ACADEMIA DE STUDII ECONOMICE

FACULTATEA DE COMER MASTER ADMINISTRAREA AFACERILOR N TURISM

Specificul activitii de banchete-conferine la hotelul Ibis Gara de Nord

- Raport de practic -

Bucureti 2012

CUPRINS SPECIFICUL ACTIVITII DE BANCHETE-CONFERINE LA HOTELUL IBIS GARA DE NORD

1. ORGANIZAREA DE BANCHETE .............................................................. 3

1.1 ARANJAMENTUL MESELOR PENTRU BANCHETE.......................................................................................... 4

2. ORGANIZAREA DE CONFERINE .......................................................... 5

2.1 AMENAJAREA SLILOR DE REUNIUNI .......................................................................................................... 6 2.2 PROCESUL DE GZDUIRE A UNEI MANIFESTAII ......................................................................................... 8 2.3 ORGANIGRAMA PERSOANELOR DIRECT IMPLICATE N PROCESUL DE GZDUIRE A UNUI EVENIMENT ..... 8 2.4 NCHIRIEREA SLILOR DE CONFERINE ...................................................................................................... 9

SOLUII I PROPUNERI............................................................................... 11

BIBLIOGRAFIE: .............................................................................................. 12 ANEXA 1 MENIU BUFET ........................................................................... 13 ANEXA 2 FI EVENIMENT ..................................................................... 14

Hotelul Ibis Gara de Nord a fost deschis n anul 2001 i este situat central, n proximitatea Grii de Nord, la cteva minute distan de Piaa Victoriei. Facilitile de cazare sunt n 250 de camere cu dotri moderne, restaurant i teras de var, bar deschis non-stop, 8 sli de conferin i parcare privat permanent supravegheat.

1. Organizarea de banchete Manifestrile de tip banchet i recepie sunt reprezentate de aniversri, nuni, botezuri, cocteil, coffee break, conferine (care includ i servicii de mas). Pentru fiecare din aceste manifestri, trebuie oferit o alt variant de meniu atribuindu-i-se o denumire specific pe tipuri de evenimente i ocazii (banchet, recepie, coffee-break). Pentru participanii la banchete se ofer o reducere la serviciile de cazare i invers, pentru clienii cazai se ofer o reducere la nchirierea slilor de conferine/serviciilor de restauraie. Termenul bufet este utilizat n sens generic, pentru a desemna o manifestare de tip lunch, brunch, cocteil, recepie.1 Banchetul mas comandat, reunete un numr variabil de persoane aezate pe scaune la care chelnerii servesc un meniu unic sau participanii se servesc ei nii n sistem bufet, urmnd s se aeze la o mas pregtit n prealabil cu tacmuri.2 Cocktail-party scopul este reunirea participanilor, se servesc diferite sortimente de canapele i aperitive n sistem bufet.3 Recepia manifestare de un nalt nivel, cu caracter festiv, n cursul creia sunt servite n sistem bufet, preparate i buturi rafinate, participanii rmnnd n picioare, dar existnd la dispoziie mese pentru a-i putea sprijini farfuriile.4 Manifestri precum nuni, botezuri, banchete, cocktail-party, recepii i petreceri aniversare sunt gzduite fie n Restaurantul Estaminet fie n slile de conferine. Organizarea manifestrilor de tip nunt nu este des ntlnit n Restaurantul hotelului datorit formei vagon a acestuia dar se organizeaz n slile pentru conferine. Personalul de servire al Serviciului de banchete-conferine provine din restaurantul hotelului.
1 2

Lupu Nicolae Hotelul Economie i Management, Editura C.H. Beck, Bucureti, 2010, pag. 127 Idem, pag. 128 3 Idem, pag. 129 4 Idem

Restaurantul Estaminet este un bistro plcut de tip francez, cu o capacitate de 130 de locuri, potrivit pentru o ntlnire relaxant cu prietenii, unde se pot savura specialiti tradiionale aferente fiecrui sezon. Exist dou variante de servire n restaurant pentru aceste manifestri i anume: Meniul a la carte ofer posibilitatea alegerii dintr-o list pentru meniuri. Meniuri cu pre fix (Anexa 1) variante de meniuri prestabilite n cadrul crora se propun preparate diferite pentru fiecare gam, astefel oferind diversitate n alegerea produsului. Aceste tipuri de meniu sunt servite n stil bufet suedez (autoservire tip bufet). Lista cantitilor/persoan de preparate la orice bufet este : Preparate lichide 200 ml; Preparat de baz 200 g + 180 g garnitur; Salat 150 g; Desert 100 g; Ap 1,5 l. Banchetele i recepiile permit o regularizare a muncii n buctrie, mai ales dac acestea se petrec cu o anumit frecven. Astfel, se evit aglomerarea buctriei n sarcinile cotidiene, organizarea muncii efectundu-se ntr-un mod mai eficient. 1.1 Aranjamentul meselor pentru banchete La un banchet, mesele ptratice se aranjeaz n diferite forme, n funcie de preferinele clientului, tipului de manifestare, numrului de participani, forma i mrimea slii. Cele mai frecvente modele de aranjamente ntlnite la Ibis sunt cu o mas de onoare i mai multe mese ptrate, n form de T i n form de U".

Dispunerea locurilor la un bachet cu aranjament n T

4

Dispunerea locurilor la un banchet n form de U

Dispunerea locurilor la un banchet cu o mas de onoare i mese ptrate

2. Organizarea de conferine

Coninutul conferinei determin nevoia de ntruniri fie n plen, fie pe seciuni, care i desfoar activitatea simultan, fapt care devine un criteriu n selectarea locaiei. Beneficiarul identific locaia potrivit i efectueaz rezervarea unui numr de sli corespunztor nevoilor evenimentului, cu dimensiuni i capaciti optim adaptate numrului de participani i tipului de amenajare a fiecrei sli: consiliu, sal de clas, cinema, recepie etc. Izolarea fonic i cerinele speciale (ecrane ncorporate, podium pentru prezidiu etc.) sunt elemente suplimentare ce pot condiiona alegerea locaiei. n completare, pot fi necesare sli sau spaii pentru diverse funciuni (secretariatul conferinei, birou de pres, vestiar etc.). Termenul reuniune o manifestare cu caracter comercial, promoional sau informativ, regrupnd 30 150 de persoane i a crei durat nu depete de regul, 3 zile, iar serviciul de alimentaie cuprinde mese sau cocteil-uri i punerea permanent la dispoziie de buturi; Termenul reuniune se utilizeaz i n sens generic.5 Seminarul reprezint o reuniune de lucru sau de formare, pentru 10-30 de persoane, cu o durat de 3-5 zile; serviciul de alimentaie cuprinde mesele principale i pauzele de cafea6; Congresul este o manifestare cu caracter informativ, care reunete 100 1000 de persoane, pentru a schimba idei i a-i aduce la cunotin rezultatele studiilor, pe durata a 2-3 zile; serviciul de alimentaie este alctuit sub form de banchete7;

5 6

Lupu Nicolae Hotelul Economie i Management, Editura C.H. Beck, Bucureti, 2010, pag. 135 Idem 7 Ibidem

Colocviu reuniune cu privire la un subiect dat, organizat pe durata mai multor zile i animat de experi; lucrrile se pot desfura pe mai multe ateliere8; Conferin n afara sensului generic, n sens propriu desemneaz o reuniune n cursul creia o persoan face o expunere, auditoriul neparticipnd activ9; Centrul de conferine Ibis Gara de Nord cuprinde 8 sli de reuniuni, acoperind o capacitate total de 400 de locuri. Slile de reuniuni se afl la mezanin i se ntind pe o suprafa de 394 mp (fr foaierele adiacente acestora), accesul fcndu-se direct din holul de primire, separnd astfel fluxul clienilor cazai n hotel de participanii la manifestri. Slile de conferine sunt dotate cu aer condiionat, lumin natural i echipamente tehnice profesionale. Slile de reuniuni sunt izolate fonic, construite cu materiale fonoabsorbante, ce permit o bun absorbie a zgomotelor de fond i totodat reflectorizante pentru sunetele aferente unei bune audiii n sal. Temperatura slilor de conferin este de 25 grade Celsius vara i de 23 grade Celsius iarna. Dotarea standard a slillor este compus din videoproiector, flip-chart, ecran i sonorizare, alte echipamente (CD/DVD-player, microfoane, sonorizare extra) se subcontracteaz. Serviciul de banchete-conferine este un subdepartament ce aparine

Departamentului Alimentaie. Departamentul Alimentaie mpreun cu Serviciul de conferine i banchete (exclusiv servicii de mas i butur), realizeaz din 50% din CA a hotelului, zilnic desfurndu-se minimum 10 astfel de manifestri.

2.1 Amenajarea slilor de reuniuni Amenajarea slilor de reuniuni (dispunerea meselor, aranjarea scaunelor etc.) se face n mod diferit, n funcie de tipul manifestrii i preferinele beneficiarului. Capacitatea slilor este dat de tipul manifestrii i de tipul de aranjament necesar acesteia. Slile de reuniuni ale hotelului Ibis Gara de Nord permit urmtoarele tipuri de aranjamente cu urmtoarele capaciti:

8 9

Lupu Nicolae Hotelul Economie i Management, Editura C.H. Beck, Bucureti, 2010, pag. 135 Idem, pag. 136

Sal Conferine ENESCU A ENESCU B BERLIOZ BRHAMS MOZART CHOPIN VERDI ROSSINI

Suprafa (mp) 110 64 54 54 28 28 28 28

Cinema U-Shape Classroom Receptions Boardroom 120 70 60 60 22 22 22 22 60 30 26 26 14 14 14 14 54 28 30 30 120 70 60 60 64 32 30 30 16 16 16 16

Se observ diferena de capacitate ntre aranjamente, astfel, fa de amenajarea Boardroom (sal de consiliu, cu o mas de lucru dreptunghiular pentru 30-64 de persoane), varianta Cinema poate nsemna o capacitate de 2 ori mai mare (60-120 de persoane). Comenzile pentru conferine i evenimente (cazare, mese i sli de conferine) se trimit departamentului de Vnzri al hotelului (sales.nord@ibishotels.ro), n timp ce comenzile pentru cazare sunt preluate de departamentul de Rezervri (reservations.nord@ibishotels.ro). Rezervrile pentru slile de conferine se transmit cu cel puin 7 zile calendaristice nainte de nceperea aciunii, ns, n funcie de disponibilitile slilor, hotelul poate accepta i comenzile transmise mai trziu de termenul stabilit n contract. Pentru aciunile privind slile de conferine (sal, echipament, pauze de cafea, mas) se pltete un avans de 50% din valoarea ntregii aciuni cu minim 15 zile calendaristice nainte de nceperea aciunii. Restul de plat se achit prin virament bancar.

2.2 Procesul de gzduire a unei manifestaii

Procesul eveniment

de

gzduire la

unui

ncepe

departamentul

vnzri cu nchirierea unei sli de ctre beneficiar, urmnd implicarea departamentul tehnic care se ocup cu aparatura i departamentul housekeeping (echipier) cu aranjarea meselor i a scaunelor dup preferinele beneficiarului.

2.3 Organigrama persoanelor direct implicate n procesul de gzduire a unui eveniment

2.4 nchirierea slilor de conferine Tarifele slilor de conferin sunt exprimate n RON, includ chiria slii, echipamentul standard (1 proiector multimedia, 1 DVD cu TV, 2 flipchart-uri, retroproiector i ecran) i TVA. MOZART Sal Conferine ENESCU A ENESCU B BERLIOZ CHOPIN BRAHMS VERDI ROSSINI Luni-Joi 1 zi 09:00-18:00 VineriDuminic zi 09:00-13:00 14:00-19:00 sau Luni-Joi VineriDuminic 1150 960 770 850 770 620 770 700 560 420 420 280 1350 1060 960 580

Slile de reuniuni se nchiriaz pentru o zi (9h) sau zi (4/5h) iar tariful afiat se negociaz punctual cu fiecare client n parte. Bineneles, tarifele slilor de reuniuni se negociaz i n funcie de multitudinea serviciilor alese de ctre client (cazare, servicii restaurant/bar, nchirierea slilor pentru mai multe zile etc). O alt metod de stabilire a tarifului slilor de reuniuni este n funcie de categoria n care se ncadreaz agenia/compania. n funcie de numrul de nopi prognozat (100-500 nopi/an Categoria C), hotelul ofer tarife prefereniale ageniilor care ii respect plafonul, pentru a le motiva s vnd mai mult, n caz contrar, agenia trece la o categorie inferioar cu tarife mai mari. De exemplu, o agenie care aduce hotelului ntre 500-1000 de clieni (nopi)/an beneficiaz de tarif preferenial fa de o agenie care aduce pn la 100 clieni (nopi)/an. Dup negocierea tarifului i trimiterea confirmrii rezervrii ctre beneficiar, departamentul vnzri ntocmete o fi de manifestare (fi eveniment) - (Anexa 2), ce trebuie s ajung la restaurant i buctrie (dup caz). Fia de manifestare se trimite pe mail directorului general, directorului de vnzri i marketing, directorului de calitate, recepiei, departamentul tehnic, echipierului.

Numele clientului organizator, sala i ora evenimentului, se printeaz n trei exemplare i se ataeaz panourilor eveniment care se gsesc la recepie, n proximitatea slii unde va avea loc evenimentul i la sala respectiv. Pe durata conferinei, se prefer servirea unor prnzuri de afaceri de durata medie, n aceeai locaie. Programul prevede i pauze de cafea pentru pentru vorbitori i public (cafea, ceai, rcoritoare, produse de patiserie, gustri etc). Recepiile de bun-venit, o cin n ambian tradiional local, dineurile oficiale fac parte din programul obinuit al conferinelor, facilitnd stabilirea raporturilor sociale ntre participani. n funcie de preferinele clienilor, se practic servirea la mese sau de tip bufet. Meniurile se stabilesc n acord cu beneficiarul, respectnd diferitele cerine speciale (vegetarieni / diabetici / apartenene religioase). n foaierul adiacent fiecrei sli de reuniuni n parte, se va servi Pauza de cafea ce are loc dup derularea primei sesiuni ale manifestrii. n funcie de preferinele clienilor, exist mai multe tipuri de Pauze de cafea: Coffee break standard 1,5 (6,6 Ron) (cafea, ap) Coffee break 2 (8,8 Ron) (cafea, ap, ceai) Coffee break 2,5 (11 Ron) (cafea, ap, ceai, suc) Coffee break 3 (13,5 Ron) (cafea, ap, ceai, suc, patiserie) Coffee break 3,5 (15,4 Ron) (cafea, ap, ceai, suc, patiserie, patiserie mixt) Coffee break 4,5 (19,8 Ron) (cafea, ap, ceai, suc, patiserie, patiserie mixt, cofetrie) Dup terminarea evenimentului se ntocmete nota de plat de la restaurant, se trimite la recepie unde se centralizeaz toate serviciile prestate ctre client (cazare dac este cazul, sal conferine, restaurant), se ntocmete factura urmnd s se nregistreze la departamentul contabilitate, dup care se transmite prin pot beneficiarului. Un eveniment internaional gzduit de o anumit destinaie este o ocazie pentru aceasta de a-i dezvlui valorile turistice, culturale i de civilizaie, prin completarea pachetului de servicii pentru conferin adresate participanilor i nsoitorilor, cu programele turistice existente la acea destinaie. Hotelul Ibis ofer informaii cu privire la evenimentele ce se petrec n Bucureti, precum i posibilitatea vizitrii anumitor atracii turistice n perioada ederii, astfel completnd pachetul de servicii pentu conferin: Antipa Museum City Break - Redescoperii Muzeul Antipa cu Ibis; Ibis Cultural City Break Redescoperii Bucuretiul alturi de hotelurile Ibis;
10

Soluii i propuneri

Deoarece ultima sptmn petrecut la Banchete-conferine a fost sptmna ce a precedat Patele, nu au avut loc banchete iar conferine au fost n numr mic. Prezenta lucrare a fost conceput cu ajutorul informaiilor culese n special de la domnul Iulius Hoffman F&B Manager i din timpul petrecut la departamentul Vnzri. De aceea, nici propunerile nu sunt foarte multe, dar cele cte sunt, sunt demne de ascultat i poate implementat. Site-ul internaional (http://www.ibishotel.com) este foarte bine structurat i nu foarte detaliat, ceea ce necesit ca site-ul romnesc (http://www.ibishotels.ro) s cuprind ct mai multe informaii importante pentru clieni. La prima vedere, site-ul romnesc pare c se bazeaz pe clienii existeni, care stiu totul despre hotel i nu au nevoie de informaii detaliate. La seciunea Conferine & Evenimente apar doar informaii despre capacitatea slilor de conferine din toate hotelurile Ibis din ar. Propun atragerea clienilor poteniali prin postarea informaiilor cu privire la ce tipuri de evenimente se pot desfura n slile de conferine (nuni, botezuri, banchete, cocktail-party, recepii i petreceri aniversare), eventual crearea unei seciuni speciale destinat acestora sau meniunea c slile de conferine sunt multi-funcionale i se organizeaz i astfel de evenimente. Astfel, se poate mri oferta pentru evenimente i totodat se poate atrage i acel procent de clieni care nu sun la hotel pentru informaii despre ce tipuri de evenimente se organizeaz la Ibis. Pentru atragerea mai multor evenimente tip nunt, botez, etc., propun subcontractarea unui organizator de evenimente care s planifice la cererea clienilor att evenimente private ct i corporate: nuni, botezuri, petreceri tematice, conferine, seminarii.

11

Bibliografie:
1. Lupu Nicolae Hotelul Economie i Management, Editura C.H. Beck, Bucureti, 2010

2. http://www.ibishotel.com/gb/home/index.shtml

3. http://www.ibishotels.ro/

4. Documentaie intern Hotel Ibis Gara de Nord

12

Anexa 1 Meniu Bufet

MENIU BUFET
11 /persoan

Varianta I
Salat de varz alb Ciorb rneasc de vcu/Ciorb de legume Ciuperci umplute ***************** Pui Shanghai Muchiule de porc mpnat cu bacon Cartofi prjii Orez cu legume ***************** Mini tarte cu zmeur Mini tort Joffre Ap 1.5L

13

Anexa 2 Fi Eveniment

14