You are on page 1of 44

Nhm 9

GVHD: TRN TH KIM CHI

Danh sch nhm


1. Chu Th Ngc Bch 2. Nguyn Ngc Anh i 3. H Uyn o 4. H Th Chi Linh 5. Nguyn Th Tuyt Sng 6. Phan Th Mn 7. L Th Kiu Dim 8. V Th Phng Lan 9. T Th Ngn 10.Lng Tun V 11.L Ngc Hnh

LOGO

Ni dung chnh
1 2
Cng tc lp h s Ni dung,yu cu ca vic lp HS

LOGO

3 4
5 6 7

Trch nhim lp HS v np lu HS vo CQ Tc ng ca HSTL n hot ng ca DN Nguyn tc qun l-khai thc HSTL Phng php lp h s

Bi tp

Cng tc lp h s

LOGO

Khi nim

Phn loi

Mc ch lp HS

Cc khi nim

LOGO

Khi nim

LOGO

Lp h s l vic tp hp, sp xp ti liu hnh thnh trong qu trnh theo di, gii quyt cng vic ca c quan, t chc, c nhn thnh h s theo nhng nguyn tc v phng php nht nh.
(trch iu 2 chng 1 lut lu tr s 01/2011/QH13 ngy 11/11/2011)

Phn loi h s
1

H s tc nghip
2

Theo chc nng


5

H s hnh chnh

H s nguyn tc H s nhn s
Ti liu,sch, bo

1 2

H s, ti liu hnh chnh vn phng H s, ti liu v t chc nhn s

3
4 5

H s ti liu v hot ng sn xut kinh doanh


H s ti liu, k thut

H s, ti liu v ti chnh, k ton

Mc ch ca vic lp h s

LOGO

M h s

Thu thp, cp nht vn bn, ti liu hnh thnh trong qu trnh theo di, gii quyt cng vic vo h s

Kt thc v bin mc h s.

Yu cu
1 H s c lp phi phn nh ng chc nng, nhim v ca CQ,TC,DN 2 Vn bn, ti liu c thu thp vo h s phi c s lin quan cht ch vi nhau v phn nh ng trnh t din bin ca s vic hay trnh t gii quyt cng vic 3 Phi c gi tr bo qun tng i ng u

LOGO Trch nhim lp HS, np HS vo lu tr CQ

Ngi c giao gii quyt, theo di cng vic ca c quan, t chc Ngi ng u c quan, t chc Th trng c quan Trng phng t chc hnh chnh Cn b chuyn trch vn th, lu tr Cc phng ban v cn b trong c quan

TC NG CA H S TI LIU N HOT NG CA DOANH NGHIP


tin hnh cc hot ng ca doanh nghip, phi c cc h s ti liu lm cn c, lm c s cho vic theo di, sa cha, ch o hot ng sn xut kinh doanh sao cho ng vi k hoch, mc ch ra.

H s, ti liu c tc ng ln trong vic nghin cu tnh hnh, tng kt kinh nghim, chng trnh k hoch hot ng mt cch y v sinh ng

H s, ti liu c tc dng tch cc trong vic qun l cc mt hot ng c th ca doanh nghip nh: thng k, kim tra vt t, tin vn, hng ha, thit b..

www.themegallery.com

Tc ng ca HSTL n hot ng ca DN

Add your company slogan

H s, ti liu gp phn xy dng mt cch khoa hc cc k hoch sn xut kinh doanh, tin lng, nh ra cc tiu chun, nh mc lao ng.

Gip lnh o doanh nghip thng nht ch o cc mt v nhn lc ti v k thut, kinh doanh... nhm lm cho hot ng ca doanh nghip c thun li, ng mc ch.

H s, ti liu l bng chng xc minh, i chiu trong nhng trng hp cn thit.

www.themegallery.com

LOGO

Nguyn tc qun l-khai thc HSTL

LOGO

Thng nht qun l h s, ti liu ca doanh nghip Xc nh ton b h s ti liu hnh thnh trong qu trnh hot ng ca doanh nghip l ti sn chung ca doanh nghip Vic qun l h s ti liu phi do mt b phn hoc nhn vin chuyn trch m nhim v c t di s ch o trc tip ca lnh o doanh nghip Phi xy dng c quy nh c th v cc mt nghip v qun l h s, ti liu nh: ch lp v phn loi h s,ch bo qun v phc v khai thc, ch nh gi,tiu hy h s ti liu, phng php lu tr

Nguyn tc qun l-khai thc HSTL

LOGO

Thng xuyn hay nh k t chc cc cuc hp chuyn kim tra tnh hnh t chc qun l h s, ti liu trong doanh nghip H thng nn n gin d hiu v d vn hnh Khi chn cho mnh mt h thng lu tr h s, cc doanh nghip cn lu n tnh linh ng c th m rng v nhn dng mt s lng ln h s khi cn hoc theo hng pht trin quy m ca doanh nghip. Cn xem xt vic tit kim chi ph lp h thng v chi ph iu hnh

Nguyn tc qun l-khai thc HSTL

LOGO

Cn xem xt tnh an ton, chng li nhng nguy c do ho hon v s h hng h s do cn trng, bui, cht bn v mt mt cng nh m bo tnh an ton ca cc h s mt Cc phng thc lu tr ca h thng cn thch hp vi mc ch v cung cp tham chiu qua li i vi nhng ti liu bao gm mt s lnh vc Cn c s kim sot theo di bt k ti liu no c ly ra v theo du chng nu cn.H thng nn chnh xc, ngha l c cp nht ha vic lu tr Xy dng h thng sp t h s c hiu qu, phi m bo an ton cho ti liu quan trng v d tm khi cn s dng Thit k v s dng cc biu mu thng nht theo ch o chung.

Lp h s theo danh mc h s

Lp h s trong trng hp khng c danh mc h s

Lp h s theo danh mc h s

LOGO

Khi nim danh mc h s

LOGO

Tc dng ca lp HS theo DMHS

LOGO

To iu kin cho vic lp h s trong c quan c ch ng, hp l, chnh xc v c cht lng Gip cn b lnh o nm c ton b cng vic, ca c quan, n v v cng vic ca tng cn b nhn vin Nng cao tinh thn trch nhim ca cn b, nhn vin trong c quan i vi vic lp h s Qun l cht ch ti liu v l cn c giao np h s vo lu tr c quan

Cc bc lp DMHS
1 2 3 Xc nh loi DMHS Xy dng cng phn loi D kin tiu HS t k hiu HS 4

Ngi lp HS
5 6 Thi hn bo qun

LOGO

Lp h s khng c DMHS

Phn nh h s

LOGO

Sp xp theo trnh t thi gian

Sp xp theo s th t ca vn bn kt hp vi thi gian

Sp xp theo trnh t gii quyt cng vic Sp xp theo gi tr php l ca vn bn

3 4

Sp xp vn bn trong h s

Sp xp theo v tr ca c quan ban hnh

5 6

Sp xp theo vn ch ci

nh s t

LOGO

nh s t

LOGO

Vit mc lc vn bn

LOGO

Mu mc lc vn bn

LOGO

Vit chng t kt thc

LOGO

Vit ba h s
S lu tr Tn c quan

Ba h s c cu thnh

Tn n v t chc

Tiu h s Thi gian bt u v kt thc

S lng t

Thi hn bo qun

Cu to ba h s
560mm

330mm

Phn gp cnh

T trc

Phn gp gy

T sau

50mm

235mm

40mm

235mm

Mu ba h s

LOGO

LOGO

Tiu h s
Khi nim: L mt cu ngn gn khi qut c ton b ni dung ca h s Cm t thng dng vit tiu h s: V/v (V vic) Tp Cng vn trao i H s Cng trnh,h s V n

LOGO

Yu cu v vit tiu h s
1
Phi vit ngn gn, khi qut c ni dung bn trong vi ngn ng hin i v bo m quan im chnh tr ng n

2
Vit ng ng php, li vn trong sng, d hiu, khng c sao chp mt cch my mc nhng t c xa

3
Cn phn nh trung thc tnh lch s ca ti liu

Cc c trng ca tiu HS

LOGO

Cc c trng ca tiu HS

LOGO

Cc c trng ca tiu HS
c trng a d
Nhng ti liu c tn gi ging nhau, c sn sinh ra trong mt thi gian nht nh nhng khu vc hnh chnh c c im c bit ging nhau lp thnh mt h s.

c trng thi gian

Thi gian l nm, thng m ni dung ti liu ni n, c trng ny thng kt hp vi cc c trng khc lp h s

Gii thiu 3 tiu HS

LOGO

Gii thiu 3 tiu HS

LOGO

Mc lc h s
Mc lc h s:l bn k c h thng tn cc h s (n v bo qun) v nhng thng tin ch dn cn thit khc ca mt khi h s, ti liu ca c quan, n v, c nhn np lu vo lu tr hin hnh ca c quan. Mu mc lc h s

LOGO

Bi tp
Mc lc h s nguyn tc trong cng tc chuyn mn Gii thch nhn xt v quy trnh lp HS ca 1 CQ TC c trong thc t

LOGO

LOGO