Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja

KISSM KUMP 1/8 /2011

1.0

SOALAN TUGASAN INDIVIDU Tajuk tugasan: ‘Proses kerja’ yang terdapat dalam manual prosedur kerja dan ‘fail meja’ ialah rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan mengikut peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan sesuatu aktiviti. Bincangkan kebaikankebaikan yang boleh diperolehi daripadanya.

1

Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja

KISSM KUMP 1/8 /2011

2.0

JAWAPAN

2.1 Pendahuluan Keberkesanan dan kecekapan dalam menguruskan sesuatu jabatan adalah komponen penting untuk meningkatkan kualiti kerja dalam pentadbiran dan pengurusan sesebuah organisasi. Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM) telah diperkenalkan pada tahun 1991 melalui Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8/1991. Kedua-dua dokumen ini dapat membantu dalam pengurusan dan dapat menyumbang kepada peningkatan produktiviti. Bagi kakitangan baru yang dilantik ke jawatan baru, lazimnya mereka akan menjalankan kerja yang diamanahkan kepada mereka berdasarkan pengetahuan dan pangalaman serta tunjuk ajar kakitangan yang lebih pengalaman tanpa arahan dan panduan yang jelas. Kesannya, kakitangan baru tidak mendapat input yang betul dan akan melaksanakan sesuatu tindakan yang kurang tepat dalam membuat sesuatu keputusan. Kakitangan baru memerlukan satu pertunjuk arah atau panduan yang dapat membawa pegawaipegawai ke arah menjalankan kerja dengan betul dan cekap bagi menjayakan sesuatu tugasan yang diberikan. Oleh itu, Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja merupakan sumber tepat yang boleh dijadikan panduan semasa menjalankan tugasnya dengan cekap dan berkesan. Ia mampu mengiring para pegawai ini menjalankan tugas dengan dedikasi dan jaya.

2

Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja

KISSM KUMP 1/8 /2011

2.2 Pengenalan Manual Prosedur Kerja

2.2.1 DEFINISI MANUAL PROSEDUR KERJA Manual Prosedur Kerja adalah satu dokumen rujukan yang menerangkan tentang sistem-sistem yang terdapat di dalam sesebuah organisasi. Ia juga mengandungi prosedur-prosedur kerja yang terperinci dan berperingkat atau sequential bagi menyiapkan sesuatu kerja. Manual Prosedur Kerja mengandungi maklumat menyeluruh mengenai sejarah dan rasional penubuhan sesuatu jabatan atau pejabat, fungsi, objektif, prosedur dan pegawai atau staf yang

bertanggungjawab untuk melaksanakan prosedur tersebut. Ia digunakan sebagai rujukan untuk peringkat Jabatan atau Pejabat. Setiap tugas mempunyai peraturan dan proses tertentu. Tugas-tugas yang dijalankan mesti mengikut prosedur dan peraturan yang telah ditetapkan supaya tidak akan menimbulkan sebarang ketidakcekapan, kelewatan dan pembaziran masa. Oleh yang demikian, kewujudan Manual Prosedur Kerja adalah supaya pegawai-pegawai yang baru khususnya dapat mengetahui fungsi keseluruhan dan juga tanggungjawab serta peranan yang dikendalikan oleh jabatan tersebut. Selain itu, Manual Prosedur Kerja juga memainkan peranan yang penting kepada pihak pengurusan kerana ianya membolehkan pembaikan sistem dan prosedur kerja. Pembaikan ini adalah melalui peningkatan kecekapan, produktiviti, kualiti dan keberkesanan jabatan secara keseluruhan.

3

Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja

KISSM KUMP 1/8 /2011

2.2.2 FAEDAH MANUAL PROSEDUR KERJA

Terdapat pelbagai faedah dalam melaksanakan Manual Prosedur Kerja. Salah satu daripadanya adalah ia dapat memberi hala tuju yang jelas kepada Jabatan supaya usaha dijalankan selaras dengan matlamat penubuhan jabatan tersebut. Selain itu ia juga menjadi asas perancangan dan pembangunan sesuatu program, projek dan aktiviti Jabatan. Manual Prosedur Kerja juga merupakan dokumen rujukan rasmi yang perlu ada dalam sesebuah Jabatan atau Pejabat . Manual Prosedur Kerja dapat memberi gambaran secara grafik ke atas tindakan-tindakan dalam satu aktiviti atau prosedur dan setiap langkah atau tindakan yang perlu diambil mengikut turutan yang betul dan memperlihatkan peringkat permulaan dan peringkat selesai secara ringkas. Ini dapat memberi kefahaman kepada staf mengenai tugas dan tanggungjawab masingmasing serta dijadikan asas kepada penilaian keberkesanan Jabatan. Manual Prosedur Kerja juga bertujuan untuk menetapkan keutamaan sesuatu jabatan untuk jangka panjang dan mewujudkan keseragaman dalam cara menjalankan kerja dan mengurangkan kesilapan operasi semasa menjalankan tugas.

4

Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja

KISSM KUMP 1/8 /2011

2.2.3 MANUAL PROSEDUR KERJA MENGANDUNGI LAPAN PERKARA UTAMA SEPERTI BERIKUT:

(i) Latar belakang Jabatan atau Pejabat (ii) Objektif Jabatan atau Pejabat (iii) Carta Organisasi Jabatan atau Pejabat & Piagam Pelanggan (iv) Fungsi-fungsi utama (v) Aktiviti-aktiviti bagi fungsi-fungsi utama (vi) Proses Kerja Aktiviti-aktiviti utama (vii) Carta Aliran Kerja Aktiviti-aktiviti Utama (viii) Senarai borang-borang yang digunakan

2.2.4 BAGI MENYEDIAKAN KANDUNGAN MANUAL PROSEDUR KERJA, LANGKAH-LANGKAH BERIKUT PERLU DILAKSANAKAN:

Adalah yang pertama dengan menentukan objektif jabatan atau pejabat. Ia memberi halacara yang jelas kepada jabatan supaya segala usaha yang dijalankan adalah selaras dengan matlamat ianya ditubuhkan. Ia juga menjadi asas perancangan dan pembangunan program, projek dan aktiviti yang dijalankan oleh sesebuah jabatan supaya memenuhi keperluan pelanggan. Keduanya adalah menyediakan carta organisasi jabatan atau pejabat. Carta organisasi pejabat menggambarkan struktur yang menunjukkan fungsi, aktiviti dan hirarki di dalam sesebuah jabatan/pejabat. Ia menjelaskan perkara-perkara seperti aktiviti-aktiviti yang dijalankan oleh jabatan dan rangkaian perintah (chain of command) yang terdapat di jabatan atau pejabat berkenaan. Carta organisasi
5

Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja

KISSM KUMP 1/8 /2011

bertujuan sebagai asas penambahan atau pengurangan kakitangan. Ia juga memberi gambaran mengenai fungsi-fungsi jabatan atau pejabat. Selain ia turut menjadi suatu perancangan latihan pegawai atau kakitangan dan sebagai sumber maklumat pengurusan. Ketiga adalah dengan menyenaraikan fungsi-fungsi utama jabatan atau pejabat. Keempat pula adalah dengan menyenaraikan aktiviti-aktiviti di bawah setiap fungsi utama. Berikutnya adalah dengan menyediakan proses kerja yang terlibat bagi tiaptiap aktiviti; dan akhirnya adalah dengan menyenaraikan semua borang yang digunakan.

2.2.5 PROSES KERJA BAGI SETIAP AKTIVITI Proses kerja ialah rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan mengikut peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan sesuatu aktiviti. Setiap aktiviti mesti disediakan proses kerja. Maklumat yang perlu ada dalam format proses kerja ini ialah jawatan dan proses. Aktiviti : Contoh Format Proses Kerja MPK

JAWATAN

PROSES

2.2.6 TINDAKAN-TINDAKAN DALAM MENYEDIAKAN PROSES KERJA 6

Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja

KISSM KUMP 1/8 /2011

Pertama sekali, dalam menyediakan proses kerja adalah membuat semak senarai aktiviti bagi mengenalpasti jenis-jenis aktiviti yang memerlukan penyediaan proses kerja. Ini perlu bagi menjadikan urusan kerja menjadi lebih sistematik dan mempunyai satu ‘petunjuk’ dalam menguruskan sesuatu aktiviti. Kemudian, hendaklah menyediakan urutan tindakan untuk melaksanakan aktiviti tersebut. Perlulah bermula dengan perkataan ‘perbuatan’ bagi menyenaraikan setiap proses. Seterusnya adalah dengan menyenaraikan jawatan pegawai yang perlu mengambil langkah ke atas langkah-langkah yang berkenaan. Hal ini adalah kerana untuk memastikan setiap pegawai peka dengan tugas dan tanggungjawab yang telah diamanahkan kepada mereka. Sekaligus menjadikan perjalanan sesuatu aktivit itu menjadi lebih lancar dan mendapat hasil seperti yang diharapkan. 2.2.7 CARTA ALIRAN KERJA • Carta aliran kerja ialah gambaran secara grafik atau gambarajah ke atas tindakan-tindakan yang terlibat dalam sesuatu aktiviti atau prosedur. • Simbol-simbol yang digunakan:Tindakan (langkah) dalam proses kerja Aliran Pilihan/keputusan (decision making) Tindakan serentak

2.3 Pengenalan Fail Meja Penyambung
7

Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja 2.3.1 DEFINISI FAIL MEJA

KISSM KUMP 1/8 /2011

Merujuk kepada pekeliling PKPA Bil. 8/1991, Fail Meja merupakan satu dokumen rujukan bagi peringkat individu yang menjelaskan peranan seseorang pegawai dalam jawatan yang disandangnya. Fail Meja adalah satu pekeliling panduan untuk setiap pegawai tentang setiap peranan dan tugas harian yang perlu diikuti. Apabila mereka jelas mengenai hala tuju pejabat atau jabatan dan peranan yang perlu dilaksanakan, tugas mereka dapat dijalankan dengan cekap dan sempurna serta mengelakkan kelewatan dalam menyelesaikan sesuatu kerja. Antara lain mengenai Fail Meja adalah ia hendaklah diletakkan di atas meja pegawai bagi memudahkan rujukan dibuat dan pelaksanaan kerja menjadi lebih lancar. Fail Meja juga merupakan satu cabutan (extract) salah satu proses kerja atau aktiviti di dalam Manual Prosedur Kerja yang patut dilakukan oleh seseorang pegawai itu.

2.3.2 TUJUAN FAIL MEJA

Fail Meja bertujuan untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan individu dalam jabatan serta sebagai panduan terperinci mengenai segala tugas individu dan sebagai panduan bagi setiap individu menjalankan tugas dengan cekap. Selain itu, Fail Meja bertujuan untuk menjelaskan segala peraturan dan undangundang serta tanggungjawab individu dalam jabatan. Fail Meja merupakan latihan untuk pegawai-pegawai yang baru dilantik atau yang ditukarkan. 2.3.3 PENYEDIAAN FAIL MEJA

Langkah-langkah bagi penyediaan Fail Meja adalah seperti berikut:
8

Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja

KISSM KUMP 1/8 /2011

1.Sertakan objektif pejabat yang telah disediakan bagi Manual Prisedur Kerja 2.Sediakan objektif Bahagian atau Unit 3.Tandakan kedudukan bahagian atau unit di dalam carta organisasi 4.Sediakan carta organisasi bahagian atau unit dan tandakan kedudukan

pegawai di dalam bahagian atau unit
5.Senaraikan tugas, tanggungjawab dan hubungan kerja pegawai berkenaan

6.Senaraikan peraturan-peraturan pentadbiran bagi aktiviti utama 7.Senaraikan semua proses kerja 8.Senaraikan semua pegawai yang berkenaan yang memberi kelulusan 9.Senaraikan undang-undang dan peraturan yang berkaitan 10. Sediakan carta aliran kerja 11. Sediakan senarai semak bagi tiap-tiap tugas 12. Rekodkan norma kerja yang ada 13. Senaraikan jawatankuasa yang dianggotai 14. Sediakan format senarai tugas harian 15. Gunakan norma-norma kerja yang ada pada jadual norma kerja

2.3.4 BAGI MENYEDIAKAN KANDUNGAN FAIL MEJA, LANGKAH-LANGKAH BERIKUT PERLU DILAKSANAKAN :

9

Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja

KISSM KUMP 1/8 /2011

a. Sertakan objektif jabatan atau pejabat yang telah disediakan bagi MPK; b. Sediakan objektif bahagian atau unit; c. Tandakan kedudukan bahagian atau unit di dalam carta organiasi jabatan/pejabat yang disediakan bagi MPK; d. Sediakan carta organisasi bahagian atau unit dan tandakan kedudukan pegawai di dalam bahagian atau unit; e. Senaraikan tugas, tanggungjawab, kuasa dan hubungan kerja pegawai berkenaan.

2.3.5

CONTOH SUSUNAN KANDUNGAN FAIL MEJA GURU KANAN MATA

PELAJARAN Fail Meja Guru Kanan Mata Pelajaran perlulah terdiri daripada yang pertama ialah Objektif Jabatan dan kemudiannya kedua disusuli dengan Objektif Bahagian atau Unit. Seterusnya ketiga perlulah dibuatkn Carta Organisasi Jabatan atau Pejabat dan juga keempat adalah Carta Organisasi Kedudukan Pegawai. Carta Organisasi pegawai bertujuan memudahkan atasan membuat rujukan mengenai pegawaipegawai yang akan dipertanggungjawabkan menjalankan sesuatu aktiviti kelak. Berikut kelima adalah dengan menyenaraikan tugas atau Kuasa dan Hubungan. Ini memudahkan pegawai memahami skop dan bidang tugas masing-masing. Seterusnya keenam adalah dengan menyenaraikan Aktiviti Kurikulum yang terdiri daripada Proses Kerja, disusuli dengan Carta Aliran Kerja, kemudiannya adalah Norma Kerja dan akhirnya adalah Senarai Undang-undang dan Peraturan. Berikut ketujuh adalah dengan menyenaraikan Aktiviti Kokurikulum yang juga perlulah terdiri daripada Proses Kerja, Carta Aliran Kerja, Norma Kerja dan akhir sekali Senarai
10

Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja

KISSM KUMP 1/8 /2011

Undang-undang dan Peraturan. Begitu juga dengan kandungan berikutnya kelapan iaitu Aktiviti Pentadbiran yang juga isinya terdiri daripada Proses Kerja, Carta Aliran Kerja, Norma Kerja dan akhir sekali Senarai Undang-undang dan Peraturan. Kandungan seterusnya kesembilan adalah Tugas-tugas Lain yang juga sama isinya terdiri daripada empat item tersebut di atas. Kandungan seterusnya kesepuluh adalah Senarai Semak atau Check List. Senarai semak merupakan kaedah alternative dalam memastikan setiap item dilaksanakan mengikut jangkaan. Peraturan-peraturan Pentadbiran adalah kandungan yang kesebelas yang ada dalam senarai fail meja guru kanan mata pelajaran. Kandungan kedua belas adalah Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai dan diikuti dengan kandungan ketiga belas adalah Senarai Borang Yang Digunakan dan akhir sekali adalah senarai Tugas Harian.

2.4 PENYEDIAAN MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA

11

Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja

KISSM KUMP 1/8 /2011

Penyediaan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja memerlukan perancangan yang teratur dan teliti. Penglibatan pengurusan atasan amat diperlukan dalam memastikan rangkaian tindakan diambil secara berurutan mengikut peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan sesuatu aktiviti. Bagi memudah dan melicinkan penyediaan, Ketua-ketua Jabatan atau Pejabat perlu melantik seorang pegawai kanan sebagai Penyelaras dan pasukan Petugas perlu diwujudkan bagi penyediaan buku-buku ini.

2.4.1 KEBAIKAN-KEBAIKAN YANG DIPEROLEHI PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA

DARIPADA MANUAL

12

Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja

KISSM KUMP 1/8 /2011

Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja adalah dua dokumen yang berbeza walaupun ia adalah terdiri daripada 2 dokumen penting yang saling berkaitan dan bantumembantu antara satu sama lain. Tanpa Manual Prosedur Kerja, Fail Meja tidak memberi erti sepenuhnya kerana satu-satu prosedur tidak dilihat secara menyeluruh. Tanpa Fail Meja pula, Manual Prosedur Kerja tidak bermakna dan ia tidak dapat menunjukkan secara terperinci apa yang dilakukan oleh seseorang individu. Berikut merupakan kebaikan-kebaikan yang boleh diperolehi daripada Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja yang melengkapi antara satu sama lain. Kebaikan yang pertama adalah dapat merekodkan prosedur dan peraturan kerja sebagai satu rujukan rasmi. Apabila ia menjadi satu rujukan rasmi, maka ia menjadi sah dalam undang-undang dan dapat diterima pakai sebagai rujukan semua pihak yang memerlukannya. Rujukan rasmi perlu ada sebagai bukti sesuatu kerja itu dilaksanakan. Seseorang pegawai akan dapat memahami peranannya dalam sesebuah jabatan atau pejabat dan bagaimana ia boleh membantu meningkatkan produktiviti jabatan atau pejabat. Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja adalah dokumen rujukan untuk setiap pegawai bagi menjalankan tugasnya setiap hari dan harus ditempatkan di meja pegawai.

Kedua adalah dapat mewujudkan keseragaman dalam cara menjalankan kerja atau sistem atau kaedah kerja. Cara kerja yang positif amat diperlukan bagi memastikan kerja disiapkan mengikut jadual. Keseragaman dalam menjalankan tugas

membuatkan sesuatu kerja itu menjadi lebih terperinci, teratur dan sistematik. Tiaptiap kerja mempunyai proses dan peraturan yang tertentu. Kerja yang dijalankan dengan tidak mengikut proses dan peraturan yang telah ditetapkan boleh menimbulkan kelewatan, pembaziran masa dan ketidakcekapan. Bagi membolehkan
13

Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja

KISSM KUMP 1/8 /2011

kerja dibuat dengan tepat dan cekap, satu cara yang sistematik perlu diwujudkan. Adalah penting proses, peraturan, pegawai yang bertanggungjawab dan hubungan kerja di antara pegawai dikenalpasti, disusun dan dibukukan dengan jelas supaya ia dapat dijadikan sebagai bahan rujukan. Contohnya, seorang pegawai ditugaskan untuk menguruskan program keselamatan jalanraya. Pegawai yang

dipertanggungjawabkan akan diberi senarai cara kerja yang efektik, perkara-perkara yang perlu diuatamakan dan perkara-perkara tindakan susulan bagi menjayakan program tersebut.

Kebaikan ketiga seterusnya yang boleh diperolehi adalah dapat menentukan peraturan jabatan ataupun pejabat dipatuhi. Dalam kandungan fail meja terdiri daripada Proses Kerja, Carta Aliran Kerja, Norma Kerja dan akhir sekali Senarai Undang-undang dan Peraturan. Kandungan inilah yang dapat memastikan setiap pegawai membaca dan mengetahui akan peraturan-peraturan yang perlu dipatuhi dan mengelakkan pegawai daripada melakukan kesilapan atau melanggar peraturan yang telah ditetapkan. Peraturan yang telah ditetapkan itu menjadikan pegawai seorang yang berdisiplin dan beretika dalam menjalankan tugas yang

dipertanggungjawabkan. Keempat adalah berupaya mengurangkan kesilapan operasi semasa menjalankan tugas. Dengan adanya Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja yang dijadikan sebagai panduan dan rujukan, sekurang-kurangnya ia membantu mengurangkan pegawai yang bertanggunggjawab lalai atau alpa dalam menguruskan sesuatu aktiviti itu. Kesilapan operasi akan menyebabkan kerja-kerja yang diusahakan akan tergendala. Kerja yang dijalankan dengan tidak mengikut proses dan peraturan yang telah ditetapkan boleh menimbulkan kelewatan, pembaziran masa dan ketidakcekapan
14

Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja

KISSM KUMP 1/8 /2011

Jadi sebagai langkah berjaga-jaga, Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja amatlah diutamakan dengan mematuhi dan mengikuti senarai tugas dan tanggungjawab yang telah dibuat. Dengan kurangnya masalah dalam operasi maka dengan lancarlah sesuatu operasi itu dilaksanakan.

Kebaikan yang kelima adalah sebagai suatu media

latihan informal dan

memendekkan masa latihan pekerja baru. Ia sebenarnya dijadikan sebagai alat pengurusan untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan individu dan jabatan atau pejabat, dimana Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja juga berguna sebagai alat latihan terutama kepada pegawai baru dilantik atau pegawai yang baru ditukarkan ke sesuatu jabatan atau pejabat. Biasanya pegawai-pegawai ini sukar memahami kerja baru mereka dan kerapkali mengambil masa yang panjang untuk mempelajari cara-caranmenjalankan tugas. Didapati mereka banyak bergantung kepada pengalaman rakan-rakanyang terdahulu dan tiada satu dokumen rasmi yang menyenaraikan susunan kerja yang tertib untuk dirujuk. Oleh yang demikian di sinilah pentingnya kedua-dua dokumen ini bagi membentuk pegawai baru yang dinamik dan berpotensi dalam menjayakan tugasnya.

Keenam pula adalah mampu memberi kesenangan kepada proses pertukaran pekerja iaitu proses ambil alih tugas dari satu jabatan ke jabatan yang lain. Ketujuh adalah mampu memudahkan kajian mengenai sistem kerja dan

membolehkan pembaikan sistem dibuat. Manual Prosedur Kerja adalah untuk rujukan semua pegawai atau staf. Hanya satu Manual Prosedur Kerja akan disediakan bagi satu jabatan atau pejabat. Fokus utama Manual Prosedur Kerja adalah jabatan atau pejabat dan tujuan penyediaan dan penggunaannya adalah
15

Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja

KISSM KUMP 1/8 /2011

untuk

meningkatkan

kecekapan

dan

keberkesanan

jabatan

atau

pejabat

keseluruhan. Sementara fokus utama Fail Meja adalah individu dan tujuan penyediaan dan penggunaannya adalah untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan tugas yang dilaksanakan oleh individu. Fail Meja perlu disediakan untuk semua individu atau jawatan dalam jabatan atau pejabat. Oleh itu gabungan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja adalah bagi membolehkan penambahbaikan dilakukan dan membentuk cara kerja yang betul disamping kecekapan dan keberkesanan tugas dipertingkatkan.

Seterusnya adalah dapat mengurangkan arahan secara lisan mengenai cara sesuatu kerja itu perlu dilakukan. Sesetengah pegawai agak kurang dalam penguasaan menerima arahan secara lisan, kerana kadang-kala arahan secara lisan ini boleh menimbulkan kesalah fahaman tentang hal yang ingin disampaikan. Sekiranya itu berlaku, maka objektif sebenar sesuatu program tidak akan kesampaian. Manakala pemahaman secara visual iaitu dengan melihat dokumen, lebih meringankan seseorang pegawai memahami tugasnya dan berpandukan dokumen yang diberikan tugas mampu dilaksanakan. Maka dengan itu kuranglah arahan lisan dikeluarkan kerana ia boleh mengelakkan dari berlakunya kecuaian dalam melaksanakan tugas.

Dan yang kesembilan adalah ianya dapat menjelaskan kuasa dan hubungan kerja dengan Pegawai lain. Rantaian perintah menunjukkan peringkat hierarki sesebuah jabatan / pejabat. Peringkat-peringkat hierarki ini akan dapat membantu

mengenalpasti ketua-ketua yang bertanggungjawab dalam memberi arahan, membuat keputusan dan mengawal kerja-kerja yang ditetapkan. Berdasarkan
16

Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja

KISSM KUMP 1/8 /2011

hierarki inilah yang dapat menjelaskan akan kuasa dan hubungan kerja antara pegawai-pegawai.

3.0 KESIMPULAN Secara keseluruhannya, Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja memainkan peranan penting bagi melancarkan perjalanan kerja sesebuah organisasi. Selain itu,dua perkara ini saling melengkapi antara satu sama lain. Tanpa Fail Meja sebagai tunjang kepada Manual Prosedur Kerja, sesuatu organisasi tidak akan seragam, sistematik dan cekap.

17

Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja

KISSM KUMP 1/8 /2011

Manual Prosedur Kerja lebih fokus kepada dokumen rujukan untuk pihak jabatan dimana ia menerangkan fungsi dan bidang tugas sesebuah jabatan manakala Fail Meja pula menerangkan tentang tugas dan tanggungjawab serta cara menjalankan tugas yang telah ditetapkan.

Oleh itu, berikut merupakan rumusan kepentingan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja:
1. Merekodkan semua prosedur dan peraturan kerja untuk dijadikan

rujukan

rasmi. 2. Mewujudkan keseragaman dalam kaedah menjalankan kerja.
3. Menentukan peratuan jabatan / pejabat dipatuhi.

4. Mengurangkan kesilapan operasi semasa menjalankan tugas. 5. Memendekkan masa latihan bagi pekerja-pekerja baru.
6. Menyenangkan pertukaran pekerja-pekerja dari satu jabatan ke jabatan

lain.
7. Menyenangkan

kajian

ke

atas

sistem

kerja

dan

membolehkan

penambahbaikan sistem dibuat. 8. Mengurangkan arahan lisan mengenai cara menjalankan kerja. 9. Menjelaskan kuasa dan hubungan kerja dengan pegawai-pegawai lain.

Justeru, Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja adalah amat penting bagi menghasilkan satu kerja yang berkualiti, berkesan dan cekap. Ia bertindak sebagai sumber rujukan dan garis panduan bagi sesebuah organisasi terutama bagi sumber tenaga baru

18

Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja

KISSM KUMP 1/8 /2011

TAFSIRAN Dalam tugasan ini terdapat beberapa tafsiran yang digunakan. Tafsiran yang digunakan adalah seperti berikut untuk makluman anda:1. Manual Prosedur Kerja - satu dokumen rujukan yang menerangkan tentang

sistem-sistem yang terdapat di dalam sesebuah organisasi
2. Fail Meja - satu dokumen rujukan bagi peringkat individu yang menjelaskan

peranan seseorang pegawai dalam jawatan yang disandangnya

19

Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja

KISSM KUMP 1/8 /2011

3. Proses Kerja - rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan

mengikut peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan sesuatu aktiviti
4. Jabatan – termasuk sebuah kementerian, jabatan seseorang menteri, jabatan

kerajaan, badan berkanun, kerajaan tempatan dan agensi kerajaan
5. Ketua Jabatan – termasuk ketua setiausaha kepada kementerian, ketua

jabatan, ketua kepada sesuatu perkhidmatan, ketua badan berkanun, ketua pejabat kerajaan
6. Carta aliran kerja -

gambaran secara grafik atau gambarajah ke atas

tindakan-tindakan yang terlibat dalam sesuatu aktiviti atau prosedur
7. Objektif Jabatan - adalah kenyataan mengenai apa yang hendak dicapai

oleh sesebuah jabatan selaras dengan matlamat penubuhannya.

RUJUKAN
• •

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 Tahun 1991 Nota Kursus Induksi Sistem Saraan Malaysia Modul Umum / Kursus kumpulan 1 (2011). Arahan Keselamatan. Kuantan: Unit Latihan dan Kemajuan Staf JPN Pahang. Lembaga Penyelidik Undang-Undang (2009). Perintah-perintah Am dan Arahan Pentadbiran. Petaling Jaya: International Law Book Services.

Alamat URL :
20

Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja

KISSM KUMP 1/8 /2011

1. http://peperiksaan.dbkl.gov.my/sppi/public/borang/MPK%20_%20FM.pdf 2. http://www.smksgpusu.net/bahan/FailMejaGKMP.pdf 3. http://inqka.uitm.edu.my/images/PKPA/pkpa081991.pdf

LAMPIRAN
21

Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja

KISSM KUMP 1/8 /2011

Rajah 1: Senarai Tugas Harian PPM Nama: Jawatan: Tarikh: Bil. Tugas Saya Hari Ini Catatan

22

Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja

KISSM KUMP 1/8 /2011

Rajah 2: Norma Kerja Bagi Tugas-Tugas Yang Dijalankan Oleh Kerani Perkhidmatan Jenis Kerja Masa YangDiambilJumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dlm.Seminggu * 1. Mengurus perlantikan 2. Mengurus pengesahan dalam jawatan 3. Mengurus kemasukan ke dalam jawatan berpencen 115 minit 17 unit 151 minit 13 unit 195 minit 10 unit
23

Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja

KISSM KUMP 1/8 /2011

4. Mengurus kenaikan pangkat 5. Mengurus pemangkuan 6. Penyediaan penyata bulanan/suku tahunan 7. Mengurus pertukaran pegawai

95 minit 21 unit 155 minit 13 unit 120 minit 16 unit 185 minit 11 unit

*Jumlah bilangan unit yang boleh diselesaikan jika pegawai berkenaan hanya membuat tugas itu dalam seminggu tersebut

24

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful