ARAHAN PERKHIDMATAN

SURAT -MENYURAT

Di akhir sesi ini anda akan :

memahami serta mengamalkan prosedur menulis, menyimpan,mengkelas, mengalamat dan merekod surat rasmi dengan betul
menulis minit dan melayani surat diterima dengan prosedur yang betul tanpa kecacatan

Klasifikasi surat
Terbuka Terhad Sulit

Rahsia
Rahsia

Besar Persendirian

Bentuk surat
Poskad Surat

biasa Surat berdaftar Surat berdaftar akuan terima Bungkusan

1. Alat perhubungan 2. Sebagai rekod

3. Barang bukti
4. Imej

Menerima surat
Asingkan surat-surat Persendirian Jabatan Untuk perhatian Tersalah alamat

MELAYANI SURAT YANG DITERIMA A. Tindakan perlu

perlu

perhatian segera berikan kepada pegawai pada hari terima tindakan bahagian pendaftaran membuka `sampul kecil sementara rekod secara `daftar mel atau `pengelasan keselamatan

Menerima surat
Buka surat (jabatan) Cop tarikh terima Masukkan ke dalam fail berkenaan Minit

Menerima surat
Mengkandungkan surat Tentukan tajuk Dapatkan fail Tebuk lubang sebelah kiri Nombor kandungan Buat catatan di kertas minit

KIRIMAN SURAT
Jabatan lain- kepada Ketua Jabatan Orang ramai atau perseorangan firma / badan berkanun/pertubuhan orang awam / firma yang menggunakan PEGUAM - terus kepada peguam berkenaan

Mengalamatkan surat ;
Ketua

Organisasi Ketua Pentadbir Melalui Peguam

4. Nombor rujukan fail langkah mengesan dan tindakan . 5. Tajuk bayangan kandungan surat 6. Nombor perenggan dan lampiran cth 2.0 , `Lampiran 1, `Lampiran A 7. Satu perkara sahaja maklumat jelas dan tidak ketinggalan 8. Lampiran ditandakan

9. Tanda nama ringkas penulis / jurutaip

MENGHANTAR SURAT A. Surat Biasa :

pastikan

surat lengkap asingkan mengikut tempat guna sampul surat rasmi cop jabatan

MENGHANTAR SURAT B. Surat Berdaftar :

perkataan

BERDAFTAR tulis buku kira-kira belanja pos resit pos

MENGHANTAR SURAT C. Dengan tangan :

copkan

HANTAR DENGAN TANGAN catatkan dalam buku `penghantar surat jarak kurang daripada 25 km

Rekod surat-surat keluar direkodkan dalam kertas minit fail.

Dihantar

dengan tangan rekod dalam buku kiriman

berdaftar rekod dalam buku surat berdaftar

secara

Contoh Soalan Objektif

Semua surat-surat yang dikeluarkan oleh mana-mana Kementerian / Jabatan / Agensi perlu diberi pengkelasan keselamatan mengikut
Jawapan

panduan keselamatan jabatan

Contoh Soalan Objektif

Perhubungan antara pegawai-pegawai dalam sesebuah jabatan adalah biasanya dilakukan melalui minit. Kertas-kertas minit di dalam fail-fail disediakan bertujuan:

Jawapan :

merekodkan surat-surat yang diterima atau masuk menulis minit sebagai rekod rundingan

Contoh Soalan Objektif

Apabila sesuatu minit ditulis oleh seorang pegawai dengan maksud untuk mendapatkan tindakan dari seorang pegawai kanan tanpa ulasan. Perkara berikut perlu diambil perhatian kecuali :
Jawapan

satu memo kecil perlu dilampirkan di luar fail tersebut.

Contoh Soalan Objektif

Berikut adalah cara yang betul merekodkan surat-surat dalam kertas minit sebuah fail kecuali :
Jawapan

nombor turutan hendaklah ditulis dan dikandung dalam bulatan di tepi sebelah kiri.

Contoh Soalan Objektif

Dalam Arahan Perkhidmatan , maksud butiran `tiap-tiap surat memerlukan perhatian segera ialah
Jawapan : semua surat yang diterima diberi perhatian segera surat yang perlu diberi balasan dalam kadar yang singkat jika tindakan segera tidak dapat diberi hendaklah memberitahu penulis surat itu bahawa jawapan jelas akan diberi kemudian

ARAHAN PERKHIDMATAN

SISTEM FAIL & REKOD