oord

Management Letter
Oktober 2012
Deze management letter gaat in op de overdracht van de samenwerkingsovereenkomst met Logica.

Arjen Hof GovUnited 11-02-2010

Overdracht TRIPLE C
Tijdens bijeenkomsten van de Programmaraad in juni en september is gesproken over de overdracht van de samenwerkingsovereenkomst (SOK) met Logica aan een andere partij. Herijking van de strategie vormt voor Logica aanleiding het product TRIPLE C (front- en midoffice suite) over te dragen. Momenteel zijn 17 gemeenten aangesloten op deze dienst. Logica heeft TRIPLE C overgedragen aan onderaannemer Green Valley inclusief de onderliggende contracten. Het Dagelijks Bestuur en ICTU hebben op dinsdag 16 oktober ingestemd met de overdracht van de samenwerkingsovereenkomst. Het besluit van Logica en de overdracht van onze samenwerkingsovereenkomst leidt ongetwijfeld tot vragen in uw organisatie. Om u te faciliteren in het communicatieproces ontvangt u deze Management Letter. Het geeft uw gemeente inzicht in: achtergrond en motivatie van de overdracht; juridische context; de wijze van kennisborging.

We sluiten de Management Letter af met vragen en antwoorden. Heeft u behoefte aan een mondelinge toelichting op deze Management Letter, neem dan contact op met het programmabureau van GovUnited: • • Ruart Jagt, 06 - 39 11 37 55 / r.jagt@govunited.nl Lydia Verkerk, 06 – 29 49 49 16 / l.verkerk@govunited.nl

Achtergrond en motivatie
Logica is in augustus 2012 overgenomen door CGI. De gemeentelijke markt blijft ook nu voor hen belangrijk maar gekozen is voor een andere focus. Logica / CGI wil zich richten op specifieke en innovatieve gebieden, bijvoorbeeld de inrichting van Shared Service Centra (inkoop, hr en financiën), jeugdzorg, vergunningverlening, toezicht en handhaving. Logica heeft vanuit deze strategie gesprekken gevoerd met onderaannemer Green Valley om het product TRIPLE C, dat in opdracht van GovUnited is ontwikkeld, aan haar over te dragen. Green Valley is van origine een productleverancier met een groot track record in de gemeentelijke markt. De front office componenten van TRIPLE C – cms, pdc, klantcontactsysteem, ris / bis – zijn door haar ontwikkeld. Met goedkeuring van de Programmaraad heeft het Dagelijks Bestuur van GovUnited ingestemd met overdracht van de SOK van Logica aan Green Valley. Met dit akkoord zijn de overige onderdelen van de suite – midoffice/zaaksysteem, gegevensmakelaar – ook bij Green Valley ondergebracht. Green Valley zal de dienstverlening (beheer, hosting, doorontwikkeling, etc.) rond TRIPLE C ongewijzigd leveren.

2

Voor de gemeenten binnen GovUnited wijzigt er nauwelijks iets. Dit leggen wij uit in de volgende paragrafen.

Juridische context
Het Dagelijks Bestuur en het Programmabureau van GovUnited zijn zijdelings betrokken geweest bij de gesprekken tussen Logica en Green Valley. Een belangrijke vraag was: mag het contract in aanbestedingsrechtelijke zin worden overgedragen? Het antwoord hierop is instemmend. In het contract tussen Logica en ICTU / GovUnited is bedongen dat partijen de rechten en plichten kunnen overdragen aan een derde op voorwaarde dat de andere contractpartij toestemt. In artikel 22 van de SOK staat: 'De toestemming wordt niet zonder redelijke grond geweigerd.' Zijn er overwegende bezwaren? Dit is niet het geval. Het Dagelijks Bestuur heeft ingestemd met de overdracht van de SOK op basis van een vrijwaring dat GovUnited en haar deelnemers geen hinder mogen ondervinden van de overdracht.

Toekomstvisie
Green Valley heeft haar toekomstvisie voor TRIPLE C gedeeld met het programmabureau en het Dagelijks Bestuur. Haar ideeën zijn in lijn met de (concept)meerjarenstrategie van GovUnited. Tijdens de Programmaraad van 5 november aanstaande geeft Green Valley een presentatie over haar visie en productstrategie. U bent van harte welkom.

Kennisborging
Uitgangspunt voor GovUnited is dat de dienstverlening onveranderd blijft en gemeenten geen hinder ondervinden van de overdracht. Natuurlijk merkt een gemeente wel 'iets'. Het contact met Logica wordt afgebouwd en met Green Valley geïntensiveerd. Partijen hebben afspraken gemaakt over (de wijze van) kennisborging. Logica levert zo lang als nodig ondersteuning. Aangezien Logica ook een implementatiepartner is, blijft zij betrokken bij GovUnited in een rol die in lijn ligt met haar bedrijfsstrategie: als kennispartner.

Praktische zaken
De komende maanden bevinden we ons in een overgangsfase. Tijdens deze fase houdt uw organisatie contact met de voor u bekende personen. Zo houdt u voorlopig dezelfde incident manager. Gebruikers van TRIPLE C kunnen incidenten gewoon indienen via de bekende weg (in Jira). Deze praktische zaken beschrijven we op Pleio (https://govunited.pleio.nl), in de Groep Communicatie.

Vragen en antwoorden
Hieronder hebben wij mogelijke vragen en antwoorden geformuleerd. Q1: Waarom wordt het contract n.a.v. de GU1/ANDEZ3 aanbesteding overgedragen? A: Dit is een strategische keuze voor Logica. De lokale overheidsmarkt blijft belangrijk voor Logica, ook nu zij onderdeel is geworden van CGI. De vernieuwde strategie is gericht op andere, specifieke en innovatieve gebieden. Denk hierbij aan samenwerking tussen decentrale overheden en de 3

inrichting van shared service centra (inkoop, hr en financiën), jeugdzorg, vergunningverlening, toezicht en handhaving. Het productmanagement van TRIPLE C heeft Logica vanuit die vernieuwde bedrijfsstrategie overgedragen aan Green Valley. Green Valley ontwikkelde destijds de front office-componenten. Zij is hiermee voor meer dan 50% verantwoordelijk voor de ontwikkeling van TRIPLE C en is de aangewezen partij om ook de overige onderdelen van het systeem onder haar hoede te nemen. Green Valley is een gerenommeerde partij in de gemeentelijke markt. Zij beschikt over de kennis en de mogelijkheden om het systeem verder te ontwikkelen. Bovendien is Green Valley bekend met TRIPLE C en GovUnited als samenwerkingsverband. Q2: Mag de overdracht in aanbestedingsrechtelijke zin? A: Ja. In het contract tussen Logica / CGI en ICTU / GovUnited staat dat partijen de rechten en plichten kunnen overdragen aan een ander op voorwaarde dat de ander instemt. Artikel 22 van de Samenwerkingsovereenkomst (SOK) geeft aan: '(…) Deze toestemming wordt niet zonder redelijke grond geweigerd (...)'. Deze SOK is tijdens de aanbesteding (ANDEZ3/GU1) als concept meegestuurd. Q3: Gaan de tarieven voor gemeenten omhoog? A: Nee, de opdracht blijft ongewijzigd. Dus ook de kosten voor de front- en midoffice suite. Q4: Kleven er andere risico’s aan de overdracht voor GU-1 gemeenten? A: Nee, de opdracht blijft ongewijzigd. Onderdeel van de overdracht is een vrijwaring dat gemeenten geen hinder ondervinden van de overdracht. Potentiële risico's: Kennis: een groot deel van de suite wordt reeds door GreenValley geleverd als onderaannemer. Deze partij bedient een groot aantal gemeenten en heeft dus veel ervaring met de dynamiek die bij onze werkomgeving past. Bovendien participeert Green Valley in allerlei werkgroepen van KING. En is haar visie is in lijn met onze meerjarenstrategie. Logica levert zo lang als nodig ondersteuning en blijft als kennispartner betrokken bij ons samenwerkingsverband. Continuïteit: Green Valley opereert al jaren succesvol in de gemeentelijke markt, onder andere met producten die onderdeel zijn van de front- en midofficesuite TRIPLE C. Ook bedient zij een grotere klantenkring dan de GovUnited-gemeenten. Er is geen signaal dat reden tot zorgen geeft rond continuïteit ten aanzien van tijd, geld en techniek. Financieel: prijzen blijven gelijk en de overdracht brengt voor gemeenten geen kosten met zich mee. Overdracht: Logica / CGI heeft een vrijwaring afgegeven, waarmee zij zullen zorgen dat ICTU, noch gemeenten hinder ondervinden van de overdracht. Q5: Heeft de overdracht gevolgen voor burgers / bedrijven? A: Nee. Q6: Hebben de gemeenten ingestemd met de overdracht? A: Ja. De Programmaraad, waarin alle GovUnited-gemeenten zijn vertegenwoordigd, heeft het Dagelijks Bestuur gemandateerd in te stemmen met de overdracht.

4

Q7: TRIPLE C was open source. Blijft dat gehandhaafd? A: De gehele suite is op open standaarden gebaseerd. Een deel van de oplossing van TRIPLE C is open source, bijvoorbeeld het DMS dat op Alfresco is gebaseerd. De huidige opdracht blijft ongewijzigd. Q8: Blijft het IPR van TRIPLE C bij de gemeenten? A: De opdracht gaat ongewijzigd over, dus ook het IPR. Q9: Jullie wilden marktwerking creëren maar nu is onze dienstverlening ondergebracht bij één partij. Hoe open staat Green Valley tegenover samenwerking met derden? A: Green Valley gelooft in de meerwaarde van een open ecosysteem en moedigt samenwerking met derden aan. (Twee partijen die als voorbeeld genoemd kunnen worden, zijn GovMetric en Open Tunnel.) Q10: Hoe is kennisborging van de midoffice / zaaksysteem geregeld? A: Logica / CGI zal, na een periode van transitie en kennisoverdracht, het contact afbouwen. Zij blijft betrokken en biedt ondersteuning voor zolang nodig. Q11: Green Valley heeft een audit uitgevoerd op de software. Wat is hieruit gekomen? A: GovUnited heeft geen inzage in de audit. (Dit is iets tussen Logica en Green Valley.) Voor GovUnited is het voldoende dat een deskundige partij de audit heeft uitgevoerd, op basis daarvan TRIPLE C overneemt en haar bedrijfsbelang aan dat product verbindt. Green Valley neemt de aandachtspunten uit de audit vanuit haar productvisie mee in de Road Map voor TRIPLE C. Q12: Ziet Logica af van de ontwikkeling van een nieuw zaaksysteem? A: Daar is nu nog geen uitspraak over mogelijk, aangezien het integratieproces tussen CGI en Logica nog in volle gang is. Q13: Blijft de naam TRIPLE C bestaan? A: Voorlopig wel, wellicht vindt op termijn een 'rebranding' plaats.

Staat uw vraag er niet tussen? Stuur een e-mail aan l.verkerk@govunited.nl. Op http://govunited.pleio.nl wordt het overzicht met vragen en antwoorden aangevuld.

5