You are on page 1of 2

ACTA DE VISITA ADMINISTRATIVA PRACTICADA POR LA OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS

En Bogotá D.C. a los 3 días del mes de diciembre de 2012, a las 8 y 30 am. se hizo presente en las instalaciones de la Oficina de (Administración Deportiva calle 34), el (los) funcionario(s) de la Oficina Asesora de Control Interno Sonia Hincapié, en cumplimiento de su misión institucional, siendo atendidos por:

Franky Castaño - jefe División de Recursos Físicos Oscar Gil OAPC Alejandra Londoño OAPC Sandra Parra Soporte Técnico Facultad Medio Ambiente Cecilia Cundumi - Asistente sala sistemas calle 34 Jhon Edisson Alvarado Coordinador (E) Administración Deportiva Mauricio Ávila estudiante Administración Deportiva Cristhian Rojas estudiante Cesar Siachoque estudiante Carlos Felipe Rodríguez Div. Recursos Físicos

Dando cumplimiento al plan de remodelación y mantenimiento de la sede del programa curricular Administración Deportiva - calle 34, rubro presupuestal aforado en el presupuesto de la Universidad para la actual vigencia fiscal, la Oficina Asesora de Planeación y Control, la Decanatura de la Facultad de Medio Ambiente y la División de Recursos Físicos, han programado inspeccionar las instalaciones físicas, tipo mobiliario y volumen de elementos de la sede Administración Deportiva, con el propósito de determinar qué elementos son obsoletos y se pueden dar de baja y, cuales trasladar momentáneamente mientras se realiza la remodelación.

Para esto, el funcionario Oscar Gil señala que la Oficina Asesora de Planeación y Control es quien dirige la labor de diseño y ubicación de los elementos a trasladar de acuerdo a su volumen y elementos objeto del traslado. La División de Recursos Físicos es la es la responsable de las bajas y descargas de estos elementos en los inventarios del coordinador del proyecto curricular. De igual manera, del embalaje y transporte de los elementos a trasladar.

Se procede piso por piso a realizar la inspección de la situación actual de la sede asi:

Piso 5º. Se observa mobiliario que debe ser de baja y de esta manera descargarlo del inventario del Coordinador del proyecto curricular. Para realizar el embalaje de los elementos a trasladar, se necesitan cajas, cinta y marcadores para empacar el contenido de los estantes. El jefe de la División de Recursos Físicos Franky Castaño se compromete a citar comité de bajas luego de la revisión actual de los bienes; así mismo, a enviar las cajas y cintas que se requieran para este traslado, como también el transporte de estos elementos. Los funcionarios de la OAPC comentan que esa Oficina requirió todo el mobiliario nuevo para esta sede, pero que ya depende de la contratación de la institución lo que se pueda ofrecer para este programa curricular.

El estudiante Mauricio Ávila dice que el diseño de las puertas preferiblemente deberían ser corredizas y que los video-beem deben ser empotrados. La funcionaria Alejandra Londoño explica que en el nuevo diseño de la sede, los espacios se adecuaron de tal manera que abrir o cerrar puertas no causen traumatismos en ninguna parte.

Oscar Gil comenta que el traslado de los elementos puede realizarse a la sede de la calle 40 o, a la sede Macarena. Con relación al archivo que se encuentra en esta sede, será trasladado a la sede Macarena de manera definitiva. Uno de los estudiantes presentes solicita que se tenga en cuenta un espacio para expresión artística y los funcionarios de la OACP dicen que ya se tuvo en cuenta para la remodelación

Piso 4º. Se observan las oficinas del archivo. Se darán de baja el mobiliario y esta oficina se trasladará de forma definitiva a la sede Macarena.

Piso 3º. Se encuentran salones y biblioteca. Los estudiantes comentan que por lo general la biblioteca se encuentra cerrada, no hay un servicio adecuado.

Piso 2º. En este piso hay salones. Se observa que en los baños no hay laborando personal del contrato de remodelación, siendo las 9 y 27 am. Los asistentes a la reunión solicitan que informe a la administración este caso.

Piso 1º. En este piso esta la sala de sistemas y un salón. Cuando llueve fuerte las canaletas no tienen la suficiente capacidad y en la sala de sistemas aparecen las goteras. Los funcionarios de la OAPC comentan que también se va a realizar mantenimiento a este sitio y que realizó la planeación completa del cambio de mobiliario. En el primer piso se va a adecuar un baño para personas con discapacidad física, pero que se puede demorar más tiempo esta adecuación y explica el porqué.

Los estudiantes de Administración Deportiva presentes quieren dejar constancia que el coordinador actual del proyecto es el docente Luis Fernando Quijano, quien tiene más información sobre las obras requeridas para la remodelación de la sede, pero que en el momento no estaba presente; de igual manera, dicen que el docente Jhon Alvarado será el próximo coordinador, pero que él no tiene toda la información de esta actividad

El profesor Jhon Alvarado deja constancia que se encuentra en proceso de articulación para el ocupar el cargo de coordinador del proyecto, pero que hasta que no tenga la resolución de nombramiento de coordinador por parte de las directivas, el docente Luis Fernando Quijano es el coordinador del proyecto.

Llega en ese momento el funcionario Carlos Felipe Rodríguez y le solicitan cajas y cintas para el embalaje del mobiliario. El dice que para los equipos, lo mejor es el papel burbuja, que va a buscar el mecanismo para conseguirlo.

Siendo las 9 y 40 se da por terminado el recorrido de la sede.

No siendo más el objeto de la reunión, se da por terminada y se firma por quienes en ella intervinieron:

Funcionario que atiende la visita

Funcionario Oficina de Control Interno