EMPRESA ARTE Y PINTURA E.U.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

BOGOTÁ, D.C., DICIEMBRE DEL 2012

PRESENTACIÓN

En el presente documento se incluye una manual de procedimientos de los procesos implicados en los procedimientos que se desarrollan en la empresa Arte y Pintura E.U.

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CONTENIDO

Pág. Introducción Objetivo del manual Marco jurídico Propósito Alcance Políticas de operación Normas y lineamientos Descripción del procedimiento Diagramas de flujo Documentos de referencia Glosario de términos 10 11 13 14 4 5 6 7 8 9

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INTRODUCCIÓN

Uno de los propósitos fundamentales de la empresa Arte y Pintura E.U., es la revisión y constante actualización de los sistemas, estructuras y procedimientos de trabajo en las diferentes áreas de trabajo. Los manuales de procedimientos son instrumentos que apoyan los desarrollos operacionales de la empresa y están considerados como documentos fundamentales para la coordinación, dirección, evaluación y el control administrativo, así como para consulta en el desarrollo cotidiano de actividades.

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OBJETIVO DEL MANUAL

Ser un instrumento de apoyo administrativo, que agrupe procedimientos, que describe en su secuencia lógica las distintas actividades de que se compone cada uno de los procedimientos que lo integran, señalando generalmente quien, cómo, dónde, cuándo y para que han de realizarse, para de esta forma evitar duplicidad de actividades.

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MARCO JURÍDICO

Las normas que fundamentan la realización de este manual son las siguientes:

Art 14 de la Constitución Política de Colombia Decreto 410 de 1971 Código de comercio Art 71 ley 222 de 1995

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PROPÓSITO

El presente manual tiene como propósito primordial mejorar la funcionalidad de la empresa, determinando en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores, facilitando las labores de auditoría, evaluación de control interno y su evaluación. Aumentando de esta forma la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.

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ALCANCE

El área o campo de aplicación de este procedimiento cobija al área gerencial de la empresa, ya que este es el encargado de crear las formulas que se utilizan para realizar las pinturas, pero también es el encargado de comprar la materia prima correspondiente. También se desenvuelve en las actividades que se desarrollan en el área operativa, ya que estos son los que mezclan y empacan las pinturas en sus respectivos frascos.

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POLÍTICAS DE OPERACIÓN

Para la publicidad de los productos, es necesario promulgar el producto en los diferentes medios de comunicación. Para la compra de la materia prima, es necesaria la autorización por escrito del gerente. Para el empaque de las pinturas, es necesario contar con el personal adecuado. Para el desempeño de comisiones en el país, es necesaria la autorización por escrito del gerente de la empresa.

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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

PROCEDIMIENTO Fecha: 14/12/1012 PRODUCCIÓN Versión: 1.0 Pagina: 1 de 1

Descripción de actividades

Paso 1

Responsable Gerencia

Actividad Compra de materia prima

Documento Factura

2

Operarios

Mezcla y empaca las pinturas

DIAGRAMAS DE FLUJO

INICIO

GERENTE

COMPRA MATERIA PRIMA

OPERARIO

MEZCLA LAS PINTURAS

EMPACAN LAS PINTURAS

GERENTE

PROMOCIONA EL PRODUCTO

COMERCIALIZA EL PRODUCTO

FIN

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DOCUMENTOS DE REFERENCIA

PROCEDIMIENTO Fecha: Versión: Página:

Descripción de actividades

Paso

Responsable

Actividad

Documento

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GLOSARIO Actividad: Es un conjunto de operaciones o tareas ejecutadas en un área específica para realizar un procedimiento. Generalmente corresponden al desarrollo de los objetivos específicos. Diagrama de flujo: Representación gráfica de una sucesión de hechos operaciones. Documentar: Demostrar por medio de evidencias algo que se haya realizado. Eficacia: Capacidad para producir el efecto esperado. Eficiencia: Consiste en el mejor aprovechamiento de los recursos financieros, humanos, físicos, y técnicos, permitiendo su mejor combinación, con miras al alcance de los objetivos institucionales. Manual: Herramienta o instrumento de una organización que recoge lo mas sustancial de una materia, de manera didáctica, para facilitar su comprensión. Orienta o dirige a quien lo consulta en la realización y manejo. Manual de procedimientos: Es un documento que permite relacionar en forma secuencial los pasos necesarios de desarrollar para la ejecución de un proceso. Permite además establecer los ejecutores, las responsabilidades los tiempos de ejecución, los controles y las formas de utilización en general. Marco jurídico: Conjunto de normas jurídicas que se establecen para el desarrollo de actividades y a las que deben ceñirse los particulares. Materia prima: Materiales naturales o artificiales que se transforman para elaborar bienes de consumo. Operario: Se denomina operario a las personas, hombres o mujeres que realizan una tarea determinada, generalmente de carácter técnico. Procedimientos: Conjunción o sucesión de actividades ampliamente vinculadas y cronológicamente dispuestas realizadas al interior de la entidad y dirigidos a precisar la forma de hacer algo , incluyendo el que, cómo y a quién corresponde el desarrollo de la tarea. y

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Procesos: Serie de etapas o fases secuenciales e independientes, orientadas a la consecución de un resultado, en el que se agrega valor a un insumo y se suministra un producto o servicio a un cliente externo o interno para satisfacer una necesidad.

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