Sistem Informasi Kepegawaian Fakultas Ilmu Komputer Universitas Indonesia

Project Charter
Oleh
Annisa Utami / 1201000156 Arief Purnama LK / 1201000172 Kadek Wisnu Arsadhi / 1201000598 Mika Permana / 1201000695 Ripta Ramelan / 120100092X

Daftar Isi

Daftar Gambar........................................................................................................ 3 Daftar Tabel............................................................................................................. 4 Latar Belakang........................................................................................................ 5 Profil Organisasi..................................................................................................... 6 Struktur Organisasi................................................................................................. 7 Tujuan Proyek......................................................................................................... 7 Gambaran Proyek.................................................................................................... 9 Stakeholder Sistem.................................................................................................. 9 Pernyataan Masalah dan Opportunities..................................................................10 Tabel Pernyataan Masalah......................................................................................15 Hambatan Proyek (Project Constraints).................................................................17 Ide Solusi Tahap Awal.............................................................................................18 Ruang Lingkup Awal Proyek..................................................................................18 Strategi Bisnis.........................................................................................................19 Project Schedule.....................................................................................................20 Estimasi Biaya........................................................................................................21 Dokumentasi dan Komunikasi Proyek...................................................................22 Organisasi dan Staf Proyek.....................................................................................23 Referensi.................................................................................................................24

2

Daftar Gambar

Gambar 1. Struktur organisasi Fasilkom UI........................................................... 7 Gambar 2. Sistem prosedur ( mekanisme ) lembur pegawai..................................12 Gambar 3. Sistem prosedur ( mekanisme ) absensi................................................13

3

Daftar Tabel

Tabel 1. Tujuan Proyek........................................................................................... 8 Tabel 2. Pernyataan Masalah ( problem statement )...............................................16 Tabel 3.Rincian perkiraan biaya pengembangan proyek........................................21 Tabel 4. Staf proyek................................................................................................20

4

1. Latar Belakang Sebagai bagian dari suatu universitas yang berstatus BHMN, Fakultas Ilmu Komputer ( Fasilkom ) telah menjalankan kegiatan – kegiatan baik yang berkaitan dengan akademik maupun non akademik secara mandiri. Termasuk dalam pengurusan kepegawaian, urusan ini ditangani oleh suatu bagian yang keberadaannya dibawahi oleh Wakil Dekan II (Wadek II). Untuk mewujudkan suatu pendidikan yang berkualitas dan bermutu tinggi di Fasilkom UI, dibutuhkan dukungan dan komitmen tinggi baik dari dosen maupun karyawan. Dosen dan karyawan akan bekerja sepenuh hati dan berkinerja tinggi apabila kebutuhan pribadinya ( misalnya kesejahteraan ) telah terpenuhi. Oleh karena itulah dibutuhkan suatu manajemen yang baik dalam mengelola kepegawaian. Saat ini sistem kepegawaian di Fasilkom UI masih dikerjakan secara manual. Meskipun untuk beberapa pekerjaan telah dikerjakan menggunakan komputer, namun antara satu bagian dengan bagian lain masih saling terpisah dan belum terintegrasi. Hal ini mengakibatkan suatu ketidakefisienan dan seringkali menimbulkan kesalahan. Misalnya dalam hal absensi dan penghitungan uang lembur. Sistem absensi yang ada seringkali menimbulkan kesalahan dalam penghitungan uang lembur. Hal ini dikarenakan sistem absensi yang ada memiliki tingkat akurasi yang rendah, sehingga apabila ada karyawan yang lembur kadangkala tidak tercatat dalam absensi. Demikian juga dalam hal birokrasi, karyawan kadangkala terlambat menerima uang lembur hanya disebabkan karena pejabat yang berwenang memberikan persetujuan sedang tidak ada di tempat. Adanya business driver dan technology driver menuntut pihak top level

management Fasilkom UI untuk menerapkan suatu sistem yang lebih baik dalam bidang kepegawaian. Oleh karena itulah dibutuhkan suatu sistem informasi kepegawaian yang terintegrasi yang diharapkan dapat memberikan dukungan dalam mewujudkan suatu proses pendidikan yang bermutu tinggi di Fasilkom UI.

5

2. Profil Organisasi Subag (sub bagian ) kepegawaian adalah suatu unit kerja di Fasilkom UI yang mengurusi segala permasalan yang berkaitan dengan kepegawaian. Secara struktural, Subag Kepegawaian dibawahi oleh wakil dekan II. Subag ini dipimpin oleh seorang kepala bagian dan dibantu oleh beberapa orang staf. Peranan dan tugas – tugas yang dijalankan oleh Subag Kepegawaian adalah sebagai berikut : a) Perekrutan pegawai baru b) Pencatatan data kepegawaian c) Pengelolaan absensi pegawai d) Penghitungan gaji pegawai e) Penghitungan uang lembur f) Penghitungan besar tunjangan selain gaji pegawai ( misalnya tunjangan keluarga ) g) Penentuan office hour bagi pegawai h) Penentuan RKS i) Penilaian kinerja pegawai j) Pinjaman pegawai Dalam kegiatan operasionalnya Subag Kepegawaian berhubungan erat dengan Subag Keuangan. Misalnya dalam hal penghitungan uang lembur. Setelah data lembur diterima dan di proses di Subag kepegawaian, data tersebut diserahkan ke Subag Keuangan untuk dilakukan pembayaran ke pegawai yang telah melakukan lembur.

6

3. Struktur Organisasi

Gambar 1. Struktur Organisasi Fasilkom UI

4. Tujuan Proyek Proyek ini diharapkan dapat membantu kegiatan operasional sehari-hari untuk bagian kepegawaian Fakultas Ilmu Komputer Universitas Indonesia. Bagian kepegawaian ini mengurusi baik karyawan akademik maupun karyawan non akademik. Hal-hal yang termasuk di dalamnya adalah proses penggajian, proses penugasan, proses pengajuan cuti, dan manajemen kehadiran. . Selama ini sistem kepegawaian walaupun telah menggunakan komputer sebagai alat bantu tidak berjalan dengan efisien karena sistem komputer itu tidak terintegrasi dalam suatu sistem informasi yang utuh. Melalui pelaksanaan proyek ini, bagian kepegawaian akan memiliki sistem informasi dimana data-data maupun segala proses dan informasi kepegawaian akan terintegrasi.

7

Berikut ini adalah business goal dan project goal sistem informasi kepegawaian yang diharapkan dapat tercapai dengan dilaksanakannya proyek ini :

Business Goal 1. Sistem kepegawaian yang efisien dan terotomatisasi

Project Goal 1. Prosedur persetujuan pembayaran uang lembur lebih dipersingkat 2. Proses penghitungan uang lembur maupun uang dinas luar terotomatisasi 3. Pencatatan absensi karyawan maupun proses shifting (untuk satpam) terotomatisasi 4. Pengiriman absensi karyawan Pusilkom Salemba dilakukan dengan jaringan internet 5. Proses penghitungan uang pinjaman terotomatisasi

2. Mempermudah pengambilan kebijakan maupun proses audit

1. Adanya sistem informasi kepegawaian yang terintegrasi baik internal bagian kepegawaian maupun dengan bagian lain (misalnya dengan bagian keuangan) 2. Adanya sistem informasi untuk bagian eksekutif (Wadek II)

Tabel 1. Tujuan Proyek

Dalam tabel di atas,

business goal ditujukan untuk bagian eksekutif atau para

pimpinan dan pengambil keputusan, sedangkan project goal ditujukan untuk pengguna sistem sehari-hari.

8

5. Gambaran Proyek Proyek Sistem Informasi Kepegawaian Fasilkom UI adalah suatu sistem informasi yang berfungsi untuk mendukung pengelolaan kepegawaian di Fasilkom UI secara efektif dan efisien. Sistem ini akan mengintegrasikan beberapa unit bisnis yang ada di dalam Subag kepegawaian. Data yang berkaitan dengan kepegawaian akan dicatat, diproses dan kemudian disimpan sehingga menjadi informasi yang berguna baik bagi pihak manajemen, non-manajemen maupun pihak – pihak lain yang terkait dengan sistem ini. Pelaksanaan proyek ini dimulai dengan mengumpulkan semua data yang berkaitan dengan bisnis proses di unit kerja Subag Kepegawaian. Melalui wawancara dengan user dan analisis terhadap bisnis proses yang ada, tim pengembang melakukan perancangan dan design sistem tahap awal. Karena proyek ini dilakukan dengan menggunakan pendekatan prototyping, maka setelah tim pengembang menyelesaikan tahapan implementasi, testing dan debugging, prototype dari sistem diserahkan ke user untuk dicoba dan dievaluasi apakah sistem tersebut telah sesuai dengan kebutuhan user. Setelah ada revisi dari user, maka proyek dilanjutkan dengan memulai kembali tahapan analisis hingga ke tahapan implementasi. Siklus ini akan diulang beberapa kali sesuai dengan jadwal yang telah disusun. Output dari proyek ini adalah Sistem Informasi Kepegawaian yang memiliki beberapa modul yang saling terintegrasi. Modul – modul tersebut antara lain modul penggajian karyawan, modul absensi, dan modul penjadwalan kerja karyawan ( shifting ).

6. Stakeholder Sistem Berikut ini adalah pihak-pihak yang berhubungan dengan sistem ini : 1. Pemilik sistem (System Owner) Pemilik sistem ini adalah pihak dekanat yang diwakili oleh: a. Nama : Bp. Toemin A. Masoem Jabatan: Dekan Fasilkom UI

9

b.

Nama : Bp. Heru Suhartanto Jabatan : Wadek II Fasilkom UI

2.

Internal System User a. b. Nama : Ibu Puji Astuti Jabatan : Kasubag Kepegawaian Nama : Triwidayani Jabatan: Staf Kepegawaian

3.

External System User / Departemen lain yang dipengaruhi atau berhubungan dengan sistem a. Departemen / Sub Bagian Keuangan Fasilkom UI b. Bagian Akademik Fasilkom UI c. Bagian Kepegawaian Rektorat UI d. Staf Fasilkom UI

7. Pernyataan Masalah dan Opportunities Pernyataan Masalah Dalam struktur organisasi Fakultas Ilmu Komputer (Fasilkom) Universitas Indonesia (UI), berbagai urusan yang menyangkut kepegawaian pada dasarnya ditangani oleh Wakil Dekan II dan dibantu oleh bagian khusus (bagian kepegawaian) yang berada dibawahnya. Dalam menangani urusan kepegawaian, bagian kepegawaian Fasilkom UI juga dibantu oleh sub-bagian kecil dibawahnya yang bertanggungjawab dalam melakukan proses pencatatan data awal. Selain itu, bagian kepegawaian juga terkait dengan bagian lain, seperti: keuangan untuk kepentingan-kepentingan tertentu. Misal. penghitungan dan pembayaran gaji / honor pegawai.

10

Dalam melakukan analisa terhadap berbagai masalah yang terdapat dalam ‘Kepegawaian Fasilkom UI’, kami melakukan kategorisasi permasalahanpermasalahan yang ada pada Kepegawaian tersebut berdasarkan rangkaian kerja (framework) PIECES ( Performance, Information, Economics, Control, Efficiency, Service ). Berikut ini adalah permasalahan-permasalahan yang Nugroho): 1. Kebutuhan tanda-tangan untuk persetujuan terhadap pembayaran tambahan honor Setiap staf yang bekerja di Fasilkom untuk berbagai alasan tertentu dapat melakukan kegiatan kerja melebihi durasi standar (39,5 jam/minggu) yang telah ditentukan atau biasa disebut sebagai kerja lembur, sedangkan untuk penghitungan jam kerja lembur adalah total jam kerja yang bersangkutan selama satu minggu dikurangi dengan ketentuan jumlah jam kerja per minggu. Dalam melaksanakan kegiatan lembur tersebut setiap staf akan mendapatkan imbalan berupa honor yang disesuaikan dengan jumlah kelebihan durasi jam kerja yang telah dihabiskan. Namun, untuk mensahkan kerja lembur yang dilakukan, staf tersebut harus mengisi form persetujuan yang disertai dengan tanda-tangan dari pihak atasan atau orang yang menugaskannya untuk melakukan kegiatan tertentu yang mengakibatkan ia harus bekerja lembur. Untuk mendapatkan tanda-tangan atau pengesahan keterangan mengenai kegiatan kerja lembur tersebut bisa saja membutuhkan waktu yang lama karena pimpinan yang memberi tugas tersebut sedang sibuk atau berhalangan. Permasalahan ini dapat dikategorikan sebagai permasalahan PERFORMANCE dan EFFICIENCY. dibahas ketika project team mengadakan wawancara dengan narasumber (Ibu Puji Astuti dan Bapak Harry

11

Gambar 2. Sistem prosedur (mekanisme) lembur pegawai

2. Akurasi dalam absensi pegawai Dalam penghitungan durasi kerja setiap staf Fasilkom UI dilakukan dengan sistem absensi. Jadi, setiap staf dicatat waktu masuknya atau kedatangannya kemudian pada waktu sore dicatat waktu kepulangannya. Untuk proses pencatatan waktu ini dilakukan oleh bagian security pada tiap-tiap pos secara terpisah ( seorang staf dapat saja masuk ke gedung Fasilkom dari berbagai pintu masuk yang tersedia ) kemudian informasi mengenai waktu kedatangan dan kepulangan ini dikumpulkan pada pos pusat. Setelah data mengenai absensi ini terkumpul kemudian diserahkan ke bagian kepegawaian. Permasalahan ini dapat dikategorikan sebagai permasalahan INFORMATION, CONTROL dan SERVICE.

12

Gambar 3. Sistem prosedur (mekanisme) absensi

3. Sinkronisasi data absensi pegawai di Salemba Fakultas Ilmu Komputer (Fasilkom) UI terbagi berdasarkan lokasi menjadi 2, yaitu: Depok dan Salemba. Setiap lokasi ini tentu memiliki staf-staf yang berbeda dan pencatatan absensi setiap pegawai dilakukan terpisah di setiap lokasi. Pencatatan data absensi pegawai di Fasilkom UI, Salemba dilakukan secara terpisah dari Fasilkom UI, Depok. Kemudian pada sore harinya data absensi pegawai di Salemba dikirim ke Fasilkom UI, Depok. Adanya pencatatan yang dilakukan terpisah tentu tidak efisien dan membutuhkan waktu untuk proses sinkronisasi. Selain itu, untuk melakukan proses pengiriman data ini membutuhkan cost yang mahal, karena data absensi ini dikirim dengan menyuruh orang yang bertugas seperti kurir. Permasalahan ini dapat dikategorikan sebagai permasalahan INFORMATION, ECONOMICS dan EFFICIENCY. 4. Penghitungan gaji / honor pegawai Untuk menghitung gaji atau honor pegawai, bagian kepagawaian melakukannya secara setengah otomasi ( memanfaatkan komputer namun entry data dilakukan secara manual ). Perlu diketahui bahwa honor/gaji pegawai di Fasikom dihitung berdasarkan pada durasi kerja dari pegawai tersebut dan data durasi kerja pegawai Fasilkom UI ini dihitung dengan berdasarkan pada absensi yang dicatat secara manual setiap harinya. Dari laporan data yang diberikan oleh pihak security ( bagian security yang bertanggungjawab dalam melakukan pencatatan data absensi pegawai ), bagian kepagawaian melakukan entry data secara manual ke dalam suatu

13

program komputer yang belum terintegrasi dengan sistem keuangan, sehingga untuk memproses keluar gaji/honor pegawai juga dilakukan secara manual, yaitu: dengan memberikan laporan print-out mengenai absensi pegawai tersebut ke bagian keuangan. Permasalahan ini dapat dikategorikan sebagai permasalahan PERFORMANCE dan EFFICIENCY. 5. Kemudahan dalam melakukan audit informasi kepegawaian Informasi-informasi mengenai kepegawaian dapat dimanfaatkan untuk penilaian kinerja dan pengambilan keputusan dalam Fasilkom UI. Namun, data / informasi kepegawaian yang ada belum terintegrasi sehingga untuk melakukan audit atau pemrosesan informasi kepegawaian membutuhkan waktu yang lama, karena data / informasi yang terkumpul pada bagian kepegawaian diproses terlebih dahulu menjadi suatu format laporan kemudian diberikan atau dikirim ke bagian lain atau level atas untuk kebutuhan audit. Permasalahan ini dapat dikategorikan sebagai permasalahan CONTROL 6. Belum adanya sistem informasi untuk eksekutif (EIS) Permasalahan pada poin ini berkaitan dengan poin sebelumnya, yaitu : pemanfaatan informasi kepegawaian untuk pengambilan keputusan strategis atau penyusunan kebijakan baru. Dalam struktur organisasi Fasilkom UI, jabatan-jabatan yang termasuk dalam level eksekutif adalah jabatan Wadek sampai dengan Rektor. Saat ini, akses informasi kepegawaian dari level eksekutif tidak dapat dilakukan secara langsung melalui komputer pada level tersebut. Hal ini karena belum adanya sistem yang menghubungkan atau mengintegrasikan seluruh informasi atau data yang terpisah-pisah dalam tiaptiap bagian. Permasalahan ini dapat dikategorikan sebagai permasalahan INFORMATION dan EFFICIENCY.

tunities Kelebihan dari sistem yang dikembangkan : 1. Adanya integrasi informasi dan data kepegawaian.

14

2. Data-data kepegawaian tersimpan dalam basis data sehingga pemanggilan dan pemrosesan data menjadi lebih mudah. 3. Data disimpan dalam 1 pusat data sehingga memudahkan dalam sinkronisasi data dan mengurangi redundansi data. 4. Entry data lebih efisien karena umumnya entry dilakukan sekali. 5. Biaya yang dikeluarkan untuk transfer informasi lebih sedikit karena sistem terintegrasi. 6. Pemanfaatan data / informasi kepegawaian lebih efektif karena data / informasi dapat dikonversikan ke berbagai format (seperti: bentuk grafik atau spreadsheet ) 7. Akses informasi kepegawaian menjadi lebih mudah karena sistem menyediakan interface pada setiap komputer yang terhubung untuk memudahkan dalam melakukan interaksi. Sistem informasi kepegawaian Fasilkom UI ini dapat dikembangkan lebih lanjut menjadi sistem yang terintegrasi dengan sistem informasi lainnya di Fasilkom UI, seperti sistem informasi aset, sistem informasi akademik, dan sebagainya. C. Directives Sistem ini dikembangkan di atas platform windows sehingga perangkat lunak yang digunakan harus yang memiliki licensed ( bukan bajakan ).

8. Tabel Pernyataan Masalah PERNYATAAN MASALAH
PROYEK: Sistem Informasi Kepegawaian DISUSUN OLEH: Ripta Ramelan TANGGAL PENYUSUNAN: 20 Februari 2004 MANAJER PROYEK: Ripta Ramelan PENYESUAIAN TERAKHIR OLEH: Ripta Ramelan TANGGAL PENYESUAIAN TERAKHIR: 2 Maret 2004

15

Pernyataan Singkat dari Masalah atau Peluang 1.

Tingkat Kepentingan

Visibilitas

Peringkat

Solusi yang Ditawarkan

Duplikasi tandatangan atasan untuk persetujuan terhadap pembayaran tambahan honor Akurasi dalam absensi pegawai

3 Bulan

Sedang

3

2.

2 Bulan

Tinggi

2

3.

Sinkronisasi data absensi pegawai di Salemba

1 Bulan

Tinggi

1

4.

Penghitungan gaji / honor pegawai

2 Bulan

Tinggi

1

5.

Kemudahan dalam melakukan audit informasi kepegawaian

6 Bulan

Sedang

3

6.

Belum adanya sistem informasi untuk eksekutif (EIS)

6 Bulan

Sedang

4

Pengembangan sistem informasi yang terintegrasi sehingga tidak diperlukan tanda tangan yang berulangkali Dalam implementasi sistem, tiap-tiap pos satpam akan disediakan 1 unit komputer untuk memudahkan dalam entry data absensi. Pengembangan sistem informasi yang melakukan integrasi seluruh data kepegawaian baik yang berada di Fasilkom UI, Depok maupun yang berada di Fasilkom UI, Salemba Pengembangan sistem informasi yang memusatkan penyimpanan data pada suatu basis data yang terintegrasi dan terpadu Pengembangan sistem informasi yang terintegrasi dan user-friendly sehingga setiap bagian dapat menggunakan informasi kepegawaian dengan lebih mudah Pengembangan sistem informasi yang terintegrasi yang dapat menghubungkan seluruh tingkatan / bagian organisasi

Tabel 2. Pernyataan Masalah (Problem Statement)

16

9. Hambatan Proyek (Project Constraints) A. Business Constrains Berikut adalah business constraints yang ada : 1. Sistem akan dibangun berdasarkan metode prototyping, dimana ditargetkan tiap iterasi berlangsung selama 1 bulan. 2. Target pengoperasian sistem di Fasilkom adalah 6 bulan setelah dijalankannya proyek ini. 3. Sistem tidak akan merubah file-file ataupun database yang ada pada saat ini tanpa adanya izin dari pemilik system (Bapak Toemin dan Bapak Heru). 4. Sistem ini selain akan mengotomatisasi jalur kepegawaian dan keuangan, juga dibangun untuk mempersingkat jalur birokrasi dalam hal pembayaran uang lembur. 5. Sistem yang dibangun harus memenuhi Technology Constrains yang ada. B. Technology Constrains Berikut adalah standar teknologi informasi yang harus dipenuhi oleh sistem : 1. Sistem akan dibangun diatas sistem operasi Microsoft Windows 2000. 2. Sebagai tempat penyimpanan data, akan digunakan basis data sebagai media penyimpanannya. Adapun basis data yang akan digunakan adalah Microsoft SQL Server yang berjalan pada Microsoft Windows 2000. 3. Sistem akan dibangun sebagai desktop application. Aplikasi ini akan dibangun dengan menggunakan Visual Basic 6.0

17

10. Ide Solusi Tahap Awal Solusi yang diberikan adalah dengan mempersingkat jalur-jalur yang ada di bidang kepegawaian, terutama sehubungan dengan komunikasinya di bidang keuangan. Diketahui saat ini untuk penggajian karyawan terutama harus dilakukan perhitungan secara manual, sehingga perhitungan ini harus dilempar dari satu orang/pihak ke pihak lainnya. Dengan meng-otomatisasi perhitungan, dapat mempersingkat jalur yang ada sehingga pekerjaan menjadi lebih efisien. Selain itu, juga akan absensi yang berada di Salemba juga akan dibuatkan suatu sistem dengan menggunakan jaringan yang sudah ada saat ini sehingga tidak diperlukan pengiriman oleh orang secara manual dengan kendaraan bermotor. Hal ini tentu akan meningkatkan efisiensi terutama dari segi biaya dan waktu. Dengan sistem absensi ini juga, penjadwalan karyawan (shifting) juga dapat diotomatisasi, yang kemudian dapat digabungkan dengan sistem penggajian karyawan yang disebutkan diatas.

11. Ruang Lingkup Awal Proyek Berikut fungsi-fungsi yang akan didukung dan terpengaruh dengan adanya proyek ini: 1. Penggajian karyawan Fungsi penggajian karyawan merupakan bagian dari sistem kepegawaian dan sistem keuangan. Sistem kepegawaian melakukan perhitungan jumlah uang lembur pegawai, sedangkan bagian keuangan melakukan pencatatan terhadap pembayaran uang lembur tersebut. Pada saat ini perhitungan uang lembur, uang perjalanan, dan hal lainnya masih dilakukan oleh bagian kepegawaian secara manual. Dengan adanya sistem ini, perhitungan-perhitungan tersebut dapat dilakukan secara otomatis, sehingga bagian kepegawaian hanya perlu untuk menandatangani print-out hasil perhitungan tersebut. Setelah ditandatangani oleh bagian kepegawaian, print-out ini dapat diserahkan ke bagian keuangan untuk kemudian diproses.

18

2. Absensi karyawan Karena setiap hari absensi harus dilaporkan, terdapat kesulitan dalam mendata absensi untuk staf Fasilkom di Salemba. Sistem absensi yang ada saat ini adalah dengan membawa hardcopy absensi di Salemba ke Depok dengan kendaraan bermotor setiap harinya. Proyek ini akan memperbaiki sistem tersebut dengan menggunakan jaringan yang ada saat ini. Dengan adanya proyek ini tidak diperlukan lagi untuk membawa hardcopy data absensi dari Salemba ke Depok setiap harinya. Sistem juga dapat memberikan print-out data absensi jika diperlukan. 3. Penjadwalan Karyawan Pencatatan jadwal kerja karyawan saat ini kurang akurat karena adanya jadwal-jadwal yang tidak tetap dimana karyawan tersebut dapat tidak masuk (contoh: satpam, 3 hari masuk 1 hari libur). Pencatatan ini akan berpengaruh kepada cuti yang diberikan kepada karyawan tersebut. Untuk mengurangi kesalahan yang ada, penjadwalan kerja (shifting) ini harus dicatat dengan baik untuk memudahkan dalam penghitungan cuti, jam kerja, ataupun hal lainnya. Sistem ini akan memperbaiki, penjadwalan kerja tersebut dan akan mengintegrasikannya dengan sistem penggajian dan absensi karyawan.

12. Strategi Bisnis A. Metodologi Proyek Metodologi yang digunakan dalam pembuatan sistem ini adalah metodologi FAST dengan pendekatan Rapid Application Development (RAD). Kami memilih pendekatan RAD berdasarkan beberapa pertimbangan. Pertimbangan pertama adalah belum adanya requirement yang jelas untuk sistem yang akan dikembangkan ini. Pendekatan RAD ini juga banyak melibatkan user, sehingga dapat meningkatkan visibilitas system dan dapat mendapat dukungan lebih dari user dan pihak managemen. Pendekatan RAD ini juga relatif lebih cepat, lebih murah, dan tidak memerlukan tim pengembang dalam ukuran besar. Faktor-faktor

19

ini menyebabkan RAD sesuai dengan sistem berukuran sedang, seperti sistem yang akan kami kembangkan ini. Pendekatan RAD ini dapat menggunakan dua metode yang berbeda dalam pelaksanaannya, yaitu teknik prototyping dan teknik time-boxing. Dalam proyek ini kami menggunakan teknik prototyping. Kami memilih teknik prototyping ini, karena dengan teknik ini dapat memudahkan user mengetahui keinginan mereka. Dalam teknik prototyping, sistem terdiri dari beberapa siklus, dimana pada tiap siklus tim pengembang menghasilkan suatu prototipe yang akan dicoba user. Kemudian user akan megevaluasi kekurangan prototipe tersebut. Hasil evaluasi ini akan dianalisa kembali oleh tim pengembang dan kemudian menghasilkan protipe yang baru. Demikian siklus ini akan berlangsung terus sampai didapat sistem yang sesuai dengan keinginan user. B. CASE Tool CASE tool yang akan kami gunakan dalam proyek ini adalah ERWin 2001. ERWin ini digunakan untuk perancangan data yang akan digunakan dalam sistem.

13. Project Schedule Proyek ini akan dikerjakan selama kurang lebih 6 bulan. Karena metode yang kami gunakan adalah prototyping, maka proyek ini dilakukan dalam beberapa siklus. Setiap siklus dikerjakan dalam jangka waktu satu bulan. Karena waktu pengerjaan proyek ini enam bulan, maka terdapat kurang lebih lima siklus. Estimasi waktu yang dibutuhkan untuk setiap siklus adalah sebagai berikut: 1. Inisiasi Sistem 2. Siklus I 3. Siklus II 4. Siklus III 5. Siklus IV 6. Siklus V : 11 Februari 2004 – 25 Februari 2004 (1,5 minggu) : 26 Februari 2004 –24 Maret 2004 (4 minggu) : 25 Maret 2004 – 21 April 2004 (4 minggu) : 22 April 2004 – 26 Mei 2004 (4 minggu) : 27 Mei 2004 – 16 Juni 2004 (4 minggu) : 17 Juni 2004 - 14 Juli 2004 (4 minggu)

7. Instalasi dan penyerahan sistem : 15 Juli – 6 Agustus 2004 (3 minggu)

20

Setiap siklus tersebut terdiri dari tahap problem analysis, requirement analysis, logical design, decision analysis, physical design dan installation and delivery.

14. Estimasi Biaya Berikut ini adalah tabel rincian perkiraan biaya pengembangan sistem :
Estimated Costs: Type of Initial Outlay (Development) Hardware US$ 499

Annual (Recurring) US$ 49.9

Remarks Initial : Workstation: US $499 x 1 Celeron 1.8 GHz, 128MB DDR, 30GB HDD, 52x CD, VGA 64MB SiS share, Audio, Speaker, NIC, 15" Monitor Annual : 10 % dari initial Initial : OS : MS Windows 2000 Pro US$ 99 x 1 Tool: MS Visual Basic 6 US$ 109 x 1 Biaya pengerjaan sistem: US $200 Annual : 10 % dari initial Alat – alat kantor (kertas, tinta dll) 3 jam / hari x 5 hari / minggu x 1 minggu. Pelatihan untuk operator dan eksekutif. Keterangan: 1US$ = Rp. 8535

Software

US$ $408

US $40.8

Supplies User Training TOTAL

US$ 200 US$ 100 US$ 1207 =Rp.10.301.745

US$ 100 US$ 190.7 =Rp.1.627.624, 5

Tabel 3. Rincian Perkiraan Biaya Pengembangan Proyek

Keterangan: • • 1 workstation dan 1 lisensi MS Windows 2000 Pro untuk ruang satpam. 1 lisensi MS Visual Basic 6 untuk Developer dalam pengerjaan sistem. 21

Asumsi: Fasilkom sudah memiliki server, MS Windows 2000 Server, dan MS SQL Server, serta masing-masing pengguna sistem telah memiliki komputer dan lisensi untuk software dalam komputer tersebut.

15. Dokumentasi dan Komunikasi Proyek A. Dokumentasi Proyek Semua dokumen yang berhubungan dengan proyek ini disimpan di folder : http://www.mhs.cs.ui.ac.id/~nisa101/repository/KepegawaianFasilkomUI Semua dokumen dalam direktori ini harus dimanage dengan menggunakan

standar PVCS. PVCS adalah standar pemberian versi dokumen yang memudahkan tim pengembang mengontrol perkembangan sistem dengan mengotomasi tugastugas umum dan komunikasi di seluruh siklus proyek. Dokumen yang dapat dimanage dengan standard PVCS ini meliputi berkas kode program (source code), berkas word processing, berkas grafik, dan berkas spreadsheet. B. Komunikasi Proyek Untuk menjamin kelancaran komunikasi dalam proyek ini, maka diberlakukan ketentuan sebagai berikut: 1. Rapat mingguan yang diketuai oleh manager proyek. Dalam rapat ini dibahas mengenai laporan perkembangan mingguan masing-masing bagian. Selain itu dibahas juga mengenai hambatan yang dihadapi tiaptiap bidang. Semua anggota tim harus hadir dalam rapat ini. 2. Pertemuan mingguan dengan pemilik dan user sistem. Rapat ini diperlukan untuk memberikan gambaran sistem yang sedang dibangun kepada pemilik dan user sistem, dan untuk mendapatkan requirement sistem yang akurat dari user. 3. Pertemuan mingguan antara Project Manager, Business System Analyst, dan Programmer untuk melakukan quality assurance. Quality 22

assurance ini bertujuan untuk mengawasi agar proyek yang dikembangkan sesuai dengan CSSQ (Cost, Schedule, Scope, and Quality) yang telah dirumuskan pada awal proyek. 4. Briefing harian untuk setiap bidang pada sore hari pukul 16:00 yang diketuai oleh penanggung jawab bidang, untuk mengetahui perkembangan harian di setiap bidang. 5. Komunikasi jarak jauh dapat dilakukan melalui e-mail atau telefon.

16. Struktur Organisasi dan Staf Proyek

Gambar 4. Struktur Organisasi Proyek

No. 1.

Jabatan System Owner

Nama Bapak Toemin A. Masoem sebagai Dekan Fasilkom UI) dan Bapak Heru Suhartanto Wadek II Fasilkom UI yang membawahi langsung Subag Kepegawaian Fasilkom UI. Ripta Ramelan

2.

Project Manager

23

3. 4. 5. 6. 7. 8.

Business Process System Analyst Database Designer Documentator Database Programmer Application Programmer I Application Programmer II

Kadek Wisnu Arsadhi Arief Purnama LK Annisa Utami Mika Permana Ripta Ramelan Mika Permana

Tabel 4. Staf Proyek

17. Referensi Whitten, Bentley, Ditman. 2004. System Analysis and Design Method, International Edition. New York : McGraw-Hill. Budi, Indra. 2004. Project Charter [Online]. Diakses dari : http://www.cs.ui.ac.id/kuliah/Anaprancis/2004/project_charter.doc. Diakses tanggal : 1 Maret 2004. Anonim. 1999. Using PVCS Version Manager for Document Control. Diakses dari :
www.smarttrade.ch/produkte/versionmanager/documents/wp_doccont.pdf.

Diakses tanggal : 1 maret 2004.

24

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful