PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENERIMAAN KAS DARI PENJUALAN TIKET PADA PT.

KERETA API INDONESIA (PERSERO) STASIUN KRANJI

Yuka Adi Nugraha (21208326) Fakultas Ekonomi, Jurusan Akuntansi, Universitas Gunadarma, 2012 ABSTRAKSI Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana sistem informasi akuntansi penerimaan kas yang sedang berjalan pada Stasiun Kranji dan untuk mengetahui apakah sistem informasi akuntansi penerimaan kas pada Stasiun Kranji sudah berjalan secara efektif. Dari hasil penelitian diketahui dalam sistem informasi akuntansi penerimaan kas pada Stasiun kranji tidak berjalan secara efektif. Ini terlihat dari prosedur penerimaan kas hanya terdiri dari dua bagian yang terkait, yaitu bagian loket dan bagian kasir. Dalam bagian kasir terjadi penumpukan tugas dan tidak jelas dalam pembagian tugasnya sehingga dinilai dapat menimbulkan manipulasi data. Oleh karena itu, bagian yang diusulkan dalam penelitian sistem informasi akuntansi penerimaan kas terdiri dari prosedur bagian loket, prosedur bagian kasir, dan prosedur bagian akuntansi serta penulis juga merubah sistem informasi akuntansi penerimaan kas yang semula manual menjadi terkomputerisasi dengan menambahkan database dalam penelitian yang dapat diharapkan agar sistem informasi akuntansi penerimaan kas dapat berjalan secara efektif. Kata Kunci : Perancangan, Sistem Informasi Akuntansi, Penerimaan Kas. ABSTRACT The purpose of this study was to determine how cash receipts accounting information system that is running on the Kranji Station and to determine whether the accounting information system of cash receipts at Kranji station has been running effectively. The survey results revealed the accounting information system of cash receipts at Kranji station did not operate effectively. This is evident from the cash receipts procedure only consists of two related parts, the parts counter and the cashier. In the cashier section there is a concentration task and it is not clear in the division of duties so that votes can lead to data manipulation. Therefore, the research proposed in the accounting information system consists of cash receipts from the procedure section counter, the cashier procedures, and procedures for the accounting department and the author also change the accounting information system of the original cash receipt manually by adding a computerized database that can be expected in the study that cash receipts accounting information system can work effectively. Keywords: Design, Accounting Information Systems, Cash Receipts.

PENDAHULUAN PT. Kereta Api (Persero) yang merupakan Badan Usaha Milik Negara yang berada di bawah naungan Departemen Perhubungan PT. Kereta Api (Persero) ditunjuk oleh pemerintah untuk menyelenggarakan layanan jasa transportasi darat. PT Kereta Api Indonesia (Persero) memberikan layanan kereta api penumpang dan barang. Hampir semua jalur yang beroperasi memiliki layanan angkutan kereta api penumpang yang dijalankan secara teratur. Stasiun merupakan sarana/ tempat menaikan dan menurunkan penumpang. Dengan adanya stasiun, para pengguna (Penumpang) jasa kereta api akan dimudahkan dalam menggunakan transportasi darat tersebut. Dalam penjualan tiket di stasiun Kranji masih terdapat beberapa kelemahan yang bisa berdampak buruk bagi PT. Kereta Api. Masih manualnya pelayanan penjualan tiket kereta yang belum terkomputerisasi, kartu debit komet sering terjadi error sehingga penjualan tiket kereta menjadi terhambat. Penjualan merupakan salah satu kegiatan perusahaan yang sangat rentan terhadap adanya penggelapan/ memanipulasi data. Penjualan merupakan suatu kegiatan operasional perusahaan yang akan berpengaruh terhadap asset perusahaan dalam hal ini adalah kas. Jika penjualan yang dilakukan perusahaan berhasil atau lancar maka kas yang dihasilkan pun akan besar dan berpengaruh terhadap kelangsungan perusahaan tersebut. Sebagaimana diketahui bahwa keberhasilan suatu penjualan tiket menentukan sangat besar atau kecilnya laba yang akan diperoleh PT.Kereta Api, dan laba merupakan salah satu penentu suatu perusahaan dalam melaksanakan kelangsungan kegiatan operasionalnya. Penghasilan utama suatu perusahaan adalah dari penjualan. Agar penjualan dapat dicatat secara wajar maka perlu diciptakan hubungan antara fungsi akuntansi yang bertanggung jawab atas keterangan-keterangan mengenai seluruh transaksi penjualan yang akhirnya disajikan dalam laporan keuangan. Sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan suatu sistem pengolahan data akuntansi yang merupakan koordinasi dari manusia, alat dan metode yang berinteraksi secara harmonis dalam suatu wadah organisasi yang terstruktur untuk menghasilkan informasi akuntansi keuangan dan informasi akuntansi manajemen yang terstruktur pula. Salah satu sistem akuntansi yang diperlukan perusahaan adalah sistem akuntansi penerimaan kas. Kas adalah aktiva yang paling liquid dalam arti paling sering berubah karena hampir pada setiap transaksi dengan pihak luar selalu mempengaruhi kas. Pengertian kas dari sudut pandang akuntansi adalah alat pertukaran yang dapat diterima untuk pelunasan dan dapat pula diterima sebagai setoran ke bank sebesar nilai nominalnya atau disimpan di bank ataupun tempat lainnya yang dapat diambil sewaktuwaktu. Kas mempunyai beberapa fungsi dan salah satunya yang paling penting yaitu sebagai alat

pembayaran untuk operasional perusahaan.

kegiatan

Sitem Informasi Akuntansi

Menurut Krismiaji (2005 : 4) sistem informasi akuntansi merupakan sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan transaksi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan dan mengoperasikan bisnis. Bisa disimpulkan sistem informasi akuntansi merupakan kumpulan dari sumber-sumber seperti orang dan peralatan yang dirancang untuk mentransformasikan data keuangan dan data lainnya kepada para pembuat keputusan. Untuk mendapatkan informasi yang diperlukan oleh pembuat keputusan, sistem informasi akuntansi harus melaksanakan tugastugas sebagai berikut: a. Mengumpulkan transaksi dan data lain dan memasukkannya kedalam sistem. b. Memproses data transaksi. c. Menyimpan data untuk keperluan dimasa yang akan datang. d. Menghasilkan informasi yang diperlukan dengan memproduksi laporan atau memungkinkan para pemakai untuk melihat sendiri data yang tersimpan dikomputer. e. Mengendalikan seluruh proses sedemikian rupa sehingga informasi yang dihasilkan akurat dan dapat dipercaya.

Sistem Development Cycle (SDLC)

Life

SDLC merupakan siklus pengembangan sistem.

Pengembangan sistem teknik (engineering sistem development). SDLC adalah tahapan-tahapan pekerjaan yang dilakukan oleh analisis sistem dan programmer dalam membangun sistem informasi. Langkah yang digunakan meliputi : a. Melakukan survei dan menilai kelayakkan proyek pengembangan sistem informasi. b. Mempelajari dan menganalisis sistem informasi yang sedang berjalan. c. Menentukan permintaan pemakai sistem informasi. d. Memilih solusi atau pemecahan masalah yang paling baik. e. Menentukan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) f. Merancang sistem informasi baru. g. Membangun sistem informasi baru. h. Mengkomunikasikan dan mengimplementasikan sistem informasi baru. i. Memelihara dan melakukan perbaikan/penngkatan sistem informasi baru bila diperlukan. Dalam sebuah siklus SDLC terdapat enam langkah. Jumlah langkah SDLC pada referensi lain mungkin berbeda, namun secara umum adalah sama. Langkah tersebut adalah 1. Analisis sistem, yaitu membuat analisis kerja manajemen yang sedang berjalan. 2. Spesifikasi kebutuhan sistem, yaitu melakukan perincian mengenai apa saja yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem dan membuat perencanaan yang berkaitan dengan proyek sistem.

3. Perancangan Sistem, yaitu membuat desain aliran kerja manajemen dan desain pemrograman yang diperlukan untuk pengembangan sistem informasi. 4. Pengembangan sistem, yaitu tahap pengembangan sistem informasi dengan menulis program yang diperlukan. 5. Penguji sistem, yaitu melakukan pengujian terhadap sistem yang telah dibuat. 6. Implementasi dan pemeliharaan sistem, yaitu menerapkan dan memelihara sistem yang telah dibuat.

PT. Kereta Api Indonesia (Persero). Data sekunder yaitu data yang sudah tersedia sehingga kita hanya mencari dan mengumpulkan, seperti buku-buku yang mendukung penelitian. Alat Analisis
Alat analisis yang digunakan oleh penulis adalah analisis deskriptif kualitatif yaitu analisis yang menggunakan data yang diperoleh penulis, kemudian dibandingkan dengan teori-teori. Deskriptif merupakan penyajian data yang dihasilkan dari penelitian dengan memberikan gambaran apa adanya atau sesuai dengan kenyataan. Berdasarkan analisis yang telah dibuat kemudian penulis berusaha untuk memberikan usulan pemecahannya. Adapun tahapan-tahapannya adalah sebagai berikut : 1.Sistem Analisis Pada tahap ini penulis melakukan investigasi (pemeriksaan awal) dan survei sistem untuk mengumpulkan data tentang sistem manual penerimaan kas yang berasal dari penjualan tiket secara tunai pada PT. Kereta Api Indonesia (Persero). 2.Desain Sistem Pada tahap ini penulis mulai merancang sistem dengan membuat Bagan Alir Sistem Informasi Akuntansi, pemodelan proses (dengan menggunakan Data Flow Diagram) dan normalisasi. Lalu setelah itu dilanjutkan dengan desain database, input, dan output.

METODOLOGI PENELITIAN
Objek Penelitian Objek dari penelitian yang akan diteliti adalah sistem informasi akuntansi penerimaan kas dari penjualan tiket pada PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Stasiun Kranji yang beralamatkan di Jalan Jendral Sudirman, Kota Bekasi, Jawa Barat. Data / Variabel yang Digunakan Data yang digunakan dalam penelitian berupa data primer dan data sekunder. Data primer yaitu data yang berupa keteranganketerangan dari bagian bagian yang terkait, seperti prosedur sistem informasi akuntansi yang sedang berjalan di

HASIL DAN PEMBAHASAN

Bagan Alir Sistem Informasi Akuntansi
BAGAN ALIR SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA STASIUN KRANJI
KETERANGAN
1. Menerima dokumen 234 dari juanda. Serta menandatangani dokumen 234. 2. Bagian Kasir membuat dokumen 220 sebagai persediaan karcis. Kemudian bagian kasir mengeluarkan karcis dari gudang untuk diserahkan ke Bagian Loket sesuai dengan kebutuhan. 3. Bagian Loket mencatat sebagai dokumen 221 berdasarkan dokumen 220 sebagai persediaan karcis di loket. 4. Bagian Loket melakukan Open Shift, melakukan penjualan, memasukkan hasil penjualan ke dalam Dokumen Dasar (215) 5. Kemudian Mencatat Buku Setoran (501) berdasarkan DokDas (215). Kemudian menyetor Buku Setoran ke Bagian Kasir. 6. Bagian Kasir menyesuaikan Dokumen 501 (Buku Setoran). Kemudian membuat Dokumen 581 (Catatan Kas) berdasarkan Buku setoran. 220

BAGIAN KASIR

BAGIAN LOKET

234

221

Menandatangani dokumen 234

215

501

501

Menyesuaikan Dokumen 501 (Buku Setoran) 581

7. Membuat berita acara atau bukti setor. Bukti setor dan dokumen 581 8. Kemudian membuat dokumen 576 (buku kas), B13 dan B15 berdasarkan dokumen 581setiap 4 hari.

Membuat berita acara atau bukti setor

9. Membuat dokumen 570 (analisa gabungan piutang) setiap 1 bulan sekali.. Membuat dokumen 212 (neraca). 10. Kemudian mengarsip tetap dokumen 581, 576, 570, 212, BS.

581 Bukti Setor

576 B13 B15 570 212

Bukti Setor 581 576 570 212

Gambar 1 Bagan Alir Sistem Informasi Akuntansi

Bagan Alir Sistem Informasi Akuntansi Usulan

BAGAN ALIR SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA STASIUN KRANJI USULAN

KETERANGAN
1. Bagian Akuntansi menerima dokumen 234 dari juanda, serta menandatangani dokumen 234. Kemudian menyerahkan salinan 234 ke bagian Kasir untuk membuat daftar persediaan karcis. 2. Bagian Kasir membuat dokumen 220 sebagai persediaan karcis di gudang. kemudian menyesuaikan dokumen 234 dengan dokumen 220. 3. Bagian Loket mencatat sebagai dokumen 221 berdasarkan dokumen 220 sebagai persediaan karcis di loket. Bagian Loket melakukan Open Shift, melakukan penjualan, memasukkan hasil penjualan ke dalam Dokumen Dasar (215) 4. Kemudian Mencatat Buku Setoran (501) berdasarkan DokDas (215). Kemudian menyetor Buku Setoran ke Bagian Kasir. 5. Bagian Kasir menyesuaikan Dokumen 501 (Buku Setoran). Kemudian membuat Dokumen 581 (Catatan Kas) berdasarkan Buku setoran. 6. Bagian Akuntansi membuat berita acara atau Bukti Setor. Bukti setor diserahkan ke bagian Kasir. Kemudian digunakan sebagai menyetor uang ke Bank. 7. Bagian Akuntansi menerima Bukti setor dan dokumen 581 dari bagian kasir. Kemudian membuat dokumen 576, B13 dan B15 berdasarkan dokumen 581setiap 4 hari. Bukti Setor 8. Membuat dokumen 570 setiap 1 bulan sekali.. Membuat dokumen 212. 9. Kemudian mengarsip tetap dokumen 581, 576, 570, 212, BS. Bukti Setor B15 581 576 B13 501 Bukti Setor Menyesuaikan Dokumen 501 (Buku Setoran) Bukti Setor 581 581

BAGIAN KASIR

BAGIAN LOKET

BAGIAN AKUNTANSI

234 220

221

234

215 menyesuaikan dokumen 234 dengan dokumen 220

Menandatangani dokumen 234

501

234 Membuat berita acara atau bukti setor

220

Bank

570

212

Bukti Setor 581 576 570 212

Gambar 2 Bagan Alir Sistem Informasi Usulan

Model Logika dari Sistem yang Diusulkan

Tiket Kantor Pusat Order 0 Sistem Penerimaan kas LPK Manajemen

Gambar 3 Diagram Konteks Sistem Penerimaan Kas Usulan

Data persediaan

Tiket Kantor Pusat Order

Data Order

3 Proses Pembayaran

Dok Das

4 Proses Penjurnalan

Jurnal

5 LPK Proses Cetak Lap Manajemen

Proses Persd. Karcis

Proses entry data order

F. Persediaan F. Pelanggan F. Tiket F. Pendapatan F. Transaksi F. Jurnal F. Laporan

Gambar 4 Diagram Zero Sistem Penerimaan Kas Usulan Normalisasi

Gambar 5 Bentuk Unnormal

Gambar 6 Bentuk Normal Kesatu (1NF)

Gambar 7 Bentuk Normal Kedua (2NF) Desain Database yang Diusulkan Tabel Persediaan

Tabel Pelanggan

Tabel Tiket
No 1 Nama Field Type data Text Field Size 10 Short date 18/07/90 25 15 Rp #,###.00 Format Keterangan Nomor karcis Tanggal karcis Jurusan Jenis kereta Harga karcis

no_karcis*

tgl_karcis jurusan jns_kereta hrg_karcis

Date/Time Text Text Currency

3 4 5

Tabel Pendapatan
No Nama Field Type data Size 1 Field Format Keterangan

jml_tiket terjual*
jns_tiket

Number Text Date/Time Currency Currency

Byte 15 Short date 18/07/90 Rp #,###.00 Rp #,###.00

Jumlah tiket terjual Jenis tiket Tanggal Transaksi Debet Saldo

2 3

tgl_transaksi debet saldo

4 5

Tabel Transaksi
No 1 2 Nama Field Type data Currency Text Text Text 10 15 Field Size Format Rp #,###.00 Keterangan Harga karcis Nomor karcis Jenis kereta Jurusan

hrg_karcis* no_karcis jns_kereta jurusan

3 4

jml_tiket terjual no_rek tgl_transaksi saldo id_petugas

Number

Byte

Jumlah tiket terjual

6 7 8 9

Number Date/Time Currency Text

Byte Short date 18/07/90 Rp #,###.00 30 Saldo

Identitas Petugas

Tabel Jurnal
No 1 2 3 4 5 6 Nama Field Type data Field Size

tgl_transaksi* Date/Time no_rek keterangan debet kredit saldo

Number Text Currency Currency Currency Byte 50

Format Short date 18/07/90

Keterangan Tanggal transaksi Nomor rekening Keterangan

Rp #,###.00 Rp #,###.00 Rp #,###.00

Debet Kredit Saldo

Tabel Laporan
No 1 2 3 4 Nama Field Type data Field Size 10 15 10 Byte Rp #,###.00 Short date Format

no_persediaan* Text jns_kereta* no_karcis* jml_tiket terjual* hrg_karcis* tgl_transaksi*

Text Text Number Currency

Keterangan Nomor persediaan Jenis kereta Keterangan Jumlah tiket terjual Harga karcis Tanggal transaksi Saldo

5 6

Date/Time 18/07/90 Rp #,###.00

saldo

Currency

KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan dalam bab-bab sebelumnya, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Sistem informasi akuntansi penerimaan kas dalam penjualan tiket yang saat ini sedang di terapkan distasiun kranji belum efektif karena masih banyak terdapat kelemahan yang terjadi di stasiun kranji. 2. Tidak terdapat keunggulan dari sistem informasi akuntansi penerimaan kas di stasiun kranji yang sedang di terapkan, tetapi terdapat kelemahan dalam sistem informasi akuntansi penerimaan kas yang sedang diterapkan. Kelemahan dari sistem informasi akuntansi penerimaan kas yang sedang diterapkan antara lain : a. Tidak terdapatnya standar operasional perusahaan yang membuat pekerjaan tidak terorganisasi dengan baik. b. Terdapat kerangkapan tugas yang terjadi seperti di bagian kasir tidak ada perbedaan antara atasan dan bawahan. c. Terlalu sedikitnya bagian yang terkait

dalam sistem penerimaan kas. d. Masih manualnya proses pencatatan penerimaan kas yang membuat waktu pengerjaan menjadi lama. 3. Peranan manajer terhadap kelangsungan sistem informasi akuntansi penerimaan kas dari penjualan tiket yang saat ini sedang berlangsung belum begitu efektif karena masih belum terorganisasi dan terkoordinasi dengan baik setiap pekerjaan yang dilakukan oleh bawahan. 4. Perlu diadakan pembaharuan dalam sistem informasi penerimaan kas yang lebih baik dalam menunjang pengembangan perusahaan karena masih manual dalam pencatatan akuntansinya yang belum terkomputerisasi. Karena dengan menggunakan sistem yang terkomputerisasi dapat mengefektifkan sistem informasi penerimaan kasnya.

Saran Berdasarkan kesimpulan yang telah dikemukakan maka saran-saran yang dapat diajukan adalah sebagai berikut: 1. Perlunya diterapkan standar operasional perusahaan (SOP) dalam sistem informasi akuntansi penerimaan kas agar berjalan lebih efektif yang membuat pembagian tugas menjadi lebih jelas dan mengerjakannya sesuai dengan prosedurnya. 2. Stasiun kranji diharapkan mengembalikan bagian akuntansi dalam sistem penerimaan kas, yang berfungsi untuk menghindari tumpang tindih perkerjaan dalam bagian kasir yang menyebabkan kerangkapan tugas. 3. Manajer sebaiknya lebih memperhatikan kinerja DAFTAR PUSTAKA Abdul, Kadir. 2009. Dasar Perancangan dan Implementasi Database Relasional. Yogyakarta: Andi Offset. Hall, James A. 2007. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 4. Jakarta: Salemba Empat. Iman, Santoso. 2007. Akuntansi Keuangan Menengah. Yogyakarta: Graha Ilmu. Krismiaji. 2010. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat. dari setiap bagian-bagian yang terkait dalam sistem informasi akuntansi penerimaan kas agar berjalan lebih efektif sehingga memiliki pegawai yang cakap serta kompeten yang baik terutama dalam hal perilaku atau attitude dan terorganisasi lebih baik agar tidak terjadi kerangkapan tugas serta tanggungjawab. 4. Stasiun kranji diharapkan membuat dan merancang sistem informasi akuntansi penerimaan kas yang lebih baik dengan membuat sistem informasi akuntansi yang telah terkomputerisasi demi kelangsungan hidup perusahaan menjadi yang lebih baik.

Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi, Edisi 3. Jakarta: Salemba Empat. Romney, Marshall B dan Paul John Steinbart. 2003. Accounting Information System. Buku Satu. Jakarta: Salemba Empat. Romney, Marshall B dan Paul John Steinbart. 2005. Accounting Information Systems. Buku Dua. Edisi 9. Jakarta: Salemba Empat. Widjajanto. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Erlangga. Zaki, Baridwan. 2004. Intermediate Accounting. Yogyakarta: Edisi 7. BPFE