TRANSPARENŢA BUGETULUI LOCAL

PRIN IMPLICAREA CETĂŢENILOR
GHID PENTRU FUNCŢIONARII PUBLICI ŞI SOCIETATEA CIVILĂ

2004

Această publicaţie a apărut cu sprijin tehnic din partea Programului de Reformă Guvernamentală prin Parteneriate Durabile (GRASP). GRASP, finanţat de Guvernul S.U.A. prin USAID, este menit să consolideze administraţia publică locală şi guvernarea democratică în România. Implementat de Development Alternatives, Inc. (DAI) cu sprijinul unei echipe de subcontractori internaţionali, GRASP doreşte să consolideze capacitatea tehnică şi financiară a administraţiei locale, să stimuleze dezvoltarea economică locală şi să promoveze parteneriatele public-privat în scopul îmbunătăţirii eficienţei şi calităţii serviciilor publice. Această publicaţie a apărut cu sprijinul Agenţiei Statelor Unite pentru Dezvoltare Internaţională, conform prevederilor contractului cu numărul 186-A-00-02-00107-00. Opiniile exprimate în lucrare aparţin autorilor şi nu reflectă în mod necesar punctul de vedere al Agenţiei Statelor Unite pentru Dezvoltare Internaţională.

Mulţumiri Acest ghid este rezultatul colaborării dintre experţii Echipei de Participare Cetăţenească din cadrul Programului USAID de Reformă Guvernamentală prin Parteneriate Durabile. Contribuţii valoroase au avut, de asemenea specialiştii din cadrul Primăriilor Cristuru Secuiesc, Braşov, Baia Mare, Craiova, Iaşi, Sibiu şi experţii firmei Development Alternatives, Inc. Director, Roger Vaughan

Autori Kristina Creoşteanu - GRASP Elena Negrea - GRASP Gheorghe Ioniţa - GRASP Eugen Cozma - GRASP Ciprian Capâlnean - GRASP Contribu]ii Sorin Toarcea - Braşov Erika Andrasi - Cristuru Secuiesc Adina Fărcaş - Baia Mare Elvira Stancu - Craiova Cristina Nucuţă - Iaşi Dan Frăţilă- Sibiu

Revizuit de: Jeremy Kanthor - DAI

CUPRINS

Introducere Politica financiar\ a administra]iei publice locale Calendarul bugetului Procesul de transparen]\ a bugetului local 1. Consultarea beneficiarilor bugetului local 2. Consultarea cet\]enilor cu privire la investi]iile capitale prioritare 3. Informarea cet\]enilor despre structura [i implementarea bugetului local 4. Dezbaterile publice – prilej de consultare a cet\]enilor despre proiectul de buget local pentru anul urm\tor 5. Informarea cet\]enilor despre impactul propunerilor lor asupra bugetului [i a comunit\]ii locale Resursele necesare transparen]ei bugetare 1. Personalul 2. Sistemul de comunicare intern [i extern 3. Elaborarea [i distribuirea materialelor care con]in informa]ii despre buget Parteneriate bazate pe participarea cet\]eneasc\ [i sustenabilitate 1. Rolul [i impactul societ\]ii civile ^n procesul de transparen]\ bugetar\ 2. Auto-sustenabilitatea particip\rii cet\]ene[ti ^n procesul decizional Anexe Legisla]ie Modele de buna practic\ Formulare 1. Model de buget-pe-scurt 2. Model de prioritizare a proiectelor de investi]ii de capital 3. Model de poster 4. Model de prezentare ^n PowerPoint 5. Model de raport al unei audieri/dezbateri publice

5 8 9 11 12 15 18 21 28 29 29 29 30 32 32 34 35 36 39 39 42 45 47 50

INTRODUCERE

De ce Ghidul Transparenţei bugetului local?
Lucrarea de faţă se doreşte a fi un instrument util şi prietenos pentru folosirea participării cetăţeneşti în procesul bugetar, destinat atât factorilor de decizie şi funcţionarilor din administraţia publică locală cât şi societăţii civile. Ghidul Transparenţei Bugetului oferă o abordare nouă şi structurată a procesului de participare cetăţenească. Cu toate că procesul este cunoscut administraţiei publice, el nu este aplicat în practică în mod curent. Legislaţia românească asigură un cadru consistent pentru participarea cetăţenească la problemele legate de buget. Legea finanţelor publice nr.189/2001 prevede consultarea cetăţenilor asupra conţinutului bugetului local ca o etapă obligatorie spre aprobarea bugetului. Legea nr. 52/2003 privind transparenţa decizională în administraţia publică impune administraţiei locale să informeze cetăţenii despre deciziile ce urmează a fi luate sau care au fost adoptate de Consiliul Local, inclusiv despre proiectul de buget şi orice alte activităţi care implică banii publici. În sfârşit, legea nr.141/2004 asigură dreptul cetăţenilor de a promova iniţiative legislative, inclusiv cele ce privesc alocarea banilor publici. Încă de la sfărşitul anilor 90, primăriile din România au organizat întruniri publice pentru dezbaterea proiectului de buget local şi pentru proiectul aprobat. În mod deosebit în zonele rurale, adunările publice pentru prezentarea bugetului aprobat reprezintă o practică curentă. Comunităţile mici se adună adeseori pentru a analiza performanţa conducătorilor comunităţii în folosirea resurselor financiare reduse. După 2000, numeroase oraşe mari au organizat întruniri publice pentru dezbaterea proiectului de buget local. Cu toate acestea, nu există o abordare sistematică pentru a face bugetul cât mai accesibil cetăţenilor şi pentru a-i atrage în luarea deciziei privind alocările bugetare. În anul 2003 programul GRASP-Reforma Administraţiei prin Parteneriate Durabile a organizat 22 de întruniri publice în municipii: Sibiu, Tulcea, Giurgiu, Mediaş, oraşe: Agnita, Măcin, Babadag, Cristuru Secuiesc, Însurăţei şi comune: Vărşag, Frumoasa, Remetea, Cristian, Răşinari, Şura Mare, Deveselu, Vlădila, Fărcaşele, Stoieneşti. GRASP a organizat în colaborare cu Consiliul Judeţean Sibiu două întruniri publice pentru dezbaterea bugetului judeţean în două localităţi: Avrig – la care au participat reprezentanţi din 8 comune şi Sălişte – la care au participat reprezentanţi din 11 comune. Cetăţenii, organizaţiile obşteşti, presa, sectorul privat, politicienii şi organizaţiile neguvernamentale au început să ceară informaţii de la autorităţile locale privind modul de aplicare a bugetului şi au propus proiecte, servicii, activităţi şi evenimente care să fie finanţate din banii publici. Pe parcursul acestui proces, atât petiţionarii, cât şi funcţionarii publici s-au confruntat cu noi probleme, informaţii şi proceduri care implică aplicarea armonizată a mai multor prevederi legislative. Chiar dacă procedurile şi formularistica folosite pentru informarea publicului sunt standardizate prin lege într-o anumită măsură, fiecare instituţie publică a construit un proces de informare şi consultare a cetăţenilor în concordanţă cu atribuţiile şi structura instituţiei şi cu prevederile legale. Scopul Ghidului este de a oferi informaţii şi îndrumare administraţiei publice şi societăţii civile pentru punerea în practică a procesului de transparenţă a bugetului local. În plus, Ghidul prezintă instrumente deja încercate, uşor de aplicat, pentru asigurarea schimbului de informaţii şi experienţă între Primării, pentru a-şi diversifica practicile şi a extinde procesul pe tot cuprinsul României.

Ghid

5

Cine sunt beneficiarii Ghidului?
Ghidul Transparenţei Bugetului este conceput să sprijine pe de o parte administraţia publică locală pentru a asigura transparenţa execuţiei bugetului local, iar pe de altă parte, organizaţiile obşteşti şi organizaţiile neguvernamentale, pentru a aduce cetăţenii în proces. De asemenea, Ghidul poate fi util oricărei instituţii publice care foloseşte banii publici pentru a furniza servicii, activităţi şi evenimente pentru comunitate. Ghidul se poate dovedi util în planificarea, organizarea, desfăşurarea şi monitorizarea campaniilor publice, oferind un pachet concret de instrumente de participare cetăţenească pentru atragerea cetăţenilor în luarea deciziei privind cheltuirea bugetului local. Creşterea transparenţei bugetului în comunităţile din România a avut următoarele efecte: Aleşii locali devin mai receptivi şi mai responsabili în folosirea banilor publici, ţinând seama în mai mare măsură de nevoile şi aşteptările cetăţenilor pe care îi reprezintă. Ei se familiarizează cu folosirea instrumentelor de participare cetăţenească ca procedură curentă, pentru a se menţine permanent în contact cu cetăţenii şi pentru a-şi ajusta deciziile după priorităţile comunităţii. Funcţionarii publici învaţă să aplice un proces, constând dintr-un pachet complet şi consistent de instrumente de participare cetăţenească corelate cu calendarul bugetar, pentru a face din buget un instrument real de management a comunităţii. Structurile obşteşti, cum sunt Asociaţiile de Proprietari, Comitetele Consultative Cetăţeneşti sau Comitetele de cartier învaţă să colaboreze cu administraţia publică locală pentru a influenţa modul în care sunt cheltuiţi banii în beneficiul comunităţii şi învaţă cum să implice în proces cetăţenii pe care îi reprezintă. Organizaţiile neguvernamentale învaţă să colaboreze cu administraţia publică locală în aplicarea unor anumite instrumente de participare cetăţenească şi în atragerea publicului la evenimentele comunităţii şi activităţile de luare a deciziei. Aceste organizaţii învaţă cum să evolueze de la poziţia de intermediar între cetăţean şi Primărie, la cea de partener al ambelor părţi. Cetăţenii sunt beneficiarii finali ai acestui Ghid. Ei ajung să înţeleagă mai bine conţinutul, posibilităţile, oportunităţile şi limitările bugetului şi se implică din ce în ce mai mult în luarea deciziei privind alocarea banilor publici. Propunerile, sugestiile, observaţiile şi întrebările cetăţenilor conduc spre mai buna administrare a banilor publici prin concentrarea cheltuielilor pe priorităţile comunităţii.

Ce informaţii conţine Ghidul?
Ghidul conţine toate elementele necesare organizării şi desfăşurării campaniei publice pentru transparenţa bugetului. Ghidul oferă de asemenea informaţii privind:  Politica financiară a administraţiei locale  Înţelegerea de ansamblu a calendarului bugetar şi a oportunităţilor pentru implicarea cetăţenilor  Instrumente uşor de aplicat pentru asigurarea transparenţei bugetului  Resurse elementare aflate la îndemâna administraţiei publice pentru a asigura transparenţa bugetului  Practici de succes din România privind activităţi legate de transparenţa bugetului  Formulare-tip pentru activităţi şi proceduri pentru transparenţa bugetului  Legislaţia relevantă pentru transparenţa bugetului

Cum a fost creat Ghidul?
Informaţiile cuprinse în Ghid reprezintă rezultatul experienţei diferitelor Primării şi organizaţii neguvernamentale care au organizat campanii publice pentru transparenţa bugetului în perioada 2000-2003 şi al experienţei echipei GRASP, ca urmare a cooperării cu administraţia publică pentru îmbunătăţirea comunicării între cetăţeni şi administraţie pe probleme legate de buget.

6

Transparen]a bugetului local

Lucrarea conţine trei capitole principale: 1. Procesul transparenţei bugetului – o abordare pas cu pas 2. Resurse necesare în proces 3. Instrumente şi tehnici de participare cetăţenească Secţiunea Anexe conţine o selecţie a legislaţiei din domeniul bugetar şi a celei legate de participarea cetăţenilor la decizia publică, formulare şi practici de succes. Această secţiune este concepută pentru a sprijini administraţia publică locală să instituţionalizeze şi să standardizeze procesul transparenţei bugetului prin participarea cetăţenilor. Limbajul folosit în Ghid este accesibil persoanelor care nu au cunoştinţe de specialitate în domeniul financiar sau juridic. Cu toate acestea, există situaţii în care limbajul financiar şi/sau juridic este indispensabil, aşa cum apare în secţiunea referitoare la alocările bugetare.

Cum se foloseşte Ghidul?
Funcţionarii publici pot folosi Ghidul în practica curentă, în mod individual sau în colectiv (grup de lucru format din funcţionarii de buget, investiţii, servicii publice şi relaţii cu publicul) pentru a planifica, organiza şi conduce campania publică pe proiectul de buget local, pentru a rezolva situaţii deosebite care implică armonizarea legilor şi procedurilor, pentru a public\ şi informa publicul asupra detaliilor bugetului, pentru a răspunde propunerilor, întrebărilor şi preocupărilor cetăţenilor legate de buget. Formatele standard pentru materialele necesare în campania publică sunt disponibile şi pot fi copiate direct din Ghid şi completate cu informaţia concretă şi cu datele de identificare ale instituţiei publice. Organizaţiile societăţii civile şi structurile obşteşti pot folosi Ghidul pentru a-şi defini şi a îndeplini rolul concret în cadrul campaniei publice şi în sprijinirea administraţiei publice locale de a face bugetul transparent cetăţenilor. Ghidul este util tuturor instituţiilor publice, ca un sprijin în activitatea curentă, pentru a face bugetul transparent beneficiarilor. Folosirea formularelor-tip cuprinse în Ghid ajută la punerea în practică a unor proceduri standard de transparenţă a bugetului şi facilitează comunicarea între instituţii şi raportarea rezultatelor instituţiilor în faţa comunităţii.

Paşii următori
Ghidul transparenţei bugetului reprezintă un instrument de lucru curent pentru funcţionarii publici şi reprezentanţii societăţii civile. Sperăm ca prin folosirea Ghidului în activitatea curentă şi ca rezultat al schimburilor de informaţii şi experienţă între instituţiile administraţiei publice locale să apară propuneri de îmbunătăţire a practicilor prezente de rezolvare a problemelor dificile legate de operarea bugetului şi să generalizeze practicile novatoare, de succes, în cât mai multe instituţii publice din ţară. Ghidul Transparenţei Bugetului face parte dintr-o serie de lucrări menite să sprijine administraţia publică locală în standardizarea activităţilor şi serviciilor, creşterea responsabilităţii pentru informarea şi consultarea cetăţenilor şi în atingerea unor performanţe superioare în deservirea comunităţilor. Din aceeaşi serie fac parte:  Catalogul Na]ional al Centrelor de Informaţii pentru Cetăţeni (CIC)  Ghidul Operatorului CIC  Ghid de monitorizare a serviciilor publice cu implicarea cetăţenilor.

Ghid

7

POLITICA FINANCIAR|
A ADMINISTRA}IEI PUBLICE LOCALE – TEMELIA TRANSPAREN}EI BUGETARE –
Fiecare comunitate trebuie s\ aib\ un plan de dezvoltare local\ pe termen scurt, mediu (4-5 ani) [i lung (10-20 ani). Acest plan strategic va fi luat în considerare de organismele politice atunci când acestea ^[i prezint\ platformele pentru comunitate în timpul campaniilor electorale. Acest plan devine documentul principal [i baza conducerii comunit\]ii dup\ ce ale[ii locali (primarul [i consiliul local) sunt investi]i în func]ii. Planul strategic de dezvoltare local\ reprezint\ ^ndrumarul dezvolt\rii continue a comunit\]ii locale respective [i este adaptat nevoilor [i a[tept\rilor comunit\]ii precum [i angajamentului politic al acesteia. ~n România, numai câteva autorită]i publice locale au un plan func]ional de dezvoltare local\. Toate comunit\]ile au totu[i fragmente dintr-un asemenea plan, sub forma unui plan de urbanism general, planuri de urbanism detaliate [i zonale, planuri de investi]ii de capital, precum [i planuri de lucr\ri publice. Toate activit\]ile cuprinse în aceste planuri au legatur\ cu bugetul local, indiferent de sursa banilor: veniturile proprii ale comunit\]ii (impozite [i taxe locale), bugetul central sau jude]ean, sau alte surse, cum ar fi, donatori interna]ionali, b\nci, statul român sau fonduri europene. Politica financiar\ este o declara]ie a primarului [i a consiliului local cu privire la principiile [i procedurile de alocare a fondurilor pentru o mai bun\ slujire a intereselor comunit\]ii respective. Politica financiar\ este un document care explic\ modul în care va fi folosit bugetul pentru a se atinge anumite etape în dezvoltarea comunit\]ii, în conformitate cu planurile de dezvoltare existente. Politica financiar\ poate fi condensat\ ^ntr-o situa]ie financiar\ care s\ fie expus\ de primar atunci când proiectul de buget pentru anul urm\tor este prezentat cet\]enilor. Deoarece autorit\]ile locale au ca scop transparen]a administra]iei publice locale, importan]a sublinierii politicii financiare [i a leg\turilor dintre aloc\rile bugetare anuale [i obiectivele pe termen mediu [i lung ale comunit\]ii devine din ce în ce mai mare. Pe m\sur\ ce cet\]enii se implic\ tot mai mult în preg\tirea [i prioritizarea bugetului, este esen]ial s\ se [tie cum vor afecta pe viitor deciziile via]a comunit\]ii. ~n 1999, Consiliul Municipal Timişoara a hot\rât s\ aloce o sum\ mare de bani din bugetul local pentru dezvoltarea sistemului GIS (Geographic Informa]ion System). GIS este principalul sistem care coordoneaz\, supravegheaz\ [i controleaz\ toate lucr\rile publice, proiectele de investi]ii, dezvoltarea infrastructurii, evolu]ia urban\ [i de mediu, fiind un instrument menit s\ echilibreze toate activit\]ile legate de dezvoltarea comunit\]ii. Aceast\ hot\râre a presupus un angajament major din partea consiliului municipal [i a primarului cu privire la un proiect care urma s\ dea rezultate palpabile deabia peste 3-4 ani [i s\ limiteze cheltuielile destinate serviciilor publice [i altor activit\]i. Consiliul municipal i-a informat pe cet\]enii în leg\tur\ cu avantajele ^nfiin]\rii [i utiliz\rii sistemului GIS [i cu privire la restric]iile financiare cu care comunitatea urma s\ se confrunte în viitor; cet\]enii au fost de acord. Atunci când noul consiliu local [i-a ^nceput mandatul în 2000, alocarea bugetar\ pentru sistemul GIS a continuat, în conformitate cu politica financiar\ stabilit\ de consiliul local precedent.

8

Transparen]a bugetului local

Ghid
Rezultate Participare cetăţenească Rezultate

Data limită

Activitatea bugetară

1 iunie Ministerul Finanţelor trimite Direcţiei Focus grup cu instituţiile publice de Finanţe Publice scrisoarea privind finanţate din bugetul local pentru contextul macroeconomic pentru stabilirea politicilor de repartizare proiectele de buget, metodologia de a banilor (învăţământ, sănătate, elaborare, limitele sumelor defalcate cultură, servicii publice în subordinea şi transferurile consolidabile pentru Consiliului Local) elaborarea proiectelor de buget IUNIE-SEPTEMBRIE Proceduri şi criterii de alocare a banilor din buget stabilite de comun accord între administraţia publică locală şi instituţiile beneficiare

Scrisoarea cadru

1 iulie

Depunerea proiectelor de buget finale

15 iulie

Proiectele de buget la Ministerul de Finanţe

Bugetul de stat Ordonatorii de credite finalizează proiectele de buget, le afişează şi le publică în mass media locală Cetăţenii depun contestaţii

Ordonatorii de credite depun Sondaj de opinie sau întrunire publică Analiza percepţiei cetăţenilor privind propunerea de buget echilibrat privind priorităţile de investiţii ale priorităţile de investiţii şi inserarea ei pentru anul viitor şi estimările pentru comunităţii în proiectul de buget următorii 3 ani cu anexe, la Direcţiile APRILIE-IULIE Un model de prezentare şi publicare a Generale ale Finanţelor Publice bugetului pe înţelesul cetăţeanului Pregătirea Bugetului pe Scurt şi a Direcţiile Generale ale Finanţelor Publice trimit proiectele de buget la celorlalte materiale pentru campania publică Ministerul de Finanţe Campania publică pe proiectul de Se publică Legea Bugetului de stat buget local OCTOMBRIE Cetăţenii cunosc conţinutul şi restricţiile bugetului şi modul concret de folosire a banilor publici

15 zile după publicarea în Elaborarea formei finale Monitorul Oficial a bugetelor locale

15 zile de la publicarea bugetului local

Depunerea contestaţiilor

Întâlnire publică pentru informarea şi consultarea cetăţenilor asupra conţinutului proiectului de buget pentru anul următor NOIEMBRIE-DECEMBRIE

5 zile după termenul de Bugetul local trimis spre depunere a contestaţiilor aprobare

CALENDARUL BUGETULUI

10 zile după trimiterea Rezolvarea contestaţiilor bugetului spre aprobare şi aprobarea bugetului (nu mai mult de 45 zile de local la publicarea bugetului de stat) Ordonatorii principali de credite trimit bugetele aprobate cître Direcţiile Judeţene ale Finanţelor Publice Întâlnire publică de prezentare a Raportul anual al execuţiei bugetare: bugetului local aprobat rezultate concrete în folosirea banilor IANUARIE-FEBRUARIE publici, (investiţii realizate, servicii Publicarea execuţiei bugetare pe anul oferite, cheltuieli prelungite sau anterior amânate pentru anul în curs, etc. MARTIE

5 zile de la aprobarea bugetului local

Transmiterea bugetului aprobat

Anul următor

9

Calendarul activit\]ilor de transparen]\ bugetar\
Toate activit\]ile referitoare la procesul de transparent\ bugetar\ [i accesul cet\]enilor la procesul decizional cu privire la probleme de buget urm\resc cu stricte]e calendarul bugetului. Informa]iile necesare pentru alc\tuirea proiectului de buget sunt culese ^ntre lunile martie [i noiembrie. Evenimentele care solicit\ implicarea cet\]enilor sunt legate de calendarul bugetului pentru a se putea utiliza comentariile [i sugestiile cet\]enilor atunci când se discut\ despre oportunit\]ile [i constrângerile bugetare. ~n luna martie se face public raportul cu privire la cheltuielile bugetare din anul precedent. ~n lunile aprilie-mai autoritatea public\ local\ ^ncepe s\ adune cererile de alocare a banilor/ fondurilor de la beneficiarii bugetului (educa]ie, s\n\tate, institu]ii de cultur\, furnizori de servicii publice) pentru opera]iunile, activit\]ile [i serviciile lor curente. Dup\ sau în timpul perioadei de culegere a datelor, se organizeaz\ focus grupuri cu beneficiarii bugetului local, în lunile iunie-septembrie. ~n paralel, ^ntre lunile aprilie [i iulie, se organizeaz\ sondaje de opinie cet\]ene[ti sau dezbateri publice pe tema investi]iilor capitale prioritare (importan]\ [i urgen]\). Unele dintre proiectele de investi]ii capitale sunt continuate din anul/anii precedent/]i, iar altele sunt proiecte noi. Cet\]enii sunt invita]i s\ decid\ asupra proiectelor noi care s\ fie finan]ate de autoritatea public\ local\, ]inând cont de priorit\]ile [i de problemele comunit\]ii. Cet\]enii sunt invita]i s\-[i exprime p\rerile [i ideile cu privire la proiectele de investi]ii în curs de desf\[urare. Pân\ la jum\tatea lunii octombrie, cifrele referitoare la proiectul de buget sunt deja culese, iar datele necesare elabor\rii bugetului-pe-scurt devin disponibile. Bugetul-pe-scurt este alc\tuit în lunile octombrie-noiembrie. Campania public\ referitoare la proiectul de buget este organizat\ în lunile octombrie –noiembrie. Campania cuprinde materialele elaborate în acest scop (bro[uri despre bugetulpe-scurt, postere anun]ând dezbaterea public\, inform\ri despre sondajele de opinie, investi]iile capitale prioritare, rezultatele discu]iilor din focus grupuri, etc.) precum [i evenimentele de campanie propriu-zise (articolele de ziar, ^ntrunirile de cartier, dezbaterea public\ despre proiectul de buget). Dezbaterea public\ despre proiectul de buget are loc de obicei în lunile noiembrie - decembrie, chiar ^nainte ca un consiliu local s\ analizeze [i s\ aprobe un proiect de buget. ~n timpul dezbaterii proiectului de buget, membrii consiliului local ]in cont de propunerile, sugestiile, problemele [i ^ntreb\rile cet\]enilor. Unele dintre acestea vor fi luate în considerare în momentul aprob\rii bugetului, capitol dup\ capitol, linie bugetar\ dup\ linie bugetar\. Unele autorit\]i publice locale organizeaz\ o dezbatere public\ pe tema bugetului aprobat pentru a-i informa pe cet\]eni cu privire la care anume dintre propunerile /cererile /preocup\rile lor au fost abordate [i de ce anume altele nu au fost abordate de loc sau au fost reprogramate pentru alte etape bugetare (actualiz\ri bugetare periodice). Dezbaterile publice pe tema bugetelor aprobate au loc în luna februarie pentru bugetul anului precedent.

10

Transparen]a bugetului local

PROCESUL DE TRANSPAREN}|
A BUGETULUI LOCAL
Exist\ mai multe etape necesare pentru promovarea unui proces bugetar transparent. Acestea sunt:  Consultarea beneficiarilor bugetului local  Consultarea cet\]enilor cu privire la investi]iile prioritare  Informarea cet\]enilor cu privire la structura [i implementarea bugetului local  Consultarea cet\]enilor cu privire la proiectul de buget local pentru anul urm\tor  Informarea cet\]enilor cu privire la impactul propunerilor lor asupra bugetului [i asupra comunit\]ii ~n timpul procesului de informare [i consultare a cet\]enilor cu privire la con]inutul bugetului local [i la utilizarea banilor publici, se poate folosi o gama larg\ [i variat\ de instrumente de participare cet\]eneasc\. Scopul acestei “truse de instrumente” (ghid practic) pentru transparen]a bugetului este acela de a da exemple de instrumente diferite ce pot fi folosite de autoritatea public\ local\ în diferitele etape ale procesului bugetar. Autorit\]ile publice locale pot hot\r^ totu[i asupra acelor instrumente care le sunt mai utile sau mai adecvate în anumite etape. Exist\ mai mul]i ale[i locali a c\ror participare este absolut necesar\ pentru desf\[urarea unui proces bugetar transparent de succes. Ofi]erul (directorul) de la departamentul de buget este foarte important pentru c\ aduce cuno[tin]e vaste despre venituri [i cheltuieli, pentru autoritatea local\ respectiv\. Ofi]erul de la departamentul de investi]ii capitale aduce o mai bun\ ^n]elegere a proiectelor în derulare [i a priorit\]ilor autorit\]ii locale respective, în timp ce ofi]erul de la departamentul de administrare a serviciilor publice furnizeaz\ informa]ii despre eforturile depuse pentru ^mbun\t\]irea serviciilor sociale. ~n ultimul rând, ofi]erul de la departamentul de rela]ii cu publicul (de la centrul de informare pentru cet\]eni sau alt\ institu]ie de comunicare) ^[i ofer\ experien]a în domeniul comunic\rii cu cet\]enii [i organiz\rii de evenimente publice. ~mpreun\, acest personal cheie poate colabora pentru a alc\tui un grup operativ (un “task force”) care s\ r\spund\ de organizarea evenimentelor legate de transparen]a bugetului, de culegerea de informa]ii, sugestii [i comentarii de la cet\]eni, precum [i de a r\spunde ^ntreb\rilor cet\]enilor. Rolurile specifice ale membrilor acestui task force sunt: preg\tirea, organizarea [i conducerea campaniei publice cu privire la transparen]a bugetului; elaborarea, publicarea [i distribuirea de materiale pentru campanie; preg\tirea [i organizarea dezbaterii publice cu privire la proiectul de buget; preg\tirea [i organizarea dezbaterii publice cu privire la bugetul aprobat, inclusiv prezentarea propunerilor cet\]ene[ti aprobate; precum [i informarea cet\]enilor, a consiliului local, [i a conducerii autorit\]ii locale cu privire la rezultatele transparen]ei bugetare pentru comunitate.

Instrumentele folosite în transparen]a bugetului local
Exist\ mai multe instrumente pe care autorit\]ile publice locale le pot folosi în scopul inform\rii [i consult\rii cet\]enilor cu privire la con]inutul bugetului local [i la utilizarea banilor publici. Aceste instrumente ofer\ informa]ii valoroase ce pot ajuta autoritatea local\ pe parcursul ^ntocmirii bugetului. Capitolele urm\toare descriu cinci instrumente diferite: focus grupul, sondajul de opinie, bugetul-pe-scurt, campania de informare a publicului [i dezbaterea public\. 1. Focus grupul – consultarea beneficiarilor bugetului local cu privire la criteriile de alocare a banilor pentru diferite sectoare [i institu]ii. 2. Sondajul de opinie – consultarea cet\]enilor cu privire la nevoile comunit\]ii, la investi]iile prioritare, [i la reducerile bugetare.

Ghid

11

3. Bugetul-pe-scurt – informarea cet\]enilor cu privire la structura [i la implementarea bugetului local. 4. Campania de informare public\ – aducerea la cuno[tin]a cet\]enilor a diferitelor eforturi de transparen]\ bugetar\ 5. Dezbaterea public\ – prezentarea condi]iilor bugetare ale autorit\]ii publice locale [i consultarea cet\]enilor referitor la ideile lor asupra proiectului de buget local pentru anul urm\tor. Acest Ghid prezint\ detaliat fiecare din instrumentele enumerate mai sus [i ofer\ informa]ii specifice despre:  Modul în care administra]ia public\ local\ poate implementa cu u[urin]\ fiecare instrument  Ce persoane din administra]ia public\ local\ trebuie s\ se ocupe de elaborarea [i implementarea instrumentului  Resursele de care are nevoie administra]ia public\ local\ pentru a putea utiliza instrumentul  Un termen limit\ pentru finalizarea instrumentului  Lec]ii extrase din modul în care aceste instrumente au fost folosite cu succes în alte ora[e din România  Indica]ii care s\ ajute administra]ia public\ local\ s\ stabileasc\ dac\ folose[te instrumentul respectiv în mod eficace

1. Consultarea beneficiarilor bugetului local
Exemplu de instrument: focus grupul ~n timp ce se alc\tuie[te bugetul local, institu]iile care primesc bani de la buget pentru repara]ii [i pentru ^ntre]inere ([coli, spitale, locuin]e la un pre] accesibil pentru cei s\raci) sau subven]ii (furnizorii de servicii publice) trebuie consultate asupra celui mai bun mod de distribuire a pu]inelor fonduri care într\ în bugetul local din impozitele [i taxele locale. Este de asemenea important ca autoritatea local\ s\ se consulte cu beneficiarii acestor institu]ii. ~n urma acestor consult\ri, autoritatea local\ poate câ[tiga un feedback valoros [i sprijin în favoarea criteriilor utilizate pentru alocarea fondurilor bugetare. Autoritatea local\ le poate cere cet\]enilor p\rerea în leg\tur\ cu criteriile propuse [i poate primi de la ace[tia sugestii alternative. Focus grupul poate fi un instrument eficace în consultarea beneficiarilor bugetului cu privire la modul de alocare a banilor. Ce este un focus grup? Un focus grup este un grup mic de oameni ale c\ror r\spunsuri la ^ntreb\rile puse ajut\ la stabilirea modului în care o popula]ie mai mare va r\spunde la acelea[i ^ntreb\ri. ~n cazul transparen]ei bugetului, un focus grup va ajuta autoritatea local\ s\ afle ce gândesc cet\]enii despre ideile lor de distribuire a banilor c\tre diferite institu]ii. Când trebuie s\ foloseasc\ autorit\]ile locale un focus grup? Focus grupul este cel mai util ^nainte ca autoritatea local\ s\ fi finalizat criteriile de alocare a fondurilor c\tre diferite institu]ii publice precum [i dup\ ce va fi primit scrisoarea-cadru de la Ministerul Finan]elor Publice (1 iunie). Ce persoane din administra]ia local\ iau parte la organizarea unui focus grup? Mai mul]i membri ai task force-ului trebuie s\ se implice în planificarea, implementarea [i utilizarea rezultatelor ac]iunii unui focus grup. Ofi]erul de la departamentul de buget, cu ajutorul cuno[tin]elor sale despre constrângerile specifice bugetului administra]iei locale, trebuie s\ construiasc\ ^ntreb\rile. Focus grupul poate culege informa]ii numai în legatur\ cu 12
Transparen]a bugetului local

anumite subiecte, subliniind importan]a concentr\rii acestora pe aspecte cheie. Dac\ ^ntreb\rile se refer\ la investi]ii de capital sau la servicii publice, trebuie implica]i în focus grup directorii (managerii) de resort. Ofi]erul de la departamentul de rela]ii cu publicul trebuie s\ ia parte la procesul de identificare a participan]ilor la focus grup [i s\ asigure participarea unui grup eterogen de cet\]eni. Modul de desf\[urare ~n fiecare an, autorit\]ile publice locale trebuie s\ ia multe decizii dificile în leg\tur\ cu modul de ^mp\r]ire a resurselor limitate ale bugetului local la o gam\ larg\ de poten]iali beneficiari. S\ luam exemplul finan]\rii ^nv\]\mântului. S\ spunem c\ o autoritate local\ dore[te s\ aloce pu]inele resurse financiare disponibile pentru ^nv\]\mânt ^ntre poten]ialii beneficiari [i stabile[te în acest scop un set de criterii obiective bazate pe consultarea cu reprezentan]ii [colilor. Directorul departamentului de buget mai [tie c\ finan]area ^nv\]\mântului afecteaz\ numero[i cet\]eni: elevi/studen]i, p\rin]i, profesori, administratori [colari, to]i ace[tia având ceva idei în leg\tur\ cu modul în care administra]ia local\ ar trebui s\ distribuie fondurile. Indica]ie: Cum s\ g\si]i participan]ii la un focus grup Pe lâng\ directori de [coli [i inspectoratul jude]ean de ^nv\]\mânt, un focus grup mai trebuie s\ cuprind\ p\rin]i, profesori [i alte grupuri interesate. Centrele de informare pentru cet\]eni, listele cu voluntari din [coli, etc. pot fi folosite în scopul identific\rii de poten]iali participan]i. Focus grupul ofer\ o percep]ie general\ a diferitelor p\r]i interesate de o anumit\ problem\: în cazul nostru, banii aloca]i pentru ^nv\]\mânt. Dou\ focus grupuri diferite vor avea dou\ percep]ii de grup diferite în leg\tur\ cu acela[i subiect, sporind astfel diversitatea punctelor de vedere [i obiectivitatea procesului. Fiecare focus grup va cuprinde cel mult 15 persoane, reprezentând directori [i/sau contabili [efi de gr\dini]e, [coli sau licee, reprezentan]i ai inspectoratului jude]ean de ^nv\]\mânt, [i p\rin]i. Este important ca participan]ii la focus grup s\ provin\ din medii diferite pentru a asigura diversitatea ideilor [i p\rerilor exprimate. Povestea de succes a unui Focus Grup: Cristuru Secuiesc ~n luna septembrie 2003, Cristuru Secuiesc a organizat un focus grup pentru a stabili cum s\ aloce banii pentru serviciile de s\n\tate. Focus grupul, alc\tuit din 15 participan]i reprezentând o palet\ larg\ de ale[i locali, personal medical [i ONG-uri locale, [i-a propus s\ m\soare sprijinul acordat propunerilor [i s\ genereze idei de ^mbun\t\]ire a serviciilor de s\n\tate, în limitele bugetului local. Focus grupul a elaborat urm\toarele recomand\ri:  ~nfiin]area centrului de asisten]\ medical\ de urgen]\ cu sprijin de la Prim\rie, spitalul municipal Odorhei, casa jude]ean\ de asigur\ri de s\n\tate Harghita, [i serviciul de ambulan]\. Grupuri de parteneriat locale s-au oferit s\ realizeze campania de informare a publicului care s\ promoveze centrul [i serviciile acestuia.  ~ncepând de anul viitor, medicii speciali[ti de la Spitalul Municipal Odorhei vor acorda asisten]\ medical\ ambulatorie pentru spitalul din Cristuru.  Grupul a sugerat realizarea unui sondaj de opinie în rândul cet\]enilor bazat pe acelea[i ^ntreb\ri care au fost folosite [i în cadrul focus grupului, pentru a culege p\rerile membrilor comunit\]ii ca [i sprijinul acestora pentru orice ac]iuni ulterioare. Activitatea desf\[urat\ în focus grup a generat p\reri [i sugestii importante din partea actorilor cheie [i a ajutat Cristuru Secuiesc s\ elaboreze un plan concret de ^mbun\t\]ire a serviciilor de s\n\tate comunitare.

Ghid

13

Procesul care st\ la baza unui focus grup trebuie moderat de o persoan\ neutr\ (cum ar fi un moderator profesionist de la un ONG) care s\ preg\teasc\ lista de ^ntreb\ri ^mpreun\ cu cineva de la autoritatea local\. Moderatorul trebuie s\ consemneze discu]iile [i s\ ^ntocmeasc\ un raport pe baza r\spunsurilor primate de la membrii grupului. Focus grupul trebuie s\ ^nceap\ cu o scurt\ prezentare (10 minute) realizat\ de un reprezentant al autorit\]ii locale cu privire la inten]ia de alocare a fondurilor pentru educa]ie în anul urm\tor, comparativ cu sumele alocate în bugetul actual. Participan]ii sunt apoi ^ndemna]i s\ discute pe marginea unui set de ^ntreb\ri care vor eviden]ia percep]iile acestora în leg\tur\ cu anumite inten]ii de politic\ bugetar\, propuneri de schimbare/^mbun\t\]ire a managementului institu]ional, precum [i propuneri concrete de colaborare cu administra]ia local\. Iat\ unele indica]ii utile pentru moderator:  Pune]i ^ntreb\ri deschise: obiectivul este s\-i determina]i pe participan]i s\ v\ explice p\rerile exprimate în legatur\ cu problemele enun]ate. A pune ^ntreb\ri la care participan]ii s\ r\spund\ prin “da” sau “nu” nu va contribui la ob]inerea nivelului necesar de detaliere.  Asigura]i-v\ c\ to]i participan]ii au ocazia s\-[i exprime punctul de vedere: se obi[nuie[te ca în focus grupuri una sau dou\ persoane s\ domine dezbaterea în timp ce restul grupului asist\ în lini[te. Moderatorul trebuie s\ se asigure c\ toat\ lumea are ocazia s\ ia cuvântul. Punând ^ntreb\ri fiec\rui participant [i adresându-v\ participan]ilor mai t\cu]i ajut\ de obicei la generarea mai multor p\reri. Chestionarul folosit în focus grupuri ~n exemplul nostru, pentru focus grupurile alc\tuite din reprezentan]i [colari, iat\ câteva ^ntreb\ri posibile: 1. Care este p\rerea dvs. despre aloc\rile bugetare pentru educa]ie de anul acesta ______ , în compara]ie cu bugetul anului viitor? 2. Care este p\rerea dvs. despre criteriile propuse de administra]ia local\ pentru a fi utilizate în distribuirea fondurilor pentru educa]ie? Criterii propuse: a) Cheltuielile de exploatare [i ^ntre]inere vor fi acoperite de la bugetul local (in
conformitate cu Legea Bugetului Na]ional). b) Toate cheltuielile cu alimentele pentru gr\dini]e vor fi acoperite de la bugetul local. c) Consiliul municipal va participa par]ial cu fonduri la proiectele de investi]ii capitale pentru [coli, finan]ate de donatori interna]ionali (de ex., Banca Mondial\). d) Vor fi finalizate proiectele de investi]ii capitale ^ncepute în anul precedent. e) Vor fi luate în considerare datele cu privire la implementarea bugetului din anul precedent (de ex. dac\ costurile cu ^nc\lzirea au fost prea mari, se va avea în vedere prioritatea instal\rii unui sistem individual de ^nc\lzire în [coli). f) Se va ]ine cont de indicatorii economici (vechimea cl\dirii [colii, starea echipamentului, suprafa]a ce trebuie cur\]at\/reabilitat\, etc.) g) Nivelul veniturilor proprii ale unei [coli, apte s\ sus]in\ finan]area complementar\. h) Num\rul de elevi dintr-o [coal\. i) Stabilirea priorit\]ilor de cost (de ex. Prioritatea 1 = repara]ii curente, Prioritatea 2 = ^nzestr\ri /investi]ii capitale, Prioritatea 3 = echipamente cump\rate, Prioritatea 4 = repara]ii capitale) [i a priorit\]ilor incluse în liniile bugetare (de. ex.: pentru Prioritatea 3 = echipamente cump\rate; se stabilesc noi sub-criterii: 3a = echipament pentru incendii, 3b = mobilier, 3c = piese pt. sistemul de ^nc\lzire, 3d = covoare). j) Nevoia de cl\diri noi va fi determinat\ func]ie de popula]ia [colar\ preconizat\.

3. Ce p\rere ave]i despre sistemul actual de alocare a banilor, folosit de administra]ia local\ pentru finan]area unor activit\]i [i investi]ii capitale pentru [coli?

14

Transparen]a bugetului local

Utilizarea rezultatelor discu]iilor din focus grup Dup\ ^ncheierea activit\]ii din focus grup, moderatorul trebuie s\ ^ntocmeasc\ un raport cuprinzând constat\rile cheie, folosindu-se de ^nregistrarea audio a discu]iilor. Raportul trebuie s\ cuprind\: 1) o descriere a modului în care fiecare dintre participan]i rela]ioneaz\ cu subiectul discutat; 2) o relatare a diferitelor opinii exprimate pe marginea fiec\rei din ^ntreb\rile puse; [i, 3) concluzii [i recomand\ri pentru administra]ia local\. Raportul va oferi autorit\]ii locale respective informa]iile necesare pentru a stabili dac\ cet\]enii au ^n]eles prezentarea cifrelor din buget, criteriile de alocare [i ideile despre ajustarea acestor criterii. Autoritatea local\ ar trebui s\ examineze raportul generat de focus grup ^nainte de a depune proiectele de buget finale. Cum putem afla dac\ un focus grup a avut succes Dac\ un focus grup a avut succes, autoritatea local\ respectiv\ trebuie s\ poat\ r\spunde afirmativ la fiecare din ^ntreb\rile urm\toare:  A inclus focus grupul participan]i din medii diverse – din punct de vedere profesional, geografic, al genului, etc.?  A contribuit autoritatea local\ la formularea ^ntreb\rilor pentru focus grup?  A pus moderatorul toate ^ntreb\rile formulate pentru focus grup?  A ^ntocmit moderatorul un raport al activit\]ii din focus grup?  A aflat autoritatea local\ lucruri noi de la participan]ii la focus grup despre modul în care ^n]eleg ei procesul de alocare bugetar\ precum [i p\rerile acestora despre criteriile de alocare?

2. Consultarea cet\]enilor cu privire la investi]iile capitale prioritare
Exemplu de instrument: sondajul cet\]enesc de opinie Contribu]ia cet\]enilor la investi]iile capitale majore finan]ate de la bugetul local este esen]ial\ pentru liderii comunit\]ii. ~n]elegerea punctelor de vedere ale cet\]enilor cu privire la investi]iile prioritare va u[ura deciziile mai grele [i le va modela mai bine în func]ie de nevoile [i a[tept\rile comunit\]ii. Povara financiar\ a investi]iilor capitale va deveni mai u[or de suportat dac\ cet\]enii vor fi consulta]i [i informa]i în leg\tur\ cu deciziile autorit\]ii locale respective. ~n procesul de consultare a cet\]enilor în legatur\ cu investi]iile capitale pe care le consider\ prioritare pentru comunitate, sondajele de opinie cet\]ene[ti reprezint\ un instrument important. Ce este un sondaj de opinie cet\]enesc (^n rândul cet\]enilor)? Un sondaj de opinie este un chestionar folosit de autoritatea public\ local\ în scopul culegerii de r\spunsuri la ^ntreb\ri pe subiecte specifice. Sondajul poate fi analizat cu ajutorul metodelor statistice pentru a stabili preferin]ele exacte ale cet\]enilor. Aceasta presupune o st\pânire a metodologiei de e[antionare [i a analizei. Un sondaj de opinie poate fi realizat [i în mod informal, f\r\ aplicarea metodologiei de e[antionare, ^ns\ rezultatele sale vor fi mai degrab\ illustrative, deci nu foarte exacte. Când trebuie s\ foloseasc\ autorit\]ile locale un sondaj de opinie? Autorit\]ile publice locale pot s\ utilizeze sondajele de opinie pentru a culege p\rerile cet\]enilor cu privire la investi]iile capitale f\cute pentru comunitatea lor [i pentru ca ace[tia s\-[i ofere contribu]ia la alc\tuirea proiectului de buget local. Autoritatea public\ local\ trebuie s\ ^ncheie sondajul ^nainte de finalizarea bugetului administra]iei locale – ^nainte de 1 iulie.

Ghid

15

Ce persoane din administra]ia local\ particip\ la realizarea unui sondaj de opinie? Mai mul]i membri ai task force-ului sunt necesari pentru planificarea, implementarea [i utilizarea rezultatelor unui sondaj de opinie. Ofi]erul de la departamentul de buget, datorit\ cuno[tin]elor pe care le de]ine despre constrângerile speciale ale bugetului administra]iei locale, trebuie s\ ajute la alc\tuirea ^ntreb\rilor. Directorul departamentul de investi]ii capitale trebuie s\ se implice în culegerea informa]iilor specifice despre anumite proiecte individuale – în perspectiv\ sau în curs de desf\[urare. Ofi]erul de la departamentul de rela]ii cu publicul [i ofi]erul de rela]ii cu ONG-urile trebuie s\ participe la identificarea unei organiza]ii care s\ organizeze sondajul [i s\ contribuie la stabilirea metodologiei de e[antionare. Desf\[urarea sondajului de opinie Gestionarea desf\[ur\rii unui sondaj de opinie este adesea realizat\ în modul cel mai eficient de organiza]iile din afara administra]iei locale. Modelul de chestionar, metodologia de e[antionare, precum [i distribuirea, culegerea [i analiza chestionarelor, toate acestea sunt activit\]i care cad cel mai bine în sarcina organiza]iilor sau ONG-urilor cu experien]a în realizarea sondajelor. Pentru a lansa un sondaj, cet\]enii trebuie s\ fie informa]i despre subiectul asupra c\ruia sunt invita]i s\-[i exprime p\rerile. O campanie de informare public\ care s\ prezinte subiectul sondajului trebuie organizat\ pentru ca cet\]enii s\ ^n]eleag\ natura ^ntreb\rilor care le sunt adresate precum [i modul în care autoritatea local\ va folosi rezultatele sondajului. O campanie public\ const\ în articole publicate în ziarele locale, distribuirea de bro[uri prin po[t\ [i ^ntruniri de cartier la care s\ se dezbat\ subiectul sondajului. Autoritatea public\ local\ trebuie s\ hot\rasc\ ce dore[te s\ afle de la cet\]eni cu privire la investi]iile capitale precum [i cum va folosi aceste informa]ii în luarea de decizii viitoare.
 

Autoritatea public\ local\ formuleaz\ ^ntreb\rile în colaborare cu operatorul de sondaj. Chestionarul este distribuit cet\]enilor folosind pasul statistic (de ex.: la fiecare a patra cas\ de pe o strad\, sau la fiecare al cincilea apartament ^ntr-un bloc de locuin]e) [i alte metode statistice. Dac\ precizia statistic\ nu este esen]ial\ pentru sondaj, autoritatea public\ local\ ^[i poate folosi resursele pentru distribuirea unui num\r de chestionare. Ele pot fi ^nmânate cet\]enilor la centrele de informare pentru cet\]eni/unit\]ile de PR, la birourile unde se colecteaz\ taxele locale, la sediile asocia]iilor proprietarilor de garsoniere, adic\ oriunde vin oameni din medii diferite, din cartiere diferite, de vârste diferite pentru a-[i rezolva problemele. Chestionarele sunt adunate [i prelucrate de operatorul de sondaj. Rezultatele sondajului sunt utilizate pentru a lua decizii cu privire la subiectul pus în discu]ie. De pild\, rezultatele sondajului vor fi luate în considerare atunci când consiliul local va decide asupra aloc\rii de fonduri pentru investi]iile de anul viitor sau atunci când consiliul local va reconsidera investi]iile capitale prioritare.

 

16

Transparen]a bugetului local

Povestea de succes a sondajului de opinie cet\]enesc: Prim\ria Braşov
Prim\ria Braşov a organizat un sondaj de opinie cet\]enesc pentru a identifica priorit\]ile legate de alc\tuirea bugetului local. Unui num\r de 312 cet\]eni le-au fost adresate urm\toarele trei ^ntreb\ri:  Ce investi]ii capitale sunt cele mai importante?  ~n ce loc din bugetul local a]i reduce cheltuielile?  Pentru ce activit\]i considera]i c\ nu ar trebui cheltui]i bani de la bugetul local? Rezultatele sondajului au oferit Prim\riei Braşov informa]ii importante pe care le-a folosit în procesul de finalizare a bugetului local. De pild\, proiectul de investi]ii capitale considerat a fi cel mai important de c\tre cet\]eni a fost ^ncheierea construc]iei [oselei de centur\ a Braşovului. ~n consecin]\, consiliul municipal [i cel jude]ean vor contribui cu fonduri la finalizarea proiectului pân\ ^n 2008. De asemenea, mai mul]i cet\]eni au identificat proiectul de reabilitare a pie]ei de legume-fructe ca fiind proiectul pentru care autoritatea local\ nu ar trebui s\ reduc\ finan]area sub nici o form\, fa]\ de orice alt proiect. ~n consecin]\, Prim\ria Braşov a ^nfiin]at direc]ia de administra]ie a pie]elor municipale sub forma unui serviciu public aflat în subordinea consiliului municipal. Aceast\ direc]ie ^[i culege veniturile din taxele de pia]\ [i prime[te bani de la bugetul local pentru func]ionarea curent\. Ea a elaborat un plan de lucru pentru reabilitarea [i modernizarea pie]elor în urm\torii patru ani.

Chestionarul folosit în sondajul de opinie Sondajul de opinie este un instrument foarte eficient pentru reprezentan]ii administra]iei locale – membri ai consiliului municipal [i primarul – [i personalul executiv, pentru identificarea op]iunilor aflate la dispozi]ia cet\]enilor în leg\tur\ cu investi]iile capitale majore din comunitatea lor. Autoritatea local\ poate ad\uga [i alte ^ntreb\ri pentru a profita de ocazia de a culege informa]ii despre priorit\]ile administra]iei locale. Autoritatea local\ mai poate folosi o dezbatere public\ [i/sau o publica]ie care s\ descrie cheltuielile aferente investi]iilor capitale, pe lâng\ sondajul de opinie. Exemple de asemenea activit\]i pot fi g\site în Anex\. Utilizarea rezultatelor unui sondaj de opinie Dup\ ^ncheierea sondajului de opinie, organiza]ia care a realizat sondajul trebuie s\ prezinte autorit\]ii locale un raport cuprinzând constat\rile sondajului. Aceste constat\ri vor informa autoritatea local\ cu privire la investi]iile capitale pe care cet\]enii le sprijin\ cel mai mult, precum [i despre nivelul diferit de sprijin acordat diferitelor proiecte de investi]ii. Autoritatea local\ trebuie s\ foloseasc\ aceste date în timp ce alc\tuie[te bugetul pentru anul urm\tor. Cum putem afla dac\ un sondaj de opinie a avut succes Dac\ un sondaj de opinie a avut succes, atunci autoritatea local\ respectiv\ trebuie s\ poat\ r\spunde afirmativ la fiecare dintre urm\toarele ^ntreb\ri:  A pus sondajul ^ntreb\ri clare pe care cet\]enii le-au putut ^n]elege?  A cules organiza]ia care a realizat sondajul r\spunsuri de la un e[antion de m\rime adecvat\?  Au fost datele culese de operatorul de sondaj prezentate ^ntr-un raport clar?  A ajutat sondajul autoritatea local\ s\ stabileasc\ investi]iile prioritare pentru anul urm\tor?  Au fost culese datele sondajului ^nainte de preg\tirea pentru bugetul anului urm\tor? Un model ([ablon) de elaborare a bro[urii pentru prezentarea în public a investi]iilor capitale este disponibil în Anex\.

Ghid

17

3. Informarea cet\]enilor despre structura [i implementarea bugetului local
Exemplu de instrument: bugetul-pe-scurt Informa]iile despre venituri [i cheltuieli pot fi foarte greu de în]eles de cet\]eanul de rând. Pentru a-i informa pe cet\]eni în legatura cu con]inutul bugetului local [i utilizarea banilor publici spre binele comunit\]ii, autoritatea local\ trebuie s\ realizeze materiale u[or de citit [i pe în]elesul tuturor cet\]enilor. Bugetul-pe-scurt este un instrument eficient care ofer\ amanunte despre bugetul local. Ce este bugetul-pe-scurt? Bugetul-pe-scurt este o bro[ur\ sau un simplu pliant informativ care prezint\ concis bugetul local. Bugetul-pe-scurt descrie categoriile de venituri [i cheltuieli precum [i rezultatele concrete ale utiliz\rii banilor publici, exprimate în produse, ^nzestr\ri/dot\ri [i servicii oferite popula]iei. Bugetul-pe-scurt poate fi o publica]ie anual\, oferit\ cet\]enilor atât pentru a-i informa în legatur\ cu cheltuirea banilor publici cât [i pentru a ^ncuraja participarea lor la monitorizarea realiz\rilor legate de operarea bugetului. Prin primirea [i citirea bugetului-pe-scurt, cet\]enii afl\ ce venituri într\ la buget din surse locale (impozite [i taxe locale) [i constat\ limitele acestor venituri. Pe de alt\ parte, cet\]enii devin con[tien]i de nevoile cartierului [i comunit\]ii lor [i ob]in informa]ii despre principalele costuri aferente func]ionarii [i dezvolt\rii comunit\]ii. ~n felul acesta cet\]enii ^ncep s\ în]eleag\ importan]a implic\rii lor personale în luarea deciziilor cu privire la cheltuirea banilor publici. Implicarea cet\]enilor se concretizeaz\ în participarea la dezbaterea public\ pe tema proiectului de buget [i în formularea de propuneri [i sugestii referitoare la aloc\rile bugetare. ~ntreb\rile [i criticile sunt binevenite dac\ conduc spre solu]ii pozitive. Con]inutul bugetului-pe-scurt:  Tipuri de venituri (diagrama pl\cint\ “pie chart”) [i procentele pentru fiecare tip  Principalele categorii de cheltuieli (“pie chart” [i detalii despre fiecare categorie)  Lista proiectelor de investi]ii capitale finan]ate (partial sau total) de la bugetul local  Informa]ii despre modul de abordare a problemelor legate de buget  Informa]ii despre dezbaterea public\ referitoare la proiectul de buget Când trebuie s\ foloseasc\ autorit\]ile locale bugetul-pe-scurt? Autorit\]ile locale trebuie s\ ^ntocmeasc\ [i s\ distribuie bugetul-pe-scurt ^nainte de preg\tirea proiectului de buget pentru anul urm\tor. Bugetul-pe-scurt ofer\ cet\]enilor informa]iile necesare pentru a putea lua parte la discu]iile [i deliber\rile pe marginea bugetului local din timpul dezbaterilor publice pe tema bugetului. Autoritatea local\ trebuie s\ distribuie bugetulpe-scurt cu cel pu]in o s\pt\mân\ înainte de dezbaterea public\ cu privire la buget. Ce persoane din administra]ia local\ particip\ la redactarea bugetului-pe-scurt? Mai mul]i membri ai task force-ului trebuie s\ participe la planificarea [i conceperea bugetuluipe-scurt. Ofi]erul de la departamentul de buget, datorita cuno[tin]elor sale generale cu privire la proiectul de budget al administra]iei locale, va furniza o mare parte din informa]ii. Directorii (managerii) departamentul de investi]ii capitale [i servicii publice trebuie consulta]i în legatur\ cu informa]iile specifice referitoare la sectoare diferite. Ofi]erul de la departamentul de rela]ii cu publicul joac\ un rol crucial pentru c\ trebuie s\ se asigure c\ informa]iile sunt prezentate într-o forma u[or de citit, iar limbajul (vocabularul) folosit este unul simplu [i accesibil. Ofi]erul de la departamentul de IT poate contribui la elaborarea formatului bro[urii.

18

Transparen]a bugetului local

Modul de elaborare a bro[urii O prim\ sarcin\ în cadrul procesului de elaborare a bugetului-pe-scurt este aceea de a culege informa]ii referitoare la veniturile [i cheltuielile estimate pentru anul bugetar urmator. Departamentul de buget al autorit\]ii locale ar trebui s\ aib\ la ^ndeman\ aceste informa]ii. Informa]iile ce urmeaz\ a fi incluse în bro[ura trebuie s\ reflecte priorit\]ile [i nevoile comunit\]ii iar acestea vor diferi u[or de cele ale administra]iei locale. Directorul departamentul de buget trebuie s\ culeaga întreaga gama de date necesare, inclusiv: Totalul veniturilor [i detalii despre:  Venituri colectate pe plan local (impozite [i taxe)  Venituri transferate de la bugetul de stat (procent din TVA, procent din impozitul pe venit, alocari pentru scopuri specifice cum ar fi subventii, salariile profesorilor, etc.) Totalul cheltuielilor [i detalii despre:  Cheltuieli pentru servicii publice, educa]ie, s\n\tate, servicii sociale, cultur\, func]ionarea administra]iei locale, alte activit\]i, fondul de rezerv\ Fiecare sec]iune va avea acela[i format: de exemplu – cheltuielile pentru educa]ie: suma total\ pentru educa]ie, lista beneficiarilor, [i alocarea de fonduri specifice. Dupa culegerea informa]iilor, autoritatea local\ va redacta cea mai bun\ forma de prezentare a acestor informa]ii. Este important de re]inut c\ informa]iile cu privire la buget sunt adesea mai greu de în]eles, mai ales de c\tre cet\]enii care nu sunt obi[nui]i cu terminologia specific\ procesului de întocmire a bugetului. Totodata, bugetul-pe-scurt nu se dore[te a fi o dezbatere cuprinz\toare asupra bugetului local, ci mai degrab\ o modalitate de eviden]iere a celor mai importante informa]ii, în modul cel mai u[or accesibil. Indica]ie: imagini, culori [i cuvinte simple – iat\ punctele forte ale acestei bro[uri. Modelul ([ablonul) din Anex\ ofer\ exemple de tipuri de informa]ii [i formate ale unei bro[uri eficace. Dupa ce au fost colectate informa]iile cu privire la buget, task force-ul trebuie s\ se consulte cu al]i ale[i locali pentru ca informa]iile s\ fie prezentate într-un mod limpede [i eficace. Adesea, departamente diferite din administra]ia local\ pot avea puncte de vedere diferite dar utile, ce pot contribui la o mai bun\ implementare a bugetului-pe-scurt. Departamentele care trebuie consultate sunt biroul de informa]ii publice, direc]ia de buget [i cabinetul primarului. Dupa finalizarea bugetului-pe-scurt, autoritatea local\ trebuie s\ pun\ la punct un plan de diseminare a bro[urii. Acest plan trebuie s\ prevad\ câte bro[uri trebuie realizate precum [i modul în care autoritatea local\ se va asigura c\ publica]ia va ajunge la un segment cât mai larg de popula]ie. Indica]ie: de obicei, pentru o comunitate de 250,000 locuitori, se tip\resc aprox. 2,500 bro[uri (1 % din popula]ie) ^ns\ rata de multiplicare trebuie luat\ [i ea în considerare: fiecare bro[ur\ este în general adresat\ unei medii de 3 persoane per familie. Aceasta duce la un numar total de 7,500 persoane care iau cuno[tin]\ de con]inutul bugetului. Indica]ie: reflectarea subiectului în mass-media este mult mai u[or de realizat dac\ se folose[te bro[ura. Ziarele o pot pur [i simplu insera în paginile lor, la un pre] rezonabil. Un acord ^ncheiat între mass-media local\ [i autoritatea public\ local\ poate garanta inserarea bro[urii în ziare ca material suplimentar. ~n acest caz pre]ul ar putea fi [i mai mic.

Ghid

19

Cum putem afla dac\ un buget-pe-scurt a avut succes Daca un buget-pe-scurt a avut succes, atunci autoritatea local\ respectiv\ trebuie s\ poat\ r\spunde afirmativ la fiecare dintre întreb\rile urmatoare:  A prezentat bro[ura o imagine complet\ a situa]iei bugetului autorit\]ii locale respective?  Au fost informa]iile din bro[ur\ u[or de în]eles (adic\, au existat multe imagini sau tabele)  A ajuns bro[ura la un numar foarte mare de cet\]eni?  Au folosit cet\]enii bro[ura pentru a adresa întrebari autorit\]ii locale? Un model ([ablon) pentru bro[ura “Bugetul-pe-scurt” este disponibil în Anexa Modelelor.

Informarea cet\]enilor despre procesul de transparen]\ bugetar\
Exemplu de instrument: campania de informare public\ Atunci când o autoritate local\ implementeaz\ un proces bugetar transparent exist\ numeroase ocazii de participare a cet\]enilor la întruniri, sondaje [i dezbateri publice. Pentru a putea culege o gam\ larg\ de p\reri [i a oferi [anse egale de participare pentru cât mai mul]i cet\]eni, autoritatea local\ trebuie s\ fac\ publicitate în favoarea procesului [i a evenimentelor conexe. Exist\ o gam\ variat\ de instrumente simple pe care autorit\]ile locale le pot folosi ca s\ fac\ publicitate bugetului local. Iat\ în continuare câteva dintre aceste instrumente precum [i modul în care autorit\]ile locale le pot utiliza cu eficacitate. Buletinul informativ al Prim\riei Buletinul informativ al Prim\riei este o simpl\ bro[ur\ cu caracter informativ despre deciziile [i ac]iunile întreprinse de autoritatea local\. Acest buletin informativ trebuie distribuit tuturor participan]ilor la dezbaterea public\ despre proiectul de buget precum [i tuturor cet\]enilor [i institu]iilor/organiza]iilor interesate de con]inutul bugetului local [i de inten]iile de cheltuire a banilor publici. Buletinul informativ al Prim\riei poate include informa]ii extrase din bugetul-pe-scurt, din chestionarele [i rezultatele sondajului despre investi]iile prioritare, rezultatele discu]iilor din focus grupuri, precum [i opinii, sugestii [i propuneri publice (cet\]eni, structuri comunitare, ONG-uri, func]ionari publici, ale[i locali, reprezentan]i ai unor institu]ii publice, mediul de afaceri, furnizori de servicii, etc.). Toate aceste informa]ii ofer\ o privire de ansamblu asupra nivelului de participare cet\]eneasc\ în procesul decizional aferent gestion\rii banului public. Posterele/afi[ele Posterele care ^i anun]\ [i ^i invit\ pe cet\]eni s\ ia parte la dezbaterea public\ pe tema proiectului de buget trebuie afi[ate în localitate cu o s\pt\mân\ înainte de evenimentul respectiv. Posterele trebuie s\ includ\ un logo (simbol) care s\ reflecte scopul comunit\]ii în legatur\ cu folosirea banilor publici precum [i o imagine de dimensiuni mari care s\ trezeasc\ interesul [i curiozitatea cet\]enilor (un exeplu este prezentat ^n Anex\). Posterele trebuie s\ cuprind\ toate informa]iile referitoare la dezbaterea public\ respectiv\, inclusiv:  Locul de desf\[urare  Orele de desf\[urare  Subiectul dezbaterii Indica]ie: Posterele trebuie s\ fie realizate în culori vii [i trebuie s\ foloseasc\ un limbaj simplu [i concis. Textul trebuie s\ fie u[or de citit de la distan]\.

20

Transparen]a bugetului local

Indica]ie: la o comunitate de 250,000 locuitori, se tip\resc în mod normal cam 100 postere. Locurile preferate pentru afi[area acestora sunt zonele publice aglomerate, cum ar fi: prim\ria, pie]ele publice, mall-urile, magazinele alimentare, sta]iile de autobuz, autobuzele, [colile, b\ncile, institu]iile publice, birourile asocia]iilor de proprietari, birourile de impozite [i taxe locale, etc. Mass-media local\ Task force-ul campaniei de buget trebuie s\ realizeze comunicate de pres\ care s\ cuprind\ informa]ii concrete despre buget, informa]ii relevante [i utile pentru cet\]eni. Exemple de subiecte:  Ce str\zi vor fi asfaltate în timpul anului?  Pe ce linii de autobuz va cre[te num\rul de ma[ini?  ~n ce propor]ie trebuie subven]ionate biletele de autobuz de la bugetul local [i care ar fi volumul total al subven]iilor?  Ce [coli vor fi renovate în timpul anului?  Cum va afecta comunitatea creditul destinat reabilit\rii sistemului de distribu]ie a apei? Pe ce perioad\ de timp? Cu cât vor cre[te pre]urile? Cum vor primi cet\]enii informa]ii despre evolu]ia investi]iei? 1. mass-media poate coopera cu autoritatea local\ inserând bugetul-pe-scurt ca supliment la cotidienele locale (solu]ia mai ieftin\) sau 2. autoritatea local\ poate publica bugetul-pe-scurt în ziarele locale (solu]ia obi[nuit\, ^ns\ mai costisitoare).

4. Dezbaterile publice – prilej de consultare a cet\]enilor despre proiectul de buget local pentru anul urm\tor
Ce este o dezbatere public\? O dezbatere public\ este o ^ntâlnire la care reprezentan]ii autorit\]ii locale particip\ ^mpreun\ cu cet\]enii la un schimb de informa]ii în leg\tur\ cu un anumit subiect. De obicei, reprezentan]ii autorit\]ii locale fac o scurt\ prezentare dup\ care cet\]enii vin cu comentarii [i sugestii. Cand trebuie s\ foloseasca autorit\]ile locale o dezbatere public\? Dezbaterile publice constituie un instrument important prin care autorit\]ile locale pot disemina [i culege informa]ii de la cet\]eni. Pentru procesul bugetar, o dezbatere public\ este cea mai potrivit\ dupa alc\tuirea bugetului autorit\]ii locale, de obicei în noiembrie sau decembrie. Autoritatea local\ poate folosi dezbaterea public\ pentru a prezenta con]inutul proiectului de buget [i a culege sugestii de la cet\]eni. Ce persoane din administra]ia local\ particip\ la o dezbatere public\? To]i membrii task force-ului trebuie s\ ia parte la procesul de planificare, implementare [i utilizare a rezultatelor unei dezbateri publice. Ofi]erul de la departamentul de buget, datorit\ cuno[tin]elor sale despre limitele speciale ale bugetului autorit\]ii locale, trebuie s\ asigure datele necesare prezentarii PowerPoint. Ofi]erul de la departamentul de PR trebuie s\ se ocupe de campania de informare public\ prin care s\ aduc\ la cuno[tin]a publicului evenimentul (dezbaterea) [i s\ se asigure ca dezbaterea atrage un grup eterogen de membri ai comunit\]ii. Directorii departamentelor de investi]ii capitale [i servicii publice trebuie s\ procure date specializate pentru prezentarea PowerPoint, putând face [i ei scurte prezent\ri în timpul dezbaterii. ~n ultima instan]\, ofi]erul de la departamentul economic trebuie s\ participe [i el la ^ntâlnire, pentru a da l\muriri despre politica financiar\ a autorit\]ii locale.

Ghid

21

O persoan\ calificat\, dar neutr\, trebuie aleas\ de autoritatea local\ pentru a modera dezbaterea. Moderatorul se va preg\ti lucrând în strâns\ colaborare cu primarul, membrii consiliului local [i personalul executiv. Moderatorul trebuie s\ aib\ anumite cuno[tin]e despre (de[i nu trebuie s\ fie expert ^n) subiectul [i am\nuntele prezent\rii [i analizei bugetului. Modul de desf\[urare a dezbaterii publice Preg\tirea, organizarea [i desf\[urarea întrunirilor publice presupune un efort considerabil din partea departamentelor prim\riei. De obicei, se pune la punct un taskforce pentru coordonarea întocmirii bugetului [i organizarea activit\]ilor de participare cet\]eneasc\ (taskforce-ul este alc\tuit din ofi]eri de la departamentul de buget, investi]ii, PR [i IT; iar fiecare dintre compartimentele r\mase poate avea de asemenea un reprezentant în taskforce). Iat\ care sunt sarcinile specifice ale membrilor task force-ului:  Preg\tirea bugetului-pe-scurt de c\tre departamentul de buget, investi]ii [i PR  Preg\tirea prezentarii PowerPoint referitoare la proiectul de buget de c\tre departamentul de buget, investi]ii [i IT; toate celelalte compartimente ale autorit\]ii locale trebuie s\ contribuie cu informa]ii [i asisten]\ la elaborarea prezent\rii. (toate compartimentele alc\tuiesc proiectele de buget ale unit\]ii lor pe baza activit\]ilor lor specifice, inclusiv rezultatele prev\zute [i indicatorii de performan]\. Proiectele bugetelor compartimentelor sunt apoi centralizate într-un singur document care mai cuprinde declara]ia de politic\ financiar\ pentru comunitatea respectiv\.)  Departamentul de PR se ocupa de mobilizarea comunit\]ii: coopereaz\ cu mass-media în leg\tur\ cu campania de informare [i invit\ cet\]enii, organiza]iile, institu]iile, comunitatea de afaceri, [i organiza]iile comunitare (ob[te[ti) s\ ia parte la eveniment. Preg\tirea în vederea dezbaterii publice trebuie s\ ^nceap\ cu aproximativ trei s\pt\mâni înainte de evenimentul propriu-zis. Urm\torul calendar cuprinde diferitele sarcini care trebuie ^ndeplinite pentru a avea o dezbatere reu[it\. Activit\]i preg\titoare desf\[urate înainte de organizarea dezbaterii publice:
Activitatea Termen limit\ 30 octombrie (cu 3 s\pt. înainte de dezbatere)

1. Proiectul de buget local este pregatit [i cuprinde urm\toarele:
 Rezultatele / recomand\rile f\cute de focus grupurile organizate ^mpreun\ cu institu]iile care primesc aloc\ri de la bugetul local;  Rezultatele sondajului de opinie cu privire la prioritizarea proiectelor de investi]ii capitale pentru comunitate;

2. Bugetul-pe-scurt este redactat [i distribuit comunit\]ii. Buletinul informativ al comunit\]ii (sau buletinul informativ al prim\riei) este editat [i con]ine prezentarea declara]iei de politic\ financiar\ a consiliului local precum [i elementele principale ale bugetului local (bugetul-pe-scurt)
3. Se desf\[oar\ campania public\ de informare a cet\]enilor cu privire la con]inutul proiectului de buget  Declara]ia de politic\ financiar\ a consiliului local ^mpreun\ cu elementele principale ale bugetului local (bugetul-pe-scurt) sunt publicate în mass-media local\  Postere (afi[e) anun]ând dezbaterea public\ sunt realizate, tip\rite [i distribuite

30 octombrie (cu 3 s\pt. înainte de dezbatere

15 oct. – 15 noiembrie (cu o s\pt. înainte de dezbatere)

22

Transparen]a bugetului local

Activitatea  Pliante despre bugetul-pe-scurt sunt distribuite cet\]enilor  Invita]iile la dezbaterea public\ sunt trimise principalelor institu]ii, organiza]ii ale societ\]ii civile, structuri comunitare/ob[te[ti (asocia]iile de proprietari, comitetele consultative cet\]ene[ti, ONG-uri, furnizori de servicii publice, mediul de afaceri, [coli, unit\]i medicale, institu]ii de cultur\, etc.)  Invita]iile pot fi f\cute [i prin telefon 4. Se pune la punct logistica evenimentului  Se tip\resc formularele [i chestionarele pentru procesul de consultare cu cet\]enii  Se întocme[te formularul anun]ului cu privire la dezbaterea public\  Se preg\te[te logistica [edintei publice: rezervarea s\lii, videoproiectorul, ecran mare, iluminat corespunz\tor, echipament de sonorizare  Personalul autorit\]ii locale (de la departamentul de buget, PR [i IT) preg\te[te prezentarea PowerPoint despre proiectul de buget local

Termen limit\

Relua]i apelurile telefonice în ziua ce precede dezbaterea O s\pt. ^nainte de dezbatere

Activit\]ile legate de desf\[urarea dezbaterii publice:

Moderatorul ^ntâmpin\ participan]ii, le explic\ scopul dezbaterii publice (consultarea cet\]enilor cu privire la proiectul de buget pentru anul urmator), ^i prezint\ pe reprezentan]ii autorit\]ii locale [i ^l invit\ pe primar s\ ia cuvântul. Indica]ie: pliantele cu bugetul-pe-scurt trebuie distribuite la ^nceputul dezbaterii publice (aceasta face ca discu]iile s\ nu devieze de la subiect)

Primarul prezint\ pe scurt politica financiar\ propus\ de consiliul local pentru anul fiscal curent [i urm\tor. Primarul sau reprezentantul s\u prezint\ proiectul de buget (prezentare PowerPoint) Indica]ie: prezentarea despre buget trebuie s\ fie simpl\, concis\ [i cuprinz\toare, u[or de urm\rit, generat\ pe calculator (un fi[ier PowerPoint creat de departamentul de IT), [i proiectat\ cu ajutorul unui video-proiector pe un ecran mare.

Urmeaz\ sesiunea de întreb\ri [i r\spunsuri. Cet\]enii, reprezentan]ii institu]iilor publice, oameni de afaceri, ale[i locali, reprezentan]i de ONG-uri, [i de alte organiza]ii comunitare/ ob[te[ti iau parte la dezbatere cu întrebari, r\spunsuri, propuneri [i sugestii. Dac\ este cazul, departamentele din prim\rie ^[i prezint\ la rândul lor activit\]ile principale, m\surile întreprinse [i indicatorii de performan]\. Sunt descrise serviciile publice [i costurile acestora. Departamentul de impozite [i taxe locale prezint\ sursele de venituri la bugetul local. Consultarea cet\]enilor în legatur\ cu reducerile bugetare: în timpul dezbaterii publice, cet\]enii se pot gândi la capitolele unde se pot aplica reduceri de buget, pentru a ob]ine mai multe fonduri într-un alt domeniu; cet\]enii sunt invita]i s\ completeze un chestionar referitor la aplicarea reducerilor bugetare; func]ionarii publici adun\ chestionarele completate de participan]ii la dezbaterea public\, le prelucreaz\ [i întocmesc un raport.

Ghid

23

Chestionar cu privire la reducerile bugetare propuse Iat\ un exemplar din chestionarul referitor la reducerile bugetare propuse: Stimat\ Doamn\, / Stimate Domn, Dac\ a]i primit chestionarul de fa]\, ^nseamn\ c\ lua]i parte la dezbaterea public\ organizat\ de Prim\ria din _________________ pentru a v\ da posibilitatea s\ v\ exprima]i p\rerile în legatur\ cu proiectul de buget local pentru anul urmator. Dorim s\ v\ mul]umim [i s\ v\ felicit\m pentru spiritul dvs. civic! Cheltuielile estimative comparate cu veniturile estimative pentru anul viitor ilustreaz\ un deficit bugetar de _______________ miliarde lei. ~n asemenea ^mprejur\ri, consiliul local trebuie s\ decid\ ce anume s\ reduc\ din bugetul local. Am dori s\ ne comunica]i p\rerea dvs. în leg\tur\ cu domeniile în care ar trebui operate reduceri bugetare, dac\ este cazul. V\ rug\m s\ r\spunde]i la întrebarea urmatoare [i apoi s\ ^nmâna]i formularul completat unui func]ionar, la ^ncheierea [edin]ei. Care din urmatoarele domenii de activitate ar trebui s\ suporte reduceri de buget din partea consiliului local, în caz de nevoie?
(nota]i cu “1” domeniul în care crede]i c\ ar trebui aplicate reducerile cele mai mari, nota]i cu “2” domeniul urm\tor [i cu “3” ultimul domeniu ales; v\ rug\m s\ nota]i numai 3 domenii)

Asisten]\ social\ Educa]ie Cultur\ Subven]ii pt. ^nc\lzire Investi]ii capitale Salubritate

( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( )

Chelt. func]ionare prim\rie S\n\tate Repara]ii [i între]inere str\zi Subven]ii pentru transp. public Iluminatul stradal Altele (rug\m specifica]i)

( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( )

Prezentarea PowerPoint Prezentarea PowerPoint despre proiectul de buget trebuie s\ urm\reasc\ ^ndeaproape structura bugetului-pe-scurt. Prezentarea poate ad\uga unele detalii relevante pentru cet\]eni, cum ar fi: ce str\zi urmeaz\ a fi reabilitate, ce [coli vor fi renovate, unde vor fi instalate sau reparate semafoarele [i semnele rutiere etc. Prezentarea despre buget trebuie s\ se bazeze pe informa]iile primite de la cet\]eni [i de la al]i factori de interes prin intermediul sondajelor, chestionarelor [i focus grupurilor. Toate prezent\rile vor avea un format standard, de obicei un model PowerPoint care va cuprinde o analiz\ comparativ\ a costurilor (costuri necesare, aloc\rile de fonduri posibile în func]ie de sursele de venituri, alternativele de reducere a costurilor/cheltuielilor). Indica]ie: prezentarea trebuie s\ fie scurt\, concis\, cuprinz\toare [i u[or de în]eles. Indica]ie: în loc s\ se prezinte pe rând activit\]ile [i serviciile fiec\rui compartiment al autorit\]ii locale, este mai bine s\ ^ncepe]i prezentarea enun]ând rezultatele a[teptate exprimate sub form\ de produse, servicii, dot\ri pentru comunitate precum [i costurile aferente; fiecare compartiment trebuie s\ aib\ propriul s\u prezentator pentru ca întregul proces s\ fie mai diversificat. 24
Transparen]a bugetului local

Prezentarea PowerPoint nu trebuie s\ con]in\ mai mult de 21-22 slide-uri despre urm\toarele subiecte (un exemplu este prezentat ^n Anex\): 1. Titlul prezent\rii 2. Logo-ul politicii financiare [i cel al bugetului local 3. Ce este bugetul local? 4. Structura bugetului local: venituri [i cheltuieli 5. Cum [i unde pot ob]ine cet\]enii informa]ii / sau face sugestii referitoare la buget? 6. Structura veniturilor (diagrama-pl\cint\ “pie chart”, care eviden]iaz\ veniturile colectate pe plan local fa]\ de transferurile de la bugetul central) 7. Structura cheltuielilor (diagrama-pl\cint\ “pie chart”, care eviden]iaz\ categoriile principale de cheltuieli sau locurile în care se cheltuiesc banii publici) 8. Serviciile publice (compara]i suma alocat\ serviciilor publice cu totalul cheltuielilor de la buget) 9. Servicii publice /repara]ii str\zi [i între]inere str\zi (compara]i suma destinat\ str\zilor cu totalul cheltuielilor pentru servicii publice) 10. Servicii publice /iluminat public (compara]i suma destinat\ iluminatului public cu totalul cheltuielilor pentru servicii publice) 11. Servicii publice /salubritate (compara]i suma alocat\ salubrit\]ii cu totalul cheltuielilor pentru servicii publice); detalii cu privire la între]inerea [i construirea de parcuri [i zone de agrement 12. Servicii publice /transportul în comun (compara]i suma alocat\ transportului cu totalul cheltuielilor pentru servicii publice); detalii cu privire la subven]ii de la bugetul local pentru biletele destinate pensionarilor, elevilor [i persoanelor cu dizabilit\]i 13. Servicii publice /apa-canal (compara]i suma alocat\ serv. de ap\-canal cu totalul cheltuielilor pentru servicii publice) 14. Proiecte de investi]ii capitale (compara]i suma destinat\ investi]iilor capitale cu totalul cheltuielilor bugetare); discutarea rezultatelor procesului de prioritizare cu cet\]enii 15. ~nv\]\mântul (compara]i suma alocat\ ^nv\]\mântului cu totalul cheltuielilor bugetare); explica]i transferurile de la bugetul de stat/central pentru salariile profesorilor; numai activit\]ile de repara]ii, modernizare [i între]inere [coli sunt acoperite prin bani de la bugetul local. 16. Asisten]a social\ (compara]i suma alocat\ serviciilor sociale cu totalul cheltuielilor bugetare); explica[i transferurile de la bugetul central pentru aloca]iile de na[tere; ajutorul social [i aloca]ia celor care au în ^ngrijire persoane cu dizabilit\]i sunt acoperite de la bugetul local 17. Cultur\ [i sport (compara]i suma alocat\ culturii cu totalul cheltuielilor bugetare); explica]i modul în care bugetul local subven]ioneaz\ institu]iile cultur\le, pe lâng\ banii pe care aceste institu]ii ^i strâng prin vânzarea biletelor sau prin ^nchirierea s\lii de spectacol, etc. 18. Func]ionarea autorit\]ii locale (compara]i suma alocat\ autorit\]ii locale cu totalul cheltuielilor bugetare); salariile func]ionarilor publici [i ale ale[ilor locali sunt stabilite prin lege cu ajutorul unui algoritm foarte strict [i f\r\ nici o posibilitate de interven]ie
Ghid

25

19. Alte cheltuieli (compara]i suma alocat\ altor cheltuieli cu totalul cheltuielilor bugetare); explica]i aceste categorii de cheltuieli: activit\]i [i materiale pentru prevenirea [i interven]ia în situa]ii de criz\ (inunda]ii, incendii, cutremure) sau preg\tirea [i asigurarea logisticii în timpul procesului electoral, etc. Indica]ie: dezbaterea public\ nu trebuie s\ dureze mai mult de 1,5 ore (15 minute pentru prezentarea propriu-zis\ [i aprox. o or\ pentru sesiunea de întrebari, r\spunsuri [i propuneri) Indica]ie: prezentarea propriu-zis\ nu trebuie s\ dureze mai mult de 15-20 minute pentru ca cet\]enii s\ nu-[i piard\ interesul [i pentru a l\sa suficient timp discu]iilor despre am\nunte cu privire la buget. Povestea de succes a dezbaterii publice: Prim\ria Giurgiu ~n luna decembrie 2003, Prim\ria Giurgiu a organizat o dezbatere public\ pe tema proiectului de buget. Dezbaterea a oferit celor 76 de participan]i ocazia de a face comentarii referitoare la priorit\]ile locale [i sugestii cu privire la aloc\rile bugetare [i la venituri. ~n total, participan]ii au facut 30 de propuneri asupra proiectului de buget, inclusiv investi]iile de capital, ca de pild\ repara]iile str\zilor [i sistemelor de ^nc\lzire, reabilitarea transportului public, serviciile de poli]ie [i dezvoltarea economic\ local\. Dezbaterea public\ a avut ca rezultat unele sugestii importante f\cute de cet\]eni, care au fost incluse în cele din urm\ în bugetul autorit\]ii locale. Iat\ câteva dintre ele:
 Reabilitarea trotuarelor în zona

Petrom-Romtelecom,  Introducerea de microbuze în locul autobuzelor mari folosite pentru transportul în comun  ~nfiin]area unui atelier mobil care s\ acorde asisten]\ asocia]iilor de proprietari, sub form\ de repara]ii ]evi, acoperi[uri, fa]ade, sau subsoluri – acesta fiind de fapt un serviciu public nou, propus de cet\]eni. Prin intermediul acestei dezbateri, ale[ii locali din municipiul Giurgiu au ^nv\]at de la cet\]eni idei importante pe care le-ar putea finan]a de la bugetul local.

Cet\]enii din Giurgiu particip\ la o dezbatere public\ cu privire la bugetul local

Raportul întocmit pe marginea dezbaterii publice ~ntreb\rile, propunerile [i sugestiile cet\]enilor precum [i r\spunsurile oferite de oficialit\]ile locale sunt incluse în raportul pe marginea dezbaterii publice. Cuprinsul raportului este menit s\ fie de folos în urmatoarele etape ale procesului de transparen]\ bugetar\: a ]ine cont de [i a ac]iona în func]ie de propunerile [i grijile cet\]enilor. Raportul mai cuprinde informa]ii despre eforturile autorit\]ii locale în direc]ia organiz\rii campaniei de informare, înainte ca dezbaterea public\ s\ aib\ loc.

26

Transparen]a bugetului local

Iat\ în cele ce urmeaz\ o posibil\ structur\ a acestui raport:  Data [i locul [edin]ei  Reprezentan]ii locali  Gama de participan]i: cet\]eni, structuri asociative cet\]ene[ti, institu]ii, organiza]ii, ONG-uri  Volumul materialelor informative (pliante cu bugetul-pe-scurt [i afi[e despre dezbaterea public\)  Num\rul de participan]i  Num\rul de propuneri provenite de la participan]i (dup\ subiect)  Data [edin]ei de consiliu la care se va prezenta raportul în cauz\  Lista cu întrebarile/propunerile cet\]enilor cu privire la implementarea bugetului (dup\ subiect) [i cu r\spunsurile date de oficialit\]ile locale  Comentariile culese de la participan]i (inclusiv citate) Un model de raport de dezbatere public\ poate fi g\sit în Anexa modelelor. Cum putem afla dac\ o dezbatere public\ a avut succes Dac\ o dezbatere public\ a avut suces, autoritatea local\ respectiv\ trebuie s\ poat\ r\spunde afirmativ la fiecare dintre urm\toarele întreb\ri:  A g\sit autoritatea local\ un moderator neutru care s\ conduc\ dezbaterea?  A fost prezentarea scurt\ [i concentrat\ pe subiectele cheie?  A f\cut autoritatea local\ o reclam\ adecvat\ dezbaterii publice?  A participat la dezbatere un grup suficient de eterogen de cet\]eni? (dup\ vârst\, profesie, sex)  Au avut participan]ii la dezbatere ocazia s\ fac\ sugestii?  A primit autoritatea local\ sugestii utile de la cet\]eni?  A folosit autoritatea local\ sugestiile primite pentru a finaliza bugetul? Lec]ii ^nv\]ate Prezen]a Dac\ [edintele consultative cu reprezentan]ii institu]iilor publice care primesc aloca]ii de la buget (educa]ie, cultur\, s\n\tate, servicii sociale, servicii publice) sunt organizate în perioada de întocmire a proiectului de buget local, aceste institu]ii sunt mult mai interesate s\ participe la dezbaterea public\ pe tema proiectului de buget local.  Pentru a trezi interesul cet\]enilor fa]\ de problemele legate de buget, ace[tia trebuie informa]i periodic (lunar, trimestrial sau ori de câte ori este nevoie) în legatur\ cu cheltuielile care presupun bani publici; în felul acesta cet\]enii devin mai con[tien]i de, sunt mai interesa]i [i mai implica]i în via]a comunit\]ii; acest proces necesit\ timp, efort [i perseveren]\ din partea autorit\]ii locale!  Cet\]enii iau parte la activit\]ile ini]iate de autoritatea local\ dac\ în]eleg esen]a problemei [i ce se a[teapta din partea lor; atunci ei vin cu ini]iative, idei [i propuneri care sunt uneori nea[teptate, utile [i practice, chiar [i pentru profesioni[tii din autoritatea local\! Este bine, corect [i folositor s\ ascul]i vocea cet\]enilor!  Ale[ii locali, membrii consiliului local [i jude]ean, trebuie invita]i [i ei la evenimentele legate de proiectul de buget [i cele cu participare cet\]eneasc\; în felul acesta vor în]elege mai ^ndeaproape nevoile [i a[tept\rile cet\]enilor cu privire la cheltuirea banilor publici;

Ghid

27

Lec]ii ^nv\]ate (cont.)
 Departamentele autorit\]ii locale pot publica rapoarte trimestriale despre

cheltuielile aferente diferitelor activit\]i [i/sau programe; acest procedeu faciliteaz\ procesul de ^nregistrare a cheltuielilor în sistemul contabil al administra]iei locale (zilnic, lunar [i trimestrial) [i spore[te nivelul de auto-control financiar al departamentelor;

Transparen]a
 Uneori legisla]ia bugetului na]ional apare cu ^ntârziere astfel ^ncât legea permite

autorit\]ilor locale s\ cheltuiasc\ bani din bugetul anului urm\tor pân\ la o anumit\ limit\. ~n aceste ^mprejur\ri, autorit\]ile locale ar trebui s\ raporteze banii folosi]i din bugetul viitor înainte de adoptarea bugetului local.  Dezbaterea public\ este un exerci]iu de comunicare între autoritatea local\ [i cet\]eni. Acest exerci]iu este necesar [i uneori dificil! Rezultatul exerci]iului este acela c\ atât cet\]enii, cât [i autorit\]ile locale devin mai responsabili unii fa]\ de ceilal]i [i ^nva]\ cum s\ colaboreze pentru a contribui la prosperitatea comunit\]ii.

5. Informarea cet\]enilor despre impactul propunerilor lor asupra bugetului [i a comunit\]ii locale
Raportul dezbaterii publice care con]ine toate propunerile cet\]enilor trebuie înaintat consiliului local [i luat în considerare. Autoritatea local\ mai de]ine r\spunderea inform\rii cet\]enilor în legatur\ cu modul în care propunerile f\cute de ei sunt reflectate în buget. Acest lucru se poate realiza pe mai multe c\i:  Afi[e cu bugetul aprobat [i care s\ eviden]ieze contribu]iile cet\]enilor  Campania desf\[urat\ în mass-media care s\ promoveze propunerile aprobate ale cet\]enilor  Bugetul-pe-scurt referitor la bugetul aprobat, care s\ eviden]ieze propunerile aprobate ale cet\]enilor  Dezbaterea public\ pe tema bugetului aprobat, care s\ includ\ [i prezentarea propunerilor cet\]enilor Informarea cet\]enilor cu privire la care dintre propunerile lor au fost adoptate de consiliul local precum [i punerea lor în aplicare ajut\ consiliul local s\ câ[tige mai mult\ ^ncredere [i mai mult sprijin din partea cet\]enilor. ~n acela[i timp, includerea cet\]enilor în procesul de elaborare a bugetului autorit\]ii locale ^i ajut\ pe ace[tia s\ în]eleag\ mai bine constrângerile [i priorit\]ile administra]iei locale.

28

Transparen]a bugetului local

RESURSELE NECESARE
TRANSPAREN}EI BUGETARE
Resursele necesare transparen]ei bugetare 1. resurse umane (personal) 2. sistem de comunicare intern [i extern 3. elaborarea [i diseminarea materialelor ce con]in informa]ii despre buget

1. Personalul
Task force-ul care se ocup\ de transparen]a bugetului include în mod normal urm\toarele persoane-cheie:  directorul economic  ofi]erul de la departamentul de buget  ofi]erul de la departamentul de investi]ii capitale  ofi]erul de la departamentul de servicii publice  ofi]erul de la departamentul de PR (de la centrul de informare pentru cet\]eni sau de la alt\ unitate de comunicare)  ONG-uri care au experien]\ în organizarea de campanii publice [i care lucreaz\ în mod obi[nuit cu cet\]enii (daca exist\)  Reprezentan]i mass-media Rolul [i responsabilitatile task force-ului: 1. Preg\tirea, organizarea [i desf\[urarea campaniei publice referitoare la transparen]a bugetului 2. Elaborarea, producerea [i diseminarea materialelor necesare campaniei 3. Preg\tirea [i organizarea dezbaterii publice despre proiectul de buget 4. Preg\tirea [i organizarea dezbaterii publice despre bugetul aprobat, inclusiv prezentarea propunerilor aprobate ale cet\]enilor 5. Raportarea c\tre cet\]eni, consiliul local [i conducerea autorit\]ii locale cu privire la rezultatele procesului de transparen]\ bugetar\ în rândul comunit\]ii

2. Sistemul de comunicare intern [i extern
Comunicarea intern\ Atunci când întocme[te proiectul de buget pentru anul fiscal urm\tor, departamentul de buget al Prim\riei adun\ propunerile de buget de la toate celelalte departamente. Fiecare buget cuprinde atât cheltuielile pentru opera]iunile curente, cât [i cele pentru serviciile comunitare specifice. De pild\, unitatea de investi]ii capitale se va ocupa atât de cheltuielile cu salariile func]ionarilor publici, [i cu între]inerea echipamentului, logisticii [i birourilor – bugetul unit\]ii – cât [i de proiectele de investi]ii capitale care urmeaz\ s\ fie implementate în anul urm\tor – servicii furnizate de unitate. Unitatea de resurse umane se va ocupa atât de bugetul unit\]ii, cât [i de bugetul pentru programele de preg\tire a personalului [i dezvoltare profesional\ (cariere) pentru întregul personal al institu]iei. Unitatea de buget-finan]e se va ocupa numai de bugetul unit\]ii: salariile func]ionarilor publici, [i între]inerea echipamentului, logisticii [i birourilor.

Ghid

29

~n conformitate cu Ordinul Ministrului de Finan]e nr. 1791/2003, fiecare unitate a administra]iei publice locale trebuie s\ întocmeasc\ [i s\ aplice propriul s\u buget ca parte din bugetul total al institu]iei [i trebuie s\ se ^ncadreze în limitele aprobate de consiliile locale. Aceasta metod\ este foarte asem\n\toare cu metoda bugetului pe programe: Bugetele pe programe Bugetele comunit\]ilor locale pot fi [i ele implementate pe baz\ de programe, în conformitate cu prevederile Legii Finan]elor Publice nr.189. Programele pot fi abordate din trei puncte de vedere: 1) Programe care constau în activit\]ile [i serviciile furnizate de autoritatea local\ popula]iei: cur\]area str\zilor, între]inerea [i construirea de parcuri [i zone de agrement, repararea [i reabilitarea str\zilor, instalarea echipamentului urban, administra]ia pie]elor de legume, colectarea impozitelor [i taxelor locale ca surse de venit la bugetul local, eliberarea de autoriza]ii de construc]ie, asigurarea salariilor celor ce acord\ ^ngrijire persoanelor cu dizabilit\]i, asigurarea ajutorului social pentru familiile s\race, protec]ia drepturilor copiilor în familiile cu greut\]i, reprezentarea comunit\]ii în instan]\, în procese intentate persoanelor [i institu]iilor, informarea [i consultarea cet\]enilor în legatur\ cu activit\]ile [i serviciile autorit\]ii locale. 2) Programe care constau în ac]iunile concrete întreprinse de fiecare department al autorit\]ii locale: eliberarea de documente curente, eliberarea de documente necesare în afara institu]iei, ^nregistrarea dosarelor, rezolvarea cererilor cet\]enilor, sesiz\ri [i propuneri; inspec]ii/controale pe teren în legatur\ cu: ^ngrijirea copacilor în cartierul X, iluminatul public pe strada Y, afi[area mercurialului în pia]a de legume din cartierul Z, etc. 3) Programe care constau în ac]iunile realizate de o echip\ multidisciplinar\: Comisia care se ocup\ de controlul cheltuirii banilor publici pentru repara]ia [i între]inerea [colilor, sau echipa care se ocup\ de coordonarea celor mai recente informa]ii publice, sau taskforce-ul care se ocup\ de aplicarea procedurilor de integrare european\, etc.

3. Elaborarea [i distribuirea materialelor care con]in informa]ii despre buget
Materialele de baz\ necesare pentru informarea comunit\]ii asupra transparen]ei bugetare sunt:  Bugetul-pe-scurt despre proiectul de buget (pliant [i afi[)  Bugetul-pe-scurt despre bugetul aprobat (pliant sau bro[ur\)  Prezentarea proiectelor de investi]ii capitale (pliant)  Afi[e care ^i invit\ pe cet\]eni la dezbaterea public\ despre proiectul de buget  Prezentarea PowerPoint referitoare la proiectul de buget  Scurte rapoarte despre sondajul de opinie dedicat investi]iilor prioritare, concluziile focus grupului în legatur\ cu alocarea banilor de la buget, etc. (comunicate de pres\, scurte inform\ri ale cet\]enilor) Diseminarea materialelor se poate realiza pornind de la experien]a actual\ [i trecut\ în leg\tur\ cu campanile publice. Materialele pot fi distribuite prin centrele de informare pentru cet\]eni, birourile de colectare a impozitelor [i taxelor locale, oficii po[tale, sub form\ de postere afi[ate în autobuze [i sta]ii de autobuz, în locuri publice, [coli, furnizori de servicii publice, etc.

30

Transparen]a bugetului local

Se poate recurge [i la structuri alternative – ONG-uri – care au experien]\ în desf\[urarea de campanii publice. Diseminarea materialelor trebuie s\ ]in\ cont de:  Diversitatea persoanelor care vor primi materialele  Distribu]ia geografic\ pe toat\ raza ora[ului  Grupurile ]int\: cet\]eni din toate cartierele, structuri comunitare/ob[te[ti cum ar fi comitetele consultative cet\]ene[ti, asocia]iile de locatari/proprietari, furnizorii de servicii, oameni de afaceri, institu]ii publice, [coli, institu]ii culturale, institu]ii de s\n\tate, întreprinz\tori, poli]ia, ale[ii locali, organiza]iile de tineret, organiza]ii ale societ\]ii civile, etc.  Num\rul celor care vor primi, vor citi [i vor în]elege con]inutul materialelor (ca procent din popula]ia ora[ului, la o medie de 3 persoane per familie)  Stimularea interesului cet\]enilor [i a dorin]ei lor de a se implica în procesul decisional cu privire la buget

Ghid

31

PARTENERIATE BAZATE PE
PARTICIPAREA CET|}ENEASC| {I SUSTENABILITATE
1. Rolul [i impactul societ\]ii civile 2. Auto-sustenabilitatea particip\rii cet\]ene[ti în procesul decizional

1. Rolul [i impactul societ\]ii civile în procesul de transparen]\ bugetar\ Procesul de colaborare/cooperare
Transparen]a bugetului local depinde de existen]a unor parteneriate eficiente între autorit\]ile locale [i organiza]iile societ\]ii civile. O pre-condi]ie esen]ial\ a unui parteneriat de succes const\ în angajamentul autorit\]ii locale de a se ocupa de prilejul, momentul [i modul în care îi va invita pe cet\]eni s\ ia parte la procesul decisional precum [i organiza]ii calificate ale societ\]ii civile capabile s\ planifice, s\ desf\[oare [i s\ conduc\ asemenea activit\]i. Daca toate aceste condi]ii sunt ^ndeplinite, un parteneriat între autoritatea local\ [i ONG-ul respectiv poate ^mbr\ca o form\ oficial\ în urma unei hot\râri a consiliului municipal. Hot\rârea consiliului municipal poate avea un caracter generic, f\când referire la calendarul activit\]ilor de participare cet\]eneasc\ [i la rezultatele preconizate, sau poate fi emis\ separat, pentru fiecare activitate în parte. Transparen]a bugetului autorit\]ii locale creaz\ un mediu în care cet\]enii sunt mai bine informa]i, mai con[tien]i de propriile lor nevoi [i n\zuin]e, iar autoritatea local\ devine din ce în ce mai receptiv\ la contribu]ia cet\]eneasc\. Un parteneriat cu societatea civil\ poate a[adar ajuta autoritatea local\ s\ devin\ mai atent\ la vocea comunit\]ii, iar pe cet\]eni îi poate implica mai profund în via]a ob[tei. Atât autoritatea local\, cât [i societatea civil\ trebuie s\ fie con[tiente de faptul c\ particip\ la un proces de ^nv\tare continu\. Subiectele referitoare la activit\]ile de participare cet\]eneasc\ vor cre[te în diversitate [i importan]\, generând astfel un impact sporit asupra dezvolt\rii comunitare.

Rolul reprezentan]ilor ONG-urilor în cadrul fiec\rui instrument de participare cet\]eneasc\
Focus grupul ONG-urile pot contribui la planificare, la elaborarea chestionarului, la desf\[urarea (moderarea) ^ntâlnirii, precum [i la întocmirea raportului (concluziilor). Resurse: moderatorul capabil s\ conduc\ focus grupuri, cel care planific\ [i cel care conduce focus grupul trebuie s\ lucreze ^mpreuna cu autoritatea local\ la elaborarea chestionarului [i la întocmirea raportului Activit\]i: ^ntâlnirea cu grupul de lucru al autorit\]ii locale, alc\tuirea chestionarului, invitarea participan]ilor la focus grup, moderarea ^ntâlnirii [i raportarea rezultatelor/ concluziilor Durata: preg\tirea [i desf\[urarea unui focus grup poate s\ dureze între 7 [i 10 zile

32

Transparen]a bugetului local

Sondajul de opinie ONG-urile pot ajuta la planificare, la elaborarea chestionarului aferent sondajului, precum [i la distribuirea, colectarea [i prelucrarea chestionarelor. Sondajul este un instrument tehnic precis, iar aplicarea lui necesit\ experien]\ [i aptitudini speciale. Resurse: operatori de sondaje cu experien]\ tehnic\ în realizarea de sondaje [i în prelucrarea de rezultate Activit\]i: întâlnirea cu grupul de lucru al autorit\]ii locale, alc\tuirea chestionarului, aplicarea acestuia la popula]ie cu ajutorul unor procedee statistice stricte, culegerea chestionarelor, prelucrarea rezultatelor, întocmirea raportului final Durata: pregatirea [i desf\[urarea unui sondaj poate s\ dureze între 30 [i 45 de zile Structurile asociative de cartier ONG-urile pot ajuta prin organizarea procesului de evaluare a nevoilor [i stabilire a priorit\]ilor, pe cartiere. ONG-urile trebuie s\ [tie cu claritate modul în care activit\]ile lor vor ajuta comunitatea, care sunt rezultatele lor concrete [i cum va folosi autoritatea local\ ajutorul lor. Exist\ un dialog direct [i o comunicare permanent\ între autoritatea local\ [i cet\]eni prin centrele de informare pentru cet\]eni [i alte canale de comunicare, precum [i prin intermediul activit\]ilor de participare cet\]eneasc\ organizate de autorit\]ile locale. ~n astfel de împrejur\ri, ONG-urile nu mai trebuie s\ ac]ioneze ca intermediar între cet\]eni [i autoritatea local\. Ele trebuie s\ descopere modalit\]i prin care s\ fie utile atât fa]\ de cet\]eni, cât [i fa]\ de autoritatea local\ prin activit\]i pe care nici una din cele dou\ p\r]i nu le poate elabora [i desf\[ura. Campanile publice ONG-urile pot ajuta la planificare, la elaborarea materialelor, la desf\[urarea campaniei, la moderarea întâlnirilor pe care le presupune campania, precum [i la promovarea rezultatelor campaniei. Campania public\ este un instrument tehnic [i poate fi aplicat\ numai dac\ beneficiaz\ de experien]\ [i aptitudini tehnice. Resurse: operatori de campanie cu experien]\ tehnic\ în planificarea campaniei, desf\[urarea de activit\]i concrete, colaborarea cu mass-media, realizarea de sondaje, [i supravegherea întregului process. Activit\]i: întâlnirea cu grupul de lucru al autorit\]ii locale, preg\tirea planului de campanie, elaborarea [i implementarea activit\]ilor, prelucrarea rezultatelor [i întocmirea raportului Durata: preg\tirea [i desf\[urarea campaniei poate s\ dureze între 30 [i 45 de zile Dezbaterile publice ONG-urile pot contribui la planificarea, organizarea, moderarea dezbaterii publice precum [i la întocmirea raportului final Resurse: un moderator ^nzestrat cu abilit\]i în organizarea de dezbateri publice, un planificator [i un manager de dezbateri publice care s\ lucreze împreun\ cu autorit\]ile locale la elaborarea de materiale, organizarea de activit\]i [i întocmirea raportului final Activit\]i: întâlnirea cu grupul de lucru al autorit\]ii locale, preg\tirea campaniei de informare (pliant despre subiectul dezbaterii, postere, activit\]i în mass-media), planificarea activit\]ilor în vederea dezbaterii, moderarea dezbaterii, raportarea rezultatelor dezbaterii publice Durata: preg\tirea [i realizarea sondajului poate s\ dureze pân\ la 30 de zile

Ghid

33

2. Auto-sustenabilitatea particip\rii ceta]ene[ti în procesul decizional
Auto-sustenabilitatea procesului de transparen]\ bugetar\ Auto-sustenabilitatea poate fi realizat\ prin institu]ionalizarea a trei m\suri cheie: 1. existen]a unui taskforce pentru transparen]a bugetului, cu aptitudini [i experien]\ în elaborarea [i desf\[urarea procesului – taskforce-ul poate fi numit prin decizia primarului 2. existen]a unui sistem solid de comunicare intern\ [i extern\ – bazat pe proceduri [i [abloane clare, incluse în gama de reglement\ri interne ale organiza]iei 3. instruirea task force-ului sau a contractorilor în vederea elabor\rii materialelor referitoare la transparen]a bugetului Cine r\spunde de auto-sustenabilitate?

Autoritatea local\ are interesul de a câ[tiga sprijinul cet\]enilor în favoarea deciziilor sale. ~n acest scop, autoritatea local\ trebuie s\ asigure [i s\ între]in\ un proces solid, concret, simplu [i eficace de participare cet\]eneasc\ necesar implement\rii bugetului local. Autoritatea local\ poate face ca acest proces s\ devin\ sustenabil utilizând procedee standard, în timpul colabor\rii cu cet\]enii. Este în interesul organiza]iilor societ\]ii civile s\ [tie dac\ fondurile locale sunt folosite spre binele comunit\]ii. Cu timpul, structurile asociative comunitare pot prelua rolul de a între]ine procesul de participare cet\]eneasc\. Comitetele consultative cet\]ene[ti, asocia]iile de proprietari [i alte grupuri se pot întruni periodic pentru a evalua nevoile, a[tept\rile, realiz\rile [i problemele micro-comunit\]ii locale (ale cartierului). Structurile comunitare (ob[testi) trebuie sa-i informeze în permanen]\ pe cet\]eni pentru ca ace[tia s\ se poat\ implica activ în procesul de comunicare [i monitorizare a performan]ei autorit\]ii locale din punctul de vedere al veniturilor [i aloc\rilor. Aceasta sarcin\ este ^nlesnit\ dac\ exist\ sprijin din partea ONGurilor [i mass-media. Este în interesul organiza]iilor societ\]ii civile s\ cunoasc\ politica financiar\ a autorit\]ii locale [i aloc\rile bugetare pentru a-[i putea adapta proiectele la nevoile ob[tei.

Este în interesul mediului de afaceri s\ ia parte la procesul decizional pentru a putea ob]ine mai multe facilit\]i [i a afla despre oportunit\]ile puse la dispozi]ia comunit\]ii în orice moment.

Totu[i, acest proces trebuie administrat de autoritatea local\. Autoritatea local\ va întocmi un calendar al activit\]ilor de participare cet\]eneasc\ legate de deciziile majore pentru comunitate. Alte grupuri ob[te[ti se vor al\tura [i vor sprijini aceste activit\]i în func]ie de interesele lor. Societatea civil\ poate contribui [i ea la transformarea procesului de participare cet\]eneasc\ într-unul durabil, lucrând în parteneriat cu autoritatea local\.

34

Transparen]a bugetului local

ANEXA - Legisla]ie

Legea

cu privire la

Relevan]a ei fa]\ de transparen]a bugetului

Legea nr. 189/2001

Finan]ele publice locale

Prevede campanii de consultare cu [i informare a cet\]enilor asupra con]inutului bugetului local Prevede dreptul cet\]enilor la acces la orice informa]ii cu caracter public, inclusiv informa]ii despre buget Impune autorit\]ii locale s\ fac\ public bugetul [i toate proiectele de hot\râri înainte de adoptarea acestora de c\tre consiliul local pentru a acorda cet\]enilor timp pentru propuneri, sugestii [i sesiz\ri Stabile[te procedurile de elaborare, aprobare, aplicare [i monitorizare a bugetului fiec\rui department al institu]iei publice respective Prevede dreptul cet\]enilor de a avea ini]iative, inclusiv ini]iative referitoare la buget, promovate [i adoptate de consiliul local

Legea nr. 544/2001

Accesul liber la informa]ii publice

Legea nr. 52/2003

Transparen]a admin. publice locale

Ordinul Ministrului de Finan]e nr. 1791/2003

Procesul de bugetare a departamentelor institu]iilor publice

Legea nr. 141/2004

Promovarea [i adoptarea ini]iativelor cet\]ene[ti

Ghid

35

ANEXA - Modele de bun\ practic\
Model de bun\ practic\ – Focus Group: Cristuru Secuiesc
~n septembrie 2003, la Cristuru Secuiesc a fost organizat un focus group care s\ ajute la o mai bun\ alocare a fondurilor pentru serviciile de s\n\tate. Focus grupul a cuprins 15 participan]i reprezentând o gam\ larg\ de ale[i locali, personal medical [i ONG-uri locale, urm\rind s\ le m\soare sprijinul fa]\ de propuneri [i s\ genereze idei de ^mbun\t\]ire a serviciilor de s\n\tate, ]inând cont de limitele bugetului local. Participan]ilor la focus grup le-au fost adresate dou\ întreb\ri: 1. Crede]i c\ aceast\ comunitate are nevoie de un centru medical de urgen]\ care s\ ofere ^ngrijire de la 8 seara la 8 diminea]a [i în timpul weekend-urilor? V\ rug\m s\ comenta]i [i s\ motiva]i r\spunsul. 2. Crede]i c\ aceast\ comunitate are nevoie de serviciile unor medici speciali[ti diferi]i? V\ rug\m s\ comenta]i [i s\ motiva]i r\spunsul. Iat\ câteva dintre comentariile f\cute de participan]ii la focus grup: Serviciul de ambulan]\ jude]ean Harghita a propus unificarea ^ndatoririlor serviciului de ambulan]\ cu eforturile centrului medical pentru ca ambulan]ele s\-i poat\ aduce pe medici la locul interven]iilor; medicii au fost destul de reticen]i în aprobarea acestei propuneri deoarece consider\ c\ li se va cere s\ furnizeze servicii familiilor pacien]ilor (care prefer\ s\ cheme medicul în loc s\ cheme ambulan]a) [i în acela[i timp ambulan]ei, lucrând astfel sub presiune. Medicii locali au propus ca centrul s\ func]ioneze în vechea cl\dire a spitalului. Reprezentantul micro-regiunii a propus demararea unei campanii de informare a publicului (^n [coli, în rândul comitetelor consultative cet\]ene[ti) cu privire la obiectivele centrului [i la serviciile furnizate de acesta. Spitalul Municipal din Odorheiu Secuiesc nu poate p\stra Cristuru Secuiesc ca o filial\ (unitate) medical\ datorit\ costurilor ridicate precum [i a lipsei de personal (unul din cei doi medici speciali[ti urmeaz\ s\ se pensioneze, a[adar un singur specialist ar trebui s\ lucreze pentru a justifica cei 50 angaja]i ai unit\]ii medicale Cristuru!) [i de resurse financiare. Iata recomand\rile facute de focus grup:  ~nfiin]area centrului medical de urgen]\ cu sprijin de la Prim\rie, de la Spitalul Municipal Odorhei, de la Casa Jude]ean\ de Asigur\ri de S\n\tate Harghita, [i de la serviciul de ambulan]\. Grup\ri de parteneriat locale s-au oferit s\ se ocupe de campania de informare a publicului pentru a promova centrul [i serviciile sale.  ~ncepând de anul viitor, medici speciali[ti de la Spitalul Municipal Odorhei vor furniza servicii medicale ambulatorii Spitalului Cristuru.  Grupul a sugerat realizarea unui sondaj în rândul cet\]enilor, alc\tuit din acelea[i întreb\ri ca cele adresate focus grupului, pentru a culege informa]ii de la membrii comunit\]ii [i sprijin în vederea desf\[ur\rii activit\]ilor viitoare. Procesul legat de focus grup a generat opinii [i sugestii importante din partea factorilor cheie din comunitate [i a ajutat Cristuru Secuiesc s\ elaboreze un plan sustenabil de ^mbun\ta]ire a serviciilor de s\n\tate pentru comunitate.

36

Transparen]a bugetului local

Sondaj de opinie în rândul cet\]enilor din Braşov cu privire la prioritizarea (proiectelor de) investi]iilor de capital
~n 2003, Primaria Braşov a organizat un sondaj de opinie în rândul cet\]enilor cu privire la prioritizarea investi]iilor de capital, înainte de finalizarea bugetului administra]iei locale. Sondajul, alc\tuit din trei întreb\ri, a oferit ale[ilor locali o idee clar\ despre modul în care doreau cet\]enii s\ fie cheltuite fondurile. Sondajul a adresat urm\toarele întreb\ri unui num\r de 312 cet\]eni:
Ce proiecte de investi]ii de capital considera]i a fi cele mai importante?
Nr. Proiecte de investi]ii de capital Voturi

~n care parte a bugetului local a]i reduce cheltuielile?
Proiecte de investi]ii de capital

Pentru ce anume activit\]i considera]i c\ nu ar trebui s\ utilizeze fonduri comunitatea, de la bugetul local?
Nr. Proiecte de investi]ii de capital Voturi

Nr.

Voturi

1

Continuarea [i finalizarea construc]iei [oselei de centur\ a Bra[ovului

71

1

Func]ionarea administra]iei publice locale

68

8

Modernizarea str\zilor ce intersecteaz\/ intersec]iei Castanilor - Iuliu Maniu Repara]ii capitale la podurile rutiere de pe str\zile Zizin, Dârste & Harman Continuarea [i finalizarea construc]iei la [oseaua de centur\ a Bra[ovului

9

2 Asigurarea sistemelor de ^nc\lzire în [coli, gradini]e [i licee 3 Reamenajarea pie]ei de legume fructe

68

2

Parcuri [i zone de agrement Investi]ii capitale

38

9

7

53

3

28

10

2

4

Repara]ii capitale pentru podurile rutiere de pe str\zile Zizin, Dârste & Harman Montarea de apometre [i contoare de ^nc\lzire în [coli

32

4

Sistemul de iluminat public

27

11 Asigurarea sistemelor de ^nc\lzire în [coli, gradini]e [i licee 12 Reabilitarea pie]ei de legume-fructe

1

5

18

5

Sistemul de transp. public

27

1

Ca urmare a sondajului de opinie, Prim\ria Braşov a implementat urm\toarele ini]iative:  Construc]ia [oselei de centur\ va continua iar termenul estimat pentru finalizare este 2008. Atât Primaria, cât [i consiliul jude]ean contribuie la derularea acestui proiect cu bani de la bugetul local [i jude]ean.  Prim\ria a comandat un studiu cu privire la construc]ia [i reabilitarea str\zilor, trotuarelor, aleilor [i spa]iilor de parcare; pe baza acestui studiu, Prim\ria va lansa o licita]ie interna]ional\ pentru angajarea prin contract a unei firme specializate în construc]ii. ~n decurs de 4 ani, str\zile Bra[ovului vor fi complet reabilitate, inclusiv infrastructura [i locurile pentru pietoni.  A fost organizat un focus grup alc\tuit din profesori, directori de [coli [i contabili, p\rin]i, elevi [i furnizori de servicii, pentru a hot\r^ asupra modului de finan]are a cump\r\rii de sisteme de ^nc\lzire pentru [coli prin bugetul local. Grupul a contribuit la elaborarea unui set de criterii pentru stabilirea priorit\]ilor cu privire la asigurarea de fonduri pe o perioad\ de 3 ani. Criteriile vor fi aplicate în ceea ce prive[te alocarea banilor în acest scop, în fiecare an fiscal.  Divizia (Direc]ia) de administra]ie a pie]elor municipale a fost ^nfiin]at\ ca serviciu public aflat în subordinea consiliului municipal. Direc]ia ^[i genereaz\ veniturile proprii din taxele de pia]\ [i ob]ine fonduri de la bugetul local pentru activit\]ile sale curente. Direc]ia a întocmit planul de activitate pentru reabilitarea [i modernizarea pie]elor pentru urm\torii 4 ani.
Ghid

37

Model de bun\ practic\ Raportul dezbaterii publice de la Prim\ria din Giurgiu
~n decembrie 2003, Prim\ria Giurgiu a organizat o dezbatere public\ pe tema bugetului autorit\]ii publice locale. La dezbatere au participat reprezentan]i ai Prim\riei, inclusiv primarul adjunct, directorul direc]iei de servicii publice, directorul direc]iei de impozite [i taxe locale, directorul economic, precum [i reprezentan]i ai compartimentului de comunica]ii, furnizori de servicii publice, direc]ia de asisten]\ social\, direc]ia de comunicare [i management comunitar, direc]ia de integrare european\, precum [i membri ai consiliului municipal. La dezbatere au participat 76 de cet\]eni. Dup\ o prezentare PowerPoint cu privire la bugetul pe 2004 [i o scurt\ prezentare a dezvolt\rii comunit\]ii din Giurgiu, cet\]enii au luat parte la o sesiune de discu]ii (^ntreb\ri [i r\spunsuri) de dou\ ore cu oficialit\]i publice locale. ~n total, participan]ii au f\cut 30 de propuneri pentru proiectul de buget, inclusiv proiecte de investi]ii capitale cum ar fi repararea str\zilor [i reabilitarea sistemului de ^nc\lzire, ^mbun\ta]irea transportului public, servicii de poli]ie mai bune [i dezvoltare economic\ local\. Mai multe din sugestiile f\cute cu ocazia dezbaterii publice au fost incluse deja în bugetul local. De pild\, cet\]enii au sugerat crearea unui mini-parc [i teren de joac\ pentru copii în zona central\; aceast\ propunere a fost deja inclus\ în planul de investi]ii capitale din ora[ul Giurgiu. Oficialit\]ile locale au putut s\ reliefeze aceste planuri în r\spunsurile date. Cet\]enii au f\cut [i alte propuneri pe care administra]ia local\ nu le-a luat ^nc\ în considerare. Unele dintre ele au fost analizate ulterior mai atent [i au fost incluse apoi în planul de buget pe 2004. Iat\ câteva exemple:
  

Reabilitarea trotuarelor în zona Petrom-Romtelecom, ~nlocuirea autobuzelor mari cu microbuze în transportul public, ~nfiin]area unui atelier mobil care s\ ofere asisten]\ asocia]iilor de proprietari cu privire la repara]ii de ]evi, acoperi[uri, fa]ade, pivni]e – adic\ un serviciu public cu totul nou, propus de cet\]eni.

Ca urmare a dezbaterii publice pe tema proiectului de buget, din decembrie 2003, Prim\ria Giurgiu a organizat o alt\ dezbatere public\, pe tema bugetului adoptat, în data de 19 februarie. La dezbatere au participat 40 de directori de gr\dini]e, directori de [coli [i licee, contabili [efi de la institu]ii publice, reprezentan]i ai asocia]iilor de proprietari de garsoniere, [i cet\]eni.

38

Transparen]a bugetului local

ANEXA - Modele
1. Model de buget-pe-scurt (fa]\)

Ghid - Modele

39

Model de buget-pe-scurt (verso)

40

Transparen]a bugetului local

Buget-pe-scurt (exemplu)

Ghid - Modele

41

2. Prioritizarea proiectelor investiţionale
Model de chestionar de prioritizare a proiectelor investiţionale din punctul de vedere al cetăţenilor şi propuneri pentru reducerea cheltuielilor

42

Transparen]a bugetului local

Prioritizarea proiectelor investiţionale
Model de pliant de prezentare a proiectelor investiţionale

Ghid - Modele

43

Prioritizarea proiectelor investiţionale
Model de pliant de prezentare a proiectelor investiţionale

44

Transparen]a bugetului local

3. Model de poster

Pentru a afla mai multe despre ______ (subiectul) _________ din municipiul ________ vă invităm la Întâlnirea Publică care va avea loc pe data de _____(ziua săptămânii)________, ____(data, luna, anul)__________ pe adresa______________________(locaţia) __________________ începând cu ora ___(ora)____

Ghid - Modele

45

3. Model de poster (exemplu)

46

Transparen]a bugetului local

4. Model de prezentare ^n PowerPoint

Ghid - Modele

47

Model de prezentare ^n PowerPoint

48

Transparen]a bugetului local

Model de prezentare ^n PowerPoint

Ghid - Modele

49

5. Model de raport de audiere public\

50

Transparen]a bugetului local

Model de raport de audiere public\

Ghid - Modele

51

Model de raport de audiere public\

Cetăţenii au un cuvânt de spus referitor la bugetul comunităţii
___ cetăţeni au participat la audierea publică pe marginea proiectului de buget 200___ la invitaţia administraţiei locale pe data de (data). Principalele propuneri/sugestii din partea cetăţenilor au fost: Subiectul 1 şi 1-2 propuneri reale majore. Subiectul 2 şi 1-2 propuneri reale majore. Consiliul Local se va întruni pe data de ____ pentru a analiza şi aproba bugetul pe anul 200__

(O fotografie de la audierea publică)

52

Transparen]a bugetului local

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful