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Mejora Proyectos

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IMPROVEMENT PROJECT: AUDITORIAS MEDIANTE SCANNER Y EXCEL Opportunity Reducir el tiempo del proceso de auditoria de salida de embarque (Dock

audit.). Semanalmente ILS Hermosillo envía 1200 cajas de cliente A1-Magna. Anteriormente la auditoria se hacia manual, lo cual consumía mucho tiempo y el proceso no era robusto. El objetivo de este proyecto fue el de incorporar el uso de Scanners ya existentes en el proceso de auditoria. Y así aprovechar mejor los recursos ya disponibles y mejorar el proceso. Auditoria Manual vs. Auditoria Scanner. Manual: 2250 cajas Tiempo total Auditoria manual= 5 hrs. por semana Hojas utilizadas para auditoria manual: Total 17 hojas Scanner: Tiempo total Auditoria scanner= 1.6 hrs. por semana Hojas utilizadas para auditoria scanner: Total 9 hojas Exactitud de 100 % en embarques auditados Se redujo el tiempo utilizado para auditar embarques en un 68 %. Una reducción de 3.4 hrs. hombre por día tiene impacto económico de reducción de $30 dlls. Costo nominal por mes

Corrective/Preventive Action Implemented/Mejora

Effectiveness of Corrective/Preventive Action/Mejora

Ahorro en artículos de oficina, tales como: -Hojas -Tonner -Electricidad Se redujo la utilización de hojas e impresiones en un 47 %. También nos ofrece la ventaja de contar con auditoria en archivo electrónico de manera rápida y fácil en la PC para consultar auditorias incluso caja por caja. New Process, Procedure, or Initiative Los embarques cuentan con etiquetas con códigos de barra. En este nuevo procedimiento se escanea con equipo portátil cada caja surtida en el embarque dentro del programa Excel, posteriormente se envía esta información a correo electrónico. En Excel se creo una plantilla con formulas con campo para capturar packing list surtido, dentro de la misma plantilla existe una hoja para pegar los datos de auditoria física recibida en e-mail. También incluye hoja para pegar auditoria de etiquetas master (para cada pallet) auditadas con scanner. Y una hoja más para pegar las salidas del sistema. En la parte principal de la plantilla aparecerá un OK, para cada uno de los campos auditados (embarque físico, etiquetas master y salidas de sistema) si la información es correcta. Si existe algún dato incorrecta o faltante y la información no cuadra aparecerá “X”. Formato también calcula pesos bruto y neto que antes se calculaban de forma manual. Además, nos ofrece las siguientes ventajas: Nos redondea cantidades a cajas completas Nos proporciona el total de número de cajas, por consiguiente podemos calcular cantidad de skids y transporte a utilizar. Se captura información en packing y se usa archivo para importar directamente a requisición.

-

Resources Used

Investment Cost (if applicable)

Cost Savings to clients (if applicable)

Other Benefits to client

Se aprovecharon los recursos ya disponibles en la empresa: - Scanner portátil - Microsoft office Excel - Internet (e-mail) - Computadora - 1 persona - 1 hora creación de plantilla en Excel (capturar datos y crear formulas) - 2 horas (configuraron de scannercorreo electrónico) La reducción significativa en el tiempo de la auditoria permite a ILS mantener los costos al mínimo y no incurrir en incrementos. • Mayor confiabilidad en auditoria garantizada con 2 años con cero discrepancias en embarques enviados. • Estandarización del formato dock audit. • Información clara y objetiva completa en una sola hoja. • Mejor manejo de información al utilizar menos hojas para auditoria.

Number of improvements implemented effectively Time Period

2 años

Improvements made to benefit employees: These improvements have been implemented and proven effective for employees. Original Problem or opportunity Se redujo el tiempo de auditoria de embarques por semana en un 68 % y 100 % en efectividad de auditorias logrando por más de 2 años cero discrepancias en envíos. Ya no toma tanto tiempo la auditoria de embarques, se redujo la posibilidad de error y la documentación generada para cada embarque. Al reducirse tiempos de preparación de embarques almacenistas tiene mas tiempo de realizar tras actividades como ciclo

Corrective/Preventive Action Implemented Effectiveness of Corrective/Preventive Action

New Process, Procedure, or Initiative

Resources Used

cuentos, traspasos, reempaques, etc. El nuevo proceso fue de fácil adopción por parte de los empleados. En plantilla Excel solo se modifican los datos de packing, se colocan datos auditados y salidas de sistema. -Scanner -Excel -Internet -PC Menos horas hombre ($) Hojas de papel Tinta para impression Posible absorción de discrepancias o transporte de faltantes. -Aprendizaje en utilización de nuevas herramientas. -Menor tiempo de surtido (menor presión) y más tiempo para otras actividades. -Mayor facilidad en realizar cambios a embarques. -Empleados autosuficientes -

Investment Cost (if applicable) Cost Savings to company (if applicable)

Other Benefits to employees

Number of improvements implemented effectively Time Period

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