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HERRAMIENTAS

METODOLOGÍA PARA ELABORAR EL ÁRBOL DE PROBLEMAS Y DE OBJETIVOS
El Árbol de Problemas es una herramienta de análisis en la fase de planificación de los procesos de fiscalización operativa y evaluativa. Dicha herramienta se puede aplicar ya sea después de utilizar el Diagrama de Entorno, como también luego de la determinación de las áreas criticas, justo antes de iniciar la formulación de los programas específicos de trabajo. El Árbol de Problemas es un apoyo metodológico, cuya aplicación coadyuva al establecimiento de los objetivos general y específicos de un determinado programa de trabajo. Esto permitirá visualizar y establecer las alternativas de solución, y estructurar tales objetivos de una forma más expedita y fácil.

1.

Definición y partes de un problema o asunto de estudio.

El problema se refiere a una situación que denota inconveniencia, insatisfacción, o un hecho negativo. Se puede resumir por la carencia de algo bueno o la existencia de algo malo. Conocer del problema consta de al menos dos partes:

Conocer su importancia, sus incidencias, el peligro que representa para la organización, es decir, los efectos que ocasiona, los cuales deben estar claramente identificados. Este examen sistemático permite verificar que el problema merece ser resuelto. Identificar la razón de ser del problema, es decir, se deben también identificar las causas que lo generan. Esto permite visualizar el camino que se debe seguir para la búsqueda de soluciones.

2.

Identificación fiscalización.

de

la

mejor

opción

para

un

proyecto

de

Los criterios para decidir entre una u otra opción para desarrollar un proyecto de fiscalización se seleccionan según mejor impacten el problema. Dos parámetros comúnmente utilizados son la factibilidad y la viablidad del proyecto; el primero se orienta directamente al problema, y la viabilidad se relaciona con las orientaciones del área de fiscalización de la DFOE respecto del asunto en estudio.

3.

Árbol de Objetivos.

Este árbol permite que el problema, redactado en términos positivos, se convierta en el objetivo general para un determinado proyecto de fiscalización. De
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por lo que se representa con una flecha desde el problema hasta cada efecto directo o de primer nivel. Las alternativas de solución sirven para establecer más acertadamente los beneficios que se obtendrían con la ejecución de los proyectos de fiscalización. Para elaborar procedimiento: el Árbol de problemas. debe aplicarse el siguiente a. 4. Identifique adecuadamente el problema. d. se debe identificar las repercusiones encadenadas del problema. cada efecto directo nace del problema. dentro de la órbita geográfica o institucional DFOE-ST Actualizado al: 30/06/2004 Versión: 1. Luego de tener un orden de importancia de todos los efectos. 5. Empleo de la herramienta Árbol de Problemas. indique la interdependencia con una flecha.. para ello se elabora el árbol de efectos. Así sucesivamente para los otros niveles. los efectos de primer y más niveles se utilizan para la formulación de los objetivos específicos. Alternativas de solución. A continuación coloque en el primer nivel (inmediato superior al problema) los efectos directos. e. Elabore una lluvia de ideas acerca de los posibles efectos que se pueden generar para el problema determinado en el punto a. ambos deben identificarse y a la vez priorizar su importancia en torno al problema.HERRAMIENTAS la misma manera. hasta llegar a un nivel que se considere como el superior. derivándolos con flechas de abajo hacia arriba desde el efecto de primer nivel que opera como causa. b. Si a un efecto concurre como causa otro efecto de primer nivel ya representado. Los efectos pueden ser de dos tipos: los que ya se vienen percibiendo efectivamente y los que constituyen una amenaza o peligro si el problema no es manejado oportunamente. Represéntelos en un segundo nivel.1 3220-NIH-P-06 . Pregúntese si para cada efecto de “primer nivel” existe alguno o varios efectos superiores importantes que puedan derivarse de ese efecto. este consiste en representar gráficamente hacia arriba los efectos priorizados en el punto b. identificados como una consecuencia del problema. c.

Alex Monge. Randall Montes.HERRAMIENTAS donde se tiene competencia o posibilidades de intervención. DFOE-ST 3220-NIH-P-06 Actualizado al: 30/06/2004 Versión: 1. Gonzalo Elizondo y Rolando Castro. Evelyn Mora. preparado por: Alejandra Peraza. como parte del “Curso Formulación y Evaluación de Proyectos”. Ejemplo tomado del documento “ Conformidad de la infraestructura tecnológica de la DFOE con los requerimientos de procesos y sistemas de información asociados a la fiscalización”. Mainor Montero. de este procedimiento.1 1 . de Agosto 2003. A continuación se presenta un ejemplo 1 de lo mencionado hasta el punto e.

1 3220-NIH-P-06 .HERRAMIENTAS Carencia de información oportuna para la toma de decisiones Ineficiencia en el uso de tiempo efectivo del usuario Mayores costos en procesos de fiscalización los Desactualización de la información de las bases de datos existentes Subutilización de los Sistemas de Información Institucionales Duplicación en el ingreso y consulta de información en bases de datos paralelas Altos tiempos de respuesta de las aplicaciones informáticas utilizadas Pérdida de información por equipos poco robustos Falta de oportunidad en el ingreso y acceso de la información Detrimento de la Calidad de los proyectos de Fiscalización No conformidad de la infraestructura tecnológica con los requerimientos de los procesos y sistemas asociados a la fiscalización DFOE-ST Actualizado al: 30/06/2004 Versión: 1.

1 3220-NIH-P-06 . FORMULACIÓN DEL OBJETIVO GENERAL. El siguiente paso. m antenim iento y actualización de la infraestructura tecnológica Desvinculación de infraestr. DFOE-ST Actualizado al: 30/06/2004 Versión: 1. ESPECÍFICOS. OPCIONES Y ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN No conform idadde la infraestructuratecnológicacon los requ ien de los procesos y sistem asociad a la fiscalización erim tos as os Desv inculación de la infraestructura tecnológica con los procesos Desvinculación de la infraestructura tecnológica con los sistem de as inform ación In suficiente cantidad de equipos p ortátiles y accesoa red Equipos dañados. indique la interdependencia con una flecha. los efectos de primer y demás niveles identificados. Se trata de colocar en términos positivos todas las causas y efectos del árbol de problemas. Represéntelas en un segundo nivel derivándolas con flechas de arriba hacia abajo desde el problema hasta las causas de primer nivel. El árbol de objetivos será el flujo interdependiente de propósitos y fines para la solución de un problema o asunto determinado. consiste en construir el árbol de objetivos para la solución. tec.HERRAMIENTAS f. obsoletos y desactualizados Lim itaciones presupuestarias para la com pra. y así sucesivamente. A continuación para el ejemplo anterior se presenta el correspondiente árbol de objetivos. se debe proceder a identificar las posibles causas que dan origen al problema. con las funciones de los funcionarios Inadecuada planificación de la adquisiciónde infraestructuratecn ológica Inadecuad planificación del a m antenim iento y actualización Insuficiente program ación presupuestaria Inadecuada Distribución de Equipos g. Si una causa es originada por otra causa. para ello: Pregúntese si para cada causa de “primer nivel” existen alguno o varias causas inferiores importantes que puedan derivarse de ella. Una vez que tiene el problema. A continuación se presenta un ejemplo para el establecimiento de las causas que originan el problema.

estas son acciones para solucionar el problema. tec. este se toma del árbol de objetivos. para cum conel objetivo prim plir ordial de ejercer un control superior de la Haciend Pública de m a anera eficaz y oportuna. 3220-NIH-P-06 DFOE-ST Actualizado al: 30/06/2004 Versión: 1.HERRAMIENTAS Suficiencia. Para formular el objetivo general de un determinado proyecto de fiscalización. m antenim ientoy actualizaciónde la infraestructura tecnológica Vinculaciónde infraestr. Identifique alternativas de solución.1 . con las funcionesde las personas Correctaplanificaciónde la adquisiciónde infraestructuratecnológica Correctaplanificacióndel m antenim ientoy actualización Correcta program ación presupuestaria Adecuada Distribución de Equipos Alternativas de solución h. Conform idadde la Infraestructuratecnológicacon los requerim ientosde los procesos Vinculaciónde la infraestructura tecnológicacon los procesos Vinculaciónde la infraestructura tecnológicaconlos sistem asde inform ación Suficiente cantidadde equipos portátiles y accesoa red Modernizacióny actualizaciónde equipos Suficientepresupuesto parala com pra. Para cada base del árbol de objetivos plantee una alternativa que lo concrete efectivamente. oportunidad y calidadde la inform aciónpara la tom decisiones ade Eficienciaen el uso de tiem po efectivodel usuario Menores costos en los procesosde fiscalización Basesde datos actualizadas Optim izaciónen el uso de los Sistem as de Inform ación Institucionales Unificación en el ingreso y consultade inform aciónen las bases dedatosexistentes Bajos tiem pos de respuesta de las aplicaciones inform áticasutilizadas Minim izaciónde la pérdida de inform ación de los equipos a través de una capacidad adecuada Oportunidad en el ingreso y accesode la inform ación Lograr el m ejoram iento continuo de los procesos de fiscalizaciónrealizados. específicamente en la sección donde se redactó el problema en términos positivos. i.

Para formular los objetivos específicos.1 3220-NIH-P-06 . DFOE-ST Actualizado al: 30/06/2004 Versión: 1.HERRAMIENTAS j. éstos se toman de los efectos de primer y demás niveles en el árbol de objetivos. k. Las alternativas de solución sirven para mencionar cuales pueden ser los beneficios a obtener si se ejecuta el proyecto de fiscalización.