitând coeziunea echipei şi percepţia acestei coeziuni. Mai mult decât atât, în ultimii ani, clădirea a fost dotată cu aparatură modernă, cu mobilier nou care asigură substratul logistic pentru o ambianţă placută. Teme pentru aplicaţii 1. Stabiliţi avantajele şi dezavantajele centralizării /descentralizării organizaţionale având în vedere elementele de cultură şi mentalitate specifice spaţiului românesc. 2. În organizaţia din care faceţi parte, cu ce tip de autoritate sunteţi investit? Caracterizaţi în câteva propoziţii modul în care ceilalţi membri ai organizaţiei privesc problema responsabilităţii. 3. Pe exemplul de organizaţie adoptat, cum se constituie echilibrul între motivatorii extrinseci şi cei intrinseci? Trasaţi o strategie de menţinere/atingere a unui echilibru optim. 4. În organizaţia considerată de dvs., cum se măsoară performanţa (criterii obiective/subiective)? Care este conţinutul (creşteri, reduceri, gratificaţii, facilităţi sociale), şi distribuirea (fixă/variabilă, confidenţială/publică) a remuneraţiei? Comentaţi aspectele pe care le-aţi descris din punctul de vedere al motivaţiei

95

5. Prezentaţi şi analizaţi o decizie luată într-o organizaţie. Utilizaţi ca instrument de analiză cele trei faze de adoptare a deciziei. 6. Analizaţi gradul de descentralizare dintr-o organizaţie. Care este impactul gradului de descentralizare asupra coordonării între membrii organizaţiei şi a coordonării între activităţile desfăşurate? 7. Analizaţi gradul de descentralizare dintr-o organizaţie. Cum credeţi că este influenţat procesul de adoptare a deciziei. Utilizaţi teoria lui Simon şi March pentru motivarea răspunsului. 8. Oferiţi un exemplu de aplicare a metodei arborelui decizional într-o organizaţie. Analizaţi implicaţiile teoriei lui Simon şi March asupra eficienţei acestui proces. Cum este afectată performanţa acestei metode atunci când creşte complexitatea situaţiei analizate? Motivaţi răspunsul. Grilă de autoevaluare 1. Eficienţa într-o organizaţie este: a) un sinonim al eficacităţii; b) caracteristică a stilului de muncă al managerilor; c) un deziderat de neatins în conducerea organizaţiilor. Indicaţi răspunsurile incorecte. 2. Responsabilitatea în organizaţii semnifică: a) b) c) natura relaţiei dintre subordonat şi conducător; datoria îndeplinirii sarcinilor; procedura delegării autorităţii.

Indicaţi singurul răspuns corect. 3. Avantajele centralizării în organizaţii sunt: a) b) c) încurajează participarea membrilor organizaţiei conferind acestora prestanţă; facilitează comunicarea, datorită cadrului organizat; distribuie responsabilitatea.

Indicaţi răspunsurile incorecte. 4. Corelaţia dintre motivaţie şi performanţă este reprezentată de faptul că: a) motivaţia intrinsecă determină performanţe mai mari şi mai stabile în timp; b) motivaţiile extrinseci pozitive nu sunt mai eficiente decât cele extrinseci negative; c) optimul motivaţional are doar o dimensiune grupală.

96

7. COMUNICARE ŞI ADAPTARE

Prin managementul comunicării organizaţionale desemnăm ansamblul practicilor, metodelor, instrumentelor şi modurilor de abordare utilizate pentru diagnosticul, evaluarea şi proiectarea structurilor de comunicare dintr-o organizaţie. Comunicarea trebuie să fie gestionată în conformitate cu un plan strategic de ansamblu al activităţii specifice organizaţiei. Dacă acest plan nu există, comunicarea se desfăşoară aleatoriu; în cazul în care apar efecte pozitive în urma desfăşurării unui astfel de proces, atunci sunt cu totul şi cu totul întâmplătoare. Greşeala cea mai frecventă care se face în acest context este aşa numitul mit tehnicist. Se consideră că suporturile comunicaţionale, mai ales dacă este vorba de tehnologii informaţionale de ultimă oră, sunt suficiente pentru a asigura un proces de comunicare permanent, fluent şi eficient. Acest lucru nu se întâmplă, însă, decât foarte rar. Dacă tehnologiile comunicaţionale nu sunt puse în relaţie cu un plan strategic de ansamblu, folosirea lor este irelevantă pentru atingerea scopurilor asumate de organizaţie. Mai mult decât atât, prezenţa lor nu garantează exploatarea în folosul organizaţiei. Nu în ultimul rând, trebuie să se ţină seama de contextul social şi de cultura proprie fiecărei organizaţii. 7.1 Informare şi comunicare În acest context, se impune distincţia dintre informare şi comunicare, termeni adesea confundaţi. Astfel, informarea ţine exclusiv de transferul de conţinut (emisie şi receptare), în timp ce comunicarea se referă la schimburile de structuri cognitive ce vizează schimbarea comportamentului celuilalt. Adesea, comunicarea este coborâtă de obicei la nivel de simplă informare, rezultatul fiind absenţa unui feedback adecvat din partea receptorilor. În lipsa feedbackului, deciziile se iau exclusiv la nivelul managerial, fără consultarea celor implicaţi direct în realizarea scopurilor organizaţiei. Altfel spus, termenul de informare se referă la situaţiile în care rolul activ îi revine exclusiv receptorului, în timp ce comunicarea vizează un sistem de relaţii interactive. Informarea constă deci, în relaţionarea oamenilor cu faptele, iar comunicarea în relaţionarea interpersonală. Informarea funcţionează într-un singur sens, de la emiţător

97

către receptor. Dimpotrivă, comunicarea se realizează în mai multe direcţii, fiecare emiţător devenind la rândul lui receptor şi invers, în cadrul aceleiaşi secvenţe de comunicare. În acest context, organizaţia trebuie să îşi regleze atât fluxurile informaţionale, cât şi pe cele comunicaţionale. În primul caz, ea emite mesaje în interior sau în exterior şi receptează şi analizează mesaje provenind din exterior şi din interior. În al doilea caz, organizaţia este pe de o parte vectorul schimburilor interactive cu mediul extern (mai ales cu clienţii), iar pe de altă parte cea care reglează schimbul de informaţii între salariaţi, atât la nivel formal cât şi informal. Trebuie menţionat că acesta este un alt punct sensibil al organizaţiilor aflate în plin proces de tranziţie. Dacă importanţa relaţiei cu exteriorul a fost mai mult sau mai puţin conştientizată, pentru că în fond de ea depinde supravieţuirea organizaţiei, legătura cu interiorul este constant neglijată. Mesajele care provin din interior (mai ales dacă ajung la factorii de decizie prin intermediul canalelor informale) sunt aproape întotdeauna ignorate. Abordările clasice ale comunicării se înscriu în general în două categorii: teoriile care plasează comunicarea în relaţie cu tehnologiile folosite drept suport (Shannon, Weaver) şi cele care o tratează din perspectivă psihosociologică (Şcoala de la Palo Alto). Pentru o gestionare eficientă a comunicării organizaţionale, trebuie să avem în vedere ambele aspecte pentru că: - în planul inovaţiilor tehnologice care afectează comunicarea, organizaţia se situează la intersecţia noutăţilor apărute în informatică, în telecomunicaţii etc.; - în planul relaţiilor interpersonale organizaţia se confruntă zi de zi cu problemele de comunicare ce apar între diversele categorii de personal care lucrează în interiorul său: între salariaţi şi persoanele aflate în funcţii de conducere, între directori şi sindicate, între angajaţi etc.; - în planul politicilor şi strategiilor manageriale organizaţia trebuie să îşi formuleze atât obiectivele de receptare, cât şi pe cele care privesc emisia de mesaje pentru a atinge maximum de eficienţă în domeniul respectiv. Această a treia dimensiune este în general, cel mai adesea ignorată. Dacă în cazul adoptării inovaţiilor tehnologice care constituie suportul comunicării, majoritatea întreprinderilor în tranziţie se confruntă în primul rând cu lipsa de fonduri necesare achiziţionării unor astfel de tehnologii, formularea unei strategii comunicaţionale este o idee relativ nouă şi în Occident. Începând cu anii ’70, în Occident a început să se resimtă din ce în ce mai mult necesitatea comunicării externe pentru a se promova în exterior o anumită imagine (pozitivă) a organizaţiei. Cu toate acestea, şi în spaţiul Europei Vestice comunicarea internă este o preocupare destul de recentă. Când acest tip de comunicare există, el are trei caracteristici de bază, care sunt de obicei alternative: 1) se sprijină pe suporturi informative, canalele de comunicare fiind revistele, ziarele, reuniunile, computerele, avizierele; 2) afişează o dimensiune strategică, afirmând necesitatea de a comunica eficient, deşi în cele mai multe cazuri nu există nici un plan strategic de comunicare; 3) consideră informaţiile provenind din exterior drept una dintre resursele strategice ale organizaţiei. În organizaţiile aflate în tranziţie, de cele mai multe ori lipsesc toate cele trei dimensiuni ale comunicării interne, enumerate mai sus. Comunicarea computerizată este încă un lucru considerat scump, ca atare numai anumite sectoare de activitate sunt dotate

98

cu astfel de tehnologii. Singurele forme de comunicare interne sunt reuniunile şi avizierele, care mediază exclusiv comunicarea formală, sub forma indicaţiilor şi rapoartelor de activitate. În plus, se confundă foarte des noţiunile de sistem de informare şi plan de comunicare. Cel mai adesea, organizaţia construieşte sisteme de informare, crezând că astfel asigură o bună comunicare internă, când de fapt nu face altceva decât să reglementeze rolurile de emiţător, respectiv receptor. Aceste sisteme de informare suferă, la rândul lor, de anumite patologii, cauzate de o proiectare defectuoasă. Ele pot fi grupate în trei categorii, fiind de fapt problemele legate de: - Volumul informaţiei. Sistemele de informare procesează de obicei o cantitate uriaşă de informaţie, ceea ce are ca efect imposibilitatea exploatării tuturor datelor pe care le emite / receptează organizaţia. Se produc, de asemenea, blocaje de informaţie sau intermitenţe în fluxurile comunicaţionale. La fel de posibil este să se producă şi cazul invers: sistemele procesează o cantitate insuficientă de informaţii sau privilegiază anumiţi actori din spaţiul organizaţional. Cazul tipic este cel al directorului care ia decizii de unul singur, pornind de la informaţii parţiale. - Calitatea foarte scăzută a informaţiei. De foarte multe ori datele sunt imprecise sau irelevante pentru obiectivele sau aşteptările organizaţiei. Informaţiile sunt foarte greu accesibile, acest lucru nedatorându-se neapărat precarităţii tehnologice, ci lipsei de dinamism a rolurilor de emiţător/receptor. O altă problemă foarte frecventă este lipsa de adecvare între momentul în care este nevoie de anumite date şi momentul în care acestea sunt efectiv furnizate/primite. De obicei, informaţiile ajung prea târziu la beneficiar, ceea ce are un impact negativ asupra eficienţei organizaţiei. - Propagarea defectuoasă a informaţiei. Viteza de difuzare a informaţiilor este în general prea lentă. Există şi cazuri în care este prea rapidă şi atunci anumite date care pot avea o importanţă considerabilă sunt iremediabil pierdute. Nu se realizează propagarea informaţiilor pe orizontală, ci numai pe verticală. În această situaţie, persoanele implicate direct în îndeplinirea scopurilor organizaţiei sunt private de accesul la informaţie, ceea ce evident, afectează funcţionarea eficientă a întreprinderii. O altă problemă este decodarea incorectă de către anumite persoane, care conduce la greşeli de interpretare. Acest ultim punct este esenţial pentru desfăşurarea normală atât a activităţii organizaţiei, cât şi a procesului de comunicare. Comunicarea de orice tip, nu numai cea organizaţională, este în general afectată de dificultăţile cu care se confruntă receptorul în înţelegerea mesajului transmis de emiţător; aceste dificultăţi nu ţin neapărat de terminologia utilizată, ci de resorturile psihologice ale individului. În compensaţie, fenomenul de feedback transformă informarea în comunicare. Problema care se pune automat este dacă acest proces rezidă în simpla verificare a corectitudinii receptării sau dimpotrivă, dacă are ca efect influenţarea reciprocă, cu posibilitatea de a determina emiţătorul să-şi modifice punctul de vedere iniţial. Această distincţie este foarte importantă pentru activitatea managerială. Într-adevăr, formele moderne de management (în special managementul de tip participativ) pun accent pe promovarea comunicării nestânjenite între directori şi subordonaţi. Astfel de politici de resurse umane privesc feedback-ul şi comunicarea în general drept un proces de inter-influenţare. În caz contrar, există pericolul de a crea numai aparenţa comunicării, când, de fapt, este vorba de o activitate de conducere dominatoare sau chiar de manipulare.

99

Toate aceste vicii comunicaţionale afectează logica de ansamblu a sistemului. Ideea de comunicare organizată presupune evitarea unor astfel de situaţii printr-o analiză prealabilă a necesităţilor şi obiectivelor organizaţiei, care vor fi reflectate într-un plan strategic de ansamblu. 7.2 Direcţii şi forme de comunicare organizaţională Comunicarea internă Comunicarea internă se referă la schimbul de mesaje ce se realizează în interiorul organizaţiei, atât pe verticală cât şi pe orizontală. Comunicarea este formală atunci când mesajele sunt transmise pe canale prestabilite. Atunci când informaţiile circulă prin canale ce nu se înscriu în sfera relaţiilor de subordonare, este vorba despre comunicare informală. Altfel spus, comunciarea formală se referă la decizii, planificare, modalităţi de realizare a sarcinilor, lămuriri despre cerinţele de realizare a sarcinii, pe când comunicarea informală se referă la: contactul socioafectiv, comentarii neoficiale despre caracteristicile sarcinii, ale modului interior de organizare, la relaţiile personale dintre angajaţi. Comunicarea formală Canalele formale de comunicare sunt create în mod deliberat prin stabilirea unui sistem formal de responsabilităţi care respectă structura ierarhică a organizaţiei. Ele sunt proiectate şi gestionate pentru a permite transferul de informaţii între niveluri (pe verticală) şi departamente (pe orizontală). După cum se poate observa, direcţiile formale de comunicare respectă cu fidelitate relaţiile stabilite în organizaţie, comunicarea desfăşurându-se în general, pe trei direcţii principale: de sus în jos, de jos în sus, pe orizontală. Aceasta este situaţia ideală de comunicare. De cele mai multe ori, în cazul organizaţiilor aflate în plin proces de schimbare, comunicarea orizontală lipseşte cu desăvârşire sau este foarte lentă şi ineficientă. De asemenea, comunicarea pe orizontală respectă exclusiv canalele informale, ceea ce duce în mod inevitabil la scăderea exactităţii informaţiilor. Această situaţie se datorează în mare parte faptului că, pe de o parte, nu se conştientizează necesitatea circulaţiei neîntrerupte a informaţiilor între departamente, ca fiind vitală pentru supravieţuirea organizaţiei în condiţii concurenţiale, şi pe de altă parte faptului că în organigramele acestui tip de companii nu există posturi pentru specialişti în comunicare. Comunicarea de sus în jos este iniţiată de manageri (care de cele mai multe ori sunt de formaţie tehnică şi nu se preocupă de aspectele legate de comunicare şi de modul în care circulă informaţiile) şi este îndreptată către nivelurile subordonate. De obicei, este folosită pentru transmiterea de dispoziţii şi directive, pentru explicarea regulamentelor şi practicilor specifice organizaţiilor, ca şi pentru delimitarea responsabilităţilor salariaţilor. În organizaţiile eficiente comunicarea formală de sus în jos are ca scop şi motivarea angajaţilor ca şi punerea lor periodică la curent cu politica, scopurile şi strategia aleasă de organizaţie. Ideea de periodicitate este de maximă importanţă pentru că asigură o anume permanenţă şi fluiditate a comunicării. Din nefericire, în cadrul organizaţiilor în tranziţie, chiar şi comunicarea de sus în jos suferă sincope, ea îndreptându-se preferenţial spre anumiţi salariaţi (care au responsabilităţi considerate prioritare sau care, dimpotrivă, au

100

un anumit nivel de incompetenţă). Mai mult decât atât, ea nu are loc decât atunci când managerul consideră că are de transmis ordine şi directive subordonaţilor, fără a se preocupa de informarea acestora cu privire la deciziile luate de eşaloanele de conducere cu privire la activităţile, politica şi strategiile organizaţiei. În mod normal, mai ales dacă avem de-a face cu o organizaţie în schimbare (lucru inevitabil ţinând cont de contextul concurenţial), comunicarea formală de sus în jos ar trebui folosită în principal pentru a influenţa opiniile, pentru a schimba atitudinile, în conformitate cu noua politică a organizaţiei, pentru a diminua teama şi reticenţa generate de dezinformare sau de insuficienţa informaţiei, pentru a pregăti salariaţii pentru schimbările din organizaţie. Comunicarea de sus în jos trebuie folosită cu prudenţă pentru că prezintă pericolul desprinderii managerilor de realităţile din organizaţie, din cauza lipsei de feedback. Din acest motiv, comunicarea de sus în jos trebuie să fie completată de comunicarea de jos în sus, care are ca emiţători salariaţii şi ca destinatari pe manageri. Angajaţii îşi comunică în acest mod părerile şi măsura în care au înţeles comunicarea de sus în jos, fapt ce are rolul de a dezamorsa tensiunile emoţionale şi de a crea sentimentul de valoare personală. În acest sens, receptorul (managerul) trebuie să cântărească foarte atent informaţiile primite pe această cale, pentru că tendinţa firească a subordonaţilor este de a filtra foarte puternic conţinutul mesajului pentru a apărea într-o lumină cât mai favorabilă în faţa şefilor. În plus, în cazurile cele mai rele, poate apărea fenomenul dezinformării intenţionate. Pentru a contracara toate aceste posibile efecte managerii trebuie să promoveze un flux comunicaţional constant care să favorizeze crearea unei culturi organizaţionale flexibile, centrată pe sentimentul valorii personale a salariaţilor şi pe cel al apartenenţei acestora la valorile şi normele organizaţiei. Un alt palier al comunicării formale îl constituie comunicarea pe orizontală, ce se realizează fie între managerii aflaţi pe poziţii similare în interiorul organizaţiei, fie între alte persoane din cadrul diverselor departamente. În general, acest tip de comunicare are rolul de a realiza coordonarea activităţilor dintre departamente, mai ales dacă acestea sunt interdependente. În ceea ce priveşte comunicarea orizontală (în cazul fericit în care aceasta există şi nu este numai simulată), este constant trecută cu vederea ideea transmiterii concluziilor la care s-a ajuns în urma discuţiilor purtate de şefii de departamente. În plus, comunicarea între departamente este, de obicei, mediată (pe cale formală), aproape în exclusivitate de manageri. Acestea sunt greşeli grave care provin din ignorarea faptului că salariaţii sunt de fapt purtătorii valorilor organizaţiei în exterior. Insuficienţa comunicării formale nu are ca efect numai slaba coordonare a activităţilor interne şi lipsa de eficienţă la nivel global, ci şi crearea unei imagini negative a organizaţiei în exterior. Acest lucru este cauzat de faptul că, fiind greşit sau insuficient informaţi asupra scopurilor, politicii şi valorilor pe care organizaţia doreşte să le promoveze în exterior, salariaţii nu se pot constitui în transmiţători ai acestora. Comunicarea informală Comunicarea informală se poate defini drept schimbul de informaţii care are loc în afara canalelor de comunicare oficiale. Comunicarea informală se desfăşoară în general prin canale create spontan. Acestea apar şi există în mod necontrolat, se modifică permanent şi operează la toate nivelurile. Se poate spune că merg în paralel cu canalele de comunicare formale, mai ales dacă acestea din urmă sunt ineficiente sau dacă

101

informaţia care ajunge pe această cale este săracă. Este din nou important de subliniat faptul că direcţiile formale de comunicare trebuie să funcţioneze fără greş pentru că informaţia circulă oricum. Însă, dacă ea este mediată de canalele neformale de comunicare, există pericolul ca informaţia să se transforme în zvon sau în bârfă ceea ce nu este de dorit nici pentru mediul intern de lucru, nici pentru funcţionarea de ansamblu a organizaţiei. Ceea ce trebuie avut în mod special în vedere este că aceste canale nu pot fi nici interzise, nici desfiinţate. Pentru buna funcţionare a organizaţiei ele trebuie pe de o parte contracarate de informaţiile transmise prin intermediul canalelor oficiale, iar pe de altă parte trebuie încurajate pentru că oferă un feedback optim. Este evident că şi canalele de comunicare formală de jos în sus sunt purtătoare de feedback. Aceasta însă are o altă natură, oferind date despre activitatea organizaţiei, despre eficienţa sau lipsa de eficienţă a acesteia, despre rezultatele obţinute în urma adoptării unei noi strategii etc. Salariatul oferă un feedback „profesional”, omul şi satisfacţiile sau frustrările sale nefiind inclus în această ecuaţie. Dimpotrivă, canalele neformale au cel mai activ rol, mai ales în situaţii de reproiectare a organizaţiei. Managerii trebuie să le folosească pentru a cunoaşte şi a putea contracara zvonurile nereale şi dăunătoare pentru activitatea organizaţiei. Comunicarea informală oferă un dublu avantaj: pe de o parte ea are o valoare utilitară pentru organizaţie, contribuind la fluidizarea contactelor între salariaţi, iar pe de altă parte are un rol terapeutic. Detaliind puţin, contactele de tip informal sunt cele care asigură în modul cel mai eficient legătura dintre salariaţii aceluiaşi departament sau între departamente diferite. Comunicarea informală în acest caz merge în paralel cu unele canale transversale de comunicare, îndepărtându-se însă de circuitele complexe şi lente ale comunicării formale. Salariatul va căuta informaţia de care are nevoie acolo unde ştie că o poate găsi, fără a apela la reţelele formale pentru a ajunge la interlocutorul potrivit, care nu este întotdeauna acelaşi cu cel stabilit de organigramă. Comunicarea neformală permite deci, în acelaşi timp exploatarea ocaziilor de comunicare eficientă care se pot ivi şi evitarea unor anumite riscuri legate de incompatibilitatea dintre organigramă şi situaţia de fapt din organizaţie. Acest tip de comunicare se asociază cel mai bine cu o politică managerială care încurajează iniţiativa şi autonomia, lărgind spaţiul de joc al fiecărui actor al organizaţiei. Promovarea comunicării informale reduce riscurile legate de conflictele de muncă, de greve, de fenomene de tipul contraputerii, generate, de obicei, de excesul de formalism. În concluzie, pentru a funcţiona eficient, comunicarea organizaţională trebuie să acopere atât registrul formal, cât şi pe cel informal. Dacă informalul este încurajat, el poate deveni sursă de inovaţie pentru formal, lucru foarte profitabil mai ales în momente de restructurare a organizaţiei. Invers, promovarea exclusivă a comunicării formale va avea ca efect dezordinea, dezorganizarea, imposibilitatea formulării de obiective pe termen lung. În aceste condiţii, trebuie în primul rând create cadre formale de comunicare, suficient de suple însă, pentru a putea permite fluxurile informale purtătoare de feedback şi de noutate. Rolul comunicării informale Comunicarea informală oferă un dublu avantaj: pe de o parte ea are o valoare utilitară pentru organizaţie, contribuind la fluidizarea contactelor între salariaţi, iar pe de altă parte are un rol terapeutic. Detaliind, contactele de tip informal sunt cele care asigură în modul cel mai eficient legătura dintre salariaţii aceluiaşi departament sau între departamente
102

diferite. Comunicarea informală în acest caz merge în paralel cu unele canale transversale de comunicare, îndepărtându-se însă de circuitele complexe şi lente ale comunicării formale. Salariatul va căuta informaţia de care are nevoie acolo unde ştie că o poate găsi, fără a apela la reţelele formale pentru a ajunge la interlocutorul potrivit, care nu este întotdeauna acelaşi cu cel stabilit de organigramă. Comunicarea neformală permite deci, în acelaşi timp exploatarea ocaziilor de comunicare eficientă care se pot ivi şi evitarea unor anumite riscuri legate de incompatibilitatea dintre organigramă şi situaţia de fapt din organizaţie. Acest tip de comunicare se asociază cel mai bine cu o politică managerială care încurajează iniţiativa şi autonomia, lărgind spaţiul de joc al fiecărui actor al organizaţiei. Promovarea comunicării informale reduce riscurile legate de conflictele de muncă, de greve, de fenomene de tipul contraputerii, generate, de obicei, de excesul de formalism. În concluzie, pentru a funcţiona eficient, comunicarea organizaţională trebuie să acopere atât registrul formal, cât şi pe cel informal. Dacă informalul este încurajat, el poate deveni sursă de inovaţie pentru formal, lucru foarte profitabil mai ales în momente de restructurare a organizaţiei. Invers, promovarea exclusivă a comunicării formale va avea ca efect dezordinea, dezorganizarea, imposibilitatea formulării de obiective pe termen lung. În aceste condiţii, trebuie în primul rând create cadre formale de comunicare, suficient de suple însă, pentru a putea permite fluxurile informale purtătoare de feedback şi de noutate. Comunicarea externă Greşeala cea mai frecventă care se face este că acest gen de comunicare este redus de obicei la comunicarea de tip managerial. Managerul este considerat veriga de legătură între organizaţie şi mediul extern în general şi publicul specific în particular. Managerul este într-adevăr purtătorul principal de imagine al organizaţiei pe care o conduce, dar nu este singurul purtător de imagine. Legăturile sale cu mediul extern sunt mai degrabă oficiale, comportamentul şi atitudinile sale sunt predictibile; el nu face altceva decât să se conformeze unor prescripţii de rol şi cel mult de status. Activitatea şi legăturile sale externe sunt proiectate în aşa fel încât să reitereze şi să întărească imaginea creată prin intermediul relaţiilor publice şi publicităţii. Managerul are mai degrabă rolul de simbol al organizaţiei, mai ales în contextul pe care îl avem în vedere (organizaţii care trec de la sistemul centralizat de conducere şi de luare a deciziilor, la sistemul privat caracterizat de deplasarea importanţei managerilor către Adunarea Generală a Acţionarilor). Managerul are un rol deosebit în contextul interferenţelor cu organizaţii similare, dar care se caracterizează printr-o cultură organizaţională diferită, el fiind obligat să ţină cont de specificitatea acestei culturi pentru a putea comunica eficient şi pentru a nu intra în conflict cu organizaţia parteneră. Comunicarea externă operaţională se referă la faptul că mare parte dintre salariaţi întreţin relaţii profesionale cu persoane din mediul extern al organizaţiei. Fiecare dintre aceşti angajaţi este deci, obligat să comunice, în calitate de reprezentant al organizaţiei cu partenerii externi ai acesteia: clienţi, furnizori, contractanţi, autorităţi publice, eventuali concurenţi. Astfel, fiecare vehiculează o anumită imagine şi anumite mesaje din partea organizaţiei şi primeşte informaţii pe care le retransmit în interiorul organizaţiei. Aceste schimburi sunt vitale pentru activitatea pe termen scurt a organizaţiei.

103

Comunicarea externă strategică îmbracă două forme de bază: dezvoltarea de relaţii de comunicare cu mediul extern şi previzionarea evoluţiei şi schimbărilor care se pot produce în exteriorul organizaţiei şi care pot afecta activitatea acesteia. Organizaţia încearcă să reziste în mediul extern, în mod necesar concurenţial, prin construirea de relaţii profitabile cu actorii cheie ai acestuia: autorităţile locale, directori ai altor organizaţii, în general cu persoanele care sunt considerate a fi influente. La momentul iniţierii acestor reţele de comunicare, acestea nu sunt cu adevărat indispensabile. Cu toate acestea, ele sunt proiectate în ideea că se pot dovedi utile în cazul unei crize sau a altui eveniment neaşteptat. Observarea atentă a mediului extern şi previzionarea evoluţiei acestuia se realizează prin intermediul unor membri ai organizaţiei care captează toate informaţiile considerate strategice. O atenţie deosebită este acordată activităţilor concurenţei, evoluţiei suporturilor tehnice, noilor norme şi reglementări legislative care pot afecta organizaţia şi transforma mediul său extern, evoluţiei situaţiei locurilor de muncă, eventualelor mişcări sociale etc. Aceste informaţii sunt foarte utile în luarea de decizii, în alegerea strategiilor şi în opţiunea pentru o anume politică. O formă specifică a comunicării externe strategice o reprezintă comunicarea cu rol de promovare reprezintă un caz aparte pentru că, deşi literatura de specialitate o consideră fără excepţie ca făcând parte din comunicarea externă, ea se desfăşoară unilateral, dinspre organizaţie către mediul exterior al acesteia. În această situaţie, nu mai sunt membrii organizaţiei cei care întreţin legătura cu exteriorul, ci organizaţia ca instituţie. Ea dă informaţii despre produsele sau serviciile pe care le oferă, încearcă să-şi amelioreze imaginea de ansamblu sau pur şi simplu vrea să se facă cunoscută şi să-şi promoveze valorile. Formele principale prin care se concretizează acest tip particular de comunicare sunt: - publicitatea – prin mass media sau prin propriile materiale publicitare; - promovarea vânzărilor; - sponsorizările – finanţarea activităţilor culturale sau sportive; - mecenatul – ajutor financiar sau logistic acordat artiştilor, organizaţiilor umanitare sau non-profit; - articole care prezintă organizaţia în publicaţii de specialitate; - organizarea de standuri la târguri şi forumuri; - organizarea de zile ale porţilor deschise; - acţiuni de consiliere şi ajutorare a altor instituţii similare (dar care în mod real nu sunt concurenţiale) prin detaşarea temporară de personal. În concluzie, există o multitudine de forme de promovare a imaginii, valorilor, produselor sau serviciilor specifice organizaţiei. Cea mai eficientă şi cea mai ieftină formă de promovare este însă, cel mai adesea ignorată. Ea se află la îndemâna tuturor salariaţilor şi constă în reliefarea permanentă a aspectelor pozitive ale organizaţiei din care fac parte, cu ocazia tuturor contactelor cu mediul extern, fie acestea personale sau profesionale. Ideea este că fiecare angajat îşi poate asuma fără probleme rolul de comunicator extern, mesajul său fiind centrat pe seriozitatea, eficienţa şi calitatea de care dă dovadă organizaţia. Acest lucru presupune însă, ca salariatul să ştie (ceea ce ţine de eficienţa comunicării interne), să creadă (este vorba despre coerenţa dintre discursul pe

104

care îl afişează şi acţiunile sale concrete) şi să vrea (adică să simtă nevoia să vorbească despre organizaţie, ceea ce trimite la ideea de motivaţie). 7.3 Adaptarea şi sănătatea organizaţiilor Evoluţia teoriei organizaţiei, studiile empirice, experimentele realizate dovedesc tot mai clar că problemele cheie ale organizaţiei sunt eficienţa şi adaptabilitatea. Confruntate cu frecvente şi intense schimbări ale condiţiilor de mediu, organizaţiile reacţionează adaptiv, capacitatea de adaptare exprimând direct starea de sănătate a organizaţiei. În sensul celor de mai sus, ilustrativ este modelul Nadler-Tushman44, care are două finalităţi: face posibilă diagnosticarea organizaţiei şi, totodată, permite un mod sistematic de intervenţie asupra comportamentului organizaţiei. Întemeindu-se pe premise care vizează caracterul dinamic şi deschis al organizaţiei, identificarea comportamentului organizaţional la nivel de individ, grup şi sistem organizaţional, caracterul restrictiv al mediului exterior organizaţiei, modelul Nadler-Tushman pune în evidenţă şi analizează „intrările”, procesele interne şi „ieşirile” organizaţiei. În modelul sistemic sunt identificate patru componente esenţiale ale organizaţiei: sarcina (scopul), indivizii (membrii), organizarea formală şi organizarea informală. Conceptul şi ipotezele corespondenţei Între componentele organizaţiei considerate două câte două se realizează în proporţii variabile relaţii de compatibilitate, de corespondenţă mai mult sau mai puţin consistentă. Mai precis, compatibilitatea dintre două componente este definită drept măsura în care nevoile, cerinţele, scopurile şi structurile unei componente sunt compatibile cu nevoile, cerinţele, scopurile şi structurile unei alte componente. În acest fel, corespondenţa este o măsură a consistenţei reciproce între perechi de componente. Datorită faptului că, în cadrul organizaţiei, componentele acesteia cuprind o arie variabilă şi diferite tipuri de fenomene, corespondenţa poate fi mai clar definită numai prin referire la perechi specifice de componente. În orice caz, rezultatele cercetării pot fi folosite drept ghid pentru a şti dacă două componente sunt într-o situaţie de potrivire puternică sau nepotrivire puternică. Realizarea acestor corespondenţe este hotărâtoare, deoarece nepotrivirile puternice determină comportamentul disfuncţional al organizaţiei. Aşa cum fiecare pereche de componente are un grad înalt sau coborât de consistenţă, ca urmare a corespondenţei ridicate sau scăzute dintre componente, în acelaşi fel modelul de ansamblu al organizaţiei (organizaţia ca atare, în ultimă instanţă) are o consistenţă puternică sau slabă ca sistem integral. La baza modelului se află ipoteza conform căreia între natura corespondenţelor dintre componentele organizaţiei şi comportamentul indivizilor, grupurilor şi cel al întregii organizaţii există o strânsă legătură. În temeiul acestei ipoteze, eficienţa comportamentului de ansamblu al organizaţiei va fi determinată de consistenţa relaţiei dintre componentele variabile aflate în schimbare şi supuse analizei diagnozei. În esenţă, comportamentul organizaţional eficace este definit
44

Nicolae Bălan, Dumitru Iacob (coord.), Teoria organizaţiilor, Bucureşti, Editura MapN, 1996, pp. 126151

105

drept comportamentul ce conduce la nivelurile înalte de atingere a scopurilor şi de utilizare a resurselor prin capacitatea ridicată de adaptare a organizaţiei. Definiţiile corespondenţelor Corespondenţa Probleme În ce măsură nevoile individului corespund configuraţiilor 1. Individ – organizaţionale. În ce măsură indivizii au percepţii corecte sau organizaţie distorsionate asupra structurilor organizaţionale. Convergenţa (organizare formală) scopurilor individuale şi colective. În ce măsură nevoile individului se regăsesc în sarcină. 2. Individ – sarcină În ce măsură individul are deprinderi şi abilităţi cerute de cerinţele sarcinii. În ce măsură nevoile individului se intersectează cu organizaţia 3. Individ – informală. organizare informală În ce măsură organizaţia informală foloseşte resursele individului pentru realizarea obiectivelor informale. 4. Sarcină – În ce măsură configuraţiile organizaţionale sunt adecvate pentru configuraţie a răspunde cerinţelor sarcinii. Tind configuraţiile organizaţionale organizaţională să motiveze un comportament compatibil cu cerinţele sarcinii? (organizare formală) 5. Sarcină – Structura informală facilitează sarcina de performanţă sau nu? organizare informală Aceasta împiedică sau încurajează realizarea cerinţelor sarcinii? 6. Organizare formală Sunt scopurile, recompensele şi structurile informale compatibile – organizare cu cele ale organizaţiei formale? informală 7. Organizaţie – Este structura componentelor consistentă (compatibilă) în raport mediu cu cerinţele mediului, în special relaţia dintre configuraţiile organizaţionale şi mediu?
Diagnosticul

Această etapă are ca premisă ideea că orice acţiune managerială trebuie să fie precedată de diagnosticul riguros investigat. Etapa cuprinde patru paşi distincţi, dar legaţi între ei: 1. Identificarea sistemului. Înainte de începerea oricărei analize detaliate este important să se identifice sistemul luat în considerare. Unitatea de analiză se cere clar precizată (proiect, compartiment, organizaţie). 2. Determinarea naturii variabilelor cheie. Având sistemul definit, următorul pas are în vedere folosirea datelor situaţiei pentru a determina natura intrărilor şi a celor patru componente cheie (indivizii, sarcina, organizarea formală şi cea informală). Analistul trebuie să se centreze pe înţelegerea dimensiunilor fiecărei variabile, a fiecărei componente. Diagnosticul nu trebuie să se centreze pe o descriere exhaustivă a fiecărei componente, ci mai degrabă pe dimensiunile pe care analiştii le consideră cele mai importante în situaţia respectivă. 3. Diagnosticarea corespondenţelor dintre componente şi relaţia lor cu comportamentele de ieşire. Acest pas este critic în faza de diagnostic. El implică practic două etape aflate în legătură: diagnosticarea compatibilităţii între componente şi luarea în
106

consideraţie a legăturii între corespondenţe şi ieşirea („output”-ul) sistemului. Folosinduse experienţa, observaţiile şi cunoştinţele deprinse din cercetările managerului, trebuie să se evalueze fiecare dintre liniile de corespondenţă ale modelului; analistul trebuie să evalueze măsura în care componentele-cheie sunt compatibile una cu cealaltă. Potrivirile (sau lipsa lor) între componentele-cheie au consecinţe în termenii comportamentului sistemului. Acest pas explicitează legătura dintre comportament şi potrivire (consistenţă, compatibilitate). Aşadar, având diagnosticul diferitelor potriviri, analistul trebuie apoi să pună în legătură potrivirile cu acele comportamente observate în sistem (conflict, performanţă, stres, satisfacţie). Acesta este un pas esenţial deoarece acţiunea managerială va fi orientată asupra acestor consecinţe ale potrivirilor. 4. Identificarea problemelor critice ale sistemului. Pe baza diagnosticului corespondenţelor şi a consecinţelor lor comportamentale, pasul final în diagnoză constă în punerea în legătură a setului de comportamente cu ieşirile sistemului (atingerea scopului, utilizarea resurselor şi adaptarea). Analizând aceste ieşiri, managerul trebuie să evalueze ce comportamente ale sistemului cer atenţie managerială şi acţiune.
Soluţiile alternative

Diagnosticul permite luarea în considerare a acţiunilor manageriale posibile. Această fază a evaluării acţiunii este împărţită în trei etape: 1. Construirea de soluţii alternative. Având identificate problemele critice şi relaţia dintre potriviri şi comportamente, următorul pas constă în elaborarea unui şir de posibile acţiuni manageriale. Aceste acţiuni sau intervenţii vor fi orientate asupra potrivirilor inconsistente, care, la rândul lor, vor modifica comportamentul luat în discuţie. Planurile de acţiune pentru o anumită situaţie pot fi diferite sau pot fi mai multe intervenţii sau aranjamente organizaţionale ce conduc la acelaşi rezultat final. Pe scurt, nu există un singur cel mai bun set de acţiuni manageriale adecvate în legătură cu un grup particular de condiţii, de probleme de rezolvat. 2. Evaluarea strategiilor (soluţiilor) alternative. Întrucât nu există o singură acţiune managerială optimă pentru o anumită situaţie, pot fi evaluate diferite alternative sub aspectul calităţilor lor relative, operându-se cu întrebări de tipul: În ce măsură soluţiile se ocupă de potrivirile inconsistente? Se ocupă o anumită soluţie mai cuprinzător de potrivirile inconsistente? Există consecinţe disfuncţionale (latente) ale acţiunii – de exemplu, schimbarea sau redimensionarea sarcinii pentru asigurarea consistenţei dintre sarcini şi organizarea informală nu va avea efecte secundare nedorite asupra potrivirii dintre sarcini şi indivizi? Pe scurt, dată fiind natura interdependentă a organizaţiilor ca sisteme, conducătorul organizaţiei trebuie să evalueze alternativele acţiunii. Bazându-se pe teorie, cercetare şi experienţă, el trebuie să facă predicţii în legătură cu efectele diferitelor strategii. Predicţia trebuie să se centreze asupra măsurii în care intervenţia tratează o problemă critică a sistemului, la fel de mult ca şi asupra posibilităţilor unor consecinţe latente ale intervenţiei. Acest exerciţiu de predicţie asigură un mod de evaluare a alternativelor de acţiune. 3. Alegerea strategilor de implementat. Având evaluarea explicită a diverselor soluţii, pasul final în această fază este să se cântărească diferitele avantaje şi dezavantaje ale alternativelor de acţiune şi să se aleagă un plan de acţiune spre a fi implementat.

107

Acţiune, evaluare, feedback

Cele două faze precedente furnizează conducătorului un plan de acţiune în legătură cu una sau mai multe probleme ale organizaţiei. Faza finală în folosirea modelului de diagnostic se referă la implementarea planului de acţiune şi la importanţa evaluării, a feedback-ului şi a ajustării strategiei pentru realizarea cerinţelor urgente ale funcţionării optime a organizaţiei. - Implementarea strategiilor. Acest pas se referă la problemele ce rezultă din introducerea schimbării în organizaţie. Este importantă preocuparea faţă de răspunsul organizaţiei la schimbare, urmărindu-se în ce măsură va fi acceptată şi implementată schimbarea (opoziţie, rezistenţă sau sabotaj). - Evaluarea. După implementarea unei strategii de schimbare, de creştere a gradului de corespondenţă dintre anumite componente, este necesar să se continue acţiunea de diagnosticare şi să se evalueze explicit impactul real în comparaţie cu cel ideal sau prevăzut al intervenţiei în organizare. Feedback-ul în legătură cu răspunsul organizaţiei sau al mediului la acţiune poate fi astfel utilizat pentru ajustarea intervenţiei în vederea unei mai bune potriviri cu cerinţele sistemului şi în legătură cu unele consecinţe neanticipate ale schimbării. Acest pas închide procesul şi deschide din nou ciclul „diagnostic – alternative – acţiune – evaluare”. Devine tot mai clar, pentru teoreticieni şi pentru manageri, că principala problemă cu care este confruntată organizaţia modernă (şi societatea) este cea a adaptării la presiunea externă şi la schimbare. Dacă organizaţia este văzută ca fiind adaptativă, capabilă să rezolve probleme, cu structuri „organice”, atunci aprecierile despre eficacitatea organizaţiei trebuie să fie făcute nu pe bază de măsurători statice ale rezultatelor, deşi acestea pot fi utile, ci pe baza proceselor prin care organizaţia abordează problemele noi. Cu alte cuvinte, simpla măsurare a eficienţei sau satisfacţiei organizaţionale, sau măsurarea performanţei organizaţionale la un moment dat nu pot oferi informaţii valide în legătură cu sănătatea organizaţiei. O organizaţie poate fi fundamental sănătoasă, în ciuda măsurătorilor ce relevă că performanţele şi satisfacţia membrilor ei sunt mai reduse faţă de ultimele perioade; ea poate fi nesănătoasă chiar dacă performanţele ei şi cifrele de eficienţă sunt mai mari faţă de cele din ultimul timp. Starea sănătoasă sau nesănătoasă a unei organizaţii este dată de capacitatea de a face faţă schimbării, de a face faţă viitorului. Măsura sănătăţii este redată de flexibilitatea, libertatea şi capacitatea de a învăţa din experienţă, de a schimba odată cu schimbarea circumstanţelor interne şi externe, de a fi influenţat prin argumente raţionale. Esenţa normalităţii este flexibilitatea în toate aceste direcţii vitale. Un anumit comportament este nesănătos dacă procesele care l-au determinat (l-au generat) îl repetă în continuare, indiferent de stimulii din mediu sau de consecinţele acelui act. De exemplu, este plauzibil ca scăderea eficienţei cu scopul de adaptare la anumite schimbări de producţie să fie foarte adecvată atunci cânt sunt luate în considerare cerinţele pieţei. Este la fel de plauzibil ca moralul sau oricare altă „măsură” a factorului uman să scadă în această perioadă. De fapt, menţinerea aceluiaşi nivel de eficienţă şi de moral în circumstanţe noi poate fi disfuncţională pentru sănătatea organizaţiei. Analizând argumentele aduse până aici, observăm că principala problemă cu care se confruntă organizaţia prezentului este aceea a răspunsului la condiţiile în schimbare şi a
108

adaptării la presiunile externe. Şocul schimbării presează organizaţiile din cauza interdependeţei crescute dintre propriile condiţii de graniţă în schimbare şi societate, şi fundamentarea tot mai puternică pe cunoaşterea ştiinţifică. Modalităţile tradiţionale folosite pentru a măsura eficacitatea nu reflectă adecvat determinările reale ale succesului şi sănătăţii organizaţionale. Mai mult, aceste criterii ale performanţei şi satisfacţiei măsoară rezultatul static, într-o anumită secvenţă de timp. Ele nu ne spun nimic despre procesele prin care organizaţia face faţă problemelor sale. În esenţă, rezolvarea problemelor solicită diagnostic, elaborarea planurilor de acţiune, implementarea şi evaluarea acţiunilor planificate. Fiecare din aceşti paşi solicită un mod specific de a înţelege organizaţia, din care decurge o metodologie a conducerii organizaţionale. Criteriile sănătăţii organizaţionale devin echivalente cu indicatorii de adaptabilitate. Prioritare în acest sens, sunt stăpânirea activă a mediului, constituirea identităţii de sine a conducătorului, înţelegerea corectă a tuturor conexiunilor conducător – conducere – organizaţia condusă. Rezumat Managementul organizaţiei implică în chip imperativ comunicarea. Comunicarea este de mai multe tipuri: internă şi externă, formală şi informală, şi se desfăşoară în două direcţii: orizontală şi verticală. Echilibrul între comunicarea internă şi comunicarea externă este esenţial pentru viaţa organizaţiilor. Comunicarea externă poate fi: operaţională, strategică sau de promovare. În contextul schimbării, comunicarea are o misiune importantă atât pe plan intern, cât şi pe plan extern. O organizaţie, pentru a se putea adapta la presiunile din mediu, trebuie să fie comunicantă Concepte cheie: - informare; - comunicare internă; - comunicare formală; - comunicare informală; - comunicare externă; Aplicaţii rezolvate

1. Analizaţi utilizarea surselor de informare dintr-o organizaţie, pe baza modelului lui Gary Johns (adaptare după aplicaţia realizată de Crihan Irina, Master Comunicare şi Relaţii Publice, 2003-2004) Gary Johns45 prezintă o ierarhizare a surselor de informaţii, utilizate de către membrii organizaţiilor, din două puncte de vedere:
45

Gary Johns, Comportamentul organizaţional, Bucureşti, Editura Economică, 1998, p. 330

109

a) clasificarea surselor după preferinţe (valorizarea surelor se face potrivit „percepţiei” subiecţilor privind importanţa surselor); b) clasificarea surselor după frecvenţa reală (după frecvenţa utilizării surselor, indiferent de preferinţa acordată pentru o sursă sau alta). În exemplul lui Gary Johns, sursele de informaţii sunt următoarele (clasificate după primul criteriu – „preferinţe”). 1. Şeful direct; 2. Întâlniri în grupuri mici; 3. Directori; 4. Manualul angajatului/broşuri; 5. Buletinul informaţional al departamentului; 6. Programe de orientare; 7. Buletinul informaţional al firmei; 8. Raportul anual al firmei; 9. Şedinţa de informare; 10. Programul de comunicare de jos în sus; 11. Adunare; 12. Întâlniri de masă; 13. Programe audio-vizuale (interne); 14. Mass-media; 15. Bursa noutăţilor. Descrierea organizaţiei: Organizaţia are ca domeniu de activitate construcţiile hidroenergetice şi hidrotehnice, având o vechime şi experienţă de peste 50 de ani. Deţine 11 sucursale amplasate pe întreg teritoriul României şi o sucursală în Germania, acestea fiind subunităţi de producţie fără personalitate juridică. Sediul central se află la Bucureşti, iar organigrama acestuia este identică pentru fiecare sediu în parte. Structura organizaţiei este centralizată, formală, cu mai multe nivele ierarhice, fiecare departament şi serviciu avându-şi locul bine stabilit. Stilul de conducere este orientat în principal spre producţie şi spre sarcină şi mai puţin spre individ, delegarea sarcinilor şi responsabilităţilor realizându-se frecvent, membrii organizaţiei cunoscând foarte bine modul de funcţionare al organizaţiei şi rolul deţinut în sistem. Surse de informaţie în organizaţii În funcţie de preferinţa, în capul listei ar fi situate contactele cu şefii direcţi sau întâlnirile oficiale sub formă şedinţelor, numai aceste schimburi formale de informaţii putând avea o viabilitate clară. La polul opus s-ar situa tot ceea ce înseamnă comunicare informală, care, deşi poate fi sursă unor informaţii importante, nu prezintă siguranţa aceloraşi informaţii venite pe căi oficiale. Realitatea poate fi însă altă, pe locul întâi, că şi sursă cel mai des folosită situându-se discuţiile informale sau ‘’bursa noutatilor”. Ipoteză : Există o diferenţă semnificativă între preferinţa pentru anumite surse de informaţie şi frecvenţă reală a utilizării acestora de către angajaţii organizaţiei. Metodologia şi instrumentele cercetării Ca instrument de cercetare a fost utilizat chestionarul într-o formulare clară şi succintă, pentru a fi uşor şi rapid completat de către angajaţii organizaţiei. Eşantionul

110

reprezentativ pentru organizaţie a fost compus din 16 persoane, dintre care 2 deţinând funcţia de director. Fiind vorba despre o metodă de cercetare cantitativă, răspunsurile cerute şi rezultatele obţinute sunt prezentate în formă numerică, fiind necesară o analiză şi interpretare aprofundata a acestora. Inventarul surselor de informare au fost adaptate la specificul organizaţiei, obţinânduse 14 surse diferite. Pentru ca rezultatele obţinute să fie mai precise angajaţilor li s-a cerut să menţioneze departamentul care lucrează, fiind asiguraţi de păstrarea anonimatului. Chestionarul propriu-zis se compunea din tabele, având înşiruite pe din cele 14 surse de informaţie ordine. Aceştia au fost rugaţi să ordoneze de la 1 la 14 sursele de informaţie, primul tabel în ordinea preferinţelor, iar cel de-al doilea în ordinea frecvenţei reale de utilizare. Chestionarele au fost împărţite angajaţilor şi directorilor, urmărindu-se o evaluare pe ambele niveluri. Selectarea surselor de informaţie în ordinea preferinţei Surse de informaţie Sedinte ale directorilor de departamente (dacă se aplica) Sedinţe ale Directorului General cu directorii de departamente (dacă se aplică) Seful direct Sedinţe de informare Convorbiri telefonice Email-uri Buletin informaţional al firmei Reteaua internă de comunicare (intranet) Adunarea Generală a Acţionarilor Manualul angajatului Instruirea personalului (IT, siguranţa muncii) Panoul informativ Discutii informale Evenimente organizate de companie (Crăciun, 8 martie) Punctaj obţinut 3 Poziţie in ierarhie 1

4

2

24 41 62 99 100 102 106 109 117 129 166 169

3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

După cum se poate observa din această ierarhie, pe primele locuri se situează, ca surse preferate de obţinere a informaţiilor întâlnirile oficiale (şedinţe ale directorilor de departamente, şedinţe ale Directorului General cu directorii de departamente). Directorii

111

de departamente iau decizii în cadrul şedinţelor, pe care, prin şedinţe de informare, sau contacte directe cu subordonaţii, le transmit acestora. O dată informaţiile obţinute, trebuie folosite. Astfel, următoarea sursă preferată este reprezentată de convorbirile telefonice. Din rezultatele obţinute se poate observa o preferinţa mai mare a telefonului în detrimentul e-mailului, primul reprezentând o modalitate mai simplă şi mai rapidă de comunicare. Mijlocul ierarhiei este constituit de mai multe surse de informaţie ce au obţinut scoruri apropiate (buletinul informaţional al firmei, reţeaua internă de comunicare-intranet, Adunarea Generală a Acţionarilor, manualul angajatului, instruirea personalului, panoul informativ), ultimele locuri venind să confirme ideea că angajaţii nu şi-ar dori să afle lucruri importante lângă maşină de cafea ori de la petrecerea de Crăciun. Următorul tabel prezintă clasificarea surselor în ordinea frecvenţei reale de utilizare: Surse de informatie Şedinţe ale directorilor de departamente (dacă se aplica) Şedinţe ale Directorului General cu directorii de departamente (dacă se aplica) Discuţii informale Convorbiri telefonice Evenimente organizate de companie (Craciun, 8 martie, etc) Reţeaua internă de comunicare (intranet) Email-uri Şeful direct Manualul angajatului Adunarea generala a acţionarilor Panoul informativ Şedinţe de informare Buletinul informaţional al firmei Instruirea personalului (IT, siguranţa muncii) Punctaj obtinut 10 Pozitie in ierarhie 1

12

2

36 49 55

3 4 5

69 81 97 103 112 116 129 131 138

6 7 8 9 10 11 12 13 14

După cum se poate remarca, primele două poziţii se menţin. Însă, aşa cum sugerează poziţiile 3, 4, 5, 6, 7 din tabel, în realitate, cea mai mare parte a informaţiilor se află pe căi informale. Acest lucru se întâmplă din mai multe motive, însă în principal datorită faptului că, prin intermediul discuţiilor informale, convorbirilor telefonice, evenimentelor organizate de companie, reţelei interne de comunicare ori email-urilor, angajaţii pot

112

obţine informaţii din mai multe departamente. Un exemplu tipic este departamentul IT ce foloseşte telefonul, e-mailul sau intranetul că principale surse de informaţie. Discuţiile informale au cea mai mare frecvenţă, lucru explicabil şi acceptat, atâta timp cât nu ajung să afecteze muncă. Trebuie avut în vedere faptul că este vorba despre un mediu dinamic şi foarte schimbător, ce oferă însă libertate de exprimare. Din acest motiv şeful direct se situează la mijlocul ierarhiei, subliniind existenţa unei comunicări şefsubordonat, însă ce nu va putea fi însă niciodată mai bogată decât comunicarea pe orizontală angajat-angajat. Dintre celelalte surse unele sunt considerate de către angajaţi că fiind insuficiente, precum manualul angajatului ori panoul informativ, altele aplicându-se doar unor dintre ei, precum Adunarea Generală a Acţionarilor. Se poate de asemenea observa cât de mare este diferenţa între preferinţa şi frecvenţă în ceea ce priveşte şedintele de informare, presupunându-se ca celelalte mijloace compensează ceea ce trebuie transmis în cadrul unei şedinţe, ori majoritatea şedinţelor se fac în principal cu cei care lucrează în sediul central. Aceeaşi explicaţie o putem găsi pentru instruirea personalului, activitate care are loc des pentru angajaţii direct productivi, de pe teren. Toate aceste observaţii vin să confirme rezultatele analizei întreprinse, membrii unei organizaţii preferând în primul rând întâlnirile formale drept surse principale de informaţie, folosindu-se în realitate mult mai des de acele informaţii simple, rapide, aflate la îndemâna angajaţilor.

Teme de aplicaţie 1. În organizaţia în care vă desfăşuraţi activitatea, identificaţi aspectele patologice legate de volumul, calitatea şi propagarea informaţiei. Pe care direcţie se desfăşoară cu precădere comunicarea formală (pe orizontală, sus-jos, jos-sus)? 2. În organizaţia proprie sau în alta pe care o cunoaşteţi, caracterizaţi modalitatea de desfăşurare a comunicării externe cu exemple concrete (comunicare externă operaţională, strategică, de promovare). 3. Identificaţi în cadrul corespondenţei electronice proprii cu superiorii şi cu colegii de pe acelaşi nivel ierarhic, elementele de comunicare formală şi cele de comunicare informală. Pe baza rezultatelor, comentaţi configuraţia existentă a comunicării şi utilitatea ei pentru organizaţie. 4. Realizaţi o comparaţie cantitativă şi calitativă între comunicarea formală şi comunicarea informală în cadrul departamentului în care lucraţi. 5. Realizaţi o paralelă între comunicarea faţă-în-faţă şi comunicarea electronică în interiorul unei organizaţii reale, arătând avantajele şi dezavantajele fiecărei forme de comunicare 6. Identificaţi momentul în care trebuie introduse noile tehnologii într-o organizaţie în funcţie de ameninţările din mediu extern, gradul de pregătire al membrilor organizaţiei, cultura organizaţională, obiectivele şi strategia organizaţiei. 7. Prezentaţi modul în care ar trebui comunicată decizia de introducere a unei noi tehnologii într-o organizaţie.

113

8. Ilustraţi relaţia obiective - strategie organizaţională - climat comunicaţional într-o organizaţie. Argumentaţi în favoarea rolului jucat de comunicare în atingerea obiectivelor şi realizarea eficientă a strategiei organizaţionale. 9. Ilustraţi modul în care comunicarea sprijină intenţiile strategice ale organizaţiei. Oferiţi exemple. Grilă de autoevaluare 1. Comunicarea organizaţională cuprinde: a) transferul de informaţie între emiţător şi receptor; b) informatizarea canalelor de comunicare dintr-o organizaţie; c) schimburile de structuri (conţinuturi) cognitive între membrii (entităţile) organizaţiei şi modificarea comportamentului acestora. Indicaţi singurul răspuns pe deplin corect. 2. Comunicarea informală este: a) realizarea unor filtre interpersonale; b) cea mai „ieftină” formă de comunicare; c) o modalitate deliberată de preîntâmpinare a crizelor organizaţionale. Indicaţi singurul răspuns pe deplin corect.

114

Răspunsuri corecte la grilele de autoevaluare Capitolul 1 1. a,c 2. finalistă, tendenţială 3. b,d 4. b 5. c,d Capitolul 2 1. c 2. c 3. d Capitolul 3 1. c 2. b Capitolul 4 1. c, f 2. a,b,c,d. Capitolul 5 1. c 2. c Capitolul 6 1. a, b, c 2. b Capitolul 7 1. c 2. b

115

BIBLIOGRAFIE 1. Abric, Jean Claude (2002). Psihologia comunicării. Teorii si metode, Iaşi: Polirom 2. Beck, Ulrich (2000). The Brave New World of Work. Cambridge: Cambridge University Press 3. Botezatu, Petre (1997). Introducere în logică, Iaşi: Polirom 4. Bulgakov, Mihail (1976). Viaţa domnului de Moliere, Iaşi: Polirom 5. Cameron, Kim; Quinn, Robert (2006). Diagnosing and Changing Organizational Culture: Based on the Competing Values Framework, San Francisco: Jossey-Bass 6. Chelcea Septimiu (coord.) (2005) Comunicarea non-verbală în spaţiul public, Bucureşti: Tritonic 7. Chelcea, Septimiu (2008). Psihosociologie. Teorii, cercetări, aplicaţii, Iaşi: Polirom 8. Cismaru, Diana-Maria (2008). Comunicarea internă în organizaţii, Bucureşti: Tritonic 9. Covey, Stephen R. (2000). Etica liderului eficient sau conducerea bazată pe principii, Bucureşti: Allfa 10.Constantin, Ticu (2004). Evaluarea psihologică a personalului, Iaşi: Polirom 11.Coman, Cristina (2001). Relaţiile publice – principii şi strategii, Iaşi:Polirom 12.Coman, Cristina (2004). Relaţiile publice şi mass-media, Iaşi: Polirom Curşeu, Petru (2007). Grupurile în organizaţii, Iaşi: Polirom 13. Cutlip, Scott, Center, Alan, Broom, Glenn (1994). Effective public relations, New Jersey: Prentice Hall 14. Dagot, Lionel (2007). Experimente de psihologie organizaţională. Optimizarea relaţiilor la locul de muncă, Iaşi: Polirom 15. Daniels, Aubrey (2007) Managementul performanţei- Strategii de obţinere a rezultatelor maxime de la angajaţi, Bucureşti: Polirom 16. Dagenais, Bernard (2003). Campania de relaţii publice, Iaşi: Polirom 17. D’Humières, Patrick (1993). Management de la communication de l’entreprise, Paris: Eyrolles 18. Dygert, Charles; Jacobs, Richard (2006). Managementul culturii organizaţionale. Paşi spre succes, Iaşi: Polirom 19. Dungaciu, Sandra (2003). Georg Simmel si sociologia modernităţii, Cluj Napoca: Dacia 20. Ghoshal, Sumantra; Bartlett, Cristopher (1997) The Individualized Corporation, A Fundamentally New Approach to Management, New York: Harper Collins. 21. Goddard, Angela (2002). Limbajul publicităţii, Iaşi: Polirom 22. Goleman, Daniel (2007). Inteligenţa emoţională în leadership, Bucureşti: Curtea Veche. 23. Goleman, Daniel (2008). Inteligenţa emoţională, Bucureşti: Curtea Veche 24. Grunig James (1992) Excellence in public relations and communication management, Hillsdale (New Jersey): Lawrence Erlbaum Inc. 25. Guţu, Dorina (2007). New media, Bucureşti: Tritonic

116

26. Handy, Charles (1985). Understanding Organizations, Middlesex Harmondsworth: Penguin Books 27. Heilbrunn, Benoit (2002). Logo-ul. Bucureşti: Comunicare.ro 28. Hersey Paul, Blanchard Kenneth (1980). Management of Organizational Behavior, New Jersey: Prentice Hall 29. Hofstede, Geert (1996). Managementul structurilor multiculturale – software-ul gândirii, Bucureşti: Editura Economică 30. Iacob, Dumitru, Cismaru, Diana-Maria (2003). Relaţii publice-eficienţă prin comunicare, Bucureşti: comunicare.ro 31. Iacob, Dumitru (1996). Competenţă şi schimbare. O pespectivă politico-militară şi educaţională, Bucureşti, Editura Academiei de Inalte Studii Militare 32. Iliescu, Dragoş (2005). Metodologia Q. Bucureşti: Comunicare.ro 33. Ivan, Loredana (2009). Cele mai importante 20 de secunde. Competenţa în comunicarea nonverbală, Bucureşti: Tritonic 34. Kant, Immanuel, Logica generala, 1985, Editura stiintifica si enciclopedica, Bucuresti 35. Kuhn, S. Thomas, Structura revolutiilor stiintifice, 1997, Editura stiintifica si enciclopedica, Bucuresti 36. Kohlrieser, George (2007). Soluţionarea conflictelor şi creşterea performanţei, Iaşi: Polirom 37. Krueger, Richard, Casey, Mary Anne (2005). Metoda focus grup, Iaşi: Polirom. 38. Johns, Gary (1998). Comportament organizaţional, Bucureşti: Editura Economică 39. Marcenac, Luc, Milon, Alain, Saint-Michel, Serge Henri(2006). Strategii publicitare, Iaşi: Polirom 40. Manolescu, Aurel (1998). Managementul resurselor umane, Bucureşti: RAI 41. Miège, Bernard (2000). Societatea cucerită de comunicare, Iaşi: Polirom 42. Monod, Jacques (1991). Hazard şi necesitate, Bucureşti: Humanitas 43. Marga, Andrei (2002). Introducere in filosofia contemporana, 2002, Iaşi: Polirom 44. Mucchielli, Alex (2002). Arta de a influenţa - Analiza tehnicilor de manipulare, Iaşi: Polirom 45. Mucchielli, Alex (2005). Arta de a comunica - metode, forme şi psihologia situaţiilor de comunicare, Iaşi: Polirom 46. Mucchielli, Alex (2005). Information et communication interne, Paris: Armand Colin 47. Neculau, Adrian (coord.) (1997). Reprezentările sociale, Iaşi: Polirom 48. Neculau, Adrian, De Visscher, Pierre (coord.) (1998). Dinamica grupurilor, Iaşi: Polirom 49. Neculau, Adrian (coord.) (2000). Analiza şi intervenţia în grupuri şi organizaţii, Iaşi: Polirom 50. Newsom, Doug, Carell, Bob (2004). Redactarea materialelor de relaţii publice, Iaşi: Polirom 51. Newsom, Doug, VanSlyke Turk, Judy, Kruckeberg, Dean (2003). Totul despre relaţiile publice, Iaşi: Polirom 52. Paulré, Bernard (1993) L’organisation entre information et communication, în Lucien Sfez coord. (1993), Dictionnaire critique de la communication, Paris: PUF, pp. 519-568. 53. Pârvu, Ilie (1998). Introducere in epistemologie, Iaşi: Polirom 54. Păuş, Viorica Aura (2006). Comunicare şi resurse umane, Iaşi: Polirom

117

55. Peters, Thomas; Waterman, Robert (1982) In Search of Excellence, New York: Harper &Row 56. Pierce, David; Cheney, Carl (2004) Behavior Analysis and Learning, New Jersey: Lawrence Erlbaum Associates 57. Pricopie, Remus (2005). Relaţiile publice – evoluţie şi perspective, Bucureşti: Tritonic 58. Rogojinaru, Adela, coord. (2006). Relaţii publice şi publicitate – tendinţe şi provocări, Bucureşti: Tritonic 59. Rogojinaru, Adela, coord. (2007). Comunicare, relaţii publice şi globalizare, Bucureşti: Tritonic 60. Rotariu, Traian; Iluţ, Petru (2001). Ancheta sociologică şi sondajul de opinie – teorie şi practică, Iaşi: Polirom 61. Sainsaulieu, Renaud (1987). Sociologie de l’organisation et de l’entreprise, Paris: Presse de Science Politiques et Dalloz 62. Sandu, Dumitru (1999). Spaţiul social al tranziţiei. Iaşi: Polirom 63. Sandu, Dumitru (2004). Sociabilitatea în spaţiul dezvoltării. Iaşi: Polirom 64. Schein, Edgar (1985). Organisational Culture and Leadership: A Dynamic View, San Francisco, Jossey-Bass. 65. Stoica-Constantin, Ana (2004). Conflictul interpersonal- Prevenire, rezolvare şi diminuarea efectelor, Iaşi: Polirom 66. Silverman, David (2006). Interpretarea datelor calitative, Iaşi: Polirom 67. Van Riel, Cees (2004). Principles of Organisational Communication, Oxford: Oxford University Press 68. Vlăsceanu, Mihaela (2003). Organizaţii şi comportament organizaţional, Iaşi: Polirom 69. Wilcox Dennis, Ault Philip, Agee Warren, Cameron Glen (1999). Public relations strategies and tactics, White Plains (New York): Longman 70. Yin, Robert (2005) Studiul de caz – Designul, colectarea şi analiza datelor, Iaşi: Polirom 71. Zamfir Cătălin (2004). O analiză critică a tranziţiei – ce va fi „după”. Iaşi: Polirom 72. Zamfir Elena, Bădescu Ilie, Zamfir Cătălin (2004). Starea societăţii româneşti după zece ani de tranziţie. Bucureşti: Expert 73. Zamfir, Cătălin, Vlăsceanu, Lazăr, (coord.) (1998). Dicţionar de sociologie, Bucureşti: Babel

118

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful