You are on page 1of 19

Gestionarea timpului

Jeffrey J. Meyer

Generalităţi
Folosind un sistem eficient, timpul pierdut pe durata unei zile normale de lucru se poate converti într-un timp care poate fi folosit mult mai eficient şi mai profitabil. Eu numesc asta acumulare prin eliminare. Prin eliminarea timpului irosit, veţi avea posibilitatea de a aloca mai mult timp lucrurilor importante. Singura cale către succes în ziua de azi este de a deveni productiv, mai eficient, şi nu doar de a vă face pur şi simplu de lucru. Când productivitatea creşte, calitatea activităţii dumneavoastră se îmbunătăţeşte, îndepliniţi sarcinile la timp şi, ceea ce este cel mai bine, realizaţi multe cu un efort mai mic. Multă lume caută cu îndârjire cheia succesului într-o carte, conferinţă sau vreun seminar, dar numai atitudinea dumneavoastră, perspectiva asupra vieţii, dorinţa de a învăţa ceva nou şi dorinţa de a experimenta noutăţile sunt cele care vor determina capacitatea dumneavoastră de a realiza ceea ce doriţi. Sunteţi singurul care vă puteţi motiva; alţii vă pot arăta cum anume să faceţi, dar de făcut, trebuie să faceţi singur. Uitaţi-vă la tot ceea ce faceţi şi întrebaţi-vă: “De ce fac lucrul acesta în acest mod?” sau “Ce s-ar întâmpla dacă aş proceda în alt mod?”, ori: “Este posibil să-mi aranjez activităţile de aşa manieră încât să obţin aceleaşi rezultate cu mai puţin efort şi mai repede?” Căutaţi noi culmi şi noi vârtejuri pe care să le traversaţi. Numai fiindcă n-aţi făcut niciodată ceva nu înseamnă că nu trebuie să încercaţi. Chiar dacă aţi încercat ceva şi nu aţi reuşit, nu înseamnă că nu trebuie să încercaţi a doua sau a treia oară – să nu vă fie frică de greşeli! Cei care au avut succes au cunoscut inevitabil şi eşecul (eu unul ştiu că am învăţat mai mult din eşecuri decât din reuşite). Învăţaţi din greşeli pentru a nu le repeta, amintiţi-vă de eşecuri – dacă n-aţi cunoscut eşecul, se cheamă că nu v-aţi străduit destul. Când nu reuşiţi ceva, nu priviţi eşecul ca pe sfârşitul lumii, ci drept un prilej de a învăţa. Acesta vă dă posibilitatea de a privi peste umăr şi de a analiza ce s-a întâmplat: ce n-a mers, ce a mers, de ce n-a mers, etc. Căutaţi noi responsabilităţi şi puneţi-vă la încercare, căutaţi noi posibilităţi şi nu vă temeţi de riscuri, priviţi în viitor şi lărgiţi-vă orizontul, instruiţi-vă cu privire la acele lucruri care vă depăşesc experienţa, luaţi decizii; cei care ezită nu ajung nicăieri. Când vă asumaţi răspunderea pentru acţiunile dumneavoastră, descoperiţi cine sunteţi, aflaţi din ce aluat sunteţi plămădit şi hotărâţi ce merită să susţineţi. Când vă asumaţi o sarcină, îndepliniţi-o, când afirmaţi că veţi face ceva, ţineţi-vă de cuvânt. Dacă doriţi să aveţi succes, trebuie să gândiţi şi să acţionaţi ca şi când aţi avea; succesul în afaceri şi în viaţă cere o atitudine omniprezentă. Oamenii de succes îşi stabilesc standarde înalte şi se angajează faţă de ei înşişi să reuşească în ceea ce întreprind. Sunt mulţi oameni de succes, căutaţi-i, înconjuraţi-vă de ei, captaţi-le entuziasmul, oferiţi-vă prilejul de a împărtăşi succesele fiecăruia. Munciţi asiduu şi daţi tot ce e mai bun în dumneavoastră; încercaţi să excelaţi în tot ce faceţi.

1 / 19 Gestionarea timpului - Jeffrey J. Meyer

Notarea pe hârtie a obiectivelor dumneavoastră foloseşte mai multor scopuri: arată că sunteţi decis să le duceţi la îndeplinire. iar dacă aţi găsit un articol interesant. Nu e suficient să realizaţi ceva de calitate. Este o informaţie care se poate dovedi foarte utilă la planificarea activităţilor din următoarea săptămână. Dacă nu doriţi să distrugeţi revista. Păstraţi o evidenţă zilnică a activităţilor dumneavoastră şi ţineţi o listă a realizărilor într-un dosar intitulat “Realizări personale”. Când vă notaţi obiectivele. În loc să vă simţiţi vinovat că n-aţi reuşit să le citiţi. Niciodată să n-aveţi insomnii fiindcă n-aţi reuşit să citiţi ultimul număr al unui ziar sau al unei reviste. trebuie să păstraţi la vedere o copie a acestora pe care să o aveţi permanent în faţa ochilor. pe care îl puteţi consulta anterior. Dacă veţi proceda astfel cu materialele pentru citit. şi. Întotdeauna să vă dataţi hârtiile. parcurgeţi-i rapid cuprinsul. aceasta ne scuteşte de a ne aminti ce anume avem de făcut. mai ales dacă folosiţi o listă de priorităţi sau programul ACT!. gândire şi atenţie din partea dumneavoastră. În acest moment. Să vă asiguraţi că vă folosiţi timpul cu activităţile de cea mai înaltă prioritate şi cele care se vor reflecta la maximum asupra dumneavoastră. e cazul să vă focalizaţi energia pentru a vă termina bine şi la timp toate activităţile importante. deci cel controlat nu mai sunteţi dumneavoastră. Acum puterea minunatului dumneavoastră creier poate fi folosită pentru ceva considerabil mai important. puneţi şi data. veţi constata că unele probleme sunt cu mult mai importante decât altele. folosiţi câteva minute pentru a revizui şi a analiza progresele înregistrate în săptămâna care a trecut.Planificare – organizare Dacă aveţi ziare mai vechi de două zile. După ce v-aţi cristalizat obiectivele generale.Jeffrey J. Meyer . înseamnă că sunteţi capabil de a vă controla munca şi ziua de lucru. Aici e toată frumuseţea sistemului. nu veţi mai reuşi pentru nimic în lume să vă amintiţi de ce aţi păstrat revista. În loc să aveţi maldăre de ziare. mai mult de două luni). vă puteţi compara progresul înregistrat la orice moment de timp cu planul original de acţiune. Deoarece vă cheltuiţi timpul cu activităţile cele mai importante. atunci înconjuraţi cu pixul numărul paginii articolului care vă interesează sau puneţi un semn de carte acolo unde începe articolul. nu uitaţi niciodată să puneţi data. aruncaţi-le. De fiecare dată când scrieţi ceva pe o hârtie. Dacă vă uitaţi însă la lista de priorităţi. iar dacă revistele au mai mult de o săptămână-două (dacă revista are apariţie lunară. pentru a le putea vedea. La sfârşitul fiecărei săptămâni. Astfel puteţi avea o succesiune cronologică a lucrurilor. deoarece nu va mai trebui să frunzăriţi revista pentru a găsi acel articol pe care aţi vrut să-l citiţi când aţi avut o secundă liberă. Cea mai importantă fază a procesului de planificare este notarea scopurilor pe hârtie. şi că o faceţi într-adevăr bine! Nu este greu să vă concentraţi. veţi economisi o grămadă de timp. cu atât vă va fi mai uşor după aceea. Identificarea şi notarea tuturor scopurilor va necesita ceva timp. reviste şi jurnale puse anapoda de ce să nu vă alcătuiţi un dosar pentru citit? Când primiţi o revistă. E foarte posibil ca informaţiile conţinute să fie deja depăşite. celelalte pot să aştepte. dar cu cât vă petreceţi mai mult timp gândind şi planificându-vă activităţile viitoare. Deci. cele importante sunt şi cele care ocupă cel mai mult timp. de obicei. iar notarea lor vă oferă un punct de referinţă. Obiceiul de a scrie ceva pe o foaie de hârtie este un mod foarte eficace de a ne aminti că avem ceva de făcut. rupeţi paginile respective şi aruncaţi restul. descotorosiţi-vă de ele. Puneţi apoi articolul într-un dosar separat. dacă doriţi să vă descurcaţi în acest secol al vitezei. ci trebuie să fiţi siguri că faceţi ceea ce trebuie atunci când trebuie. altfel. trebuie să ştiţi precis ce aveţi de făcut şi când e cel mai bine s-o faceţi. 2 / 19 Gestionarea timpului .

Meyer . După ce aţi reuşit să preluaţi controlul asupra problemelor care necesită astăzi atenţia dumneavoastră. Majoritatea dintre noi însă nu procedăm aşa – e teribil de uşor să ni se distragă atenţia. Consultându-vă astfel lista de priorităţi. noi ăştia suntem plătiţi pentru a rezolva problemele arzătoare şi nimănui n-o săi pese dacă şi când o să vă ocupaţi de rest. şi bănuiesc că nu sunt puţine. prime sau promovări la sfârşitul anului. pentru că timpul nostru s-a dus pe apa sâmbetei. Vi s-a întâmplat vreodată să staţi la birou neştiind ce să faceţi în continuare? Vă uitaţi la o hârtie. Dacă majoritatea timpului dumneavoastră se duce pe lucruri lipsite de importanţă. Menţinându-vă în permanenţă lista de priorităţi la zi. Vedeţi. pentru a vă reîmprospăta memoria despre ceea ce este de făcut şi pentru a putea şti exact cu ce trebuie să începeţi a doua zi dimineaţă. Planificarea înseamnă identificarea. Eventual citiţi puţin dosarul proiectului. suntem teribili de grăbiţi. etc. chestii care consumă mai degrabă timp decât energie creatoare. organizarea şi ordonarea activităţilor. Acum dumneavoastră sunteţi cel care determină producerea evenimentelor şi nu vă mai limitaţi la a acţiona pe măsura apariţiei acestora. Bunul-simţ ne spune că e cazul să ne petrecem majoritatea timpului lucrând la problemele prioritare. veţi avea o vedere de ansamblu asupra a tot ceea ce aveţi de făcut şi veţi identifica proiectele de maximă importanţă de care trebuie să vă ocupaţi. Ştiaţi că într-un studiu de management s-a descoperit că majoritatea oamenilor îşi folosesc numai 20% din timp pentru a lucra la acele proiecte importante care le aduc 80% din rezultate? Aceasta confirmă ceea ce bănuiam de mult. Dar dacă această treabă este finalizată bine. odată terminate aceste probleme. uitaţi-vă la listă. ar trebui să vă propuneţi ca la finele fiecărei zile de lucru să revizuiţi lista de priorităţi pentru a vedea ce se află pe agenda dumneavoastră.Puteţi identifica imediat lucrurile importante şi vă puteţi programa agenda. pentru că de aici vin paralele. atunci nu vă va mai rămâne timp pentru a lucra la proiecte cu adevărat importante. cunoscând problemele asupra cărora trebuie să vă concentraţi atenţia în viitor. iar pentru dumneavoastră poate însemna măriri de salariu. veţi avea o evidenţă a tuturor activităţilor dumneavoastră zilnice.Jeffrey J. anume că majoritatea oamenilor îşi cheltuiesc majoritatea timpului (80%) cu tot soiul de lucruri care nu fac decât să le ocupe timpul. deci sfârşim prin a ne petrece cea mai mare parte a timpului cu lucruri minore ( vorbit la telefon. fiindcă este imposibil să vă descurcaţi cu toate proiectele pe care vi le propuneţi. şi cu cât parcurgeţi cu privirea toate lucrurile din faţa dumneavoastră. Iar când au terminat cu tot ghiveciul ăsta. încercăm să rezolvăm problemele altcuiva. apoi la alta. lăsându-le pe cele mai puţin importante pe mai târziu. Cu cât mai mult timp puteţi petrece gândind şi planificându-vă munca. După ce aţi aflat 3 / 19 Gestionarea timpului . voi fi în stare să mă dedic în totalitate lucrurilor cu adevărat importante. Aveam senzaţia că. Îmi place ideea de a separa concepţia şi planificarea de realizarea propriu-zisă. fiindcă acestea semnifică o groază de lucruri neterminate. poate însemna bani buni pentru firmă. Acestora trebuie să le dedicăm timpul şi atenţia noastră. în fine încep să se ocupe de proiectele cu adevărat semnificative. garantat că aşa ceva nu se mai întâmplă! Ori de câte ori terminaţi o treabă. vă apucă deprimarea. cu atât va fi mai uşor de finalizat. ca parte a activităţii zilnice de planificare. Iată de ce este atât de important să vă organizaţi.) iar când în sfârşit izbutim să ajungem şi la problemele noastre. adică ce proiecte sau sarcini trebuie finalizate. Deci. Iată de ce cred că este atât de important să ne concentrăm timpul şi energia acolo unde trebuie. Dacă păstraţi lista de priorităţi pe birou. acum sunteţi în situaţia de a începe planificarea următoarelor zile de lucru. parcurgeţi-o de sus până jos şi puneţi-vă întrebarea: “Şi acum ce urmează?” Tot timpul încercam să termin problemele de o mai mică importanţă.

iar diferenţa este încă şi mai mare între activităţile zilnice şi rezultatele globale. este mult mai important să identificaţi “la rece” ce anume aveţi de făcut şi apoi să vă apucaţi de lucru. nu obţineţi numai rezultatele dorite. trebuie să folosiţi cât mai mult timp ocupându-vă de lucrurile importante. La birou. se poate stabili imediat sarcinile importante. rezultatele vor veni de la sine. am lipit pe perete un afiş pe care este scris: “Cât voi câştiga de pe urma a ceea ce fac acum?” Acest subtil aide-memorie mă ajută să mă concentrez. dar eu unul nu-mi stabilesc obiective pe termen lung. a gândi nu e echivalent cu a munci. Proiectul va necesita mult mai mult timp şi va costa mai mult decât aţi prevăzut iniţial.” E foarte simplu să priviţi în viitor şi să visaţi la toate lucrurile pe care le veţi realiza şi obţine. cu un foarte accentuat caracter competiţional. probabil că nu v-aţi dat seama. fiindcă este foarte uşor să-ţi pierzi atenţia. pe aceştia detaliile îi încurcă. în loc să vă concentraţi pe rezultate. atunci se consideră că a muncit. În lumea de afaceri americană. munca din greu nu rezolvă problema. Dacă însă vă concentraţi asupra detaliilor. Poate vă amintiţi vechiul proverb chinezesc: “Un drum de o mie de mile începe cu un singur pas. rezultatele sunt greu de controlat căci rezultatele sunt produsul final. dar deja v-aţi decis să demaraţi lucrul la proiectul respectiv iar mâine dimineaţă veţi fi gata să vă apucaţi de treabă. Când separaţi gânditul şi planificarea de muncă. sunt comoara ascunsă. Dimpotrivă.” M-am gândit mult la acest proverb. trebuie să începeţi să priviţi mai mult la activităţile dumneavoastră zilnice şi mai puţin la rezultatele scontate. În lumea neiertătoare a afacerilor de azi. munca este mult mai uşoară. dacă nu aveţi timp să vă ocupaţi de detalii înainte de a vă apuca de lucru. astfel. trebuie să ştiţi ce aveţi de făcut înainte de a vă aşeza la birou. prea obosit ca să mai gândiţi ceva. Dacă disecaţi lucrurile până la componentele lor cele mai intime. dar atunci când sunt întrebaţi cum vor ajunge să realizeze toate acestea. Meyer . Rezultatele vin după multă muncă şi efort deci. Proverbul ar fi trebuit să sune cam aşa: “Un drum de o mie de mile începe cu un pas…înainte. atunci totul va 4 / 19 Gestionarea timpului . nu le place să ajungă la mărunţişuri. Pentru a avea succes în mediul actual. Vă aflaţi în plină zi de lucru. Când vă concentraţi asupra activităţilor. Iată de ce lista de priorităţi şi ACT sunt atât de utile pentru creşterea productivităţii căci privind în timpul zilei la lista de priorităţi sau consultând ACT. dar veţi avea nevoie de mult mai puţin timp şi efort.exact care este obiectivul prioritar. aţi trecut de la o lucrare la alta şi în prezent staţi la birou. Dacă doriţi să vă petreceţi mai mult timp gândind. şi în final mi-am dat seama ce. veţi munci mult mai mult decât v-aţi fi aşteptat. aruncă o privire de parcă ar vrea să zică: “Nu pot crede că mă întrebi una ca asta”. aţi realizat mai mult decât v-aţi imaginat! Majoritatea oamenilor urăsc detaliile. Când ajungeţi dimineaţa la serviciu. de cele care vă vor aduce un profit. numai când o persoană realizează ceva. fiindcă este uşor de controlat o sumă de activităţi.Jeffrey J. deja sunteţi în impas. dar. înainte de a vă da seama. nu le place să se pună în patru labe şi să se murdărească. şi cât mai puţin timp activităţilor care doar vă ţin ocupat fără a fi productiv. Când observ că mă ocup de altceva care nu-mi aduce nici un fel de venit. puteţi duce la îndeplinire majoritatea scopurilor propuse. nu? În fiecare zi îi tot aud pe oameni cum vorbesc despre lucrurile minunate pe care le vor face în viitor. mă opresc brusc şi mă ocup de ceea îmi va aduce ceva bani în buzunar. Nu ştiu cum sunt alţii. să fiţi un tip cu idei. Dacă veniţi la birou şi începeţi prin a vă întreba: “Dar eu ce am de făcut astăzi?”. iar de întâmplat nu se întâmplă nimic – destul de neplăcut. Pentru a reuşi în lumea în continuă mişcare de azi. Dacă vă ocupaţi de activităţile dumneavoastră zilnice. De multe ori se întâmplă că încercaţi să lansaţi un proiect şi n-aveţi destulă energie mentală sau fizică pentru a-l continua. trebuie să vă concentraţi la ceea ce se întâmplă aici şi acum. şi este imposibil să aveţi spirit creator când vă pierdeţi o grămadă de timp muncind sau reparând nişte greşeli şi alocaţi prea puţin pentru a gândi şi a planifica. trebuie să fiţi mai creativ. fiindcă avea ceva care nu-mi convenea. Le prefer pe cele pe termen scurt. pentru a le duce la bun sfârşit. Este o mare diferenţă între a vorbi şi a face.

10 m. Deci. Nici o problemă dacă vă fixaţi obiective pe termen lung sau anuale. veţi avea capacitatea de a menţine un control complet şi total asupra a tot ce se petrece în viaţa dumneavoastră personală. Scriind totul pe această listă. n-ar fi realist. ei îşi imaginează că un obiectiv care are nevoie de o săptămână se poate atinge într-o zi. care este scopul zilei de azi? Dar al dimineţii de azi? Care este scopul dumneavoastră pentru această după-amiază? Dar pentru următoarele 30 de minute? (după ce v-aţi împărţit obiectivele mari în obiective mărunte. este cea care se referă la timp. cu atât obiectivul propus devine mai real. care nu e altceva decât un aide-memorie scris pe o foaie mare de hârtie. dacă doriţi să le transformaţi în realitate.80. stabiliţi-vă altul. le realizăm. În felul acesta scopurile anuale devin trimestriale. Stabiliţi-vă obiective care sună rezonabil şi sunt mai uşor de atins. iar asta se petrece când trebuie să lăsaţi baltă activitatea curentă şi să vă ocupaţi de ceva pentru care trebuia să fiţi gata cu zile în urmă. trebuie să vă trasaţi un plan care să le transforme în obiective din ce în ce mai mici. dacă nu. iar unul care are nevoie de o lună se poate rezolva într-o săptămână. După ce v-aţi atins acel prim scop. sunt nedrepţi cu ei înşişi. iar rezultatele vor veni singure. trebuie să finalizaţi cu succes mai multe vise de mai mică anvergură. Deci începeţi cu scopuri modeste. Sigur că trebuie să aveţi vise. Apoi. Dacă încercaţi să ajungeţi la ceva care vă depăşeşte posibilităţile imediate. în loc de a lăsa totul în vrafuri. peste care oamenii trec foarte uşor. iar apoi li se pare că au eşuat. ceea ce este un fapt nedorit. Omul nu se trezeşte într-o dimineaţă decis să sară 2. toată ziua dumneavoastră se învăluie în fum şi nici măcar nu vă daţi seama că sunteţi vinovat de pagubele produse. După un timp. Majoritatea nu-şi oferă suficient timp pentru a-şi atinge obiectivele. Folosiţi-vă timpul şi energia pentru a face zilnic ceea ce trebuie. dacă şi-ar fi asigurat mai mult timp şi-ar fi ajuns scopurile cu surle şi trâmbiţe dar fiindcă sunt în aşa o grabă. vom descoperi că am realizat mai mult decât am visat vreodată.85. În cele din urmă. O etapă importantă a stabilirii unor obiective. După ce a reuşit aceasta. atunci e cazul să regândiţi întregul plan şi să o luaţi de la capăt). cele trimestriale devin lunare. Acum aveţi alt incendiu pe cap. Întotdeauna se crede că scopurile lor pot fi realizate într-o perioadă mai scurtă de timp decât ar fi rezonabil. veţi descoperi că vă sunt la îndemână. mai poate ridica bara cu încă 1 cm şi poate încerca din nou. când el nu poate mai mult de 1. Meyer . dar. trebuie să ne mişcăm în permanenţă înainte. dar pentru un moment trebuie să-şi propună să treacă peste 1. Ne stabilim anumite obiective. iar cele lunare devin săptămânale. Noi trebuie să ne apropiem de scopurile noastre în acelaşi fel. uşor de realizat. când ne uităm unde am ajuns în prezent şi comparăm cu locul în care ne situam la început. scopuri şi dorinţe măreţe. În schimb. veţi afla că e mult mai eficace şi mai productiv să ţineţi o listă de priorităţi. veţi avea mult de muncă până veţi reuşi să înţelegeţi că v-aţi supraevaluat şi n-aţi fost realist.10. Să nu ne aşteptăm la salturi semnificative peste noapte. Programările – lista de priorităţi De multe ori. Cu fiecare reuşită săritorul se ia la întrecere cu el însuşi şi ridică ştacheta tot mai sus. apoi stabilim altele. mai dificile. dacă doriţi să le atingeţi. Stabiliţi ce aveţi de făcut şi nu ce rezultate trebuie să obţineţi. îşi scurtează timpul necesar şi se împovărează inutil. Nu se ştie cum. Privit dintr-o altă perspectivă. accesibile. zi de zi.Jeffrey J. O vrea el să ajungă la 2. felicitaţi-vă pentru o treabă bine făcută. cu cât este mai scurt intervalul de timp. bateţi-vă puţin pe umăr. dar. o treabă rămâne în aer până când se interesează cineva. Gândiţi-vă la scopurile pe care vi le-aţi fixat în acelaşi mod în care un săritor în înălţime se gândeşte cum să sară peste o bară. ceva mai dificil. Când v-aţi atins scopul pe termen scurt.deveni mai uşor. fiindcă nu au reuşit să-şi respecte termenul autoimpus. apoi continuaţi-vă treaba. 5 / 19 Gestionarea timpului .

În final. Mai bine trageţi o linie. 6 / 19 Gestionarea timpului . Trebuie să înţelegeţi că nu veţi izbuti să rezolvaţi fiecare chestiune din listă zilnic. alocaţi-i un bloc de timp continuu pe calendar şi gândiţi-vă că aveţi o întâlnire cu şeful sau cu un client important. nu vă jenaţi să începeţi o pagină nouă. pe o pagină nouă şi ştergeţi-le de pe paginile vechi. nu vă veţi mai îngrijora de calitatea rezultatelor iniţiale. în fond. e cazul să parcurgeţi lista de priorităţi pentru a vedea care este lucrul cel mai important şi pentru a şti de care să vă ocupaţi în continuare. În timpul unei zile de lucru. contacte. pe care veţi înşira sarcinile. deoarece aveţi timpul necesar pentru a reveni. mai uitaţi-vă o dată pe vechea pagină pentru a vedea dacă n-aţi uitat nimic.Jeffrey J. apoi aruncaţi-o. proiectele etc. nu e satisfăcător. sarcinile şi proiectele în timp util. munca însăşi pare mai uşoară. apeluri telefonice. una câte una. astfel încât să vă puteţi duce la îndeplinire toate activităţile. cu cât notaţi mai multe proiecte. Când aţi dus la bun sfârşit o sarcină. Cu cât aveţi la dispoziţie mai mult timp pentru a munci. La celelalte lucruri vă puteţi uita şi în timpul zilei. când mai mult de jumătate din chestiunile de pe o pagină au fost rezolvate. Ca regulă generală. cu atât va creşte capacitatea de a controla evenimentele care au loc într-o zi de lucru. Meyer . Unora li se pare important să-şi rescrie lista în fiecare dimineaţă. Ideea de bază pentru a face o listă de priorităţi funcţională este de a transfera şi a întări problemele de pe paginile mai vechi pe cele mai noi. un proiect sau o altă afacere. produsul finit va fi de o calitate excelentă. căutaţi ceea ce necesită atenţia dumneavoastră imediată şi treceţi-le imediat pe lista de priorităţi pentru a nu le uita. Părerea mea este că acest sistem nu este numai o pierdere de timp. Pentru majoritatea oamenilor e normal să aibă o listă de priorităţi de două pagini. Când parcurgeţi corespondenţa sau mesajele telefonice. pentru că asta şi este. aveţi la dispoziţie 25 de rânduri pe o pagină. Scopul dumneavoastră este de a vă finaliza activităţile importante bine şi la timp. aveţi suficient spaţiu pentru a expune sarcinile şi alte detalii utile. Când aţi folosit toate rândurile primei pagini. în acest timp vă puteţi planifica activitatea pe termen lung: ce aveţi de făcut în zilele următoare? Săptămâna viitoare? Luna viitoare? Obiectivul dumneavoastră este de a produce rezultate de cea mai înaltă calitate de care sunteţi capabil. pentru a şti exact ce aveţi de făcut a doua zi. oferiţi-vă plăcerea de a o şterge de pe listă. De asemenea. Cheia reuşitei acestei liste de priorităţi este să vă asiguraţi că notaţi totul. Nu bifaţi. Ceea ce aveţi dumneavoastră de făcut este să munciţi. Concluzia este că atunci când vă oferiţi destul timp pentru a vă gândi şi a vă planifica activitatea. nu să scrieţi liste peste liste. Lista de priorităţi are rolul de a vă ajuta să vă concentraţi asupra treburilor importante şi să păstraţi un control complet şi permanent. pe care trebuie să le realizaţi. astfel ca sarcinile cele mai importante să fie cap de listă. Deoarece folosiţi o foaie mare de hârtie în loc de o notiţă sau spatele unui plic. astfel. După terminarea programului. sarcini de serviciu. Dacă aveţi un proiect care consumă timp. Folosiţi lista de priorităţi ca pe un instrument de planificare. După ce le-aţi transferat pe toate. ci şi una de energie.Vă sfătuiesc să aşterneţi lista de priorităţi pe o foaie mare de hârtie. rezervaţi câteva minute pentru revizuirea listei de priorităţi. etc. transferaţi problemele nerezolvate.

fiindcă potenţiala cauză a fost tratată cu mult înainte de a deveni o urgenţă. Iar problemele acelea micuţe care devin în cele din urmă probleme Mari nu vor mai deveni aşa de Mari dacă sunt tratate de mici. oferiţi-vă 90 minute. Rezervaţi-vă exclusiv pentru dumneavoastră primele ore din ziua de muncă şi blocaţi-le în calendar. alert şi plin de energie. cele care te aşteaptă ca să le rezolvi şi cele care îţi solicită atenţia imediată şi te forţează să laşi baltă orice altceva. Dar numai fiindcă e urgenţa altcuiva. odată început un proiect. Rezolvaţi-vă problemele importante în primele ore ale dimineţii. pentru a nu fi deranjat. Dacă veniţi în fiecare dimineaţă la serviciu cu ideea că veţi pierde o mare parte din timp cu urgenţele. Gândindu-mă la asta. Există trei tipuri de probleme: cele care se rezolvă de la sine. plin de idei şi gata de lucru. Atunci când începeţi să lucraţi la ceva. Sunteţi alert. Când aveţi o problemă importantă de rezolvat. chiar şi aspectele cele mai neînsemnate pot provoca mari dureri de cap dacă nu sunt rezolvate în timp util. apoi apucaţi-vă de treabă.Jeffrey J. atunci aveţi o problemă: aţi rezolvat urgenţe – de obicei provocate de alţii – de atâta timp încât a devenit un obicei. Când a sosit ora stabilită. După ce demaraţi. dacă vă obişnuiţi să trataţi cele mai importante proiecte la prima oră. încercaţi să abordaţi sarcinile cele mai importante de dimineaţă când sunteţi proaspăt. cu de două ori mai puţin timp şi efort. De fapt. Încuiaţi uşa. veţi constata că înfiorătorul proiect nu e chiar…înfiorător.Alocarea timpului Când vă programaţi activitatea. dacă necesită două ore. înainte să vi se dezumfle entuziasmul. atunci luaţi-vă trei). iar apoi aveţi timp să vă ocupaţi şi de acestea. Abordaţi cele mai importante activităţi în intervalul de timp în care energia şi entuziasmul vă caracterizează la maximum. înainte de a apărea inevitabilele necazuri. dar n-aţi observat că există ore din zi în care sunteţi la cele mai înalte cote de energie şi entuziasm. probabil că această perioadă o reprezintă primele ore ale dimineţii. iar când veţi termina. iar dacă sunteţi un om obişnuit. telefoane sau întreruperi – veţi constata că puteţi realiza de două ori mai mult. veţi avea satisfacţia lucrului bine făcut şi veţi afişa un zâmbet larg când veţi şterge articolul respectiv de pe listă. Aceasta vă va ajuta să fiţi siguri că. deconectaţi telefonul şi cereţi să nu fiţi întrerupt. Veţi fi uimit cât veţi realiza şi cât de multe puteţi face. Probabil nu v-aţi prea gândit la asta până acum. veţi descoperi că sunt tot mai puţine urgenţe de rezolvat. închideţi uşa şi deconectaţi telefonul. Pe măsură ce veţi dobândi controlul asupra activităţilor zilnice. fixaţi o întâlnire cu dumneavoastră Şi treceţio în calendar. am ajuns la concluzia că majoritatea problemelor pot fi evitate dacă treaba este bine făcută de la bun început. este mult mai simplu să descurcaţi inevitabilele necazuri care apar. ce s-ar fi întâmplat dacă în acel moment aţi fi lipsit şi deci nu s-ar fi putut apela la dumneavoastră 7 / 19 Gestionarea timpului . adică acea perioadă din zi în care aveţi un randament maxim. veţi avea destul timp pentru al finaliza. Meyer . Când sunteţi capabil să vă rezolvaţi problemele importante la începutul zilei. asta nu înseamnă că trebuie să fie şi a dumneavoastră Nicăieri nu scrie că trebuie să lăsaţi totul baltă fiindcă are cineva un necaz. iar abilitatea de concentrare este maximă ? Eu numesc această perioadă – Timp optim. întrebaţi-vă de cât timp credeţi că veţi avea nevoie şi apoi mai adăugaţi încă minimum 50 de procente ( dacă aveţi nevoi de o oră. Veţi descoperi rapid că puteţi realiza de două ori mai multe într-un interval două ori mai scurt şi cu de două ori mai puţin efort. Dacă vă rezervaţi numai pentru dumneavoastră primele două ore din zi – fără întâlniri.

cu cât folosiţi mai mult timp pentru a vă planifica activitatea – înainte de a porni la lucru – cu atât va fi mai uşor. Deci. la când va avea loc. adică aveţi o şansă din cinci ca atunci când căutaţi pe cineva la telefon. fără un scop bine precizat. Dacă stabiliţi o întâlnire. chiar dacă vă bucuraţi de o memorie fantastică. Când sună telefonul sunteţi întrerupţi iar dacă tocmai lucraţi la ceva important. probabilitatea ca persoana cu care speraţi să vorbiţi să fie ocupată sau să vorbească ea însăşi la telefon este de 80%. Dacă vă întrerupeţi şi pierdeţi fluxul şi ritmul. Majoritatea dintre noi au nevoie de o motivaţie pentru a se apuca de treabă. astfel încât să poată fi pregătit temeinic. şi totuşi unul din cei mai cronofagi este telefonul. nu veţi reuşi niciodată să mai realizaţi ceva. toţi sfârşim prin a ne juca de-a telefonul. Dacă discuţia necesită mult timp aranjaţi o întâlnire şi este bine să-l anunţaţi pe celălalt despre ce anume veţi discuta. Iar după ce aveţi într-adevăr chef de treabă. ultimul lucru de care aveţi nevoie este să întrerupeţi fluxul normal al activităţii întrerupându-vă pe dumneavoastră înşivă. Două trei minute alocate unui telefon nedorit nu pare cine ştie ce. aceasta modifică direcţia conversaţiei de la dacă întâlnirea va acea loc. dar înmulţiţi-le cu câteva zeci pe zi şi vă treziţi că aţi pierdut o bucată zdravănă de timp care ar fi trebuit dedicat proiectelor dumneavoastră importante (şi vă mai miraţi că nu vă iese niciodată nimic!) 8 / 19 Gestionarea timpului . Numai fiindcă sună telefonul nu înseamnă că trebui să şi răspundeţi.Jeffrey J. a secretarei sau a recepţionerei. în consecinţă. cu atât mai bine. cu cât sunteţi capabil de a folosi mai mult timp. dobândesc un anumit ritm pe măsură ce sunt absorbiţi de activitatea desfăşurată.  Aranjaţi aceste subiecte astfel încât cele mai importante să fie primele. o dată cu trecerea timpului devine dificil să vă amintiţi ce a spus o anumită persoană şi când a spus. Deci. dar după ce reuşesc să pornească la lucru. Nu folosiţi mesajele telefonice sau alte pricini ca scuză pentru a vă opri din lucru. Meyer . Când vorbiţi cu cineva la telefon trebuie să luaţi note. e aproape imposibil să daţi de cineva la primul telefon. dacă vreţi să prindeţi pe cineva la telefon. Fiindcă lume este foarte ocupată. oferiţi întotdeauna două alternative. Astfel puteţi lucra eşalonat şi vă puteţi gândi la ceea ce faceţi. mai întâi puneţi-vă următoarele întrebări:    De ce dau telefonul acesta? Ce informaţie îmi trebuie? Ce informaţie doresc să ofer? Iată câteva sfaturi pentru pregătirea unei convorbiri telefonice:  Faceţi o listă cu subiectele pe care doriţi să le discutaţi cu interlocutorul. Deci ignoraţi cu desăvârşire aceste întreruperi şi continuaţi-vă lucrul. De ce daţi telefon la urma urmelor? În lumea puternic stresantă a afacerilor. După ce aţi terminat convorbirea puteţi trece aceste note în agendă sau în lista de priorităţi. trebuie să perseveraţi şi să vă aşteptaţi să sunaţi de cel puţin cinci ori. Scopul dumneavoastră este de a avea un excelent produs finit. De fiecare dată când aveţi de dat un telefon. nu un rezultat intermediar nemaipomenit.Demaraţi lucru la un proiect de îndată ce l-aţi primit. Dacă răspundeţi la telefon ori de câte ori sună. ultimul lucru pe care vi-l doriţi este să fiţi întrerupt Lăsaţi telefonul pe seama robotului. nu ne permitem luxul de a irosi timpul.  Luaţi-vă la îndemână toate dosarele sau celelalte hârtii de care veţi avea nevoie în timpul convorbirii. Şansa de a găsi pe cineva din primul foc e sub 20%. vă va fi de două ori mai dificil să reluaţi lucrul. respectivul să poată vorbi cu dumneavoastră apoi.

arboraţi un zâmbet – vă îndulceşte fizionomia – când adresaţi un salut secretarei sau recepţionerului care vă informa persoana respectivă că aţi ajuns. pe cineva care vă poate oferi idei.Ştiu că-i frumos să stai la o parolă cu amicii. fiindcă aţi sosit mai devreme. faceţi ceva util în acest timp. Deoarece nu veţi mai avea şansa de a face o primă impresie. faceţi tot posibilul să sosiţi la timp. În cazul unei întâlniri trebui să abordaţi o atitudine prietenoasă. cordială şi să ajungeţi la întâlnire la timp şi cu zâmbetul pe buze. inclusiv recepţionerul. Sfătuitorul dumneavoastră vă poate ajuta să vă pregătiţi propunerea sau prezentarea. să nu uităm de acele convorbiri de cinci minute care de fapt durează mai mult de o oră! Încercaţi deci să limitaţi aceste convorbiri la un nivel rezonabil şi observaţi timpul alocat acestora. Dacă vă întâlniţi cu o persoană în afara biroului. persoană cu care e posibil să aveţi întâlnirea. sugestii metode sau strategii de abordare a situaţiei. daţi-vă toată osteneala să fiţi prietenos şi amabil cu toate persoanele întâlnite. puteţi folosi acest interval pentru a revedea informaţiile din dosarele dumneavoastră. Întâlnirile . De asemenea.relaţiile cu ceilalţi Uneori vă puteţi afla în situaţii în care nu sunteţi sigur ce veţi face în continuare. şi cum prima impresie este una de durată. Nu numai că demonstraţi astfel că vă luaţi treaba în serios şi arătaţi persoanei respective că aţi venit în interes de afaceri. 9 / 19 Gestionarea timpului . dar dacă o faceţi în timpul unei zile de lucru. pentru a mai citi câte ceva. Faceţi impresie şi folosiţi-vă toate calităţile de om de societate. În acest caz. astfel vă asiguraţi întotdeauna un tampon de câteva minute. trebuie să căutaţi pe cineva cu experienţă. secretara sau asistentul administrativ al persoanei cu care aveţi întâlnire. dar arătaţi respect pentru timpul interlocutorului dumneavoastră Pentru a fi punctual. Dacă adăugaţi cinci minute de politeţuri la fiecare convorbire. Chiar dacă trebuie să staţi puţin pe hol în timp ce celălalt încheie o convorbire telefonică sau o altă întâlnire. Întotdeauna confirmaţi o întâlnire înainte de a pleca de la birou! Acum. sau cu orice altă persoană întâlnită pe hol. folosiţi timpul petrecut la aeroport pentru a vă reactualiza lista de priorităţi sau pur şi simplu pentru a citi ceva. Totul începe cu un zâmbet. În plus. În afaceri este mult mai bine să aşteptaţi câteva minute. e foarte uşor să pierdeţi o grămadă de timp. că tot v-aţi decis să pregătiţi o întâlnire aşa cum trebuie şi o confirmaţi în avans. Poate nu sunteţi sigur cine sunt factorii de decizie şi aveţi nevoie de cineva cu ajutorul căruia să navigaţi prin aceste ape necunoscute şi neprietenoase. vă cresc şansele de a ajunge la timp. vă poate oferi sugestii despre ce să spuneţi şi cum să spuneţi şi vă poate asista la crearea unei strategii de ansamblu în vederea obţinerii unui rezultat pozitiv. E posibil ca persoana cu care aţi intrat în clădire sau urcaţi în lift să fie preşedintele sau proprietarul companiei respective.Jeffrey J. încercaţi să veniţi la toate întâlnirile cu minimum 5-10 minute mai devreme. e util să vă daţi ceasul cu 5-7 minute înainte. decât să-l lăsaţi pe celălalt să aştepte fiindcă aţi întârziat. iar una din metodele de a vă oferi mai mult timp este de a reduce la minimum numărul şi durata convorbirilor personale. întâlnirea începe din momentul în care intraţi la locul de muncă al persoanei respective. Veţi descoperi că dacă încercaţi să ajungeţi mai devreme. Nimeni nu are timp destul pe durata unei zile de lucru. zâmbetul lasă o impresie de durată. o strălucire a ochilor şi o strângere de mână sinceră în timp ce vă prezentaţi şi spuneţi “încântat de cunoştinţă” sau “îmi face plăcere să vă revăd”. Când călătoriţi. punctualitatea dumneavoastră face o impresie puternică. Dacă trebuie să aşteptaţi câteva minute. Meyer . Apropiaţi-vă de aceşti oameni şi încercaţi să vi-i faceţi prieteni. Când intraţi într-un birou. aţi pierdut o oră-două.

Daţi un telefon înainte de a pleca la o întâlnire pentru a vă asigura că n-a intervenit nimic. Când sunteţi unul din cei care veţi participa la întâlnire. De asemenea. fiecare va fi serios pregătit să discute toate subiectele de pe agendă. neproductiv. La încheierea şedinţei. să rezolvaţi o problemă de serviciu sau pentru a organiza un schimb de informaţii privind stadiul anumitor proiecte. dacă sunaţi şi aflaţi că respectivul nu mai este disponibil. 10 / 19 Gestionarea timpului . aveţi timp mâine?” Este util să anunţaţi în prealabil din două motive: aceia pe care îi anunţaţi vor aprecia acest telefon. În majoritatea cazurilor. nu se iau decizii. nu-i nici o problemă dacă insistaţi ca şedinţa să înceapă la timp iar dacă remarcaţi că discuţia a deviat de la subiect atrageţi cu delicateţe atenţia. Când scopul unei întâlniri nu este destul de bine precizat. Pentru început. pentru o informare asupra stadiului unui proiect. Se pierde o groază de timp şi singura decizie care se ia este de a se organiza o altă întâlnire. Dacă întâlnirea nu are un scop bine determinat. Când vă sună cineva şi spune că vrea să vă întâlnească. Dacă persoana care conduce şedinţa nu are de gând să preia controlul. vin târziu şi pleacă înainte de final şi vorbesc în timpul întâlnirii. Astfel. Întrebaţi-l de ce doreşte să vă întâlniţi. trebuie întotdeauna să-i cunoaşteţi scopul. dumneavoastră şi toţi ceilalţi ar trebui să-i cunoaşteţi scopul. fiindcă dovedeşte că le respectaţi şi le evaluaţi timpul la justa valoare. subliniaţi că toată lumea să fie prezentă la ora fixată. dar unii nu sunt în stare să ia o întâlnire în serios. întârziaţii trebuie să afle că doriţi să respectaţi ordinea de zi. iar acestor persoane trebuie să li se comunice care este termenul limită de rezolvare. Vă întâlniţi pentru a discuta noi posibilităţi de afaceri. Cel mai bun mod de a-i informa pe participanţi asupra scopului întâlnirii este de a pregăti o agendă. fiindcă organizatorul întâlnirii n-are calendarul la el. dacă le comunicaţi că doriţi ca întâlnirile să devină mai productive şi de substanţă.Majoritatea oamenilor se plâng că nu au destul timp pentru a rezolva totul. Apoi. Trebuie să întrebaţi două lucruri: “Dacă ajung la dumneavoastră în atâtea minute. În multe cazuri. De asemenea.Jeffrey J. Când vi se cere să luaţi parte la o întâlnire. participanţii s-ar putea să nu ştie despre ce se discută. trebuie să ştiţi ce se aşteaptă de la dumneavoastră şi ce încercaţi să realizaţi. ştiţi sigur ce se aşteaptă de la dumneavoastră. E simplu să-i determinaţi să-şi schimbe comportamentul. persoana care a convocat-o trebuie să rezume subiectele discutate şi să clarifice direcţiile viitoare de acţiune. veţi fi capabil să vă pregătiţi mai bine în vederea acesteia. Dacă trebuie rezolvate probleme suplimentare. ce doreşte să discute cu dumneavoastră şi ce urmăreşte. În cele din urmă. O întrebare “lux” la începutul fiecărei întâlniri este: “Cum ştim când se termină?” E trist. în timp întrebuinţat cu folos. o întâlnire directă poate fi înlocuită prin câteva convorbiri telefonice şi o ţâră de corespondenţă. Vi se va cere să luaţi o decizie sau va fi un schimb de informaţii? Şedinţa este destinată rezolvării unei probleme. puteţi descoperi foarte multe metode de a converti timpul pierdut. puteţi evita să vă grăbiţi către o întâlnire care nu va mai avea loc. Dacă se întâmplă să fiţi reţinuţi de vreo problemă. dar dacă veţi căuta metode de a economisi timpul pe bucăţele. atunci e cazul să-i amintiţi că este în criză de timp şi că mai aveţi şi altele de făcut sau că mai aveţi o întâlnire imediat după ce se termină aceasta. problemele importante rămân nerezolvate şi nu se realizează nimic. acestea trebuie atribuite cuiva. Dacă cineva fixează o întâlnire. nu trebuie să lăsaţi totul baltă pentru a lua parte la acea întâlnire. atunci n-ar trebui să aibă loc. Meyer . pentru a discuta o nouă afacere sau pentru altceva? Când în calitate de participant la o şedinţă. că există un timp limitat pentru discutarea fiecărui subiect şi că doriţi să încheiaţi şedinţa la ora planificată. trebuie pregătită şi distribuită o agendă detaliată cu suficient timp înaintea întâlnirii. ce încearcă să realizeze sau de ce se află în acel loc. Întâlnirile neprevăzute pot fi O Mare Pierdere de Timp. care întâlnire nu se poate organiza. mai aveţi timp să mă primiţi?” iar dacă întâlnirea nu mai poate avea loc: “Dacă sunteţi ocupat în restul zilei. anunţaţi-l pe cel cu care urmează să vă întâlniţi că veţi întârzia. pentru planuri de viitor.

trebuie să ştiţi ce aveţi de făcut. dacă vă veţi pricepe să le puneţi. Meyer . Când încercaţi să vindeţi cuiva un produs. Veţi progresa foarte mult în carieră dacă îi veţi lăsa pe ceilalţi să vorbească. veţi descoperi că aveţi foarte multe în comun şi. vă va fi mai uşor să obţineţi informaţia de care aveţi nevoie. Când vi se dă o însărcinare. daţi un răspuns scurt. Încercaţi să descoperiţi ce este important sau semnificativ pentru aceştia. aşa că lăsaţi-i. de ce nu. Câteodată vă veţi întâlni cu persoane care pot deveni potenţiali parteneri de afaceri sau care vă pot ajuta în cariera dumneavoastră cu aceştia trebuie să păstraţi legătura şi să încercaţi să-i cunoaşteţi cât mai bine. Întrebările vă croiesc drum în interiorul vieţii altora şi vă permit să aflaţi ceea ce gândesc. este cazul să puneţi întrebări şi să luaţi note detaliate asupra a ceea ce vi se cere să realizaţi astfel încât să nu existe nici un fel de dubii asupra modului de realizare şi a termenului limită. al unei prietenii apropiate. veţi afla despre ei mai mult decât ştiu chiar ei înşişi! Acesta este secretul unei relaţii şi. Cu cât vă pricepeţi mai bine să puneţi întrebări. când îl încurajaţi pe celălalt să vorbească. Comunicarea Fiecare din noi alocă o grămadă de timp interacţiunii cu alte persoane. nu reuşim să obţinem informaţia necesară pentru rezolvarea corectă a unei probleme. Când sunteţi capabil de a pune o serie de întrebări unei persoane. Dacă descoperiţi că vorbiţi prea mult. Afacerile se bazează pe sistemul de relaţii. ascultaţi mai mult şi vorbiţi mai puţin. Când vorbiţi despre dumneavoastră sunteţi plicticos. cu atât vă va fi mai uşor să obţineţi informaţiile necesare pentru a vă rezolva problemele. ce doreşte sau ce îi este necesar persoanei respective înainte de a-i demonstra în ce măsură produsul. serviciul sau ideea îi poate satisface necesităţile sau dorinţele. Oamenii adoră să vorbească despre ei înşişi. În consecinţă. sunteţi un maestru în arta conversaţiei. Dacă vi se pune o întrebare în timpul unei discuţii. Adeseori e o mare diferenţă între ceea ce spun oamenii şi ceea ce cred şi simt în interiorul fiinţei lor. ascultaţi cel puţin 60% din timp. vă puneţi în situaţia fastă de a controla fluxul conversaţiei. activităţi şi aproape tot ce se petrece în viaţa lor. nu prea aveţi ce învăţa dacă dumneavoastră sunteţi cel care vorbeşte. iar în final. E simplu să pui prima întrebare.Dacă dumneavoastră vi s-a atribuit o asemenea sarcină. Punându-le o serie de întrebări – uneori pentru o perioadă mai lungă de timp – veţi afla o mulţime de lucruri despre afacerile lor. a patra…Procedând astfel. cu timpul. dar e mai dificil să o pui pe a doua. vă veţi împrieteni. Numai punând întrebări puteţi identifica probleme la a căror rezolvare puteţi contribui. puteţi descoperi potenţiale posibilităţi de afaceri sau puteţi întrevedea posibilităţi de afirmare profesională. În timpul întâlnirilor de afaceri. 11 / 19 Gestionarea timpului . dar asta nu implică obligatoriu o comunicare reuşită cu interlocutorul. Trebuie să vă străduiţi din greu pentru a menţine şi a cultiva aceste relaţii. urmat de o altă întrebare. există întrebări care vă ajută să identificaţi adevăratele resorturi şi necesităţi ale interlocutorului. e momentul să puneţi o întrebare. Cea mai simplă modalitate de a obţine informaţii este de a pune întrebări. totuşi. cum să procedaţi şi care este termenul limită. un serviciu sau o idee – şi toţi vindem câte ceva – trebuie să aflaţi ce vrea. în final. În plus. Ca regulă generală.Jeffrey J. iar dumneavoastră vă limitaţi la a pune întrebări şi a asculta cu atenţie. atunci aveţi posibilitatea de a menţine controlul asupra conversaţiei. a treia.

“Mi se pare că…” Rezumând tot ceea ce s-a spus şi reexpediind informaţia la interlocutor puteţi asambla datele. Metoda este utilă mai ales atunci când v-aţi blocat şi nu ştiţi ce să spuneţi. vă puteţi începe fraza cu una din variantele: “Dacă v-am înţeles bine. trebuie să-i priviţi 12 / 19 Gestionarea timpului . Ce-i acela un punct sensibil ? Atunci când ştiţi ce-i place şi ce nu-i place.) Încercaţi să aflaţi punctele sensibile ale persoanelor apropiate şi veţi cunoaşte o îmbunătăţire semnificativă a relaţiilor cu toţi aceştia. adică gândiţi de peste cinci ori mai repede decât vorbeşte celălalt. Când partenerul de conversaţie îşi exprimă sentimentele în legătură cu o anumită situaţie. puneţi întotdeauna întrebări “deschise”. un semn din ochi – pentru a-i încuraja să continue. Ca parte a reacţiei dumneavoastră. cu atât va fi mai uşor să vă rezolvaţi problemele. solicitaţi lămuriri: “Puteţi să-mi daţi nişte amănunte? Ce înseamnă asta pentru dumneavoastră? Cum aţi ajuns la această concluzie?” Solicitând detalii. deci de dragul varietăţii. Iar când ştiţi ce aveţi de spus şi când s-o spuneţi. dumneavoastră puteţi gândi cu 1200 cuv/min la ceea ce veţi răspunde. mai puteţi arunca din când în când un “Oh”. dar i se oferă şi posibilitatea de aşi exprima integral gândurile. puteţi preveni o grămadă de buclucuri. “Cu John?” În teorie puteţi să ţineţi pe cineva de vorbă cu orele. nu numai că omul se simte încurajat să vorbească şi să alimenteze astfel conversaţia. Mulţi dintre cei care se ocupă cu vânzările folosesc o expresie care le defineşte motivul atâtor întrebări: doresc să descopere punctul sensibil al unei persoane. În timpul unei discuţii. dar poate vorbi numai cu aproximativ 250 de cuvinte pe minut. deoarece interlocutorul o să se prindă repede de truc. de asemenea.Obiectivul acestor întrebări este de a-l face pe celălalt să vorbească. devine mult mai simplu ca oamenii să spună “Da” la toate sugestiile şi propunerile dumneavoastră (Iar când ştiţi ce să nu spuneţi şi când să nu spuneţi. Pentru a folosi metoda ecoului. îi arătaţi că doriţi să continue să vorbească. când cineva vorbeşte cu 250 cuv/min şi încearcă să se concentreze asupra spuselor sale. Astfel. Omul gândeşte cam la 1200 de cuvinte pe minut. puteţi obţine informaţii suplimentare. se cheamă că i-aţi descoperit punctul sensibil. astfel încât să obţineţi informaţii utile. n-o puteţi folosi mai mult decât câteva momente. Meyer . Pentru a relua ceea ce tocmai s-a spus. veţi fi uimit să descoperiţi câte informaţii poate oferi un om de bună voie. îi asigură că faceţi tot posibilul să înţelegeţi ce vi se comunică. un “Aha ― sau vreun “Hmmm” Această metodă este o altă modalitate simplă de a semnala interlocutorului că îl ascultaţi. cu cât dispuneţi de mai multă informaţie. când aţi descoperit care sunt problemele cuiva. Folosind o întrebare deschisă. cereţi interlocutorului să ofere un răspuns informaţional şi descriptiv. dar e nevoie de multă trudă pentru a putea pune o serie întreagă de întrebări. după ce vă veţi obişnui. astfel încât să puteţi confirma că înţelegeţi absolut tot ceea ce se discută. de asemenea. opiniile sau comentariile. Pentru a menţine o conversaţie. Dacă pe parcursul unei conversaţii există neclarităţi. când ştiţi ce-l interesează şi ce-l preocupă. În finalul conversaţiei. E simplu să pui o întrebare-două. iar utilizarea metodei acesteia vă scuteşte de a mai gândi sau vorbi în timpul discuţiei. Veţi descoperi că e nevoie de puţin exerciţiu pentru a învăţa să pui corect întrebările potrivite la timpul potrivit.Jeffrey J. numai fiindcă i s-a pus o întrebare. Tehnica de ”ecou” este o modalitate de a menţine fluxul conversaţional al cuiva. spuneaţi că…”. veţi fi aflat tot ce vă interesează şi veţi fi câştigat o reputaţie de om care ştie să întreţină o conversaţie. luaţi ultimele cuvinte ale frazei rostite de interlocutor şi repetaţi-le ca şi când aţi pune o întrebare: “Tocmai am ieşit la o întâlnire cu John”. interlocutorii au nevoie întotdeauna de o reacţie pozitivă – un zâmbet. în realitate. A pune întrebări este o artă. trebuie să reflectaţi aceste senzaţii sau sentimente. fiindcă aveţi nevoie de ceva timp pentru a vă gândi la ceea ce trebuie să spuneţi în continuare. o înclinare a capului.

Există un instrument des folosit de persoane sau organizaţii pentru a anula. când este cazul. pentru a putea reacţiona corespunzător şi.  Manifestaţi interes pentru ce spune celălalt. dacă vreţi să mergeţi înainte. Indiferent ce anume vindeţi.  Nu intraţi într-o discuţie cu idei preconcepute. Trebuie să ascultaţi cu atenţie ceea ce spune celălalt.  Încercaţi efectiv să înţelegeţi punctul de vedere al interlocutorului chiar dacă nu sunteţi de acord cu el  Lăsaţi-l pe celălalt să înţeleagă la momentul potrivit că nu sunteţi de acord cu el.  Nu emiteţi prea repede argumente. e mult mai uşor să-i faceţi să spună “Da”. Cu cât devenim capabili să luăm mai repede o decizie.  Nu oferiţi sfaturi cu feedback comportamental (adică să arătaţi persoanei în ce măsură vă afectează comportamentul acesteia) decât dacă vi se cere. astfel încât dumneavoastră şi interlocutorii dumneavoastră să aveţi libertatea de a vă exprima integral ideile. Astfel. Când deciziile nu se iau în timp util. pentru a putea pune o altă întrebare.  Nu vă certaţi. ating sau văd ceva.  Faceţi un efort să înţelegeţi ceea ce spune celălalt. în consecinţă. după cum o cere situaţia.  Nu tăiaţi oamenilor macaroana. cu atât vom reuşi să ne rezolvăm treburile mai rapid. nu după ale dumneavoastră. pregătiţi-vă să staţi prin zonă niţel. Planificaţi-vă să cereţi de 6-7 ori persoanei respective acceptul înainte de a renunţa. A câştiga într-o conversaţie înseamnă folosirea unor tehnici de ascultare active în scopul controlului şi al direcţionării fluxului conversaţiei. serviciu sau idee. Dacă doriţi să vi se accepte un anumit produs. Dacă doriţi să vă pricepeţi să puneţi întrebări. omul paralizează. nu mai iese nimic. Meyer . trebuie să fiţi capabil de a-l face pe celălalt să zică “Da”. a amâna sau a întârzia luarea unei decizii. nu pe ale dumneavoastră (ştiu că-i greu de acceptat aşa ceva). asta nu înseamnă că n-o să accepte dacă i-o cereţi a treia.  Nu întrerupeţi decât dacă aveţi motive serioase să o faceţi. îi confirmaţi persoanei că aţi auzit ce v-a spus şi că aveţi o reacţie emoţională.  Nu spuneţi nimic atunci când tăcerea este cel mai bun răspuns. deci când veţi descoperi care sunt acele motive – punctele lor sensibile – atunci încercarea de a-l convinge pe cineva nu va mai fi chiar atât de imposibilă. A şti să pui întrebări este numai prima etapă a artei de a şti cum să porţi o conversaţie.  Nu vă trădaţi reacţiile emoţionale faţă de o afirmaţie. să arătaţi interes şi să scuturaţi din cap a aprobare sau a neîncredere. de obicei înainte de a se fi mişca ceva. Lăsaţi-i să-şi termine gândurile înainte de a vi le expune pe ale dumneavoastră sau înainte de a pune o întrebare. În acest fel puteţi direcţiona fluxul unei conversaţii în direcţia dorită de dumneavoastră Cel care ascultă controlează conversaţia. chiar dacă nu sunteţi de acord cu ceva. iar dacă aceştia simt.Jeffrey J. după aceasta aveţi 13 / 19 Gestionarea timpului . Scopul dumneavoastră este de a-i face pe oameni să devină conştienţi de problemele lor sau de a-i ajuta să-şi dea seama că nu sunt suficient de mulţumiţi cu anumite aspecte. Deci. trebuie să vă pricepeţi să luaţi decizii. aceasta se numeşte Obiecţia! Însă abordarea şi depăşirea obiecţiilor este o componentă zilnică a vieţii noastre personale şi profesionale. trebuie să vă pricepeţi şi cum să ascultaţi răspunsurile. oportunităţile apar şi dispar foarte repede.  Nu vă daţi cu părerea decât dacă vi se cere.în ochi. De ce oare este atât de dificil pentru atât de mulţi să ia o decizie? Fiindcă le este frică să nu greşească sau fiindcă nu sunt siguri că decizia luată este corectă. păstraţi-vă calmul şi nu vă înfuriaţi. Numai fiindcă cineva va refuzat o dată sau de două ori. Iar când cineva evită să ia o decizie. a patra sau a cincea oară. Oamenii iau decizii după motivele lor. Oamenii iau decizii bazate pe motivele lor.

14 / 19 Gestionarea timpului .  Nu abordaţi o obiecţie în momentul în care este enunţată. şi nu ceea ce credeţi dumneavoastră că doresc. O obiecţie valabilă este bazată pe argumente logice şi reale şi este valabilă deoarece reprezintă modul persoanei de a vedea lucrurile. Reacţionând la fiecare obiecţie. poate fi foarte utilă în dezamorsarea unei situaţii potenţial explozive fără a fi nevoit să vă arătaţi acordul sau dezacordul cu acea afirmaţie. dar este incapabilă săşi motiveze decizia. folosiţi răspunsul ca prilej pentru a pune dumneavoastră o întrebare. Cu cât reuşiţi mai mult să vă determinaţi interlocutorii să vorbească. Când vi se pune o întrebare. Meyer . Înainte de a răspunde la o obiecţie. Când cineva vă îngroapă sub o avalanşă de obiecţii şi nici una nu vi se pare fondată. O obiecţie emoţională nu este logică nici reală. Chiar dacă acest mod este incorect. ideea sau serviciul dumneavoastră oferă o soluţie la problema respectivă. veţi acorda unora mai multă importanţă decât merită şi. Mai bine reacţionaţi astfel: “Vă înţeleg de ce simţiţi astfel. dacă nu aveţi această posibilitate. întotdeauna respiraţi adânc. veţi avea la dispoziţie câteva momente pentru a vă aduna gândurile. totuşi…” Expresia “Vă înţeleg”. veţi descoperi că n-au nici un sens. aceasta vă oferă posibilitatea de a vă umple plămânii cu aer astfel că vocea va suna mai profund şi mai puternic apoi. nu este cazul să daţi un răspuns direct. Încurajaţi oamenii să vorbească. rostită cu un ton liniştit.Jeffrey J. apoi abordaţi-le mai întâi pe cele mai importante. cu o undă de simpatie. Adesea oamenii decid să accepte ceva bazându-se pe o reacţie emoţională. Persoana spune “Nu”. Chiar dacă nu sunteţi de acord cu persoana respectivă. S-ar putea să vă impuneţi. atunci înseamnă că respectivul ia decizii bazate pe considerente emoţionale. bazat pe informaţii inconsistente sau pe zvonuri ori insinuări false. Unul din motivele pentru care puneţi întrebări este încercarea de a descoperi ceea ce doresc oamenii cu adevărat. dar îşi justifică decizia cu informaţii reale. Indiferent ce spune cineva – mai ales când se aprinde – încercaţi să nu ajungeţi la ceartă. dar dacă vă gândiţi la ele şi le analizaţi. cu atât veţi reuşi mai uşor să identificaţi şi să sintetizaţi cele mai importante puncte de vedere ale acestora. renunţaţi. rezistaţi tentaţiei de a răspunde la fiecare afirmaţie şi nu-i întrerupeţi în timp ce vorbesc.posibilitatea de a demonstra că produsul. Obiecţiile emoţionale sună logic. încercaţi să vă exprimaţi într-un mod pozitiv. Dacă aveţi senzaţia că vi se aduc obiecţii emoţionale. Obiecţiile emoţionale sunt extrem de greu de înlăturat. obiecţia rămâne valabilă. Obiecţiile reale sunt bazate pe logică. Este bazată pe o reacţie emoţională şi poate fi adesea considerată ca pretext sau ca o încercare de inducere în eroare. este obligaţia dumneavoastră să încercaţi să readuceţi conversaţia la o discuţie bazată pe fapte reale. acestea indică doar faptul că cineva nu este de acord în acel moment cu dumneavoastră  Determinaţi-i pe oameni să vă comunice toate rezervele lor. Câteva sugestii privind obiecţiile:  Nu vă temeţi de obiecţii. Nici o informaţie sau o logică reală nu va contracara o obiecţie emoţională. pentru a şti mai mult ce gândeşte persoana respectivă – cel care pune întrebări controlează conversaţia. nu în ultimul rând vă veţi irosi timpul. Dacă doriţi ca persoanele cu care discutaţi să vă ofere mai multe informaţii le puteţi cere să se explice spunând: “Cum aţi ajuns la această concluzie?” sau “De ce aveţi acest sentiment?” etc. dar celălalt nu va mai fi niciodată de acord cu dumneavoastră.

viteza cu care vă exprimaţi şi. Din tot mesajul dumneavoastră. lipsit de interes şi ardeţi de dorinţa de a vă ocupa de altceva în acest moment. mari sau mici. atitudinile. Când vă liniştiţi şi începeţi să vorbiţi mai lent. gândurile şi opiniile se vor transmite imediat prin tonul vocii. Puteţi începe să vă debarasaţi de aceste clişee şi să vorbiţi cu mai multă acurateţe. Cu cât numărul de variabile este mai mare. cum ar fi expresia feţei. Când faceţi anumite afirmaţii. Când cineva tună şi fulgeră. bineînţeles cuvintele folosite. puteţi spune: “Îmi dau seama ce simţiţi” sau “Îmi dau seama de ce sunteţi supărat”. sau că sunteţi plictisit. au fost etalate. Înainte de a începe negocierile. Când este posibil. “deci” sau de “vezi tu…” apar în fiecare frază. tristeţe. Această metodă vă permite să aveţi o imagine reală a obiectivelor şi a necesităţilor interlocutorului. întoarceţi-vă cu faţa către diferite zone ale sălii: stânga. veţi transmite un mesaj care poate sugera că sunteţi încântat că staţi de vorbă şi că doriţi să continuaţi conversaţia. 55% este comunicat prin limbajul corpului. Pe timpul conversaţiei. Mai sunt şi fraze care încep şi nu se termină. Veţi fi uimit de câţi “păi”. cu atât veţi avea mai multe posibilităţi de a negocia o înţelegere care să mulţumească pe toată lumea. mimica şi gesturile pe care le faceţi. Urmăriţi modul în care profesioniştii se mişcă pe scenă. Indiferent ce simţiţi – fericire. reduceţi tonul vocii şi nu vă mai mişcaţi. bucurie. timbrul acesteia. Încercaţi să nu vă lăsaţi antrenat într-o discuţie cu cineva furios fiindcă nu veţi reuşi decât să vă enervaţi transformând o situaţie şi aşa tensionată într-una explozivă. amărăciune. Fiţi atenţi la vorbitorii profesionişti. Ori de câte ori vorbiţi la telefon.Jeffrey J. Pentru a păstra atenţia publicului mişcaţi-vă şi sincronizaţi cuvintele cu mişcarea pentru a dinamiza publicul. vă veţi da seama mai rapid de clişeele verbale pe care le folosiţi. Când vorbiţi la telefon. este vorba chiar de vocea dumneavoastră: este energică. cu puţină practică în materie este foarte simplu să vă îmbunătăţiţi capacitatea de a comunica cu alte persoane la telefon. sentimentele. faceţi câţiva paşi înainte şi vorbiţi mai tare.O negociere efectivă poate începe numai după ce toate problemele. dreapta. Probabil că până acum n-aţi dat prea multă atenţie metodei dumneavoastră de a vorbi la telefon. Aceasta înseamnă că aţi avut timp pentru a realiza o listă completă a tuturor problemelor de interes mai înainte de a începe negocierile detaliate. puneţi multe întrebări pentru a identifica toate aspectele care trebuie abordate. astfel publicul o să vă soarbă cuvintele. cum îşi folosesc vocile şi cum iau contact vizual cu publicul. entuziastă sau sună ca mersul unui melc leneş? Indiferent cum sună vocea dumneavoastră astăzi. puteţi învăţa foarte multe urmărind discursul unui profesionist. luaţi parte la seminarii sau împrumutaţi casete video. Când mi-am înregistrat primele convorbiri am fost şocat de cum sună vocea mea faţă de cum îmi imaginam. Dacă vorbiţi între patru ochi cu cineva acesta vă va vedea reacţiile şi la rându-i va reacţiona la mesajele dumneavoastră nerostite. 38% prin corzile vocale şi numai 7% prin cuvinte. 15 / 19 Gestionarea timpului . Când cineva vă pune o întrebare. deprimare – se vor reflecta în vocea dumneavoastră de îndată ce puneţi mâna pe receptor şi începeţi să vorbiţi cu cineva. Meyer . chiar dacă interlocutorul nu vă poate vedea gestica. şi până în ziua de azi nu-mi place cum sună vocea mea la telefon. faţă. dar vă puteţi observa foarte bine dacă vă înregistraţi câteva convorbiri şi apoi vă ascultaţi. Dacă vă ascultaţi vorbind şi auziţi ceea ce spuneţi şi cum spuneţi. îndreptaţi-vă către acea persoană. dar nu vă luaţi nici un fel de angajamente până când nu aveţi o listă completă cu toate subiectele ce trebuie discutate. lăsaţi a se înţelege că sunteţi dispus să discutaţi orice. în final. spate. Când doriţi să aveţi mai multă autoritate.

Deci. pentru a fi asimilată cu uşurinţă. După ce scrieţi ceva. Deci. tipăriţi-l şi veţi observa lucruri care nu erau vizibile pe ecran. Definiţi scopul scrisorii. Păstraţi la îndemână un dicţionar pentru a găsi cuvinte mai nimerite şi mai descriptive pentru a vă exprima gândurile şi ideile. ocupată până peste cap. exact ca doi prieteni stând la o cafea. Nu folosiţi cuvinte pe care nu le-aţi mai întâlnit niciodată şi care nu vor fi familiare nici cititorilor. dar şi de a obţine un răspuns favorabil din partea acestora. note şi mesaje prin poşta electronică. Iată câteva sugestii:  Înainte de a începe să scrieţi. Dacă luaţi o pauză şi vă acordaţi puţin timp pentru a vă gândi la problema dumneavoastră. În prezent. al notei sau raportului în prima propoziţie a primului paragraf. chiar dacă este o scrisorică. deci mai fac câteva modificări şi apoi îl expediez. ca de obicei o veţi putea rezolva fără prea multă bătaie de cap. Când revin la document.Jeffrey J. paragrafe concise sau folosiţi cuvinte familiare pentru destinatarul rândurilor dumneavoastră în lumea precipitată şi iute de azi. n-aţi avut nici cea mai vagă idee? O mai citiţi o dată şi apoi încă o dată. cu persoana căreia îi scrieţi. deci scrieţi fraze scurte. Varianta tipărită a documentului arată şi se citeşte puţin diferit decât pe ecranul calculatorului. pentru ca apoi să poată lua o decizie în timp util. Când vă alegeţi cuvintele. veţi descoperi noi modalităţi de a îmbunătăţi ceea ce aţi reuşit să aşterneţi pe hârtie. nimeni n-are timp de citit. rapoarte. a frazelor sau a paragrafelor de la un document la altul cu vreo lamă de ras. Vă va fi mult mai uşor să scrieţi dacă vă imaginaţi că aveţi o discuţie faţă în faţă. doriţi ca cititorul să înţeleagă ceea ce comunicaţi. Meyer . şi apoi să aranjaţi această informaţie într-un mod concis şi atent. atunci când modificaţi un document. folosind cuvinte inteligibile. datorită calculatoarelor de mare viteză şi a puternicelor programe de prelucrare a textelor decât în trecut. deoarece oamenii gândesc mult mai repede decât pot scrie. majoritatea celor care scriu scrisori nu mai au timp să scoată un dicţionar pentru a căuta sensul unui cuvânt pe care nu-l cunosc. deci factorii de decizie trebuie să obţină informaţia de care are nevoie direct din scrisori. Iată de ce este important să aveţi cât mai mult timp la dispoziţie atunci când aveţi de scris. 16 / 19 Gestionarea timpului . şi tot nu pricepeţi nimic – frustrant nu-i aşa? Atunci când vă alcătuiţi scrisorile. calculatorul vă oferă posibilitatea de a vă gândi la ceea ce scrieţi. În plus. trebuie să vă pricepeţi să vă aşterneţi gândurile şi ideile pe hârtie. notele şi rapoartele. pentru a face tuturor viaţa mai uşoară. Dacă vă apucaţi de scris. Când scrieţi ceva şi v-aţi blocat. trebuie să arătaţi consideraţie persoanelor care vor citi. o citesc şi o pun puţin deoparte. De fiecare dată când scriu ceva. după ce l-aţi parcurs. Cititorul n-are timp să se învârtă prin trei paragrafe sau trei pagini pentru a afla scopul scrisorii. puneţi-vă mereu la încercare. ideile vor începe să curgă şi aceasta vă va ajuta să vă concentraţi asupra a ceea ce încercaţi să spuneţi. Tipăriţi o copie a documentului. N-aţi primit niciodată o scrisoare despre al cărei conţinut. Iată de ce este mult mai simplu de scris în ziua de azi. întotdeauna observ că nu transmite exact ceea ce aş fi dorit. în loc să vă faceţi probleme cu formatarea textului sau cu decuparea şi lipirea cuvintelor. puneţi documentul deoparte şi reveniţi mai târziu asupra lui.Redactarea O redactare de calitate vă facilitează transmiterea informaţiei altor persoane şi contribuie la luarea unor decizii de calitate. În lumea modernă. A scrie bine cere muncă multă. A scrie nu înseamnă cu mult mai mult decât a pune pe hârtie cuvântul rostit. o tipăresc. Scopul dumneavoastră nu este doar de a comunica informaţie altor persoane. Este un proces laborios şi lent. întotdeauna întrebaţi-vă: “Care este lucrul cel mai important pe care doresc să-l transmit cititorului?”  Abordaţi imediat punctele de interes. un fax sau o notă.

indiferent cât de scurt este acesta. Dacă nu reuşiţi să reţineţi atenţia astfel. cu atât mai bine. începeţi revizuirea documentului mutând subiectele importante de la sfârşit la începutul documentului. cu cât există mai mult loc nescris pe o pagină tipărită. utilizaţi funcţia de găsire şi înlocuire a procesorului de texte folosit: în textul dumneavoastră introduceţi abrevierea. veţi reduce timpul de citire a documentului. Înseraţi toate informaţiile importante în prima frază a fiecărui paragraf şi toate aspectele justificative. Din acel moment.  Cu cât mai mult spaţiu alb. puneţi-vă următoarele întrebări:  Frazele sunt complete?  Paragrafele sunt complete?  Secţiunile sunt complete?  Punctuaţia e corectă?  Textul e uşor de citit?  Argumentele. Meyer . (Pentru a facilita inserarea de denumiri lungi în documentul dumneavoastră. Dacă scrieţi în acest mod. Deci. în frazele şi paragrafele următoare. Elementele vizuale elimină necesitatea de a scrie texte foarte lungi. Prezentaţi-vă gândurile şi ideile în fraze scurte şi limitaţi lungimea propoziţiilor la cel mult 15-20 de cuvinte. mai întâi scrieţi-le numele complet şi puneţi abrevierea între paranteze.  Pentru a avea varietate în scrisorile. dar n-am avut timp”. sunt prea ocupaţi pentru a mai face aşa ceva. deoarece cititorul nu va trebui să exploreze fiecare paragraf pentru a-şi da seama ce aţi vrut să spuneţi acolo. trebuie să înlesniţi acest lucru iar una din modalităţile de realizare este de a plasa informaţia cea mai importantă la începutul documentului. uneori pur şi simplu nu vedem erorile de ortografie. Abraham Lincoln a spus: “aş fi scris o scrisoare mai scurtă. folosiţi diagrame.) Nimeni n-are timp să citească scrisori. puteţi folosi iniţialele respective. cu atât aceasta este mai uşor de citit. ideile şi relaţiile sunt bine dezvoltate?  Ortografierea numelor persoanelor şi organizaţiilor este corectă? (Editorul meu a fost de părere că aceasta este o chestiune extraordinar de importantă. scopul dumneavoastră este de a oferi cititorului cât mai multă informaţie în cât mai puţine cuvinte. Iar pentru asta e nevoie de muncă.  Cuvintele ortografiate greşit sau erorile tipografice dau despre autor o notă de superficialitate. precum şi restul informaţiilor. Deci. notele şi rapoartele dumneavoastră. probabil că toate informaţiile importante vor fi aşezate la sfârşit şi toate detaliile justificative la început. Odată. ilustraţii grafice sau imagini. rapoarte sau alte documente excesiv de lungi. concis şi la obiect. Totuşi.Jeffrey J. 17 / 19 Gestionarea timpului . iar după ce aţi terminat. A scrie bine implică un efort constant de a găsi şi a elimina cuvântul inutil.  Corelaţi-vă gândurile. punctuaţie sau alte erori gramaticale.  Pentru a verifica fluenţa textului citiţi-l cu voce tare. Când scrieţi prima variantă a documentului. daţi comanda de căutare şi înlocuire). Frazele scurte sunt uşor de citit. nu omiteţi elementele de varietate. Mai cereţi cuiva să vă citească lucrarea. dacă doriţi ca textul dumneavoastră să fie citit. Revizuirea . rescrierea şi modificarea sunt partea integrantă din procesul redactării. documentul dumneavoastră va fi pus deoparte şi probabil nu va mai fi citit niciodată. scrieţi clar. Atunci când scrieţi. trebuie să porniţi de la primul cuvânt al primei propoziţii din primul paragraf. Când reveniţi asupra a ceea ce aţi scris.  Dacă veţi folosi iniţiale pentru denumirile unor organizaţii. Deci din când în când e bine să alternaţi propoziţiile foarte scurte cu altele mai lungi. uşor de depistat când documentul va fi citit de altă persoană. Pentru a capta atenţia cititorului. Nimic nu este mai indicat decât o recitire a documentului înainte de prezentarea acestuia.

“Felicitări” şi “Mă gândesc la dumneavoastră”. sigla companiei şi titlul prezentării trebuie să apară cu claritate pe prima pagină. atunci numele dumneavoastră. mărcile poştale mari.  Nu uitaţi cele trei expresii magice: “Mulţumesc”. dacă este posibil.  Scrisorile să fie scurte. fără a folosi etichete de adresă. Nu trebuie să fie din cale-afară de complicat. Dacă aveţi un document pe mai multa pagini. doriţi ca persoana care o primeşte să nu se limiteze doar la a deschide plicul.Jeffrey J. La finele scrisorii sugeraţi că aveţi de gând să acţionaţi într-un fel: “Vă voi căuta la telefon în câteva zile pentru a vă afla opiniile”. Reclama Ori de câte ori vorbiţi în faţa unui grup de oameni. o schiţă. Lăsaţi un rând liber între paragrafe. Dacă numele dumneavoastră va fi amintit destul de des sau veţi fi intervievat. Semnaţi-vă de mână scrisorile. care sar în ochi dau corespondenţei un aspect interesant. vă rog” cu carioca roşie în colţul din stânga-jos al plicului.  Scrieţi “Personal. aceasta îmbunătăţeşte lizibilitatea textului.Când trimiteţi o scrisoare. Desigur. Dacă doriţi să reuşiţi în viaţă şi în afaceri.  Aliniaţi paragrafele. treaba se complică şi devine mult mai cronofagă atunci când încercaţi să fiţi mai scurt. credibilitatea dumneavoastră va spori substanţial.  Folosiţi corpuri de litere cu serife. E simplu să scrii o scrisoare sau un raport de 10-20 de pagini. o listă concisă sau un formular vor fi suficiente. concise. Pe paginile următoare. Dacă sunteţi citat într-un ziar sau sunteţi subiectul unui articol de revistă. Iar după ce aţi rescris sau modificat ceva de două. înălţimea literelor trebuie să fie de cel puţin 12 puncte tipografice. puteţi trece la următorul punct de pe listă. După aceasta.  Timbraţi-vă de mână scrisorile. ci efectiv să citească scrisoarea şi să răspundă. Iată cum i-aţi putea determina pe oameni să vă răspundă:  Scrieţi-vă adresa direct pe plic. munca serioasă şi consecventă este piatra de temelie a unei cariere încununate de succes. modifica şi pentru a vă gândi la ceea ce faceţi. trebuie să vă faceţi reclamă şi să vă faceţi cunoscut – cum ar veni să vă bateţi singur toba. adresa şi număr dumneavoastră de telefon trebuie să apară ca antet sau subsol. în curând veţi deveni expertul recunoscut în materie. în majoritatea cazurilor. nu mai lungi de o pagină. trebuie ca şi alţii să ştie ce chestii minunate vi se întâmplă. în final veţi ajunge să fiţi mulţumit de calitatea produsului. Meyer . Alte sugestii:  Scoateţi în evidenţă avantajele pentru cititorul scrisorii: “Veţi beneficia de…”  Eliminaţi cuvântul “Eu” din scrisorile dumneavoastră. astfel acestea devin mai uşor de citit. rescrie. numele. Căutaţi să vă oferiţi cât mai mult timp pentru a scrie. este cuvântul cel mai puţin important din tot vocabularul. O adresă scrisă de mână atrage întotdeauna atenţia. mai concis şi mai la obiect. scrieţi de mână numele şi adresa destinatarului. e mult mai eficient decât dacă aş scrie la maşină “Important” sau “Personal” pe plic. 18 / 19 Gestionarea timpului . După ce aţi pus fundaţia. trei sau chiar cinci ori. întotdeauna trebuie să vă pregătiţi să lăsaţi un comunicat pe care cei din public să-l poată lua cu ei.

O carte de vizită asigură mai multe posibilităţi de a vă face reclamă: când oferiţi cuiva o carte de vizită. 19 / 19 Gestionarea timpului . oferiţii o carte de vizită şi întotdeauna luaţi o carte de vizită de a sa pentru a-l putea contacta. aveţi prilejul de a vorbi despre dumneavoastră. iar nivelul dumneavoastră de credibilitate va atinge cote uriaşe. dar deveniţi cu totul alt om dacă vă scrieţi “Cartea”. mulţi vor veni cu idei care vă pot fi de folos şi precis vor dori să-i ţineţi la curent cu progresele dumneavoastră. serviciile sau produsele pe care le oferă compania dumneavoastră Dacă e vorba de câştigat bani. Pentru a avansa în afaceri trebuie să vă faceţi cunoscut. iar una din cele mai bune modalităţi de a realiza aceasta este de a oferi cărţi de vizită. însă a scrie articole este una. este de datoria dumneavoastră să fiţi la curent cu toate. de a spune persoanei respective care este domeniul dumneavoastră de activitate şi de a vorbi despre bunurile. fiindcă în mod sigur nu o vor face! Deci. Ca autor publicat. Faceţi-vă cunoscute obiectivele prietenilor. Nu aşteptaţi să vă caute alţii. Meyer . Odată devenit autor de cărţi sunteţi pe drumul recunoaşterii dumneavoastră ca autoritate incontestabilă în domeniul dumneavoastră de activitate. s-ar putea să ajungeţi autoritatea supremă în domeniu. dacă veţi fi şi autorul mai multor cărţi.Vă puteţi construi o credibilitate extraordinară şi puteţi deveni o autoritate recunoscută în domeniul dumneavoastră atunci când scrieţi articole pentru ziare sau reviste. colegilor şi colaboratorilor discutând cu ei planurile de realizare a acestora.Jeffrey J. când cunoaşteţi pe cineva. Pe urmă. veţi câştiga un respect sporit din partea egalilor dumneavoastră.