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MANUAL PARA ORGANIZAO DE EVENTOS

Verso 2006

ndice
1 2 3 Introduo: ................................................................................................ 1 Dados bsicos da ABMS:......................................................................... 1 Definies:................................................................................................. 1
3.1 3.2 3.3 Eventos regionais......................................................................................... 1 Eventos nacionais ........................................................................................ 1 Eventos Internacionais ................................................................................. 2 Organizao: ................................................................................................ 2 Promoo: .................................................................................................... 2 Patrocnio: .................................................................................................... 2 Apoio: ........................................................................................................... 2 Comisso organizadora (C.O.)..................................................................... 3 Comit tcnico (C.T.) ................................................................................... 3 Comit Assessor de Congresso (CAC) ........................................................ 3 Data:............................................................................................................. 3 Local:............................................................................................................ 3 Captao de recursos: ................................................................................. 4 Definio das taxas de inscrio: ................................................................. 4 Divulgao e pgina WEB:........................................................................... 5 Elaborao de anais:.................................................................................... 5 Instrues para elaborao dos anais:......................................................... 5 Empresas de apoio/secretaria:..................................................................... 6

Estruturao.............................................................................................. 2
4.1 4.2 4.3 4.4

Formao das Comisses ....................................................................... 2


5.1 5.2 5.3

6 7

Proposta para organizao de eventos .................................................. 3


6.1 6.2 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6

Elaborao dos oramentos.................................................................... 4

8 9 10 11 12

Divulgao e chamada de trabalhos....................................................... 6 Formatos das sesses tcnicas.............................................................. 6


9.1 9.2 Prazos mnimos para envio de trabalhos: .................................................... 7 Elaborao do programa.............................................................................. 7

Atendimento das expectativas............................................................. 8 Gesto financeira do evento ................................................................ 8 Prestao de contas.............................................................................. 8


Das publicaes ........................................................................................... 8 Instrues para a contabilidade de eventos ................................................. 9

12.1 12.2

13
13.1 13.2 13.3 13.4

Elaborao do Relatrio Final............................................................ 10


Dados Gerais ............................................................................................. 10 Estatsticas do Evento................................................................................ 10 Avaliao do Evento................................................................................... 11 Anexos ....................................................................................................... 11

ANEXOS: Acerto de Contas de Eventos Autorizao para dbito Carto - VISA Credenciamento de eventos Consulta aos Participantes Cronograma fsico-financeiro Cronograma de eventos Planilha de Oramentos Requisio de Pagamento de Autnomo Logomarca

Introduo:

Uma das principais linhas de atuao da ABMS refere-se promoo de eventos. Por esse motivo, um aperfeioamento do processo de organizao de congressos, simpsios e outros encontros, importante para o fortalecimento da Associao. A grande oferta de eventos e a perspectiva de insucesso financeiro vm sendo objeto de discusses constantes na Diretoria e no Conselho Diretor. premissa que os eventos gerem recursos, tanto para o fortalecimento dos prprios Ncleos e Comits, quanto para permitir a manuteno da ABMS com anuidades atraentes para os seus associados. Para auxiliar neste processo, foi desenvolvido este Guia para Organizao de Eventos, que tem o objetivo de estabelecer procedimentos para uniformizar a organizao dos eventos promovidos ou apoiados pela ABMS, procurando garantir um padro de qualidade. 2 Dados bsicos da ABMS: E

Razo social: ASSOCIAO BRASILEIRA DE MECNICA DOS SOLOS ENGENHARIA GEOTCNICA CNPJ: 58.402.579/0001-07 I.Estadual Isenta Endereo: Av. Prof. Almeida Prado, 532 Prdio 54 Cidade Universitria 05508-901 So Paulo-SP - Brasil Telefax: 55 11 3768-7325 Homepage: www.abms.com.br E-mail: abms@ipt.br

Definies:

Todo evento da ABMS deve ser promovido sob a responsabilidade de um Ncleo Regional ou Comit, e podem ser classificados em: 3.1 Eventos regionais

So encontros que contemplam temas de interesse a uma regio especfica. Inseremse nesta categoria, eventos que tratam de temas de amplo interesse, mas cujo pblico alvo predominantemente restrito a uma cidade, Estado ou regio do Pas, tais como o GEOSUL e o GEORS. 3.2 Eventos nacionais

So congressos, simpsios e seminrios que possuem como tema uma ou mais reas da geotecnia, e sua divulgao abrange o mbito nacional. O Cobramseg um evento 1

nacional por excelncia. Outros exemplos de eventos nacionais regulares so: N-Sat, Infogeo, Regeo Geossintticos, Cobrae, BIC, SBMR e CBT. 3.3 Eventos Internacionais

So promovidos pela ABMS em parceria com entidades congneres de outros pases ou com sociedades tcnicas internacionais como a ISSMGE, ITA, ISRM e IAEG. A promoo pela ABMS de um evento internacional consiste na captao e realizao de encontros internacionais, tais como: UNSAT, ICEG, ISL, PCSMGE, ICSMGE, etc. O Congresso Luso-Brasileiro um exemplo de evento internacional regular da ABMS e da Sociedade Portuguesa de Geotecnia (SPG). 4 Estruturao

Na estruturao e divulgao de um evento da ABMS, os organizadores devem observar as seguintes definies: 4.1 Organizao:

O suporte execuo de um evento por instituies nos casos em que fica evidenciada a atuao decisiva para a materializao do encontro pode ser registrado sob a gide de ORGANIZAO. A organizao de eventos internacionais dever seguir as especificaes da entidade internacional ao qual est vinculado. 4.2 Promoo:

de responsabilidade da ABMS, podendo-se registrar a participao dos Ncleos, Comits ou Comisses Tcnicas diretamente envolvidos. No caso de encontros internacionais, a promoo depender do tipo de evento. 4.3 Patrocnio:

Advm das empresas e instituies que aportam recursos financeiros destinados a viabilizar sua execuo. Conforme estratgia definida pela Comisso Organizadora, os patrocinadores poder ser agrupados em diferentes categorias de investimento x visibilidade. 4.4 Apoio:

A colaborao de natureza diversa divulgao, instalaes e eventual auxlio material cedida por instituies, associaes e universidades, pode ser registrada como APOIO. 5 Formao das Comisses

A organizao de eventos envolve uma srie de atividades que, em linhas gerais, so divididas entre as seguintes funes:

5.1

Comisso organizadora (C.O.)

Grupo responsvel pela execuo do evento. Suas atividades so coordenadas por um presidente escolhido pelos membros da C.O., em comum acordo com as instncias da ABMS aplicveis natureza do evento. No caso de eventos Regionais, a C.O. deve atuar em conjunto com o Ncleo Regional. A C.O. deve ser formada por profissionais que atuam diretamente na cidade ou regio em que o evento ser realizado, a fim de prover o suporte local necessrio. Ser de responsabilidade da C.O. - todas as atividades relacionadas ao evento; assegurar que o nome da ABMS e o respectivo logotipo estejam em destaque em todo material de divulgao; assegurar que todas as informaes relativas ao evento sejam encaminhadas secretaria da ABMS Nacional; em eventos internacionais, atender s especificaes da entidade; num prazo de trs meses aps o final do evento, proceder prestao de contas aos agentes financiadores, ABMS, e, apresentar Relatrio Tcnico Final. 5.2 Comit tcnico (C.T.)

Grupo destinado a fornecer suporte tcnico na seleo e reviso dos trabalhos, alm de apoio C.O. na formatao das sesses. Seus integrantes devem possuir atuao profissional que os habilite a contribuir tecnicamente para com o(s) tema(s) do evento. Em caso de eventos internacionais, o comit composto por profissionais de diversas regies do pas dever sempre consultar o CAC. 5.3 Comit Assessor de Congresso (CAC)

Composto por trs integrantes indicados pela Diretoria Nacional. Este grupo deve ser formado por profissionais com reconhecida experincia na organizao de congressos e simpsios, que possuam atribuies consultivas e de orientao das atividades das Comisses Organizadoras de eventos nacionais e internacionais. O CAC deve estabelecer ligao entre a C.O., a Diretoria Nacional e o Conselho Diretor, com o objetivo de apoiar a organizao visando qualificar o evento. 6 Proposta para organizao de eventos

Os interessados em organizar eventos nacionais e internacionais da ABMS devem elaborar uma proposta especfica (modelo disponvel: CREDENCIAMENTO DE EVENTOS). Na qual, deve-se levar em considerao os seguintes aspectos: 6.1 Data:

A fixao da data dever atender agenda da ABMS, aprovada pelo Conselho Diretor de novembro/2004, (Cronograma de eventos) buscando-se sempre a unio a eventos tradicionais ou anteriormente agendados. 6.2 Local:

A escolha de um local para a realizao de evento envolve a anlise criteriosa de uma srie de aspectos, entre os quais: Pblico esperado; 3

Formato pretendido para as sesses tcnicas; Espao fsico para exposio; Instalaes de apoio; Estado de conservao; Facilidades de acesso e de transporte dos participantes; Proximidade de hotis; e, Disponibilidade de opes de alimentao. Sugesto: No caso da locao de Centros de Conveno observa-se que as condies de uso dos espaos devem ser cuidadosamente analisadas pela C.O., pois os contratos podem conter clusulas referentes exclusividade de servios (sonorizao e projeo, alimentao, montagem de stands, etc.), horas extras e custos adicionais de segurana. No caso da contratao de hotis, especial ateno deve ser dada s condies relacionadas com no-show. Elaborao dos oramentos

Vide modelo de Planilha de oramentos. 7.1 Captao de recursos:

A captao de recursos para a elaborao de um evento imprescindvel e possibilita taxas de inscrio atrativas ao pblico. Esses recursos podem ser obtidos por empresas ou por meio de agncias de fomento tradicionais (CNPq, Capes, Finep e fundaes estaduais de amparo pesquisa) ou por empresas. A busca de patrocnios requer um amplo envolvimento da Comisso Organizadora. s empresas deve-se atribuir, alm dos aspectos financeiros, seu valor tcnico, a insero no mercado consumidor de produtos geotcnicos e o aumento da interao entre academia e indstria para garantir do sucesso do evento. importante ressaltar que a empresa que se dispe a investir em um evento espera em troca visibilidade e esse desejo deve ser materializado por meio da insero de logomarcas no material de divulgao e anais, incluso de folders nas pastas de participantes, espao para montagem de stands e apresentaes orais durante o encontro. 7.2 Definio das taxas de inscrio:

Para que os valores das taxas de inscrio possam ser atrativos preciso conter as despesas e maximizar a captao de patrocnios. Essas taxas devem prever quatro categorias: estudante; profissional scio da ABMS; profissional no associado a ABMS; e, Scio Coletivo. 7.2.1 Estudante com direito a taxas de inscrio especiais , enquadram-se queles que cursam graduao ou ps-graduao em perodo integral. No ato da inscrio, os alunos de graduao devero apresentar atestado de matrcula ou carteira de estudante e os de ps-graduao, a comprovao poder ser efetuada mediante a apresentao do termo de concesso de bolsa de estudos ou carta do coordenador do programa. 4

7.2.2 Profissional scio da ABMS enquadrando-se tambm os scios da ABGE e/ou de outras entidades patrocinadoras , dever ser calculado um desconto de aproximadamente 80% do valor da anuidade, tanto nas inscries antecipadas como nas tardias. 7.2.3 No associado a ABMS, o profissional dever pagar o valor integral da inscrio. Entretanto, no h restrio no caso optar pela filiao junto Associao a fim de obter os descontos no evento. 7.2.4 Scios coletivos da ABMS podem inscrever at 3 de seus funcionrios pagando a taxa com desconto. 7.2.4.1 Durante o perodo de inscries, os organizadores devero solicitar secretaria da ABMS uma listagem com a relao de scios em situao regular e dos inadimplentes somente mediante o pagamento da anuidade os inadimplentes tero direito ao desconto de scio para participao nos eventos da ABMS. 7.3 Divulgao e pgina WEB:

Deve-se concentrar a divulgao dos eventos em momentos estratgicos que envolvem os prazos para entrega de resumos e artigos por exemplo, s vsperas das datas limite para pagamento de inscries com desconto. Visando maximizar os resultados tcnicos e financeiros, importante encontrar os canais adequados para a promoo do evento. Para o envio de folders pode-se aproveitar o encaminhamento rotineiro de material da ABMS a seus associados. recomendado que as informaes de todo evento da ABMS estejam disponibilizadas via WEB. Alm de a Internet ser uma ferramenta importante de divulgao, aspectos como o processo de submisso de resumos, trabalhos, apresentaes e inscries podem ser viabilizados. As informaes sobre o andamento da organizao dos eventos, tanto nas homepages dos Ncleos e Comits, como da ABMS Nacional devem ser constantemente atualizadas pelas Comisses Organizadoras. imprescindvel manter a identidade visual da associao introduzindo sempre a logomarca correta da ABMS. Caso seja necessrio, a secretaria da Sede poder fornecer o arquivo em CorelDraw. 7.4 Elaborao de anais:

As contribuies tcnicas de um evento podem ser consubstanciadas em anais impressos. Embora no mbito associativo ainda se perceba certa restrio, o meio eletrnico (CD ROM) desponta com grandes vantagens econmicas. 7.5 Instrues para elaborao dos anais:

Obrigatoriamente, os anais dos eventos organizados pela ABMS devem conter: Capa: Ttulo do evento, perodo de realizao, Local e a logomarca da ABMS em local visvel. 1 Pgina: Ttulo do evento, Promoo, Organizao, Apoio, Patrocnios e copatrocnios.

2 Pgina: Relao com os membros das Diretorias (promoo e organizao); membros da Comisso Organizadora e da Comisso Assessora. Contra-capa da 2 pgina: Temrio Lombo: Ttulo do evento, Volume e logomarca da ABMS. ltima capa: Logomarca patrocinadoras e Apoio. 7.6 das empresas Promotoras, Patrocinadoras, co-

Empresas de apoio/secretaria:

A distribuio das tarefas inerentes ao evento entre os membros da C.O. at a reta final da organizao favorece a reduo de custos. A contratao de uma empresa pode ocorrer poucos meses antes da data de realizao do congresso ou simpsio, unicamente para dar o suporte logstico necessrio materializao do evento. 8 Divulgao e chamada de trabalhos

Aprovada a realizao de um evento, importante priorizar sua divulgao pela Internet, enfatizando a chamada de trabalhos. Essa divulgao pode ser realizada por meio eletrnico, na qual a secretaria da ABMS contribuir por meio da transmisso das informaes lista de scios. Alguns critrios devem ser observados para a formatao das informaes a serem transmitidas: A logomarca da Associao dever ser destacada; Enfatizar o ttulo, data e local do evento; Resumo contendo os principais objetivos do evento; Informaes sobre a submisso de trabalhos; Calendrio preliminar e datas-limite para entrega dos trabalhos; Dados de contato, inclusive da pgina do evento disponvel na Internet; e, Patrocnios e apoios. 9 Formatos das sesses tcnicas (para eventos presentes na programao regular da ABMS)

Nos eventos em que h a submisso de trabalhos, alm das intervenes de palestrantes convidados, as sesses devem levar em considerao os seguintes formatos: Intervenes orais dos autores dos trabalhos selecionados pelo Comit Tcnico; Apresentaes dos trabalhos em formato pster, sem intervenes orais dos autores. Nesses casos, as sesses costumam incluir relatores que, a partir de uma anlise dos trabalhos recebidos, transmitem platia um cenrio consolidado sobre o tema. Combinaes diversas dos procedimentos acima. 6

A programao do evento de responsabilidade das Comisses Organizadoras, e deve atender as disposies a seguir: a) A forma de apresentao dos trabalhos oral ou em psteres dever ser escolhida e informada ao autor na chamada de artigos para o evento; b) Para o clculo do tempo destinado s apresentaes orais, a C.O. dever incluir perodo de discusso e perguntas. Sugere-se que o tempo estipulado no seja superior a 15 minutos e que imediatamente aps a exposio do autor, tenha incio sesso de perguntas e discusses a fim de se evitar a disperso do assunto. c) As sesses de pster devem ter durao de no mnimo 2 (duas) horas. Os autores devem permanecer frente dos trabalhos durante todo o perodo estipulado pela C.O. para esclarecimento de dvidas e discusso com os espectadores. Sugesto: desejvel que as sesses tcnicas contemplem debates envolvendo os autores de intervenes orais e o pblico. As sesses tcnicas podem ser coordenadas por um presidente e um secretrio. Um nmero excessivo de integrantes na mesa diretora pode implicar em prejuzo ao planejamento de tempo e prejudicar a participao da audincia nos debates. Observao: Eventos nacionais ou regionais de carter extraordinrio podem ter formatao diversa da acima recomendada. 9.1 Sugestes de prazos mnimos para envio de trabalhos: 12 meses antes do evento 11 meses antes do evento 9 meses antes do evento 5 meses antes do evento 4 meses antes do evento 3 meses antes do evento

Submisso de resumos Comunicao da avaliao dos resumos Submisso dos trabalhos completos Comunicao da avaliao dos trabalhos submetidos Submisso da verso final do trabalho aceito Comunicao do aceite final do trabalho 9.2 Elaborao do programa

O programa do evento deve apresentar informaes definitivas sobre todos os acontecimentos. Local de realizao do evento; Informaes sobre inscrio, incluindo taxas e descontos para scios; Data, horrio e local da solenidade de abertura; Ttulo, autor, data e horrio das apresentaes dos trabalhos; Ttulo, autor, data e horrio das palestras dos convidados; Nomes dos coordenadores das sesses tcnicas; Data, local e horrio das visitas tcnicas (se aplicveis); Nome das instituies que apiam o evento; e, A distribuio do programa final dever ocorrer durante a inscrio. 7

10 Atendimento das expectativas Ao final dos eventos, os organizadores devero circular entre os participantes um questionrio (modelo Consulta aos Participantes), cujo objetivo obter informaes quanto ao atendimento das expectativas e possveis sugestes que possam ser teis para a organizao de eventos futuros. 11 Gesto financeira do evento O sucesso financeiro de um evento depende de um bom planejamento de receitas e despesas e, alm das Comisses Organizadoras e seus presidentes, deve haver comprometimento tambm os Ncleos Regionais e Comits da ABMS. Quando o credenciamento para organizao de um dado evento aprovado pela Diretoria e Conselho Diretor da ABMS, imprescindvel a elaborao de um cronograma fsico-financeiro, que dever ser desenvolvido simultaneamente organizao. Se alimentado periodicamente, este cronograma poder auxiliar na tomada de decises e facilitar a disposio das informaes para a gerao do Relatrio Final. 12 Prestao de contas De acordo com o disposto no Regimento Interno, Item 9 DAS OBRIGAES. f) os ncleos e comits promotores de congressos e seminrios devero apresentar a prestao de contas at 3 meses aps o trmino do evento. Os resultados financeiros apurados ao final de um evento sero rateados, cabendo 70% ao ncleo ou comit organizador e 30% Nacional. Nos casos do Cobramseg e de eventos internacionais a proporo se inverte, destinando-se 70% tesouraria nacional e 30% ao ncleo ou comit organizador. 12.1 Das publicaes Conforme disposto no item 7 do Regimento Interno: Os anais de eventos regionais e de outras publicaes, impressos ou gravados em meio eletrnico, sero comercializados pelo respectivo Ncleo Regional / Comit e pela sede Nacional. Para tanto, necessrio que 50% dos exemplares remanescentes a quantidade de anais impressos dever ser informada durante a elaborao do cronograma fsico-financeiro , sejam enviados sede Nacional imediatamente aps o trmino do evento. No caso dos demais eventos e de publicaes co-patrocinadas pela ABMS, os organizadores devero, dentro de um prazo de trs (3) meses aps a publicao, encaminhar trinta e dois (32) exemplares completos (impressos e tambm gravados em meio eletrnico, se for o caso), bem como seus valores de venda sede Nacional da ABMS. O valor integral (100%) dos recursos arrecadados com a comercializao dessas publicaes pertencer Nacional. 8

Todas as publicaes disponveis na sede nacional e constantes da lista de preos da ABMS podero ser livremente comercializadas pelos Ncleos e Comits, desde que observados os preos constantes da lista. Os resultados obtidos com a venda de publicaes posterior aos eventos, devero ser rateados entre o ncleo/comit e a sede Nacional, na proporo 70% e 30%, respectivamente. Da mesma forma, as publicaes vendidas pela sede tero seus percentuais (70%) repassados ao ncleo/comit organizador do evento. 12.2 Instrues para a contabilidade de eventos Nesta instruo, indicamos os procedimentos formais para atendimento integrao da contabilidade de um evento contabilidade da ABMS. Aprovada a organizao, a ABMS providenciar uma procurao com validade de at trs meses aps o encerramento do evento, para abertura de conta bancria, dando poderes ao presidente e ao tesoureiro da Comisso Organizadora para administr-la. Assim que a conta estiver aberta, a C.O. dever informar os dados bancrios para a sede Nacional. A ABMS isenta de Imposto de Renda e, portanto, no possui nota fiscal; Na efetivao de inscries, devero ser emitidos recibos da ABMS, que podero ser fornecidos pela sede Nacional, e o nmero relacionado para futura indicao no acerto de contas; Toda e qualquer despesa deve ser comprovada por Nota Fiscal de Servios, Nota Fiscal Simplificada ou Cupom Fiscal que identifique o produto; Se houver necessidade de contratar servios de pessoa fsica, entrar em contato com a ABMS Nacional para confirmar as seguintes orientaes (em virtude de a Sede da ABMS ser em So Paulo, devem ser seguidos procedimentos especficos): o Se autnomo emitir RPA (Requisio de Pagamento de Autnomo); a pessoa dever possuir registro de autnomo ou o n PIS. Enviar o formulrio preenchido para a Sede da ABMS, a fim de obter os valores para desconto junto contabilidade.
Reter 11% - INSS (base: R$ 2.668,15) Reter 11% - INSS (base: R$ 2.668,15) Reter 5% - ISS (no h valor base)

Pessoa fsica residente fora de So Paulo Pessoa fsica residente em So Paulo Pago pela ABMS

Reter 20% do valor bruto para a Previdncia Social

Dependendo do valor, haver desconto de Imposto de Renda de acordo com tabela vigente (at R$ 1.164,00 est isento; de R$ 1.164,01 R$ 2.326,00 (x 15% - R$ 174,60); acima de R$ 2.326,00 (x 27,5% - 465,35)).

imprescindvel solicitar a secretaria da sede Nacional que transmita as informaes desse pagamento para a contabilidade a fim de providenciar as guias para recolhimento das retenes e obrigaes da ABMS.

No caso de inscries de funcionrios de rgos pblicos, inclusive Universidades pblicas, normalmente so solicitadas informaes cadastrais da ABMS (certides negativas: FGTS, INSS, etc.). Esses documentos podem ser obtidos diretamente pela organizao nos endereos: o FGTS: www.caixa.gov.br o INSS: www.mpas.gov.br o Receita Federal: www.receita.fazenda.gov.br Pagamentos com carto de crdito (VISA) podem ser aceitos, desde que seja enviada sede Nacional, a Autorizao para Dbito Carto de Crdito - VISA. Para o acerto de contas, dever ser adotado o modelo Eventos. Neste arquivo em Excel, alm da planilha informaes contbeis, h outra identificada Balancete, adicionados os custos totais das despesas e receitas, categoria. 13 Elaborao do Relatrio Final de responsabilidade da Comisso Organizadora, a apresentao de um relatrio final sobre o evento, que abranja os seguintes assuntos: 13.1 Dados Gerais Evento; Local; Data de Realizao; Promoo; Comisso Organizadora; Patrocnios; Apoios; Conferencistas convidados (nomes, instituies, palestras realizadas); Expositores; Quantidade de anais confeccionados (impresso e em meio eletrnico); Relao do material distribudo. 13.2 Estatsticas do Evento Nmero de participantes: scios e no associados a ABMS; Nmero de participantes: estudantes; Nmero de trabalhos publicados. 10 Acerto de Contas de para introduo das na qual devero ser divididas apenas por

13.3 Avaliao do Evento Parecer da Comisso Organizadora; Tabulao dos comentrios dos participantes (vide modelo Consulta aos Participantes); Recomendaes e sugestes da Comisso Organizadora. 13.4 Anexos Material de divulgao.

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ANEXOS

AUTORIZAO PARA DBITO CARTO DE CRDITO VISA

Autorizo o dbito no meu carto de crdito VISA, referente ao pagamento de inscrio no _________________________________________________________ ___________________________________________________________________ promovido pela Associao Brasileira de Mecnica dos Solos e Engenharia Geotcnica ABMS.

Valor do dbito: R$ ____________________ N do carto: _________________________________ Cd. segurana: _________ Nome do titular do carto: ______________________________________________ Prazo de validade: _____/_____ Assinatura:________________________________
Esta autorizao dever ser preenchida e encaminhada pelo solicitante, para a sede ABMS Telefax (11) 3768-7325

BRAZILIAN SOCIETY FOR SOIL MECHANICS AND GEOTECHNICAL ENGINEERING

CREDENCIAMENTO DE EVENTOS
Nome do Evento Ncleo Regional ou Comit(1) Data proposta(2) Local(3) Comisso Organizadora(4) Comit Tcnico(5) (se aplicvel) Empresas de Apoio/Secretaria Definio de Datas: Primeira Divulgao: Recebimento dos resumos (se aplicvel) Aceitao dos resumos (se aplicvel) Verso final dos Trabalhos (se aplicvel) Aceitao dos Trabalhos (se aplicvel) Data limite para inscrio com desconto Taxas de Inscrio(6)
Estudantes Scios ABMS No Scio Data prevista de contratao:

1 2 3 4 5

Indicar o Ncleo Regional, Comit ou Comisso Tcnica responsvel pela promoo do evento. Indicar se est previsto o acoplamento a algum outro evento. Indicar endereo completo, incluindo o auditrio, instituto / universidade. Informar os nomes dos organizadores do evento e seus respectivos dados para contato. Indicar nomes de profissionais que selecionaro os trabalhos a serem publicados ou apresentados para aprovao da Diretoria Nacional. Informar os valores das taxas de inscrio, prevendo pelo menos trs categorias: estudantes, profissionais scios da ABMS e profissionais no associados ABMS.

CONSULTA AOS PARTICIPANTES

Evento: _____________________________________________________________ Local de realizao: ___________________________________________________ Data/horrios: ________________________________________________________

a) Voc considera que os objetivos do evento foram alcanados? ( ) Sim ( ) No

b) Os contatos entre os participantes permitiram uma troca proveitosa de informaes? ( ) Sim ( ) No

c) Como foram considerados os locais utilizados para a realizao do evento? ( ) Ruim ( ) Bom ( ) Regular ( ) timo

d) Como voc considerou o apoio aos participantes no local do evento? ( ) Ruim ( ) Bom ( ) Regular ( ) timo

e) Os temas abordados contribuiro para o desenvolvimento de sua atividade profissional? Quais?

f) Quais os eventos da programao voc julgou de maior interesse?

g) Que aspectos voc considera que possam ser melhorados na realizao dos prximos eventos?

MODELO DE CRONOGRAMA FSICO-FINANCEIRO

Exemplo de estruturao do oramento DESPESAS


ESPAO FSICO E INFRA-ESTRUTURA Aluguel dos espaos Decorao/faixas/banners/flores abertura Segurana e limpeza Montagem de stands (bsico, com mobilirio) Aluguel de equipamentos - som/imagem Operadores de som/imagem/midia-desk (reforo equipe UNICENP) Sinalizao DIVULGAO Pgina-web - criao Programao visual Cartazes (500 ud) Impresso de boletins e material grfico diverso Impresso do boletim/programa final Despesas postais ANAIS Editorao Impresso Anais em CD-ROM SECRETARIA E APOIO Material de expediente prvio Material de expediente durante o evento Aluguel de computadores Pessoal durante o evento (8 pessoas) Mestre de cerimnias Fotgrafo Refeies de pessoal de apoio Sistema de gerenciamento/informtica Empresa de eventos MATERIAL DO PARTICIPANTE Pastas (700 unidades) Blocos e canetas (700 unidades) - patrocnio Certificados e crachs (700 unidades) Porta-crachs (700 unidades) Impresso de convites para jantares R$ 30.300 R$ 10.000 R$ 4.000 R$ 1.000 R$ 13.300 R$ 0 R$ 1.000 R$ 1.000 R$ 27.100 R$ 1.000 R$ 2.000 R$ 1.300 R$ 12.800 R$ 5.000 R$ 5.000 R$ 84.500 R$ 10.500 R$ 65.000 R$ 9.000 R$ 52.805 R$ 2.000 R$ 2.000 R$ 2.700 R$ 6.000 R$ 1.000 R$ 300 R$ 675 R$ 10.000 R$ 28.130 R$ 15.000 R$ 10.500 R$ 1.500 R$ 2.000 R$ 500 R$ 500

ALIMENTAO, TRANSPORTE E ESTADIA Jantar Luso-Brasileiro (100 participantes - adeso) Coquetel de confraternizaao (500 pessoas) Jantar de confraternizao (400 participantes - adeso) Msica - jantar Coffe break (500 pessoas x 4 dias) Almoos (500 pessoas x 4 dias) Transporte de participantes Apresentaes artsticas Msica - rea de stands Programa para acompanhantes (por adeso) Visita tcnico-turstica (por adeso) DIVERSOS Dirias e despesas com conferencistas Passagens areas/hospedagem - reunies de organizao Brindes p/ convidados Placas/homenagens Taxas bancrias (CPMF, gerao de boletos, outros) TOTAL DAS DESPESAS

R$ 94.500 0 R$ 12.500 R$ 0 R$ 5.000 R$ 24.000 R$ 20.000 R$ 15.000 R$ 15.000 R$ 3.000 R$ 0 R$ 0 R$ 16.325 R$ 0 R$ 8.000 R$ 2.000 R$ 2.000 R$ 4.325 R$ 320.530

RECEITAS
INSCRIES
Autores e co-autores de trabalho com interesse na apresentao oral Autores e co-autores de trabalho sem interesse na apresentao oral

Participantes 150 70 30 150 100 200 700

31/mai/06 30/jun/06 R$ 320 R$ 320 R$ 390 R$ 490 R$ 100 R$ 340 R$ 340 R$ 410 R$ 510 R$ 110

31/jul/06 15/ago/06 R$ 370 R$ 390 R$ 430 R$ 530 R$ 120 R$ 390 R$ 420 R$ 450 R$ 550 R$ 130

no balco R$ 430 R$ 460 R$ 490 R$ 590 R$ 140

TOTAL R$ 48.000 R$ 29.400 R$ 0 R$ 64.500 R$ 53.000 R$ 24.000 R$ 218.900

Portugueses scios da SPG Profissionais scios Profissionais no scios Estudantes scios TOTAL VENDAS DE ESTANDES Stand padro 9 m2 PATROCNIOS Patrocinador Master Cotas de Patrocnio ORGOS DE FOMENTO (FINEP, CAPES, CNPq, Fund. Araucria) TOTAL DAS RECEITAS RESULTADO (Receitas - Despesas)

R$ 90.000

R$ 50.000 R$ 68.000 R$ 40.000

R$ 466.900 R$ 146.370

Requisio de Pagamento de Autnomo


Nome do Autnomo: Endereo: N: Bairro: Telefone: Profisso: Naturalidade: N RG.: CPF: CTPS (n/Srie): N Inscrio no INSS: Valor da Contribuio: Nome dos dependentes e grau de parentesco: 1. 2. 3. 4. Descrio da atividade do servio: rgo Emissor: N PIS: Registro Profissional: Data inscrio no INSS: rgo: Complemento: Cidade: Fax: Data Nasc.: Estado:

Valor a pagar:

Data de preenchimento:

Nome e Assinatura do responsvel pelo preenchimento desses dados:


ENCAMINHAR ESTE FORMULRIO PREENCHIDO PARA A SEDE DA ABMS Telefax: (11) 3768-7325

Observaes importantes:
1. 2. 3. 4. 5. A falta dados no preenchimento desta ficha impede a gerao da GFIP da CEF, GPS do INSS e do DARG da SRF; obrigao da empresa que contratou o autnomo pagar 20% ao INSS, a ttulo de contribuio previdenciria, do valor contratado. Do autnomo ser descontado sobre o valor contratado, o imposto de renda retido na fonte. Cabe organizao do evento recolher o valor conforme tabela progressiva. (secretaria da Sede envia clculo efetuado pela contabilidade). Caso o nmero seja grande, faa um controle dos autnomos que lhe prestam servios; Os autnomos no estabelecidos so aqueles cujos servios profissionais so resultantes de trabalhos fsicos e artesanais (ex.: faxineiros, seguranas, etc.). Eles no pagam o ISS e no possuem inscrio na prefeitura. No entanto, devem ter n de inscrio no INSS, fazer o desconto da previdncia social individualmente pela guia (GRCI) e fornecerem recibo de autnomo, em cujo verso dever afirmar que est isento do ISS e Inscrio Cadastral, conforme Lei n 691/84, alterada pela Lei n 1.531 e resoluo n 812-90, e assinar abaixo.

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