You are on page 1of 7

4. Penetapan kode abjad Penetapan kode abjad digunakan untuk mempermudah dalam membuat kartu klaper.

Contoh penetapan kode abjad misalnya B-1 (merupakan kode dari wilayah bungo). Kode abjad tersebut digunakan dalam membuat kartu klaper. Contoh kartu klaper adalah sebagai berikut :

No urut

Bungo – Jambi No. Kartu : 1 Tanggal M atau K Perusahaan

isi

Ke

5. Penyortiran Surat-surat atau dokumen yag telah diteliti, diberi kode abjad lalu disortir sesuai dengan kepentingan surat apakah surat itu termasuk surat keluar atau surat masuk, surat rahasia atau biasa. Penyortiran dokumen dilakukan untuk mempermudah pengarsipan.

6. Penyimpanan Tempat penyimpanan arsip harus disediakan sebelum arsip-arsip akan disimpan, agar dalam penyimpananya dapat dilakukan secara teratur dan rapi. Penyimpanan arsip dengan sistem wilayah harus disesuaikan atau diurutkan sesuai denga kode abjad yang telah dibuat pada kartu klaper.

7. Penataan

Dalam menata arsip harus ditentukan cara penataanya. Agar arsip tertata / terlihat lebih rapi. Dalam penataan arsip dapat digunakan dengan 3 cara antara lain cara horizontal, vertikal dan lateral.

8. Perawatan hinga pemusnahan Setelah arsip tersimpan secara rapi, maka perlu adanya perwatan. Perawatan dilakukan untuk menjaga arsip tetap terjaga dari kerusakan. Misalnya denga selalu membersihkan tempat penyimpanan arsip agar tidak menjadi lembab yang dapat menimbulkan arsip rusak. Dalam perawatan arsip, semua arsip juga perlu diperiksa atau diteliti untuk mengetahui arsip tersebut masih aktif atau arsip in aktif. Jika arsip itu termasuk arsip in aktif maka setelah kita tanyakan dan mendapat persetujuan dari pimpinan bahwa arsip tersebut merupakan arsip in aktif maka harus diadakanya pemusnahan.

b. 1. Skestsa kerja penemuan kembali surat adapun proses penemuan kembali surat adalah sebagai berikut : Penelitian Kode Penetapan Tempat Pencarian Dokumen Pengambilan Pengantian dengan bon pinjam Penyerahan b. 2. Keterangan

1. Penelitian kode Untuk menemukan kembali dokumen/arsip yang telah disimpan maka perlu diadakan penelitian kode, agar tidak terjadi salah pengambilan arsip.

2. Penetapan tempat Setelah kode arsip diteliti maka pentapan tempat arsip dapat dilakukan dengan mudah.

3. Pencarian dokumen Dalam pencarian dokumen harus dilakukan secara teliti supaya dokumen yang akan diambil tidak salah dan sesuai dengan yang diminta.

4. Pengambilan Pengambilan dokumen dilakukan secara hati-hati dari tempatnya gar dokumen tidak rusak dan dokumen yang lain tetap tertata rapi.

5. Pergantian dengan bon pinjam. Arsip yang telah diambil harus diganti dengan bon pinjam arsip. Agar tidak terjadi hilangnya arsip karena pihak peminjam yang tidak bertanggung jawab.

Contoh dari bon pinjam adalah sebagai berikut :

Bon Pinjam Arsip Tanggal : ......................

1. Kode arsip 2. Nomor surat 3. Tanggal surat 4. Hal surat 5. Nama peminjam a. Bagian b. Jabatan 6. Lama dipinjam

: .................................................... : .................................................... : .................................................... : .................................................... : .................................................... : .................................................... : .................................................... ; tgl ...........s/d.............tgl..........

Yang memberikan Tanda tangan

Yang meminjam Tanda tangan

Nama Terang

Nama Terang

6. Penyerahan Pemnjam arsip yang telah mengisi bon pinjam arsip atau

menandatanganinya maka arsip yang dipinjam tersebut harus diserahkan kepada pihak peminjam, dan berusaha mengingatkan kembali tentang pengembalian arsip yang telah disepakati dengan tepat.

V.I RENCANA ANGGARAN BIAYA

a. Daftar harga bahan No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Nama Bahan Kertas HVS Pena “Plat” Buku agenda Tipe x Pengaris Pensil Penghapus k Ordner Guide card Kartu indeks Kartu klaper map Jumlah Spesifi kasi A4 Hitam falio Satuan Lembar Buah Buah Buah Buah Buah Buah Buah Lembar Lembar Lemabr Lembar Jumlah 15 1 1 1 1 1 1 1 10 10 10 10 harga 200 2000 11000 2500 100 1500 1000 15000 700 700 700 500 Total Harga 3000 2000 11000 2500 1000 1500 1.000 150.000 7000 7000 7000 5000 198.000

b. Daftar harga peralatan No Nama Peralatan Spesifik asi Satuan J harga umla h 1 100.000 1 200.000 1 30.000 2 1.000 2 1.000 Total Harga 3000 2000 11000 2500 1000

1 2 3 4 5

Rak penyortir Lemari arsip Pelubang k Stepler Isi stepler

Bsr&kcl Bsr/kcl

Unit Unit Buah Buah Buah

Jumlah

332.000

Total biaya yang dibutuhkan

a. Biaya bahan b. Biaya alat c. Biaya jasa Total biaya

Rp. 198.000 Rp. 332.000 Rp. 250.000 Rp. 780.000

VII. Sasaran Pengguna Kegiatan pengarsipan dokumen pada PT. Federal International Finance dilakkukan hanya 1 bagian saja yaitu hard copy atau sekretaris dan kegiatan pengarsipan ini sangat penting dilakukan pada organisasiorganisasi baik swasta maupun negeri juga lembaga-lemabga pemerintah. Pada PT. Federal International Finance dalam pengarsipannya ini lebih baik menggunakan sistem wilayah.

VII. Jadwal Pelaksanaan N o 1 Proposal Kegiatan Desembe r 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 3 2 Konsultasi 3 Proses 4 Laporan 5 Veripikasi 6 Uji Nas januari Februari Maret April

IX. Penutup

Dengan terselesainya proposal ini yang telah diajukan dengan adanya bimbingan-bimbingan yang akan dijadikan sebagai suatu

pembenahan kegiatan pengarsipan dokumen pada PT. Federal International finance yang dilaksanakan oleh sekretaris perusahaan tersebut, maka penulis sangat berharap adanya partisipasi dan dukungan karyawan pada program yang telah dibuat ini, agar tujuan didalam proposal ini terpenuhi. Penulis juga mengharapkan dengan adanya proposal ini kegiatan

pengarsipan dalam perusahaan akan lebih teratur guna menunjang kualitas kegiatan perusahaan untuk lebih baik. Dan semoga proposal ini dapat bermampaat bagi penulis, pembaca dan perusahaan agar dapat mengetahui pentingnya pengarsipan dalam kelancaran kegiatan perusahaan/lingkungan.