GESTION DE LA AUDITORIA

Ing. Eduardo Terrones Mendoza eterrones@senati.edu.pe

Objetivos del Aprendizaje: Conocimientos

Finalidad de un SGC Papel de un auditor para la planificacin, realizacin, informe y seguimiento de una auditoria segn las directrices de la Norma ISO 19011

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NORMA INTERNACIONAL ISO 19011:2002

Directrices para la auditora de los sistemas de gestin de la calidad y/o ambiental

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NORMA INTERNACIONAL ISO 19011:2002

La Norma ISO 19011,

ha sido preparada conjuntamente por el Comit Tcnico ISO/TC 176, Gestin y Aseguramiento de la Calidad, Subcomit 3, Tecnologas de apoyo y el Comit Tcnico ISO/TC 207 Gestin ambiental, Subcomit 2, Auditora ambiental e investigaciones ambientales relacionadas.

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NORMA INTERNACIONAL ISO 19011:2002

SERIE DE NORMAS

ISO 10011-1:1990 ISO 10011-2:1991 ISO 10011-3:1992 ISO 14010-1:1996 ISO 14010-2:1996 ISO 14010-3:1996

Norma ISO 1911:2000

Directrices para la Auditoria de Sistemas de Gestin de la Calidad y Ambiental

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NORMA INTERNACIONAL ISO 19011:2002

Esta Norma Internacional proporciona orientacin sobre la gestin de los programas de auditora

Aplicable a las auditorias de calidad o medio ambiente, tanto interna como externas. Aplicable para otro tipo de auditorias con las competencias adecuadas de auditores. Normas de referencia: ISO 9001:2008, ISO 14050:2008

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NORMA INTERNACIONAL ISO 19011:2002

ISO 19011:2002

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Esta Norma Internacional proporciona orientacin sobre los principios de auditora, la gestin de programas de auditora, la realizacin de auditoras de sistemas de gestin de la calidad y auditoras de sistemas de gestin ambiental, as como sobre la competencia de los auditores de sistemas de gestin de la calidad y ambiental.

Esta norma es aplicable a todas las organizaciones que tienen que realizar auditoras internas o externas de sistemas de gestin de la calidad y/o ambiental o que gestionar un programa de auditora.
La aplicacin de esta Norma Internacional a otros tipos de auditoras es posible en principio, siempre que se preste especial atencin a la identificacin de la competencia necesaria de los miembros del equipo auditor.
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Definiciones

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Definiciones

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Tipos y naturaleza
Auditorias Internas = Auditoria de 1 Parte Auditorias externas : 2 Parte, llevada acabo por entidades que tienen inters en la organizacin (clientes,
proveedores, sub contratistas, etc.)

3 Parte, llevada acabo por auditores independientes externos (p.e. Para fines de certificacin)
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Principios de Auditoria
Conducta tica: integridad, confianza,
confidencialidad y discrecin

Presentacin ecunime: veraz y exacta Debido cuidado profesional: diligencia y

buen juicio

Independencia: imparcialidad y objetividad Enfoque en las evidencias: verificables

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Conducta tica
El fundamento del profesionalismo

Presentacin justa
La obligacin de reportar acertada y precisamente

Cuidado profesional
La aplicacin de esmero y criterio en la auditora

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Independencia
La base para la imparcialidad de la auditora y la objetividad de las conclusiones

Enfoque basado en evidencias

El mtodo racional para lograr conclusiones de la auditora confiables y reproducibles en un proceso sistemtico
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Objetivos de las Auditoria

Requisito del SGC: Para verificar la conformidad, requisito para la certificacin Requisitos legales o contractuales Requisito de los clientes Propsitos comerciales Contribuir a la mejora del Sistema de Gestin QUIEN ES CLIENTE DE LA AUDITORIA?
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PROGRAMA Y PLAN Programa: Auditorias planificadas para un periodo. Plan: Descripcin de actividades y detalles para una auditoria
Comunicacin del programa, coordinaciones previas, control de registros, revisin y aprobacin de los informes, seguimiento
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INFORMACION DEL AREA A AUDITAR

Qu hacen en el Area / sector? Cun grande es? Qu procesos operan? Qu criterios se deben cumplir? Complejidad de las operaciones

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PREPARACION DEL AUDITOR

ENTENDER EL SISTEMA Y LOS PROCESOS...

Mapear el sistema
Procesos Entradas & salidas Controles Secuencia de procesos Interacciones

Elaborar el Plan de Auditora

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MUESTRA SISTEMICA

Requisitos ISO 9001:2000...

RESP. Y AUTORIDAD GESTION DE RECURSOS RRHH INFR. AMBIENTE (5.5.1, 6.2, 6.3, 6.4) MEJORA DEL PROCESO 5.1 5.2 - 5.3 - 5.4 5.6 8.2.2- 8.4- 8.5 CONTROL DEL PROCESO 8.2.1 8.2.3 8.2.4 8.3 - 8.5.2 PLANIFICACIN E IMPLEMENTACIN DEL PROCESO 7.1 7.2 7.3 . 7.4 7.5 7.6 SISTEMA

DE
GESTION MANUAL DE CALIDAD DOCUMENTOS REGISTROS COMUNICACION 4.2.2 4.2.34.2.4 5.5.3

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PROGRAMA - EJEMPLO
Cdigo de Auditora 2007/1 Proceso / Sector auditado Ventas

Equipo Auditor

Fecha propuesta para la Auditora Mayo 01

Alcance Propuesto
Desde la venta producto hasta procesos administrativos Reparaciones de productos / Preparacin de preentrega / Gestin garantas / Mantenimiento y calibraciones Operaciones / contrataciones/ Compras y evaluacin de Proveedores Almacenamiento y Despacho Procesos Administrativos / Crditos / procesos contables Control documentos / Accionesde mejora / Capacitacin / satisfaccin del Cliente / Revisiones por la Direccin / Indicadores de Gestin/ Mejora Continua de Eficacia del SGC Auditoras internas /Acciones Correctivas y Preventivas

Requisitos ISO 9001

Mara / Juan

7.2.1 y 7.2.2

2007/2

Servicios

Pedro / Mara

Junio 01

7.5.1, 6.3, 7.6 y 8.2.3

2007/3

Logstica

Juan / Jos

Julio, 01

7.2, 7.4 y 7.5.5

2007/4

Administracin / Contabilidad

Mara / Pedro

Agosto, 01

7.2, 7.5.1 y 7.5.3 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4, 5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.6, 8.2.1, 8.2.2, 8.2.3. 8.4, 8.5.2 y 8.5.3

2007/5

Rep. Dreccin /Direccin

Pedro / Jos

Set, 01

Nota 1 Nota 2

Adicionalmente, en todos los sectores se auditarn los siguientes puntos: El conocimiento de las Polticas y los Objetivos aplicables Control de documentos Control de registros Indicadores: mediciones y seguimiento de los resultados No conformidades y acciones de mejora Mejora continua: Planes y programas La fecha de auditora debe ser coordinada entre el Equipo Auditor y el responsable del rea auditada. La duracin de las Auditorias no deber exceder las 2 horas Aprobado Distribucin 1) Gte de Ventas Representante de la Direccin Fecha: Mendoza Ing. Eduardo Terrones1/01/2007 eterrones@senati.edu.pe Revisin: 00

Revisado

3) Gte de Servicio

Presidente

2) Gte de Logstica

4) Gte de Administracin

Registros de la Auditoria
Planes Informes de auditoria Informes de No Conformidades Informes de Acciones Correctivas y Preventivas Informes de seguimiento (no se considera parte de
la auditoria)

Registros relacionados con el personal de auditorias internas

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requisito
necesidad o expectativa establecida generalmente implcita u obligatoria

conformidad cumplimiento de un requisito

no conformidad incumplimiento de un requisito

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Actividades de la Auditoria
Designacin del responsable de la auditoria Definicin del objetivo y del alcance Contacto previo e inicial con los auditados
REVISIN PREVIA DE LOS DOCUMENTOS PERTINENTES, DE LAS AUDITORIAS ANTERIORES Y DE LA REVISIN POR LA DIRECCIN

Planificar el desarrollo de la auditoria (muestreo?) REALIZACIN: Recopilacin y verificacin de informacin, hallazgos, preparacin de las conclusiones Informe Seguimiento

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Calificacin de Auditores
Competencia y Evaluacin
Atributos personales: tico, diplomtico, observador,
decidido, seguro de si mismo,.......

Conocimientos y Habilidades: de principios y

tcnicas de auditoria; de documentos del SGC y de documentos de referencia; de la situacin de la organizacin; de las leyes y reglamentos aplicables,.......

Formacin, experiencia laboral, formacin como auditor, experiencia en auditorias (para lograr
experiencia es recomendable que sea acompaante de las primeras auditorias realizadas por alguien que cuente con ella)

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Perceptividad
Habilidad para entender el problema rpidamente sin saltar a conclusiones

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Persistencia
Habilidad para vencer dificultades y mantener el curso de accin planeado a pesar de las contrariedades

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Punto de vista flexible

Habilidad para ver cosas desde diferentes puntos de vista y adaptarse a las circunstancias cambiantes

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Habilidades sociales

Habilidad para comunicarse y trabajar con otras personas de diferentes niveles

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Habilidades para presentacin

Habilidad para expresar claramente juicios, ideas y propuestas, tanto oral como escrito

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Relaciones auditor auditado

Las relaciones entre auditor y auditado son crticas para una auditora exitosa

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Comunicacin
Informacin

Ideas
Actitudes

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Espacio
Sitio adecuado Ubicacin Distracciones fsicas mnimas Un escritorio entre las personas puede ser una barrera Auditor y auditados deben ser un solo equipo

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Tiempo
Permita a los auditados tener su tiempo antes que usted llegue Nunca llegue antes de lo programado Considere:

Horarios adecuados Comidas Descansos Hora de cierre

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 Corts Amigable Servicial Constructivo Informativo Perceptivo Juicioso

Tenaz Mente abierta Diplomtico Honesto Maduro Modesto Tacto

Caractersticas positivas
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Caractersticas negativas
Criticn Polmico Capcioso Saltar a conclusiones Agresivo Desconsiderado Inconsistente

Inflexible Perezoso Errtico Susceptible No prctico sabelotodo Indeciso

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Planificacin del desarrollo de la Auditoria

Objetivos de la auditoria Criterios de auditoria y documentos de referencia Alcance, fecha, lugares, horario y duracin Listas de verificacin y planes de muestreo Formatos para registrar la informacin
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Realizacin de la Auditoria
Reunin de apertura: informacin del plan y de cmo sern los informes Recopilacin de la informacin - Entrevistas - Observaciones - Revisin de documentos - Revisin de registros - Revisin de informes sobre el control que el auditado tiene sobre sus procesos y actividades, especialmente sobre las actividades criticas. - Informaciones de otras fuentes; p.e. Encuestas de clientes, proveedores o sub contratistas.
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Conclusiones de la Auditoria
Grado de conformidad con los criterios de auditoria Grado de implementacin, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestin de la Calidad Capacidad de la alta direccin (Revisin por la Direccin) para asegurar la mejora continua del sistema de gestin
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Seguimiento
De la causa de la desviacin o no conformidad De la aplicacin de la accin correctiva planteada

De la verificacin de su efectividad
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Accin correctora/inmediata

No Conformidad

Anlisis de la (s) Causa raz

Planteamiento de Accin Correctiva

Implementacin de la Accin Correctiva

Verificacin de la Efectividad

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Reportes de No Conformidad
Claros, precisos y exactos Completos Descriptivo en funcin del problema detectado Indica claramente el requisito incumplido Menciona de manera clara y precisa la evidencia
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Evidencia Objetiva
Diferencias entre el Manual de Calidad y los procedimientos vinculados vs. los criterios de auditoria Diferencias entre procedimientos y practicas de trabajo Ausencia de evidencia, tanto de la implementacin inicial de requisitos como de su continuidad
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Enfoque de la auditoria
Las relaciones humanas La comunicacin, barreras fsicas (espacio, cansancio, calor, fro, etc.), intelectuales o psicolgicas (tipo de lenguaje, tensin, miedo, sensibilidades culturales, etc.) El uso del tiempo El lenguaje corporal Saber escuchar
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Las preguntas
Para buscar informacin relevante Hacerlas de manera natural dentro de la conversacin Esperar respuesta en tiempo razonable No sugerir respuestas Preguntas y respuestas sin carga emotiva
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 Preguntas abiertas Preguntas cerradas y directas

Preguntas aclaratorias

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Preguntas abiertas
Que? , quien?, donde?, porqu?, cuando?, como? Se busca informacin Deben dosificarse, podra extender demasiado la entrevista Para evitar la dilatacin con argumentosMUESTREME!
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Preguntas cerradas y directas

Cerradas , repuesta SI o NO Directas , respuesta con pocas palabras, deben usarse para informacin especifica No brindan mucha informacin, usadas frecuentemente dan la impresin de un examen
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Preguntas aclaratorias
Clarifican, completan la informacin inicial, evitan malos entendidos Dan visin completa de la situacin o proceso

Usadas con mucha frecuencia (reiterativas) dan la sensacin que el auditor no presta atencin o no es competente. Consumen tiempo adicional, las respuestas pueden ser largas, se debe escuchar toda la respuesta
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Gracias

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