Paper Tugas 1 Kelompok 5 OM | Supply Chain | Stakeholder (Corporate)


Anaysing the requirements of PMS (Taco Bell Case)

Dosen: Ir. Adi Joko Guritno, MSIE, Ph.D.

Kelompok 5 1. Shindu A. Wicaksono 2. Susilo Pramono - 11D0609 - 11D0610

Kelas Khusus Pertamina Angkatan 6 Jakarta


Insight From Practice : Analysing the Requirements of performance measurement systems 1.   These   represent   criteria   important   when   designing   an   individual   performance   measure..  what  to  measure)...     4.  the  performance  measures  must  also  be  designed  to  reflect  the  most   important   factors   influencing   the   productivity   of   the   different   processes   that   can   be  found  in  the  company.. This  article  proposes  making  a  contribution  to  this  field  by  discussing  how  to  deal   systematically   with   all   the   requirements   a   performance   measurement   system   (PMS)  should  fulfil.   such   as:   support   strategy   and   selection   of   both   financial  and  non-­‐financial  performance  (i.  Dixon  et  al.   relevant.  Kaplan  and  Norton. Various  authors  have  discussed  the  design  of  performance  measures  and  identified   numerous  important  requirements  that  performance  measures  should  fulfil.   plan  and  perform  the  activities  undertaken  in  the  company. System   requirements.     3.   a. Measure   requirements. The  idea  of  system  classes  is  that  a  company  should  begin  by  designing  a  simple  yet   useful   PMS   fulfilling   the   company’s   basic   needs   instead   of   going   directly   to   an   .     2.   provided   at   the   right   time   and   easily   accessible   for   the   persons   who   need   it.   It   also   suggests   three   system   classes   depending   on   what   requirements   a   PMS   fulfils.e.   not   individual   work. A   successful   performance   measurement   system   (PMS)   is   a   set   of   performance   measures  (i.   These   represent   criteria   important   from   an   overall   system   point   of   view.   graphs   should   be   the   primary   method  of  reporting  performance  data.  of  course.  a  metric  used  to  quantify  the  efficiency  and  effectiveness  of  action)   that   provides   a   company   with   useful   information   that   helps   to   manage.   They   also   propose   that   measures   should   evaluate   a   group..   for   example.   1997. The   article   explains   how   to   separate   requirements   that   can   be   linked   to   a   PMS   and   to   an   individual   performance   measure.   2005).  1992. There   are   numerous   requirements   to   fulfil   when   designing   a   PMS.   Finally   a   three-­‐step   procedure   is   proposed   that   describes   how   to   evaluate   and   improve   an   existing   PMS   in   a   company.e.   Several   compilations  of  what  a  PMS  should  fulfil  can  also  be  found  in  literature  (Neely  et   al. Performance   measures   should   be   derived   from   strategic   objectives   to   ensure  that  employee’s  behaviour  is  consistent  with  corporate  goals  (Cross   and  Lynch.   Bauer   et   al.  2004a).e.     5.  1990.  1992. Crawford   and   Cox   (1990).   requirements  fall  into  two  categories:   a.     7.   Moreover.   2004.  Bourne  et  al. The   information   retrieved   from   the   PMS   must   in   turn   be   accurate.   2003).  how  to  measure).   control.   b.   Furthermore.   2003.     6.   Franco   and   Bourne.   such   as:   have   an   appropriate   formula   and  include  necessary  specifications  (i.  a  difficult  task  and   what   that   can   be   considered   to   be   the   optimal   PMS   will   also   differ   from   case   to   case  (Tangen.  To  design  such  a  PMS  is.   believe   that   performance   must   be   measured  in  ways  that  are  easily  understood  by  those  whose  performance   is   being   evaluated.   b.   Najme   et   al.

  A   similar   classification   will   be   used   here   when   discussing   what   requirements   increase   both   in   importance   and   in   complexity   depending  on  each  system  class:     § requirements  regarding  used  performance  criteria.  and   § requirements  regarding  information  architecture.   .     11.   which   at   least   cover   the   short-­‐term   time-­‐ horizon.   cash   flow.   § The  short-­‐term  time-­‐horizon  is  considered.     § guard  against  sub-­‐optimisation.   return   on   investment   (ROI). Three  different  classes  of  PMS  are  suggested:   a.   The   performance   measures   should  cover  at  least  the  most  important  hierarchical  levels  of  the  organisation.   Non-­‐financial   measures   are   used. Bourne   et   al.     § requirements  regarding  hierarchical  levels.   The   performance   measures   control   that   different   costs   are   kept   at   a   reasonable   level.  tactical  and  operational  objectives.   § Top   hierarchical   levels   are   included   in   the   PMS.  The  performance  measures  are  mainly  focused  on   fulfilling  the  internal  needs  of  the  organisation.   second   class)   and   then  consequently  to  the  highest  class  (i.  first  class).e.   10.     8.advanced   PMS.  Important  measures  within  the  PMS   should   include   updated   targets. some  basic  requirements  should  always  be  fulfilled  by  a  ‘‘good’’  PMS  and.e. First  class  is  the  most  advanced  PMS.  and     § include  a  limited  number  of  performance  measures.   efficiency).e.     § support  strategic.  in  this   case.   (2003)   describe   five   different   aspects   in   performance   measurement   that  have   changed   significantly   during  the   last   20   years:   focus.   ranging   from   the   existence   of   an   advanced   information   handling   architecture   to   measures   that   explain   causal   relationships   across   the   organisation.   In   other   words.   dimensions. Third class can briefly be described as PMS where mostly traditional performance measures are used.   drivers.  which  means  that  very  high  standards   are   met.   § requirements  regarding  stakeholders.   it   is   suggested   that   a   company   should   start   with   designing   the   lowest   class   of   a   PMS   (i. Second   class   means   that   the   PMS   have   a   much   more   balanced   view   on   performance   than   the   previous   class.     c.     9.  These  systems  must  also  include  processes  that  enable  them   to  evolve  when  necessary. A  third  class  PMS  requires  that:   § Traditional   performance   criteria   are   used.   § Internal  needs  are  fulfilled.g.   The   performance   measures   within   this   class   will   to   a   majority   be   influenced   by   the   traditional   way   of   measuring   performance   (e.  regardless  of  system  class:   § provide  accurate  information. but it is important to have control over the basic principles in performance measurement before moving up to the next level. The requirements of such a system are rather low.   third   class). b.   different   time   horizons   are   considered   and   most   levels   within   the   company   are  overviewed  by  the  PMS.     § requirements  regarding  time-­‐horizon.   Later   when   the   company   is   completely   prepared   it   should   progress   to   the   next   class   (i.   targets   and   desired   benefits.

  The   performance   measures   are   focused   on   fulfilling   both   the   intern   needs   of   the   organisation   and   external   needs  (such  as  from  suppliers  and  customers).  competitors. In   order   to   deal   with   the   above-­‐presented   requirements   in   practice   when   improving  a  current  PMS.  shareholders.   There  should  be  a  balance  between  global  and  local  performance.  they  should  also  be  able  to  explain  what  factors  that  have  an   influence  on  the  performance  of  the  company  and  indicate  what  to  do  in  order   to  improve.     13.   Performance   should  not  solely  be  seen  from  a  traditional  point  of  view.  cost.   customers. A  second  class  PMS  requires  that:   § Both   financial   and   non-­‐financial   performance   criteria   are   used.   However.   multi-­‐dimensional)   covering   all   the   important   aspects   that   represent   the   performance   of   a   company  (e.g.   Vital   information   goes   to   the   right  persons  with  little  delay.  Secures  that  the   PMS  is  constantly  updated  when  needed.   (1990).   § All  hierarchical  levels  are  included  in  the  PMS.  flexibility  and  dependability).  The  measures  must  not  only  have  a  multi-­‐dimensional  view   on  performance.   The   PMS   should   be   designed   in   a   way   so   that   information   is   easily   retrieved   as   well   as   easily   understood  by  those  whose  performance  is  being  evaluated.g.  quality.  There  must   in  turn  be  a  balance  between  the  various  performance  measures  in  the  PMS.  suppliers.   § Most  hierarchical  levels  are  included  in  the  PMS.  the  society).  the  following  simple  three-­‐step  procedure  is  proposed.§   12.  which  cover  both  the  short-­‐  and  the   long-­‐term  time-­‐horizon.  Important  measures  within   the  PMS  should  include  updated  targets.   The   PMS   includes   performance   measures   considering   the   needs   from   all   possible   stakeholders   needs   (e.   § Short-­‐  and  long-­‐term  time-­‐horizons  are  considered.     14. A  first  class  PMS  requires  that:   § The  used  performance  criteria  explain  important  causal  relationships  across  the   organisation.  A  second  class  PMS   consist   of   various   types   of   performance   measures   (i.   This   is   a   similar   approach   to   identify   weaknesses   of   PMS   as   the   Performance   Measurement   Questionnaire   proposed   by   Dixon   et   al.  employees.   § An  advanced  information  architecture  is  achieved.   § The   needs   from   all   stakeholders   are   fulfilled.e.  Performance  measures  exist  on   all  hierarchical  levels  in  the  organisation  and  clear  links  have  been  established   between  the  measures  on  the  different  levels.   .   § A   practical   information   architecture   is   achieved.  Performance  measurement   databases  and  other  reporting  systems  should  be  fully  integrated  to  each  other.  Performance  measures  exist   on   most   hierarchical   levels   in   the   organisation   and   are   linked   to   each   other.   § Internal   and   external   needs   are   fulfilled.  delivery.   The   performance   measures   within   this   class   must   support   sustainable   performance   improvement   and   must   therefore   stand   up   to   the   highest  standards.   § Processes  have  been  created  for  natural  evolution  of  the  PMS.   that   Performance   Measurement   Questionnaire   does   not   support   the   idea   of   system   classes   and   does   not   consider   all   of   the   requirements   presented   here   (such   as   stakeholders):     Some   form   of   information   architecture   is   achieved.   The  information  in  the  PMS  is  updated  continuously  and  directly  presented  to   the  persons  who  need  it.

  -­‐ Class   progress   strategy.   Revision  of  the  PMS.   receive   considerable   attention   until   the   PMS   has   completed   all   class   requirements.   This   is   done   with   the   system   evaluation   form   described   in   Table   II.  second  class  or   first   class).§ § §   Requirement  evaluation.   since   many   new   requirements   must  be  focused  simultaneously  and  the  PMS  will  be  affected  by  major   modifications.   The   idea   with   the   form   is   to   subjectively  consider  to  what  degree  each  specified  requirement  is  fulfilled   by   the   PMS.       .   This   strategy   is   used   when   all   requirements   within  the  system  class  have  been  achieved  to  a  satisfactory  degree  and   the   organisation   is   ready   to   move   up   to   a   higher   class.   The   class   completion   strategy   simply   means   that   the   requirements   within   the   class   that   can   be   improved.   where   (1)   means   that   the   requirement   is   not   fulfilled   at   all   and   (7)   that   it   is   fulfilled   to   the   highest   degree   possible.   The   class   progress  strategy  will  require  more  efforts  for  a  shorter  period  of  time   than   the   previous   described   strategy.   This   strategy   is   used   if   some   defined   requirements   within   the   system   class   have   not   yet   been   fulfilled   to   a   satisfactory   degree.   on   a   scale   between   (1)   to   (7).  The  first  thing  to  do  is  a  subjective  evaluation  of  to   what   degree   the   PMS   fulfils   different   requirements.  Depending  on  the  result  of  the  previous  steps.  there   are  two  different  strategies  to  follow  when  revising  the  PMS:   -­‐ Class   completion   strategy.   This   is   done   by   comparing   the   system   evaluation   form   to   the   descriptions  of  the  system  classes  in  Table  I.   System  class  determination.   It   should   be   noted   that   there   is   no   particular   reason   for   choosing   a   seven-­‐graded   scale   here   other   than   that   this   scale   is   easy   to   use   and  gives  proper  details.  After  the  requirements  have  been  analysed  it  is   time  to  determine  the  system  class  of  the  PMS  (third  class.

Case  :  Taco  Bell     Introduction     1.  Hal  tersebut  dapat  terlihat  dari  :   1.   3.   3.   pelayan   yang   banyak. Waktu   tunggu   di   customer   cash   register   rata-­‐rata   adalah   105   detik   dan   bertambah   disaat   peak   hour   karena   butuh   waktu   yang   lama   untuk   memasak   dan  menyiapkan  makanan   2.     Problem  Identification     Dengan   pengelolaan   kegiatan   operasi   dan   produksi   yang   dilakukan   sendiri   oleh   Taco   Bell   berdampak   pada   efisiensi   yang   tingginya   biaya   operasional   yang   harus   dibebankan  kepada  Taco  Bell.     Case  Analysis     Dalam   mengidentifikasi   permasalahan   di   Taco   Bell   harus   juga   kita   perhatikan   mengenai   tipikal   dari   operasi   perusahaan   tersebut   yaitu   Job   Shop   Operationdimana   kegiatan   ini   cenderung   lebih   fleksibel   dimana   beberapa   .   Jerman. Taco  Bell  didirikan  pada  tahun  1962  di  Downey.   Rumah   makan   ini   mulai   menjadi   rumah   makan   waralaba   sejak   tahun   1978.   Namun   sebetulnya   yang   dikehendaki   pelanggan   sederhana   saja.   disajikan   secara   cepat. Dengan  Tipikal  Job  Shop  Operation  yang  dianut  oleh  Taco  Bell  dimana  seluruh   aktivitas  berkaitan  dengan  kegiatan  operasi  dan  produksi  yang  dilakukan  oleh   sendiri   mulai   dari   persiapan   memasak   sampai   penyediaan   bahan   dan   bumbu   yang   dikelola   sendiri   sehingga   kegiatan   ini   berdampak   pada   keterlambatan   dalam  penyajian  dan  proses  delivery  kepada  konsumen. 50%   total   penjualan   dari   competitor   datang   dari   konsep   drive-­‐through   sedangkan  Taco  Bell  tidak  memilikinya  sama  sekali.   Jepang.   dan  dengan  harga  yang  layak  dan  terjangkau.   4.  California  oleh  Glen  Bell.  Amerika  Serikat.   Meksiko. Taco  Bell  mendominasi  pasar  di  tahun  1999.  dan  lain-­‐lain.   Australia.     Kedua   tema   dari   indentifikasi   permasalahan   inilah   yang   harus   menjadi   perhatian   dari   John   E.   dilingkungan     yang   bersih.   yaitu   makanan   yang   baik.   Filipina.   Islandia.  Hingga  saat  ini.  pizza.   dihidangkan   panas.   Taco  Bell  memiliki  rumah  makan  di  Kanada.   Inggris.  dan  selanjutnya  membuka  cabang  di  seluruh  dunia.   peralatan   yang   canggih.   Martin   selaku   CEO   Taco   Bell   untuk   dapat   memperbaiki   kendala   operasional  yang  harus  dihadapi  oleh  Taco  Bell.   2.  dan  Korea  Selatan.   pilihan   menu   yang   banyak   dan   tempat   main   anak-­‐anak   di   halaman.     Semula  perusahaan  beranggapan  bahwa  yang  dikehendaki  para  pelanggan  adalah   dekorasi   yang   bagus.  dimana  dari  tiga  dari  empat   jenis   makanan   meksiko   siap   saji   dibuat   oleh   Taco   Bell.  Singapura.   namun   seiring   dengan   perkembangan   pasar   dimana   dominasi   Taco   Bell   semakin   terdesak   dengan   produsen   lain   menuntut   perusahaan   ini   untuk   bisa   melakukan   langkah   strategis   dalam   mentransformasi   bisnisnya   untuk   dapat  mempertahankan  pangsa  pasar.   dapur   yang   luas.   Meksiko.  Kosta  Rika. 70%  dari  ruangan  menjadi  area  dapur  dan  hanya  30%  menjadi  area  pelanggan.   RRC. Taco  Bell  adalah  rumah  makan  berantai  siap  saji  dengan  konsep  restoran   keluarga  yang  menyediakan  tacos.

  Martin   dengan   melakukan   perubahan-­‐ perubahan   secara   total   dan   radikal   dengan   mengambil   langkah-­‐langkah   strategis   sebagai  berikut  :     • Melakukan  Sistem  K-­‐Minus   K-­‐Minus   adalah   sebuah   proyek   yang   mengubah   dapur   menjadi   hanya   unit   pemanasan   dan   unit   perakitan.   Dengan   kata   lain.   .   praktis   Taco   Bell   hanya   menyediakan   bumbu-­‐ bumbu   dan   air   panas   untuk   menyajikan   dan   memanaskannya.  Tentu  saja  hal   ini   meningkatan   kecepatan   penyajian   (speed   of   service)   menjadi   30   detik   lebih   cepat   dan   juga   meningkatkan   kapasitas   pelayanan   pada   saat   peak   hour  sebesar  50%.   hampir   seluruh   kegiatan   operasi   dapur   dikerjakan   diluar   restoran   (outsourcing).   Sistem   ini   menghapus   hampir   seluruh   proses   penyiapan   makanan   termasuk   didalamnya   memasak.   Dengan   sistem   ini.   TACO   menyediakan   daily   report   untuk   setiap   manajer   dengan   46   pengukuran   performansi.aktivitas   yang   dapat   dilaksanakan   secara   langsung   dan   bersama-­‐sama   dengan   produk  yang  berbeda.   dengan   luas   yang   sama.  (http://www.     Transformasi   yang   dilakukan   oleh   John   E.   Taco   Bell   memperoleh   keuntungan  sebagai  berikut  :   • Memperoleh   penghematan   sebesar   US$   7   juta   pertahun   sejak   permulaan   tahun  1990  an.       Dengan   langkah-­‐langkah   strategis   tersebut   diatas.   Itu   semua   telah   menggeser   15   jam   kerja   sehari   dan   hampir   sama  dengan  11  juta  jam  per  tahun  untuk  seluruh  restoran.     • Mendesain  TACO  (Total  Automation  of  Company  Operation)   Adalah   sebuah   IT   project   yang   didesain   untuk   mengkomputerisasi   semua   unit   dengan   kantor   pusat.     Terkait   dengan   K-­‐Minus.   • Pengawasan  mutu  dapat  lebih  baik.   Dengan   sistem   ini   lay   out   ruangan   menjadi   terbalik   yaitu   30%   luas   area   untuk   dapur   sehingga   masih   tersisa   70%   luas   area   untuk   pelanggan.   Adapun  job  shop  sendiri  memiliki  beberapa  ciri  yaitu  :   • Flow  –  Jumbled  flow   • Flexibility  –  high   • Product  –  Many   • Capital  investment  –  low   • Variabel  Cost  –  High   • Labor  Content  and  Skill  –  High   • Volume  -­‐  Low     Kondisi   tersebut   yang   cenderung   mengakibatkan   bercampurnya   beberapa   kegiatan   dalam   satu   proses   yang   terkadang   mengakibatkan   tidak   efisiennya   dalam   pengelolaan  waktu  sehingga  berdampak  pada  penambahan  biaya  operasional  yang   tidak  memberikan  dampak  positif  bagi  kinerja  perusahaan.netmba.   kapasitas   area   untuk   pelanggan   telah   berhasil   digandakan.   hubungan   dengan   para   pemasok   dapat   dilakukan   dengan   lebih   cepat   dan   tepat   disamping   dapat   menghilangkan   atau   setidak-­‐tidaknya   sangat   mengurangi   pekerjaan   administrasi   yang   tadinya   sangat   banyak   menyita  waktu.   • Kecelakaan  kerja  menjadi  sangat  berkurang.   Penggunaan   teknologi   informasi   ini   masih   jarang   digunakan   oleh   industri   restoran   pada   saat   itu.

  Pekanya   para   pengelola   perusahan   dalam   menjaga   dan   mempertahankan   pangsa   pasar   menjadi   satu   kekuatan   perusahaan   dalam   menjadi  yang  terdapat  dalam  bisnisnya.   Pelanggan   mendapatkan   perhatian   lebih   besar   dari   manajer   sejak   makin   berkurangnya  pekerjaan  administrasi. Kecepatan   dan   kecakapan   dalam   mengambil   langkah   perubahan   yang   radikal   dalam   mempertahankan   pangsa   pasar   menjadi   kekuatan   bagi   perusahaan   untuk  bertahan  dalam  bisnisnya. Perlunya   melakukan   redefinisi   kembali   proses   bisnis   yang   telah   berjalan   mengingat   tidak   adanya   proses   bisnis   yang   dapat   bertahan   dalam   setiap   kondisi   bisnis. Penggunaan   teknologi   menjadi   media   dalam   mengoptimalkan   proses   bisnis   perusahaan   sehingga   dapat   menjadi   perhatian   yang   serius   dalam   pengelolaannya.   .   2.•   Conclusion   Dari   studi   kasus   yang   dialami   oleh   Taco   Bell   ada   beberapa   pelajaran   yang   dapat   kita   tarik   dari   kegiatan   operasi   dan   produksi   yang   dihadapi   oleh   perusahaan   tersebut  adalah  :   1.   3.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful

Master Your Semester with Scribd & The New York Times

Special offer for students: Only $4.99/month.

Master Your Semester with a Special Offer from Scribd & The New York Times

Cancel anytime.